A Importância da Tecnologia da Informação
Na Gestão de Empresas Públicas
The Importance Of Information Technology In
The Management Of Public Enterprises
Paola Silva1
Cintia Ricardo Martins do Amaral2
Resumo
A partir das transformações impostas pelo processo de globalização ao
ambiente organizacional, principalmente no que se refere à gestão do
intenso fluxo de informações, as organizações têm realizado grandes
investimentos em Tecnologia da Informação como forma de melhor
se adaptarem e superarem os desafios de um ambiente globalizado,
instável e cada vez mais exigente. Diante dos grandes desafios propostos à gestão das organizações públicas no Brasil e, com o objetivo
de analisar os reflexos da efetiva adoção de Sistemas de Informação
pelas mesmas, foi realizada entrevistas com gestores do setor público e cuidadosa análise em torno de importantes obras bibliográficas
que forneceram o embasamento teórico necessário para o desenvolvimento desse estudo. A informação consiste num valioso patrimônio
da organização e que, quando utilizada de forma adequada pode ser
concebida como eficiente instrumento de apoio à gestão estratégica,
considerando o seu poder de influência no aumento do nível de desenvolvimento organizacional, através da melhoria e maximização dos
serviços prestados. Tal análise permitiu a constatação de que, dedicar a
devida atenção ao conjunto dos elementos que compõem um Sistema
de Informação, representa uma alternativa viável para a correção de
Bacharel em Administração pela Universidade de Passo Fundo-UPF/RS. Mestre em
Desenvolvimento Regional pela Universidade de Santa Cruz do Sul-UNISC/RS. Professora do
Curso de Administração da Faculdade Católica Dom Orione- FACDO/Araguaína/TO. Endereço
eletrônico: [email protected]
2
Bacharel em Administração pela Faculdade Católica Dom Orione- FACDO/Araguaína/TO.
Endereço eletrônico: [email protected]
1
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Paola Silva, Cintia Ricardo Martins do Amaral
diversas falhas na gestão de empresas públicas, como por exemplo,
a ausência do planejamento, ferramenta imprescindível na gestão de
qualquer empresa.
Palavras-Chave: Gestão Pública, Sistema de Informação, Gestão
Estratégica.
Abstrat
From the transformations imposed for the process of globalization
to the organizational environment, mainly as for the management of
the intense flow of information, the organizations have carried through great investments in Technology of the Information as better form
of if adaptation and surpassing the challenges of a globalized, unstable environment and each more demanding time. Ahead of the great
challenges considered to the management of the public organizations
in Brazil and, with the objective to analyze the consequences of the
effective adoption of Systems of Information for the same ones, it was
carried through interviews with managers of the public sector and
careful analysis around important bibliographical workmanships that
had supplied the necessary theoretical basement the development
of this study. The information consists of a valuable patrimony of the
organization and that, when used of adequate form it can be conceived as efficient instrument of support to the strategical management,
considering its power of influence in the increase of the level of organizational development, through the improvement and maximized of
the given services. Such analysis allowed the constatation of that, to
dedicate the due attention to the set of the elements that compose a
System of Information, represents a viable alternative for the correction of diverse imperfections in the management of public companies,
as for example, the absence of the planning, essential tool in the management of any company.
Key-Words: Public Administration, System of Information, Strategical
Management.
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A Importância da Tecnologia da Informação na Gestão de Empresas Públicas
Introdução
A partir dos diversos desafios impostos à gestão de empresas
públicas no Brasil, o presente estudo tem por objetivo, demonstrar a
importância do uso adequado da informação como instrumento de
apoio à gestão estratégica.
Considerando o desconhecimento por parte de inúmeros
gestores, em torno do uso eficiente dos Sistemas de Informação em
benefício de suas principais decisões, grande parte das empresas públicas ainda tem realizado gastos desnecessários com equipamentos,
softwares e pessoas, sem que estes, tenham apresentado os resultados esperados, comprometendo todo o desempenho organizacional
e gerando insatisfações tanto no ambiente interno quanto externo da
organização.
Diante desse cenário, instável e caracterizado pela rapidez no
fluxo da informação, um Sistema de Informação não pode ser limitado a um conjunto de computadores, que, por si só, são incapazes de
atender às principais necessidades de uma organização, tornando-se
imprescindível, o planejamento do mesmo, que deve ser elaborado
por uma equipe multidisciplinar capaz de alinhar seus objetivos aos da
empresa, a fim de que este, não corra o risco de ser considerado como
obsoleto e ineficaz.
Assim, esta pesquisa consiste em importante instrumento de
orientação à Gestão da Informação no ambiente organizacional, a qual
pode definir o resultado das principais decisões da empresa, principalmente no contexto das organizações públicas que, apresentam diversos desafios a uma manipulação mais eficiente das informações.
Sua elaboração apoiou-se em entrevistas não estruturadas
com perguntas abertas, realizadas com gestores de órgãos públicos e
revisão bibliográfica referente à gestão estratégica, gestão pública e
gestão da informação que, interligadas, permitiram a identificação de
diversos instrumentos capazes de auxiliar na maximização dos resultados organizacionais.
Assim sendo, apresenta-se uma análise do ambiente das organizações públicas, destacando algumas das deficiências na Gestão de
TI em empresas públicas, assim como, o resultado das entrevistas rea-
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lizadas com gestores em empresa pública no Município de Araguaína/
TO, seguindo da conclusão e do referencial bibliográfico.
1 A Evolução da Utilização da TI na Gestão das Empresas
“[...] Não é a tecnologia, mas sim o seu uso que cria valor adicional. O valor da TI depende da informação e do papel desempenhado por ela nas organizações...” (JAMES, 1994, p.4).
Uma breve análise histórica em torno da trajetória humana
indica-nos claros indícios de que, “os grandes impulsos de desenvolvimento na sociedade sempre foram reflexos de revoluções decorrentes da necessidade de suprir as limitações humanas...” (BATISTA,
2006, p.2) e, as transformações resultantes desse processo, alteraram
ao longo do tempo todo o modo de organização e produção humano.
O advento da revolução tecnológica propôs um novo modo de
produção e alterou todos os aspectos tanto da vida humana quanto
das organizações, proporcionando um significativo aumento na produtividade e maior disponibilidade do indivíduo para a realização de “[...]
tarefas mais nobres, como o uso da criatividade e do poder de tomada
de decisões”. (BATISTA, 2006, p.2)
Desde sempre as organizações tiveram necessidade de controle sobre suas atividades administrativas, sendo isso, até pouco tempo,
realizado manualmente, através de registros escritos que, impunham
significativas dificuldades de manipulação e análise das informações,
imprescindíveis à tomada de decisão.
A Era da Informação disponibilizou inúmeros recursos facilitadores na Gestão da Informação, que tem agilizado seu compartilhamento, de forma mais confiável e de modo a agregar maior valor às
decisões.
Muitas organizações já reconhecem a importância de investimentos em TI para a melhoria do desempenho de suas atividades,
outras, porém, por diversos motivos ainda apresentam falhas em seus
sistemas que, ao invés de lucros têm representado gastos dispendiosos
e desnecessários. Os Sistemas de Informação surgiram antes mesmo
dos computadores, quando as organizações utilizavam-se basicamente
de registros de dados em papéis, tarefa que exigia grande esforço para
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acesso e atualização desse material, não favorecendo o cruzamento
de informações e a análise mais minuciosa e confiável da realidade
organizacional, aumentando a probabilidade de erros nas principais
tomadas de decisões gerenciais.
A deficiência na organização e compartilhamento de informações ainda tem sido um dos grandes obstáculos a um desempenho
mais eficiente das atividades do setor público, que, aliados a processos burocráticos, tornam a prestação de serviços ineficiente e de baixa
qualidade.
Diversos autores entram em concordância quanto à importância do Sistema de Informação no ambiente organizacional, que, quando utilizado de forma eficiente, proporciona dentre outros, agilidade,
qualidade, confiabilidade e precisão da informação, aspectos que, podem reduzir incertezas, estabelecer maior controle das atividades realizadas, além de permitir a elaboração de um planejamento voltado
para as reais necessidades da organização.
[...] a empresa necessita constantemente manipular grandes quantidades de informações para a definição de um bom planejamento
estratégico e operacional, isso exige uma tomada de decisões diárias que levem ao aumento da sua produtividade [...]. (BATISTA,
2006, p.2)
Um novo cenário, construído a partir do processo de globalização exigiu das organizações uma nova postura diante de um mercado
amplamente exigente e competitivo, de modo que suas atividades administrativas tornaram-se mais complexas e dinâmicas, sendo necessário maior controle sobre o intenso fluxo de informações geradas.
Alguns dos seus desafios consistiam na busca por soluções capazes de
suprir as limitações humanas na disponibilização de recursos de informações suficientemente rápidos e confiáveis.
As empresas investem em sistemas de informação para atender
aos seguintes objetivos organizacionais: atingir a excelência operacional (produtividade, eficiência e agilidade); desenvolver novos
produtos e serviços; estreitar o relacionamento com o cliente e
atendê-lo melhor; melhorar a tomada de decisão [...] (LAUDON,
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1994, p.41).
Os Sistemas de Informação passaram a assumir um papel primordial nas organizações, considerando que, sua utilização permite
maior fluidez da informação entre os departamentos, além de oferecer
subsídios para a tomada de decisão de forma mais consciente e acertada, maximizando lucros e, minimizando despesas e perdas. O êxito,
porém, de sua implantação no ambiente organizacional, só poderia ser
viabilizado por um sistema de informações bem planejado, caso contrário poderia ser considerado como obsoleto.
“[...] A informação é infinitamente reutilizável, não se deteriora nem se deprecia, e seu valor é determinado exclusivamente pelo
usuário”. (JAMES, 1994, p.23).
De acordo com Batista (2006, p.50), para que um Sistema de
Informação seja bem implantado, capaz de gerar informações confiáveis e de qualidade, teria que passar pelo seguinte processo:
• Manualização – Representa a documentação dos procedimentos
e definição de planilhas para executar o controle de seu funcionamento diário;
• Racionalização – À medida que a empresa apresenta algum crescimento, começa a existir a necessidade de racionalizar aquilo que
já existe, ou melhor, tornar mais inteligentes e menos burocráticos
os controles e formulários já existentes;
• Mecanização – Essa fase é marcada pela introdução de equipamentos para substituir algumas tarefas repetitivas antes executadas por funcionários, ela é facilmente percebida pela crescente
introdução de computadores;
• Sistemas de Informação – Fase conhecida como automação de
processos, preocupa-se em automatizar tarefas repetitivas para
aumentar a produtividade e minimizar erros.
O ambiente organizacional muda continuamente, tornando-se mais complexo e menos previsível, e, cada vez mais dependente
de informações e de toda a infra-estrutura tecnológica que permita o
gerenciamento de grandes quantidades de dados.
Dessa forma, a TI surge a partir da necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de organização, interpretação e uso
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eficiente dessas informações, que possam propiciar vantagens como
redução de incertezas, rápido acesso, maior confiabilidade, redução de
custos, melhoria na qualidade e criação de novos serviços.
A correta utilização dos sistemas de informação permite às organizações o conhecimento em torno de sua própria estrutura e do
ambiente em que atuam que conheçam o seu potencial interno e estejam preparadas para atuar no ambiente externo, a partir de decisões
mais seguras e efetivas.
“Para muitas empresas o custo de planejamento é desnecessário, tendo em vista que, para elas, enganosamente, deixar as coisas acontecerem é a solução mais simples” (BATISTA, 2006, p. 51), no
entanto, o planejamento consiste num aspecto fundamental na implantação de um SI, e quando não realizado pode gerar uma série de
obstáculos ao bom desempenho da organização como, dentre outros,
a compra desnecessária de equipamentos, o uso de computadores e
programas que não conseguem satisfazer às necessidades de informação da empresa. Esse fato gera custos desnecessários e gastos dispendiosos para as organizações, quando esta, poderia estar canalizando-os para a melhoria do aproveitamento dos recursos tecnológicos de
que dispõe.
Segundo Batista (2006, p.51) para evitar problemas como este,
é imprescindível a realização de um planejamento para que sejam definidos os objetivos do sistema, as informações que irá manipular, os
processos, as máquinas, as pessoas que o integrarão e o inter-relacionamento entre os vários sistemas de informação, para que possa
atender de forma satisfatória às necessidades organizacionais, considerando que o bom desempenho seja o resultado do fluxo adequado
e eficiente de informações.
Para que uma empresa seja bem sucedida na tarefa de gerenciar a
informação, precisa haver um consenso sobre o que é a informação dentro de uma organização, quem a possui, sob que forma é
conservada, quem é o responsável por seu gerenciamento e mais
importante ainda, como controlar e utilizar a informação que existe. De fato, o principal fator para o sucesso no gerenciamento real
da informação é ter um executivo de alto nível que defenda a infor-
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mação. (JAMES, 1994, p.156).
“[...] a aplicação das inovações tecnológicas propicia melhor
controle interno com informações no tempo ideal e com a confiabilidade necessária para sua permanência no mercado.” (BATISTA, 2006, p.6)
Talvez as primeiras tentativas para a criação de Sistemas de
Informação tenham falhado porque tentavam organizar dados sob
formas que tinham um significado para os programadores e demais
técnicos de informática, mas não permitiam aos administradores
fazer perguntas sobre esses dados, para estabelecer relações, ou
manipulá-los para adquirir informação. (JAMES, 1994, p.24)
De acordo com consultores atuantes na área de TI, a implantação de um sistema consiste numa tarefa um tanto complexa. Batista
(2006) destaca alguns problemas comuns como: falta de treinamento
– geralmente representa altos custos para a organização e quase sempre passam despercebidos; tecnologia ultrapassada – a manutenção
excessiva gera altos custos, além de comprometer, quando parada,
todo o planejamento das atividades. “... os computadores não possuem capacidade criativa, ou seja, não aprendem com seus próprios
erros e não têm a capacidade de imaginar novas situações”. (BATISTA,
2006, p.59)
Não basta a uma organização possuir profissionais extremamente
competentes no que diz respeito ao conhecimento da informática
e não ter pessoal capaz de integrar esse conhecimento com as técnicas administrativas e aos processos de tomada decisões numa
posição de destaque. (BATISTA, 2006, p.37-38)
De acordo com BATISTA (2006, p.59), um SI não é composto
somente por computadores, o qual abrange diversos elementos como
tecnologia, organização e pessoas e, quando considerado de forma
isolada, é incapaz de solucionar problemas, maximizar e tornar eficiente o desempenho das atividades administrativas de uma organização
– controle de estoque, custos, produção, cadastro de clientes, planejamento de metas e objetivos etc. Dessa forma, é fundamental que
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seja agregado a ele, profissionais devidamente capacitados e recursos
técnicos adequados ao seu funcionamento, para que não corra o risco
de causar uma série de prejuízos e ser considerado como “ineficaz”.
2 A Gestão da Tecnologia da Informação em Empresas Públicas
A Administração Pública é composta por um conjunto de entes
[...] formados por recursos humanos, materiais e tecnológicos, passíveis de ordenamentos e gestão... para a consecução do bem comum.
(MATIAS-PEREIRA, 2009, p.231).
Todos esses elementos que compõem a Administração Pública
formam um complexo sistema organizacional voltado para o cumprimento de importante papel social através da prestação de serviços nas
áreas de saúde, educação, segurança, habitação e outros, imprescindíveis à manutenção do bem estar e dignidade humana.“[...] Seus gestores têm sob sua responsabilidade bens que pertencem à sociedade e
cuja gestão deve ser feita com elevado nível de compromisso, responsabilidade, transparência, ética e senso de justiça”. (MATIAS-PEREIRA,
2009, p.9)
Percebe-se por parte da sociedade um nítido anseio por maior
eficiência, eficácia e qualidade dos serviços prestados pelo setor público, provocado pelo significativo aumento do seu nível de conhecimento. Esse fato tem pressionado as organizações públicas a adotarem estratégias eficientes para a melhoria de resultados. Porém, diante dos
modelos tradicionais de gestão pública predominantes atualmente, eis
o grande desafio: como introduzir nesse ambiente burocrático e resistente a mudanças um novo modelo de gestão focado em qualidade e
resultados?
De acordo com Corrêa e Caon (2008, p.23-28), as atividades de
serviços, consistem atualmente numa das parcelas mais dinâmicas da
economia brasileira, sendo isso, dentre outros, reflexo do desenvolvimento tecnológico, do aumento do nível de exigência do consumidor e
das novas formas de se pensar as operações dentro das organizações.
A percepção de que é preciso melhorar o desempenho da gestão
pública é cada vez mais evidente no Brasil. A administração pública
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na atualidade, que tem como referência o modelo de gestão privada, não pode desconsiderar que o setor privado busca o lucro e a
administração pública visa realizar sua função social. Esta função
social deve ser alcançada com a maior qualidade possível na sua
prestação de serviços, ou seja, sendo realizada de forma eficiente,
eficaz e efetiva”. (MATIAS-PEREIRA, 2009, p.59)
Inúmeros são os fatores que podem interferir na qualidade de
um serviço prestado, e, em uma organização pública, o aspecto político exerce grande poder de decisão que, nem sempre está de acordo
com os anseios e necessidades da sociedade.
[...] Os motivos para a crescente insatisfação com os serviços prestados passam, entre outros problemas, pela ineficiência e ineficácia do atendimento. Nesse contexto, a ausência de conhecimento e
a resistência à adoção das ferramentas necessárias para a melhoria
do atendimento contribuem para dificultar qualquer mudança significativa nessa área. (MATIAS-PEREIRA, 2009. p.61)
De acordo com Matias-Pereira (2009, p.62), a administração
pública brasileira ainda permanece bastante burocrática e centralizada e, mesmo diante das mudanças desencadeadas pelo processo de
globalização, tem ainda mostrado-se pouco capaz de atender às reais
necessidades de uma sociedade cada vez mais exigente.
Porém, a proposta de um novo modelo de gestão pública que
atenda a quesitos de qualidade, eficiência e eficácia não consiste numa
idéia fadada ao fracasso, considerando as mudanças propostas no
Sistema de Gestão aplicado ao Estado de Minas Gerais.
De acordo com a Assessoria de Comunicação EpR, em 2003
o Estado de Minas Gerais dava seus primeiros passos na busca pela
mudança no modelo de gestão pública, a qual propunha uma gestão
voltada para resultados, nascendo o que se chamou de Choque de
Gestão. Em 2006, o então Governador Aécio Neves tomou uma série de medidas que contribuíram para a consolidação no Estado desse
novo modelo, dando início ao Programa EpR (Estado para Resultados).
Em entrevista, o Coordenador Executivo do programa EpR,
Tadeu Barreto Guimarães, fez o seguinte balanço dessa iniciativa do
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Governo de Minas Gerais que, segundo ele colocou o Estado na vanguarda da gestão pública:
O Estado para Resultados é o mecanismo que encontramos para
consolidar uma mudança radical na maneira de fazer a gestão pública, transformação essa que foi iniciada em 2003 com o lançamento do Choque de Gestão. No fundo, foi e continua sendo um
exercício permanente na busca de ser um Estado eficiente, que
deve se ocupar da geração de serviços e benefícios de qualidade
para a sociedade e, ao mesmo tempo, empregando os recursos
com responsabilidade [...].
[...] para que o Estado tenha capacidade de propor e implantar políticas públicas é imprescindível equilibrar as contas [...]
Conseguimos isso com o Choque de Gestão, que equilibrou as contas do Estado, mostrou a diferença entre gastar e investir e introduziu a responsabilidade na aplicação dos recursos públicos [...] Não
é possível investir na saúde, na segurança pública, na educação se
as contas não estão equilibradas. Hoje, essa é a realidade de Minas.
Construímos e aplicamos o conceito de prioridade na gestão pública e somos capazes de agir estrategicamente.
Somos uma unidade estratégica, responsável por monitorar
as ações e projetos pactuados pelas Secretarias e informar ao
Executivo o status, verificando os avanços, os desafios e os problemas para a conquista das metas definidas. Nossos objetivos são
viabilizar a ação coordenada do Estado nas Áreas de Resultados
definidas no Plano Mineiro de Desenvolvimento Integrado; alinhar
as ações estratégicas de Governo, de forma a proporcionar a atuação articulada dos órgãos e das entidades encarregados da gestão
de Projetos Estruturadores e Projetos Associados; incentivar o alcance dos objetivos e metas das Áreas de Resultados; acompanhar
e avaliar os resultados das políticas públicas implementadas pela
Administração Pública do Poder Executivo estadual; e oferecer conhecimento público das metas e resultados relacionados à gestão
estratégica do governo, de forma a contribuir para o seu controle
social.
[...] Introduzimos uma política que prioriza o mérito, incentiva os
servidores, assegura liberdade de ação, mas define metas claras a
serem cumpridas. [...]
Para cumprir os objetivos foram definidos focos de atuação. São
eles: apurar e avaliar os indicadores finalísticos, com o objetivo de
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monitorar e captar as mudanças para a sociedade; apurar e avaliar os indicadores de desempenho, na intenção de monitorar a
qualidade do gasto público; gerenciar restrições relevantes, por
meio do acompanhamento seletivo de grandes marcos e metas
dos Projetos Estruturadores; realizar análise estratégica da carteira
de Projetos Estruturadores; e apoiar a implementação dos Projetos
Estruturadores, por meio da alocação de empreendedores públicos
com plano de trabalho pactuado.
No início, houve um conflito agudo entre uma cultura burocrática,
centrada em si mesma, que representava o passado, com o modelo gerencial proposto pelo Estado para Resultados. Era o modelo
da repartição contra o modelo da eficiência. Mas hoje, a realidade
no Estado está muito diferente. Eu acredito que a cultura da eficiência está disseminada e o desafio que se coloca é trabalhar para
aprimorá-la, constantemente. [...] (ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO
EpR, 08 de Outubro de 2010).
2.1 Deficiências na Gestão de TI em Empresas Públicas
Existem diversos entraves ao uso de forma eficiente dos recursos tecnológicos disponíveis nas empresas públicas, dentre eles a
falta de profissionais devidamente qualificados, processos excessivamente burocráticos, ineficiência dos planejamentos e a deficiência dos
Sistemas de Informação adotados pela organização. Esse conjunto de
elementos possuem forte influência sobre os resultados da empresa
que, nem sempre estão de acordo com as necessidades de seu público
alvo.
2.1.1 Deficiência na Gestão de Recursos Humanos
Nas empresas públicas, ao referir-se ao Departamento de
Recursos Humanos, este, parece possuir ainda, uma atuação bastante
restrita – se comparada à função que desempenha em empresas privadas – limitando-se a elaboração de extensas folhas de pagamentos,
controle de frequência e outras atividades relacionadas, deixando de
lado seu foco principal, as “pessoas”, recurso imprescindível no processo de fluxo de informação na organização.
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Existem duas formas de inserção do indivíduo no serviço público, através de concursos ou por meio de “indicação”. Com o propósito de solucionar alguns problemas na administração pública, como o
nepotismo, e, tornar mais transparente o ingresso desse indivíduo, a
Constituição de 1988, Art. 37, inciso II3 passou a assegurar-lhe a investidura, além de conferir-lhe certo grau de estabilidade.
Essa estabilidade, segundo LEMOS (p. 2), consiste em grande
empecilho à organização para a realização de possíveis substituições
quando estas se fazem necessárias. Um funcionário, por exemplo, que
esteja há muito tempo num mesmo lugar fazendo o mesmo trabalho,
tende à acomodação, desmotivação e queda de produtividade, e assim, ainda manter-se no cargo por muitos anos.
Além disso, a inserção e alocação dos recursos humanos acontecem ainda, em sua maior parte, a partir de critérios que priorizam a
“indicação política” em detrimento de qualidade e competência.
Em ambos os casos, pode-se dizer que, um colaborador que
ocupa um cargo para o qual não esteja suficientemente qualificado e
nem apresente a habilidade necessária para seu desempenho, aliados
à falta de treinamentos e capacitações voltados para a sua constante atualização, acaba contribuindo para a ineficiência do serviço disponibilizado, além de tornar a situação ainda mais agravante, ao permitir
que o profissional fique à margem de todo o processo de mudança
organizacional necessária.
Segundo Batista (2006, p.132), a maioria dos problemas empresariais podem ser solucionados a partir de três perspectivas – pessoas, organização e tecnologia.
Quando um destes elementos apresenta deficiências, compromete todo o processo organizacional, tornando-o mais lento e ineficiente. No caso das organizações públicas observa-se uma relativa limitação de atuação do funcionário que geralmente está condicionado
ao cumprimento de atividades pré-estabelecidas a partir de normas
Art. 37, inciso II – a investidura em cargo ou emprego público depende de aprovação prévia
em concurso público de provas ou de provas e títulos, de acordo com a natureza e a complexidade do cargo ou emprego, na forma prevista em lei, ressalvadas as nomeações para cargo
em comissão declarado em lei de livre nomeação e exoneração.
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e procedimentos que lhe impedem o uso da criatividade e iniciativa.
Além disso, há o predomínio da idéia de que investir em treinamentos
voltados para TI consiste em gastos secundários ou mesmo desnecessários.
2.1.2 Burocracia
De acordo com Carvalho (2010), a partir da Teoria de Max
Weber em torno da Burocracia, surge um modelo ideal de organização,
que teria como princípio a máxima eficiência e a previsibilidade e, seus
profissionais estariam, dentre outros, motivados por princípios como:
“formalidade das comunicações e, rotinas e procedimentos padronizados”. Dessa forma Weber (1998, p.145) apud Carvalho (2010, p. 1)
define a burocracia como sendo:
A forma mais racional de exercício de dominação, porque nela se
alcança tecnicamente o máximo de rendimento em virtude de precisão, continuidade, disciplina, rigor, confiabilidade, intensidade,
extensibilidade dos serviços e aplicabilidade formalmente universal
a todas as espécies de tarefas [...] Toda nossa vida cotidiana está
encaixada nesse quadro. (CARVALHO, 2010, p.1)
A burocracia é vista pelos usuários como um obstáculo para
a agilidade dos processos ou mesmo sinônimo de ineficiência e geralmente a relaciona às organizações públicas, quando estas, mostram
incapazes de solucionar situações propostas. O excesso burocrático
presente na rotina das empresas públicas, compromete o tempo de
execução das ações e o alcance dos seus objetivos, além de limitar algumas iniciativas e a criatividade de seus colaboradores, criando uma
série de entraves à obtenção de resultados satisfatórios.
O apego a formalismos exagerados e injustificados é uma manifestação perniciosa da burocracia que, não resolve apropriadamente problemas cotidianos[...] Esquece o interesse público e passa a
conferir os pontos e vírgulas como se isso fosse o mais importante
a fazer [...]. (ADYLSON MOTTA, 1999 apud CARVALHO. 2010, p.2)
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A Revista O Globo publicou em 25 de janeiro de 2009, uma
matéria em que o Governo Federal anunciava o preparo de um pacote
de medidas que teria o propósito de reduzir a burocracia no serviço
público e melhorar o desempenho da administração, através de propostas como a implantação da gestão por resultados com incentivos
aos órgãos e servidores que cumprirem às metas propostas.
2.1.3 Ineficiência do Planejamento
O planejamento consiste num dos aspectos fundamentais
para o bom desempenho organizacional e, para que ele proporcione
resultados positivos, deve ser realizado a partir de informações concretas e ideias estruturadas.
Nas organizações púbicas, a atenção parece estar mais voltada
à solução de problemas do que para o planejamento de ações preventivas. O planejamento, quando realizado, é elaborado de forma aleatória e fragmentada, o que o torna pouco ou nada eficaz. Além disso, os
interesses políticos, muitas vezes sobrepõem-se sobre o real objetivo
da empresa.
A falta de um planejamento mais efetivo compromete todo o
funcionamento de uma organização e, quando habituada aos improvisos, torna os processos mais lentos e ineficazes. A frequente falta de
recursos materiais necessários ao bom desempenho de determinados
serviços, em muitas ocasiões são resultantes da falta de planejamento,
em que são desconsiderados importantes aspectos que envolvem o
fluxo de materiais: licitações, transporte, estoque e distribuição.
Recentemente, foi criado nesta empresa o Departamento de
Planejamento, o que demonstrou a preocupação de seu gestor com
o direcionamento e efetividade de suas ações, de modo a alcançar
os objetivos propostos, ciente de que o improviso em nada contribui
no alcance dos resultados esperados. Porém, deve ser implementada
a essa iniciativa, dentre outras, ações que visem maior integração e
compartilhamento de forma mais ágil de informações, a fim de garantir a efetivação das ações propostas.
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2.1.4 Ineficiência do Sistema de Informação
A motivação e as habilidades dos funcionários podem ser necessárias para o alcance das metas de superação nas perspectivas dos
clientes e dos processos internos. Para que os funcionários se desempenhem com eficácia no ambiente competitivo de hoje, precisam de excelentes informações – sobre os clientes, os processos
internos e as conseqüências financeiras de suas decisões. (KAPLAN;
NORTON, 1997, p.141)
Nesse ambiente organizacional, observa-se a existência de
algumas falhas nos canais de informação, geralmente compartilhada
de forma fragmentada e com pequena agilidade na atualização dos
dados além da inexistência de políticas de segurança. Alguns dos SI
apresentam informações redundantes e desnecessárias, além de serem manipuladas por pessoas pouco aptas à adequada interpretação
dos relatórios gerados, atividade que envolve capacidade de análise e
percepção.
Segundo Batista (2006), o estímulo à participação e envolvimento dos colaboradores da área de TI nesse processo é imprescindível para a elevação dos níveis de eficiência, caso contrário pode-se criar
um ambiente contagioso de descontentamento profissional de modo
a interferir de forma negativa sobre a produtividade. Para solucionar
qualquer dificuldade nesse sentido, é preciso enfatizar a criação de políticas de valorização do trabalho em equipe, de compartilhamento de
informações e decisões de modo que todos os colaboradores possam
fazer parte desse processo de criação de um SI mais eficiente.
A valorização e realização de treinamentos voltados para os
profissionais dessa área, pode significar para a organização, a redução de perdas, falhas, desinteresse e falta de comprometimento
de modo que, possibilita ao colaborador o desenvolvimento de seu
potencial e, conseqüentemente, a melhoria dos serviços prestados.
2.1.5 Resistência a Mudanças
O comodismo e o medo do desconhecido consistem num dos
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maiores obstáculos à mudança, principalmente quando os colaboradores desconhecem importantes informações sobre a empresa em
que atuam, como valores, missão, objetivos e estratégias. Quando o
colaborador tem pleno conhecimento em torno desses elementos, aumenta seu nível de consciência sobre o papel que desempenha dentro
da empresa e os principais reflexos de suas ações sobre os resultados
organizacionais. Nesse sentido, o gestor desempenha um papel imprescindível como agente de mudanças.
Nas empresas públicas, percebe-se relativa dificuldade no fluxo de informações entre os diversos departamentos e níveis hierárquicos, dificultando a homogeneidade de ideias.
Um exemplo de mudanças é o caso da empresa Alpargatas:
A Alpargatas era uma empresa fabril orientada para a produção,
e não para o mercado. Simplesmente fazia seus produtos e os desovava no mercado, que absorvia toda a produção. O processo
de comunicação era ineficaz. A estrutura hierarquizada impedia o
fluxo de informações. As paredes entre os setores eram altas, as
idéias não eram compartilhadas e a empresa vivia presa ao sucesso
do passado, deixando de acompanhar o crescimento do mercado.
Um evento arrasador ocorreu na Alpargatas em 1994. A empresa
perdeu a licença para produzir e vender no Brasil os artigos esportivos Nike, responsável por 25% das vendas. Era hora de intervir,
e Fernando Tigre assumiu a presidência, observou a empresa por
dois meses e mudou tudo, incluindo símbolos como layout, a cor
das paredes e o restaurante. A mudança de postura começou pelo
topo com a demissão de alguns executivos; também houve a recuperação do comprometimento das pessoas com o processo de mudanças; resistência e medo permeavam o processo, principalmente
no início. A área de recursos humanos foi uma das que mais visivelmente mudou de papel na organização. Antes era inacessível, e
preocupada somente com as funções básicas. (RAZA, 2005, p.1).
As empresas públicas apresentam algumas peculiaridades, porém, quando se fala em mudança organizacional, a reação inicial de
seus colaboradores assemelham-se bastante, no sentido de que, em
ambas observa-se a relativa resistência dos mesmos quanto ao novo,
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o desconhecido.
Assim, como a Alpargatas na Década de 90, o setor público
também vivencia algumas dificuldades semelhantes, como a de identificar e direcionar seu foco, forte hierarquização, fluxo ineficiente e
compartilhamento inadequado da informação e, resistência a mudanças. Porém a existência de uma liderança ativa e capaz de propor e executar importantes mudanças organizacionais, baseadas na análise de
sua estrutura e do ambiente em que atuava, mostrou-se como solução
viável na melhoria dos seus resultados da Alpargatas.
O surgimento de uma economia baseada em informação ou no conhecimento já passou a ser um clichê. Apesar disso, poucas organizações ou executivos demonstraram ter integrado de forma significativa esse conhecimento em suas estratégias. (JAMES, 1994, p.17)
A realidade vivenciada por esses gestores permite a constatação de que, em empresas públicas, as mudanças de forma mais lenta
devido a influência política e ao longo processo burocrático que envolve as principais decisões, refletindo de forma negativa sobre o desempenho de toda a estrutura organizacional.
... as instituições públicas, em geral, na medida em que são criadas
e respaldadas pelo Estado, têm pouca preocupação com a sua sobrevivência ao longo do tempo, razão pela qual não desenvolvem
uma cultura nem ações para enfrentar as ameaças do ambiente
e tirar proveito das novas oportunidades. Essas deficiências são
agravadas pelas enormes dificuldades que possuem para definir e
operacionalizar os seus objetivos, bem como pela escassa habilidade de gestão para orientar mudanças numa velocidade maior,
quando elas se tornam necessárias. OSBORNE & GAEBLER, 1994
apud (MATIAS-PEREIRA, 2009, p.137)
A ausência de um planejamento efetivo, por exemplo, compromete o desempenho do sistema logístico da organização, que dá apoio
à realização de todo o serviço prestado através da gestão de recursos
materiais e financeiros; compromete ainda o fluxo da informação, que,
por não existir controle e avaliação dos processos, permanece de for-
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ma lenta e desordenada.
3 Análise e Diagnóstico da Entrevista Realizada com Gestores em
Empresa Pública do Município de Araguaína/TO
O presente trabalho contou ainda com a realização de entrevista não estruturada e com questões abertas, realizada com gestores de unidades públicas, e teve por objetivo, identificar os principais
desafios impostos à gestão para o desenvolvimento do processo de
gestão estratégica.
Foram entrevistados dois profissionais atuantes na área da
Gestão Pública, sendo um farmacêutico/bioquímico com especialização em Gestão Pública, com 17 anos de experiência na área e, uma
enfermeira que atua há sete anos no setor público, os quais desempenham atualmente função de Auditores no Município de Araguaína/TO.
Os gestores entram em concordância ao considerar que, o aspecto político, consiste num dos aspectos mais significativos dentro
do processo de gestão pública, por interferir de forma direta e indireta nas principais decisões e resultados da empresa, que, nem sempre
está em acordo com seus reais objetivos. A descontinuidade, caracterizada pela mudança de gestão, por exemplo, consiste num grande
obstáculo à continuidade de ações e projetos que, quase sempre ficam
inacabados Essa discordância reflete-se de forma negativa, dentre outros, sobre o perfil e motivação dos colaboradores e na qualidade dos
serviços prestados.
Dessa forma, foram relacionados os seguintes aspectos, como
sendo, os principais desafios à gestão de empresas públicas na atualidade:
Segundo Matias-Pereira (2009, p. 61 e 137),
Grande parte dos problemas identificados na administração pública podem ser facilmente solucionados quando se tem como suporte um conjunto de inovações tecnológicas suficientemente capazes
de fornecer ferramentas que possibilitem mudanças significativas
no modelo administrativo.
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Acrescenta ainda que,
“..sua a principal falha estaria relacionada à existência de um sistema arcaico que, induz à acomodação e rotina, o que o torna incapaz de se antecipar e responder em tempo hábil às mudanças e
aos desafios”.
Apesar de todos os desafios, pôde-se perceber que existe plena consciência desses gestores em torno da necessidade de mudanças
no modelo atual de gestão pública, que foi identificada a partir da iniciativa do recém criado Departamento de Planejamento em organizar
uma “Oficina para Monitoramento de Gestão”, que tem por objetivo,
a elaboração de planejamentos mais efetivos a partir da ordenação de
conhecimentos práticos e teóricos em torno do ambiente em que atua.
Conclusão
A partir da pesquisa proposta, pode-se afirmar que a eficiência dos Sistemas de Informação dependerá inicialmente de um gestor
que reconheça sua importância e saiba utilizar a TI em seus planos e
decisões, para que estes possam trazer significativos benefícios para
a organização como redução de custos, melhoria da produtividade e
na qualidade dos serviços prestados, decisões mais acertadas, melhor
adaptação às constantes mudanças internas e externas e mais.
Deve-se ainda, perceber que para que a TI possa trazer benefícios à organização, de nada adianta investir em computadores esquecendo do detalhe fundamental que são as pessoas que interagem com
eles.
A cuidadosa análise em torno da realidade da gestão pública brasileira na atualidade permitiu a constatação de que, apesar dos
efeitos desencadeados pela globalização, sua estrutura ainda permanece burocrática e distante do seu foco principal: o cumprimento do
seu papel social, motivo pelo qual tem dificultado significativas mudanças no sentido de reagir aos desafios e atender às demandas da
sociedade de forma satisfatória.
Dessa forma, parte-se do princípio de que a administração pú-
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blica, para cumprir sua real função necessita adotar novos modelos
de gestão que possibilitem a melhoria de seu nível de desempenho e
assegure à sociedade seus direitos constitucionais.
Os gestores de empresas públicas têm atualmente à sua disposição importantes ferramentas de apoio no processo de gestão estratégica, que, juntamente com os recursos tecnológicos, são capazes de
operar mudanças positivas no ambiente organizacional. Porém, esses
recursos por si só são incapazes de tal realização, sendo necessária a
participação nesse processo, de colaboradores qualificados e comprometidos com o trabalho que realizam, capazes de canalizar todo o seu
potencial, em prol da execução de serviços de forma mais eficiente e
responsável.
Modificar a cultura organizacional de uma empresa não é uma
tarefa fácil, porém, sua realização não é impossível. Diante de todas
as facilidades proporcionadas pelo mundo globalizado, esse modelo
arcaico, burocrático e estatizado, não cabe mais nos moldes atuais de
gestão, sendo este o momento de reformulação de posturas por parte
dos servidores públicos, em todos os níveis hierárquicos, perante o seu
papel dentro da organização.
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