Gestão
do Tempo
Ficha Técnica PRONACI
Edição 2002
Ficha Técnica PRONACI
Gestão do Tempo
Jorge Abreu
Rui Moreira
PRONACI – Programa Nacional de Qualificação de Chefias Intermédias
AEP – Associação Empresarial de Portugal
Setembro de 2002
Se não planear correctamente o caminho para chegar
ao seu destino, nunca saberá quanto tempo precisa
para o atingir!
3
ÍNDICE
Página 4
Resumo
Página 5
Nota de enquadramento
Página 6
Como vai a gestão do seu tempo?
Questionário de autodiagnóstico
Página 8
Sinais de uma incorrecta gestão de tempo
Página 9
Organize o seu tempo
Página 16
Organize o tempo da sua equipa de trabalho
Página 24
Princípios da gestão do tempo
Página 27
Síntese final: seis factores para melhor gerir o tempo
Página 28
Conclusão
Referências Bibliográficas
4
RESUMO
Começaremos, nesta publicação, por convidá-lo a fazer o seu autodiagnóstico relativamente à forma como gere o tempo, alertando-o,
logo em seguida, para um conjunto de sintomas que, normalmente,
indiciam uma deficiente administração deste recurso tão valioso
(os habitualmente designados “desperdiçadores de tempo”).
Continuaremos, deixando-lhe alguns conselhos práticos sobre o modo de como melhor se organizar pessoalmente, no pressuposto de
que esta é, para qualquer chefia, uma condição essencial para que,
depois, possa gerir eficazmente o tempo dos outros que consigo colaboram.
A organização do tempo da sua equipa de trabalho constituirá, como se percebe, a preocupação central do capítulo seguinte. A este
propósito, dedicaremos uma especial atenção aos princípios que
devem nortear a definição de objectivos (pessoais e para os seus
colaboradores) e a elaboração de planos de delegação de competências para os membros da sua equipa de trabalho.
Terminaremos, recordando-lhe, em jeito de síntese, os seis factores
a considerar para uma boa gestão do tempo, bem como as grandes
vantagens que daí poderão advir para a sua vida pessoal e
profissional.
5
NOTA DE ENQUADRAMENTO
Ainda que sabendo-se que a vida não é só trabalho, o dia-a-dia vai-nos demonstrando que este vai invadindo e reduzindo assustadoramente o campo de outras dimensões da condição humana – a
família, o social, o cultural e o psicológico.
Os níveis de pressão com que somos confrontados no exercício das
nossas actividades profissionais são hoje consideravelmente maiores, sendo-nos requerido que façamos cada vez mais e melhor e, se
possível, em menos tempo.
Particularmente para si, enquanto chefia, de quem a empresa
espera que atinja resultados, através de uma rentabilização máxima dos recursos básicos que tem à sua disposição – as pessoas e o
tempo – os padrões de exigência são a cada hora mais elevados.
A questão que se lhe coloca, então, é a de como consegui-lo, continuando o dia a ter as mesmas 24 horas.
A resposta parece incontornável: planeando de forma mais
eficiente e profissional o seu trabalho e o dos que consigo fazem
equipa; seleccionando de forma equilibrada as tarefas qualitativas
– as que requerem tempo para a reflexão – e as quantitativas – as
que têm de ser feitas em grande quantidade e num curto espaço de
tempo; separando criteriosamente as actividades urgentes das
importantes.
Nos tempos que correm, o amadorismo e o bom senso já não são,
a maior parte das vezes, suficientes para ultrapassar as inúmeras
dificuldades com que se depara. A posse de um conjunto de
competências técnicas e a utilização de “ferramentas” práticas de
trabalho são, cada vez mais, condições imprescindíveis para o êxito
de qualquer chefia, nesta difícil missão que é a de gerir eficazmente
o tempo.
Constituirá, pois, nossa preocupação, muito mais do que tecer
grandes considerações teóricas sobre as várias matérias abordadas,
nesta pequena ficha técnica, disponibilizar-lhe, uma série de
instrumentos práticos de trabalho (grelhas de planeamento; listas
de verificação; exercícios...), que, sinceramente, esperamos possam
ser-lhe úteis.
6
COMO VAI A GESTÃO DO SEU TEMPO?
Responda por favor ao seguinte questionário:
Questionário de autodiagnóstico: você e o tempo
Frequentemente
Às Vezes
Raramente
x4
x2
x0
1. Costuma tratar um assunto de cada
vez?
2. Inicia e termina habitualmente os
projectos dentro do prazo?
3. As pessoas sabem qual é o melhor
horário para o procurar?
4. Faz, a cada dia, alguma coisa que o
deixe mais próximo de seus objectivos
de longo prazo?
5. Quando é interrompido, consegue
retornar ao seu trabalho sem perder o
ímpeto?
6. Lida de modo eficaz com interlocutores
demorados?
7. Concentra-se na prevenção dos problemas em vez de na sua solução, após
estes acontecerem?
8. Planeia as suas tarefas de forma a cumprir, com alguma folga (sem pressão),
os prazos estabelecidos?
9. É pontual no trabalho, nas reuniões e
em outros eventos?
10. Sabe delegar bem?
11. Prepara diariamente uma lista com as
coisas a fazer?
12. Costuma realizar todas as coisas que
prevê na sua “lista de coisas a fazer”?
13. Actualiza, por escrito, os seus objectivos profissionais e pessoais?
14. A sua mesa de trabalho está limpa e
organizada?
15. Pode encontrar facilmente o que
procura nos seus arquivos?
Subtotal
TOTAL
Extraído de Guia para a Administração do Tempo, Editora Campus, Alexander, Roy (adaptação)
7
Correcção e interpretação dos resultados
Multiplique por 4 o somatório das repostas que assinalou na coluna
“Frequentemente” e por 2 as posicionadas na coluna “Às vezes”.
Não atribua pontos às respostas “Raramente”.
Se obteve uma pontuação final entre:
49-60 Administra bem o seu tempo.
37-48 Administra bem parte do seu tempo. No entanto, precisa
ser mais consistente nas estratégias para poupar tempo.
Deve utilizar novas técnicas!
25-36 É com muita frequência uma vítima do tempo. Aplique
imediatamente as técnicas que aprenderá aqui.
13-24 Está perto de perder o controlo. Provavelmente, é muito
desorganizado para aproveitar os bons momentos. Um
plano de administração do tempo voltado para prioridades é necessário já!
0-12
Está sobrecarregado, disperso, frustrado e provavelmente sob muito stresse. Coloque em prática as técnicas
deste manual.
Após ter respondido e analisado o seu perfil, verifique, por favor, se
alguns dos sintomas que lhe apresentamos em seguida se aplicam
à sua situação pessoal ou profissional e, se sim, quais.
8
SINAIS DE UMA INCORRECTA
GESTÃO DO TEMPO
. interrupções telefónicas constantes
. reuniões excessivas e inconclusivas
. visitas “casuais” sistemáticas
. interrupções frequentes para atender a “urgências”
. ausência de um plano diário com objectivos e prioridades
. delegação ineficaz / excessivo envolvimento em detalhes
. cálculos irrealistas do tempo
. deficiente triagem da informação recebida e transmitida
. serviços atrasados
. responsabilidade e autoridade confusas
. dificuldade em dizer não
. não existência de estímulo à criatividade
. colaboradores denotando cansaço, fadiga e falta de autoconfiança
. trabalhos de qualidade inferior
Não “padece” de qualquer destes males? Parabéns! Está dispensado de ler este manual.
Revê-se em alguns dos sinais evocados? Faça então o favor de nos
acompanhar, lendo os próximos capítulos. Como muito “boa gente”,
está a ser vítima dos perigosos desperdiçadores de tempo que
tanto afectam a nossa qualidade de vida.
9
ORGANIZE O SEU TEMPO
Fixar objectivos – uma inevitabilidade!
A noção de objectivo é, hoje em dia, tão decisiva que todas as nossas
acções são guiadas pelas metas que fixamos para nós próprios. Cada
vez mais nos é exigido que pensemos em termos de objectivos e que
orientemos as nossas condutas para a obtenção de resultados,
dentro de prazos previamente estabelecidos.
Este exercício que nos é requerido constitui um desafio constante,
obrigando-nos permanentemente a:
• orientar o raciocínio e a acção para o futuro;
• definir exactamente para onde queremos ir;
• estabelecer prioridades.
Como definir objectivos
Há cinco requisitos básicos que convém não esquecer. Se respeitar
a sigla REMAR, seguramente estará a formular bem os seus
objectivos:
Exemplo correcto
Exemplo incorrecto
aumentar o nível de produtividade em “x”%, a
partir do próximo mês
promover formação profissional (numa área desajustada às necessidades)
E (específicos)
reduzir o tempo médio de
realização da tarefa “x”
em 5 minutos
melhorar a qualidade de
vida
M (mensuráveis)
diminuir o nº de reclamações em 15% a partir
do próximo mês
melhorar, tanto quanto
possível, as técnicas de
trabalho
A (alcançáveis)
obter a certificação de
qualidade, de acordo
com as Normas ISO
9000, no prazo de 1 ano
formar o pessoal de vendas em técnicas avançadas de marketing, no
prazo de 2 dias
R (registáveis)
“controlar a pontualidade dos trabalhadores”
Exemplo:
Entrada ao serviço 9.00h melhorar o clima social
da empresa (registar o
quê, onde e como? )
R (relevantes)
10
Para além destas regras, um objectivo deve permitir dar resposta às
seguintes questões:
• Para onde quero ir?
• O que quero realizar? O que devo evitar?
• Qual é o resultado final que quero alcançar?
• Em que prazo pretendo atingi-lo?
• Que condições tenho que respeitar?
• De que apoios necessito?
• Como, através de que meios, quero alcançar os objectivos estabelecidos?
• Que medidas devo implementar?
Medidas
As medidas são actividades de
curto e médio prazo / tácticas, com
prazos rigorosos, planos de execução, orçamentos e indicação de
recursos.
Tipos de actividades
A implementação de medidas pressupõe a inventariação e classificação das actividades:
Actividades
Positivas
Contribuem marcadamente para atingir os objectivos. Geralmente,
são importantes.
Reactivas
Relacionam-se com a gestão do dia-a-dia. Podem ser urgentes, mas
muitas vezes não são importantes.
Importantes Contribuem eficazmente para os resultados. Tendem a repercutir-se a
longo prazo.
Urgentes
Podem ou não relacionar-se com os objectivos. Acarretam consequências a curto prazo.
11
Actividades importantes versus urgentes
Urgentes
Não urgentes
Importante
Não importante
A
(resolução de problemas
com clientes. Resolução de
questões estratégicas para
a empresa).
C
(atendimento de telefonemas. Recepção de visitantes ocasionais).
Gastam normalmente 50%
a 70% do dia.
B
D
(planear, desenvolver, for- (actividades acessórias que
mar...).
pouco contribuem para os
objectivos centrais da empresa).
Gastam normalmente 10%
a 40% do dia.
Exercício prático
Propomos-lhe, em seguida, a realização de um pequeno exercício
onde pode começar a pôr em prática os seus conhecimentos no que
diz respeito à definição de objectivos. Terá a possibilidade, no verso
da página 12, de confrontar as suas respostas com as do exemplo
que lhe apresentamos.
Não esqueça! Para uma correcta definição de objectivos é fundamental que:
• se explicite claramente o que se quer realizar (e não apenas os
meios para o atingir);
• se meçam e observem os resultados a conseguir;
• se fixe o prazo (realização prevista em tal data);
12
• se identifique um responsável;
• se verifique se estão reunidas as condições de base (tipo
de investimento a realizar, consequências a evitar).
Exercício “Definir correctamente os objectivos”
LISTA DE VERIFICAÇÃO
Elencaram-se as
condições-base?
Designou-se o responsável?
Fixou-se prazo?
O resultado a alcançar é mensurável? E quantificável?
Formulação inicial
Definiu-se o objectivo (o quê) e
não apenas a medida?
RESPOSTAS COM SIM/NÃO
Exemplo de definição correcta
1. Quero garantir o aprovisionamento permanente
da montagem
2. Até 31 de Janeiro, a produção média diária deverá aumentar no mínimo 10%, com um investimento máximo de 5000
euros
3. A partir do próximo mês,
quero reservar mais tempo para reuniões com o
sector de vendas
4. Quero rentabilizar tempo na arrumação diária
das ferramentas
Por favor, não volte a página. Tente primeiro fazer sozinho!
13
Exercício “Definir correctamente os objectivos” - solução
LISTA DE VERIFICAÇÃO
1. Quero garantir o aprovisionamento permanente
da montagem
Não
2. Até 31 de Janeiro, a produção média diária deverá aumentar no mínimo 10%, com um investimento máximo de 5000
euros
Sim
3. A partir do próximo mês,
quero reservar mais tempo para reuniões com o
sector de vendas
4. Quero rentabilizar tempo na arrumação diária
das ferramentas
Elencaram-se as
condições-base?
Designou-se o responsável?
Fixou-se prazo?
O resultado a alcançar é mensurável? E quantificável?
Formulação inicial
Definiu-se o objectivo (o quê) e
não apenas a medida?
RESPOSTAS COM SIM/NÃO
Não
A partir de 1 de Outubro, quero
garantir em média, mensalmente, mais duas dezenas de
embalagens no sector x e sem
pessoal suplementar.
Sim
A formulação
correcta.
Não
A partir de 1 de Janeiro, vou fazer
reuniões com o sector de vendas pelo menos 2 vezes por semana, às 17.30 h, envolvendo
todos os vendedores da
empresa.
Não
A partir de 30 de Setembro,
dedicarei à classificação e organização do material 25 min. no
máximo, recorrendo para tal à
colaboração do encarregado de
armazém.
Sim
Não
Não
(eu)
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Não
Sim
(eu)
Sim
Não
Não
Sim
Exemplo de definição correcta
inicial
está
*Adaptação do exercício “Definir correctamente os objectivos”, extraído de Técnicas
Individuais de Trabalho, Ed. Monitor, Martin Ochsner
14
O planeamento do tempo – dicas para a elaboração dos
seus planos
Regras a observar na elaboração de um plano:
• Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos.
Fazer figurar, no plano, tempos fortes e tempos de respirar, de
modo a reduzir ao máximo os momentos de pressão.
• Prever os compromissos e obrigações fixas de curto, médio e
longo prazo.
• Reservar, sistematicamente, tempo para a reflexão e para o trabalho solitário.
• Utilizar grelhas / fichas de planeamento que permitam uma
fácil leitura. Se lhe der jeito, use símbolos e cores.
Exemplo de ficha
Duração
Data
Actividades
Decisão
Importante Urgente
Previsão
Real
Fazer
Delegar
Rejeitar
Adiar
Não esqueça, ainda, quando fizer o seu plano diário, de:
• Agrupar as actividades relacionadas.
• Reservar tempo para pensar (seja flexível – não é possível ocupar o tempo todo). Deverá planear apenas cerca de 60% do seu
tempo de trabalho, deixando os restantes 40% para os imprevistos.
• Tornar rentável o espaço entre acontecimentos.
• Centrar-se nos objectivos e resultados a atingir.
• Planear os assuntos mais importantes nos períodos do dia em
que a sua energia e concentração estão mais elevadas (reserve
a parte da tarde para as tarefas de rotina, período do dia em
15
que um grande número de pessoas já revela uma menor frescura).
• Utilizar os últimos minutos no seu local de trabalho para planear o dia seguinte, na medida em que tal lhe permitirá rever o dia
que acaba.
Eficiência versus eficácia
Para aproveitar ao máximo o tempo de que dispõe, importa, finalmente, que tenha sempre presente duas dimensões: a eficiência –
fazer a tarefa de maneira certa – e a eficácia – fazer a tarefa certa.
Sendo ambas importantes, importa, contudo, não perder de vista o
objectivo último, que é o de alcançar resultados, isto é, ser eficaz!
Habitue-se a questionar, com regularidade, a sua eficácia:
• quanto tempo poderia economizar se não fizesse algumas coisas não essenciais?
• há tarefas que se poderiam fazer com mais facilidade e mais
rapidamente, melhorando os processos de trabalho?
• em que tarefas gastou mais tempo do que julgava?
Eficiência
Eficácia
Execução (como fazer)
Resultados (o que fazer)
Processos, normas, métodos
Objectivos, resultados
Execução mais rápida com
menor esforço e menor custo
Execução em função dos fins
Desempenho interno
Gerar alternativa
Solução de problemas
Optimização dos recursos
Cumprimento de deveres
Obtenção de resultados
Resumindo em duas frases, poder-se-á dizer que...
ser eficiente é:
ser eficaz é:
fazer certo as coisas
fazer as coisas certas
16
ORGANIZE O TEMPO
DA SUA EQUIPA DE TRABALHO
No capítulo anterior focámos a nossa atenção na organização e no
planeamento do tempo, numa perspectiva mais individualizada.
Vejamos agora a dimensão da gestão, centrada na obtenção de
resultados, mediante a organização do tempo dos outros, por parte
das chefias.
O diagnóstico dos hábitos enraizados – condição prévia
Para proceder à organização do tempo dos outros, torna-se crucial,
antes de mais nada, que tente encontrar resposta para um conjunto de questões.
Relativamente à rotina do dia-a-dia e aos resultados a alcançar pela
sua equipa:
• quais são as actividades mais produtivas, menos produtivas, e
que tempo é consagrado a cada uma delas?
• que quantidade de tempo é perdido por interrupções?
• existem actividades cuja eficácia não tenha sido analisada?
• quanto tempo destinamos às questões urgentes? E às verdadeiramente importantes?
• os objectivos de progressão são claros e quantificados, ou continuam vagos? Todas as pessoas os conhecem?
• que parte do tempo é dedicada pela equipa para o aperfeiçoamento, para a “discussão dos problemas” e para a procura das
suas soluções?
Relativamente à comunicação interna e à forma como as tarefas
estão distribuídas:
• das tarefas que eu normalmente desempenho, quais as que
poderei passar para os meus colaboradores?
• quais dessas tarefas estou psicologicamente preparado para
“abandonar” desde já? Existe alguém na minha equipa capaz
de as executar imediatamente?
• quais as tarefas que quero ir delegando gradualmente? Existe
um plano de delegação a médio prazo?
17
• conheço os meus colaboradores suficientemente para que possa,
em consciência, elaborar um plano de delegação?
• como prepará-los para a aceitação de novos desafios e maiores
responsabilidades?
• a forma como lhes comunico os resultados a atingir é a mais
adequada?
• existe o hábito de avaliar com regularidade o andamento dos
trabalhos e os resultados atingidos? Se sim, costumo dar feedback dessa avaliação aos meus colaboradores?
• que técnicas e instrumentos costumo utilizar para fazer essa
avaliação? Serão eles os mais fiáveis?
Encontradas as respostas para estas questões e eventualmente
para outras que, no seu caso concreto, se revelem pertinentes,
valerá a pena ter presente, quando pretender instalar novas práticas, um conjunto de princípios habitualmente considerados decisivos para uma gestão eficaz. A saber:
• definir e clarificar os objectivos; escrevê-los e estabelecer prioridades;
• centrar-se nos objectivos e não nas actividades;
• estabelecer, pelo menos, um objectivo por dia e atingi-lo;
• registar regularmente o tempo;
• eliminar, pelo menos, um “desperdiçador de tempo” por semana
18
(consultar a lista de sintomas de uma incorrecta gestão do
tempo, apresentada no início desta publicação);
• planificar o tempo; elaborar planos de curto, médio e longo
prazo.
• escrever uma lista do que fazer todos os dias, incluindo objectivos, prioridades e tempos estimados;
• preconizar limites de tempo por tarefa;
• eliminar as “crises repetitivas”; agir em vez de reagir;
• acabar o que se começou; não deixar tarefas inacabadas.
O mecanismo de delegação
Como já atrás se referiu, é função de uma chefia obter resultados
mediante dois recursos básicos – as pessoas e o tempo. O aproveitamento das potencialidades de todos os membros da equipa é
uma exigência que um verdadeiro líder não pode, de forma alguma,
declinar.
Para que consiga cumprir cabalmente a sua função, isto é, para que
possa rentabilizar os esforços do seu grupo de trabalho, impõe-se
a qualquer chefia que reserve uma parte significativa do seu tempo
para planear, organizar e avaliar o desempenho dos seus colaboradores, tendo em conta os objectivos previamente fixados. É fundamentalmente isso que se lhe pede!
Mas como consegui-lo, se a chefia persistir em concentrar em si,
para além destas actividades, as tarefas rotineiras que lhe absorvem, todos os dias, uma quantidade enorme da sua energia e do
seu tempo? A delegação, não sendo certamente a solução milagrosa, poderá constituir, desde que devidamente utilizada, uma ajuda
preciosa.
O que é delegar?
Em termos simples, poder-se-á dizer que se delega quando deliberadamente se confere autoridade a um colaborador para executar
uma tarefa que até então era desempenhada pela chefia. Convém,
no entanto, esclarecer o que se entende por autoridade, responsabilidade e confiança, requisitos essenciais para a compreensão
deste mecanismo.
19
Autoridade
Responsabilidade
Confiança
poder ou direito de
é o trabalho delegado, a
assunção da responsabi-
tomar decisões e agir de
função, a tarefa
lidade envolvida
forma a viabilizar a responsabilidade conferida
Para que a delegação seja bem sucedida, exige-se um razoável
equilíbrio entre a autoridade e a responsabilidade. Não faz sentido
atribuir a alguém responsabilidade sem autoridade. É, pois, fundamental verificar se os colaboradores dispõem de autoridade, na justa
e exacta medida da responsabilidade que lhes foi conferida.
Quanto à confiança, a situação já é diferente. Quem delega não
pode demitir-se, em momento algum, do que delegou. As chefias
são sempre, em última instância, responsáveis por tudo o que se
passa nos seus serviços. Delegar não significa “alheamento” e
muito menos “demissão”!
Em síntese, existirá delegação se:
• se definirem e fixarem objectivos aos colaboradores;
• existir uma dupla responsabilidade (o colaborador aceita a delegação e compromete-se a alcançar a meta. A chefia comprometese a facilitar o sucesso do delegado);
• existir uma relação contratual (a chefia chama a si as responsabilidades próprias em termos de fixação de objectivos, assumindo
os sucessos e os falhanços da equipa).
Vantagens da delegação
• permite-lhe concentrar-se em aspectos do trabalho que requerem
a sua experiência e as suas aptidões específicas, ou seja, deixalhe tempo e espaço para se dedicar às acções de carácter mais
estratégico que só a si competem, enquanto responsável;
• possibilita-lhe fazer antecipações, mediante um planeamento
atempado;
• melhora o espírito de equipa, gerando nos colaboradores maior
espírito de cooperação;
• prepara os “delegados” para maiores responsabilidades, evitando a admissão de novos colaboradores, por via da familiaridade
resultante da prática experimentada;
20
• confere-lhe a possibilidade de observar, de forma sistemática, o
nível de desenvolvimento dos seus colaboradores, e, consequentemente, contribuir para o progresso que se venha a verificar.
Dificuldades da delegação
Apesar das vantagens apontadas, há, contudo, um conjunto de
crenças, receios e dificuldades por parte de algumas chefias, que
estão frequentemente na origem da não adopção deste
mecanismo. A título de exemplo:
• Sentimento de ameaça – e se ele não é capaz de “dar conta do
recado”, o que me acontecerá a mim?! Quando a chefia pede a
alguém que assuma novas responsabilidades e não está absolutamente segura da capacidade do “delegado” para o
desempenho dessas tarefas, é comum e compreensível que se
deixe invadir por um sentimento de preocupação (nestes casos,
efectuar um cuidado planeamento e mostrar à pessoa escolhida
que se confia nas suas capacidade é crucial).
• Dificuldade em renunciar – uma dificuldade habitual consiste
em a chefia conseguir prescindir de certas tarefas que gosta de
desempenhar, mesmo que estas não sejam importantes para
os resultados a alcançar (lembre-se que enquanto chefia não
deve gastar com elas mais de 5% do seu tempo).
• “Não sou pago para não trabalhar” – crença presente em
algumas chefias intermédias, assente na ideia errada de que
pensar e reflectir, isto é, toda a actividade de bastidores, não é
trabalho (não confunda planeamento, trabalho de gabinete e
reflexão construtiva com “sonhar acordado”)!
• Ser tolerante é uma exigência – de início, este processo é lento e
pode comportar recuos. Na medida em que o chefe, em alguns
casos, tem de formar / preparar o seu pessoal para os novos
desafios, é possível que, num primeiro momento, fique ainda
mais sobrecarregado!
• “Se calhar ainda vou ter mais trabalho delegando”– a dificuldade
resulta, neste caso, da crença enraizada em algumas chefias de
que delegar implica acompanhar a cada minuto o trabalho do
departamento inteiro, assumir todas as decisões importantes e
exigir relatórios e inspecções constantes.
• Medo de ser ultrapassado ou de ficar sem os melhores colaboradores – o chefe vive por vezes com o receio de o seu pessoal
“aprender de mais” e de o poder vir a ultrapassar! Ou, ainda, com
a preocupação de, ao delegar, estar a acelerar o processo que
levará à saída dos seus melhores colaboradores.
21
O que é e o que não é delegável
Numa primeira linha de tarefas delegáveis aparecem, sem dúvida,
as vulgarmente designadas de “operacionais de nível inferior”. A
título de exemplo: actividades repetitivas; operações de menor
importância; detalhes que ocupam mais tempo; actividades para as
quais quem delega se sinta menos preparado (naturalmente desde
que existindo na equipa alguém que tenha capacidade para as
desempenhar).
Pelo contrário, não será uma boa ideia delegar áreas-chave, como,
por exemplo, o planeamento estratégico, a gestão ocasional de crises, os assuntos confidenciais de recursos humanos, a gestão da
carteira de clientes importantes.
Responsabilidades /
tarefas não delegáveis
Liderança
Exemplificação
essencial para impulsionar e administrar um projecto
com sucesso
Sistema de recompensas
estabelecimento de níveis gerais e individuais de remunerações financeiras e não financeiras significativas
Controlo
trata-se da responsabilidade pela eficácia de desempenhos mais favoráveis
Pessoal
demonstração de interesse pela carreira e pelo desempenho pessoal, procedendo a avaliações e tomando
decisões confidenciais sobre promoções, revisões, contratações e demissões
Clientes-alvo
atenção redobrada no relacionamento com estes destinatários
Estratégia
estabelecimento de planos para o futuro e selecção de
meios para a sua consecução
Comunicações
assegurar a eficiente e regular transparência interna de
informações
Resultados
avaliar os resultados e a aplicação de medidas correctivas no caso de desvio das metas propostas
Sintomas de não delegação
Esteja atento no seu serviço ao aparecimento dos sinais que em
seguida lhe apresentamos, pois isso pode querer dizer que algo
não vai bem em matéria de delegação. Exemplos:
• interrupções contínuas;
• trabalhos de qualidade inferior;
• serviços atrasados;
22
• decisões demoradas;
• falta de orientação dos “delegados”;
• não existência de estímulo à criatividade;
• sobrecarga de trabalho;
• “demasiado apoio” da chefia aos seus colaboradores.
Plano prático de delegação
Antes de passarmos a um exemplo, chamamos a sua especial
atenção para as cinco fases que um qualquer processo de delegação deve respeitar:
1- aceitação da responsabilidade por parte do colaborador que
vai receber a delegação;
2- transmissão à pessoa habilitada (ao colaborador em quem vai
delegar) da tarefa delegada;
3- comunicação perfeita – explicitação de todos os pormenores
importantes para uma boa execução da tarefa;
4- verificação da existência das condições necessárias à realização com sucesso da tarefa delegada;
5- acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível de desenvolvimento do colaborador).
Exemplo:
Tarefa a realizar
A quem posso
delegar desde já
esta tarefa
Quem posso
treinar para, num
futuro próximo,
delegar esta tarefa
Com que meios
Em que prazo
Programações
José
Rui
João
Carlos
cursos; sessões
de grupo
2 meses
Visitas promocionais
Pedro
Vítor
José
Paulo
cursos; visitas
acompanhadas
1 mês e meio
23
Tipos / níveis de delegação
Tendo em atenção o grau de desenvolvimento e a maturidade do
colaborador em quem se pretende delegar, particularmente no que
diz respeito ao conhecimento que ele revela sobre a tarefa e à motivação para a executar, podemos considerar quatro tipos ou níveis
de delegação:
Se:
Então:
Conhecimento da tarefa por
parte do colaborador em quem
se pretende delegar
Motivação/empenhamento
do colaborador para executar a
tarefa que se pretende delegar
Tipo/Nível de Delegação
--
++
delegação com “controlo”/acompanhamento apertado
por parte da chefia
+/-
delegação que, embora aconselhe um “controlo”/acompanhamento sistemático por parte
da chefia, deixa já alguma autonomia ao colaborador
+
-
delegação dentro de limites prefixados – revela-se aconselhável
delegar apenas as tarefas para as
quais o colaborador se sinta mais
motivado para desempenhar
++
++
+/-
delegação plena
24
PRINCÍPIOS DA GESTÃO DO TEMPO
Estando neste momento informado sobre as regras e procedimentos básicos que podem ajudá-lo a melhor organizar o seu trabalho
e o dos seus colaboradores, damos-lhe agora a conhecer um conjunto de princípios sobre a Gestão do Tempo, recomendando-lhe
que, tanto quanto possível, os tenha em devida conta no
planeamento das suas actividades pessoais e profissionais.
Querer remar contra a maré quase sempre dá mau resultado!
Na medida em que estes princípios são incontornáveis, e que, como
tal, merecem uma aceitação generalizada, vulgarmente são
apresentados como leis. Ei-las:
• Lei dos 20/80 (Pareto)
20% dos nossos esforços geram 80% dos nossos resultados.
O essencial leva pouco tempo, o acessório muito!
Na 1ª hora de trabalho,
resolvi praticamente todos os
problemas importantes do
dia!!
• Lei das sequências homogéneas de trabalho
Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais
tempo do que se for executado de modo contínuo.
Senhor Fernando, tem 2
amigos na recepção para falar
consigo. Pode atendê-los?
Senhor Fernando, posso
interrompê-lo 2 minutinhos?
25
• Lei de Parkinson
O tempo investido num trabalho varia em função do tempo
disponível e não do necessário.
Gostaria de dedicar
mais tempo para reunir
com o meu pessoal.
Mas tenho tanto que
fazer esta semana!
Tantas coisas urgentes
para acabar!
• Lei da contraprodutividade
Para além de um certo limite, a produtividade do tempo
investido decresce e torna-se negativa.
Sinto-me estourado!
Estamos há 3 horas
à volta do mesmo
problema. Já nem
consigo pensar!
E se parássemos e
continuásssemos
amanhã?
• Lei da alternância
Há um tempo para tudo e um tempo para cada coisa; não fazer
mais do que uma coisa de cada vez e fazê-la bem!
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• Lei dos ritmos biológicos
Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos
biológicos.
De manhã o trabalho rende-me muito mais...!
Eu não, só consigo
funcionar a partir da
tarde...!
• Lei da dimensão subjectiva do tempo
O tempo tem uma dimensão objectiva e uma dimensão
subjectiva, que é função do interesse pela actividade exercida.
Já é hora de almoço? Nem me
apercebi que estive toda a
manhã com esta actividade!
Nem dei pelo tempo!!
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SÍNTESE FINAL:
SEIS FACTORES PARA MELHOR GERIR O TEMPO
Reservamos este último capítulo para, em jeito de síntese, lhe
relembrarmos alguns hábitos e práticas essenciais para uma eficaz
gestão do tempo. Não esqueça!
1. Definir claramente os objectivos prioritários a atingir e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade a
realizar.
2. Ter uma boa agenda, onde são escritas as tarefas a realizar e
os compromissos, de modo a libertar memória para outros
assuntos da vida.
3. Controlar as interrupções e minimizá-las (se trabalha num
gabinete, feche a porta e “isole-se”. Se desenvolve actividade
em espaço aberto, a solução poderá passar, se possível, por
mudar-se para outra sala. Se recebe muitos telefonemas, peça
para que sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer
“não” com amabilidade).
4. Delegar tarefas. Tal permitirá que fique com mais tempo e se
preocupe menos com as questões operacionais, aumentando
simultaneamente as competências dos seus colaboradores.
5. Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o acessório,
entre o urgente e o importante.
6. Preparar as reuniões para que estas sejam curtas e eficazes.
(Fonte: Time System Portugal)
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CONCLUSÃO
Se nos acompanhou ao longo desta ficha técnica e está disposto a
pôr em prática os conselhos e princípios enunciados, veja só o que
poderá ganhar:
• mais tempo disponível;
• melhores desempenhos profissionais (o seu próprio e o da sua
equipa);
• melhores comunicação e relação interpessoal com o seu grupo
de trabalho;
• maior responsabilização dos seus colaboradores;
• maior motivação de todos (mais justiça e estabilidade);
• melhor capacidade de previsão / planeamento;
• em suma, mais eficácia e maior satisfação da sua equipa de
trabalho e, consequentemente, de si próprio.
Com tantas vantagens, será que não vale a pena tentar? Fica o
desafio!
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
• HELLER, Robert. Como Delegar Responsabilidades – Manuais
Práticos do Gestor – Editora Civilização, 1999.
• COMMARMOND, Gisèle, e outros. Gerir por Objectivos, Biblioteca Economia e Empresa, D. Quixote, 2000.
• OCHSNER, Martin. Técnicas Individuais de Trabalho, Editora
Monitor, 1989.
• VERTADIER, Alan. A Gestão do Tempo, Editorial Inquérito, 1986
• HALL, Edward T.. A Dança da Vida, Relógio d’Água, Editores,
1996.
• AMOS, Julie-Ann. Aproveitando ao Máximo o seu Tempo,
Editora Market Books, 2001.
• FORREST, Andrew. Delegação, Cadernos de Gestão, Gradiva,
1992.
• Organisez Votre Temps pour Mieux Gagner – Businessman
/Albin Michel, Paris, 1986.
A produção de ferramentas de trabalho para os encarregados e para as
chefias intermédias das nossas empresas constitui uma das tarefas mais
importantes do PRONACI.
AEP – Associação Empresarial de Portugal
O desenvolvimento integrado das empresas depende cada vez mais de projectos que recorrem a metodologias e instrumentos de formação diferenciados e adaptados aos seus destinatários.
Gpf – Gabinete de Coordenação de Parcerias e Formação Profissional
UNIÃO EUROPEIA
Fundos Estruturais
AEP - Associação Empresarial de Portugal • PRONACI - Programa Nacional de Qualificação de Chefias Intermédias
4450-617 Leça de Palmeira • Tel.: 22 998 15 00 / Fax: 22 998 17 71 • www.aeportugal.pt/pronaci