Anais do XVII Encontro de Iniciação Científica – ISSN 1982-0178
Anais do II Encontro de Iniciação em Desenvolvimento Tecnológico e Inovação – ISSN 2237-0420
25 e 26 de setembro de 2012
Prospecção dos tipos de informação que apoiam os processos
decisórios nas organizações
Tony Xu Taur Chen
Faculdade de economia
CEA – Centro de Economia e Administração
[email protected]
Informação para gestão e inovação
CEA – Centro de Economia e Administração
CEATEC – Centro de Ciências Exatas, Ambientais e
de Tecnologias
[email protected]
José Oscar Fontanini de Carvalho
Resumo: O objetivo deste trabalho é pesquisar e
identificar os diversos tipos de Informação que apoiam o processo de tomada de decisão nas organizações e identificar as suas características. A pesquisa
foi realizada por meio de levantamento bibliográfico e
em sites na Internet sobre informações científicas e
técnicas referentes aos métodos e fases que definem
o processo decisório e os tipos de informação que os
alimentam. O universo da pesquisa foi a área de Administração. Por meio de tabelas comparativas e
benchmarking, foram contrapostas as características
das informações envolvidas nas diversas fases do
processo. Obteve-se, como resultado, um quadro
comparativo das características das informações envolvidas nas diversas fases do processo decisório.
Palavras-chave: Processo decisório, sistemas de
apoio à tomada de decisão e disseminação da informação.
Área do Conhecimento: Ciências Sociais Aplicadas
– Administração - CNPq
1. INTRODUÇÃO
O trabalho apresenta algumas taxonomias para os
tipos de informação utilizados nos processos de tomada de decisão dentro das empresas.
No desenvolvimento deste trabalho, percebe-se que
a informação, enquanto objeto principal dentro dos
processos de tomada de decisão, é uma ferramenta
muito importante para alcançar os objetivos empresariais de médio-longo prazo. É apresentado também
categorias de processos e de classificação das informações.
O trabalho mostra que é possível criar categorias de
classificação para as informações estratégicas e
analisar as suas principais funções dentro dos setores atuantes na empresa.
As taxonomias utilizadas como bases principais para
o desenvolvimento deste trabalho são as de Fabre e
Carvalho [2], Miranda [4], Cendón [1] e Davenport[3].
Tais autores foram destacados no trabalho por terem
sido mais acessíveis na pesquisa bibliográfica realizada.
A pesquisa foi realizada por meio de levantamento
bibliográfico e em sites na Internet sobre informações
científicas e técnicas referentes aos métodos e fases
que definem o processo decisório e os tipos de informação que os alimentam. O universo da pesquisa
foi a área de Administração.
Para a coleta de dados, os temas iniciais que foram
pesquisados (palavras-chave) foram os seguintes,
em língua portuguesa e inglesa: processo decisório,
sistemas de apoio à tomada de decisão e disseminação da informação.
As bases de dados que mais foram utilizadas para
realizar a pesquisa foram: Scielo, Ebsco, Google Acadêmico e Portal da Pesquisa, pois foram as acessíveis no momento de pesquisa.
2. RESULTADOS
Os Sistemas de Apoio a Tomada de Decisão
(SATDs) são utilizados de diversas maneiras conforme os parâmetros das circunstancias dentro do
processo decisório. Cada autor apresentado no trabalho possui um ponto de visão diferente em relação
aos tipos de processos, tipos de informação e as
formas de classificá-los. Alguns modelos de gestão e
classificação da informação possuem grandes finalidades dentro das empresas, apresentando um compromisso maior em relação ao objetivo procurado
pelas organizações.
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2.1. Características dos tipos de informação que
apoiam o processo de tomada de decisão
Cendón [1] apresenta uma classificação para as “informações para negócios”:
•
•
Informações mercadológicas: Permitem avaliar as condições do mercado referentes às
tendências dos consumidores, como por exemplo, o direcionamento de uma parcela de
sua renda destinada para o consumo e os
seus comportamentos futuros.
Informações financeiras: Permitem analisar o
desempenho financeiro da organização, verificando se a sua situação é favorável ou não.
Geralmente a sua analise tem como foco o
setor de investimento e mercado de credito.
•
Informações estatísticas: Possibilitam ponderar sobre dados numéricos estatísticos, permitindo analises e comparações sobre eles
de forma a identificar os padrões e tendências de um determinado mercado.
•
Informações sobre empresa e produto: Este
tipo mostra o histórico da empresa. Está incluída a análise das informações cadastrais
dos recursos humanos, além de mostrar
também as fusões e aquisições feitas (se
houverem).
•
Informações jurídicas: Mostram a parte de
regulamentações e leis presentes na empresa e definidas pelo governo. Estão também
incluídas nesse tipo, informações sobre taxas e impostos.
Estas são as denominadas informações para negócios propostas por Cendón [1]. As informações para
negócios aumentam as chances do responsável pela
tomada de decisão escolher o melhor caminho para
se recorrer.
Essa taxonomia mostra um padrão de classificação
para os tipos de informações. De certa forma, quando as informações são organizadas de uma maneira
mais regular, torna-se mais fácil a sua análise para a
escolha de uma decisão mais certa e sólida. Há outra
metodologia de classificação elaborada por Cendón
[1], entretanto, essa apresenta uma forma mais ampla e variada de acordo com a estrutura da informação:
•
Dicionário: Esse tipo de informação possui a
lista de nomenclaturas particulares de um
determinado assunto com as devidas definições.
•
Tesauro: Contém uma lista com as classificações que expõem os documentos informativos de uma determinada área do setor de
análise. Possui também certa relação entre
as terminologias.
•
Referências bibliográficas: Incluem termos
de dissertações, documentários, patentes e
livros.
•
Estatística e indicadores econômicos: Possuem uma coleção de dados numéricos e
tabelados, facilitando a analise das interpretações estatísticas dos dados demonstrados.
•
Diretório: Contem listas de contatos para
empresas e de instituições publicas e outras
entidades.
Cendón [1] apresenta uma taxonomia mais abrangente, já que a base de dados é ajustada de acordo
com algum termo que representa uma determinada
área de conhecimento dentro do processo de tomada
de decisão. Entretanto, nem todos os termos são
referentes a informações para negócios, alguns são
institucionais, enquanto outros fazem parte de um
conjunto de informações mais descritiva de um determinado ramo.
Miranda [4] também possui sua visão de informações
para negócios. Os tipos de informação elaborados
por este autor possuem uma finalidade mais estratégica. As informações propostas por ele permitem que
a empresa tenha mais chances de sobreviver no
mercado onde atua. São os tipos de informação estratégicas para negócios:
•
Informações sobre clientes: Mostram o comportamento e as tendências do público alvo.
Estão neste grupo as informações sobre
consumo, hábitos de compra, nível de acesso a serviços oferecidos, entre outras.
•
Informações sobre concorrentes: Demonstram o comportamento e as tendências da
empresa concorrente. Neste grupo estão as
informações sobre a estrutura gerencial, lucratividade e poder de mercado.
•
Informações culturais: Permitem avaliar os
costumes da população e as suas tendências em relação à educação e aos meios de
comunicação.
•
Informações demográficas: Mostram índices
de densidade demográfica, expectativa de
vida e nível de renda per capita da região
•
Informações tecnológicas: Mostram as tendências da área tecnológica quanto ao avanço dos investimentos realizados nas pesqui-
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sas de desenvolvimento tecnológico e demonstra índices sobre os seus efeitos e possibilidades de transferência tecnológica.
•
Informações sobre fornecedores: Demonstram informações sobre perfil e tendências
do fornecedor escolhido. Estão neste grupo
informações sobre descontos, prazos e entregas.
•
Informações econômicas: Mostram as tendências do globo econômico nacional e internacional. Apresentam também índices
comparativos de segmentos do mercado.
•
Informações estruturais: Permitem avaliar as
situações de infraestrutura organizacional da
empresa. O seu estudo permite assegurar
maior segurança às decisões tomadas pela
empresa.
•
Informações governamentais/políticas: Permitem ponderar sobre as tendências da situação pública. Entram neste grupo, as informações sobre a área legislativa, tributária,
fiscal e comercial.
A análise realizada aqui procura categorizar as informações estratégicas com base na bibliografia existente sobre o assunto. As propriedades das informações apresentadas foram identificadas por meio
de análise dos processos de tomada de decisão. No
ambiente global do século XXI, a informação apresentada ao usuário necessita ter uma qualidade maior, aproximando-o mais da realidade de forma a
permitir formulações de estratégias mais adequadas.
A estrutura da informação necessita ser gerenciada
com a mesma atenção e cuidado que o setor de recursos e de materiais da organização.
As informações estratégicas podem ser recolhidas
de vários modos formais e informais. A etapa de seleção e planejamento dessas informações são as
partes mais importantes para o processo decisório,
pois buscam alcançar os objetivos visados dentro da
empresa.
Como Miranda [4] cita vários tipos de informação estratégica que fazem parte do processo decisório, o
autor deste trabalho elaborou uma tabela com os
tipos de informações estratégicas mais importantes
para o processo de tomada de decisão. A tabela a
seguir mostra os tipos de informação escolhidos:
Na taxonomia de Fabre e Carvalho [2] são apresentados seis tipos de informações que apoiam no processo decisório:
• Informações pontuais: São informações de
fácil manejo e tratamento devido a sua estrutura simples, entretanto, possuem muitos detalhes a serem analisados. Tem como função visualizar informações prontas e concisas para a tomada de decisão. Atuam no setor estratégico.
•
Informações históricas: Permitem analisar diferentes períodos de tempo, tendo em vista
evidenciar o desempenho de uma determinada variável ao longo do tempo. Têm como
função explicar a conduta de um determinado fator ao longo do tempo. Esse tipo de informação atua em todo o processo decisório.
•
Informações de cenários: Simulam o ambiente e a estrutura organizacional procurando
auxiliar na tomada de decisão para o futuro.
Sua função é auxiliar na edição de cenários,
criando circunstâncias para mostrar as tendências dos procedimentos futuros.
•
Informações inferidas: Simulam o ambiente e
a estrutura organizacional com todos os caminhos possíveis e todas as consequências,
levando a inúmeras situações. Esse tipo de
informação não pode ser trabalhado manualmente. Sua função é simular o ambiente
em que a empresa esta inserida e atua no
setor estratégico da empresa.
•
Informações estatísticas: São indicadores
numéricos utilizados para realizar analise das
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divisões dentro da organização. Sua função
é analisar conjuntos de dados numéricos e
efetuar o controle dos setores. Atuam no setor estratégico da empresa.
•
Informações não estruturadas: Seu significado depende de quem a usa, já que não possuem características próprias. São de difícil
armazenamento e tratamento. Sua função
depende da finalidade do usuário e atuam no
setor estratégico e operacional da empresa.
Como resultado da análise das taxonomias apresentadas, propõe-se mais quatro, obtidas pela tabela 1
São elas:
•
Informações sobre clientes: Mostram as convergências do comportamento do público
consumidor. Sua função é informar o perfil e
as suas tendências. Atua nos setores estratégico, tático e operacional.
•
Informações sobre concorrentes: Possuem
as mesmas características do anterior, entretanto, mostram o perfil e as tendências do
concorrente e acrescentam a parte da receita
e do modo de liderança. Sua função é mostrar as tendências da empresa concorrente.
Atuam nos setores estratégico, tático e operacional.
•
Informações econômicas: Demonstram as
disposições da economia nacional e internacional, tendências de diversos mercados e
segmentos comerciais, taxa de juros e suas
flutuações. Sua função é mostrar as situações do comportamento do ambiente econômico. Atuam no setor estratégico e tático.
•
Informações estruturais: Representam situações de infraestrutura e planejamento dentro
da empresa. A sua analise permite um melhor controle dos processos tomados na área
de gestão. A sua função é garantir a segurança e qualidade das operações a serem
realizadas. Atuam no setor tático e operacional.
Um dos objetivos deste trabalho é a criação de um
tipo de taxonomia, talvez mais clara, dos tipos de
informação que apoiam o processo de tomada de
decisão dentro da empresa. Com isso em mente, o
autor deste trabalho elaborou a seguinte tabelas que
une as propostas de Fabre e Carvalho [2] com Miranda [4] :
2.2. Fases e etapas do processo de tomada de
decisão
Outro ponto importante a ser compreendido neste
trabalho são as fases do processo de gerenciamento
da informação. Davenport [3] mostra uma forma de
controle de informações que permite conseguir sepa-
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rar as identificadas como importantes na tomada de
decisão, ou seja, os dados realmente relevantes.
O modelo proposto por Davenport apresenta um padrão que procura identificar e analisar como as informações são colhidas e administradas, determinando as mais apropriadas para serem utilizadas no
processo de tomada de decisão:
•
Determinação das exigências
•
Obtenção
•
Distribuição
• Utilização
Todos os pontos aprovados por esse processo de
gerenciamento são implantados nos planos estratégicos para se efetuar a tomada de decisão.
Quando as informações são muito dispersas, se torna difícil buscar um determinado documento informacional. Por isso, necessita-se de um refinamento
para selecionar as informações mais seguras e confiáveis. Este tipo de análise é muito importante, pois
ela busca as verdadeiras necessidades informacionais da organização.
Davenport [3] deixa evidente a variedade de classificação de dados. O autor realiza uma análise sobre
cada unidade informacional que ostenta um significado próprio para o gerenciamento de dados da organização de forma que as informações retidas sejam filtradas e categorizadas.
3. CONCLUSÃO
A metodologia empregada nas classificações dos
tipos de informação foi realizada de maneira padronizada. Observa-se que os vários tipos de informação
fazem parte de um grande conjunto (misturadas entre elas mesmas), que dificulta saber quais são realmente relevantes para serem utilizadas no processo
de tomada de decisão.
Devido a essas circunstancias, é necessária a criação de taxonomias para organizar os vários tipos de
informação e prepara-los para os processos decisórios.
A tabela apresentada no trabalho possue como finalidade atender a essas exigências para melhorar o
desempenho na tomada de decisão. Apesar de não
terem sido descobertos mais tipos de taxonomias e
tipos de informações que possam participar no processo decisório, as que foram citados neste trabalho
desempenham um papel muito importante nessa etapa de decisão.
Devido a todos esses fatores, espera-se que este
trabalho possa contribuir de forma positiva com o
processo de tomada de decisão dentro das empresas, maximizando as suas vantagens.
AGRADECIMENTOS
À PUC-Campinas e ao programa FAPIC/Reitoria pela
oportunidade de realizar esta pesquisa.
REFERÊNCIAS
[1] Cendón, Beatriz., Bases de dados de informação
para negócios no Brasil. Ci. Inf., Brasília, v. 32,
n.2, p 17-36, maio/ago. 2003.
[2] Fabre, J. L.; CARVALHO, J. O. F (2004), Uma
taxonomia para informações geradas por Sistemas de Apoio a Tomada de Decisão Memorias
de La CISCI 2004 – 3ra. Conferencia Iberoamericana em Sistemas, Cibernética e Informática. IIIS
– International, Institute of informatics and Systemics, Orlando, Florida, EE. UU., v. 1 julio, 2004,
p 236-240.
[3] Davenport, Thomas H. Ecologia da Informação:
por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação, Futura, 1998.
[4] Miranda, R. C. R., O uso da informação na formulação de ações estratégicas pelas empresas. Ci.
Inf., Brasília, v.28, n. 3, p. 286-292 set/dez. 1999.