Arquivologia
Professor: FRANCISCO CARLOS
Conceito
Antigo: “Depósitos de papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os
direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos estabeleciam ou
reivindicavam direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram
transferidos para museus e bibliotecas” (Paes, 1986, p. 4).
Moderno: “É o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por
um governo, organizado ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por seus sucessores para efeitos futuros”. (Sólon Buck -arquivista
dos EUA).
Finalidade principal
Facilitar a consulta aos documentos pelos usuários (administradores/ pesquisadores), constituindo-se,
portanto, em base do conhecimento da História.
Funções básicas
Guarda
Conservação
Disponibilização
para permitir o acesso aos documentos pelos
consulentes
(função principal)
Armazenar adequadamente os documentos e transmitir com
precisão as informações contidas nos mesmos.
• Ciências auxiliares da Arqueologia
• Diplomática – é o estudo de documentos quanto à sua
autenticidade (o documento é verdadeiro?) e fidedignidade
(possui fé pública), além da sua estrutura formal.
• Paleografia- Técnica que habilita a decifrar documentos
antigos. Estuda a história da escrita e a evolução das letras.
Permite o conhecimento dos materiais (papiro, pergaminho,
papel etc.) e dos instrumento (cálamo, pena etc.) para
escrever. O estudo da Paleografia propicia uma melhor
entendimento dos registros documentais para o resgate de
fatos históricos.
Arquivo corrente ou de primeira idade – guarda documentos
consultados com freqüência, devido ao seu uso
funcional/administrativo/jurídico (ligado à finalidade dos arquivos). Por
isso dizemos que eles possuem valor primário.
Arquivo intermediário ou de segunda idade – guarda documentos
que não são consultados mais com mais tanta freqüência, e que
aguardam a sua destinação final em depósito de armazenamento
temporário, ou seja, se serão permanentemente ou se serão
eliminados após determinado tempo. Também chamado de préarquivo, os documentos ficam alocados geralmente distantes dos
escritórios de trabalho (local afastado). Apesar de menos consultados,
quando houver necessidade precisam estar acessíveis para o
administrador (órgão produtor). Ainda possuem valor primário.
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OBS: O prazo precaucional (precaução) dos conjuntos documentos deverá ser
cumprido nos arquivos intermediários (pressupõe a garantia de direitos).
Arquivo permanente ou de terceira idade (os arquivos propriamente ditos) –
guarda documentos que devem ser conservados definitivamente, por terem
valor histórico ou documental (probatório e informativo) para o Estado e a
sociedade. Tais documentos perderam todo o valor administrativo (vide
esquema mnemônico no 2, abaixo):
Corrente
Intermediário
Permanente
tramita (consulta freqüente)
transitoriedade (consulta não-frequente)
preservados sempre (matéria-prima da história)
• Arquivos correntes – devem estar localizados junto aos
órgãos produtores(nos próprios escritórios ou próximo deles),
a fim de facilitar o acesso aos documentos por eles mesmos
(os administradores).
• Arquivos intermediários – devem estar em locais afastados
dos órgãos que produziram ou receberam os documentos,
devido à manutenção ser mais barata.
• Arquivos permanentes – os pesquisadores são o seu principal
público. Por essa razão, devem estar localizados junto aos
centros culturais ou próximos às universidades, com salas de
consultas bem espaçosas, a fim de receber os usuários em
locais bem acessíveis e num ambiente mais adequado.
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Transferência e recolhimento
Quando um documento passa do arquivo corrente para o intermediário,
dizemos que houve uma transferência de documentos.
Quando um documento passa do arquivo intermediário para o
permanente, dizemos que houve um recolhimento de documentos.
Prazo (aproximado) de guarda dos documentos nos arquivos
Arquivos correntes (setoriais)1 ano gerais ou centrais (continuação da
idade corrente) 5 a 10 anos- Intermediários 20 anos permanentes - a
tempo de existência do documento, e não de sua guarda)25 ou 30 anos, a
contar da data de sua produção ou do fim de seu trâmite.
• Valor primário (ou imediato, ou administrativo) – uso dos
documentos pelo órgão de origem (produtor), baseando-se
nos fins de sua criação.
• Valor secundário (ou permanente, ou de arquivo, ou
mediato) – uso dos documentos pelo órgão produtor e por
terceiros, baseando-se em fins diversos daqueles para os
quais eles foram gerados. O documento é utilizado como
fonte de pesquisa e informação.
Arquivo corrente – valor primário
Arquivo intermediário – valor primário
Arquivo permanente – valor secundário
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Classificação dos arquivos
Quanto à entidade produtora, os arquivos são classificados em:
Públicos
Privados
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Exemplos de arquivos públicos:
Arquivo Nacional (Federal);
Arquivo Público do Distrito Federal, entre outros.
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Exemplos de arquivos privados:
Arquivos pessoais
Arquivos institucionais (de igrejas, instituições de ensino etc.)
Arquivos comerciais de empresas), entre outros.
• Entidades mantenedoras
• Toda organização possui suas próprias características.
De acordo com elas, os arquivos gerado podem ser:
• Públicos – em âmbitos Federal, estadual ou
Municipal.
• Institucionais – escolas, igrejas, associações,
entidades sem fins lucrativos;
• Comerciais – corporações, firmas;
• Familiares ou Pessoais.
• Extensão de sua atuação (abrangência)
•
Setoriais – são os localizados junto aos órgãos operacionais, devido ao
grande número de consulta aos documentos armazenados pelos diversos
setores; descentralizados. Pelo fato de os documentos serem muito
consultados, tais arquivos são considerados correntes. Os arquivos
setoriais podem descartar documentos que não possuem valor
administrativo e jurídico para eles, considerados, por isso, documentos de
guarda eventual.
•
Centrais ou gerais – como o próprio nome sugere, esses arquivos
centralizam as atividades dos arquivos correntes. Recebem os
documentos oriundos dos vários setores integrantes de uma instituição.
•
Natureza dos documentos
Arquivos especais – custodiam documentos de formas físicas distintas, que
merecem tratamento especial no seu armazenamento,
acondicionamento, registro, controle, conservação, entre outros
procedimentos técnicos.
Exs.: slides (diapositivos), filmes, fotografias, discos, mapas, cd-rom etc.
Especializados – custodiam documentos procedentes da experiência do
homem em um campo específico, não importando a forma física
apresentada por eles. Tais arquivos são conhecidos, indevidamente, como
“arquivos técnicos”.
Exs: de engenharia, contábeis, de imprensa, médicos ou hospitalares etc.
• Classificação dos documentos
• Introdução
• Assim como os arquivos, os documentos
também possuem características
diferenciadas. Baseando-se nelas, podemos
classificá-los de acordo com:
• O gênero;
• A espécie;
• A natureza do assunto.
Gênero
O gênero dos documentos está ligado à maneira de representá-los, de acordo com os seus diversos suportes:
manuscritos, datilografados ou impressos.
Textuais –
Cartográficos – documentos em formatos e dimensões variáveis, ligados às áreas de geografia, engenharia e arquitetura.
Exemplos: mapas, plantas e perfis.
Iconográficos – documentos com imagens estáticas.
Exemplos: fotografias (negativos, ampliações etc.), desenhos, gravuras, litogravuras (litografias), cartazes, cartões postais,
estampas, fiapositivos (slides), partituras.
Filmográficos – documentos com imagens em movimento.
Exemplos: filmes, fitas videomagnéticas.
Sonoros – documentos com registros fonográficos.
Exemplos: discos, fitas audiomagnéticas.
Micrográficos – documentos ligados à microfilmagem de documentos
Exemplos: rolos, microfichas, jaquetas, cartões-janela.
Informático – documentos ligados ao computador.
Exemplos: disquetes, discos rígidos, discos ópticos.
• Natureza do assunto
• Quanto à natureza do assunto, os documentos
podem ser caracterizados como:
• Ostendivos ou ordinários – qualquer pessoa pode
consultar o documento (a sua divulgação não
prejudica a instituição).
• Sigilosos – tais documentos são limitados a um
número restrito de pessoas. Por essa razão, devem
ser adotadas medidas especiais de salvaguarda
(segurança, proteção) na sua custódia e
disseminação.
• Quanto ao grau de sigilo, os documentos públicos
podem ser:
• Ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.
• Prazos de duração da classificação dos documentos:
• Ultra-secreto – máximo de 30 anos;
• Secreto – máximo de 20 anos;
• Confidencial – máximo de 10 anos
• Reservado – máximo de 5 anos.
• Obs:Cada período poderá ser renovado por igual
período.
• Tipos de arquivamento
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Horizontal – os documentos são dispostos uns sobre os outros e
arquivados em caixas ou estantes (nos arquivos permanentes ou de
custódia), como também em escaninhos (para documentos do gênero
cartográfico – mapas, plantas).
Obs: Os escaninhos são pequenos compartimentos em gavetas.
Vertical – os documentos são colocados uns ao lado dos outros (lateral) ou
atrás (frontal), possibilitando uma consulta mais ágil, sem precisar retirar
outros documentos. Os documentos são armazenados, geralmente, em
arquivos de aço. Nos arquivos correntes este tipo de arquivamento é o
mais utilizado nos dias de hoje, por ser fácil de ser executado, conservado
e atualizado. Além disso. São mais econômicos e ocupam menor espaço.
• Correspondências
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Definição
De acordo com a terminologia arquivística, correspondência é a comunicação
escrita, recebida (passiva) ou expedida 9ativa), apresentada sob várias formas
(cartas, ofícios, memorandos, entre outras), podendo ser interna ou externa,
oficial ou particular, ostensiva ou sigilosa.
Protocolo
Vimos no primeiro capítulo da presente obra as definições de protocolo existentes
na terminologia arquivística, as quais relembramos abaixo:
Denominação atribuída a setores encarregados do recebimento, registros,
distribuição e movimentação dos documentos e curso.
Denominação atribuída ao próprio número de registro dado ao documento.
Livro de registro de documento recebidos e/ou expedidos.
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O protocolo pode ser dividido em 2 compartimentos:
Recebimento e classificação;
Registro e movimentação.
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• Métodos de Arquivamento
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Divisão
Classes
Os métodos de arquivamento são divididos em duas grandes classes:
Básicos
Padronizados
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Básicos
Podemos dividir os métodos básicos em:
Alfabético (principal elemento a ser considerado num documento: nome)
Geográfico (principal elemento: local ou procedência)
Numérico (principal elemento: número)
Ideográfico (principal elemento: assunto)
• Os métodos Ideograficos podem ser:
• Alfabético (enciclopédico/dicionário)
• Numérico (duplex/decimal/unitermo ou
indexação coordenada)
• Os métodos numéricos podem ser:
• Simples; Cronológico; Dígito-terminal
Os métodos padronizados são:
Variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo.
PADRONIZADOS:
Variadex
Automático
Soundex
Mnemônico
Rôneo
Dica: VASM-R
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Sistemas
Os métodos básicos e padronizados fazem parte de dois grandes sistemas.
Direto
Indireto
Sistema direto
O próprio nome sugere: busca direta ao local de guarda do documento,
sem o auxílio de índice ou quaisquer outros instrumentos de pesquisa.
Exs: métodos alfabéticos e geográfico.
Sistema indireto
Para recuperar o documento é necessário recorrer a um índice alfabético
remissivo ou a um determinado código.
Exs;Método numérico e variadex
Métodos básicos
Alfabético
É o mais simples e prático, desde que o elemento
principalconsiderado seja o nome (arquivamento de nomes =
onomástico). As fichas ou pastas são colocadas em ordem alfabética,
seguindo as “regras de alfabetação”.
Vantagens: Agilidade na recuperação da informação, custo baixo,sistema
direto e de fácil implantação.
Desantagem: Erros mais constantes de arquivamento.
O elemento principal para a recuperação da informação é o local ou
procedência (cidade, estado e país). A busca ao documento é feita de
forma direta.
Vantagens: sistema direto, ordenação alfabética, fácil de usar.
Desvantagem: Uso de duas classificação: local e nome do
correspondente.
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Numérico
Método que pertence ao sistema indireto. A consulta ao documento será
feita de forma indireta, recorrendo-se, sempre, a um índice alfabético
remissiovo – busca primária da informação -, a fim de localizá-lo.
Vantagem: erros reduzidos de arquivamento.
Desvantagem: sistema indireto, exigindo pesquisa aos índices.
Numérico simples: prático, não requer qualquer planejamento inicial. A
pasta é arquivada em ordem numérica. Elabora-se registro em livro ou
fichas, para não acontecer a criação de duas ou mais pastas com o mesmo
número. O documento receberá o no da pasta + um no seqüencial (ordem
de entrada), facilitando, dessa forma, o seu rearquivamento e evitando o
extravio. Pode-se aproveitar o no de uma pasta que venha a vagar. Tal
método aplica-se com freqüência nos arquivos especiais e especializados.
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Numérico cronomógico: mais usado em sistemas de protocolo e adotado
em repartições públicas, as mais variadas. Numera-se os documentos e
não as pastas. Serão arquivados em ordem cronológica e, após por
ordem numérica (data e número). Nesse método, quando se anula um
registro, só se aproveita o no se houver coincidência de datas. Neste
método, cada documento recebe seu próprio no de registro, formando-se
um processo único e disposto em rigorosa ordem numérica.
Numérico digito-terminal: O número é o elemento principal de
identificação. Usado sobretudo quando há um volume grande de
documentos, a fim de se reduzir erros no arquivamento, possibilitando,
assim uma recuperação mais ágil da informação. Estes são divididos em
três grupos, formando pares, e lidos da direita para a esquerda.
Ex: No do dossiê: 983.021 (método numérico simples)
Transformando para o método digito-terminal: 98-30-21, sendo:
21 – grupo primário ou inicial (no da gaveta)
• Ideográfico
• Métodos básicos ideográficos (por assunto):
- Dicionário - Duplex
- Alfabético - Enciclopédico
- Numérico - Decimal e Unitermo
• Variadex
• É o método alfabético, acrescentando cores
(excelente auxiliar mnemônico) às letras. Trabalha-se
com 5 cores diferentes. As cores são atribuídas em
função da 2ª letra do nome de entrada no arquivo.
As guias são coloridas e as notações alfabéticas.
• Soundex
• Usa-se para arquivar nomes, reunindo-se pela
semelhança da pronúncia apesar de a grafia ser
diferente.
• Mnemônico
• Usa-se para codificar os assuntos através da
combinação de letras em lugar de números. As letras
são consideradas símbolos, pelo fato de este
método pretender auxiliar a memória do arquivista,
a fim de possibilitar, de forma mais ágil, a
recuperação da informação.
• Rôneo
• Combina letras, números e cores. Está obsoleto.
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Gestão de documentos
Definição
De acordo com o art. 3º da no Lei 8.159/1991, gestão de documentos é “o
conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua
produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, viando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”.
A gestão cobre toda a vida do documento, desde a sua produção
(nascimento) até a sua destinação final (eliminação ou recolhimento ao
arquivo permanente). Portanto,ela abrange todas as atividades (rotinas)
inerentes às idades “correntes e intermediária”.
Objetivo
Garantir, de maneira eficaz, a produção, administração, manutenção e
destinação de documentos (de forma racional, econômica).
• Fases básicas
• Produção – Os documentos são criados em razão das
atividades especificas de um órgão, evitando-se, dessa forma,
que sejam elaborados os não-essenciais. Assim, diminui o
volume a ser manusseado, facilitando o controle da massa
documental.
• Utilização – Diz respeito ao fluxo documental, sendo
importante conhecer o trâmite correto dos documentos, para
se evitar a burocratização das atividades.
• Destinação de documentos – Fase primordial, pois decide
quais os documentos a serem eliminados ou preservados
Tabela de temporalidade
Instrumento de destinação, aprovado pela
autoridade competente, que determina os
prazos em que os documentos devem ser
mantidos nos arquivos correntes e
intermediários, ou recolhidos aos arquivos
permanentes, estabelecendo critérios para
microfilmagem e eliminação (terminologia).
Arranjo
Na organização de “ arquivos permanentes”, significa ordenar
os documentos em fundos, as séries dentro dos fundos, e, se
for conveniente, os itens documentais dentro das séries.
As tarefas de arranjo são de 2 tipos: intelectuais e físicas. As
primeiras compreendem a análise documental no que tange a
sua forma, conteúdo e origem funcional. As segundas
referem-se à arrumação dos papéis nos locais adequados, seu
empacotamento, entre outras.
O princípio a proveniência deve ser observado na organização
dos arquivos correntes, intermediários e permanentes (ele é
considerado a base da arquivística).
Fundo – Conjunto de documentos de uma
mesma proveniência.Um fundo pode ser
aberto ou fechado. Fundo aberto recebe
novos documentos, pois a entidade produtora
continua em atividade. Fundo fechado não
pode receber acréscimo de documentos,
porque a entidade produtora não se encontra
mais em atividade.
Princípios arquivísticos
Além do princípio da Proveniência, existem outros princípios da Arquivologia.
Destacaremos, de forma resumida, os mais importantes, que são:
Princípio da organicidade –as relações administrativas espelham-se nos
conjuntos documentais.
Princípio da unicidade – os documentos de arquivo preservam seu caráter
único, em função de seu contexto de produção.
Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística – os fundos devm ser
preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição nãoautorizada ou acréscimo indevido.
Princípio da cumulatividade – o arquivo é uma formação progressiva, natural
e orgânica.
Princípio do respeito à ordem original – o arquivo deve conservar o arranjo
dado pela entidade produtora.
Instrumentos de pesquisa
Guia
Serve para orientar os usuários no conhecimento e utilização dos fundos
integrantes do acervo de um arquivo permanente. È o mais abrangente
dos instrumentos de pesquisa,pois utiliza uma linguagem simples, capaz
de atingir pessoas com os mais variados interesses. O guia da aos
pesquisadores uma visão de conjunto dos serviços arquivísticos.
Inventário
As unidades de arquivamento de um fundo ou de uma de suas divisões são
identificadas e descritas de forma sucinta (sumário) ou pormenorizada
(analítico).
O inventário descreve a composição do fundo ou parte dele. O sumário é
de suma importância e deve ser o 1º instrumento a ser criado para os
fundos dos arquivos e provados. O analítico exige pleno conhecimento do
tema a ser descrito.
Catálogo
Criado segundo um critério temático, cronológico, onomástico ou
geográfico, descreve unitariamente os documentos pertencentes a um ou
mais fundos, de forma resumida ou analítica.
Repertório
Descreve, detalhadamente, documentos previamente selecionados,
pertecentes a um ou mais fundos, segundo um critério temático,
cronológico, onomástico ou geográfico.
No repertório há um juízo de valor, determinando a inclusão ou não de
documento específico. Os itens são descritos minuciosamente, cabendo,
como apoio, a apresentação de parte desse instrumento pelo critério
cronológico.
Conservação e restauração de documentos
Um documento deve ser conservado em local apropriado, com temperatura e
umidade baixas, em um local elevado, e acondicionado de maneira adequada.
Principais operações de conservação
Desinfestação, limpeza, alisamento e restauração ou reparo, entre outras.
Desinfestação – combate ou inibe as atividades dos insetos. O método mais
eficiente para combatê-los é a fumigação.
Limpeza – fase posterior à fumigação. Os documentos devem ser limpos com um
pano macio, um aspirador de pó, uma escova adequada.
Alisamento – documentos são passado a ferro.
Restauração – são determinados procedimentos para recuperar documentos em
mau estado físico de conservação. É feita por especialistas dessa área (requer
muito conhecimento desses profissionais).
• Método de restauração
– Banho de gelatina – documento é mergulhado em cola
específica, aumentando a sua durabilidade. Ficam sujeitos
ao ataque dos fundos e dos insetos;
– Tecido – usa-se pasta de amido;
– Silking – tecido mais consistente (musseline de seda), de
alto custo;
– Laminação – folha de papel de seda e outra de acetato de
celulose
– Laminação manual – acetato de celulose em contato com
a acetona;
- Encapsulação – películas de poliéster e fita adesiva
de duplo revestimento
Microfilmagem
Microfilme é o resultado do processo de reprodução
em filme, de documentos, dados e imagens, por
meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes
graus de redução (Decreto no 1.799/1996 –
regulamentada a lei da microfilmagem).
Objetivos
Reduzir o volume documental;
Garantir a sua durabilidade(expectativa de vida: 500
anos
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Vantagens
Economia de espaço;
Redução do volume de papéis e documentos;
Segurança na conservação dos documentos vitais da empresa;
Facilidade de consulta a documentos arquivados;
Durabilidade do suporte;
Complementação de acervos;
Reprodução fiel e exata do documento microfilmado (ás vezes, um
documento encontra-se em mau conservação, já tendo inclusive ocorrido
perda da informação.
Preservação dos documentos originais;
Favorece o sigilo documental.
Desvantagens
Alto custo
É difícil a comparação entre imagens, em um mesmo microfilme.
Automação
O gerenciamento eletrônico dos documentos funciona com softwares e
handwares específicos e usa, geralmente, as mídias ópticas para
armazenamento. A sua finalidade é otimizar e racionalizar a gestão
documental.
Os documentos são preparados, no GED, para serem digitalizados em
“escãners especiais”. Depois de digitalizados, eles são conferidos e
gravados em meios magnéticos ou discos ópticos.
Conceito de Guia
Instrumento de pesquisa destinado à orientação dos
usuários no conhecimento e utilização dos fundos
que integram o acervo de um arquivo
permanente.Sua finalidade é informar sobre o
histórico, a natureza, a estrutura, o período de
tempo, a quantidade de cada fundo integrante do
acervo total do arquivo
Classificação quanto a função da GUIA
- Guia Primária – Indica a primeira divisão de uma
gaveta ou seção de um arquivo;
- Guia Secundária – Indica uma subdivisão da primária;
- Guia Subsidiária – Indica uma subdivisão da secundária;
- Guia Especial – Indica a localização de um nome ou assunto de
grande frequência;
- Guia Fora – É a que tem como notação a palavra fora e indica a
ausência de uma pasta de arquivo.
• Guia Fora – Indica a ausência de uma pasta do arquivo.
• Prazo de empréstimo de um documento arquivistico é de
dez (10) dias, podendo ser renovado por igual período.
• Para facilitar a cobrança e controle dos prazos, usa-se os
arquivos de prosseguimentos ou andamento, conhecidos
como FALLOW-UP – Sistema de vigilância
Valoração de Documentos
Para aplicação dos critérios de avaliação dos
documentos de arquivos, deve-se identificar os seus
valores primários e secundários.
A) Valor Primário – Refere-se ao valor que o
documento apresenta para a consecução dos fins
explícitos a que se propõe tendo em vista seu uso
para fins legais e fiscais
A-1) Valor Administrativa – Valor que possuem os documentos
que testemunham a política e os procedimentos adotados
pelo organismos,no desempenho de suas funções;
A-2) Valor Legal ou Jurídico – Valor que possuem os
documentos que envolvemos direitos a curto ou a longo
prazo,tanto do governo, quanto de terceiros e que possuem
caráter probatório (comprovação).
A-3) Valor Fiscal – Valor que possuem os documentos relativos
a operações e a comprovação de despesas e receitas.
B) Valor Secundário – Refere-se a possibilidade
de uso dos documentos para fins diferentes
daqueles para os quais foram originalmente
criados. O documento passa a ser fonte de
pesquisa e informações para o próprio a
serviço e de terceiros ( informações caráter
histórica ou vital)
Paralelo Entre Arquivo e Biblioteca
• Arquivo
Único exemplar;
Assunto Específico;
Conjunto orgânico;
Doc.administrativo;
Doc.produzido;
Doc.basicamente em
suporte de papel.
• Biblioteca
Objetivo cultural;
Compra, doação ou
permuta;
Peças isoladas;
Vários exemplares;
Órgão colecionador;
Legislação de Arquivo
Professor: Francisco Carlos M. da Conceição
Lei 8.159/91
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como
elementos de prova e informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de
seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em
documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena
de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível
à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos
públicos na forma desta lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de
indenização pelo dano material ou moral
decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo
das ações penal, civil e administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por
órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito
Federal e municipal em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias. Regulamento
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por instituições de caráter público,
por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços
públicos no exercício de suas atividades.
Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes,
intermediários e permanentes.
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que,
mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de
uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse
administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente
preservados.
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e
de caráter público será realizada mediante autorização da instituição
arquivística pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e
imprescritíveis.
CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência
de suas atividades. Regulamento
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público
como de interesse público e social, desde que sejam considerados como
conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento
científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e
social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade
documental, nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá
preferência na aquisição
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas
Art. 17. A administração da documentação pública ou de
caráter público compete às instituições arquivísticas
federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder
Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder
Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os
arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das
Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do
Ministério da Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o
arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o
arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do
Poder Legislativo e o arquivo do Poder
Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do
Poder Executivo e o arquivo do Poder
Legislativo.
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são
organizados de acordo com sua estrutura
político-jurídica.
Disposições Finais
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e
administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente ou considerado como de
interesse público e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos
(Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que
definirá a política nacional de arquivos, como órgão
central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar)
LEI 12.527/11- DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011
Regula o acesso a informações previsto no
inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o
do art.37 e no § 2o do art. 216 da
Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de
11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no
11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos
da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá
outras providências.
Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei
destinam-se a assegurar o direito fundamental de
acesso à informação e devem ser executados em
conformidade com os princípios básicos da
administração pública e com as seguintes diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral e
do sigilo como exceção;
II - divulgação de informações de interesse público,
independentemente de solicitações;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados
pela tecnologia da informação
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência
na administração pública;
V - desenvolvimento do controle social da administração
pública.
Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser
utilizados para produção e transmissão de conhecimento,
contidos em qualquer meio, suporte ou formato;
II - documento: unidade de registro de informações, qualquer
que seja o suporte ou formato;
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à
restrição de acesso público em razão de sua
imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do
Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural
identificada ou identificável;
V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à
produção, recepção, classificação, utilização, acesso,
reprodução, transporte, transmissão, distribuição,
arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação,
destinação ou controle da informação;
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser
conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou
sistemas autorizados;
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido
produzida, expedida, recebida ou modificada por
determinado indivíduo, equipamento ou sistema;
VIII - integridade: qualidade da informação não
modificada, inclusive quanto à origem, trânsito e
destino;
IX - primariedade: qualidade da informação coletada
na fonte, com o máximo de detalhamento possível,
sem modificações.
Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso
à informação, que será franqueada, mediante
procedimentos objetivos e ágeis, de forma
transparente, clara e em linguagem de fácil
compreensão.
CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO
Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público,
observadas as normas e procedimentos específicos
aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo
acesso a ela e sua divulgação;
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade,
autenticidade e integridade; e
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal,
observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade
e eventual restrição de acesso
Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei
compreende, entre outros, os direitos de obter:
I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de
acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada
ou obtida a informação almejada; 3
II - informação contida em registros ou documentos,
produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades,
recolhidos ou não a arquivos públicos;
III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou
entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus
órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha
cessado;
Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado
mediante:
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e
entidades do poder público, em local com condições
apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a
informações;
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas
respectivas unidades;
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a
informações; e
II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à
participação popular ou a outras formas de divulgação.
CAPÍTULO III
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Do Pedido de Acesso
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a
informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por
qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do
requerente e a especificação da informação requerida.
§ 1o Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do
requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.
§ 2o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa
de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios
oficiais na internet.
§ 3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos
determinantes da solicitação de informações de interesse
público.
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou
conceder o acesso imediato à informação disponível.
§ 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na
forma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o
pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias:
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta,
efetuar a reprodução ou obter a certidão;
II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou
parcial, do acesso pretendido; ou
III - comunicar que não possui a informação,
indicar, se for do seu conhecimento, o órgão
ou a entidade que a detém, ou, ainda,
remeter o requerimento a esse órgão ou
entidade, cientificando o interessado da
remessa de seu pedido de informação.
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro
teor de decisão de negativa de acesso, por
certidão ou cópia
Seção II
Dos Recursos
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a
informações ou às razões da negativa do acesso,
poderá o interessado interpor recurso contra a
decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua
ciência.
Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade
hierarquicamente superior à que exarou a decisão
impugnada, que deverá se manifestar no prazo de 5
(cinco) dias.
Seção II
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de
Sigilo
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da
sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de
classificação as informações cuja divulgação ou acesso
irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a
integridade do território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as
relações internacionais do País, ou as que tenham sido
fornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e
organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da
população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira,
econômica ou monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações
estratégicos das Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e
desenvolvimento científico ou tecnológico, assim
como a sistemas, bens, instalações ou áreas de
interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de
altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus
familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem
como de investigação ou fiscalização em
andamento, relacionadas com a prevenção ou
repressão de infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e
entidades públicas, observado o seu teor e em
razão de sua imprescindibilidade à segurança da
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada
como ultrassecreta, secreta ou reservada.
§ 1o Os prazos máximos de restrição de
acesso à informação, conforme a classificação
prevista no caput, vigoram a partir da data de
sua produção e são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
III - reservada: 5 (cinco) anos.
§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do
Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos
(as) serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término
do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.
§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser
estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de
determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo
máximo de classificação.
§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que
defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de
acesso público.
Seção III
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de
informações sigilosas produzidas por seus órgãos e
entidades, assegurando a sua proteção.
§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação
classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que
tenham necessidade de conhecê-la e que sejam
devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem
prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados
por lei.
§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a
obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.
Seção III
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de
informações sigilosas produzidas por seus órgãos e
entidades, assegurando a sua proteção.
§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação
classificada como sigilosa ficarão restritos a pessoas que
tenham necessidade de conhecê-la e que sejam
devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem
prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados
por lei.
§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a
obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.
II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos
titulares de autarquias, fundações ou empresas públicas e
sociedades de economia mista; e
III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos
I e II e das que exerçam funções de direção, comando ou
chefia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e
Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente,
de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou
entidade, observado o disposto nesta Lei.
§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que
se refere à classificação como ultrassecreta e
secreta, poderá ser delegada pela autoridade
responsável a agente público, inclusive em missão
no exterior, vedada a subdelegação.
§ 2o A classificação de informação no grau de sigilo
ultrassecreto pelas autoridades previstas nas
alíneas "d" e "e" do inciso I deverá ser ratificada
pelos respectivos Ministros de Estado, no prazo
previsto em regulamento
§ 3o A autoridade ou outro agente público
que classificar informação como ultrassecreta
deverá encaminhar a decisão de que trata o
art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, a que se refere o art. 35, no
prazo previsto em regulamento.
Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá ser
formalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes
elementos:
I - assunto sobre o qual versa a informação;
II - fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no
art. 24;
III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do
evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art.
24; e
IV - identificação da autoridade que a classificou.
Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo grau
de sigilo da informação classificada.
Seção V
Das Informações Pessoais
Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito
de forma transparente e com respeito à intimidade, vida
privada, honra e imagem das pessoas, bem como às
liberdades e garantias individuais.
§ 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo,
relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem:
I - terão seu acesso restrito, independentemente de
classificação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem)
anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos
legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e
II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso
por terceiros diante de previsão legal ou
consentimento expresso da pessoa a que elas se
referirem.
§ 2o Aquele que obtiver acesso às informações de
que trata este artigo será responsabilizado por seu
uso indevido.
§ 3o O consentimento referido no inciso II do § 1o
não será exigido quando as informações forem
necessárias:
I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa
estiver física ou legalmente incapaz, e para
utilização única e exclusivamente para o tratamento
médico;
II - a realização de estatísticas e pesquisas científicas
de evidente interesse público ou geral, previstos em
lei, sendo vedada a identificação da pessoa a que as
informações se referirem;
III - ao cumprimento de ordem judicial;
IV - à defesa de direitos humanos; ou
V - à proteção do interesse público e geral
preponderante.
Lei da Microfilmagem - Lei 5433/68 | Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968
Art 1º É autorizada, em todo o território nacional, a
microfilmagem de documentos particulares e
oficiais arquivados, êstes de órgãos federais,
estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como
as certidões, os traslados e as cópias fotográficas
obtidas diretamente dos filmes produzirão os
mesmos efeitos legais dos documentos originais em
juízo ou fora dêle.
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a
critério da autoridade competente, ser
eliminados por incineração, destruição
mecânica ou por outro processo adequado
que assegure a sua desintegração.
§ 3º A incineração dos documentos
microfilmados ou sua transferência para
outro local far-se-á mediante lavratura de
têrmo, por autoridade competente, em livro
próprio.
§ 4º Os filmes negativos resultantes de
microfilmagem ficarão arquivados na
repartição detentora do arquivo, vedada sua
saída sob qualquer pretexto.
§ 5º A eliminação ou transferência para outro
local dos documentos microfilmados far-se-á
mediante lavratura de têrmo em livro próprio
pela autoridade competente.
§ 6º Os originais dos documentos ainda em
trânsito, microfilmados não poderão ser
eliminados antes de seu arquivamento.
§ 7º Quando houver conveniência, ou por
medida de segurança, poderão
excepcionalmente ser microfilmados
documentos ainda não arquivados, desde
que autorizados por autoridade competente.
DECRETO Nº 1.799 DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei Nº 5.433, de 8 de maio de
1968, que regula a microfilmagem de
documentos oficiais e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da
atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV
da Constituição, e tendo em vista o disposto
no art. 3º da Lei Nº 5.433 de 8 de maio de
1968,
DECRETA:
Art. 1º - A microfilmagem, em todo o território
nacional, autorizada pela Lei Nº 5.433 de 8 de maio
de 1968, abrange os documentos oficiais ou
públicos, de qualquer espécie e em qualquer
suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos
Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive
da Administração indireta da União, dos estados, do
Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos
particulares ou privados, de pessoas físicas ou
jurídicas.
Art. 3º - Entende-se por microfilme, para fins
deste Decreto, o resultado do processo de
reprodução em filme, de documentos, dados
e imagens, por meios fotográficos ou
eletrônicos, em diferentes graus de redução.
At. 4º - A microfilmagem será feita em equipamentos
que garantam a fiel reprodução das informações,
sendo permitida a utilização de qualquer
microforma.
Parágrafo único – Em se tratando da utilização de
microfichas, além dos procedimentos previstos
neste Decreto, tanto a original como as cópias
terão, na sua parte superior, área reservada à
titulação, à identificação e à numeração seqüencial,
legíveis com vista desarmada, e fotogramas
destinados à indexação
Art. 7º - Na microfilmagem de documentos de
cada série será precedida de imagem de
abertura, com os seguintes elementos:
I – identificação do detentor dos documentos a
serem microfilmados; II – número do
microfilme, se for o caso;
III – local e data da microfilmagem;
IV – registro no Ministério da Justiça;
V – ordenação, identificação e resumo da série de
documentos a serem microfilmados;
VI – menção, quando for o caso, de que a série de
documentos a serem microfilmados é continuação
da série contida em microfilme anterior;
VII – identificação do equipamento utilizado, da
unidade filmadora e do grau de redução;
VIII – nome por extenso, qualificação funcional,
se for o caso, e assinatura do detentor dos
documentos a serem microfilmados;
IX – nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da
microfilmagem.
Art. 8º - No final da microfilmagem de cada
série, será reproduzida a imagem de
encerramento, imediatamente após o último
documento, com os seguintes elementos:
I – identificação do detentor dos documentos
microfilmados;
II – informações complementares relativas ao
inciso V do artigo anterior;
III – termo de encerramento atestando a fiel
observância às disposições deste Decreto;
IV – menção, quando for o caso, de que a série
de documentos microfilmados continua em
microfilme posterior;
V – nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade,
cartório ou empresa executora da
microfilmagem.
Art. 12º - A eliminação de documentos, após a
microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam
sua inutilização, sendo a mesma precedida de
lavratura de termo próprio e após a revisão e a
extração do filme cópia.
Parágrafo único – A eliminação de documentos oficiais
ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela
de temporalidade do órgão, aprovada pela
autoridade competente na esfera de sua atuação e
respeitado o disposto no art. 9º da Lei Nº 8.159, de
8 de janeiro de 1991.
Art. 13º - Os documentos oficiais ou públicos, com
valor de guarda permanente, não poderão ser
eliminados após a microfilmagem, devendo ser
recolhidos ao arquivo público de sua esfera de
atuação ou preservados pelo próprio órgão
detentor.
Art. 14º - Os translados, as certidões e as cópias em
papel ou em filme de documentos microfilmados,
para produzirem efeitos legais em juízo ou fora
dele, deverão estar autenticados pela autoridade
competente detentora do filme original.
Decreto 4915/03 | Decreto nº 4.915 de 12 de
dezembro de 2003
Dispõe sobre o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da
administração pública federal, e dá
outras providências.
Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema,
com a denominação de Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de
gestão de documentos no âmbito dos órgãos e
entidades da administração pública federal.
§ 1o Para os fins deste Decreto, consideram-se
documentos de arquivo aqueles produzidos e
recebidos por órgãos e entidades da administração
pública federal, em decorrência do exercício de
funções e atividades específicas, qualquer que seja
o suporte da informação ou a natureza dos
documentos.
§ 2o Considera-se gestão de documentos, com
base no art. 3o da Lei no 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, o conjunto de
procedimentos e operações técnicas
referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento dos documentos,
em fase corrente e intermediária,
independente do suporte, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda
permanente.
Art. 2o O SIGA tem por finalidade:
I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da
administração pública federal, de forma ágil e segura, o
acesso aos documentos de arquivo e às informações neles
contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
administrativas ou legais;
II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos
de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais
que o integram;
III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de
arquivo;
IV - racionalizar a produção da documentação arquivística
pública;
V - racionalizar e reduzir os custos operacionais
e de armazenagem da documentação
arquivística pública;
VI - preservar o patrimônio documental
arquivístico da administração pública federal;
VII - articular-se com os demais sistemas que
atuam direta ou indiretamente na gestão da
informação pública federal.
Art. 3o Integram o SIGA:
I - como órgão central, o Arquivo Nacional;
II - como órgãos setoriais, as unidades
responsáveis pela coordenação das
atividades de gestão de documentos de
arquivo nos Ministérios e órgãos
equivalentes;
III - como órgãos seccionais, as unidades
vinculadas aos Ministérios e órgãos
equivalentes.
Art. 4o Compete ao órgão central:
I - acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais
do SIGA, a aplicação das normas relacionadas à
gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo
Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
II - orientar a implementação, coordenação e controle
das atividades e rotinas de trabalho relacionadas à
gestão de documentos nos órgãos setoriais;
III - promover a disseminação de normas técnicas e
informações de interesse para o aperfeiçoamento
do sistema junto aos órgãos setoriais do SIGA;
IV - promover e manter intercâmbio de cooperação
técnica com instituições e sistemas afins, nacionais
e internacionais;
V - estimular e promover a capacitação, o
aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem dos
servidores que atuam na área de gestão de
documentos de arquivo.
Art. 5o Compete aos órgãos setoriais:
I - implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de
documentos de arquivo, em seu âmbito de atuação e de
seus seccionais, em conformidade com as normas aprovadas
pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
II - implementar e acompanhar rotinas de trabalho
desenvolvidas, no seu âmbito de atuação e de seus
seccionais, visando à padronização dos procedimentos
técnicos relativos às atividades de produção, classificação,
registro, tramitação, arquivamento, preservação,
empréstimo, consulta, expedição, avaliação, transferência e
recolhimento ou eliminação de documentos de arquivo e ao
acesso e às informações neles contidas;
III - coordenar a elaboração de código de classificação de
documentos de arquivo, com base nas funções e atividades
desempenhadas pelo órgão ou entidade, e acompanhar a
sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus seccionais;
IV - coordenar a aplicação do código de classificação e da tabela
de temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos as atividades-meio, instituída para a administração
pública federal, no seu âmbito de atuação e de seus
seccionais;
V - elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto
no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, e aplicar, após aprovação
do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e
destinação de documentos de arquivo relativos às
atividades-fim;
VI - promover e manter intercâmbio de
cooperação técnica com instituições e
sistemas afins, nacionais e internacionais;
VII - proporcionar aos servidores que atuam na
área de gestão de documentos de arquivo a
capacitação, o aperfeiçoamento, o
treinamento e a reciclagem garantindo
constante atualização.
Art. 6o Fica instituída, junto ao órgão central, a
Comissão de Coordenação do SIGA, cabendo-lhe:
I - assessorar o órgão central no cumprimento de suas
atribuições;
II - propor políticas, diretrizes e normas relativas à
gestão de documentos de arquivo, a serem
implantadas nos órgãos e entidades da
administração pública federal, após aprovação do
Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
III - propor aos órgãos integrantes do SIGA as
alterações ou adaptações necessárias ao
aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão
de documentos de arquivo;
IV - avaliar os resultados da aplicação das
normas e propor os ajustamentos que se
fizerem necessários, visando à modernização
e ao aprimoramento do SIGA.
Art. 7o Compõem a Comissão de Coordenação do
SIGA:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que a
presidirá;
II - um representante do órgão central, responsável
pela coordenação do SIGA, designado pelo DiretorGeral do Arquivo Nacional;
III - um representante do Sistema de Administração
dos Recursos de Informação e Informática - SISP,
indicado pelo Ministro de Estado do Planejamento,
Orçamento e Gestão;
IV - um representante do Sistema de Serviços Gerais - SISG, indicado pelo
Ministro do Planejamento, Orçamento e Gestão;
V - os coordenadores das subcomissões dos Ministérios e órgãos
equivalentes.
§ 1o Poderão participar das reuniões como membros ad-hoc, por
solicitação de seu Presidente, especialistas e consultores com direito a
voz e não a voto, quando julgado necessário pela maioria absoluta de
seus membros.
§ 2o O Arquivo Nacional promoverá, quarenta e cinco dias após a
publicação deste Decreto, a instalação da Comissão de Coordenação do
SIGA, em Brasília, para discussão e deliberação, por maioria absoluta de
seus membros, de seu regimento interno a ser encaminhado pelo órgão
central do SIGA para a aprovação do Chefe da Casa Civil da Presidência
da República.
Art. 8o Deverão ser constituídas nos Ministérios e nos
órgãos equivalentes, no prazo máximo de trinta dias
após a publicação deste Decreto, subcomissões de
coordenação que reúnam representantes dos
órgãos seccionais de seu âmbito de atuação com
vistas a identificar necessidades e harmonizar as
proposições a serem apresentadas à Comissão de
Coordenação do SIGA.
Parágrafo único. As subcomissões serão presididas por
representante designado pelo respectivo Ministro.
Art. 9o Os órgãos setoriais do SIGA vinculam-se
ao órgão central para os estritos efeitos do
disposto neste Decreto, sem prejuízo da
subordinação ou vinculação administrativa
decorrente de sua posição na estrutura
organizacional dos órgãos e entidades da
administração pública federal.
Art. 10. Fica instituído sistema de informações
destinado à operacionalização do SIGA, com a
finalidade de integrar os serviços arquivísticos dos
órgãos e entidades da administração pública
federal.
Parágrafo único. Os órgãos setoriais e seccionais são
responsáveis pela alimentação e processamento
dos dados necessários ao desenvolvimento e
manutenção do sistema de que trata o caput deste
artigo.
Art. 11. Compete ao Arquivo Nacional, como
órgão central do SIGA, o encaminhamento,
para aprovação do Ministro Chefe da Casa
Civil da Presidência da República, das normas
complementares a este Decreto, deliberadas
pela Comissão de Coordenação do SIGA.
MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001
Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil
Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de
Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para
garantir a autenticidade, a
integridade e a validade jurídica de
documentos em forma eletrônica, das
aplicações de suporte e das aplicações
habilitadas que utilizem certificados digitais,
bem como a realização de transações
eletrônicas seguras.
Art. 2º A ICP-Brasil, cuja organização será
definida em regulamento, será composta por
uma autoridade gestora de
políticas e pela cadeia de autoridades
certificadoras composta pela Autoridade
Certificadora Raiz - AC Raiz, pelas
Autoridades Certificadoras - AC e pelas
Autoridades de Registro - AR.
Art. 10º Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os
fins legais, os documentos eletrônicos
de que trata esta Medida Provisória.
§ 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica
produzidos com a utilização de processo de
certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em
relação aos signatários, na forma do art.
131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil.
§ 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro
meio de comprovação da autoria e
integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem
certificados não emitidos pela ICP-Brasil,
desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a
quem for oposto o documento.
Tabela de temporalidade
É o instrumento com o qual se determina o prazo de
permanência de um documento em um arquivo e
sua destinação após este prazo, pois existem
documentos que devem ser guardados por mais
tempo como os relacionados às áreas contábil,
fiscal, financeira e pessoal. Ela é muito utilizada
pelos órgãos públicos, é importante frisar que a
eliminação de documentos de arquivos, devem
obedecer às normas do CONARQ, em destaque os
documentos produzidos por todos os órgãos
integrantes do poder público.
Segundo Wadson Faria, a tabela de temporalidade
documental (TTD) é o instrumento de gestão
arquivística que determina:
A)os prazos em que os documentos devem ser
mantidos no arquivo corrente (setorial);
B)quando devem ser transferidos ao arquivo
intermediário (central);
C)e por quanto tempo devem ali permanecer.
Além disso, a TTD estabelece critérios para a
migração de suporte (microforma,
digitalização etc.) e para a eliminação ou
recolhimento dos documentos ao arquivo
permanente.
Comissão permanente de avaliação de documentos
É necessário que cada organização faça a constituição legal de
sua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.
Dependendo do porte da mesma, poderá haver mais de uma
Comissão.
A comissão permanente de avaliação de documentos tem por
finalidade assessorar à Divisão de Arquivo Geral nas ações e
procedimentos referentes a avaliação documental, também
orientar e realizar a análise, avaliação e seleção da produção
documental produzida e acumulada, deve ser formada por
representantes dos mais importantes setores da instituição.
Características
Tabela de temporalidade documental deve ser vista
como um documento institucional e normativo,
servindo de suporte para questões que se referem a
períodos de permanência de documentos no
arquivo da mesma. Os processos de arquivamento
que não estejam orientados por uma TTD,
necessitam freqüentemente de novas
reorganizações, pois o crescimento em volume
passa a não ter limites, ser descontrolado e
desordenado.
A equipe do arquivo terá que dedicar um tempo
considerável para trabalhos de triagem freqüentes,
pois quanto mais ampla for a TTD, no que diz
respeito a cobertura da massa documental
produzida pela organização, maior será a eficácia da
mesma no processo de arquivamento. A pessoa
responsável pelo processo de arquivamento tem
que ter um conhecimento básico sobre as
ferramentas da TTD para que haja o melhor
funcionamento do arquivo.
Vantagens
São inúmeras as vantagens da aplicação de uma
TTD, como por exemplo, diminuição da ocupação
do espaço físico, agilidade na recuperação da
informação, definições de responsabilidade para
com a gestão dos processos de arquivamento,
diminuição com custos operacionais, controle geral
da massa documental, eficácia sobre a gestão
documental
As organizações devem levar em consideração algumas
orientações práticas para efetivação das TTDs que são as
seguintes: planejar com simplicidade sobre os mecanismos
de execução, a participação de todos da organização para
criação da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos, obtenção de conhecimento sobre a estrutura
funcional da organização, de seu objetivo, ou seja, das
atividades meio e fim, conhecer a tipologia documental
produzida ou recebida pela organização
Plano de Classificação de Documentos
Conceito:
“Para que um arquivo, em todos os estágios de sua
evolução ( corrente, intermediário e permanente)
possa cumprir seus objetivos, torna-se
indispensável a formulação de um plano
arquivístico que tenha em conta tanto as
disposições legais quanto as necessidades da
instituição a que pretende servir” (Marilena Leite
Paes)
a) Para a elaboração desse plano devem ser considerado os
seguintes elementos:
b) Posição do arquivo na estrutura da instituição;
c) Centralização ou descentralização e coordenação dos
serviços de arquivos;
d) Escolha do métodos de arquivamento adequados;
e) Estabelecimento de normas de funcionamento;
f) Recursos Humanos;
g) Escolha das instalações e do equipamento;
h) Constituição de arquivos intermediários e permanentes;
i) Recursos Financeiros.
Produção do arquivo na estrutura da instituição:
Embora não se possa determinar, de forma
generalizada, qual a melhor posição do órgão de
arquivo na estrutura de uma instituição,
recomenda-se que esta esteja a mais elevada
possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a
um órgão hierarquicamente superior, tendo em sua
vista que irá atender a setores e funcionários de
diferentes níveis de autoridade.
Centralização ou descentralização e coordenação
serviços de arquivo.
Ao elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a
ser definido diz respeito à centralização ou à
descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. È
importante esclarecer de imediato que a descentralização se
aplica apenas à fase corrente dos arquivos. Em suas fases
intermediária e permanente, os arquivos devem ser sempre
centralizados, embora possam existir depósitos de
documentos fisicamente separados
Centralização:
Por sistema centralizado de arquivo correntes
entende-se não apenas a reunião da documentação
em um único local, como também a concentração
de todas as atividades de controle – recebimento,
registro, distribuição, movimentação e expedição –
de documentos de uso corrente em um único órgão
da estrutura organizacional, frequentemente
designado como Protocolo e Arquivo,
Comunicações e Arquivo, ou outra denominação
similar.
Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um
sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento
mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores
responsabilidades de padronização de normas e
procedimentos, nítidas delimitação de
responsabilidades, constituição de conjuntos
arquivísticos mais completos, redução dos custos
operacionais, economia de espaço e arquivamento.
Descentralização
O bom senso indica que a descentralização deve
ser estabelecida levando-se em consideração as
grandes áreas de atividades de uma instituição.
A descentralização dos arquivos correntes obedece
basicamente a dois critérios:
a) Centralização das atividades de controle (
protocolo ) e descentralização dos arquivos;
b) descentralização das atividades de controle (
protocolo) e dos arquivos.
Quando se fala em atividades de controle está-se
referindo àquelas exercidas em geral pelos órgãos
de protocolo e comunicações, isto é: recebimento,
registro, classificação, distribuição, movimentação e
expedição dos documentos correntes.
A descentralização das atividades de controle
(protocolo) e dos arquivos. Este sistema só deverá
ser adotado quando puder substituir com vantagens
relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou
parcialmente descentralizados.
O sistema consiste em descentralizar não
somente os arquivos, como as demais
atividades de controle já mencionadas
anteriormente, isto é, os arquivos setoriais
encarregar-se-ão, além do arquivamento
propriamente dito, do registro, da
classificação, da tramitação dos documentos.
A opção pela centralização ou descentralização não deve ser
estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas
fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito
conhecimento da estrutura da instituição à qual o arquivo irá
servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos,
a localização física de suas unidades administrativas, suas
disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim,
devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a
definição da melhor política a ser adotada.
Coordenação:
Para que os sistemas descentralizados
atinjam seus objetivos com rapidez,
segurança e eficiência é imprescindível a
criação de uma Coordenação Central,
tecnicamente planejada, que exercerá
funções normativas, orientadoras e
controladas.
A coordenação terá por atribuições:
a) Prestar assistência técnica aos arquivos setoriais;
b) Estabelecer e fazer cumprir normas gerias de
trabalho, de forma e manter a unidade de operação
e eficiência do serviço dos arquivos setoriais;
c) Determinar normas específicas de operação, a fim
de atender às peculiaridade de cada arquivo
setorial;
d) Promover a organização ou reorganização dos
arquivos setoriais, quando necessário;
e) Treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos
setoriais ,tendo em vista a eficiência e a unidade de
execução de serviços;
f) Promover reuniões periódicas com os encarregados
dos arquivos setoriais para exames, debate e
instruções sobre assunto de interesse dos sistema
de arquivos.
Escolha de métodos de arquivamento
A importância das etapas de levantamento e análise
se faz sentir de modo marcante no momento em
que o especialista escolhe os métodos de
arquivamento a serem adotados no arranjo da
documentação corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um único
método, pois há documentos que devem ser
ordenados pelo assunto, nome, local, data ou
número.
Entretanto, com base na análise cuidadosa
das atividades da instituição, aliada à
observação de como os documentos são
solicitados ao arquivo, é possível definir-se
qual o método principal a ser adotado e
quais seus auxiliares.
Estabelecimento de normas de funcionamento.
Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e
mantenham uniformidade de ação é imprescindível que
sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não
só do arquivo em seus diversos estágios de evolução, como
também do protocolo, uma vez que esse serviço é, na
maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos
trabalhos de arquivo
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de
implantação, irão, juntamente com modelos e formulários,
rotinas, códigos de assuntos e índices, integrar o Manual de
Arquivo da Instituição.
Recursos Humanos
Formação e Regulamentação Profissional:
O arquivo possui, atualmente, importância capital
em todos os ramos da atividade humana. No
entanto, ainda é bastante comum a falta de
conhecimentos técnicos por parte das pessoas
encarregadas dos serviços de arquivamento, falta
essa que irá influir, naturalmente, na vida da
organização.
Uma das vantagens da técnica de arquivo é
capacitar os responsáveis pelo arquivamento
para um perfeito trabalho de seleção dos
documentos que fazem parte de um acervo,
ou seja, separação dos papéis que possuem
valor futuro, contendo informações valiosas,
dos documentos inúteis.
Um serviço de arquivo bem organizado possui valor
inestimável. È a memória viva da instituição, fonte e
base de informações, oferece provas das atividades
institucionais; aproveita experiências anteriores, o
que evita a repetição, simplifica e racionaliza o
trabalho.
Para que se atinjam esses objetivos, torna-se
necessária a preparação de pessoal especializado
nas técnicas de arquivo.
Escolha das Instalações e Equipamentos:
De igual importância pra o bom desempenho das
atividades de arquivamento é a escolha do local
adequado, quer pelas condições físicas que
apresente iluminação, limpeza, índices de umidade,
temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz
de conter o acervo e permitir ampliações futuras.
Da mesma forma, a escolha apropriada do
equipamento deverá merecer a atenção
daqueles que estão envolvidos com a
organização dos arquivos.
Considera-se equipamento o conjunto de
materiais de consumo e permanente
indispensáveis do trabalho arquivístico.
Atributos:
Para o bom desempenho das funções dos
profissionais de arquivo, são necessárias, além de
um perfeito conhecimento da organização da
instituição em que se trabalha e dos sistemas de
arquivamento, as seguintes características: saúde,
habilidade em lidar com o publico, espírito
metódico, discernimento, paciência, imaginação,
atenção, poder de análise e de crítica, poder de
síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e
entusiasmo pelo trabalho.
Material de Consumo:
Material de consumo é aquele que sofre
desgaste a curto ou médio prazo.São as
fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção
e outros;
Material permanente é aquele quer tem grande
duração e pode ser utilizado várias vezes
para o mesmo fim. Na sua escolha, além do
Tipo e tamanho dos documentos, deve-se
levar em conta os seguintes requisitos:
a)Economia de espaço ( Aproveitamento máximo
móvel e mínimo de dependência );
b)Conveniência do serviço ( Arrumação racional);
do
c)Capacidade de expansão ( previsão de
atendimento a novas necessidades;
d)Invulnerabilidade ( Segurança );
e)Distinção (Condições estéticas);
f)Resistência (Conservação)
Constituição de Arquivos Intermediários e
Permanentes
Toda organização, seja ela pública ou privada, de
pequeno, médio ou grande portes, acumula através
dos tempos um acervo documental que, mesmo
depois de passar por fases de análise, avaliação e
seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para
fins administrativos e fiscais, seja por exigências
legais, ou ainda por questões meramente histórica.
Nenhum plano de arquivo estaria completo se não
previsse a constituição do arquivo permanente,
para onde devem ser recolhidos todos aqueles
documentos considerados vitais.
Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários,
estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a
sua real necessidade.
Em geral, existem em âmbito governamental, em
face do grande volume de documentação oficial e
de sua descentralização física.
As entidades e empresas de caráter privado
dificilmente necessitam desse organismo, salvo no
caso de instituições de grande porte, com filiais,
escritórios, representações ou similares, dispersos
geograficamente e detentores de grandes volumes
de documentação.
Recursos Financeiros
Outro aspecto fundamental a ser considerado
diz respeito aos recursos dos disponíveis não
apenas para instalação dos arquivos, mas,
sobretudo, para sua manutenção.
Elaboração do projeto de arquivo
Considerados todos os elementos descritos, o especialista
estará em condições de elaborar o projeto de organização, a
ser dividido em três partes:
a)A Primeira constará de uma síntese da situação real
encontrada;
b)A segunda, de análise e diagnóstico da situação;
c)A terceira será o plano propriamente dito, contendo as
prescrições, recomendações e procedimentos a serem
adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a
implantação.
Implantação e acompanhamento – Manuais de
Arquivo.
Principais elementos que devem constituir os
manuais de arquivo:
a)Apresentação, objetivos e abrangência do manual;
b)Informações sobre os arquivos da instituição, suas
finalidades e responsabilidades, ssua interação e
subordinação
c)Organograma e fluxograma;
d)Conceitos gerais de arquivo, definição das
operações de arquivamento, terminologia;
e)Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos
e formulários utilizados, planos de classificação
de documentos com seus respectivos códigos e
índices;
f)Tabelas de temporalidade de documentos, que,
pela sua amplitude, podem ser apresentadas em
separado.
Recomenda-se que a fase de implantação seja
precedida de uma campanha de sensibilização que
atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos.
Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual
deverá ser periodicamente revisto e atualizado, a
fim de atender às alterações que surgirem em
decorrência da evolução da própria instituição.
Protocolo
Entende-se por protocolo o conjunto de operações
visando ao controle dos documentos que ainda
tramitam no órgão, de modo assegurar a imediata
localização e recuperação, garantindo, assim o cesso
à informação. A atividade de protocolo é típica da
fase corrente,pois é quando os documentos
tramitam bastante.
O protocolo realiza as seguintes atividades
de rotina:
A)Recebimento e Classificação:
►Receber as correspondências;
►Separar a correspondência oficial da particular;
►Distribuir a correspondência particular;
►Separar a correspondência oficial de caráter
ostensivo da de caráter sigiloso
►Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos
destinatários;
►Abrir a correspondência ostensiva;
►Tomar conhecimento da correspondência pela leitura,
verificando a existência de antecedentes;
►Interpretar e classificara correspondência, com base no código
de assuntos adotado, se for o caso;
►Apor carimbo de protocolo – numerador/datador , sempre
que for possível, no canto superior direito do documento –
processo de autuação;
B)Registro e Movimentação:
► Preparar a ficha de protocolo em duas vias, anotando:
número de protocolo; data de entrada; procedência;
espécie, número e data do documento; código e
resumo do assunto; primeira distribuição;
► Arquivar as fichas de protocolo, em ordem numérica;
► Receber dos vários setores os documentos a serem
redistribuídos; anotar nas respectivas fichas
(numéricas) o novo destino;
► Encaminhar os documentos aos respectivos destinos,de
acordo com despacho de autoridade competente
C)Expedição:
► Receber a correspondência ( original, envelope e
cópias em quantidade a serem determinadas);
► Verificar se não faltam folhas ou anexos;
► Numerar e completar a data, no original e
nas cópias;
► Separa o original das cópias;
► Expedir o original, com os anexos se for
o caso, pelo meio mais conveniente
(ECT, malote, etc);
► Encaminhar as cópias, acompanhadas
dos antecedentes dos que lhe deram
origem, ao setor de arquivamento, isto é,
ao arquivamento propriamente dito.