Reunião de SAFs
Julho/2014
Responsabilidades do SAF
- Coordenar a execução das atividades de caixa, orientando quanto a
procedimentos e normas;
- Interpretar, aplicar e fazer aplicar a legislação, normas, manuais e
regras;
- Realizar atividades administrativas de gestão de pessoas
(programação de férias, controle de ponto, etc.);
- Responder pelos serviços de tesouraria (acesso controlado ao
cofre, controle de saldo devedor, abertura, fechamento e
monitoramento de caixas, prevenção de fraudes);
- Realizar gestão do numerário da Agência (caixas e cashs);
- Responder pelo controle e movimentação de imobilizado;
- Controlar os pagamentos de despesas da agência e acompanhar o
cumprimento do orçamento;
Responsabilidades do SAF
- Controlar o estoque e inventário de talões de cheques;
- Cumprir normas técnicas e de segurança;
- Responsabilizar-se pelo atendimento da formalística necessária
aos produtos e serviços comercializados;
- Coordenar a bateria de caixas com foco na agilidade e qualidade
de atendimento (principalmente em dias de pico);
- Coordenar a execução de correções e melhorias das auditorias;
- Participar do comitê de crédito da agência, além de ser
responsável pelo controle quanto a classificação de risco das
operações, desbloqueio de cheques, liberação de empréstimos e
controle de recuperação de créditos (inadimplentes e em
prejuízo);
- Nos casos de ausência do Gerente de Agência será o substituto
emediato;
Responsabilidades do SAF
- Informar proativamente os órgãos superiores da
Cooperativa sobre indícios de irregularidades e
não conformidades as normas, manuais e regras
que disciplinam o funcionamento da
Cooperativa;
Questionário para Discussão
1)
Quais as dificuldades encontradas no trabalho de SAF?
2)
Qual os principais pontos que no seu entendimento
precisaríamos mudar com maior agilidade?
3)
Como avalio meu conhecimento de todo o processo
operacional da Agência (conhecimento e operacionalização
de produtos e serviços)?
4)
Como está o alinhamento com o Gerente da Agência e
demais colaboradores no repasse e assimilação das
mudanças que vem ocorrendo?
Grupo 1: Baia Sul – Beira Mar – Garopaba
Grupo 2: Tenente Silveira – Gama D’eça – Madre Benvenuta
Grupo 3: São José – Palhoça - Estreito
Auditoria Operacional
Delimitação
• Período da auditoria: 16/06 a 07/07/2014
• Data base da análise documental: 30/05/2014
• Visita na Unidade Administrativa e nas Agências Ten.
Silveira, São José, Garopaba, Estreito e Gama D’Eça
• Analisados 81 itens do escopo
• Analisados 64 dias de movimento, contemplando todas as
Agências.
Auditoria Operacional
Evolução das Ocorrências
• 2013 – 70 apontamentos – 42 verificações – 100% das Agência*
• 2012 – 58 apontamentos – 102 verificações – 100% das Agências
• 2011 – 52 apontamentos – 73 verificações – 100% das Agências
* Foram analisados os documentos de todas as Agências, através de análise documental realizada na UA.
Auditoria Operacional
Apontamentos por Agência
Auditoria Operacional
Descrição dos Apontamentos
• Atraso no envio dos movimentos
– Palhoça, Baia Sul, Garopaba, Beira Mar, Trindade, São José e Estreito
• Documentos enviados com atraso
– Todas as Agências
• Procuradores fora do prazo de validade com atribuição de poderes
– 100 ocorrências ativas
• Procuradores que não representam a Unicred ou a respectiva PJ
• Procurações de vários funcionários Unicred, qualificando como
bancários
Auditoria Operacional
Descrição dos Apontamentos
• Fragilidade nos encerramentos de c/c
– Ausência de assinatura na ficha matrícula cooperado / diretoria
• Transferências com fragilidade de formalística
– Autorização de Agências
– E-mail ou telefone
– Assinaturas divergentes / não solidárias
• Cheque pago com assinatura divergente / não solidária
• Requisição de talões com assinaturas divergentes
• Funcionários operando em caixa sem receber quebra
Auditoria Operacional
• Títulos pagos a terceiros sem autorização
• Títulos pagos sem a devida formalística
Auditoria Operacional
Descrição dos Apontamentos
• Organização das Agências
Auditoria Operacional
1) Na sua percepção o que está ocorrendo para termos esse
cenário?
2) O que precisamos fazer para mudar esse contexto?
Alterações Manual Cadastro
Alterações Manual Cadastro
Alterações Manual Cadastro
Alterações Manual Cadastro
Alterações Manual Cadastro
Inadimplência
Inadimplência
Posto
0- Ag Tenente Silveira
1-Ag. São José
2-Ag. Beira Mar
3-Ag. Madre Benvenuta
4-Ag. Palhoça
5-Ag. Baía Sul
6-Ag. Garopaba
7-Ag. Estreito
8-Ag. Gama Deca
Inadimplência Total
Meta
01/2014
0,28%
0,49%
8,28%
6,14%
1,33%
0,63%
0,12%
0,58%
1,94%
1,87%
2,00%
02/2014
0,23%
1,25%
8,48%
22,35%
1,20%
0,59%
0,23%
0,78%
1,97%
3,44%
2,00%
Garopaba: Vidraçaria Central GAROPABA
Estreito: Radar
03/2014
1,00%
1,22%
8,34%
0,72%
1,29%
0,60%
1,06%
2,46%
1,51%
1,57%
2,00%
04/2014
0,35%
0,51%
9,84%
0,76%
1,05%
0,62%
1,37%
9,41%
1,58%
2,26%
2,00%
05/2014
0,30%
1,71%
2,19%
0,92%
0,70%
0,59%
1,45%
9,31%
1,13%
1,97%
2,00%
06/2014
0,33%
1,61%
1,98%
1,06%
0,76%
0,85%
2,15%
2,65%
1,63%
1,35%
2,00%
Adiantamento a Depositante
Posto
0-Ag. Tenente Silveira
1-Ag. São José
2-Ag. Beira Mar
3-Ag. Madre Benvenuta
4-Ag. Palhoça
5-Ag. Baía Sul
6-Ag. Garopaba
7-Ag. Estreito
8-Ag. Gama Deca
Total
Depósito a Vista
14.449.627,51
6.419.996,63
4.524.131,23
4.301.123,45
3.076.839,91
4.764.520,49
1.175.731,58
2.426.484,64
20.335.760,96
61.474.216,40
Adiantamentos
a Depositante
75.750,09
64.465,72
3.650,58
52.721,43
9.878,01
4.449,15
114.998,76
130.120,31
112.775,66
568.809,71
%
0,52%
1,00%
0,08%
1,23%
0,32%
0,09%
9,78%
5,36%
0,55%
0,93%
Provisão de Crédito
Provisão de Crédito
PROVISÃO 2014
TOTAL
0 - TS
1 - SJ
2 - BM
3 - TR
AGÊNCIA
4 - PH
5 - BS
6 - GP
7 - ES
8 - GD
-5.572,54 -634.200,05
JANEIRO FECH
-720.566,61
-63.800,66
29.052,36
-13.203,86 -329.595,72
-7.324,85
320.060,62
-15.981,91
FEVEREIRO FECH
-1.782.300,82
-54.474,35
-86.743,66
-21.913,58 -608.064,19
-76.225,36
-44.631,62
-48.959,09 -389.900,47 -451.388,50
694.922,40 -133.471,78
-30.634,10
8.748,48 1.396.526,23
-16.662,33
7.668,86
-15.504,70 -241.999,36 -279.748,90
-60.428,62 -121.781,92
-29.443,22 -1.072.289,08
-22.871,04
-62.185,61
26.264,52
-5.997,23 -127.604,59
-1.727,12
-14.145,38 -109.677,52
-47.978,44
-2.102,82
-2.616,82 -143.150,66
5.021,12
MARÇO FECH
ABRIL FECH
-1.634.878,46
MAIO FECH
-456.556,65
-85.718,57
-89.972,32
JUNHO FECH
59.640,37
89.715,88
-76.251,96
JULHO 1ª PRÉVIA
-1.549.051,91
58.825,99 -108.858,73
JULHO 2ª PRÉVIA
-1.242.426,74
90.269,82
22.012,01
428.168,76 -225.985,39
-11.783,50
-96.883,53
-8.305,57 -133.791,35
-13.157,74
-4.673,10
42.976,64 -304.182,51
7.982,91 -105.125,69 -408.590,01 -295.635,22 -588.984,13
12.720,94
-6.850,97 -579.406,03 -288.109,15 -350.966,44
Inadimplência
1) Como está sendo realizado o acompanhamento da
Inadimplência e Adiantamento?
2) Quais as ações estão sendo realizadas na agência para
diminuir esses índices?
Grupo 1: Baia Sul – Beira Mar – Garopaba
Grupo 2: Tenente Silveira – Gama D’eça – Madre Benvenuta
Grupo 3: São José – Palhoça - Estreito
Ouvidoria
Ano
2013
2014
Evolução
Tipo
Procedente
Improcedente
Janeiro Fevereiro Março
Abril
2
2
1
6
3
9
13
12
50,00% 350,00% 1200,00% 100,00%
Maio
Janeiro Fevereiro Março
2
5
11
1
4
2
Maio
Abril
Mês de Julho: Já temos 8 Ouvidorias abertas
10
2
Junho
4
2
-50,00%
2
2
0,00%
Junho
4
0
2
0
Ouvidoria
Compensação de Documentos
Compensação de Documentos
Gestão Caixas
- Monitoramento de Autenticações
* Qual o tipo de gestão realizado atualmente dos Caixas?
-
Fechamento;
Autenticações/Produtividade;
Revezamento de atividades;
Malotes;
Cash;
Auxilio outras atividades.
Utilização dos canais de
Auto Atendimento
Junho/2014
Contas com movimentação – (IB) Internet Banking
Contas sem movimentação
8855
7031
6144
1491
1700
Oeste e Serra
Sul Catarinense
3430
Florianópolis
Contas com movimentação
7600
2815
Litoral Norte
5052
1474
Blumenau
1098
418
Coomarca
Proporção de Saques
Caixa
Unicash
915
2360
2230
1519
1496
1797
2251
3915
1767
788
Florianópolis
Oeste e Serra
Sul Catarinense
Litoral Norte
Blumenau
Contas com movimentação - Unicash
Contas com movimentação
Blumenau
368
Litoral Norte
Contas sem movimentação
6158
1822
8593
Sul Catarinense
955
6889
Oeste e Serra
942
7580
Florianópolis
1113
11172
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
Autenticações – Caixa Vs. Canais (IB + Cash)
Autenticações
Canais (IB+ Cash)
100%
90%
80%
44.22%
55.25%
70%
67.82%
59.13%
45.54%
68.94%
60%
50%
40%
30%
55.78%
44.75%
20%
32.18%
40.87%
54.46%
31.06%
10%
0%
Florianópolis
Oeste e Serra
Sul Catarinense
Litoral Norte
Blumenau
Coomarca
Contas com movimentação por Agência - IB
Contas sem movimento
73.37%
69.23%
26.63%
30.77%
Agência Tenen. Agência São
Silv.
José
74.72%
25.28%
Contas com movimento
68.76%
64.92%
31.24%
35.08%
Agência Beira Agência Madre
Mar
Benvenuta
Agência
Palhoça
Florianópolis
72.26%
70.37%
66.86%
27.74%
29.63%
33.14%
Agência Baía
Sul
Agência
Garopaba
Agência
Estreito
76.41%
23.59%
Agência Gama
Deça
Contas com movimentação por Agência - Unicash
Contas sem movimentação
89.56%
93.87%
10.44%
6.13%
Agência
Centro
Agência
São José
Contas com movimentação
88.75%
89.12%
93.07%
11.25%
10.88%
6.93%
Agência
Beira Mar
Agência
Madre
Benvenuta
Agência
Palhoça
Florianópolis
85.51%
14.49%
Agência
Baía Sul
91.42%
91.83%
91.48%
8.58%
8.17%
8.52%
Agência
Garopaba
Agência
Agência
Estreito Gama Deça
Arquivo de Documentos
Agências Piloto: Madre Benvenuta e Baia Sul
Estamos em processo de orçamento para
contratação de empresa para digitalização de
todos os cadastros não digitalizados;
Procedimentos/Alinhamentos
- Pagamento via Caixa;
- Agendamentos; ( O que fazer quando
agendamentos via Caixa – Novo Módulo);
não
tiver
mais
- Centralização de demandas SAF x Utilização SGD;
- Dúvidas sobre o processo de Adm. de Pessoal via smartshare;
- Avisar ao Dpto Pessoal quando estiver próximo de colaborador
tirar licença maternidade;
-
Caso tenham centralizações de c/c urgente ligar para a Rafaela,
mas não fazer as alterações nos sistemas (SIGAS, SOP, etc);
-
Cumprimento de Normativos;
-
Explicação ao Cooperado das mudanças que estão ocorrendo
Procedimentos/Alinhamentos
- Gestão de Erros na agência;
Portal
Acesso ao Portal