DISTRIBUIÇÃO PROPORCIONAL DE TAREFAS
DIVISÃO DE REDAÇÃO LEGISLATIVA E PARLAMENTAR
-DIVRED-
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JUSTIFICATIVA
• importância da distribuição proporcional de tarefas para qualquer setor da
CMBH;
• forma justa
servidores aptos a desempenhar as mesmas atribuições;
• motivação e interação entre os servidores;
• evitar a distribuição desproporcional ou inexistente ->desmotivação;
servidor mais ágil sobrecarregado (tirar do outro a possibilidade de fazer).
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Divisão de Redação Legislativa e Parlamentar – DIVRED
ATRIBUIÇÕES
• elaborar, revisar, digitalizar, publicar (intranet, internet, DOM) atas de evento
oficial;
• alimentar o Sistema de Informações Legislativas – SIL
• elaborar pronunciamentos;
• prestar assessoramento de redação sob demandas de consultoria legislativa;
• elaborar redação final de projetos em conjunto com a DIVAPC;
• revisar texto a ser promulgado pela Mesa ou pelo Presidente e outros
documentos oficiais;
• preparar termo de posse de vereador, prefeito e vice-prefeito.
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COMPOSIÇÃO
• 5 redatores
• 11 técnicos legislativos (redatores de atas)
• 2 estagiários
DIAGNÓSTICO ANTERIOR
• Sempre houve distribuição de tarefas, de uma forma quase equânime, por
tipo de reunião entre os redatores de atas;
• Não havia distribuições de tarefas por tipo entre os redatores;
• Gestão participativa: sempre houve demanda (grupo ou chefia) para
discussão de problemas recorrentes;
• Por não haver registro escrito do fluxo, era alto o risco de se realizar etapas
na execução da tarefa.
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EVOLUÇÃO
• Planilhas de controles, registro das decisões do grupo e formulário contendo o
fluxo de tramitação da ata no setor;
• Planilhas de controle: tarefas agrupadas por tipo, horário e complexidade;
• Transparência (controles e regras à disposição de todos);
• Comunicação (informações, inclusive a escala semanal de reuniões
mail).
por e-
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MODELO
Redator 1
Redator 2
PARÂMETROS
• ata de audiência pública: 2h30min por ata
• redação inicial: 2 (dois) projetos por turno de 6 horas
• redação final: 2 (dois) projetos por turno de 6 horas
Consultoria de
conteúdo
Ofícios
Revisão
/Redação de
textos
Discursos
Veto/ Sanção
Tácita
Redação final
Consultoria de
forma e redação
de emendas
Ata de Reunião
Solene
Ata de Reunião
Especial
Ata de Audiência
/Relatório de
visitas - Ata de
Plenário c/
quorum
Ata de Plenário s/
quórum
Ata de Comissão
Redator
Controle de tarefas por redator
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MODELOS
Para todas as situações e tipos de reunião – depende do horário e da
complexidade da tarefa.
- Reunião de comissão - sem audiência
- CPI
- Plenário
- Reunião especial e audiência pública (diurna)
- Reunião especial (discussão de assunto relevante) e audiência pública – noturna
- Reunião especial e audiência pública - fim de semana/feriado
- Reunião solene – noturna
- Reunião solene – fim de semana/feriado
- Registro de evento
- Reunião fora da câmara – diurna
- Reunião fora da câmara – noturna
- Reunião de comissão (s/audiência) – fim de semana/feriado
- Apoio/participação em seminário e fórum metropolitano
- Reunião solene/especial (comemorativa) – diurna
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MANHÃ
Nome/Nº de
reuniões
Servidor 1
135
136
137
138
139
140
141
142
143
17/9/08
22/9/08
29/9/08
6/10/08
6/10/08
6/10/08
9/10/08
9/10/08
9/10/08
Servidor 2
15/9/08
18/9/08
24/9/08
29/9/08
29/9/08
1/10/08
20/10/08
21/10/08
3/11/08
TARDE
Nome/Nº de
reuniões
Servidor 1
135
136
137
138
139
140
141
142
143
17/9/08
22/9/08
29/9/08
6/10/08
6/10/08
6/10/08
9/10/08
9/10/08
9/10/08
Servidor 2
15/9/08
18/9/08
24/9/08
29/9/08
29/9/08
1/10/08
20/10/08
21/10/08
3/11/08
Ata correção Plenário
Nome/Tarefa
Servidor 1
9
2
8
7
20
Servidor 2
15
3
14
11
153
1
2
2
1
2
1
Diversos
realização de pesquisa de
equipamentos e temas
Redação de Regras p/ o Setor
Requisição de material
Apoio à revisora
Previsão de reunião
Impressão agenda pautas
protocolo de documento
conferir dom/ data no SIL
Envio resumo dom
Atualização de pastas
Ata aprovada
Ata internet/ data aprov.sil
Ata intranet/ data dist. sil/
carimbar
Ata correção
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CONTROLE DE TAREFAS ADMINISTRATIVAS
MANHÃ
17
47
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Controle de Férias/Folgas/Faltas - DIVRED - atualizado em X/X/08
Servidor
Folgas/Férias (dias)
Horas adquiridas
Faltas em Horas
Faltas em dias
Total
Agendamento de férias/folgas/alterações de horários
Servidor
Período que pretende ausentar-se
Motivo
Data Agendamento
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ACOMPANHAMENTO DO PROCESSO DE
REDAÇÃO DE ATAS
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EXEMPLOS DE REGRAS DELIBERADAS PELO GRUPO
1) A reunião especial (discussão de assunto relevante) e audiência pública
noturna pertencem ao grupo de reuniões “fora do horário – dia de semana”;
2) É facultado ao Redator de Atas participar da escala desse grupo de reuniões; no
entanto, caso decida pela participação, fica obrigado a participar da escala de todas
as demais reuniões constantes desse grupo de reuniões;
3) Caso um redator de atas deseje ingressar nessa escala, o seu ingresso se dará no
número (coluna – Nº de Atas) em que a maioria dos redatores de atas estiver;
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REGRAS
• quando o redator receber uma consultoria registrada inicialmente como de
forma, mas seu trabalho resultar em uma consultoria de conteúdo, informará o
fato à chefia, que fará a alteração pertinente no controle;
• no caso de tarefa que exija extraordinário volume de tempo de um redator, este
informará o tempo gasto à chefia, que fará a conversão numérica, no controle da
seguinte forma:
dividirá o número de horas gastas na tarefa por 6, multiplicará o
resultado pelo fator correspondente à tarefa, dividirá este produto por 2 e lançará
o quociente na respectiva tarefa, para o redator em questão;
lançará, para as demais tarefas desse redator, um número tal que
represente a metade do total que faltaria para que o redator alcançasse
numericamente os outros redatores, em cada tarefa;
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Procedimentos:
1) verificar, na tabela, quais os redatores de ata poderiam ser escalados
para a Reunião;
2) consulta entre os redatores que se enquadrem no procedimento previsto
no item 1 sobre o interesse em fazer a reunião;
3) sorteio entre os interessados e conseqüente retirada deste para o próximo
sorteio (até o fim da rodada);
4) caso não haja interessados, será feito o sorteio entre os que ainda não
tiverem feito audiência ou especial (naquela rodada) e o sorteado será
responsável pela reunião sob pena de perder o direito a fazer duas reuniões
solenes em dia de semana;
5) caso não compareça à reunião a que estiver escalado, o Redator perderá o
direito de participar da escala de duas reuniões solenes noturnas; ficará,
ainda, obrigado a redigir a Ata daquela Reunião.
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VANTAGENS
• motivação e interação
• distribuição justa de tarefas (perfil e tempo de realização)
• transparência: conhecimento das regras
• evita ociosidade e sobrecarga
• produtividade eficiente como resultado