UFPE Especificação de Requisitos e Validação de Sistemas Estudo de Viabilidade Leonardo Brayner e Silva 20/01/2013 2 Sumário
Introdução: O Problema Identificado ........................................................................................... 3 Apresentação das Alternativas para o Sistema ............................................................................. 4 Alternativa 1 .............................................................................................................................. 4 Alternativa 2 .............................................................................................................................. 4 Estudo da Viabilidade Operacional ............................................................................................... 5 Estudo da Viabilidade Técnica ...................................................................................................... 5 Alternativa 1 .............................................................................................................................. 5 Alternativa 2 .............................................................................................................................. 5 Estudo da Viabilidade de Cronograma .......................................................................................... 6 Alternativa 1 .............................................................................................................................. 6 Alternativa 2 .............................................................................................................................. 6 Estudo da Viabilidade Econômica ................................................................................................. 6 Alternativa 1 .............................................................................................................................. 6 Alternativa 2 .............................................................................................................................. 7 Recomendação ............................................................................................................................. 8 Leitura Complementar .................................................................................................................. 8 Apêndice A – Detalhamento do Estudo de Viabilidade Operacional ............................................ 9 Alternativa 1 .............................................................................................................................. 9 Alternativa 2 .............................................................................................................................. 9 Apêndice B – Detalhamento do Estudo de Viabilidade Econômica ............................................ 10 Alternativa 1 ............................................................................................................................ 10 Alternativa 2 ............................................................................................................................ 13 Conclusão do Estudo de Viabilidade Econômica ..................................................................... 15 3 Introdução: O Problema Identificado
No Recife e região metropolitana, para os empreendedores donos de supermercado, gerentes e supervisores de hipermercados, duas forças aparentemente opostas definem o público-­‐alvo e o escopo de seus negócios: a qualidade do serviço e os preços. No cenário atual, ou se paga mais caro e se tem um serviço satisfatório ou o contrário, e isso é evidenciado, especialmente, na hora de se fazerem pagamentos, quer seja nas horas de pico ou não. Mesmo onde o serviço é considerado satisfatório, em alguns momentos do dia ou certas épocas do ano, o consumidor experimenta atrasos consideráveis quando enfim termina de selecionar seus itens e está pronto para efetuar o pagamento. Ademais, esses atrasos são fator crucial nas decisões que ele faz sobre o que vai comprar, como vai pagar ou se sequer irá fazer compras. Muito tempo, dinheiro e paciência são perdidos em filas de caixas que se utilizam de tecnologia e modelo de pelo menos duas décadas, com esporádicas intervenções. O modelo consiste em mesas onde os itens desejados ou têm seus códigos de barra percorridos por um scanner ou são identificados e pesados manualmente – tudo isso sendo feito por um funcionário, o “caixa”, às vezes com ajuda do próprio cliente, dependendo da carga e da disponibilidade de assistentes (escassos em alguns estabelecimentos). Está na hora de introduzir novas ferramentas – Bluetooth, WiFi, telefonia móvel – e remodelar a maneira como os consumidores pagam por suas compras. Há mais fatores a serem considerados, como a localização e o poder econômico, mas este projeto compreende apenas empreendimentos de médio e alto poder econômico, que possam arcar com os riscos e despesas inerentes à inovação tecnológica (i.e. empresas regionais, nacionais e multinacionais). 4 Apresentação das Alternativas para o
Sistema
A inovação proposta nas alternativas a seguir beneficiará tanto o cliente quanto o prestador de serviço, incluindo funcionários, gerentes, supervisores etc. e aumentará a renda do estabelecimento. Alternativa 1 É proposta a utilização de dispositivos individuais com os quais o consumidor será capaz de fazer o escaneamento dos códigos de barras dos seus itens à medida que os põe em seu carrinho e passará por filas apenas para realizar o pagamento. Ao chegar da sua vez, o consumidor entrega apenas o dispositivo escaneador, cujas informações já estarão à disposição no monitor da mesa do atendente, tendo sido transmitidas via WiFi. O atendente então apenas confronta rapidamente a lista de itens com o conteúdo do carrinho enquanto o cliente efetua o pagamento com seu cartão de crédito. Todos os produtos vendidos a peso devem ser previamente pesados em terminais, que emitirão rótulos adesivos com códigos de barras. Será possível aos fabricantes dos produtos vendidos no estabelecimento fazer ofertas instantaneamente e individualmente através do mecanismo de oferta eletrônica instantâneo, que funciona movido pelas informações enviadas pelo consumidor ao escanear os itens desejados. Alternativa 2 Mesas de autoatendimento podem resolver o problema dos clientes mais apressados e dispostos a escanear e pesar seus próprios itens. Eles interagiriam por toque com um monitor – fazendo eles mesmos a rotina de um típico “caixa” –, escaneariam os itens e efetuariam o pagamento por cartão de crédito. 5 Estudo da Viabilidade Operacional
Defendendo a hipótese de que os sistemas acima propostos satisfazem os requerimentos operacionais, isto é, de que benefícios tangíveis (e intangíveis) decorreriam da sua implementação, não só para os gerentes e supervisores, mas também para clientes e funcionários, é feito o estudo a seguir, a fim de avaliar a melhor opção. Alternativa 1 Alternativa 2 Performance **** ** Informação **** * Economia **** ** Controle *** ** Eficiência **** ** Legenda: fraco (*), razoável (**), bom (***), excepcional(****). No Apêndice D tem-­‐se estudo mais detalhado deste critério. Estudo da Viabilidade Técnica
Para a prática das propostas aqui brevemente expostas, é necessário haver também praticabilidade. Essa praticabilidade diz respeito, entre outros, à disponibilidade da tecnologia no mercado e de profissionais capazes de manipulá-­‐la de maneira satisfatória. Alternativa 1 É necessária uma pequena intervenção na estrutura do estabelecimento para se instalarem pontos de acesso WiFi, de forma a permitir a comunicação entre os dispositivos escaneadores e as máquinas presentes nas mesas de verificação e pagamento (que substituirão os antigos “caixas”). Não havendo maiores empecilhos, esta opção mostra-­‐se viável. Alternativa 2 As novas mesas de autoatendimento ocupam o mesmo espaço de uma mesa comum e não representam mudança significante no ambiente do estabelecimento: conclui-­‐se, portanto, que a alternativa é viável. 6 Estudo da Viabilidade de Cronograma
Da maneira que está o modelo de processamento de itens selecionados e efetuação do pagamento, não há risco de colapso iminente desse sistema, portanto os prazos abaixo estabelecidos são apenas desejáveis. Alternativa 1 Não menos do que 9 (nove) meses são necessários para a instalação do novo modelo, incluindo treinamento e realocação dos funcionários e adaptação deles e dos consumidores mais período de amadurecimento e divulgação da novidade, um tanto impactante. Alternativa 2 O período de 6 (seis) meses se mostra mais do que suficiente para o treinamento dos funcionários, adaptação dos clientes às novas mesas de autoatendimento e divulgação da nova ferramenta. Estudo da Viabilidade Econômica
A inovação tecnológica, que, num mercado livre e competitivo, só é viável se melhorar a vida de todos os que são por ela afetados; só é viável também se diminuir custos, garantindo vantagem ao estabelecimento inovador na concorrência com os demais; não vem sem encargos, riscos de falha e rejeição – daí a necessidade da realização deste estudo. Estudo mais detalhado encontra-­‐se no Apêndice B. Alternativa 1 Custos Envolvidos: o
Compra de dispositivos Motorola MC17 e equipamentos necessários para instalar uma rede WiFi (roteadores, pontos de acesso, placas de rede wireless, entre outros); o
Retribuição dos desenvolvedores do sistema pela prestação de serviço; o
Despesas com aluguel de laboratórios de desenvolvimento de software, energia, água e telefonia móvel para os desenvolvedores; o
Despesas com equipamentos de informática (pen drives, cartões de memória, discos rígidos portáteis); o
Compra ou aluguel de ferramentas de desenvolvimento de software e sistema operacional necessários ao desenvolvimento do sistema. o
Treinamento dos desenvolvedores; o
Manutenção do software. 7 Benefício: Maior satisfação do cliente, que economizará tempo e será melhor servido; aumento de vendas no estabelecimento (até 10%) devido a essa satisfação e à possibilidade de oferecer descontos instantaneamente; maior satisfação do funcionário, que será realocado para outras funções menos automatizadas e menos enervantes. Conclusão: O Retorno de Investimento desta opção é de 8469,03% num período de 5 (cinco) anos, o que mostra que os benefícios do investimento são muito maiores do que os custos de sua implementação (vide Apêndice B). Alternativa 2 Custos Envolvidos: o
Compra de monitores sensíveis a toque e de novas mesas adaptadas ao autoatendimento; o
Retribuição dos desenvolvedores do sistema pela prestação de serviço; o
Despesas com aluguel de laboratórios de desenvolvimento de software, energia, água e telefonia móvel para os desenvolvedores; o
Despesas com equipamentos de informática (pen drives, cartões de memória, discos rígidos portáteis); o
Compra ou aluguel de ferramentas de desenvolvimento de software e sistema operacional necessários ao desenvolvimento do sistema. o
Treinamento dos desenvolvedores; o
Manutenção do software. Benefício: Muito arriscado seria garantir que haveria alívio das filas convencionais, ou que a experiência do cliente seria melhorada, ou que aumentariam também as vendas no estabelecimento – tudo dependeria da maneira com que a inovação seria apresentada e da minimização de falhas no processo do autoatendimento. O que seria melhorado com o relativo sucesso desse empreendimento seria o bem-­‐estar do funcionário, que poderia ser reaproveitado em outras funções menos automatizadas e menos enervantes. Conclusão: Com dados empíricos que incluem rejeição por parte do consumidor (o sistema já foi introduzido há mais de 10 anos nos EUA e outros países) e dificuldade na aferição dos benefícios advindos da implementação desta opção, ela se mostra pouquíssimo atraente. 8 Recomendação
Ficou evidente que o estudo aponta para a alternativa primeira como a capaz de resolver o problema identificado e ir muito além, introduzindo no ambiente das compras o que há de mais moderno nas telecomunicações e ferramentas eletrônicas, (aplicações ou apps, algo cada vez mais familiar para as pessoas envolvidas). Leitura Complementar
http://online.wsj.com/article/SB10001424052748703421204576329253050637400.html www.walmart.com.br http://www.motorola.com/Business/US-­‐
EN/Business+Product+and+Services/Mobile+Computers/Handheld+Computers/MC17_US-­‐EN en.wikipedia.org/wiki/Self_checkout http://panoston.com/ 9 Apêndice A – Detalhamento do Estudo
de Viabilidade Operacional
Seguindo, para este critério, a estrutura de avaliação PIECES para ambas as alternativas, eis: Alternativa 1 Performance – O que poderia prejudicar este fator seria a confrontação pelo atendente dos itens presentes no carrinho ou na cesta com a lista transmitida pelo dispositivo. Essa latência deverá ser minimizada com o devido treinamento dos funcionários e com o amadurecimento do processo, de forma a superar em muito o tempo médio de espera em fila. Informação – O usuário teria total controle de seu inventário de itens escaneados, podendo removê-­‐los e adicioná-­‐los em quantidades múltiplas. O mecanismo de oferta instantânea também representa uma grande avanço neste quesito, já que proporcionaria muito maior rapidez na difusão dessa informação. Economia – Melhor visualizada no seu Estudo de Viabilidade Econômica. Controle – A segurança poderá ser uma fraqueza para esta alternativa, já que as informações são transmitidas via WiFi, e, portanto, há a possibilidade de interceptação. É preciso assegurar que hardware e software trabalhem em conjunto para evitar fraudes e crimes. Eficiência – A alternativa implica grande eficiência, primeiro pelo fato de que o escaneamento dos itens será incorporado à seleção dos mesmos, minimizando o esforço e isolando as falhas, de forma que o atraso devido a elas seja restringido a apenas um cliente; e segundo por razão de as informações de todos os dispositivos estarem disponíveis para o sistema em tempo real (imprescindível para o mecanismo de oferta instantâneo). Serviços – À exceção das ressalvas feitas em Controle, o sistema se mostra tão seguro quanto ou mais seguro que o sistema convencional, graças à disponibilidade em tempo real das informações relativas aos itens escaneados pelos consumidores. É inerentemente flexível e extensível, já que foi projetado nos moldes do que há de mais moderno na arquitetura em camadas, tendo como principal inspiração sistemas operacionais como o Android, voltado às aplicações. Alternativa 2 Performance – Se não houver uma cuidadosa promoção das novas mesas, elas podem se tornar estéreis e não contribuir em nada para a performance do sistema conjunto composto pelas mesas convencionais e de autoatendimento. Informação – Aqui não haveria grandes mudanças caso essa seja a opção. Economia – Melhor visualizada no seu Estudo de Viabilidade Econômica. 10 Controle – É preciso apenas fiscalizar as novas mesas para que fraudes não ocorram, o que deve ser feito na razão de um funcionário para quatro ou cinco mesas. Eficiência – A melhoria na eficiência do sistema conjunto seria devido principalmente às pequenas compras realizadas por clientes que tem o perfil adepto de inovações tecnológicas. As novas mesas seriam uma alternativa para quem está apressado ou prefere lidar com suas compras pessoalmente e sem intermediários, melhorando o fluxo nas mesas convencionais. Serviços – Senão pelas ressalvas feitas em Controle, o sistema se mostra tão seguro quanto o sistema convencional – não é muito diferente do que já existe. Apêndice B – Detalhamento do Estudo
de Viabilidade Econômica
Aqui um escrutínio da viabilidade econômica de ambas as alternativas. A taxa de juros para rendimento de poupança corrente no período da elaboração deste documento é de 5,03% e foi usada como fator de correção temporal para os valores propostos, expressos em Reais (R$). Alternativa 1 Investimentos Item Quantidade Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) Motorola MC17 40 300,00 12000,00 Placa de rede wireless 30 50,00 1500,00 Roteador 1 7000,00 7000,00 Ponto de acesso 15 60,00 900,00 TOTAL – – 21400,00 Período de Desenvolvimento Os valores conjecturados abaixo são fixos e mensais, nos quais o estabelecimento incorrerá na totalidade do período de desenvolvimento. Aqui são esclarecidos os itens inclusos no aluguel dos laboratórios de desenvolvimento de software, incluindo energia, água e telefonia móvel. Para os computadores será empregada a depreciação dos equipamentos usados para estipular seu custo de uso. 11 Item
Quantidade Valor Unitário (R$) Valor Total (R$)
Salário programadores
3
6000,00
18000,00
Salário Designer
1
3000,00
3000,00
Aluguel
1
1000,00
1000,00
Energia
-­‐
150,00
150,00
Água
-­‐
50,00
50,00
Telefonia móvel
-­‐
100,00
100,00
Material de Escritório
-­‐
50,00
50,00
TOTAL
-­‐
-­‐
22350,00
De acordo com a Instrução Normativa SRF nº 162, de 31 de dezembro de 1998, Referência NCM 8471, a taxa de depreciação de computadores é de 20% ao ano. Com fins de simplificação, os custos de aquisição de licença dos softwares necessários serão inclusos no preço dos computadores. Computador
Quantidade Valor Unitário (R$) Valor Total (R$)
Hardware
3
1500,00
4500,00
Sistema Operacional
3
500,00
1500,00
Ferramentas de Desenvolvimento
3
500,00
1500,00
Ferramentas de Modelagem
1
500,00
500,00
TOTAL
-­‐
-­‐
8000,00
Custo Anual (20% do Total)
1600,00
Custo Mensal
134,00
Custos Totais no Período de Desenvolvimento Mês Valor Total (R$)
Mês 1
22484,00
Mês 2
22484,00
Mês 3
22484,00
TOTAL
67452,00
Custos após o período de desenvolvimento Item
Valor (R$)
Visita de Manutenção 200,00
12 Custo Total Abaixo uma análise prospectiva dos custos nos 5 (cinco) primeiros anos de uso. A manutenção não será cobrada no primeiro ano – será contabilizada apenas a partir do segundo ano. Período Valor (R$)
1º Ano 88852,00
2º Ano 2400,00
3º Ano 2400,00
4º Ano 2400,00
5º Ano 2400,00
TOTAL 98452,00
Benefícios Esta alternativa, sem sombra de dúvida, é a mais atraente, tanto para os gerentes, supervisores e funcionários quanto para os clientes, proporcionando-­‐lhes uma experiência nova e muito mais satisfatória e no ambiente que para os primeiros é de trabalho e para os segundos, de compras. O mecanismo de oferta instantâneo possibilitaria ao cliente receber descontos assim que escanear um produto, aumentando a competitividade entre os fabricantes dos diversos itens e beneficiando principalmente aquele consumidor, que, em média, gastaria 10% a mais, estimadamente, o que representa ganho também para o estabelecimento e para a indústria alimentícia. Esse aumento seria devido não só ao mecanismo de oferta de desconto instantâneo, mas também à comodidade proporcionada pelo novo sistema. Para ilustrar melhor a estimativa, eis a tabela de retorno de investimento (taxa de desconto de 8%): 13 Custos de Investimento Custos de Desenvolvimento Custos de Operação e Manutenção Fator de Desconto (5,03%) Custos Corrigidos Custos Acumulados Benefícios do Sistema Fator de Desconto (5,03%) Benefícios Corrigidos Benefícios Acumulados Resultado Acumulado Ano 1 21400,00
Ano 2 0 Ano 3 0 Ano 4 0 Ano 5 0 67452,00
0 0 0 0 0 2400,00 2400,00 2400,00 2400,00 1,00 0,9497 0,9019 0,8566 0,8135 88852,00
88852,00
0 2279,28 2164,63 2055,75 91131,28 93295,91 95351,66 2340000,00 2340000,00 2340000,00 1,00 0,9497 0,9019 0,8566 0 2222298,00 2110516,41 2004357,44 0 2222298,00 4332814,41 6337171,85 -­‐8852,00 2131166,72 4239518,50 6241820,19 1952,35 97304,01 2340000,00 0,8135 1903538,26 8240710,10 8143406,10 Finalmente: Retorno de Investimento (ROI) 8469,03% Período de Retorno 1,04 O cálculo dos benefícios foi baseado em dados de 2011 da multinacional Walmart extraídos do website da empresa: no Brasil, há cerca de 500 unidades e o faturamento foi de R$ 23,4 bilhões. Portanto, o faturamento anual é de R$ 46,8 milhões para cada unidade, em média. Também foi assumido que o cliente gastaria não 10%, mas apenas 5% a mais, hipótese assaz conservadora; e que esse aumento só seria percebido no segundo ano. Alternativa 2 Investimentos Item Quantidade Valor Unitário (R$) Valor Total (R$) Mesa adaptada ao autoatendimento* 10 3500,00 35000,00 TOTAL – – 35000,00 * O monitor sensível ao toque é incluso. 14 Período de Desenvolvimento Os valores conjecturados abaixo são fixos e mensais, nos quais o estabelecimento incorrerá na totalidade do período de desenvolvimento. Aqui são esclarecidos os itens inclusos no aluguel dos laboratórios de desenvolvimento de software, incluindo energia, água e telefonia móvel. Para os computadores será empregada a depreciação dos equipamentos usados para estipular seu custo de uso. No caso da escolha desta alternativa, o software a ser desenvolvido é de baixa complexidade e não necessitará de mais do que 1 (um) programador, além de não requerer sala especial de desenvolvimento, que pode ser feito nas dependências do próprio estabelecimento inovador, com equipamento próprio, restando apenas a aquisição de licença dos softwares necessários. Item
Quantidade Valor Unitário (R$) Valor Total (R$)
Salário programadores
1
1.800,00
1800,00
Salário Designer
1
200,00
200,00
TOTAL
-­‐
-­‐
2000,00
Custos Totais no Período de Desenvolvimento Mês Valor Total (R$)
Mês 1
2000,00
TOTAL
2000,00
Custos após o período de desenvolvimento Item
Valor (R$)
Visita de Manutenção 100,00
15 Custo Total Abaixo uma análise prospectiva dos custos nos 5 (cinco) primeiros anos de uso. A manutenção não será cobrada no primeiro ano – será contabilizada apenas a partir do segundo ano. Período Valor (R$)
1º Ano 37000,00
2º Ano 1200,00
3º Ano 1200,00
4º Ano 1200,00
5º Ano 1200,00
TOTAL 41800,00
Benefícios A experiência mostra que nem sempre este sistema se revelou amigável ao usuário – algumas cadeias nos EUA, país onde já existe há mais de dez anos, decidiram remover as mesas de autoatendimento –, que volta e meia sofre com falhas e pode vir a ser mais inconveniente do que o sistema convencional. Mesmo assim, uma considerável parcela da clientela acolheria a inovação, i.e. aqueles que não se intimidam com tecnologia, principalmente quando fazem pequenas compras. É imprescindível que haja promoção do novo dispositivo para um máximo aproveitamento. Os benefícios vindouros da adoção desta alternativa são difíceis de se aferirem, i.e. são intangíveis – especular um possível aumento das vendas seria temerário e de pouca relevância dado ao avassalador desempenho da primeira alternativa. Conclusão do Estudo de Viabilidade Econômica A primeira alternativa teve desempenho enormemente bom – até as hipóteses mais pessimistas não seriam capazes de desdizê-­‐lo –, suficiente bom para dispensar uma análise escrupulosa da segunda. Portanto, conclui-­‐se que deve ser escolhida a alternativa um.