Análise qualitativa com cálculo da exposição a riscos em projetos Carlos Henrique Ferreira de Menezes FIC – Faculdade Integrada do Ceará [email protected] Resumo O gerenciamento de riscos de projetos está se desenvolvendo muito nos últimos anos devido à popularização de práticas de gerenciamento de projetos difundidas por organizações como o PMI (Project Management Institute). Nesse cenário, evoluir dentro do processo de gerenciamento de riscos torna-se um diferencial estratégico para as empresas, reduzindo incertezas, evitando eventos que as afetarão negativamente e identificando oportunidades que podem se tornar ganhos para a organização. Analisar estes eventos de riscos é essencial para tomada de decisões. Este trabalho tem como objetivo a apresentação de um método de análise de riscos através da exposição financeira do projeto aos riscos, como forma estendida da análise qualitativa. Através de uma revisão bibliográfica são identificadas as melhores práticas e técnicas para se estimar as probabilidades e impactos relacionados a cada risco e obter a análise desejada. Foi desenvolvido um aplicativo Web que permite identificar e analisar riscos relacionados a um projeto, até ao nível das atividades, permitindo a aplicação da teoria e obtenção de dados para o gerenciamento de riscos. 1. Introdução Gerenciar projetos é gerenciar riscos. Segundo Hillson[6,8] o gerenciamento de riscos desenvolveu-se nos últimos anos possuindo terminologias, técnicas e ferramentas próprias, mas ainda não pode ser considerada uma disciplina completamente madura, e ainda está em desenvolvimento. Este desenvolvimento se deve pelo reconhecimento, cada vez mais crescente, da importância de se controlar as incertezas que existem nos projetos. Almeida [1] pontua alguns fatores que influenciaram o desenvolvimento do gerenciamento de riscos, entre os quais: • A visão mais ampla das organizações, no contexto de suas partes interessadas; • O crescimento da importância dos projetos e de seu gerenciamento nas organizações; • O papel fundamental do avanço da tecnologia e suas incertezas; • A pressão competitiva reduzindo prazos e forçando empresas a iniciarem projetos com informações incompletas; Francisco Rodrigo P. Cavalcanti UFC – Universidade Federal do Ceará [email protected] O rápido crescimento do grau de complexidade envolvido nos projetos; • A globalização, requerendo equipes cada vez mais dispersas geograficamente (equipes virtuais). O objetivo principal deste artigo é apresentar um modelo estendido de análise qualitativa dos riscos que use a sua simplicidade, baseada em matrizes do tipo probabilidade x impacto, mas associando ao impacto o cálculo da exposição financeira dos riscos. Tal procedimento visa facilitar a compreensão e comparação dos riscos e auxiliar o processo decisório, na medida em que fornece informações mais concretas e reais. • 2. Metodologia Empregada Este trabalho emprega um conjunto de abordagens, técnicas e processos baseados em pesquisa bibliográfica em livros, guias e artigos de periódicos, como forma levantar as boas práticas de gerenciamento de riscos. Em seu estudo, Santos Neto[10] reforça que não há diferenças significativas entre as formas de gerenciamento de riscos e que as fases de identificação e análise dos riscos são as mais utilizadas. Hillson [4,8] reforça a existência de muitos guias e padrões tratando do assunto e ressalta que este tema está em desenvolvimento. Diante deste cenário, aplicamos o método experimental para elaborar um sistema-protótipo que permite a identificação e análise de riscos sob os dois paradigmas, para facilitar a análise e comparação das duas abordagens e possibilitar um ensaio da metodologia proposta de análise estendida de riscos. 3. Referencial Teórico Riscos, segundo o PMBOK(Project Management Body of Knowledge), são incertezas que possuem uma probabilidade de acontecerem e de causarem algum impacto, negativo ou positivo, para o projeto [7]. Um risco é algo que ainda não ocorreu (se tivesse ocorrido seria realidade e não risco) e que tem alguma chance de acontecer (se a probabilidade fosse zero, o risco não existiria mais). O que não se pode negligenciar é que se um risco ocorre, trará impacto objetivos ao projeto tais como tempo, qualidade e custos. Em seu livro, Mulcahy[6] propõe a separação dos riscos positivos (oportunidades) e negativos (riscos puros) para efeito de análise, de modo que não sejam alterados os significados dos mesmos. “O gerenciamento de riscos é um meio pelo qual a incerteza é sistematicamente gerenciada para aumentar a probabilidade de cumprir os objetivos do projeto” [12]. Schmitz[11] acrescenta que “o aumento da probabilidade de sucesso de um projeto requer o uso de técnicas para maximizar a probabilidade de ocorrência de eventos positivos e minimizar a probabilidade de ocorrência de eventos negativos”. O gerenciamento de riscos, segundo o PMI[7], envolve as etapas de planejamento do gerenciamento de riscos, identificação, análise qualitativa, análise quantitativa, planejamento de respostas aos riscos, monitoramento e controle dos riscos do projeto. 4. Análise Qualitativa O PMI descreve a análise qualitativa como o processo de priorização dos riscos através da combinação de sua probabilidade de ocorrência e de seu impacto para o projeto. Verzuh[12] acrescenta que atribuição de probabilidade aos riscos de um ambiente de projetos depende da intuição e experiência e é tão difícil quanto estabelecer uma estimativa para seus impactos, daí sua essência subjetiva. A utilização de uma metodologia qualitativa de avaliação dos riscos acelera o processo de adoção de análise de riscos, devido a praticidade e rapidez com a qual estabelece prioridades entre os riscos identificados. O PMI sugere também que os riscos sejam avaliados quanto à urgência. “Em algumas análises qualitativas, a avaliação da urgência do risco pode ser combinada com a classificação dos riscos determinada a partir da matriz de probabilidade e impacto, para gerar uma classificação final da gravidade do risco”. (PMBOK, 2008, p.293)[7]. Também sugere-se a aplicação de uma validação final por parte de especialistas, por meio de entrevistas, considerando, no entanto, o nível de parcialidade da opinião especializada. O processo de análise de riscos, segundo o PMI[7], produz alguns artefatos de suma importância para os processos seguintes, entre os quais: • Lista de Riscos atualizada e classificada segundo a metodologia proposta; • Lista de prioridades dos riscos • Riscos devidamente classificados por categorias • Causas de riscos ou áreas do projeto que requerem atenção especial • Lista de riscos que requerem uma solução de curto prazo • Lista de observação de riscos de baixa prioridade • Lista de tarefas com maior pontuação de riscos • Decisões de fazer ou não determinadas atividades (go/no go) • Decisão sobre quais riscos carecem de análise quantitativa e quais podem ir diretamente para o processo planejamento de respostas. Conforme Salles Júnior[9], “a análise qualitativa dos riscos oferece benefícios consideráveis no entendimento do projeto e suas incertezas futuras em comparação com não se fazer o gerenciamento de riscos. Entretanto devemos reconhecer que, isoladamente, a análise qualitativa pode não oferecer uma avaliação precisa do grau de comprometimento potencial que os riscos identificados provocam nos objetivos do projeto.” Embora estas técnicas de classificação qualitativa resultarem em uma lista ordenada e pontuada de risco, essa lista só exibe a gravidade relativa do risco, sem indicação do grau de exposição financeira a que o projeto está submetido [9]. 5. Análise Qualitativa com Cálculo da exposição aos riscos De fato existe um gap entre a análise qualitativa e análise quantitativa, dificultando a tomada de decisões, uma vez que a equação entre Probabilidade e Impacto da análise qualitativa tradicional gera um resultado adimensional, sem significado prático, para os gestores, acostumados em tomar decisões com base em informações objetivas. Conforme o PMI[7], a análise quantitativa é realizada sobre os riscos que foram priorizados pela análise qualitativa e analisa o efeito destes riscos, de forma numérica, individualmente ou de forma agregada, sendo uma ferramenta para tomada de decisões frente as incertezas. Salles Júnior[9] reforça que a análise quantitativa exige o “uso de técnicas mais elaboradas e, freqüentemente, requerem programas de computador complexos”. Para este estudo, a probabilidade pode ser definida de forma qualitativa, com base em uma escala significativa, ou de forma quantitativa, com base em dados históricos, aplicação da técnica Delphi, modelagem computacional ou informações de peritos, de modo a melhorar a qualidade das informações [5]. Será abordado uma forma de análise qualitativa com base na mensuração da exposição do risco, trabalhando com escalas de impactos que enfatizam o valor do impacto, sejam em dias, custos ou aumento do trabalho (escopo). Impactos medidos em dias ou em aumento de escopo podem, se desejado, serem expressos em valores monetários (custo). A estimativa, para esta abordagem, é algo de extrema importância pois dela depende a precisão da análise de riscos ora proposta. Kendrick[5] resumiu as técnicas de estimativas, considerando uma equipe com ou sem experiência, com dados históricos disponíveis ou não. No quadro abaixo a pior situação está no quadrante inferior direito e não se trata de um caso incomum, segundo Kendrick [5]. Tipo da Equipe • • Equipe experiente • • • Equipe inexperiente Matriz de impactos (Relativa a Custos) Possui métricas relevantes • • Retrospectivas Banco de Dados Fórmulas paramétricas Anotações e relatórios de status Informações Publicadas Orçamento de vendas Consultores experientes Sem dados disponíveis • • • • • • • • Informações do proprietário da tarefa Inspeções Técnica Delphi Pequenas tarefas na WBS (até 20 dias) Decomposição adicional Palpites Ajuda externa Tecnologia antiga Quadro 1 Técnicas de estimativas Fonte: adaptado de Kendrick [5] Mulcahy[6] sugere a utilização de uma escala de impactos interpretativa relativa ao projeto, não limitada a poucas opções. Por um motivo simples: uma grande quantidade de riscos poderia ficar com alta probabilidade e alto impacto o que dificultaria a priorização no tratamento dos riscos.. Seguido esta abordagem, Mulcahy[6] sugere que sejam dados significados a cada escala dos impactos conforme pode ser vista na tabela 1. Acrescentaremos nesta abordagem a utilização de faixas de valores para cada tabela de impacto, que devem ser devidamente customizada para cada porte de projeto. Uma tabela similar pode ser construída para impactos sobre cronograma e escopo. A coluna com estimativa de valores deve ser adaptada a cada projeto específico. TABELA 1 - Impactos qualitativos estendidos Matriz de impactos (Relativa a Custos) Impacto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Interpretação Pouco impacto no orçamento do projeto Pequena redução na reserva de orçamento Média redução na reserva de orçamento Alto consumo das reservas mas sem afetar o orçamento Pequeno acréscimo no orçamento Aumento de 10% a 20% no orçamento Aumento de 20% a 30% no orçamento Aumento de 30% a 40% no orçamento Aumento superior a 40% no orçamento Aumento inaceitável no Estimativa de Valores (R$) 0 – 10.000 10.000 – 20.000 20.000 – 30.000 30.000 – 40.000 40.000 – 50.000 50.000 – 60.000 Impacto orçamento (falha total do projeto) Fonte: adaptado de Mulcahy [6] Salles Júnior[9] complementa que o impacto seja ainda avaliado segundo um critério adicional, que aponta para qual objetivo do projeto sofrerá as conseqüências do risco, à luz de condicionantes típicos de projeto como escopo, cronograma, custo ou qualidade. Desta forma teremos uma planilha de análise de riscos que possui as seguintes informações: • A identificação dos riscos, escritos na forma de causa/efeito, para melhorar a compreensão do risco; • Identificação da tarefa associada, se houver. Caso contrário trata-se de um risco geral do projeto. Esta informação é importante para determinarmos as tarefas com maiores pontuações de riscos; • Informações de probabilidade e impactos, segundo escalas já abordadas anteriormente e considerando 3 áreas de conhecimento (escopo, tempo e custo); • Pontuação (score) do risco; • Posição do risco, que corresponde à classificação dos riscos frente aos demais; e • A fonte (origem) do risco, ou seja, quem identificou o risco. Com a abordagem apresentada, poderemos fazer análise em todos os riscos identificados, gerando uma proposição de valor muito mais adequada ao projeto. O uso da escala de impactos para escopo (horas), tempo (dias) e custo (valor financeiro) também permitirá uma pontuação qualitativa de melhor interpretação.. Desta forma, teríamos como apresentar valores para o melhor caso (quando nenhum risco, de fato, ocorrer) ou para o pior caso (quando todos os riscos acontecerem). Deste modo, tomar decisões se tornaria muito mais apurado, pois saberíamos o tamanho, expresso em valores dimensionais (tempo ou custo), das incertezas que podem impactar o valor dos projetos[9]. Tomemos como base um projeto de implantação do atendimento com base no modelo ITIL (Information Technology Infrastructure Library) de valor base de R$300.000,00 que possua seis riscos (ameaças), como apresentado na tabela 2. 60.000 – 70.000 70.000 – 80.000 TABELA 2 - Quantificação dos riscos Seq. Categoria Evento do risco P (%) 1 Escopo Informações incompletas sobre a 20 80.000 – 90.000 Acima de 90.000 Estimativa de Valores (R$) Interpretação Impacto (R$) Valor Esperado (R$) 65.000, 00 13.000, 00 Seq. 2 3 4 5 6 Categoria Evento do risco definição do escopo podem impactar na definição do trabalho a ser realizado, resultando em cobertura abaixo do esperado pelo Edital. Seleção incorreta da equipe do projeto pode acarretar em RH falta de experiência, resultando em qualidade inferior ao esperado pelo cliente. Falta de disponibilidade de representantes do cliente para atender à equipe, o cronograma Cliente poderá ser afetado, resultando em insatisfação quanto ao cumprimento dos prazos Se o cliente se recusar a pagar adicionais, mesmo causado por ele Orçamento próprio, poderemos ter impacto na rentabilidade do projeto O descumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos pode acarretar informações Qualidade erradas, podendo acontecer riscos não identificados, causando prejuízos financeiros. Falta de disponibilidade de representantes do cliente para atender à Cronograma equipe, o cronograma poderá ser afetado, resultando em gastos com a manutenção da equipe no projeto Valor esperado para o projeto P (%) Impacto (R$) Valor Esperado (R$) exposição estimada para cada risco, ou seja de R$45.725, 00. Neste ponto, a análise de risco pode gerar uma informação muito importante para as fases seguintes do processo de gerenciamento de riscos, que é o que Hillson[3] denomina de índice relativo de exposição aos riscos (IRR), definido com a fórmula 1: ∑ ERVC MC IRR = ∑ 3 0 40.000, 00 12.000, 00 20 39.000, 00 7.800, 00 20 35.000, 00 7.000, 00 15 20.000, 00 3.000, 00 15 19.500, 00 2.925, 00 45.725, 00 Fonte: adaptação de Salles Júnior [9] No exemplo apresentado, é possível determinar que, no melhor caso, para um projeto no valor de R$ 300 mil (que corresponde, neste caso, ao valor base), teremos o valor esperado de R$ 345.725, 00 (valor base + valor esperado dos riscos), podendo ainda ir a um pior caso, quando todos os riscos acontecerem, chegando a um valor de R$ 518.500, 00. A partir deste ponto será possível prever uma reserva de contingência para o projeto que será o somatório da ERVB MB (1) em que ERV (Earned Risk Value) corresponde ao valor esperado para o risco; M corresponde à média do produto de probabilidade e impactos; sub-índice C corresponde aos valores correntes (atuais); sub-índice B corresponde aos valores da Linha de base (baseline). O resultado deste índice, na linha de base, é igual a 1, caso os valores correntes sejam iguais aos valores da linha de base. Desta forma pode-se avaliar, durante o ciclo do projeto, como está o nível de exposição a riscos. Um IRR decrescente ao longo do projeto indicaria eficácia do processo de gestão de riscos. Hillson[3] acrescenta ainda que este índice deve ser calculado apenas para ameaças e um índice similar para as oportunidades, para evitar distorções na análise. Ele observa também que este índice, por usar a média da exposição dos riscos, depende da eficiência da identificação dos riscos (quanto maior quantidade de riscos identificados maior a precisão do índice) e do processo de avaliação de cada risco (probabilidade e estimativa do valor esperado). 6. Aplicação da Análise de Riscos: um aplicativo experimental Schmitz[11] enumerou três razões para uma organização não se mostrar eficiente na gerência de riscos a que seus projetos estão expostos: • Cultura organizacional avessa ao risco; • Gestão inadequada da infra-estrutura necessária à gerência de riscos; • Falta de uma metodologia adequada à identificação, análise e mitigação dos riscos. Focalizando nos dois últimos ponto acima, foi realizada a implementação do método apresentado neste trabalho através de uma ferramenta Web com objetivos de facilitar a adoção do processo de gerenciamento de riscos, o crescimento da cultura de análise de riscos e ainda a criação de uma base histórica para análise de projetos similares. A aplicação foi desenvolvida para ser usada na Web, como facilidade operacional que permita um fácil aprendizado de sua interface e uma integração fácil com sistemas de gerenciamento de projetos. É direcionada a tarefas, neste momento restrito a somente um nível (pacote de trabalho). Isto se dá porque muitos dos riscos são identificados a partir das tarefas que serão realizadas, de modo que possam ser tomadas decisões sobre como mitigar os riscos inerentes a uma tarefa. A ferramenta possui também um cadastro de categoria de riscos que será usada como Estrutura Analítica de Riscos (EAR) para classificar os riscos de um projeto. Estas categorias podem ser enriquecidas com informações obtidas de terceiros ou de projetos anteriores, e servem, tanto para classificar os riscos identificados como para apoiar a equipe na obtenção de novos riscos que podem passar despercebidos [5]. experiências de especialistas ou outra técnica que tornem o processo mais real, exato. Uma vez preparado o ambiente inicial, o processo de identificação de riscos pode dar início, na ferramenta. Com base nisso a ferramenta dispõe de uma forma simples para se identificar novos riscos usando uma ficha de riscos, conforme sugerido por Mulcahy[6], resultando na lista de riscos identificados, conforme figura 3. Figura 3. Figura 1. Exemplo de tela da ferramenta: categorias de riscos No caso do gerenciamento de riscos, podem existir riscos globais do projeto e riscos relativos a tarefas específicas. O aplicativo foi criado com esta característica e permite analisar, inclusive, vários riscos relativos a uma tarefa para apoiar decisões sobre mitigação. Para as escalas de probabilidade e impactos foram criadas, por projeto, as tabelas que permitem uma interpretação que auxilie no processo de qualificação dos riscos associados a escalas de valores estimados (em dias, horas e valores monetários, respectivamente). Lista de riscos identificados para um projeto Uma vez que tenhamos riscos identificados, já podemos iniciar a análise para determinar quais riscos serão os mais importantes, quais serão controlados, quais serão desprezados. A ferramenta permite que sejam feitas as análises qualitativas, convencional e qualitativa com cálculo da exposição, tanto de ameaças como de oportunidades. À medida que as informações de cada risco são fornecidas, o quadro de análise vai, automaticamente, sendo montado com a classificação, pontuação e ordem de prioridade dos riscos, mostrando, inclusive, o valor da exposição de cada risco e calculando o total de exposição a riscos do projeto, como visto na figura 4. Figura 4. Análise qualitativa dos riscos do projeto (com cálculo do valor de exposição ao risco) Figura 2. Escala de impactos (custos) com interpretação e estimativa de valores de exposição Na escala de impactos associados a custos, foi criada uma faixa de valores estimados que permita a aceleração do processo de análise qualitativa pela exposição do valor, mas a ferramenta permite que a cada risco seja imputado o valor estimado com base em históricos, Desta forma os riscos poderão ser controlados, a partir de sua linha de base e, as alterações nos riscos, seja por refinamento do processo de estimativas, seja pela identificação de novos riscos ou ainda pela redução ou aumento de probabilidades e impactos, resultarão em valores diferentes para ameaças e oportunidades. A ferramenta apresenta os valores do IRR na tela de monitoramento e controle, de modo que o gerente de projetos possa, a cada interação de avaliação dos riscos, medir os indicadores do projeto, conforme mostrado na figura 5. Figura 5. Tela de Monitoramento dos riscos do projeto Além do IRR, o percentual de riscos do projeto permite a identificação dos projetos com maior exposição relativa, muito útil para comparação entre projetos e para medição da eficiência do gerenciamento de riscos. 7. Conclusões Até o presente momento, a principal diferença entre o método qualitativo convencional e aquele com base na mensuração e controle do valor de exposição do risco, está em se determinar o impacto com base em estimativas em valores monetários .Ambas as abordagens procuram classificar os riscos e identificar os mais relevantes. Entretanto, a estimativa do valor da exposição ao risco pode trazer as seguintes vantagens: • Maior compreensão dos impactos por parte dos tomadores de decisão; • Maior facilidade para determinação do plano de resposta ao risco, uma vez que se pode comparar seu custo com o valor estimado da exposição ao risco; • Maior integração do gerenciamento de riscos com a análise de valor agregado, uma vez que ambas estarão expressas em valores monetários; • Melhor controle e monitoramento dos riscos a partir do acompanhamento do IRR. Entretanto, a estimativa do valor da exposição ao risco tem a desvantagem de não tratar facilmente riscos intangíveis, como, por exemplo, conflitos na equipe, perda de produtividade, clientes insatisfeitos, entre outros. Geralmente estes tipos de riscos são ignorados ou considerados insignificantes na avaliação de riscos de projetos, o que pode afetar, a longo prazo, o projeto ou a organização [5] . Com a utilização da solução criada neste trabalho, a organização poderá obter algumas vantagens, a destacar: • Possibilidade de realizar a análise qualitativa convencional para pontuação dos riscos e do projeto e análise qualitativa com exposição do valor esperado para todos os riscos identificados; • Possibilidade de analisar projetos de seu portfólio de forma estruturada; • Possibilidade de criar históricos de análises e, conseqüentemente, experiência da equipe de projetos. Este trabalho não esgota o tema, havendo a necessidade de condução de novos trabalhos visando a continuidade de seu desenvolvimento, criação de valor para as organizações e amadurecimento do processo de gerenciamento de riscos em projetos. Em particular sugere-se como continuidade imediata, a realização de um estudo de caso real empregando a ferramenta desenvolvida. 8. Referências [1]K.M.M. de Almeida. Análise da gestão de riscos aplicada na aquisição de bens e serviços para os projetos de bens de capital. Escola Politécnica da Universidade de São Paulo, São Paulo, 2008. [2]D. Hillson, A quantitative framework for multidimensional risk and opportunity management, 2006. Disponível em:<http://www.risk-doctor.com/publicationspapers_general.asp>, Acesso em: 17/01/2010. [3]______. Measuring Changes in Risk Exposure, The Measured, Vol. 4, Issue 3, Fall 2004. Disponível em: <http://www.risk-doctor.com/publications-papers_general.asp>, Acesso em:02/12/2009. [4]______. Melhores práticas e desenvolvimentos futuros, Revista Mundo PM, 1998. Disponível em:<http://www.riskdoctor.com/publications-papers_general.asp>, Acesso em:.02/12/2009. [5]T.Kendrick, Identifying and managing project risk: essential tools for failure-proofing your project / Tom Kendrick. — 2nd ed., 2009. [6] R. Mulcahy, Risk management: triks of the trade for project managers. 2003, RMC Publications. [7]PMI Standards Commitee, 2008, A guide to the project management body of knowledge (PMBOK). 4º edition, Filadelfia, PA, USA, PMI Publishing Division. [8]T. Raz e D. Hillson, A comparative review of risk management standards. Risk Management: An International Journal 2005, 7 (4), 53-66, Disponível em:<http://www.riskdoctor.com/publications-papers_general.asp>, Acesso em: 02/12/2009. [9]C.A.C. Salles Júnior, et al., Gerenciamento de riscos em projetos. Rio de Janeiro, Editora FGV, 2006. [10] N.F. dos Santos Neto, Gerenciamento de riscos dos projetos: uma proposta de modelo de maturidade. Campinas, Faculdade de Engenharia Mecânica, Universidade Estadual de Campinas, 2007. 148 p. Tese (Doutorado). [11] E.A. Schmitz, et al. Modelos qualitativos de análise de riscos para projetos de tecnologia da informação. Rio de Janeiro, Barsport, 2006. [12] E. Verzuh, MB Compacto, gestão de projetos, Rio de Janeiro, Campus, 2000.