INTRODUÇÃO A
PORTAIS CORPORATIVOS
Conectt i3 – Portais Corporativos
Há cinco anos, as empresas vêm
apostando em Intranet. Hoje estão na
terceira geração, a mais interativa de todas.
Souvenir Zalla
Revista Forbes – Dezembro 2001
 Conectt Marketing Interativo SA.
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Todos os direitos reservados – Edição 2001
INTRODUÇÃO A PORTAIS CORPORATIVOS - CONECTT I3
A evolução das Intranets
Atualmente, 70% das grandes empresas nacionais possuem uma Intranet corporativa1. A
Intranet foi inicialmente desenvolvida para suprir a demanda pela propagação de
conhecimento na organização. Através de links para documentos, sistemas e várias páginas,
a solução foi utilizada para otimizar o fluxo de informação em diversas empresas.
À medida que as empresas perceberam que apenas estes recursos não eram mais
suficientes para atender todas as necessidades, surge espaço para um novo tipo de
solução: O Portal Corporativo. Caso sua empresa já possua uma Intranet, veja se reconhece
algum dos sintomas abaixo:
•
DESPADRONIZAÇÃO - Vários departamentos publicam suas páginas sem padrão
visual nenhum;
•
DIFICULDADE PARA LOCALIZAR INFORMAÇÕES - Existem milhares de páginas,
com muita dificuldade para localizar a informação. A navegação na Intranet, torna-se,
em muitos casos, impossível;
•
FALTAM PERMISSÕES - Algumas informações não são incluídas na Intranet para
não ficarem disponíveis para toda empresa consultar. Por outro lado, algumas
informações que estão publicadas atualmente, não deveriam estar acessíveis a toda
equipe;
•
BUROCRATIZAÇÃO - Geralmente existe um webmaster responsável por publicar
todas as páginas dos departamentos, o que acaba centralizando o processo e
acarretando em atrasos para a disponibilização da informação
•
INTEGRAÇÃO COM OUTRAS APLICAÇÕES WEB – Aplicações web existentes ou
desenvolvidas são inseridas de forma despadronizada na Intranet. Além disso,
muitas vezes, o usuário precisa efetuar login nos sistemas diversas vezes;
Normalmente, nos casos em que a Intranet da empresa não atende às necessidades
reais dos colaboradores, outras aplicações acabam se tornando muito acessadas.
Entretanto, passam a existir vários focos de aplicações pouco integradas, que acabam
criando ambientes isolados, reduzindo produtividade.
O próximo estágio de desenvolvimento das atuais Intranets, chama-se Portal
Corporativo. Veja a seguir as principais característica desta ferramenta.
1
Revista Forbes – Novembro 2001
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Portal Corporativo – uma solução completa
Baseado nos conceitos de portais da Internet como Yahoo e AOL, buscou-se utilizar estes
recursos para o uso interno, focado na otimização e organização do conteúdo.
O Portal Corporativo, pode ser encarado como uma terceira geração das atuais Intranets. É
uma ferramenta que agrega recursos de personalização avançados, ao mesmo tempo em
que integra sistemas web existentes na empresa. Veja abaixo um esquema mostrando a
evolução das Intranets:
•
Intranet de 1ª Geração
•
Intranet de 2ª Geração
Portal Corporativo
Páginas HTML,
atualizadas por um
Webmaster
Nenhum sistema
•
•
•
Alguns Sistemas Web;
Grande quantidade de páginas;
Pouca padronização /
organização do conteúdo
•
•
Personalização;
Organização / padronização do
conteúdo;
Integração com outros sistemas web;
Busca avançada;
•
•
O Portal Corporativo surge como uma ferramenta focada em:
•
COLABORAÇÃO – Possibilitando a otimização de capital intelectual e agilidade na
tomada de decisões;
•
BUSCA DE INFORMAÇÕES – Através de ferramentas avançadas de localização de
conteúdo;
•
INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS WEB – Tornando-se um ponto único de trabalho para
os colaboradores, cortando caminhos e otimizando recursos;
•
DESCENTRALIZAÇÃO – O conteúdo torna-se atualizável por qualquer membro da
equipe com esta permissão;
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Otimização
Otimização do ciclo decisório
Para a grande maioria dos colaboradores, o Portal Corporativo se configura como um
acelerador do ciclo decisório. Através de uma solução única, com todos os recursos
disponíveis para que os colaboradores executem seu trabalho com mais produtividade, é
possível otimizar as etapas do ciclo decisório:
1. COLETA DE INFORMAÇÕES
+ AGILIDADE NA
TOMADA DE
DECISÃO
2. PESQUISA E INTERAÇÃO
3. AÇÃO
Em uma pesquisa2 realizada nos Estados Unidos, a média de colaboradores que utiliza
soluções em Portal Corporativo, economiza cerca de 2,84 horas por semana, o que significa
7,1% de seu tempo. A medida em que o portal é mais utilizado pelos colaboradores, esta
média tende a subir, podendo chegar a 5,22 horas por semana.
O mesmo estudo mostrou também que a maioria dos colaboradores estaria disposta a
compartilhar seu conhecimento em um Portal, caso esta feature estivesse disponível. Isto
demonstra que o trabalhador do conhecimento está cada vez mais disposto a utilizar a
tecnologia e a rápida divulgação de informações para otimizar o seu trabalho e
produtividade.
Principais
Principais features de um Portal Corporativo
Apesar de integrar as mais diferentes aplicações em uma empresa, o Portal Corporativo
apresenta algumas features em comum, que são detalhadas abaixo:
Gerenciamento de conteúdo – O gerenciamento de conteúdo do Portal Corporativo é
totalmente descentralizado. A área de RH, por exemplo, poderá ter autonomia para publicar
seu próprio conteúdo. Se for necessário, este conteúdo pode ter aprovação de outro usuário.
A ferramenta permite que qualquer usuário, independente do conhecimento em HTML,
publique páginas e faça alterações.
Personalização – Todo o conteúdo do portal é personalizado. Somente os usuários com
permissão podem acessar determinadas features e conteúdo. Através da personalização, o
colaborador pode também criar a sua própria página, otimizando-a com as componentes
mais utilizadas no dia-a-dia.
Integração de aplicações e conteúdo – O portal funciona como um integrador de
aplicações e conteúdos já existentes. O retorno dos projetos, muitas vezes, ultrapassa 200%
o capital investido porque existe o reaproveitamento de conteúdo existente, ao mesmo
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Intranets and Corporate Portals – User Study - Pesquisa realizada pela Agency.com, em conjunto
com Harris Interactive em 2001;
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tempo em que o acesso a estas fontes de informação é facilitado e organizado. O portal
funciona como o desktop do colaborador, a partir de onde ele pode consultar manuais de
RH, iniciar aplicações, colaborar com outros membros da equipe e qualquer outra atividade
disponível em seu perfil de usuário;
Busca avançada – Através de um recurso avançado de busca, o colaborador consegue
informações de diversas fontes, rapidamente. A principal vantagem do portal é que, além de
organizar a informação de uma forma lógica e estruturada, permite também uma busca
rápida em todo conteúdo disponível;
Minha empresa necessita de um Portal Corporativo?
Este é um questionamento bastante freqüente no meio empresarial. Não existe uma regra
para determinar se a sua empresa necessita de um Portal Corporativo, entretanto podemos
identificar alguns impulsionadores bastante claros:
•
A atual Intranet não está servindo aos propósitos da empresa, com um baixo
nível de acessos e uma crescente burocratização e desatualização do conteúdo
(como foi apontado anteriormente);
•
Existe necessidade de propagação rápida de informações com um baixo custo.
•
Metas agressivas de crescimento, envolvendo também aumento no número de
colaboradores. Neste caso, surge uma necessidade de propagar as informações da
empresa para os novos e manter um fluxo de comunicação constante;
•
Concorrência acirrada, fazendo com que a disponibilização de informações
estratégicas para os colaboradores se torne um fator-chave de sucesso do negócio;
•
Grande utilização do Correio Eletrônico, muitas vezes utilizado para outras
funções além da comunicação simples. Não é raro encontrar empresas que fazem
toda comunicação interna via e-mail, sem estas informações estarem disponibilizadas
em outro local para consulta posterior;
•
Investimento em iniciativas de e-business, que necessitam monitoramento
constante da equipe envolvida, bem como da gerência e direção. Uma operação de
e-Business vencedora só pode ser sustentada por uma forte cultura web dentro da
empresa, sendo um de seus maiores impulsionadores o Portal Corporativo;
•
Necessidade de licenças de softwares, apenas para execução de consultas
simples, o que acarreta um alto custo para a empresa;
•
Dificuldade em encontrar informações, documentos, planilhas e outros dados,
as estruturas de diretórios de grandes redes nem sempre conseguem organizar
arquivos e, muito menos, hierarquizá-los de modo a priorizá-los para determinados
usuários os grupos.
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Pontos críticos para a implementação
A implementação de um Portal Corporativo é bastante crítica para o sucesso do mesmo.
Além de um planejamento cuidadoso, é fundamental que os seguintes pontos críticos sejam
abordados:
•
Escalabilidade – A escalabilidade deve ser considerada sob dois aspectos: a
habilidade de suportar um número grande de usuários, bem como a redução deste
número. Além disso, é importante que a solução se adapte às necessidades do
negócio. Se for intenção da empresa for, no futuro, adquirir um sistema de CRM, por
exemplo, o Portal deve ter a capacidade de suportá-lo;
•
Administração da ferramenta – É importante lembrar que à medida que a
ferramenta se torna difícil de administrar, sobe o custo de propriedade. O portal deve
ter um sistema de administração bastante facilitado, bem como a instalação do
produto;
•
Componentes – Apesar de a principal função do Portal Corporativo ser a integração
de aplicações existentes e conteúdos em um só lugar, é importante que a ferramenta
escolhida tenha componentes (aplicações) que realmente agreguem valor ao portal.
Com componentes úteis, é possível aumentar ainda mais o ROI da solução;
•
Integração – Caso a estratégia do portal esteja contemplando a integração com
aplicações que não estão no formato web, como sistemas legados e ERPs, é
importante estabelecer estes custos para o orçamento total da solução;
•
Usabilidade – Um dos principais impulsionadores do ROI do portal é a usabilidade.
Somente com uma solução onde os usuários encontrem rapidamente o que
procuram é possível realmente causar impacto.
Conclusão
A atual Intranet disponível em 70% das empresas do país, está sofrendo uma mudança
radical. Trata-se do surgimento do Portal Corporativo, uma ferramenta focada na
produtividade e satisfação dos colaboradores. Integrando os sistemas existentes na empresa
em uma só interface, o usuário ganha por encontrar as informações que precisa rapidamente
e a empresa ganha por não necessitar desenvolver estas aplicações novamente. Através de
diversas features, personalização e organização do conteúdo, é possível otimizar em quase
três horas semanais o tempo utilizado por colaborador para realizar suas tarefas. Antes de
uma solução em software, o Portal é uma maneira diferenciada de disponibilizar informação
relevante por toda empresa.
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