Organização, Sistemas e Métodos
Metodologia de análise
São quatro as regras básicas para se estabelecer uma metodologia de análise:
a) Não aceitar nada como verdadeiro enquanto não for reconhecido como tal pela razão;
b) Dividir o problema em tantas partes quantas forem possíveis e necessárias para
melhor analisar;
c) Conduzir por ordem os pensamentos, começando pelos problemas mais simples até
chegar aos mais complexos;
d) Fazer sempre as divisões tão completas, tendo a certeza de nada omitir.
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Metodologia de análise
Sistematicamente, deve-se tomar uma atitude investigativa para encontrar as respostas.
As perguntas podem ser do tipo:
a) O quê?
b) Como?
c) Onde?
d) Quem?
e) Quando?
f)
Por quê?
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Metodologia de análise
São dois os componentes fundamentais do princípio da melhoria contínua:
a) Filosofia de trabalho;
b) Técnicas de análise de processos.
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Metodologia de análise
A filosofia de trabalho obedece aos seguintes princípios:
A melhoria da qualidade, por meio da eliminação das causas dos problemas, conduz ao
aumento da produtividade;
As pessoas querem envolver-se e executar bem duas tarefas;
As pessoas que executam as tarefas têm mais conhecimentos sobre elas;
Todas as pessoas querem ser valorizadas;
Podem-se alcançar melhores resultados trabalhando em grupo, para melhorar um
processo;
A relação antagônica entre funcionários e gerentes é contraproducente e está superada;
Um processo sempre pode ser melhorado;
Em administração, não existe o processo ideal, ou o melhor, o que existe é o melhor para
o momento;
O ótimo é inimigo do bom.
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Metodologia de análise
As técnicas auxiliam quem vai analisar e redesenhar os processos. Geralmente, são
utilizadas as seguintes:
a) Técnicas de levantamento de informações sobre o processo;
b) Técnicas de fluxogramação de processos (representação gráfica, diagramação);
c) Técnicas de gerenciamento de processos – workflow;
d) Técnicas de análise e elaboração de formulários;
e) Técnicas de elaboração de manuais de procedimentos.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
1 Identificação do processo a ser estudado
2 Levantamento detalhado do processo
3 Análise do processo atual
4 Redesenho do processo
5 Normatização do processo
6 Implantação e implementação do novo processo
7 Gerenciamento do novo processo - workflow
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
1 Identificação do processo a ser estudado
Primeiramente deve-se identificar qual é o negócio da organização e também a sua visão
estratégica.
Depois busca-se saber quais são os problemas da organização.
Problema é o resultado indesejável de um processo.
As causas podem ser diferentes dos problemas.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
2 Levantamento detalhado do processo
As seguintes variáveis da organização devem ser observadas pelos analistas:
a) A documentação existente;
b) O volume de trabalho;
c) Os recursos utilizados;
d) Os tempos de execução;
e) Os custos envolvidos;
f)
O fluxo do processo;
g) Os fatores críticos de sucesso e os pontos-chaves do processo;
h) A tecnologia da informação utilizada.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
3 Análise do processo atual
Atitude interrogativa
No levantamento
Na análise
O que é feito?
O que deveria ser feito?
Como é feito?
Como deveria ser feito?
Quando é feito?
Quando deveria ser feito?
Onde é feito?
Onde deveria ser feito?
Quem faz?
Quem deveria fazer?
Para quem é feito?
Para quem deveria ser feito?
Por que é feito?
Por que deveria ser feito?
Qual é o volume de trabalho?
Qual deveria ser esse volume?
Qual é o custo?
Qual deveria ser o custo?
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
3 Análise do processo atual
a) Análise crítica do levantamento;
b) Elaboração do fluxograma do processo atual;
c) Alocação do volume de trabalho, dos recursos, dos custos e dos tempos de execução
para cada atividade refletida no fluxo do processo;
d) Análise do fluxo atual do processo;
e) Análise da tecnologia de informação utilizada.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
4 Redesenho do processo
Quando chegar o momento de redesenhar o processo, alguns pressupostos básicos
devem ser observados:
a) A estrutura organizacional por onde permeia o processo deve ser ágil para poder
responder com rapidez à mudanças do mercado que estão ocorrendo com maior
frequência;
b) As atividades internas não pode ser fragmentadas e devem estar alinhadas ao
processo em estudo, sempre visando à satisfação do cliente: produtos e serviços certos
com a qualidade e custos reduzidos = competitividade;
c) A inovação dever ser preocupação constante ao redesenhar processos, ou seja,
buscar novos objetivos e novas formas para alcançá-los.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
4 Redesenho do processo
Fases do redesenho do processo:
a) Definição do novo fluxo;
b) Definição de novas funções;
c) Definição da tecnologia de informação;
d) Aprovação do novo processo.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
4 Redesenho do processo
Fatores que também devem ser considerados para o sucesso do redesenho do processo:
a) A alta administração da organização e os responsáveis pela TI devem estar
comprometidos com a promoção das mudanças;
b) Os componentes organizacionais, tecnológicos e culturais devem ser considerados de
forma integrada;
c) O poder de decisão do grupo de trabalho deve estar voltado para a busca da
participação e criatividade máxima de todo o pessoal envolvido;
d) A equipe de trabalho deve utilizar-se de ferramental tecnológico adequado para a
modelagem, ou redesenho do processo, que permita uma simulação dinâmica do
protótipo proposto;
e) A prototipação deve ser feita com clareza e flexibilidade, a fim de permitir análise
comparativa entre os parâmetros quantitativos do processo em uso com o proposto, bom
como demonstrar o impacto das mudanças.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
4 Redesenho do processo
Definição do novo fluxo – o novo fluxograma é feito com base em:
a) A eliminação dos gargalos identificados por ocasião da análise;
b) A eliminação de duplicação de atividades e funções;
c) A racionalização dos formulários utilizados;
d) A distribuição do volume de trabalho nas diversas áreas envolvidas;
e) A alocação adequada dos recursos (humanos e materiais) necessários ao fluxo do
processo;
f)
A possível eliminação de uma ou mais atividades e quais seriam as consequências;
g) A inovação tecnológica dos recursos de informática;
h) A melhoria do tempo de resposta;
i)
A melhoria da qualidade e produtividade do pessoal envolvido no processo.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
4 Redesenho do processo
Definição das novas funções – alguns pontos importantes:
a) As novas funções deverão permitir maior agilidade ao processo e devem ser
absolutamente necessárias para o novo fluxo proposto;
b) Deve ser evitada a criação de novas unidades organizacionais, uma vez que podem
emperrar o fluxo do processo;
c) Novas unidades devem ser consideradas somente se for necessária a criação de
uma instância decisória que dê ganho de produtividade e segurança ao processo
proposto;
d) Funções de controle devem ser evitadas, exceto se forem necessárias à segurança
do processo;
e) A participação do CEO é fundamental nessa fase de definição de novas funções,
tanto quanto um analista especialista em análise de funções.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
5 Normatização do processo
Por algumas razões a normatização pode ser necessária:
a) Fixa os critérios e padrões para os procedimentos, bem como uniformiza a
terminologia básica do processo;
b) Possibilita o treinamento aos novos e antigos funcionários envolvidos no processo;
c) Representa um instrumento básico efetivo de consulta, orientação e avaliação do
processo;
d) Restringe a improvisação inadequada e evita a existência de procedimentos paralelos
que podem emperrar o processo.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
6 Implantação e implementação do novo processo
As etapas da implantação são:
a) Treinamento do pessoal envolvido;
b) Divulgação das novas normas e manuais;
c) Teste do novo processo paralelamente com a sistemática atual;
d) Programação e preparação para o funcionamento, definitivamente, do novo processo.
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Metodologia de análise
Fases da metodologia
7 Gerenciamento do novo processo – workflow
Workflow é um tecnologia que se utiliza dos recursos da informática para gerenciar um
processo administrativo ou produtivo de uma empresa.
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