Implementando IBSTracker
Start-Up de IBSTracker
OVERVIEW
IBSolution – Impressão Controlada
www.ibsolution.com.br
Fone: 11 3877-0047
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Agenda do Start-Up
Parabens, sua empresa adquiriu o IBSTracker, esse é o nosso
Start-Up e vamos conhecer nossa agenda nos próximos 3
dias
1
Overview para todos os envolvidos no uso do produto
Treinamento para area técnica de instalação de Client´s
2
Treinamento para area de Logística
Treinamento para área técnica interna
3
Treinamento para área Financeira e de medições de Contadores
Agenda livre para duvidas, instalações e/ou customizações necessárias
Todo o material será disponibilizado eletronicamente para as pessoas
envolvidas no treinamento
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Benefícios Diretos
4 Motivos que fizeram sua empresa aderir ao IBSTracker
1
Gerar alertas técnicos para seu departamento técnico de campo e interno
2
Gerar relatórios de faturamento na data de corte
3
Proteger seu cliente pois quando alguém colocar uma máquina na rede
voce saberá e poderá agir
4
Totalmente em Background, invisível e transparente ao cliente
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Como Processo pode Melhorar ?
Quais Departamentos o IBSTracker afeta e pode ajudar ?
O envio de alertas
fornece a sua
empresa próatividade e redução
de deslocamentos
desnecessários
Equipamentos enviam
alertas por e-mail para
seu departamento
técnico interno e de
campo
Técnico
Estoque
Equipamentos
enviam alertas de
trocas de toner com
contadores para
programação de
envio e medição de
rendimento
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Vendas
Com a integração
com seu ERP sua
empresa mais
controlada e custos
mais enxutos
Integração
Faturamento
Administrativo
Equipamentos enviam
contadores físicos por
email automatizando
proessos e o produto
disponibiliza relatórios
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Conceito de IBSTracker
Por que Gerenciar Dispositivos alocados em
clientes remotamente ??
 Aumentar a Receita do seu Projeto de Outsourcing.
 Reduzir custos operacionais e despesas redundantes
 Oferecer pró-atividade para seus clientes
 Atendimento de SLA controlado
 Melhorar controle de estoques
 Eliminar visitas desnecessárias no campo
 Apresentar uso da tecnologia para seus clientes
 Reduzir tempo de faturamento -> $$ em caixa mais rápido e eficiente
 Eliminar erro humano para fechamentos e levantamento de contadores
 Entre outros benefícios, ex. Diminuição de chamados técnicos
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Ciclo do IBSTracker
Como é o dia-a-dia do Gerenciador em seu cliente
Captura via SNMP
equipamentos instalados,
novos equipamentos, trocas
de equipamentos e etc.
Relatórios de faturamento
de equipamentos para gerar
NF para o cliente
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Alertas de manutenção,
troca de toner,
atolamentos e etc.
TEMPO REAL
Atividade de atualização
10-12 vezes ao dia para
gerar menos trafego de
rede no cliente e
captura de dados
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Conceito de IBSTracker
Por que Gerenciar Dispositivos alocados em
clientes remotamente ??
IBSTracker
DataBase
IBSTracker Server
IBSTracker Web Services
https / ssl
HOSTING UOL
Definição:
Rastreia a rede dos clientes do parceiro, encontra os dispositivos de
impressão, mapeia e coleta informações em periodos agendados.
Servidor Seguro Dedicado
Backup 12 horas
SLA 2 horas
Totalmente protegido
Full 4mb banda
SQL Server
Redundância EUA - Utah
https / ssl
IBSTracker Cliente
IBSTracker Admin
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IBSTracker
DataBase Local
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Conceito de IBSTracker
Por que Gerenciar Dispositivos alocados em
clientes remotamente ??
Rejeição do Cliente a enviar informações:
Explique o conceito de segurança apresentado. O
mesmo que os bancos utilizam
Somente os dados dos dispositivos trafegam.
Nenhum, absolutamente nenhum dado do usuário ou
do que foi impresso é trafegado
Não peça, apresente o novo modelo tecnológico
Caso tenha que pedir: Ex: ...Estaremos implantando
um novo sistema para coleta de informações e tudo a
partir de agora será automático.
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Caso tenha que dar explicações, mostre estes
slides
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Conceito de IBSTracker
O que o IBSTracker Client faz ?
Descobre dispositivos de impressão, Coleta informações, gera alertas e envia
para o IBSTracker Web Services conforme agendado
IBSTracker Cliente
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Descobre dispositivos de impressão através de um
Range de IP configurado no software
Coleta informações dentro do periodo agendado
dos dispositivos que ter que ter informações
coletadas
Verifica o status dos dispositivos dentro da
periodicidade especificada
Alerta quando o toner estiver abaixo de um dado
limite
Verifica o status do toner (sempre que o dispositivo
permitir) e notifica quando o toner foi trocado antes
do tempo
Sincroniza tudo que foi feito com o IBSTracker web
services
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Conceito de IBSTracker
O que é coletado pelo IBSTracker
Definição:
Abaixo os itens coletados pelo IBSTracker Cliente (alguns modelos de
equipamentos não oferecem todas as informações)
IBSTracker Cliente
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Nome – nome do dispositivo.
Modelo – modelo da impressora.
Número de Série – número de série da impressora.
Servidor de Impressão – Impressora é local ou de rede.
Total de páginas impressas
Total de páginas coloridas impressas
Total de cópias
Total de cópias coloridas
Total de impressões (fax-copia-impressões)
Total de impressões cor fax-(copia-impressões)
Faxes – total de faxes impressos pela multifuncional.
Scans – número de páginas escaneadas.
Nível do Toner – porcentagem disponível do toner
Localização – localização da impressora.
Notas – alguma informação sobre o dispositivo.
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Conceito de IBSTracker
O que é ALERTADO pelo IBSTracker
Definição:
Abaixo os itens que podem ser monitorados pelo IBSTracker Cliente (alguns
modelos de equipamentos não oferecem todas as opções)
IBSTracker Cliente
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Não encontrada
Atolamento Papel
Porta Aberta
Offline
Sem Papel
Toner baixo
Sem toner
Serviço Requisitado
Bandeja de entrada vazia
Bandeja de saida cheia
Sem bandeja de entrada
Sem bandeja de saída
Outros códigos de erro
PCR (Troca prematura de cartucho)
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Conceito de IBSTracker
IBSTracker Admin
Definição:
É o módulo que configura a usabilidade do produto e mostra as informações
integradas dos clientes do parceiro
IBSTracker
DataBase
IBSTracker Server
IBSTracker Web Services
IBSTracker Admin
IBSTracker
DataBase Local
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Consultas
• Visualizar quantidade de dispositivos em rede e
locais do cliente
• Consultar contadores de todas os dispositivos
de todos os clients
• Consultar contadores baseado em range de
data de início e data final (gerado
automaticamente uma média por período)
• Consultar alertas de serviços
•Deve ser utilizado por: FINANCEIRO, AREA
TÉCNICA e LOGISTICA
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Tipos de Gerenciamento de Dispositivos
Existem soluções para departamento de vendas, técnico,
faturamento e estoque
Vendas
 Ferramenta para desenvolver novos
clientes
 Levantamento de dados preciso e
rápido
 Projetos mais enxutos e rentáveis
Técnico, Faturamento e Estoque
 Email de problemas que o
equipamento apresentar, incluindo
problemas mai técnicos com
códigos. O suporte interno pode
internvir e sanar o problema
remotamente sem abrir chamado
 Relatórios de contadores já com (
atual menos o anterior )
 Email de toda troca de toner e peças
com contadores, possibilidade de
gerenciar estoque e ainda medir
duração de insumos
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Perguntas sobre o IBSTracker
Perguntas Frequentes sobre Gerenciamento de Dispositivos
Quais medidores o IBSTracker pode coletar ??
 O IBSTracker pode coletar contadores de equipamentos conectados em rede
através do protocolo SNMP ( Simple Network Management Protocol )
O IBSTracker separa contadores de Cópias, Fax, Scanner e Impressão ??
 Depende. Alguns equipamentos, através de sua MIB ( caixa preta de cada
fabricante ) fornecem informações separadamente e outros equipamentos
fornecem as informações conjuntas. Essa é uma limitação do fabricante
O IBSTracker pode coletar contadores de impressoras locais ( USB e paralela ) ??
 SIM, através de um client instalado na estação é possível gerenciar também
impressoras localmente conectadas como USB, Paralela e IP
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Perguntas sobre o IBSTracker
Perguntas Frequentes sobre Gerenciamento de Dispositivos
O IBSTracker pode coletar informações de localidades remotas ??
 Sim. Se houver conectividada na rede ele pode controlar equipamentos em
outros locais, se não houver, basta instalar um client na outra rede para que ele
possa gerenciar os dispostivos
Como o IBSTracker envia os dados?? É seguro ??
 O IBSTracker envia os dados através de um client para um WebServer e utiliza
HTTPS ( porta 443 ) portanto 100% seguro, mesma porta utilizada para
transações bancárias e compras na internet de forma segura
Posso excluir ou adicionar equipamentos pelo admin?
 SIM, pelo Admin voce pode incluir equipamentos ou remove-los do controle do
IBStracker sem ter de ir ao cliente
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Perguntas sobre o IBSTracker
Perguntas Frequentes sobre Gerenciamento de Dispositivos
Como faço para meu cliente e/ou meus funcionarios alocados não alterem nada ??
 Como o IBSTracker funciona em Background ele fica transparente ao cliente,
suas principais funções rodam a noite e são protegidas por senha
Em quais sistemas posso integrar ??
 Em qualquer sistema. O IBSTracker tem como base fornecer informações seguras mas
de forma simples para que o cliente possa integrar em seu ERP utilizando arquivos XML
( fale com seu desenvolvedor de ERP, ele saberá )
A IBSolution tem algum painel de visualização
 SIM. Estamos Desenvolvendo uma interface tanto para revenda quanto para o cliente
visualizar de forma amigável os relatórios de contadores e alertas técnicos que os
equipamentos enviem. É um módulo adicional pois nem sempre é necessário uma vez
que os clientes possuem seus ERP´s e preferem integrar
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Perguntas sobre o IBSTracker
Perguntas Frequentes sobre Gerenciamento de Dispositivos
Qual a diferença entre o IBSTracker e um software de bilhetagem ??
 O software de bilhetagem gera relatórios gerenciais para tomada de decisão como
implementar cotas, proibir uso de recursos coloridos, fornecer relatórios de
sustentabilidade porém não nos da volumes de cópias com aferição adequada e
quando pode fornecer pois existem módulos adicionais para incluir cópias em
softwares de bilhetagem e normalmente são caros, como ainda dependem de
linguagem é normal um software de bilhetagem ter erros entre 3 %e 6% e ainda sem a
cópia fica impossível realizar o faturamento através dele, nesse caso o gerenciador é a
solução de gerenciamento do dispositivo, portanto, pode ser utilizado em conjunto
com qualquer software de bilhetagem e ainda trazer facilidade em medir as 2 soluções
sendo que o gerenciador fornece contadores físicos, totalmente seguros para realizar
seus faturamentos eletrônicamente
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Passos para Implementar
IBSTracker
Passo 1 – Levantamento da situação atual
• Quantos clientes existem
• Quantos equipamentos existem por cliente
• Como é feito hoje a coleta de contadores com os
clientes
Passo 2 – Levantamento da situação atual
• Quais as marcas e modelos dos equipamentos utilizados
• Checar e se necessário testar a conformidade dos equipamentos com o IBSTracker
• Montar plano alternativo para os equipamentos que o IBSTracker não coleta
informações
Passo 3 – Implantação e Treinamento no Parceiro
• O parceiro nomeia o técnico responsável e as demais pessoas que farão o treinamento
no IBSTracker Cliente e Admin.
• O módulo administrativo e eventualmente o banco de dados local são instalados
• Definir como os alertas serão utilizados, os níveis de toner e o PCR
• Utiliza-se a estrutura de rede e os dispositivos instalados no parceiro para o “shakedown” apronto final.
• IMPORTANTE DEFINIR AS PESSOAS QUE IRÃO UTILIZAR E PARTICIPARÃO DO STARTUP e QUEM DARA O SUPORTE DE 1º. NIVEL INTERNO
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Passos para Implementar
IBSTracker
Passo 4 – Implantação em Cliente(s) teste
• O parceiro nomeia os clientes teste e envia seus técnicos para a instalação do
IBSTracker Cliente no cliente. Caso seja necessário irá acompanhado por um especialista
da IBSolution
• Com este passo executado todas as dúvidas em relação ao produto, seus aspectos de
segurança, transmissão de dados e funcionalidade estarão resolvidos.
Passo 5 – Implantação do IBSTracker Geral
• Montar o cronograma para a implantação definindo a data de encerramento da
implementação nos clientes
• Preparar o anúncio para os clientes
• Enviar anúncio para os clientes
• Iniciar a implementação nos clientes
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Anunciar a seus clientes
IBSTracker
É importante anunciar a seus clientes pois mostra sua pró-atividade
Prezado Cliente
A XYZ tem o prazer de anunciar a implantação de novas tecnologias de coleta de informações e geração de
alertas para seu parque de impressoras e multi-funcionais.
Esta nova tecnologia irá coletar automaticamente e diariamente os contadores dos equipamentos, eliminando
assim a necessidade de ligações para seu departamento ou a ida de um técnico para a coleta destas
informações.
Outro aspecto importante é que esta tecnologia irá gerar alertas para substituição de toner e também quando
houver falha no equipamento, fazendo com que a antecipação ao problema, reduza significativamente os
volumes de chamado técnico e aumentando a satisfação de seus usuários.
Caso queira, o sistema pode enviar diariamente as informações de contadores dos equipamentos, ou
poderemos, enviar um relatório de contadores diários antecipadamente a fatura ou juntamente com ela.
Os requisitos técnicos, operacionais e de segurança para a instalação e execução desta aplicação será
passada pelo nosso departamento técnico.
Podemos adiantar que a solução é 100% segura, somente trafega informações sobre os equipamentos, em
conexão segura (https) e encriptada através de SSL.
Contamos com sua colaboração para esta implantação, visando benefícios mútuos para nossas empresas
Atenciosamente
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Anunciar a seus clientes
IBSTracker
Passo 6 – Implementando o lado Administrativo
• Montar o plano de acompanhamento pelo administrativo para um acompanhamento
paralelo dos contadores manuais e os automáticos
• Verificar as discrepâncias e eventualmente corrigi-las
• Definir a data de corte
Passo 7 – A Área Comercial e o IBSTracker
•
•
•
•
Apresentação da Tecnologia
Treinamento como fazer a coleta de informações via Pen-Drive
Como utilizar as informações
Montando uma proposta
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Pontos Importantes a ressaltarmos
Observações importantes e o que esperar da
solução
Envio de dados
Integração
Confiabilidade
 Como dito anteriormente,
alguns equipamentos não
enviam dados
separadamente de
contadores, isso é devido
a MIB que é a caixa preta
de cada fabricante em
seus equipamentos e
impossível de ser
acessado e/ou alterado
 Também como já
dissemos o Gerenciador
é preparado para integrar
com ERP´s para
automatizar ainda mais
seus processos internos,
seu fornecedor de ERP
poderá fazer essa
integração sem maiores
problemas
 O Gerenciado e a IBS
sabem que a
confidencialidade é um
ponto de extrema
importancia em qualquer
projeto, portanto é
possível enviar ou não
cópia dos emails e alertas
ao cliente, auditar seus
faturamentos, controlar
envios, evitar perdas
desnecessárias e 100%
controlado por você !
 Como dito também a IBS
possui um módulo de
visualização para
faturamento - adicional
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Onde o IBSTracker atua em um Projeto de Outsourcing ?
Em termos de soluções de software onde o
Gerenciador atuam no processo
Bilhetagem
IBSTracker Advancec
Consultoria e Montagem de ambiente de impressão
Ex. IBSPRO
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 CULTURA de clientes, trabalha
ANTES da impressão
 Trabalha APÓS a impressão,
contador físico, a idéia é ter
instalado em TODOS os seus
clientes
 Planejamento de filas, instalação
de drivers, compartilhamento de
filas e etc.
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Perguntas
IBSolution – Impressão Controlada
Fone: 11 3877-0047
[email protected]
www.ibsolution.com.br
[email protected]
IMPORTANTE
Como Disponibilizar a Documentação??
- Email
- Cópia no Pen-Drive
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