LISTA DE PEÇAS JUSTIFICATIVAS A APRESENTAR COM A DECLARAÇÃO DE DESPESAS PAGAS
POR TIPOLOGIAS DE DESPESAS
TIPOLOGIA 1: ESTUDOS/RELATÓRIOS
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A factura ou o documento de valor probatório equivalente emitido pelo prestador de serviços
Justificante de pagamento
Documentação relativa à realização de contratos públicos
o o caderno de encargos
o a documentação que demonstre que as regras de concorrência e de publicidade
foram respeitadas (ex: prova da publicidade)
o a documentação que demonstre o método de avaliação da oferta e a sua aplicação
(ex: grelha de análise das ofertas)
o a documentação que demonstre a adjucação (ex: notificação do concurso)
o o contrato de prestação de serviços
O relatório de estudo (o relatório deverá ser apresentado uma vez terminado, dado tratar-se
de um dos produtos/resultados do projecto)
TIPOLOGIA 2: RECURSOS HUMANOS
1 – Salários cobrados mensais (para o caso de França)
Salários brutos mensais (para o caso de Espanha e Portugal
Documentos gerais a apresentar no início dos processos, ou seja, aquando do primeiro mês
declarado para cada um dos recursos humanos atribuídos ao projecto, ou quando estes
documentos sejam renovados:
- Certificado de afectação do pessoal (modelo do programa Interreg IV B SUDOE)
- Documentação relativa ao procedimento de contratação (para pessoas contratadas
especificamente para a execução do projecto) e nos casos em que se aplique:
o documentação que demonstre que as regras de concorrência e de publicidade
foram respeitadas (ex: prova da publicidade)
o documentação que demonstre o método de valorização da oferta e a sua
aplicação (ex: grelha de análise das ofertas)
o documentação que demonstre a adjucação (ex: notificação do concurso)
o o contrato de trabalho (se este tiver por finalidade o desenvolvimento total ou
parcial do projecto objecto de co-financiamento (para as pessoas contratadas
especificamente para a execução do projecto)
Documentos específicos a apresentar em cada mensalidade justificada:
- Folha de horas mensal nominativa assinada pela pessoa em causa e pelo seu superior
directo (modelo do programa Interreg IV B SUDOE)
- Recibo de vencimento ou DADS (declaração anual dos dados sociais)
- Justificante de pagamento do salário ao trabalhador(a) (ex: transferência bancária)
2 – Pagamentos extraordinários – “subsídios” de férias e de Natal (em Espanha e Portugal)
Documentos específicos a apresentar em cada mensalidade justificada:
- Folha de horas mensal nominativa assinada pela pessoa em causa e pelo seu superior
directo (modelo do programa Interreg IV B SUDOE)
- Recibo de vencimento da mensalidade extraordinária
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Justificante de pagamento do salário ao trabalhador(a) (ex: transferência bancária)
3 – Encargos sociais da responsabilidade do empregador (em Espanha e Portugal)
Nota: Os encargos patronais são declarados em Espanha e Portugal de forma independente, uma
vez tenham sido entregues ao sistema de Segurança Social correspondente. Estes encargos sociais
não fazem parte da remuneração ou salário bruto do trabalhador (não figuram no recibo de
vencimento do trabalhador(a)). Por conseguinte, estas despesas são justificadas de acordo com um
procedimento diferente do salário bruto mensal e não têm o mesmo número de identificação
contabilístico. Estas despesas poderão ser imputadas ao programa segundo a mesma percentagem
de imputação que as folhas de horas do trabalhador(a) para o mês correspondente.
Documentos específicos a apresentar em cada mensalidade justificada:
- Justificante de pagamento dos encargos sociais da responsabilidade do empregador à
Segurança Social para os elementos trabalhando no projecto
4 – Caso de trabalho voluntário não remunerado (em França):
Documentos gerais a apresentar no início dos processos ou quando estes são renovados:
- Convenção de assinada entre a entidade e o trabalhador voluntário (especificando o
objecto dos trabalhos efectuados e a quantificação dos dias trabalhados)
- Documentação que determine o custo/hora em função da grelha do nível da
administração correspondente (fornecer as modalidades de cálculo, as referências e a
cópia das tabelas utilizadas)
Documentos específicos a apresentar em cada mensalidade justificada:
- Folha de horas mensal nominativa assinada pela pessoa em causa e pelo seu superior
directo (não é necessária a assinatura da direcção de RH). Debe solicitar-se o modelo
específico junto do STC SUDOE.
TIPOLOGIA 3: DESPESAS DE VIAGEM/ALOJAMENTO/ALIMENTAÇÃO
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Convocatória
Programa da reunião
Lista de presenças e acta da reunião à qual se assistiu
Ordem de deslocação em serviço do interveniente
Documentos que justifiquem as despesas realizadas (facturas, recibo, títulos de
transporte…)
Justificante de pagamento
Para o pagamento das ajudas de custo: prova do pagamento da entidade à pessoa que
participou na deslocação e prova administrativa das tabelas e preços fixos em vigor na
estrutura beneficiária (regulamento e tabela em vigor)
TIPOLOGIA 4: PROMOÇÃO/DIFUSÃO
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Factura ou documento de valor probatório equivalente emitido pelo prestador de serviços
Justificante de pagamento
Documentação relativa a procedimentos de contratação pública se aplicável
o caderno de encargos
o documentação que demonstre que as regras de concorrência e de publicidade foram
respeitadas (ex: prova da publicidade)
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o
o
o
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documentação que demonstre o método de valorização da oferta e a sua aplicação
(ex: grelha de análise das ofertas)
documentação que demonstre a adjucação (ex: notificação do concurso)
contrato de prestação de serviços
os documentos produzidos com os logótipos deverão ser apresentados uma vez terminados,
dado que se tratam de produtos/resultados do projecto.
TIPOLOGIA 5: REUNIÕES/CONFERÊNCIAS/SEMINÁRIOS
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Factura ou documento de valor probatório equivalente emitido pelo prestador de serviços
Justificante de pagamento
Documentação relativa a procedimentos de contratação pública se aplicável
o caderno de encargos
o documentação que demonstre que as regras de concorrência e de publicidade foram
respeitadas (ex: prova da publicidade)
o documentação que demonstre o método de valorização da oferta e a sua aplicação
(ex: grelha de análise das ofertas)
o documentação que demonstre a adjucação (ex: notificação do concurso)
o contrato de prestação de serviços
Acta da reunião, com indicação do lugar, data, das pessoas presentes, etc.
Diaporama datado + logótipo UE + SUDOE
TIPOLOGIA 6: EQUIPAMENTO
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Factura ou documento de valor probatório equivalente emitido pelo prestador de serviços
Justificante de pagamento
Documentação relativa a procedimentos de contratação pública se aplicável
o caderno de encargos
o documentação que demonstre que as regras de concorrência e de publicidade foram
respeitadas (ex: prova da publicidade)
o documentação que demonstre o método de valorização da oferta e a sua aplicação
(ex: grelha de análise das ofertas)
o documentação que demonstre a adjucação (ex: notificação do concurso)
o contrato de prestação de serviços
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O plano de amortização do bem de acordo com as regras da entidade (se são declaradas as
despesas de amortização)
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Documentação certificando que o bem em causa é afecto parcialmente ao projecto, assinado
pela pessoa responsável da entidade (cálculo da percentagem de afectação)
TIPOLOGIA 7: INFRA-ESTRUTURAS DE PEQUENA ENVERGADURA
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Factura ou documento de valor probatório equivalente emitido pelo prestador de serviços
Justificante de pagamento
Documentação relativa a procedimentos de contratação pública se aplicável
o caderno de encargos
3
o
o
o
o
documentação que demonstre que as regras de concorrência e de publicidade foram
respeitadas (ex: prova da publicidade)
documentação que demonstre o método de valorização da oferta e a sua aplicação
(ex: grelha de análise das ofertas)
documentação que demonstre a adjucação (ex: notificação do concurso)
contrato de prestação de serviços
TIPOLOGIA 8: DESPESAS GERAIS
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Factura ou documento de valor probatório equivalente emitido pelo prestador de serviços
Justificante de pagamento
Nota explicativa do cálculo realizado com a chave de distribuição (método de cálculo para a
imputação das despesas gerais e o sistema empregado para a determinação da parte
proporcional das despesas)
TIPOLOGIA 9: DESPESAS de AUDITORIA (VALIDAÇÃO das DESPESAS)
Se a prestação for “externa”
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Factura ou documento de valor probatório equivalente emitido pelo prestador de serviços
Justificante de pagamento
Documentação relativa a procedimentos de contratação pública se aplicável
o caderno de encargos
o documentação que demonstre que as regras de concorrência e de publicidade foram
respeitadas (ex: prova da publicidade)
o documentação que demonstre o método de valorização da oferta e a sua aplicação
(ex: grelha de análise das ofertas)
o documentação que demonstre a adjucação (ex: notificação do concurso)
o contrato de prestação de serviços
Relatório de auditoria
Se a prestação for “interna”
Fornecer os justificantes listados na tipologia nº2
TIPOLOGIA 10: OUTRO (ESPECIFICAR)
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Factura ou documento de valor probatório equivalente emitido pelo prestador de serviços
Justificante de pagamento
Documentação relativa a procedimentos de contratação pública se aplicável
o caderno de encargos
o documentação que demonstre que as regras de concorrência e de publicidade foram
respeitadas (ex: prova da publicidade)
o documentação que demonstre o método de valorização da oferta e a sua aplicação
(ex: grelha de análise das ofertas)
o documentação que demonstre a adjucação (ex: notificação do concurso)
o contrato de prestação de serviços
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