Agência Canadense de Cooperação Internacional
Gestão por Resultados: Possibilidades e limitações
GESTÃO POR RESULTADOS - GPR
Concepções e Método
Santarém– PA
Novembro de 2007
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Gestão por Resultados: Possibilidades e limitações
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Objetivos da Oficina
Objetivo geral
•
Contribuir para o fortalecimento do processo de consorciamento (cooperação
inter-institucional) dos cinco Municípios e instâncias governamentais
envolvidos no Projeto Novos Consórcios Públicos (NCP) - Saneamento
Ambiental do Sudoeste do Pará
Objetivos específicos
•
Apresentar a metodologia de gestão por resultados desenvolvida pela CIDA a
fim de contribuir para sua apropriação pelos parceiros do projeto NCP.
•
Contribuir para que gestores públicos fortaleçam suas capacidades de
diálogo, planejamento, avaliação e gestão por resultados de programas
sociais e políticas públicas, especialmente aqueles vinculados aos processos
de cooperação inter-instuticional/consorciamento .
•
Contribuir para a melhoria dos padrões de gerenciamento de programas de
apoio à implantação de consórcios públicos.
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Que caminho seguir nos quatro dias?
Dia 3
Porque e como olhar para os problemas?
Porque e como formular objetivos?
Porque e como formular resultados?
Dia 2
Dia 1
O que construímos até o momento?
Quais as conquistas?
Quais os desafios?
Dia 4
Como monitorar e avaliar?
O que é GPR?
De que forma melhorar a gestão?
Qual é nossa prática?
O que é GPR?
Porque e como fazer análise de situação?
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Atividade I – Linha do Tempo
Trabalho individual : Linha do tempo (15 min)
Perguntas
o Quais os eventos marcantes e as conquistas que ocorreram entre outubro de 2006 até
o
o
o
o
o momento? (tarjetas em azul)
Quais obstáculos e dificuldades que surgiram nesse período? (vermelho)
Como lidei com eles? (azul)
Que elementos facilitadores surgiram? (verde)
Como me senti em relação ao projeto?(azul)
4 grupos se reúnem e elaboram tarjetas individuais
Perguntas (45min):
o Quais os eventos marcantes e as conquistas que ocorreram entre outubro de 2006 até
o
o
o
o
o momento? (tarjetas em azul)
Quais obstáculos e dificuldades que surgiram nesse período? (vermelho)
Como lidei com eles? (azul)
Que elementos facilitadores surgiram? (verde)
Como me senti em relação ao projeto?(azul)
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Atividade II – Práticas de gestão de programas
O participante escolhe 01 caso/situação recente que represente seu envolvimento direto com a gestão
de projetos que seja significativo de sua experiência. O participante deve olhar para seu caso
respondendo às seguintes questões:
Individual
o O que eu faço no meu dia-a-dia em relação à gestão de projetos? Quais afazeres estão mais
presentes em minha rotina de gestão de projetos ?
o
Sou capaz de identificar objetivos desse projeto? Como eles foram construídos?
o
Há resultados esperados? Quantos desses resultados eu conheço?
o
Que dificuldades eu enfrento ao lidar com essas questões de objetivos e resultados nos projetos?
o
Que benefícios, vantagens percebo em melhorar minha prática quanto a definição e avaliação de
objetivos e resultados de projetos?
Trabalho em pequenos grupos : características da gestão dos programas
o Cada participante compartilha sua produção e o grupo produz uma síntese em torno das seguintes
questões:
o
O que caracteriza a construção de objetivos nesses projetos? Como são construídos?Eles são
relevantes para quem?
o
Que dificuldades comuns podem ser identificadas a partir das experiências dos participantes do
grupo nos diferentes aspectos da gestão de projetos? (apresentar em tarjetas)
o
Que benefícios o aprimoramento profissional em gestão de projetos pode trazer para as pessoas e
organizações? (apresentar em tarjetas)
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Quais parecem ser os problemas mais comuns?
•
Planejamento impreciso
• Imagem de sucesso ausente
• Objetivos múltiplos e nebulosos e escopos mutantes
• Ações ou atividades sem correspondência com objetivos
•
Responsabilidade da gerência confusa
• Gestão insuficiente ou amadora
• Responsabilidade pela ação e não pelo resultado
• Fatores fora do controle não considerados e/ou explicitados
• Apagar incêndios, fazer apenas o que é urgente e nunca o importante
•
Conflitos na avaliação
• Acompanhamento intuitivo do desempenho
• Competição com atividades de rotina
• Desacordos sobre o que são resultados positivos ou negativos
• Metas ausentes
• Conflitos ao invés de aprendizagens
• Financiamento irregular
• Perda de controle
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Como intervir? Projetos ou Programas?
Projeto
“esforço temporário empreendido para criar um produto ou
serviço único” (PMI). É restrito por recursos limitados,
planejado, executado e avaliado.
Programa
“serviços oferecidos em bases contínuas” ou “portfólio de
projetos”.
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Que etapas fundamentais propõe a GPR?
1. Reunir os atores
(participação)
2. Análise da situação
(interessados;
ativos -potências)
3. Análise dos
problemas
(árvores de
problemas)
5. Definir
resultados para
cada elemento
4. Formular
objetivos (superior e
específicos) e
atividades
6. Definir
indicadores para
monitoramento
seguir na gestão...
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Por que surge o Marco Lógico?
É uma ferramenta de planejamento, gestão e avaliação de
projetos criada por organismos de cooperação internacional
para minimizar os problemas comumente encontrados em
projetos.
É apresentada em uma matriz, onde os propósitos (objetivos),
produtos e atividades (insumos) são estruturados de
maneira hierárquica respeitando-se uma relação de
causalidade: se insumos então produtos, se produtos então
propósitos, se propósitos então fim.
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Que caminho sustenta o Marco Lógico?
Missão (Fim)
Pressupostos
Objetivo geral (Propósito)
Pressupostos
Objetivos Específicos (Produto)
Pressupostos
Atividades (Insumos)
Recursos (Insumos)
HIPÓTESES
Então...
Se...
Pressupostos
INCERTEZAS
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Por que a CIDA adota a GPR?
Adotada pela CIDA para estimular a elaboração de
melhores relatórios, melhor gestão e melhores resultados
Auxilia a CIDA a demonstrar a efetividade dos programas
de cooperação internacional e a melhorar a execução
desses programas
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Um exemplo da estrutura lógica
Análise situacional
(Fim) pessoas qualificadas para atender
as demandas do mercado de trabalho
(Propósito) Melhorar a qualidade da
educação
Então...
Se...
(Produto) professores treinados, prédios
equipados, novo sistema de gestão implantado
(Insumos) Treinar professores, adquirir
equipamentos, treinar gestores
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Como a matriz pode ser organizada?
Resumo
Narrativo
Objetivo Geral
(Fim):
Objetivo
específico
(Propósito):
Resultados
(Produtos):
Insumos
(Atividades)
Indicadores Fontes de
Verificação
Pressupostos
(Análise de
risco)
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E ainda...
Resumo
Narrativo
Resultados
Esperados
Mensuração de Pressupostos/
Desempenho Indicadores de
Riscos
OBJETIVO
SUPERIOR
LONGO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
OBJETIVO
ESPECÍFICO
MÉDIO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
RECURSOS/
ATIVIDADES
CURTO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
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O que é um objetivo superior?
 declaração de intenção de longo prazo
 foco na sociedade
 o projeto contribui para o objetivo superior
deve estar ligado ao objetivo superior global do
programa da CIDA que é contribuir para o
alcance de uma maior eqüidade no Brasil (ao...)
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GESTÃO POR RESULTADOS - GPR
Mapa de Interessados
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Atividade III – Análise da situação
Trabalho em pequenos grupos:
Interessados
• Que atores foram envolvidos na formulação deste projeto?
• Quais atores são afetados ou afetam o processo de consorciamento? Quais deles são
aliados? Quais oferecem resistência ou estão contra?
• Quem e como se definiu o envolvimento dos atores no processo de consorciamento? Há
riscos nestas escolhas?
• Que formas de participação estão presentes? Que vantagens elas trazem ao processo?
Ativos
Que recursos estão disponíveis e ainda não foram buscados? Que pessoas e organizações
podem ser envolvidas?
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Qual o propósito de analisar os interessados?
•
A análise de Interessados visa desenvolver relacionamento e comunicação
para influenciá-los em benefício do projeto
•
Definição: Interessados – indivíduos ou organizações ativamente envolvidos no
programa ou cujos interesses podem ser positiva ou negativamente afetados pela
execução do programa (PMI, 2001)
•
Exemplos:
 Equipe gerencial do programa/projeto
 Clientes e usuários (internos e externos)
 Parceiros e patrocinadores
 Financiadores e investidores
 Fornecedores e contratados de bens e serviços
 Governo nas várias esferas de poderes
 Imprensa e sociedade civil
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Que técnicas ajudam?
•
Efetuar chuva de idéias
•
Classificar entre positivos e negativos
•
Hierarquizar cada categoria, em função da importância ou grau de interferência, em função da
importância ou grau de interferência no programa
•
Estabelecer conexões entre eles (mapeamento):
 Quem pouco participa mas influencia atores relevantes
 Positivos que influenciam negativos e vice-versa
•
Listar:
 Necessidades: o que precisam, requerem
 Expectativas: aspirações, desejos, temores, esperanças, motivações
 Interesses abertos ou latentes
•
Refletir sobre estratégias para influenciá-los:
 Medidas concretas de manutenção para os positivos
 Medidas para neutralizar ou tornar positivos os negativos
 Medidas indiretas (ver mapeamento) para positivos que influenciem algum negativo que não
possa ser afetado diretamente
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Para que dimensões olhar?
Pessoas
Serviços
Grupos
dirigentes
Recursos
Sociedade
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Como lidar com a complexidade?
Contexto histórico,
político e econômico
Comunidade
Amigos, vizinhos, lazer,
comerciantes, igrejas...
Estruturas de apoio
creche, escola, delegacia,
posto de saúde, sindicatos
projetos sociais, associações
Núcleo familiar
Sujeitos Beneficiários
Projeto
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Como olhar para os interessados?
Parceiros e Aliados
1.
2.
3.
Identificar pessoas e grupos.
Identificar proximidade / distância
Listar interesses
Opositores e Resistências
1.
2.
3.
Identificar pessoas e grupos.
Identificar proximidade / distância
Listar interesses
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É possível
mapear as
forças?
Parceiros e Aliados
Opositores e Resistências
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A árvore de problemas
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Qual é a situação? Qual é o contexto?
Diagnóstico
• É único e válido para todos os atores.
• A partir desta “verdade” o projeto deve ser elaborado para mudá-la.
Análise situacional
• Reconhece que diferentes atores têm diferentes visões da realidade,
de acordo com sua posição e interesse.
• Se ignoro a explicação do outro ou lhe atribuo a minha é impossível
ser um bom estrategista (xadrez).
• A situação permite compreender a assimetria: considerar que atores
diferentes possuem respostas diferentes para perguntas diferentes
frente uma mesma realidade.
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Como compreender as necessidades?
• Problemas relacionados a populações em situação de
pobreza não ocorrem devido a um único evento ou
causa.
• A análise do contexto deve possibilitar a construção
de uma visão sistêmica do contexto.
• Não há solução para problemas de uma população se
ela não se envolver no processo desde a análise
contextual.
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Os projetos têm ciclos...
Seleção/
Negociação
Elaboração do
Projeto/Plano
Re-planejamento/
Suspensão
Análise
Situacional
Implementação
Monitoramento
problemas ,
necessidades, ativos
Avaliação de
Replicação
Comunicação
Utilização
Resultado
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O ciclo da GPR para a CIDA...
Definir
Resultados
Ajustar
Projeto
LIÇÕES
APRENDIDAS
Monitorar
Progresso
Relatórios
sobre
Resultados
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Árvore de Problemas
Problemática/Questão
Social
O que acontece?
Efeito
Problema Local (focal)
Efeito
(Local)
Causas
Efeito
(Local)
Causas
Causas
Efeito
(Local)
Efeito
(local)
Causas
Causas
Por que acontece? Causa
Causas
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O que compõe uma árvore de problema?
Problemática /questão social: Problema macro - o projeto tem condições
de contribuir para amenizar - educação pública de baixa qualidade, exclusão
de portadores de deficiência, desmatamento da mata atlântica
Problema local: Questão sobre o qual os proponentes tem governabilidade
para atuar e produzir resultados significativos.
Efeito local: Questões, problemas e necessidades a serem atendidas pelo
projeto (governabilidade).
Causas: Causas que geram o efeito local que não estão sobre a
governabilidade dos proponentes.
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GESTÃO POR RESULTADOS - GPR
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Para além dos problemas, Mapa de
Interessados
o Inventário de Ativos
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Será mesmo que o copo está meio vazio?
?
PROBLEMAS
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Será mesmo que o copo está meio vazio?
DIMENSÃO
POLÍTICA:
Ativos e
Interessados
PROBLEMAS
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O mapa dos problemas...
desemprego
Problemas Estruturais
migração
Problemas Sociais
Problemas Pessoais
alcoolismo e
drogadição
vandalismo
famílias desestruturadas
tráfico de drogas
crimes
saúde mental
moradores de rua
analfabetismo
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O mapa dos ativos...
empresas
Instituições Locais
bibliotecas
Grupos organizados
Talentos Individuais
parques
habilidades
artísticas
escolas
espírito de
liderança
voluntariado
Associações
comunitárias
igrejas
hospitais
clubes
universidades
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A cadeia de resultados...
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É possível integrar?
Ativos
Interessados
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De que maneira construir olhares sistêmicos?
Finalidade do Plano Gerencial (Matriz) :
• Integrar problemas, ativos e stakeholders no desenho da
estratégia do projeto
• Guiar a execução; harmonizar estratégias
• Facilitar a comunicação entre atores ou stakeholders
• Reduzir evitar imprevistos, problemas e crises
• Fornecer referência para monitorar o projeto e medir o
sucesso
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Como construir a cadeia de resultados?
1.
Definir a extensão temporal do projeto (um ano, dois, etc)
2.
A partir da árvore de problemas (problema local ou focal), formular
objetivos gerais – resultados esperados junto ao público beneficiário
o situação – mudanças/ transformações.
3.
Identificar no mapa de ativos, aqueles que são primordiais para
apoiar a busca de objetivos geral e específicos.
4.
A partir da árvore de problemas (efeitos locais) e do objetivo geral,
formular objetivos específicos voltados a resolução de problemas.
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Como construir a cadeia de resultados?
Os ativos podem ser situados em duas posições na árvore:
I – Atividades para apoiar a conquista de um objetivo específico
II – Ser um Objetivo Específico quando se tratar de articulação que tem
função decisiva no apoio a cumprimento do objetivo geral
5.
Identificar no mapa de interessados, aqueles que se quer
aproximar ou neutralizar. Identificar eventuais objetivos nos quais
podem ser inseridos. Formular atividades voltadas aos interesses
com os diferentes interessados.
Obs: Os interessados financiadores não necessariamente aparecem
como atores do projeto.O importante na relação com esse grupo
é verificar em que medida os objetivos do projetos estão
atendendo seus interesses.
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Gestão por Resultados: Possibilidades e limitações
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Uma imagem de integração...
Missão Institucional (Fim)
Objetivo Geral (Resultado superior)
Mudanças/ transformações no público beneficiário ou na
situação identificada como problema
Objetivos específicos (Produtos)
Objetivos específicos (Produtos)
Objetivos específicos (Produtos)
Resolução dos efeitos locais e
apoio no alcance do Obj. Geral
Articulação de ativos para
apoiar o alcance do Obj. Geral
Potencialização ou neutralização
interessados apoio ao Obj. Geral
Atividades (Insumos)
Atividades (Insumos)
Atividades (Insumos)
Ações para aproximação de ativos
Ações para articulação de ativos
Ações junto a interessados
Atividades (Insumos)
Ações com insumos do próprio projeto
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Lembremos da matriz...
Resumo
Narrativo
Resultados
Esperados
Mensuração de Pressupostos/
Desempenho Indicadores de
Riscos
OBJETIVO
SUPERIOR
LONGO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
OBJETIVO
ESPECÍFICO
MÉDIO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
RECURSOS/
ATIVIDADES
CURTO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
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Avaliação e monitoramento...
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No melhor dos mundos...
Monitoramento
Eficiência
Eficácia
Avaliação
Efetividade
ATIVIDADES
PRODUTOS
OBJETIVOS
Nº Reuniões
Cursos criados
(MUDANÇAS)
Nº Encontros
Materiais didáticos
Novos hábitos
Freqüência
produzidos
Ações dos atores
Conhecimentos adquiridos
Satisfação com eventos
Esforço do
Projeto
(tempo, recursos e
competências)
Esforço do
Beneficiário
(tempo, recursos e
competências)
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Definições...
Monitoramento
Procedimentos e instrumentos de verificação da eficiência e eficácia* na
implementação de ações visando a identificar resultados intermediários e
corrigir rumos.
* Eficiência diz respeito à boa utilização dos recursos (financeiros, materiais e humanos) em relação às
atividades e resultados atingidos; Eficácia observa se as ações do projeto permitiram alcançar os resultados
previstos;
Avaliação
Processo sistemático de estabelecimento de critérios para determinar o
valor (mérito e relevância - eficiência, eficácia, efetividade, utilidade, ou
importância) de ações, resultados e impactos do projeto.
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Para que serve o monitoramento na GPR?
• Acompanhar o andamento da implementação para identificar
conquistas e dificuldades;
• Identificar sinais de “advertência” com relação a evolução das ações
desenvolvidas;
• Adaptar o plano a novas variáveis que influenciam a governabilidade
sobre as ações do projeto;
• Aperfeiçoar o planejamento e a gestão técnica e financeira do projeto.
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Fluxograma do monitoramento
Eventos Sentinela
Estrutura Lógica
Plano
Monitoramento
Situações críticas
Instrumentos de
Monitoramento
Estratégias de
intervenção
PLANO E
PROCEDIMENTOS
REALIDADE
Comunicação
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Algumas dicas para formulação de objetivos
Obetivo Geral ou Superior:
• Resolução de um problema na sociedade (focal)
• Alinhado a uma diretriz maior
• Atingível no longo prazo
Objetivos Específicos
• Foco em públicos específicos ou instituições
• Contribui para o objetivo superior
• Pode estar relacionado ao envolvimento (mobilização) de ativos e
interessados
• Atingível no prazo de execução do projeto (médio prazo)
… iniciar com verbo no infinivo…contemplar mudanças em públicos ou
instituições (gerais e específicos)
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Resultados
OBJ. SUPERIOR
Longo Prazo
OBJ. ESPECÍFICO
Médio Prazo
ATIVIDADES
Curto Prazo
Quais as conseqüências
da somatória dos
efeitos?
impactos
Quais os efeitos do
conjunto de atividades
no publico beneficiário?
efeitos
Quais os ganhos dos
públicos envolvidos nas
atividades?
Quais os produtos
gerados?
ganhos
produtos
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Resultados
OBJ. SUPERIOR
Longo Prazo
-Jovens se inserem no mundo do trabalho
- Jovens e adultos se re-inserem no sistema
escolar e sociedade
OBJ. ESPECÍFICO
Médio Prazo
-Jovens se ganham competências para o ingresso
mercado de trabalho
- Jovens e adultos aprimoram suas competências
em leitura
ATIVIDADES
-Educadores ganham conhecimentos e habilidades
em..
- Novo modelo de curso de ... é criado
Curto Prazo
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Que seria então um bom indicador?
Parâmetro, variável, fato ou comportamento que aponta ou sugere
possíveis evidências de transformação da realidade.
Atributos:
Específico: refere-se a públicos e variáveis específicas
Mensurável: pode ser registrado e analizado de maneira quantitativa ou
qualitativa
Representativo: representa diferentes olhares da realidade
Viável: em termos de prazo custo e conhecimento técnico
Sensível: possam revelar mudanças
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Como formular indicadores?
I- Definir variável foco: renda, evasão, escrita, leitura.
II- Definir métrica: número, incremento em percentuais,taxa, freqüência, etc.
Indicador como meta:
III- Definir prazo: em x meses (etapa de elaboração do projeto)
IV – Definir padrão de qualidade: em relação (marco zero, parâmetros externos)
Ex:
- Foco = Renda
- Métrica = Incrementada em (%)
- Prazo = 2 anos
- Padrão = A renda no marco zero
Indicador = Renda dos beneficiários é incrementada em pelo menos 20%
após 2 anos em relação a renda no início do projeto
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Como formular indicadores?
Qualitativos
Definir aspectos qualitativos
I – Definir público/atores/instituições que assimilam mudanças
II – Definir mudança
Identificar comportamentos, hábitos, procedimentos observáveis.
(auto-conceito, autonomia para tomar de decisões, etc)
Como meta:
III- Definir prazo: em x meses (etapa de elaboração do projeto)
Ex:
- Em seis meses mulheres da comunidade melhoraram seu auto-conceito
- Associados da Ass. Vida Livre tomam decisões de maneira autônoma
- Famílias adotam práticas de coleta seletiva de lixo
- Escolas adotam coleta seletiva de lixo como tema transversal no
currículo no final do segundo ano do projeto
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Lembremos da matriz...
Resumo
Narrativo
Resultados
Esperados
Mensuração de Pressupostos/
Desempenho Indicadores de
Riscos
OBJETIVO
SUPERIOR
LONGO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
OBJETIVO
ESPECÍFICO
MÉDIO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
RECURSOS/
ATIVIDADES
CURTO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
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Pressupostos e indicadores de risco
Pressupostos:
São condições necessárias para se chegar aos resultados esperados
Ex. Vontate política para estabelecer trabalho colaborativo com
organizações e secretarias de educação e saúde.
Indicadores de Risco:
São fatores críticos que colocam em risco os pressupostos
Ex. Interesses políticos interferem no estabelecimento das parcerias.
Agência Canadense de Cooperação Internacional
Gestão por Resultados: Possibilidades e limitações
ORDEM E PR
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R
ES
SO
Lembremos da matriz...
Resumo
Narrativo
Resultados
Esperados
Mensuração de Pressupostos/
Desempenho Indicadores de
Riscos
OBJETIVO
SUPERIOR
LONGO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
OBJETIVO
ESPECÍFICO
MÉDIO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
RECURSOS/
ATIVIDADES
CURTO PRAZO
INDICADORES
PRESSUPOSTOS/
RISCOS
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Gestão por Resultados: Possibilidades e limitações
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Referências
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Sites
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www.kar-dht.org/logframe.html
The Logical Framework Approach - Publications - Sida