HELP – PROGRAMA VALIDADOR – ATO COTEPE 09/08
APRESENTAÇÃO DO PROGRAMA ................................................................................................. 2
Apresentação ................................................................................................................ 2
O que há no programa ..................................................................................................2
Diagramas de utilização ............................................................................................... 3
ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS ........................................................................................................4
Instalação e desinstalação do programa ......................................................................4
Orientações gerais ........................................................................................................ 4
Ambiente tecnológico ....................................................................................................5
MENUS DO PROGRAMA .............................................................................................................6
Menu Escrituração Fiscal.............................................................................................. 6
Menu Contribuinte........................................................................................................ 13
Menu Cópia de Segurança............................................................................................14
Menu Configurações.....................................................................................................17
Menu Sobre................................................................................................................... 17
BARRA DE FERRAMENTAS ....................................................................................................... 17
TECLAS DE ATALHO ............................................................................................................... 18
BOTÕES................................................................................................................................19
UTILIZANDO O PROGRAMA VALIDADOR ....................................................................................19
Visualização de Relatórios ou Escrituração................................................................ 19
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PROGRAMA VALIDADOR E ASSINADOR DA EFD
Apresentação do programa
Apresentação
A Escrituração Fiscal Digital - EFD, instituída pelo Convênio ICMS nº 143, de 15
de dezembro de 2006, publicado no DOU, de 20 de dezembro de 2006, deve ser
apresentada pelas pessoas jurídicas e físicas (produtores rurais), contribuintes do ICMS e/ou
IPI. A obrigatoriedade não se aplica às microempresas e empresas de pequeno porte
optantes pelo SIMPLES NACIONAL.
O Programa Validador e Assinador (PVA) da EFD possibilita: a importação de
dados, a partir da geração de um arquivo de acordo com a descrição de leiaute estabelecida
em Ato COTEPE; digitação da EFD; correção de erros; visualização da escrituração;
impressão de relatórios; gravação do arquivo da EFD para entrega, via Internet, ao ambiente
nacional. O programa efetua ainda as validações de estrutura do arquivo e de conteúdo dos
campos, bem como das consistências dos dados informados.
As informações solicitadas estão agrupadas em blocos, registros e campos que
contêm informações de documentos fiscais, registros de apuração e demais informações
econômico-fiscais, obedecendo às especificações técnicas que constam do Manual de
Orientação anexo ao Ato COTEPE.
As regras de validação podem ser alteradas, incluídas ou excluídas a qualquer
tempo, sem prévio aviso, visto que as mesmas têm por única finalidade a verificação
da integridade dos dados.
Após a gravação do arquivo o arquivo da escrituração fiscal deverá ser transmitido
via Internet. Para tanto o declarante deve buscar no endereço da Secretaria da Receita
Federal do Brasil ou nas Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação de seu estado, a
versão atualizada do programa ReceitanetSped (download) e instalá-la em seu
computador.
Para a transmissão da EFD, a assinatura digital da declaração, mediante a utilização
de certificado digital válido, é obrigatória.
O que há no programa
O PVA possui um conjunto de telas com navegação interativa, permitindo uma
visão completa da declaração, possibilitando a escolha da seqüência de preenchimento ou
consulta por meio dessas telas que podem ser abertas para mostrar detalhamento.
O PVA possibilita também a importação de dados, total ou parcial, em meio
magnético mediante a utilização de um arquivo da EFD para posterior complemento por
digitação, além de tornar fácil a assinatura e transmissão da declaração pela Internet. O
PVA sugere automaticamente a transmissão, desde que o programa Receitanet, com a
versão específica para os arquivos SPED, esteja instalado.
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Por fim, o PVA possui diversos relatórios para acompanhamento do preenchimento
e correção da escrituração, além de relatórios de visualização que exibem os dados em
formato semelhante ao dos livros fiscais em papel.
Diagramas de utilização
Digitação de um arquivo da EFD
Cadastrar contribuinte
Cadastrar
Bloco 0
registros
Criar EFD
Editar registros
Verificar pendências
Gerar arquivo para entrega
Assinar
Transmitir EFD
Recibo da Transmissão
Importação de um arquivo EFD
Importar EFD
Verificar Pendências
Editar registros
Gerar arquivo para entrega
Assinar
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Transmitir
Recibo da transmissão
Especificações técnicas
Instalação e desinstalação do programa
•
Pré-condição para a instalação: antes de instalar o Programa Validador e
Assinador (PVA) é necessário que já esteja instalada a máquina virtual
Java(JVM) da Sun Microsystems (J2SE), versão 5.0 ou superior. Para
mais informações consulte o sítio
da Sun Microsystems
(http://www.sun.com).
• Instalação do programa Validador: é recomendável verificar a possível
presença de vírus no equipamento antes de instalar o PVA. Fechar todos os
aplicativos, as proteções de tela e a barra de atalho do Office que podem
interferir na instalação. Para a instalação, execute os seguintes passos:
1) No menu Iniciar, clicar em Executar e, em seguida, digitar o
endereço para onde foi baixado o programa validador.exe.
2) Seguir as instruções do programa de instalação.
A instalação pode também ser feita dando um click duplo no arquivo e
seguindo as instruções apresentadas.
• Desinstalação do Programa Validador e Assinador : Para a desinstalação
do PVA o usuário deve:
1) Clicar em Iniciar -> Todos os Programas -> Programas SPED ->
FISCAL X.X -> Desinstalar.
2) Seguir as instruções do programa de desinstalação.
• Para instalação ou desinstalação, opcionalmente, poderá ser utilizada a
função Adicionar ou Remover Programas do Windows para instalar ou
desinstalar o PVA.
Orientações gerais
Equipamentos com características que não atendam aos requisitos mínimos descritos
nos tópicos Hardware e Software do menu Ajuda podem estar sujeitos a erros aleatórios
e/ou lentidão na execução do programa.
O sistema salva os dados digitados de forma automática, não havendo botão
específico para tal opção. Se houver preenchimento indevido ou for inserido indevidamente
um registro, o mesmo deve ser excluído, através do ícone próprio.
O não preenchimento de um campo cujo conteúdo esteja indicado como campo
obrigatório será indicado pelo sinal
disposto à direita do campo. A informação de
“campo obrigatório” indica que o preenchimento desse campo será sempre obrigatória, o
que não quer dizer, em nenhuma hipótese, que o preenchimento dos demais campos estejam
dispensados. Sempre que houver informação para o campo o mesmo deverá ser preenchido,
evitando desta forma, a entrega de arquivos de substituição futuramente.
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Para os campos obrigatórios, a verificação de seu conteúdo é efetuada em tempo
real, isto é, simplesmente ao passar para o outro campo. Na ocorrência de erro de conteúdo
o sinal
permanece visível à direita do campo.
Na edição de um registro, para o preenchimento de campos que constam do cadastro
do contribuinte ou da EFD importada, clique no botão
(hint: Pesquisar) e será
disponibilizada a pesquisa no cadastro
ou na escrituração fiscal do
contribuinte existente
no período.
Para obter ajuda sobre o erro, sempre que aparecer o sinal , basta dar um click
nesse sinal e uma mensagem aparecerá, descrevendo o motivo do erro.
O combo-box de Código de Município permite a seleção através de pesquisa pelas
três primeiras letras do município, após a abertura da caixa.
Caso o combo-box não abra as opções, significa a falta de tabela informada pela
RFB ou pelas Secretarias de Fazenda, Finanças e/ou Tributação.
Enquanto o PVA estiver no modo “em edição” (utilizando a função Criar ou
Importar e editar), todos os relatórios disponibilizados não estarão atualizados, pois estarão
relacionados com a base de dados anterior. Somente ao gerar um arquivo para entrega os
relatórios serão atualizados.
Para navegação entre os campos do registro utilize a tecla <TAB>.
Caso a digitação seja interrompida, para recomeçar a digitação da EFD, utilize a
opção Abrir Escrituração Fiscal do menu Escrituração Fiscal.
Todos os blocos e registros referentes ao perfil de enquadramento da empresa serão
disponibilizados para edição e/ou alteração.
Não será admitido arquivo complementar para uma EFD transmitida, devendo
sempre o arquivo de substituição de uma EFD ser apresentada integralmente.
Deverão ser digitados todos os registros, inclusive o bloco “E” de apuração, visto
que o programa não efetua cálculos, ou seja, não preenche automaticamente os campos dos
registros de apuração. Ao executar a função Verificar Pendências da escrituração, o
programa informa os valores calculados dos débitos e créditos, podendo os mesmos, a
critério do contribuinte, serem informados no Bloco E.
Os registros não disponibilizados para edição ou alteração, tais como - registros de
abertura e fechamento de blocos, registros de controle (bloco 9) - serão preenchidos
automaticamente pelo programa, quando for gerado um arquivo para entrega.
Ambiente tecnológico
A seguir são descritos os requisitos mínimos de hardware e software para a
execução do PVA.
Hardware
1. Processador PENTIUM ou superior;
2. Velocidade (clock interno) de 133 MHZ;
3. Memória RAM de 32 MB;
4. Espaço disponível em disco rígido;
5. Monitor VGA, configuração para 800 x 600 pixels e, no mínimo, 256 cores;
6. Placa de vídeo com 1 MB de memória;
7. Mouse serial padrão;
Software - Requisitos:
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1) Windows 98SE ou superior com acesso à Internet.
2) Programa Java instalado.
3) Receitanet para transmissão do arquivo. O declarante deve buscar no
endereço http://www.receita.fazenda.gov.br uma versão atualizada do
programa Receitanet (download) e instalá-lo em seu computador.
Menus do programa
O PVA apresenta os seguintes menus:
1. Escrituração Fiscal
2. Contribuinte
3. Cópia de Segurança
4. Configurações e Sobre.
Menu Escrituração Fiscal
Ítens do menu Escrituração Fiscal
1. Nova: permite que o usuário digite uma Escrituração Fiscal Digital (função
Criar) ou que faça a importação de uma EFD (função Importar) validada ou não;
assinada ou não e transmitida ou não. Caso o arquivo já tenha sido assinado e
transmitido, o programa irá importar o arquivo somente para Visualização, não
impedindo, porém, a sua alteração. Se for editado, o programa altera o estado da
escrituração de “Somente Visualização” para “Em edição”. Os controles de
segurança serão alterados.
i. Criar: permite ao usuário a digitação de toda a escrituração fiscal do
período. Esta opção também é acessível através do ícone
ou tecla de
atalho: <Ctrl> + <N>.
Ao ser selecionada a opção através de um clique na opção
indicada, o PVA lista todos os contribuintes cadastrados no programa
para que seja selecionado o informante da EFD. Uma vez selecionado o
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informante do arquivo, de imediato, é disponibilizado para digitação os
campos do registro 0000 (Abertura do Arquivo Digital e Identificação da
entidade) para que sejam informados: o período de apuração (data inicial
e final) correspondente à EFD, perfil de apresentação da EFD
(cadastrado pela UF) e a finalidade do arquivo (se EFD original ou
substituta).
Após preenchimento dos campos, todos obrigatórios, ao
pressionar o botão OK, o programa informa a mensagem: “Escrituração
criada com sucesso”. Inicia-se desta forma a estruturação da EFD para
aquela escrituração fiscal, abrindo (“árvore”, no quadro à esquerda) os
blocos para digitação.
Inicialmente o programa mostra os registros de nível 1 (Blocos)
disponíveis para a seleção do que se quer digitar ou complementar.
Selecionando com um clique a opção Abertura, Identificação e
Referências, serão disponibilizados para digitação os registros de nível 2
do Bloco 0.
Selecionando com um clique a opção Documentos Fiscais I –
Mercadorias (ICMS/IPI), serão disponibilizados para digitação os
registros de nível 2 do Bloco C.
Selecionando com um clique a opção Documentos Fiscais II –
Serviços (ICMS), serão disponibilizados para digitação os registros de
nível 2 do Bloco D.
Selecionando com um clique a opção Apuração do ICMS e IPI,
serão disponibilizados para digitação os seguintes registros de nível 2 do
Bloco E.
Selecionando com um clique a opção Inventário Físico, será
disponibilizado para digitação o registro de nível 2 do Bloco H.
Seguindo o que já foi descrito, de início, aparecem os registros de
nível hierárquico superior. Em cada tela haverá um acesso ao registro de
hierarquia imediatamente superior.
Selecionando com um clique a opção Outras Informações, serão
disponibilizados para digitação os registros de nível 2 do Bloco 1.
Para digitação de alguns registros de nível hierárquico inferior
aos que aparecem de forma automática é necessário selecionar o registro
de nível hierárquico imediatamente superior e clicar no botão
(hint:
Inserir outras informações). Para incluir outras informações clique uma
vez sobre o ícone e para selecionar, clique novamente sobre umas opções
disponíveis.
Ex.: no registro C100, para inserir dados adicionais de uma nota
fiscal modelo 1: estando em modo “edição” e com o registro C100
selecionado na NF desejada, clique uma vez no ícone
e novamente
sobre a opção “Informação complementar da nota fiscal”.
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ii.
Importar: permite a importação de um arquivo da EFD.
A importação de um arquivo pode ser complementada por meio de
digitação. Inicialmente é necessário importar o arquivo para posterior
edição, não sendo permitido o contrário. Ao criar ou importar uma
EFD, o Validador verifica sempre se existe no banco de dados uma
escrituração do contribuinte para o mesmo período. Caso exista,
emite a mensagem: “Escrituração já existe no banco de dados do
sistema. Para importar/criar esta escrituração será necessário excluir a
escrituração existente”.
Para a importação do arquivo da EFD é necessário que a mesma não
contenha nenhum erro de estrutura, ou seja, que o arquivo esteja
estruturalmente completo, com todos os registros obrigatórios. Desta
forma o arquivo será importado e pronto para a edição dos demais
registros.
A função importar permite verificar a consistência das informações
existentes no arquivo da Escrituração Fiscal Digital, importando e validando
a estrutura do arquivo e o conteúdo dos campos.
Para efetuar uma importação siga os passos:
a)
A partir do menu Escrituração Fiscal, selecionar a opção
Nova e função Importar. Será apresentada a tela “Importar
Escrituração Fiscal” para que seja indicada a localização do
arquivo da Escrituração que se deseja importar. A
localização pode ser efetuada pela digitação direta do
caminho completo na caixa de texto Arquivo ou a
utilização da tecla
para indicar a referida
localização;
b)
O usuário deverá clicar no botão
para iniciar a
operação ou no botão
para desistir, sendo que
o programa não permite uma nova importação de um
mesmo arquivo do mesmo período de apuração;
c)
Será apresentada a tela de progresso da operação,
permitindo que o usuário cancele a operação a qualquer
momento, clicando no botão
;
d)
O processo de validação será interrompido (não verifica os
demais erros de estrutura) sempre que for detectado um
erro na estrutura do arquivo, como por ex.: número de
campos informados não confere com o leiaute; quantidade
de linhas de um determinado registro não confere com o
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HELP – PROGRAMA VALIDADOR – ATO COTEPE 09/08
apresentado no arquivo; registros obrigatórios não
informados; quebra na hierarquia dos registros; quantidade
de linhas informadas; etc;
e)
Caso o arquivo não apresente erros de estrutura, o
programa apresenta a mensagem “A importação foi
concluída com êxito. A escrituração não apresenta erros de
estrutura. Deseja fazer a validação de conteúdo agora?”. Se
o usuário optar por não fazer a validação de conteúdo, a
importação é finalizada, devendo ser reiniciada com a
opção “Verificar Pendências”.Se o usuário optar por
continuar a validação, o programa executa a validação de
conteúdo, apresentando ao final o relatório Pendências da
Validação, com a mensagem “A escrituração fiscal possui
erros de validação. Corrija os erros e valide novamente”,
quando detectados erros de conteúdo ou advertências, ou
com a mensagem “A escrituração fiscal foi importada com
sucesso” no caso do arquivo não apresentar erros.
Quando na validação forem constados erros ou
advertências, o relatório poderá ser salvo em planilhas do tipo
Excel, bastando para isso o usuário clicar no botão
localizado na parte inferior do relatório.
Os campos dos registros, nos quais foram detectados os
erros, poderão ser acessados diretamente do relatório de
pendências, bastando para isso clicar no “link” existente entre o
campo e o registro considerado. O campo do registro desejado
estará ressaltado com “bordas vermelhas” e disponível para a
correção. Para retornar ao relatório de pendências, clique na aba
“Relatórios”;
f)
Se a EFD for validada com sucesso (mensagem “Deseja
assinar a escrituração fiscal?”) é habilitada a
funcionalidade de Assinatura com Certificado Digital para
posterior transmissão do arquivo.
As advertências não impedem a assinatura e transmissão
do arquivo, enquanto os erros impedem a utilização das demais
funcionalidades do programa. Para correção de erros poderá ser
utilizada a funcionalidade EDITAR.
2. Abrir: permite ao usuário a visualização de uma EFD importada ou a edição ou
alteração da escrituração.
Para visualização da EFD, utilizando o PVA, é necessário que a EFD
tenha sido importada, ainda que com erros de validação.
Através do menu Escrituração Fiscal (ou pela tecla de atalho ou ícone),
clique na opção Abrir Escrituração Fiscal, selecionando o arquivo EFD.
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3. Verificar Pendências: permite ao usuário a verificação de pendências de um
arquivo digitado, em digitação ou importado.
Após preenchimento dos registros da EFD ou importação de um arquivo,
é necessário que a EFD passe pelo processo de validação de seu conteúdo e para
isto deve ser selecionada a opção Verificar Pendências, opção do menu
Escrituração Fiscal ou no ícone apropriado da barra de ferramentas.
Se constatado a existência de erros o programa gera um relatório de
Pendências, demonstrando a linha do erro existente e criando um link para o
registro que contêm o erro para possibilitar a sua correção (o campo que contêm
o erro fica em destaque com as bordas em vermelho). Após correção do campo,
para retornar ao relatório de Pendências clique na aba Relatórios. Esse relatório
de erros poderá ser salvo em arquivo compatível com o programa Excel (tabela).
Caso a EFD seja validada com sucesso, a EFD criada será
disponibilizada para geração de arquivo para entrega, para os casos em que foi
utilizada a digitação para a correção de erros. No caso de arquivo importado sem
erros não será necessária a geração de novo arquivo para entrega.
A escrituração fiscal digitada ou arquivo alterado com as funcionalidades
do programa, somente será disponibilizada para assinatura após geração de um
arquivo para entrega (Menu Escrituração Fiscal – opção Gerar arquivo para
entrega).
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HELP – PROGRAMA VALIDADOR – ATO COTEPE 09/08
4. Gerar arquivos para entrega: permite ao usuário a geração de arquivo no
formato texto delimitado por “|”(pipe), a partir da edição ou alteração de uma
escrituração fiscal.
5. Assinatura: A assinatura com certificado digital somente poderá ser feita em
arquivo validado com sucesso ainda que contenha “advertências”, não
permitindo a assinatura quando o arquivo contiver “erros” apontados durante a
validação de conteúdo.
i. Assinar: esta função do Programa Validador e Assinador da EFD
permite assinar o arquivo da Escrituração Fiscal já validado com sucesso.
Não será permitida a assinatura sem a importação de dados utilizando o
PVA.
Para a assinatura válida será necessária a utilização de certificado
digital, emitido por Autoridade Certificadora em conformidade
com as regras do ICP-Brasil e com autorização para assinar as
Escriturações Fiscais Digitais. No início da transmissão será
verificado se a assinatura do arquivo é válida, conforme cadastro
de pessoas autorizadas a assinar pela empresa.
Para assinar uma EFD siga os passos:
a)
A partir do menu Escrituração Fiscal, ao selecionar
a função “Assinar Escrituração Fiscal”, será
apresentada a tela “Assinar Escrituração” com a
lista das Escriturações Fiscais existentes no banco
de dados;
b)
O usuário deverá selecionar na lista apresentada o
arquivo que deseja assinar e clicar no botão
para iniciar a operação ou no botão
para desistir;
c)
Na tela seguinte “Lista de Certificados” o usuário
deverá selecionar o certificado da pessoa que
assinará o arquivo e clicar no botão
para
iniciar a operação ou no botão
para
desistir. Caso não existam certificados, será exibida
a mensagem: “Nenhum certificado com as
características necessárias foi encontrado”;
d)
Para assinar a escrituração fiscal o certificado
precisa atender aos seguintes requisitos: ser A1 ou
A3, pertencer à ICP-Brasil e o CPF do certificado
deverá ser igual ao CPF do respectivo signatário.
Clique no botão
para prosseguir ou no
botão
para desistir;
e)
Será exibida a tela para a digitação da senha do
certificado;
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f)
ii.
Se no arquivo de Escrituração Fiscal Digital foi
informado que mais de uma pessoa assinará a
escrituração, o programa apresentará a tela “Aviso”,
com a seguinte mensagem: “O arquivo de
escrituração não está totalmente assinado. Deseja
realizar a outra assinatura?”. Clique em
para não inserir a próxima assinatura.
Caso o botão
seja selecionado, o
programa repetirá os passos (3) a (5), descritos
anteriormente, até a última assinatura necessária;
g)
Ao final será apresentada a mensagem
“Escrituração assinada com sucesso”.
Para visualizar os dados do certificado digital da
assinatura do arquivo, utilize a opção Abrir
escrituração e na aba relatórios a opção
“Assinatura”.
Excluir: esta opção permite excluir a assinatura da Escrituração Fiscal.
6. Transmitir: permite ao usuário a transmissão do arquivo assinado pelo
contribuinte ou pelo seu representante legal para o ambiente nacional do SPED
ou para a SEFAZ. O programa utiliza o Receitanet, numa versão específica
para o SPED-EFD, ou outro transmissor para efetuar o envio da escrituração
fiscal via Internet. O usuário deverá fazer download e instalar a versão
atualizada do Receitanet disponível no endereço da Secretaria da Receita Federal
do Brasil (http://www.receita.fazenda.gov.br) ou das Secretarias de Fazenda.
Somente poderá ser transmitida a escrituração que estiver assinada com
certificação digital.
Para assinar um arquivo siga os passos:
a) A partir do menu Escrituração Fiscal, selecionar a função “Transmitir
Escrituração Fiscal”;
Será apresentada a tela “Transmitir Escrituração” com a lista das
EFD existentes na base de dados do programa.
b) O usuário deverá selecionar o arquivo que deseja transmitir na lista
apresentada e clicar no botão
para iniciar a operação ou no
botão
para desistir. Será apresentada a tela de progresso
da operação.
Após o término da operação será exibida a mensagem: “Este
arquivo (CNPJ da empresa) foi transmitido com sucesso. O recibo de
entrega via internet está disponível no seu computador junto com o
arquivo transmitido. Para imprimi-lo, acione a opção correspondente
no programa”.
7. Excluir: permite ao usuário a exclusão de todos os dados referentes a um ou
mais arquivos EFD. Para exclusão de várias EFD do banco de dados utilize a
tecla <CTRL> e selecione mais de uma EFD com o “mouse”.
Para a exclusão de uma ou mais EFD siga os passos:
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HELP – PROGRAMA VALIDADOR – ATO COTEPE 09/08
a)
b)
c)
A partir do menu Escrituração Fiscal, selecionar a função “Excluir
Escrituração Fiscal”. Será apresentada a tela “Excluir Escrituração”
com a lista das escriturações existentes na base de dados do
sistema;
O usuário deverá selecionar uma ou mais escriturações (para
exclusão múltipla de contribuintes utilize a tecla <Ctrl> e selecione
as EFD) da lista apresentada e clicar no botão
para excluir a(s)
Escrituração(ões) Fiscal(is) ou no botão
para desistir.
Após clicar no botão
o programa apresenta a tela de aviso,
informando que a exclusão da Escrituração Fiscal não implica
exclusão do arquivo original, apresentando as opções
para
excluir ou
para desistir;
Para desistir da operação o usuário deve clicar no botão
.
8. Consultar situação no SPED: permite ao usuário, quando conectado à Internet,
consultar a situação de escriturações fiscais digitais na base de dados do servidor
do SPED Fiscal em ambiente nacional.
O sistema verificará a existência do arquivo da escrituração fiscal
selecionada no repositório. Após verificação, o sistema retorna com o
resultado da pesquisa.
9. Visualizar Recibo da Transmissão: permite ao usuário a visualização do
recibo da EFD transmitida. Deverá ser informada pelo usuário a localização do
arquivo relativo ao recibo de transmissão.
10. Sair: ao ser clicada a opção o programa é encerrado.
Menu Contribuinte
Deve ser utilizado para manutenção das informações do contribuinte. Cabe lembrar
que o cadastro se refere aos dados que poderão ou não ser utilizados na criação ou alteração
de uma Escrituração Fiscal do Contribuinte deste ou de outro período.
Ítens do menu Contribuinte
1. Cadastrar Contribuinte: Opção utilizada para cadastrar dados gerais de
identificação do contribuinte, que poderão ser usados para criação ou edição das
escriturações deste contribuinte.
Deverão ser preenchidas todas as informações do contribuinte: nome
empresarial, CNPJ ou CPF, código de município, inscrição estadual, indicador de
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HELP – PROGRAMA VALIDADOR – ATO COTEPE 09/08
atividade (se industrial ou não) e inscrições municipal e na SUFRAMA, quando
houver.
2. Abrir Cadastro: opção utilizada para abrir e atualizar os dados de um contribuinte
já cadastrado. Estas informações destinam-se ao preenchimento de registros da EFD
deste e de outros períodos e compõem basicamente os dados necessários previstos
no Bloco 0 do leiaute.
Poderão ser cadastradas todas as tabelas do contribuinte, independentemente
de ser aplicada na EFD do período, uma vez que ao gerar o arquivo para entrega, o
Validador somente irá considerar os registros vinculados ao arquivo.
Após ser selecionada a opção Abrir Cadastro, escolha o contribuinte para o
qual as informações serão digitadas. O programa Validador abre a aba Escrituração
(clicar em Contribuinte e Dados do Contribuinte) ficando então disponibilizados
para preenchimento os registros do bloco 0 do leiaute previsto no Ato COTEPE
próprio.
Poderão ser cadastradas nesses registros todas as informações que poderão
ser utilizadas pelo estabelecimento nesta e nas demais escriturações fiscais a serem
apresentadas.
Todos os dados do contribuinte cadastrados desta forma poderão ser
utilizados em EFD de períodos posteriores ou serem transferidos para outra máquina
do usuário (utilizar menu Cópia de Segurança – opção Cadastro do contribuinte Gerar e, para a restauração, utilizar a opção Restaurar). Importante ressaltar que, se
os dados forem cadastrados diretamente no preenchimento da EFD (Menu
Escrituração Fiscal – opção Nova – função Criar), os mesmos não serão transferidos
para o cadastro.
As mesmas informações poderão ser cadastradas em registros
disponibilizados para edição no menu Escrituração Fiscal – opção Nova – Criar
Escrituração, porém, neste caso, os dados inseridos desta forma não estarão
disponíveis para serem utilizados nos demais períodos; somente serão utilizados na
escrituração digitada.
3. Fechar Cadastro: opção utilizada para encerrar a digitação das informações do
contribuinte.
4. Excluir Cadastro: opção utilizada para exclusão do cadastro de um contribuinte,
incluindo as demais informações cadastradas deste. A exclusão do cadastro não
exclui a(s) escrituração(ões) fiscal(is) digitada(s).
Menu Cópia de Segurança
Permite a geração e restauração de cópia de segurança de contribuintes ou de
escriturações fiscais digitais.
Menu Cópia de Segurança -> Escrituração fiscal
Para criação de uma cópia de segurança da EFD de um contribuinte utilize a opção
conforme figura abaixo ou o atalho:
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HELP – PROGRAMA VALIDADOR – ATO COTEPE 09/08
Ítens do menu Cópia de Segurança -> Escrituração Fiscal
1. Gerar: para criar uma cópia de segurança de uma EFD siga os passos abaixo:
i. A partir do menu Cópia de Segurança (ou ícone ou tecla de atalho Ctrl + P),
selecionar a opção Escrituração Fiscal - Gerar Cópia de Segurança;
ii.
Será apresentada a tela “Gerar Cópia de Segurança” com a lista de escriturações
existentes no banco de dados do SPED Fiscal, inclusive as EFD em edição;
iii.
O usuário deverá selecionar a EFD que deseja gerar cópia de segurança e clicar
no botão
ou no botão
para desistir da operação;
iv. Em seguida abrir-se-á uma janela, possibilitando ao usuário escolher o local e o
nome do arquivo de segurança a ser gerado. O arquivo gerado terá a extensão:
“.sped”;
v.
O usuário deverá informar o nome do arquivo e o local onde será feita a cópia de
segurança e clicar no botão
. Após a gravação será apresentada uma tela de
aviso com a mensagem: “Cópia de segurança gravada com sucesso”.
2. Restaurar: permite a restauração das escriturações fiscais por meio de um arquivo
de cópia de segurança gravado pelo sistema. Para a geração de cópia de segurança
de uma escrituração fiscal siga os passos abaixo:
i. A partir do menu Cópia de Segurança - opção Escrituração Fiscal - selecionar a
função Restaurar;
ii.
Será apresentada a tela “Restaurar Cópia de Segurança” para o usuário
selecionar o local e nome do arquivo a ser restaurado. O arquivo da Cópia de
Segurança criada anteriormente possui a extensão “.sped” Após a seleção, clicar
no botão
;
iii.
Será apresentada a tela Restaurar Cópia de Segurança para que o usuário
confirme o arquivo a ser restaurado. Após a confirmação, clicar no botão
ou
no botão
para desistir da operação;
iv. Após a restauração, o sistema exibe a mensagem “Cópia de Segurança
Restaurada com Sucesso”. Caso a escrituração escolhida já exista na base de
dados, o sistema mostra a seguinte mensagem “Escrituração já existe no
repositório de dados do sistema. Para restaurar a cópia de segurança será
necessário sobrescrever a escrituração existente. Deseja fazê-lo?”, indagando ao
usuário se deseja ou não sobrescrever a escrituração existente. Caso confirme a
operação, a restauração da cópia de segurança será iniciada e ao final apresentará
a mensagem: “Cópia de Segurança restaurada com sucesso”. Caso contrário, a
operação será abandonada.
Menu Cópia de Segurança -> Cadastro de Contribuintes
Para criação de uma cópia de segurança do cadastro de um contribuinte utilize a
opção conforme figura abaixo ou o atalho:
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Ítens do menu Cópia de Segurança -> Cadastro de Contribuintes
1. Gerar Cópia de Segurança de uma EFD: permite ao usuário a geração de uma
cópia de segurança das informações do cadastro do contribuinte e de outras
informações existentes no sistema, exceto as escriturações fiscais, para guarda ou
transferência para utilização em outra máquina. Para gerar uma cópia de segurança
dos dados de um contribuinte siga os passos abaixo:
i. A partir do menu Cópia de Segurança (ou ícone ou tecla de atalho Ctrl + P),
selecionar a opção Escrituração Fiscal - Gerar Cópia de Segurança;
ii.
Será apresentada a tela ”Gerar Cópia de Segurança” com a lista de escriturações
existentes no banco de dados do SPED Fiscal, inclusive as EFD em edição;
iii.
O usuário deverá selecionar a EFD que deseja gerar cópia de segurança e clicar
no botão
ou no botão
para desistir da operação;
iv. Em seguida abrir-se-á uma janela, possibilitando ao usuário escolher o local e o
nome do arquivo de segurança a ser gerado. O arquivo gerado terá a extensão:
“.sped”;
v. O usuário deverá informar o nome do arquivo e o local onde será feita a cópia de
segurança e clicar no botão
. Após a gravação será apresentada uma tela de
aviso com a mensagem: “Cópia de segurança gravada com sucesso”.
2. Restaurar Cópia de Segurança: permite a restauração das escriturações fiscais por
meio de um arquivo de cópia de segurança gravado pelo sistema. Para gerar uma
cópia de segurança dos dados de um contribuinte siga os passos abaixo:
i.
Será apresentada a tela “Restaurar Cópia de Segurança” para o usuário
selecionar o local e nome do arquivo a ser restaurado. O arquivo da Cópia de
Segurança criada anteriormente possui a extensão “.sped” Após a seleção, clicar
no botão
;
ii.
Será apresentada a tela Restaurar Cópia de Segurança para que o usuário
confirme o arquivo a ser restaurado. Após a confirmação, clicar no botão
ou no botão
para desistir da operação;
iii.
Após a restauração, o sistema exibe a mensagem “Cópia de Segurança
Restaurada com Sucesso”. Caso a escrituração escolhida já exista na base de
dados, o sistema mostra a seguinte mensagem “Escrituração já existe no
repositório de dados do sistema. Para restaurar a cópia de segurança será
necessário sobrescrever a escrituração existente. Deseja fazê-lo?”, indagando ao
usuário se deseja ou não sobrescrever a escrituração existente. Caso confirme a
operação, a restauração da cópia de segurança será iniciada e, ao final,
apresentará a mensagem: “Cópia de Segurança restaurada com sucesso”. Caso
contrário, a operação será abandonada.
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Menu Configurações
Esta opção permite alterar os parâmetros pré-determinados do sistema.
Menu Configurações -> Configurar Aplicação
A opção Configurar Aplicação é mostrada na figura abaixo:
O PVA permite a configuração da quantidade de erros e advertências a serem
detectadas. Caso não seja alterado, o limite de erros e advertências estabelecido é 1000 (um
mil). Um erro, em certos casos, pode decorrer de outro erro. Desta forma, nem sempre o
número de erros apresentado corresponde à realidade. Ex. Caso o contribuinte,
relativamente a uma nota fiscal modelo 1(CANCELADA), preencha todos os campos
(ainda que com valor igual a Zero) do registro C100, será informado ao usuário erros na
maioria dos campos.
Para alterar a quantidade de erros siga os passos abaixo:
1. A partir do menu Configurações ou da tecla de atalho correspondente,
selecionar a função Configurar Aplicação. Será apresentada a tela
”Configurar Aplicação” com os parâmetros referentes aos números máximos
de erros e de advertências que determinam a interrupção da validação;
2. Após alterar o parâmetro, o usuário deverá clicar no botão
para
salvar as alterações no arquivo de configuração. Os novos parâmetros serão
considerados nas futuras validações;
3. Se desejar sair da tela de configurações sem alterar os parâmetros, o usuário
deverá clicar no botão
;
Menu Sobre
Nesta opção é visualizada a versão do PVA.
Barra de ferramentas
A barra de ferramentas está disposta horizontalmente logo abaixo da barra de menus
e permite acessar rapidamente as seguintes funções do programa:
- Criar nova escrituração
- Importar escrituração
- Abrir escrituração
- Verificar pendências
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- Assinar escrituração
- Excluir assinatura
- Transmitir escrituração
- Consultar situação da escrituração
- Gerar arquivo da escrituração
- Excluir escrituração
- Gerar cópia de segurança
- Restaurar cópia de segurança
- Sair do programa
Teclas de atalho
O PVA do SPED Fiscal possibilita o acesso às funcionalidades também por meio de
teclas de atalho, sem a necessidade de utilização do mouse. As teclas de atalho estão
disponíveis para todas as funções existentes na barra de menus.
Menu Escrituração Fiscal:
Função
Criar Escrituração Fiscal
Importar Escrituração Fiscal
Abrir Escrituração Fiscal
Verificar Pendências
Gerar arquivo para entrega
Assinar Escrituração Fiscal
Excluir Assinatura da Escrituração Fiscal
Transmitir Escrituração Fiscal
Consultar Situação da Escrituração
Excluir Escrituração Fiscal
Visualizar Recibo de Transmissão
Sair
Tecla de atalho
Ctrl + N
Ctrl + I
Ctrl + A
Ctrl + V
Ctrl + G
Ctrl + S
Ctrl + X
Ctrl + T
Ctrl + C
Ctrl + E
Ctrl + R
Alt + F4
Menu Contribuinte
Função
Cadastrar contribuinte
Abrir cadastro
Fechar cadastro
Excluir cadastro
Tecla de atalho
Ctrl + Shift + N
Ctrl + Shift + A
Ctrl + Shift + F
Ctrl + Shift + E
Menu Cópia de Segurança
Função
Gerar Cópia Segurança EFD
Restaurar Cópia Segurança EFD
Gerar cópia Segurança Cadastro
Restaurar cópia Segurança Cadastro
Tecla de atalho
Ctrl + P
Ctrl + U
Ctrl + Shift + P
Ctrl + Shift + U
Menu Configurações
Função
Tecla de atalho
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Configurar aplicação
Ctrl + L
Botões
Para INSERIR REGISTROS, selecione o registro e clique no botão (hint: Inserir
novo registro), e clique no botão (hint: excluir registro) para excluir o registro.
A exclusão de um registro “pai” exclui todos os registros “filhos” existentes.
Ex.: excluir um registro C100 implica a exclusão dos registros C170 e C190
respectivos. Não serão excluídos os registros do bloco 0.
Para alterações de conteúdo de campo, clique no campo ou na caixa de opções e
efetue a alteração desejada.
Para copiar dados do contribuinte cadastrados previamente, utilize o botão (hint:
Copiar dados do cadastro do contribuinte).
Para navegação entre os registros, utilize os botões:
- Voltar ao primeiro registro;
- Voltar um registro;
- Avançar um registro;
- Ir para o último registro.
Ao preencher os registros do Bloco C e D, o PVA pode transferir alguns valores dos
campos do registro para o registro analítico, bastando para isso clicar no botão
(hint:
Gerar Registros Analíticos), localizado abaixo do título do registro. O Validador prepara e
transfere alguns valores para o registro analítico, porém, o usuário é informado que:
“Atenção: Nem todos os campos do registro analítico serão gerados automaticamente,
alguns campos do registro deverão ser preenchidos manualmente.” Ex.: o campo “Valor da
operação deverá ser preenchido manualmente”.
Utilizando o programa Validador
O PVA será utilizado pelo contribuinte para a geração, validação, assinatura com
certificado digital e transmissão da EFD para o ambiente SPED. Não será recepcionado o
arquivo não validado pelo PVA oficial, bem como arquivo não assinado ou assinado por
pessoa não autorizada. Não terão validade jurídica arquivos que contenham a EFD sem o
respectivo recibo de transmissão. Após a transmissão é essencial que o usuário aguarde o
retorno do recibo de transmissão.
Visualização de Relatórios ou Escrituração
Depois de aberta a EFD, o Validador permite ao usuário selecionar as opções de
visualização de Relatórios ou Escrituração, que se localizam no frame esquerdo do PVA,
dispostos em duas abas.
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HELP – PROGRAMA VALIDADOR – ATO COTEPE 09/08
RELATÓRIOS: Através dessa opção o programa permite a visualização, por meio de
relatórios pré-definidos, de informações prestadas na EFD.
1. Relatórios - Dados da Escrituração: Nessa opção o programa apresenta os
dados da escrituração aberta, permitindo ao usuário a visualização das seguintes
informações: contribuinte, CNPJ/CPF, inscrição estadual, período da
escrituração, seqüencial de substituição, situação do arquivo (importada com
erros, validada, assinada ou transmitida), localização do arquivo e identificação
do arquivo (hash).
a. Relatórios – Visualizar informações da Escrituração: Nessa opção o
programa permite a visualização:
i. dos registros fiscais dos documentos, correspondentes a:
1. entradas de mercadorias e aquisição de serviços: seria
o relatório correspondente ao Livro de Registro de
Entradas. As informações para a exibição no relatório são
extraídas dos registros “Pai” de cada um dos diversos
tipos de documento e registros filhos correspondentes. Ao
final do relatório, são apresentadas totalizações dos
valores de ICMS, ICMS – Substituição Tributária e IPI,
sumarizados na combinação CST_ICMS, CFOP e
alíquota de ICMS;
2. saídas de mercadorias e prestação de serviços: seria o
relatório correspondente ao Livro de Registro de Saídas.
As informações para a exibição no relatório são extraídas
dos registros “Pai” de cada um dos diversos tipos de
documento e registros filhos correspondentes. Ao final do
relatório, são apresentadas totalizações dos valores de
ICMS, ICMS – Substituição Tributária e IPI, sumarizados
na combinação CST_ICMS, CFOP e alíquota de ICMS;
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HELP – PROGRAMA VALIDADOR – ATO COTEPE 09/08
3. dos registros fiscais da apuração do ICMS: o programa
permite a visualização dos registros fiscais de apuração do
ICMS devido por Operações Próprias, ou a apuração do
ICMS devido por Substituição Tributária, ou se há saldo
credor a transportar para o período subseqüente. As
informações constantes da visualização são originadas dos
registros E100 e registros “filhos” para ICMS Operações
Próprias e registros E200 e registros “filhos” para ICMS –
Substituição Tributária, respectivamente;
ii. dos registros fiscais da apuração do IPI: poderão ser visualizadas
as consolidações de valores por período de apuração (agrupadas
na combinação CFOP + CST_IPI) apresentadas nos registros
E500 e respectivos registros “filhos”, bem como os registros
fiscais do IPI, por período de apuração, segundo informado no
registro E520.
b. Relatórios – Visualizar Pendências: Permite a visualização das
inconsistências na escrituração fiscal apontadas durante o processo de
validação da escrituração. Neste relatório, quando o erro for de conteúdo,
é disponibilizado um link (no campo que contem o erro) diretamente
para o registro “pai” que contem o erro, permitindo a sua correção pelo
Validador (após correção e validação é necessário gerar um arquivo para
entrega).
c. Relatórios – Visualizar Assinatura: Permite visualizar informações
referentes à assinatura digital efetuada no arquivo da escrituração fiscal.
d. Relatórios – Visualizar Recibo da Transmissão: Permite a
visualização de informações do recibo de entrega do arquivo da
escrituração fiscal, quando transmitida com sucesso.
ESCRITURAÇÃO: Esta opção permite ao usuário visualizar cada um dos registros
apresentados no arquivo da Escrituração Fiscal Digital ou, selecionando o modo edição,
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alterar dados da EFD importada. Somente estarão disponíveis para visualização as opções
referentes aos registros e informações constantes do arquivo, ou seja, se o arquivo não
contém dados de ECF, não será possível visualizar o Registro C400 e filhos, pois não
existem no arquivo.
2. Opção Escrituração – Abertura, Identificação e Referências – Nesta opção
poderão ser visualizados todos os registros apresentados no Bloco 0;
a. Opção Escrituração – Documentos fiscais I – Mercadorias
(ICMS/IPI) – permite a visualização dos registros apresentados no
Bloco C, por documentos fiscais de entradas ou por documentos fiscais
de saídas, permitindo ainda a opção de tipo de documento fiscal
apresentado e registros “filhos” informados;
b. Opção Escrituração – Documentos fiscais II – Serviços (ICMS) –
permite a visualização dos registros apresentados no Bloco D, por
documentos fiscais de entradas ou por documentos fiscais de saídas,
permitindo ainda a opção de tipo de documento fiscal apresentado e
registros “filhos” informados;
c. Opção Escrituração – Apuração do ICMS e do IPI – permite a
visualização dos registros apresentados no Bloco E, por período de
apuração dos impostos: ICMS, ICMS – Substituição Tributária e IPI. Os
registros “filhos” poderão ser visualizados nessa opção.
d. Opção Escrituração – Inventário físico – permite a visualização dos
dados informados no Bloco H e dos registros “filhos”.
e. Opção Escrituração – Outras informações
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