Manual do Processo de
Controladoria
Apresentação
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Manual do Processo de Controladoria
Sumário
Processo de Controladoria
5
Leia-me primeiro
................................................................................................................................... 5
Contas a Pagar -...................................................................................................................................
Provisionamento
7
Validar Dados da Nota Fiscal
......................................................................................................................................................... 11
Registro no Contas a Pagar
......................................................................................................................................................... 15
Contas a Pagar...................................................................................................................................
- Pagamento
20
Identificação de Contas.........................................................................................................................................................
para Pagamento
23
Programação de Pagamentos
......................................................................................................................................................... 27
Envio de Solicitação de .........................................................................................................................................................
Pagamento ao Banco
31
Retorno de Pagamento ......................................................................................................................................................... 34
Contas a Receber
................................................................................................................................... 36
Recebimento Simplificado
......................................................................................................................................................... 38
Conciliação de Recebimento
......................................................................................................................................................... 40
Recebimento Detalhado......................................................................................................................................................... 42
Recebimento Particular
- Conta Extra
...................................................................................................................................
45
Verificação de Pendências
dos
Setores
Produtivos
......................................................................................................................................................... 49
Impressão de Contas Particulares
......................................................................................................................................................... 53
Ajustes em Contas
......................................................................................................................................................... 58
Fechamento de Contas ......................................................................................................................................................... 62
Depósito Antecipado/ Contrato
de Adiantamento
.........................................................................................................................................................
65
Realização de Recebimento
......................................................................................................................................................... 68
Emissão de Nota Fiscal ......................................................................................................................................................... 70
Emissão de Recibo
......................................................................................................................................................... 73
Devolução da Diferença......................................................................................................................................................... 75
Recebimento de Valor Complementar
......................................................................................................................................................... 80
Controle Bancário
................................................................................................................................... 82
Registro de Aplicação Financeira
......................................................................................................................................................... 85
Verificação de Rendimentos/
Resgates/ Impostos
.........................................................................................................................................................
87
Registro de Rendimentos/
Resgates/Impostos
......................................................................................................................................................... 89
Conciliação de Cartão de
Crédito
.........................................................................................................................................................
91
Ajuste de Valor de Taxas
......................................................................................................................................................... 93
Conciliação de Cheque .........................................................................................................................................................
Devolvido
95
Renegociação
......................................................................................................................................................... 96
Outros Lançamentos ......................................................................................................................................................... 98
Contabilidade ................................................................................................................................... 99
Bloqueio de Lançamento
......................................................................................................................................................... 103
Registro de Movimentações
......................................................................................................................................................... 107
Conciliação de Lançamentos
......................................................................................................................................................... 110
Reabrindo Período Contábil
......................................................................................................................................................... 111
Fechamento de Período
Mensal
.........................................................................................................................................................
112
Apuração de Resultados
......................................................................................................................................................... 113
Fechamento do Período
Contábil
.........................................................................................................................................................
114
Patrimônio - Movimentação
................................................................................................................................... 115
Levantamento dos Bens
do Setor
.........................................................................................................................................................
119
Emissão de Inventário/.........................................................................................................................................................
Termo de Responsabilidade
120
Transferência do bem ......................................................................................................................................................... 122
Emissão de Inventário/.........................................................................................................................................................
Termo de Responsabilidade
124
Baixa do Bem Patrimonial
......................................................................................................................................................... 126
Agregação dos Bens ......................................................................................................................................................... 127
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Depreciação
......................................................................................................................................................... 130
Patrimônio Imobilização
................................................................................................................................... 132
Emplaquetamento do Bem
......................................................................................................................................................... 134
Classificação do Tipo de
Bem Patrimonial
.........................................................................................................................................................
135
Abertura de Caixa
................................................................................................................................... 136
Abertura de Caixa
......................................................................................................................................................... 137
Conferência de Documentos
e Valores
.........................................................................................................................................................
138
Movimentação...................................................................................................................................
de Caixa
140
Conferência de Documentos
e Valores
.........................................................................................................................................................
142
Depósito de Cheque ......................................................................................................................................................... 144
Fechamento de
Caixa
...................................................................................................................................
146
Movimentações para o.........................................................................................................................................................
Caixa Central
149
Protocolo de Movimentações
......................................................................................................................................................... 150
Fechamento do Caixa Satélite
......................................................................................................................................................... 152
Caixa Central - Conferência
......................................................................................................................................................... 153
Depósitos no Vencimento
......................................................................................................................................................... 154
Fechamento do Caixa Central
......................................................................................................................................................... 156
Fundo Fixo ................................................................................................................................... 157
Disponibilidade de Saldo
......................................................................................................................................................... 160
Adiantamento
......................................................................................................................................................... 161
Emissão de Comprovante
......................................................................................................................................................... 162
Despesas
......................................................................................................................................................... 163
Reforço de Caixa
......................................................................................................................................................... 165
Tabelas
................................................................................................................................... 167
Cadastro de Bens Patrimoniais
......................................................................................................................................................... 167
Cadastro de Centros de.........................................................................................................................................................
Custos
169
Cadastro de Localidades
......................................................................................................................................................... 170
Empresas
......................................................................................................................................................... 171
Entrada de Produtos ......................................................................................................................................................... 172
Parâmetros ................................................................................................................................... 173
Configuração do Sistema
Financeiro
.........................................................................................................................................................
173
Configurações Gerais ......................................................................................................................................................... 174
Configuração para Fechamento
de Contas
.........................................................................................................................................................
175
Configurações Prévias .........................................................................................................................................................
- Pagamento
176
Processos
................................................................................................................................... 179
Antecipação de Pagamento
......................................................................................................................................................... 179
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Contas a Pagar - Provisionamento
Funções
Controlar o vencimento dos compromissos, prioridades de pagamento e montante dos valores a
pagar. Um bom gerenciamento dos pagamentos depende da exatidão e precisão dessas informações.
Fluxo
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Funcionalidades envolvidas
§ Protocolo/ Estoque;
§ Contas a pagar.
Descrição do processo
Todos os setores do hospital encaminham ao Setor de Recebimento de Nota Fiscal, a documentação
e a informação de que existe uma conta a ser paga. Este setor confere os dados e encaminha a
conta a pagar aos seus devidos destinos.
Ao receber uma Nota Fiscal de serviço, de produto, de água, de luz ou de telefone, o colaborador do
setor de Recebimento de Notas Fiscais - Contas a Pagar confere os dados fiscais e de vencimento,
verificando se estão corretos. Em caso afirmativo, registra a conta a ser paga no Contas a Pagar,
emite o protocolo e o encaminha ao setor de origem, que o recebe o arquiva. Em seguida, arquiva a
documentação e a encaminha, posteriormente ao setor de Contabilidade e, por fim, provisiona a
realização do pagamento, dando continuidade no processo de Contas a Pagar – Pagamento.
Se os dados da conta não estiverem corretos, o colaborador devolve os documentos ao setor de
origem, que efetua os ajustes e os encaminha novamente para a realização do pagamento.
Caso os impostos tenham sido retidos, confere as guias de recolhimento, verificando se as
informações estão corretas. Se estiver conforme, o colaborador emite o protocolo e o encaminha ao
setor de origem, que o recebe e o arquiva. Em seguida, arquiva a documentação e a encaminha
posteriormente, ao setor de Contabilidade para realização do processo de Contabilidade, provisiona o
pagamento e o encaminha para realização do processo de Contas a Pagar – Pagamento. Se não
estiver conforme, os documentos são devolvidos ao setor de origem, que efetua os ajustes
necessários e encaminha novamente ao setor de Recebimento de Nota Fiscal.
Ao receber as guias para pagamento de Impostos, o colaborador verifica se os impostos foram
retidos. Caso não tenha sido efetuada a retenção, cadastra as informações referentes à retenção no
Contas a Pagar e provisiona o pagamento e o encaminha para realização do processo de Contas a
Pagar – Pagamento.
Se o documento recebido for um Contrato ou uma Nota Fiscal de Repasse Médico, o colaborador
confere as informações e, encontrando irregularidades, devolve a documentação ao setor de origem,
que os corrige e os encaminha novamente ao setor de Recebimento de Nota Fiscal. Se as
informações estiverem corretas, o colaborador emite o protocolo e o encaminha ao setor de origem,
que o recebe e o arquiva. Em seguida, arquiva a documentação e a encaminha posteriormente, ao
setor de Contabilidade para realização do processo de Contabilidade e provisiona o pagamento.
Quando o documento recebido for a Folha de Pagamento ou referente a Lançamentos Avulsos, o
colaborador confere suas informações, verificando se estão conformes. Estando corretas, registra a
conta no Contas a Pagar e provisiona, também, a realização do pagamento. Caso os dados
apresentem não conformidades, o colaborador devolve os documentos ao setor de origem, que os
corrige e os encaminha novamente ao Recebimento de Nota Fiscal.
Quando o documento recebido for referente a um adiantamento a fornecedor, o colaborador efetua o
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registro no Contas a Pagar e provisiona o pagamento.
Impactos
ü O processo de Contas a Pagar - Provisionameto, impacta em todos os outros setores, uma vez
que o provisionamento realizado é para todos os setores da instituição.
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Validar Dados da Nota Fiscal
Voltar para o fluxo
Conferência de dados da nota fiscal
Ao receber de outros setores do hospital notas fiscais de serviços e de produtos, referente a contas
que necessitem ser pagas, o colaborador do Setor de Contas a Pagar confere se os dados fiscais e
os vencimentos estão corretos.
Essa verificação de dados é realizada na tela "Entrada dos Produtos e Serviços para Importação do
Financeiro" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Protocolo / Estoque), em
que o colaborador consulta a nota desejada através dos campos: data de emissão, data de
vencimento, número do documento, número de série, código do fornecedor, nome fantasia, nome do
fornecedor ou valor total da nota fiscal, para conferência.
Configuração de integração
O processo de importação do Estoque para o Financeiro pode ser automático ou manual, de acordo
com a configuração parametrizada.
Importação de dados
Se os dados da nota fiscal estiverem em conformidade e o processo de importação ao financeiro for
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realizado manualmente, o colaborador do Setor de Contas a Pagar marca o check box
aciona o botão
conclusão do processo.
e posteriormente, aciona o botão
ou
para
Legenda
Esse campo pode ser marcado manualmente pelo colaborador ou por meio do botão
"Marcar todas entradas". A mesma regra vale para desmarcá-lo, nesse caso, o botão a ser
acionado é o "Desmarcar todas entradas";
Botão a ser acionado para conclusão do processo de importação dos dados da nota fiscal.
Emissão de protocolo
Concluída a importação do Estoque para o Financeiro, o sistema apresenta uma mensagem se
deseja imprimir a importação da nota, caso o colaborador clique em "Sim", será emitido o relatório
"Importação de Documentos do Estoque (Produto)".
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Esse relatório é utilizado como protocolo para envio ao setor de origem da conta.
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Legenda
Assinatura de protocolo de recebimento;
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Registro no Contas a Pagar
Voltar para o fluxo
Consultando a nota fiscal
O colaborador do Setor de Contas a Pagar pode efetuar registros na tela "Contas a Pagar" (Controle
Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar /
Lançamentos/Adiantamentos / Cadastro), como: folhas de pagamentos, impostos, notas fiscais de
repasses médicos, contratos, lançamentos avulsos, adiantamento a fornecedores, assim como,
realizar consultas referentes as notas fiscais importadas por outros processos do hospital, para
efetivação de pagamento.
Essa pesquisa pode ser filtrada através dos campos
e
. O sistema retornará
automaticamente os demais campos da tela preenchidos com os dados da nota. O tipo de quitação é
apresentado como "Comprometido".
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Legenda
Campos para utilização como filtros de pesquisa;
Status inicial da nota fiscal;
Valor da nota fiscal para recebimento.
Efetivação de pagamento
Identificada a nota, o colaborador aciona o botão
da tela "Contas a Pagar" e é
direcionado para uma outra tela "Pagamento", onde indicará se a efetivação da conta será com base
na data prevista do pagamento ou no vencimento e preencherá todos os demais campos da tela,
acionando por fim, o botão
.
Legenda
Botão a ser acionado para efetivação do pagamento.
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O campo
só aparecerá habilitado, se a configuração do financeiro
(Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Configuração / Financeiro / Aba
"Configuração Geral"), no campo "Autorização de Pagamento (Níveis de Autorização)" estiver
com o check box "Controla?" marcado. Os lotes para preenchimento desse campo devem ser
previamente cadastrados na tela "Lotes de Pagamento" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta
a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar / Pagamentos / Lotes de
Pagamento).
Emissão do recibo de pagamento da conta
O sistema apresentará uma mensagem indicando que o processo foi concluído com sucesso e na
sequência, questionará se o colaborador deseja imprimir o recibo do pagamento da conta. Caso
escolha imprimir, o sistema irá direcioná-lo automaticamente para a tela "Manutenção de Recibos", a
qual também poderá ser acessada através do caminho: Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a
Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Manutenção de Recibos.
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Legenda
A informação do responsável deve ser inserida pelo colaborador;
Acionar esse botão para emissão do recibo.
Consultando a conta paga
Ao retornar à tela "Contas a Pagar", o campo referente ao tipo de quitação que estava como
"Comprometido", estará atualizado com o status "Quitado" e o botão "Pagamento" estará
desabilitado.
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Legenda
Tipo de quitação passa de "Comprometido" para "Quitado";
Botão fica desabilitado.
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Contas a Pagar - Pagamento
Funções
Administrar as contas a pagar geradas por notas avulsas, ordens de Compra e repasses Médicos.
Todas as contas são classificadas quanto ao fornecedor e tipo de despesa.
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Fluxo
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Funcionalidades envolvidas
§ Relatório contas a pagar;
§ Lotes de pagamento;
§ Remessa arquivo de pagamento e cobrança;
§ Recepção de arquivo de retorno.
Descrição do processo
O colaborador do setor de Contas a Pagar identifica a necessidade de efetuar um pagamento, realiza
a sua programação e solicita a autorização ao Setor Autorizador.
Ao receber a solicitação, o Setor Autorizador a analisa e, caso autorize o pagamento, encaminha a
autorização ao Setor de Contas a Pagar. Caso contrário, devolve a solicitação ao respectivo setor.
O colaborador do setor de Contas a Pagar recebe a autorização de pagamento e verifica se será
realizado pelo banco. Caso não seja, envia à autorização ao Fundo Fixo para realização do
pagamento. Tratando-se de pagamento bancário, envia a solicitação de pagamento ao Banco, que a
recebe, realiza o pagamento, emite a confirmação de sua realização e a envia ao setor de Contas a
Pagar. O colaborador do setor de Contas a Pagar recebe a confirmação do pagamento solicitado e
confere os pagamentos realizados.
Constatada irregularidade no pagamento, o colaborador do setor de Contas a Pagar realiza os ajustes
necessários, tais como estornos e cancelamentos e envia a solicitação de pagamento novamente ao
Banco. Caso o pagamento esteja correto, encaminha a movimentação para o setor Financeiro Controle Bancário arquiva a documentação de pagamento e, passado o tempo de retenção do
documento, o envia para o setor de Contabilidade.
Impactos
ü O processo de Contas a Pagar - Pagamento, impacta em todos os outros setores, uma vez que o
pagamento de notas fiscais é realizado para todos os setores da instituição de acorco com a
necessidade.
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Identificação de Contas para Pagamento
Voltar para o fluxo
O colaborador do Setor de Contas a Pagar, por meio do relatório "Posição de Contas a Pagar por
Data de Vencimento" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Relatórios / Contas
a Pagar / A Pagar / Posição de Contas a Pagar), identifica a necessidade de efetuar pagamentos de
contas.
Filtrando dados
Ao acessar a tela "Posição de contas a Pagar", o colaborador insere os filtros desejados para
emissão do respectivo relatório.
Legenda
O preenchimento das abas, filtra ainda mais os dados a serem apresentados no relatório.
Emissão do relatório
Ao clicar no botão
, o relatório "Posição de Contas a Pagar por Data de Vencimento"
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é impresso e o colaborador do Setor de Contas a Pagar verifica os documentos e os demais dados,
de acordo com os filtros escolhidos, relevantes à efetivação de pagamentos.
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Legenda
Nessa parte final, sairão as empresas informadas no filtro do relatório.
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Programação de Pagamentos
Voltar para o fluxo
O colaborador do Setor Contas a Pagar, pode realizar uma programação para pagamento de contas
na tela "Lotes de Pagamento" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle
Financeiro / Contas a Pagar / Pagamentos / Lotes de Pagamento).
Podem ser criados lotes aos quais são agrupadas várias contas. Para tanto, é necessário que o
usuário esteja cadastrado como autorizador na tela "Usuários Autorizadores" (Gestão de Usuários /
Configurações de Acesso / Acesso Controladoria / Usuários Autorizadores - Financeiro / Usuários
Autorizadores - Financeiro).
Criando lote
Ao acessar a tela "Lotes de Pagamento", o colaborador insere uma descrição para o lote que deseja
criar. O campo "Data de Criação" já apresenta a data atual, mas é possível alterar esse dado se
necessário. Ao salvar essa operação o lote é criado e, só então, é possível vincular contas a ele.
Legenda
O código do lote é gerado pelo sistema ao final do processo.
Vinculando contas
Para vincular contas ao lote criado, o colaborador aciona o botão
que
chama a tela "Pesquisa de Contas a Pagar". São apresentados vários filtros, por meio dos quais são
delimitadas as contas que irão entrar na programação de pagamento do lote. Após escolher os filtros,
acionar o botão
e as contas são listadas na tela “Lotes de Pagamentos”.
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As contas serão apresentadas na tela "Lotes de Pagamentos", no bloco "Selecionar Contas a
Pagar". O colaborador marca as desejadas ou marca o check box
e aciona o botão
.
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Legenda
Bloco onde as contas, decorrentes da pesquisa realizada, aparecerão;
Se marcar esse check box, todas as contas serão marcadas automaticamente;
As contas também podem ser marcadas pontualmente, conforme desejadas pelo
colaborador;
Acionar esse botão para que as contas marcadas sejam movimentadas para o bloco
"Contas a Pagar do Lote".
Por fim, as contas são apresentadas no bloco "Contas a Pagar do Lote", para serem pagas conforme
programação criada. Caso o colaborador deseje desvincular alguma conta do lote, basta selecionar a
conta e acionar o botão
.
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Legenda
Bloco que apresenta as contas a serem pagas, conforme programação estabelecida;
Acionando esse botão, serão removidas do lote as conta selecionadas.
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Envio de Solicitação de Pagamento ao Banco
Voltar para o fluxo
Ao receber a autorização de pagamento bancário solicitada ao Setor Autorizador, o colaborador do
Setor de Contas a Pagar envia a solicitação de pagamento ao banco. Para isso, utiliza a tela “Arquivo
de Remessa” (Intercâmbio Eletrônico de Arquivos / Arquivos / Bancos / Remessa / Arquivos de
Pagamentos e Cobranças).
Configurações prévias
Antes de utilizar a tela “Arquivos de Remessa”, o colaborador do Setor de Contas a Pagar precisa
realizar algumas configurações prévias necessárias ao processo:
· Cadastrar layouts de Arquivo;
· Cadastrar contas correntes;
· Criar Lote de Remessa.
Geração de Arquivo
Ao acessar a tela "Arquivo de Remessa", o colaborador deve indicar o layout que vai ser utilizado para
geração do arquivo txt a ser enviado ao banco e a conta corrente utilizada para débito, caso o
pagamento seja realizado por meio de uma. O sistema retorna automaticamente os dados nos
demais campos da tela, inclusive no bloco "Lotes".
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Legenda
Layout escolhido para geração do arquivo nesse processo;
Caminho onde será gerado o arquivo txt para envio ao banco. Esse caminho é informado
no cadastro do layout, escolhido nesse processo.
O colaborador seleciona os lotes desejados marcando o box
e aciona o botão
. O sistema apresenta algumas mensagens e informa que os lotes do arquivo de
remessa foram processados. Por fim, aciona o botão
e deve ser confirmada a geração
do arquivo, concluída sem erros. O txt é salvo no caminho especificado no layout escolhido nesse
processo.
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Legenda
Marca o box para vincular o lote à remessa;
Aciona os botões "Processar" e "Enviar" para geração do arquivo txt.
O arquivo txt será salvo no caminho especificado.
Envio da remessa ao banco
Para realizar o envio ao banco da respectiva remessa para pagamento, o colaborador do Setor de
Contas a Pagar do hospital acessa o site da instituição e efetiva o processo.
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Retorno de Pagamento
Voltar para o fluxo
O funcionário do banco ao receber do hospital uma solicitação de pagamento, efetiva e emite a
confirmação para envio ao Setor de Contas a Pagar do estabelecimento.
O colaborador do respectivo setor, ao receber a confirmação de pagamento do banco, efetua no
sistema do hospital por meio da tela "Arquivo de Retorno (Pagamentos/Extratos)" (Intercâmbio
Eletrônico de Arquivos / Arquivos / Bancos / Retorno / Recepção de Arquivos de Retorno), a
importação desse arquivo de retorno como resposta à remessa enviada. É possível também identificar
e corrigir inconsistências, caso existam.
Configurações prévias
Antes de utilizar a tela "Arquivo de Retorno (Pagamentos/Extratos)", o colaborador do Setor de
Contas a Pagar precisa realizar algumas configurações prévias necessárias ao processo:
· Cadastrar layouts do tipo "Retorno";
· Cadastrar contas correntes;
· Cadastrar ocorrências.
Importação do arquivo de retorno
Ao acessar a tela "Arquivo de Retorno (Pagamentos/Extratos)", o colaborador deve indicar o layout
referente ao arquivo recebido. Os campos "Tipo de Arquivo", "Máquina", "Usuário" e "Data" são
preenchidos automaticamente pelo sistema.
O colaborador continua o processo, informando a conta corrente, caso a importação seja de um
extrato de conta corrente. Aciona o ícone
para selecionar o arquivo que retornou do banco, o qual
deve estar no formato reconhecido pelo sistema do hospital, de acordo com o layout selecionado no
início desse processo. Salva a operação e o sistema gera o código do arquivo de retorno.
Para finalizar, o colaborador pressiona o botão
e o sistema apresentará a
quantidade de registros verificados, a quantidade de registros baixados e a quantidade de registros
rejeitados.
Serão também apresentadas as ocorrências do arquivo gerado, para tratamento e correção por parte
do funcionário responsável pela respectiva rotina.
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Legenda
O tipo de arquivo pode ser "Pagamento" ou "Extrato", conforme cadastrado no layout;
O arquivo recebido do banco, deve estar no formato reconhecido pelo sistema do hospital.
Caso o tipo de arquivo de retorno seja "Extrato", após processo de importação o botão
será habilitado. Ao ser acionado, o sistema verificará se as ocorrências
apresentadas para os lançamentos são do tipo "Extrato", caso sejam, estas serão lançadas e
conciliadas automaticamente. Os demais tipos de ocorrências deverão ser conciliadas
manualmente na tela "Conciliação Bancária" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber,
Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária).
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Contas a Receber
Funções
Efetuar o cadastro e a consulta das contas a receber da instituição. A conta a receber consiste num
registro que indica que a instituição tem direito a receber uma determinada quantia em uma
determinada data.
Fluxo
Funcionalidades envolvidas
§ Recebimento de convênio;
§ Recebimento.
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Descrição do processo
Os valores recebidos através de crédito na conta do hospital são identificados pelo Setor de Controle
Bancário, por meio da análise dos extratos. Ao identificar esses créditos, o Setor de Controle
Bancário comunica ao Setor de Contas a Receber.
O colaborador do Setor de Contas a Receber confere os valores recebidos contra as notas fiscais e/
ou remessas do recebimento. Caso o valor não seja identificado, o colaborador providencia o
demonstrativo de recebimento para localizá-lo.
Identificado o valor creditado, o colaborador do Setor de Contas a Receber verifica se o recebimento
foi detalhado e, em caso afirmativo, realiza a conciliação e o registro do recebimento. Se não tiver
sido detalhado, registra o recebimento simplificado.
Após o registro, o colaborador do Setor de Contas a Receber verifica se houve algum valor glosado no
recebimento. Se houve, encaminha o demonstrativo de glosa ao Setor de Glosa e, não tendo ocorrido
glosa, finaliza o processo.
Impactos
ü O processo de Contas a Receber, impacta em todos os outros setores, uma vez que é a partir
dele que a instituição controla o recebimento de valores financeiros responsáveis pela saúde
financeira do hospital.
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Manual do Processo de Controladoria
Recebimento Simplificado
Voltar para o fluxo
Conforme o colaborador do Setor de Contas a Receber tome conhecimento de informações de crédito
por meio do Setor de Controle Bancário, cujo recebimento não seja detalhado, ele acessa a tela
"Recebimentos" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro /
Contas a Receber / Recebimentos / Recebimentos) para realização do processo de recebimento
simplificado.
O colaborador marca se a data do recebimento será pela prevista ou pelo vencimento, filtra o período,
o processo e o tipo de recebimento desejados. Automaticamente o sistema apresentará os
recebimentos correspondentes.
Legenda
Sistema retorna automaticamente os dados nesse bloco, conforme pesquisa realizada
pelo colaborador.
O recebimento desejado deve ser marcado no bloco "Recebimentos" e o colaborador deve informar
outros dados como, o número do documento, o caixa para recebimento, a descrição do recebimento,
um responsável. Dependendo do tipo de recebimento filtrado devem ser inseridos também os dados
bancários para recebimento do valor. Por fim, acionar o botão
38
, o sistema
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Manual do Processo de Controladoria
apresentará mensagem de recebimento efetuado com sucesso e questionará ao usuário se deseja
imprimir o recibo.
Legenda
Marcar o(s) recebimento(s) desejado(s);
Após inserir os dados, acionar esse botão.
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Manual do Processo de Controladoria
Conciliação de Recebimento
Voltar para o fluxo
Conforme o colaborador do Setor de Contas a Receber tome conhecimento de informações de crédito
por meio do Setor de Controle Bancário, cujo recebimento seja detalhado, ele acessa a tela
"Recebimento de Convênio" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle
Financeiro / Contas a Receber / Recebimentos / Recebimentos de Convênio), pesquisa o convênio
desejado e a nota fiscal gerada no Sistema de Faturamento para a respectiva remessa desse
convênio.
Existindo recebimento a conciliar no extrato, o botão
posteriormente registrar o recebimento.
deverá ser acionado para
A rotina de geração de nota fiscal da remessa do convênio, pode ser melhor visualizada na
documentação "Emitir Nota Fiscal", no Processo de Faturamento / Faturamento de Convênios e
Particular / Faturamento de Convênios.
Mediante dados apresentados na tela "Recebimento de Convênio", o colaborador faz a conciliação
dos dados do crédito identificado com os da nota fiscal pesquisada.
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Primeiro o colaborador informa o convênio;
Aciona esse botão para efetivar o processo de conciliação.
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Recebimento Detalhado
Voltar para o fluxo
Na tela "Recebimento de Convênio" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) /
Controle Financeiro / Contas a Receber / Recebimentos / Recebimentos de Convênio), o colaborador
do Setor de Contas a Receber registra também o processo de recebimento detalhado. Pesquisa o
convênio e a nota fiscal desejados e informa o número do documento e a conta corrente para
recebimento.
O colaborador, por meio da aba "Conta X Itens da Nota Fiscal", informa o valor glosado e o marca
como glosa identificada. Caso não exista valor glosado, informa obrigatoriamente o valor "0" zero. Por
fim, aciona o botão
42
.
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Aciona a aba "Conta X Itens da Nota Fiscal";
Valor de glosa informado pelo colaborador;
Marcar como glosa identificada;
Acionar esse botão para conclusão do processo.
O sistema apresentará uma mensagem que o recebimento foi efetuado com sucesso.
O status desse recebimento pode ser visualizado posteriormente na tela "Contas a
Receber" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a
Receber / Cadastros / Conta a Receber), por meio da pesquisa pelo número da nota fiscal no campo
"Nr. Documento".
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Pesquisa pelo número da nota fiscal.
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Recebimento Particular - Conta Extra
Funções
Efetuar o registro dos itens ambulatoriais do paciente no sistema para contas particulares. A conta
extra é gerada quando procedimentos não-autorizados pelo convênio serão lançados em conta
particular, quando a quantidade do item auditado, caso haja auditoria de convênio seja marcado para
paciente pagar e quando há consumo não-lançado na conta e e a cobrança desses itens é feita de
forma particular.
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Manual do Processo de Controladoria
Fluxo
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Manual do Processo de Controladoria
Funcionalidades envolvidas
§ Conta hospitalar/ ambulatorial/ extra;
§ Relatório de fatura hospitalar/ ambulatorial;
§ Relatório fatura indivudual;
§ Contas a receber de paciente.
Descrição do processo
O colaborador do Setor de Faturamento Particular, ao receber dos setores produtivos do hospital
documentações de pacientes, efetua uma conferência para confirmar a inexistência de pendências.
Constatada alguma pendência, comunica ao respectivo setor produtivo para que a analise e corrija. O
setor produtivo, então, analisa a pendência, providencia a solução e envia novamente ao Setor de
Faturamento Particular.
Caso não encontre pendências, o colaborador do setor de Faturamento Particular imprime a conta do
paciente e confere os lançamentos. Constatada alguma irregularidade, realiza os ajustes necessários
e imprime novamente a conta, para conferência. Não havendo irregularidades, fecha a conta e
comunica ao Setor de Tesouraria, o fechamento.
O colaborador do caixa satélite da Tesouraria recebe do Setor de Faturamento Particular a
comunicação do fechamento da conta do paciente. Em seguida, imprime a conta e a apresenta ao
paciente para confirmar os lançamentos realizados. Caso o paciente discorde de algum lançamento,
o colaborador do caixa satélite da Tesouraria comunica a ocorrência ao Setor de Faturamento
Particular, que realiza novamente o processo de conferência da conta.
Caso o paciente concorde com a conta apresentada, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria
verifica se o fechamento da conta é total ou parcial. Tratando-se de um fechamento parcial, recebe e
registra o pagamento do paciente, emite a nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao
paciente. Em seguida, arquiva a documentação e comunica a quitação parcial ao setor em que o
paciente se encontra, finalizando o processo.
Tratando-se do fechamento total da conta, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria verifica a
existência de depósito antecipado ou contrato de adiantamento e, caso não exista, recebe e registra
o pagamento do paciente, emite a nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao paciente. Em
seguida, arquiva a documentação e comunica a quitação total ao setor em que o paciente se
encontra para que seja realizada a alta hospitalar. Existindo depósito antecipado ou contrato de
adiantamento, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria verifica se o valor do deposito é superior,
igual ou inferior ao valor total da conta.
Se o valor for igual, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria realiza o registro de recebimento da
conta, recebe e registra o pagamento do paciente, emite a nota fiscal e o recibo de pagamento e os
entrega ao paciente. Em seguida, arquiva a documentação e comunica a quitação total ao setor em
que o paciente se encontra, para que seja realizada a alta hospitalar.
Se o valor for inferior, recebe o pagamento do valor complementar, efetua o processo de registro e
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Manual do Processo de Controladoria
recebimento do pagamento, emite a nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao paciente.
Em seguida, arquiva a documentação e comunica a quitação total ao setor em que o paciente se
encontra, para que seja realizada a alta hospitalar.
Caso o valor do depósito seja superior ao valor da conta, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria
realiza o abatimento do valor a ser pago pelo paciente, registra o recebimento do pagamento, emite a
nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao paciente. Em seguida, arquiva a documentação e
comunica a quitação total ao setor em que o paciente se encontra, para que seja realizada a alta
hospitalar.
Caso o valor do depósito seja superior ao valor da conta, o colaborador do caixa satélite da Tesouraria
realiza o abatimento do valor a ser pago pelo paciente, registra o recebimento do pagamento, emite a
nota fiscal e o recibo de pagamento e os entrega ao paciente. Em seguida, arquiva a documentação e
comunica a quitação total ao setor em que o paciente se encontra, para que seja realizada a alta
hospitalar. Além disso, gera a devolução da diferença e informa ao Setor de Contas a Pagar a
existência de valores a serem ressarcidos ao paciente.
Impactos
ü O processo de Recebimento Particular - Conta Extra, impacta em todos os outros setores, uma
vez que é a partir dele que a instituição controla os gastos extras do paciente, possibilitando
ajustes nos valores.
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Manual do Processo de Controladoria
Verificação de Pendências dos Setores Produtivos
Voltar para o fluxo
Os Setores Produtivos do hospital encaminham as documentações dos pacientes particulares ao
Setor de Faturamento Particular, o qual realiza uma análise nas contas por meio do sistema,
verificando se existe alguma pendência desses Setores Produtivos.
Conta hospitalar
O colaborador do Setor de Faturamento Particular acessa a conta do paciente para análise, através
da tela "Conta Hospitalar" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta
Hospitalar / Conta do Atendimento).
Aciona o botão
, o sistema direciona para a tela "Contas de Faturamento", na qual o
colaborador verifica se existe alguma pendência.
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Manual do Processo de Controladoria
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
O convênio da conta deve ser do tipo "Particular";
Botão que leva à tela de lançamentos de itens na conta;
Lançamentos da conta.
Conta ambulatorial
O colaborador do Setor de Faturamento Particular acessa a conta do paciente para análise, através
da tela "Registro Ambulatorial - Individual" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos /
Conta Ambulatorial / Conta do Atendimento).
Legenda
O convênio da conta deve ser do tipo "Particular";
Lançamentos da conta.
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Manual do Processo de Controladoria
Conta extra
O colaborador do Setor de Faturamento Particular acessa a conta do paciente para análise, através
da tela "Registro Ambulatorial - Particular" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos /
Conta Ambulatorial / Conta Extra).
Legenda
O convênio da conta deve ser do tipo "Particular";
Lançamentos da conta.
52
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Manual do Processo de Controladoria
Impressão de Contas Particulares
Voltar para o fluxo
Caso esteja tudo em conformidade com a conta do paciente e seus lançamentos, o colaborador do
Faturamento realiza a impressão do relatório de fatura para conferência dos itens lançados pelos
Setores Produtivos.
Conta hospitalar
Na tela "Conta Hospitalar" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta
Hospitalar / Conta do Atendimento), o colaborador aciona o botão
relatório de fatura.
para emissão do
Legenda
Botão para emissão do relatório de fatura da conta;
Mediante impressão da conta, o colaborador confere os itens lançados pelos Setores Produtivos para
verificar se existe alguma não conformidade que necessite correção do respectivo setor que realizou o
lançamento.
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Manual do Processo de Controladoria
Conta ambulatorial
Na tela "Registro Ambulatorial - Individual" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos /
Conta Ambulatorial / Conta do Atendimento), o colaborador aciona o botão
emissão do relatório de fatura.
54
para
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Legenda
Botão para emissão do relatório de fatura da conta;
Mediante impressão da conta, o colaborador confere os itens lançados pelos Setores Produtivos para
verificar se existe alguma não conformidade que necessite correção do respectivo setor que realizou o
lançamento.
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Manual do Processo de Controladoria
Conta extra
Na tela "Registro Ambulatorial - Particular" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos /
Conta Ambulatorial / Conta Extra), o colaborador aciona o botão
relatório de fatura.
56
para emissão do
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Legenda
Botão para emissão do relatório de fatura da conta;
Mediante impressão da conta, o colaborador confere os itens lançados pelos Setores Produtivos para
verificar se existe alguma não conformidade que necessite correção do respectivo setor que realizou o
lançamento.
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Manual do Processo de Controladoria
Ajustes em Contas
Voltar para o fluxo
Mediante análise nos relatórios de contas particulares dos pacientes, caso o colaborador do Setor de
Faturamento Particular identifique alguma irregularidade nos itens lançados, ele acessa a conta para
realizar os ajustes necessários e imprime novamente o relatório.
Conta hospitalar
O colaborador acessa a conta hospitalar do paciente, identifica os itens irregulares, os quais deverão
ser selecionados e posteriormente excluídos através do ícone
.
Legenda
O colaborador deve selecionar o(s) procedimento(s) desejado(s);
Acionar o ícone da lixeira para efetivar o processo de exclusão de procedimento(s) da
conta.
58
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Manual do Processo de Controladoria
Caso o item necessite ser relançado na conta com alguma correção, o colaborador do Setor de
Faturamento Particular realiza esse novo lançamento do item manualmente, direto na conta.
Conta ambulatorial
O colaborador acessa a conta ambulatorial do paciente, identifica os itens irregulares, os quais
deverão ser selecionados e posteriormente excluídos através do ícone
.
Legenda
O colaborador deve selecionar o(s) procedimento(s) desejado(s);
Acionar o ícone da lixeira para efetivar o processo de exclusão de procedimento(s) da
conta.
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59
Manual do Processo de Controladoria
Se a configuração do faturamento (Faturamento de Convênios e Particulares / Configurações /
Parâmetros / Aba "Configurações") estiver habilitada para auditar conta, ao excluir algum item,
tanto de uma conta hospitalar como de uma conta ambulatorial, o sistema apresentará a tela
"Auditoria" para o colaborador informar o motivo de sua exclusão.
Legenda
Aba "Configurações";
Campo "Audita Conta?" estiver "Sim";
60
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Manual do Processo de Controladoria
Será apresentada a tela de auditoria para informar o motivo da exclusão.
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Manual do Processo de Controladoria
Fechamento de Contas
Voltar para o fluxo
Realizadas as impressões de relatórios de faturas, as conferências e os ajustes necessários nos
itens, o colaborador do Setor de Faturamento Particular irá fechar as contas para fins de recebimento.
Configuração prévia para fechamento de contas
Existem duas formas para fechamento de uma conta: manual e automático. O processo de
fechamento dependerá da configuração do faturamento.
Conta hospitalar
Caso o fechamento da conta hospitalar seja automático, o colaborador do Faturamento informa o
período final da conta, emite o relatório de fatura através do botão
na tela "Conta
Hospitalar" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Hospitalar / Conta do
Atendimento) e, automaticamente o sistema marca o check box
.
Se o fechamento da conta hospitalar for manual, conforme o ícone
encontre-se marcado, o
colaborador do Faturamento informa o período final da conta e marca manualmente o check box
.
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Data de fechamento da conta, informada pelo colaborador;
Campo que identifica se a conta está aberta ou fechada;
Para fechamento da conta, a fatura deve ter sido impressa antes.
Conta ambulatorial
Caso o fechamento da conta ambulatorial seja automático, o colaborador do Faturamento emite o
relatório de fatura através do botão
na tela "Registro Ambulatorial Individual" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta do
Atendimento) e, automaticamente o sistema marca o check box
.
Se o fechamento da conta ambulatorial for manual, o relatório de fatura precisa já ter sido impresso e
o colaborador do Faturamento marca manualmente o check box
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.
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Campo para visualização se a conta está aberta ou fechada.
Conta extra
Caso o fechamento da conta particular seja automático, o colaborador do Faturamento emite o
relatório de fatura através do botão
na tela "Registro Ambulatorial Particular" (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta
Extra) e, automaticamente o sistema marca o check box
.
Se o fechamento da conta particular for manual, o relatório de fatura precisa já ter sido impresso e o
colaborador do Faturamento marca manualmente o check box
.
Legenda
Campo para visualização se a conta está aberta ou fechada.
64
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Manual do Processo de Controladoria
Depósito Antecipado/ Contrato de Adiantamento
Voltar para o fluxo
O Setor de Tesouraria do hospital recebe o comunicado do Setor de Faturamento Particular que a
conta do paciente foi fechada. O colaborador do Caixa Satélite, verifica se há depósito antecipado ou
contrato de adiantamento por parte do paciente.
Conta hospitalar
Ao acessar a conta hospitalar do paciente (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos /
Conta Hospitalar / Conta do Atendimento), o colaborador aciona o botão
e é
direcionado para a tela "Contas Paciente Particular". Verifica se existe algum valor antecipado por
parte do paciente nas abas "Dep. Antecipado" ou "Adiantamento".
Conta ambulatorial
Ao acessar a conta ambulatorial do paciente (Faturamento de Convênios e Particulares /
Lançamentos / Conta Ambulatorial / Conta do Atendimento), o colaborador aciona o botão
e é direcionado para a tela "Contas Paciente Particular". Verifica se existe algum valor
antecipado por parte do paciente nas abas "Dep. Antecipado" ou "Adiantamento".
Conta extra
Ao acessar a conta particular do paciente (Faturamento de Convênios e Particulares / Lançamentos /
Conta Ambulatorial / Conta Extra), o colaborador aciona o botão
e é direcionado para a
tela "Contas Paciente Particular". Verifica se existe algum valor antecipado por parte do paciente nas
abas "Dep. Antecipado" ou "Adiantamento".
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Aba referente a realização prévia de "Depósito Antecipado" pelo paciente;
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Legenda
Aba referente a realização prévia de "Contrato de Adiantamento" pelo paciente;
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Manual do Processo de Controladoria
Realização de Recebimento
Voltar para o fluxo
O colaborador do Caixa Satélite, acessa a tela "Contas Paciente Particular" para recebimento e
registro do pagamento do paciente. Essa tela é acessada através do botão
ambulatorial e extra) ou
(conta
(conta hospitalar).
O primeiro bloco da tela já aparece com os campos preenchidos. Na aba
apresenta o valor a receber e o tipo de quitação como "Comprometido".
, o sistema
Legenda
Primeiro bloco da tela que já apresenta os campos preenchidos;
Tipo de quitação como "Comprometido";
Valor total a receber da conta.
Processo de recebimento
Ao acessar o botão
68
, o colaborador do Caixa Satélite realiza o processo de
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recebimento do valor da conta particular. No bloco "Recebimentos", informa o tipo de recebimento
(forma de pagamento da conta), o caixa para recebimento do pagamento, indica um reponsável por
meio do botão
, o qual pode ser o paciente ou outra pessoa que deve ser cadastrada
pressionando o botão
. Ao acionar o botão
, retorna
para a tela de recebimento e termina de inserir os dados necessários quanto a forma de pagamento
escolhida no início desse processo.
Por fim, ao salvar a operação, o sistema apresentará uma mensagem de transação efetuada com
sucesso. Ao verificar a aba
"Quitado".
, os dados foram automaticamente atualizados para
Legenda
Acionar a aba "Parcelamento";
Tipo de quitação passa para "Quitado";
Passa a apresentar o campo "Total Recebido" valorizado, coforme recebimento
realizado.
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Manual do Processo de Controladoria
Emissão de Nota Fiscal
Voltar para o fluxo
Na tela "Contas Paciente Particular", acionada por meio do botão
extra) ou
(conta ambulatorial e
(conta hospitalar), o colaborador do Caixa Satélite pode realizar a emissão
da nota fiscal, pressionando o ícone
.
O colaborador é reportado à tela "Nota Fiscal", a qual já apresenta todos os dados referentes ao
paciente e sua conta recebida. Após conferência dos dados, basta acionar o botão
.
Legenda
Acionar esse botão para impressão da nota fiscal;
Impressão da nota fiscal
Ao acionar o botão
70
, o colaborador emite o respectivo documento.
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Manual do Processo de Controladoria
O hospital define o formulário a ser utilizado para impressão da nota fiscal na tela "Cadastro de
Convênios" (Faturamento de Convênios e Particulares / Tabelas / Gerais / Convênios e Planos /
Aba "Empresa"), para o respectivo convênio particular, conforme layout desejado. Esse
formulário é cadastrado na tela "Formulário da Nota Fiscal" (Faturamento de Convênios e
Particulares / Configurações / Formulário da Nota Fiscal). O número de vias a ser impresso, vai
depender da definição da Prefeitura.
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Emissão de Recibo
Voltar para o fluxo
Na tela "Contas Paciente Particular", acionada por meio do botão
extra) ou
(conta ambulatorial e
(conta hospitalar), o colaborador do Caixa Satélite pode realizar a emissão
do recibo de pagamento para o paciente, pressionando o ícone
.
O colaborador é reportado à tela "Manutenção de Recibos", a qual já apresenta os dados referentes
ao recebimento da conta do paciente. Basta acionar o botão
de pagamento para entregar ao paciente
, para emissão do recibo
Legenda
Botão para emissão do recibo de pagamento.
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Manual do Processo de Controladoria
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Devolução da Diferença
Voltar para o fluxo
Caso o valor adiantado pelo paciente, seja por meio de Depósito Antecipado ou Contrato de
Adiantamento, for maior que o valor de suas despesas, o hospital precisará devolver a diferença ao
paciente.
No momento do recebimento da conta na tela "Contas Paciente Particular", faz-se necessário marcar
o box "Abater", localizado nas abas "Dep. Antecipado" ou "Adiantamento" e clicar no botão
. Por fim, acionar o botão
ou
conforme rotina utilizada para antecipação de valor por parte do paciente.
,
Legenda
Acionar a aba "Depósito Antecipado" (ou "Adiantamento", se for o caso);
Marcar o check box "Abater";
Acionar o botão "Parcelamento".
O sistema apresentará uma mensagem informando o código do Contas a Pagar e informa que o
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Manual do Processo de Controladoria
abatimento foi realizado com sucesso. A conta apresenta-se como "Quitada".
Legenda
Campo referente ao tipo de quitação da conta, após abatimento do valor previamente
depositado.
Devolução da diferença
O colaborador do Caixa Satélite deverá acessar a tela "Contas a Pagar" (Controle Financeiro (Cta a
Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro /
Contas a Pagar / Lançamentos/
Adiantamentos / Cadastro) e pesquisar o número do contas a pagar que foi gerado no processo do
recebimento da conta. Será apresentado o valor da diferença, que o hospital deverá devolver ao
paciente.
76
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Legenda
Código do contas a pagar, gerado pelo sistema;
Tipo de quitação da conta "Previsto";
Valor total a pagar.
O colaborador aciona o botão
para inserir os dados respectivos ao contas a pagar.
Posteriormante marca o check box, referente ao valor a ser devolvido ao paciente e aciona o botão
.
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Campo a ser marcado, referente ao valor a ser devolvido ao paciente;
Aciona esse botão para concluir o processo de devolução.
Finalizando o processo, o contas a pagar que estava com status de "Previsto" passa para "Quitado".
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Legenda
Código do contas a pagar, gerado pelo sistema;
Tipo de quitação atualizado ao final do processo;
Valor total atualizado como pago ao final do processo.
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Manual do Processo de Controladoria
Recebimento de Valor Complementar
Voltar para o fluxo
Caso o valor adiantado pelo paciente, seja por meio de Depósito Antecipado ou Contrato de
Adiantamento, for menor que o valor de suas despesas, será necessário que o paciente complemente
a diferença.
No momento do recebimento da conta na tela "Contas Paciente Particular", faz-se necessário marcar
o box "Abater", localizado nas abas "Dep. Antecipado" ou "Adiantamento" e clicar no botão
. Por fim, acionar o botão
ou
conforme rotina utilizada para antecipação de valor por parte do paciente.
,
O sistema apresentará uma mensagem informando o código do Contas a Receber e informa que o
abatimento foi realizado com sucesso. A conta apresenta-se como "Parcialmente Recebido".
Legenda
Tipo de quitação "Parcialmente Recebido".
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Pagamento do valor complementar
O colaborador do Caixa Satélite deverá acessar a tela "Contas a Receber" (Controle Financeiro (Cta a
Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Receber / Cadastros / Contas a
Receber) e pesquisar o número do contas a receber que foi gerado no processo do recebimento da
conta.
Será apresentado o valor da diferença a ser pago pelo paciente. O colaborador aciona o botão
insere os dados necessários e conclui o processo acionando o botão
. O sistema apresentará a mensagem de recebimento efetuado com sucesso.
O tipo de quitação na conta do paciente será apresentado como "Quitado".
Legenda
Código do contas a receber gerado pelo sistema;
Tipo de quitação atualizado para "Quitado".
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Manual do Processo de Controladoria
Controle Bancário
Funções
Efetuar o controle da movimentação e o saldo das contas bancárias da instituição. Realizar emissão
de cheques e pagamentos por meio eletrônico, doc, borderô ou débito em conta, além de conciliação
dos extratos integrados aos bancos.
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Fluxo
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Manual do Processo de Controladoria
Funcionalidades envolvidas
§ Cadastro de aplicação;
§ Rendimentos/ resgate;
§ Conciliação bancária;
§ Documentaos status.
Descrição do processo
O colaborador responsável pelo controle bancário do hospital emite o extrato da conta e verifica se
existem movimentações a conciliar. Essas movimentações podem ser: aplicações financeiras,
cartões de crédito, recebimentos e pagamentos ou outros lançamentos tais como depósitos não
identificados, tarifas e doações.
Quando a conciliação for necessária nas movimentações das aplicações financeiras, o colaborador do
setor de Controle Bancário verifica se existe alguma aplicação a realizar, efetua seu registro e finaliza
o processo. Caso contrário, verifica se existem rendimentos, resgates e/ou impostos e os registra,
senão finaliza o processo.
Se a conciliação ocorrer nas movimentações de cartões de crédito, o colaborador emite o extrato
detalhado do cartão, realiza as conciliações bancárias, verificando se existem pendências de
pagamento e, em caso afirmativo, comunica a pendência à administradora do cartão. Posteriormente,
emite um novo extrato e refaz a conciliação. Não havendo pendências de pagamento, verifica se o
valor da taxa precisa ser reajustado e realiza o ajuste necessário. Caso contrário, finaliza o processo.
Identificada a necessidade de conciliar as movimentações realizadas nos recebimentos e
pagamentos, o colaborador realiza a conciliação, verificando se existem cheques devolvidos e, em
caso afirmativo, identifica o cheque, registra a sua devolução e o resgata. Caso o cheque seja
devolvido pela segunda vez, o colaborador do setor de Controle Bancário o envia ao setor de Contas a
Receber, para renegociação. Caso contrário, envia o cheque ao caixa central que realiza o processo
de recebimento particular.
Quando a conciliação ocorrer nas movimentações de outros lançamentos, o colaborador do setor de
Controle Bancário realiza o lançamento e finaliza o processo.
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Registro de Aplicação Financeira
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O colaborador do Setor de Controle Bancário, mediante conciliação das movimentações financeiras
do hospital com os lançamentos bancários, verifica a necessidade de realizar uma aplicação
financeira.
O registro de uma aplicação financeira, é realizado na tela "Aplicação" (Controle Financeiro (Cta a
Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário/ Aplicação /Cadastro de Aplicação).
Ao acessar a tela, o campo "Empresa" apresenta-se preenchido com a respectiva empresa logada no
sistema, podendo ser alterado, caso deseje. No momento em que o colaborador informa a conta
corrente, os demais campos do bloco "Conta Corrente" são automaticamente preenchidos.
A finalização do processo é dada ao término do preenchimento nos campos do bloco "Dados de
Aplicação" da tela. Ao salvar a operação, o sistema efetiva o processo gerando o código da
aplicação.
Legenda
Código da aplicação gerado pelo sistema.
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Manual do Processo de Controladoria
· O sistema só permite a exclusão de uma aplicação, caso não tenha sido realizado nenhum
lançamento de rendimentos nela (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) /
Controle Bancário / Aplicação / Rendimentos/Resgate) ou ocorrido o término da aplicação.
· Para a aplicação financeira retornar na pesquisa do processo de Rendimentos/Resgates, é
necessário não informar o campo "Término" no cadastro da aplicação.
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Verificação de Rendimentos/ Resgates/ Impostos
Voltar para o fluxo
Num processo de conciliação de movimentações financeiras do hospital com os lançamentos
bancários, ocorrem momentos nos quais, o colaborador do Setor de Controle Bancário não identifica
nenhuma necessidade de realizar lançamentos em alguma aplicação financeira.
Para tanto, ele pode apenas acompanhar os lançamentos de rendimentos, resgates e/ou impostos
(Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Aplicação /
Rendimentos/Resgate), caso existam para alguma aplicação no sistema.
Ao acessar a tela, já é apresentada a informação da empresa logada no sistema, podendo ser
alterada, caso deseje. O colaborador realiza uma pesquisa, através de qualquer dos seguintes
parâmetros: conta corrente, agência, aplicação financeira, tipo de aplicação, data de início da
aplicação, data prevista para o resgate, percentual de rendimento, número de identificação da
aplicação financeira, valor aplicado ou saldo atual da aplicação.
Caso existam lançamentos realizados para a respectiva aplicação pesquisada, o sistema apresentará
os dados no bloco "Lançamentos".
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87
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Legenda
Esse campo já apresenta a empresa logada;
Código da Aplicação;
Dados retornados na pesquisa, caso já existam lançamemntos realizados para a
respectiva aplicação.
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Registro de Rendimentos/ Resgates/Impostos
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Cadastradas as aplicações financeiras no sistema financeiro do hospital, o colaborador do Setor de
Controle Bancário identifica a necessidade de registrar lançamentos de rendimentos, resgates e/ou
impostos para essa aplicação (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle
Bancário / Aplicação / Rendimentos/Resgate), conforme conciliação realizada com o extrato
bancário.
Ao acessar a tela para registro dos lançamentos, o campo "Empresa" já apresenta a informação
correspondente a empresa logada no sistema, podendo ser alterada, caso deseje. O colaborador
realiza uma pesquisa, através de qualquer dos seguintes parâmetros: conta corrente, agência,
aplicação financeira, tipo de aplicação, data de início da aplicação, data prevista para o resgate,
percentual de rendimento, número de identificação da aplicação financeira, valor aplicado ou saldo
atual da aplicação.
Registro de Lançamentos
No bloco "Lançamentos", o colaborador:
· Informa a data em que foi realizado o rendimento, resgate ou dedução de impostos da aplicação.
Caso a data informada seja menor que a data de início cadastrada na aplicação (Controle
Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário/ Aplicação /Cadastro de
Aplicação) ou maior que data atual, será emitida uma mensagem pelo sistema, impedindo
processo;
· Seleciona o código do lançamento bancário correspondente ao rendimento, resgate ou imposto
deduzido da aplicação;
· Informa o número do documento, origem do respectivo lançamento;
· Seleciona o código da conta contábil. O sistema retorna, automaticamente, dados nos campos
"Código Contábil" e "Descrição da Conta Contábil" no inferior da tela;
· Informa a moeda base do rendimento;
· Indica o valor do rendimento/resgate;
· Por fim, salva o processo.
Ao gravar essa operação, o campo "Descrição da Movimentação" é preenchido automaticamente
pelo sistema, no entanto, o colaborador do Setor de Controle Bancário pode modificá-lo. Caso
deseje retornar à descrição anterior, a qual foi salva inicialmente no processo, basta acionar o ícone
.
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Manual do Processo de Controladoria
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Manual do Processo de Controladoria
Conciliação de Cartão de Crédito
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O colaborador do Setor de Controle Bancário emite um extrato detalhado do cartão de crédito e
realiza uma conciliação bancária com os lançamentos identificados no extrato de conta corrente do
hospital.
O processo de conciliação é feito no sistema por meio da tela "Conta Corrente" (Controle Financeiro
(Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária).
Ao acessá-la, o colaborador informa as datas mínima e máxima, referentes ao período dos
lançamentos e seleciona a empresa para realização da conciliação. O campo "Conta Corrente" é de
preenchimento opcional para restrição da consulta.
Conforme executada a pesquisa, são retornados todos os lançamentos de acordo com os parâmetros
filtrados. O colaborador seleciona os lançamentos que deseja conciliar marcando item a item ou
acionando os botões
funcionalidades.
ou
, como facilitador para as respectivas
Ao salvar a operação, o processo de conciliação é efetivado no sistema e o item conciliado fica
marcado.
Legenda
Após salvar o processo de conciliação, o lançamento fica marcado.
Alteração da data de movimentação
Caso o colaborador do Setor de Controle Bancário deseje modificar a data da movimentação de algum
lançamento, ele seleciona clicando sobre a linha do lançamento desejado, informa a nova data no
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Manual do Processo de Controladoria
respectivo campo localizado no inferior da tela e acionar o botão
.
Legenda
Lançamentos selecionados para conciliação;
Caso o colaborador deseje alterar a data do lançamento, deve informar a nova data
nesse campo e aciona o botão "Alterar Data".
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Manual do Processo de Controladoria
Ajuste de Valor de Taxas
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Cartão de crédito
No processo de Conciliação Bancária (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) /
Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária), o colaborador do Setor de Controle
Bancário ao pesquisar uma conta corrente, quando o lançamento refere-se a cartão de crédito e o
campo "Data Depós." está preenchido, o botão
fica habilitado.
Legenda
Tipo de lançamento "cartão de crédito";
Botão fica habilitado, devido ao tipo de lançamento "cartão de crédito".
Ao acionar esse botão, são listadas as tarifas referentes aos lançamentos, as quais o colaborador
pode alterá-las. Para tanto, faz-se necessário marcar o campo do item desejado e alterar o campo
"Vl. Administradora".
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Manual do Processo de Controladoria
Caso deseje ratear um valor, o colaborador marca as tarifas desejadas, indica o valor a ser rateado e
aciona o botão
. Esse valor será
proporcionalmente aos valores definidos para elas.
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dividido
entre
as
tarifas
selecionadas
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Manual do Processo de Controladoria
Conciliação de Cheque Devolvido
Voltar para o fluxo
Cheque devolvido
Também no processo de conciliação bancária (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber,
Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária), é possível identificar um cheque
que tenha sido devolvido, ou seja, quando o documento foi depositado no banco, no entanto, foi
devolvido por algum motivo como: falta de fundos, roubo, entre outros.
O colaborador do Setor de Controle Bancário marca esse lançamento e salva o processo de
conciliação.
Legenda
Item marcado como conciliado.
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Manual do Processo de Controladoria
Renegociação
Voltar para o fluxo
Quando o cheque é resgatado e o colaborador do Setor de Controle Bancário verifica que ele foi
devolvido pela segunda vez, tenta uma renegociação com o cliente para que o pagamento seja
realizado de uma outra forma.
Mediante negociação e aceitação do cliente, o colaborador registra o processo de renegociação no
sistema, na tela "Documentos" (Caixa / Documentos / Status). Ao acessá-la, pesquisa o cheque
devolvido, insere os dados referentes a mudança de status do cheque e aciona o botão
.
O sistema apresenta uma mensagem de processo concluído com sucesso e, ao pesquisar o cheque
novamente, o status dele apresenta-se atualizado como "Renegociado".
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Status do cheque atualizado como "Renegociado".
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Manual do Processo de Controladoria
Outros Lançamentos
Voltar para o fluxo
O colaborador do Setor de Controle Bancário, ao identificar no extrato do banco outros tipos de
lançamentos, que não tenham sido ainda registrados no sistema para efetivação do processo de
conciliação, realiza os lançamentos desses itens identificados no extrato, os quais podem ser:
depósitos não identificados, tarifas bancárias, doações, dentre outros, na tela "Empresa" (Controle
Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário/ Movimentação / Lançamentos
de Extratos).
No processo de conciliação (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle
Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária), ao realizar uma pesquisa da respectiva conta em
que foi feito o lançamento, o colaborador verifica o item e o marca para salvar a conciliação.
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Manual do Processo de Controladoria
Contabilidade
Funções
Realizar o controle contábil da instutição. Administrar, gerenciar e efetivar os lançamentos contábeis.
Realizar os lançamentos manuais, cadastrar e gerenciar os planos contábeis e seus acessos,
analisar os relatórios contábeis e apurar os resultados.
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Manual do Processo de Controladoria
Fluxo
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Manual do Processo de Controladoria
Funcionalidades envolvidas
§ Fechamento do exercício financeiro;
§ Liberação de movimentações;
§ Lançamento contábil em lote;
§ Relatório/ Razão contábil;
§ Fechamento contábil;
§ Relatório DRE.
Descrição do processo
Os diversos setores do hospital protocolam e enviam a documentação, referente às suas operações,
ao setor de Contabilidade para conciliação.
O colaborador do setor de Contabilidade recebe a documentação dos setores, protocola o
recebimento e a analisa, verificando se existem divergências. Identificada uma divergência, devolve a
documentação ao setor de origem, que realiza os ajustes necessários e a envia novamente ao setor
de Contabilidade, para nova análise.
Estando a documentação em conformidade, o colaborador do setor de Contabilidade bloqueia os
lançamentos do período contábil a conciliar, para evitar alterações durante o fechamento contábil,
registra as movimentações e concilia os lançamentos. Em seguida, o colaborador verifica se os
lançamentos estão corretos e, constatada alguma divergência, comunica ao setor de origem, reabre o
período contábil e devolve a documentação ao setor de origem, que realiza os ajustes necessários e
envia a documentação corrigida ao setor de Contabilidade. Se os lançamentos estiverem corretos,
consolida as informações, fecha o período mensal e apura os resultados através da DRE
(Demonstração do Resultado do Exercício).
Em seguida, verifica se a instituição é filantrópica ou não. Se for filantrópica, o colaborador emite as
demonstrações contábeis, gera e envia as obrigações acessórias/legais, fecha período contábil e
encaminha as informações ao setor de Custos. Se não for filantrópica, registra os impostos a serem
recolhidos, gera as guias para pagamento e segue o mesmo processo de uma instituição
filantrópica.
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Manual do Processo de Controladoria
Impactos
ü O processo de Contabilidade, impacta em todos os outros setores, uma vez que é nele onde
ocorre a análise de documentação contábil dos setores, havendo divergências o setor de origem
será comunicado.
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Manual do Processo de Controladoria
Bloqueio de Lançamento
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Conforme o colaborador do Setor de Contabilidade recebe documentações dos diversos setores do
hospital, ele as analisa e, mediante não constatada nenhuma divergência inicialmente, efetua o
bloqueio de lançamentos no período conciliar fechando o exercício financeiro (Controle Financeiro (Cta
a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Exercício / Fechamento).
O colaborador seleciona a empresa e define o ano para fechamento. O sistema apresentará
automaticamente, se o ano está aberto ou fechado, assim como o número equivalente a cada mês do
ano selecionado e também se estão abertos ou fechados.
Fechamento do mês contábil no exercício financeiro
O colaborador salva no sistema mês a mês com a situação "Fechado".
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Fechamento de mês por mês.
Fechamento do ano contábil no exercício financeiro
Para realizar o fechamento anual contábil, é necessário que todos os meses desse ano estejam com
a situação "Fechado". O colaborador altera a situação do ano de "Aberto" para "Fechado" e salva a
operação.
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
O ano só poderá ser fechado, após todos os meses do corrente também já
estarem.
Validações no financeiro - Competências fechadas
As configurações referentes as validações no financeiro serão realizadas, conforme necessidades do
processo. Poderão ser impedidas as movimentações de cadastramento, pagamento ou recebimento
para o mês que se encontra fechado. Por exemplo: Se o mês em que o usuário deseja realizar um
cadastro estiver com o check box "Cadastramento" do bloco "Contas a Pagar" marcado, não será
possível concluir esse processo no financeiro.
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
O colaborador é quem definirá a validação, conforme necessidade, marcando os
check boxes desejados.
O sistema não permite efetuar o fechamento anual se algum exercício anterior estiver aberto.
Essa regra também é válida para o exercício mensal.
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Manual do Processo de Controladoria
Registro de Movimentações
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Liberação de movimentos
No sistema de Contabilidade existe o menu "Liberação de Movimentações" (Contabilidade / Liberação
de Movimentações).
Nesse menu, o colaborador do Setor de Contabilidade pode realizar essa rotina de liberar
movimentações para algumas áreas, como: Financeiro, Caixa, Controle Patrimonial, entre outras, de
acordo com a necessidade de executar o respectivo processo.
Lançamento contábil em lote
Na tela "Lançamento Contábil em Lote" (Contabilidade / Lançamentos / Lotes / Lançamentos), é
possível o colaborador do Setor de Contabilidade, efetuar manualmente: correção, atualização e
cadastro dos lançamentos contábeis por lote, assim como, identificar lançamentos realizados pelos
diversos setores do hospital.
O lançamento manual só será realizado pelo colaborador da Contabilidade, caso não identifique
informações no sistema correspondentes à alguma documentação recebida por outro setor.
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Manual do Processo de Controladoria
Ao acionar a tela, já é apresentada a empresa logada no sistema, a qual pode ser alterada se
desejar.
O colaborador do Setor de Contabilidade seleciona o lote desejado e ao efetuar a pesquisa, os
demais campos do bloco "Lançamento Contábil em Lote" são automaticamente preenchidos.
Devem ser inseridos os dados de lançamentos. Ao realizar o primero lançamento faz-se necessário
informar o campo
. Ao salvar a operação, o sistema apresentará uma mensagem de
divergência referente ao valor informado. Nesse caso, o colaborador deve realizar um novo lançamento
informando o campo
, para não haver divergência nos valores lançados.
O bloco "Centro de Custo" se apresentará habilitado, de acordo com o parâmetro referente à
Contabilidade na configuração da empresa.
Legenda
Esse bloco estará habilitado, conforme configuração da contabilidade na empresa.
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Manual do Processo de Controladoria
Em se tratando de lançamento manual, o colaborador da Contabilidade pode também criar um
lote (Contabilidade / Lançamentos / Lotes / Cadastro / Fechamento de Lote) para realizar esses
lançamentos. Nesse caso, logo que criado, é só acionar um clique duplo na linha selecionada
do lote e o sistema já direcionará para a tela "Lançamento Contábil em Lote" (Contabilidade /
Lançamentos / Lotes / Lançamentos).
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Manual do Processo de Controladoria
Conciliação de Lançamentos
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O colaborador do Setor de Contabilidade, faz uma conciliação entre documentos físicos recebidos
dos diversos setores do hospital com relatório "Razão Contábil" (Contabilidade / Relatórios / Razão /
Razão), para conferência se os valores correspondentes aos documentos estão devidamente
lançados no sistema.
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Manual do Processo de Controladoria
Reabrindo Período Contábil
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Caso o colaborador do Setor de Contabilidade identifique alguma divergência na conciliação entre os
valores apresentados nos documentos físicos recebidos de outros setores do hospital com o relatório
do sistema, faz-se necessário reabrir o período contábil do exercício financeiro (Controle Financeiro
(Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Exercício / Fechamento).
Ao acessar essa tela, o colaborador pesquisa o ano desejado, altera sua situação de "Fechado" para
"Aberto" e abre também os meses desse ano até o mês desejado, tornando possível o setor origem
do documento efetuar as correções necessárias quanto aos lançamentos errados identificados.
Legenda
Primeiro deve ser efetuado a abertura do ano.
Depois, caso o mês que o colaborador necessite abrir seja o 10, por exemplo, fazse necessário abrir antes os meses 12 e 11 também.
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Manual do Processo de Controladoria
Fechamento de Período Mensal
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O fechamento mensal contábil é realizado mediante análise e consolidação dos valores e dados
referentes às documentações físicas junto aos dados apurados no relatório "Razão
Contábil" (Contabilidade / Relatórios / Razão / Razão), referente aos lançamentos no sistema.
Conforme a consolidação dos dados não apresentem nenhuma divergência, o colaborador do Setor de
Contabilidade acessa a tela "Fechamento Contábil" (Contabilidade / Lançamentos / Fechamento),
pesquisa o ano desejado, o qual precisa estar com a situação "Aberto" e efetiva o fechamento dos
meses.
Legenda
Um mês só pode ser fechado, se o anterior também já estiver.
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Manual do Processo de Controladoria
Apuração de Resultados
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Após o fechamento do período mensal contábil, o colaborador do Setor de Contabilidade emite o
relatório "Demonstrativo Contábil" (Contabilidade / Relatórios / Demonstrativos Contábeis / Relatório
Simples) para apuração dos resultados.
Também pode ser emitido o relatório gerencial (Contabilidade / Relatórios / Demonstrativos
Contábeis / Relatório Gerencial), caso o colaborador prefira.
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Manual do Processo de Controladoria
Fechamento do Período Contábil
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O colaborador do Setor de Contabilidade, ao final de todo o processo, realiza o fechamento do período
contábil.
Acessa a tela "Fechamento Contábil" (Contabilidade / Lançamentos / Fechamento), informa o ano
desejado, altera a situação de "Aberto" para "Fechado" e salva a operação. Lembrando que todos os
meses correspondentes devem também estar com a situação de "Fechado".
Legenda
Todos os meses, referentes ao ano que será fechado contabilmente, devem estar
com a situação "Fechado" também.
Só então, o ano pode ser fechado.
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Manual do Processo de Controladoria
Patrimônio - Movimentação
Funções
Monitorar a movimentação do bem patrimonial na instituição. Essas movimentações correspondem a
todas as transferências do bem entre os setores existentes dentro do hospital.
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Manual do Processo de Controladoria
Fluxo
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Manual do Processo de Controladoria
Funcionalidades envolvidas
§ Geração da planilha de inventário;
§ Termo de responsabilidade de bens móveis;
§ Cadastro da movimentação do bem;
§ Baixa de bens;
§ Bens agregados;
§ Cálculo da depreciação do patrimônio.
Descrição do processo
O setor de Controle Patrimonial verifica a necessidade de movimentar um bem para a realização de
inventário, ou de transferência, ou de ajuste do valor do bem patrimonial, ou de baixa, ou de
agregação do bem ou de depreciação.
Caso a movimentação do bem seja para a realização de um inventário, o colaborador do patrimônio
realiza o levantamento dos bens do setor, verificando se existe alguma divergência. Se existir, analisa
as irregularidades, realiza os ajustes necessários e faz o levantamento novamente. Caso contrário, o
colaborador emite o Inventário e o Termo de Responsabilidade, coleta a assinatura do responsável
pelo bem, arquiva os documentos e comunica ao setor de Contabilidade.
Havendo a necessidade de movimentar o bem através de transferência, o colaborador do setor de
Patrimônio registra a transferência do bem e emite, também, o Inventário e o Termo de
Responsabilidade, seguindo o mesmo procedimento de movimentação através de inventário.
Quando o colaborador do setor de Patrimônio precisa ajustar o valor de um bem, identifica o estado
em que ele se encontra, emite o laudo de ajuste do bem, ajusta o seu valor e arquiva o laudo. Em
seguida, comunica a ocorrência ao setor de Contabilidade.
Constatada a necessidade de realizar a baixa de um bem patrimonial, o colaborador do setor de
Patrimônio, documenta a baixa, a registra, arquiva a documentação da baixa e comunica a ocorrência
ao setor de Contabilidade.
Para agregar um bem, o colaborador do setor de Patrimônio identifica e registra a agregação e
comunica a ocorrência ao setor de Contabilidade.
Verificada a necessidade de depreciar um bem patrimonial, o colaborador identifica o bem a ser
depreciado, bem como o tipo de depreciação, registra a sua realização e comunica a ocorrência ao
setor de Contabilidade.
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Impactos
ü O processo de Patrimônio - Movimentação, impacta em todos os outros setores, uma vez que a
transferência do bem é relizada entre todos os setores existentes dentro do hospital.
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Levantamento dos Bens do Setor
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Caso o colaborador do Setor de Controle Patrimonial do hospital verifique a necessidade de realizar
um inventário, ele faz um levantamento dos bens do setor por meio da tela "Geração de Planilha de
Inventário" (Patrimônio / Inventário / Geração da Planilha do Inventário).
O colaborador especifica a empresa e aciona o botão
. Seleciona a pasta referente ao
setor desejado e verifica os bens existentes, assim como estão distribuídos.
Legenda
Acionar a seta para mostrar os setores;
Gráfico representando como os bens estão distribuídos dentre as localidades.
A tela também pode ser acessada pela localização: Central de Materiais Esterelizados /
Inventário / Geração da Planilha do Inventário.
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Manual do Processo de Controladoria
Emissão de Inventário/ Termo de Responsabilidade
Voltar para o fluxo
O colaborador do Setor de Controle Patrimonial emite o relatório "Termo de Responsabilidade de
Bens Móveis" (Patrimônio / Relatórios / Operacionais / Termo de Responsabilidade de Bens Móveis),
colhe as assinaturas dos reponsáveis especificados no relatório: "Assinatura Responsável
Patrimônio" e "Assinatura Responsável Setor" e arquiva esse termo para futuros processos do Setor
de Contabilidade do hospital.
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Transferência do bem
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Se identificada pelo colaborador do Setor de Controle Patrimonial do hospital, a necessidade de
realizar uma transferência do bem patrimonial, esse processo de transferência é registrado na tela
"Cadastro da Movimentação do Bem" (Patrimônio / Inventário / Movimentações de Bens).
O colaborador alimenta os campos com os respectivos dados necessários à operação, fazendo-se
necessário já existir cadastrados previamente no sistema: bens, localidades e centro de custos.
Ao informar o bem a ser movimentado, o sistema já apresenta automaticamente preenchidos os
campos: empresa anterior, setor anterior e localidade anterior.
O campo "Empresa Destino", o sistema também alimenta automaticamente com a empresa logada,
podendo o colaborador alterar a informação.
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Legenda
Código da movimentação salvo pelo sistema;
Após salvar a operação e realizar uma nova pesquisa da movimentação, o bloco
"Histórico das Movimentações do Bem" aparece carregado com os respectivos
dados.
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Emissão de Inventário/ Termo de Responsabilidade
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O colaborador do Setor de Controle Patrimonial emite o relatório "Termo de Responsabilidade de
Bens Móveis" (Patrimônio / Relatórios / Operacionais / Termo de Responsabilidade de Bens Móveis),
colhe as assinaturas dos reponsáveis especificados no relatório: "Assinatura Responsável
Patrimônio" e "Assinatura Responsável Setor" e arquiva esse termo para futuros processos do Setor
de Contabilidade do hospital.
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Baixa do Bem Patrimonial
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Quando o colaborador do Setor de Controle Patrimonial do hospital verifica a necessidade de realizar
baixa de algum bem, esse processo é registrado na tela "Bens Agregados" (Patrimônio /
Gerenciamento / Baixa de Bens), a qual já se apresenta em modo de pesquisa.
O colaborador seleciona quaisquer e quantos campos desejar no bloco "Descrição do Bem" e
executa a pesquisa. Todo o bloco apresentará os dados respectivos aos filtros selecionados.
Ao informar o motivo da baixa, os campos data e hora apresentam os dados atuais, podendo o
colaborador alterá-los. Por fim, salva a operação.
Quando trata-se de um bem agregador, o bloco "Bens Agregados" apresenta os dados, conforme foi
configurado.
Também é possível realizar nessa tela os processos de cancelamento e estorno da baixa, por
meio dos botões
126
e
, respectivamente.
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Agregação dos Bens
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O colaborador do Setor de Controle Patrimonial do hospital ao verificar a necessidade de agregar bens
patrimoniais, utiliza a tela "Bens Agregados" (Patrimônio / Gerenciamento / Bens Agregados) para
realizar um vínculo entre um bem principal e um ou mais bens agregados. O valor também será
agredado ao valor do bem principal.
O colaborador pesquisa o bem desejado para marcá-lo como "Bem Agregador" (principal). Caso esse
bem tenha sido desativado ou depreciado, o sistema exibirá uma mensagem impedindo processo.
O campo "Forma de Depreciação" apresenta as opções:
· Depreciação Agrupada: quando todos os bens agregados utilizam a taxa de depreciação do bem
principal;
· Depreciação Detalhada: quando cada bem será depreciado com sua taxa distinta;
· Utilizar Parâmetros Gerais: a depreciação será realizada com base nos dados registrados,
conforme configuração informada na tela "Configurações Gerais".
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Manual do Processo de Controladoria
Nesta tela serão apresentados apenas os bens patrimoniais disponíveis para serem agregados.
Os que já foram agregados não estarão disponíveis.
Aba "Bens Agregados"
O colaborador informa alguma observação, caso deseje, e seleciona o código do bem que será
agregado (secundário) ao principal. Os demais campos são preenchidos automaticamente pelo
sistema.
Quando o bem escolhido já tiver sido baixado na tela "Registro de Baixa do Bem
Patrimonial" (Patrimônio / Gerenciamento / Baixa de Bens), o sistema apresentará uma mensagem
impedindo a confirmação.
Legenda
Aba "Bens Agregados".
128
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Manual do Processo de Controladoria
Aba "Outras Agregações"
Essa aba só se apresentará habilitada se o check box
tela "Configurações Gerais".
estiver marcado na
O colaborador seleciona o tipo de agregação, se "serviços" ou "outros". Quando optado por
"serviços", deve ser informado o código da nota fiscal, e automaticamente, o sistema já apresentará o
campo "Valor Agregação" preenchido, qual o colaborador pode alterar.
Especificar uma descrição para esse processo de agregação. Caso o campo "Contabilizar?" seja
marcado, será necessário informar o código da Conta Contábil. O campo "Dt. Agregação" já
apresenta a data atual, podendo ser alterado. Descrever as observações que se fizerem necessárias.
Marcar o check box "Agregar Valor ao Principal" para indicar que o valor do bem agregado será
incluído no valor final do bem agregador.Finaliza o processo, salvando a operação.
Legenda
Aba "Outras Agregações".
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129
Manual do Processo de Controladoria
Depreciação
Voltar para o fluxo
Quando identificada a necessidade de depreciação de bens, o colaborador do Setor de Controle
Patrimonial do hospital, identifica o tipo de depreciação necessária e efetua o registro na tela "Cálculo
da Depreciação do Patrimônio" (Patrimônio / Depreciação / Cálculo da Depreciação do Bem).
O colaborador informa os campos necessários ao processo e aciona o botão
. O
sistema efetuará a depreciação automática do bem. São apresentados os cálculos dos bens
depreciados e o código de identificação do documento de depreciação.
Caso o colaborador do Setor de Controle Patrimonial tente registrar a depreciação de um bem, o qual
já tenham sido registradas depreciações anteriores ao mês/ano informado no campo "Data de
Geração", o sistema exibirá mensagem impedindo o processo. Também não será permitido realizar a
depreciação de um bem, caso o mês contábil esteja fechado.
Legenda
Código gerado pelo sistema;
O botão de comando
quando acionado, permite cancelar os lançamentos de
depreciação realizados. Assim como, é possível cancelar o cálculo de depreciação, marcando o bem
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Manual do Processo de Controladoria
desejado no check box
e confirmando a mensagem apresentada pelo sistema.
Depreciação é a ação de depreciar, atualizar o valor comercial do bem. Normalmente, é
subtraindo do valor original o valor correspondente ao desgaste natural causado pela utilização
do bem. Esse cálculo é feito de acordo com o tempo de vida útil do patrimônio.
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131
Manual do Processo de Controladoria
Patrimônio Imobilização
Funções
Administrar todo o processo de tombamento de bens do hospital, facilitando a visualização do
patrimônio imobilizado da organização. Disponibilizar informações diversas sobre os bens tombados,
tais como: sua descrição, o número de registro (plaqueta), as especificações técnicas, o prazo de
vida útil, seu valor e a localização do bem no Hospital.
Fluxo
Funcionalidades envolvidas
§ Recebimento de produtos para tombamento.
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Manual do Processo de Controladoria
Descrição do processo
Para controle, ao receber um produto, o estoquista envia a cópia da nota fiscal ao Setor de
Patrimônio, que a recebe e confirma, de acordo com as regras estabelecidas, se realmente trata-se
de um bem patrimonial.
No ato da verificação realizada pelo Setor de Patrimônio, se for constatado que o produto não possui
especificações de bem patrimonial, a cópia da nota fiscal é devolvida ao Estoque, que a recebe e
encaminha ao Setor de Recebimento de Produto.
Tratando-se de um bem patrimonial, este será classificado de acordo com as suas especificações,
registrado como bem, emplaquetado se possível, liberado para o setor de destino e encaminhado para
movimentação de patrimônio.
Impactos
ü O processo de Patrimônio - Imobilização, impacta em todos os outros setores, uma vez que o bem
pode ser alocado em qualquer setor do hospital.
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133
Manual do Processo de Controladoria
Emplaquetamento do Bem
Voltar para o fluxo
Ao receber do Setor de Estoque uma cópia de nota fiscal de um bem patrimonial, o colaborador do
Setor de Controle de Patrimônio, acessa a tela "Recebimento de Produtos para
Tombamento" (Patrimônio / Gerenciamento / Recebimento de Produtos para Tombamento), a qual
exibe automaticamente todas as entradas de produtos que ainda não foram tombados.
O colaborador realiza uma pesquisa para identificar o produto ou a nota fiscal desejada. Caso deseje
filtrar a pesquisa por empresa, basta acionar o botão
.
O sistema apresentará no campo "Produtos Comprados na Nota" a relação dos produtos adquiridos,
referentes a nota fiscal selecionada e aciona o botão
.
Ao acionar o botão
, o sistema direciona o colaborador para a tela "Cadastro de
Bens Patrimoniais", na qual o colaborador informa a descrição do emplaquetamento do bem.
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Manual do Processo de Controladoria
Classificação do Tipo de Bem Patrimonial
Voltar para o fluxo
O registro da classificação do tipo de bem patrimonial, também é realizado por meio da identificação
do produto ou nota fiscal na tela "Recebimento de Produtos para Tombamento" (Patrimônio /
Gerenciamento / Recebimento de Produtos para Tombamento).
Ao identificar os dados desejados, o colaborador aciona o botão
e é direcionado
para a tela "Cadastro de Bens Patrimoniais", na qual é possível registrar a classificação do tipo do
bem, por meio do bloco "Classificação dos Bens para Contabilidade".
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135
Manual do Processo de Controladoria
Abertura de Caixa
Funções
A abertura consiste em liberar o caixa selecionado para movimentações de recebimentos,
pagamentos, transferências, etc.
Fluxo
Funcionalidades envolvidas
§ Abertura de caixa;
§ Consulta movimentos do caixa.
Descrição do processo
No início do turno, o colaborador realiza a abertura do caixa pelo qual será responsável e confere os
valores existentes nele. Caso identifique alguma inconcistência no saldo, comunica a divergência ao
responsável por esse caixa no turno anterior ao seu, para realização dos ajustes necessários.
Conforme o saldo do caixa apresente-se correto, o colaborador responsável inicia a operação do
caixa.
136
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Manual do Processo de Controladoria
Abertura de Caixa
Voltar para o fluxo
Ao acessar a tela "Abertura de Caixas" (Caixa / Caixa / Abertura), o colaborador já visualiza os
caixas que encontram-se fechados.
Marca o campo
do caixa que deseja abrir e aciona o botão
.
Legenda
Seleciona o caixa desejado para abertura;
Aciona esse botão para confirmar a operação.
Ao confirmar a operação, o caixa some dessa tela instântaneamente.
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137
Manual do Processo de Controladoria
Conferência de Documentos e Valores
Voltar para o fluxo
O colaborador responsável pelo caixa, ao iniciar seu turno, por meio da tela "Consulta Movimentos do
Caixa" (Caixa / Consultas / Movimentação Caixa), verifica as movimentações efetuadas nos lotes do
caixa que ele está assumindo.
Ao acessar a tela, o colaborador pesquisa o caixa desejado. O sistema retorna informações
referentes a cada lote desse caixa no bloco "Lotes do Caixa", como: número do lote, usuário e data
de abertura, usuário e data de fechamento, saldo inicial, final e em dinheiro, dados esses referentes
ao lote selecionado.
Legenda
Caixa pesquisado pelo colaborador para consulta de suas movimentações.
Aba "Movimentação"
São apresentados detalhes das movimentações realizadas para o lote selecionado no bloco "Lotes do
Caixa" e dados de cancelamento, caso tenha ocorrido esse processo para a respectiva
movimentação selecionada.
138
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Aba "Movimentações".
Aba "Documentos"
O colaborador visualiza todos os documentos e o seu total, utilizados para fins de recebimentos,
transferência e depósitos, realizados nos Módulos de Controle Financeiro, Tesouraria, Farmácia e
Caixa.
Legenda
Aba "Documentação".
Nessa tela o colaborador pode realizar uma pesquisa geral de todos os caixas existentes, assim
como pode filtrar apenas os caixas abertos.
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139
Manual do Processo de Controladoria
Movimentação de Caixa
Funções
Controlar a saída e entrada de valores no caixa durante determinado período.
Fluxo
140
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Manual do Processo de Controladoria
Funcionalidades envolvidas
§ Consulta Movimentos do Caixa;
§ Movimentação de Caixa.
Descrição do processo
O colaborador verifica as documentações e os valores existentes no Caixa, o qual é responsável.
Caso existam cheques para serem depositados, o colaborador realiza os depósitos necessários,
recebe os comprovantes e os arquiva para processos do controle bancário.
Se houverem cheques devolvidos para cobrança, o colaborador protocola cada cheque e os
encaminha ao setor de Contas a Receber para efetivação da cobrança.
Em se tratando da existência de dinheiro no caixa, o colaborador guarda o respectivo valor no cofre e
finaliza o processo de movimentação desse caixa que é sua responsabilidade.
Impactos
ü O processo de Movimentação de Caixa, impacta nos processos de Contas a Receber quando
houver cheque devolvido e Controle Bancário para o armazenamento dos comprovantes de depósito
bancário.
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Manual do Processo de Controladoria
Conferência de Documentos e Valores
Voltar para o fluxo
O colaborador responsável pelo caixa, ao iniciar seu turno, por meio da tela "Consulta Movimentos do
Caixa" (Caixa / Consultas / Movimentação Caixa), verifica as movimentações efetuadas nos lotes do
caixa que ele está assumindo.
Ao acessar a tela, o colaborador pesquisa o caixa desejado. O sistema retorna informações
referentes a cada lote desse caixa no bloco "Lotes do Caixa", como: número do lote, usuário e data
de abertura, usuário e data de fechamento, saldo inicial, final e em dinheiro, dados esses referentes
ao lote selecionado.
Legenda
Caixa pesquisado pelo colaborador para consulta de suas movimentações.
Aba "Movimentação"
São apresentados detalhes das movimentações realizadas para o lote selecionado no bloco "Lotes do
Caixa" e dados de cancelamento, caso tenha ocorrido esse processo para a respectiva
movimentação selecionada.
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Aba "Movimentações".
Aba "Documentos"
O colaborador visualiza todos os documentos e o seu total, utilizados para fins de recebimentos,
transferência e depósitos, realizados nos Módulos de Controle Financeiro, Tesouraria, Farmácia e
Caixa.
Legenda
Aba "Documentação".
Nessa tela o colaborador pode realizar uma pesquisa geral de todos os caixas existentes, assim
como pode filtrar apenas os caixas abertos.
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143
Manual do Processo de Controladoria
Depósito de Cheque
Voltar para o fluxo
Na tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento), é
possível também a realização de depósito de cheques.
O colaborador responsável pelo caixa, pesquisa o caixa desejado, aciona a aba "Documentos" e
seleciona o lançamento no campo
ou marca
, caso deseje.
No bloco "Depósitos", deve ser informado os dados da conta corrente. Os campos "Agência" e "Nr da
Conta", são automaticamente preenchidos pelo sistema, assim como o campo "Data/Hora", que
apresenta esses dados referentes ao lote atual.
· Caso o check box "Agrupar" seja marcado, os depósitos serão agrupados e esse
agrupamento será listado na tela de "Conciliação Bancária"(Controle Financeiro (Cta a Pagar,
Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária);
· O check box "Custodiado", deverá ser marcado, caso o documento a ser depositado seja
custodiado pelo banco.
Para concluir a operação, o colaborador aciona o botão
depósito de cheques.
144
efetivando o processo de
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Esse box deve ser marcado, no caso do processo de depósito ser realizado para
todos os lançamento. Ou se desejar desmarcar todos;
Acionar esse botão para efetivação do processo de depósito.
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145
Manual do Processo de Controladoria
Fechamento de Caixa
Funções
O fechamento do caixa serve para finalizar os movimentos realizados em um determinado período. A
totalização tomará como base todos os movimentos realizados.
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Manual do Processo de Controladoria
Fluxo
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Manual do Processo de Controladoria
Funcionalidades envolvidas
§ Movimentação de caixa;
§ Relatório extrato de caixa e bancos para data de movimentações;
§ Consulta de movimentos do caixa.
Descrição do processo
Ao fim do turno, o colaborador responsável pelo Caixa Satélite confere as documentações e se
encontrar divergências, realiza uma nova conferência. Caso esteja conforme, o funcionário
responsável deverá realizar a transferência no sistema para o Caixa Central, protocolar as
movimentações, registrar o fechamento do seu caixa e, por fim, enviar as movimentações ao Caixa
Central.
O responsável pelo Caixa Central recebe as movimentações e as confere. Se houver inconsistências,
deverá devolver a documentação ao Caixa Satélite que recebe a documentação divergente e realiza os
devidos ajustes.
Caso as movimentações recebidas estejam corretas, o colaborador do Caixa Central assina o
protocolo e as guarda no cofre. Posteriormente, verifica a necessidade de depósito. Se houver a
necessidade de depósito, o Caixa Central efetua depósito conforme vencimentos, fecha o caixa,
encaminha ao Controle Bancário e protocola a documentação, que será enviada à Contabilidade.
Não havendo necessidade de depósito, torna a guardar as movimentações no cofre.
Impactos
ü O processo de Fechamento de Caixa, impacta no processo de Controle bancário que protocola a
documentação e envia a contabilidade.
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Manual do Processo de Controladoria
Movimentações para o Caixa Central
Voltar para o fluxo
O colaborador do Caixa Satélite, ao final de seu turno, confere as documentações desse caixa pelo
qual é responsável. Conforme não identifique nenhuma divergência, realiza o processo de
transferência das movimentações desse caixa para o Caixa Central, que é feito na tela
"Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento / aba
"Documentos").
O colaborador seleciona as movimentações desejadas e no bloco "Transferências", informa o caixa
que receberá as movimentações, nesse caso o Caixa Central. O sistema já alimenta o campo "Data/
Hora" com os respectivos dados atuais e, por fim, aciona o botão
.
Legenda
Aba "Documentos";
O colaborador seleciona as movimentações que deseja transferir ou opta por
marcar todas;
Aciona esse botão para efetivação do processo de transferência.
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149
Manual do Processo de Controladoria
Protocolo de Movimentações
Voltar para o fluxo
Conforme as movimentações do Caixa Satélite tenham sido transferidas para o Caixa Central, o
colaborador do Caixa Satélite emite o relatório "Extrato de Caixas e Bancos por Data de
Movimentação" para protocolar o recebimento do colaborador do Caixa Central.
O relatório é emitido no sistema (Caixa / Relatórios / Extrato Caixa/Banco) e entregue ao Setor do
Caixa Central para conferência de dados e protocolo do respectivo colaborador.
150
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Informação do lote para auxiliar na conferência do colaborador do Caixa Central
com o sistema;
Detalhamento de saldos para cada tipo de documento.
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151
Manual do Processo de Controladoria
Fechamento do Caixa Satélite
Voltar para o fluxo
Após realizadas as movimentações necessárias, o colaborador registra o fechamento do seu caixa na
tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento).
Ao acessar essa tela, o colaborador pesquisa o caixa desejado, clica no campo "Fechamento" e o
sistema já o preenche automaticamente com a data/hora atuais. No entanto, o colaborador pode
inserir a data/hora desejados, desde que sejam menor ou igual aos respectivos dados atuais.
O colaborador aciona o botão
e o sistema apresenta uma mensagem que o
fechamento do respectivo caixa foi realizado com sucesso.
Legenda
Aciona esse botão para concluir o processo de fechamento do caixa.
152
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Manual do Processo de Controladoria
Caixa Central - Conferência
Voltar para o fluxo
De posse do relatório "Extrato de Caixas e Bancos por Data de Movimentação", o colaborador do
Caixa Central acessa a tela "Consulta Movimentos do Caixa" (Caixa / Consultas / Movimentação
Caixa) para conferência dos dados recebidos com os dados constantes no sistema, referentes ao
caixa o qual é responsável (central).
Legenda
O lote pode ser filtro de pesquisa.
Após pesquisar o caixa desejado, o colaborador do Caixa Central pode também filtar por lote,
facilitando a conferência.
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153
Manual do Processo de Controladoria
Depósitos no Vencimento
Voltar para o fluxo
Na tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento), é
possível também a realização de depósito de cheques.
O colaborador responsável pelo caixa, pesquisa o caixa desejado, aciona a aba "Documentos" e
seleciona o lançamento no campo
ou marca
, caso deseje.
No bloco "Depósitos", deve ser informado os dados da conta corrente. Os campos "Agência" e "Nr da
Conta", são automaticamente preenchidos pelo sistema, assim como o campo "Data/Hora", que
apresenta esses dados referentes ao lote atual.
· Caso o check box "Agrupar" seja marcado, os depósitos serão agrupados e esse
agrupamento será listado na tela de "Conciliação Bancária"(Controle Financeiro (Cta a Pagar,
Cta a Receber, Bancos) / Controle Bancário / Movimentação / Conciliação Bancária);
· O check box "Custodiado", deverá ser marcado, caso o documento a ser depositado seja
custodiado pelo banco.
Para concluir a operação, o colaborador aciona o botão
depósito de cheques.
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efetivando o processo de
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Esse box deve ser marcado, no caso do processo de depósito ser realizado para
todos os lançamento. Ou se desejar desmarcar todos;
Acionar esse botão para efetivação do processo de depósito.
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Manual do Processo de Controladoria
Fechamento do Caixa Central
Voltar para o fluxo
Após realizadas as movimentações necessárias, o colaborador registra o fechamento do seu caixa na
tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento).
Ao acessar essa tela, o colaborador pesquisa o caixa desejado, clica no campo "Fechamento" e o
sistema já o preenche automaticamente com a data/hora atuais. No entanto, o colaborador pode
inserir a data/hora desejados, desde que sejam menor ou igual aos respectivos dados atuais.
O colaborador aciona o botão
e o sistema apresenta uma mensagem que o
fechamento do respectivo caixa foi realizado com sucesso.
Legenda
Aciona esse botão para concluir o processo de fechamento do caixa.
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Manual do Processo de Controladoria
Fundo Fixo
Funções
O Fundo Fixo consiste em um valor disponibilizado para pagamento de pequenas despesas do
hospital. Periodicamente, o Fundo Fixo deverá ser recomposto. Normalmente, isso ocorre quando os
valores colocados à sua disposição chegam a níveis mínimos que impossibilitam a cobertura de
futuros gastos.
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157
Manual do Processo de Controladoria
Fluxo
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Manual do Processo de Controladoria
Funcionalidades envolvidas
§ Movimentação de caixa;
§ Contas a pagar;
§ Pagamento;
§ Prestação de contas de não fornecedor.
Descrição do processo
Alguns setores do hospital que trabalham com movimentação de dinheiro, em um dado momento,
podem identificar a necessidade de recompor o fundo fixo do caixa. Para tanto, o funcionário do
respectivo setor faz uma solicitação de determinado valor ao caixa central da empresa.
O colaborador do Setor Caixa Central que recebe essa solicitação, verifica se há disponibilidade para
liberação do valor requisitado. Caso não disponha da quantia pretendida, solicita reforço ao Setor de
Contas a Pagar.
Ao ter sua solicitação atendida, o funcionário do Caixa Central registra o adiantamento, emite o
comprovante e faz a liberação ao setor solicitante junto com o valor requisitado.
De posse da quantia que necessitava, o respectivo setor solicitante realiza as despesas financeiras
fins de suas atividades e entrega ao Caixa Central a documentação de prestação de contas.
O Caixa Central registra essa prestação de contas quando o valor confere com o que foi dispensado
ao setor solicitante. Caso o valor seja superior ao que foi liberado, o registro de prestação de contas é
efetuado no Contas a Receber. Se a despesa for inferior, o registro é realizado no Contas a Pagar.
Impactos
ü O processo de Fundo Fixo, impacta em todos os outros setores que necessitem de valores para
pagamento de pequenas despesas.
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Manual do Processo de Controladoria
Disponibilidade de Saldo
Voltar para o fluxo
Ao receber uma solicitação de valor de algum outro setor do hospital, o colaborador do Caixa Central
acessa a tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/Fechamento),
pesquisa o caixa desejado, nesse caso o caixa central, e verifica o campo "Saldo em Dinheiro" para
liberação da quantia solicitada, caso disponha do valor.
Legenda
Filtro de pesquisa;
Campo para verificação do saldo disponível no caixa.
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Adiantamento
Voltar para o fluxo
Mediante constatação de saldo disponível no caixa, o colaborador do Caixa Central realiza o processo
de adiantamento ao setor solicitante, através da tela "Contas a Pagar" (Controle Financeiro (Cta a
Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar / Pagamentos / Pagamentos).
O colaborador insere todos os dados na tela, referentes a esse adiantamento.
Aciona o botão
e é direcionado para a tela "Pagamentos".
O colaborador insere os dados referentes ao adiantamento, marca o pagamento a ser realizado e
aciona o botão
foi concluído com sucesso.
. O sistema apresentará uma mensagem indicando que o processo
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Manual do Processo de Controladoria
Emissão de Comprovante
Voltar para o fluxo
Logo que efetivado o processo de pagamento do adiantamento na tela "Pagamentos" (Controle
Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar /
Pagamentos / Pagamentos /
o recibo do pagamento da conta.
), o sistema questionará se o colaborador deseja imprimir
Conforme opte por imprimir, automaticamente será direcionado para a tela "Manutenção de Recibos",
a qual também poderá ser acessada através do caminho: Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a
Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Manutenção de Recibos.
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Despesas
Voltar para o fluxo
O colaborador do Caixa Central efetua o registro de prestações de contas na tela "Adiantamento de
Contas a Pagar (não fornecedor)" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) /
Controle Financeiro / Contas a Pagar / Prestação de Contas / Não Fornecedor), correspondentes aos
adiantamentos concedidos a não-fornecedores cadastrados na tela "Contas a Pagar" (Controle
Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Pagar /
Pagamentos / Pagamentos).
Ao acessar a tela, deve ser pesquisado o código do adiantamento e o sistema retorna as respectivas
informações.
O colaborador insere dados, referentes as despesas no bloco "Dados para Despesas" e aciona o
botão
.
Emitindo relatório de prestação de contas
O sistema emite mensagem de prestação efetuada com sucesso e pergunta se deseja emitir o
relatório de prestação de contas. Caso o colaborador opte por "sim", o relatório "Prestação de Contas
de Adiantamento" é emitido.
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163
Manual do Processo de Controladoria
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Manual do Processo de Controladoria
Reforço de Caixa
Voltar para o fluxo
Mediante verificação de indisponibilidade no saldo do caixa central, impossibilitando a liberação do
valor ao setor solicitante, o colaborador do Caixa Central solicita reforço de caixa ao Setor de Contas
a Pagar do Hospital.
O colaborador acessa a tela "Movimentação de Caixa" (Caixa / Caixa / Movimentação / Lançamento/
Fechamento/ aba "Dinheiro"). No bloco "Reforço", já é apresentada a empresa logada no sistema,
podendo esse campo ser alterado.
Esse processo de reforço só poderá ser efetuado pelo Caixa Central, o qual deverá estar aberto.
Deve ser selecionada a conta corrente que fornecerá o dinheiro. Automaticamente, os campos
"Agência", "Nr Conta" e "Data/Hora" são preenchidos. O colaborador informa o valor desejado e o
número do talão. O número do cheque esó deve ser informado, caso o reforço seja através de
cheque.
O check box
só deverá ser marcado, caso o cheque selecionado seja nominativo.
Para finalizar o processo, o colaborador aciona o botão
, o sistema exibirá
mensagem de confirmação de transferência e perguntará se o usuário deseja efetuar a impressão do
cheque.
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Manual do Processo de Controladoria
Quando o reforço de caixa for solicitado através de cheque, o sistema apresentará mensagens
informativas ao usuário nas sequintes situações em que a conta corrente informada:
· Possuir mais de um talão cadastrado, solicitando a escolha de um para ser utilizado no
processo;
· nenhum talão cadastrado;
· se o talão já foi utilizado;
· caso o cheque esteja fora do intervalo de cheques do talão informado;
· ou se não informar o talão.
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Manual do Processo de Controladoria
Tabelas
Cadastro de Bens Patrimoniais
Os bens patrimoniais do hospital devem ser cadastrados na tela "Cadastro de Bens
Patrimoniais" (Patrimônio / Gerenciamento / Cadastro de Bens) e devem estar vinculados à uma
empresa responsável.
Nesse processo de cadastramento é informada a descrição da plaqueta a ser incorporada ao bem
para sua identificação.
No bloco "Classificação para Contabilidade" são selecionados dados para especificar o tipo do bem
patrimonial.
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Empresa a ser vinculada ao bem que está sendo cadastrado;
Descrição da plaqueta a ser incorporada ao bem para identificação;
Bloco para especificação do tipo do bem patrimonial.
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Manual do Processo de Controladoria
Cadastro de Centros de Custos
Os Centros de Custos do hospital devem estar cadastrados no sistema (Global / Globais / Centro de
Custo). É imprescindível estar como "Ativo" para que possa ser utilizado em outros processos, que
se faça necessário informar um centro de custo/ setor.
Legenda
O Centro de Custo deve estar como ativo "sim", para que possa ser utilizado em outros
processos.
Centro de Custo é uma delimitação de setores de uma empresa que serve para registro e
controle dos custos.
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169
Manual do Processo de Controladoria
Cadastro de Localidades
As localidades devem ser cadastradas na tela "Cadastro de Localidades" (Patrimônio / Tabelas /
Cadastro de Localidades) e devem ser vinculadas à uma empresa responsável e a um centro de
custo.
170
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Manual do Processo de Controladoria
Empresas
Na tela "Cadastro de Empresas" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Tabelas
/ Empresas), o colaborador efetua e realiza a manutenção do cadastro das empresas no sistema.
Essa configuração serve para realizar o controle dos registros/movimentações por empresa, processo
conhecido como controle multi-empresa.
A configuração referente ao check box "Contabilidade com Centro de Custos?", impactará na tela
"Lançamento Contábil em Lote" (Contabilidade / Lançamentos / Lotes / Lançamentos).
Legenda
Acionar a aba "Empresa";
Se marcado esse check box, impactará na tela "Lançamento Contábil em Lote".
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171
Manual do Processo de Controladoria
Entrada de Produtos
O registro da entrada de produtos no estoque, é realizado na tela "Entrada dos
Produtos" (Almoxarifado / Movimentações / Entradas / Entrada de Produtos), os quais foram
adquiridos através de notas fiscais, vales, doações, entre outros.
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Parâmetros
Configuração do Sistema Financeiro
Na tela "Configuração do Sistema Financeiro" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber,
Bancos) / Configuração / Financeiro / Aba "Integração"), caso a configuração de importação
automática, referente ao estoque encontre-se desabilitada, o processo na tela "Entrada dos Produtos
e Serviços para Importação do Financeiro", será efetuado manualmente pelo colaborador do Setor de
Contas a Pagar.
Legenda
Acionar a aba "Integração";
Caso esse check box encontre-se desmarcado, o processo de importação do estoque
para o financeiro será manual. Se marcado, será automático.
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Manual do Processo de Controladoria
Configurações Gerais
Na tela "Configurações Gerais" (Patrimônio / Configuração / Configurações Gerais), o colaborador do
Setor de Controle Patrimonial configura o sistema estabelecendo regras e parâmetros para a sua
operacionalização.
Tais configurações impactarão quando a forma de depreciação "Utilizar Parâmetros Gerais" for
selecionado no processo de agregação de bens.
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Manual do Processo de Controladoria
Configuração para Fechamento de Contas
Na configuração do Faturamento de Convênio (Faturamento de Convênios e Particulares /
Configurações / Parâmetros / Aba "Configurações"), é possível parametrizar se o fechamento da
conta será automático mediante impressão do relatório de fatura.
Legenda
Acionar a aba "Configurações";
Nesse campo se informado "Sim", o fechamento da conta será automático após
impressão da fatura. Se "Não", o colaborador deverá fechar a conta manualmente após
impressão da fatura.
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Manual do Processo de Controladoria
Configurações Prévias - Pagamento
Faz-se necessário cadastrar:
Layout do arquivo
Acessar a tela "Layout de Arquivos / Gerador de Consultas" (Intercâmbio Eletrônico de Arquivos /
Configuração / Layout do Arquivo) e inserir os dados necessários ao processo.
Legenda
Nessa coluna será definido o tipo de remessa a ser utilizada.
Conta corrente
Acessar a tela "Contas Correntes" (Controle Financeiro (Cta a Pagar, Cta a Receber, Bancos) /
Tabelas / Contas Correntes) e registar os dados referentes às contas correntes, as quais serão
utilizadas em outros processos do sistema de controladoria.
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Manual do Processo de Controladoria
Lote de remessa
Acessar a tela "Lotes de Remessa" (Intercâmbio Eletrônico de Arquivos / Arquivos / Bancos / Lotes
de Remessa), e criar um lote associando as contas desejadas para pagamento.
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Manual do Processo de Controladoria
Legenda
Código do lote gerador pelo sistema;
Contas desse lote para pagamento.
Ocorrências
Acessar a tela "Ocorrências dos Arquivos de Retorno" (Intercâmbio Eletrônico de Arquivos / Tabelas /
Ocorrências do Arquivo de Retorno), cadastrar as ocorrências desejadas, vinculando-as ao layout a
ser utilizado no processo de retorno.
Legenda
Ocorrências cadastradas, as quais estão sendo vinculadas ao layout acima.
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Manual do Processo de Controladoria
Processos
Antecipação de Pagamento
O paciente, no momento do seu atendimento na recepção, pode efetuar um adiantamento referente
ao pagamento de suas despesas, o qual pode ser por meio de:
Depósito de pagamento antecipado
O atendente acessa a tela "Manutenção do Depósito de Pagamento Antecipado" ( Caixa / Caixa /
Manutenção Depósito Antecipado) para registrar o processo, vinculado ao número do atendimento do
paciente.
O colaborador efetua uma pesquisa pelo número do atendimento do paciente, insere os dados
correspondentes ao depósito antecipado e salva a operação. Posteriormente, aciona o botão
, informa os campos "Tipo Retirada" e "Data Retirada", localizados no
bloco "Dados do Depósito de Pagamento Antecipado" e salva finalizando o processo, refletindo no
recebimento da conta do paciente, na aba "Dep. Antecipado".
Legenda
Esses campos são preenchidos, após acionar o botão "Devolução Dep. Pag. Ant".
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Manual do Processo de Controladoria
Contrato de adiantamento
O atendente acessa a tela "Contrato de Adiantamento do Recebimento" (Caixa / Caixa / Manutenção
de Contrato de Adiantamento) para registrar o processo, vinculado ao paciente e seu número de
atendimento. Insere os dados necessários na tela e salva a operação.
Legenda
Esse campo foi preenchido com o código de cadastro do paciente no hospital;
Código do atendimento do paciente;
Código do contrato gerado automaticamente pelo sistema, ao salvar a operação.
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Manual do Processo de Controladoria
Posteriormente, aciona o botão
para gerar o contas a receber.
Ao final desse processo, o colaborador acessa a tela "Contas a Receber" (Controle Financeiro (Cta a
Pagar, Cta a Receber, Bancos) / Controle Financeiro / Contas a Receber / Cadastros / Contas a
Receber) e pesquisa o código do contas a receber gerado pelo sistema. Efetua o recebimento do
respectivo valor, refletindo no recebimento da conta do paciente, na aba "Adiantamento".
Legenda
Código do contas a receber gerado pelo sistema;
O contas a receber fica com status de "Quitado" ao final do processo.
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