POLÍTICA DA SOCIEDADE E PROCEDIMENTOS PARA COMUNICAÇÃO E TRATAMENTO DE
IRREGULARIDADES
Considerando que:
a.
A Lisgráfica – Impressão e Artes Gráficas, S.A. (“Lisgráfica” ou “Sociedade”)
exerce a sua atividade em adequado cumprimento de padrões de bom
governo societário, previstos na legislação aplicável e nas recomendações da
Comissão do Mercado de Valores Mobiliários (“CMVM”).
b.
De acordo com o previsto no ponto II.1.4.1. do Código de Governo das
Sociedades de 2010 da CMVM, a CMVM recomenda que as sociedades adotem
uma política de comunicação de irregularidades alegadamente ocorridas no
seu seio, com os seguintes elementos: (i) indicação dos meios através dos
quais as comunicações de práticas irregulares podem ser feitas internamente,
incluindo as pessoas com legitimidade para receber comunicações e (ii)
indicação do tratamento a ser dado às comunicações, incluindo tratamento
confidencial, caso assim seja pretendido pelo declarante.
c.
A dimensão, estrutura, atividade e complexidade da Sociedade não justificam
a existência de uma estrutura interna unicamente vocacionada para o
desempenho de auditoria interna; sendo tais controlos garantidos pela
auditoria externa, pelo Conselho Fiscal.
d.
O auditor externo, o Conselho Fiscal, máxime através do seu Presidente,
enquanto responsáveis pelo controlo da atividade societária, têm procurado
contribuir ativamente para garantir o cumprimento pela Lisgráfica dos padrões
e regras de mercado aplicáveis, através do exercício efetivo das suas
competências, as quais compreendem, entre outras, a receção e tratamento
de comunicações de irregularidades.
e.
Neste contexto, e com o objetivo de clarificar e de garantir a existência de
condições que permitam a qualquer colaborador comunicar livremente as suas
preocupações no domínio de comunicação de irregularidades e facilitar a
deteção precoce de situações irregulares que, se viessem a ser praticadas,
poderiam causar graves danos à Sociedade, bem como aos seus acionistas, o
Conselho de Administração considerou conveniente proceder à definição de
regras que criem certeza e segurança jurídicas quanto aos termos da receção
e tratamento de comunicações de Irregularidades apresentadas por acionistas,
membros de órgãos sociais, dirigentes, diretores, quadros, trabalhadores,
prestadores de serviços, colaboradores, fornecedores, clientes ou outros
stakeholders da Lisgráfica (“Interessados”).
Para tal, o Conselho de Administração da Lisgráfica aprovou o presente
documento sobre os procedimentos aplicáveis à receção e tratamento das
comunicações de Irregularidades apresentadas pelos Interessados e à
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averiguação da efetiva existência das Irregularidades e respetiva sanação
(“Política”).
I.
COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES
1. A Lisgráfica adotou um procedimento afeto à comunicação de irregularidades que
tem como objetivo a resposta das entidades competentes da Sociedade às
Irregularidades que lhes venham a ser relatadas e que estabelece um conjunto de
regras e procedimentos internos que constituem o sistema de receção,
processamento e tratamento das comunicações de Irregularidades ocorridas no
seio da Lisgráfica apresentadas pelos Interessados, e posteriores procedimentos
de deteção das Irregularidades pelas entidades competentes e sua sanação.
2. A consagração de procedimentos para a receção e tratamento de comunicações
de Irregularidades permite à Lisgráfica (e em especial às entidades da Sociedade
que têm a competência de apreciar as Irregularidades comunicadas) o tratamento
atento e eficiente das informações recebidas.
II.
ÂMBITO DE APLICAÇÃO – DEFINIÇÃO DE IRREGULARIDADES
3. Para efeitos da presente Política, consideram-se Irregularidades todas as
situações que qualquer Interessado detete, de que tenha conhecimento ou
fundadas dúvidas de desconformidade em relação a regras legais, estatutárias,
deontológicas ou de ética profissional, ou a normas contidas em quaisquer
documentos internos ou regulamentos, recomendações, diretrizes ou orientações
aplicáveis à Lisgráfica, respeitantes a:
(i)
(ii)
(iii)
atos ou omissões;
documentação, em suporte físico ou eletrónico;
decisões, ordens, orientações, recomendações, pareceres e comunicados;
praticados, emitidos ou preparados pelos acionistas, membros dos órgãos sociais,
qualquer dirigente, diretor, quadro, trabalhador, prestador de serviços e
colaborador da Lisgráfica, por causa, ou no âmbito, do desenvolvimento das
respetivas funções.
4. Não serão consideradas irregularidades, para os efeitos aqui previstos, as
reclamações apresentadas quanto à qualidade dos produtos ou serviços prestados
pela Lisgráfica, nem qualquer factualidade que extravase o disposto em 3 supra.
III.
ENTIDADES COMPETENTES PARA A APRECIAÇÃO DAS IRREGULARIDADES COMUNICADAS
PELOS INTERESSADOS
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5. São competentes para a receção, apreciação e tratamento das Irregularidades
comunicadas ao abrigo da presente política o Presidente do Conselho Fiscal
IV.
PROCEDIMENTO DE COMUNICAÇÃO DE IRREGULARIDADES
6. Qualquer comunicação de situações suscetíveis de configurar uma Irregularidade
nos termos do número 3 anterior, deverá ser efetuada por escrito, através de email ou carta dirigidos, em ambos os casos, ao Presidente do Conselho Fiscal:
(i)
E-mail: [email protected];
(ii)
Endereço Postal:
Presidente do Conselho Fiscal
Estrada Consiglieri Pedroso, 90 Casal de Stª Leopoldina - Queluz de Baixo
2730-053 BARCARENA
7. A comunicação de Irregularidades (i) deverá conter uma descrição dos factos que
a suportam e todos os elementos e informações de que o Interessado disponha e
que julgue necessários para a avaliação da Irregularidade, (ii) deverá ser rotulada
como confidencial, e (iii) sempre que possível, incluída em formato, material ou
digital, que garanta a respetiva inviolabilidade até à sua receção pelo respetivo
destinatário.
8. Caso o Interessado o pretenda, pode fazer constar a sua identificação da
comunicação de Irregularidade que submeta, mas essa identificação apenas será
divulgada para efeitos da realização de diligências de averiguação caso o
Interessado expresse o seu consentimento para o efeito.
9. O direito de eliminação e/ou retificação de dados inexatos, incompletos ou
equívocos comunicados pelos Interessados é assegurado pela Lisgráfica, salvo na
medida em que essa eliminação ou retificação possa prejudicar a eficácia de
diligências de averiguação que se encontrem em curso.
V.
CONFIDENCIALIDADE
10.Sempre que o Interessado tenha requerido a confidencialidade da sua identidade,
esta manter-se-á unicamente do conhecimento das entidades que têm a
competência de apreciar as Irregularidades comunicadas.
11.A confidencialidade da identidade do Interessado não impedirá que este seja
contactado pelas entidades competentes para a apreciação das Irregularidades
para que melhor se apurem informações que possam ser consideradas relevantes
para efeitos de investigação de tais Irregularidades.
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12.As entidades competentes para a apreciação das Irregularidades encontram-se
adstritas ao dever de guardar segredo dos factos e informações de que tenham
conhecimento no exercício da sua competência ao abrigo da presente Política,
sem prejuízo do cumprimento dos deveres legais a que estejam sujeitas.
VI.
INVESTIGAÇÃO DE IRREGULARIDADES
13.As entidades competentes para a apreciação de Irregularidades averiguarão todos
os factos suscetíveis de serem enquadrados na presente Política, que digam
respeito a Irregularidades, tendo para o efeito acesso a todos os instrumentos
considerados relevantes e que possam ser proporcionados para o efeito pela
Lisgráfica.
14.Como garantia de rigor e imparcialidade na averiguação referida no número
anterior, será automaticamente excluída do procedimento de averiguação toda e
qualquer pessoa que, ainda que indiretamente, possa ter um conflito de
interesses com o desfecho do procedimento de averiguação ou com a matéria
sujeita a averiguação.
VII.
PROCEDIMENTO DE TRATAMENTO DE IRREGULARIDADES
15.As entidades competentes para a apreciação de Irregularidades devem garantir,
na apreciação das Irregularidades que lhes são comunicadas nos termos deste
documento, um tratamento célere e apto a garantir o efeito útil da eventual
medida corretiva aplicável.
16.As entidades competentes para a apreciação de Irregularidades devem informar o
Interessado sobre o desfecho do procedimento de averiguação da Irregularidade
comunicada e quanto às medidas (caso existam) que tenham sido aplicadas em
consequência de tal procedimento de averiguação.
17.Na comunicação prevista no número anterior, as entidades competentes para a
apreciação de Irregularidades devem ter em conta os deveres de sigilo que
incidam sobre a Sociedade, os direitos e interesses legítimos dos seus
colaboradores, trabalhadores, prestadores de serviços, membros de órgãos
sociais e acionistas e de terceiros e o interesse próprio da Lisgráfica.
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VIII.
CONCLUSÕES DO PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO E MEDIDAS CORRETIVAS
18.Finalizado que seja o procedimento de averiguação, na sua sequência e sempre
que tal seja recomendável ou necessário, as entidades competentes para a
apreciação de Irregularidades proporão ao Conselho de Administração da
Lisgráfica a adoção das medidas que entendam necessárias para sanar a
Irregularidade comunicada e comprovada pelo procedimento de averiguação.
19.As entidades competentes para a apreciação de Irregularidades, comunicam, com
periodicidade trimestral, ao Conselho de Administração da Lisgráfica, a lista
identificativa das Irregularidades que lhes foram comunicadas, bem como a
indicação das medidas corretivas e de sanação que, eventualmente, tenham sido
aplicadas.
IX.
NÃO DISCRIMINAÇÃO
20.A Lisgráfica tomará as medidas que considere convenientes para evitar que, por
via da comunicação de Irregularidades, sejam adotados comportamentos
discriminatórios relativamente (i) a um Interessado, com fundamento, ainda que
não declarado, na comunicação de uma Irregularidade que tenha sido efetuada de
boa fé, com veracidade e em cumprimento dos termos da presente Política, ou (ii)
a qualquer pessoa que forneça alguma informação ou colabore num procedimento
de Investigação de Irregularidades ou participe em quaisquer diligências de
averiguação.
21.A exclusão referida no número anterior não será aplicável à eventual participação
do Interessado no cometimento de qualquer Irregularidade objeto de
comunicação ou a comprovação da má-fé do Interessado na comunicação de uma
Irregularidade que conhecia não ter fundamento.
Barcarena, 23 de Abril de 2013,
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