Organização de uma Empresa
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO...............................................................................................................2
CAPÍTULO 1: Teoria das Organizações........................................................................6
CAPÍTULO 2: Documentos Legais Comercias e Títulos de Crédito............................15
CAPÍTULO 3: Organizando Arquivos da Empresa.......................................................17
CAPÍTULO 4: Organogramas, Fluxogramas e Cronogramas......................................22
CAPÍTULO 5: Departamentalização.............................................................................32
CAPÍTULO 6: Rotinas do Departamento de Compras.................................................38
CAPÍTULO 7: Rotinas do Departamento Fiscal...........................................................42
CAPÍTULO 8: Fluxo de Caixa.......................................................................................44
CAPÍTULO 9: Planejamento Orçamentário..................................................................46
CONCLUSÃO...............................................................................................................48
BIBLIOGRAFIA.............................................................................................................50
1
Organização de uma Empresa
INTRODUÇÃO
Segundo Maximiano (1992) "uma organização é uma combinação de esforços
individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma
organização torna-se possível perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis
para uma pessoa. Uma grande empresa ou uma pequena oficina, um laboratório ou o
corpo de bombeiros, um hospital, um formigueiro, um time de futebol ou uma escola
são todos exemplos de organizações."
Uma organização é formada pela soma de pessoas, máquinas e outros
equipamentos, recursos financeiros e outros.
Portanto, a organização é o resultado da combinação de todos estes elementos
orientados a um objetivo comum. E a qualidade é o resultado de um trabalho de
organização.
Na visão estática da organização existem:
•
Ordem de indivíduos formando uma rede de relações com posições
distribuídas dentro deste quadro.
•
É vista e organizada através de Organogramas.
•
A organização compõe-se de camadas hierárquicas ou níveis funcionais
estabelecidos pelo organograma.
•
Os níveis diferenciam o grau de autoridade delegada, comando e salários.
Portanto, no processo de organização define-se a autoridade de cada pessoa,
criando-se assim a hierarquia. Na hierarquia definem-se os executivos que são os
diretores e o presidente, os gerentes, os supervisores e/ou as equipes de autogestão.
Nas empresas de hoje os supervisores estão sendo substituídos pela equipes de
autogestão. Os supervisores têm como principal função garantir que as tarefas sejam
cumpridas. Esse modelo foi aos poucos sendo substituído quando as empresas
começaram a incluir as equipes na participação das atividades da empresa de um
modo mais amplo. Assim estas equipes começaram a se autogerir, ou seja, elas
mesmas se organizam e assumem a responsabilidade das atividades. Isto cria uma
competição saudável entre equipes, retornando como uma maior produtividade para a
empresa. Uma decisão importante a ser tomada no processo de organização de uma
2
Organização de uma Empresa
empresa é quanto à centralização ou descentralização das atividades. No caso de
centralização a empresa terá facilidade de controle, mas os departamentos terão mais
dependência para tomar decisões. Já a descentralização pode gerar uma competição
saudável entre as unidades, além de terem maior agilidade na tomada de decisões;
em contrapartida a empresa terá maior dificuldade de controle. Um importante
mecanismo para ajudar no processo de organização é o organograma. No
organograma são inseridos os cargos e departamentos, bem como a hierarquia que
rege cada um deles. A definição de cargos e delegação de tarefas e
responsabilidades é muito importante para a organização da empresa. Desse modo,
cada um responsável por uma unidade, um departamento, ou atividade, juntos fazem
todo o trabalho necessário para o bom andamento da empresa.
Uma organização eficaz é aquela que realiza seus objetivos. Na eficácia
organizacional temos a satisfação do cliente, o impacto na sociedade e a
aprendizagem organizacional.
Uma organização é eficiente é aquela que utiliza corretamente seus recursos.
Na OSM (Organização, Sistemas e Métodos) temos a função de planejar e
organizar para desenvolver a construção da estrutura de recursos e de operações de
uma empresa, bem como na determinação ou definição dos procedimentos, rotinas
ou métodos da empresa. Em suas fases temos:
•
Fase pioneira (ou inicial): geralmente constituída por um único profissional.
•
Fase de desenvolvimento (ou expansão): estrutura cresce, expandem suas
ações, intensifica seus trabalhos, aumenta o número de participantes.
•
Fase do controle: estabelecimento de normas de coordenação e rotinas dos
processos de trabalho. Preocupação com a documentação dos sistemas e são
criados os controles para os sistemas.
•
Fase da burocracia: fase do controle levado ao extremo.
•
Fase de maturidade: área readquire sua característica de flexibilidade e
inovação sem com isso abandonar o controle necessário.
A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e
estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta
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Organização de uma Empresa
básica para alcançar as situações almejadas pela empresa, é o instrumento básico
para concretização do processo organizacional.
Para se organizar uma empresa, um estabelecimento, ou qualquer outro
processo que inclua relações interpessoais, são necessárias algumas funções
básicas, ou seja, um bom administrador precisa saber planejar sua empresa, precisa
ter pulso e coerência para dirigir uma empresa e alem disso, precisa saber
acompanhar e controlar.
Quando a estrutura organizacional é estabelecida de forma adequada, ela
propicia
para
a
empresa
alguns
aspectos:
Responsabilidades;
Lideranças;
Motivações; Organização das Funções, Informações e Recursos.
A estrutura organizacional dentro de um contexto geral se subdivide em duas:
Estrutura Informal e Formal.
Estrutura Informal:
Esse tipo de estrutura se consiste numa rede de relações sociais e pessoais
que não é estabelecida formalmente, ou seja, a estrutura surge da interação entre as
pessoas, desenvolvendo-se espontaneamente quando as pessoas se reúnem entre
si.
A informalidade é geralmente, mais instável, pois está sujeita aos sentimentos
pessoais, pois se trata de uma natureza mais subjetiva, ela não possui uma direção
certa e obrigatória.
Vantagens: Rapidez no processo; Redução de comunicação entre chefe e
empregado; Motiva e integra os grupos de trabalho.
Desvantagens: Desconhecimento de chefia; Dificuldade de controle; Atrito
entre pessoas.
Estrutura Formal:
Essa é a estrutura que a grande maioria das empresas adota, é a estrutura
deliberadamente planejada, e formalmente representada, em alguns aspectos, em
organogramas.
4
Organização de uma Empresa
Nessa fase, a definição de suas atribuições se torna mais criteriosa, ou seja,
aqui a estrutura formal pode alcançar proporções imensas.
No desenvolvimento da estrutura formal devem-se considerar os seus
componentes, seus condicionantes e seus vários níveis de influência. Pois será, a
partir de uma estrutura bem implantada que uma empresa irá alcançar seus objetivos
estabelecidos.
A empresa possui visão que é composta pelos seus sonhos, ou seja, ela é a
sua maior aspiração, é aonde ela pretende chegar, o que pretende ser. Ou ainda, a
forma como quer ser reconhecida no seu nicho empresarial, no mercado ou na
sociedade em que está inserida.
A empresa possui missão que é a função social da atividade da empresa
dentro de um contexto global.
Portanto, todas as decisões estratégicas, todas as atividades, todos os
pensamentos e ações da empresa e de seus colaboradores deverão ser norteados
pela missão e pela visão. Após definidas e declaradas é imprescindível que todos os
componentes da empresa, desde as funções mais altas de comando até o “chão de
fábrica”, estejam perfeitamente cientes delas e, mais que isso, conscientes da
importância de direcionar todos os seus esforços para a sua concretização.
5
Organização de uma Empresa
CAPÍTULO 1:
TEORIA DAS ORGANIZAÇÕES
Administração
A palavra administração vem do latim ad (direção, tendência para) e minister
(subordinação ou obediência).
Administração é o ato de trabalhar com e através de pessoas para realizar os
objetivos tanto da organização quanto de seus membros.
Um administrador deverá usar determinadas funções: planejar, organizar, dirigir
e controlar.
Planejar - Estabelece os objetivos da empresa, especificando a forma como
serão alcançados. Parte de uma sondagem do futuro, desenvolvendo um plano de
ações para atingir as metas traçadas. É a primeira das funções, já que servirá de
base diretora à operacionalização das outras funções.
Organizar - É a forma de coordenar todos os recursos da empresa, sejam
humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o
planejamento estabelecido.
Dirigir - O administrador deverá, então, transmitir os planos aos subordinados e
estimulá-los de maneira a despertar-lhes a motivação para que atinjam os objetivos e
metas predeterminada. Dirigir bem um negócio é administrar o seu futuro; e dirigir o
futuro é administrar a informação.
6
Organização de uma Empresa
Controlar - Controlar é estabelecer padrões e medidas de desempenho que
permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que
a empresa espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a
probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas. É onde
se verifica a execução do trabalho.
Administração Empírica ou Pré- Administração
A administração deu-se o início na Era da Administração Empírica ou PréAdministração, onde se predominava a tradição, experiência e misticismo.
Nesta época o que esboçava as doutrinas da administração eram as forças
militares e a igreja.
•
Forças Militares: As Organizações Militares evoluíram das displicentes ordens
dos cavaleiros medievais e dos exércitos mercenários dos séculos XVII e XVIII
até os tempos modernos com uma hierarquia de poder rígida e adoção de
princípios e práticas administrativas comuns a todas as empresas da
atualidade.
•
Igreja: A Igreja Católica Romana pode ser considerada a organização formal
mais eficiente da civilização ocidental. Através dos séculos vem mostrando e
provando a força de atração de seus objetivos, a eficácia de suas técnicas
organizacionais e administrativas, espalhando-se por todo mundo e exercendo
influência, inclusive sobre os comportamentos das pessoas, seus fiéis.
A moderna administração surgiu em resposta
de duas conseqüências
provocadas pela Revolução Industrial:
•
O crescimento acelerado e desorganizado das empresas mostrava que era
necessário substituir o empirismo e a improvisação;
•
A necessidade de maior eficiência e produtividade das empresas, para fazer
face à intensa concorrência e competição no mercado.
7
Organização de uma Empresa
Abordagem Clássica
A Abordagem Clássica se divide em duas partes: Administração Científica e
Teoria Clássica.
Parte 1: Administração Científica
Na Administração Científica, a organização é comparada com uma máquina,
que segue um projeto pré-definido; o salário é importante, mas não é fundamental
para a satisfação dos funcionários; a organização é vista de forma fechada,
desvinculada de seu mercado; a qualificação do funcionário passa a ser supérflua em
conseqüência da divisão de tarefas que são executadas de maneira repetitiva e
monótona e finalmente, a administração científica, faz uso da exploração dos
funcionários em prol dos interesses particulares das empresas.
Em 1911, Frederich Winslow Taylor, um engenheiro americano, publicou o
livro considerado como a “bíblia” dos organizadores do trabalho: Princípios da
Administração Científica, que se tornou um best-seller no mundo inteiro.
Taylor nos trouxe as propostas de planejamento, padronização, especialização,
controle e remuneração que acarretaram em decorrências sociais e culturais da sua
aplicação, pois representaram a total alienação das equipes de trabalho e da
solidariedade grupal, fortes e vivazes no tempo da produção artesanal.
8
Organização de uma Empresa
Ele iniciou seu estudo observando o trabalho dos operários. Enxergou então a
necessidade de aplicar métodos científicos à administração para assegurar seus
objetivos de máxima produção a mínimo custo, para tanto seguia uma Organização
Racional do Trabalho.
ORT (Organização Racional do Trabalho)
1- Analise do trabalho e estudo dos tempos e movimentos (forma simples e
rápida de executar a função).
2- Estudo da fadiga humana (diminuição de trabalho e perda de qualidade).
3- Divisão do trabalho e especialização do operário.
4- Desenho de cargos e tarefas (especificando o conteúdo de tarefas de uma
determinada função).
5- Incentivos salariais e prêmios de produção.
6- Condições de trabalho (melhoria do ambiente físico para melhor
produtividade).
7- Padronização (uniformidade para redução de custos).
8- Supervisão funcional (os operários devem ser supervisionados por
supervisores especializados e não por uma autoridade centralizada).
9- Homem econômico (o homem é motivado por recompensas salariais,
econômicas e materiais).
Surgiram então os princípios da Administração Científica:
•
Princípio do Planejamento: consiste em substituir o critério individual do
operário, a improvisação e o empirismo por métodos planejados e testados.
•
Principio da Preparação dos Trabalhadores: consiste em selecionar
cientificamente os trabalhadores de acordo com suas aptidões, ou seja,
9
Organização de uma Empresa
prepará-los e treiná-los para produzirem mais e melhor, de acordo com o
método planejado, e em preparar máquinas e equipamentos em um arranjo
físico e disposição racional.
•
Princípio do Controle: consiste em controlar o trabalho para se certificar de
que o mesmo está segundo o plano de produção.
•
Principio de execução: consiste em ter condições de trabalho, ter meios
necessários para executar a tarefa (ambiente físico, recursos).
Parte 2: Teoria Clássica
A Teoria Clássica teve o seu início na França e 1916, tendo como fundador o
francês Henri Fayol, engenheiro que se baseava em princípios e técnicas para o seu
trabalho. Caracterizava-se pela ênfase na estrutura que a organização deveria possuir
para ser eficiente. Partia da organização e da estrutura como um todo, para garantir a
eficiência de todas as partes envolvidas, fossem elas departamentos, seções ou
pessoas como executores de tarefas e ocupantes de cargos.
A análise das tarefas de cada indivíduo cedeu lugar a uma visão global e
universal da organização. A qual partia da estruturação de toda organização e
chegava finalmente ao indivíduo.
Henri Fayol o criador da Teoria Clássica, dividiu as funções da empresa e criou
os princípios gerais da administração, que são as bases da administração como
ciência, estes princípios são úteis para estruturar qualquer organização seja qual for
seu ramo de atividade e seu tamanho.
10
Organização de uma Empresa
Fayol via a organização como um corpo – o "corpo empresarial". As atividades
desse corpo eram encaixadas em seis funções.
As seis funções básicas da empresa segundo Fayol:
1- Funções técnicas, relacionadas com a produção de bens e serviços da
empresa.
2-
Funções
comerciais,
relacionadas
com
a
compra
e
venda
e
permutação/troca.
3-
Funções financeiras, relacionadas com a procura e gerência de capitais.
4-
Funções de segurança, relacionadas com a proteção e preservação dos
bens e das pessoas.
5-
Funções contábeis, relacionadas com inventários, registros, balanços,
custos e estatísticas.
6-
Funções administrativas, relacionadas com as outras cinco funções
integradas, pairando acima delas.
Sobre as funções administrativas, Fayol definiu elementos da Administração,
ou funções do administrador.
Funções Administrativas:
•
Prever: visualizar o futuro e traçar o programa de ação.
•
Organizar: constituir o duplo organismo material e social da empresa.
•
Comandar: dirigir e orientar o pessoal.
•
Coordenar: ligar, unir harmonizar todos os atos e todos os esforços coletivos.
11
Organização de uma Empresa
•
Controlar: verificar que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e as
ordens dadas.
Paralelamente aos estudos de Taylor, Henri Fayol, que era francês, defendia
princípios
semelhantes
na
Europa,
baseado
em
sua
experiência
na
alta
administração. Enquanto os métodos de Taylor eram estudados por executivos
europeus, os seguidores da Administração Científica só deixaram de ignorar a obra
de Fayol quando a mesma foi publicada nos Estados Unidos. O atraso na difusão
generalizada das idéias de Fayol fez com que grandes contribuintes do pensamento
administrativo desconhecessem seus princípios. Fayol relacionou 14 (quatorze)
princípios básicos que podem ser estudados de forma complementar aos de Taylor.
Os 14 princípios básicos:
•
Divisão do trabalho: consiste na especialização das tarefas e das pessoas para
aumentar a eficiência.
•
Autoridade e responsabilidade: autoridade e o direito de dar ordens e o poder
de esperar obediência. A responsabilidade é uma conseqüência natural da
autoridade e significa ter o dever de prestar contas. Ambas devem estar
equilibradas entre si.
•
Disciplina: depende da obediência, aplicação, energia, comportamento e
respeito às normas estabelecidas.
•
Unidade de comando: cada empregado deve receber ordens de apenas um
superior. É o princípio da autoridade única.
•
Unidade de direção: uma cabeça e um plano para cada conjunto de atividades
que tenham o mesmo objetivo.
•
Subordinação dos interesses individuais aos interesses gerais: os interesses
gerais devem sobrepor-se aos interesses particulares.
12
Organização de uma Empresa
•
Remuneração do pessoal: deve haver justa e garantida satisfação para os
empregados e para a organização em termos de retribuição.
•
Centralização: refere-se à concentração da autoridade no topo da hierarquia da
organização.
•
Cadeia escalar: é a linha de autoridade que vai do escalão mais alto ao mais
baixo.
•
Ordem: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. É a ordem
material e humana.
•
Equidade (reconhecer o direito de cada um): amabilidade e justiça para
alcançar lealdade do pessoal.
•
Estabilidade do pessoal: a rotatividade das pessoas tem um impacto negativo
sobre a eficiência da organização. Quanto mais tempo uma pessoa
permanecer num cargo, tanto melhor.
•
Iniciativa: a capacidade de visualizar um plano e assegurar pessoalmente o
seu sucesso.
•
Espírito de equipe: harmonia e união entre as pessoas são as forças da
organização.
Traçando-se um paralelo entre a Administração Científica e a Administração
Clássica, conclui-se que enquanto Taylor estudava a empresa privilegiando as tarefas
de produção, Fayol a estudava privilegiando as tarefas da organização. A ênfase
dada pelo primeiro era sobre a adoção de métodos racionais e padronizados e
máxima divisão de tarefas, enquanto o segundo enfatizava a estrutura formal de
empresa e a adoção de princípios administrativos pelos altos escalões.
Na história da evolução da Administração não se pode esquecer-se das
valiosas contribuições, ou seja, outras abordagens que surgiram ao longo dos anos
como:
•
Abordagem Humanística: Ela foi, basicamente, o movimento de reação e de
oposição à Teoria Clássica da Administração, com ênfase centrada nas
13
Organização de uma Empresa
pessoas. Teve como origem a necessidade de humanizar e democratizar a
administração, o desenvolvimento das chamadas ciências humanas.
•
Abordagem Neoclássica: Ênfase na pratica da administração; Reafirmação
dos postulados clássicos; Ênfase nos princípios gerais da administração
(planejar, organizar dirigir e controlar); Ênfase nos objetivos e resultados;
Ecletismo.
•
Abordagem Estruturalista: Em 1950 surgiu visando a burocracia. Divide-se
em: Teoria da Burocracia com ênfase na estrutura e Teoria Estruturalista com
ênfase na Estrutura, nas Pessoas e no Ambiente.
•
Abordagem
Comportamental:
comportamento
humano,
porém,
Sua
leva
ênfase
em
ainda
se
consideração
encontra
o
no
contexto
organizacional, de forma mais ampla, abrangendo a influência desse
comportamento na organização como um todo e as perspectivas das pessoas
diante das organizações.
•
Abordagem Sistêmica: Avaliar de que maneira os sistemas organizacionais e
administrativos eram estruturados e quais mecanismos eram necessários para
que funcionassem como o previsto, matemáticos e sociólogos encontraram um
ponto comum na investigação de como as organizações funcionavam como
sistemas. Ela forneceu uma base para a unificação dos conhecimentos
científicos nas últimas décadas.
•
Abordagem Contingencial: Deslocamento da visualização de dentro para fora
da organização: a ênfase é colocada no ambiente e nas demandas ambientais
sobre a dinâmica organizacional. Para a abordagem contingencial são as
características ambientais que condicionam as características organizacionais.
Inicia-se, assim, um novo tempo de desenvolvimento e aperfeiçoamento da
Administração, como Ciência e como Profissão. A tecnologia moderna aliada aos
cientistas, pesquisadores e professores, com seus mecanismos, estudos e trabalhos
vêm provando que Administrar é necessário, proveitoso e imprescindível em qualquer
segmento, contexto ou situação na vida das pessoas, das empresas e das entidades.
14
Organização de uma Empresa
EXERCÍCIO:
1- Qual a diferença entre Administração X Organização?
2- Qual a ênfase de Taylor e de Fayol em seus estudos?
CAPÍTULO 2:
DOCUMENTOS LEGAIS COMERCIAIS E TÍTULOS DE CRÉDITO
Durante o ciclo de vida de uma empresa, o titular ou os sócios estão obrigados
a cumprir um conjunto de procedimentos legais. Nas Lojas da Empresa existem
representantes de grande parte dos organismos competentes necessários para
garantir esses serviços.
•
Licenças: As empresas têm que proceder a uma série de passos para que
seja autorizada a constituição dos seus estabelecimentos e o exercício das
suas atividades. É importante conhecer os sectores que precisam de
licenciamento e como é possível obtê-lo.
•
Alvarás: Indispensáveis para o exercício de certas atividades, os alvarás são
emitidos por entidades competentes, de acordo com a legislação existente, e
asseguram que as empresas reúnem os requisitos de idoneidade, capacidade
técnica ou profissional e alcance financeiro para executar certa laboração.
•
Certidões e Registros: Estes diplomas são exigidos legalmente para
determinados fins, tratando-se de documentos certificados e que descrevem a
situação jurídica de determinada empresa.
15
Organização de uma Empresa
•
Seguros: Informação sobre os seguros a efetuar obrigatoriamente pelas
empresas e outros, de caráter facultativo, que podem igualmente ser
contratados.
A atividade empresarial, nela compreendidos os segmentos da indústria, do
comércio e da prestação de serviços, é exercida no mercado entre as empresas e
consumidores de bens e serviços, tendo como um dos seus principais suportes, o
crédito. Este crédito normalmente decorre de operações de compra e venda a prazo,
de empréstimos ou mesmo pagamentos através de cheques. Para a representação
formal dos referidos créditos são utilizados documentos denominados de títulos de
crédito.
Denominam-se títulos de crédito os papéis representativos de uma obrigação
e emitidos de conformidade com a legislação específica de cada tipo ou espécie.
Título de crédito genericamente expressando, é um documento que tem como
objetivo representar um crédito relativo a uma transação específica de mercado,
facilitando desta forma a sua circulação entre diversos titulares distintos, substituindo
num dado momento a moeda corrente ou dinheiro em espécie, além de garantir a
segurança da transação.
Considerando suas principais características e o que melhor expressa à
doutrina, podemos conceituar título de crédito como um documento representativo do
direito de crédito pecuniário que nele se contém e que pode ser executado por si
mesmo, de forma literal e autônoma, independentemente de qualquer outro negócio
jurídico subjacente ou subentendido, bastando que preencha os requisitos legais.
Os títulos de crédito são de fundamental importância para os negócios, haja
vista que promovem e facilitam a circulação de créditos e dos respectivos valores a
estes inerentes, além de propiciar segurança circulação de valores.
EXERCÍCIO:
1- Quais os componentes legais de uma empresa?
16
Organização de uma Empresa
2- Qual o principal suporte da atividade empresarial?
3- Em suas palavras, qual o objetivo do Título de crédito?
CAPÍTULO 3:
ORGANIZANDO ARQUIVOS DA EMPRESA
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos por uma instituição no decurso
da sua atividade e conservados organicamente. Um arquivo deve ser conservado
integralmente e nunca separado, dividido ou organizado segundo critérios que não os
da sua organização original.
Um arquivo é formado por uma coleção de registros lógicos, cada um deles
representando um objeto ou entidade.
Um registro lógico, ou simplesmente registro, é formado por uma seqüência de
itens, sendo cada item chamado campo ou atributo. Cada item corresponde a uma
característica ou propriedade do objeto representado.
O armazenamento de um arquivo é feito, via de regra, por blocos de registros
lógicos (um bloco é chamado registro físico), sendo, em cada leitura ou gravação, lido
ou gravado todo um bloco e não apenas um registro lógico.
Chave primária é uma chave que apresenta um valor diferente para cada
registro do arquivo, de tal forma que, dado um valor da chave primária, é identificado
um único registro do arquivo. Usualmente a chave primária é formada por um único
campo.
Uma chave secundária difere de uma primária pela possibilidade de não
possuir um valor diferente para cada registro. Assim, um valor de uma chave
secundária identifica um conjunto de registros.
17
Organização de uma Empresa
Chave de acesso é a chave utilizada para identificar o(s) registro(s) desejado(s)
em uma operação de acesso a um arquivo.
O arquivo é um importante instrumento para controlar a administração, pois
trata-se do centro ativo de informações de qualquer empresa. Toda atividade em seu
empreendimento
gera
documentos
que
deverão
ser
conservados
como
comprovantes.
Um arquivo bem pensado e organizado serve para:
•
Revelar o que já foi feito e os resultados obtidos;
•
Revelar o que está para ser feito;
•
Diminuir a duplicidade de trabalho;
•
Evitar repetições desnecessárias de experiências;
•
Evitar improvisos e inadequações;
•
Encontrar bons parceiros e fornecedores;
•
Avaliar o empreendimento por partes;
•
Avaliar o empreendimento com um todo;
•
Transmitir ordens e ensinar como fazer;
•
Libertá-lo para aproveitar o dinheiro.
Os arquivos existem basicamente pelas exigências da legislação pública e
organização interna da empresa. Seus princípios básicos para serem organizados são
as classificações dos tipos de documentos e a codificação que pode ser alfabética ou
numérica.
Antes de organizar os arquivos administrativos, é necessário conhecer algumas
técnicas de arquivamento.
É interessante observar como empresas diferentes têm basicamente as
mesmas estruturas organizacionais, gerando documentos em comum. Não há muita
diferença nos tipos de documentos gerados pelas grandes e as pequenas empresas.
18
Organização de uma Empresa
Com base nesse raciocínio, é possível criar uma estrutura funcional de
arquivamento, que pode ser compartilhada entre vários empreendedores e
empreendimentos diferentes.
Arquivando os documentos em pastas:
•
01.00 – Plano de negócios. Documento responsável por responder os como,
onde, quando e porquês da empresa, precisa ser o primeiro passo em direção
aos objetivos do empreendedor. Deve ser arquivado na pasta número 1.
•
02.00 – Atividades operacionais. Pasta onde serão arquivados os
fluxogramas que mostram como são e como deverão ser feitas as tarefas
relacionadas à produção, comercialização e prestação de serviços que a
empresa pratica.
•
03.00 – Produtos. Dados como preços, custos, peso, etc… devem ficar nesta
pasta. Se a empresa já tiver um sistema informatizado para armazenagem e
manuseio, esta pasta pode ser usada para arquivo de folder ou outro material
impresso.
•
04.00 – Estratégias de marketing. Onde ficarão guardadas as pesquisas de
mercado, os mecanismos criados para comunicação com o público alvo, os
planos estratégicos de pagamento, o planejamento visual da empresa,
garantias, etc…
•
05.00 – Clientes. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem ficar
nesta pasta. Se a empresa já tem um sistema informatizado para isso, a pasta
deve ser usada para informações gerais como limite de crédito e controles de
pagamento.
•
06.00 – Fornecedores. Dados como nome, telefone, endereço, etc… devem
ficar nesta pasta. Se a empresa já está informatizada para isso, a pasta deve
ser usada para guardar as duplicatas pagas, junto com suas respectivas notas
fiscais.
•
07.00 – Financeiro. Aqui devem ser guardados o fluxo de caixa
do
empreendedor, contas a pagar, contas a receber, relação de contas vencidas,
boletos de receitas e despesas, documentos de bancos, o fluxo financeiro.
Criar uma pasta para cada coisa, como 07.01 para o fluxo de caixa.
19
Organização de uma Empresa
•
08.00 – TI. Para guardar notas fiscais de máquinas, peças, softwares,
contratos com empresas de hardware e software, registros de programas,
etc… Deve-se criar uma pasta para cada coisa, como 08.01 para notas de
hardware e assim por diante.
•
09.00 – Recursos humanos. Para guardar o plano de carreira e cargos,
regimento interno, currículos em perspectiva, pesquisa de antecedentes, folha
de pagamento de autônomos, o prontuários dos funcionários, contribuições da
empresa (INSS)…
•
10.00 – Setor jurídico. Onde devem ser guardados os controles com
problemas jurídicos de dívidas vencidas com fornecedores, créditos a receber
vencidos de clientes, processos a favor e contra a empresa. Sempre mantendo
cada coisa em uma subpasta.
•
11.00 – Diretoria e gerentes. Onde devem ser guardados seus respectivos
prontuários, planejamento de pro-labore, recibos de pagamento, férias,
checklist das tarefas a serem realizadas diariamente. Uma pasta para cada
pessoa.
•
12.00 – Brainstorm. Os resultados e atas de reuniões para solucionar
problemas
e criar idéias com sócios, diretores, gerentes, funcionários e
clientes. Idéias do caderninho pessoal, idéias de outras reuniões, etc…
•
13.00 – Material de treinamento. Todo o material de treinamento comprado
ou criado dentro da própria empresa deve ser guardado nesta pasta. Crie uma
pasta para vídeos, outra para apostilas, outra para Cds de áudio e assim por
diante.
•
14.00 – Arquivo morto e impostos. Controle das notas fiscais já
contabilizadas, impostos e arquivo morto, DECA, livro de inventário, Simples,
notas do ativo fixo, guias de recolhimento, livro de inspeção do trabalho,
recibos de pagamento do IRPF, etc…
•
15.00 – Custos fixos. Aluguel, luz, água, telefone, honorários do contador,
folha de pagamento, INSS, FGTS, honorários do advogado, condomínio, vale
transporte, vale refeição, leasing do carro, etc… Deve ser arquivado cada um
em sua pasta.
20
Organização de uma Empresa
•
16.00 – Arquivo vivo. Notas de vendas, compras, ativo fixo, de despesa de
markeging, produção, impostos pagos, despesas administrativas, etc… A
diferença dessa pasta é que após os documentos serem contabilizados eles
migram para suas respectivas pastas já listadas acima. Por exemplo, as notas
com despesas administrativas migram para a pasta 06.00 (fornecedores).
O exemplo de como arquivar documentos mostrado acima vai crescer
continuamente e você deverá criar uma pasta para cada nova inserção. Por exemplo,
conforme você conquistar um fornecedor novo, deverá também criar uma pasta
exclusiva.
Seriam então 06.01, 06.02… e assim por diante. Mantendo os dados de cada
um dos fornecedores em pastas separadas.
EXERCÍCIO:
1- O que é registro?
2- Como é determinado o endereço de um registro num arquivo?
3- Qual a diferença entre Chave Primária X Chave Secundária?
21
Organização de uma Empresa
CAPÍTULO 4:
ORGANOGRAMAS, FLUXOGRAMAS E CRONOGRAMAS
Organograma
O Organograma é uma representação gráfica da estrutura hierárquica da
empresa.Pode ter várias formas, desde a mais comum, conhecida como organograma
tradicional, até formas bem pouco usuais, como uma flor.
Em 1856, Daniel C. McCallum, um superintendente da York and Erie Railroad
Company (EUA), usou organogramas para mostrar a aplicação da Administração
Sistemática em ferrovias. As ferrovias eram empreendimentos complexos e muito
caros, assim exigiam uma estrutura hierárquica com vários níveis profissionais.
Portanto conforme os registros históricos, McCallum foi o criador do primeiro
organograma de que se tem notícia.
Organograma Tradicional:
O primeiro passo é determinar todas as funções e setores que serão
apresentadas no organograma, e definir suas posições hierárquicas.
1- Presidente
2- Diretores (Financeiro, Administrativo, Operacional, Comercial, etc.)
3- Gerentes (Financeiro, Administrativo, Produção, Vendas, etc.)
4- Seções da Produção, Contabilidade, Dpto. Financeiro, Dpto. Jurídico, etc.
Quanto maiores a responsabilidade e autonomia, mais alta será a posição
ocupada pelo cargo ou setor. Definidos os cargos e posições, transfira-os para
retângulos distribuídos verticalmente e ligados por linhas que representarão a
comunicação e hierarquia dos itens.
22
Organização de uma Empresa
Ao montar um Organograma: o Presidente (1) ocupa o primeiro nível. No
segundo nível serão colocados os Diretores (2). Partindo do retângulo do Presidente,
sairá uma linha que será dividida para se ligar a todos os Diretores. E de cada Diretor,
sairá uma linha que se ligará aos Gerentes (3) que respondam hierarquicamente a
ele.
As funções de Staff, que respondem a um superior, mas não têm autoridade
total sobre os níveis abaixo, são colocadas em níveis intermediários e ligadas à linha
principal do superior correspondente. Por exemplo, o RD responde à Direção, mas
sua autoridade limita-se aos assuntos da Qualidade, ou seja, quem administra o
pessoal é cada gestor dentro de sua área de atuação.
Veja como fica:
23
Organização de uma Empresa
Outros exemplos de Organograma:
24
Organização de uma Empresa
25
Organização de uma Empresa
Fluxograma
Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a seqüência de um
trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou
unidades organizacionais envolvidos no processo.
O Fluxograma permite esquematizar e visualizar os sistemas de forma racional,
clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos. Por meio
deles o analista de sistemas, organização e método pode representar os vários
fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, circuitos de informações relacionadas
ao processo decisório, bem como unidades organizacionais envolvidas no processo.
Vantagens do Fluxograma:
•
Permite verificar como funcionam todos os componentes de um sistema;
•
Entendimento simples e objetivo;
•
Facilita a localização das deficiências no sistema;
•
Aplica-se a qualquer sistema, desde o mais simples até o mais complexo;
•
Facilita o entendimento nas mudanças feitas no sistema.
Existem três tipos de fluxogramas:
Vertical que também é denominado folha de análise, folha de simplificação do
trabalho, pois normalmente é destinado à representação de rotina simples em seu
processamento analítico em uma unidade organizacional.
O nome Vertical consiste em poder ser impresso como formulário padrão. E o
nome Folha de Análise consiste na rapidez de preenchimento, pois os símbolos e
convenções já se acham impressos.
Os símbolos utilizados no fluxograma têm por objetivo evidenciar origem,
processo e destino da informação escrita e/ou verbal componente de um sistema
administrativo.
26
Organização de uma Empresa
Eis os significados dos símbolos:
27
Organização de uma Empresa
Parcial ou Descritivo é um fluxograma básico que descreve o curso de ação e
de trâmites dos documentos. Ele é um pouco mais elaborado que o Vertical e o mais
utilizado para rotinas que envolvem poucas unidades organizacionais.
28
Organização de uma Empresa
Global ou de Colunas ele demonstra a circulação de documentos ou
informações através de áreas de responsabilidade. E também através da simbologia
adotada, os tipos de decisões ou operações se realizam ao longo de um processo,
bem como evidencia o funcionamento de um sistema.
29
Organização de uma Empresa
Cronogramas
O cronograma é a disposição gráfica do tempo que será gasto na realização de
um trabalho ou projeto, de acordo com as atividades a serem cumpridas. Serve para
auxiliar no gerenciamento e controle deste trabalho, permitindo de forma rápida a
visualização de seu andamento.
Exemplos de Cronogramas:
30
Organização de uma Empresa
EXERCÍCIO:
1− Quais os tipos de Fluxogramas?
2− Qual o fluxograma padronizado?
3− É um gráfico de atividades que auxilia no gerenciamento e controle do
trabalho?
4− Correlacione:
(A) Fluxograma Vertical (B) Fluxograma Parcial (C) Fluxograma Global
( )
( )
31
Organização de uma Empresa
(
)
5− Para que serve um organograma tradicional?
CAPÍTULO 5:
DEPARTAMENTALIZAÇÃO
Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico
de homogeneidade, das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros,
materiais e equipamentos) em unidades organizacionais. Sendo mais objetivo,
departamentalização é uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura
organizacional da empresa.
As formas de departamentalização são através de: Funções; Produtos ou
Serviços; Território; Cliente; Processo; Projeto; Matricial; Mista.
Em geral as empresas usam mais de uma abordagem na departamentalização,
tendo mais freqüência a departamentalização funcional.
Departamentalização Funcional
Agrupa funções comuns ou atividades semelhantes para formar uma unidade
organizacional.
•
Principais Vantagens: Mantém o poder e o prestígio das funções principais;
Cria eficiência através dos princípios da especialização; Centraliza a perícia da
organização; Permite maior rigor no controle das funções pela alta
administração; Segurança na execução de tarefas e relacionamento de
colegas; Aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos.
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Organização de uma Empresa
•
Principais Desvantagens: A responsabilidade pelo desempenho total está
somente na cúpula; Cada gerente fiscaliza apenas uma função estreita; O
treinamento de gerentes para assumir a posição no topo é limitado; A
coordenação entre as funções se torna complexa e mais difícil quanto à
organização em tamanho e amplitude; Muita especialização do trabalho.
Departamentalização de Produto
É feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou
serviços da empresa.
•
Principais Vantagens: Pode-se dirigir atenção para linhas especificas de
produtos ou serviços; A coordenação de funções ao nível da divisão de produto
torna-se melhor; Pode-se atribuir melhor a responsabilidade quanto ao lucro;
Facilita a coordenação de resultado; Propicia a alocação de capital
especializado para cada grupo de produto; Propicia condições favoráveis para
a inovação e criatividade.
•
Principais Desvantagens: Exige mais pessoal e recursos de material,
podendo daí resultar duplicação desnecessária de recursos e equipamento;
Pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividade nosvários
grupos de produtos.
Departamentalização Territorial
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Organização de uma Empresa
Algumas vezes mencionadas como regional, de área ou geográfica. É o
agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão localizadas as
operações.
As vantagens e desvantagens da Departamentalização territorial são
semelhantes às dadas para a Departamentalização de produto.
Departamentalização por Cliente
Consiste em agrupar as atividades de tal modo que elas focalizem um
determinado uso do produto ou serviço. É usada principalmente no grupamento de
atividade de vendas ou serviços.
•
Principal Vantagem: Adaptabilidade a uma determinada clientela.
•
Principais Desvantagens: Dificuldade de coordenação; Subutilização de
recursos e concorrência entre os gerentes para concessões especiais em
benefício de seus próprios clientes.
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Organização de uma Empresa
Departamentalização por Processo ou Equipamento
É o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos de produção
ou equipamento.
•
Principais
Vantagens:
Maior
especialização
de
recursos
alocados;
Possibilidade de comunicação mais rápida de informações técnicas.
•
Principais Desvantagens: Possibilidade de perda da visão global do
andamento do processo; Flexibilidade restrita para ajustes no processo.
Departamentalização por Projeto
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Organização de uma Empresa
Os funcionários recebem atribuições temporárias, uma vez que o projeto tem
data de inicio e término. Terminado o projeto as pessoas são deslocadas para outras
atividades.
Departamentalização Matriz
É semelhante à de projeto, com uma exceção principal. No caso da
Departamentalização de matriz, o administrador de projeto não tem autoridade de
linha sobre os membros da equipe. Em lugar disso, a organização do administrador
de projeto é sobreposta aos vários departamentos funcionais, dando a impressão de
uma matriz.
•
Principais Vantagens: Permitem comunicação aberta e coordenação de
atividades entre os especialistas funcionais relevantes; Capacita a organização
a responder rapidamente à mudança. São abordagens orientadas para a
tecnologia.
•
Principais Desvantagens: Pode haver choques resultantes das prioridades.
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Organização de uma Empresa
Departamentalização Mista
É o tipo mais freqüente, cada parte da empresa deve ter a estrutura que mais
se adapte à sua realidade organizacional.
Princípios da Departamentalização
•
O maior Uso - o departamento que faz maior uso de uma atividade, deve tê-la
sob sua jurisdição.
37
Organização de uma Empresa
•
O maior interesse - o departamento que tem maior interesse pela atividade
deve supervisioná-la.
•
Separação e Controle - As atividades do controle devem estar separadas das
atividades controladas.
•
Supressão e Coerência - Eliminar a concorrência entre departamentos,
agrupando atividades correlatas no mesmo departamento.
EXERCÍCIO:
1- O que departamentalização?
2- Quais são os tipos de departamentalização?
3- Cite 3 exemplos de vantagens e desvantagens da departamentalização
Funcional:
CAPÍTULO 6:
ROTINAS DO DEPARTAMENTO DE COMPRAS
O departamento ou setor de compras é responsável pelo estabelecimento do
fluxo dos materiais na empresa. Pelo seguimento junto ao fornecedor, e pela
agilização da entrega. Prazos de entrega não cumpridos podem criar sérias
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Organização de uma Empresa
perturbações para os departamentos de produção e vendas, mas a função compras
pode reduzir o número de problemas para ambas as áreas, além de adicionar lucros.
Seus objetivos são subdivididos em quatro:
1- Obter mercadorias e serviços na quantidade e com qualidade necessárias.
2- Obter mercadorias e serviços ao menor custo.
3- Garantir o melhor serviço possível e pronta entrega por parte do fornecedor.
4- Desenvolver e manter boas relações com os fornecedores e desenvolver
fornecedores potenciais.
Para ter um sucesso no desempenho destes objetivos é necessário por em
prática:
•
Determinar as especificações de compra: qualidade certa, quantidade certa e
entrega certa (tempo e lugar).
•
Selecionar o fornecedor (fonte certa).
•
Negociar os termos e condições de compra.
•
Emitir e administrar pedidos de compra.
Devem-se usar estes objetivos juntos como estratégia da empresa num todo.
Desta forma as empresas vêm usando tecnologias cada vez mais sofisticadas.
Existe um ciclo no setor de compras que se divide em oito passos:
•
Receber e analisar as questões de compra: As requisições de compras têm
início com o departamento ou a pessoa que será o usuário final. No ambiente
de MRP (Material Requirement Planning), o planejador libera um pedido
planejado autorizando o departamento de compras a ir adiante e processar um
pedido de compra. As requisições de compra possuem as seguintes
informações: Identidade do requisitante, aprovação assinada, e conta em que
será debitado o custo; Especificação do material; Quantidade e unidade de
39
Organização de uma Empresa
medida; Data e local de entrega exigidos; Qualquer outra informação
complementar necessária.
•
Selecionar
fornecedores:
Identificar
e
selecionar
fornecedores
são
importantes responsabilidades do departamento de compras. Para itens
rotineiros ou para aqueles que nunca foram comprados antes, deve-se manter
uma lista de fornecedores aprovados. Se o item não foi comprado antes ou se
não houver um fornecedor aceitável em arquivo, deve-se fazer uma pesquisa.
•
Solicitação de cotações: Para itens maiores, é geralmente desejável emitir
uma solicitação de cotação. Trata-se de um requerimento por escrito que é
enviado a um número suficiente de fornecedores para garantir que cotações
competitivas e confiáveis sejam recebidas. Não se trata de um pedido de
venda. Depois que os fornecedores completam e devolvem as cotações ao
comprador, as cotações são analisadas quanto a preço, obediências às
especificações, termos e condições de venda, entrega e termos de pagamento.
Para itens cujas especificações podem ser descritas precisamente, a escolha é
provavelmente feita com base no preço, entrega e termos de venda.
•
Determinar o preço certo: Essa é uma responsabilidade do departamento de
compras, intimamente ligada à seleção dos fornecedores. O departamento de
compras também é responsável por negociar o preço, e tentará obter o melhor
preço junto ao fornecedor.
•
Emitir pedidos de compras: Ordem de compra é uma oferta legal de compra.
Uma vez aceita pelo fornecedor, ela se torna um contrato legal para entrega
das mercadorias de acordo com os termos e condições especificados no
contrato de compra. O pedido de compra é preparado com base na requisição
de compra ou nas cotações, e também em qualquer outra informação adicional
necessária. Envia-se uma cópia ao fornecedor; o departamento de compras
retém uma cópia, e outras são enviadas para outros departamentos, tais como
o de contabilidade, o departamento requisitante e o departamento de recepção.
•
Seguimento e entrega: O fornecedor é responsável pela entrega pontual dos
itens pedidos. O departamento de compras deve garantir que os fornecedores
realmente
entreguem
pontualmente.
Se
houver
dúvidas
quanto
ao
cumprimento dos prazos de entrega, o departamento de compras deve
40
Organização de uma Empresa
descobrir isso a tempo de tomar medidas corretivas. Isso pode envolver a
agilização do transporte, fontes alternativas de suprimentos, um trabalho junto
ao fornecedor para sanar seus problemas ou a reprogramação da produção.
•
Recepção e aceitação das mercadorias: Quando as mercadorias são
recebidas, o departamento de recepção as inspeciona para garantir que foram
enviados os itens corretos, na quantidade certa e que não foram danificados no
transporte. Usando a sua cópia do pedido de compra, o departamento de
recepção aceita as mercadorias e escreve um recibo, observando qualquer
variação. Se for necessária outra inspeção, por exemplo, do controle de
qualidade, as mercadorias são enviadas ao departamento correspondente ou
retiradas para inspeção. Se as mercadorias recebidas estiverem danificadas, o
departamento de recepção avisará o departamento de compras e reterá as
mercadorias para outras providências. Desde que as mercadorias estejam em
ordem e não exija mais inspeção, elas serão enviadas para o departamento
solicitante ou para o estoque.
•
Aprovação da fatura do fornecedor para pagamento: Quando é recebida a
fatura do fornecedor, há três informações que devem concordar: o pedido de
compra, o relatório de recebimento e a fatura. Os itens e as quantidades
devem ser os mesmos em todos os documentos; os preços e suas extensões
devem ser os mesmos no pedido de compra e na fatura. Todos os descontos e
termos do pedido original de compra devem ser comparados com a fatura. É
função do departamento de compras verificar esses aspectos e resolver
quaisquer diferenças. Uma vez aprovada, a fatura é enviada ao departamento
de contas a pagar.
41
Organização de uma Empresa
CAPÍTULO 7:
ROTINAS DO DEPARTAMENTO FISCAL
Trata-se de um departamento fundamental para qualquer empresa. Erros
cometidos neste setor, como atrasos ou não cumprimento de obrigações acessórias,
podem acarretar em multas impostas pelo poder público, e em determinados casos,
até no confisco de bens.
Segundo dados levantados pelo Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário
(IBTP) são editados diariamente no País 37 normas tributárias, nas esferas federal,
estadual e municipal.
Sobre os contribuintes incidem 76 tributos diferentes. Muitos deles são
contribuições, 38 ao todo, incluindo nesse rol as três contribuições para o INSS (dos
empregados, patronal, e de autônomos e empresários) e o PIS-PASEP; são 12 os
impostos e 26 as taxas. O recolhimento desses tributos é regulado por 3.200 normas
tributárias de diversas hierarquias, incluindo leis, medidas provisórias, decretos,
portarias e instruções.
Atividades de rotina mensal
São realizadas a partir da coleta de dados e informações das operações
fiscais, bem como das orientações e obrigações dos órgãos públicos competentes, as
rotinas mensais abrangem: Emissão de notas fiscais de venda de mercadorias e
serviços (código fiscal, alíquota, retenção obrigatória, etc.); Escrituração de
documentos fiscais emitidos e recebidos; Apuração de impostos e contribuições
42
Organização de uma Empresa
devidos nos âmbitos federal, estadual e municipal; Emissão e envio das guias para
recolhimento dos impostos devidos; Emissão de livros fiscais correspondentes (saída,
entrada, serviço e apuração de SIMPLES, ICMS, IPI, ISS, COFINS, PIS, CSSL e
IRPJ); Encaminhamento aos órgãos públicos das declarações mensais obrigatórias
(GIA – Guia de Informação e Apuração, e DES – Declaração Eletrônica de Serviço).
Atividades da rotina trimestral
Elaboração e envio da DACON, CSSL, IRPJ e da DCTF (Declaração de
Contribuições e Tributos Federais).
Atividades da rotina anuais
Elaboração e entrega das declarações de pessoa jurídica: PJ (Simples); DIPJ
(Lucro Presumido, Lucro Real, Arbitrário); DIMOB (Imobiliário); DACON (Lucro Real);
Emissão e envio TFE e TFA (devidas anualmente); Encadernação dos livros fiscais
elaborados mensalmente (saída, serviço, entrada, apuração de ICMS, DES).
43
Organização de uma Empresa
CAPÍTULO 8:
FLUXO DE CAIXA
É importantíssimo ter um bom controle financeiro.
O movimento de caixa tem como função informar ao empresário sobre a
situação da movimentação diária dos recursos financeiros, disponibilizando as
informações pertinentes aos pagamentos, recebimentos e ao saldo, realizados e a se
realizarem, de forma diária e acumulada.
O fluxo de caixa pode variar muito, porém é necessário que as informações
estejam sempre bem estruturadas diariamente.
Quando o resultado acumulado do fluxo de caixa, quando negativo, pode
significar o óbvio: a empresa está gastando mais que a sua receita permite.
As causas podem ser: Os prazos para pagamentos, oferecidos aos
consumidores são maiores que os prazos que os fornecedores oferecem à sua
empresa; O valor das parcelas das compras realizadas em datas sazonais, como por
exemplo, Natal e Dia das Mães, são mais altos que o saldo de caixa; As compras
para a composição de estoque estão muito elevadas, em relação ao giro de estoque
efetivo da empresa; As retiradas de pró-labore estão além das possibilidades da
empresa; Os juros bancários estão crescendo, em virtude da constante operação de
descontos de cheques pré-datados, duplicatas, e ainda, adiantamentos dos cartões
de crédito.
Através do Fluxo de Caixa, o empresário pode manter suas contas em
equilíbrio, postergando ou adiantando receitas ou débitos ao longo de um período.
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Organização de uma Empresa
Ao permitir o controle das entradas e saídas de caixa o relatório de fluxo de
caixa ajuda o empresário em sua tomada de decisão, sobre vários temas de interesse
para a empresa, como, por exemplo: a reposição de estoques, compra de maquinário,
lançamento de promoções de vendas, etc. Neste contexto, não há como negar a
importância do planejamento de caixa na gestão de uma empresa.
Gestão de Caixa é o termo usado para determinar procedimentos adotados
pela empresa para garantir que o caixa da empresa esteja sempre positivo. Nesse
processo a empresa tenta "casar" as entradas de caixa com as saídas, deforma que
não seja preciso levantar financiamento ou atrasar algum pagamento.
As taxas de juros são a remuneração do capital, ou seja, é quando o tomador
de um empréstimo deve pagar ao proprietário do capital emprestado.
Uma taxa de juros, quando eficiente, deve remunerar: O risco envolvido no
investimento, pois investimentos mais arriscados deve-se exigir taxas de juros
proporcionalmente maiores; As expectativas inflacionárias, que representam a perda
do poder aquisitivo; A compensação pela não aplicação do dinheiro em outro
investimento; Os diversos custos administrativos envolvidos na operação.
Portanto a empresa deve-se ater aos custos variáveis, aos custos fixos, o
preço dos insumos, como está o mercado de insumos para a empresa em questão,
qual a capacidade produtiva da empresa, quanto ela usa dessa capacidade produtiva,
qual o preço médio de seu produto. Em suma, ela deverá detalhar os aspectos reais
de mercado sobre as receitas e despesas da empresa. Do mesmo modo, em um
segundo passo, irá se aproximar das capacidades futuras da empresa e de suas
possibilidades estratégicas para expandir-se, entre outras informações.
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Organização de uma Empresa
CAPÍTULO 9:
PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO
As empresas bem organizadas sabem da importância e das vantagens de um
bom planejamento de suas atividades em busca de seus objetivos. As constantes
mudanças ocorrem no ambiente de negócios, muitas delas produzidas pela
globalização dos mercados, estão exigindo das empresas cada vez mais o
aprimoramento de seus processos de planejamento, avaliação e controle, tendo em
vista a necessidade de tomada de decisões rápidas e de melhor qualidade que lhe
assegurem o atendimento de seus objetivos de continuidade, expansão e
lucratividade.
46
Organização de uma Empresa
O orçamento é um valioso instrumento de planejamento e controle das
operações da empresa, qualquer que seja seu ramo de atividade, natureza ou porte.
Estabelece, da forma mais precisa possível, como se espera que transcorram os
negócios da empresa, geralmente num prazo mínimo de um ano, proporcionando
uma visão bem aproximada da situação futura.
É através do orçamento que se estabelece metas com a equipe, dando, assim,
uma visão clara de onde a empresa quer chegar.
O planejamento orçamentário consiste em uma série de previsões, que serão
feitas com base no que se espera acontecer em cada setor e no mercado em geral,
sempre levando em consideração os dados históricos, fatos ocorridos no passado,
que permitam o mínimo de previsibilidade.
Para isto acontecer com sucesso, é necessário que todos os funcionários da
empresa participem principalmente os gerentes e supervisores, pois são estes os
mais atualizados com atividades da empresa teoricamente e na prática também.
Um orçamento empresarial engloba: Orçamento de vendas; Orçamento de
produção; Orçamento de matérias-primas; Orçamento de custos totais; Orçamento de
despesas gerais; Orçamento de investimento; Orçamento de caixa; Orçamento de
resultado.
Feito o orçamento, todos passam a conhecer as metas e objetivos da empresa,
comparando sempre o previsto com o realizado, corrigindo e redirecionando as
funções a fim de assegurar o cumprimento mais fiel possível do projetado.
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Organização de uma Empresa
EXERCÍCIO:
1- Qual a importância de um planejamento orçamentário para uma empresa?
2- O que um orçamento empresarial engloba?
CONCLUSÃO
Administrar é necessário, proveitoso e imprescindível em qualquer segmento,
contexto ou situação na vida das pessoas, das empresas e das entidades.
Missão e visão são instrumentos necessários para definir as estratégias que
guiarão as ações da organização como um todo, bem como de cada membro em
particular, fazendo com que haja uma convergência de metas e um direcionamento
mais eficaz da força de trabalho e dos investimentos.
Cada empresa possui o seu sistema de informação gerencial conhecido como
SIG, para transformar os dados em informações. Estas informações são usadas no
processo decisório da empresa.
O quadro de distribuição de trabalho, ou de análise, permite avaliar as
atividades, qualificar os agentes e identificar a real ocupação de tempo, por cada
agente, em cada atividade que desenvolve. Permite traçar um paralelo entre a
importância de uma atividade com a formação de um agente, na tentativa de associar
valores, possibilidades e recursos.
Após colocar em prática o objetivo da empresa com suas estratégias e tendo
estruturado a organização, é necessário fazer uma análise dentro e fora da empresa
para competir com o mercado e ter sucesso no seu objetivo.
A análise organizacional permite compreender elementos constitutivos de um
processo e sua interação. Envolvem, em sua análise, aspectos ambientais,
comportamentais associados a valores e normas.
48
Organização de uma Empresa
Na atualidade, é imprescindível avaliar o comportamento das organizações em
relação às forças competitivas do mercado. Esta avaliação recorre a instrumentos
capazes de perceber as características internas das organizações e o ambiente
externo.
Desenhado o modelo para a visualização da organização, resta saber em que
contexto ela existe e funciona. As organizações não são absolutas, elas operam em
um ambiente que as envolve e as rodeia. Denominamos ambiente a tudo quilo que
envolve externamente a uma organização. É o contexto dentro do qual existe a
organização. Para operacionalizar o conceito de ambiente, definiremos duas formas
ambientais: ambiente geral (macro ambiente) e ambiente de tarefa (micro ambiente).
O Ambiente Geral ou Macro Ambiente é constituído de todos os fatores
econômicos, tecnológicos, sociais, políticos, legais, culturais, demográficos e etc., que
ocorrem no mundo e na sociedade em geral. Esses fatores compõem um campo
dinâmico de um turbilhão de forças que se cruzam, se chocam, se antagonizam, se
multiplicam, se anulam ou se potencializam, provocando ações e reações,
instabilidade e mudanças. Por decorrência, a complexidade e a incerteza respeito das
situações e circunstâncias que são criadas. O cenário ambiental influencia
poderosamente as organizações, afetando-as com maior ou menor impacto e criando
condições mais ou menos favoráveis. Seu efeito é genérico e abrangente para todas
as organizações.
O Ambiente de Tarefa ou Micro Ambiente é o ambiente mais próximo e
imediato da organização. É o ambiente específico de cada organização. Cada
organização tem seu próprio ambiente de tarefa, do qual obtém suas entradas e no
qual coloca suas saídas ou resultados. Assim, no ambiente de tarefa estão às
entradas e saídas do sistema, ou seja, fornecedores, de recursos (materiais,
financeiros, humanos, atividades terceirizadas, etc.) de um lado, e os clientes ou
consumidores de outro lado. É no ambiente de tarefa que a organização cria seu
nicho de operações e estabelece seu domínio. O domínio define as relações de poder
e dependência com relação aos elementos ambientais. O ambiente de tarefa oferece
recursos, meios e oportunidades. Impõem também demandas, condições, coações,
restrições, desafios, contingências e ameaças à organização.
49
Organização de uma Empresa
No macro ou micro ambiente, uma organização deve manter seus objetivos
relacionados com sua estrutura, quer seja ela de caráter mais ou menos formal ou
informal, cujos componentes de determinação, identificação ou estruturação definem
tipos, características e comportamentos.
A organização bem sucedida é capaz de coordenar o trabalho dos indivíduos e
grupos que executam as tarefas, de maneira que permita ao sistema total operar
dentro das restrições, responder às demandas e tirar vantagem das oportunidades
que surgem no ambiente.
BIBLIOGRAFIA:

TADEU, Cruz. Sistemas, Organização e Métodos: estudo integrado das
novas tecnologias de informação. São Paulo: Atlas, 1997.

OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Organização, sistemas e
métodos. São Paulo: Atlas, 2002.

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à teoria geral da administração. 3ª ed.
São Paulo: Campus, 1999.

CURY, Antonio. Organização e Métodos: uma visão holística. São Paulo:
Atlas, 2000.

FREZATTI, F. Gestão de Fluxo de Caixa Diário. 1. Ed. São Paulo: Atlas,
1997.

GITMAN, L.J. Princípios de Administração Financeira. 3. Ed. São Paulo:
Harper & Row Brasil – Harbra Ltda, 1987.

DE SANTI, A e OLINQUEVITCH, J.L. Análise de Balanços para Controle
Gerencial. São Paulo: Atlas, 1993.

AKTOUF, Omar. A Administração entre a tradição e a renovação.
Organização, tradução e adaptação da edição brasileira: Roberto Fachin e
Tânia Fischer. São Paulo: Atlas: 1996.
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