TÉCNICAS DE PLANEJAMENTO
CONCEITOS BÁSICOS
A tarefa de planejamento de atividades é, a mais
importante na administração de qualquer empresa
ou setor. Nos setores de TI, o planejamento revestese de importância estratégica, uma vez que esses
setores fazem investimentos vultosos, de longo
prazo de maturação e de alto impacto dentro da
empresa.
CONCEITOS BÁSICOS
Partes de planejamento elaboradas na TI:
Planejamento de Desenvolvimento de Sistemas;
Planejamento de Implantação de Sistemas;
Planejamento de Produção;
Planejamento de Manutenção e Suporte;
Planejamento do Crescimento da Infra-estrutura.
As práticas e ferramentas de planejamento são
bastantes pessoais e devem estar alinhadas com as
metas e os resultados esperados para a área de TI.
PLANEJAMENTO DO
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
É cada vez menor o número de empresas usuárias de
Tecnológica de Informação que decidem pelo
desenvolvimento interno de seus sistemas.
A globalização dos mercados e a quantidade de
sistemas prontos desestimulam essa prática.
PLANEJAMENTO DO
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
O planejamento de desenvolvimento de sistemas está
baseada nas etapas da metodologia adotada pela
empresa;
Assim,
se não há uma metodologia adotada pela
empresa;
Qualquer
planejamento nesta área será de pouca
confiabilidade e difícil de acompanhar e controlar.
PLANEJAMENTO DO
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
Algumas etapas do planejamento:
Especificação e Entendimento do problema;
Modelo de Dados (DER, Diagrama de Classes);
Modelo
de Processos (Estudo do fluxo de
documentos, especificação dos processos, setores e
usuários chaves, desenho de relatórios e documentos
de entrada de dados);
Projeto de Sistemas (Diagramas Use Case, Miniespecificações, ...);
Programação - desenvolvimento dos programas,
testes individuais, documentação técnica;
PLANEJAMENTO DO
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
Teste
de Integração - avaliação do desempenho e do
consumo de recursos;
Implantação-Piloto - Instalação de testes-pilotos,
treinamento
dos
usuários
e
operadores,
dimensionamento da plataforma definitiva, redação
dos manuais de usuários e treinamento;
Implantação Definitiva - termino dos manuais de
usuário e fechamento da documentação técnica
definitiva;
PLANEJAMENTO DO
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
Cronograma
e Alocação de Recursos
Cada uma das etapas metodológicas
especificada em:
termos de objetivos a serem alcançados,
forma
deve
ser
de avaliar se esses recursos foram realmente
alcançados,
recursos
necessários para sua execução.
PLANEJAMENTO DO
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
Estimativas de prazos para a execução de uma etapa
do planejamento deve ser feita com base:
3.na
4.e
história passada da equipe,
da complexidade do sistema a ser desenvolvido.
PLANEJAMENTO DO
DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS
Devemos
desenvolver um cronograma de trabalho e
desembolso, definir o custo total do projeto (ex:.
Software MS-Project - diagrama de Gantt)
PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DE
SISTEMAS
Quando
a empresa opta pela aquisição de um sistema
pronto e assume para si a responsabilidade por sua
implantação, ela deve ter em mente que todo esse processo
é complexo e sujeito a problemas gerados pelos próprios
usuários. Ex:
Os técnicos que desenvolveram o antigo sistema;
Competição entre os técnicos e usuários envolvidos;
usuários acostumados com sistema antigo;
ambiente (novo sistema, sistema operacional, banco de
dados), são fatores de insegurança para a equipe.
PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DE
SISTEMAS
Para minimizar os problemas de relacionamentos (ficando
apenas com os problemas técnicos), devemos:
debater em equipe todas as decisões;
promover
a cada etapa importante concluída, evento de
confraternização com o auxilio da área de RH;
Criar
logomarca para o projeto e
participantes com camisetas, bonés, etc);
identificar
os
PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DE
SISTEMAS
Manter
toda documentação do projeto ao alcance de toda a
equipe, documentar todas as reuniões e comunicar a toda a
empresa as decisões e opções adotadas;
Manter
uma caixa de sugestões, aberta a toda a empresa e
responder a todas as sugestões ou críticas vindas de
pessoas que não foram alocadas ao projeto.
PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DE
SISTEMAS
Como em todo projeto complexo, a implantação de um
sistema novo deve ser planejada com detalhes, e podemos
usar as mesmas ferramentas que citamos no
desenvolvimento de sistemas (diagrama de Gantt, ..).
Abra uma área na contabilidade para que sejam lançadas
todas as despesas com a implantação. Esse procedimento
permitirá o lançamento de tais despesas como
investimento, aumentando o valor patrimonial da empresa.
PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DE
SISTEMAS
Normalmente, a pressão pelo início da operação do novo
sistema força a equipe a implanta-lo com o mínimo de
adaptação à empresa.
A implantação rápida tem a vantagem de liberar parte do
sistema para os usuários enquanto o restante é implantado,
aliviando assim um pouco a pressão exercida por eles.
PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DE
SISTEMAS
Por outro lado pode provocar frustrações nos próprios
usuários decorrentes de funcionalidades incompletas.
Se a equipe de implantação for atender aos usuários sem
que a implantação esteja completa, haverá o desvio de
recursos que provocará o atraso nas demais fases do
projeto.
PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DE
SISTEMAS
No caso de implantação rápida,
é
muito importante que todos os usuários saibam através
de documentar a ata das reuniões
onde
esses assuntos sejam tratados, quais funcionalidades
estarão disponíveis em cada fase do processo.
PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO DE
SISTEMAS
Aloque a quantidade de recursos necessários para garantir
uma implantação rápida e de qualidade.
Monte uma equipe de implantação que contenha,além dos
analistas de sistemas, representantes das áreas usuárias.
Essa equipe deve ser subordinada a um diretor
(patrocinador do projeto) com a força política necessária
para acomodar as críticas que virão por parte dos usuários
do futuro sistema.
PLANEJAMENTO DA OPERAÇÃO DOS
SISTEMAS
Consiste em distribuir as cargas de trabalho de forma a
melhor aproveitar as características e potencialidades de
cada recurso (inclusive equipe técnica).
PLANEJAMENTO DA OPERAÇÃO DOS
SISTEMAS
Nas empresas onde
o
processamento
é
distribuído
departamentais ou estações de trabalho,
por
máquinas
o
planejamento da operação é muito simplificado, pois é
executado pelos próprios usuários,
restando
apenas a administração das tarefas rotineiras de
segurança e administração de recursos aos funcionários de
TI.
PLANEJAMENTO DA OPERAÇÃO DOS
SISTEMAS
A principal ferramenta para o planejamento de operação de
equipamentos e sistemas é o Mapa de Operação.
Trata-se de um diagrama horário similar ao diagrama de
Gantt, onde a programação de execução das tarefas e as
ativações de e sistemas são registradas na forma de barras
cujos comprimentos são proporcionais a sua duração.
PLANEJAMENTO DA OPERAÇÃO DOS
SISTEMAS
Todas as ocorrências não corriqueiras que afetem o
desempenho dos sistemas e da infra-estrutura devem ser
registradas no livro de ocorrências da TI.
Esse livro deve ter uma página para cada dia.
PLANEJAMENTO DO SUPORTE AOS USUÁRIOS E
MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS
Os setores de suporte aos usuários finais (CAU, CI, CSU,
etc), são os mais requisitados da área de TI nas empresas.
Em função da evolução tecnológica e da maturidade das
empresas, haverá uma significativa redução dos setores de
desenvolvimento e manutenção de sistemas.
PLANEJAMENTO DO SUPORTE AOS USUÁRIOS E
MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS
Todavia,
haverá
sempre
usuários
dos
recursos
disponibilizados pela Tecnologia de Informação que
necessitarão de apoio e suporte para seu melhor uso, seja
para:
treinamento,
consultoria,
orientação
e
até detecção de problemas.
PLANEJAMENTO DO SUPORTE AOS USUÁRIOS E
MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS
Planejar as atividades de suporte é uma tarefa difícil, pois
nem sempre é possível prever quando os usuários terão
dúvidas
ou
quando
seus
equipamentos/sistemas
apresentarão defeitos.
Mesmo dentro dessa relativa imprevisibilidade é possível
nos adiantarmos á requisições de atendimento, se
analisarmos o histórico de ocorrências registradas na
empresa.
PLANEJAMENTO DO SUPORTE AOS USUÁRIOS E
MANUTENÇÃO DE EQUIPAMENTOS
Todas as chamadas devem ser registradas e acompanhadas
por meio de fichas (ordem de serviço), onde o fato gerador
da chamada e a respectiva solução sejam descritos.
A inclusão da datas de ocorrência e da solução, permitirá
avaliar a eficiência e produtividade da equipe.
PLANEJAMENTO DA MODERNIZAÇÃO E
CRESCIMENTO DO PARQUE DE EQUIPAMENTOS
A rápida obsolescência da TI, faz com que uma família de
equipamentos torna-se comercialmente obsoleta cerca de 6
meses após seu lançamento e tecnologicamente obsoleta 24
meses após isso.
Assim o executivo de TI deve atentar para o deslocamento
de seus recursos frente ao que está acontecendo no
mercado.
PLANEJAMENTO DA MODERNIZAÇÃO E
CRESCIMENTO DO PARQUE DE EQUIPAMENTOS
Não devemos trocar máquinas e sistemas simplesmente
porque existe uma versão/modelo mais recente,
mais
devemos proceder a essa troca sempre que ela
trouxer reais benefícios para a empresa.
PLANEJAMENTO DA MODERNIZAÇÃO E
CRESCIMENTO DO PARQUE DE EQUIPAMENTOS
Demanda de Processamento
Exige maior velocidade de execução dos programas
(depende diretamente da capacidade das CPUs), e maiores
velocidades de comunicação de dados internos/externos.
PLANEJAMENTO DA MODERNIZAÇÃO E
CRESCIMENTO DO PARQUE DE EQUIPAMENTOS
Planejamento do Crescimento
pode ser prevista mediante a análise do crescimento da
demanda de recursos de cada um dos módulos funcionais
que formam um sistema.
A estimativa de recursos exige a definição de uma métrica
adequada para cada sistema (ex. contabilidade - numero de
lançamentos )
PLANEJAMENTO DA MODERNIZAÇÃO E
CRESCIMENTO DO PARQUE DE EQUIPAMENTOS
Demanda por Espaço
Cresce em função da quantidade de dados a serem
armazenados durante e após cada processamento.
Todo sistema exige certa quantidade de espaço de
armazenamento temporário de trabalho.
A parte mais crítica de espaço de armazenamento é a
representada
pelos dados
históricos
armazenados
eternamente no sistema.
PLANEJAMENTO DA MODERNIZAÇÃO E
CRESCIMENTO DO PARQUE DE EQUIPAMENTOS
Demanda de Comunicação
Está está relacionada com a forma de utilização dos
sistemas e com o respectivo fluxo de dados.
Normalmente, essa demanda pode ser alterada por
mudanças de procedimentos operacionais e por otimização
do fluxo de dados e documentos.
PLANEJAMENTO DA MODERNIZAÇÃO E
CRESCIMENTO DO PARQUE DE EQUIPAMENTOS
Previsão de Crescimento
O sucesso do planejamento de capacidade depende da
estimativa de crescimento da empresa para o período
desejado.
Nem sempre é possível prever alterações de comportamento
empresarial, principalmente porque a maioria dessas
alterações é decorrente de mutações mercadológica.
PLANEJAMENTO DA MODERNIZAÇÃO E
CRESCIMENTO DO PARQUE DE EQUIPAMENTOS
Crescimento da Microinformática
Para o parque de microcomputador, as taxas de renovação
devem ser avaliadas frente às novas demandas de recursos
dos sistemas implantados. Em sistemas estáveis, não há
necessidade de substituição do equipamento por outro mais
novo (e poderoso). Se o Sistema apresenta tempo de
resposta muito alto (ou o equipamento não apresenta
espaço em disco suficiente), podemos substituir o
equipamento por outros com maior capacidade ( é mais
barato e eficaz do que o investimentos no sistema).
Pode ser feito expansão (de memória, placas ...)
BIBLIOGRAFIA
FOINA, P. R. Tecnologia de Informação - Planejamento e
Gestão. 1a. Edição. Editora Atlas: 2001.