EQUIPE COORDENAÇÃO-GERAL DO GABINETE
GABINETE DO MINISTRO
Comportamento Organizacional –
GABINETE DO MINISTRO - Exemplo
Em 2007 recebi um convite para organizar e
dinamizar uma área que estava há muitos anos
sob o comando de uma pessoa, com uma
equipe de funcionários que também há muitos
anos ali prestavam seus serviços. A missão era
um tanto espinhosa, tendo em vista o tipo do
trabalho, que é o apoio de um gabinete de
Ministro, bem como os tipos de reações das
pessoas que ali trabalham a uma eternidade.
Tarefas
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Tornar o Setor mais eficiente
Retirar todo o carpete do andar do Gabinete do Ministro
Mudar o Setor de espaço físico
Compra de móveis de escritório
Organizar o acervo documental (1952/2007)
Criar um sistema de cadastro de documentos, com indexação do
documento cadastrado (2007/atual)
Descartar o excesso de cópias de documentos (1952/2007)
Digitalizar os documentos produzidos (1999/atual)
Comprar e instalar arquivos deslizantes para guarda do acervo documental
Formar uma equipe para realização das tarefas, dentre os servidores do
setor
Revitalizar a estrutura do setor
Motivar os servidores
Mudar a cultura do setor
Tornar o Setor mais Eficiente
• Quando se fala em tornar o Setor mais
eficiente já se esbarra no ego da pessoa
que comanda aquela área, então é
preciso ter muito cuidado para não
melindrar um servidor que passou uma
vida inteira se dedicando, ao seu modo,
aquele setor, nesse caso 58 anos de
serviços prestados.
Retirar todo o carpete do andar
do Gabinete do Ministro
• O andar do Gabinete do Ministro, era o único com
carpete, já com uns 8 anos de uso. fizemos uma
pesquisa de preço para saber quanto custava a troca
dos carpetes, o resultado nos assustou, então
chamamos uma empresa para avaliar o piso de tacos
que se encontrava sob o carpete para ver se
poderíamos remover os carpetes e “sintecar” o andar
todo. A avaliação não só foi positiva, como também, o
serviço ficou 10 vezes mais em conta que o preço da
colocação de novo carpete, além de a saúde de nossos
funcionários melhorar muito, pois deixaram de estar em
um ambiente cheio de poeira e ácaros.
Mudar o Setor de espaço físico
• Esta tarefa foi incluída já com o objetivo
de mudar as pessoas de lugar, pois
estavam enraizadas no seu espaço físico,
presas às suas mesas, como se fossem
donas de tudo que esta a sua volta.
Compra de móveis de escritório
• Esta tarefa também foi pensada no sentido de mudar as pessoas de
mesa (tinha mesa amarrada com cordão), trocar os armários, os
arquivos de ferro (com trinta anos de uso, caindo as gavetas, cheios
de ferrugem), criar um ambiente limpo e agradável, com todo o
mobiliário novo, tirando assim todo o resquício do passado, vida
nova. Fizemos um levantamento da necessidade de móveis, e uma
solicitação de compra, aderindo a um registro de preços,
compramos todos os móveis necessários ao quantitativo de
pessoas alocadas em cada unidade, sem desperdício, além de tirar
os móveis velhos do ambiente (mesas velhas caindo as gavetas,
cadeiras rasgadas com pés quebrados, armários com portas
despencando, etc.).
Organizar acervo documental (1952/1998)
• Esta tarefa foi uma das mais difíceis,
tendo em vista que o acervo documental
ficava em uma sala num subsolo,
composta de prateleiras e arquivos tipo
gaveteiros cheios de pastas e livros, sem
nunca ter recebido nenhum tipo de
limpeza ou higienização, só de abrir a
porta da sala já dava bloqueio de glote, de
tanta poeira e mal cheiro dos papéis
guardados por tantos anos.
Criar um sistema de cadastro de
documentos, com indexação do documento
cadastrado (2007/ATUAL)
• Este trabalho foi um dos mais empolgantes,
envolvi todos os servidores do setor que
trabalhavam com a produção de documentos
para ajudar a equipe de informática a entender
o que queríamos, que tipo de sistema que nos
serviria, o nível de segurança da informação, os
níveis de acesso, etc., a motivação foi total.
• Modelo copiado pela Secretaria-Executiva do
MAPA, usando a mesma plataforma do GM.
Descartar o excesso de cópias de
documentos (1952/2007)
• Este trabalho foi um dos mais difíceis de se
realizar, pois no acervo documental da sala do
subsolo, foram encontradas de 5 ou mais cópias
do mesmo documento, o arquivo era organizado
por temas, para se localizar o documento
quando era preciso se resgatar alguma
informação, trabalho que também foi realizado
por servidores da nossa área, sem custos
financeiros.
Digitalizar os documentos produzidos
(1999/atual)
• Quando começamos este projeto eu tinha acabado de
mudar as pessoas de lugar, pois já havia sintecado um
dos lado do andar, aproveitando assim para tirar
armários desnecessários, arquivos de documentos de
anos anteriores a 2007, como a mudança ainda estava
em fase provisória, deixamos o mínimo de móveis,
ficando só as mesas dos computadores e algumas
mesas de apoio.
• O mais interessante nesse trabalho é que descobrimos
que a nossa máquina copiadora era também scanner,
chamamos a informática que nos ajudou a criar um
compartilhamento, ligados em rede, nós mesmo fizemos
todo o trabalho de “scannear” os documentos
produzidos de 1999 até hoje, com custo financeiro zero.
Compra/instalação de arquivos deslizantes
para guarda do acervo documental
• Com a organização do acervo documental, foi necessário retirá-lo
da sala onde estava e passar para um lugar provisório, onde
recebeu o tratamento necessário para não contaminar o arquivo
novo.
• Solicitamos a compra do arquivo deslizante para o
acondicionamento do acervo documental.
• Contratamos serviço especializado para a higienização,
organização e classificação do acervo documental que tem parte
encadernada e parte acondicionado em caixas box, tudo muito
limpo e organizado.
• Um servidor da nossa área de protocolo acompanhou os trabalhos
e aprendeu com os técnicos quais os procedimentos adotados com
a documentação para então fazer da mesma forma com os novos
documentos a serem guardados no Arquivo Deslizante, dando
continuidade ao serviço de arquivamento com técnica e qualidade.
Formar uma equipe para realização das
tarefas, dentre os servidores do setor
• A realização desta tarefa não foi muito fácil, tendo em
vista que as pessoas além de já estarem acostumada a
um tipo de rotina, e também ao seu jeito de fazer, não
queriam aceitar um jeito novo e prático de realizar a
mesma tarefa, evitando o retrabalho, comunicando
umas com as outras, pois cada um tinha a sua tarefa e
não a passava para ninguém, era o dono do trabalho.
• Com muita cautela, fomos convencendo-as de que
todos deveriam saber o que o colega faz, e o colega da
mesma forma saber o que você faz, pois quando um
tiver que se ausentar por qualquer motivo, o trabalho
não sofreria solução de continuidade.
Revitalizar a estrutura do setor
• Esta foi a melhor tarefa a ser cumprida, pois
conseguimos definir um fluxo de trabalho e o
layout do setor. Organizamos a distribuição das
tarefas com os grupos, fazendo um rodízio para
que aprendessem todas as atribuições de
competência do setor. Também mudamos a
estrutura regimental do órgão, com aumento de
cargos e gratificações, este setor virou uma
Coordenação-Geral do gabinete, que é
responsável pelas área de apoio administrativo,
de pessoal e financeiro da Unidade.
Motivar os servidores
• Com o respaldo dos nossos superiores
conseguimos organizar para que os
servidores da nossa área fossem todos
agraciados com gratificações ou funções
gratificadas e até mesmo cargos em
comissão.
Mudar a cultura do setor
• Com todas essas tarefas que me foram confiadas a
mais gratificante foi a de mudar a cultura do setor, pois
não é tão fácil você mudar pessoas que estão a muitos
anos fazendo um trabalho do mesmo jeito, aí você ouve
a seguinte frase: “isso nunca foi feito assim”. Hoje o
setor está todo modernizado, todo documento
(2007/atual) produzido e assinado está cadastrado em
um Sistema (SIAM) e indexado, o arquivo físico que fica
no setor é só o do ano corrente, evitando assim muito
papel e poeira perto dos servidores, você não precisa
procurar nenhum documento em meio físico, basta
acessar o SIAM e localizar o documento podendo
imprimir uma cópia, ou enviá-lo por e-mail.
Conclusão
• Tendo em vista que a missão foi iniciada em outubro de
2007 e o fim de todas as tarefas da missão se deu em
março de 2010, onde tudo se organizou para que a
gestão do setor fosse eficiente, considero que a equipe
bateu um recorde na realização de todo esse trabalho,
que não foi pouco.
• Hoje estarmos servindo de exemplo para outras áreas,
inclusive para o setor privado.
• Para que se tenha sucesso em uma missão como essa
você precisa de muita força de vontade, muito
profissionalismo, criatividade, responsabilidade,
respeito, sensibilidade, empreendedorismo, e o
ingrediente mais importante de todos é o respaldo dos
seus superiores.