BSC – Balanced ScoreCard Principais Instrumentos de Medição do Desempenho Empresarial 4% 13% 43% 40% BSC Indicadores Clássicos Financeiros e de Mercado Amplo conjunto de Indicadores Operacionais Apenas Indicadores Financeiros Fonte: Tendências do Desenvolvimento das Empresas no Brasil, FDC, 2002 Modelos de Gestão no Brasil LINHA DE TEMPO Anos 70 MBO 85 92 TQC PNQ 93 ABM 97 EVA 98 BSC MBO - Management by Objectives TQC - Total Quality Control PNQ - Prêmio Nacional da Qualidade ABM - Activity Based Management EVA - Economic Value Added BSC - Balanced Scorecard O que é Estratégia? Estratégia 1 Estratégia 2 Ambiente atual Estratégia n Ponto de partida Objetivos Estratégicos (Visão) Ambiente futuro ADMINISTRAÇÃO ESTRATÉGICA - 8 PERGUNTAS 1 O QUE QUEREMOS SER? 2 8 COMO POSSO MELHORAR? 7 COMO ESTAMOS INDO? O QUE SOMOS? 3 ONDE ESTAMOS? 4 EM QUE ACREDITAMOS? 5 PARA AONDE VAMOS? 6 COMO VAMOS? O QUE É ESTRATÉGIA ESTRATÉGIA Sem estratégias Sem alinhamento DIREÇÃO Com estratégias Com alinhamento A ESTRATÉGIA ESTRATÉGIA Obj Ind Metas PA Resp ONDE S ESTAMOS? COMO ESTAMOS? MISSÃO VALORES PARA ONDE VAMOS? COMO SEREMOS? VISÃO Por que Utilizar o BSC? Balanced Scorecard Foco nas dimensões críticas do desempenho Traduz os objetivos estratégicos em um conjunto de Indicadores de Desempenho Ajuda a alinhar, focar e implementar a estratégia Estrutura o Sistema de Medição da organização Permite o gerenciamento da organização com foco nas suas prioridades Permite uma Visão Sistêmica com entendimento das relações de causa e efeito O QUE SIGNIFICA BALANCEADO? PERSPECTIVAS DE TODAS AS PARTES INTERESSADAS Presente Objetivos de curto prazo Estratégico Futuro Objetivos de longo prazo Tático/operacional Indicadores financeiros Indicadores de resultados finais Desempenho interno Indicadores não-financeiros Indicadores “leading” (drivers do desempenho) Desempenho externo Análise SWOT Análise Interna Ponto Forte Como manter ou obter vantagem sobre esse ponto forte Ponto Fraco Como eliminar ou minimizar esse ponto fraco Análise Externa Oportunidades Como obter vantagem com essa oportunidade Ameaças Como eliminar ou minimizar essa ameaça Balanced Scorecard (BSC) , Balanceado segundo as perspectivas de todas as dimensões. Um conjunto de indicadores de desempenho, financeiros e não-financeiros partes interessadas e objetivos estratégicos e que proporciona à organização uma rápida e abrangente visão do negócio, atual e futura. Financeira Clientes Processos Internos Aprendizado Crescimento Outras Perspectivas Utilizadas Acionista Sociedade Pessoas Infra-estrutura Comunidade Competências Tecnologia Fornecedor Meio-ambiente Produtos - BSC Facilita a Tradução da Visão Acionistas Empregados Clientes Comunidades Nossos Grupos de Interesse O Que Eu Preciso Fazer OBJETIVOS PESSOAIS • Equipe • Individuais Foco Operacional INICIATIVAS ESTRATÉGICAS O Que Nós Precisamos Fazer • Programas de Mudança • Melhorias de Processos BALANCED SCORECARD • Acionista • Cliente • Processos Internos • Aprendizagem e Crescimento do Empregado Nosso Plano de Atuação ESTRATÉGIA • Onde queremos atuar • Como queremos atuar • Que competências temos O Que Queremos Ser VISÃO • Estado que a organização pretende atingir no futuro. Intenção: propiciar o direcionamento dos seus rumos Em Que Acreditamos VALORES • Princípios orientadores • Crenças • Compromissos Quem Somos MISSÃO • Razão de ser da organização, necessidades sociais a que ela atende, foco fundamental de atividades Fonte: Hillcrest Associates - BSC Orienta o Processo de Formulação da Estratégia PERSPECTIVA FINANCEIRA “Como devemos nos apresentar aos nossos acionistas para termos êxito financeiro?” Objetivos Indicadores Metas Ações PERSPECTIVA INTERNA PERSPECTIVA DE CLIENTES “Para alcançar a nossa visão, como devemos nos apresentar aos nossos clientes?” Objetivos Indicadores Metas “Para satisfazer nossos acionistas e clientes, em que processos da cadeia de valor devemos nos destacar?” Ações Visão e Estratégia Objetivos Indicadores Metas Ações PERSPECTIVA DE APRENDIZAGEM " Para atingir nossas metas, como nossa organização deve aprender e inovar?” Objetivos Indicadores Metas Ações Fonte: Hillcrest Associates PERSPECTIVA FINANCEIRA Deve indicar se a implementação e execução da estratégia estão contribuindo para a melhoria dos resultados financeiros. Representa geralmente as metas finais para os objetivos das outras perspectivas do BSC. OBJETIVO Crescimento Sustentação, sobrevivência Colheita, prosperidade INDICADOR Crescimento das vendas e receita de novos produtos Fluxo de caixa, lucratividade Aumento de market share e retorno sobre o patrimônio líquido PERSPECTIVA DO CLIENTE FOCO NO CLIENTE E NO MERCADO Proporciona os elementos para que a organização alinhe os seus principais indicadores de sucesso com o atendimento das expectativas dos clientes e das necessidades do mercado Princípio básico de uma organização Oferecer ao cliente VALOR Medição e acompanhamento do valor entregue ao cliente através dos seus produtos e serviços. A PERSPECTIVA DOS PROCESSOS INTERNOS Pesquisa e desenvolvimento Qualidade Custo de processos Produtividade Tempo Satisfação do cliente interno OBJETIVO INDICADOR Aumentar a produtividade Faturamento por empregado (*) Melhorar a eficácia operacional Melhorar a qualidade e tempo de ciclo das propostas Defeitos por milhões de unidades produzidas , tempo de ciclo Tempo médio para elaboração de propostas Reduzir o desperdício Índice de desperdício Produtividade e custos hospitalares • Marron-Cost afirma que nos EUA 60% do total dos custos hospitalares correspondem a salários e benefícios. • Indicadores de mão-de-obra podem ser setoriais ou corporativos. Setoriais correspondem ao quanto de um produto foi obtido com uma unidade de mão-de-obra. Os corporativos medem o desempenho global. A PERSPECTIVA DO APRENDIZADO E CRESCIMENTO FOCO NOS FUNCIONÁRIOS E TECNOLOGIA Habilidade da organização em inovar, melhorar, aprender e crescer para atender às constantes mudanças no cenário competitivo. Proporcionam a infra-estrutura que habilita e capacita a organização para atingir os objetivos definidos nas outras perspectivas. Investimento para o longo prazo. A PERSPECTIVA DO APRENDIZADO E CRESCIMENTO Motivação, empowerment e alinhamento Capacitação dos funcionários e produtividade Organização, cultura, procedimentos e mudança Sistemas de informação Tecnologia, pesquisa e desenvolvimento OBJETIVO INDICADOR Inovar na introdução de novos serviços Atingir elevados níveis de capacitação Percentual da receita advindas de novos serviços Liderança em tecnologia Tempo para tecnologias Retenção dos funcionários Rotatividade de pessoas-chave Índice de Humanos Desenvolvimento desenvolvimento de Recursos de novas INTEGRANDO A ESTRATÉGIA Para atingir nossa visão, que habilidades precisamos para mudar e melhorar? CLIENTES APRENDIZADO E CRESCIMENTO ESTRATÉGIA Para termos sucesso, que resultados financeiros devemos demonstrar aos nossos acionistas? FINANÇAS Para atingir nossa visão, como devemos ser percebidos pelos nossos clientes? PROCESSOS Para satisfazer nossos clientes e acionistas, em que processos devemos ter um desempenho excelente? CLIENTES/MERCADO INOVAÇÃO PROCESSOS AQUISIÇÃO PESSOAS SOCIEDADE FINANCEIRA AMBIENTE ORGANIZACIONAL PERSPECTIVAS USUAIS Relação de Causa e Efeito Lucratividade FINANÇAS Retorno sobre os ativos CLIENTES Maior Mercado Grau de lealdade PROCESSOS INTERNOS Grau de satisfação Novos produtos Capacidade Ociosa Responsabilidade Ambiental Qualidade Acuidade/Planejamento Cidadania Desenvol. Regional Motivação SOCIEDADE Capacitação Segurança COMPETÊNCIAS IMAGEM DIVULGAÇÃO GESTÃO DA IMAGEM 5S TREINAMENTO DAS PESSOAS NOS PADRÕES DE TRABALHO (MG) MELHOR MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO PRODUTO SOLUÇÃO INTEGRADA VALOR AGREGADO CERTIFICAÇÃO ISO 9000 PADRONIZAÇÃO DOS PROCESSOS ANÁLISE E CONHECIMENTO DO MERCADO RELACIONAMENTO CONFIANÇA PROCESSO DE COMERCIALIZAÇÃO FOCADO E EM SINTONIA COM AS NECESSIDADES DO CLIENTE INTEGRAÇÃO DOS PRODUTOS E SERVIÇOS QUALIFICAÇÃO E CERTIFICAÇÃO DO PESSOAL COMUNICAÇÃO RESULTADOS CLIENTES PROCESSOS PESSOAS MAIOR PARTICIPAÇÃO DO MERCADO GERAÇÃO DE CAIXA EXCELÊNCIA OPERACIONAL QUALIDADE GARANTIA DA QUALIDADE DOS SERVIÇOS (GESTÃO DA SATISFAÇÃO) PREÇO COMPETITIVO CONTROLE DE CUSTOS (VISÃO DE CUSTOS COMPATÍVEIS COM OS PROCESSOS) MOTIVAÇÃO SEGURANÇA DAS PESSOAS RECONHECIMENTO COMPROMISSO PLANO ORÇAMENTÁRIO Indicadores de Resultado Indicadores de Tendência Exemplo - Causa e Efeito: ROI Financeira Lealdade dos Clientes Cliente Pontualidade das Entregas Processos Internos Custo Aprendizagem & Crescimento Qualidade dos Processos Competências dos Funcionários Tempo de Ciclo OUTCOME / DRIVER OUTCOME - mede o efeito após certo tempo. DRIVER - mede a causa antes do efeito acontecer. Outcomes Outcomes Outcomes Driver Nível Estratégico Driver Nível Gerencial Nível Driver Operacional CARACTERÍSTICAS DE OUTCOMES E DRIVERS OUTCOMES DRIVERS • Ligados aos objetivos • Ligados às iniciativas • Baixa frequência de análise • Alta frequência de análise • Mostram o passado • Antecipam o futuro • Mais comparáveis • Menos comparáveis • Metas mais objetivas • Metas menos objetivas • Comunica a intenção do objetivo • Quantificável • Representado por uma relação • Confiável • Comparável OUTCOME / DRIVER OUTCOME - mede o efeito após certo tempo. DRIVER - mede a causa antes do efeito acontecer. OUTCOME DRIVER Nível estratégico A A1 Nível gerencial B B1 Nível operacional C C1 Balanced Scorecard - BSC • Um BSC eficaz deve conter uma boa combinação de indicadores de ocorrências e de indicadores de tendências: – Indicadores de ocorrências (lagging indicators) • Medidas genéricas de resultado: – refletem metas comuns de muitas estratégias, bem como estruturas semelhantes entre setores e empresas – Indicadores de tendências (leading indicators) • Vetores de desempenho: – geralmente, refletem a singularidade da estratégia da unidade de negócios Indicadores possuem • • • • • • Atributos (nome, sigla, tipos, fórmulas, etc) Metas Responsáveis Fontes Histórico etc Tipos de indicadores • Estratégicos – São aqueles que são usados para monitorar se objetivos estratégicos estão sendo alcançados. • Tático-operacionais – São aqueles que são usados para monitorar e controlar o desempenho de processos de rotina. Tipos de indicadores • Indicadores de meios (drivers ou leading) São aqueles indicadores que medem fatores os quais mostram tendência do indicador no qual estamos interessados ou mostram que os meios necessários estão sendo providos. São indicadores usados para antecipar problemas. • Indicadores de resultados (outcomes ou lagging) São aqueles indicadores que medem resultados nos quais estamos interessados e que, se não forem atingidos, nada mais pode ser feito para mudar a realidade. SISTEMA DE MEDIÇÃO • Estratégico: Avaliar o efeito das estratégias na organização como um todo. Estratégico • Gerencial: Verificar a contribuição dos setores (unidades) à estratégia. Gerencial Operacional Alinhamento • Operacional: Avaliar processos ou rotinas. os COMO DESDOBRAR A ESTRATÉGIA • Toda organização tem uma estratégia, estruturada ou não. • É necessário associar a estratégia a objetivos estratégicos a fim de gerar uma ação. • Devem ser selecionados um ou mais objetivos mensuráveis para cada perspectiva. • Os objetivos devem ser encadeados de forma a representar a lógica das estratégias. DESDOBRAMENTO DA ESTRATÉGIA • Os outcomes são indicadores que medirão se os objetivos estão sendo atingidos. • A cada outcome devemos associar uma meta a ser atingida num determinado período de tempo. • A cada meta devem ser associados os principais desafios, projetos, ações denominados de iniciativas. • Os drivers são indicadores que medirão se esses planos estão sendo cumpridos. COMPONENTES BSC Objetivo O que é crítico para alcance da estratégia? Indicador Como será medido? Meta Iniciativa O nível de desempenho ou a taxa de melhoria necessários? Projetos e programas? DEFINIÇÃO DAS INICIATIVAS OU PROGRAMAS Uma iniciativa estratégica fechará o diferencial de desempenho do objetivo EXEMPLO Objetivo Ampliar participação no mercado educacional Indicador % Participação no mercado industrial de educação profissional Meta 70 % Iniciativas - Desenvolver programas de ensino a distância - Rever programa educacional Meta Como o sucesso para atingir a estratégica será medido e rastreado O nível de desempenho ou de taxa de melhoria necessária baseado no diferencial identificado Dif. $M O que a estratégica deve alcançar e o crítico para o seu sucesso Real Uma solução possível Objetivo Indicador Meta Iniciativa Ampliar participação no mercado educacional % Participação no mercado industrial de educação profissional 70% - Desenvolver programas de ensino a distância - Rever programa educacional Ampliar participação de cursos à distância no portifólio % de cursos à distância em relação ao total de cursos 30% - Capacitar educadores em ferramentas de EAD - Contratar consultoria para estruturar área de EAD Capacitar educadores em EAD % de educadores treinados em ferramentas de EAD 100% - Identificar empresas capazes de realizar a capacitação - Contratar empresa de capacitação Visão e Estratégia Perspectiva Financeira “Se formos bemsucedidos, como cuidaremos de nossos acionistas?” Perspectiva do Cliente “Para realizar a visão, como devo cuidar dos clientes?” Perspectiva Interna “Para satisfazer os clientes, em que processos devo ser excelente?” Aprendizado e Crescimento “Para realizar a visão, como a organização deve aprender e melhorar?” RELAÇÃO DE CAUSA E EFEITO QUEM RELACIONAR AS 4 PERSPECTIVAS DO BSC Finanças Retorno Lucro Cliente Processos Internos Aprendizado e Conhecimento Lealdade Satisfação Qualidade Tempo de ciclo Motivação Habilidades A Estratégia do Aumento da Receita A Estratégia da Produtividade Melhorar a estabilidade ampliando as fontes de receita a partir dos clientes atuais Melhorar a eficiência operacional transferindo os clientes para canais de distribuição mais rentáveis Perspectiva financeira Melhorar os lucros Ampliar o mix de receita Perspectiva do cliente Perspectiva interna Conhecer os segmentos de clientes Melhorar a eficiência operacional Aumentar a confiança dos cliente em nossa orientação financeira Desenvolver novos produtos Perspectiva de aprendizado e crescimento Aumentar a satisfação do cliente através de um desempenho de qualidade superior Efetuar a venda cruzada da linha de produtos Mudar para o canal adequado Minimizar os problemas Aumentar a produtividade dos funcionários Desenvolver habilidades estratégicas Garantir acesso a informações estratégicas Alinhar as metas pessoais Prestar atendimento rápido Exemplo de Balanced Score Card Objetivos: Medidas Estratégicas: Atual: Ano 1: Ano 2: Ano 3: Ano 4: Financeiros: F1-Aumentar Rentabilidade F2-Ampliar fontes de Receita F3-Reduzir estrutura Custos Retorno s/o cap. aplicado Crescimento anual faturamento Custo por acesso instalado 12% 30% $ 1.000 20% 40% $ 800 22% 35% $ 600 22% 35% $ 600 22% 35% $ 600 Mercadológicos: M1-Melhorar satisfação usuário M2-Melhorar satisfação pós-venda M3-Aumentar intensidade de uso M4-Manter Market Share M5-Melhorar qualidade do serviço M6-Diversificar fontes de receita Penetração do mercado Retenção do usuário atual Air time/usuário/mês Market Share Taxa de bloqueio Aumento receita de novos serviços 2% 90% 200 min. 100% 12% 0% 4% 95% 230 min. 90% 6% 20% 4,5% 90% 250 min. 80% 4% 30% 5% 93% 260 min. 70% 2% 30% 5,5% 95% 260 min. 70% 2% 30% Processos Internos: I1-Conhecer melhor o mercado I2-Desenvolver tecnologia digital I3-Criar pacotes tarifários p/segmentos I4-Deslocar clientes p/novos canais I5-Aumentar a área coberta I6-Melhorar qualidade manutenção I7-Melhorar produtividade operacional Participação de usuários digitais Aumento receita de pacotes Aumento de novos canais Aumento da área coberta No. de pedidos de manutenção/mês Receita operacional anual/funcionário 0% 0% 0% 20% 55 mil $50 mil 15% 10% 50% 30% 40 mil $70 mil 30% 20% 30% 40% 20 mil $ 80 mil 40% 25% 20% 40% 15 mil $ 90 mil 50% 30% 20% 40% 15 mil $ 90 mil Infra estrutura: E1-Desen. Competências Estratégicas E2-Des. Sistema Informa. Estratégicas E3-Alinhamento de objetivos pessoais Taxa de pessoal treinado Taxa de disponib. de informações. Lucro Líquido Anual/empregado 20% 20% $ 5 mil 40% 40% $ 6 mil 60% 50% $ 7 mil 80% 60% $ 8 mil 90% 70% $ 9 mil Cronograma de implantação de um BSC 1 – 3 semanas. Definir arquitetura de indicadores Escolha da unidade organizacional Identificação das relações entre a unidade e a corporação 4 – 7 semanas. Construir consenso na definição dos objetivos estratégicos Entrevistas da 1ª etapa Sessão de síntese Workshop executivo: primeira etapa .8 – 13 semanas. Escolher e elaborar indicadores estratégicos Reuniões dos subgrupos Workshop executivo: segunda etapa 14 – 16 semanas .Elaborar plano de implementação Desenvolvimento do plano de implementação Workshop executivo: terceira etapa Finalização do plano ATINGINDO OS TIMES E INDIVÍDUOS Acionista 1. Providenciar um veículo de comunicação estratégica. Coorporação/Grupo UN A UN B UN C Funções de Apoio Departamentos Times/Indivíduos 2. Tornar explícitas as expectativas e contribuições dos times. 3. Fornecer meios para identificar e estabelecer prioridades para as iniciativas locais Bibliografia – onde aprender mais sobre BSC • A estratégia em ação – Balanced scorecard. Robert Kaplan e David Norton. Rio de Janeiro: Ed. Campus. • Organização orientada para a estratégia. Robert Kaplan e David Norton. Rio de Janeiro: Ed. Campus. • Medindo o desempenho empresarial – Measuring Corporate Performance. HBR. Rio de Janeiro: Ed. Campus. • Ver lista de referências comentadas para aprofundamento no tema. Processo de desenvolvimento do BSC • Identificação do que deve ser o objetivo finalístico • Identificação do que afeta o objetivo finalístico • Identificar indicadores que avaliem o atingimento dos objetivos • Criar metas para os indicadores • Definição das iniciativas (praticas) que levam ao atingimento das metas Benchmarking Requer: • Indicadores comuns • Aprendizado • Compromisso na medição dos indicadores • Cooperação e confiança para que sejam abertos os estágios das diversas iniciativas • Reflexão e analise conjunta Roteiro de questões: • 1 – Qual é o estado que a organização pretende atingir no futuro? Aonde se quer chegar? • 2 – Como meço o grau de atendimento deste estado? • 3 - Como este estado pode ser atingido? Que estratégias devem ser desenvolvidas? • 4 – Como medir o andamento destas estratégias? Observar que o nível de evolução de algumas práticas pode ser visto também como indicador. Exemplo Práticas ligadas à qualidade • Certificação ISO • Programa 5S • Utilização de Diagramas Causa e Efeito para resolução de problemas • Participação em programas de Gestão pela Qualidade (PNQ, PGQB, etc.) • Realização de Benchmarking Á abrangência média das práticas pode ser um indicador. Características de um Bom Indicador • • • • • Ser válido – mede o que deve ser medido Ser confiável – verificável Ser relevante – impacto nos objetivos Ser sensitivo – sensível às mudanças Ser oportuno – constituído e reportado em tempo hábil • Tecnicamente viável – dados podem ser coletados e mensuráveis • Custo-efetivo – custo razoável para coleta dos dados Sistemática de Monitoramento e Avaliação • Definição do escopo da avaliação – definir o que deve ser avaliado (indicadores finalísticos) – É o resultado financeiro ou (por exemplo) a recuperação de pacientes? • Definição dos indicadores finalísticos • Definição dos aspectos que tem impacto sobre estes indicadores definição dos indicadores de acompanhamento • Definição dos instrumentos de coleta de dados • Instrumentos para tabulação e análise dos dados coletados • Elaboração e disseminação do relatório de Avaliação UMA SOLUÇÃO PARA EXTRAÇÃO DE CONHECIMENTO EM ARRANJOS PRODUTIVOS LOCAIS e REDES O SISAPL Objetivo O sistema é uma solução para extração de conhecimento em pequenas e médias empresas inseridas em Arranjos Produtivos Locais (APL), redes ou qualquer forma de estrutura voltada à cooperação interorganizacional. Funções do sistema • Cadastro de indicadores, variáveis e práticas • Alimentação de níveis de adoção de práticas e variáveis • Rede Neural Artificial para identificação dos impactos dos indicadores não-finalísticos e práticas nos indicadores finalísticos. Baseado no Balanced ScoreCard Visão e Estratégia Modelo de Neurônio Artificial X1 W1 X2 W2 W2 ∑θ u f(u) y Xn wn Modelo de neurônio artificial proposto por Pitts e McCullock Justificativa A extração de conhecimento de uma rede deve auxiliar nos processos de tomada de decisão global a fim de promover maior coesão entre as empresas inseridas na rede, bem como a sustentabilidade do grupo. O desenvolvimento de um sistema que associe a aprendizagem de um grupo de empresas deve viabilizar as trocas de experiências administrativas, fundamentais na busca de melhores práticas e, conseqüentemente, de maior produtividade coletiva e individual. Características • Benchmark e Sigilo das Informações – As informações armazenadas no Data Warehouse, poderão ser acessadas através de consultas pré-determinadas, sendo possível realizar comparações com outras empresas da rede, preservando sempre o sigilo das informações individuais. • Inteligência do Sistema – A partir das relações estabelecidas entre indicadores e práticas será possível prever o valor de determinado indicador e sugerir a melhor combinação de práticas e os indicadores mais influentes, com base no histórico de informações fornecidas pelas empresas.