Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA O Ciclo PDCA é utilizado na análise e melhoria de processos organizacionais. Também serve para aumentar a eficácia do trabalho em equipe. É composto pelas seguintes etapas: a) Planejar – Plan; b) Executar – Do; c) Verificar – Check; d) Agir – Act. Agir Planejar Verificar Executar LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 1/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA Planejamento das ações – Plan Determinação do plano de ação O plano de ação é um documento em que são definidas as ações as serem executadas, após a coleta e a análise dos dados, para alcançar um resultado desejado. O 5W2H1R é uma ferramenta utilizada para diagnóstico de problemas e planejamento de soluções e planos de ação. Detalhamento 5W2H1R Por quê? Justificativa para execução da atividade ou o projeto. O quê? O que será feito, as etapas. Quem? Definição das responsabilidades para realização das atividades. Quando? Cada uma das tarefas deverá ser executada dentro de qual prazo? Onde? Local em que cada tarefa será realizada. Como? O método que deverá ser utilizado para a realização de cada tarefa. Quanto? O custo de cada etapa do projeto. Resultado Deve ser escrito explicitamente o resultado esperado. LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 2/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA Planejamento das ações – Plan Avaliação de planos de ação A priorização das oportunidades de melhoria tem como objetivo selecionar as oportunidades que serão foco do plano de melhoria da gestão (PMG). Antes de se estabelecerem as prioridades: 1. Elabore uma lista com todas as oportunidades de melhoria (OMs) para avaliação; 2. Agrupe as OMs que sejam semelhantes ou complementares em uma única redação; 3. Observe o conjunto das OMs e considere os seguintes tópicos: a) Já existe algum projeto ou atividade em andamento que tenha ligação direta com alguma das OMs identificadas? b) Há alguma OM referente a algum problema, melhoria ou inovação que a alta direção tenha manifestado interesse em resolver ou implementar? c) Há alguma OM que possa ser considerada e grande relevância? 4. É importante que se estabeleça um ponto de corte. LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 3/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA Planejamento das ações – Plan Avaliação de planos de ação A matriz B.A.S.I.C.O. representa: Benefício – representa o impacto da solução para a organização; Abrangência – significa o montante de colaboradores que serão alcançados pela solução; Satisfação do cliente interno – com a implantação da solução; Investimento requerido – montante de recursos financeiros necessários; Cliente – satisfação do cliente externo com a implantação da solução; Operacionalidade – diz respeito à resistência à mudança, a impedimentos legais, ao domínio da tecnologia e à simplicidade da implantação. LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 4/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA Planejamento das ações – Plan Avaliação de planos de ação Operacionalidade Cliente Investimento requerido Satisfação interna Abrangência Benefício Classificação Total de pontos Oportunidade de melhoria Critério de desempate: C, B, I, O, A, S. LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 5/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA O método R.E.I. pode ser utilizado para priorizar planos de ação. O método considera três fatores relevantes: Resultado – qual é o resultado esperado? Execução – qual é o grau de dificuldade da execução? Investimento – quanto será investido? Resultado Execução Investimento Melhor plano O resultado esperado é: A implantação e desenvolvimento é: O investimento necessário é: RxExI Excelente Facílima Muito baixo 5 5 5 4 4 4 3 3 3 2 2 2 1 1 1 Muito baixo Muito difícil Muito alto LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 6/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA O método G.U.T. pode ser utilizado para priorizar planos de ação considerando três pontuações: a) Gravidade; b) Urgência; c) Tendência. Após a definição da pontuação deve-se fazer a multiplicação G x U x T para priorizar as ações permanentes que representam as maiores pontuações, sendo que para as pontuações menores as ações podem ser efetivadas em outra ocasião ou serem desconsideradas, conforme decisão do grupo. LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 7/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA Perguntas Pontuação Gravidade O dano é extremamente grave? 10 O dano é grave? 5 O dano é desprezível? 1 Urgência A ação deve ser extremamente urgente? 10 A ação pode aguardar? 5 Não há pressa para tomar a ação? 1 Tendência Se nenhuma ação for tomada, a situação piora? 10 Se nenhuma ação for tomada, a situação se mantém? 5 Se nenhuma ação for tomada, a situação melhora? 1 LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 8/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA Implantação das ações – Do Comunicação A organização deve assegurar que seja definido e implementado um processo eficaz para a comunicação de suas ações e políticas, com requisitos, objetivos, resultado dos indicadores e realizações. É importante que o processo de comunicação abranja todos os stakeholders. Treinamento e educação A competência dos trabalhadores envolvidos na implantação das ações planejadas faz toda a diferença. LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 9/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA Matriz de avaliação de habilidades e competências Funcionário Cargo XXZZ A B C D E Habilidades Competências 1 2 3 4 5 LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 10/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA Verificação das ações – Check Acompanhamento da implementação O acompanhamento da implementação das ações compreende a verificação do que está ocorrendo na prática e se isso corresponde ao que foi previsto no planejamento. LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 11/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA Gráfico de Gantt 0 Tarefa Aprovar projeto no conselho de administração Obter alvará para construção Construir prédio e informatizá-lo Solicitar compra de móveis Contratar colaboradores Comprar móveis e equipamentos Concluir interior do prédio Fazer paisagismo da parte externa Obter certidão do habite-se Realizar limpeza final Instalar os móveis Total Início Duração 0 4 6 4 4 8 27 27 33 33 35 - 4 2 21 4 30 16 6 4 1 2 1 36 5 10 15 20 25 30 35 40 Aprovar projeto no conselho de administração Obter alvará para construção Construir prédio e informatizá-lo Solicitar compra de móveis Contratar colaboradores Comprar móveis e equipamentos Concluir interior do prédio Fazer paisagismo da parte externa Obter certidão do habite-se Realizar limpeza final Instalar os móveis LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 12/8 lavratti.com lavratti.com Administração da Produção Ciclo PDCA Gráficos de Gantt SLACK, N; CHAMBERS, S; JOHNSTON, R. Operations management. London: Prentice Hall, 2004. Slide 13/8 lavratti.com lavratti.com Administração da Produção Ciclo PDCA Gráficos de Gantt SLACK, N; CHAMBERS, S; JOHNSTON, R. Operations management. London: Prentice Hall, 2004. Slide 14/8 lavratti.com lavratti.com Administração da Produção Ciclo PDCA Gráficos de Gantt Trabalho Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Sábado Domingo Mesa Prateleira Cozinha Cama SLACK, N; CHAMBERS, S; JOHNSTON, R. Operations management. London: Prentice Hall, 2004. Slide 15/8 lavratti.com lavratti.com Administração da Produção Ciclo PDCA Gráficos de Gantt Trabalho Segunda Preparar Mesa Montar Cama Terça Quarta Quinta Sexta Sábado Domingo Coz P Mesa Prateleira Acabar Cama Mesa Pintar Coz Cama Coz Coz Mesa Progresso atual Tempo não-produtivo Tempo da atividade agendada SLACK, N; CHAMBERS, S; JOHNSTON, R. Operations management. London: Prentice Hall, 2004. Slide 16/8 lavratti.com lavratti.com Administração da Produção Ciclo PDCA Outros usos do Gráfico de Gantt A340-600 A340-500 A330-300 A330-200 A321 A320 A350-1000 A319 A318 A350-900 A380-800 A350-800 787-300 787-900 777-300 787-800 737737- 700 600 100 737-900 737800 777-200 767-400 767-300 747-800 747-400 767-200 200 300 400 SLACK, N; CHAMBERS, S; JOHNSTON, R. Operations management. London: Prentice Hall, 2004. 500 Slide 17/8 lavratti.com lavratti.com Diagnóstico Organizacional Ciclo PDCA Análise da eficácia das ações – Act Ações de correção Após o acompanhamento e a verificação das ações, a última fase do PDCA envolve a realização de ações corretivas sobre as falhas encontradas, iniciando a investigação de suas causas ou desvios do planejamento e repetindo o ciclo PDCA para corrigir as falhas. Uma ação corretiva é considerada eficaz quando é evidente, por meio de fatos e dados, que foi capaz de prevenir a repetição do problema. Por mais tempo que leve, a ação deve permanecer aberta até que a comprovação seja evidenciada. A verificação da evidência inclui: a) Evidência de que a ação é relacionada à causa-raiz; b) A ação proposta foi realmente colocada em prática; c) A ação foi eficaz em prevenir a recorrência do problema. LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015. Slide 18/8 lavratti.com lavratti.com