Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
O Ciclo PDCA é utilizado na análise e melhoria de processos organizacionais.
Também serve para aumentar a eficácia do trabalho em equipe.
É composto pelas seguintes etapas:
a) Planejar – Plan;
b) Executar – Do;
c) Verificar – Check;
d) Agir – Act.
Agir
Planejar
Verificar
Executar
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
Planejamento das ações – Plan
Determinação do plano de ação
O plano de ação é um documento em que são definidas as ações as serem executadas,
após a coleta e a análise dos dados, para alcançar um resultado desejado.
O 5W2H1R é uma ferramenta utilizada para diagnóstico de problemas e planejamento de
soluções e planos de ação.
Detalhamento
5W2H1R
Por quê?
Justificativa para execução da atividade ou o projeto.
O quê?
O que será feito, as etapas.
Quem?
Definição das responsabilidades para realização das atividades.
Quando?
Cada uma das tarefas deverá ser executada dentro de qual prazo?
Onde?
Local em que cada tarefa será realizada.
Como?
O método que deverá ser utilizado para a realização de cada tarefa.
Quanto?
O custo de cada etapa do projeto.
Resultado
Deve ser escrito explicitamente o resultado esperado.
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
Planejamento das ações – Plan
Avaliação de planos de ação
A priorização das oportunidades de melhoria tem como objetivo selecionar as
oportunidades que serão foco do plano de melhoria da gestão (PMG).
Antes de se estabelecerem as prioridades:
1. Elabore uma lista com todas as oportunidades de melhoria (OMs) para avaliação;
2. Agrupe as OMs que sejam semelhantes ou complementares em uma única redação;
3. Observe o conjunto das OMs e considere os seguintes tópicos:
a) Já existe algum projeto ou atividade em andamento que tenha ligação direta com
alguma das OMs identificadas?
b) Há alguma OM referente a algum problema, melhoria ou inovação que a alta direção
tenha manifestado interesse em resolver ou implementar?
c) Há alguma OM que possa ser considerada e grande relevância?
4. É importante que se estabeleça um ponto de corte.
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
Planejamento das ações – Plan
Avaliação de planos de ação
A matriz B.A.S.I.C.O. representa:
Benefício – representa o impacto da solução para a organização;
Abrangência – significa o montante de colaboradores que serão alcançados pela solução;
Satisfação do cliente interno – com a implantação da solução;
Investimento requerido – montante de recursos financeiros necessários;
Cliente – satisfação do cliente externo com a implantação da solução;
Operacionalidade – diz respeito à resistência à mudança, a impedimentos legais, ao
domínio da tecnologia e à simplicidade da implantação.
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
Planejamento das ações – Plan
Avaliação de planos de ação
Operacionalidade
Cliente
Investimento
requerido
Satisfação interna
Abrangência
Benefício
Classificação
Total de pontos
Oportunidade de melhoria
Critério de desempate: C, B, I, O, A, S.
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
O método R.E.I. pode ser utilizado para priorizar planos de ação. O método considera
três fatores relevantes:
Resultado – qual é o resultado esperado?
Execução – qual é o grau de dificuldade da execução?
Investimento – quanto será investido?
Resultado
Execução
Investimento
Melhor plano
O resultado
esperado é:
A implantação e
desenvolvimento é:
O investimento
necessário é:
RxExI
Excelente
Facílima
Muito baixo
5
5
5
4
4
4
3
3
3
2
2
2
1
1
1
Muito baixo
Muito difícil
Muito alto
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
O método G.U.T. pode ser utilizado para priorizar planos de ação considerando três
pontuações:
a) Gravidade;
b) Urgência;
c) Tendência.
Após a definição da pontuação deve-se fazer a multiplicação G x U x T para priorizar as
ações permanentes que representam as maiores pontuações, sendo que para as
pontuações menores as ações podem ser efetivadas em outra ocasião ou serem
desconsideradas, conforme decisão do grupo.
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
Perguntas
Pontuação
Gravidade
O dano é extremamente grave?
10
O dano é grave?
5
O dano é desprezível?
1
Urgência
A ação deve ser extremamente urgente?
10
A ação pode aguardar?
5
Não há pressa para tomar a ação?
1
Tendência
Se nenhuma ação for tomada, a situação piora?
10
Se nenhuma ação for tomada, a situação se mantém?
5
Se nenhuma ação for tomada, a situação melhora?
1
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
Implantação das ações – Do
Comunicação
A organização deve assegurar que seja definido e implementado um processo eficaz para
a comunicação de suas ações e políticas, com requisitos, objetivos, resultado dos
indicadores e realizações.
É importante que o processo de comunicação abranja todos os stakeholders.
Treinamento e educação
A competência dos trabalhadores envolvidos na implantação das ações planejadas faz
toda a diferença.
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
Matriz de avaliação de habilidades e competências
Funcionário
Cargo
XXZZ
A
B
C
D
E
Habilidades
Competências
1
2
3
4
5
LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015.
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
Verificação das ações – Check
Acompanhamento da implementação
O acompanhamento da implementação das ações compreende a verificação do que está
ocorrendo na prática e se isso corresponde ao que foi previsto no planejamento.
LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015.
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
Gráfico de Gantt
0
Tarefa
Aprovar projeto no conselho de administração
Obter alvará para construção
Construir prédio e informatizá-lo
Solicitar compra de móveis
Contratar colaboradores
Comprar móveis e equipamentos
Concluir interior do prédio
Fazer paisagismo da parte externa
Obter certidão do habite-se
Realizar limpeza final
Instalar os móveis
Total
Início Duração
0
4
6
4
4
8
27
27
33
33
35
-
4
2
21
4
30
16
6
4
1
2
1
36
5
10
15
20
25
30
35
40
Aprovar projeto no conselho de administração
Obter alvará para construção
Construir prédio e informatizá-lo
Solicitar compra de móveis
Contratar colaboradores
Comprar móveis e equipamentos
Concluir interior do prédio
Fazer paisagismo da parte externa
Obter certidão do habite-se
Realizar limpeza final
Instalar os móveis
LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015.
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Administração da Produção
Ciclo PDCA
Gráficos de Gantt
SLACK, N; CHAMBERS, S; JOHNSTON, R. Operations management. London: Prentice Hall, 2004.
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Administração da Produção
Ciclo PDCA
Gráficos de Gantt
SLACK, N; CHAMBERS, S; JOHNSTON, R. Operations management. London: Prentice Hall, 2004.
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Administração da Produção
Ciclo PDCA
Gráficos de Gantt
Trabalho
Segunda
Terça
Quarta
Quinta
Sexta
Sábado
Domingo
Mesa
Prateleira
Cozinha
Cama
SLACK, N; CHAMBERS, S; JOHNSTON, R. Operations management. London: Prentice Hall, 2004.
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Administração da Produção
Ciclo PDCA
Gráficos de Gantt
Trabalho
Segunda
Preparar
Mesa
Montar
Cama
Terça
Quarta
Quinta
Sexta
Sábado
Domingo
Coz
P
Mesa
Prateleira
Acabar
Cama
Mesa
Pintar
Coz
Cama
Coz
Coz
Mesa
Progresso atual
Tempo não-produtivo
Tempo da atividade agendada
SLACK, N; CHAMBERS, S; JOHNSTON, R. Operations management. London: Prentice Hall, 2004.
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Administração da Produção
Ciclo PDCA
Outros usos do Gráfico de Gantt
A340-600
A340-500
A330-300
A330-200
A321
A320
A350-1000
A319
A318
A350-900
A380-800
A350-800
787-300
787-900
777-300
787-800
737737- 700
600
100
737-900
737800
777-200
767-400
767-300
747-800
747-400
767-200
200
300
400
SLACK, N; CHAMBERS, S; JOHNSTON, R. Operations management. London: Prentice Hall, 2004.
500
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Diagnóstico Organizacional
Ciclo PDCA
Análise da eficácia das ações – Act
Ações de correção
Após o acompanhamento e a verificação das ações, a última fase do PDCA envolve a
realização de ações corretivas sobre as falhas encontradas, iniciando a investigação de
suas causas ou desvios do planejamento e repetindo o ciclo PDCA para corrigir as falhas.
Uma ação corretiva é considerada eficaz quando é evidente, por meio de fatos e dados,
que foi capaz de prevenir a repetição do problema.
Por mais tempo que leve, a ação deve permanecer aberta até que a comprovação seja
evidenciada.
A verificação da evidência inclui:
a) Evidência de que a ação é relacionada à causa-raiz;
b) A ação proposta foi realmente colocada em prática;
c) A ação foi eficaz em prevenir a recorrência do problema.
LU, Liu Shih. Prevenção e tratamento de não conformidades. São Paulo: Pearson, 2015.
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