TCEMG - Curso de Pós-Graduação em
Direito Público: Controle de Contas,
Transparência e Responsabilidade
Disciplina: Execução, Relatório e Monitoramento
em Auditoria Operacional
AULA 03
Instrutor: HENRIQUE HERMES GOMES DE MORAIS
Auditor Fiscal da Receita Estadual
Superintendente de Auditorias e Tomadas de Contas Especiais
Controladoria Geral do Estado de Minas Gerais
[email protected]
Fevereiro/2013
Consolidação dos Dados
As questões padronizadas devem ser consolidadas
de forma a se obter o percentual de respostas
obtidas.
As questões abertas devem ser estruturadas antes
da consolidação das respostas, de modo a atender
aos principais pontos determinados na Matriz de
Planejamento e que serão respondidos na Matriz de
Achados.
Análise dos Dados
Entenda-se por método de análise de dados o modo
como são organizados os dados coletados e as
relações que se pretende estabelecer entre as
variáveis selecionadas para responder às questões de
auditoria.
A descrição do método de análise é parte fundamental
da auditoria de programa e deve, portanto, constar da
Matriz de Planejamento de Auditoria.
Análise dos Dados
 tratamento estatístico (comportamento dos dados);
 análise de conteúdo (interpretação dos dados
sistematizados);
 triangulação (usar diferentes métodos para validar
as conclusões, ex.: dados registrados em documentos
com obtidos em entrevistas);
 representações gráficas;
 análise de séries temporais;
 avaliação das metas de desempenho (indicadores
de desempenho).
EVIDÊNCIA
Informações obtidas durante a auditoria no intuito
de documentar os achados e de respaldar as
opiniões e conclusões da equipe e devem ser:
 Suficientes e completas
 Pertinentes ao tema
 Relacionadas com o achado
 Adequadas e fidedignas (autenticidade,
confiabilidade, exatidão da fonte)
 Compor os papéis de trabalho
Organizadas e referenciadas
Evidência
Técnica de Auditoria
Física
Inspeção Física
Documental
Exame Documental
Circularização
Conciliação
Oral
Entrevista
Analítica
Composição de saldo de Contas
Conferência de Cálculos
 originais de ofícios, cartas, relatórios, outros
documentos endereçados à equipe de auditoria;
 cópias de documentos internos ou externos ao
órgão/entidade auditado;
 fotografias, fitas de vídeo ou áudio, arquivos
magnéticos;
 extratos de entrevista;
 respostas a questionários;
 planilhas de
demonstrativos.
cálculo,
quadros
comparativos,
Achado de auditoria (Constatações)
Um achado de auditoria é uma descoberta do auditor
que fundamentará as conclusões e recomendações da
auditoria. Os achados significam a identificação de
uma situação que apresenta oportunidade de melhoria
para o desempenho do órgão ou programa auditado e
deve atender, necessariamente, aos seguintes
requisitos básicos:
Relevância
Fundamentação em evidências
Objetividade
Respaldo às
propostas de encaminhamento
Consistência
Achado de auditoria
Qualquer que seja a estratégia metodológica a ser
adotada, cada questão de auditoria deve ser
analisada segundo os seguintes elementos que
consubstanciam os achados de auditoria:
Situação encontrada
Critério
Causa
Efeito
Análise dos Dados
Nas questões ligadas à economicidade, à eficiência
e à eficácia de uma auditoria de desempenho
operacional, temos:
a) Critério: padrão ou indicador usado para
determinar se o programa atinge, excede ou está
aquém do desempenho esperado. O critério provê o
contexto para se compreender os resultados da
auditoria e deve ser razoável, factível e adequado à
matéria sob exame, como:
 objetivos ou metas fixados por lei, por regulamento ou
pela administração;
 normas ou padrões estabelecidos;
 opiniões de especialistas;
 desempenho anterior;
 desempenho de instituições similares, nacionais ou
estrangeiras.
b) Condição: a situação existente,
documentada durante os trabalhos.
identificada
e
c) Causa: as razões do mau ou bom desempenho
observado.
d) Efeito: as reais consequências da diferença constatada
pela auditoria entre condição e critério.
Processo de Análise de um achado
Critério de auditoria – o que deveria ser
Situação encontrada – o que é
Achado – decorre da comparação de “o que é”,
com “o que deveria ser”, comprovado por
evidências.
Determinar as causas e os efeitos do achado
Desenvolver as conclusões e as propostas de
encaminhamento
Estimar o benefício das propostas de
encaminhamento
Exemplo de um Achado: Não observância ao
cronograma de execução das obras.
ITEM
1
SITUAÇÃO
ENCONTRADA
Atraso no
CRITÉRIO
Conclusão
CAUSA
EFEITO
Atraso no
a) termos
cronograma das obras
pagamento
aditivos de
de execução dento dos
das
prorrogação de
das obras
empreiteiras prazos;
prazos
acordados e
b) deterioração
detalhados no
dos serviços
cronograma
executados;
físico-
c) aumento do
financeiro
custo final das
obras.
Nas questões ligadas à efetividade tratadas no âmbito
de uma avaliação de programa, temos:
a) Critério: a natureza ou magnitude do impacto
esperado com a implementação do programa.
b) Condição: a situação verificada após a
implementação do programa e a situação que
provavelmente
seria
verificada
sem
essa
implementação.
c) Causa: a suposição fundamental é que o programa é
responsável pelas mudanças observadas. A estratégia
metodológica escolhida buscará assegurar, mediante
evidências plausíveis, que nenhum outro fator, além do
programa, é responsável pelos efeitos constatados.
d) Efeito: as mudanças, positivas ou negativas, nas
condições reais que podem ser identificadas e atribuídas
ao programa. Trata-se, assim, da diferença entre a
situação observada após a implementação do programa e
a situação que provavelmente seria observada sem essa
implementação.
Auditoria de Desempenho
Auditoria de Programas
Operacional (economicidade, à
(efetividade)
eficiência e à eficácia)
Padrão ou indicador usado para
A natureza ou magnitude do
determinar se o programa
Critério
impacto
esperado
com
a
atinge, excede ou está aquém do
implementação do programa.
desempenho esperado.
A situação verificada após a
A situação existente, identificada implementação do programa e a
Condição
situação que provavelmente seria
e documentada durante os
trabalhos.
verificada
sem
essa
implementação.
As razões do mau ou bom O programa é responsável pelas
Causa
desempenho observado.
mudanças observadas.
As reais consequências da As mudanças, positivas ou
diferença
constatada
pela negativas, nas condições reais que
Efeito
auditoria entre condição e podem
ser
identificadas
e
critério.
atribuídas ao programa.
AUDITORIA EM PROGRAMAS GOVERNAMENTAIS
Em uma avaliação de programa é quase sempre
necessário comparar observações sobre beneficiários
ou clientes do programa auditado com observações
sobre pessoas não afetadas pelo programa em
questão.
Matriz de Achados
A Matriz de Achados compila e sistematiza as
várias informações levantadas durante o
trabalho de auditoria, e apresenta, portanto, as
informações essenciais ao Relatório de
Auditoria. Sua elaboração revela-se um
procedimento valioso, na medida em que
permite à equipe testar a consistência lógica
das informações que deverão ser incluídas no
relatório.
Matriz de Achados
Além disso, a matriz traz visibilidade para as
conclusões da fase de execução e é muito útil para
orientar as discussões com especialistas e gestores
do órgão ou programa auditado. As informações
devem ser registradas na matriz de forma sucinta,
sem, contudo, prejudicar a clareza do conteúdo.
A Matriz de Achados é composta basicamente de:
questões de auditoria, achados principais, análises e
evidências,
causas,
efeitos,
boas
práticas,
recomendações e benefícios esperados.
MATRIZ DE ACHADOS
O QUE É ?




Ferramenta de avaliação;
Registro e discussão dos achados;
Papel de trabalho;
Finalidades:

Melhorar a qualidade dos relatórios;

Diminuir o tempo gasto na elaboração do
relatório.
Matriz de Achados
As questões de auditoria devem ser as mesmas
da versão final da Matriz de Planejamento.
Nos achados principais devem ser relacionadas
as constatações de maior relevância, identificadas a
partir das discrepâncias entre a situação encontrada
na fase de execução e os critérios de desempenho
previstos para a ação auditada.
Boas Práticas
Deve conter a menção ao bom desempenho de
gerência praticado por outros órgãos como forma de
subsidiar a proposta de recomendações. O motivo é
que a existência dessas boas práticas é um poderoso
argumento em favor da viabilidade e da oportunidade
de recomendações que tenham conteúdo semelhante.
As boas práticas identificadas pela equipe podem ser
usadas na formulação de recomendações, como
exemplos de providências a serem disseminadas ou
adotadas pelo gestor. No entanto, é oportuno ressaltar
que as circunstâncias locais devem ser analisadas
para se verificar se a boa prática é passível de
disseminação.
Recomendações
Devem estar alinhadas com as causas
subjacentes aos achados de auditoria, isto é,
devem ser elaboradas de forma a tratar a
origem das deficiências e discrepâncias
diagnosticadas pela equipe. A viabilidade de
implementação
das
recomendações
sugeridas deve ser objeto de análise
criteriosa pela equipe de auditoria.
Benefícios Esperados
Deve-se registrar as consequências benéficas da
implementação das recomendações. Sempre que for
possível, a equipe deve:
a) mensurar esses benefícios, ou prever mecanismos de
mensuração, no intuito de demonstrar o significado das
recomendações de auditoria;
b) contribuir para que seja desenvolvido um trabalho
suficiente para implementar as recomendações mais
importantes;
c) divulgar o impacto potencial da auditoria de
desempenho;
d) fixar uma base para o estabelecimento de metas para o
monitoramento de auditoria.
Os benefícios podem ser identificados sob diversos
enfoques: custo, prazo, eficiência, qualidade e equidade.
Matriz de Achados
Achados
Principais
Constatações
de maior
relevância,
identificadas a
partir de
discrepâncias
entre a
situação
encontrada na
fase de
execução e dos
critérios de
desempenho
previstos para
a ação do
programa.
Apresenta
oportunidade
de melhoria
para o
desempenho
do órgão ou
programa
avaliado.
Análises e
Evidências
São
registrados
os métodos
de análise de
dados e seu
emprego na
produção de
evidências.
De forma
sucinta,
devem ser
indicadas as
técnicas
utilizadas
para tratar as
informações
coletadas
durante a
execução e
os resultados
obtidos.
Causas
Efeitos
Boas Práticas
São registrados
as causas do
baixo
desempenho
eventualmente
observados,
indicando-se
aquelas ligadas a
operacionalizaçã
o ou a concepção
do objeto da
avaliação, bem
como aquelas
que estão fora do
controle ou
influência do
gestor, quando
for o caso. Deve
ser destacado
que as
recomendações
conterão
justamente as
medidas
consideradas
necessárias para
sanear as causas
do problema.
São
registradas as
conseqüência
s
relacionadas
as causas e
aos
corresponden
tes achados.
É a medida
de relevância
do achado.
São
relacionadas
as
boas
práticas
identificadas
na fase de
execução
como forma
de subsidiar a
proposta de
recomendaçõ
es.
Recomendações
Benefícios
Esperados
Relacionam-se
São relacionados
aqui as
os benefícios
recomendações, quantitativos,
que deverão
sempre que
estar alinhadas
possível, e
com as causas
qualitativos, que
subjacentes aos se espera
achados, ou seja, alcançar com a
devem ser
implementação
elaborados de
das
forma a tratar a recomendações.
origem das
deficiências e
discrepâncias
diagnosticadas
pela equipe. As
propostas devem
ser objeto de
análise criteriosa
pela equipe.
Matriz de Achados
Programa: Habitação Popular
Questão: “De que forma o programa tem proporcionado
condições de participação dos beneficiários?”
Achados
Principais
Seiscentas
unidades
estão sendo
ocupadas
por famílias
que
não
atendem ao
perfil
previsto
pelo
programa.
Análises e
Evidências
Comprovação de que
600 famílias
não
possuem o
pré-requisito
definido pelo
programa.
Causas
Efeitos
Falhas
no
cadastramento
das
famílias.
Persistência
da carência
habitacional
para
a
populaçãoalvo
do
programa.
Boas
Práticas
Utilização
pela
Prefeitura
de
assistentes
sociais para
cadastrar e
selecionar
as famílias
carentes.
Recomendações
Treinar as
equipes de
cadastro
para
identificaçã
o
de
famílias
carentes.
Benefícios
Esperados
Espera-se que a
partir da adoção
da
recomendação,
as
futuras
unidades
construídas
sejam ocupadas
por famílias de
baixa
renda,
reduzindo
o
déficit
habitacional.