Criando Workflow de dispensa no Nintex
No Site de dispensas (Leave):
Clicar na lista de Requerimentos (Requests):
Após a lista aberta selecionar a aba “LIST” em seguida “Workflow Setting” e por fim “Create a
Workflow in Nintex WorkFlow”.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
A primeira etapa de criação do Workflow é a seleção do template a ser usado. O Nintex já
dispõe de alguns modelos prontos, porém no nosso exemplo iremos utilizar o modelo em
branco.
Após selecionar o template clique em “Create”:
Essa é a tela básica de um Workflow em branco, o ícone verde indica onde começa e o
vermelho o término do Workflow.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Para inserir as etapas do Workflow basta arrastar os ícones referentes a cada serviço para os
pequenos quadrados em branco entre os ícones de início e término do Workflow.
O primeiro passo para a criação do nosso WorkFlow de dispensa é a inclusão da tarefa envio de
Notificação.
Note que ao adicionar a tarefa existe um ponto de exclamação (!), indicando que para esse
serviço há a necessidade de ser feita uma configuração.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Ao dar um duplo clica no serviço “Send Notification” que acabou de se adicionado, a seguinte
tela de configuração irá aparecer.
Ao clicar no ícone de adicionar um destinatário abrirá a janela a direta onde você poderá
escolher entre enviar para um usuário do AD, um endereço de email externo ou fazer um busca
entre os usuários do Site.
No nosso exemplo clicar para expandir a aba “Lookup” e selecionar a opção “Iniciator”(essa
opção indica que quem receberá o email será o usuário que iniciou o fluxo).
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Após selecionado o destinatário, Adicionar o assunto, o texto no corpo do email e a forma de
envio da notificação.
No nosso exemplo adicionamos um campo lookup no corpo do email com o tipo da dispensa
(“Leave Type”). Para adicionar o campo lookup basta clicar no botão “Insert References” e
selecionar qual coluna deseja adicionar.
Por fim Clique em “Save”.
Nosso segundo passo é a seleção do serviço de Tarefa de Aprovação (“Assign Flexi Task”).
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Duplo clique em “Assign Flexi Task” abrirá a seguinte janela para as configurações do serviço.
Na aba Action iremos selecionar quem será reponsável por responder a solicitação. Nesse case
será o gerente (Manager) do requerinte.
Selecionar a opção “Allow delegation”, onde a aprovação pode ser delegada a outro usuário.
Selecionar a opção “LazyApproval”, onde será possível aprovar a solicitação direto pelo email
com o uso de palavras chaves pré definidas.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Na opção “Outcomes” são mostradas as opções de respostas à solicitação. Por padrão as
respostas são “Approve” e “Reject”, mas para o nosso exemplo criamos também a opção
“Pergunte para sua equipe” clicando em “Add outcome”.
Na aba “Task Notification”, selecionar o tipo de entrega (Delivery Type) e inserir o assunto
refente a aprovação. Nesse exemplo não há necessidade de alterar o corpo do email, no
entanto você pode customiza-lo como achar melhor na hora de criar seus próprios Workflows.
Clique em “Save” para finalizar essa etapa.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Nosso próximo passo é a inclusão de um serviço para criar um item no calendário do site de
dispensas onde o Gerente poderá ter uma visualização mais rápida e simplificada das dispensas
já aprovadas.
Ao dar um duplo clique no serviço “Create Item” irá abrir a janela de configurações.
No item “Create item in”, selecionar “Calendar”.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
No nosso exemplo para simplificar a visualização no calendário, decidimos por o título com um
texto concatenado com o campo “Iniciator’s Display Name”, usando o ícone de inserir
referências do lado direito da caixa de diálogo do título.
Para indicar o período a ser preenchido no calendário, usamos a opção “List Lookup” tanto no
campo “Start Time” quanto no “End Time”, buscando na lista de requerimento (Request) a “Start
Date” e “End Date” respectivamente.
Clique em “Save”.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
O último passo do nosso Workflow é o serviço de notificação para avisar a resposta a solicitação
de dispensa.
Você deve adicionar um serviço “Send Notification” igual ao primeiro passo do Workflow logo
abaixo do “Create Item”.
Você deve adicionar novamente o destinatário como “Iniciator”, as alterações que fizemos em
relação ao primeiro passo foi a mudança do texto no corpo do email, indicando que a dispensa
foi aprovada e o método de envio, que agora foi selecionado o IM (serviço de mensagens
estantâneas, Lynq).
Clique em “Save”.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Após concluidas as etapas anteriores é necessário definir como o workflow será iniciado,
seleciona a aba WorkFlow Settings e clique em WorkFlow Settings.
A janela de configuração irá se abrir e você deve selecionar o opção “Yes” no item “Start when
Itens are Created”. Para que o fluxo seja iniciado toda vez que um item de dispensa for criado
pelo usuário.
Salvar.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Para finalizar a criação do WorkFlow é necessário publica-lo. Clique no botão “Publish” e irá
abrir uma janela para Nomear o WorkFlow e submete-lo ao Site.
Após o WorkFlow publicado basta fecha-lo no botão “Close”.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Testando o WorkFlow
Para testarmos o WorkFlow é necessário estar na máquina virtual do usuário Eden Stafford.
Clicar em “New Item”.
Preencher os dados necessários no formulário de dispensa e salvar.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
O usuário irá receber um email de confirmação de recebimento (como configurado no passo 1
do WorkFlow)
Assim que o usuário recebe o email de confirmação mostrando que o WorkFlow teve início, é
possível acompanhar o histórico do WorkFlow para visualizar quais etapas ja foram concluídas
ou não.
Voltando para o Site de dispensa no Sharepoint, o usuário pode clicar para visualizar as opções
do item criado (...), e logo em seguida em “View WorkFlow History”.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Ao clicar para visualizar o histórico do WorkFlow, irão aparecer todos os WorkFlow que foram
iniciados com a criação do item. No nosso exemplo há apenas o WorkFlow “Aprovação de
dispensa”.
Ao clicar em “Aprovação de dispensa”, irá abrir uma página indicando todas as etapa dos
WorkFlow. Em VERDE os serviços que já foram concluídos, em AMARELO o serviço onde o
WorkFlow está parado aguardando alguma ação, ou em VERMELHO caso tenha existido algum
erro no serviço.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Existem também a possibilidade do usuário acompanhar as estatísticas do WorkFlow
Clique em “View Statistics”.
Nessa página o usuário tem acesso as informações de estatisticas do WorkFlow, mostrando o
tempo médio para execução de cada serviço, a quantidade de vezes que cada serviço foi
executado, se existiram erros durante a execução e muitas outras informações.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Alterne agora para a máquina virtual do usuário Brett Campbell, gerente designado para
responder a solicitação.
O gerente Brett Campbell recebeu um email solicitando sua resposta à solicitação de dispensa,
onde ele pode clicar para responder a solicitação, acompanhar o status do workflow ou
responder a solicitação diretamente por email pelo método LazyApproval que foi habilitado
durante a criação dessa etapa no WorkFlow.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
No nosso exemplo, a solicitação será repondida por LazyApproval. Para isso basta o email ser
respondido com a palavra “Ok”. Por padrão a função LazyApproval reconhece a palavra “ok”
como sendo uma resposta positiva a solicitação, aprovando a mesma. Há também a
possibildade de alterar as palavras para as diferentes respostas às futuras solicitações.
Por fim o item é criado no calendário do Site de dispensas e o usuário que solicitou a dispensa
recebe uma mensagem onde sua solicitação foi Aprovada.
www.impeto.com.br
Criando Workflow de dispensa no Nintex
Relatórios
Existe também um Site de relatórios (Reports) onde pode ser visualizado a performance de
todos os WorkFlows existentes nos Sites do Sharepoint.
Clicando no Site “Reports”, irá aparecer no canto esquerdo da página uma lista com todos os
relatórios disponíveis. Com esses relatórios é possível acompanhar a performance do WorkFlow
(usuário que os inciaram, repostas as solicitações, WorkFlows completos, em progresso e com
erro, dentre outras informações).
www.impeto.com.br