Da centralização à descentralização:
gestão de documentos intermediários do Grupo GOL
Lai/a Mendes Si!t•a
Patricia Barbieri Santos
C!arissa S chmidt
1. Introdução
Em 15 de janeiro de 2001, a GOL iniciou suas atividades no mercado aéreo brasileiro. Em pouco
tempo, dada sua ascensão, sua produtividade administrati,·a cresceu de maneira proporcional. Como
reflexo, dois anos depois a companhia acumulava um acervo com mais de 7.000 caixas de documentos
de valor intermediário, sendo administrativos e operacionais. Consciente da importância em preservar
seus documentos e manter organizado seu fluxo informacional, criou em novembro de 2003 o Centro
de Documentação e Memória - CEDOC, departamento que anteriormente era chamado de "Arquivo" e
que tinha como atividade principal a guarda destas caixas com os documentos produzidos e acumulados
pelos setores.
A partir de então, o núcleo do CEDOC denominado Documentação se tornou responsável, dentre
outras atividades, pela gestão de documentos de valor intermediário, inicialmente aplicada apenas aos
produzidos e acumulados na sede da empresa. Dada a grande demanda em consequência do crescimento
da companhia, foram inseridas nesta gestão a centralização da custódia dos documentos produzidos e
acumulados pelas bases nacionais, atualmente distribuídas em (51) cinquenta e uma cidades do país.
Em 2004, a GOL abriu capital nas bolsas de valores de São Paulo (Bovespa) e de Nova York (NYSE), potencializando seu crescimento. Em março de 2007, adquiriu 100% das ações da VRG Unhas
Aéreas S.A., operadora da marca VARIG. Após a compra, a VRG foi reestruturada e ambas as empresas
foram administradas de forma independente, cada uma voltada para um público específico.
Referente à documentação produzida e acumulada pela VRG, é fato que não havia um setor responsável pela gestão dos documentos à semelhança da GOL. Assim, criou-se igualmente um CEDOC para
atender essa necessidade, tornando-se responsável pela gestão documental. No campo dos documentos
físicos, observou-se na VRG a ausência de padrões de organização, pois cada setor era responsável pela
guarda do que produzia/ acumulava e, após cumprirem seu ,-alor primário de consulta, os mesmos eram
encaminhados para uma empresa de guarda de documentos terceirizada sem critério algum para a entrada e a retirada dos documentos. Não havia plano de Classificação e tampouco Tabela de Temporalidade
Documental.
Em setembro de 2008, o Conselho Administrativo de Defesa Econômica - CADE apro,·ou a reestruturação societária das empresas. Com esta reorganização, a razão social passou a chamar-s~ VRG Linhas Aéreas- que opera as marcas GOL e VARIG- e os dois Centros de Documentação e Memória,
GOL e VRG, que até então trabalhavam de forma independente, ainda que com os mesmos padrões para
a gestão de documentos ·e informações, foram unificados. Em decorrência deste processo, a partir de
201 O surgiu gradativ4mente a necessidade em descentralizar a gestão dos documentos das oito (8) bases
internacionais em que a empresa atuava, localizadas em países como Argentina, Bolívia, Uruguai, Paraguai, Chile, Peru, Colômbia e Venezuela.
Ainda que a primeira operação internacional tenha sido para Buenos Aires (Argentina) em dezembro de 2004, optou-se por iniciar o trabalho com a documentação da base de Uma (Peru) devido ao fim
das operações da companhia no país. Os documentos eram organizados de forma genérica (como "arquivo de pagamentos por mês", "arquivo com notas fiscais emitidas") além das especificidades legais como
prazos de guarda e a obrigatoriedade da permanência dos documentos no país de origem.,
Durante contato com as demais bases internacionais, percebeu-se problemas na "organização" adotada em cada um dos países, pois por muitas vezes os documentos não eram localizados. Coube então
ao CEDOC adquirir conhecimento das leis internacionais específicas, elaborar orientações para cada
documento produzido e aplicar metodologias para arquivamento com vistas a novas percepções sobre
a organização dos documentos nestas bases. Isto é, para a metodologia descentralizada, optou-se por
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Preservação, Acesso, Difusão: desafios para as instituições arquivisticas no século XXI
premissas que remetem jf elementos arquivísticos bem como os aspectos legais peculiares de cada país,
além de objetiva identificação e recuperação dos documentos produzidos e acumulados. Assim, tem-se
como proposta neste trabalbo mostrar alguns desafios da gestão documental desenvolvida atualmente
com os documentos que devem ser transferidos para o arquivo intermediário, na qual são contempladas
aproximadamente 36 mil caixas na gestão centralizada nacional e 546 caixas das bases internacionais em
gestão descentralizada.
Por "centralização dos documentos físicos" entende-se aqueles que devem ser transferidos para o
arquivo intermediário e que são produzidos e acumulados no Brasil. Por "descentralização dos documentos", aqueles produzidos e acumulados no âmbito internacional.
2. Gestão de documentos físicos para o arquivo intermediário- a centralização
Como já tratado, a Documentação é o núcleo do CEDOC responsável, inclusive, por realizar a gestão de documentos físicos e eletrônicos da companhia que devem ser transferidos para o arquivo intermediário. Possui, dentre suas responsabilidades, a identificação, avaliação, classificação, registro e acompanhamento dos prazos legais destes documeqrrs. Responde também pela determinação dos processos
de transferência e recuperação dos documento~ ~e forma a deixá-los disponíveis e acessÍ\·eis aos usuários,
sua prese_:vação e a atualização da Tabela de T~!Pporalidade e do Plano de Classificação.
Istó posto, a gestão destes documentos fí!jiços é a base para executar as práticas arquivisticas de forma categórica, pois acompanhar o processo de produção documental possibilita manter sob controle o
acúmulo dos documentos, melhor identifica o <pl-azo de vigência e impede a formação de arquivos volumosos e desorganizados.
Nos primeiros dois anos de existência da GOL, identificou-se também a necessidade em desenvolver a avaliação do conteúdo das 7.000 caixas até então arquivadas em depósito próprio. Este trabalho foi
composto por duas frentes que aconteceram de maneira simultânea: a avaliação dos documentos para
conferir, avaliar e ordenar os documentos destas caixas existentes; e o plano de classificação, que ocorreu
por meio da entrega de formulários e realização de entrevistas junto aos colaboradores, levantando e analisando toda a documentação produzida e acumulada pela empresa até aquele momento.
Esse trabalbo resultou na primeira versão da Tabela de Temporalidade da empresa, que teve por base
o processo de avaliação e identificação documental por meio das entrevistas realizadas. A metodologia
para sua elaboração apoiou-se na mistura da estrutura organizacional com a funcional, sendo seu modelo
composto por tipo de documento, prazos de guarda em meses ou ano (se corrente ou intermediário) e a
destinação a ser atribuída (descarte ou sua guarda permanente), não se limitando apenas aos documentos
transferidos ao arquivo, mas também àqueles acumulados pelas áreas e que por alguma especificidade não
saem de sua responsabilidade, abrangendo ainda toda a produção e acúmulo de documentos eletrônicos'.
É importante ressaltar que, por ter capital aberto em Nova York, para além da legislação nacional e normas administrativas internas, também devemo,; seguir a legislação Sarbanes-Oxley (SOX)' aos documentos fiscais e contábeis.
: .!
Em 2005, inicia-se a terceirização das cai.xas do arquivo intermediário que até então eram mantidas
em galpão próprio, buscando a otimização do tempo na recuperação das caixas, a racionalização do espaço e a diminuição do custo.
Nossa gestão documental, desde a orientação para preparação do arquivo até a devolução da caixa
quando solicitada para empréstimo pelo usuário, é realizada pela Documentação através de instruções de
trabalho e controles específicos para cada atividade. Além disso, qualquer solicitação feita pelo usuário
(empréstimo ou devolução da cai.xa) no "sistema de gestão de caixas" sempre passa pelo conhecimento
1. Considera-se documentos eletrônicos aqueles produzidos em formato dctrõnico.
2. A I .ei Jarbanes-Oxlfl', conhecida também como SOX, é uma lei americana promulgada em 30/06/2002, cujo projeto foi
de iniciaciYa dos sc:nadores Paul Sarbanes e .:'\lichael Oxley, ~tpós escândalos de fraudes em companhias de capital aberto nos
Estados linidos. O objctiYo Ja lei foi aperfeiçoar os controles financeiros Jas empresas e estimular a adoçio de um cOnjunto
de regras de govcrnança corporativa a fim de preservar os interesses de im-esridorcs c acionistas. A lei ,;sa_ garantir a transparência na gestão financeira das organizações e a segllfança das informações para que sejam confiáveis, C\'itando fraudes e
fuga de inveStidores, entre outros. Fonte: <\'V\'V\\~jusbrasil.com.br /noticias/ 1394 70/ sccamcniza-rigor-da-lei-sarbancs-oxley>.
Acesso em 22 nov. 2009.
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I Laila Mendes Silva, Patrícia Barbieri Santos e Clarissa Schmidt
da Documentação. Cabe aos setores e bases da empresa a responsabilidade por organizar e identificar
os documentos que serão transferidos para o arquivo intermediário, seguindo os padrões estipulados
pela Documentação e a Tabela de Temporalidade Documental vigente. Como exemplo destes padrões,
temos o modelo das etiquetas para as caixas, contendo campos para identificação (tipo de documento,
descrição, data limite e setor emitente), além de guia de transferência que possui os mesmos campos de
identificação, acrescidos de informações específicas como filial (para quando são enviados documentos
de bases); centro de custo (para rateio de serviços prestados, quando houver); data da transferência ao
arquivo; e o nome do responsável pela transferência. Essa guia possui duas funções: a de protocolo quando da transferência da caixa e a conferência dos padrões de arquivamento para assim gerar o número da
caixa (sequencial e anual).
Hoje, na gestão de documentos centralizada, o arquiYo intermediário da GOL é composto por aproximadamente 36.000 caixas de documentos das bases nacionais, incluindo documentos do período da
VRG antes da incorporação, armazenadas em empresa terceirizada de guarda de caixas'.
3. Gestão documental no arquivo intermediário- descentralização
A partir de 2010, iniciou-se a gestão documental na perspectiva descentralizada junto às bases internacionais. A primeira a ser inserida no projeto foi Lima (Peru), devido ao encerramento das suas atividades operacionais. A legislação deste país não permite a saída dos documentos de qualquer importância,
administrativo ou produzidos nos aeroportos, e, não sendo possível mantê-los nos espaços até então ocupados, foi necessária a contratação de empresa terceira para realizar a guarda dos documentos. De forma
a garantir tanto a organização como a preservação destes documentos, a Documentação foi responsável
pela escolba da empresa baseando-se em suas premissas e metodologias, além de ser a gestora deste contrato. Essa atuação serviu de investigação inicial para conhecimento da realidade das bases internacionais,
já que, assim como Lima, as demais bases também passariam a ter seus documentos inseridos na gestão
doCEDOC.
O projeto se tornava desafiador, ,·isto que a então atual gestão aplicada aos documentos nacionais
era centralizada e não se aplicaria nem ao Peru nem a qualquer outra base internacional pelas circunstâncias da legislação destes países. Na Argentina, por exemplo, extratos bancários das operadoras de cartão
de crédito devem ser guardados por dez (10) anos, enquanto na legislação SOX, a guarda é por sete (7)
anos 4 .
Com isso, iniciava-se a estrutura de descentralização da nossa gestão documental. Durante o desenvolvimento desta estrutura e da aplicabilidade do projeto, foi relevante a prospectiva do trabalho a ser
empenhado em conjunto com todas as bases envolvidas, principalmente na consideração pela ordem
original dos documentos, uma vez que com a descentralização em prática as bases poderiam desmembrar
as séries documentais, fazendo com que o documento produzido perdesse sua função. De aé~rdo com
Rodrigues, "fica evidente que a dispersão de documentos pode comprometer a inteligibilidade do arquivo" (2006, p. 107).
Chegada a hora de contratar as empresas terceiras que fariam a guarda dessa documentação, o ideal
seria que tivéssemos pma mesma empresa que atendesse a todos os países pois, assim, mesmo que a gestão dos documentos fosse descentralizada, a gestão do contrato com o fornecedor seria centralizada, o
que implicaria, além de uma diminuição no custo dos serviços contratados - visto que seria um contrato
grande - uma gestão mais efetiva dos serviços prestados por parta da contratada. Contudo, isso não foi
possível. Assim, a Documentação contribuiu com a pesquisa dos fornecedores que se enquadrariam em
escopo desenhado tendo como base os serviços atualmente utilizados na centralização, como infraestrutura para realizar a guarda das caixas sem risco, funcionalidades e flexibilidade do sistema via web, prazos
de atendimento e possibilidades em gerar relatórios com base nos requisitos básicos de localização dos
3. Este número era maior. Porém, devido a sinistro na empresa terceirizada que armazenava as caixas da companhia, foi reduzido em julho de 2011.
4. A legislação brasileira exige a guarda deste documento por cinco (5) anos. A Gol segue pt9J:OS legais da SOX por possuir
capital aberto na Bolsa de Valores de Nm~a York.
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Preservação, Acesso, Difusão: desafios para as instituições arquivisticas no séctllo XXI
I
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documentos (tipo documental, descrição, data limite e setor responsável) e custos. Para todas as bases
internacionais, a gestã;' dos contratos (o cumprimento das obrigações da contratante, sigilo, serviços e
vencimento) fica a cargo da Documentação, permitindo a fiscalização das atividades previstas em contrato, conforme realizado na gestão centralizada (nacional).
O que difere nos procedimentos adotados da centralização na descentralização é a diversidade dos
procedimeatos de trabalho como, por exemplo, as solicitações de caixas; algumas empresas, como o caso do fornecedor do Paraguai, não oferecem sistema para consulta e solicitação das caixas armazenadas.
Desta forma, foi necessário solicitar em contrato, como responsabilidade da contratada, a atualização de
inventário como forma de verificar as informações entre a GOL e o fornecedor para confronto de dados
recebidos da base pelo CEDOC, promovendo controle rígido das movimentações - seja de novos itens
para armazenagem ou movimentações de caixas - além de contar com relatórios de serviços prestados.
Afora as exigências para o bom desempenho do trabalho à distância e a seleção das empresas, houve contatos contínuos entre a Documentação e cada uma das bases em busca de informações a respeito
da produção documental, de maneira a identificar as atividades e· as funções e relacioná-las com as exigências legais específicas. Inicialmente foram contemplados nesta gestão descentralizada os documentos
contábeis e financeiros. Para cada base foram solicitados modelos de cada documento, além da aplicação
de que~tionários. Foi observado que muito do que as bases mantinham em seus arquivos era fruto de
acúmulo documental deri,·ado da ausência de conhecimento dos colaboradores no tratamento mínimo
do documento. Assim, foram desem·olvidas instruções de trabalho específicas para cada base, contendo
definições dos tipos e descrição de documentos, tanto administrativos quanto operacionais (de aeroportos); procedimentos para organização e envio dos documentos; solicitações e prazos de atendimento.
Durante a avaliação documental "remota" junto às bases, buscou-se atender suas especificidades
enquanto localização da informação. Ainda assim, procurou-se também aplicar as práticas arquh·ísticas
e a conscientização quanto à importância do trabalho a ser realizado, demonstrando que não se tratava
apenas de racionalização de espaço. Apesar da gestão descentralizada, os critérios de organização e identificação não divergem do que é aplicado na gestão nacional, assim como as ferramentas para a terceirização. Busca-se aproximá-la ao máximo das diretrizes nacionais, uma vez que seu propósito é a gestão
documental da companhia.
No caso da descentralização dos documentos das bases internacionais, atingimos mudanças significativas em cada uma das bases envohidas, como a percepção dos benefícios em manter os documentos
organizados. O mais importante foi fazê-los compreender que todo documento é resultado de uma atividade e que, portanto, se faz fundamental um modelo de gestão que as preserve. Entretanto, apesar dos
pontos positivos, ainda enfrentamos dificuldades que comprometem o trabalho. Na centralização, por
exemplo, os procedimentos para o arquivamento dos documentos, consulta ao sistema de caixas, empréstimo e devolução das cai'<as, são sistematicamente alinhados com colaboradores, mas sempre que estes
mudam de posição ou saem da empresa, o responsável por assumir a tarefa não acha importante seguir
os padrões e transfere a documentação para o arquivo da maneira que "dá". Nestes casos, as caixas são
devolvidas e os procedimentos são (re)alinhados. Já quanto à descentralização, os contatos e pedidos realizados pelas bases internacionais, algumas vezes feitos diretamente à empresa terceira contratada (como
numa consulta de caixa arquivo, por exemplo), comprometem nossa gestão.
A realização deste trabalho teve o objetivo de apresentar, ainda que de forma breve, desafios acerca
da gestão de documentos de caráter intermediário da GOL nas perspectivas de centralização e descentralização, expondo sua aplicação, descrevendo as metodologias e as práticas exercidas. A centralização
dos documentos em âmbito nacional foi assertiva para que projetos como a descentralização fossem
imPlantados sob responsabilidade da Documentação. Com o tempo, a gestão documental consolidou
fazéres que deram resultados, visto que atualmente o tratamento documental aplicado é satisfatório. Assim, podemos afirmar que a gestão de documentos é a porta de entrada para uma prática administrativa
bem elaborada e concisa.
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--~.
Parte V - Da centralização à descentralização: ... I Laila Mendes Silva, Patrícia Barbieri Santos e Clarissa Schmidt
4. Referências
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