DIREÇÃO GERAL DE ARQUIVOS
GRUPO DE TRABALHO DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO
Orientações para a Descrição Arquivística
3.ª Versão
Maio de 2011
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DIREÇÃO GERAL DE ARQUIVOS. GRUPO DE TRABALHO DE
NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Orientações para a descrição
arquivística. 3.ªv. Lisboa: DGARQ, 2011. 392p.
ISBN 978-972-8107-91-8
1. Arquivística. 2. Descrição de documentação. 3. Descrição das autoridades
arquivísticas. 4. Pontos de acesso normalizados.
©Ministério da Cultura, DGARQ
Ficha técnica da 2ª edição:
Coordenação geral:
Maria do Carmo Jasmins Dias Farinha (Outubro 2003 a Julho 2005)
Maria Madalena de Moura Machado Garcia (Dezembro 2001 a Julho 2007)
Silvestre Lacerda (Julho 2005 a Julho 2007)
Coordenação executiva:
Lucília Maria Luís Ferreira Runa (Dezembro 2001 a Julho 2007)
Maria Joana Martins Braga Rodrigues de Sousa (Dezembro 2001 a Julho 2007)
Grupo de Trabalho de Normalização da Descrição em Arquivo 1 :
Ana Cannas da Cunha (IAN/TT – GEPT. Fevereiro 2003 a Maio 2005)
Alexandre Arménio Tojal (APBAD. Abril 2002 a Julho 2003)
1
Após um período de consulta pública foram recebidos, em 2005, relativos às ODA I, os
contributos de: Acácio Fernando dos Santos Lopes de Sousa (IAN/TT-A.D. Leira); Alexandre
Arménio Tojal (IAN/TT-A.D. Faro); Amadeu Castro Monteiro (IAN/TT-A.D. Castelo Branco);
Cecília Lança Falcão Dias (IAN/TT-A.D. Guarda); Equipa técnica do A.D. Porto (IAN/TT);
Equipa técnica do A.D. Setúbal (IAN/TT); Equipa técnica do A.D. Viana do Castelo (IAN/TT);
Equipa técnica do A.H. Ultramarino; Equipa técnica do A.M. Lisboa; Fátima Ó Ramos
(IAN/TT-DAD); Fernanda Ano Bom (A.H. Sec. Geral Min. da Educação); Françoise Le Cunff
(A.H. Sec. Geral Min. da Educação); Helena Parente (A. Fotografia de Lisboa, Centro
Português de Fotografia); João Sabóia (A.M. Loulé); Manuel José da Veiga e Silva Gonçalves
(IAN/TT-A.D. Vila Real); Manuel Luís Real (A.M. Porto); Maria Cecília Henriques (Min. da
Economia); Maria Clara Fevereiro (IAN/TT-A.D. Castelo Branco); Maria de Lurdes Henriques
(IAN/TT-DCRE); Orlando Gonçalves (Arquivo RTP); Paulo Cascalheira Tremoceiro (IAN/TTDSA); Paulo Leme (A. Fotografia de Lisboa, Centro Português de Fotografia); Sandra Chaves
(IAN/TT-A.D. Portalegre); Sandra Ferreira (A.M. Benavente); Teresa Meneses (IAN/TT-DSA);
Teresa Saraiva (IAN/TT-DAD).
Após novo período de consulta pública foram recebidos, em 2007, relativos às ODA II, III e
Apêndices, os contributos de: Equipa técnica do A.D. Setúbal (DGARQ); Equipa técnica do
A.D. Viana do Castelo (DGARQ); Equipa técnica do A.M. Lisboa; António Frazão (DGARQ);
Catarina Guimarães (DGARQ); Fátima Ó Ramos (DGARQ-ANTT); Instituto Politécnico do
Porto, Serviços de Documentação e Publicações; Lucília Runa (DGARQ); Teresa Saraiva
(DGARQ-ANTT).
António Frazão (IAN/TT – DAD. Abril 2002 a Janeiro 2003; Outubro 2003 a
Julho 2007)
Catarina Guimarães (IAN/TT – DAD. Abril 2007a Julho 2007)
Fátima Ó Ramos (IAN/TT – DAD. Abril 2007a Julho 2007)
João Vieira (D.G. dos Edifícios e Monumentos Nacionais. Abril 2002 a
Fevereiro 2003)
Leonor Calvão Borges (Arquivo Histórico Parlamentar. Abril 2002 a Março
2003)
Leonor Damas Lopes (IAN/TT – Arquivo Distrital de Santarém. Dezembro 2001
a Julho 2007)
Lucília Runa (IAN/TT – PNDA. Dezembro 2001 a Julho 2007)
Maria do Carmo Jasmins Dias Farinha (IAN/TT – Direção. Abril 2002 a
Janeiro 2003; Outubro 2003 a Julho 2005)
Maria Cecília Henriques (IAN/TT – GEPT. Abril 2002 a Fevereiro 2003)
Maria Joana Braga Sousa (IAN/TT – PNDA. Dezembro 2001 a Julho 2007)
Maria João Pires de Lima (IAN/TT – Arquivo Distrital do Porto. Outubro 2003
a Julho 2007)
Maria Madalena de Moura Machado Garcia (IAN/TT – DAD. Dezembro 2001 a
Julho 2007)
Maria Isabel Fevereiro (Arquivo Histórico Diplomático. Abril 2002 a Fevereiro
2003)
Pedro Penteado (IAN/TT – DSA. Outubro 2004 a Julho 2007)
Rosa Bela Azevedo (IAN/TT – Arquivo Distrital de Setúbal e Câmara
Municipal do Montijo. Dezembro 2001 a Julho 2007)
Silvestre Lacerda (IAN/TT – Direção. Julho 2005 a Julho 2007)
Ficha técnica da 3.ª edição:
Grupo executivo
Ana Maria Rodrigues (DSIPE, DGARQ)
Catarina Guimarães (DSAAT, DGARQ)
Francisco Barbedo – coordenador (SUB_AT, DGARQ)
Glória Santos (ADSTB, DGARQ. Desde Fevereiro 2010)
Lucília Runa (DSAAT, DGARQ)
Maria Joana Braga de Sousa (ANTT, DGARQ. Março 2009 – Fevereiro 2010)
Pedro Penteado (DSAAT, DGARQ)
Grupo consultivo
Alexandra Lourenço (DAEN, DGARQ)
Ana Cannas da Cunha (AHU)
Cláudia Ferreira (DGAJ. Março 2009 – Agosto 2010)
Fátima Ó Ramos (ANTT; DGARQ)
Filipe Fernandes (Banco de Portugal)
Francisco Sampaio (DGAJ. Março 2009 – Agosto 2010)
Glória Santos (ADSTB, DGARQ. Março 2009 – Fevereiro 2010)
Maria João Pires de Lima (ADPRT, DGARQ)
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Ficha técnica MIP
Título: Orientações para a Descrição Arquivística
Autor: Ana Maria Rodrigues
Autor: Catarina Guimarães
Autor: Francisco Barbedo – coordenador
Autor: Glória Santos
Autor: Lucília Runa
Autor: Pedro Penteado
Classificação: 260.01.01
Descritores: 1. Arquivística. 2. Descrição de documentação. 3. Descrição das
autoridades arquivísticas. 4. Pontos de acesso normalizados.
Data/Hora: 2011-05-07
Formato de dados: Texto, PDF
Estatuto de utilização: Acesso público
Relação: versão – 0.12
© DGARQ, 2011
Orientações de todos, para todos...
Sumário
Introdução geral ...................................................................................................................................... 13 Algumas considerações à terceira versão ........................................................................................ 14 1. O domínio do problema ............................................................................................................ 14 2. Sinopse de alterações ................................................................................................................. 19 Algumas considerações à segunda versão ....................................................................................... 22 Algumas considerações prévias. ....................................................................................................... 24 O objetivo ......................................................................................................................................... 25 As matrizes ....................................................................................................................................... 25 Estrutura e âmbito de aplicação ................................................................................................... 26 As expectativas ................................................................................................................................. 28 I Parte ........................................................................................................................................................ 29 INTRODUÇÃO ....................................................................................................................................... 30 Objetivos:.............................................................................................................................................. 30 Princípios: ............................................................................................................................................ 30 Regras:................................................................................................................................................... 30 Âmbito de aplicação: .......................................................................................................................... 31 Estrutura: .............................................................................................................................................. 35 1. ZONA DA IDENTIFICAÇÃO .......................................................................................................... 36 1.1. Código de referência ................................................................................................................... 36 1.2. Título ............................................................................................................................................. 45 1.3. Datas .............................................................................................................................................. 66 1.4. Nível de descrição ........................................................................................................................ 76 1.5. Dimensão e suporte..................................................................................................................... 82 1.5.1 Dimensão (quantidade) ......................................................................................................... 83 1.5.2. Suporte (material, meio e técnica) ..................................................................................... 90 2. ZONA DO CONTEXTO ................................................................................................................... 93 2.1. Nome do produtor ....................................................................................................................... 93 2.1.1. Nome do produtor ................................................................................................................ 94 2.1.2. Nome do autor....................................................................................................................... 98 2.1.3. Nome do colaborador......................................................................................................... 101 2.1.4. Nome do destinatário ......................................................................................................... 104 2.2 Nome do colecionador ............................................................................................................... 109 2.3. História administrativa / biográfica / familiar ....................................................................... 112 2.3.1. Lugares ................................................................................................................................. 117 2.3.2. Estatuto Legal ..................................................................................................................... 119 2.3.3. Funções, Ocupações e Atividades ................................................................................... 121 2.3.4. Mandatos/Fontes de Autoridade ...................................................................................... 123 2.3.5. Estruturas internas/genealogia ......................................................................................... 124 _____________________________________________________________________________________
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Orientações para a Descrição Arquivística
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2.3.6. Contexto geral ..................................................................................................................... 126 2.4. História custodial e arquivística .............................................................................................. 127 2.5. Fonte imediata de aquisição ou transferência ...................................................................... 134 3. ZONA DO CONTEÚDO E ESTRUTURA .................................................................................. 139 3.1. Âmbito e conteúdo .................................................................................................................... 139 3.1.1.Tradição documental .......................................................................................................... 149 3.1.2. Tipologia documental ........................................................................................................ 150 3.1.3. Marcas ................................................................................................................................... 151 3.1.4. Selos...................................................................................................................................... 154 3.1.5. Inscrições ............................................................................................................................. 155 3.1.6. Assinaturas .......................................................................................................................... 155 3.1.7. Iconografia ........................................................................................................................... 156 3.2. Avaliação, seleção e eliminação ............................................................................................... 157 3.2.1. Orientações gerais .............................................................................................................. 157 3.3. Ingressos adicionais .................................................................................................................. 160 3.4. Sistema de organização ............................................................................................................. 163 4. ZONA DAS CONDIÇÕES DE ACESSO .................................................................................... 171 4.1. Condições de acesso.................................................................................................................. 171 4.2. Condições de reprodução ........................................................................................................ 174 4.3. Idioma / Escrita .............................................................................................................................. 177 4.3.1. Idioma................................................................................................................................... 177 4.3.2. Escrita ................................................................................................................................... 179 4.4. Características físicas e requisitos técnicos ........................................................................... 181 4.5. Instrumentos de descrição ....................................................................................................... 185 5. ZONA DA DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA ........................................................................... 190 5.1. Existência e localização dos originais ..................................................................................... 190 5.2. Existência e localização de cópias ........................................................................................... 192 5.3. Unidades de descrição relacionadas ....................................................................................... 195 5.4. Nota de publicação .................................................................................................................... 199 6. ZONA DAS NOTAS ........................................................................................................................ 201 6.1. Notas ............................................................................................................................................ 201 7. ZONA DO CONTROLO DA DESCRIÇÃO ................................................................................ 205 7.1. Nota do arquivista ...................................................................................................................... 205 7.2. Regras ou convenções ............................................................................................................... 208 7.3. Data da descrição ....................................................................................................................... 209 II Parte .................................................................................................................................................... 210 INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 211 Objetivos:............................................................................................................................................ 211 Princípios: .......................................................................................................................................... 211 Regras:................................................................................................................................................. 212 _____________________________________________________________________________________
8
Sumário
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Âmbito de aplicação: ........................................................................................................................ 212 Estrutura: ............................................................................................................................................ 214 8. ZONA DA IDENTIFICAÇÃO ........................................................................................................ 216 8.1. Tipo de entidade ........................................................................................................................ 216 8.2. Forma autorizada do nome ...................................................................................................... 218 8.3. Formas paralelas do nome ....................................................................................................... 220 8.4. Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras ............................................ 222 8.5. Outras formas do nome ............................................................................................................ 224 8.6. Identificadores para pessoas coletivas ................................................................................... 227 9. ZONA DA DESCRIÇÃO ................................................................................................................ 228 9.1. Datas de existência/atividade ................................................................................................... 228 9.2. História ........................................................................................................................................ 233 9.3. Lugares ........................................................................................................................................ 239 9.4. Estatuto legal .............................................................................................................................. 241 9.5. Funções, ocupações e atividades ............................................................................................ 243 9.6. Mandatos/fontes de autoridade ............................................................................................... 246 9.7. Estruturas internas/genealogia ................................................................................................ 248 9.8. Contexto geral ............................................................................................................................ 250 10. ZONA DAS RELAÇÕES .............................................................................................................. 251 10.1. Nome/Identificador da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família relacionadas
.............................................................................................................................................................. 251 10.2. Tipo de relação......................................................................................................................... 253 10.3. Descrição da relação ............................................................................................................... 255 10.4. Datas da relação ....................................................................................................................... 257 11. ZONA DO CONTROLO ............................................................................................................... 260 11.1. Identificador do registo de autoridade ................................................................................ 260 11.2. Identificadores da instituição ................................................................................................ 263 11.3. Regras e/ou convenções.......................................................................................................... 265 11.4. Estatuto ..................................................................................................................................... 267 11.5. Nível de detalhe ....................................................................................................................... 268 11.6. Datas de criação, revisão ou eliminação .............................................................................. 269 11.7. Idiomas e escritas .................................................................................................................... 270 11.8. Fontes ........................................................................................................................................ 271 11.9. Notas de manutenção .............................................................................................................. 272 12. RELAÇÕES DAS PESSOAS COLETIVAS, DAS PESSOAS SINGULARES E DAS
FAMÍLIAS COM A DOCUMENTAÇÃO DE ARQUIVO E OUTROS RECURSOS .............. 273 12.1. Identificadores e títulos dos recursos relacionados ........................................................... 273 12.2. Tipo de recursos relacionados............................................................................................... 276 12.3. Natureza das relações .............................................................................................................. 278 12.4. Datas do recurso relacionado e/ou das relações ................................................................. 280 III Parte................................................................................................................................................... 282 _____________________________________________________________________________________
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Orientações para a Descrição Arquivística
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INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 283 Objetivos:............................................................................................................................................ 283 Princípios: .......................................................................................................................................... 284 Regras:................................................................................................................................................. 284 Âmbito de aplicação: ........................................................................................................................ 284 Descrição da documentação ............................................................................................................ 285 Descrição das autoridades arquivísticas ........................................................................................ 286 Estrutura ............................................................................................................................................. 288 13. PESSOAS COLETIVAS .............................................................................................................. 289 Pessoa coletiva com mudança do nome ........................................................................................ 291 Pessoa coletiva com variantes do nome ........................................................................................ 291 Pessoa coletiva com nomes consagrados pelo uso ...................................................................... 292 Pessoa coletiva associada a uma jurisdição ................................................................................... 292 Pessoa coletiva subordinada............................................................................................................ 293 Pessoa coletiva com nome em língua estrangeira, mas com forma portuguesa ..................... 295 Pessoa coletiva com nome em diferentes idiomas ou escritas................................................... 295 Pessoa coletiva cujos nomes correspondem a abreviaturas, siglas ou acrónimos .................. 296 Pessoa coletiva com nome de pessoa singular ou nome de pessoa singular abreviado ........ 297 Empresas ............................................................................................................................................ 298 Organismos ou instituições da Igreja Católica ............................................................................. 298 Organismos ou instituições deoutras igrejas ou comunidades religiosas ............................... 299 Navios .................................................................................................................................................. 299 Congressos, exposições, festivais e outras reuniões similares ................................................... 300 Pessoa coletiva com ordinal no nome formal ............................................................................... 300 Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa coletiva .................... 301 O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa coletiva .............. 301 O qualificativo Nome geográfico no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa
coletiva ................................................................................................................................................ 302 O qualificativo Estatuto, função, ou esfera de atividade no ponto de acesso normalizado do
nome da pessoa coletiva ................................................................................................................... 302 14. PESSOAS SINGULARES............................................................................................................ 306 Pessoa singular com um só apelido ............................................................................................... 307 Pessoa singular com mais do que um apelido .............................................................................. 308 Pessoa singular com apelido composto ......................................................................................... 308 Pessoa singular com apelidos com prefixos separados ............................................................... 308 Pessoa singular com apelidos formados por um elemento que indica relação familiar com o
apelido................................................................................................................................................. 309 Pessoa singular com títulos nobiliárquicos .................................................................................. 309 Pessoa singular com mudanças de apelido e de nome próprio ................................................ 309 Pessoa singular com variantes e formas pouco usuais do nome próprio ................................ 309 Pessoa singular casada que não adota o apelido do cônjuge ou se divorcia ........................... 310 _____________________________________________________________________________________
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Sumário
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Pessoa singular casada que usa o apelido de solteira e o do cônjuge ...................................... 310 Pessoa singular casada mais do que uma vez, que adotou sempre os apelidos dos cônjuges
.............................................................................................................................................................. 310 Pessoa singular que utiliza pseudónimo ou heterónimo ............................................................ 311 Pessoa singular que utiliza pseudónimo ou nome artístico de forma permanente ............... 311 Pessoa singular sem apelido, com nomes próprios desconhecidos ou iniciais ...................... 312 Pessoa singular com nome em língua estrangeira ....................................................................... 312 Pessoa singular com nome europeu .............................................................................................. 313 Pessoa singular com nome não europeu escrito em alfabeto latino ......................................... 313 Pessoa singular com nome não europeu escrito em alfabeto não latino ................................. 314 Pessoa singular com nome latino ................................................................................................... 315 Pessoa singular com nome grego ................................................................................................... 315 Pessoa singular com nome medieval ............................................................................................. 315 Pessoa singular com nome de santo ou de beato ........................................................................ 318 Pessoa singular com nome religioso .............................................................................................. 318 Pessoa singular com nome real....................................................................................................... 318 Pessoa singular com nome papal.................................................................................................... 320 Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular ................... 320 O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular ............. 321 O qualificativo Título no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular .......... 321 O qualificativo Pré-título no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular .... 322 O qualificativo Epíteto no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular ........ 322 15. FAMÍLIAS ....................................................................................................................................... 330 Família com variantes do nome ...................................................................................................... 331 Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da família .................................. 331 O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da família ............................ 331 O qualificativo Título nobiliárquico no ponto de acesso normalizado do nome da família 332 O qualificativo Epíteto no ponto de acesso normalizado do nome da família ....................... 332 16. ENTIDADES GEOGRÁFICAS ................................................................................................... 337 Entidade geográfica com nome em língua estrangeira ............................................................... 338 Entidade geográfica associada a uma jurisdição .......................................................................... 339 Entidade geográfica desaparecida ou antiga ................................................................................ 340 Entidade fisiogeográfica natural ..................................................................................................... 341 Os qualificativos no ponto de acesso normalizado da entidade geográfica ............................ 342 O qualificativo Tipo de entidade no ponto de acesso normalizado da entidade geográfica 342 O qualificativo Tipo de jurisdiçãono ponto de acesso normalizado da entidade geográfica343 O qualificativo Jurisdição subordinante no ponto de acesso normalizado da entidade
geográfica............................................................................................................................................ 343 Apêndice 1 ............................................................................................................................................. 347 Apêndice 2 ............................................................................................................................................. 349 Apêndice 3 ............................................................................................................................................. 369 _____________________________________________________________________________________
11
Orientações para a Descrição Arquivística
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Apêndice 4 ............................................................................................................................................. 389 _____________________________________________________________________________________
12
Introdução geral
Introdução geral
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Algumas considerações à terceira versão
1. O domínio do problema
A versão das ODA que agora se apresenta tem na sua génese dois propósitos
fundamentais: 1/ A inclusão da perspetiva detalhada dos níveis de descrição
mais baixos – unidade de instalação, documento composto e documento
simples e 2/ a adição de uma visão unificadora da descrição que englobasse de
forma coerente a descrição de documentos em suporte eletrónico.
As razões subjacentes a estes objetivos são facilmente localizáveis no atual
contexto social, funcional e ambiental em que a atividade de arquivo se insere,
o qual tem vindo a sofrer transformações profundas desde a última década.
Pensamos ser pacificamente aceite que esta evolução provocou profunda
alteração nos processos de trabalho e, logicamente, nas respetivas relações
sociais. Da mesma forma as relações estabelecidas entre o utilizador e a
documentação de arquivo, agora mediadas tecnologicamente, são “terra
incógnita”. O universo do utilizador neste novo mundo é por nós ignorado.
Desconhecemos tipologias, interesses, motivações que levam o utilizador
remoto a procurar documentação de arquivo. A informatização passou de um
fenómeno exclusivamente tecnológico para uma estrutura essencial ao
relacionamento social, na plena aceção da palavra, entre pessoas, organismos e
objetos. Não podemos portanto ignorar essa realidade persistindo em
conceitos e estruturas que se encontram em desvanecimento.
Neste entendimento o GT constatou que a metodologia de aplicação dos
elementos descritivos é em grande parte, se não na totalidade, influenciada
pelas necessidades do utilizador. É de salientar, no entanto, que esse
utilizador possui o perfil tradicional do leitor presencial. Mesmo que esse
utilizador faça uso de catálogos disponíveis em linha e baseados em sistemas
de informação especializados em gestão de arquivos definitivos, os
instrumentos resultantes da descrição, são formatados de acordo com as
necessidades tradicionais de pesquisa presencial ou através de inventários
digitais equivalentes a idênticas ferramentas produzidas em suporte
convencional.
Esta posição é compreensível numa lógica em que prevalecem os interesses do
utilizador tradicional, que se desloca habitual ou esporadicamente, mas
sempre fisicamente, ao arquivo para procurar informação.
Ora é indubitável que a realidade se alterou. Hoje em dia são
preferencialmente disponibilizadas descrições através de bases de dados, ou
seja, informação estruturada que permite a recuperação eficaz da informação
pretendida, desde que ela esteja patente nos elementos descritivos
pesquisáveis. Neste contexto, desde que os dados se encontrem no sistema, e
bem entendido o utilizador saiba pesquisá-los, serão sempre recuperados.
Assim, a estruturação indexada e sequencial da informação deixa de ser
relevante, pois não é necessária na lógica da organização da informação que
decorre da arquitetura de bases de dados.
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14
Introdução geral
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Assim, não é justificável continuar a descrever unidades arquivísticas de uma
forma impermeável às novas realidades suscitadas pela explosão tecnológica,
baseados numa realidade que em grande parte já não existe.
Por outro lado as representações digitais dos documentos estão, cada vez mais,
disponíveis em linha e, cada vez menos, o utilizador se desloca ao arquivo
“físico” para realizar consultas. E se este facto traz benefícios evidentes, tem
como desvantagem tornar-se consideravelmente mais complexo saber quais os
perfis desses utilizadores, os seus interesses, preferências e perceções do
serviço prestado.
Considerando a situação descrita, o GT considerou não ser desejável persistir
numa metodologia de organização e apresentação de informação dirigida
exclusivamente a um tipo de utilizador considerando a emergência ainda não
quantificada ou totalmente compreendida de novos tipos de solicitações e
serviços. Nesta medida considerou-se que os critérios que devem presidir à
elaboração da descrição dos níveis mais baixos deve ser única e
exclusivamente arquivística, pois que independentemente da sua maior
complexidade aos olhos da maior parte dos utilizadores a informação
produzida será sempre transformada por um sistema intermediário de
pesquisa que compartimenta a informação e apresenta sob as formas que o
utilizador deseje.
Na realidade existem dois domínios autónomos mas relacionados:
• O do arquivista em que os princípios e métodos de descrição radicam
diretamente no caráter administrativo e organizacional da
documentação que descreve e na necessidade de preservar a sua
autenticidade com respeito à lógica e contexto funcional e
organizacional do produtor.
• O do utilizador a quem a informação chega, independentemente da
forma como no domínio do arquivista ela é organizada, nas formas que
sejam mais eficazes para os seus propósitos.
Por outro lado o aumento de descrições ao nível de documento, motivadas
pela proliferação de projetos de digitalização, implica reequacionar a lógica de
descrição arquivística, a qual passou a ser orientada para um formato de quase
catalogação.
O GT optou por uma recentragem prática no documento, mais precisamente
no documento de arquivo, convencional e eletrónico, e nas suas subdivisões DC e DS:
A análise dos mais baixos níveis de descrição implicou tentar delimitar as suas
fronteiras considerando diversas tipologias e formatos. O propósito deste
exercício foi o de tentar clarificar o objeto de descrição e quais os elementos
caracterizadores que permitam perceber a delimitação e ontologia desse
mesmo objeto.
É um facto que documentos compostos de natureza analítica, particularmente
os “processos” ou tipologias que dispõem a informação veiculada de forma
analítica, e formalmente mais tradicionais, apresentam menos problemas de
identificação e delimitação. Os registos, ao contrário, pela sua natureza e
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15
Orientações para a Descrição Arquivística
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características específicas de representação estruturada da informação,
constituem desafios complexos neste domínio. Acresce, ainda, que no que
respeita a documentos nado digitais, o registo aparece como a forma
dominante nas estruturas de informação mais comuns e disseminadas: as
bases de dados.
1.1 Compartimentar ou concentrar? Vantagens e desvantagens da granularidade da
informação
O conceito de granularidade remete para o detalhe (que pode ser maior ou
menor, ou seja, e respetivamente, mais ou menos granular) de cada uma das
partes ou dos componentes de um sistema. O trabalho de reflexão, de análise,
bem como os estudos de aplicabilidade no que a ela se reporta, tem incidido
sobre conceitos normalmente situados fora do domínio da Arquivística.
Todavia, e transpondo o conceito para a descrição em arquivo, o mesmo
princípio reporta-se ao maior ou menor número de elementos e subelementos
de informação a adotar para representar a unidade de descrição, tornando
assim a sua descrição, respetivamente, mais ou menos refinada.
A grelha de elementos de informação destinada à descrição proposta pela
ISAD (G) e adotada pelas ODA I, permite o registo de informação de natureza
diversa, relacionada de forma mais ou menos direta, no mesmo elemento de
informação.
Na prática verifica-se, no entanto, que o registo de diferentes tipos de
informação num mesmo elemento descritivo pode desvirtuar o objeto da
descrição. Daí decorre a preocupação expressa nas ODA I, considerando
também o respeito pelas regras de descrição multinível (não repetição da
informação e registo da informação pertinente para o elemento), proceder a
uma delimitação cuidada do conteúdo de cada elemento, recorrendo, para o
efeito, não só à enumeração do tipo de informação a registar (assinalando,
frequentemente, a vantagem de que essa informação seja apresentada segundo
uma ordem previamente estabelecida), mas também à enumeração da
informação a não registar, ou seja, da informação a excluir de cada um dos
elementos, acompanhada da indicação do elemento de informação exato para
a qual deve ser remetida.
Na prática, verifica-se que uma maior granularidade de informação descritiva
contribui para a uma maior precisão, consistência, coerência e normalização
da descrição.
Assim, a subdivisão dos elementos de informação existentes na ISAD (G) /
ODA I tendo em conta, fundamentalmente, os níveis mais baixos de descrição
e as necessidades específicas dos documentos eletrónicos, foi considerada
como uma possibilidade / necessidade.
Uma maior granularidade permite igualmente taxas mais efetivas de
recuperação de informação pertinente, sobretudo tendo em conta a
possibilidade de combinação, na pesquisa, de diferentes campos, bem como a
possibilidade de ordenação das ocorrências recuperadas. Estes aspetos, pese
_____________________________________________________________________________________
16
Introdução geral
_____________________________________________________________________________________
embora não se reflitam, necessariamente, de forma direta sobre o utilizador,
condicionam os resultados por ele obtidos.
Tendo em linha de conta estas questões, procedeu-se a uma análise teórica,
transversal e detalhada, de cada um dos diferentes elementos de informação
que constituem a grelha da ISAD (G) / ODA I, no que se reporta ao tipo de
informação neles registada, com o objetivo de identificar os que suportam
diferentes tipos de informação, a forma como a mesma se inter-relaciona, é
registada e apresentada.
Identificado o conjunto de elementos que se encontram nessa situação,
constatou-se que, de uma maneira geral, é sempre possível atomizar a
respetiva informação, com base em dois processos distintos: 1/ criação de
novos elementos, ou 2/ subdivisão dos já existentes. Mais se verificou que a
premência da referida criação ou desdobramento é desigual para cada um dos
elementos do universo assim constituído. Houve, portanto que definir os
critérios de granularidade a adotar para cada um deles, sem no entanto pôr em
causa a coerência da descrição enquanto um todo, o que implica a globalidade
dos elementos.
Este ponto assumiu particular relevância se considerarmos que tais critérios,
bem como as consequências da sua utilização, terão repercussões não apenas
aos níveis mais baixos de descrição, sobre os quais recaiu predominantemente
a análise do GT, tendo em conta que, sendo a descrição multinível, qualquer
alteração nos níveis mais baixos de descrição terá necessariamente
repercussões nos níveis superiores.
Relacionada com esta matéria foi objeto de atenção por parte do GT o
conceito de auto explicatividade subjacente às ISAD já que uma clarificação se
revelou necessária face a decisões tomadas, nomeadamente quanto à
preferência pela utilização do título formal, preconizada nesta versão. Neste
domínio entendeu o GT que a autoexplicatividade de um elemento não é, nem
pode ser unicamente sustentada pelo conteúdo do próprio elemento mas sim
através da sua conjugação com o conteúdo dos restantes elementos e
respetivos níveis de descrição. Este princípio, aliás, concorda com a não
repetição de informação aos diferentes níveis de descrição.
1.2 Desvio ou respeito pela norma
O debate em torno da granularidade da informação, do maior ou menor
número de elementos a usar na descrição documental, bem como da
necessidade de subdividir elementos já existentes ou de criar novos, suscitou o
problema de respeitar integralmente a norma ou admitir algum desvio à
mesma.
Na realidade, Nas ODA I - III, na sua versão 2, apesar de procurarem ser o
desenvolvimento nacional da ISAD (G), indo ao encontro de práticas
arquivísticas nacionais, já tinham sido objeto de adaptações. O caso mais
paradigmático foi a inclusão de um nível de unidade de instalação, nos níveis
_____________________________________________________________________________________
17
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
de descrição. Contudo, pode-se afirmar que existiu uma preocupação pelo
respeito e pela proximidade da norma do ICA.
Ao GT colocou-se o dilema de debater racionalmente os problemas
apresentados, ainda que isso pudesse implicar formulações que se afastassem
das normas internacionais, desde que isso trouxesse uma compreensão
acrescida do objeto e do processo de descrição.
O GT refletiu ainda no modo de articular as ODA I - v. 3 com outros
normativos do ICA, nomeadamente a ISAAR (CPF) e a ISDF, bem como o
EAD 2 , em situações específicas, respetivamente na apreciação do elemento
Nome do produtor, na descrição de funções e atividades no Âmbito e conteúdo ou
ainda para os elementos Nome do produtor ou Características físicas e requisitos
técnicos, entre outras.
No que diz respeito aos níveis de descrição, uma das primeiras ideias
debatidas foi a aplicação do conceito de unidade de instalação às bases de
dados (BD). Ao entendê-las deste modo, o GT acentuou que estas podem estar
sem conteúdos informacionais, tendo apenas estruturas lógicas e físicas
associadas a metainformação preparada para receber dados. Se estiverem
vazias, não manifestam nenhum documento, apenas se encontram
previamente estruturadas para recolher dados. Se os possuírem, estabelecem
concatenações e produzem informação que assume a forma de documentos
(registos).
Esta aproximação é de resto coerente com situações similares constatadas em
documentos tradicionais em que uma unidade de instalação pode conter em si
diversos documentos e mesmo várias séries documentais.
O GT optou ainda por desdobrar elementos já contemplados nos normativos
existentes, e mesmo, sempre que tal foi considerado justificável, criar novos
elementos ou subelementos não previstos, enquanto tal, nas ISAD. Para a
tomada de decisões de autonomização, foram utilizados critérios diplomáticos
e de pertinência, adiante referidos.
No primeiro caso, os problemas giraram em torno do desdobramento do tipo
de informação atualmente registada nos elementos Dimensão e suporte, Idioma e
escrita, Nota do arquivista, entre outros. Para o efeito, foram criados
subelementos com as respetivas partes constituintes. Por ex., no primeiro
caso, Dimensão, mas também Suporte, devidamente autonomizados. No caso do
Âmbito e conteúdo, por ex., foram considerados, entre os subelementos
possíveis, Tradição documental ou Tipologia documental, introduzidos devido ao
critério diplomático, podendo também surgir como subelementos do Título,
nas situações em que estes são atribuídos (cf. adiante, ponto 3.2.2).
No segundo caso, o exemplo mais paradigmático é o da introdução de
informações referentes ao Autor intelectual, Autor material, Colaborador,
Destinatário, que foram consideradas subdivisões ou subelementos de Nome do
produtor, aos níveis de descrição mais baixos, podendo ainda ser utilizadas em
outros contextos.
Foi ainda criado de forma autónoma, o nível de colecionador, situado
hierarquicamente ao nível do produtor. O GT, após tentativas de encontrar
2
Encoded Archival Description
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18
Introdução geral
_____________________________________________________________________________________
alguma relação entre estas duas entidades – produtor, colecionador - ,
considerou que estas não existiam pois na realidade se trata de dois papéis
completamente distintos não cabendo o colecionador na definição e aceção
global de produtor. Considerando todavia que é uma realidade que existe e
que não foi explicitamente contemplada pela ISAD (G) considerou-se assim
justificável a sua inserção formal nas ODA.
1.3 Critérios da diplomática e da pertinência
Para a realização deste trabalho, o GT usou como base de referência a
diplomática contemporânea tal como ela é entendida por Duranti 3 .
Pretendeu-se assim obter uma base orientadora com resultados comprovados
de forma a suportar de forma sólida a análise e o trabalho que o GT se propôs
desde o início realizar.
No entanto desde sempre se considerou que esta técnica não poderia ser o
único referencial a ser usado pelas seguintes razões:
• A arquivística ter uma perspetiva funcional e agregadora da
documentação,
• Uma perspetiva unicamente jurídica poder ser redutora no que respeita
a descrição, e ainda,
• A diplomática ocupar de documentos enquanto objetos simples, não
sendo assim aplicável a sistemas de informação.
A pertinência foi outro dos critérios utilizados. Este critério embora subjetivo
foi particularmente utilizado para decidir sobre a granularidade dos elementos
de descrição, ou seja sobre a adequação da sua compartimentação. Para este
efeito o GT partiu da Diplomática para determinar quais os elementos que
deveriam estar presentes e ser portanto autonomamente descritos. Para cada
elemento foi realizada ainda uma reflexão sobre as componentes em que o
elemento se poderia decompor, bem como a identificação dos seus atributos e
ainda da vantagem possível no desdobramento desse elemento. Para este
efeito foi ainda considerada a natureza do assunto tratado pela
microinformação (subelementos ou atributos) e a sua adequação ou
enquadramento no elemento de macroinformação (elemento) e ainda a não
repetição da microinformação noutros elementos onde ela se justificava ser
preferencialmente representada.
2. Sinopse de alterações
De uma forma geral as alterações essenciais desta versão 3 das ODA 1 são as
seguintes:
1. Delimitação do documento simples, particularmente ao nível de registo,
convencional ou eletrónico. Este trabalho de análise foi empreendido
3
DURANTI, Luciana . Diplomatics: new uses for an old science, Scarecrow Press, 1998. ISBN-10:
0810835282
_____________________________________________________________________________________
19
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
2.
3.
4.
5.
6.
7.
maioritariamente durante o primeiro ano do trabalho do GT, tendo sido
produzido um documento de reflexão. Dessa análise resultaram várias
conclusões das quais destacamos as seguintes:
a. Reconhecimento de bases de dados entendidas como unidades de
instalação;
b. A identificação de cada registo individual dessas bases de dados,
resultantes ou não da concatenação de diferentes registos
lançados em diferentes tabelas, como documentos simples;
c. Por analogia com a conclusão anterior, a identificação de cada
registo individual como documento simples, desde que
representando um ato funcional;
d. A possibilidade de um registo estruturado ou seja, diferentes
registos individuais criados em suportes / unidades de instalação
separados mas resultantes de um mesmo ato funcional, como um
documento composto.
e. A necessidade de considerar a metainformação de contexto para
delimitar o registo enquanto documento simples ou composto
Reconhecimento da conveniência de criar subelementos que tornassem
mais lógica e adequada a descrição efetuada aos níveis mais baixos. É o
caso do elemento “Nome do produtor” que foi subdividido em “Nome
do produtor (recursivamente relacionado); Nome do autor intelectual,
Nome do autor material, e Nome do colaborador.
Criação de um novo elemento de informação Nome do colecionador
posicionado ao mesmo nível do produtor
Compartimentação do elemento âmbito e conteúdo em diversos
subelementos de forma a facilitar a identificação e preenchimento dos
mesmos sempre que se verifiquem na documentação a descrever e que
seja esse o nível de granularidade descritiva decidido pelo serviço de
arquivo.
Optou-se, ainda, pela separação de elementos de informação até agora
mantidos unidos, por se ter concluído que se tratavam de realidades
sem afinidade. Tome-se como exemplo a dimensão e o suporte, ou o
idioma e a escrita.
Identificação como atributos de determinadas características de
elementos já existentes mas insuficientemente contextualizadas: por
exemplo os atributos “formal” “atribuído”, “paralelo” para o elemento
Título; ou os atributos “acumulação” ou “produção” para o elemento
Datas.
Prevalência de utilização do título formal relativamente à atribuição do
mesmo. O objetivo é facilitar o trabalaho do arquivista contribuindo
para a coerência de situações de atribuição do título, No entendimento
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20
Introdução geral
_____________________________________________________________________________________
do presente documento o título formal apenas não será utilizado
quando: a/ não seja possível identificar a existência de um título na
unidade de descrição b/ o título formal não corresponda de todo ao
conteúdo da unidade de descrição
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21
Introdução geral
_____________________________________________________________________________________
Algumas considerações à segunda versão
Encontra-se concluída a primeira versão completa das Orientações para a
descrição arquivística, após o período de consulta pública das II e III Partes,
respetivamente Autoridades Arquivísticas, Escolha e construção de pontos de acesso
normalizados, e respetivos Apêndices: 1 – Exemplos completos; 2 – Glossário; 3 –
Bibliografia; 4 – Lista de abreviaturas utilizadas. Foi, pois, cumprido o principal
objetivo deste projeto, enunciado de forma clara nas …considerações prévias à
1.ª versão: “…dotar a comunidade arquivística portuguesa de um instrumento
de trabalho em consonância com as normas de descrição internacionais”.
Dos comentários, críticas e propostas de alteração recolhidos numa primeira
fase de implementação das ODA I – Documentação, resulta agora, também,
uma 2.ª versão revista. Assim, para além do texto integral das ODA,
disponibiliza-se, em simultâneo, no sítio Web da DGARQ, uma versão do
texto inicial das ODA I, onde são assinaladas as alterações de conteúdo
efetuadas.
Atingido o objetivo, mais uma vez nos sentimos confrontados com o facto de
estas Orientações, longe de constituírem um ponto de chegada, funcionarem,
antes de mais, como ponto de partida. Impõe-se, em primeiro lugar, não só
divulgar as II e III Partes, como proceder ao sempre moroso trabalho de
reunião e sistematização das dúvidas, dificuldades e problemas suscitados pela
sua utilização prática.
Por outro lado, se em relação à I Parte se dispunha de experiência e trabalho
acumulados, embora não de consensos em relação às melhores práticas a
adotar, em relação às II e III Partes a questão reside na falta de experiência,
por parte da arquivística portuguesa, no tocante à descrição sistemática e
normalizada das autoridades arquivísticas e à escolha e construção de pontos
de acesso, esta última área tradicionalmente considerada como pertencendo
ao domínio da Biblioteconomia.
Procedendo a uma rápida avaliação do já feito, constata-se que, se foram várias
as dificuldades e longo o caminho a percorrer, não é muito o tempo disponível
para delas recuperar. Com efeito, urge continuar o trabalho e a reflexão
desenvolvidas em torno da construção da Rede Portuguesa de Arquivos, bem
como com a construção e implementação do Ficheiro Nacional de Autoridades
Arquivísticas.
Por outro lado, enquanto tentamos responder aos desafios com que
atualmente se depara a arquivística, o Conselho Internacional de Arquivos,
através do seu Comité das Boas Práticas e Normas Profissionais, tem vindo a
ocupar-se com o lançamento de novos reptos, tendo já disponibilizado uma 1.ª
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22
Introdução geral
_____________________________________________________________________________________
edição da ISDF: Norma internacional para a descrição das funções 4 , bem como
uma versão provisória das ISIAH: Norma Internacional para a descrição das
entidades detentoras de documentação de arquivo 5 . Cabe à comunidade
arquivística em geral, e à DGARQ em particular, tendo em conta as
responsabilidades acrescidas que lhe advêm da sua missão, dar-lhes resposta.
Para já, no entanto, considere-se esta 2.ª versão das Orientações, que embora
renovada, mantém continuidade no seu objetivo último: normalização de
procedimentos em arquivo, o que só poderá verificar-se se cumprido o
desiderato da sua frase de abertura: Orientações de todos, para todos…
Agradecemos, assim, a todos aqueles que, pacientemente, estudaram e
analisaram este documento, reunindo e remetendo críticas, sugestões e
propostas de alteração, e que contribuíram, de forma decisiva, para a melhoria
do texto agora apresentado. Esperamos poder continuar a contar com toda a
colaboração que a comunidade arquivística entender por bem fazer chegar.
Lisboa, DGARQ, agosto de 2007
A Coordenação Executiva
Lucília Runa e Joana Braga
4
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES – ISDF: International Standard for Describing
Functions. 1.ª ed. [em linha]. Dresden: ICA/CBPS, 2007. Disponível em WWW: <URL:
http://www. ica.org/en/node/83/?filter4=ISAF>.
5
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES – ISIAH: International Standard for Institutions
with Archival Holdings: Draft: Developed by the Committee on Best Practices and Professional
Standards, Madrid, Spain, May 2007. [em linha]. Disponível em WWW: <URL:
http://www.ica.org/s
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23
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Algumas considerações prévias 6 .
O aparecimento de normas internacionais para a descrição arquivística, no
âmbito do Comité das Normas de Descrição do Conselho Internacional de
Arquivos (ISAD (G) 7 , ISAAR (CPF) 8 e Guidelines for the preparation and
presentation of finding aids 9 ) trouxe novas exigências aos profissionais da área.
Criou, no entanto, em simultâneo, condições particularmente propícias ao
desenvolvimento da arquivística em geral. Fundamentalmente, obrigou os
arquivistas a reformular a sua forma de trabalhar, o que implica uma
capacidade de reflexão e de crítica, sobretudo de autocrítica, estribada na
necessidade, sempre repetida, de explicar e justificar as opções e as escolhas
realizadas.
Paulatinamente, e num tempo relativamente curto, foi perdendo terreno a
ideia, muito generalizada entre nós, de que a documentação de arquivo, pela
sua diversidade e especificidade, não era passível de suportar normalização,
quer no que concerne ao tratamento, quer à descrição. Hoje, são já poucas as
vozes que se erguem contra o tantas vezes apelidado “espartilho redutor da
normalização”, tendo-se uma crescente consciência de que as bases de dados
de descrição da documentação e dos respetivos produtores, acessíveis através
da Internet, necessárias à troca e partilha de informação, a nível nacional e
internacional, não se compadecem com a ausência de normas, e que sem elas
se caminha, inexoravelmente, para o isolamento.
No caminho, e não pouco importantes para esta crescente tomada de
consciência, como marcos num terreno que se vai desbravando e
conquistando, foram servindo de guia e de referência, em primeiro lugar as
traduções das normas internacionais, depois a reflexão sobre elas produzida
por profissionais de diferentes países e com formações distintas. Seguiu-se o
esforço de compatibilização das normas nacionais pré-existentes com a ISAD
(G) e a ISAAR (CPF), o aparecimento de normas nacionais que as têm como
matriz e, consequentemente, os novos instrumentos de descrição elaborados
segundo os seus ditames.
6
Este capítulo refere-se a versões anteriores do presente documento.
INTERNATIONAL COUNCILON ARCHIVES – ISAD(G): General International Standard
Archival Description: adopted by the Committee on Descriptive Standards, Stockolm, Sweden, 19-22
September 1999. 2nd ed. [em linha]. Ottawa: CIA/CDS, 2000. Disponível na Internet em:
<http://www.hmc.
8
INTERNATIONAL COUNCILON ARCHIVES – ISAAR(CPF): International Standard Archival
Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families: prepared by the Committee on
Descriptive Standards, Rio de Janeiro, Brazil, 19-21 November 2002. 2nd ed. draft. [em linha].
Ottawa: ICA/CDS, 1996. Disponível na Internet: <http://www.hmc
9
INTERNACIONAL COUNCILON ARCHIVES – Report of the sub-committee on Finding Aids:
Guidelines for the preparation and presentation of finding aids. [em linha]. [s.l.]: ICA/CDS, 2002.
[referência de 21 outubro 2002]. Disponível na Internet em: <http://www.hmc.gov.uk/icacds
/eng/findingaids.htm>.
7
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24
Introdução geral
_____________________________________________________________________________________
Este é, pois, um terreno em tudo propício a um esforço suplementar, como é
notório nos pareceres recebidos da comunidade arquivística à versão
provisória destas Orientações, e que, convém salientar, está longe de se esgotar
na descrição.
Nestes domínios concretos, no entanto, como em tantos outros, os atrasos
podem funcionar como um incentivo suplementar, como uma mais valia, na
medida em que permitem aproveitar a experiência acumulada, saltando etapas
e tentando evitar alguns erros...
O objetivo
O principal objetivo das presentes Orientações é o de dotar a comunidade
arquivística portuguesa de um instrumento de trabalho em consonância com
as normas de descrição internacionais.
Pretende-se ainda contribuir para a criação de descrições consistentes da
documentação de arquivo e dos seus produtores e colecionadores, que
facilitem a pesquisa e a troca de informação, quer a nível nacional, quer
internacional.
As matrizes
Estas Orientações têm como base as 2.ªs edições da ISAD (G) e da ISAAR (CPF),
já citadas, que se assumem como complementares e que, como tal, devem ser
utilizadas de forma conjugada, com o objetivo de potenciar o trabalho de
descrição e a posterior recuperação da informação. Assumem assim, na
íntegra, os princípios gerais sobre os quais se baseiam e estruturam, e que
atempadamente serão detalhados no âmbito das presentes Orientações.
ISAD (G) e ISAAR (CPF) são, no entanto, normas gerais, mantendo presente a
preocupação de não entrar em choque com as diferentes tradições e práticas
arquivísticas dos diferentes países, pelo que há toda uma série de aspetos que
não contemplam. A necessidade de conjugação das normas internacionais
com normativo nacional, ou que sirvam de base à sua construção, é aliás
prevista, tanto na ISAD (G), como na ISAAR (CPF).
Assim se explica o aparecimento das RAD2, das DACS 10 , do CRS system 11 , do
MAD 3 12 , ou a construção de normativo de base, como é o caso do Les
10
THE SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS – Describing archives: a content standard.
Chicago: Society of American Archivists, 2004. ISBN 1-931666-08-3.
11
COMMONWEALTH OF AUSTRALIA. NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA –
Commonwealth record series manual: registration & description procedures for the CRS system.
Acessível em <http:// www.naa.gov.au/recordkeeping/control/crs_summary.html>Acedido em
26 de julho de 2002.
12
PROCTER, Margaret; COOK, Michael – Manual of archival description.3rd ed. Aldershot:
Gower, 2000. 300 p. ISBN 0-566-08258-6.
_____________________________________________________________________________________
25
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
instruments de recherche dans les archives 13 , do MDM 14 , do NODAC 15 , do
NOBRADE 16 , para só citar alguns.
As Orientações para a descrição arquivística surgem exatamente na mesma linha
dos últimos casos referidos e são delas, de uma forma ou de outra, tributárias.
Para além das já referidas, há que mencionar ainda, para a escolha e
construção de pontos de acesso, as normas utilizadas na Grã-Bretanha 17 , e
especificamente para os nomes geográficos, para além das já referidas, as
propostas francesa 18 e brasileira 19 .
Socorrem-se ainda, e no âmbito da escolha e construção de pontos de acesso,
das normas portuguesas na área da biblioteconomia, como as RPC 20 e a
SIPORBASE 21 .
Estrutura e âmbito de aplicação
As Orientações para a descrição arquivística estruturam-se em três partes
fundamentais:
1. Orientações para a descrição da documentação de arquivo;
Deve referir-se que estas são orientações gerais. Não serão contempladas,
nesta 1.ª versão, documentos com características ou em suportes
especiais. Serão contemplados numa fase posterior dos trabalhos.
13
NOUGARET, Christine; GALLAND, Bruno – Les instruments de recherche dans les archives.
Paris: Direction des Archives de France, 1999. ISBN 2-911601-13-0.
14
BONAL ZAZO, José Luis; GENERELO LANASPA, Juan José; Travesí de Diego, Carlos –
Manual de Descripción multinivel: propuesta de adaptación de las normas internacionales de
descripción archivística. Valladolid: Junta de Castilla y Léon-Consejería de Educación y
Culyura, 2000.
15
DEPARTAMENT DE CULTURA DE LA GENERALITAT DE CATALUNYA;
ASSOCIACIÓ D’ARXIVERS DE CATALUNYA – Projete de Norme de Descripció Arxivística de
Catalunya
(NODAC).
Versão
provisória.
Maio
de
2005.
Disponível
em
<http://cultura.gencat.net/arxius/nodac. htm>. Acedido em outubro de 2005.
16
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Norma brasileira de descrição
arquivística: versão preliminar para discussão. Rio de Janeiro: Conselho Nacional de Arquivos,
2005. [documento eletrónico em pdf].
17
NATIONAL COUNCILON ARCHIVES – Rules for the construction of personal, place and
corporate
names.
United
Kingdom:
NCA,
1997.
Acessível
em
<http://www.hmc.gov.uk/nca/title.htm> Acedido em 21 de outubro de 2002.
18
DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE – Géonomenclature historique des lieux habités.
Paris: Direction des Archives de France, 2003. ISBN 2-911601-42-4.
19
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO; FUNDAÇÃO INSTITUTO
BRASILEIRO DE GEOGRAFIA E ESTATÌSTICA – Nomes geográficos: normas para
indexação. Rio de Janeiro: MPO; IBGE, 1996. ISSN 0104-5342.
20
INSTITUTO PORTUGUÊS DO PATRIMÓNIO CULTURAL - DEPARTAMENTO DE
BIBLIO-TECAS; ARQUIVOS E SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÂO - Regras portuguesas de
catalogação. Lisboa: Instituto Português do Património Cultural. Departamento de
Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação, 1984.
21
SIPORBASE: sistema de indexação em português: manual. 3.ª ed. revista e aumentada. Lisboa:
Biblioteca Nacional, 1998. ISBN 972-565-154-5.
_____________________________________________________________________________________
26
Introdução geral
_____________________________________________________________________________________
A exaustividade da descrição pode variar, ou seja, o número de
elementos de descrição pode ser maior ou menor, variando também o
detalhe com que são preenchidos, mas reveste-se da maior utilidade que
os critérios e as orientações seguidas sejam as mesmas.
2. Orientações para a descrição de autoridades arquivísticas,
nomeadamente pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias, enquanto
produtoras de documentação, permitindo a compreensão do contexto de
produção da documentação e, inclusivamente, a recuperação de
informação através do contexto de produção.
A forma de articulação entre a descrição da documentação e a descrição
dos produtores, estas integradas num ficheiro de autoridades
arquivísticas, deverá ser alvo de definição autónoma, prendendo-se já
com a definição e as características a definir para esse ficheiro.
3. Orientações para a escolha e construção de pontos de acesso
normalizados.
Nestas Orientações serão contemplados como pontos de acesso
normalizados os nomes das pessoas coletivas, pessoas singulares e
famílias, independentemente de se tratarem ou não de produtores de
documentação de arquivo, podendo ser aplicadas à menção de outras
responsabilidades, como as de autor e colecionador, e ainda os nomes
geográficos.
De referir que cada uma destas partes conta com uma introdução específica,
com a função de definir, de uma maneira geral, os objetivos e de
contextualizar o conjunto de orientações que integra.
Contam ainda com quatro Apêndices, parte integrante das Orientações:
1. Exemplos completos, ilustrativos de cada uma das três partes que integram
as Orientações;
2. Glossário de termos utilizados ao longo do texto;
3. Bibliografia das obras utilizadas como base das Orientações ou citadas ao
longo do texto, estruturada em classes, para facilidade de consulta e
acesso rápido;
4. Lista de abreviaturas utilizadas ao longo do texto.
Sempre que considerado pertinente, estes apêndices dispõem de uma
pequena nota introdutória, explicitando os critérios e a metodologia utilizados
na elaboração de cada um e contextualizando-os.
_____________________________________________________________________________________
27
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
As expectativas 22
O IAN/TT tem como expectativa que as presentes Orientações possam
funcionar como uma base para a construção de uma Rede Portuguesa de
Arquivos, independentemente da forma como esta se desenhe e se defina.
Pretende dotar a comunidade arquivística portuguesa de um instrumento de
trabalho de referência. Referência que, e é importante dizê-lo e assumi-lo
claramente, pode funcionar tanto na concordância, como na discordância.
Assim, o que se afigura importante é que possa constituir um ponto de
partida, ou seja, que os arquivistas se apoderem dele e o completem,
critiquem, levantem dúvidas e questões para, através do debate, do diálogo, se
isolem e se reduzam divergências, se encontrem os denominadores comuns,
os consensos e os compromissos, sem os quais qualquer esforço de
normalização se torna impraticável.
Pretende-se que depois deste, e sucedendo aos já existentes, surjam outros
instrumentos de trabalho, no âmbito não apenas da descrição, mas com o
mesmo objetivo: normalizar procedimentos em arquivo. É muito o trabalho a
realizar e urge dar-lhe início, potenciando o já feito, conjugando esforços,
rentabilizando meios, aproveitando a experiência acumulada ao longo de anos,
formando, incentivando a reflexão e o debate.
Os destinatários somos todos: arquivistas e utilizadores, onde quer que nos
encontremos, qualquer que seja o nosso perfil. Muitas dúvidas são comuns.
Cabe-nos a responsabilidade de encontrar para elas as melhores respostas.
Assim, o objetivo específico destas Orientações, e por mais que ele tenha sido
já repetido e glosado: “descrições mais consistentes, apropriadas e
autoexplicativas...”
Lisboa, IAN/TT, janeiro de 2006
22
Este capítulo refere-se a versões anteriores do presente documento
_____________________________________________________________________________________
28
I Parte
DOCUMENTAÇÃO
INTRODUÇÃO
Objetivos:
Os objetivos da I Parte destas Orientações para a Descrição Arquivística:
documentação consistem em:
• Assegurar a produção de descrições consistentes, apropriadas e
autoexplicativas;
• Facilitar a recuperação e troca de informação sobre documentos de
arquivo;
• Possibilitar a partilha de dados de autoridade;
• Tornar possível a integração de descrições provenientes de diferentes
entidades detentoras num sistema unificado de informação.
Princípios:
As presentes Orientações assumem como princípios orientadores:
• A descrição arquivística baseia-se no respeito pela proveniência e pela
ordem original;
• A descrição arquivística é um reflexo da organização da documentação;
• A organização da documentação de arquivo estrutura-se em níveis
hierárquicos, relacionados entre si;
• Os níveis de descrição são determinados pelos níveis de organização;
• A descrição arquivística aplica-se a toda a documentação de arquivo,
independentemente da sua forma e suporte;
• A descrição arquivística aplica-se a todas as fases de vida da
documentação de arquivo, podendo variar apenas os elementos de
informação considerados na descrição, e a exaustividade com que são
preenchidos;
• A descrição arquivística aplica-se igualmente a toda a documentação de
arquivo, independentemente de ser produzida por uma pessoa coletiva,
uma pessoa singular ou por uma família;
Regras:
A descrição arquivística segue as regras da descrição multinível:
• Descrição feita do geral para o particular, com o objetivo de representar
o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e das partes que o
compõem;
• Informação pertinente para o nível de descrição, com o objetivo de
representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de descrição;
• Ligação entre descrições, com o objetivo de tornar explícita a posição da
unidade de descrição na hierarquia;
• Não repetição da informação, com o objetivo de evitar redundância de
informação em descrições arquivísticas hierarquicamente relacionadas.
Documentação – Introdução
_____________________________________________________________________________________
Âmbito de aplicação:
Este instrumento de trabalho propõe orientações para a descrição da
documentação de arquivo na sua generalidade.
Não contempla orientações específicas para documentos iconográficos,
cartográficos, desenhos técnicos e arquitetónicos, audiovisuais, sonoros.
Foram no entanto consideradas algumas características específicas dos
documentos digitais de forma que a presente orientação possibilite uma maior
transparência e enquadramento descritivo destes documentos. Note-se que
qualquer documento independentemente da sua tipologia, pode ser digital,
pelo que a “natureza” digital pode ser uma propriedade comum a todos os
documentos. Pode, no entanto, ser articulado com orientações específicas,
desenvolvidas por entidades nacionais ou internacionais 23 .
Os elementos de informação podem ser contemplados, na sua totalidade, em
qualquer nível de descrição, segundo o grau de exaustividade pretendido. Este
depende das características da documentação de arquivo, e / ou da política de
descrição adotada. Alguns elementos, no entanto, são obrigatórios em todos os
níveis de descrição. Alguns deles podem ainda ser repetíveis. A sua utilização
pode ser sistematizada de acordo com a seguinte tabela:
•
•
•
•
•
•
Obrigatório (O)
Obrigatório se aplicável (OA)
Opcional (OP)
Não aplicável (NA)
Não (N)
Sim (S)
23
Cf., entre outros, Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo; Instituto de
Informática - Recomendações para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos. 1.º v: Contexto de
suporte. Lisboa: IAN/TT, 2000. ISBN 972-8107-59-5; Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do
Tombo, et. al. - Recomendações para a gestão de documentos de arquivo eletrónicos. 2.º v: Modelo de
Requisitos para a Gestão de Arquivos Eletrónicos. Lisboa: IAN/TT, 2002. ISBN 972-8107-59-5;
GONÇALVES, Orlando – Descrição arquivística multinível de documentos audiovisuais. Lisboa:
RTP. Subdivisão de Arquivos, 2004. 98 p. [Não publicado]; SEPIADES: recommendations for
cataloguing photographic collections. Kristin Aasbo [et al.]. Amsterdam: European Commission
on Preservation and access, 2003. ISBN 90-6984-397-8.Disponível em WWW: < URL:
http://www.knaw.nl/ecpa/sepia >;INTERNATIONAL COUNCIL ON AR-CHIVES.SECTION
ON ARCHITECTURAL RECORDS – Manuel de traitement des archives d’archi-tecture: XIXeXXe siècles. Paris: CIA, 2000.
_____________________________________________________________________________________
31
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
# Zonas e elementos de informação Subelementos 1 1.1 1.2 Atributos
Formal Título Atribuído 1.3. 1.3.1. 1.3.2. 1.4. 1.5 Datas
Nível de descrição .Dimensão e suporte quantidade, volume ou extensão) 1.5.1 . 1.5.2 2. Z 2.1. 2.1.1 Nome do Produtor 2.1.3 F e SF
SC e SSC
Níveis de descrição
SR e SSR
DC
O O O Paralelo OA OP OA OP OA OP OA OP 24
O/OP 20
O/ OP O O O O DS
UI O O O OA OP OA OP OA OP OA OP OA OP OA OP O/ OP20 O/ OP 20 O O O O O/ OP 20 O/ OP 20 O O O O O/ OP 20 O/ OP 20 O O O O O/ OP 20 O/ OP 20 O O O O OA OP OA OP O/ OP 20 O/ OP 20 O O O O O OA OA OA OA OA NA NA NA OA OA NA NA NA OP OP OP NA NA NA OP OP OP Zona de identificação
Código de referência ‐ 2.1.2 Subatributos
Controlado Consagrado pelo uso
Datas de produção
Datas de acumulação
Dimensão Suporte Zona do contexto Nome do produtor/Colecionador
Nome do autor Intelectual Material Nome do colaborador
OP 24
A obrigatoriedade reporta-se apenas a um dos dois tipos de datas (produção ou acumulação), cabendo ao arquivista a decisão de optar por uma ou por
outra, ou de registar as duas, caso não sejam coincidentes.
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
32
Documentação – Introdução
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
# Zonas e elementos de informação Subelementos 2.1.4 2.2. 2.3. 2.4 2.5 3. 3.1 3.1.1. 3.1.2. 3.1.3. 3.1.4. 3.1.5. 3.1.6. 3.1.8 3.2 3.3 3.4 4. 4.1 4.2. 4.3. 4.3.1. 4.3.2. 4.4 4.5 5. 5.1. 5.2 5.3 5.4 Nome do destinatário
Nome do Colecionador História administrativa / biográfica / familiar
História custodial e arquivística Fonte imediata de aquisição ou transferência
Atributos
Subatributos
Níveis de descrição
SR e SSR
DC
F e SF
SC e SSC
DS
UI NA O OP O O NA OA OP OP OP NA OA OP OP OP OP OA OP OP OP OP OA OP OP OP OP OA OP OP OP O OP OP OP OP OP OP OP OA OA O OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OA OA OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OA OA OA OP OA OP OA OA OA OA O OP OP OP O OP OA OA O OP OA OP O OP OA OP OA OP O OP OP OP O OA OA O OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP Zona do conteúdo e estrutura
Âmbito e conteúdo Avaliação, seleção e eliminação Ingressos adicionais Sistema de organização Tradição documental
Tipologia documental
Marcas
Selos
Inscrições
Assinaturas
Iconografia
Zona das condições de acesso e utilização
Condições de acesso Condições de reprodução Idioma / Escrita
Características físicas e requisitos técnicos
Instrumentos de descrição Idioma
Escrita
Zona da documentação associada
Existência e localização de originais Existência e localização de cópias Unidades de descrição relacionadas Nota de publicação OA OP OP OP ____________________________________________________________________________________________________________________________________________
33
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________________________________________________________________
# Zonas e elementos de informação Subelementos 6. 6.1 7 7.1. 7.2 7.3 Atributos
Subatributos
F e SF
SC e SSC
Níveis de descrição
SR e SSR
DC
OP OP OP O O O OP OP OP OP OP OP DS
UI OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP OP Zona das notas Notas
Zona do controlo da descrição
Nota do arquivista Regras ou convenções Data da descrição ____________________________________________________________________________________________________________________________________________
34
Documentação – Introdução
_____________________________________________________________________________________
Estrutura:
Esta I Parte das Orientações relativa à Documentação encontra-se estruturada
nas sete Zonas, cada uma delas dividida em elementos de informação, num
total de vinte e seis, segundo o previsto na ISAD G) 2.
As Zonas encontram-se numeradas de 1. a 7. Cada Zona começa por indicar o
tipo de informação que nela se pode encontrar, seguindo-se o elenco dos
elementos de informação que a compõem.
Os elementos de informação encontram-se numerados sequencialmente,
dentro de cada Zona. Cada elemento de informação começa por indicar o
respetivo objetivo. Sempre que necessário seguem-se os comentários, não
numerados onde são elencados os conceitos a ter em consideração no
preenchimento de cada um dos elementos de informação e a respetiva
definição. Podem ainda clarificar e explicitar o tipo de informação a constar e
apontar para abordagens complementares.
Cada elemento de informação encontra-se estruturado em:
ABCDE-
Orientações gerais
Orientações específicas para níveis de descrição
Fontes de informação
Apresentação da informação
Exclusões
Cada orientação corresponde a uma indicação única e apresenta uma
numeração correlativa, correspondendo o primeiro algarismo à Zona em que
se integra, o segundo algarismo ao elemento de informação, a letra maiúscula
ao tipo de orientação, combinada com um algarismo sequencial dentro de
cada tipo.
A numeração destina-se a facilitar a consulta e a apreensão da estrutura das
Orientações. Pode ainda ser utilizada para fins de citação mas não deve, em
nenhum caso, ser utilizada na substituição da designação dos elementos de
informação.
A necessidade de delimitar, de forma tão clara quanto possível, o tipo de
informação a constar em cada elemento, evitando repetições e garantindo o
registo da informação pertinente e apenas dessa, leva a que se tenha optado
pela inclusão de exclusões.
Cada orientação é, na medida do possível, ilustrada por exemplos. Estes são
ilustrativos e não prescritivos, sendo sempre indicado, no final e em itálico, o
nome da entidade detentora da documentação que, nalguns casos, forneceu o
exemplo.
Por razões de abrangência e clareza em muitos exemplos são referidos outros
elementos que não apenas aqueles a que o exemplo se reporta. Nesses casos
foi incluída uma nota designada de “comentário ao exemplo”, com o objetivo
de o clarificar.
_____________________________________________________________________________________
35
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1. ZONA DA IDENTIFICAÇÃO
A Zona da Identificação contém a informação essencial para identificar a
unidade de descrição. É composta pelos seguintes elementos de informação:
1.1. Código de referência;
1.2. Título;
1.3. Data;
1.4. Nível de descrição;
1.5. Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão).
1.5.1. Dimensão
1.5.2. Suporte
1.1. Código de referência
Objetivo
Identificar, de forma unívoca, a unidade de descrição e estabelecer uma
ligação com a descrição que a representa.
Comentários
O código de referência pode ainda:
• Representar as relações da unidade de descrição com outras unidades;
• Representar a hierarquia dos níveis de descrição;
• Servir como meio de controlo da unidade de descrição;
• Ser utilizado na recuperação da unidade de descrição;
• Ser utilizado para a elaboração das referências da unidade de descrição.
Nos níveis de descrição como a unidade de instalação, o documento composto
e o documento simples, o código de referência pode ou não coincidir com as
respetivas cotas.
Orientações gerais
1.1.A1. O código de referência é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório em todos os níveis de descrição.
1.1.A2. O código de referência deve integrar os seguintes elementos, na
sequência indicada:
• Código do país;
• Código da entidade detentora;
• Código da unidade de descrição.
Código de referência do país
_____________________________________________________________________________________
36 Código de Referência
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.1.A3. O código de referência do país é obrigatório para a troca de
informação internacional.
Código de referência da entidade detentora 25
1.1.A4. O código de referência da entidade detentora é obrigatório.
1.1.A5. O código de referência é preferencialmente alfabético, podendo
corresponder a uma sigla ou acrónimo.
Comentários
Entende-se por:
• Sigla, a designação atribuída à letra ou letras iniciais que funcionam
como abreviatura de uma ou mais palavras ou ao conjunto das iniciais de
várias palavras que forma uma nova denominação.
• Acrónimo, a palavra formada pela letra ou letras iniciais de cada uma das
partes sucessivas do nome de uma organização, grupo ou termo.
Exemplos
Código de referência: PT/AHM
Portugal, Arquivo Histórico Militar
Código de referência: PT/AHU
Portugal, Arquivo Histórico Ultramarino
Código de referência: PT/AHD
Portugal, Arquivo Histórico-Diplomático
Código de referência: PT/ARM
Portugal, Arquivo Regional da Madeira
Código de referência da unidade de descrição
1.1.A6.Pode ser atribuído utilizando um código de controlo atribuído pela
entidade detentora, ou um código de controlo atribuído pela entidade
produtora original.
1.1.A7. Nos restantes casos, a entidade detentora ou serviço de arquivo deve
proceder à atribuição do código de referência da unidade de descrição, de
acordo com as orientações aqui expressas.
25
Foi disponibilizada, pelo Conselho Internacional de Arquivos, a 1.ª edição da norma para a
descrição das entidades detentoras de documentação de arquivo: INTERNATIONAL
COUNCIL ON ARCHIVES – ISDIAH: International Standard for Describing Institutions with
Archival Holdings. First edition.Developed by the Committee on Best Practices and Professional
Standards, London, United Kingdon, 10-11 March 2008 [emlinha].Disponívelem WWW: <URL:
http://www.wien2004.ica.org/sites/default/files/ISDIAH%20Eng_0.pdf>.
_____________________________________________________________________________________
Código de Referência 37
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Orientações específicas
Código de referência do fundo e suas subdivisões
1.1.B1. O código de referência do fundo é preferencialmente alfabético, e
pode corresponder a uma sigla ou acrónimo.
1.1.B2. Quando o nome do fundo compreende mais do que uma palavra, o
código de referência pode ser constituído pela primeira letra de cada palavra.
Exemplos
Código de referência: PT/TT/AASC
Portugal, Torre do Tombo, António Augusto Sousa Canavarro (F)
Código de referência: PT/TT/AI
Portugal, Torre do Tombo, Arquivo de Identificação (F)
Código de referência: PT/ADPRT/BM
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Banco do Minho (F)
1.1.B3. Quando o nome do fundo compreende várias palavras, o código de
referência pode ser abreviado, devendo incluir o número de carateres
necessário para garantir que seja unívoco, mas não demasiado extenso.
Exemplos
Código de referência: PT/TT/CLCN
Portugal, Torre do Tombo, Comissão Liquidatária das Companhias Portuguesas de
Transportes Marítimos e Nacional de Navegação (F)
1.1.B4. Quando o nome do fundo compreende apenas uma palavra, o código
de referência pode ser constituído pelas três primeiras letras ou primeiras três
consoantes da palavra.
Exemplos
Código de referência: PT/TT/BUL
Portugal, Torre do Tombo, Bulas (Col. F)
Código de referência: PT/TT/CRN
Portugal, Torre do Tombo, Crónicas (Col. F)
1.1.B5. Quando os códigos de referência se repetem, torna-se necessária a
inclusão de um elemento distintivo, que pode corresponder a uma ou várias
consoantes de uma ou várias palavras do título.
Exemplos
Código de referência: PT/TT/CSRN
Portugal, Torre do Tombo, Casa das Rainhas (F)
Código de referência: PT/TT/CR
Portugal, Torre do Tombo, Casa Real (F)
_____________________________________________________________________________________
38 Código de Referência
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.1.B6. Quando o nome do fundo inclui numerais, estes podem manter-se no
código de referência, preferencialmente no seu segmento final e em
numeração árabe.
Exemplos
Código de referência: PT/ADLSB/CNLSB26
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa, 26.º Cartório Notarial de Lisboa (F)
Código de referência: PT/ADLSB/CRCLSB7
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa, 7.ª Conservatória do Registo Civil de Lisboa (F)
Código de referência: PT/TT/EEACC17
Portugal, Torre do Tombo, XVII Exposição Europeia de Arte Ciência e Cultura (F)
Código de referência: PT/TT/CIM15
Portugal, Torre do Tombo, XV Congresso Internacional de Medicina (F)
Código de referência: PT/TT/PTF97
Portugal, Torre do Tombo, Portugal-Frankfurt 97, S.A. (F)
1.1.B7. Podem ser utilizadas as siglas ou acrónimos consagrados pelo uso.
Exemplos
Código de referência: PT/TT/MNE
Portugal, Torre do Tombo, Ministério dos Negócios Estrangeiros (F)
Código de referência: PT/RTP/RTP
Portugal, Rádio Televisão Portuguesa, Rádio Televisão Portuguesa (F)
Código de referência da secção e suas subdivisões
1.1.B8. O código de referência da secção é preferencialmente alfabético, e
pode corresponder a uma única letra.
Exemplos
Código de referência: PT/TT/HSJ/H
Portugal, Torre do Tombo, Hospital de São José (F), Comissão Administrativa das
Obras (SC)
1.1.B9. Quando o número de secções for superior ao número de letras do
alfabeto, ou quando se pretende que as secções sejam ordenadas de uma
forma específica, podem usar-se duas ou mais letras.
Código de referência da série e suas subdivisões
1.1.B10. O código de referência da série é preferencialmente numérico.
Exemplos
Código de referência: PT/ADGRD/RFTCS/1
Portugal, Arquivo Distrital da Guarda, Repartição de Finanças de Trancoso (F),
Matrizes prediais rústicas (SR)
_____________________________________________________________________________________
Código de Referência 39
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Código de referência: PT/ADPRT/BM/CT/23
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Banco do Minho (F), Contabilidade e tesouraria
(SC), Inventários e balanços (SR)
Código de referência da unidade de instalação, do documento composto e do
documento simples
1.1.B11. O código de referência da unidade de instalação, do documento
composto e do documento simples é preferencialmente numérico.
1.1.B12. O código de referência pode corresponder a:
• Um código de controlo atribuído pelo arquivista;
Exemplos
Código de referência: PT/TT/OCCT/A/7/232/6
Portugal, Torre do Tombo, Mestrado da Ordem de Cristo (F), Regulamentos e
constituições (SC), Tombos gerais (SR), Tombos de bens, rendas, direitos e escrituras do
Convento de Tomar (DC), Sentença do papa Inocêncio (?) sobre a isenção das igrejas de
Tomar relativamente à jurisdição do bispo de Lisboa (DS)
• Um código de controlo atribuído pela aplicação informática, desde que
coincida com o sistema de codificação usado pela entidade detentora;
• Um código de controlo atribuído pelo sistema de arquivo original, desde
que coincida com o sistema de codificação usado pela entidade
detentora.
Comentários
• O código de referência da unidade de instalação, do documento
composto e do documento simples pode coincidir com as respetivas
cotas.
Exemplos
Código de referência: PT/TT/TRT/GB5.2
Portugal, Torre do Tombo, Tratados (Col. F), Inglaterra cx. 5, n.º 2 (DC)
Código de referência: PT/TT/HSJ/H/1/5169
Portugal, Torre do Tombo, Hospital de São José (F), Comissão Administrativa das
Obras (SC), Registo de atas (SR), liv. 1 (UI)
Código de referência: PT/ADPRT/BM/CT/23/111
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Banco do Minho (F), Contabilidade e tesouraria
(SC), Inventários e balanços (SR), Balanço do Banco do Minho de 30 de setembro (UI)
Código de referência: PT/ADSTR/GCSTR/H-B/1/300
Portugal, Arquivo Distrital de Santarém, Governo Civil de Santarém (F), Inspeção,
Licenciamento, Fiscalização e Segurança (SC), Associações - Atividades Lúdicas Espetáculos (SSC), Registo de alvarás de licenças para espetáculos públicos (SR), liv. 1
(UI), 300 (DS)
_____________________________________________________________________________________
40 Código de Referência
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Código de referência: PT/ADPRT/TRPR/137/5895
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Tribunal da Relação do Porto (F), Agravos
comerciais (SR), Agravo comercial (DC)
Código de referência: PT/ADPRT/TCFLG/143/1787
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Tribunal da Comarca de Felgueiras (F), Apelações
cíveis (SR), Apelação cível (DC)
Código de referência: PT/ADPRT/CSP/17/1666/138
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cabido da Sé do Porto (F), Inquirições de genere
(SR), Inquirições de genere (UI), Afonso (DS)
Código de referência: PT/ADSTR/PFZZ03/2/1/3
Portugal, Arquivo Distrital de Santarém, Paróquia do Beco (Concelho de Ferreira do
Zêzere) (F), Registo de casamentos (SR), Livro 1 (UI), Assento n.º 3 (DS)
Código de referência: PT/DGARQ/FCG/596553
Portugal, Direção Geral de Arquivos, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Base de dados
do Ministério do Ultramar (UI)
Fontes de informação
1.1.C1. A fonte de informação para o código de referência do país é a ISO
3166 26 :
• PT = Portugal;
• AO = Angola;
• BR = Brasil;
• CV = Cabo Verde;
• GW = Guiné Bissau;
• MZ = Moçambique;
• TL = Timor Leste.
1.1.C2. Quando o nome da entidade detentora integra uma referência
geográfica relativa a uma freguesia ou concelho, esta deve refletir-se no código
de referência 27 , podendo para o efeito utilizar-se a Codificação do nome dos
municípios e das freguesias 28 .
26
ISO 3166:1997 - Codes for the representation of names of countries, alpha-2 code. Geneve:
International Standard Organization.
27
Veja-se igualmente :INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES – ISDIAH: International
Standard for Describing Institutions with Archival Holdings. First edition.Developed by the
Committee on Best Practices and Professional Standards, London, United Kingdon, 10-11 March 2008
[em
linha].
Disponível
em
WWW:
<URL:
http://www.wien2004.ica.org/sites/default/files/ISDIAH%20Eng_0.pdf>.
28
INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO - PROGRAMA DE
NORMALIZA-ÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Codificação do nome dos municípios e
das freguesias. 3.ª v. Lisboa: IANTT, 2006. Trata-se de uma adaptação de Codificação
normalizada para os fundos paroquiais, notariais e judiciais, de câmaras municipais e misericórdias,
elaborada pelo Instituto Português de Arquivos, entre 1988 e 1992.
_____________________________________________________________________________________
Código de Referência 41
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Exemplos
Código de referência: PT/ADLSB
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa
Código de referência: PT/AMMTJ
Portugal, Arquivo Municipal do Montijo
Código de referência: PT/ADPRT
Portugal, Arquivo Distrital do Porto
Comentários
• Pode ser vantajoso que a atribuição de códigos às entidades detentoras
seja controlada (eventualmente pelo organismo coordenador da Rede
Portuguesa de Arquivos), no sentido de garantir que não existem
repetições.
• Pode também ser construído individualmente, por cada entidade
detentora.
1.1.C3. A fonte de informação principal para a construção do código de
referência do fundo é o respetivo título.
1.1.C4. Quando o título do fundo inclui um topónimo (títulos de fundos
paroquiais, notariais e judiciais, de governos civis, câmaras municipais,
misericórdias, etc.) pode ser utilizada a Codificação do nome dos municípios e das
freguesias 29 , precedida das abreviaturas correspondentes aos diferentes tipos de
fundos, já consignadas na referida Codificação:
• P – Paróquia;
• CN – Cartório Notarial;
• CM – Câmara Municipal;
• GC – Governo Civil;
• JF – Junta de Freguesia;
• M – Misericórdia;
• AC – Administração do Concelho;
• RF – Repartição de Finanças.
Exemplos
Código de referência: PT/ADSTR/PALQ01
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa, Paróquia da Abrigada (F)
Código de referência: PT/ADSTR/CMALQ
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa, Câmara Municipal de Alenquer (F)
Código de referência: PT/CNVNG
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cartório Notarial de Vila Nova de Gaia (F)
29
INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO - PROGRAMA DE
NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Codificação do nome dos municípios e das
freguesias. 3.ª v. Lisboa: IANTT, 2006. Trata-se de uma adaptação de Codificação normalizada
para os fundos paroquiais, notariais e judiciais, de câmaras municipais e misericórdias, elaborada
pelo Instituto Português de Arquivos, entre 1988 e 1992.
_____________________________________________________________________________________
42 Código de Referência
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.1.C5. As fontes de informação principais para a construção do código de
referência da série podem ser: o registo dos documentos, os instrumentos de
recuperação/descrição utilizados em arquivo corrente, intermédio ou
definitivo (incluindo-se neste grupo a metainformação de arquivamento para
os arquivos eletrónicos), a documentação da transferência ou guias de remessa
e os próprios documentos de arquivo.
1.1.C6. As fontes de informação para a construção do código de referência são
a própria unidade de instalação, o documento composto, o documento
simples, ou qualquer outra fonte fidedigna.
1.1.C7. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
Apresentação da informação
Comentários
• Muitos serviços de arquivo trabalham já com segmentos de códigos de
referência relativos a unidades de descrição cuja alteração pode não ser
aconselhável.
• Considere-se ainda que as aplicações informáticas podem não estar
preparadas para aceitar os sinais gráficos acima referidos. Nesses casos,
cabe a cada entidade detentora ou serviço de arquivo a definição das
orientações a usar.
1.1.D1. O código de referência da entidade detentora pode ser precedido de
uma barra (/).
Exemplos
Código de referência: PT/TT
Portugal, Torre do Tombo
1.1.D2. Os segmentos do código de referência correspondentes aos diferentes
níveis de descrição podem ser separados por barra (/).
Exemplos
Código de referência: PT/ADPRT/CSP/17/1/1659
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cabido da Sé do Porto (F), Livros dos originais
(SR), Livro 1.º dos originais (UI), Instrumento de alvará de el-rei D. Duarte (DS)
Código de referência: PT/TT/JC/A
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comércio (F), Secretaria (SC)
Código de referência: PT/TT/CMZ-AF
Portugal, Torre do Tombo, Companhia de Moçambique (F), Arquivo fotográfico (SF)
1.1.D3. Os segmentos do código de referência correspondentes às subdivisões
de cada um dos níveis de descrição podem ser separados por hífen (-).
_____________________________________________________________________________________
Código de Referência 43
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Exemplos
Código de referência: PT/ADSTBT/CNACH1/1-1
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, Cartório Notarial de Alcochete (F), Notas para
escrituras diversas (SR), Livros de notas de atos e contratos de valor inferior a 500$00
(SSR)
Código de referência: PT/AMLSB/AL/CMLSB/EDUC-EPB/4
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Arquivos da Administração Local (GF),
Câmara Municipal de Lisboa (F), Educação (SC), Ensino Pré-primário e Básico (SSC),
Termos de Exame do Ensino Primário Complementar (SR)
_____________________________________________________________________________________
44 Código de Referência
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.2. Título
Objetivo
Denominar a unidade de descrição.
Comentários
Entende-se por:
• Título, a palavra, frase, caractere ou grupo de carateres que designa uma
unidade de descrição.
O título, que constitui um dos principais pontos de acesso à
documentação, dispõe de diferentes atributos e subatributos, podendo,
em função deles, classificar-se como:
• [Atrib.] Formal, quando corresponde ao nome oficial ou legal de uma
unidade de descrição, ou nela aparece proeminente ou explicitamente,
transcrito sem modificações substanciais.
O título formal pode ainda subdividir-se em:
• [Subatrib.] Paralelo, quando corresponde ao nome formal que se
encontra em diferentes idiomas na fonte principal de informação.
Não deve ser confundido com a tradução, no âmbito da descrição, de
um título de um documento que se encontra numa outra língua que
não o português. A tradução de um título formal corresponde a um
título atribuído.
• [Atrib.] Atribuído, quando corresponde ao nome dado por um
arquivista à unidade de descrição que não dispõe de título formal, ou
cujo título formal não é fidedigno, induzindo em erro em relação ao
conteúdo informativo da unidade de descrição a que se reporta.
O título atribuído pode ainda ser:
• [Subatrib.] Consagrado pelo uso.
• [Subatrib.] Controlado, quando elaborado segundo regras ou
convenções específicas. O título controlado facilita o acesso à
informação e a troca de descrições relativas a documentação de
produtores com características comuns. É o caso da documentação
notarial, judicial, entre outra 30 .
30
No âmbito da arquivística portuguesa existem trabalhos nos quais é possível constatar a
elaboração ou utilização de títulos controlados em planos/quadros de classificação, portarias
de gestão de documentos, para só citar alguns. Tendo em conta que a realidade que espelham
é dinâmica, necessitam de atualizações sucessivas. Podem referir-se trabalhos como os de:
- ARQUIVO DISTRITAL DO PORTO – Os Tribunais Judiciais de 1.ª e 2.ª instância: estudos
institucionais e aplicação do Arqbase à descrição de fundos judiciais. [S.d.]. Acessível na
Biblioteca da Torre do Tombo.
- MARIZ, José – Quadro de classificação dos Arquivos Municipais. Lisboa: Instituto Português de
Arquivos, 1989. Acessível na Biblioteca da Torre do Tombo.
- MARIZ, José – Organização de Arquivos Municipais. Lisboa: Instituto Português de Arquivos,
1989. Elaborado no âmbito de uma ação de formação. Acessível na Biblioteca da Torre do
Tombo.
_____________________________________________________________________________________
Título 45
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Normalmente um título atribuído pode ser constituído por diferentes
componentes:
- nome do produtor, necessário nos níveis mais altos de descrição e
frequentemente dispensável nos níveis mais baixos;
- um elemento indicativo da natureza da unidade de descrição;
- um elemento suscetível de identificar a unidade de descrição,
quando o nome e a natureza não se revelarem suficientes: tipo de
documentos que a compõem, função, atividade, transação, assunto.
Entende-se por:
• Assunto a síntese do ato ou ação que se encontra na base do documento.
O tipo de informação a registar no título atribuído pode variar, tendo em
conta o grau de profundidade da descrição realizada e os princípios da
descrição multinível, entre os quais o da não repetição da informação.
Assim, se a descrição se efetuar ao nível da Série, pode contemplar, no
respetivo título atribuído, e considerando os documentos que a integram:
• tipologias documentais;
• tradições documentais.
Contemplará ainda, no elemento de informação Âmbito e conteúdo:
• tipologias documentais que integram cada um desses documentos de per
se.
Caso eventualmente se opte pela descrição ao nível dos documentos
compostos que constituem a referida série, o título atribuído de cada um deles
- MARIZ, José –Tabeliães e notários:orientações para a organização e descrição dos fundos
notariais. Lisboa: IPA, 1989. Acessível na Biblioteca da Torre do Tombo.
- PEIXOTO, Pedro Abreu –Arquivos de família: orientações para organização e descrição dos
fundos dos arquivos de família. Lisboa: IPA, 1990. Acessível na Biblioteca da Torre do Tombo.
- MATTOSO, José – Quadro de classificação para documentação eclesiástica. Entre 1988 e 1992.
Elaborado no âmbito dos trabalhos desenvolvidos pelo IPA.
- PORTARIA n.º 456/99, de 23 de junho. Diário da República, I Série B. 144 (1999-06-23) 37303736. Regulamento de conservação arquivística para os Governos Civis.
- PORTARIA n.º 1003/99, de 10 de novembro. Diário da República, I Série B. 262 (1999-11-10)
7904-7911. Regulamento de conservação arquivística para os Tribunais Judiciais.
- PORTARIA n.º 247/2000, de 8 de maio. Diário da República, I Série B. 106 (2000-05-08) 19371944. Regulamento de conservação arquivística para os Hospitais e Serviços de Saúde.
- PORTARIA n.º 412/2001, de 17 de abril. Diário da República, I Série B. 90 (2001-04-17) 22432260. Regulamento de conservação arquivística para as Autarquias Locais.
- etc.
DIRECÇÂO GERAL DE ARQUIVOS – Tabela de seleção das funções-meio. Lisboa: DGARQ,
2007. Disponível em WWW: <URL:http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-enormativos/lista-de-documentos/>. Acedido a 25 de fevereiro de 2011.
A intervenção do arquivista desde o momento da produção dos documentos, facilita a
atribuição de títulos controlados.
DIRECÇÂO GERAL DE ARQUIVOS – Governo eletrónico e interoperabilidade: documento
metodológico para a elaboração de um esquema de metainformação para a interoperabilidade
(MIP) e uma macroestrutura funcional (MEF). V. 2.0. Lisboa: DGARQ, 2008. Disponível em
WWW:
<URL:
http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-dedocumentos/>Acedido a 9 de março de 2011.
_____________________________________________________________________________________
46 Título
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
não contemplará as respetivas tipologias documentais, uma vez que as mesmas
se encontram já registadas ao nível da série. As tipologias e tradições
documentais que eventualmente constituam cada um desses documentos
serão retirados do Âmbito e conteúdo da série, e registadas no Âmbito e conteúdo
de cada um dos documentos compostos abaixo dela descritos.
Caso as unidades de descrição acima mencionadas apresentassem,
proeminente ou explicitamente, títulos formais, ou fosse possível proceder à
sua recuperação nas fontes de informação para o título formal, optar-se-ia por
utilizar estes, independentemente de, na prática, poder existir repetição de
informação nos diferentes níveis de descrição utilizados.
O título atribuído não deve ser confundido com os elementos e subelementos
de informação Nome do produtor, Nome do autor intelectual, Nome do autor
material, Nome do destinatário, Nome do colaborador, Âmbito e conteúdo, devendo
ser sempre breve e sucinto.
Orientações gerais
1.2.A1. O título é um elemento de informação de preenchimento obrigatório
em todos os níveis de descrição.
1.2.A2. Deve optar-se pelo título formal, da responsabilidade do produtor,
quando a unidade de descrição apresenta um título fidedigno.
Exemplos
Título formal: Real Junta do Comércio, Agricultura, Fábricas e Navegação destes
Reinos e seus Domínios.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comércio (F)
Comentário ao exemplo:
Em detrimento do título atribuído, consagrado pelo uso: Junta do Comércio.
Título formal: Humberto da Silva Delgado.
Portugal, Torre do Tombo, Humberto Delgado (F)
Comentário ao exemplo:
Em detrimento do título atribuído, consagrado pelo uso: Humberto Delgado.
Título formal: Culpeiro de Coimbra.
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Ofício (F), Inquisição de Coimbra (SF),
010 (SR), Culpeiro de Coimbra (UI)
Comentário ao exemplo:
Em detrimento do título atribuído: Registo de traslados de confissões feitos na
Mesa do Santo Ofício de Coimbra e de culpas de judaísmo tiradas de processos.
Título formal: Base de dados de contraordenações.
Portugal, Torre do Tombo, Instituto da Segurança Social (F), Base de dados de
contraordenações (UI)
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Título 47
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
1.2.A3. Pode optar-se por um título atribuído, consagrado ou não pelo uso, em
detrimento de um título formal não fidedigno em relação à unidade de
descrição.
1.2.A4. Quando for necessário atribuir um título, este deve ser claro, conciso e
incluir a informação essencial, não repetindo informação fornecida nos níveis
superiores.
Exemplos
Título atribuído: Registos de batismos.
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, Paróquia de (…) (F), Registos de batismos (SR)
Título atribuído: João Mendes.
Portugal, Direção-Geral de Arquivos, Recursos humanos (SC), Processos, registos e meios
de identificação (SSC), Processos individuais de funcionários (SR) João Mendes
(DC)
Comentário ao exemplo:
Não foi registada no título a tipologia documental do DC, uma vez que esta
informação consta no nível superior, a SR.
1.2.A5. Quando se optar pela indicação de mais do que um título, registar
apenas um deles no elemento de informação Título. Os demais poderão ser
registados no elemento de informação Notas.
Exemplos
Título formal: Informação que foi a Roma feita pelo Dr. João por via de Lourenço
Pires e Estêvão Gago que levou Manuel Leite de Lisboa.
Portugal, Torre do Tombo, Coleção Moreira (Col. F)
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Título: O documento apresenta vários títulos
formais. Para além do utilizado no elemento de informação Título, há ainda a
registar: Enformação pera se fazer suplicaçam em forma pera expediçam do caso
em ela declarado; Informação que foy a Roma feita per o doutor Joam per via de
Lourenço pires e de Estevão guago que levou Manuel Leite de lixboa. Título
atribuído: Informação de D. João III ao Papa Júlio III sobre a escolha do Cardeal
Infante D. Henrique para visitar a Casa da Suplicação e a Casa do Cível.
Orientações específicas
Título do fundo e suas subdivisões
1.2.B1. Registar o nome da pessoa singular, da família ou da pessoa coletiva
predominantemente responsável pela produção, acumulação e manutenção do
fundo como um todo.
Exemplos
Título formal: Luís Teixeira de Sampaio.
Portugal, Torre do Tombo, Luís Teixeira de Sampaio (F)
_____________________________________________________________________________________
48 Título
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Título formal: Família Ferreira do Amaral.
Portugal, Torre do Tombo, Família Ferreira do Amaral (F)
Título formal: Alta Autoridade contra a Corrupção.
Portugal, Torre do Tombo, Alta Autoridade contra a Corrupção (F)
Título formal: Serviço de Apoio Ambulatório Local Norte.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Fundo de Fomento de Habitação (F), Serviço de
Apoio Ambulatório Local Norte (SF)
1.2.B2. O título do fundo deve corresponder ao nome formal do respetivo
produtor.
Exemplos
Título formal: Joaquim Possidónio Narciso da Silva.
Portugal, Torre do Tombo, Joaquim Possidónio Narciso da Silva (F)
Título atribuído: Família Matos Velez
Portugal, Torre do Tombo, Família Matos Velez (F).
Título formal: Conselho Ultramarino.
Portugal, Torre do Tombo, Conselho Ultramarino (F)
1.2.B3. Quando o nome do produtor não for conhecido, optar por um título
atribuído, construído com base na natureza da documentação que integra o
fundo.
Exemplos
Título atribuído: Documentos em tâmul e malayalam.
Portugal, Torre do Tombo, Documentos em tâmul e malayalam (Col. F)
1.2.B4. Quando o produtor mudou de nome ao longo do tempo deve preferirse, para o título formal, o último.
Exemplos
Título formal: Contos do Reino e Casa.
Portugal, Torre do Tombo, Contos do Reino e Casa (F)
Comentário ao exemplo:
Forma autorizada do nome: Contos do Reino e Casa. 1514-1761.
Outras formas do nome: Contos de Lisboa.
Título formal: Inspeção-Geral das Obras Públicas, Transportes e Comunicações.
Comentários ao exemplo:
Formas autorizadas do nome: Inspeção-Geral das Obras Públicas, Transportes e
Comunicações. 1987Outras formas do nome: Inspeção-Geral das Obras Públicas (2005-2006).
1.2.B5. O título formal dos fundos abertos deve corresponder à denominação
em vigor no momento da descrição da documentação.
_____________________________________________________________________________________
Título 49
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Exemplos
Título: 2.º Cartório Notarial de Vila Nova de Gaia.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, 2.º Cartório Notarial de Vila Nova de Gaia (F)
Comentários ao exemplo:
História administrativa: (…)O atual 2.º Cartório Notarial de Vila Nova de Gaia
constituiu anteriormente o 5.º Cartório Notarial do Porto.
1.2.B6. Num título atribuído pode constar a referência à unidade arquivística,
através de menções como “arquivo”, “fundo”, “coleção”, se consagradas pelo
uso. Tais menções são, no entanto, de evitar.
Título atribuído: Arquivo Salazar.
Portugal, Torre do Tombo, Arquivo Salazar (F)
Título atribuído: Arquivo da Legação em Constantinopla.
Portugal, Torre do Tombo, Ministério dos Negócios Estrangeiros (F), Arquivo da
Legação em Constantinopla (SF)
Título atribuído: Coleção Moreira.
Portugal, Torre do Tombo, Coleção Moreira (Col. F)
Pessoas coletivas
1.2.B7. Quando a documentação que integra um fundo foi produzida por mais
do que um produtor, registar no título apenas um, considerado o
predominante ou o mais apropriado.
Exemplos
Título formal: Companhia Portuguesa de Transportes Marítimos.
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Portuguesa de Transportes Marítimos (F)
Comentário ao exemplo:
Âmbito e conteúdo: A documentação que integra este fundo tem várias
proveniências resultantes das sucessivas transformações e fusões das empresas de
navegação. Existe documentação da própria Companhia Portuguesa de
Transportes Marítimos (4622 u.i., com datas de 1929 a 1985), da Companhia
Colonial de Navegação (329 u.i , de 1922 a 1974), da Companhia Nacional de
Carregadores Açorianos (28 u.i., de 1920 a 1972), da Empresa Insulana de
Navegação (189 u.i., de 1871 a 1974), da Sofamar (76 u.i., de 1970 a 1976), da
Sociedade de Construções Metálicas (13 u.i., de 1920 a 1977), da Sociedade
Predial e Agrícola (12 u.i., de 1926 a 1986), da Transnavi (3 u.i., de 1968 a 1969),
da Comissão de Trabalhadores da CTM (16 u.i., de 1974 a 1985), do Grupo
Cultural e Desportivo da CTM (1 u.i., de 1974 a 1977), da Cooperativa de Pessoal
da CCN-CTM (11 u.i., de 1962 a 1986), e finalmente a documentação produzida
pelos navios (199 u.i., de 1961 a 1985).
1.2.B8. Quando o produtor é identificado por um nome geográfico, este deve
integrar o título. Neste caso, a forma normalizada ou o ponto de acesso
normalizado para um nome de uma entidade geográfica pode ser registado no
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50 Título
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
elemento de informação Âmbito e conteúdo, e no registo de autoridade
arquivística correspondente, no elemento de informação Lugares.
Exemplos
Título formal: Consulado de Portugal em Paris.
Portugal, Torre do Tombo, Ministério dos Negócios Estrangeiros (F), Consulado de Portugal em Paris (SF)
Título formal: Mosteiro de Jesus de Aveiro.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de Jesus de Aveiro (F)
Título formal: Companhia de Moçambique.
Portugal, Torre do Tombo, Companhia de Moçambique (F)
1.2.B9. Quando a informação relativa à localização é parte do nome formal do
produtor, mas não o identifica de forma clara, registar, enquanto Título do
fundo, o nome formal do produtor e remeter para o elemento de informação
Nome do produtor os qualificativos necessários à sua clara identificação.
Exemplos
Título formal: Junta de Freguesia de Troviscal.
Comentário ao exemplo:
Nome do produtor: Junta de Freguesia de Troviscal. Oliveira do Bairro, 1941Título formal: Junta de Freguesia de Troviscal.
Comentário ao exemplo:
Nome do produtor: Junta de Freguesia de Troviscal. Sertã, 1941-
Pessoas singulares
1.2.B10. Quando o fundo foi produzido por uma até três pessoas singulares, o
título do fundo pode corresponder aos respetivos nomes.
Exemplos
Título formal: António José de Ávila, 1.º e 2.º marqueses de Ávila e Bolama.
Portugal, Torre do Tombo, 1.º e 2.º marqueses de Ávila e Bolama (F)
1.2.B11. Quando o fundo foi produzido por mais do que três pessoas
singulares, pode registar-se como título o nome do produtor predominante,
ou o nome do produtor considerado apropriado.
Exemplos
Título atribuído: D. António, prior do Crato, e seus descendentes.
Portugal, Torre do Tombo, D. António, prior do Crato, e seus descendentes (F)
Comentário ao exemplo:
Âmbito e conteúdo: Este fundo é constituído por duas partes, sendo uma relativa a
documentos políticos e pessoais de D. António, Prior do Crato, e outra a
documentação de alguns dos seus descendentes. (...) Contém correspondência
_____________________________________________________________________________________
Título 51
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
particular e política, testamentos, demandas, etc. de D. Manuel (filho primogénito
de D. António), de D. Guilherme Luís (neto), de D. Manuel Eugénio de Portugal
(bisneto), de D. Manuel José de Portugal Cortizos, marquês de Vilaflores (trineto),
e de D. Joana Dionísia de Portugal Cortizos, marquesa de Valdefuentes e
baronesa de Ellabek (tetraneta).
Famílias
1.2.B12. Quando o fundo foi produzido no âmbito de uma a três famílias ou
casas senhoriais, e dentro de cada uma delas por pessoas ligadas por relações
familiares e partilhando o mesmo apelido ou título nobiliárquico, o título
atribuído do fundo pode corresponder ao apelido ou apelidos ou título
nobiliárquico, precedido pelas palavras “família” ou “casa”.
Exemplos
Título atribuído: Casa de Fronteira e Alorna.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Fronteira e Alorna (F)
Comentário ao exemplo:
Nome do Produtor: Mascarenhas, Família, Marqueses de Fronteira, 1670; Almeida,
Família, Marqueses de Alorna, 1748
1.2.B13. Quando mais de três famílias ou casas senhoriais assumem a
responsabilidade pela produção de um fundo, deve selecionar-se, enquanto
título atribuído, o nome da família ou casa cujos documentos são
predominantes ou aquele que for julgado mais apropriado.
Exemplos
Título atribuído: Casa de Santa Iria.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Santa Iria (F)
Comentário ao exemplo:
História biográfica: (...) A Casa de Santa Iria reuniu as Casas de Sabugal, Palma,
Óbidos e Alva. (...)
Título atribuído: Casa de Abrantes.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Abrantes (F)
Comentário ao exemplo:
Nome dos produtores: Almeida. Família, condes de Abrantes, 1476; Sá. Família,
1583, condes de Penaguião; Sá Almeida e Lancastre. Famílias, 1718, marqueses
de Abrantes; Lencastre. Família, 1504, condes de Vila Nova de Portimão
1.2.B14. Quando o fundo for produzido no âmbito de uma família, por pessoas
ligadas por laços familiares, mas com apelidos diferentes, o título do fundo
pode corresponder aos nomes completos dessas pessoas, aos quais se pode
acrescentar a palavra “família”.
Coleções
_____________________________________________________________________________________
52 Título
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.2.B15. As coleções, quando descritas ao nível de fundo, embora
correspondendo a conjuntos de documentos reunidos artificialmente, devem
ser descritas segundo as mesmas orientações enunciadas para o fundo.
1.2.B16. Na descrição de uma coleção ao nível de fundo, registar o nome
formal da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família
predominantemente responsável pela constituição da coleção como um todo.
Exemplos
Título formal: Júlio de Castilho.
Portugal, Torre do Tombo, Júlio de Castilho (Col. F)
1.2.B17. Quando o nome do colecionador for desconhecido, optar por um
título atribuído, construído com base na natureza ou temática da
documentação que integra a coleção.
Exemplos
Título atribuído: Miscelâneas manuscritas.
Portugal, Torre do Tombo, Miscelâneas manuscritas (Col. F)
Comentário ao exemplo:
História custodial e arquivística: Desconhece-se a história da formação desta
coleção e a sua história custodial. (…)
Âmbito e conteúdo: A documentação que integra esta coleção é diversa e,
aparentemente, sem qualquer relação entre si. (…)
1.2.B18. Quando a coleção tiver sido criada pela entidade detentora da
unidade de descrição, não registar o nome da referida entidade detentora no
título.
Exemplos
Título atribuído: Coleção cartográfica.
Portugal, Torre do Tombo, Coleção cartográfica (Col. F)
Título atribuído: Antifonários.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Antifonários (Col. F)
Título atribuído: Crónicas.
Portugal, Torre do Tombo, Crónicas (Col. F)
Título da secção e suas subdivisões
Comentário:
Na base de criação de uma secção e das suas subdivisões podem encontrar-se
critérios orgânicos e / ou funcionais.
1.2.B19. Quando a secção corresponde a uma divisão orgânica, selecionar a
designação formal dessa subdivisão orgânica como título.
Exemplos
Título formal: Secretaria-Geral.
_____________________________________________________________________________________
Título 53
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Título formal: 1.ª Repartição.
Portugal, Torre do Tombo, Ministério do Reino (F), Secretaria Geral (SC), 1.ª
Repartição (SSC)
Título formal: Armazém da Seda Crua e Materiais.
Portugal, Torre do Tombo, Real Fábrica das Sedas (F), Armazém da Seda Crua e Materiais (SC)
1.2.B20. Quando a secção corresponde a uma divisão funcional, utilizar
preferencialmente a designação formal que representa o nome da função.
Exemplos
Título formal: Promoção do património.
Portugal, Direção-Geral de Arquivos, Promoção do património (SC)
Comentário ao exemplo:
Nota do arquivista: Fonte utilizada para o Título: DIREÇÃO-GERAL DE
ARQUIVOS – SIARQ: Quadro de classificação. V. 1.4. Lisboa: DGARQ, 2008.
Título da série e suas subdivisões
1.2.B21. Quando a série apresenta um título formal, que aparece destacado e
se reporta, de forma fidedigna, ao conjunto da documentação que a constitui,
ou quando se encontra regulamentada por lei, deve optar-se pelo título
formal.
Exemplos
Título formal: Notas para escrituras diversas.
Comentário ao exemplo:
Nota do arquivista: Fonte utilizada para o Título: PORTUGAL - Código do
Notariado. Dir. Albino Matos. Coimbra: Almedina, 2004. ISBN: 972-40-2067-3.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cartório Notarial de Paredes (F), Notas para
escrituras diversas (SR).
1.2.B22. Quando a série mudou de nome ao longo dos anos deve preferir-se,
como título formal, o último.
1.2.B23. Quando não existe um título formal ou quando este não é fidedigno
em relação à unidade de descrição, o título atribuído pode incluir uma menção
às tipologias documentais, bem como à função, atividade, transação ou
assunto que está na base da criação da série. Registar o agente da ação da qual
resultam os documentos da série no elemento de informação Âmbito e
conteúdo.
Exemplos
Título atribuído: Processos de concessão de licença de condução de velocípedes.
Portugal, Câmara Municipal de Alijó (F), Serviços administrativos (SC), Taxas e
licenças (SSC), Processos de concessão de licença de condução de velocípedes (SR)
_____________________________________________________________________________________
54 Título
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Título atribuído: Registo de correspondência recebida.
Título atribuído: Confirmação de doações.
Título atribuído: Legitimações.
Portugal, Torre do Tombo, Ministério do Reino (F), 2.ª Repartição (SC), Registo de
correspondência recebida (SR), Confirmação de doações (SR), Legitimações (SR)
1.2.B24. O título atribuído pode, quando pertinente, registar as tradições
documentais da documentação que constitui a série (minutas, cópias, etc.).
Neste
Exemplos
Título atribuído: Minutas de consulta.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comércio (F), Secretaria (SC), Minutas de consulta
(SR)
Título atribuído: Cópias de despachos do Consulado Geral de Saída.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comércio (F), Contadoria da Balança do Comércio
(SC), Cópias de despachos do Consulado Geral de Saída (SR)
1.2.B25. Quando a designação da série e/ou a prossecução da função que lhe
dá origem se encontram estabelecidas por regras ou convenções da
responsabilidade de entidades competentes, pode optar-se pela atribuição
dessa designação, que funciona como um título controlado.
Comentários
Dentro de cada entidade detentora ou serviço de arquivo podem também
existir normas para a atribuição de títulos, que podem assumir vários níveis de
controlo 31 :
• utilização de plurais ou singulares; inclusão ou não inclusão de palavras
como registo ou arquivo;
• enumeração das tipologias documentais ou referência à função;
• existência de listas de tipologias documentais;
• etc.
Exemplos
Título atribuído: Registo de correspondência recebida ou Registos de
correspondência recebida.
Título atribuído: Livro razão ou Razão.
Título atribuído: Arquivo da Casa de Abrantes ou Casa de Abrantes.
Título atribuído: Livros de ponto ou Controlo de assiduidade.
Título da unidade de instalação
1.2.B26. Quando a unidade de instalação apresenta um título formal, que se
reporta, de forma fidedigna, ao conjunto da documentação que a constitui,
deve optar-se pelo título formal.
31
Cf. RIBEIRO, Fernanda – Indexação e controlo de autoridade em arquivo. Porto: Câmara
Municipal; Departamento de Arquivos, 1996, Anexos 3-A – Quadro de classificação do fundo da
Câmara Municipal do Porto, Anexo 4 – Tipologias documentais, p. 142 e segs. e p. 148-151,
respetivamente.
_____________________________________________________________________________________
Título 55
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Comentários
• O título formal da unidade de instalação pode corresponder a um termo
de abertura, a uma designação aposta em lombada, capa ou capilha,
pasta, a uma etiqueta aposta em cassete áudio e/ou vídeo, em disquete,
CD, DVD, pasta de ficheiros, à designação de uma base de dados, etc.
Exemplos
Título formal: Este livro serve de carregar todos os requerimentos de que se
manda dar vista ao Procurador da Coroa (…).
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Paço (F), Secretaria das Comarcas (SC),
Repartição da Corte, Estremadura e Ilhas (SSC), Expediente com o Procurador da
Coroa (SR), Registo dos papéis que vão à consulta do Procurador da Coroa (SSR),Livro
1. (UI)
Título formal: Livro 2. Livro das matrículas dos marinheiros.
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Título: Designação constante na capa do livro.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comércio (F), Navegação (SC), Registo da
matrícula de equipagens de navios (SR), liv. 2 (UI)
Título formal: Batismos.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Paróquia de Lavra (F), Registos de batismos (SR),
liv. 1 (UI)
Título formal: Base de dados de contraordenações.
Portugal, Direção Geral de Arquivos, Instituto de Segurança Social (F), Contra
ordenações e proteção jurídica (SR), 01 (UI)
1.2.B27. Quando não existe um título formal ou quando este não se reporta, de
forma fidedigna, à unidade de instalação, o título atribuído pode corresponder
a um elemento cronológico, geográfico, alfabético ou qualquer outro relativo à
ordenação e/ou assunto da série, ou especificidade da unidade de instalação.
Exemplos
Título atribuído: 1790.
Título atribuído: 1792.
(…)
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Paço (F), Repartição da Corte, Estremadura
e Ilhas (SC), Denúncias de capelas vagas (SR), liv. (UI)
Título atribuído: Angra e Aveiro.
Título atribuído: Beja.
Título atribuído: Braga.
Título atribuído: Bragança.
Título atribuído: Castelo Branco.
(…)
Portugal, Torre do Tombo, Ministério do Reino (F), 4.ª Repartição (SC), Ofícios
recebidos dos Governos Civis e Administrações Gerais (SR), Faro, Funchal, Guarda (UI)
_____________________________________________________________________________________
56 Título
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Título do documento composto
1.2.B28. Quando o documento composto apresenta um título formal, que se
encontra expresso no próprio documento, fidedigno ao conteúdo do mesmo,
deve optar-se pelo título formal.
Exemplos
Título formal: Autos de Catarina Fernandes, mourisca forra moradora na vila de
Setúbal, presa nos cárceres da Santa Inquisição.
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Ofício (F),Inquisição de Lisboa (SF),
Processos (SR),Processo de Catarina Fernandes (DC)
Comentários ao exemplo:
Em detrimento do título atribuído: Processo de Catarina Fernandes.
Título formal: Feito crime da justiça, autor, contra Nuno Rodrigues, cristão-novo
de Vinhais, réu preso no cárcere da Santa Inquisição.
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Ofício (F),Inquisição de Lisboa (SF),
Processos (SR),Processo de Nuno Rodrigues (DC)
Comentários ao exemplo:
Em detrimento do título atribuído: Processo de Nuno Rodrigues.
Título formal: Livro das minhas lembranças.
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Ofício (F), Inquisição de Lisboa (SF),
Juízo do Fisco (SC), Sequestros (SR),Livro de notas e contas de frei Domingos Jorge da
Congregação do Oratório (UI)
Comentários ao exemplo:
Em detrimento do título atribuído: Livro de notas e contas de frei Domingos
Jorge da Congregação do Oratório.
A informação sobre o conteúdo do livro e o respetivo autor será registada no
elemento de informação Âmbito e conteúdo e no subelemento de informação Autor
do elemento Nome do Produtor
1.2.B29. Quando não existe um título formal ou quando este não é fidedigno
face ao documento composto, o título atribuído pode registar a tipologia e,
quando pertinente, a tradição documental, bem como a atividade, transação
ou assunto que está na base da criação do documento composto.
Exemplos
Título atribuído: Projeto de arranjo urbanístico do Largo da Feira de Rio de
Moinhos.
Portugal, Arquivo Municipal de Penafiel, Junta de Freguesia de Rio de Moinhos (F), 12
(SR) cp00 1(DC)
Título atribuído: Tratado geral do Congresso de Viena.
Portugal, Torre do Tombo, Tratados, Áustria (Col. F), cx.1, n.º 4 (DC)
_____________________________________________________________________________________
Título 57
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Título atribuído: Cópia do processo de extinção e venda do Mosteiro de Jesus de
Aveiro.
Portugal, Torre do Tombo, Arquivo das Congregações (F), Documentação relativa a
propriedades e bens das Dominicanas de Santa Catarina de Sena (UI), Cópia do
processo de extinção e venda do Mosteiro de Jesus de Aveiro (DC)
1.2.B30. Quando o documento composto não apresenta título formal e não é
possível determinar o respetivo conteúdo, tal facto deve ser registado no
elemento de informação Título.
Exemplos
Título atribuído: Sem título.
Título atribuído: Sem título, contendo dados não identificáveis.
1.2.B31. Quando o título formal do documento composto inclui informação
não comunicável ao abrigo de Artigo 17.º do Decreto-Lei 16/93 de 23 de
janeiro 32 , pode optar-se por um título atribuído. Neste caso, outra informação
complementar considerada pertinente pode ser registada no elemento de
informação Notas.
Exemplos
Título atribuído: João Silva Sousa.
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Título: Optou-se por um título atribuído, já que o
título formal inclui informação não comunicável ao abrigo de Artigo 17.º do
Decreto-Lei 16/93 de 23 de janeiro.
Comentários
• Deve garantir-se que a informação registada em níveis superiores não
fornece a informação expurgada no título do documento composto.
32
Regime Geral de Arquivos e do Património Arquivístico. Artigo 17.º Comunicação do
património arquivístico:
1 - É garantida a comunicação da documentação conservada em arquivos públicos, salvas as
limitações decorrentes dos imperativos da conservação das espécies e sem prejuízo das
restrições impostas pela lei.
2 - Não são comunicáveis os documentos que contenham dados pessoais de caráter judicial,
policial ou clínico, bem como os que contenham dados pessoais que não sejam públicos, ou
de qualquer índole que possa afetar a segurança das pessoas, a sua honra ou a intimidade da
sua vida privada e familiar e a sua própria imagem, salvo se os dados pessoais puderem ser
expurgados do documento que os contém, sem perigo de fácil identificação, se houver
consentimento unânime dos titulares dos interesses legítimos a salvaguardar ou desde que
decorridos 50 anos sobre a data da morte da pessoa a que respeitam os documentos ou, não
sendo esta data conhecida, decorridos 75 anos sobre a data dos documentos.
3 - Os dados sensíveis respeitantes a pessoas coletivas, como tal definidos por lei, gozam de
proteção prevista no número anterior, sendo comunicáveis decorridos 50 anos sobre a data da
extinção da pessoa coletiva, caso a lei não determine prazo mais curto.
4 - Compete aos proprietários dos arquivos particulares proporem as regras e modalidades de
comunicação da documentação, as quais serão objeto de apreciação e de proposta de
homologação ao membro do Governo que superintende na política arquivística por parte do
órgão de gestão.
_____________________________________________________________________________________
58 Título
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Título do documento simples
1.2.B32. Quando o documento simples apresenta um título formal, ou seja,
expresso no próprio documento, ou quando é possível recuperá-lo através de
uma fonte de informação alternativa, caso seja fidedigno em relação ao
conteúdo do mesmo, deve optar-se pelo título formal.
Exemplos
Título formal: Observações sobre as atribuições do Tribunal da Real Junta do
Comércio, Agricultura, Fábricas e Navegação destes Reinos e seus Domínios.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comércio (F), mç. 59 (UI), doc. 193 (DS)
Título formal: Aforamento feito pelo síndico António Barbosa Barros a José
Gonçalves e mulher, do lugar de Montezelo.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Convento de São Francisco (F), 54465 (DS)
1.2.B33. Se o título formal do documento simples inclui uma menção ao autor
e esta é parte integrante do título formal, deverá ser registada como consta na
fonte principal de informação, de acordo com as orientações de apresentação
da informação.
1.2.B34. Quando se atribui um título, registar, quando pertinente, a tipologia e
a tradição documentais, bem como a atividade, transação ou assunto que está
na base da criação do documento simples.
Exemplos
Título atribuído: Cópia do acórdão aprovando a conta da receita e despesa da
Associação Protetora das Meninas Pobres.
Portugal, Torre do Tombo, Arquivo das Congregações (F), Receita e despesa das
Dominicanas de Santa Catarina de Sena (UI), Cópia do acórdão da Comissão Distrital
aprovando a conta da receita e despesa da Associação Protetora das Meninas Pobres
(DS)
1.2.B35. Quando for necessário atribuir um título, e caso o documento se
reporte a mais do que um assunto, registar o assunto dominante e acrescentar
a expressão “e outros assuntos”.
Título atribuído: Carta para que os castelos e vilas de Moura e Serpa entreguem
suas homenagens e direitos, e outros assuntos.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronológico (Col. F), Parte I, mç. 1 (UI), n.º 7 (DS)
Fontes de informação
1.2.C1. As fontes de informação principais para o título formal são: os textos e
documentos legais de criação, organização ou funcionamento do produtor, da
função ou atividade, a documentação produzida, os planos/quadros de
classificação, as tabelas de avaliação e seleção, entre outros instrumentos de
gestão arquivística, ou a própria unidade de descrição.
_____________________________________________________________________________________
Título 59
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
1.2.C2. As fontes de informação secundárias para o título são: os estudos
institucionais, históricos, biográficos e os instrumentos de descrição.
1.2.C3. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
arquivista.
Apresentação da informação
1.2.D1. O título deve ser registado por extenso, na forma como aparece na
fonte de informação principal, respeitando a redação e a ordem natural das
palavras que o compõem, mas não necessariamente a pontuação, as
maiúsculas, ou a ortografia.
Comentários
• A atualização da grafia tem a vantagem de permitir a recuperação da
informação em texto livre, em suporte informático. No entanto, e porque
a atualização de topónimos, antropónimos, ou até de cargos, pode por
problemas, cabe a cada entidade detentora ou serviço de arquivo a
definição dos critérios a usar.
• Considere-se a possibilidade de as aplicações informáticas poderem não
estar preparadas para aceitar o tipo de pontuação abaixo indicada. Nesses
casos cabe a cada entidade detentora ou serviço de arquivo a definição
das orientações a usar.
1.2.D2. Quando a atualização da grafia resultar muito diferente do termo ou
termos originais, registar os termos originais no elemento de informação
Notas. Registar igualmente, neste elemento de informação, a respetiva fonte.
Exemplos
Título formal: Carta por que o dito senhor mandou entregar o seu castelo de
Abrantes a Gonçalo Vasques, seu vassalo, que lhe dele fez menagem etc.
Portugal, Torre do Tombo, Chancelaria Régia (F), Chancelaria de D. Pedro I (SC), doc.
9 (DS)
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Título: No título formal do documento pode lerse: Carta per que o dicto senhor mandou entregar o seu castello d aurantes a
gonçalo uaasquez seu uasallo que lhe delle fez menagem ect.
1.2.D3. Devem usar-se maiúsculas na primeira palavra do título e nos
substantivos próprios, incluindo as formas abreviadas desses nomes.
1.2.D4. Nos títulos atribuídos, de uma maneira geral, devem desenvolver-se as
abreviaturas ou os acrónimos, salvo se já tiverem sido desenvolvidos no título
de uma unidade de descrição de nível superior.
1.2.D5. Nos títulos formais as abreviaturas ou os acrónimos deverão ser
registados como aparecem na fonte de informação. No caso de se reportarem
_____________________________________________________________________________________
60 Título
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
aos produtores, registar a forma desenvolvida no elemento de informação
Nome do produtor, na História administrativa / biográfica / familiar, e no registo
de autoridade arquivística correspondente, no elemento de informação Formas
autorizadas do nome ou Outras formas do nome.
1.2.D6. Quando, num título atribuído, houver dúvidas relativamente ao
desenvolvimento de uma abreviatura ou de um acrónimo, a forma
desenvolvida deve ser seguida de um ponto de interrogação, colocado entre
parênteses (?).
1.2.D7. Quando as iniciais não estão separadas por pontos, a abreviatura ou o
acrónimo devem ser transcritos tal como se apresentam na fonte de
informação, sem espaços entre eles.
1.2.D8. Quando as iniciais estão separadas por pontos, estes devem ser
1.2.D9. Quando a fonte de informação apresenta a abreviatura ou o acrónimo
sob as duas formas, com e sem pontos, a transcrição deve ser efetuada sem
pontos.
Exemplos
Título atribuído: PIDE.
Comentário ao exemplo:
E não P.I.D.E.
1.2.D10. Quando o título formal figura num idioma diferente do utilizado pela
entidade detentora ou serviço de arquivo que efetua a descrição, pode ser
traduzido. Neste caso, o título no idioma original corresponde a um título
formal e pode ser registado no elemento de informação Título. A respetiva
tradução corresponde a um título atribuído, e pode ser registado no elemento
de informação Notas. O idioma original pode ser assinalado no elemento de
informação Idioma/Escrita, de acordo com as normas definidas para o efeito.
Exemplos
Título formal: Livre des ventes faites par M. et Mme. Dutoit des ouvrages de
cutelerie.
Portugal, Torre do Tombo, Real Fábrica das Sedas (F), Livro das vendas das obras de
cutelaria (UI)
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Título: Título atribuído: Livro das vendas das obras
de cutelaria.
Título formal: Tarif des drogues comprenant tous les articles, des droguistes e
apothicaires.
Portugal, Torre do Tombo, Tratados (Col. F) Tarifa das drogas compreendendo todos os
artigos dos droguistas e boticários (DS).
_____________________________________________________________________________________
Título 61
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Título: Título atribuído: Tarifa das drogas
compreendendo todos os artigos dos droguistas e boticários
1.2.D11. Quando o título formal figura num alfabeto diferente do latino, pode
proceder-se à sua transliteração. Para o efeito, recorrer às Regras Portuguesas
de Catalogação 33 ou às normas ISO 34 .
1.2.D14. O título paralelo pode ser precedido do sinal de igual (=).
1.2.D15. O complemento do título pode ser precedido por dois pontos (:).
1.2.D19. Os pontos de interrogação (?) e de exclamação (!) ou o travessão (-)
devem ser usados quando a fonte citada os usar.
1.2.D20. Quando uma palavra, num título formal, suscite dúvidas de leitura ou
interpretação, deve ser seguido da expressão [SIC].
Exclusões
1.2.E1. Registar outros títulos no elemento de informação Notas.
Exemplos
Título formal: Informação que foi a Roma feita pelo Dr. João por via de Lourenço
Pires e Estêvão Gago que levou Manuel Leite de Lisboa.
Portugal, Torre do Tombo, Coleção Moreira (Col. F)
33
INSTITUTO PORTUGUÊS DO PATRIMÓNIO CULTURAL- DEPARTAMENTO DE
BIBLIO-TECAS; ARQUIVOS E SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÂO - Regras portuguesas de
catalogação. Lisboa: Instituto Português do Património Cultural. Departamento de
Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação, 1984, p. 91, F.C.2.1.2.
34
ISO 9: 1995 – Transliteration of Cyrillic characters into Latin characters.Slavic and non Slavic languages. Geneve: International Standard Organization; ISO 233: 1984 – Documentation –
Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Geneve: International Standard
Organization; ISO 233-2: 1993 – Information and documentation – Transliteration of Arabic
characters into Latin characters. Part 2: Arabic languages – Simplified transliteration. Geneve:
International Standard Organization; ISO 233-3: 1999 – Information and documentation –
Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Part 3: Persian language – Simplified
transliteration. Geneve: International Standard Organization; ISO 259: 1984 – Documentation –
Transliteration of Hebrew characters into Latin characters. Geneve: International Standard
Organization; ISO 259-2: 1994 – Information and documentation – Transliteration of Hebrew
characters into Latin characters. Part 2 – Simplified transliteration. Geneve: International Standard
Organization; ISO 9984: 1996 - Information and documentation – Transliteration of Georgian
characters into Latin characters. Geneve: International Standard Organization; ISO 9985: 1996 Information and documentation – Transliteration of American characters into Latin characters.
Geneve: International Standard Organization; ISO 11940: 1998 - Information and documentation
– Transliteration of Thai. Geneve: International Standard Organization; ISO/TR 11941: 1996 Information and documentation – Transliteration of Korean script into Latin characters. Geneve:
International Standard Organization; ISO 15919: 2001 - Information and documentation –
Transliteration of Devanagari and related scripts into Latin characters. Geneve: International
Standard Organization.
_____________________________________________________________________________________
62 Título
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Título: O documento apresenta vários títulos
formais. Para além do utilizado no elemento de informação Título, há ainda a
registar: Enformação pera se fazer suplicaçam em forma pera expediçam do caso
em ela declarado; Informação que foy a Roma feita per o doutor Joam per via de
Lourenço pires e de Estevão guago que levou Manuel Leite de lixboa. Título
atribuído: Informação de D. João III ao Papa Júlio III sobre a escolha do Cardeal
Infante D. Henrique para visitar a Casa da Suplicação e a Casa do Cível.
1.2.E2. Outras denominações podem ser registadas noutros elementos de
informação considerados pertinentes para o nível de descrição, como História
administrativa / Biográfica / Familiar, Âmbito e conteúdo, ou Notas, e/ou no
respetivo registo de autoridade arquivística, no elemento de informação Outras
formas do nome.
Exemplos
Título formal: Inspeção-Geral das Obras Públicas, Transportes e Comunicações.
Comentários ao exemplo:
Formas autorizadas do nome: Inspeção-Geral das Obras Públicas, Transportes e
Comunicações. 1987Outras formas do nome: Inspeção-Geral das Obras Públicas (2005-2006).
1.2.E3. Registar os demais produtores ou colecionadores nos elementos de
informação Nome do produtor/colecionador, História administrativa / biográfica /
familiar, Âmbito e conteúdo, ou criar registos de autoridade arquivística.
Exemplos
Título atribuído: Casa de Santa Iria.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Santa Iria (F)
Comentário ao exemplo:
História biográfica: (...) A Casa de Santa Iria reuniu as Casas de Sabugal, Palma,
Óbidos e Alva. (...)
Título atribuído: Real Fábrica das Sedas e Fábricas Anexas.
Portugal, Torre do Tombo, Real Fábrica das Sedas e Fábricas Anexas (F)
Comentário ao exemplo:
Âmbito e conteúdo: (…) Contém também documentação produzida pela Real
Fábrica de Lanifícios da Covilhã e Fundão, Real Fábrica de Chapéus da Gramela,
Real Fábrica de Cutelaria, Fábrica Nacional de estamparia e Tecidos de Vila
Nogueira de Azeitão, Real Fábrica de lanifícios de Portalegre, Real Fábrica de
Lençaria e Tecidos Brancos de Alcobaça, Real Fábrica de Louça, Real Fábrica de
Serralharia.
Título atribuído: Família Costa Cabral.
Portugal, Torre do Tombo, Família Costa Cabral (F)
Comentário ao exemplo:
No âmbito dos registos de autoridade arquivística dos produtores:
Formas autorizadas do nome: Cabral, António Bernardo da Costa. 1803-1889, 1.º
conde de Tomar
Formas autorizadas do nome: Sousa, Bartolomeu dos Mártires Dias e. 1803-1889
_____________________________________________________________________________________
Título 63
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
1.2.E4. Registar a forma de constituição da coleção no elemento de informação
História custodial e arquivística.
Exemplos
Título atribuído: Memórias paroquiais.
Portugal, Torre do Tombo, Memórias paroquiais (Col. F)
Comentário ao exemplo:
História custodial e arquivística: Um aviso de 18 de janeiro de 1758 do Secretário de
Estado dos Negócios do Reino, Sebastião José de Carvalho e Melo, fazia remeter,
através dos principais prelados, e para todos os párocos do reino, os
interrogatórios sobre as paróquias e povoações pedindo as suas descrições
geográficas, demográficas, históricas, económicas, e administrativas, para além da
questão dos estragos provocados pelo terramoto de 1 de novembro de 1755. As
respostas deveriam ser remetidas à Secretaria de Estado dos Negócios do Reino.
As respostas ao inquérito terão sido levadas para a Casa de Nossa Senhora das
Necessidades, em Lisboa, da Congregação do Oratório, para serem trabalhadas
pelo Padre Luís Cardoso (?-1769). O ex-libris existente na maioria dos volumes
confirma esta custódia. O índice terá sido elaborado ou concluído no ano de
1832, data que apresenta. Passaram depois para a Biblioteca da Ajuda depois da
extinção das ordens religiosas, seguindo para o Depósito Geral das Livrarias, no
antigo Convento de São Francisco da Cidade, e daí para a Torre do Tombo entre
os anos de 1836 e 1838.
As datas desta história custodial são incertas, mas encontra-se registado em livro
do Ministério do Reino o ofício de 17 de março de 1843, de D. Manuel de
Portugal e Castro (vedor da Casa Real) reclamando como pertencentes à
Biblioteca Real os 44 volumes que formam a coleção dos apontamentos para o
dicionário geográfico de Portugal, reunidos pelo Pe. Luís Cardoso. Na sequência,
surge a Portaria de 21 de março de 1843 do Ministério do Reino para a Torre do
Tombo, inquirindo sobre a existência dessa coleção neste arquivo, para onde
tinha sido conduzida pelo Dr. António Nunes de Carvalho (guarda-mor da Torre
do Tombo entre 1836 e 1838), retirando-a do Depósito Geral das Livrarias dos
extintos conventos. A resposta dada pela Torre do Tombo, a 27 de março do
mesmo ano, confirmou a existência dessa coleção, referindo que não devia sair do
arquivo, porque não era propriedade particular, mas sim o resultado de uma
diligência que o Governo mandara fazer.
Título atribuído: Miscelâneas manuscritas do Convento da Graça.
Portugal, Torre do Tombo, Miscelâneas manuscritas do Convento da Graça (Col. F)
Comentário ao exemplo
História custodial e arquivística: Desconhece-se a história custodial desta
documentação. O nome que lhe foi atribuído aponta para que possa ter sido
custodiada pelo Convento de Nossa Senhora da Graça de Lisboa, da Ordem dos
Agostinhos Calçados.
1.2.E5. Registar, quando conhecidos, o agente ou agentes da ação da qual
resultam os documentos no elemento de informação Âmbito e conteúdo.
Exemplos
Título atribuído: Pública forma do testamento de D. Francisco de Almeida, 1.º
Vice Rei da Índia.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronológico (Col. F), P. II, mç. 22 (UI), n.º 82 (DS)
_____________________________________________________________________________________
64 Título
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Comentário ao exemplo:
Âmbito e conteúdo: A pública forma foi passada a pedido de D. João de Almeida,
conde de Abrantes, filho de D. Francisco de Almeida.
1.2.E6. Registar, quando conhecidos, os autores, intelectuais e/ou materiais do
documento simples no subelemento de informação Autor, desde que os
mesmos não se encontrem integrados no respetivo título formal.
Exemplos
Título atribuído: Pública forma do testamento de D. Francisco de Almeida, 1.º
Vice Rei da Índia.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronológico (Col. F), P. II, mç. 22 (UI), n.º 82 (DS)
Comentário ao exemplo:
Autor intelectual: Afonso Dias, tabelião.
1.2.E7. Registar, quando conhecidos, os colaboradores do documento simples
no subelemento de informação Colaboradores, desde que os mesmos não se
encontrem integrados no respetivo título formal.
Exemplos
Título atribuído: Pública forma de uma carta régia determinando que os
acontiados de pé e de cavalo sejam obrigados, segundo as contias, a ter armas
ofensivas e defensivas.
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Chancelaria régia (F), Livro Segundo dos Reis
D. Dinis, D. Afonso IV e D. Pedro I (UI), doc. 13 (DS)
Comentário ao exemplo:
Colaboradores: Testemunhas: Afonso Anes; Gil Martins; Estêvão Martins.
1.2.E8. Registar, quando conhecidos, os destinatários de um documento
simples no subelemento de informação Destinatários, desde que os mesmos
não se encontrem integrados no respetivo título formal.
Exemplos
Título atribuído: Pública forma de uma carta régia determinando que os
acontiados de pé e de cavalo sejam obrigados, segundo as contias, a ter armas
ofensivas e defensivas.
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Chancelaria régia (F), Livro Segundo dos Reis
D. Dinis, D. Afonso IV e D. Pedro I (UI), doc. 13 (DS)
Comentário ao exemplo:
Destinatários: Concelho de Lisboa.
1.2.E9. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
arquivista.
_____________________________________________________________________________________
Título 65
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.3. Datas
Objetivo
Identificar e registar as datas de produção e/ou acumulação da unidade de
descrição.
Comentários
As datas podem ser divididas em dois subelementos
• Produção, quando correspondem às datas em que os documentos da
unidade de descrição foram produzidos. Podem ser as datas em que uma
carta foi escrita, em que uma fotografia foi tirada, em que uma planta foi
desenhada.
• Acumulação, quando correspondem às datas em que os documentos da
unidade de descrição foram reunidos, acumulados, mantidos e usados
por um produtor, enquanto todo, no decurso das suas atividades e
funções, todas interrelacionadas. Distinguem-se das datas de produção
dos documentos, embora, frequentemente, possam coincidir com elas.
Assim, alguns documentos podem ter sido produzidos antes de
acumulados pelo produtor do fundo em que estão inseridos e do qual
fazem parte. Por exemplo um processo judicial pode incluir, como
elemento de prova, documentação produzida anteriormente à data de
abertura do processo.
• Apesar das datas serem decomponíveis nos subelementos acima
referidos, as orientações são idênticas para cada um deles, razão pela
qual não serão diferenciados.
As datas, considerando os seus atributos, podem ser:
• Singulares, quando é registado apenas um elemento cronológico.
• Extremas, quando são registados dois elementos cronológicos que
delimitam a unidade de descrição.
• Exatas, quando incluem o ano, o mês e o dia.
• Inferidas, por vezes designadas por críticas, quando a informação
cronológica não é retirada diretamente das unidades de descrição, mas
antes deduzida do seu conteúdo ou de fontes externas.
• Tópicas, quando incluem o local de produção da unidade de descrição.
• Predominantes, quando, para além das datas extremas, são registadas as
prevalecentes.
Orientações gerais
1.3.A1. Datas de produção ou acumulação são subelementos de informação de
preenchimento obrigatório ou opcional, em todos os níveis de descrição, de
acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos
elementos de informação, apresentada na Introdução à I Parte destas
Orientações.
_____________________________________________________________________________________
Datas 66
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
A obrigatoriedade reporta-se apenas a um dos dois tipos de datas (produção
ou acumulação), cabendo ao arquivista a decisão de optar por uma ou por
outra, ou de registar as duas, caso não sejam coincidentes.
Comentário
Registar de forma clara o tipo de datas utilizado, enquanto subelemento de
informação perfeitamente identificado.
1.3.A2. Quando as datas de produção e de acumulação não coincidirem, e caso
se pretenda registar os dois tipos de datas, registar enquanto subelementos de
informação separados.
Exemplos
Datas de produção: 1687-1918.
Datas de acumulação:1821-1910.
Portugal, Torre do Tombo, Ministério dos Negócios Eclesiásticos e da Justiça (F)
1.3.A3. Registar as datas – de produção e /ou de acumulação - apropriadas à
unidade de descrição, enquanto data singular ou datas extremas.
Exemplo
Datas de produção: 1591-1910.
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, Paróquia de São João Batista (F)
Comentário ao exemplo:
O fundo é composto pelas seguintes séries: registos de batismos (datas de
produção 1591-1910); registos de casamentos (datas de produção 1662-1910);
registos de óbitos (1651-1910).
A data de produção mais antiga corresponde a um registo de batismo de 21 de
abril de 1591.
A data de produção mais recente corresponde a um registo de batismo de 31 de
dezembro de 1910 e a um de registo casamento da mesma data.
1.3.A4. As datas extremas devem ser registadas, ainda que a unidade de
descrição esteja aberta, estando previstos novos ingressos. Neste caso, registar
os ingressos previstos e as respetivas datas no elemento de informação
Ingressos adicionais.
Exemplos
Datas de produção: 1837-1983.
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, Tribunal Judicial da Comarca de Setúbal (F)
Ingressos adicionais: A documentação de conservação permanente do Tribunal
Judicial de Setúbal é incorporada no Arquivo Distrital de Setúbal, após
cumpridos os prazos de conservação administrativa, de acordo com o estipulado
na Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro.
Comentário ao exemplo
Datas de produção: 2006-2008.
_____________________________________________________________________________________
Datas 67
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Ingressos adicionais: A base de dados continua a ser alimentada no âmbito do
projeto de descrição dos arquivos do Ministério do Ultramar, pelo que são
esperadas importações adicionais de dados à medida que as fases de trabalho
previstas forem terminando.
Portugal,
1.3.A5. Quando forem indicadas as datas extremas, registar, se pertinente, as
datas predominantes e as lacunas significativas da unidade de descrição.
Exemplos
Data de produção: séc. XVII-1974 (Predominantemente a partir de 1833-1834).
Portugal, Torre do Tombo, Ministério da Fazenda/Finanças (F)
Data de produção: 1869-1921 (Predominantemente 1869-1882, 1913-1921).
Portugal, Arquivo Distrital de Vila Real, Governo Civil de Vila Real (F), Gestão dos
Recursos Humanos (SC), Registo de alvarás (SR)
1.3.A6. Registar a eventual existência de documentos com data fora do âmbito
cronológico predominante da unidade de descrição. Esta informação pode ser
registada a seguir às datas extremas, e delas separada por um sinal de
pontuação.
1.3.A7. Se a unidade de descrição não apresenta data, registar uma data
aproximada ou provável, ou seja, uma data inferida ou crítica.
Exemplos
Data de produção: [Post. 1754] - [Post. 1791].
Portugal, Arquivo Regional da Madeira, Família Ornelas Vasconcelos (F), Documentos
patrimoniais dos Ornelas Vasconcelos (SC), Relativos às propriedades da feitoria do
Caniço (SSC), Contencioso sobre reivindicação de bens (SR)
1.3.A8. Quando a unidade de descrição corresponde a cópias, registar as datas
das cópias 35 , registando no elemento Âmbito e conteúdo as datas dos originais.
Exemplos
Data de produção: 1512-01-10.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronológico (Col. F), P. II, mç. 13 (UI), n.º 42 (DS)
Comentário ao exemplo:
Título: Traslado de alvará régio sobre a entrega de 30 arrobas de açúcar à
Duquesa de Bragança.
Âmbito e conteúdo: O alvará régio apresenta a seguinte data: 1497-07-26.
35
Existem diferentes tipos de cópias (cf. apêndice 2 - Glossário). Salienta-se que as cópias
autênticas, de substituição e em pública forma têm valor de originais e devem ser descritas
enquanto tal. As cópias de consulta valem pelo conteúdo informativo da documentação que
reproduzem, pelo que, quando se descreve documentação acessível num suporte alternativo
para facilitar o acesso ou preservar os originais (fotocópia, fotografia, microfilme, digital), as
datas pertinentes são as da documentação reproduzida.
_____________________________________________________________________________________
68 Datas
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Comentários
• Nos casos em que as aplicações informáticas restrinjam a inserção de
determinados tipos de informação (por ex. tipos de datas) em campos
específicos, deverão ser utilizados para esse efeito o campo "Notas” ou
“Âmbito e conteúdo”
Orientações específicas
Data do Fundo, da Secção e da Série e suas subdivisões
1.3.B1. Registar as datas extremas.
Comentários
• Nos níveis superiores registam-se normalmente apenas os anos extremos,
ou os séculos.
1.3.B2. As datas de acumulação do fundo, bem como as da secção (se
corresponder a uma unidade orgânica), não devem exceder as datas de
existência dos respetivos produtores.
Data da Unidade de instalação
1.3.B3. Registar a data considerada apropriada ao tipo de unidade de
descrição.
Exemplos
Data de produção: 1764.
Data de produção: 1764-1766.
Data de produção: 1773 (diversos meses).
Data de produção: 1774-01-1774-02.
Data de produção: 1774 (Janeiro-Março).
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Paço (F), Repartição das Justiças e
Despacho da Mesa (SC), Expediente da Secretaria e do Despacho da Mesa (SSC),
Habilitações de Oficiais (SSSC), Despachos de provimentos de Oficiais de Justiça (SR)
Comentários
• Quando para uma determinada estrutura sejam transferidos dados com
data anterior aos dados já existentes nessa estrutura, as datas a registar
devem compreender os limites extremos de todos os dados contidos. Por
exemplo, no âmbito da descrição de bases de dados, considerando o
exemplo de uma base de dados criada em 1990 e que, através de um
processo de migração, passa a integrar informação de uma base de dados
criada em 1970, a data de produção será: 1970-1990.
• No caso específico da descrição de bases de dados podem ser
consideradas as seguintes datas que deverão ser registadas em elementos
diferentes: Datas da criação da estrutura da base de dados que deverá se
registada em Sistema de organização; Datas de produção
_____________________________________________________________________________________
Datas 69
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
(correspondente à introdução/criação dos dados constantes da base);
Datas de acumulação; Datas tópicas; Datas do último acesso que deverão
ser registados em “Âmbito e conteúdo”. As datas de estruturas anteriores
que tenham contido os dados, deverão ser registadas em “História
custodial e arquivística”.
Data do Documento composto
1.3.B5. Registar as datas de produção extremas e/ou as datas de acumulação
extremas, de acordo com o critério adotado pelo serviço de arquivo, se
possível exatas e completas.
Exemplos
Data de produção: 1989-01-20-2011-12-15
Data de acumulação: 1990-07-21-2011
Portugal, Direção-Geral de Arquivos, Recursos humanos (SC), Processos, registos e meios
de identificação (SSC), Processos individuais de funcionários (SR) João Mendes (DC)
Comentário ao exemplo:
Trata-se de um processo individual de um funcionário. Foi aberto na data em que
o referido funcionário iniciou funções: 1990. A documentação que o integra
começou, assim, a ser acumulada a partir desse ano. Contém, no entanto,
documentos produzidos em data anterior: certificado de habilitações, por
exemplo, que remonta a 1989.
Caso o processo se encontre aberto, registar essa informação no elemento de
informação Ingressos adicionais.
Data do Documento simples
1.3.B6. Registar a data exata de produção ou acunulação do documento
simples, caso seja conhecida, indicando primeiro os elementos cronológicos e,
seguidamente, os tópicos.
Exemplos
Data de produção: 1500-05-01, Terra de Vera Cruz.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronológico (Col. F), P. III, mç. 2 (UI), n.º 2 (DS)
Comentário ao exemplo:
Título: Carta de Mestre João a D. Manuel dando conta da rota e das observações
astronómicas feitas na Terra de Vera Cruz.
1.3.B7. Quando a data de produção ou acumulação do documento simples for
desconhecida, registar outra data qualquer (modificação, acesso, validação, ato
contido no documento, registo de saída ou registo de entrada, data de
publicação ou comunicação, data de apresentação no lugar do destino) no
elemento de informação Notas.
1.3.B8. Quando o documento simples é uma cópia, registar a data da cópia 36 .
36
Cf. nota à orientação 1.3.A9.
_____________________________________________________________________________________
70 Datas
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.3.B9. Quando o documento simples inclui documentos insertos, registar a
data de produção do documento simples. Neste caso, registar as datas dos
documentos insertos no elemento de informação Âmbito e conteúdo.
Fontes de informação
1.3.C1. As fontes de informação principais para as datas podem ser: os textos e
documentos legais de criação, a organização ou funcionamento do produtor, a
documentação por ele produzida, ou a unidade de descrição.
1.3.C2. As fontes secundárias são: os estudos institucionais, históricos,
biográficos e os instrumentos de descrição.
1.3.C3. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
Apresentação da informação
1.3.D1. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601 37 .
Comentários
• As aplicações informáticas podem não permitir o registo das datas de
acordo com a norma ISO 8601. Nesses casos cabe a cada entidade
detentora ou serviço de a
• Considere-se a possibilidade de as aplicações informáticas não estarem
preparadas para aceitar o tipo de pontuação ou abreviaturas abaixo
indicadas. Nesses casos cabe a cada entidade detentora ou serviço de
arquivo a definição das orientações a usar.
Exemplos
Data: AAAA-MM-DD.
Hora: hh:mm:ss.
Data e hora: AAAA-MM-DD, hh:mm:ss.
Datas de produção: 1953-11-03 – 1954-12-27.
Portugal, Arquivo Distrital de Vila Real, Governo Civil de Vila Real (F), Gestão da
informação e documentação (SC), Correspondência confidencial (SR), Confidenciais
expedidas e recebidas (DC)
1.3.D2. Registar o ano, o mês e o dia em algarismos árabes. Em alternativa, o
mês pode ser registado em letras, por extenso ou abreviado.
37
ISO 8601: 2004, Data elements and interchange formats - Information interchange: representation
of dates and times. Geneva: International Standard Organization.
_____________________________________________________________________________________
Datas 71
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
Exemplos
Datas de produção: 1942-12-30– 1954-01-26, Alijó.
Portugal, Arquivo Municipal de Alijó, Câmara Municipal de Alijó (F), Serviços administrativos (SC), Taxas e licenças (SSC), Declarações relativas a licenças comerciais e industriais (SR), liv. 1 (UI)
1.3.D3. As datas devem ser expressas no sistema de datação atual, devendo ser
convertidas as que se encontram noutros sistemas (eras, períodos cronológicos
e estilos, reinados, períodos históricos, etc.). Neste caso indicar as datas
originais e o sistema de datação no elemento de informação Notas.
Exemplos
Data de produção: 1791-04-10.
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F), doc. 23 (DS)
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Datas: O documento é datado de “3 de Xabán de
1205” (Hégira)
Data de produção: 1795-08-30.
Portugal, Torre de Tombo, Documentos em chinês (F), doc. 120 (DS)
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Datas: O documento apresenta a seguinte data:
“16 da 7.ª Lua do ano 60 de Kian Lung” (calendário imperial chinês).
Data de produção: 1801-11-18, Paris
Portugal, Torre de Tombo, Correspondência dos soberanos de França com os de
Portugal (Col.), liv. 7 (UI), X (DS)
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Datas: O documento apresenta a seguinte data:
“27 de Brumário do ano X” (Calendário revolucionário francês).
1.3.D4. Registar, em primeiro lugar, os elementos cronológicos da data,
seguidos, se pertinente, do elemento tópico.
Exemplos
Data de produção: 1284-06-10, Lisboa.
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Chancelarias Régias (F), Livros de Reis (SR),
Livro primeiro de místicos (UI), doc. 1 (DS.
Comentário ao exemplo:
Notas: Elemento de informação Datas: O documento apresenta a seguinte data:
“dada en Lixboa X dias de junho. Era MCCCXXij” (Era de César).
1.3.D5. Os elementos das datas extremas que se reportam a um âmbito
cronológico, podem ser, preferencialmente, separados por hífen (-). Caso tal
não seja possível, tendo em conta a aplicação informática adotada, selecionar a
barra (/), a vírgula (,) ou o espaço ( _ ).
Exemplos
Datas de produção: 1687-1918.
_____________________________________________________________________________________
72 Datas
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.3.D6. Os elementos das datas podem ser separados por vírgulas, quando não
se reportam a um âmbito cronológico.
Exemplos
Datas de produção:1920, 1923, 1930.
1.3.D7. O elemento tópico pode suceder o elemento cronológico, e
1.3.D8. Os componentes desconhecidos da data podem ser assinalados, entre
parênteses retos.
Exemplos
Data de produção: [187-?]-02-30
Data de produção: [c. 1875]-[04]-[1-?]
Data de produção: [ant. 1875]-[12?]-[--?]
1.3.D9. A data provável pode figurar entre parênteses r
Exemplos
Data de produção: [1875?].
1.3.D10. A data aproximada deve ser registada. A pontuação e as abreviaturas
variam de acordo com os casos a seguir apresentados.
1.3.D11. Entre parênteses retos, precedida da abreviatura de circa ([c.
Exemplos
Data de produção: [c. 1875].
1.3.D12. Entre parênteses retos, precedida das expressões ([antes de ]), ([ant.
]), ([posterior a ]) ou ([post. ]).
Exemplos
Data de produção: [ant. 1875].
Data de produção: [post. 1875].
1.3.D13. Entre parênteses retos, separadas pela palavra ou, caso se trate de
dois anos possíveis ([ ou ]).
Exemplos
Data de produção: [1875 ou 1876].
_____________________________________________________________________________________
Datas 73
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
1.3.D14. Entre parênteses retos, precedida a primeira pela palavra entre,
separada da segunda pela palavra e, caso se trate de indicar um intervalo
possível entre duas datas ([entre e ]).
Exemplos
Data de produção: [entre 1875 e 1880].
1.3.D15. Três dígitos entre parênteses retos seguidos de hífen, caso se trate de
década conhecida ([_ _ _-]).
Exemplos
Data de produção: [187-].
Comentário ao exemplo:
Década de 70 do século XIX
Data de produção: [187-]-05-02.
Comentário ao exemplo:
2 de maio de um ano desconhecido da década de 70 do século XIX
1.3.D16. Três dígitos, entre parênteses retos, seguidos de ponto de
interrogação, caso se trate de década provável ([_ _ _?]).
1.3.D17. Dois dígitos seguidos de dois hífenes, caso se trate de século
conhecido ([_ _ --]).
Exemplos
Data de produção: [18--].
Comentário ao exemplo:
Século XIX
1.3.D18. Dois dígitos seguidos de um hífen e de um ponto de interrogação,
caso se trate de século provável ([_ _ -?]).
Exclusões
1.3.E1. Quando a unidade de descrição corresponde a cópias, registar, se
conhecidas, as datas dos respetivos originais no elemento de informação
Âmbito e conteúdo e a existência dos originais no elemento de informação
Existência e localização dos originais.
1.3.E2. Registar as datas relativas ao conteúdo intelectual ou ao assunto da
unidade de descrição no elemento de informação Âmbito e Conteúdo.
1.3.E3. Quando a unidade de descrição corresponde a uma base de dados,
registar a data do último acesso no elemento de informação Âmbito e Conteúdo.
_____________________________________________________________________________________
74 Datas
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.3.E4.Quando a unidade de descrição corresponde a uma base de dados,
registar a data de criação da estrutura no elemento de informação Sistema de
Organização.
1.3.E5.Quando a unidade de descrição corresponde a uma base de dados,
registar a data de criação de estruturas anteriores, quando conhecidas, no
elemento de informação História Custodial e Arquivística.
1.3.E6. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
_____________________________________________________________________________________
Datas 75
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.4. Nível de descrição
Objetivo
Identificar o nível de organização arquivística da unidade de descrição.
Comentários
Entende-se por:
• Nível de descrição a posição de uma unidade de descrição na hierarquia
de um fundo.
Os níveis de descrição considerados nestas Orientações 38 são os seguintes:
• Fundo é o conjunto de documentos de arquivo, independentemente da
sua forma ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e
utilizado por uma pessoa singular, família ou pessoa coletiva, no
decurso das suas atividades e funções.
• Subfundo é a subdivisão de um fundo que corresponde a subdivisões
administrativas ou familiares da entidade produtora, com um elevado
grau de autonomia.
• Secção é a subdivisão de um fundo ou de um subfundo que
corresponde a subdivisões orgânicas não autónomas da entidade
produtora ou, quando tal não se verifica, correspondendo a uma divisão
geográfica, cronológica, funcional, temática, a rubricas ou classes de um
plano/quadro de classificação.
• Subsecção é a subdivisão da secção.
• Série é o conjunto de documentos organizados de acordo com um
sistema de arquivagem e conservados como uma unidade, por
resultarem de um mesmo processo de acumulação, do exercício de uma
mesma atividade, por terem uma tipologia particular, ou devido a
qualquer outro tipo de relação resultante do processo de produção,
receção ou utilização.
38
Não existe consenso, entre os arquivistas portugueses, nem mesmo dentro de cada entidade
detentora ou serviço de arquivo, no que diz respeito aos níveis de descrição a adotar, nem à
definição dos conceitos utilizados para os designar. Com frequência, realidades documentais
em tudo idênticas são descritas a diferentes níveis. Considere-se, no entanto, que a
normalização da descrição passa também pela normalização dos níveis de descrição. Assim,
chama-se a atenção para o facto de, na tradução portuguesa da ISAD(G), se ter optado pelo
termo Fundo para o termo inglês Fonds; Subfundo para Subfonds; Série para Series; Subsérie para
Subseries; Proceso para File; Peça para Piece. Cf. ISAD(G): Norma Geral Internacional de
Descrição Arquivística: adotada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, 1922 de setembro de 1999. Conselho Internacional de Arquivos; Trad. Grupo de Trabalho para a
Normalização da Descrição em Arquivo. 2.ª ed. Lisboa: IAN/TT, 2004. ISBN: 972-8107-69-2.
Também disponível em <http://www.iantt.pt/instituto.html?menu=menu_organizar_arquivos&
conteudo_nome= Descrição%20e%20acesso&conteudo=descricao_acesso>.
Nas presentes Orientações, no entanto, optou-se pela utilização do termo Documento composto
em lugar de Processo, por se considerar o primeiro termo mais abrangente, correspondendo o
termo Processo a um tipo de documento composto, e Documento simples em vez de Peça. Optouse ainda pela inclusão dos termos Secção e Subsecção, tendo em conta a tradição e a prática
arquivísticas portuguesas, embora para muitos arquivistas os conceitos de Subfundo e de
Secção serem equivalentes.
_____________________________________________________________________________________
Nível de Descrição
76
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
• Subsérie é a subdivisão da série.
• Documento composto é a unidade
organizada de documentos,
agrupados quer para utilização corrente pelo seu produtor, quer no
decurso da organização arquivística, por se referirem a um mesmo
assunto, atividade, transação ou tramitação própria. São documentos
compostos os processos (cíveis, crime, orfanológicos, de habilitação, de
pessoal, de obras, entre outros), os dossiês informativos, os documentos
não lineares, etc.
• Documento simples é a mais pequena unidade arquivística
intelectualmente indivisível, por exemplo: carta, memorando, relatório,
fotografia, registo sonoro.
Podem ainda considerar-se:
• Grupo de fundos é o conjunto de fundos de natureza idêntica ou
referentes a matéria análoga, provenientes de administrações idênticas
ou afins. Constitui-se para efeitos de avaliação ou descrição ou, de um
modo genérico, gestão de arquivos.
• Coleção é o conjunto de documentos reunidos artificialmente em
função de qualquer característica comum, independentemente da sua
proveniência. Não confundir com fundo. Podem existir coleções a
diferentes níveis de descrição, nomeadamente a nível do fundo e da
série 39 .
• Unidade de instalação 40 é qualquer estrutura, independentemente do
seu nível de complexidade, criada com o propósito específico de
armazenar e salvaguardar informação, qualquer que seja o seu suporte.
Não corresponde a uma unidade intelectual. São unidades de instalação
caixas, maços, livros, rolos, cadernos, pastas, disquetes, bobinas,
cassetes, capa ou dossiê, disco ótico, bases de dados, volume, etc.
Os níveis de descrição explicitam as relações de cada unidade de
descrição com as demais, de acordo com as regras da descrição
multinível. Tal pode implicar que uma unidade de descrição dependa
hierarquicamente de um nível superior, bem como que dela dependam
um ou mais níveis hierarquicamente inferiores. No entanto, as diferentes
39
Refira-se o facto de, frequentemente, se considerarem como séries apenas as constituídas
por processos, e todas as demais como coleções a nível da série. Saliente-se que, no âmbito
das presentes Orientações, o conceito de série não corresponde a esta aceção.
40
As presentes Orientações assumem a unidade de instalação como unidade de descrição
porque, na prática arquivística, é comummente utilizada na elaboração de inventários, para
permitir uma descrição suficiente de séries homogéneas e extensas, facilitando a sua
recuperação, e quando não é possível, ou não se justifica, a descrição ao nível do catálogo, ou
seja, ao nível do documento (composto ou simples). Nestes casos é importante fornecer, no
elemento de informação Sistema de organização, informação sobre a ordenação da série ou de
outro qualquer nível de descrião do qual dependam as unidades de instalação descritas
(ordenação alfabética, cronológica, ou outra).
Quando a descrição desce ao nível do catálogo, a descrição das unidades de instalação poderá
tornar-se desnecessária.
_____________________________________________________________________________________
Nível de Descrição 77
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
realidades documentais não espelham obrigatoriamente todos os níveis
de descrição considerados nas presentes Orientações.
Orientações gerais
1.4.A1. O nível de descrição é um elemento de informação de preenchimento
obrigatório em todos os níveis de descrição.
1.4.A2. Devem ser criados apenas os níveis de descrição estritamente
necessários para espelhar a realidade documental a descrever.
1.4.A3. Cada nível de descrição pode subdividir-se nos subníveis considerados
necessários para espelhar as diferentes realidades documentais 41 .
Exemplos
FUNDO
Subfundo
Secção
Série
Doc.
Composto
Doc. Simples
Secção
Série
Doc.
Composto
Série
Série
Doc.
composto
Doc. Simples
Comentário ao exemplo:
Representação esquemática, do geral para o particular, de diversos níveis de
descrição. Caso seja pertinente, cada nível poderá ser objeto de subdivisão. A
título de exemplo: Fundo (F) e Subfundo (SF), Secção (SC) e Subsecção (SSC), Série
(SR) e Subsérie (SSR).
41
Saliente-se, no entanto, que a proliferação de níveis intermédios, muitas vezes vazios, mas
destinados a conferir à documentação uma arrumação intelectual que se pretende lógica, mas
que nada tem a ver com a organização que lhe foi dada pelo produtor, é suscetível de
dificultar a abordagem e a interpretação dos instrumentos de descrição por parte dos
utilizadores.
_____________________________________________________________________________________
78 Nível de Descrição
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
• Real Fábrica das Sedas e Fábricas
Fundo
Anexas
• Real Fábrica de Lanifícios de Portalegre
Subfundo
• Contabilidade
Secção
• Contas correntes de devedores
Série
Unidade de
instalação
• Livro de contas correntes e balanços da
Real Fábrica de Portalegre
Portugal, Torre do Tombo, Real Fábrica das Sedas e Fábricas Anexas (F),Real Fábrica
de Lanifícios de Portalegre (SF), Contabilidade (SC), Contas correntes de devedores (SR),
Livro de contas correntes e balanços da Real Fábrica de Portalegre (UI)
_____________________________________________________________________________________
Nível de Descrição 79
Orientações para a Descrição Arquivística
____________________________________________________________________________________
• Casa Real
Fundo
• Mordomia-mor
Secção
• Cartório da Nobreza
Subsecção
• Processos de justificação de nobreza
Série
Documento
composto
• António José Vaz Velho
Portugal, Torre do Tombo, Casa Real (F), Mordomia-mor (SC), Cartório da Nobreza
(SSC), Processos de justificação de nobreza (SR), António José Vaz Velho (DC)
•Câmara Municipal de Lisboa
Fundo
• Urbanismo e Obras
Secção
• Obras Municipais
Subsecção
• Contratos de Empreitada
Série
Documento
composto
• Obra da muralha do Cata-que-Farás
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Arquivos da Administração Local (GF),
Câmara Municipal de Lisboa (F) Urbanismo e Obras (SC), Obras Municipais (SSC),
Contratos de empreitada (SR), Obra da muralha do Cata-que-Farás (DS)
_____________________________________________________________________________________
80 Nível de Descrição
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
• Fundação Calouste
Gulbenkian
Fundo
Unidade de
instalação
• Base de dados do
Ministério do Ultramar
Portugal, Torre do Tombo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Base de Dados do
Ministério do Ultramar (UI)
Fontes de informação
1.4.C1. As fontes de informação para o nível de descrição são as unidades de
descrição: organização do fundo ou das próprias séries.
Apresentação da informação
1.4.D1. Pode optar-se por registar o nível de descrição por extenso ou de
forma abreviada. Neste último caso, utilizar as seguintes abreviaturas:
• Fundo e Subfundo: F e SF;
• Secção e Subsecção: SC e SSC;
• Série e Subsérie: SR e SSR;
• Documento composto: DC;
• Documento simples: DS;
• Grupo de fundos: GF;
• Coleção ao nível de fundo: Col. F;
• Coleção ao nível de série: Col. SR;
• Unidade de Instalação: UI.
_____________________________________________________________________________________
Nível de Descrição 81
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.5. Dimensão e suporte
1.5.1 Dimensão ((quantidade, volume ou extensão)
1.5.2 Suporte (material, meio ou técnica)
Objetivo
Identificar a dimensão física ou lógica da unidade de descrição bem como o
respetivo suporte.
Comentários
Entende-se por:
• Documento de arquivo, a informação de qualquer tipo, registada em
qualquer suporte, produzida ou recebida e conservada por uma
instituição ou pessoa no exercício das suas competências, ou atividades.
Os documentos que constituem as unidades físicas ou lógicas veiculam
informação de diferentes formas, podem ser de diferentes naturezas, das quais
apresentamos seguidamente alguns exemplos:
• Documentos textuais, quando a informação é veiculada através da escrita
(manuscritos, datilografados, impressos, apresentação (display) de dados),
legíveis com ou sem intervenção de máquina.
• Documentos iconográficos, quando a informação é veiculada
essencialmente através de um código de imagens (a duas ou
aparentemente a três dimensões), como desenhos, pinturas, gravuras,
fotografias.
• Documentos cartográficos, quando a informação é veiculada por um
código de imagens que, sob a forma gráfica ou fotogramétrica, representa
a superfície terrestre ou um corpo celeste, como mapas, plantas, globos,
atlas, cartas topográficas e hidrográficas, cartogramas, mapas em relevo e
fotografias aéreas.
• Desenhos técnicos e arquitetónicos, quando a informação é veiculada
por um código de imagens, tais como desenhos de conceção, esquissos,
imagens fotorrealistas de modelos (rendering), desenhos de trabalho,
desenhos de pormenor, publicados ou por publicar, desenhos originais e
reproduções, bem como maquetas tridimensionais. Os desenhos
arquitetónicos incluem plantas de redes mecânicas, de águas e esgotos,
de aquecimento, elétricas, design de interiores, mobiliário e artes
decorativas. Os desenhos técnicos incluem os planos de construção de
estruturas fixas, tais como pontes, canais, barragens, ou móveis, tais
como equipamento, maquinaria, navios, ferramentas, veículos, armas,
etc.
• Documentos audiovisuais, quando a informação é veiculada através de
um código de imagens, fixas ou móveis, e de sons, carecendo de
equipamento apropriado para ser visto e ouvido.
_____________________________________________________________________________________
Dimensão e suporte 82
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
• Documentos sonoros, quando a informação é veiculada através de um
código de sons que necessita de equipamento apropriado para ser
ouvido.
• Documentos não-lineares, quando congregam diferentes tipos de objetos
digitais, ou comportam links dinâmicos com outros documentos de
diferente natureza, podendo conter som, imagem, texto, hipertexto, etc.
Os documentos não lineares podem corresponder a documentos
multimédia, bases de dados, etc.
1.5.1 Dimensão (quantidade)
Objetivo
Identificar a dimensão da unidade de descrição.
Comentários
• A dimensão física dos documentos de arquivo é geralmente
quantificada no sistema métrico. No caso de documentos digitais a
dimensão é normalmente quantificada em unidades binárias 42 .
•
Unidades binárias são unidades de medida de quantidade destinadas a
representar grandezas de informação digital. Obedecem à seguinte
escala, por ordem crescente de grandeza:
Bit = equivale a 1 ou 0;
Byte = conjunto de 8 bits, mais ou o menos equivalente a um caractere;
Kilobyte = 1024 bytes, mais ou menos equivalente a meia página de
texto;
Megabyte = 1024 Kilobytes, mais ou menos equivalente a 100 páginas de
texto;
Gigabyte = 1024 Megabytes;
Terabyte = 1024 Gigabytes;
Petabyte = 1024 Terabytes;
Exabyte = 1024 Petabytes.
•
No plano informático não existem grandezas físicas diretamente
mensuráveis. Ou seja, estas não são imediatamente percetíveis aos
sentidos humanos. Neste domínio apenas prevalecem grandezas
virtuais, ou seja, interpretadas pelo sistema intermediário (software e
hardware).
•
A dimensão lógica dos documentos de arquivo pode ser quantificada
segundo diferentes tipos: livros, cadernos, maços, fotografias, caixas,
No plano digital as unidades binárias são comparáveis às tradicionais unidades de medida
utilizadas no plano físico. Assim, podemos estabelecer uma equivalência mais ou menos
realista se compararmos bit ao milímetro, byte ao centímetro, kilobyte ao decímetro, megabyte
ao metro e assim sucessivamente.
42
_____________________________________________________________________________________
Dimensão e suporte 83
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
pastas, rolos, discos, microformas, documentos, fólios ou folhas,
páginas, número de registos de uma base de dados, etc. 43
Orientações gerais
1.5.1.A1. Dimensão é um elemento de informação de preenchimento
obrigatório em todos os níveis de descrição.
1.5.1.A2. Registar a extensão da unidade de descrição, indicando o número de
unidades lógicas, sua designação específica e a respetiva unidade de medida.
Exemplos
Dimensão: 2214 liv., 1384 mç., 3297 proc.
Portugal, Torre do Tombo, Mesa da Consciência e Ordens (F)
Dimensão: 1.366 proc.
Portugal, Torre do Tombo, Alta Autoridade Contra a Corrupção (F)
Dimensão: 8,2 Mb.
Portugal, Torre do Tombo, Instituto da Segurança Social (F)
1.5.1.A3. Pode, em alternativa ou como complemento, registar-se as unidades
físicas (unidades métricas ou binárias) da unidade de descrição.
Exemplos
Dimensão: 10 551 u.i. (c.900 m.l.).
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Nacional de Navegação (F)
Dimensão: 1 u.i (35,3Mb).
Portugal, Torre do Tombo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Base de dados do
Ministério do Ultramar (UI)
Comentários
• Deve evitar-se o registo da dimensão da unidade de descrição em metros
cúbicos. Caso não seja possível dispor de outra unidade de medida que
não os metros cúbicos, pode optar-se por proceder à respetiva conversão
em metros lineares 44 .
43
Esta dimensão é aplicável tanto a documentos em formato tradicional como em formato
digital. Com efeito todo e qualquer documento eletrónico é articulado numa determinada
estrutura ou formato, os quais são humanamente interpretáveis de forma similar aos
documentos físicos. Assim, podemos ter um conjunto de documentos em formato MSWord, o
qual poderá ser expresso logicamente pelo n.º dedocumentos que constituem esse conjunto.
O mesmo é aplicável a qualquer outro tipo de documento. Por exemplo, podemos exprimir a
dimensão lógica de uma base de dados pelo n.º de registos que esta contenha.
44
Para a conversão de metros cúbicos para metros lineares cf. OBSERVATÓRIO DAS
ATIVIDADES CULTURAIS; INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO
TOMBO – Diagnóstico aos arquivos intermédios da Administração Central. Lisboa: OAC; IAN/TT,
2003. ISBN 972-8488-26-2 / 972-8107-76-5. P. 143-144 e MARIZ, José – Organização de
Arquivos Municipais. Lisboa: Instituto Português de Arquivos, 1989. Elaborado no âmbito de
uma ação de formação. Acessível na Biblioteca da Torre do Tombo. [p. 77].
_____________________________________________________________________________________
84 Dimensão e suporte
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
• Não confundir a dimensão da informação com a dimensão do suporte em
que esta informação se encontra armazenada. Esta exprime-se por
unidades de grandeza diferentes, tais como o número de discos óticos, a
capacidade do sistema de armazenamento, etc. Estes dados deverão ser
referenciados no subelemento Suporte.
1.5.1.A4. Quando a dimensão da unidade de descrição é registada em metros
lineares, pode ser acrescentada informação adicional.
1.5.1.A5. Podem diferenciar-se dois tipos de menções de extensão, uma
relativa ao número de unidades físicas, outra relativa ao tipo dessas unidades.
Exemplos
Dimensão: 1 428 u.i. (969 liv., 194 mç., 265 pt.).
Portugal, Arquivo Municipal de Alijó, Câmara Municipal de Alijó (F)
1.5.1.A6. Quando a dimensão da unidade de descrição não é exata, registar
uma dimensão aproximada, precedida da abreviatura de circa (c.).
Comentários
• No universo digital os dados relativos a unidades binários são
normalmente obtidos de forma muito precisa, já que são interpretados
pelo próprio sistema intermediário. No entanto se, por qualquer
circunstância imprevista, não for possível obter com exatidão este valor,
a orientação expressa é aplicável.
Exemplos
Dimensão: c. 1 000 u.i.
Portugal, Torre do Tombo, Sociedade Torlades (F)
1.5.1.A7. Quando a unidade de descrição é constituída por cópias (fotocópia,
fotografia, microfilme, digitalização, etc.), registar a dimensão da cópia.
1.5.1.A8. Quando a unidade de descrição é constituída por cópias (fotocópia,
fotografia, microfilme, digitalização, etc.), registar a extensão dos originais no
elemento de informação Existência e localização dos originais.
No último trabalho mencionado são apresentadas outras equivalências entre unidades de
medidas utilizadas em arquivo:
- 1 m3 = 12 m.l. (desvio de ±4 m)
- 10 m.l. = 1,7 m2 de depósito
- 100 m2 de depósito = 590 m.l.
- 1 m.l. = 60 kg (desvio de ±15 kg)
- 1 m2 de depósito = 1200 kg (desvio de ±200 kg)
_____________________________________________________________________________________
Dimensão e suporte 85
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Orientações específicas
Dimensão do Fundo, da Secção, da Série e suas subdivisões
1.5.1.B1. Registar a dimensão do fundo, da secção e da série da forma mais
precisa possível: número de documentos ou de unidades físicas (caixas, maços,
pastas, volumes, ficheiros, Mb, Gb, etc.).
Exemplos
Dimensão: 110 doss., 54 pt., 19 cx., 17 envelopes, 20 cassetes vídeo, 18 cassetes
áudio.
Portugal, Torre do Tombo, Portugal-Frankfurt 97, S.A. (F)
Dimensão:197 DVD.
Portugal, Torre do Tombo, Alta Autoridade Contra a Corrupção (F)
1.5.1.B2. Caso tal não seja possível, registar a dimensão de forma mais
genérica, tal como a extensão em metros lineares.
1.5.1.B3. Pode simultaneamente registar-se a extensão da unidade de
descrição em metros lineares ou cúbicos e o número de unidades físicas, e
vice-versa.
Exemplos
Dimensão: 132 u.i. (130 liv., 2 mç.); 6,13 m.l.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Convento de São Salvador de Grijó (F)
1.5.1.B4. Quando se trate de fundos abertos, deve indicar-se a extensão
conhecida na altura em que se procede à descrição. Neste caso indicar, no
elemento de informação Ingressos adicionais, a frequência e a dimensão dos
ingressos.
1.5.1.B5. Quando a unidade de descrição integra documentos de diferente
natureza (audiovisual, cartográfico, iconográfico, sonoro, textual, etc.) registar
separadamente a dimensão de cada um deles.
Exemplos
Dimensão: 42 cx. (3906 doc. textuais, 12 doc. iconográficos).
Portugal, Arquivo Regional da Madeira, Família Ornelas Vasconcelos (F)
1.5.1.B6. Qualquer menção complementar da dimensão pode ser dada no elemento de informação Notas.
Dimensão da unidade de instalação, do documento composto e do documento
simples
1.5.1.B7. A dimensão da unidade de instalação, do documento composto e do
documento simples deve ser registada de forma precisa.
_____________________________________________________________________________________
86 Dimensão e suporte
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1.5.1.B8. A dimensão da unidade de instalação, do documento composto e
documento simples deve ser registada da forma mais adequada à unidade de
descrição:
• número de documentos da unidade de instalação;
• número de folhas, fólios ou páginas;
• número de folhas, fólios ou páginas encadernados;
• número de folhas, fólios ou páginas ocupadas e em branco;
• número de fotogramas num microfilme;
• número de horas, minutos e segundos de gravação;
• dimensão binária: número de bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes;
• Etc.
Exemplo:
Dimensão: 206 f. (21 f. ms. não num., 185 f. ms., 13 f. em branco num.).
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de Santa Cruz de Coimbra (F), liv. 49 (DS)
Dimensão: 1 liv. (89 f.: 59 f. ms. num. + 30 f. em branco num.).
Portugal, Arquivo Municipal de Penafiel, Junta de Freguesia de Rio de Moinhos (F),
Atas da Junta de Freguesia (SR), liv. 7 (UI)
Dimensão: 1 processo (623 p. 350 KB).
Portugal, Torre do Tombo, Alta Autoridade Contra a Corrupção (F), Processos de
averiguação (SR), proc. 329231 (DC)
1.5.1.B9. A dimensão, registada no sistema métrico, deve contemplar a altura x
a largura x a profundidade, ou a altura x a largura, indicando sempre a
respetiva unidade de medida 45 .
Exemplo:
Dimensão: 1 liv. (394 f., 430 x 295 x 100mm).
Portugal, Torre do Tombo, Chancelaria Régia (F), D. José (SC), Registo de ofícios e mercês (SR), liv. 9 (UI)
Dimensão: 1 doc. (237 x 420 mm).
Portugal, Torre do Tombo, Documentos em chinês (F), n.º 1426 (DC)
Fontes de informação
1.5.1.C1. As fontes de informação para a dimensão são as próprias unidades
de descrição, as guias de remessa ou qualquer outra fonte adequada. No caso
de objetos digitais, as fontes de informação devem ser procuradas no próprio
sistema intermediário, ou seja, recorrendo ao software através do qual a
unidade de descrição é interpretável. Normalmente este software é o sistema
operativo compatível com o processamento do documento digital.
45
As dimensões para as encadernação devem seguir o seguinte modelo: dimensão do festo x
dimensão horizontal x espessura da lombada; para a folha: dimensão do festo x dimensão
horizontal; para o impressos: dimensão da mancha de impressão; para a gravuras: dimensão
da marca da matriz (vinco da chapa).
_____________________________________________________________________________________
Dimensão e suporte 87
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
1.5.1.C2. No caso do sistema original ter desaparecido ou não se dispor de
versões atualizadas, será ainda assim possível 46
1.5.1.C3. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
Apresentação da informação
1.5.1.D1. Registar a dimensão da unidade de descrição em algarismos árabes.
1.5.1.D2. Utilizar o sistema métrico ou o sistema binário
1.5.1.D3. Pode optar-se por registar a designação das unidades físicas e o
suporte por extenso ou de forma abreviada. Neste último caso, e sempre que
possível, utilizar as abreviaturas constantes na NP ISO 832 47 :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Caderno = cad.;
Documento = doc.;
Folha ou folhas = f.;
Fólio ou fólios = f.;
Fragmento = fragm.;
Livro = liv.;
Manuscrito = ms.;
Microficha = mficha;
Microfilme = mf.;
Numerado = num.;
Página ou páginas = p.;
Pergaminho = perg.
Os símbolos representativas das unidades binárias de medida são os seguintes:
•
•
•
•
•
•
•
•
Bit = b;
Byte = B;
Kilobyte = Kb;
Megabyte = Mb;
Gigabyte = Gb;
Terabyte = Tb;
Petabyte = Pb;
Exabyte = Eb.
46 Este facto não implica necessariamente que seja possível aceder e interpretar o conteúdo e
a estrutura da própria unidade de descrição.
47
NP ISO 832: 2009, Informação e documentação. Descrição e referências bibliográficas. Regras para
a abreviatura de termos bibliográficos.Lisboa: IPQ; CT7.
_____________________________________________________________________________________
88 Dimensão e suporte
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Existem outras abreviaturas já consagradas pelo uso:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Caixa = cx.;
Dossier = doss.;
Macete = mct.;
Maço = mç.;
Metros lineares = m.l.;
Pasta = pt.;
Processo = proc.;
Rolo = rl.;
Unidade de instalação = u.i.
1.5.1.D4. No caso de ser necessário o uso de outras abreviaturas, cabe a cada
entidade detentora ou serviço de arquivo a sua definição e utilização de forma
consistente.
1.5.1.D5. Registar a informação adicional específica entre parênteses ( ).
1.5.1.D6. Registar a informação adicional específica relativa aos diferentes
tipos de menção de extensão separada por vírgula (,).
Exemplos
Dimensão: 1 428 u.i. (969 liv., 194 mç., 265 pt.).
Portugal, Arquivo Municipal de Alijó, Câmara Municipal de Alijó (F)
1.5.1.D7. Registar o número e o tipo de unidades físicas
Exemplos
Dimensão: 1 428 u.i. (969 liv., 194 mç., 265 pt.)
Portugal, Arquivo Municipal de Alijó, Câmara Municipal de Alijó (F)
Exclusões
1.5.1.E1. Quando a unidade de descrição é constituída por cópias (fotocópia,
fotografia, microfilme, digitalização, etc.), registar a extensão dos originais no
elemento de informação Existência e localização dos originais.
1.5.1.E2. Qualquer menção complementar da dimensão pode ser dada no elemento de informação Notas.
1.5.1.E3. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
_____________________________________________________________________________________
Dimensão e suporte 89
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
1.5.2. Suporte (material, meio e técnica)
Objetivo
Identificar o suporte da unidade de descrição.
Comentários
Entende-se por:
• Suporte, o material adequado ao registo de informação 48 . Os documentos
de arquivo podem encontrar-se em diferentes suportes: pedra, argila,
papiro, papel, metal, pergaminho, tecido, madeira, película fotossensível,
poliéster, fita ou disco magnético, disco ótico, etc. O suporte pode
apresentar diferentes formatos (A4, A5, ¾ de polegada, NAS, etc.) e
qualidades (seda, papel vegetal, cartolina, etc.)
Em ambiente digital o suporte é independente do conteúdo documental.
Ao contrário do ambiente analógico, em que a forma do material em que
a informação é inscrita, influencia ou molda a estrutura com que essa
mesma informação é inscrita.
Orientações gerais
1.5.2.A1. Suporte é um elemento de informação de preenchimento obrigatório
em todos os níveis de descrição.
1.5.2.A2. Indicar os suportes específicos da unidade de descrição.
Exemplos
Suporte: Na sua maioria em papel, de diferentes texturas, e ainda documentos em
papel vegetal, ozalid e cartolina.
Portugal, Torre do Tombo, Henry Burnay (F)
Suporte: 150 discos óticos de dupla densidade, Sistema de Armazenamento do tipo
NAS (Network Attachment Storage).
Portugal, Torre do Tombo, Alta Autoridade Contra a Corrupção (F)
1.5.2.A3. Quando a unidade de descrição é constituída por cópias (fotocópia,
fotografia, microfilme, digitalização, etc.), registar o suporte da cópia.
1.5.2.A4. Quando a unidade de descrição é constituída por cópias (fotocópia,
fotografia, microfilme, representações digitais, etc.), registar o suporte dos
originais no elemento de informação Existência e localização dos originais.
48
Frequentemente utiliza-se o termo suporte para designar, em simultâneo, o material no qual
se inscreve e é conservada a informação (pergaminho, papel, película, disco, etc.) e o meio e a
técnica como ela é inscrita (a tinta, o laser, etc.). A informação é inscrita obedecendo a
diferentes códigos (alfabéticos, ideográficos, binários, etc.).
_____________________________________________________________________________________
90 Dimensão e suporte
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Orientações específicas
Suporte do Fundo, da Secção, da Série e suas subdivisões
1.5.2.B1. Registar os suportes do fundo, da secção e da série da forma mais
precisa possível: referir o tipo, o meio e a técnica do suporte. No caso de haver
mais que um, indicar todos os tipos de suporte identificados.
Comentários:
• No caso de objetos digitais o suporte pode apresentar diversas naturezas
verificáveis de forma alternativa ou concomitante. Por exemplo: um
conjunto de documentos eletrónicos pode encontrar-se armazenado
num suporte de natureza ótica, e ainda num sistema de armazenamento
especializado. A redundância nos sistemas de armazenamento digitais é
um elemento básico de segurança. A identificação do meio e técnica do
suporte nestes casos não deve ir ao pormenor pois este é
frequentemente de natureza muito técnica informática que não tem
utilidade ao nível de descrição arquivística.
Exemplos
Suporte: papel, vídeo digital, áudio analógico
Portugal, Torre do Tombo, Portugal-Frankfurt 97, S.A. (F)
1.5.2.B2. Caso tal não seja possível, registar o suporte predominante
1.5.2.B3. Qualquer menção complementar do suporte pode ser dada no elemento de informação Notas.
Suporte da unidade de instalação, do documento composto e do documento
simples
1.5.2.B4. O suporte da unidade de instalação, do documento composto e do
documento simples devem ser registados de forma precisa.
1.5.2.B5. O suporte da unidade de instalação, do documento composto e
documento simples deve ser registada da forma mais adequada à unidade de
descrição.
Fontes de informação
1.5.2.C1. As fontes de informação para o suporte são as próprias unidades de
descrição, as guias de remessa, o sistema operativo, ou qualquer outra fonte
adequada.
1.5.2.C2. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
_____________________________________________________________________________________
Dimensão e suporte 91
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Apresentação da informação
1.5.2.D1. Os diversos tipos de suporte podem ser representados por
abreviaturas, de acordo com norma NP ISO 832.
Perg. = Pergaminho;
P. = Papel;
Pap. = Papiro;
M. = Madeira;
T. = Têxtil;
DVD = Digital Versatile Disk;
CD = Compact Disk;
NAS = Network Attached Storage;
SAN = Storage Area Network;
CAS = Content-Addressable Storage.
1.5.2.D2. No caso de ser necessário o uso de outras abreviaturas, cabe a cada
entidade detentora ou serviço de arquivo a sua definição e utilização de forma
consistente.
1.5.2.D3. Registar a informação adicional específica entre parênteses ( ).
Exclusões
1.5.2.E1. Quando a unidade de descrição é constituída por cópias (fotocópia,
fotografia, microfilme, representações digitais, etc.), registar o suporte dos
originais no elemento de informação Existência e localização dos originais.
1.5.2.E2. Qualquer menção complementar do suporte pode ser dada no elemento de informação Notas.
1.5.2.E3. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
_____________________________________________________________________________________
92 Dimensão e suporte
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2. ZONA DO CONTEXTO
A Zona do Contexto contém a informação sobre a origem e custódia da unidade
de descrição. É composta pelos seguintes elementos de informação:
2.1. Nome do produtor:
2.1.1.Nome do produtor;
2.1.2.Nome do autor;
2.1.3. Nome do colaborador;
2.1.4. Nome do destinatário.
2.2 Nome do colecionador
2.3. História administrativa / biográfica / familiar 49 ;
2.3.1 Lugares
2.3.2 Estatuto legal
2.3.3 Funções, ocupações, atividades
2.3.4 Mandatos/fontes de autoridade
2.3.5 Estruturas internas/genealogia
2.3.6 Contexto geral
2.4. História custodial e arquivística 50 ;
2.5. Fonte imediata de aquisição ou transferência.
2.1. Nome do produtor
2.1.1.Nome do produtor
2.1.2.Nome do autor;
2.1.3. Nome do colaborador;
2.1.4. Nome do destinatário.
Objetivo
Identificar o produtor da unidade de descrição.
Comentário:
• O elemento de informação Nome do produtor pode dividir-se nos
seguintes subelementos de informação:
o Nome do produtor / colecionador;
o Nome do autor;
49
O nome deste elemento de informação na ISAD (G) 2, versão original, em inglês, é História
administrativa/biográfica. Nestas Orientações optou-se por acrescentar à designação do
elemento de informação história familiar.
50
O nome deste elemento de informação na ISAD (G) 2, versão original, em inglês, é História
arquivística. Na tradução portuguesa optou-se por acrescentar a designação da 1.ª edição, ou
seja História custodial.
_____________________________________________________________________________________
Nome do produtor 93
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
o Nome do colaborador;
o Nome do destinatário.
2.1.1. Nome do produtor
Objetivo
Identificar o produtor ou o colecionador da unidade de descrição.
Comentários
Entende-se por:
• Produtor, a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a família que produziu,
acumulou e/ou conservou documentos de arquivo no decurso da sua
atividade.
• O nome do produtor constitui o primeiro ponto de acesso normalizado à
documentação.
• Caso as descrições dos produtores, elaboradas segundo as normas
definidas na ISAAR(CPF) 2 e nestas Orientações, II Parte, sejam mantidas
separadamente, constituindo registos de autoridade arquivística
integrados num ficheiro de autoridade arquivística, este elemento de
informação deve ainda funcionar como elo de ligação para a descrição
dos produtores.
• O produtor não deve ser confundido com colecionador ou autor.
Orientações gerais
2.1.1.A1. O nome do produtor é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório ao nível do fundo e suas subdivisões, e obrigatório
se aplicável em todos os demais níveis de descrição.
2.1.1.A2. Os restantes níveis de descrição herdam, geralmente, o nome do
produtor / colecionado do nível fundo.
2.1.1.A3. Quando a unidade de descrição tem diferentes produtores, podem
ser registados na sua totalidade 51 .
Exemplos
Título atribuído: Casa de Abrantes.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Abrantes (F).
51
A delimitação do fundo e o reconhecimento do respetivo produtor podem estar diretamente
relacionados com a aplicação de uma visão maximalista ou minimalista do conceito de fundo
dentro de cada serviço de arquivo.
_____________________________________________________________________________________
94 Nome do produtor
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Comentário ao exemplo:
Nomes dos produtores: Almeida. Família, condes de Abrantes, fl. séc. XIII-XX; Sá.
Família, condes de Penaguião; Sá Almeida e Lencastre. Família, marqueses de
Abrantes; Lencastre. Família, condes de Vila Nova de Portimão
Orientações específicas
Nome do produtor do fundo e suas subdivisões
2.1.1.B1. O nome do produtor do fundo e suas subdivisões deve ser registado,
mesmo nos casos em que conste no título da unidade de descrição.
Exemplos
Título formal: Ministério dos Negócios Estrangeiros.
Portugal, Torre do Tombo, Ministério dos Negócios Estrangeiros (F)
Comentário ao exemplo:
Nome do produtor: Ministério dos Negócios Estrangeiros.1643Título formal: Luís Teixeira de Sampaio.
Portugal, Torre do Tombo, Luís Teixeira de Sampaio (F)
Comentário ao exemplo:
Nome do produtor: Sampaio, Luís Teixeira de. 1875-1945, embaixador.
Título atribuído: Morgado de Farrobo.
Portugal, Torre do Tombo, Morgado de Farrobo (F)
Comentário ao exemplo:
Nome do produtor: Quintela. Família, fl. c. 1566-c. 1815, condes de Farrobo
Nome do produtor da secção, da série e suas subdivisões
2.1.1.B2. A secção, a série e suas subdivisões herdam geralmente o nome do
produtor do nível ou níveis superiores, pelo que não é necessário preencher
este elemento de informação.
2.1.1.B3. Quando a secção, a série e suas subdivisões correspondem a
unidades de descrição produzidas por uma entidade distinta da que produziu
o nível ou níveis superiores (anterior, contemporânea ou subordinada), pode
ser registado o nome desse produtor.
Exemplos
Título formal: Contadoria Geral da África Ocidental, do Maranhão e das comarcas
do território da Relação da Baía.
Portugal, Torre do Tombo, Erário Régio (F), Contadoria Geral da África Ocidental, do
Maranhão e das comarcas do território da Relação da Baía (SC)
Comentário ao exemplo:
Nome do produtor: Erário Régio. Contadoria Geral da África Ocidental, do
Maranhão e das comarcas do território da Relação da Baía
_____________________________________________________________________________________
Nome do produtor 95
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Título atribuído: Obra poética de Alcipe
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Fronteira e Alorna (F), Obra poética de Alcipe (SR)
Comentário ao exemplo:
Nome do produtor: Lencastre, Leonor de Almeida Portugal Lorena. 1750-1839, 4.ª
Marquesa de Alorna.
Nome do produtor da unidade de instalação, do documento composto e do
documento simples
2.1.1.B4. A unidade de instalação, o documento composto e o documento
simples herdam o nome do produtor dos níveis superiores, pelo que não é
necessário preencher este elemento de informação.
2.1.1.B5. Quando a unidade de instalação, o documento composto e o
documento simples correspondem a unidades de descrição produzidas por
uma entidade distinta da que produziu os níveis superiores (anterior,
contemporânea ou subordinada), pode ser registado o nome desse produtor.
Fontes de informação
2.1.1.C1. A fonte de informação para o nome do produtor é o respetivo registo
de autoridade arquivística.
2.1.1.C2. Quando não existe registo de autoridade arquivística a fonte de
informação para o nome do produtor é a documentação por ele produzida, os
respetivos textos e documentos legais de criação, organização e
funcionamento, o nome de registo de pessoas coletivas, o nome de registo ou
o constante nos documentos de identificação da pessoa singular, as obras ou
instrumentos de referência, os estudos institucionais, biográficos ou
familiares, os instrumentos de descrição, etc.
2.1.1.C3. A fonte utilizada para a construção do nome do produtor pode ser
indicada no elemento de informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
2.1.1.D1. O nome do produtor deve ser registado de forma normalizada, como
consta no respetivo registo de autoridade arquivística, no elemento de
informação Forma autorizada do nome, II Parte destas Orientações.
_____________________________________________________________________________________
96 Nome do produtor
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2.1.1.D2. Quando não existe registo de autoridade arquivística, o nome do
produtor deve ser criado segundo as orientações enunciadas no elemento de
informação Forma autorizada do nome, II Parte destas Orientações.
2.1.1.D3. Registar os nomes dos produtores separados por ponto e vírgula (;).
Exclusões
2.1.1.E1. Registar, o nome dos autores, intelectuais e materiais, dos
colaboradores e dos destinatários nos respetivos subelementos de informação.
2.1.1.E2. Registar, o nome do colecionador no respetivo elemento.
2.1.1.E3. A fonte utilizada para a construção do nome do produtor/
colecionador pode ser indicada no elemento de informação Nota do arquivista.
_____________________________________________________________________________________
Nome do produtor 97
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
2.1.2. Nome do autor
Objetivo
Identificar o autor intelectual bem como o autor material da unidade de
descrição.
Comentário:
Entende-se por:
• Autor, a pessoa competente para a produção do documento de arquivo,
e por ordem de quem, ou em nome da qual, o documento é produzido
(o testador num testamento, o rei numa carta patente, etc.). O autor de
um documento de arquivo pode ou não coincidir com o autor da ação
da qual decorre o referido documento.
Existem dois tipos de autor a identificar: o autor intelectual (quem
planeia o ato mas que não está necessariamente presente na ação) e o
autor material (pessoa encarregue da redação de um documento).
Não confundir com o produtor.
Orientações gerais
2.1.2.A1. O nome do autor é um subelemento de informação de
preenchimento obrigatório se aplicável ou opcional aos níveis de descrição
mais baixos, podendo ser repetível.
Comentário:
• O subelemento nome do autor é constituído por dois atributos a
designar: autor intelectual e autor material.
Orientações específicas
Autores do documento composto e simples
2.1.2.B1. Registar, ao nível do documento composto e do documento simples,
os nomes do autor intelectual e/ou material, sempre que possível qualificados
com a indicação da função ou da categoria.
Comentário:
•
É aos níveis mais baixos (documento composto e documento simples)
que surgem os autores.
_____________________________________________________________________________________
98 Nome do produtor
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Autor intelectual: Inácio Pereira de Castro, padre
Autor material: Manuel Joaquim Fortes, encomendado
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, 5.º Cartório Notarial de Setúbal (F) Registo de
batismos (SR), Antónia (DS)
Autor intelectual: Sebastião Xavier
Autor material: Sebastião Xavier
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F)
Comentário ao exemplo:
Trata-se de uma certidão, passada por Sebastião Xavier, de uma instrução entregue
na Secretaria do Estado da Índia por Jacques Philippe Landerset, que lhe dera o
Conde da Ega em 5 de abril de 1765, com indicações sigilosas, para ir à Índia, no
pataxo S. Miguel, aparentemente para tratar de negócio mercantil com Aidar Ali
Can, mas, na verdade, incumbido de levar a cabo a missão de observar "com o
maior cuidado quais eram as forças e riquezas de Nhandi Rajá.
Autor intelectual: Álvaro Fernandes, corregedor do crime da Corte
Autor material: Álvaro Fernandes, corregedor do crime da Corte
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronológico (Col. F), mç.82 (UI), n.º 47 (DS)
Comentário ao exemplo:
Trata-se de um mandado de Álvaro Fernandes, corregedor do crime da Corte, para
Jorge de Oliveira, recebedor da Chancelaria, pagar a Francisco do Casal, meirinho
das cadeias, e aos seus homens 600 réis a cada um de seus ordenados. Documento
assinado por Álvaro Fernandes.
Autor intelectual: Afonso Dias, tabelião.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronológico (Col. F), P. II, mç. 22 (UI), n.º 82 (DS)
Comentário ao exemplo:
Título atribuído: Pública forma do testamento de D. Francisco de Almeida, 1.º Vice
Rei da Índia.
2.1.2.B2. No caso de coincidir o nome do autor intelectual com o nome do
destinatário registar apenas o nome do primeiro.
Exemplos
Autor intelectual: António de Oliveira Salazar
Portugal, Torre do Tombo, Arquivo de Oliveira Salazar (F), Diários (SR), cx. 1145 (UI),
1.º vol. (DC), 1 de janeiro de 1933 (DS).
Comentário ao exemplo:
Trata-se de um conjunto de anotações de António Oliveira Salazar referentes,
neste caso, ao dia 1 de janeiro de 1933. Neste caso e admitindo que num diário o
autor coincide com o destinatário, seguiu-se a orientação omitindo a repetição no
elemento destinatário.
_____________________________________________________________________________________
Nome do produtor 99
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
2.1.2.B3. No caso de coincidir o nome do autor intelectual com o nome do
colaborador registar nos dois subelementos.
Exemplos
Autor intelectual: Alvarina Espada Lopes, ajudante de cartório
Colaborador: Alvarina Espada Lopes, ajudante de cartório
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, 5.º Cartório Notarial de Setúbal (F), Livros de
Notas (SR), Livro 001 (UI), Contrato de empréstimo (DS)
Comentário ao exemplo:
(…) na residência do Dr. Falcão e Silva, perante mim, Alvarina Espada Lopes,
Ajudante do referido cartório, no impedimento legal da notária, licenciada M.ª
Carolina Martins Soares (…)
2.1.2.B4. No caso de não ser possível identificar o autor pode registar-se: autor
não identificado.
Fontes de informação
2.1.2.C1. As fontes de informação para o autor são as próprias unidades de
descrição ou qualquer outra fonte considerada fidedigna.
2.1.2.C2. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
Exclusões
2.1.2.E1. Sempre que a informação do nome do autor fizer parte de um título
formal, a sua indicação manter-se-á no elemento Título, devendo, por
conseguinte, ser excluído o preenchimento do subelemento Autor.
Exemplos
Título formal: Rol dos direitos reais de vinho milho e telha que eu Miguel Martins
do lugar os Gonçalinhos cobrei em esta freguesia de Santo André da vila de Mafra
em ano de 1758
Portugal, Torre do Tombo, Viscondes de Vila Nova de Cerveira (F), Título do Morgado de
Soalhães e por outro nome Mafra (SC), Rol dos direitos reais de vinho milho e telha que eu
Miguel Martins do lugar os Gonçalinhos cobrei em esta freguesia de Santo André da vila
de Mafra em ano de 1758 (DS)
2.1.2.E2. Registar o autor de uma base de dados, que corresponde a uma UI,
no elemento de informação Notas.
_____________________________________________________________________________________
100 Nome do produtor
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2.1.2.E3. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
2.1.3. Nome do colaborador
Objetivo
Identificar os intervenientes no processo de formação do documento.
Comentários
Entende-se por:
• Colaborador, a pessoa que participa num processo de formação
documental visando a função de validar a forma intelectual do
documento e de garantir que o mesmo foi produzido de acordo com o
estabelecido e assinado pelas pessoas apropriadas.
• No processo de formação do documento poderão existir vários tipos de
colaboradores, diferenciados pelo seu papel e grau de responsabilidade,
os quais são aferidos em relação à função administrativa desempenhada.
Orientações gerais
2.1.3.A1. O nome do colaborador é um subelemento de preenchimento
opcional aos níveis de descrição mais baixos, podendo ser repetível.
2.1.3.A2. Os colaboradores são identificados sempre em relação a um
documento original.
Exemplos
Colaborador: José Silvestre Guerreiro Pinto, testemunha
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, 5.º Cartório Notarial de Setúbal (F), Livros de
Testamentos (SR), Livro n.º 01 (UI), Testamento de Francisca Gaio (DS)
Orientações específicas
Colaboradores do documento composto e simples
2.1.3.B1. Registar, se pertinente, ao nível do documento composto e do
documento simples, o nome do colaborador, sempre que possível qualificado
com a indicação da função ou da categoria.
_____________________________________________________________________________________
Nome do produtor 101
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Colaborador: José Silvestre Guerreiro Pinto e César Lucas, testemunhas
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, 5º Cartório Notarial de Setúbal (F), Livros de
Testamentos (SR), Livro n.º 01 (UI), Testamento de Francisca Gaio (DS)
Colaborador: Henrique José de Mendanha Benevides Cirne, secretário. Marcelino
José de Pontes Vieira, desembargador dos Agravos da Relação de Goa, ouvidor
geral do cível e juiz das justificações
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F)
Comentário ao exemplo:
Trata-se de uma certidão, passada por Sebastião Xavier, de uma instrução entregue
na Secretaria do Estado da Índia por Jacques Philippe Landerset, que lhe dera o
Conde da Ega em 5 de abril de 1765, com indicações sigilosas, para ir à Índia, no
pataxo S. Miguel, aparentemente para tratar de negócio mercantil com Aidar Ali
Can, mas, na verdade, incumbido de levar a cabo a missão de observar "com o
maior cuidado quais eram as forças e riquezas de Nhandi Rajá". Assinatura do
Secretário Henrique José de Mendanha Benevides Cirne. Reconhecimento do sinal
e assinatura de Henrique José de Mendanha Benevides Cirne feito por Marcelino
José de Pontes Vieira, desembargador dos Agravos da Relação de Goa, ouvidor
geral do cível e juiz das justificações.
2.1.3.B2. Registar o nome do colaborador simultaneamente no subelemento
autor intelectual, quando em situações excecionais, e mediante autoridade
delegada, é competente para assumir também a autoria intelectual.
Exemplos
Colaborador: Alvarina Espada Lopes, ajudante de cartório
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, 5.º Cartório Notarial de Setúbal (F), Livros de
Notas (SR), Livro n.º 01 (UI), Contrato de empréstimo (DS)
Comentário ao exemplo:
Autor intelectual: Alvarina Espada Lopes, ajudante de cartório
(…)na residência do Dr. Falcão e Silva, perante mim, Alvarina Espada Lopes,
Ajudante do referido cartório, no impedimento legal da notária, licenciada M.ª
Carolina Martins Soares (…)
Fontes de informação
2.1.3.C1. As fontes de informação para o colaborador são as próprias unidades
de descrição ou qualquer outra fonte considerada fidedigna.
2.1.3.C2. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
Exclusões
_____________________________________________________________________________________
102 Nome do produtor
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2.1.3.E1. Sempre que a informação do nome do colaborador fizer parte de um
título formal, a sua indicação manter-se-á no elemento de informação título,
devendo, por conseguinte, ser excluído o preenchimento do subelemento
colaborador.
2.1.3.E2. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
_____________________________________________________________________________________
Nome do produtor 103
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
2.1.4. Nome do destinatário
Objetivo:
Identificar a pessoa singular ou coletiva a quem é dirigido ou se destina o
documento.
Comentários
Entende-se por:
• Destinatário, a pessoa ou instituição à qual é dirigido o documento de
arquivo 52 .
• O destinatário do documento de arquivo pode ou não coincidir com o
destinatário da ação.
• O destinatário não é necessariamente a pessoa a quem o documento de
arquivo é entregue ou transmitido.
• O destinatário, nalgumas situações, tende a coincidir com o autor.
Orientações gerais
2.1.4.A1. O nome do destinatário é um subelemento de informação de
preenchimento opcional, podendo ser repetível.
2.1.4.A2.O destinatário é identificado sempre em relação a um documento
original.
Exemplos
Destinatário: D. Manuel I
Portugal, Torre do Tombo, Gavetas ((Col. F), Gaveta 8 (SC), maço 2 (UI), n.º 8 (DS)
Comentário ao exemplo:
Trata-se da carta que Pero Vaz de Caminha enviou a D. Manuel I acerca da
descoberta do Brasil.
Destinatário: Instituto de Orientação Profissional
Portugal, Torre do Tombo, Instituto de Orientação Profissional (F), Processos de
Exames (SR), Processo n.º 31194 (DC), Ofício n.º 360 de 7/6/66 (DS)
Comentário ao exemplo:
Ofício do Liceu Rainha D. Amália solicitando ao Instituto de Orientação
Profissional a realização de exame de orientação profissional para a aluna Elsa
Dulce Ferreira.
52
DURANTI, Luciana – Diplomática: usos nuevos para una antiga ciência. Carmona: S&C, 1996.
170 p. ISBN 84-92032-5.
_____________________________________________________________________________________
104 Nome do produtor
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Destinatário: Feitor da Casa da Índia
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronológico (Col. F), Parte I (SC), mç. 10 (UI), n.º 103
(DS)
Comentário ao exemplo:
Trata-se de um alvará de D. Manuel I para que o feitor da Casa da Índia
entregasse a Sebastião de Sousa, 20 quintais de pimenta, como forma de
pagamento.
Orientações específicas
Destinatário do documento composto e simples
Comentários
• Numa ação unilateral – cuja origem reside na vontade de uma pessoa
singular ou coletiva -, para a qual se requer uma forma escrita, o
destinatário do documento pode ser notificado da ação ou não, não
sendo esta circunstância impeditiva da conclusão da mesma.
Exemplos
Destinatário: António José Madaleno
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, 5º Cartório Notarial de Setúbal (F), Livros de
Testamentos (SR), Livro n.º 01 (UI), Testamento de Francisca Gaio (DS)
Comentário ao exemplo:
Testamento e disposição de sua última vontade, pelo modo seguinte: (…) deixa a seu dito
marido, António José Madaleno, a quota disponível da sua herança ou a totalidade dela
(…). Que deste modo, tem por concluído o seu testamento e, por ele, há exprimido a
inteira disposição de sua última vontade, com expressa revogação de qualquer outro
testamento anteriormente feito (…)”.
•
Uma ação pode ser bilateral ou multilateral, isto é, pode incluir
obrigações recíprocas de duas ou mais partes em cujo caso cada parte
será autor e destinatário de tal documento.
Exemplos
Destinatário: Manuel José Gonçalves, diretor da Caixa de Crédito Agrícola Mútuo
de Santiago do Cacém
Destinatário: António Gamito Gomes
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, 5.º Cartório Notarial de Setúbal (F), Livros de
Notas (SR), Livro n.º 01 (UI), Escritura f. 65-67 (DS)
Comentário ao exemplo:
Trata-se de uma escritura de contrato de empréstimo celebrada entre Manuel
José Gonçalves, na qualidade de diretor da Caixa de Crédito Agrícola Mútuo de
Santiago do Cacém, e António Gamito Gomes.
_____________________________________________________________________________________
Nome do produtor 105
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
•
Em documentos probatórios, o destinatário raramente está presente,
porque as certidões não são dirigidas aos requerentes para os quais se
emitem.
Exemplos
Certidão: Certifico que a presente certidão, composta de 31 folhas numeradas e
rubricadas, é cópia fiel do original e foi extraída do processo 29/161 – 1ª secção,
Inventário Obrigatório do Tribunal da Comarca de Torres Vedras (…)
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa, Tribunal da Comarca de Torres Vedras (F),
Processo 29/1961 (DC), f. 6 a 7, 14 a 14 v.
2.1.4.B1. Registar ao nível do documento composto e do documento simples, o
nome do destinatário, sempre que possível qualificado com a indicação da
função ou da categoria.
Exemplos
Destinatário: Manuel José Gonçalves, diretor da Caixa de Crédito Agrícola Mútuo
de Santiago do Cacém
Destinatário: António Gamito Gomes
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, 5.º Cartório Notarial de Setúbal (F), Livros de
Notas (SR), Livro n.º 01, escritura f. 65-67 (DS)
Comentário ao exemplo:
Trata-se de uma escritura de contrato de empréstimo celebrada entre Manuel
José Gonçalves, na qualidade de diretor da Caixa de Crédito Agrícola Mútuo de
Santiago do Cacém, e António Gamito Gomes.
2.1.4.B2.Registar o nome do destinatário do documento sempre que uma ação
é dirigida a uma comunidade ou coletividade, em que pode ser o público, em
geral, um determinado grupo social, profissional, étnico, religioso ou outro.
Exemplos
Destinatário: Universidade de Coimbra
Portugal, Arquivo da Universidade de Coimbra, Gavetas (Col. F), Gaveta 2, maço 3 (UI),
n.º 55 (DS)
Comentário ao exemplo:
O Infante D. Henrique concede à Universidade a pensão anual e perpétua de dez
marcos de prata sobre os rendimentos da ilha da Madeira, para manutenção dos
teólogos da cadeira prima de Teologia.
Destinatário: Tribunal do Santo Oficio
_____________________________________________________________________________________
106 Nome do produtor
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Oficio (F), Inquisição de Coimbra (SF),
Processos (SR), Maria Ferreira (DC)
Comentário ao exemplo:
O destinatário do documento é o Tribunal do Santo Oficio, enquanto o ato, em
si, visa o réu que neste caso é Maria Ferreira.
Destinatário: Concelho de Lisboa
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Chancelaria régia (F), Livro Segundo dos Reis
D. Dinis, D. Afonso IV e D. Pedro I (UI), doc. 13 (DS)
Comentário ao exemplo:
Título atribuído: Pública forma de uma carta régia determinando que os
acontiados de pé e de cavalo sejam obrigados, segundo as contias, a ter armas
ofensivas e defensivas.
Destinatário: Público em geral e a comunidade académica da área das Ciências
Sociais e Humanas.
Portugal, Direção Geral de Arquivo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Base de Dados
do Ministério do Ultramar (UI)
Comentário ao exemplo:
A Base de Dados de descrição arquivística referente à inventariação da
documentação do arquivo do ex-Ministério do Ultramar, disponível a partir do
Portal Inventário dos Arquivos do Ministério do Ultramar visa proporcionar
informação à comunidade nacional - destinatário da ação. Como tal, o público,
em geral, mas também um grupo profissional, a comunidade académica da área
das Ciências Sociais e Humanas são os destinatários da referida Base de Dados.
2.1.4.B3. Registar o nome do destinatário de um documento mesmo quando
coincidir com o nome do autor nos casos em que este dirigir a ação à sua
pessoa.
Exemplos
Destinatário: António Oliveira Salazar
Portugal, Torre do Tombo, Arquivo de Oliveira Salazar (F), Diários (SR), cx. 1145 (UI),
1.º vol. (DC), 1 de janeiro de 1933 (DS).
Comentário ao exemplo:
Trata-se de um conjunto de anotações de António Oliveira Salazar referentes,
neste caso, ao dia 1 de janeiro de 1933.
Destinatário: Marquês de Loulé
Portugal, Torre do Tombo, Condes de Linhares (F), Papéis de família, Viagens (SR),
mç.100/33 (DS)
Comentário ao exemplo:
Neste caso trata-se do Diário do marquês de Loulé.
_____________________________________________________________________________________
Nome do produtor 107
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Fontes de informação
2.1.4.C1. As fontes de informação para o destinatário são as próprias unidades
de descrição ou qualquer outra fonte considerada fidedigna.
2.1.4.C2. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
Exclusões
2.1.4.E1. Sempre que a informação do nome do destinatário fizer parte de um
título formal, a sua indicação manter-se-á no elemento título, devendo, por
conseguinte, ser excluído o preenchimento do campo destinatário.
Exemplos
Destinatário:
Portugal, Torre do Tombo, Armário Jesuítico e Cartório dos Jesuítas (F), Documentos
referentes a "Títulos de propriedades" dos condes de Linhares e do Colégio de Santo
Antão de Lisboa (UI), Venda de Pedro Marçal a Aleixo da Fonseca do campo dos Asnos
com a água, e da leira dos Espinheiros e da leira das Cachadas, sitas na freguesia do
Mosteiro de Landim, termo de Barcelos (DC)
Comentário ao exemplo:
Título formal: Venda de Pedro Marçal a Aleixo da Fonseca do campo chamado dos
Asnos, com a água e da seiva dos pinheiros e da seiva das cachadas, sitas na
freguesia do Mosteiro de Landim, termo de Barcelos.
Os nomes dos destinatários do documento, encontram-se registados no Título
formal: Pedro Marçal e Aleixo da Fonseca.
Pedro Marçal para além de ser quem vende o bem é simultaneamente um dos
destinatários do documento.
Destinatário: Junta da Administração das Fábricas do Reino
Portugal, Torre do Tombo, Real Fábrica das Sedas (F), Real Fábrica de Lanifícios da
Covilhã e Fundão (SF), Contabilidade (SC), Faturas (SR), liv. 996 (UI)
Comentário ao exemplo:
Título formal: Livro de faturas dos tecidos [...] que manda desta [...] Real Fábrica
de Lanifícios do Fundão a entregar em Lisboa [...] à Junta da Administração das
Fábricas do Reino.
O nome da entidade destinatária do documento, encontra-se registado no Título
formal: Junta da Administração das Fábricas do Reino
2.1.4.E2. Registar as fontes de informação no elemento de informação Nota do
Arquivista.
_____________________________________________________________________________________
108 Nome do produtor
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2.2 Nome do colecionador
Objetivo
Identificar o colecionador da unidade de descrição.
Comentários
Entende-se por:
• Colecionador, a pessoa coletiva, pessoa singular ou a família responsável
pela reunião artificial de documentos em função de qualquer
característica comum, independentemente da sua proveniência. Não
confundir com produtor.
• O elemento colecionador é essencialmente aplicável ao nível de topo, ou
seja, à coleção. Pode haver coleções a níveis inferiores (SC, SR). No
entanto, nesses casos, trata-se normalmente de uma atividade de um
produtor.
Orientações gerais
2.2.A1. O nome do colecionador é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório ao nível do fundo e suas subdivisões, e obrigatório
se aplicável em todos os demais níveis de descrição.
2.2.A2. Os restantes níveis de descrição herdam, geralmente, o nome do
colecionador do nível coleção.
2.2.A3. Quando a unidade de descrição tem diferentes colecionadores, podem
ser registados na sua totalidade.
Orientações específicas
Nome do colecionador do fundo e suas subdivisões
2.2.B1. O nome do colecionador do fundo e suas subdivisões devem ser
registados, mesmo nos casos em que conste no título da unidade de descrição.
_____________________________________________________________________________________
Nome do colecionador 109
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Nome do colecionador da secção, da série e suas subdivisões
2.2.B2. A secção, a série e suas subdivisões herdam geralmente o nome do
colecionador do nível ou níveis superiores, pelo que não é necessário
preencher este elemento de informação.
2.2.B3. Quando a secção, a série e suas subdivisões correspondem a unidades
de descrição produzidas por uma entidade distinta da que produziu o nível ou
níveis superiores (anterior, contemporânea ou subordinada), pode ser
registado o nome desse produtor.
Nome do colecionador da unidade de instalação, do documento composto e
do documento simples
2.1.B4. A unidade de instalação, o documento composto e o documento
simples herdam o nome do produtor dos níveis superiores, pelo que não é
necessário preencher este elemento de informação.
2.1.B5. Quando a unidade de instalação, o documento composto e o
documento simples correspondem a unidades de descrição produzidas por
uma entidade distinta da que produziu os níveis superiores (anterior,
contemporânea ou subordinada), pode ser registado o nome desse produtor.
Fontes de informação
2.2.C1. A fonte de informação para o nome do colecionador é o respetivo
registo de autoridade arquivística.
2.2.C2. Quando não existe registo de autoridade arquivística a fonte de
informação para o nome do colecionador são os respetivos textos e documentos legais de criação, organização e funcionamento, o nome de registo de
pessoas coletivas, o nome de registo ou o constante nos documentos de
identificação da pessoa singular, as obras ou instrumentos de referência, os
estudos institucionais, biográficos ou familiares, os instrumentos de descrição,
etc.
2.2.C3. A fonte utilizada para a construção do nome do colecionador pode ser
indicada no elemento de informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
2.2.D1. O nome do colecionador deve ser registado de forma normalizada,
como consta no respetivo registo de autoridade arquivística, no elemento de
informação Forma autorizada do nome, II Parte destas Orientações.
_____________________________________________________________________________________
110 Nome do colecionador
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2.2.D2. Quando não existe registo de autoridade arquivística, o nome do
colecionador deve ser criado segundo as orientações enunciadas no elemento
de informação Forma autorizada do nome, II Parte destas Orientações.
2.2.D3. Registar os nomes dos colecionadores separados por ponto e vírgula
(;).
Exclusões
2.2.E1. Registar, o nome do produtor no respetivo elemento de informação.
2.2.E2. Registar, o nome dos autores, intelectuais e materiais, dos
colaboradores e dos destinatários nos respetivos subelementos de informação.
2.2.E3. A fonte utilizada para a construção do nome do colecionador pode ser
indicada no elemento de informação Nota do arquivista.
_____________________________________________________________________________________
Nome do colecionador 111
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
2.3. História administrativa / biográfica / familiar
2.3.1 Lugares
2.3.2 Estatuto legal
2.3.3 Funções, ocupações e atividades
2.3.4 Mandatos / Fontes de autoridade
2.3.5 Estrutura interna /genealogia
2.3.6 Contexto geral
Objetivo
Facultar a história administrativa ou dados biográficos do produtor da
unidade de descrição, para contextualizar os documentos de arquivo e tornálos mais compreensíveis.
Comentários
• Quando as descrições dos produtores são mantidas separadamente das
descrições da documentação, constituindo registos de autoridade
arquivística integrados num ficheiro de autoridade arquivística, este
elemento de informação pode ser parte integrante do referido registo de
autoridade arquivística, não tendo que ser registado aquando da
descrição da documentação.
• Quando tal não se verifique, este elemento pode integrar sob forma de
subelementos os elementos da zona da descrição das Autoridades
Arquivísticas cf. orientação geral 9.2.A3.
• A informação correspondente a este elemento e respetivos subelementos
de informação pode ser registada de forma estruturada ou através da
redação de um único texto narrativo.
• Pode ser vantajosa a utilização de linguagens controladas no
preenchimento deste elemento de informação, com o objetivo de
permitir uma recuperação eficaz da informação pretendida.
Orientações gerais
2.3.A1. A história administrativa / biográfica / familiar pode, quando
pertinente, ser registada em todos os níveis de descrição.
2.3.A2. Os níveis abaixo do fundo herdam geralmente a história administrativa
/ biográfica / familiar do produtor do fundo.
2.3.A3. Registar informação sobre a origem, evolução, e desenvolvimento do
produtor, da atividade ou função que estão na base da criação da unidade de
descrição, sobre a data de eventuais transferências dessas funções, ou de
extinção ou fim de atividade do produtor.
_____________________________________________________________________________________
112 História administrativa/biográfica/familiar
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2.3.A4. Registar, se pertinente, e caso se opte por um texto narrativo, a
totalidade da informação prevista no conjunto dos subelementos de
informação, se a opção for por um texto estruturado, registar a informação
relativa a cada um desses subelementos, tendo em linha de conta a não
repetição da informação.
Orientações específicas
História administrativa / biográfica / familiar do produtor do fundo e suas
subdivisões
2.3.B1. Registar, de forma concisa, para o produtor do fundo e suas
subdivisões, a informação considerada significativa sobre a pessoa coletiva:
nome oficial, datas de existência, legislação aplicável, funções, missão e
evolução, hierarquia administrativa, nomes anteriores, posteriores ou
respetivas variantes, segundo as orientações enunciadas na Zona da descrição,
Autoridades arquivísticas, II Parte destas Orientações.
2.3.B2. Registar, de forma concisa, para o produtor do fundo e suas
subdivisões, a informação considerada significativa sobre a família e pessoa
singular: nomes completos, títulos, datas e locais de nascimento e morte,
domicílios, atividades, ocupações ou cargos, nome de origem etc., segundo as
orientações enunciadas na Zona da descrição, Autoridades arquivísticas, II Parte
destas Orientações.
Exemplos
História administrativa: O projeto dos terceiros seculares de São Francisco do
Porto, de construção de um hospital para os terceiros pobres e entrevados do
bispado, cujo “compromisso” datava de 1678, coube ao cónego António Amaral
Albuquerque, também professo da Terceira Regra de São Francisco do Porto,
concretizá-lo no ano seguinte, de 1679, com alguns outros professos que se lhe
juntaram. Doou para a sua fundação, além de tudo o que possuía, para seu
assento, a quinta de Oliveira, junto ao rio Douro, onde tinha nascido e vivia em
companhia de sua única irmã, viúva, D. Isabel de Albuquerque. A congregação
foi canonicamente instituída em 1682 com o nome de Congregação do Hospital de
Nossa Senhora da Conceição da Ordem Terceira de São Francisco de Oliveira. A
enfermaria da casa, estatutariamente exigida, destinava-se a recolher os “clérigos
pobres, aleijados ou entrevados”, do bispado. Data dos princípios do ano de 1833
o abandono deste convento pelos seus religiosos. Passou a partir de então para a
posse do Estado.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Congregação de Nossa Senhora da Conceição de
Oliveira do Douro (F)
História biográfica: José de Arruela nasceu em Ovar, no largo de Arruela, a 5 de
junho de 1881, e faleceu a 28 de julho de 1960. Era filho de Caetano Luís Basto
Ferreira - natural de Estarreja, jornalista, escrivão de Direito e, posteriormente,
fundador, diretor e gerente, em Lisboa, do Correio Nacional – e de Maria Cândida
_____________________________________________________________________________________
História administrativa/biográfica/familiar 113
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Homem de Macedo da Câmara e Mota de Sousa Ribeiro Ferreira, de Águeda,
prima coirmã do Conde de Águeda. Foi o pai, segundo informação do próprio José
de Arruela, que decidiu dar-lhe este último nome, com o qual permaneceu.
Casou com Ana Maria Pinheiro de Melo Arruela, filha de Bernardo Pinheiro de
Melo, 1.º conde de Arnoso. Teve vários filhos, entre os quais Maria José de Arruela
Azevedo Gomes e Maria Cândida de Arruela de Sousa Ribeiro.
Licenciou-se em Direito na Universidade de Coimbra (1906), e estabeleceu-se
como advogado em Lisboa. Destacou-se pela ampla amnistia que conseguiu para
os marinheiros do couraçado Vasco da Gama, que se revoltaram no ano de 1908,
pela intervenção desenvolvida através do jornal O Século
Em 1913 filiou-se no Partido Monárquico, tendo sido preso várias vezes por ações
desenvolvidas pelo partido. Foi presidente da Comissão de Organização Política da
Causa Monárquica, fundador do Centro Monárquico de Lisboa e diretor do Diário
da Manhã, jornal oficioso da Causa Monárquica. Dedicou-se à defesa, em tribunal,
de monárquicos – refira-se o julgamento no Tribunal das Trinas – e republicanos.
Acabada a 2.ª Guerra Mundial, seguiu ativamente os julgamentos de Nuremberga.
Realizou várias conferências, que decorreram no Instituto de Coimbra, em Lisboa,
no castelo de São Jorge e na sua própria residência.
Foi colaborador de jornais como o Século, Diário de Notícias, Época, Dia, Nação e
Voz, e diretor da revista A Voz do Direito. Desenvolveu ainda outra atividade
literária, tendo publicado A Monarquia e a República: o programa do Diário da Manhã,
de Lisboa, 1914; A tragédia nacional: Alemanha e Portugal, cuja segunda edição é de
Coimbra, 1940; Uma trepa … histórica, (polémica com o Dr. Alfredo Pimenta),
publicado em Coimbra, em 1942; O equilíbrio peninsular, publicado em Coimbra, em
1944; O imperativo geográfico de uma aliança, publicado em Coimbra, em 1945;
publicou ainda dois livros de poesia: Contrastes e Convulsões da Pátria.
Portugal, Torre do Tombo, José de Arruela (F)
História biográfica: O 1.º Conde de Valadares foi Miguel Luís de Meneses (Decreto
de D. Pedro II, datado de 20 de junho de 1702). Era filho de D. Carlos de
Noronha, comendador de Marvão – Ordem de Avis – e presidente da Mesa da
Consciência e Ordens, e de D. Antónia de Meneses, por sua vez filha bastarda do
1.º Duque de Caminha e 6.º marquês de Vila Real.
O 1.º Conde de Valadares, comendador de São Julião de Montenegro e da Granja
de Alfaiates, acordou com a Coroa, em 1702, na sequência da morte, no cadafalso,
dos familiares implicados na conjura de 1641 contra D. João IV, o direito, por
parte da mãe, a rendas e ao palácio da Casa dos Vila Real. Ficaram de fora, no
entanto, os bens da Coroa que a Casa anteriormente detivera. Casou, em 1654,
com Madalena Maria de Lencastre, filha de Álvaro de Abranches, comendador de
São João da Castanheira - Ordem de Cristo - governador de armas da Beira, de
Entre Douro e Minho e do Porto, senhor do morgado de Abranches, e de Maria
de Lencastre. O 1.º Conde faleceu em 1714.
Sucedeu-lhe com o título de 2.º Conde, Carlos de Noronha e Abranches (carta de
1707), gentil homem da Câmara de D. João V, vedor da rainha D. Maria Sofia,
casado com Maria Teresa de Lencastre, filha de D. Luís da Cunha e Ataíde, 9.º
senhor de Povolide, e da mulher deste, Guiomar de Lencastre. Faleceu o 2.º
Conde em 1731, sucedendo-lhe Miguel Luís de Meneses (carta de 1711), nascido
em 1680, deputado da Junta dos três Estados, coronel do Regimento dos
privilegiados da Corte, casado, em 1707, com Mariana de Castelo Branco, filha
dos 1.ºs Marqueses de Alegrete.
Foi 4.º Conde de Valadares Carlos de Noronha, nascido em 1707. Faleceu
solteiro, sem geração, sucedendo-lhe o irmão, Álvaro de Noronha Castelo Branco,
nascido em 1713, 5.º Conde de Valadares (1749), capitão de um regimento de
infantaria da Corte, deputado da Junta dos Três Estados, casado em 1738 com
Teresa Josefa de Noronha, filha dos 2.ºs Marqueses de Angeja. Faleceu em 1752,
sucedendo-lhe José Luís de Meneses Castelo Branco e Abranches, nascido em
_____________________________________________________________________________________
114 História administrativa/biográfica/familiar
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
1742, 6.º Conde, gentil homem da câmara da rainha D. Maria I, deputado da
Junta dos Três Estados. Assentou praça no regimento de Aveiras, sendo promovido a capitão em 1762. Foi governador e capitão geral de Minas Gerais
(nomeação de 1768). Foi ainda enviado extraordinário e ministro plenipotenciário
em Madrid (1785). Casou, em 1774, com Luísa Josefa de Noronha, sua prima, filha
dos 2.ºs Marqueses de Angeja. Faleceu em 1792.
Foi 7.º Conde de Valadares Álvaro António de Noronha de Almeida Abranches
Castelo Branco (1791), filho dos anteriores, que deteve também o título de
Marquês de Torres Novas, par do reino, gentil-homem da câmara, mordomo-mor
dos reis D. João VI e D. Pedro IV, tenente general do exército e presidente da
Junta do Comércio. Morreu sem geração, pelo que lhe sucedeu, como 8.º Conde,
seu irmão (1810), Pedro António de Noronha, nascido em 1778, gentil homem de
D. Maria I, chefe de divisão da Armada real, ajudante de ordens do Infante
almirante-geral. Casou, em 1810, com Maria Helena da Cunha, dama da rainha D.
Maria I, filha dos 3.ºs Condes de Povolide. Faleceu o referido em 1827.
Seguiu-se-lhe o seu filho, José António de Noronha Abranches Castelo Branco,
9.º Conde (1827), nascido em 1813, 2.º tenente honorário da armada, falecido em
1873, solteiro e sem geração. Sucedeu-lhe o irmão, Francisco de Assis de
Noronha Abranches Castelo Branco, pelo casamento também 4.º Marquês de
Vagos e 10.º Conde de Aveiras. O título de Conde de Valadares não foi renovado,
caindo a sua representação na Casa dos Marqueses de Vagos.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Valadares (F)
História administrativa / biográfica / familiar do produtor da secção, da série e
suas subdivisões
2.3.B3. A secção, a série e suas subdivisões herdam geralmente a história
administrativa / biográfica / familiar do produtor do nível ou níveis que lhe são
superiores, pelo que não é necessário preencher este elemento de informação.
2.3.B4. Quando a secção ou a série correspondem a unidades de descrição
produzidas por entidades distintas, registar a respetiva história administrativa /
biográfica / familiar.
2.3.B5. Quando pertinente, registar, de forma concisa, informação sobre a
origem, evolução e desenvolvimento da função ou atividade que está na base
da sua criação.
Exemplos
História administrativa: A Portaria de 18 de julho de 1837 é o primeiro diploma
conhecido para regulamentar os serviços da Secretaria de Estado do Reino.
Foram então estabelecidas quatro repartições a cada uma das quais foram
atribuídas determinadas competências. As da 1.ª Repartição situavam-se nas
seguintes áreas: leis, arquivo e recrutamento.
Portugal, Torre do Tombo, Ministério do Reino (F), 1.ª Repartição (SC)
História administrativa: Série decorrente da Portaria de 3 de setembro de 1821,
que obrigava os tribunais e as repartições públicas a remeter, semanalmente, uma
relação das portarias, decretos e consultas a cada uma das Secretarias de Estado.
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Paço (F), Repartição das Justiças e
Despacho da Mesa (SC), Relação de consultas, portarias e decretos (SR)
_____________________________________________________________________________________
História administrativa/biográfica/familiar 115
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
História administrativa / biográfica / familiar do produtor da unidade de
instalação e do documento composto
2.3.B6. Estes níveis herdam, geralmente, a história administrativa / biográfica
/familiar do produtor das unidades de descrição superiores.
História biográfica do autor do documento simples
2.3.B7. Registar, quando considerada pertinente, a informação de caráter
biográfico relativa ao autor do documento simples.
Exemplos
História biográfica: Diogo do Couto nasceu em Lisboa em 1542, e faleceu em Goa,
a 10 de dezembro de 1616. Estudou no colégio dos Jesuítas de Santo Antão.
Partiu para a Índia como soldado em 1559, regressando em 1569. Voltou a Goa
em 1571, sendo nomeado cronista e guarda-mor da Torre do Tombo no Estado
da Índia em 1595.
É autor de Diálogo do soldado prático e de várias Décadas da Ásia.
Portugal, Torre do Tombo, Miscelâneas manuscritas do Convento da Graça (Col. F),
Tomo 2E, cx. 6, 649 (DS)
Fontes de informação
2.3.C1. As fontes de informação para a história administrativa / biográfica /
familiar são constituídas pelos registos de autoridade arquivística.
2.3.C2. Quando não existe registo de autoridade arquivística a fonte de
informação para a história administrativa / biográfica / familiar é a
documentação por ele produzida, os respetivos textos e documentos legais de
criação, organização e funcionamento do produtor, os estudos institucionais,
biográficos ou familiares e os instrumentos de descrição, etc.
2.3.C3. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação:
2.3.D1. A informação relativa à história administrativa / biográfica / familiar
deve ser registada de forma consistente. Cabe a cada entidade detentora ou
serviço de arquivo a definição de critérios de redação. Recomenda-se:
• Evitar todo e qualquer tipo de juízo de valor sobre o produtor a
descrever;
• A informação pode ser registada através de um texto narrativo ou
estruturado, através do preenchimento individual dos elementos de
informação considerados pertinentes que integram a Zona de descrição,
Autoridades Arquivísticas, II Parte destas Orientações;
• Atualizar a grafia;
_____________________________________________________________________________________
116 História administrativa/biográfica/familiar
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
• Evitar citações em português arcaico;
• Utilizar o tempo verbal preferencialmente no passado;
• Utilizar numeração árabe, exceto na indicação dos séculos ou nos
elementos numéricos distintivos dos nomes próprios de reis e papas;
• Utilizar abreviaturas de acordo com a NP ISO 832 53 ou, caso esta seja
omissa, de acordo com um prontuário ortográfico;
• Utilizar maiúscula inicial segundo as situações estritamente exigidas pelas
normas ortográficas vigentes: antropónimos, topónimos, instituições,
corporações, repartições oficiais, diplomas legais.
• Utilizar minúscula inicial na menção de cargos de qualquer natureza, não
estando em causa usos ou exigências oficiais.
Exclusões
2.3.E1. Registar, quando considerada pertinente, a informação de caráter
biográfico contida ao nível do documento composto para casos como os
processos de pessoal, processos judiciais, habilitações, ou outras, no elemento
de informação Âmbito e conteúdo.
2.3.E2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
2.3.1. Lugares
Objetivo
Indicar os lugares e/ou jurisdições predominantes onde a pessoa coletiva, a
pessoa singular ou a família tiveram a sua sede, residiram, desenvolveram ou
mantiveram atividades ou contactos.
Comentário
• Pode ser vantajosa a utilização de pontos de acesso normalizados para os
nomes geográficos, com o objetivo de permitir uma recuperação da
informação mais eficaz.
Orientações gerais
2.3.1A1. Lugares é um elemento de informação de preenchimento opcional ou
obrigatório, de acordo com o definido na tabela de obrigatoried
2.3.1.A2. Registar o nome dos lugares e/ou jurisdições predominantes em que
a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a
53
NP ISO.832: 2009, Informação e documentação. Descrição e referências bibliográficas. Regras para
a abreviatura de termos bibliográficos. Lisboa: Instituto Português da Qualidade; CT7.
_____________________________________________________________________________________
História administrativa/biográfica/familiar 117
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
2.3.1A3. Registar, se pertinente, o nome dos lugares e/ou jurisdições de
acordo com as orientações relativas à Escolha e construção de pontos de acesso
normalizados para as entidades geográficas, III Parte destas Orientações.
2.3.1.A4. Registar a natureza da relação da pessoa coletiva, da pessoa singular
ou da família com os lugares e/ou jurisdições mencionados.
2.3.1.A5. Registar, sempre que possível, o período da relação da pessoa
coletiva, da pessoa singular ou da família com os lugares e/ou jurisdições
mencionados.
Orientações específicas
Lugares para pessoas coletivas
2.3.1.B1. Registar, para as pessoas coletivas, os lugares de criação, sede, áreas
de jurisdição ou de atividade, filiais, etc.
Exemplos
Texto estruturado:
Lugares: Quinta situada na antiga terra e comarca da Feira.
Portugal, Torre do Tombo, Cónegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do
Salvador de Grijó (F)
Lugares: Pombal (freguesia, Pombal, Leiria, Portugal)
Portugal, Torre do Tombo, Real Fábrica de Chapéus da Gramela (F)
Lugares para pessoas singulares
2.3.1.B2. Registar, para as pessoas singulares, informação sobre a
nacionalidade ou a cidadania, os principais lugares ou áreas de residência, de
desempenho e exercício de atividade profissional, científica, intelectual,
política, etc.
Exemplos
Texto estruturado
Arruela, José de. 1881-1960, advogado
Lugares: Arruela (Largo, Ovar, Aveiro, Portugal) (nascimento).
Portugal, Torre do Tombo, Advogado José de Arruela (F)
Lugares para famílias
2.3.1.B3. Registar, para as famílias, informação sobre a nacionalidade ou a
cidadania, os principais lugares ou áreas de residência, a localização de
imóveis, direitos, jurisdições, ou interesses, etc.
_____________________________________________________________________________________
118 História administrativa/biográfica/familiar
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Texto estruturado
Lugares: Dornelas (honra, Amares, Braga); Ilhas Canárias (origem de Elvira
Fernandes de Saavedra); Ilha da Madeira (residência, desde o início da
colonização).
Portugal, Torre do Tombo, Família de Ornelas Vasconcelos (F)
Fontes de informação
2.3.1.C1. As fontes de informação para os lugares são a documentação
produzida, os textos ou documentos legais, ou quaisquer outras fontes
consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
2.3.1.D1. A informação pode ser registada segundo um critério de ordenação
cronológico.
Exclusões
2.3.1.E1. Registar, se pertinente, as normas utilizadas para a construção das
formas autorizadas do nome dos lugares no elemento de informação Regras
e/ou convenções.
2.3.1.E2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
2.3.2. Estatuto Legal
Objetivo
Indicar o estatuto legal da pessoa coletiva.
Comentário
• Pode ser vantajosa a utilização de uma linguagem controlada no
preenchimento deste elemento de informação, com o objetivo de
permitir uma recuperação eficaz da informação pretendida.
• Esta informação pode ser fornecida apenas para pessoas coletivas
contemporâneas.
Orientações gerais
2.3.2.A1. Estatuto legal é um elemento de informação de preenchimento
opcional ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à I Parte destas Orientações.
_____________________________________________________________________________________
História administrativa/biográfica/familiar 119
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
2.3.2.A2. Registar o estatuto legal (privado ou público) da pessoa coletiva.
2.3.2.A3. Registar alterações que o estatuto legal possa ter sofrido.
2.3.2.A4. Registar o período de vigência e/ou de alteração do estatuto legal.
2.3.2.A5. Registar, se apropriado, um termo que caracterize a pessoa coletiva.
Exemplos
Texto estruturado
Estatuto legal: Organismo da administração central
Portugal, Torre do Tombo, Conselho da Fazenda (F)
Estatuto legal: Organismo privado
Portugal, Torre do Tombo, Cónegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do
Salvador de Grijó (F)
Estatuto legal: Instituto público, com autonomia administrativa e financeira
Portugal, Torre do Tombo, Instituto do Vinho do Porto (F) ? Se calhar é da Casa do
Douro
Fontes de informação
2.3.2.C1. As fontes de informação para o estatuto legal são a documentação
produzida, os textos ou documentos legais de criação, organização ou
funcionamento da pessoa coletiva ou quaisquer outras fontes consideradas
fidedignas.
Apresentação da informação
2.3.2.D1. Registar o estatuto legal através da utilização de uma terminologia
uniforme.
2.3.2.D2. A informação pode ser registada segundo um critério de ordenação
cronológico.
Exclusão
2.3.2.E1. Registar a referência a qualquer esquema de classificação usado para
o estatuto legal de pessoa coletiva no elemento de informação Regras e/ou
convenções.
2.3.2.E2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
_____________________________________________________________________________________
120 História administrativa/biográfica/familiar
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2.3.3. Funções, Ocupações e Atividades
Objetivo
Indicar as funções, ocupações e atividades desenvolvidas pela pessoa coletiva,
pela pessoa singular ou pela família.
Comentário
• Pode ser vantajosa a utilização de linguagens controladas no
preenchimento deste elemento de informação, com o objetivo de
permitir uma recuperação eficaz 54 .
2.3.3.A1. Funções, ocupações e atividades é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório, obrigatório se aplicável ou opcional de acordo
com o definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos
de informação, apresentada na Introdução à I Parte destas Orientações.
2.3.3.A2. Registar as funções, ocupações e atividades desenvolvidas pela
pessoa coletiva, pessoa singular ou família.
2.3.3.A3. Registar a natureza das funções, ocupações ou atividades.
2.3.3.A4. Registar as datas de desempenho das funções, ocupações ou
atividades.
Orientações específicas
Funções, ocupações e atividades para pessoas coletivas
2.3.3.B1. Registar, para as pessoas coletivas, informação sobre a missão,
competências, funções, esfera de atividade, área de negócio, âmbito territorial,
etc.
2.3.3.B2. Registar quaisquer mudanças significativas nas funções, ocupações e
atividades e as respetivas datas.
2.3.3.B3. Registar os textos e documentos legais que as estabelecem ou
alteram.
54
A escolha e construção de pontos de acesso normalizados, no âmbito da descrição das
funções, constitui um bom exemplo. Encontra-se já acessível uma norma internacional para a
descrição das funções, embora não forneça orientação para a criação dos pontos de acesso
normalizados. Cf. INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES – ISDF: International
Standard for Describing Functions. 1.ª ed. [em linha]. Dresden: ICA/CBPPS, 2007. Disponível
em WWW: <URL: http://www.ica.org/en/node/83/?filter4 =ISAF>.
_____________________________________________________________________________________
História administrativa/biográfica/familiar 121
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Funções, ocupações e atividades para pessoas singulares
2.3.3.B4. Registar, para as pessoas singulares, informação sobre as principais
atividades, funções e cargos desempenhados, relacionados ou não com a
carreira profissional, bem como empreendimentos ou realizações
significativas, ações que tenham merecido reconhecimento público, etc.
Exemplos
Textos estruturados
Funções, ocupações e atividades: Chefe de esquadra da Armada Real; governador e
capitão general do Maranhão (1802); governador e capitão general de Angola
(1807), tendo contribuído para o desenvolvimento, comércio e exploração
geográfica daquela província; conselheiro do Ultramar (1806); conselheiro da
Fazenda no Brasil (1810); ministro plenipotenciário ao Congresso de Viena (1814);
a São Petersburgo (1815); a Madrid (1820), promovido a embaixador da mesma
corte (1833); membro do governo dos reinos de Portugal e Algarves (1820);
ministro e secretário de estado dos Negócios Estrangeiros (1825); par do reino
(1826); primeiro presidente do município de Lisboa (1833).
Escreveu Memória sobre as colónias de Portugal situadas na costa ocidental da África.
Portugal, Torre do Tombo, António Saldanha da Gama (F)
Arruela, José de. 1881-1960, advogado
Funções, ocupações e atividades: Advogado; filiado no Partido Monárquico (1913);
presidente da Comissão de Organização Política da Causa Monárquica; fundador
do Centro Monárquico de Lisboa; diretor do Diário da Manhã; colaborador de
jornais como o Século, Diário de Notícias, Época, Dia, Nação e Voz, e diretor da
revista A Voz do Direito; atividade literária e poética.
Portugal, Torre do Tombo, Advogado José de Arruela (F)
Funções, ocupações e atividades para famílias
2.3.3.C1. As fontes de informação para as funções, ocupações e atividades das
pessoas coletivas, das pessoas singulares e das famílias são a documentação
produzida, ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
2.3.3.D1. A informação pode ser registada segundo um critério de ordenação
cronológico.
Exclusões
2.3.3.E1. Registar qualquer esquema de classificação usado para descrever as
funções, ocupações e atividades no elemento de informação Regras e/ou
convenções.
2.3.3.E2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
_____________________________________________________________________________________
122 História administrativa/biográfica/familiar
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2.3.4. Mandatos/Fontes de Autoridade
Objetivo
Indicar as fontes de autoridade para a pessoa coletiva, para a pessoa singular
ou para a família, no que respeita aos seus poderes, funções,
responsabilidades ou esfera de atividades, inclusive territorial.
Orientações gerais
2.3.4.A1. Mandatos/fontes de autoridade é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório se aplicável ou opcional, de acordo com o definido
na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à I Parte destas Orientações.
2.3.4.A2. Registar quaisquer documento, lei, diretiva ou estatuto que funcione
como fonte de autoridade para os poderes, funções, responsabilidades ou
jurisdição da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família a descrever.
2.3.4.A3. Registar as datas relativas a esses textos e documentos.
2.3.4.A4. Registar as datas relativas ao exercício ou modificação dos mandatos
ou fontes de autoridade.
Orientações Específicas
Mandato/fontes de autoridade para pessoas coletivas
2.3.4.B1. Registar os textos ou documentos legais de criação, organização,
alteração ou funcionamento da pessoa coletiva.
Exemplos
Textos estruturados
Mandatos/Fontes de Autoridade: Decreto-Lei n.º 177/96, de 21 de setembro define
estatuto legal da Sociedade Promotora da Presença de Portugal na Feira do Livro
de Frankfurt 97.
Portugal, Torre do Tombo, Feira do Livro Portugal-Frankfurt 97 (F)
Mandato/fontes de autoridade para pessoas singulares
2.3.4.B2. Registar os textos ou documentos legais de nomeação para cargos,
funções ou responsabilidades da pessoa singular.
Exemplos
Textos estruturados
Mandatos/Fontes de Autoridade: António Saldanha da Gama, 1º conde de Porto
Santo, Membro do governo dos reinos de Portugal e Algarves (nomeado por
Decreto de 24 de maio de 1820).
_____________________________________________________________________________________
História administrativa/biográfica/familiar 123
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Portugal, Torre do Tombo, António Saldanha da Gama (F)
Mandato/fontes de autoridade para famílias
2.3.4.B3. Registar os textos ou documentos legais de aquisição, concessão e
doação de bens, direitos e prerrogativas, de nomeação para cargos e funções
ou responsabilidades da família.
Exemplos
Textos estruturados
Mandatos/Fontes de Autoridade: Morgadio do Caniço: Testamento de Álvaro de
Ornelas Saavedra e Constança de Mendonça, 1499, in ARM, Governo Civil, liv.
985, f. 136. Registo dos títulos das propriedades vinculadas dos Ornelas
Vasconcelos, respetivas certidões de medição e avaliação: ARM, Registo Vincular
do Governo Civil, liv. 2 e 3, f. 135-146v. e f. 1-24, respetivamente. Registo vincular,
1863, Governo Civil, liv. 986, f. 2. Instrumento de anexação de vínculos, 1863 –
Ibidem, f. 11. Vinculação das casas da Rua do Bispo: Testamento de Aires de
Ornelas de Vasconcelos, in ARM, FOV, cx. 33, n.º 10.
Morgadio de Vale da Bica: Escritura de partilha de 12 de junho de 1522; Venda:
ARM, Registos Notariais, Tabelião Vicente Júlio Ferreira, Livros de Notas 49-64.
Registo vincular, Governo Civil, liv. 986, f. 5.
Portugal, Torre do Tombo, Família Ornelas Vasconcelos (F)
Fontes de informação
2.3.4.C1. As fontes de informação para os mandatos/fontes de autoridade das
pessoas coletivas, das pessoas singulares e das famílias, são a documentação
produzida ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
2.3.4.D1. A informação pode ser registada segundo um critério de ordenação
cronológico.
2.3.5. Estruturas internas/genealogia
Objetivo
Descrever e/ou representar as estruturas administrativas internas de uma
pessoa coletiva ou a genealogia de uma família.
Exclusões
2.3.4.E2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
_____________________________________________________________________________________
124 História administrativa/biográfica/familiar
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Orientações gerais
2.3.5.A1. Estruturas internas/genealogia é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório, obrigatório se aplicável ou opcional, de acordo
com o definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos
de informação, apresentada na Introdução à I Parte destas Orientações.
2.3.5.A2. Registar a estrutura interna da pessoa coletiva ou da família, bem
como qualquer alteração por ela sofrida.
2.3.5.A3. Registar as datas relativas a essa estrutura ou às alterações por ela
sofridas.
Orientações específicas
Estruturas internas para pessoas coletivas
2.3.5.B1. Registar a estrutura interna da pessoa coletiva, bem como qualquer
mudança por ela sofrida e considerada significativa para a compreensão da
forma como conduziu os seus assuntos.
Exemplos
Textos estruturados
Estruturas internas: Constituído pelo prior e pelo convento.
Portugal, Torre do Tombo, Cónegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do
Salvador de Grijó(F)
Estruturas internas: A Real Fábrica das Sedas manteve, sensivelmente, a mesma
estrutura ao longo dos tempos, podendo dividir-se em quatro grandes áreas:
administração, contabilidade, produção e venda. A cada uma destas áreas
corresponderam uma ou diversas repartições: Direção, Contadoria,
Administração da Seda Crua e Materiais, Administração da Seda Tinta,
Administração do Tirador e Galões e Administração da Venda.
Portugal, Torre do Tombo, Real Fábrica das Sedas e Obras de Águas Livres (F)
Genealogia para famílias
2.3.5.B2. Registar a genealogia da família de forma a evidenciar as relações
entre os seus membros.
Fontes de informação
2.3.5.C1. As fontes de informação para estrutura interna das pessoas coletivas
ou genealogia das famílias, são a documentação produzida, ou quaisquer
outras fontes consideradas fidedignas.
_____________________________________________________________________________________
História administrativa/biográfica/familiar 125
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Apresentação da informação
2.3.5.D1 Registar a informação num texto narrativo ou gráfico, por exemplo
através de um organograma ou de uma árvore genealógica.
Exclusões
2.3.5.E1. Registar a informação genealógica das pessoas singulares nos
elementos de informação História e/ou na Zona das Relações.
2.3.5.E2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
2.3.6. Contexto geral
Objetivo
Fornecer informação significativa sobre o contexto geral (social, cultural,
económico, político e/ou histórico ou outro) no qual a pessoa coletiva, a
pessoa singular ou a família operou, viveu ou desenvolveu a sua atividade.
Orientações gerais
2.3.6.A1. Contexto geral é um elemento de informação de preenchimento
obrigatório, obrigatório se aplicável ou opcional, de acordo com o definido na
tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à I Parte destas Orientações.
2.3.6.A2. Registar qualquer informação significativa sobre o contexto social,
cultural, económico, político, histórico ou outro no qual a pessoa coletiva, a
pessoa singular ou a família desenvolveram a sua atividade.
Exemplos
Textos estruturados
Contexto geral: Sociedade e regime senhoriais. A fundação fica a dever-se a uma
família de “ministeriais régios”, encarregues da administração dos bens da Coroa
na região de Grijó.
Portugal, Torre do Tombo, Cónegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do
Salvador de Grijó (F)
Contexto geral: Família do Antigo Regime
Portugal, Torre do Tombo, Família Ornelas Vasconcelos (F)
Fontes de informação
2.3.6.C1. As fontes de informação para o contexto geral são a documentação
produzida ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
_____________________________________________________________________________________
126 História administrativa/biográfica/familiar
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2.4. História custodial e arquivística
Objetivo
Facultar informação sobre a história da unidade de descrição que seja
significativa para a sua autenticidade, integridade e interpretação.
Comentários
Entende-se por:
• Custódia, a responsabilidade pela conservação de documentos de
arquivo, baseada na sua guarda física. A custódia nem sempre implica a
propriedade legal ou o direito de controlar o acesso aos documentos.
• Pode ser vantajosa a criação de pontos de acesso normalizados para os
custodiantes 55 de uma unidade de descrição, caso tenham sobre ela
exercido algum tipo de ação.
Orientações gerais
2.4.A1. A história custodial e arquivística é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório ao nível do fundo, podendo, quando pertinente,
ser registada em todos os demais níveis de descrição.
2.4.A2. Registar as transferências sucessivas de propriedade, responsabilidade,
custódia, controlo ou localização da unidade de descrição.
Exemplos
História custodial e arquivística: Após o encerramento de atividade, a
documentação do Banco do Minho foi enviada para a delegação no Porto da
Inspeção do Crédito Bancário e, posteriormente, remetida aos serviços do
Ministério das Finanças. Em 1987, a Direção de Finanças do Distrito do Porto
enviou a documentação para o Arquivo Distrital do Porto.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Banco do Minho (F)
História custodial e arquivística: Com a extinção da DGS, pelo Decreto-Lei n.º
171/74, de 25 de Abril de 1974, o património documental das polícias políticas e
de outras instituições do Estado Novo passou a estar à guarda das Forças
Armadas. A 7 de julho de 1974, por Despacho do Comandante do Estado Maior
General das Forças Armadas, regulamentado a 28 de julho do mesmo ano, foi
criado o Serviço de Coordenação da Extinção da PIDE/DGS e LP, que manteve a
custódia daquela documentação, que ficou instalada no reduto sul do Forte de
Caxias, até 17 de janeiro de 1991. Nesta data o Serviço de Coordenação da Extinção da PIDE/DGS e LP findou a sua ação e os arquivos que se encontravam na
sua dependência foram incorporados no Arquivo Nacional da Torre do Tombo.
55
Foi já disponibilizada, pelo Conselho Internacional de Arquivos, uma versão provisória da
norma para a descrição das entidades detentoras de documentação de arquivo:
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES – ISIAH: International Standard for Institutions
with Archival Holdings: Draft: Developed by the Committee on Best Practices and Professional
Standards, Madrid, Spain, May 2007. [em linha]. Disponível em WWW: <URL:
http://www.ica.org/s
Para a escolha e construção de pontos de acesso normalizados, veja-se a III Parte destas
Orientações.
_____________________________________________________________________________________
História custodial e arquivística 127
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Coube a esta entidade tomar as medidas necessárias para esse processo de
transferência, que ficou concluído a 30 de junho de 1992.
Portugal, Torre do Tombo, PIDE/DGS (F)
2.4.A3. Registar as datas dessas mudanças, quando conhecidas.
Exemplos
História custodial e arquivística: O fundo da Companhia Geral do Grão Pará e
Maranhão foi transmitido à respetiva Junta Liquidatária. Em 7 de dezembro de
1914, a custódia de toda a documentação da Companhia Geral do Grão Pará e
Maranhão, bem como da Companhia Geral de Pernambuco e Paraíba e, ainda, da
Junta de liquidação das Companhias Gerais do Grão Pará e Maranhão e de
Pernambuco e Paraíba foi cometida à Direção Geral dos Próprios Nacionais. Com
a criação do Arquivo Histórico do Ministério das Finanças, pelo Decreto-Lei n.º
28187, de 17 de novembro de 1937, toda a documentação das Companhias Gerais
e Junta de Liquidação foi incorporada nesse arquivo, com instalações no antigo
Convento de Santa Joana em Lisboa. Por Decreto-Lei n.º 106-G/92, de 1 de
junho, foi extinto o Arquivo Histórico do Ministério das Finanças, e toda a sua
documentação foi incorporada na Torre do Tombo, sendo também, por
consequência, incorporados os fundos das Companhias Gerais do Grão-Pará e
Maranhão e Pernambuco e Paraíba e Junta Liquidatária. (...)
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Geral do Grão-Pará e Maranhão (F)
2.4.A4. Registar as perdas documentais significativas relacionadas com causas
naturais, incúria e abandono, ou qualquer outro tipo de ação que afete a
integridade da documentação, como subtração, fragmentação, mutilação,
dispersão, etc.
Exemplos
História custodial e arquivística: (...) Os fundos das duas Companhias Gerais
sofreram uma quase completa destruição dos cartórios das Contadorias
disseminados pelo território do Brasil, tendo esta destruição como causa provável
a subtração à respetiva Junta Liquidatária, de provas de dívidas às antigas
Companhias.
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Geral do Grão-Pará e Maranhão (F)
História custodial e arquivística: Documentação legada à Torre do Tombo por Júlio
de Castilho, em 1915-07-08. Os volumes de correspondência relativos aos anos de
1892 e 1893 não deram entrada na Torre do Tombo.
Portugal, Torre do Tombo, Joaquim Possidónio Narciso da Silva (Col. F)
2.4.A5. Quando a unidade de descrição é constituída por cópias, registar, se
conhecida, na História custodial e arquivística, informação sobre a custódia dos
originais antes de copiados, e sobre a custódia das cópias, antes de adquiridas
pela entidade detentora ou serviço de arquivo.
Exemplos
História custodial e arquivística: Esta coleção é constituída por cópias de
documentos existentes na Biblioteca Nacional de Paris (hoje denominada de
França), mandadas fazer pelo ministro de Portugal em Paris, o conde de Valbom,
a Duarte Joaquim dos Santos, oficial da Direção Geral da Instrução Pública, que
se encontrava em Paris (entre 1882 e 1889), estando incumbido de extrair cópias
de documentos referentes a Portugal, algumas a pedido da Sociedade de
Geografia de Lisboa. As cópias que formam esta coleção foram extraídas do
_____________________________________________________________________________________
128História custodial e arquivística
Documentação – Zona da Identificação
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designado Fonds Portugais, que foi constituído com documentos provenientes do
arquivo da Casa de Cadaval, levados para Paris por Geoffroy de Saint-Hilaire, em
1808, durante a invasão francesa.
Quanto às cópias dos documentos do Fonds d’Harley, desconhece-se a sua
história.
Portugal, Torre do Tombo, Biblioteca Nacional de Paris (Col. F)
2.4.A6. Quando a história custodial for desconhecida, tal facto deve ser
registado.
Exemplos
História custodial e arquivística: Desconhece-se a história custodial e arquivística
desta documentação.
Portugal, Torre do Tombo, Documentos em tâmul e malayalam (Col. F)
2.4.A7. Registar explicitamente todos os aspetos relacionados com a história
da organização, ou das sucessivas organizações, de que foi alvo a unidade de
descrição.
Exemplos
História custodial e arquivística: A documentação foi preparada pela Comissão
encarregue de dar cumprimento ao Decreto de extinção da Junta do Comércio.
Parte da documentação foi, então entregue a diversas instituições,
nomeadamente, Ministério do Reino, Ministério dos Negócios Estrangeiros,
Tesouro Público, Tribunal do Comércio, Companhia de Seguros Bonança,
Alfândega de Lisboa; a relativa à Aula do Comércio foi confiada ao Comissário
dos Estudos.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comércio (F)
História custodial e arquivística: Após a união e posse do mosteiro de São Vicente
de Fora pelo prior do mosteiro de Santa Cruz de Coimbra, alguns documentos de
São Vicente - traslados autênticos tirados de originais do cartório e alguns
originais – foram mandados para o cartório de Santa Cruz e integrados no mç. 1 e
2 do Armário 60 (dos mosteiros da Congregação).
A maioria dos documentos do cartório do mosteiro, estava organizada por
armários, como demonstra a cota original que apresentam, num total de 44.
Numa fase posterior, a sua organização parece ter obedecido, sobretudo, a três
critérios: o geográfico (dominante, que inclui a documentação das igrejas), o
tipológico, e o temático. Ao longo do tempo, foram encadernados vários originais,
mantendo-se a cota do armário. Assim se formaram os livros do armário 3 das
sentenças, o livro do armário 31, os Livros dos títulos extravagantes. No século
XVIII, foram trasladados diversos títulos extravagantes, prazos, e documentos dos
armários do cartório, formando a série dos Livros Novos, e os documentos
avulsos receberam um número de ordem em vez da cota de armário.
Os documentos relativos a São Vicente, produzidos no período de união ao
mosteiro de Mafra (1772-1792), foram integrados no respetivo cartório.
Os autos de inventário após sequestro do cartório (1834-07-20), descrevem o
conteúdo dos oito caixões, onde foi acomodada a documentação saída do edifício
de São Vicente, mostrando que os livros e documentos se encontravam
misturados. Foi depositada no edifício do convento de São Francisco da Cidade e
aí permaneceu até 1836. Neste ano, a 10 de maio, os fundos referidos e algumas
espécies bibliográficas impressas e manuscritas da livraria de São Vicente de
Fora, deram entrada no Arquivo Nacional da Torre do Tombo, em execução da
Portaria de 1 de março, integrando a primeira incorporação de cartórios
monásticos. Alguns livros manuscritos foram incluídos na coleção Manuscritos da
_____________________________________________________________________________________
História custodial e arquivística 129
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Livraria. Aos livros vindos da Direção dos Próprios Nacionais e integrados no
atual fundo do mosteiro foi mantida a ordenação que traziam, tendo recebido
uma numeração sequencial à dos que já se encontravam incorporados: liv. 127 a
142. As pastas 1, 2 e 3 que os acompanhavam, foram integrados na cx. 31 da 2.ª
incorporação. Os documentos mais antigos foram deslocados para a Coleção
Especial, ficando organizados por ordem cronológica sendo, mais tarde,
restituídos ao cartório de origem, com exceção das bulas. Em 1894, a 14 de maio,
foram incorporados 15 livros, na sua maioria relativos a bens e a foros, e uma
pasta de documentos, vindos da Direção Geral dos Próprios Nacionais. Estes
documentos tiveram cota específica nesta Direção Geral. Provenientes da mesma
Direção, entraram ainda 89 documentos. Os tombos do mosteiro passaram pela
Repartição da Fazenda do Distrito de Lisboa. Em 1912, a 4 de setembro, foram
incorporados, 80 documentos relativos a votos dos religiosos, provenientes da
Secretaria Geral das Bibliotecas e Arquivos Nacionais.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de São Vicente de Fora (F)
2.4.A8. Registar a história de produção de instrumentos de descrição para a
unidade de descrição.
Exemplos
História custodial e arquivística: A documentação que constitui este fundo
encontrava-se, na sua maior parte, confiada à guarda da Biblioteca Pública
Municipal do Porto, para onde foi levada da casa do antigo cartório do cabido, no
edifício da catedral, pouco depois da implantação da República. Outros
documentos transitaram da referida biblioteca para o arquivo da Comissão
Administrativa dos Antigos Bens Cultuais. Os cartórios anexos ao do cabido
foram considerados de forma independente e, como tal, organizados e descritos
da seguinte forma: Cartório do Deado, 1572 - 1831; Cartório do Chantrado, 1563 1852; Cartório do Arcediagado do Porto e Meinedo, 1341 - 1820; Cartório do
Arcediagado de Oliveira do Douro, 1455 - 1842; Cartório do Arcediagado da
Régua, 1762; Cartório da Curaria, 1414 - 1913. De acordo com indicações de José
Gaspar de Almeida, autor do inventário de 1935, contém ainda o "cartório do
Cabido uma rica coleção de pergaminhos, cujo número é de cerca de novecentos,
e que se encontram divididos em trinta livros, impropriamente chamados de
Originais".
Em 1935 e 1936 foram publicados, respetivamente, o Inventário do Cartório do
Cabido da Sé dão Porto e dos Cartórios anexos e o Índice-roteiro dos chamados Livros
dos Originais (coleção de pergaminhos) do Cartório do Cabido da Sé do Porto, (org. por
José Gaspar de Almeida, que fora conservador do Arquivo Distrital do Porto e, à
data da publicação, conservador do Arquivo Nacional da Torre do Tombo). Estes
instrumentos estiveram em uso até 2005, cumulativamente com a descrição até ao
nível série disponível através da aplicação de descrição arquivística Arqbase. Em
2005 a descrição passou a estar disponível a partir da aplicação de descrição
arquivística Digitarq.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cabido da Sé do Porto (F)
2.4.A9. Registar a reutilização da unidade de descrição para outros fins.
2.4.A10. Registar as migrações de software, reformatações, respetivas
especificações e propriedades relativas à unidade de descrição.
Exemplos
História custodial e arquivística: A Base de Dados de Contraordenações do Instituto
da Segurança Social foi submetida, antes da sua incorporação, às seguintes
migrações: de ORACLE para XLS e deste último Software para Access 2003.
_____________________________________________________________________________________
130História custodial e arquivística
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Portugal, Torre do Tombo, Instituto da Segurança Social (F), Dados Tabulares da Base
de Dados de Contraordenações (UI)
2.4.A11. Registar quaisquer outras ações que tenham contribuído para a atual
estrutura e organização da unidade de descrição.
2.4.A12. Registar as datas dessas ações, quando conhecidas.
Exemplos
História custodial e arquivística: A documentação deu entrada no Instituto
Português de Arquivos (IPA) no dia 25 de agosto de 1988, na sequência da
evacuação das instalações do IPPC, onde se encontrava por ocasião do incêndio
que deflagrou na zona do Chiado. Concluído o trabalho de inventariação, em
outubro de 1990, a documentação foi entregue pelo IPA, em 28 de dezembro de
1990, ao AN/TT, de acordo com o disposto no ofício 200.67 de 10 de março de
1987 da ex-DBASD e confirmado por despacho de 10 de março de 1987,
proferido por subdelegação do Secretário de Estado do Orçamento, que
autorizou a doação da documentação ao Estado pela senhora D. Maria Cândida
de Arruela e determinou o seu depósito no ANTT.
Portugal, Torre do Tombo, José de Arruela (Col. F)
Orientações específicas
História custodial e arquivística do fundo e suas subdivisões
2.4.B1. Registar a história custodial e arquivística do fundo no seu conjunto.
Exemplos
História custodial e arquivística: Parte do Arquivo da Direção dos Serviços de
Censura foi recolhida pela Biblioteca Nacional em 1975. A incorporação desta
documentação na Torre do Tombo ocorreu a 21 de abril de 1997, ao abrigo de um
protocolo de permuta celebrado com a Biblioteca Nacional em 3 de dezembro de
1996.
Por sua vez, a documentação das Delegações de Setúbal, Funchal e Angra do
Heroísmo, que se encontrava junto do Arquivo da PIDE, à guarda do Serviço de
Coordenação da Extinção da ex-PIDE/DGS e LP, no reduto sul do Forte de
Caxias, foi incorporada na Torre do Tombo em 1992.
Portugal, Torre do Tombo, Secretaria de Estado da Informação e Turismo (F), Direção
dos Serviços de Censura (SF)
História custodial e arquivística da secção, série e suas subdivisões, unidade
de instalação, documento composto e documento simples
2.4.B2. Registar a história custodial e arquivística específica da unidade de
descrição, seguindo a regra de não repetição da informação: registá-la apenas
quando diferir da do nível imediatamente superior.
_____________________________________________________________________________________
História custodial e arquivística 131
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
História custodial e arquivística: Documentação proveniente do Ministério do Reino
a partir de 1834. Existe outra Relação de documentos enviados pelo Ministério do
Reino em 2 de agosto de 1860.
Portugal, Torre do Tombo, Ministério do Reino (F), Autos de felicitações, aclamações,
juramentos e outros (SR)
Fontes de informação
2.4.C1. As fontes de informação para a história custodial e arquivística são
constituídas pela documentação administrativa de entrada da unidade de
descrição na entidade detentora ou serviço de arquivo: guias de remessa,
contratos de depósito e doação, autos de entrega, livro de registo de entrada
de documentação, recibos de compra, estudos institucionais, históricos,
biográficos e os instrumentos de descrição.
2.4.C2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista.
Exemplos
Nota do arquivista: Descrição elaborada (...) com base em (...) Arquivo do Arquivo,
Instituto Português de Arquivos, processo n.º 100.551 e no Livro de Registo de
Entradas, vol. 1, 1983-01-26 e 1983-06-20.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Povolide (F)
Nota do arquivista: Descrição elaborada com fundamento em contrato de doação
cf. Fundação Calouste Gulbenkian, SC_10_E/001564, DSIPE\002400 vol01
RODA.
Portugal, Direção Geral de Arquivos, Documentum-Sistema Eletrónico de Gestão de
Arquivo
Apresentação da informação
2.4.D1. A informação relativa à história custodial e arquivística pode, se
pertinente, ser apresentada de forma organizada (por tipos ou classes) e
seguindo sempre a mesma ordem. Cabe a cada entidade detentora ou serviço
de arquivo a definição da política de descrição a adotar.
Exclusões
2.4.E1. Quando a unidade de descrição é entregue na entidade detentora ou
serviço de arquivo diretamente pelo produtor, sem que haja informação
relativa à história arquivística, registar essa informação no elemento Fonte
imediata de aquisição ou transferência.
2.4.E2. Registar a organização, classificação ou estrutura atuais da unidade de
descrição no elemento de informação Sistema de organização.
_____________________________________________________________________________________
132História custodial e arquivística
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
2.4.E3. Registar os instrumentos de descrição vigentes no elemento de
informação Instrumentos de descrição.
2.4.E4. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista.
_____________________________________________________________________________________
História custodial e arquivística 133
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
2.5. Fonte imediata de aquisição ou transferência
Objetivo
Identificar a fonte imediata de aquisição ou transferência da unidade de
descrição.
Comentários
As formas de aquisição, ou seja, de obtenção da propriedade e/ou custódia de
documentos de arquivo, podem ser de diferentes tipos:
• Compra é a aquisição de documentos de arquivo mediante o seu
pagamento em dinheiro.
• Dação é a entrega de documentos e/ou conjunto orgânico de
documentos, independentemente da sua data, forma e suporte material,
produzidos ou recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva,
ou por um organismo público ou privado, no exercício da sua atividade e
conservados a título de prova ou informação em pagamento de uma
dívida.
• Doação é a aquisição, a título gratuito, de documentos e/ou arquivos
privados, por vezes acompanhada de certas obrigações, tendo o
organismo beneficiário a faculdade de a recusar. A doação implica
mudança de propriedade.
• Depósito é a mudança de custódia de documentos, a título precário,
sujeita a condições previamente acordadas, normalmente quanto à sua
comunicabilidade. A documentação depositada fica sob custódia de outra
entidade, mas não muda de proprietário.
• Incorporação é a aquisição gratuita e a título definitivo de documentos
de arquivo por uma instituição ou serviço responsável pela aquisição e
comunicação dos documentos de arquivo, que sobre eles passa a ter
jurisdição plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que
obedece são definidas por via legislativa.
• Herança é a aquisição feita pelo Estado, na qualidade de único herdeiro
ou de co-herdeiro, da universalidade ou de uma parte dos bens, cujo
proprietário tenha morrido sem parentes sucessíveis até ao quarto grau
colateral e não tenha disposto dos seus bens por via testamentária.
• Legado é a forma de aquisição de documentos de arquivo por uma
instituição ou serviço responsável pela aquisição e comunicação dos
documentos de arquivo por disposição testamentária, sujeita ou não a
certas condições e obrigações, como bens destacados do património do
testador, sendo a instituição ou serviço responsável pela aquisição e
comunicação dos documentos de arquivo livre de aceitar ou recusar o
legado. Este implica mudança de propriedade.
• Permuta é a troca de documentos entre duas entidades, com a
correspondente mudança de propriedade e/ou custódia.
• Reintegração é a entrega de documentos deslocados a uma instituição ou
serviço responsável pela aquisição e comunicação dos documentos de
arquivo que legalmente detém a sua custódia.
_____________________________________________________________________________________
134Fonte imediata de aquisição ou transferência
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
• Restituição é a devolução de documentos de arquivo e/ou arquivos da
custódia física e legal de um arquivo para a entidade de origem ou uma
sua sucessora.
• Transferência é a mudança de documentos de arquivo de um depósito
para outro, com ou sem alteração de custódia.
Orientações gerais
2.5.A1. A fonte imediata de aquisição ou transferência é um elemento de
informação de preenchimento obrigatório ao nível do fundo, podendo,
quando pertinente, ser registada em todos os demais níveis de descrição,
desde que não confidencial.
2.5.A2. Registar a entidade ou indivíduo a quem a unidade de descrição foi
adquirida.
Exemplos
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Documentação adquirida por compra a
Nuno de Sousa Coutinho, em dezembro de 2002.
Portugal, Torre do Tombo, Condes de Linhares (F)
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Compra, em leilão, no Palácio do
Correio Velho, Sociedade Comercial de Leilões, S.A., em 1995.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Santa Iria (F)
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Documentação depositada pelo Dr.
Augusto Ferreira do Amaral, em representação da família, em 2000.
Portugal, Torre do Tombo, Família Ferreira do Amaral (F)
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Incorporação direta em 1833.
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Paço (F)
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Dação ao abrigo da Resolução do
Conselho de Ministros nº 38/86, de 17 de maio.
Portugal, Torre do Tombo, Empresa Pública Jornal O Século (F)
2.5.A3. Registar as datas de aquisição da unidade de descrição.
Exemplos
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Documentação oferecida por Carlos
Pedro Quintela, em 1917 e 1942.
Portugal, Torre do Tombo, Morgado de Farrobo (F)
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Incorporações provenientes da
Conservatória do Registo Civil de Santarém em [1976; 1998; 2001]; 2003 (B6, B7 e
O2) e 2005 (C3).
Portugal, Arquivo Distrital de Santarém, Registos paroquiais (GF), Freguesia de
Abitureiras (Nossa Senhora da Conceição)(F)
_____________________________________________________________________________________
Fonte imediata de aquisição ou transferência 135
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
2.5.A4. Registar a forma de aquisição (compra, doação, depósito, incorporação,
herança, legado, permuta, reintegração, dação, restituição) da unidade de
descrição.
Exemplos
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Pela Resolução do Conselho de
Ministros n.º 38/86 de 17 de maio, o Arquivo Nacional foi autorizado a outorgar,
como adquirente, contrato de dação, dos arquivos administrativos, de redação e
biblioteca da extinta Empresa Pública do Jornal O Século pela quantia de seis
milhões e quinhentos mil escudos, tendo as negociações de aquisição ficado a
cargo do Instituto Português do Património Cultural, órgão do Ministério da
Cultura, responsável, à época, pelo pelouro dos arquivos.
Portugal, Torre do Tombo, Empresa Pública Jornal O Século(F)
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Base de Dados em SQL (Structured
Query Language) e MSAccess doada pela Fundação Calouste Gulbenkian ao Ministério
da Cultura para, no âmbito das suas competências, assegurar o acesso ao
Inventário dos Arquivos do ex-Ministério do Ultramar bem como a sua
preservação e comunicação à comunidade científica e ao público em geral, através
do Repositório de Objetos Digitais Autênticos (RODA).
A referida transferência de propriedade da Base de Dados sobre projeto de
inventariação dos Arquivos do ex-Ministério do Ultramar ocorreu na sequência
de contrato celebrado entre a Fundação Calouste Gulbenkian e o Ministério da
Cultura, em finais de janeiro de 2010, e de remessa do Ministério da Cultura para
a Direção Geral de Arquivos, onde foi incorporada em 26 de fevereiro de 2010 e
ingerida no Repositório de Objetos Digitais Autêntico (RODA), em 19 de março do
mesmo ano, para cumprir com a obrigação disposta no nº 1 da cláusula terceira
do contrato acima referido.
2.5.A5. Registar, se considerada pertinente, a relação existente entre a unidade
de descrição e a entidade ou indivíduo a quem a foi adquirida, a morada deste
último, e qualquer outro tipo de informação, desde que não confidencial.
Exemplos
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Documentação doada por D. Maria
Amália de Vasconcelos Guedes Loureiro (viúva de Amaro Garcia Loureiro), tendo
entrado na Torre do Tombo em novembro de 1972.
Portugal, Torre do Tombo, Amaro Garcia Loureiro (F)
Comentários
• Cada entidade detentora ou serviço de arquivo deve estabelecer uma
política em relação à informação a registar neste elemento, tendo em
conta que parte dela pode ser confidencial.
2.5.A6. Quando a unidade de descrição é adquirida através de diferentes
fontes, registá-las na totalidade, indicando, se possível, a documentação
específica adquirida a cada uma delas.
_____________________________________________________________________________________
136Fonte imediata de aquisição ou transferência
Documentação – Zona da Identificação
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Fonte imediata de aquisição ou transferência: Parte da documentação foi adquirida
pela Direção Geral do Ensino Superior e das Belas Artes, sendo posteriormente
entregue à Torre do Tombo, em 1938. A restante foi oferecida à Torre do Tombo
por D. Júlia Seabra de Castro e entregue por Paulo Cancela de Abreu, seu
testamenteiro, em 1947.
Portugal, Torre do Tombo, José Luciano de Castro (Col. F)
2.5.A7. Quando a fonte imediata de aquisição ou transferência não for
conhecida, registar esse facto.
2.5.A8. Registar o número de controlo de entrada da unidade de descrição na
entidade detentora ou serviço de arquivo.
Orientações específicas
Fonte imediata de aquisição e transferência do fundo e suas subdivisões
2.5.B1. Registar a fonte imediata de aquisição e transferência do fundo no seu
conjunto.
Fonte imediata de aquisição e transferência dos restantes níveis de descrição
2.5.B2. Registar a fonte imediata de aquisição e transferência específica da
unidade de descrição, ou seja, registá-la apenas quando diferir da do nível
imediatamente superior.
Fontes de informação
2.5.C1. As fontes de informação para a fonte imediata de aquisição ou
transferência são constituídas pela documentação administrativa de entrada da
unidade de descrição na entidade detentora ou serviço de arquivo: guias de
remessa, contratos de depósito e doação, autos de entrega, livro de registo de
entrada de documentação, recibos de compra, entre outros.
2.5.C2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
2.5.D1. A informação relativa à fonte imediata de aquisição ou transferência
pode ser registada na ordem seguinte: forma de aquisição, entidade ou
indivíduo a quem a unidade arquivística foi adquirida, data.
_____________________________________________________________________________________
Fonte imediata de aquisição ou transferência 137
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
2.5.D2. Registar as formas de aquisição, através do recurso a uma terminologia
uniforme.
2.5.D3. Quando o termo utilizado na fonte de informação for incorreto ou
ambíguo, esse facto deve ser assinalado.
2.5.D4. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601 56 , na
versão atualizada de 2004, e a correspondente NP EN 28601 57 .
2.5.D5. As informações ou explicações complementares, as especificações, as
correções, podem ser registadas entre parênteses retos ([ ]).
Exclusões
2.5.E1. Registar a informação relativa às mudanças de propriedade ou de
custódia da unidade de descrição que não se prendem com a sua aquisição
direta pela entidade detentora ou serviço de arquivo no elemento de
informação História custodial e arquivística.
2.5.E2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
56
ISO 8601: 2004, Data elements and interchange formats - Information interchange: representation
of dates and times. Geneva: International Standard Organization.
57
NP EN 28601: 1996, Dados e formatos de troca. Troca de informação: representação de datas e
horas. Lisboa: Instituto Português da Qualidade, 1996.
_____________________________________________________________________________________
138Fonte imediata de aquisição ou transferência
Documentação – Zona do Conteúdo e Estrutura
_____________________________________________________________________________________
3. ZONA DO CONTEÚDO E ESTRUTURA
A Zona do conteúdo e estrutura contém informação sobre o assunto e
organização da unidade de descrição. É composta pelos seguintes elementos
de informação:
3.1. Âmbito e conteúdo;
3.1.1. Tradição documental;
3.1.2.Tipologia documental;
3.1.3. Marcas;
3.1.4. Selos;
3.1.5. Inscrições;
3.1.6. Assinaturas;
3.1.7. Iconografia.
3.2. Avaliação, seleção e eliminação;
3.3. Ingressos adicionais;
3.4. Sistema de organização.
3.1. Âmbito e conteúdo
3.1.1. Tradição documental;
3.1.2.Tipologia documental;
3.1.3. Marcas;
3.1.4. Selos;
3.1.5. Inscrições;
3.1.6. Assinaturas;
3.1.7. Iconografia.
Objetivo
Permitir aos utilizadores avaliar a potencial relevância da unidade de
descrição.
Comentário
• A informação correspondente a este elemento e respetivos subelementos
de informação acima mencionados pode ser registada de forma
estruturada, através do recurso a todos aqueles que se revelarem
pertinentes, ou através da redação de um único texto narrativo.
• Cabe a cada entidade detentora ou serviço de arquivo a definição do
modelo de descrição a adotar, bem como da exaustividade da informação
a registar.
_____________________________________________________________________________________
Âmbito e conteúdo 139
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
• Pode ser vantajosa a utilização de linguagens controladas no seu
preenchimento, com o objetivo de permitir uma recuperação eficaz da
informação pretendida 58 .
• O Âmbito e conteúdo e respetivos subelementos de informação não devem
ser confundido com o elemento de informação Título.
O tipo de informação a registar no Âmbito e conteúdo pode variar, tendo
em conta o grau de profundidade da descrição realizada. Assim, se a
descrição se efetuar ao nível da Série, pode contemplar, no respetivo
título atribuído, a tipologia e a tradição documentais dos documentos
que a integram e, no elemento de informação Âmbito e conteúdo, listar as
diferentes tipologias documentais que integram cada um desses
documentos de per se. Se eventualmente se optar pela descrição ao nível
dos Documentos compostos que a constituem, o título atribuído de cada
um deles não contemplará a respetiva tipologia documental, uma vez que
a mesma se encontra já registada ao nível da Série. As tipologias e
tradições documentais que eventualmente constituam cada um desses
documentos serão retiradas do Âmbito e conteúdo da Série, e registadas no
Âmbito e conteúdo de cada um dos Documentos compostos descritos.
Orientações gerais
3.1.A1. O âmbito e conteúdo é um elemento de informação de preenchimento
obrigatório ao nível do fundo, podendo, quando pertinente, ser registado em
todos os demais níveis de descrição.
3.1.A2. Registar, se pertinente, de acordo com o nível de descrição, e caso se
opte por um único texto narrativo, um sumário relativo à unidade de descrição
que contemple:
• Âmbito – Períodos cronológicos, áreas geográficas e topónimos.
O âmbito cronológico, quando contemplado neste elemento de
informação, deve ser específico, ou seja, reportar-se às partes
constitutivas da unidade de descrição e não à unidade de descrição como
um todo. Estas últimas devem ser registadas no elemento de informação
Datas, respeitando a regra da não repetição da informação.
• Conteúdo – Tipologias e tradições documentais da unidade de descrição
(caso não constem já no Título das unidades de descrição superiores), ou
das subunidades de descrição que a constituem (caso não se proceda à
descrição dessas subunidades), assuntos, cargos, funções, atividades,
procedimentos administrativos, eventos, pessoas coletivas, pessoas
58
A escolha e construção de pontos de acesso normalizados, no âmbito da descrição das
funções, constitui um bom exemplo. Encontra-se já acessível uma norma internacional para a
descrição das funções, embora não forneça orientação para a criação dos pontos de acesso
normalizados. Cf. INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES – ISDF: International
Standard for Describing Functions. Prepared by the ICA Committee on Best Practices and
Professional Standards – Adopted Dresden, 2-4 May, 2007.1.st ed. [Em linha]. Paris:
ICA/CBPPS,
2007.
[Consult.
9
Mar.
2011].
Disponível
em
WWW:
<http://www.ica.org/4829/resources/ica-resources.html>
_____________________________________________________________________________________
140 Âmbito e conteúdo
Documentação – Zona do Conteúdo e Estrutura
_____________________________________________________________________________________
singulares e famílias,
assinaturas, etc.
marcas,
monogramas,
selos,
inscrições
e
3.1.A3. Em alternativa registar, se pertinente, e de acordo com o nível de
descrição, um texto estruturado, através do recurso ao elemento Âmbito e
conteúdo e aos diferentes subelementos de informação específicos que o
integram (Tradição documental Tipologia documental - caso não constem já no
Título das unidades de descrição superiores -, Marcas, Monogramas, Selos,
Inscrições e Assinaturas), tendo sempre em linha de conta o princípio da não
repetição da informação.
Exemplos
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Inclui documentação comprovativa de mercês recebidas, da
posse/aquisição de direitos e respetiva administração (mercês, alvarás, certidões,
patentes, procurações, livros de rendas, relações de dívidas, de décimas e
contribuições, de contas várias, dotes e contratos de casamento, testamentos,
inventários e partilhas, requerimentos, etc. De referir certidões e requerimentos
relacionados com o Brasil (1811-1814)).
A documentação reporta-se aos diferentes morgados (Ilha, Corte Real, Palma), a
propriedades (Lisboa, Santarém, Vagos, Aveiras, Moita, Monforte, Malveira,
Benavente, Corroios, Asseisseira, Golegã), a comendas, a alcaidarias-mores, a
saboarias, bem como a questões diversas, entre as quais heranças (Conde dos
Arcos (1828-1900), Conde da Ribeira (1748-1822), Marquês de Marialva (18001896)).
Encerra ainda relações de joias, pratas e mobiliário (1816-1905), para além de
correspondência recebida da “Secretaria de Estado” (1669-1726) e de “pessoas
ilustres” (1566-1853).
Portugal, Torre do Tombo, Aveiras e Vagos (F)
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Inclui documentação comprovativa de mercês recebidas, da
posse/aquisição de direitos e respetiva administração.
A documentação reporta-se aos diferentes morgados (Ilha, Corte Real, Palma), a
propriedades (Lisboa, Santarém, Vagos, Aveiras, Moita, Monforte, Malveira,
Benavente, Corroios, Asseisseira, Golegã), a comendas, a alcaidarias-mores, a
saboarias, bem como a questões diversas, entre as quais heranças (Conde dos
Arcos (1828-1900), Conde da Ribeira (1748-1822), Marquês de Marialva (18001896)). Parte dela reporta-se ao Brasil (1811-1814).
Tipologias documentais: Alvarás, certidões, livros de rendas, mercês, patentes,
procurações, relações de dívidas, de décimas e contribuições, de contas várias,
dotes e contratos de casamento, testamentos, inventários e partilhas;
requerimentos e certidões (Brasil, 1811-1814), relações de joias, pratas e
mobiliário (1816-1905); correspondência recebida (da “Secretaria de Estado”
(1669-1726) e de “pessoas ilustres” (1566-1853)).
Portugal, Torre do Tombo, Aveiras e Vagos (F)
3.1.A4. Quando a unidade de descrição inclui uma tipologia documental
uniforme, pode registar-se o tipo de informação contida nos documentos que
a compõem.
_____________________________________________________________________________________
Âmbito e conteúdo 141
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: A documentação reporta-se a diversas localidades,
nomeadamente as que se encontravam ao longo da raia. Contém o número de
moradores, limites e confrontações das vilas e lugares, medições e demarcações
de propriedades e reguengos, levantamento das rendas, foros, pensões,
jurisdição, padroados e da concessão de ofícios.
Portugal, Torre do Tombo, Casa da Coroa (F), Tombos e demarcações (SR)
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Processos a que foram submetidas milhares de pessoas
acusadas não só de judaísmo mas de diversos crimes desde a blasfémia à heresia,
em todas as suas versões, ou da feitiçaria à bigamia, ao crime de sodomia e aos
suspeitos de ideais maçónicos.
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Ofício (F), Inquisição de Coimbra (SF),
Processos crime(SR)
3.1.A5. Quando a unidade de descrição corresponde a uma cópia, esse facto
deve ser indicado, caso a tradição documental não conste no título formal.
Exemplos
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Cópias dos contratos feitos no reinado de D. João III, extraídos
dos livros 2, 3 e 7 de “Contratos” da respetiva chancelaria, mandadas fazer por D.
Maria I, destinadas ao Conselho da Fazenda.
Portugal, Torre do Tombo, Casa da Coroa (F), Contratos de encabeçamento de sisas (SR)
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: A documentação foi mandada fazer por D. Maria I e destinavase ao Conselho da Fazenda. Os originais foram feitos no reinado de D. João III, e
extraídos dos livros 2, 3 e 7 de “Contratos” da respetiva chancelaria.
Tradição documental: Cópias.
Portugal, Torre do Tombo, Casa da Coroa (F), Contratos de encabeçamento de sisas (SR)
Orientações específicas
Âmbito e conteúdo do fundo, da secção e suas subdivisões
3.1.B1. Registar, para o âmbito, informação relativa aos respetivos períodos
cronológicos e áreas geográficas. Para o conteúdo, registar os assuntos, as
competências, funções ou atividades que se refletem nas unidades de
descrição.
Exemplos
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Inclui dez cadernos produzidos por Correia da Serra enquanto
estudante em Itália, apontamentos de estudos, notas académicas e eclesiásticas,
diários e memórias de viagens de estudo e investigação no âmbito da botânica e
das ciências naturais; correspondência recebida de familiares (como o pai e os
irmãos) amigos e colegas, recobrindo o período compreendido entre 1769, altura
em que era estudante em Nápoles, a 1795, abordando, entre outras, temáticas
_____________________________________________________________________________________
142 Âmbito e conteúdo
Documentação – Zona do Conteúdo e Estrutura
_____________________________________________________________________________________
como a história natural, a agricultura; projetos do primeiro período de
funcionamento da Academia Real das Ciências – Dicionário da Língua Portuguesa, publicação e documentos relativos à história de Portugal, uma história da
literatura, o Mapa do comércio de Portugal com as nações estrangeiras, etc. Inclui
ainda a “História da Academia Real das Ciências de Lisboa”, desde o seu
princípio até 1788, da sua autoria, enquanto secretário perpétuo dessa instituição,
memórias preparadas para apresentar na Academia, num período que abrange a
década de 1780 e princípio da de 1790 (algumas incompletas ou simples
rascunhos), época em que Correia da Serra era responsável pelas comunicações
relacionadas com a promoção da agricultura; notas de pesquisa, elogios fúnebres
a membros da Academia Real das Ciências falecidos, entre os quais o Marquês de
Angeja, António Domingues do Paço, Marquês de Penalva, Conde de Vimieiro,
Benjamin Franklin, João de Loureiro, Fr. José Maine, Principal Mascarenhas e
José de Melo Brayner. Inclui também correspondência recebida no âmbito das
atividades ligadas à Academia, inclusivamente a de bolseiros por ela enviados
para vários pontos da Europa.
Inclui também o catálogo da sua biblioteca.
Portugal, Torre do Tombo, José Correia da Serra (F)
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Documentação referente às diferentes categorias de
funcionários ligados à Instrução Municipal, a saber: professores (efetivos e
interinos), contínuos, serventes e pessoal do Serviço de Instrução enquanto
estrutura orgânica camarária (oficiais administrativos, amanuenses, escriturários,
fiéis de armazém, etc.
Portugal, Câmara Municipal de Lisboa (F), Educação (SC), Gestão de pessoal(SSC)
Âmbito e conteúdo da série e suas subdivisões
3.1.B2. Registar, para o âmbito, os respetivos períodos cronológicos e áreas
geográficas. Registar, para o conteúdo, tipologias e tradições documentais,
assuntos, informação relativa às atividades específicas que originaram a série e
qualquer procedimento administrativo, documental ou outro que se encontre
na sua origem e, se for o caso, a legislação que a regula.
Exemplos
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Documentação relativa a recenseamento de crianças dos dois
sexos em idade escolar de várias Paróquias Civis abrangendo várias freguesias de
Lisboa, de acordo com o estipulado na lei. De acordo com a “Reforma e
Reorganização do Ensino Primário”, de 2 de maio de 1878 (art.º 8.º), e confirmado
pelo “Regulamento para a execução das Leis sobre a Instrução primária”, de 28
de julho de 1881 (art.º 18.º), as Juntas de Paróquia eram obrigadas a enviar cópias
autênticas do recenseamento à Câmara Municipal e a outras entidades.
Portugal, Câmara Municipal de Lisboa, Educação (SC), Recenseamento de crianças em
idade escolar (SR)
Âmbito e conteúdo da unidade de instalação, do documento composto e do
documento simples
3.1.B3. Registar, no âmbito e conteúdo, informação pertinente, sem cabimento
no título.
_____________________________________________________________________________________
Âmbito e conteúdo 143
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Contém despachos de encartes de ofícios de Penela, couto de
Landim, Fralães (1689, 1713, 1720, 1732, 1742, 1756, 1782).
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Paço (F), Repartição das Justiças e
Despacho da Mesa (SC), Expediente da Secretaria e do Despacho da Mesa (SSC),
Habilitações de oficiais (SSSC), Encartes em ofícios de Justiça de diversas comarcas (SR),
Barcelos (UI)
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: A documentação reporta-se a ofícios de Penela; couto de
Landim, Fralães (1689, 1713, 1720, 1732, 1742, 1756, 1782).
Tipologia documental: Despachos de encartes de ofícios.
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Paço (F), Repartição das Justiças e
Despacho da Mesa (SC), Expediente da Secretaria e do Despacho da Mesa (SSC),
Habilitações de oficiais (SSSC), Encartes em ofícios de Justiça de diversas comarcas (SR),
Barcelos (UI)
3.1.B4. Registar, para o âmbito, o período cronológico, a área geográfica e/ou
os topónimos. Registar, para o conteúdo, as tradições e tipologias
documentais, caso não constem no título formal, o assunto, bem como os
procedimentos administrativos subjacentes à unidade de descrição.
Exemplos
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: (…) registo de sentenças sobre feitos cíveis e crime,
instrumentos de agravo e outros diplomas, julgados pelo juiz dos Feitos da Coroa.
Contém, entre outros, o traslado da sentença sobre a cobrança da pastagem e da
passagem no concelho de Tavarede, dada pelo desembargador dos Agravos e juiz
dos Feitos dos Forais, portagens e direitos reais, licenciado Rui da Grã (1500); e
da sentença sobre a provisão da serventia do ofício de meirinho da Corte, dada
pelos desembargadores do Paço Dr. Estêvão Boto e Dr. Duarte Rangel e
publicada pelo desembargador dos Agravos e juiz dos Feitos na Corte e Casa da
Suplicação Dr. Jorge Cunha (1568); de documentos relativos à compra da vila de
Colares – 1521 (f. 2v-4v); à compra do terreno junto à fortaleza de S. Gião – 1562
(fls. 135v-136v); à prata e sabastro que o rei D. Manuel mandou vir do mosteiro de
Santa Cruz de Coimbra (fls. 165-167v); à imposição e rendas aplicadas às
aposentadorias da cidade de Lisboa, por ocasião da participação de Portugal na
armada contra o Turco em 1572 (fls. 204v-206v). Este último treslado está
incompleto e remete para a Gaveta 11, maço 10, n.º 1.
Portugal, Torre do Tombo, Casa da Suplicação (F), Juízo dos Feitos da Coroa (SF),
Registo de sentenças (SR), Sentença a favor da Coroa (DC)
3.1.B5. Registar, se pertinente, outra informação, nomeadamente relativa aos
intervenientes ou às pessoas aludidas (que não os autores intelectuais, os
autores materiais, os colaboradores e os destinatários 59 ), à tradição
documental, caso a mesma não conste no título formal.
59
De referir que estes podem, se considerado pertinente, constituir pontos de acesso
normalizados.
_____________________________________________________________________________________
144 Âmbito e conteúdo
Documentação – Zona do Conteúdo e Estrutura
_____________________________________________________________________________________
3.1.B6.Registar, se pertinente, informação relativa a assinaturas, inscrições,
marcas, monogramas, selos e, se relevante, a respetiva localização. Caso a sua
existência afete a utilização da unidade de descrição, registar essa informação
no elemento de informação Características físicas e requisitos técnicos.
Exemplos
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Certidão de uma instrução entregue na Secretaria do Estado da
Índia por Jacques Philippe Landerset, que lhe dera o Conde da Ega em 5 de abril
de 1765, com indicações sigilosas para ir à Índia (…). Assinatura do Secretário
Henrique José de Mendanha Benevides Cirne. Reconhecimento do sinal e
assinatura de Henrique José de Mendanha Benevides Cirne feito por Marcelino
José de Pontes Vieira, desembargador dos Agravos da Relação de Goa, ouvidor
geral do cível e juiz das justificações.
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F)
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Certidão de uma instrução entregue na Secretaria do Estado da
Índia por Jacques Philippe Landerset, que lhe dera o Conde da Ega em 5 de abril
de 1765, com indicações sigilosas para ir à Índia (…).
Assinaturas: Assinatura do Secretário Henrique José de Mendanha Benevides
Cirne. Reconhecimento do sinal e assinatura de Henrique José de Mendanha
Benevides Cirne feito por Marcelino José de Pontes Vieira, desembargador dos
Agravos da Relação de Goa, ouvidor geral do cível e juiz das justificações.
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F)
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Bula de concessão de todas as conquistas de África com as ilhas
nos mares a ela adjacentes, desde os cabos Bojador e Não, e toda a costa da
Guiné; da possibilidade de mandar edificar igrejas e da pertença dos respetivos
padroados; da faculdade de fazer comércio com os negros, exceto naqueles
géneros proibidos; de que ninguém, sem sua autoridade, pudesse navegar
aqueles mares.
Tem selo de chumbo pendente, preso por trancelim amarelo e encarnado.
Portugal, Torre do Tombo, Bulas (Col. F), Maço. 7 (UI), Romanus Pontifex (DS)
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Concessão de todas as conquistas de África com as ilhas nos
mares a ela adjacentes, desde os cabos Bojador e Não, e toda a costa da Guiné; da
possibilidade de mandar edificar igrejas e da pertença dos respetivos padroados;
da faculdade de fazer comércio com os negros, exceto naqueles géneros
proibidos; de que ninguém, sem sua autoridade, pudesse navegar aqueles mares.
Tipologia documental: Bula.
Selos: Selo de chumbo pendente, preso por trancelim amarelo e encarnado.
Portugal, Torre do Tombo, Bulas (Col. F), Maço. 7 (UI), Romanus Pontifex (DS)
3.1.B7. Transcrever, se pertinente e relevante, partes do documento.
Exemplos
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Certidão de uma instrução entregue na Secretaria do Estado da
Índia por Jacques Philippe Landerset, que lhe dera o Conde da Ega em 5 de abril
de 1765, com indicações sigilosas, para ir à Índia, no pataxo S. Miguel,
aparentemente para tratar de negócio mercantil com Aidar Ali Can, mas, na
_____________________________________________________________________________________
Âmbito e conteúdo 145
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
verdade, incumbido de levar a cabo a missão de observar "com o maior cuidado
quais eram as forças e riquezas de Nandi Rajá, o seu génio, e as suas inclinações".
(…)
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F)
Fontes de informação
3.1.C1. As fontes de informação para o âmbito e conteúdo são a unidade de
descrição, a documentação administrativa de entrada da unidade de descrição
na entidade detentora ou serviço de arquivo: guias de remessa, autos de
entrega, livro de registo de entrada de documentação, bem como os estudos
institucionais, históricos, biográficos e os instrumentos de descrição.
3.1.C2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
3.1.D1. A informação relativa ao âmbito e conteúdo deve ser registada de
forma consistente. Cabe a cada entidade detentora ou serviço de arquivo a
definição de critérios de redação. Recomenda-se:
• Evitar todo e qualquer tipo de juízo de valor ou interpretação sobre a
unidade de descrição;
• Registar a informação em texto narrativo ou estruturado, através do
preenchimento de grelhas pré-definidas consideradas pertinentes, por
exemplo, para registar o âmbito e conteúdo de tipologias documentais
específicas (processos judiciais cíveis e crime, processos inquisitoriais,
diligências de habilitação, processos de obras, etc.);
Exemplos
Texto narrativo
Âmbito e conteúdo: Francisco João de Vasconcelos Betencourt, natural da
Freguesia de São Brás do Arco da Calheta, morador na Freguesia de São Brás do
Arco da Calheta, Juiz dos órfãos, casado com Ana Josefa do Couto Beliago, filho
de Francisco de Vasconcelos Couto e Silva e de Clara Cecília de Betencourt, neto
paterno de Francisco de Vasconcelos e Silva e Cecília do Couto Beliago, neto
materno de João Batista de Andrade e de Isabel Francisca de Betencourt, requer
o cargo de Familiar do Santo Ofício, em carta datada de 18 de junho de 1762.
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Ofício (F), Conselho Geral do Santo
Ofício (SF), Habilitações (SR), Francisco (DC)
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo:
Nome: Betencourt, Francisco João de Vasconcelos.
Naturalidade: Freguesia de São Brás do Arco da Calheta.
Morada: Freguesia de São Brás do Arco da Calheta.
Profissão: Juiz dos órfãos.
Cargo requerido: Familiar do Santo Ofício.
Pai: Francisco de Vasconcelos Couto e Silva.
Mãe: Clara Cecília de Betencourt.
_____________________________________________________________________________________
146 Âmbito e conteúdo
Documentação – Zona do Conteúdo e Estrutura
_____________________________________________________________________________________
Avô paterno: Francisco de Vasconcelos e Silva.
Avó paterna: Cecília do Couto Beliago.
Avô materno: João Batista de Andrade.
Avó paterna: Isabel Francisca de Betencourt.
Cônjuge: Ana Josefa do Couto Beliago.
Votação:
Motivo de exclusão:
Data da carta: 1762-06-18.
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Ofício (F), Conselho Geral do Santo
Ofício (SF), Habilitações (SR), Francisco (DC)
• Atualizar a grafia utilizada;
• Evitar citações em português arcaico;
• Utilizar o tempo verbal preferencialmente
•
•
•
•
no presente, quando
diretamente relacionado com o âmbito e conteúdo;
Utilizar, para o âmbito e conteúdo, verbos como ilustrar, refletir,
testemunhar, fornecer, permitir, retratar, relevar, encerrar, compor,
compreender, comportar, conter, agrupar, reunir, guardar, integrar, etc.;
Utilizar numeração árabe, exceto na indicação dos séculos ou nos
elementos numéricos distintivos dos nomes próprios de reis e papas;
Utilizar abreviaturas de acordo com a NP ISO 832 60 ou, caso esta seja
omissa, de acordo com um prontuário ortográfico;
Utilizar maiúscula inicial segundo as situações estritamente exigidas pelas
normas ortográficas vigentes nos seguintes casos: antropónimos,
topónimos, instituições, corporações, repartições oficiais, diplomas
legais. Na menção de cargos de qualquer natureza, não estando em causa
usos ou exigências oficiais, empregar a inicial minúscula.
Exclusões
3.1.E1. Registar a tradição documental da unidade de descrição, caso seja
necessário atribuir-lhe um título, no elemento de informação Título.
3.1.E2.Registar a tipologia documental da unidade de descrição, caso seja
necessário atribuir-lhe um título, no elemento de informação Título.
3.1.E3.Registar a informação relativa ao contexto de produção da unidade de
descrição nos elementos de informação Produtor / Colecionador, Autor
intelectual, Autor material, Colaborador, Destinatário, História administrativa /
biográfica / familiar e nos elementos de informação pertinentes para o efeito,
definidos no âmbito das orientações definidas nas ODA II Partes, bem como
nas normas ISDF e ISDIAH.
60
NP ISO 832: 2009, Informação e documentação – Descrição e referências bibliográficas: regras
para a abreviatura de termos bibliográficos. Lisboa: IPQ, 2009.
_____________________________________________________________________________________
Âmbito e conteúdo 147
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
3.1.E4. Registar a informação relativa a faltas resultantes de perda ou
destruição de documentação por causas naturais, incúria e abandono, no
elemento História custodial e arquivística.
3.1.E5. Registar a informação relativa à utilização da unidade de descrição no
elemento de informação História custodial e arquivística.
3.1.E6. Em alternativa registar, se pertinente, informação relativa a assinaturas
no subelemento de informação Assinatura.
3.1.E7. Em alternativa registar, se pertinente, informação relativa a inscrições
no subelemento de informação Inscrições.
3.1.E8. Em alternativa registar, se pertinente, informação relativa a marcas no
subelemento de informação Marcas.
3.1.E9. Em alternativa registar, se pertinente, informação relativa a
monogramas no subelemento de informação Monogramas.
3.1.E10. Em alternativa registar, se pertinente, informação relativa a selos no
subelemento de informação Selos.
3.1.E11.Em alternativa registar, se pertinente, informação
iconografia no subelemento de informação Iconografia.
relativa
a
3.1.E12.Registar a informação relativa a faltas devidas a avaliação, seleção e
eliminação da unidade de descrição no elemento de informação Avaliação,
seleção e eliminação.
3.1.E13. Registar a informação relativa à organização, classificação ou estrutura
da unidade de descrição no elemento de informação Sistema de organização.
3.1.E14.Registar informação relativa a assinaturas, inscrições, marcas,
monogramas, selos, iconografia que afetem a utilização da unidade de
descrição no elemento de informação Características físicas e requisitos técnicos.
3.1.E15.Registar a informação relativa a instrumentos de descrição no
elemento de informação Instrumentos de descrição.
3.1.E16. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista.
_____________________________________________________________________________________
148 Âmbito e conteúdo
Documentação – Zona do Conteúdo e Estrutura
_____________________________________________________________________________________
3.1.1.Tradição documental
Objetivo
Identificar a tradição documental da unidade de descrição.
Comentário
Entende-se por:
• Tradição documental, a caracterização de um ato segundo a sua
autenticidade ou originalidade, a partir da análise de elementos formais
determinantes.
Orientações gerais
3.1.1.A1. A tradição documental é um subelemento de informação de
preenchimento opcional em todos os níveis de descrição.
3.1.1.A2. Quando a unidade de descrição corresponde a uma cópia, esse facto
deve ser indicado, caso a tradição documental não conste no título formal.
Exemplos
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: (…).
Tradição documental: Cópia.
Portugal, Torre do Tombo, Arquivo das Congregações (F), Estatutos do Recolhimento de
Nossa Senhora do Carmo de Vila Viçosa (UI)
Comentário ao exemplo:
Título formal: Estatutos do Recolhimento de Nossa Senhora do Carmo de Vila
Viçosa.
3.1.1.A3.Quando a unidade de descrição se decompõe em sub unidades que
incluem cópias, sem que se proceda à descrição dessas subunidades, registar
se correspondem a cópias, caso a tradição documental não conste no título
formal.
Exemplos
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: A documentação foi mandada fazer por D. Maria I e destinavase ao Conselho da Fazenda. Os originais foram feitas no reinado de D. João III,
integrando-se nos livros 2, 3 e 7 de “Contratos” da respetiva chancelaria.
Tradição documental: Cópias
Portugal, Torre do Tombo, Casa da Coroa (F), Contratos de encabeçamento de sisas (SR)
Exclusões
3.1.1.E1.Registar a tradição documental da unidade de descrição, caso esta
seja parte integrante de um título formal, no elemento de informação Título.
_____________________________________________________________________________________
Âmbito e conteúdo 149
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
3.1.1.E2. Registar a tradição documental da unidade de descrição, caso seja
necessário atribuir um título, no elemento de informação Título.
3.1.2. Tipologia documental
Objetivo
Permitir aos utilizadores avaliar a potencial relevância da unidade de descrição
com base na tipologia documental.
Comentário
Entende-se por:
•
Tipologia documental, o conjunto de elementos formais que
caracterizam um documento de acordo com as funções a que se destina.
No âmbito dos documentos eletrónicos, às características
funcionalmente relacionadas é associada a natureza informática
específica do documento, derivada do tipo de aplicação ou aplicações
informáticas que deram origem ao documento eletrónico, atribuindolhe especificidades que contribuem para determinar a sua tipologia (por
exemplo: dados tabulares, texto estruturado, dados de desenho,
apresentações, imagens, documentos de som e voz, documentos de
vídeo, dados geográfico/cartográficos, publicações multimédia
interativas, dados científicos e financeiros).
Orientações gerais
3.1.2.A1. A tipologia documental é um subelemento de informação de
preenchimento opcional em todos os níveis de descrição.
3.1.2.A2. Registar a tipologia documental, caso a mesma não conste do título
formal.
Exemplos
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Concessão de todas as conquistas de África com as ilhas nos
mares a ela adjacentes, desde os cabos Bojador e Não, e toda a costa da Guiné; da
possibilidade demandar edificar igrejas e da pertença dos respetivos padroados;
da faculdade de fazer comércio com os negros, exceto naqueles géneros
proibidos; de que ninguém, sem sua autoridade, pudesse navegar aqueles mares.
Tipologia documental: Bula.
Portugal, Torre do Tombo, Bulas (Col. F), mç. 7 (UI), Romanus Pontifex (DS)
3.1.2.A3. Quando a unidade de descrição se decompõe em sub unidades que
incluem diferentes tipologias documentais, sem que se proceda à descrição
dessas subunidades, estas podem ser registadas neste subelemento.
_____________________________________________________________________________________
150 Âmbito e conteúdo
Documentação – Zona do Conteúdo e Estrutura
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Inclui documentação comprovativa de mercês recebidas, da
posse/aquisição de direitos e respetiva administração.
A documentação reporta-se aos diferentes morgados (Ilha, Corte Real, Palma), a
propriedades (Lisboa, Santarém, Vagos, Aveiras, Moita, Monforte, Malveira,
Benavente, Corroios, Asseisseira, Golegã), a comendas, a alcaidarias-mores, a
saboarias, bem como a questões diversas, entre as quais heranças (Conde dos
Arcos (1828-1900), Conde da Ribeira (1748-1822), Marquês de Marialva (18001896)). Parte dela reporta-se ao Brasil (1811-1814).
Tipologias documentais: Alvarás, certidões, livros de rendas, mercês, patentes,
procurações, relações de dívidas, de décimas e contribuições, de contas várias,
dotes e contratos de casamento, testamentos, inventários e partilhas;
requerimentos e certidões (Brasil, 1811-1814), relações de joias, pratas e
mobiliário (1816-1905); correspondência recebida (da “Secretaria de Estado”
(1669-1726) e de “pessoas ilustres” (1566-1853)).
Portugal, Torre do Tombo, Aveiras e Vagos (F)
Exclusões
3.1.2.E1. Registar a tipologia documental, caso esta seja parte integrante de
um título formal, no elemento de informação Título.
3.1.2.E2. Registar a tipologia documental da unidade de descrição, caso seja
necessário atribuir um título, no elemento de informação Título.
3.1.2.E3. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
3.1.3. Marcas
Objetivo
Facultar informação sobre a existência de marcas na unidade de descrição.
Comentários
As marcas podem ser de vários tipos. A título meramente exemplificativo
podem mencionar-se:
• Marca de água, que corresponde ao desenho ou inscrição que aparece
em claro numa folha de papel olhado à transparência. Formado pelo fio
de cobre no fundo da forma que servia para o fabrico do papel à mão 61 .
• Marca de água digital, que corresponde ao sistema por meio do qual se
gravam, num objeto digital, os dados identificadores ou marcas do seu
proprietário, com a finalidade de evitar o seu plágio 62 .
61
Cf. FARIA, Maria Isabel; PERICÃO, Maria da Braça – Dicionário do livro: da escrita ao livro
eletrónico. Coimbra: Almedina, 2008, p. 804. ISBN 978-972-40-3499-7.
62
Idem – Ibidem, p. 805.
_____________________________________________________________________________________
Âmbito e conteúdo 151
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Marca de biblioteca / arquivo, que corresponde a um carimbo de
instituição, que funciona como distintivo identificador da mesma 63 .
Marca de etiqueta, que corresponde à marca de qualidade ou comercial
associada a todos ou a alguns produtos de um editor ou companhia
editora, especialmente registos sonoros 64 .
Marca de fogo, que corresponde às armas e siglas estampadas com
ferros quentes nos cortes dos livros, que funcionam como marca de
propriedade de um particular ou de uma instituição 65 .
Marca de posse, que corresponde a um elemento que identifica o
possuidor do livro ou do documento 66 .
Marca de propriedade, que corresponde ao carimbo, etiqueta, selo
branco ou outro distintivo, que identifica um documento como
pertença de um determinado particular ou instituição.
Marca de registo, que corresponde ao caráter convencional usado para
assinalar o fim de um registo num ficheiro legível por máquina 67 .
Marca do autor, que corresponde aos símbolos – letras, figuras ou
outros sinais – usados para representar, de forma abreviada, o nome do
autor, e permitir individualizar obras que têm a mesma classificação,
assunto ou cota na tabela, com vista a simplificar a arrumação e as
entradas do catálogo 68 .
Marca tipográfica, que corresponde ao sinal convencional, número,
monograma ou vinheta gravados, que o impressor ou livreiro adota
como marca comercial e que imprime no livro, quer no rosto quer no
final 69 .
Monograma, a figura emblemática, frequentemente constituída por
iniciais entrelaçadas, como se se tratasse de apenas uma letra
ornamentada, em geral as primeiras do nome e apelido da pessoa ou
instituição. São por vezes utilizados pelos gravadores para assinar as
suas obras, pelos impressores nas suas marcas tipográficas e pelos
possuidores de livros para personalizar as suas encadernações ou exlibris 70 .
Orientações gerais
3.1.3.A1. Marcas é um subelemento de informação de preenchimento opcional
em todos os níveis de descrição.
63
Idem – Ibidem.
Idem – Ibidem.
65
Idem – Ibidem.
66
Idem – Ibidem, p. 806.
67
Idem – Ibidem.
68
Idem – Ibidem.
69
Idem – Ibidem.
70
Idem – Ibidem, p. 845.
64
_____________________________________________________________________________________
152 Âmbito e conteúdo
Documentação – Zona do Conteúdo e Estrutura
_____________________________________________________________________________________
3.1.3.A2. Registar, se pertinente, informação relativa a marcas e, se relevante, a
respetiva localização.
Exemplos
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: (…).
Marcas: Inclui duas marcas de tabelião.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Abrantes (F), 090 (UI), Carta de Sentença sobre um
feito de apelação relativo a uma capela instituída na Igreja de Santa Justa de Lisboa e
um hospital, em que foram autores Fernão Gomes de Góis e Leonor da Cunha sua
mulher, e Beatriz Teixeira, ré, Dona Viúva do Dr. Luís Martins (DC)
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo:(…)
Marcas: O papel apresenta algumas marcas de água: barco (f. 415), serpente
coroada (f. 387, 382) bola/globo (f. 380).
Portugal, Torre do Tombo, Coleção de São Vicente (Col. F), "D. João III, D. Catarina,
D. Sebastião. Bispo de Viseu, D. Miguel da Silva. Cartas e papéis..." (UI)
Exemplos
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Enquadrado no tema das ciências, mais particularmente da
astronomia.
Monograma: O final do texto inclui uma xilogravura com o monograma da
Companhia de Jesus e colofão: "Eborae, cum facultate superiorum, ex
Typographia Academiae. Anno Dom. 1736".
Portugal, Torre do Tombo, Manuscritos da Livraria (Col. F), Sphaeram logicalem
centrali continentem puncto universalia ac signa per quinque lineas circunferentiam
terminantia sphaeram rotante...Antonio a Divo Bernardo ab Annuntiatione...lineas
ducturus Bonaventura à Conceptione Falcam... (DS)
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Enquadrado no tema das ciências, mais particularmente da
astronomia.
Monograma: O final do texto inclui uma xilogravura com o monograma da
Companhia de Jesus e colofão: "Eborae, cum facultate superiorum, ex
Typographia Academiae. Anno Dom. 1736".
Portugal, Torre do Tombo, Manuscritos da Livraria (Col. F), Sphaeram logicalem
centrali continentem puncto universalia ac signa per quinque lineas circunferentiam
terminantia sphaeram rotante...Antonio a Divo Bernardo ab Annuntiatione...lineas
ducturus Bonaventura à Conceptione Falcam... (DS)
Exclusões
3.1.3.E1.Registar as marcas de propriedade relativas a entidades detentoras
que não o produtor / colecionador ou autor da unidade de descrição no
elemento de informação História custodial e arquivística.
Exemplos
História custodial e arquivística: Carimbo do Arquivo das Congregações. Carimbo
da Biblioteca do Colégio de Campolide.
Portugal, Torre do Tombo, Manuscritos da Livraria (Col. F), Apontamentos de
literatura (UI)
_____________________________________________________________________________________
Âmbito e conteúdo 153
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
3.1.4. Selos
Objetivo
Facultar informação sobre a existência de selos na unidade de descrição.
Comentário
Entende-se por:
• Selo, o sinal de validação, de autenticação e de segurança de um
documento, que resulta da impressão de uma matriz sobre um suporte,
geralmente de cera, lacre ou metal 71 . Os selos podem ser de diferentes
tipos:
o de chapa, quando apostos diretamente sobre o suporte de um
ato, constituído pela impressão da matriz sobre uma fina camada
de cera, papel ou outro material dúctil 72 .
o pendentes, quando se apresenta suspenso do documento, por
fitas ou cordões de materiais apropriados 73 .
o brancos, quando são específicos de uma pessoa coletiva e
aplicados no papel 74 .
Orientações gerais
3.1.4.A1. Selos é um subelemento de informação de preenchimento opcional
em todos os níveis de descrição.
3.1.4.A2. Registar, se pertinente, informação relativa a selos e, se relevante, a
respetiva localização.
Exemplos
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Concessão de todas as conquistas de África com as ilhas nos
mares a ela adjacentes, desde os cabos Bojador e Não, e toda a costa da Guiné; da
possibilidade de mandar edificar igrejas e da pertença dos respetivos padroados;
da faculdade de fazer comércio com os negros, exceto naqueles géneros
proibidos; de que ninguém, sem sua autoridade, pudesse navegar aqueles mares.
Selos: Selo de chumbo pendente, preso por trancelim amarelo e encarnado.
Portugal, Torre do Tombo, Bulas (Col. F), mç. 7 (UI), Romanus Pontifex (DS)
71
ALVES, Ivone; RAMOS, Margarida Maria Ortigão; GARCIA, Maria Madalena; PEREIRA,
Maria Olinda Alves; LOMELINO, Maria Paula; NASCIMENTO, Paulo Coelho–Dicionário de
terminologia arquivística. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993, p. 88.
72
Idem – Ibidem, p. 89.
73
Idem – Ibidem.
74
Idem – Ibidem.
_____________________________________________________________________________________
154 Âmbito e conteúdo
Documentação – Zona do Conteúdo e Estrutura
_____________________________________________________________________________________
3.1.5. Inscrições
Objetivo
Facultar informação sobre a existência de inscrições na unidade de descrição.
Orientações gerais
3.1.5.A1. Inscrições é um subelemento de informação de preenchimento
opcional em todos os níveis de descrição.
3.1.5.A2. Registar, se pertinente, informação relativa a inscrições e, se
relevante, a respetiva localização.
Exemplos
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Enquadrado no tema das ciências, mais particularmente da
astronomia.
Inscrição: A página preliminar apresenta a seguinte inscrição: "Opulentissimo
miraculorum culmini, nitidissimo & caelestis sphaerae citra omnem eclypsim soli,
Thesauro tot, tantarumque gratiarum splendidissimo speculo sine macula,
Beatissimae Virgini a Matre Dei, D.V.O & S."
Portugal, Torre do Tombo, Manuscritos da Livraria (Col. F), Sphaeram logicalem
centrali continentem puncto universalia ac signa per quinque lineas circunferentiam
terminantia sphaeram rotante...Antonio a Divo Bernardo ab Annuntiatione...lineas
ducturus Bonaventura à Conceptione Falcam... (DS)
3.1.6. Assinaturas
Objetivo
Facultar informação sobre a existência de assinaturas na unidade de descrição.
Orientações gerais
3.1.6.A1. Assinaturas é um subelemento de informação de preenchimento
opcional em todos os níveis de descrição.
3.1.6.A2. Registar, se pertinente, informação relativa a assinaturas e, se
relevante, a respetiva localização.
Exemplos
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Reporta-se a uma instrução entregue na Secretaria do Estado
da Índia por Jacques Philippe Landerset, que lhe dera o Conde da Ega em 5 de
abril de 1765, com indicações sigilosas, para ir à Índia, no pataxo S. Miguel,
aparentemente para tratar de negócio mercantil com Aidar Ali Can, mas, na
verdade, incumbido de levar a cabo a missão de observar "com o maior cuidado
quais eram as forças e riquezas de Nandi Rajá, o seu génio, e as suas inclinações".
Assinaturas: Assinatura do Secretário Henrique José de Mendanha Benevides
Cirne. Reconhecimento do sinal e assinatura de Henrique José de Mendanha
_____________________________________________________________________________________
Âmbito e conteúdo 155
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Benevides Cirne feito por Marcelino José de Pontes Vieira, desembargador dos
Agravos da Relação de Goa, ouvidor geral do cível e juiz das justificações.
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F)
3.1.7. Iconografia
Objetivo
Facultar informação sobre a existência de iconografia na unidade de descrição.
3.1.7.A1.Iconografia é um subelemento de informação de preenchimento
opcional em todos os níveis de descrição.
3.1.7.A2. Registar, se pertinente, informação relativa a iconografia e, se
relevante, a respetiva localização.
Exemplos
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: (…)
Iconografia: O texto da carta é precedido da representação de Cristo Crucificado,
desenhado à pena a vermelho e azul.
Portugal, Torre do Tombo, Coleção de cartas (F), Documentos em carateres árabes
provenientes do Oriente (UI), Carta solicitando mercê para Miguel Castanhoso, em
reconhecimento do socorro prestado na guerra contra o Islão (DS)
Comentário ao exemplo:
Título atribuído: Carta solicitando mercê para Miguel
reconhecimento do socorro prestado na guerra contra o Islão.
Castanhoso,
em
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: Inclui a primeira representação da constelação Cruzeiro do Sul
que foi, para os exploradores portugueses e outros que a seguir vieram, um ponto
de referência celeste para a navegação astronómica.
Iconografia: Desenho da constelação Cruzeiro do Sul.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronológico (Col. F), Parte III (SC), mç. 2 (UI), n.º 2
Texto estruturado
Âmbito e conteúdo: (…)
Iconografia: Conjunto de 51 gravuras calcográficas coloridas ilustrativas da vida de
São Francisco Xavier.
Portugal, Torre do Tombo, Manuscritos da Livraria (Col. F), Livro de gravuras
baseadas na vida de São Francisco Xavier (UI)
_____________________________________________________________________________________
156 Âmbito e conteúdo
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
3.2. Avaliação, seleção e eliminação
Objetivo
Facultar informação sobre qualquer ação relativa à avaliação, seleção e
eliminação.
Comentários
Entende-se por:
• Avaliação, a determinação dos valores primário e secundário dos
documentos de um arquivo, com vista à fixação, em tabela de seleção,
dos prazos de conservação em fase ativa e semiativa, e do destino final
(conservação permanente em arquivo definitivo ou eliminação). A
avaliação deve basear-se na consideração das funções dos documentos
(função de prova legal, financeira e / ou administrativa, função de
testemunho patrimonial) e das relações entre uns e outros. O estado de
organização e de conservação deve também ser considerado,
nomeadamente quando esteja em causa a avaliação de documentação
acumulada.
• Seleção, a operação que decorre da avaliação e que consiste em separar
os documentos de arquivo de conservação permanente dos que deverão
ser eliminados, de acordo com as indicações que se encontram registadas
na tabela de seleção.
• Eliminação, a destruição de documentos de arquivo que, na avaliação,
foram considerados sem valor arquivístico e / ou histórico que
justificasse a sua conservação permanente.
• Tabela de seleção, o documento que regista o resultado da avaliação,
apresentando-se como uma relação dos documentos de arquivo de um
organismo ou administração que fixa os respetivos prazos de conservação
em fase ativa, semiativa e destino final. Este pode implicar a eliminação
ou a conservação permanente. As decisões que estão na base do
resultado da avaliação e dos prazos de conservação devem constar das
tabelas de seleção, bem como as respetivas justificações, já que assumem
toda a relevância para os serviços de arquivo que incorporam
regularmente documentação de diferentes proveniências.
3.2.1. Orientações gerais
3.2.1.A1. A avaliação, seleção e eliminação é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório se aplicável ao nível do fundo e da série, podendo,
quando pertinente, ser registado em todos os demais níveis de descrição.
_____________________________________________________________________________________
Condições de acesso 157
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
3.2.1.A2. Registar quaisquer ações de avaliação, seleção e eliminação ocorridas
ou a ocorrer sobre a unidade de descrição, sobretudo se essas ações são
importantes para a interpretação e uso da documentação.
3.2.1.A3. Registar, sempre que possível, as datas em que ocorreram essas
ações, o respetivo despacho de aprovação da tabela de seleção que consignou
o resultado do processo de avaliação e que serviu de suporte à seleção
documental, bem como o respetivo auto de eliminação.
3.2.1.A4. Registar, sempre que possível, as autoridades responsáveis pela
realização e aprovação da tabela de seleção e por eventuais despachos para
realizar ações de seleção e eliminação.
3.2.1.A5. Registar, sempre que possível, o dispositivo legal ou regulamentos
que autorizam essas ações (portarias de gestão de documentos, relatórios de
avaliação e respectivos despachos e pareceres, regulamentos de conservação
arquivística, etc.).
Exemplo
Avaliação, seleção e eliminação: (…) Formalmente foram desencadeados pela EPAC
dois processos de avaliação em cumprimento das disposições legais decorrentes
do D.L. 29/72 de 24 de janeiro e, posteriormente, do D.L. 447/88 de 10 de
dezembro. No primeiro dos casos, o processo de avaliação decorreu nos anos de
1987 e 1988 com o apoio do Instituto Português do Património Cultural e
conduziu à elaboração de um relatório de avaliação e consequente seleção, com
vista à eliminação de documentação da FNIM, FNPT, CRCA e GIDA/GIA; o
segundo, apoiado primeiro pelo Instituto Português de Arquivos e, mais tarde,
pela Torre do Tombo, decorreu de 1990 a 1992 sem que, mercê de diversas
vicissitudes, tivesse dado origem a qualquer relatório ou conduzisse a
intervenções visíveis”.
Posteriormente, já com Secretaria-Geral do Ministério da Agricultura, do
Desenvolvimento Rural e das Pescas envolvida no processo de gestão da
documentação, foi realizado um relatório de avaliação, acompanhado pelo
Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, aprovado por despacho
diretivo anterior a 28 de julho de 2000.
Posteriormente, na sequência do processo de avaliação desenvolvidos em 1987 1988 e 2000 – 2001, foram realizadas ações de seleção e eliminação documental, as
quais ocorreram c. 1988 e, de acordo com os autos de eliminação existentes, a 15
de novembro de 2000 e a 25 de setembro de 2001.
Saliente-se, no entanto, que “(…)de forma casuística e por pressão exclusiva da
falta de espaço nos depósitos documentais, pressionados não só por necessidades
de incorporações dos organismos extintos, como também por remessas dos
Grémio de Lavoura e das Delegações ou, ainda, por entregas de documentação
dos diferentes Órgãos e Serviços da EPAC, foram sendo efetuadas diversas
“inutilizações de documentos”. Realizadas ciclicamente, sob critérios
predominantes de natureza administrativa, embora procurassem ressalvar o
“interesse histórico-cultural”, as eliminações” anteriores à vigência do DecretoLei n.º 447/88, de 10 de dezembro, realizadas em 1957, 1959, 1962, 1966, 1968,
1973, 1978 e 1985, foram suportadas por Despachos da Direção, por Pareceres
dos Serviços Jurídicos, enquadradas primeiro apenas no Art.º 40 do Código
Comercial e, mais tarde, cumulativamente, no Art.º 32 dos Estatutos da EPAC –
aprovados pelo D.L. 663/76 de 4 de agosto – e efetuadas com a intervenção direta
_____________________________________________________________________________________
158 Condições de acesso
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
das suas diferentes secções e a coordenação técnica dos Serviços de
Documentação e Arquivo.
Portugal, Torre do Tombo, Empresa para a Agro-Alimentação e Cereais (F)
Avaliação, seleção e eliminação: O processo de avaliação, seleção e eliminação da
documentação do Instituto da Segurança Social (ISS) foi regulado pelas Portarias
de gestão de documentos aplicáveis, respetivamente a Portaria n.º 95/2006, de 30
de janeiro e a Portaria n.º 1383/2009, de 4 de novembro. O Centro Distrital da
Guarda, do ISS, procedeu à eliminação de documentação de diversas séries, em
dois momentos distintos, de acordo com estes diplomas legais. A primeira ação
ocorreu a 31 de julho de 2008, tendo-se procedido à eliminação por trituração,
formalizada por auto de eliminação assinado pela Diretora-adjunta daquela
entidade. No segundo caso, 17 de dezembro de 2009, procedeu-se à eliminação,
por trituração, formalizada por auto de eliminação assinado também pela
Diretora-adjunta daquele Centro Distrital.
Portugal, Instituto da Segurança Social, Instituto da Segurança Social (F), Centro
Distrital da Guarda (SF).
Fontes de informação
3.2.1.C1. As fontes de informação para a avaliação e seleção são as portarias de
gestão de documentos, os relatórios de avaliação e respetivos despachos e
pareceres, regulamentos de conservação arquivística, tabelas de seleção, autos
de eliminação ou qualquer outra fonte fidedigna.
3.2.1.C2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do Arquivista.
Apresentação da informação
3.2.1.D1. A informação relativa a avaliação e seleção pode ser apresentada de
forma coerente e organizada (por tipos ou classes) e seguindo sempre a mesma
ordem.
Exclusões
3.2.2.E1. Registar a informação relativa a perda ou destruição de
documentação por causas naturais, incúria e abandono, ou qualquer outro
tipo de ação que afete a integridade da documentação no elemento História
custodial e arquivística.
3.2.2.E2. Registar a informação relativa a ingressos complementares da
unidade de descrição no elemento Ingressos adicionais.
3.2.2.E3. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do Arquivista
_____________________________________________________________________________________
Condições de acesso 159
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
3.3. Ingressos adicionais
Objetivo
Informar o utilizador sobre entradas complementares de documentação
previstas relativas à unidade de descrição.
Comentários
Entende-se por:
• Ingresso
adicional, a aquisição de documentos de arquivo
complementares de uma unidade de descrição já custodiada por uma
entidade detentora ou serviço de arquivo.
Os ingressos adicionais verificam-se maioritariamente, em relação a
fundos abertos.
• Fundo aberto, o fundo ainda suscetível de crescimento orgânico.
Podem igualmente verificar-se ingressos adicionais em relação a fundos
fechados que, devido a uma história custodial atribulada, se encontram
dispersos.
• Fundo fechado, o fundo sem crescimento orgânico, em consequência
seja da supressão ou reestruturação do respetivo produtor, seja da
alteração da organização arquivística.
Orientações gerais
3.3.A1. Ingressos adicionais é um elemento de informação de preenchimento
obrigatório se aplicável ao nível do fundo e da série, podendo, quando
pertinente, ser registado em todos os demais níveis de descrição.
3.3.A2. Registar se estão ou não previstos ingressos adicionais relativos à
unidade de descrição.
3.3.A3. Registar, se adequado, a quantidade e a frequência dos ingressos
adicionais previstos, bem como o dispositivo legal ou regulamento que os
determinam.
Exemplos
Ingressos adicionais: Trata-se de um fundo aberto. As séries “Fechos de contas” e
“Processos de pessoal” não foram incorporadas e continuam a ser produzidas.
Portugal, Torre do Tombo, Comissão Liquidatária da Companhia de Navegação
Nacional de Navegação(F)
Ingressos adicionais: Prevê-se para breve nova incorporação proveniente da
Direção Geral de Florestas.
Portugal, Torre do Tombo, Ministério da Agricultura(F)
Ingressos adicionais: A documentação de conservação permanente do Tribunal
Judicial de Setúbal é transferida para o Arquivo Distrital de Setúbal, após
_____________________________________________________________________________________
160 Condições de acesso
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
cumpridos os prazos de conservação administrativa, de acordo com o estipulado
na Portaria n.º 1003/99, de 10 de novembro.
Portugal, Arquivo Distrital de Setúbal, Tribunal Judicial da Comarca de Setúbal (F)
Orientações específicas
Ingressos adicionais da unidade de instalação
Comentários
Entende-se por:
• Base de Dados ativa, a que continua a admitir adições ou incorporações
periódicas de dados, sendo constituída por ficheiros relacionados com
coleção de dados de um período específico.
• Base de Dados inativa, o conjunto de dados tabulares recolhidos durante
um período específico de tempo e removido de um Sistema de Gestão
de Base de Dados, no âmbito da conclusão de um projeto único.
• Ao longo do presente documento, as bases de dados são consideradas
como unidades de instalação. Com efeito uma base de dados mais não é
que um contentor sofisticado e digital especificamente construído para
armazenar e dados que serão processados.
3.3.B1 Registar, no caso de bases de dados ativa, todas as importações
adicionais de dados, subsequentes à transferência inicial, bem como os
ingressos esperados.
Exemplo
Ingressos adicionais: A base de dados continua a ser alimentada no âmbito do
projeto de descrição dos arquivos do Ministério do Ultramar, pelo que são
esperadas importações adicionais de dados à medida que as fases de trabalho
previstas forem terminando.
Portugal, Direção Geral de Arquivos, Fundação Calouste Gulbenkian (F)
Ingressos adicionais do documento composto
3.3.B2. Registar informação relativa aos ingressos adicionais ao nível do
documento composto apenas nos casos em que se encontrem incompletos, se
conheça a sua localização exata e que seja expectável que venha a completar a
unidade de descrição
3.3.B3.Registar, nos casos referidos na orientação anterior, a razão da falta, a
pessoa ou entidade responsável pela falta e a data em que se espera que venha
a ser colmatada, se essa informação não for confidencial.
_____________________________________________________________________________________
Condições de acesso 161
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Fontes de informação
3.3.C1. As fontes de informação para os ingressos adicionais são os acordos
com os organismos que entregam a documentação aos serviços de arquivo, os
processos de entrada da documentação nos referidos serviços de arquivo, ou
qualquer outra fonte fidedigna.
3.3.C2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do Arquivista.
Apresentação da informação
3.3.D1. A informação relativa aos ingressos adicionais pode ser apresentada de
forma coerente e organizada, e seguindo sempre a mesma ordem.
Exclusões
3.3.E1. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do Arquivista.
_____________________________________________________________________________________
162 Condições de acesso
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
3.4. Sistema de organização
Objetivo
Facultar informação sobre a estrutura interna e lógica, classificação e
ordenação da unidade de descrição.
Comentários
Entende-se por:
● Classificação, a componente intelectual da organização, que consiste na
elaboração e/ou aplicação de um quadro ou plano de classificação;
• Ordenação, a sequência cronológica, numérica, alfabética, temática,
hierárquica, etc., atribuída a dados, informação, documentos de arquivo
ou outras unidades arquivísticas ou de instalação, para efeitos de
arquivagem, de registo ou de descrição;
• Organização, o conjunto de operações intelectuais e físicas que
consistem na análise, estruturação, classificação e ordenação dos
documentos de arquivo, e seu resultado.
• O sistema de organização prende-se com o princípio da proveniência e
da ordem original. Esta informação é fundamental para a interpretação
da unidade de descrição.
Orientações gerais
3.4.A1. O sistema de organização é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório ao nível do fundo podendo, quando pertinente, ser
registado em todos os demais níveis de descrição.
3.4.A2. Registar a estrutura interna ou critérios de organização, classificação e
ordenação atuais da unidade de descrição.
3.4.A3. Registar se se trata da estrutura ou organização, classificação e
ordenação de origem, atribuídas pelo produtor, se correspondem a uma
reconstituição por parte do arquivista ou, na impossibilidade de
reconstituição, quais as que lhe foram atribuídas.
3.4.A4. Registar as características ou critérios da organização, classificação e
ordenação da unidade de descrição.
Exemplos
Sistema de organização: A classificação orgânica e funcional, que foi mantida, é a
seguinte: 1-"MFA-PARTIDOS"; 2-Composição do Conselho da Revolução; 3Reuniões; 4-Relatórios de Timor; 5-Relatório da Comissão de Análise dos
_____________________________________________________________________________________
Condições de acesso 163
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Recursos de Saneamento; 6-Documentação Económica e Social; 7- Correspondência.
Portugal, Torre do Tombo, Conselho da Revolução(F)
Orientações específicas
Sistema de organização do fundo, da secção e suas subdivisões
3.4.B1. Registar se aplicável, os subfundos, subsecções e eventualmente as
séries que integram o fundo e a secção, incluindo o respetivo plano/quadro de
classificação.
3.4.B2. Registar o critério de classificação do fundo, da secção e suas
subdivisões: funcional, orgânico, orgânico-funcional, ou outro.
Exemplos
Sistema de organização: À data da aquisição, a documentação não estava
organizada e encontrava-se numa sequência cronológica pouco uniforme. Uma
parte dos documentos tinha uma numeração atribuída, embora não se
encontrassem ordenados de acordo com a mesma. Por outro lado, verificou-se
que muitos processos foram totalmente desmembrados, tendo cada parte sido
descrita isoladamente, tornando-se difícil a sua reintegração. Apesar disso, alguns
processos puderam ser reconstituídos.
A organização do fundo obedeceu à natureza dos documentos, tendo sido
agrupados em duas secções: Atividade Privada, que inclui as subsecções
Administração Patrimonial e Documentos Judiciais, e Atividade Pública, que
inclui a subsecção Documentos Judiciais. Foram ainda constituídas uma coleção
de Documentos Pontifícios e outra de Diversos, que inclui os documentos em
relação aos quais não foi possível determinar a relação com qualquer membro da
Casa. Cada secção é composta por diversas séries que se encontram ordenadas
alfabeticamente. Em determinadas situações, houve necessidade da subdivisão
em subséries. Nas séries, sempre que se justificou, os documentos foram agrupados pela localização das propriedades, nomeadamente por concelhos. As
coleções foram organizadas cronologicamente.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Santa Iria (F)
Sistema de organização da série e suas subdivisões
3.4.B3. Registar, ao nível da série, o critério de ordenação da documentação
que encerra: cronológico, numérico, alfabético ou outro.
Exemplos
Sistema de organização: Nesta série, os maços estão ordenados por ordem
alfabética do nome das comarcas.
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Paço (F), Repartição das Justiças e
Despacho da Mesa (SC), Expediente da Secretaria e Despacho da Mesa (SSC),
Habilitações de oficiais (SSSC), Encartes em ofícios de Justiça de diversas comarcas (SR)
_____________________________________________________________________________________
164 Condições de acesso
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
Comentários:
• Frequentemente confunde-se o conceito de subsérie com o de ordenação
da série. A subsérie corresponde a parte de uma série, originalmente
diferenciada, correspondente às mesmas fases de processo do mesmo
tipo, a subdivisões sistemáticas de um assunto, a tipologias documentais,
ou ainda a documentos com exigências de acondicionamento e/ou
preservação próprias.
3.4.B4. Registar, se aplicável, as subséries que integram a série.
Exemplos
Sistema de organização: Esta série inclui a seguinte subsérie: Índice dos termos de
exame do ensino primário elementar.
Portugal, Câmara Municipal de Lisboa (F), Educação (SC), Ensino pré-primário e
escolar (SSC), Termos de exame do ensino primário elementar (SR)
Sistema de organização da unidade de instalação, documento composto e
simples
Comentários:
• As bases de dados, independentemente do seu modelo hierárquico,
relacional ou orientado a objetos - ou do respetivo sistema de gestão em
que se insiram, serão descritas ao nível da unidade de instalação.
• As características específicas dos conjuntos de informação sob
configuração de dados tabulares 75 pressupõem uma compreensão prévia
desses mesmos dados e dos respetivos ambientes eletrónicos onde
foram produzidos, mantidos, e, posteriormente, removidos.
Entende-se por:
• Base de Dados, a unidade de instalação onde é armazenada informação
•
•
•
•
estruturada e relacionada com determinado assunto ou finalidade de forma a
permitir a sua consulta, atualização e outros tipos de operações processadas
por via de um programa de gestão do sistema;
Diagrama de relações, a representação diagramática das relações entre as
tabelas, associada à descrição textual, para efeitos de melhor visualização e
clarificação;
Estrutura lógica da BD, a informação referente à estrutura interna dos
conjuntos tabulares, constituída por: tabelas, campos, tipo de dados e relações
existentes entre tabelas e campos;
Modelo de dados, o modelo utilizado na criação da Base de Dados, baseado
em objetos ou em registos, sendo que os tipos de modelos mais vulgares são o
hierárquico, em rede e o relacional;
Sistema de Gestão de Base de Dados(SGBD), o programa que permite criar e
gerir Bases de Dados, sendo que os dados são estruturados com
75
.Correspondem aos dados armazenados nas tabelas da Base de Dados que foram removidas
do respetivo sistema de gestão.
_____________________________________________________________________________________
Condições de acesso 165
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
independência relativamente ao programa de aplicação que os gere e
manipula.
3.4.B5.Registar, se aplicável, o identificador original ou a codificação atribuída pelo
Produtor à unidade de instalação, documento composto ou simples.
Exemplos
Sistema de organização: Codificação atribuída pelo produtor: FCG-BDMU
Portugal, Torre do Tombo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Dados Tabulares da
Base de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do Ministério do Ultramar (UI)
3.4.B6. Registar, se pertinente, informação sobre a respetiva organização, e
ordenação, caso seja diferente da registada para os níveis superiores, ou
qualquer outra característica de instalação física relevante para a compreensão
da unidade de descrição.
Exemplos
Sistema de organização: Os assentos deste livro encontram-se ordenados
cronologicamente.
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Paço (F), Repartição das Justiças e
Despacho da Mesa (SC), Expediente da Secretaria e Despacho da Mesa (SSC),
Habilitações de bacharéis (SSSC), Processos de Leitura de bacharéis (SR), Assentos de
leitura de bacharéis (SSR), liv. 132 (UI)
Comentários
•
Atendendo à necessidade de descrever e de representar a estrutura
interna de conjuntos de dados tabulares de Bases de Dados, justifica-se
considerar as suas componentes intrínsecas tais como: campos,
entidades, relações e tabelas.
Entende-se por:
•
•
•
•
•
Campo, as características definidas para cada uma das entidades
ou o elemento constituinte de uma tabela, cuja função é a de
especificar os diversos tipos de dados; cada campo corresponde a
uma coluna da tabela;
Cardinalidade, a definição do número de ocorrências numa
relação;
Chave primária, o campo selecionado de uma tabela para servir de
identificador de cada um dos registos de forma unívoca;
geralmente este campo é indexado;
Entidade, o assunto referente à informação armazenada numa
tabela;
Relação, a associação estabelecida entre campos comuns de duas
ou mais tabelas, permitindo o processamento de informação, a
visualização e impressão da mesma;
_____________________________________________________________________________________
166 Condições de acesso
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
•
•
•
Registo, a sequência de dados relacionados bidimensionalmente;
cada linha de uma tabela corresponde a um registo; em termos
arquivísticos a um documento simples;
Tabela, uma das componentes integrante da estrutura da BDs que
é utilizada para armazenar informação relativa a um assunto
específico;
Tipos de relação, a representação da forma como duas ou mais
entidades se relacionam entre si. Existem três tipos de relações
entre entidades: um-para-um; um-para-muitos; muitos-paramuitos.
3.4.B7. Registar, relativamente a Base de Dados, a estrutura lógica, ou seja, o
número e designação das tabelas constituintes, os campos que integram cada
uma das tabelas bem como as relações que as unem.
Exemplos
Sistema de organização: A estrutura lógica apresenta uma estrutura de 8 tabelas,
definidas e constituídas de acordo com os níveis de descrição e elementos
propostos pela norma ISAD(G) referentes às seguintes entidades: ISAD_0
detentores; ISAD_1 fundos; ISAD_ 2 Secções; ISAD_3 Subsecções; ISAD_4
Subsubsecções; ISAD_5 Séries; ISAD_6 UIs.
Sistema de organização: Representação diagramática de relações
_____________________________________________________________________________________
Condições de acesso 167
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Relações de um para muitos (A entidade da tabela ISAD_6 UIs tem relações com
quase todas as entidades que integram a BDs, pois existem muitas unidades de
instalação associadas a cada um dos níveis de descrição, representados pela
respetiva tabela da entidade).
Portugal, Torre do Tombo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Dados Tabulares da
Base de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do Ministério do Ultramar (UI)
3.4.B8.Registar, relativamente a bases de dados, a data da criação da estrutura
atual.
Exemplos
Sistema de organização: A estrutura lógica atual foi criada em 2005.
Portugal, Torre do Tombo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Dados Tabulares da Base
de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do Ministério do Ultramar (UI)
3.4.B9.Incluir,se aplicável, elementos de metainformação original de Base de Dados.
Exemplos
Sistema de organização: ISAD_1 fundo - referente ao fundo do extinto Ministério do
Ultramar, integrando os seguintes campos, essenciais para a descrição do fundo em
questão: código de Referência, Título, Data(s), Data inicial, Data final, Nível de
Descrição, Dimensão e suporte, Nome(s) do(s) Produtor(es), História Administrativa,
História Custodial e Arquivística, Âmbito e Conteúdo, Sistema de Organização,
Instrumentos de Descrição, Nota do Arquivista, Regras ou Convenções, Data(s) de
Descrição, Códigos de Entidades Detentoras (PT/AHD,PT/DGAEP , PT/DGTF,
PT/IPAD, AltPortal.
O tipo de dados varia entre text, varchar e tinyint;
Comentários integrados na BDs:
o Código de Referência inclui: País/Entidade detentora/Fundo/Secção/Subsecção,
caso exista, /nº da Série/Cota(s) atual(ais);
no campo Data(s), a data é completa (com carateres);
no campo Data inicial, a data é a do registo;
no campo Data final, a data é a do registo (repete se idêntica à inicial);
no campo Dimensão e suporte as unidades descritas devem ser ao nível do registo;
Índices: Código de referência, corresponde à chave primária; grau de participação
nas relações ou cardinalidade é 1.
Portugal, Torre do Tombo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Dados Tabulares da Base
de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do Ministério do Ultramar (UI)
3.4.B10. Identificar, relativamente ao documento composto, a sua organização lógica.
Exemplo
Sistema de organização: Documento multimédia composto pela combinação de
vários media: estáticos, com conteúdos digitais produzidos em texto e imagens,
referentes a informação sobre o Sistema Documentum; dinâmicos, integrando
_____________________________________________________________________________________
168 Condições de acesso
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
conteúdos digitais em vídeo e áudio relativos a ação de formação sobre o Sistema,
acima referido.
Portugal, Direção Geral de Arquivos, Direção Geral de Arquivos (F), Gabinete SIARQ
(SC), Tutorial Sistema Documentum destinado aos utilizadores "rma": Responsáveis de Arquivo
(DC)
Comentários
•
O preenchimento deste elemento de informação ao nível do documento
simples pode depender do grau de exaustividade pretendido ou da política de
descrição adotada, devendo, por isso, ser considerado opcional em função das
circunstâncias da unidade de descrição.
3.4.B11. Registar, relativamente ao documento simples, e se pertinente, as
partes que o constituem.
Exemplo
Sistema de organização: registo:
ID: 1;
Sigla ou acrónimo: SCCI;
Elemento Informação; Observações.
Comentário ao exemplo:
trata-se de uma sequência de dados relacionados, de forma bidimensional
através da concatenação de registos contidos em 2 tabelas.
Portugal, Torre do Tombo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Dados Tabulares da
Base de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do Ministério do Ultramar
(UI)
Fontes de informação
3.4.C1. As fontes de informação para o sistema de organização são a própria
documentação, os instrumentos de descrição, plano/quadro de classificação,
legislação, publicações relativas à unidade de descrição tais como memórias
descritivas; conceção lógica, esquemas de metainformação; definição de
funcionalidades; dicionário de dados; diagramas lógicos e de implementação,
fichas técnicas, ou qualquer outra fonte fidedigna.
3.4.C2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do Arquivista.
_____________________________________________________________________________________
Condições de acesso 169
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Apresentação da informação
3.4.D1. A informação relativa ao sistema de organização pode ser apresentada
de forma coerente e organizada (por tipos ou classes) e seguindo sempre a
mesma ordem.
3.4.D2. A informação relativa ao sistema de organização pode ser apresentada
através de um texto narrativo ou estruturado (plano/quadro de classificação,
etc.), diagrama ou similar.
3.4.D3. No caso de Bases de Dados, apresentação da estrutura lógica pode
admitir igualmente a subdivisão em subunidades de instalação,
correspondendo cada uma delas a uma tabela.
Exclusões
3.4.E1. Registar, se aplicável, os diferentes tipos de estrutura ou organização,
classificação e ordenação da unidade de descrição ou qualquer tipo de
alteração anterior à atual no elemento de informação História custodial e
arquivística.
3.4.E2. Registar a informação relativa às tipologias documentais e ao conteúdo
da unidade de descrição no elemento de informação Âmbito e conteúdo.
3.4.E3 . No caso do estado da Base de Dados ser ativo, registar esse facto no
elemento de informação Ingressos Adicionais.
3.4.E4. A informação sobre a arquitetura do sistema de origem dos dados
tabulares de uma Base de Dados ou sobre o seu sistema de gestão deverá ser
registada no elemento de informação Características físicas e requisitos técnicos.
3.4.E5. Registar a informação sobre as componentes físicas ou objetos digitais
dos documentos eletrónicos no elemento de informação Características físicas e
requisitos técnicos.
3.4.E6. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do Arquivista.
_____________________________________________________________________________________
170 Condições de acesso
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
4. ZONA DAS CONDIÇÕES DE ACESSO
A Zona das condições de acesso contém informação sobre a comunicabilidade e a
acessibilidade da unidade de descrição. É composta pelos seguintes elementos
de informação:
4.1. Condições de acesso;
4.2. Condições de reprodução;
4.3. Idioma / Escrita;
4.3.1 Idioma
4.3.2 Escrita
4.4. Características físicas e requisitos técnicos;
4.5. Instrumentos de descrição.
4.1. Condições de acesso
Objetivo
Fornecer informação sobre o estatuto legal ou outras disposições que
restrinjam ou afetem o acesso à unidade de descrição.
Comentários
Entende-se por:
• Condições de acesso, as que estão relacionadas com o estatuto legal e o
teor da informação que a unidade de descrição encerra, impostas pela
entidade que entrega a documentação à entidade detentora ou serviço de
arquivo ou pela própria entidade detentora ou serviço de arquivo, no
cumprimento de legislação, contratos, regulamentos, normas, etc.
• A documentação contendo dados pessoais só é comunicável mediante o
definido na Lei 76 .
76
Podem referir-se, entre outros os seguintes diplomas legais:
- DECRETO-LEI 16/93 de 23 de janeiro, Art.º 17.º, n.ºs 2 e 3. Diário da República, I Série A. 19
(1993-01-23) 264-270. Regime geral de arquivos e do património arquivístico
- LEI n.º 65/93, de 26 de agosto. Diário da República, I Série A. 200 (1993-08-26) 4524-4527. Lei
de acesso aos documentos da Administração
- LEI n.º 94/99 de 16 de julho. Diário da República, I Série A. 164 (1999-07-16) 4428-4433.
Alteração à Lei de acesso aos documentos da Administração.
- LEI n.º 67/98 de 26 de outubro. Diário da República, I Série A. 247 (1998-10-26) 5536-5546.
Lei de proteção de dados pessoais.
- RESOLUÇÃO DO CONSELHO DE MINISTROS n.º 50/88, de 3 de dezembro. Diário da
República, I Série. 279 (1988-12-03) 4772-4800. Instruções sobre a segurança de matérias
classificadas (SEGNAC).
- RESOLUÇÃO DO CONSELHO DE MINISTROS n.º 13/93, de 6 de março. Diário da
República, I Série B. 55 (1993-03-06) 1022. Instruções para a segurança nacional, salvaguarda e
defesa das matérias classificadas (SEGNAC 1).
- RESOLUÇÃO DO CONSELHO DE MINISTROS n.º 37/89, de 24 de outubro. Diário da
República, I Série. 245 (1989-10-24) 4672-4698. Normas para a segurança nacional, salvaguarda
_____________________________________________________________________________________
Condições de acesso 171
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Orientações gerais
4.1.A1. Condições de acesso é um elemento de informação de preenchimento
obrigatório se aplicável em todos os níveis de descrição.
4.1.A2. Registar a informação relativa ao estatuto legal da unidade de
descrição, e alterações que este possa ter sofrido.
Exemplos
Condições de acesso: Documentação privada, tornada pública após doação.
Portugal, Torre do Tombo, Humberto Delgado (F)
4.1.A3. Registar a informação relativa às restrições de acesso à unidade de
descrição ou a parte dela, se for o caso: condições impostas pela entidade que
entrega a documentação à entidade detentora ou serviço de arquivo, restrições
impostas pela entidade detentora ou serviço de arquivo, bem como a natureza
da restrição legal (legislação, contratos, regulamentos, normas, etc.), que a
justifica.
Exemplos
Condições de acesso: Documentação sujeita a autorização para a consulta e a
horário restrito.
Portugal, Torre do Tombo, Cartas a D. João de Castro (Col. F)
4.1.A4. Registar a entidade que impõe as restrições de acesso, respetivo
contacto, pessoas autorizadas a aceder à unidade de descrição, se essa
informação não for confidencial.
Exemplos
Condições de acesso: Até 2010 o acesso à documentação, propriedade do Estado a
partir da doação, só pode ser facultado pontualmente, mediante autorização do
legítimo representante da família, segundo o estabelecido na carta que regula as
condições de entrega da documentação no ANTT, datada de 1985-07-29. Os
representantes da família e respetivos contactos são referidos na carta que regula
as condições de entrega da documentação, constituindo informação confidencial.
Portugal, Torre do Tombo, Luís Teixeira de Sampaio (Col. F)
4.1.A5. Registar as datas de permanência da restrição de acesso.
e defesa das matérias classificadas, segurança industrial, técnológica e de investigação
(SEGNAC 2).
- RESOLUÇÃO DO CONSELHO DE MINISTROS n.º 5/90, de 28 de fevereiro. Diário da
República, I Série A. 49 (1990-02-28) 806(2)-806(17). Instruções sobre a segurança informática
(SEGNAC 4).
- RESOLUÇÃO DO CONSELHO DE MINISTROS n.º 16/94, de 22 de março. Diário da
República, I Série B. 68 (1994-03-22) 1423-1426. Instruções para a segurança das
telecomunicações (SEGNAC 3).
_____________________________________________________________________________________
172 Condições de acesso
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Condições de acesso: O n.º 1 do Art.º 7.º da Lei n.º 45/86 de 1 de outubro fez vigorar
na Alta Autoridade Contra a Corrupção o dever de “absoluto sigilo”.
A restrição de acesso obedece atualmente ao que foi estipulado no n.º 4 do Art.º
4.º da Lei n.º 26/92, de31 de agosto, segundo o qual […] só poderá ser aberto à
consulta pública decorridos 20 anos sobre a data da sua remessa para os Arquivos
Nacionais/Torre do Tombo.
Portugal, Torre do Tombo, Alta Autoridade contra a Corrupção (F)
Fontes de informação
4.1.C1. As fontes de informação para as condições de acesso são constituídas
pelos acordos com as entidades que entregam a documentação aos serviços de
arquivo, pelos processos de entrada da documentação nos referidos serviços
de arquivo, legislação, contratos, regulamentos, normas, etc., ou por qualquer
outra fonte fidedigna.
4.1.C2. As fontes de informação podem ser registadas no elemento de
informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
4.1.D1. A informação relativa às condições de acesso pode ser apresentada de
forma coerente e organizada, seguindo sempre a mesma ordem.
Exclusões
4.1.E1. Registar qualquer restrição relativa a reprodução, publicação ou uso da
unidade de descrição no elemento de informação Condições de reprodução.
4.1.E2. Registar qualquer característica física ou requisito técnico que restrinja
o acesso à unidade de descrição no elemento de informação Características
físicas e requisitos técnicos.
4.1.E3. As fontes de informação podem ser registadas no elemento de
informação Nota do arquivista.
_____________________________________________________________________________________
Condições de acesso 173
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
4.2. Condições de reprodução
Objetivo
Identificar quaisquer restrições à reprodução da unidade de descrição.
Comentários
As restrições à reprodução da unidade de descrição podem estar relacionadas
com:
• O direito de autor e dos direitos conexos 77 , ou seja, o instituto legal que
define a propriedade intelectual de um documento e regulamenta as
prerrogativas e obrigações do detentor dessa propriedade na sua difusão,
nomeadamente publicação, tradução, venda ou reprodução.
• A regulamentação própria e interna da entidade detentora ou serviço de
arquivo, no exercício dos seus direitos patrimoniais sobre a publicação da
totalidade ou de parte de uma unidade de descrição.
Orientações gerais
4.2.A1. Condições de reprodução é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório se aplicável ao nível do fundo e do documento,
podendo, quando pertinente, ser registado em todos os demais níveis de
descrição.
4.2.A2. Registar informação relativa a direitos de autor e direitos conexos,
condições de reprodução, publicação e uso da unidade de descrição.
77
Regulamentado, entre outros, pelos seguintes diplomas legais:
- DECRETO-LEI n.º 63/85, de 14 de março. Diário da República, I Série. 61 (1985-03-14) 662689. Código do direito de autor e dos direitos conexos.
- LEI n.º 45/85, de 17 de setembro. Diário da República, I Série. 214 (1985-09-17) 2970-2980.
Alteração do Código dos direitos de autor e dos direitos conexos.
- LEI n.º 114/91, de 3 de setembro. Diário da República, I Série A. 202 (1991-09-03) 4634-4637.
Alteração do Código dos direitos de autor e dos direitos conexos.
- DECRETO-LEI n.º 332/97, de 27 de novembro. Diário da República, I Série A. 275 (1997-11-27)
6393-6394. Transpõe para a ordem jurídica interna a Diretiva 92/100/CEE, do Conselho, de 19
de novembro de 1992, relativa aos direito de aluguer, ao direito de comodato, e a certos direitos
conexos ao direito de autor em matéria de propriedade intelectual.
- DECRETO-LEI n.º 334/97, de 27 de novembro. Diário da República, I Série A. 275 (1997-11-27)
6396-6398. Transpõe para a ordem jurídica interna a Diretiva 93/98/CEE, do Conselho, de 29 de
outubro, relativa à harmonização do prazo de proteção dos direitos de autor e de certos direitos
conexos.
- LEI n.º 50/2004, de 24 de agosto. Diário da República, I Série A. 199 (2004-08-24) 5658-5666.
Transpõe para a ordem jurídica interna a Diretiva 2001/29/CE, do Parlamento Europeu e do
Conselho, de 22 de maio, relativa harmonização de certos aspetos do direito de autor e dos
direitos conexos na sociedade de informação.
_____________________________________________________________________________________
174 Condições de reprodução
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Condições de reprodução: A reprodução de documentos encontra-se sujeita a
algumas restrições tendo em conta o tipo dos documentos, o seu estado de
conservação ou o fim a que se destina a reprodução.
Os serviços de reprografia informá-lo-ão, caso a caso, das opções à sua disposição.
A reprodução de documentos está sujeita às normas que regulam os direitos de
propriedade e a sua utilização para efeitos de publicação está sujeita a autorização
da Direção do IAN/TT. Está ainda sujeita à legislação sobre direitos de autor e
direitos conexos.
Portugal, Torre do Tombo, Regulamento interno de reprodução de documentos
Condições de reprodução: Sempre que a imagem for utilizada, é obrigatório fazer-se
menção de que a mesma é parte integrante da Coleção Ferreira da Cunha doada
pelo Sojornal, Sociedade Jornalística S.A. ao Arquivo Fotográfico Municipal de
Lisboa.
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Coleção Ferreira da Cunha (Col. F)
4.2.A3. Quando a unidade de descrição está protegida por direitos de autor e
direitos conexos, registar o detentor desses direitos, o respetivo contacto e a
data de cessação desses direitos, se conhecidos, e se essa informação não for
confidencial.
Exemplos
Condições de reprodução: A documentação só pode ser reproduzida com autorização
do autor.
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Daniel Blaufuks (F)
4.2.A4. Quando a unidade de descrição deixa de estar protegida por direitos de
autor e direitos conexos, indicar esse facto.
4.2.A5. Quando se desconhece a existência de direitos de autor e direitos
conexos, ou quando a sua formulação é pouco clara, registar esse facto.
4.2.A6. Registar informação sobre as condições que possam restringir a
reprodução da totalidade ou de parte da unidade de descrição, desde que as
mesmas não tenham sido especificadas a propósito dos direitos de autor e
direitos conexos. Indicar os motivos da restrição, a entidade que a impõe,
respetivo contacto e a duração da restrição, se essa informação não for
confidencial.
4.2.A7. Registar informação sobre as condições que possam restringir a
publicação da totalidade ou de parte da unidade de descrição. Indicar os
motivos da restrição, a entidade que a impõe, respetivo contacto e a duração da
restrição, se essa informação não for confidencial.
Fontes de informação
4.2.C1. As fontes de informação para as condições de reprodução são
constituídas pelos acordos com as entidades que entregam a documentação ao
______________________________________________________________________________________
Condições de reprodução 175
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
serviço de arquivo, pela legislação relativa a direitos de autor e direitos conexos,
por regulamentos de reprodução do serviço de arquivo, ou por qualquer outra
fonte fidedigna.
4.2.C2. As fontes de informação podem ser registadas no elemento de
informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
4.2.D1. A informação relativa às condições de reprodução pode ser apresentada
de forma coerente e organizada e seguindo sempre a mesma ordem.
Exclusões
4.2.E1. Registar a informação relativa a restrições de acesso relacionadas com a
natureza da informação contida na unidade de descrição no elemento de
informação Condições de acesso.
4.2.E2. Registar a informação relativa a restrições de acesso relacionadas com
características físicas e requisitos técnicos da unidade de descrição no elemento
de informação Características físicas e requisitos técnicos.
4.2.E3. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
_____________________________________________________________________________________
176 Condições de reprodução
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
4.3. Idioma / Escrita
4.3.1 Idioma
4.3.2 Escrita
Objetivo:
Identificar o(s) idioma(s) e escrita(s) utilizado(s) na unidade de descrição.
4.3.1. Idioma
Objetivo
Identificar o(s) idioma(s) utilizado(s) na unidade de descrição.
Orientações gerais
4.3.1.A1. Idioma é um elemento de informação de preenchimento obrigatório
se aplicável ao nível do fundo, obrigatório ao nível do documento composto,
documento simples e unidade de instalação, podendo, quando pertinente, ser
preenchido para os demais níveis de descrição.
4.3.1.A2. Registar para a unidade de descrição, o(s) idioma(s) bem como o(s)
correspondente(s) código(s) ISO para idiomas: ISO 639-2 78 :
Exemplos
Códigos ISO para idiomas: ISO 639-2 79 :
• ara = árabe
• eng = inglês
• lat = latim
• mwl = mirandês
• por = português
• zho = chinês
4.3.1.A3. Registar os códigos para os idiomas utilizados na unidade de descrição
quando estes diferem do idioma em que é feita a descrição, sobretudo quando
podem condicionar o uso da referida unidade de descrição.
Exemplos
Idioma: por (português), lat (latim) e fra (francês).
Portugal, Torre do Tombo, Casa Cadaval (Col. F)
78
ISO 639-2: 1998, Codes for the representation of names of languages, Alpha – 3 code. Geneve:
International Standard Organization, 1998.
79
ISO 639-2: 1998, Codes for the representation of names of languages, Alpha – 3 code. Geneve:
International Standard Organization, 1998.
______________________________________________________________________________________
Idioma / Escrita 177
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Orientações específicas
Idioma do fundo, da secção e da série e suas subdivisões
4.3.1.B1. Registar a informação relativa à totalidade da documentação que
integra a unidade de descrição de nível superior. Nos níveis subsequentes
registar apenas a informação que difere da fornecida nos níveis imediatamente
superiores.
Exemplos
Idioma: por (português), lat (latim) e fra (francês), eng (inglês) e ita (italiano)
Portugal, Torre do Tombo, Condes de Linhares (F)
Idioma: Portugal, Torre do Tombo, Condes de Linhares (F), Administração Pública Portuguesa
(SC)
Idioma: Portugal, Torre do Tombo, Condes de Linhares (F), Administração Pública Portuguesa
(SC), Agricultura (SR)
Comentário ao exemplo:
Os níveis SC e SR do fundo Condes de Linhares herdam a informação relativa ao
idioma registada no nível fundo.
Idioma da unidade de instalação, do documento composto e do documento
simples
4.3.1.B2. Registar a informação não fornecida nos níveis superiores.
Exemplos
Idioma: por (português).
Portugal, Torre do Tombo, Condes de Linhares (F), Administração Pública Portuguesa
(SC), Agricultura (SR), Memória relativa ao melhoramento da cultura das Lezírias do
Ribatejo (DS)
Comentário ao exemplo:
Embora a informação relativa ao idioma conste ao nível F, volta a ser registada ao
nível DS. Note-se que, ainda que o fundo fosse constituído apenas por
documentação em português, essa informação seria igualmente registada nos dois
níveis de descrição: F e DS.
Fontes de informação:
4.3.1.C1. A fonte de informação para o idioma é a própria unidade de descrição.
_____________________________________________________________________________________
178 Idioma / Escrita
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
Apresentação da informação
4.3.1.D1. A informação relativa ao idioma pode ser apresentada de forma
coerente e organizada e seguindo sempre a mesma ordem.
4.3.1.D2. A informação relativa ao idioma pode ser apresentada indicando o
código e o respetivo idioma entre parênteses( ).
Exemplos
Idioma: por (português), lat (latim) e fra (francês).
Portugal, Torre do Tombo, Casa Cadaval (Col. F)
4.3.2. Escrita
Objetivo
Identificar as escritas utilizadas na unidade de descrição.
Orientações gerais
4.3.2.A1. Escrita é um elemento de informação de preenchimento obrigatório
se aplicável ao nível do fundo e opcional para os demais níveis de descrição.
4.3.2.A2. Registar, para a unidade de descrição, a(s) escrita(s), bem como o(s)
correspondente(s) código(s) ISO para escritas: ISO 15924 80 :
Exemplos
Códigos ISO para escritas: ISO 15924 81
•
•
•
•
•
Arab = árabe
Brai = braille
Grek = grego
Goth = gótico
Latn = latim
Orientações específicas
Escrita do fundo, da secção e da série e suas subdivisões
4.3.2.B1. Registar a informação relativa à totalidade da documentação que
integra a unidade de descrição de nível superior. Nos níveis subsequentes
registar apenas a informação que difere da fornecida nos níveis imediatamente
superiores.
80
ISO 15924: 2004,Codes for the representation of names of scripts. Geneve: International Standard
Organization, 2004.
81
ISO 15924: 2004,Codes for the representation of names of scripts. Geneve: International Standard
Organization, 2004.
______________________________________________________________________________________
Idioma / Escrita 179
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Escrita da unidade de instalação, do documento composto e do documento
simples
4.3.2.B2. Registar a informação não fornecida nos níveis superiores.
Fontes de informação:
4.3.2.C1. A fonte de informação para a escrita é a própria unidade de descrição.
Apresentação da informação
4.3.2.D1. A informação relativa à escrita pode ser apresentada de forma
coerente e organizada e seguindo sempre a mesma ordem.
4.3.2.D2. A informação relativa à escrita pode ser apresentada indicando o
código e o respetivo idioma entre parênteses ( ).
Exemplos
Escrita: Latn (latim).
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de Santo André de Ancede (F), mç. 1 (UI)
Escrita: Brai (braille).
Portugal, Torre do Tombo, Secretariado Nacional de Informação (F), Direção dos
Serviços de Censura (SF), Documentos em braille (SR), cx. 513 (U.I.)
Exclusões
4.3.E1.Registar a informação relativa às características caligráficas e
morfológicas da escrita no elemento de informação Características físicas e
requisitos técnicos.
4.3.E2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
_____________________________________________________________________________________
180 Idioma / Escrita
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
4.4. Características físicas e requisitos técnicos
Objetivo
Informar sobre quaisquer características físicas ou requisitos técnicos
relevantes que afetem a utilização da unidade de descrição.
Comentários
• O acesso à unidade de descrição pode implicar o recurso a equipamento
especial, sobretudo no caso de documentos sonoros, audiovisuais ou
digitais. Apesar de no elemento de informação Dimensão e suporte estar
implícita a necessidade de recurso a um requisito técnico (2 videocassetes;
1 disquete; 5 DVD, etc.), é indispensável registar neste elemento
informação mais específica: número de rotações de um disco áudio, modo
de gravação de um vídeo, formato de um filme, etc.
Orientações gerais
4.4.A1. Características físicas e requisitos técnicos é um elemento de
informação de preenchimento obrigatório se aplicável ao nível do fundo, da
série e do documento, podendo, quando pertinente, ser preenchido para os
demais níveis de descrição.
4.4.A2. Registar qualquer característica física ou condição que afete, restrinja,
condicione, dificulte ou impossibilite o uso da unidade de descrição, como, por
exemplo, o estado de conservação dos documentos, e pode obrigar à consulta
de cópias, caso existam.
Exemplos
Características físicas e requisitos técnicos: Tem pergaminhos em mau estado. Tem
livros com encadernações e fólios fragilizados.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de São Simão da Junqueira (F)
Características físicas e requisitos técnicos: Pregas, vincos, rugas, pontas fragilizadas: f.
108, 109, 110, 111, 112, 113. Manchas de coloração variável: f. 115, 116, 117, 118
(fungos). Tinta: desvanecimento, destacamento, migração, corrosão do suporte: f.
85.
Portugal, Torre do Tombo, Armário Jesuítico e Cartório dos Jesuítas (F), De iures
societatis (UI)
Características físicas e requisitos técnicos: Suporte fragilizado. Requer intervenção
urgente.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Cadaval (F), n.º 29 (DC)
4.4.A3. Registar qualquer requisito técnico que afete a utilização da unidade de
descrição, tal como o equipamento específico, software ou hardware,
_____________________________________________________________________________________
Características físicas e requisitos técnicos 181
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
necessários para o acesso: características do computador a partir do qual se
deve processar o acesso, memória necessária, sistema operativo, etc.
Exemplos
Características físicas e requisitos técnicos: Imagens digitalizadas de peças desenhadas
em grande formato. Para uma correta visualização é aconselhável a utilização de um
monitor de 21.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Serviço de Apoio Ambulatório Local da Zona Norte
(F), Peças desenhadas (SR)
Características físicas e requisitos técnicos: Informação guardada em CD-ROM.
Necessário possuir leitor de CD compatível.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Serviço de Apoio Ambulatório Local da Zona Norte
(F), Peças desenhadas (SR)
Características físicas e requisitos técnicos: Imagens em formato TIFF. Requer a
utilização de um visualizador de imagens
Portugal, Fundação Eça de Queiroz, Arquivo Pessoal de Eça de Queirós (F)
4.4.A4. Registar caraterísticas relativas a aspetos físicos específicos da unidade
de descrição, tais como cor, estilo, substâncias, materiais e métodos de criação,
desde que afetem a utilização da unidade de descrição. As características que
não afetem a sua utilização poderão ser registadas no elemento de informação
Âmbito e conteúdo.
4.4.A5. Registar a informação relativa às características caligráficas e
morfológicas da escrita.
Exemplo
Escrita: Contém documentação em letra visigótica de transição para a carolina.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de Santo André de Ancede (F), mç. 1 (UI)
4.4.A6. Registar informação sobre a arquitetura do sistema de origem dos dados
tabulares ou sobre o seu sistema de gestão.
Exemplo
Características físicas e requisitos técnicos: A página eletrónica da DGARQ corria
sobre a plataforma Wordpress. Esta plataforma era constituída num sistema
ORACLE.
Portugal, Direção-Geral de Arquivos, Direção Geral de Arquivos (F) Sítio Web (DC)
4.4.A7. Registar a informação sobre as componentes físicas ou objetos digitais
dos documentos eletrónicos, caso estas afetem a utilização da unidade de
descrição.
______________________________________________________________________________________
182 Características físicas e requisitos técnicos
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
Orientações específicas
Características físicas e requisitos técnicos do fundo, da secção e da série e suas
subdivisões
4.4.B1. Registar informação genérica, adaptada ao nível de descrição. Se
possível e pertinente, indicar as percentagens de documentação sujeita a
restrições devidas a características físicas e requisitos técnicos.
Exemplo
Características físicas e requisitos técnicos: Decorrente da necessidade de preservar os
originais, os documentos desta coleção só são comunicáveis em microfilme ou
suporte digital.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronológico (Col. F)
Características físicas e requisitos técnicos da unidade de instalação, do
documento composto e do documento simples
Comentários
• A informação relativa às características físicas e requisitos técnicos aplicase principalmente a estes níveis de descrição, sendo a partir deles que se
determinam as percentagens indicadas nos níveis mais altos de descrição.
4.4.B2. Registar, se possível e pertinente, a percentagem da unidade de
descrição sujeita a restrições originadas por características físicas e / ou
requisitos técnicos.
Fontes de informação
4.4.C1. As fontes de informação para as características físicas e requisitos
técnicos são a própria unidade de descrição e os regulamentos internos,
manuais de procedimentos, etc., da entidade detentora ou do serviço de
arquivo.
4.4.C2. As fontes de informação podem ser registadas no elemento de
informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
4.4.D1. A informação relativa às características físicas e requisitos técnicos pode
ser representada de forma coerente e organizada (por tipos ou classes) e
seguindo sempre a mesma ordem.
_____________________________________________________________________________________
Características físicas e requisitos técnicos 183
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Exclusões
4.4.E1. Registar a informação relativa a restrições relacionadas com a natureza
da informação contida na unidade de descrição no elemento de informação
Condições de acesso.
4.4.E2. Registar a informação relativa a restrições relacionadas com reprodução,
publicação ou outros tipos de uso após o acesso no elemento de informação
Condições de reprodução.
4.4.E3. As características que não afetem a sua utilização poderão ser registadas
no elemento de informação Âmbito e conteúdo.
______________________________________________________________________________________
184 Características físicas e requisitos técnicos
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
4.5. Instrumentos de descrição
Objetivo
Identificar os instrumentos de descrição relativos à unidade de descrição.
Comentários
Entende-se por:
• Instrumento de descrição, o termo genérico que se aplica a qualquer
ferramenta que descreve e/ou referencia os documentos de arquivo,
quantifica as respetivas unidades de instalação, com vista ao controlo
administrativo ou intelectual dos documentos de arquivo, podendo ser
elaborado pelo produtor da documentação ou por uma entidade
detentora ou serviço de arquivo.
O termo engloba uma grande variedade de tipos de instrumentos
preparados pela entidade detentora ou serviço de arquivo, como:
• Guia, que descreve um ou mais acervos documentais, ao nível do fundo
(historial da entidade produtora, estrutura interna da documentação,
instrumentos de descrição documental disponíveis, bibliografia, etc.) ou
da coleção, fornecendo ainda informação de caráter geral e sumário
sobre as respetivas entidades detentoras.
• Inventário, que descreve um fundo até ao nível da série, referindo e
enumerando as respetivas unidades de instalação, apresentando o quadro
de classificação que presidiu à sua organização.
• Catálogo, que descreve, até ao nível do documento, a totalidade ou parte
de um fundo ou de uma coleção.
• Índice, que regista, de acordo com uma ordenação pré-estabelecida
(sequencial ou sistemática), os descritores, designações ou títulos de um
documento, acompanhados das correspondentes referências de
localização ou cotas.
• Lista de unidades de instalação, que relaciona, para fins de descrição e
controlo, as unidades de instalação, existentes num arquivo, de acordo
com critérios cronológicos, alfabéticos, temáticos ou outros.
• Etc. inserir um exemplo que reflita IDD digitais estruturados doutra
forma.
Cada um deles tem objetivos diferenciados, tendo em conta as características
da documentação, a política de descrição definida e as necessidades do
utilizador. Outros instrumentos que permitem o acesso e a recuperação dos
documentos de arquivo são:
• Registo, que é o documento de arquivo elaborado para efeitos de
controlo e descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma
administração de um arquivo (registo de correspondência, registo de
entrada, etc.).
• Guia de remessa, que é a relação de documentos enviados a um arquivo e
preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e
_____________________________________________________________________________________
Instrumentos de descrição 185
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
controlo, podendo ser usada como instrumento de descrição
documental, nomeadamente nos arquivos intermédios.
• Plano de classificação, que é o documento de arquivo que regista o
sistema de classes pré-definidas e as respetivas notas de aplicação,
nomeadamente quanto ao âmbito das classes e à ordenação das unidades
arquivísticas abrangidas por cada uma, de modo a determinar toda a
estrutura do arquivo.
• Quadro de classificação, que é o documento de arquivo que regista o
esquema de organização de um acervo documental, estabelecido de
acordo com os princípios da proveniência e do respeito pela ordem
original, para efeitos de descrição e/ou instalação.
• Todos estas tipologias de instrumentos de descrição podem coexistir
quando inseridas em bases de dados em que a informação é altamente
estruturada e combinada através de relações estabelecidas. Segundo esta
lógica toda a informação é combinada de acordo com instruções dos
utilizadores de forma a permitir visualizá-la nas nos formatos e com a
profundidade de descrição desejadas.
Os instrumentos de descrição constituem uma representação da unidade de
descrição, funcionando como forma de acesso, ao permitir que o utilizador
identifique a documentação pertinente para a resposta às questões que coloca.
Podem existir em suporte informático e em suporte papel 82 .
Orientações gerais
4.5.A1. Instrumentos de descrição é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório ao nível do fundo, obrigatório se aplicável ao nível
da série, podendo, quando pertinente, ser preenchido para os demais níveis
de descrição.
4.5.A2. Registar informação relativa a quaisquer instrumentos de descrição
necessários à recuperação da documentação, elaborados pelo produtor, pela
entidade detentora ou serviço de arquivo, em qualquer tipo de suporte, que
facultem informação relativa ao contexto de produção e / ou ao conteúdo da
unidade de descrição.
Exemplos
Instrumentos de descrição: O contexto de produção e /ou conteúdo da unidade de
descrição Base de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do exMinistério do Ultramar pode ser recuperado através da descrição do conjunto de
82
Para a preparação e apresentação de instrumentos de descrição veja-se CONSELHO
INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. COMITÉ DAS NORMAS DE DESCRIÇÃO – Relatório
do Sub-comité sobre os instrumentos de descrição: orientações para a preparação e apresentação de
instrumentos de descrição. Tradução portuguesa. [documento eletrónico] Disponível em:
<http://www.
iantt.pt/instituto.html?menu=menu_organizar_arquivos&conteudo=descricao_acesso&conteud
o_nome=Descrição%20e%20acesso>. Acedido em 2005-01-14.
_____________________________________________________________________________________
186 Instrumentos de descrição
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
dados tabulares da Base de Dados do Projeto de inventariação dos arquivos do
ex-Ministério do Ultramar.
Disponível em WWW: <URL:
https://roda.dgarq.gov.pt/#dissemination.browse.596553>
Portugal, Torre do Tombo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Dados Tabulares da
Base de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do ex- Ministério do Ultramar
(UI)
4.5.A3. Registar o tipo de instrumento de descrição, o respetivo título, e os
elementos necessários para proceder à sua recuperação: número atribuído no
serviço de referência da entidade detentora ou serviço de arquivo, cota, caso
sejam parte integrante da unidade de descrição, sítio Web, etc.
Exemplos
Instrumentos de descrição: Arquivo da Família Lima Mayer: inventário [datilografado],
1984 (TT, Referência, L 489).
SERRÃO, Joel (coord.); LEAL, Maria José da Silva; PEREIRA, Miriam Halpern
(dir.) – Roteiro de fontes da história portuguesa contemporânea. Vol. 1. Lisboa: INIC,
1984, p. 97-98.
Portugal, Torre do Tombo, Família Lima Mayer (F)
Instrumentos de descrição: FUNDAÇÃO CALOUSTE GULBENKIAN - Base de
Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do ex-Ministério do Ultramar.
[Em linha]. Lisboa: HOLOS, 2010 -. .[Consult. 18 Jan. 2011].
Disponível em WWW:<URL:http://arquivos.ministerioultramar.holos.pt
Portugal, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Base de Dados do Projeto de
Inventariação dos Arquivos do ex-Ministério do Ultramar (UI)
4.5.A4. Registar se se trata de um instrumento de descrição completo ou
parcial, bem como o tipo de suporte em que se encontra (papel, informático
ou outro).
Exemplos
Instrumentos de descrição: FUNDAÇÃO CALOUSTE GULBENKIAN - Base de
Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do ex-Ministério do Ultramar: 1ª
fase. [Em linha]. Lisboa: HOLOS, 2010 - . .[Consult. 18 Jan. 2011].
Disponível em WWW:<URL: http://arquivos.ministerioultramar.holos.pt. Esta 1ª
fase descreve a documentação dispersa por todas as entidades referidas na
História administrativa, com exceção da atualmente depositada no Arquivo
Histórico Ultramarino (AHU).
Portugal, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Base da Dados do Projeto de
Inventariação dos Arquivos do ex-Ministério do Ultramar (UI)
4.5.A5. Se a unidade de descrição não se encontra arquivisticamente tratada e
descrita, registar a existência dos instrumentos de descrição relevantes para o
controlo administrativo e intelectual existentes quando da entrada da unidade
de descrição na entidade detentora ou serviço de arquivo e que se encontrem
disponíveis para consulta: guias de remessa ou outros.
_____________________________________________________________________________________
Instrumentos de descrição 187
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Orientações específicas
Instrumentos de descrição do fundo, da secção e da série e suas subdivisões
4.5.B1. Este elemento de descrição reporta-se, fundamentalmente, aos níveis
superiores de descrição, e em especial ao fundo. De uma maneira geral os
demais níveis herdam a informação dos níveis superiores, a menos que exista
para eles informação específica.
Exemplos
Instrumentos de descrição: Um dos livros desta série (liv. 261) é um índice
cronológico da correspondência recebida de todos os magistrados do reino.
Portugal, Torre do Tombo, Intendência Geral da polícia (F), Coordenação política de
magistrados e outras autoridades (SC), Registo de correspondência expedida para magistrados de provedorias e comarcas do reino (SR)
Instrumentos de descrição da unidade de instalação, do documento composto
e do documento simples
4.5.B2. Este elemento de descrição só deve ser preenchido para estes níveis
quando a informação registada difira da registada nos níveis superiores.
Exemplos
Instrumentos de descrição: PORTUGAL. Direção Geral de Arquivos -Descrição
Arquivística da Base de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do exMinistério do Ultramar. [Em linha]. Lisboa: DGARQ, 2010- .[Consult. 14 Jan.
2011].
Disponível em WWW:<URL:
https://roda.dgarq.gov.pt/#dissemination.browse.596553
Portugal, Direção Geral de Arquivos, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Dados
Tabulares da Base de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do ex- Ministério
do Ultramar (UI)
Fontes de informação
4.5.C1. As fontes de informação para os instrumentos de descrição são as
consideradas pertinentes.
4.5.C2. As fontes de informação podem ser registadas no elemento de
informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
4.5.D1. A informação relativa aos instrumentos de descrição pode ser
apresentada de forma coerente e organizada e seguindo sempre a mesma
ordem.
_____________________________________________________________________________________
188 Instrumentos de descrição
Documentação – Zona das Condições de Acesso
_____________________________________________________________________________________
4.5.D2. Registar a informação relativa a instrumentos de descrição de acordo
com as seguintes normas: NP 405-1 83 ; NP 405-2 84 ; NP 405-3, 85 ; NP 405-4 86 .
Exclusões
4.5.E1. Registar a informação relativa à publicação de cópias da unidade de
descrição no elemento de informação Nota de publicação.
4.5.E2. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
83
NP 405-1. 1994, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos impressos.
Lisboa: IPQ; CT7. 49 p.
84
NP 405-2. 1998, Informação e documentação - Referências bibliográficas: material não livro.
Lisboa: IPQ; CT7. 27 p.
85
NP 405-3. 2000, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos não
publicados. Lisboa: IPQ; CT7. 15 p.
86
NP 405-4. 2002, Informação e documentação – Referências bibliográficas: documentos electrónicos.
Lisboa: IPQ; CT7. 26 p.
_____________________________________________________________________________________
Instrumentos de descrição 189
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
5. ZONA DA DOCUMENTAÇÃO ASSOCIADA
A Zona da documentação associada destina-se à informação sobre a
documentação com uma relação importante com a unidade de descrição. É
composta pelos seguintes elementos de informação:
5.1. Existência e localização dos originais;
5.2. Existência e localização de cópias;
5.3. Unidades de descrição relacionadas;
5.4. Nota de publicação.
5.1. Existência e localização dos originais
Objetivos
Indicar a existência, localização, disponibilidade e / ou destruição dos originais,
quando a unidade descrição consiste numa cópia.
Comentários
Entende-se por:
• Original, o documento onde é consignada pela primeira vez, sob forma
definitiva, a vontade expressa do seu autor, conservado no suporte e
formato em que foi emitido e com os devidos sinais de validação. Podem
considerar-se também documentos originais os autógrafos, os
heterógrafos, os hológrafos e os originais múltiplos.
Orientações gerais
5.1.A1. Existência e localização dos originais é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório se aplicável ao nível do fundo, podendo, quando
pertinente, ser registado em todos os demais níveis de descrição.
5.1.A2. Registar, quando a unidade de descrição é uma cópia, a existência e
localização dos originais, caso estejam disponíveis noutra entidade detentora,
noutro serviço de arquivo ou noutro local que não o detentor das cópias, se essa
não for uma informação confidencial.
Exemplos
Existência e localização dos originais: O texto original deste tratado foi guardado nos
Archives de Cour et d' Etat.
Portugal, Torre do Tombo, Tratados (Col. F), Áustria, cx. 1, n.º 4 (DC)
______________________________________________________________________________________
190 Existência e localização de cópias
Documentação – Zona da Documentação Associada
______________________________________________________________________________________
Existência e localização dos originais: Fundação Eça de Queirós.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Arquivo Pessoal Eça de Queirós (F), Atividade Privada (SC), Correspondência Recebida (SR) Convite para a inauguração do canal do Suez
(DS)
Comentários ao exemplo:
Título atribuído: Convite para inauguração do Canal do Suez.
Existência e localização dos originais: Os originais encontram-se no Instituto de
Arquivo Histórico e Geográfico Brasileiro.
Portugal, Torre do Tombo, Instituto de Arquivo Histórico e Geográfico Brasileiro (Col. F)
5.1.A3. Registar a morada ou o contacto da pessoa ou da entidade detentora dos
originais, se essa não for uma informação confidencial.
5.1.A. Registar quaisquer números de controlo significativos relativos a esses
originais.
Fontes de informação
5.1.C1. A fonte de informação para a existência e localização dos originais é
constituída pela própria unidade de descrição, pela documentação
administrativa de entrada da unidade de descrição na entidade detentora ou
serviço de arquivo, registos de outras entidades detentoras ou serviços de
arquivo ou por qualquer outra fonte fidedigna.
5.1.C2. As fontes de informação podem ser registadas no elemento de
informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
5.1.D1. A informação relativa ao elemento de informação Existência e localização
dos originais pode ser apresentada de forma coerente e organizada e seguindo
sempre a mesma ordem.
Exclusões
5.1.E1. Registar a informação sobre originais destruídos na sequência de
avaliação e seleção, no elemento de informação Avaliação, seleção e eliminação.
5.1.E2. Registar a informação relativa a cópias, quando a entidade detentora ou
o serviço de arquivo dispõe dos originais e das cópias, no elemento de
informação Existência e localização de cópias.
5.1.E3. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
______________________________________________________________________________________
Existência e localização de cópias 191
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
5.2. Existência e localização de cópias
Objetivo
Indicar a existência, localização e disponibilidade de cópias da unidade de
descrição.
Comentários
Entende-se por:
• Cópia, o documento resultante da reprodução, simultânea ou não, total ou
parcial, de um original, obtida direta ou indiretamente e, em regra,
definida pela sua função (cópia de arquivo, cópia de complemento, cópia
de consulta, cópia de referência, cópia de segurança, cópia de
substituição, etc.), pelo processo de obtenção (cópia manuscrita, fotocópia,
microcópia, etc.) ou pela autenticidade (cópia autêntica por oposição a facsimile, por exemplo). A cópia de arquivo tem valor de original.
As cópias podem ser de diferentes tipos:
• Cópia de consulta, destinada a substituir o original na comunicação, a fim
de o preservar de um excessivo manuseamento e/ou outros fatores de
deterioração.
• Cópia de complemento, que corresponde acópia de documentos
custodiados por outra entidade, destinada a completar e/ou complementar
os fundos de uma entidade detentora ou serviço de arquivo.
• Cópia de referência, destinada a servir de referência ao correspondente
original (ex. copiador de correspondência).
• Cópia de segurança, destinada a conservar a informação contida no
original, caso estes se perca ou deteriore. Em princípio, o original e a
cópia de segurança não deverão estar armazenados no mesmo depósito.
• Cópia figurada, que imita o original, tanto na disposição do texto como
nos carateres extrínsecos, mas sem qualquer valor jurídico, a menos que
tenha sido validada por autoridade competente. Se se trata de um cópia
exata e integral, designa-se cópia fac-similada ou fac-símile. Um fac-símile
obtido por processo fotográfico é também chamado reprodução anastática.
• Cópia paleográfica, que procede à transcrição literal de um texto anterior.
Na transcrição poder-se-ão desenvolver as abreviaturas que não levantem
dúvidas de interpretação, atualizar o desenho das letras e ignorar as
variantes originais ou individuais dos fonemas.
Existem, no entanto, cópias com valor de originais, devendo ser tratadas como
tal:
• Cópia autêntica, quando validada por autoridade competente para esse
efeito. A cópia autêntica tem o mesmo valor legal que o original.
• Cópia de arquivo, quando corresponde a um documento expedido,
arquivada pela entidade produtora, para efeito de prova.
• Cópia de substituição, geralmente em microforma, quando destinada a
substituir, para todos os efeitos, originais, eventualmente eliminados. O
recurso às cópias de substituição tem por base razões de gestão de espaço
______________________________________________________________________________________
192 Existência e localização de cópias
Documentação – Zona da Documentação Associada
______________________________________________________________________________________
ou de conservação. Pode também ter como objetivo a supressão de
lacunas, ou a substituição dos originais no âmbito da consulta.
• Cópia em pública-forma, quando corresponde a cópia autêntica (de teor
integral ou parcial) de um documento textual, reconhecida ou autenticada
por autoridade competente. Tem o mesmo valor legal que o original.
Orientações gerais
5.2.A1. A existência e localização de cópias pode, quando pertinente, ser
registada em todos os níveis de descrição.
5.2.A2. Quando, para além do original, existe cópia disponível da unidade de
descrição, seja na entidade detentora ou serviço de arquivo ou noutro local,
independentemente do tipo de suporte em que se encontra, registar a sua
localização.
Exemplos
Existência e localização de cópias: Portugal, Torre do Tombo.
Portugal, Arquivo Distrital de Santarém, Registos Paroquiais (GF), Paróquia de
Abitureiras (Nossa Senhora da Conceição)(F)
Comentário ao exemplo:
Título atribuído: Paróquia de Abitureiras (Nossa Senhora da Conceição).
Existência e localização de cópias: Portugal, Torre do Tombo – cópias para os anos de
1860-1910.
Portugal, Arquivo Distrital de Santarém, Registos Paroquiais(GF), Paróquia de
Abitureiras (Nossa Senhora da Conceição)(F), Batismos (SR)
Comentário ao exemplo:
Título atribuído: Registo de batismos.
Existência e localização de cópias: Uma cópia deste documento foi localizada na
coleção Manuscritos vindos do Ministério da Instrução Pública, n.º 40, com uma
anotação referindo que é cópia de um manuscrito da recebedoria.
Portugal, Torre do Tombo, Casa do Infantado (F), Tesouraria (SC), Relação dos
cavaleiros do priorado de Portugal (SR)
Comentário ao exemplo:
Título: Relação dos cavaleiros do priorado de Portugal.
5.2.A3. Registar a pessoa ou a entidade detentora de cópias e a respetiva
morada ou contacto, se essa não for uma informação confidencial.
Exemplos
Existência e localização das cópias: Parte dos livros encontram-se em microfilme no
Centro de Estudos de História do Atlântico (Secretaria Regional de Turismo e
Cultura, da Região Autónoma da Madeira).
Portugal, Torre do Tombo, Provedoria e Junta da Real Fazenda do Funchal (F)
______________________________________________________________________________________
Existência e localização de cópias 193
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
5.2.A4. Registar qualquer tipo de condição definida para o acesso à cópia.
5.2.A5. Registar quaisquer números de controlo significativos relativos à cópia,
ou qualquer informação necessária à sua recuperação.
5.2.A6. Quando as cópias são acedidas por acesso remoto, registar a informação
necessária ao acesso.
5.2.A7. Registar, se pertinente, as datas de elaboração das cópias.
5.2.A8. Registar o tipo de suporte em que se encontra a cópia.
5.2.A9. Quando apropriado, registar a informação relativa às diferentes gerações
das cópias.
5.2.A10. Quando existe disponível a cópia de apenas parte da unidade de
descrição, registar de forma exata qual.
Fontes de informação
5.2.C1. A fonte de informação para a existência e localização das cópias é
constituída pela própria unidade de descrição, pela documentação
administrativa de entrada da unidade de descrição na entidade detentora ou
serviço de arquivo, registos de outras entidades detentoras ou serviços de
arquivo ou por qualquer outra fonte fidedigna.
5.2.C2. As fontes de informação podem ser registadas no elemento de
informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
5.2.D1. A informação relativa ao elemento de informação Existência e localização
das cópias pode ser apresentada de forma coerente e organizada e seguindo
sempre a mesma ordem.
Exclusões
5.2.E1. Registar a informação sobre o recurso ao uso de cópias decorrente da
necessidade de preservação dos originais (cópias de consulta), no elemento de
informação Características físicas e requisitos técnicos.
5.2.E2. Registar a informação relativa a cópias publicadas no elemento Nota de
publicação.
______________________________________________________________________________________
194 Existência e localização de cópias
Documentação – Zona da Documentação Associada
______________________________________________________________________________________
5.3. Unidades de descrição relacionadas
Objetivo
Identificar as unidades de descrição relacionadas.
Comentários
As relações entre as unidades de descrição podem ser de diferentes tipos:
• Completiva, quando a unidade de descrição relacionada faz parte de um
mesmo e único conjunto que a descrita, ou seja, quando têm a mesma
proveniência mas, por qualquer motivo, foram separadas. Estas situações
podem dever-se a diferentes causas, como uma história custodial
acidentada, ou ao facto de a transferência da documentação para a
entidade detentora ou para o serviço de arquivo não ter sido feita na
totalidade.
• Antecessora, quando a unidade de descrição relacionada antecedeu no
tempo a descrita. Encontram-se, normalmente, ao mesmo nível de
descrição.
• Sucessora, quando a unidade de descrição relacionada sucedeu no tempo
à descrita, dando-lhe continuidade. Encontram-se, normalmente, ao
mesmo nível de descrição. Esta situação é comum ao nível das coletivas,
em constante evolução, em que sucessivamente perdem ou adquirem
funções em detrimento de outras.
• Complementar, quando a unidade de descrição relacionada complementa
a descrita. São unidades que coexistiram, ligadas por relações que fazem
com que o conhecimento de cada uma seja importante para compreender
a outra.
• Paralela, quando a unidade relacionada é constituída pelo mesmo tipo de
documentação, mas integrada num âmbito distinto. São geralmente
unidades ao mesmo nível da descrita, que decorrem de funções
equivalentes entre si ou de funções com os mesmos fins.
• Genérica, quando entre a unidade de descrição relacionada e a descrita,
que podem ser de qualquer nível, existe qualquer outro tipo de relação
diversa das anteriormente referidas.
Este elemento de informação assume particular relevância nos casos de
documentação que, por diferentes tipos de razões, foi separada, constituindo
coleções: selos, mapas, desenhos, etc.
Orientações gerais
5.3.A1. As unidades de descrição relacionadas podem, quando pertinente, ser
registadas em todos os níveis de descrição, embora seja mais frequente o seu
registo ao nível do fundo e da série.
______________________________________________________________________________________
Unidades de descrição relacionadas 195
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
5.3.A2. Registar informação relativa às unidades de descrição relacionadas
existentes na entidade detentora ou no serviço de arquivo, ou em qualquer
outro local, inclusive o produtor, que com ela estejam relacionadas, seja pela
proveniência ou por outro qualquer tipo de associação.
Exemplos
Unidades de descrição relacionadas: Relação completiva: Portugal, Torre do Tombo,
Paróquia de Abitureiras (Nossa Senhora da Conceição).
Portugal, Arquivo Distrital de Santarém, Fundos Paroquiais(GF), Paróquia de
Abitureiras (Nossa Senhora da Conceição)(F)
Comentários ao exemplo:
Título atribuído: Paróquia de Abitureiras (Nossa Senhora da Conceição).
5.3.A3. Explicitar sempre a localização exata da unidade de descrição
relacionada, se essa não for uma informação confidencial.
Exemplos
Unidades de descrição relacionadas: Relação completiva: Portugal, Torre do Tombo,
Registo de batismos – documentação que completa a série para os anos de 16281773 e 1781-1852.
Portugal, Arquivo Distrital de Santarém, Fundos Paroquiais(GF), Paróquia de
Abitureiras (Nossa Senhora da Conceição)(F), Batismos(SR)
Comentários ao exemplo:
Título atribuído: Registo de batismos.
5.3.A4. Explicitar, se conveniente, o tipo de relação existente, ou qualquer outra
informação adicional relevante.
Exemplos
Unidades de descrição relacionadas: Relação de complementaridade: Portugal, Torre
do Tombo, Carta de D. Manuel I trasladada em OC/CT 232, f. 43 (PT-TTOCCT/A/7/232/28). Relação de sucessão: Portugal, Torre do Tombo, Carta de
confirmação de D. João III trasladada em OC/CT 232, f. 49 (PT-TTOCCT/A/7/232/38).
Portugal, Torre do Tombo, Mestrado da Ordem de Cristo (F), Regulamentos e constituições
(SC), Tombos gerais (SR), Tombos dos bens, rendas, direitos e escrituras do Convento de
Tomar (DC), Carta de D. Manuel I doando 30 alqueires de azeite ao Convento de Tomar
(DS)
Comentários ao exemplo:
Título: Carta de D. Manuel I doando 30 alqueires de azeite ao Convento de Tomar.
Unidades de descrição relacionadas: Relação de antecessão: Portugal, Torre do
Tombo, Crónicas, Crónica de D. Afonso V - A numeração da crónica de D. João II
tem início na crónica de D. Afonso V - PT/TT/CRN/17. Relação de paralelismo:
Portugal, Torre do Tombo, Crónica de D. João II, de Garcia de Resende PT/TT/Manuscrito da Livraria, n.º 985. Relatos sobre o príncipe D. João na
Crónica dos reis desde o Senhor D. Dinis até o Senhor D. João II, Crónica do
“Dozeno Rei de Portugal”, OS/CP 353, f. 68v.º-88v.º. Crónica dos reis desde o
Senhor D. Dinis até ao Senhor D. João II, Crónica do “Trezeno Rei de Portugal”,
OS/CP 353, f. 88v.º-176v.º, 178. Relatos sobre o príncipe D. João nas Crónicas de
______________________________________________________________________________________
196 Unidades de descrição relacionadas
Documentação – Zona da Documentação Associada
______________________________________________________________________________________
Rui de Pina, coligidas por Fr. Lucas de S. Joaquim Pinheiro, religioso de S. Paulo,
manuscritos da Livraria n.º 981, p. 111 a 414.
Portugal, Torre do Tombo, Crónicas (Col. F), Crónica de D. João II (DS)
Comentários ao exemplo:
Título atribuído: Crónica de D. João II.
Unidades de descrição relacionadas: Relação de complementaridade: Portugal, Torre
do Tombo, Registo Geral de Mercês, Chancelaria Régia e nas Habilitações da Ordem de
Cristo - encontram-se registos referentes a muitos funcionários da Casa da
Suplicação a que a presente série se reporta.
Nos Livros de registo de Decretos e Leis Extravagantes da Casa da Suplicação
encontram-se registados, com a indicação do úmero do livro e respetivo fólio,
muitos dos documentos desta série.
Portugal, Torre do Tombo, Casa da Suplicação (F), Administração Geral (SC), Decretos,
Provisões e Avisos (SR)
Comentários ao exemplo:
Título atribuído: Decretos, Provisões e Avisos.
5.3.A5. Registar o título da unidade de descrição relacionada, bem como
qualquer informação significativa de identificação e de recuperação.
Exemplos
Unidades de descrição relacionadas: Portugal, Arquivo Municipal de Faro, Juízo dos
Órfãos de Faro (F); Arquivo Distrital de Faro, Provedoria das Comarcas do Algarve
(F).
Portugal, Torre do Tombo, Juízo dos Órfãos de Faro (F)
Unidades de descrição relacionadas: Portugal, Torre do Tombo, Casa da Coroa:
Contos do Reino e Casa (F)/Contas da Ilha da Madeira (SC).
Portugal, Arquivo Histórico do Tribunal de Contas, Erário Régio (F)
Unidades de descrição relacionadas: Para um melhor estudo da Junta de Freguesia de
Rio de Moinhos ou da freguesia, para além de consultar este fundo aconselha-se a
consulta dos fundos da Administração do Concelho e da Câmara Municipal de
Penafiel, sobretudo no que diz respeito às seguintes séries: Atas da Câmara
Municipal; Registo Geral; Copiador de correspondência expedida; Registo de
correspondência recebida; Livro de cobrança de foros da Câmara nas freguesias;
Recenseamentos eleitorais; Recenseamento militar; Autos de posse dos Regedores
da Paróquia; Obras Públicas; Obras Particulares; Impostos.
Portugal, Arquivo Municipal de Penafiel, Junta de Freguesia de Rio de Moinhos (F)
Unidades de descrição relacionadas: Portugal, Arquivo Municipal de Penafiel, Fundo
da Junta de Freguesia de Rio de Moinhos, Série de Atas, Série Boletim de
informação da Assistência Paroquial de Rio de Moinhos.
Portugal, Arquivo Municipal de Penafiel, Junta de Freguesia de Rio de Moinhos (F),
Cadastro dos pobres e indigentes da Freguesia de Rio de Moinhos (SR)
Fontes de informação
5.3.C1. A fonte de informação para as unidades de descrição relacionadas é
constituída pela própria unidade de descrição, pela documentação
administrativa de entrada da unidade de descrição na entidade detentora ou
______________________________________________________________________________________
Unidades de descrição relacionadas 197
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
serviço de arquivo, registos de outras entidades detentoras ou serviços de
arquivo ou por qualquer outra fonte fidedigna.
5.3.C2. As fontes de informação podem ser registadas no elemento de
informação Nota do arquivista.
Apresentação da informação
5.3.D1. A informação relativa às unidades de descrição relacionadas pode ser
apresentada de forma coerente e organizada, seguindo sempre a mesma ordem.
Exclusões
5.3.E1. Registar informação relativa a instrumentos de controlo que fazem parte
da unidade de descrição (caso dos índices, por exemplo) e que também servem
de instrumentos de descrição ou recuperação no elemento de informação
Instrumentos de descrição.
5.3.E2. Registar informação relativa aos originais da unidade de descrição no
elemento de informação Existência e localização dos originais.
5.3.E3. Registar informação relativa a cópias da unidade de descrição no
elemento de informação Existência e localização de cópias.
5.3.E4. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista
______________________________________________________________________________________
198 Unidades de descrição relacionadas
Documentação – Zona da Documentação Associada
______________________________________________________________________________________
5.4. Nota de publicação
Objetivo
Identificar quaisquer publicações que tratem ou se baseiem na utilização,
estudo ou análise da unidade de descrição.
Orientações gerais
5.4.A1. A nota de publicação pode, quando pertinente, ser registada em todos
os níveis de descrição.
5.4.A2. Registar referências e/ou informações sobre publicações, em qualquer
suporte, que tratem ou se baseiem na utilização, estudo ou análise da unidade
de descrição, independentemente de ser constituída por originais ou cópias,
fornecendo todos os elementos necessários à sua recuperação.
5.4.A3. Registar o tipo de publicação, como fac-símiles, transcrições, resumos
ou estudos relativos à unidade de descrição, deixando clara a relação existente
entre a publicação e a unidade de descrição.
5.4.A4. Registar, se pertinente, informação que permita avaliar ou interpretar o
conteúdo e a relevância das publicações referenciadas.
Exemplos:
Nota de publicação: CHABY, Cláudio – Synopse dos decretos remetidos ao extinto
Conselho de guerra. Lisboa: Imprensa Nacional, 1869-1892. 8 vol.
SANTOS, Horácio Madureira dos – “Catálogo dos decretos do extinto Conselho de
Guerra na parte não publicada pelo general Cláudio de Chaby”. Separata do
Boletim do Arquivo Histórico Militar. Lisboa: Arquivo Histórico Militar, 1968.
Portugal, Torre do Tombo, Conselho de Guerra (F), Decretos (SR)
Nota de publicação: DIAS, João José Alves – Gentes e espaços: edição crítica do
numeramento de 1527-1532: dicionário corográfico do Portugal quinhentista: comarca de
Entre Douro e Minho. Cascais: Patrimonia, 1999. ISBN 972-744-036-3. Transcrição,
descrição codicológica e estudo.
Portugal, Torre do Tombo, Gavetas (Col. F), Gaveta 15, mç. 24, doc. 12 (DC)
Nota de publicação: Carta de Pero Vaz de Caminha. In Portugal. Biblioteca Nacional
– As viagens dos Portugueses. [em linha]. Comissários científicos Jorge Couto e Ana
Maria de Azevedo; comissária técnica Maria Valentina Sul Mendes; webdesign
Cecília Matos. Lisboa: Biblioteca Nacional, 2001. [Consulta em 22 de março de
2005]. Disponível em WWW: <URL: http://bnd. bn.pt/ed/viagens/brasil/obras/
carta_pvcaminha/index.html>. Transcrição, imagem e estudo da Carta de Pero Vaz
de Caminha.
Portugal, Torre do Tombo, Gavetas (Col. F), Gav. 8, mç. 2, n.º 8 (DS)
______________________________________________________________________________________
Nota de publicação 199
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
Fontes de informação
5.4.C1. As fontes de informação para a nota de publicação são constituídas por
qualquer fonte fidedigna.
Apresentação da informação
5.4.D1. A informação relativa à nota de publicação pode ser apresentada de
forma organizada (por tipos ou classes), e seguindo sempre a mesma ordem.
Cabe a cada entidade detentora ou serviço de arquivo a definição da política de
descrição a adotar.
5.4.D2. A informação relativa à nota de publicação deve ser apresentada de
acordo com as seguintes normas: NP 405-1 87 , NP 405-2 88 , NP 405-3 89 , NP 405-4 90 .
Exclusões
5.4.E1. Registar informação relativa a descrições ou instrumentos de descrição
publicados no elemento de informação Instrumentos de descrição.
5.4.E2. Registar os estudos relativos ao produtor ou autor da unidade de
descrição, caso tenham servido de fontes para a elaboração da descrição, no
elemento de informação Nota do Arquivista.
5.4.E3. Registar os estudos relativos ao produtor ou autor da unidade de
descrição no respetivo registo de autoridade arquivística, no elemento de
informação no elemento de informação Fontes.
5.4.E4. Quando considerado pertinente as fontes de informação podem ser
registadas no elemento de informação Nota do arquivista.
87
NP 405-1. 1994, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos impressos.
Lisboa: IPQ; CT7. 49 p.
88
NP 405-2. 1998, Informação e documentação - Referências bibliográficas: material não livro. Lisboa:
IPQ; CT7. 27 p.
89
NP 405-3. 2000, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos não publicados.
Lisboa: IPQ; CT7. 15 p.
90
NP 405-4. 2002, Informação e documentação – Referências bibliográficas: documentos electrónicos.
Lisboa: IPQ; CT7. 26 p.
______________________________________________________________________________________
200 Nota de publicação
Documentação – Zona das Notas
_____________________________________________________________________________________
6. ZONA DAS NOTAS
A Zona de notas contém informação especializada ou qualquer outra
informação que não possa ser incluída em nenhuma das outras zonas. É
composta pelo seguinte elemento de informação:
6.1. Notas.
6.1. Notas
Objetivo
Facultar informação que não possa ser incluída em qualquer das outras zonas.
Comentários:
• As notas constituem um elemento de informação opcional. O seu
preenchimento pode ser casuístico, tendo em conta a especificidade de
cada unidade de descrição. Pode, no entanto, ser pertinente que cada
entidade detentora ou serviço de arquivo defina uma política relativa ao
tipo de notas a usar, respetivo conteúdo, exaustividade e redação.
Orientações gerais
6.1.A1. As notas, quando pertinentes, podem ser registadas em todos os níveis
de descrição.
6.1.A2. Registar informação especializada ou outra informação significativa
não incluída em nenhum dos outros elementos de informação.
6.1.A3. Registar os diferentes títulos da unidade de descrição não selecionados
para constar no elemento de informação Título.
Exemplos
Título formal: Registo dos termos das saídas de dinheiro e valores.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Depósito Público de Lisboa (F), Repartição da
Corte (SC), Registo de termos das saídas de dinheiro (SR)
Comentário ao exemplo:
Notas:
Elemento de informação Título: Surgem também os seguintes títulos formais Livros das saídas da Repartição da Corte, Livros de despesa da Repartição da Corte;
Livros das saídas da 1ª Repartição.
_____________________________________________________________________________________
Notas 201
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
6.1.A4. Transcrever o termo ou termos originais que integram o título formal,
quando a atualização da grafia resultar muito diferente do termo ou termos
originais.
Exemplos
Notas:
Elemento de informação Título: No título formal do documento pode ler-se: Carta
per que o dicto senhor mandou entregar o seu castello d aurantes a gonçalo uaasquez seu
uasallo que lhe delle fez menagem ect.
Portugal, Torre do Tombo, Chancelaria Régia (F), Chancelaria de D. Pedro I (SC), doc.
9 (DS)
6.1.A5. Registar informação complementar considerada pertinente relativa a
títulos atribuídos a unidades de descrição cujos títulos formais incluem
informação não comunicável.
Exemplos
Notas:
Elemento de informação Título: Optou-se por um título atribuído, já que o título
formal inclui informação não comunicável ao abrigo de Artigo 17.º do DecretoLei 16/93 de 23 de janeiro.
Comentário ao exemplo:
Título atribuído: João Silva Sousa
6.1.A6. Registar informação relativa a detalhes de quaisquer tipos e
especificações de datas da unidade de descrição que não constem no elemento
de informação Datas: discrepância entre datas ou tipos de datas, datas
adicionais.
Exemplos
Notas:
Elemento de informação Datas: O documento é datado de 3 de Xabán de 1205
(Hégira)
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F), doc. 23 (DS)
Comentário ao exemplo:
Data de produção: 1791-04-10.
6.1.A7. Registar informação relativa ao tipo de calendário e proceder à
transcrição exata da data, tal como consta na unidade de descrição, caso
conste noutro calendário.
6.1.A8. Registar informação complementar da registada no elemento de
informação Dimensão e suporte.
6.1.A9. Registar informação sobre qualquer tratamento de preservação e/ou
restauro específicos efetuado sobre a unidade de descrição.
_____________________________________________________________________________________
202 Notas
Documentação – Zona das Notas
_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Notas:
Elemento de informação Características físicas e requisitos técnicos: A ingestão da
Base de Dados de Contraordenações do Instituto de Segurança Social no
Repositório de Objetos Digitais Autênticos (RODA) decorreu de forma faseada,
através da aplicação RODA-in, abarcando a ação de captura da representação da
BD e os processos de validação automática e semântica.
Pela captura, a dita representação foi transformada num SIP(Submission
Information Package). O processo seguinte consistiu na validação automática desse
SIP, tendo sido, para esse efeito, observadas todas as etapas previstas no manual
de procedimentos de ingestão. Como tal, o SIP em causa foi submetido às
seguintes etapas:
descompressão;
despiste de vírus;
validade sintática e estrutural para aferir da qualidade da sua formação
,
através da verificação da sua completude, integridade dos ficheiros,
metainformação descritiva e existência de representação;
verificação de permissões;
incorporação temporária;
normalização de formatos.
Na fase seguinte, o SIP foi submetido a validação semântica a fim de ser
vistoriado manualmente relativamente ao cumprimento das condições definidas
quer no documento de Política do RODA quer na descrição do próprio sistema,
tendo sido verificado:
estar previsto no Plano de Transferência previamente negociado (cf. Acordo de
custódia contratado entre a DGARQ e o produtor no domínio da preservação
digital);
incluir os elementos de metainformação declarados obrigatórios pelo RODA no
documento de política (código de referência, autor, destinatário, produtor, data
de criação, data de receção, âmbito e conteúdo) e respetivo conteúdo de acordo
com os elementos de descrição obrigatórios da norma ISAD (G);
estar corretamente normalizado com a representação no formato estipulado
Database Markup Language (DBML) e não apresentar disformidades aparentes em
relação ao formato originalmente submetido pelo produtor.
A fim de assegurar o acesso e a preservação do conteúdo da Base de Dados do
Projeto de Inventariação dos Arquivos do ex-Ministério do Ultramar, após a sua
ingestão no Repositório de Objetos Digitais Autênticos (RODA), procedeu-se à
respetiva descrição arquivística da unidade de instalação em causa, disponível a
partir de https://roda.dgarq.gov.pt/#dissemination.browse.596553.
Portugal, Torre do Tombo, Fundação Calouste Gulbenkian (F), Dados Tabulares da
Base de Dados do Projeto de Inventariação dos Arquivos do ex-Ministério do Ultramar
(UI)
6.1.A10. Registar informação complementar sobre a presença em exposições
da unidade de descrição.
Fontes de informação
6.1.C1. As fontes de informação para as notas são constituídas por qualquer
fonte fidedigna.
_____________________________________________________________________________________
Notas 203
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Apresentação da informação
6.1.D1. A informação relativa às notas pode, se pertinente, ser apresentada de
forma coerente, agrupada segundo os elementos de informação a que se
reporta e explicitando quais.
Exemplos
Notas:
Elemento de informação Título: No título formal do documento pode ler-se: Carta
per que o dicto senhor mandou entregar o seu castello d aurantes a gonçalo uaasquez seu
uasallo que lhe delle fez menagem ect.
Portugal, Torre do Tombo, Chancelaria Régia (F), Chancelaria de D. Pedro I (SC), doc.
9 (DS)
Elemento de informação Datas: O documento é datado de “3 de Xabán de 1205”
(Hégira)
Portugal, Torre do Tombo, Família Landerset (F), doc. 23 (DS)
_____________________________________________________________________________________
204 Notas
Documentação – Zona da Documentação Associada
______________________________________________________________________________________
7. ZONA DO CONTROLO DA DESCRIÇÃO
A Zona do controlo da descrição contém informação sobre como, quando e por
quem foi elaborada a descrição arquivística. É composta pelos seguintes
elementos de informação:
7.1. Nota do arquivista;
7.2. Regras ou convenções;
7.3. Data da descrição.
7.1. Nota do arquivista
Objetivo
Explicitar como, ou seja, com base em que fontes, e por quem, foi elaborada a
descrição ou a respetiva revisão ou revisões.
Comentários
• Cada entidade detentora ou serviço de arquivo deve estabelecer uma
política consistente relativamente à exaustividade da informação a registar
neste elemento de informação.
Orientações gerais
7.1.A1.A nota do arquivista é um elemento de preenchimento obrigatório ao
nível do fundo, podendo, quando pertinente, ser registado em todos os demais
níveis de descrição.
7.1.A2. Registar a informação sobre as fontes consultadas. Podem ser
registadas, se pertinentes:
• As fontes utilizadas para o Código de referência;
• As fontes utilizadas para a redação do Título;
• As fontes utilizadas para as Datas;
• As fontes secundárias utilizadas para a redação do elemento de informação
Dimensão e suporte (quantidade, volume ou extensão);
• As fontes utilizadas para a construção do Nome do produtor;
• As fontes utilizadas para a História administrativa/biográfica/familiar;
• As fontes utilizadas para a redação do elemento de informação História
custodial e arquivística;
• As fontes utilizadas para a redação do elemento de informação Fonte
imediata de aquisição ou transferência;
• As fontes utilizadas para a redação do elemento de informação Âmbito e
conteúdo;
______________________________________________________________________________________
Nota de publicação 205
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
• As fontes utilizadas para a redação do elemento de informação Avaliação,
seleção e eliminação;
• As fontes utilizadas para a redação do elemento de informação Ingressos
•
•
•
•
•
adicionais;
As fontes utilizadas para a redação do elemento de informação Sistema de
organização;
As fontes utilizadas para a redação do elemento de informação Existência e
localização dos originais;
As fontes utilizadas para a redação do elemento de informação Existência e
localização das cópias;
As fontes utilizadas para a redação do elemento de informação Unidades de
descrição relacionadas;
Quaisquer outras fontes utilizadas para a redação de outros elementos de
informação.
7.1.A3. Registar, de forma clara e sem recurso a abreviaturas, o nome ou nomes
dos responsáveis pela elaboração e/ou revisão da descrição e o respetivo serviço
em que se integram.
Fontes de informação
7.1.C1. As fontes de informação para a nota do arquivista são quaisquer fontes
consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
7.1.D1. Registar a informação de acordo com as seguintes normas: NP 405-1 91 ,
NP 405-2 92 , NP 405-3 93 , NP 405-4 94 .
Exemplos
Notas do arquivista: Descrição elaborada por Joana Braga (IAN/TT), com base nas
seguintes fontes e bibliografia:
Portugal, Torre do Tombo: Arquivo do Arquivo, Avisos e Ordens, mç. 21, n.º 111;
Arquivo do Arquivo, Correspondência expedida, cx. 32; Ministério do Reino, liv. 1778,
reg.º 822.
CHORÃO, Maria José Mexia Bigotte – Inquéritos promovidos pela Coroa no século XVIII.
Separata da Revista de História Económica e Social. (1988).
Portugal, Torre do Tombo, Memórias Paroquiais (Col. F)
91
NP 405-1. 1994, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos impressos.
Lisboa: IPQ; CT7. 49 p.
92
NP 405-2. 1998, Informação e documentação - Referências bibliográficas: material não livro. Lisboa:
IPQ; CT7. 27 p.
93
NP 405-3. 2000, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos não publicados.
Lisboa: IPQ; CT7. 15 p.
94
NP 405-4. 2002, Informação e documentação – Referências bibliográficas: documentos electrónicos.
Lisboa: IPQ; CT7. 26 p.
______________________________________________________________________________________
206 Nota de publicação
Documentação – Zona da Documentação Associada
______________________________________________________________________________________
Notas dos arquivistas: Descrição elaborada por Lucília Runa (IAN/TT), com base na
informação recolhida em fases de trabalho anteriores. Concluída por Ana Maria
Lopes Vaz dos Santos no que respeita à história familiar e âmbito e conteúdo com
base na análise da documentação e na seguinte bibliografia:
SANCHES DE BAENA, Visconde de – Archivo Heraldico-Genealogico. Lisboa: Tip.
Universal, 1872.
TÁVORA, Luís Gonzaga de Lancastre e – Dicionário das famílias portuguesas.
Lisboa: Quetzal, 1999. 2.ª ed.
Portugal, Torre do Tombo, Família Sínel de Cordes (F)
Notas do arquivista: Descrição elaborada por Joana Braga (IAN/TT) a partir da obra
referida na Nota de publicação, na guia de remessa da documentação e nos seguintes
documentos electrónicos:
CRÉDITO PREDIAL PORTUGUÊS. A nossa história [documento electrónico].
Crédito Predial Português, 2002 [acedido a 17 Julho 2003]. Disponível em WWW
<URL: http://netbanco.cpp .pt/cpp/products/type2.xml?patrent=520&id=9>
BANCO TOTTA & AÇORES. História [Documento electrónico]. Banco Totta &
Açores
[acedido
a
18
Julho
2003].
Disponível
em
<http://www.totta.pt/bta/products/type2.xml? parent=520&id=9>
Portugal, Torre do Tombo, Crédito Predial Português (F)
7.1.D2. A informação relativa às fontes consultadas pode ser apresentada de
forma coerente, e organizada segundo os elementos de informação a que se
reporta e explicitando quais, e seguindo sempre a mesma ordem.
Exemplos
Notas do arquivista: As fontes utilizadas para a História custodial e arquivística foram:
As fontes utilizadas para as Condições de reprodução foram:
As fontes utilizadas para as Unidades de descrição relacionadas foram:
______________________________________________________________________________________
Nota de publicação 207
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
7.2. Regras ou convenções
Objectivo
Identificar as regras ou convenções em que se baseia a descrição.
Orientações gerais
7.2.A1. Regras ou convenções é um elemento de preenchimento obrigatório
ao nível do fundo, podendo, quando pertinente, ser registado em todos os
demais níveis de descrição.
7.2.A2. Registar as regras ou convenções internacionais, nacionais ou locais
utilizadas na elaboração da descrição.
Apresentação da informação
7.2.D1. Registar as regras ou convenções internacionais, nacionais ou locais de
forma completa, de acordo com a NP 405-1 95 , NP 405-2 96 , NP 405-3 97 , NP 4054 98 , e com todos os elementos necessários à sua recuperação.
Exemplos:
Regras ou convenções: ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística:
adotada pelo Comité de Normas de Descrição, Estocolmo: Suécia, 19-22 de setembro de
1999. Conselho Internacional de Arquivos; Trad. Grupo de Trabalho para a
Normalização da Descrição em Arquivo. 2.ª ed. Lisboa: IAN/TT, 2004. ISBN: 9728107-69-2. Também disponível em WWW <URL: http://dgarq.
PT, Torre do Tombo, Crédito Predial Português (F).
Regras ou convenções: DIREÇÃO GERAL DE ARQUIVOS; PROGRAMA DE
NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO; GRUPO DE TRABALHO
DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Orientações para a
descrição arquivística.[Em linha] 2.ª v. Lisboa: DGARQ, 2007. [Consult. Mar. 2011].
Disponível em WWW: <URL: http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicose-normativos/lista-de-documentos/>. ISBN 978-972-8107-91-8.
95
NP 405-1. 1994, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos impressos.
Lisboa: IPQ; CT7. 49 p.
96
NP 405-2. 1998, Informação e documentação - Referências bibliográficas: material não livro.
Lisboa: IPQ; CT7. 27 p.
97
NP 405-3. 2000, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos não
publicados. Lisboa: IPQ; CT7. 15 p.
98
NP 405-4. 2002, Informação e documentação – Referências bibliográficas: documentos electrónicos.
Lisboa: IPQ; CT7. 26 p.
_____________________________________________________________________________________
208 Regras ou convenções
Documentação – Zona do Controlo da Descrição
_____________________________________________________________________________________
7.3. Data da descrição
Objetivo
Indicar a data em que a descrição foi elaborada e/ou revista.
Orientações gerais
7.3.A1. Data da descrição é um elemento de preenchimento obrigatório ao
nível do fundo, podendo, quando pertinente, ser registado em todos os
demais níveis de descrição.
7.3.A2. Registar a data da descrição e se corresponde a uma elaboração ou
revisão.
Exemplos
Data da descrição: novembro de 2003. Revisão: julho de 2004.
PT, Torre do Tombo, Luís Teixeira de Sampaio (F)
Apresentação da informação
7.3.D1. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601 99 .
Exemplos
Data da descrição: Elaboração: 2003-11-01; 1.ª revisão: 2004-03-03; 2.ª revisão:
2007-08-02.
99
ISO 8601:2004, Data elements and interchange formats - Information interchange: representation of
dates and times. Geneva: International Standard Organization, 2004.
_____________________________________________________________________________________
Data das descrições 209
II Parte
AUTORIDADES ARQUIVÍSTICAS
Autoridades Arquivísticas - Introdução
______________________________________________________________________________________
INTRODUÇÃO
Objetivos:
Os objetivos da II Parte das Orientações para a Descrição Arquivística: Autoridades
arquivísticas, consistem em:
• Identificar e descrever, de forma unívoca, as autoridades arquivísticas, ou
seja, as pessoas coletivas, as pessoas singulares e as famílias enquanto
produtoras, colecionadores, autores, ou com qualquer outro tipo de
relação com a documentação de arquivo;
• Descrever as relações entre as autoridades arquivísticas;
• Descrever as relações entre as referidas autoridades arquivísticas e a
documentação de arquivo;
• Descrever as relações entre as autoridades arquivísticas e outros tipos de
recursos.
Estas ligações, quando estabelecidas de forma coerente e consistente, permitem
melhorar a gestão da documentação de arquivo e facilitar o acesso e a
recuperação da informação.
A descrição das autoridades arquivísticas e do contexto de produção
documentação de arquivo permite:
• Compreender o contexto de produção e utilização da documentação
arquivo, para melhor interpretar o seu significado;
• Identificar de forma precisa as autoridades arquivísticas, dando conta
mudanças administrativas no que respeita a pessoas coletivas, e
mudanças circunstanciais no que se reporta a pessoas singulares
famílias;
da
de
de
de
ou
Tradicionalmente, a descrição das autoridades arquivísticas era fornecida em
conjunto com a descrição da documentação. Existem, no entanto, inúmeras
vantagens na sua manutenção separada. Tal separação permite:
• Aceder à documentação de arquivo a partir da descrição do seu contexto
de produção, através da ligação da descrição das autoridades à descrição
da documentação com elas relacionada;
• Reunir, intelectualmente, documentação de um mesmo produtor,
colecionador, autor, dispersa por diferentes entidades detentoras ou
serviços de arquivo;
• Partilhar as descrições das autoridades arquivísticas entre entidades
detentoras ou serviços de arquivo, entre sistemas ou redes.
Princípios:
As presentes Orientações assumem como princípios:
• A descrição arquivística inclui a descrição das autoridades arquivísticas;
______________________________________________________________________________________
211
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
• A descrição das autoridades arquivísticas deve ser mantida separadamente
da descrição da documentação de arquivo;
• A descrição da documentação de arquivo e das autoridades arquivísticas,
embora mantida separadamente, é complementar e interativa;
• A descrição das autoridades arquivísticas baseia-se na utilização de pontos
de acesso normalizados.
Regras:
A descrição das autoridades arquivísticas segue as regras de descrição
multinível:
• Descrição feita do geral para o particular. Existem produtores que se
encontram a diferentes níveis: fundo e suas subdivisões, secção e suas
subdivisões, série e suas subdivisões. A descrição deve registar e
caracterizar o tipo de relação entre as descrições dos produtores e da
documentação, com o objetivo de tornar explícita, se e quando pertinente,
a sua posição na respetiva hierarquia de produção;
• Informação relevante para a autoridade arquivística. Facultar a informação
apropriada para representar com rigor o contexto de produção,
acumulação, utilização, ou de qualquer outro tipo de relação com a
documentação de arquivo por parte das pessoas coletivas, das pessoas
singulares ou das famílias;
• Ligação entre descrições. As relações entre as autoridades arquivísticas e
entre estas e a documentação de arquivo devem ser explícitas e
devidamente caracterizadas;
• Não repetição de informação. Evitar a redundância de informação em
descrições de autoridades arquivísticas relacionadas.
Âmbito de aplicação:
Este instrumento de trabalho propõe orientações para a descrição de
autoridades arquivísticas, ou seja, pessoas coletivas, pessoas singulares e
famílias, principalmente enquanto produtoras de documentação de arquivo.
Podem, no entanto, ser utilizadas para descrever pessoas coletivas, pessoas
singulares e famílias na qualidade de colecionadores e de autores de
documentos simples.
Cabe ao órgão de coordenação da política nacional de arquivos, ou a cada
entidade detentora ou serviço de arquivo, a definição das pessoas coletivas,
pessoas singulares e famílias que devem dar origem a registos de autoridade
arquivística.
Os elementos de informação a seguir mencionados podem ser contemplados
parcialmente ou na sua totalidade, segundo o grau de exaustividade pretendido.
Devem ser selecionados os considerados pertinentes em cada caso, atendendo
às características das pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias a descrever,
à sua relação com a documentação de arquivo, e à política de descrição adotada.
______________________________________________________________________________________
212
Autoridades Arquivísticas - Introdução
______________________________________________________________________________________
Alguns elementos, no entanto, são obrigatórios. A sua utilização pode ser
sistematizada de acordo com a seguinte tabela:
• Obrigatório (O)
• Obrigatório se aplicável (OA)
• Opcional (OP)
Nível de detalhe do registo de autoridade arquivística
Mínimo100
Médio
Máximo
Produtor,
Produtor
Autor
Produtor
Autor
Autor
Colecionador
Colecionador
Colecionador
8. Zona da identificação
8.1. Tipo de entidade
O
O
O
O
O
8.2. Formas autorizadas do nome
O
O
O
O
O
OP
OA
OA
OA
OA
OP
OP
OP
OA
OA
OP
OA
OA
OA
OA
OP
OA
OA
OA
OA
O
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
O
O
O
OA
O
OA
O
O
O
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
O
O
O
OA
O
OA
O
O
O
OA
OA
OA
OA
OA
OA
OA
OP
OP
OP
OA
OA
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OA
OA
OA
OA
OA
OA
OA
OA
O
O
O
O
O
OP
OP
OP
OP
O
O
OP
OP
O
O
OP
OP
O
O
OA
OA
O
O
OA
OA
OP
O
O
O
O
8.3. Formas paralelas do nome
8.4. Formas autorizadas do nome de
acordo com outras regras
8.5. Outras formas do nome
8.6.Identificadores para pessoas
coletivas
9. Zona da descrição
9.1. Datas de existência /atividade
9.2. História
9.3. Lugares
9.4. Estatuto legal
9.5. Funções, ocupações e atividades
9.6. Mandatos/Fontes de autoridade
9.7. Estruturas internas/Genealogia
9.8. Contexto geral
10. Zona das relações
10.1. Nome/Identificador da pessoa
coletiva, da pessoa singular ou da
família relacionadas
10.2. Tipo de relação
10.3. Descrição da relação
10.4. Datas da relação
11. Zona do controlo
11.1. Identificador do registo de
autoridade
11.2. Identificadores da instituição
11.3. Regras e/ou convenções
11.4. Estatuto
11.5. Nível de detalhe
11.6. Datas de criação, revisão ou
eliminação
100
Contempla apenas os elementos de informação considerados essenciais pela ISAAR (CPF) 2,
tendo em vista a troca de informação a nível internacional.
______________________________________________________________________________________
213
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
11.7. Idiomas e escritas
11.8. Fontes
11.9. Notas de manutenção
12. Relações das pessoas coletivas,
pessoas singulares e famílias com a
documentação de arquivo e outros
recursos
12.1. Identificadores e títulos dos
recursos relacionados
12.2. Tipos de recursos relacionados
12.3. Natureza das relações
12.4. Datas dos recursos
relacionados e/ou das relações
Nível de detalhe do registo de autoridade arquivística
Mínimo100
Médio
Máximo
Produtor,
Produtor
Autor
Produtor
Autor
Autor
Colecionador
Colecionador
Colecionador
OP
OP
OP
OA
OA
OP
O
OP
O
OA
OP
O
OP
O
OA
OP
O 101 /OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
OP
OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
Estrutura:
Esta II Parte das Orientações relativa às Autoridades arquivísticas encontra-se
estruturada em quatro Zonas e uma Secção, cada uma delas dividida em
elementos de informação, num total de trinta e um, segundo o previsto na
ISAAR (CPF) 2.
As Zonas e a Secção encontram-se numeradas de 8. a 12., na sequência das
Zonas que constituem a I Parte destas Orientações.
Cada Zona começa por indicar o tipo de informação que nela se pode
encontrar, seguindo-se o elenco dos elementos de informação que a compõem.
Os elementos de informação encontram-se numerados sequencialmente dentro
de cada Zona. Cada um deles começa por indicar o respetivo objetivo. Sempre
que necessário seguem-se os comentários, não numerados, onde são
enumerados e definidos os conceitos a ter em consideração no preenchimento
de cada um dos elementos de informação. Podem ainda clarificar e explicitar o
tipo de informação a constar e apontar para abordagens complementares.
Cada elemento de informação encontra-se estruturado em:
ABCDE-
Orientações gerais
Orientações específicas para
entidade
Fontes de informação
Apresentação da informação
Exclusões
tipos
de
101
A obrigatoriedade reporta-se ao registo da relação das pessoas coletivas, pessoas singulares e
famílias com a documentação de arquivo, quando aquelas são as suas produtoras. O registo das
relações das pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias com outros recursos é opcional.
______________________________________________________________________________________
214
Autoridades Arquivísticas - Introdução
______________________________________________________________________________________
Cada orientação corresponde a uma indicação única e apresenta uma
numeração correlativa, correspondendo o primeiro algarismo à Zona em que se
integra, o segundo algarismo ao elemento de informação, a letra maiúscula ao
tipo de orientação, combinada com um algarismo sequencial dentro de cada
tipo.
A numeração destina-se a facilitar a consulta e a apreensão da estrutura das
Orientações. Pode ainda ser utilizada para fins de citação mas não deve, em
nenhum caso, ser utilizada na substituição da designação dos elementos de
informação.
A necessidade de delimitar, de forma tão clara quanto possível, o tipo de
informação a constar em cada elemento, evitando repetições e garantindo o
registo da informação pertinente, e apenas essa, leva a que se tenha optado pela
inclusão de exclusões.
Cada orientação é, na medida do possível, ilustrada por exemplos. Estes são
ilustrativos e não prescritivos, sendo sempre indicado, no final e em itálico, o
nome da entidade detentora da documentação que, nalguns casos, também
forneceu o exemplo.
______________________________________________________________________________________
215
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
8. ZONA DA IDENTIFICAÇÃO
A Zona da Identificação contém a informação destinada a identificar de forma
unívoca a entidade descrita e a definir um ponto de acesso normalizado. É
composta pelos seguintes elementos de informação:
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
8.6.
Tipo de entidade;
Formas autorizadas do nome;
Formas paralelas do nome;
Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras;
Outras formas do nome;
Identificadores para pessoas coletivas.
8.1. Tipo de entidade
Objetivo
Indicar se a entidade descrita é uma pessoa coletiva, uma pessoa singular ou
uma família.
Comentário
Entende-se por:
• Pessoa coletiva, o organismo ou grupo de pessoas identificado por um
nome próprio e que age, ou pode agir, como uma entidade. Pode incluir
indivíduos agindo enquanto pessoas coletivas. Normalmente detém
poderes e mandatos bem definidos, um determinado nível de
responsabilidade e suficiente autonomia funcional que lhe confere poder
de decisão na área das suas competências. Pode, no entanto, constituir-se
de forma mais informal.
O termo pessoa coletiva pode ser aplicado a um vasto grupo de entidades,
incluindo governos, ministérios e outros organismos governamentais,
embaixadas, consulados, tribunais, organismos militares e religiosos,
empresas, sociedades, organizações não lucrativas, conferências e
exposições, festivais, grupos artísticos e intelectuais, navios, etc.
Pessoa singular, o indivíduo/cidadão identificado por um nome próprio.
• Família, o conjunto de pessoas que vivem em comum, que são do mesmo
sangue ou parentes por afinidade, e que age, ou pode agir, como uma
entidade, podendo partilhar apelidos. Pode ainda corresponder a
linhagem ou descendência. Normalmente detém um património comum,
qualquer que seja o seu tipo (incluindo bens móveis e imóveis, cargos,
direitos e prerrogativas, etc.).
O significado do conceito tem variado muito ao longo do tempo e este é
um aspeto determinante a ter em linha de conta para a descrição.
______________________________________________________________________________________
216 Tipo de entidade
Autoridades arquivística – Zona da Identificação
______________________________________________________________________________________
As pessoas coletivas, as pessoas singulares e as famílias podem ser
descritas na qualidade de produtor, autor e colecionador de
documentação de arquivo.
Entende-se por:
• Produtor, a pessoa coletiva, pessoa singular ou família que produziu,
acumulou e/ou conservou documentos de arquivo no decurso das suas
atividades. Não deve ser confundido com colecionador.
• Autor, a pessoa singular ou coletiva responsável pelo conteúdo intelectual
de um documento. Não confundir com produtor.
• Colecionador, a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a família responsável
pela reunião artificial de documentos em função de qualquer característica
comum, independentemente da sua proveniência. Não confundir com
produtor.
Orientações gerais
8.1.A1. O tipo de entidade é um elemento de informação de preenchimento
obrigatório.
Exemplos
Tipo de entidade: Pessoa coletiva
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministério do Reino. 1736-1910
Tipo de entidade: Pessoa singular
Forma autorizada do nome: Sampaio, Luís Teixeira de. 1875-1945, embaixador
Tipo de entidade: Família
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Família, fl. 1514-1926
Fontes de informação
8.1.C1. As fontes de informação para o tipo de entidade são a documentação
produzida ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
______________________________________________________________________________________
Tipo de entidade 217
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
8.2. Forma autorizada do nome
Objetivo
Criar um ponto de acesso autorizado que identifique de forma unívoca a pessoa
coletiva, a pessoa singular ou a família.
Comentário
• A forma autorizada do nome da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da
família constitui o primeiro ponto de acesso normalizado à descrição
arquivística.
Orientações gerais
8.2.A1. A forma autorizada do nome é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório.
8.2.A2. Registar a forma autorizada do nome da pessoa coletiva, da pessoa
singular ou da família de acordo com as orientações relativas à Escolha e
construção de pontos de acesso normalizados, III Parte destas Orientações.
8.2.A3. Registar, para cada pessoa coletiva, pessoa singular ou família, uma
única forma autorizada do nome.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministério do Reino. 1736-1910
Forma autorizada do nome: Igreja Católica. Cúria Patriarcal de Lisboa
Forma autorizada do nome: Comunidade Israelita de Lisboa
Forma autorizada do nome: Sagres. 1963- ,navio escola
Forma autorizada do nome: Comissariado para a XVII Exposição Europeia de Arte
Ciência e Cultura. 1980-1984
Forma autorizada do nome: Sampaio, Luís Teixeira de. 1875-1945, embaixador
Forma autorizada do nome: Gama, António Saldanha da. 1778-1839, 1.º conde de
Porto Santo
Forma autorizada do nome: Mascarenhas. Família, fl. 1472-1910, marqueses de
Fronteira
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Família, fl 1514-1926
Exclusões
8.2.E1. Registar todos os nomes da pessoa coletiva, da pessoa da singular ou da
família não selecionados para forma autorizada do nome, no elemento de
informação Outras formas do nome.
______________________________________________________________________________________
218 Forma autorizada do nome
Autoridades arquivísticas – Zona da Identificação
______________________________________________________________________________________
8.2.E2. Quando a atualização da grafia resultar diferente, registar a forma não
atualizada no elemento de informação Outras formas do nome.
8.2.E3. Registar as relações entre as pessoas coletivas, pessoas singulares ou
famílias utilizando os elementos de informação da Zona das relações.
8.2.E4. Registar as normas utilizadas para a construção da forma autorizada do
nome no elemento de informação Regras e/ou convenções.
______________________________________________________________________________________
Forma autorizada do nome
219
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
8.3. Formas paralelas do nome
Objetivo
Indicar as diferentes formas autorizadas do nome noutras línguas ou escritas.
Comentário
• O registo das formas paralelas do nome das pessoas coletivas, das pessoas
singulares e famílias, facilita a troca e a recuperação da informação nos
casos de entidades com nomes oficiais em diferentes línguas, por serem
internacionais ou por se situarem em países com mais de uma língua
oficial.
Orientações gerais
8.3.A1. Formas paralelas do nome é um elemento de informação de
preenchimento opcional ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido
na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
8.3.A2. Registar as formas autorizadas do nome da pessoa coletiva, da pessoa
singular ou da família, noutras línguas ou escritas oficiais da referida entidade,
construídas de acordo com as orientações definidas em Escolha e construção de
pontos de acesso normalizados, III Parte destas Orientações.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Conselho Internacional de Arquivos
Forma paralela do nome: International Council of Archives; Conseil International
des Archives.
Outras formas do nome: ICA; CIA
Forma autorizada do nome: ONU
Forma paralela do nome: United Nations Organisation; Organisation des Nations
Unies.
Outras formas do nome: Organização das Nações Unidas
Fontes de informação
8.3.C1. As fontes de informação para as formas paralelas do nome são a
documentação produzida, os textos ou documentos legais de criação,
organização ou funcionamento da entidade, ou quaisquer outras fontes
consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
8.3.D1. As várias
alfabeticamente.
formas
paralelas
do
nome
podem
ser
ordenadas
______________________________________________________________________________________
220 Formas paralelas do nome
Autoridades arquivísticas – Zona da Identificação
______________________________________________________________________________________
Exemplos
Forma autorizada do nome: Tribunal Europeu dos Direitos do Homem
Forma paralela do nome: Cour Européene des Droits de l’Homme; European Court
of Human Rights
8.3.5. As várias formas paralelas do nome podem ser separadas por ponto e
vírgula ( ; ).
Exclusões
8.3.E1. Registar as traduções das formas autorizadas do nome de uma entidade
que não utilize o português como língua oficial no elemento de informação
Outras formas do nome.
8.3.E2. Registar as normas utilizadas para a construção das formas paralelas do
nome no elemento de informação Regras e/ou convenções.
______________________________________________________________________________________
Forma paralela do nome
221
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
8.4. Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras
Objetivo
Registar as formas normalizadas do nome da pessoa coletiva, da pessoa singular
ou da família, construídas segundo outras normas que não as presentes
Orientações.
Comentário
• As formas normalizadas do nome de acordo com outras regras permitem
facilitar a partilha de registos de autoridade entre diferentes comunidades
profissionais, nomeadamente com as bibliotecas, os museus, etc.
Orientações gerais
8.4.A1. Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras é um
elemento de informação de preenchimento opcional, de acordo com o definido
na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
8.4.A2. Registar a forma normalizada do nome da pessoa coletiva, da pessoa
singular ou da família construída de acordo com outras convenções ou regras
que não as contempladas nestas Orientações.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministério dos Negócios Estrangeiros. 1643Forma normalizada do nome de acordo com outras regras: PORTUGAL. Ministério dos
Negócios Estrangeiros
Regras e/ou convenções: Utilizadas na construção da Forma normalizada do nome de
acordo com outras regras - INSTITUTO PORTUGUÊS DO PATRIMÓNIO
CULTURAL – DE-PARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E
SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÃO - Regras portuguesas de catalogação. Lisboa:
Instituto Português do Património Cultural. Departamento de Bibliotecas,
Arquivos e Serviços de Documentação, 1984, p. 92, F.C. 2.2.2.
Forma autorizada do nome: Sampaio, Luís Teixeira de. 1875-1945, embaixador
Forma normalizada do nome de acordo com outras regras: SAMPAIO, Luís Teixeira
de, 1875-1945
Regras e/ou convenções: Utilizadas na construção da Forma normalizada do nome de
acordo com outras regras- INSTITUTO PORTUGUÊS DO PATRIMÓNIO
CULTURAL – DE-PARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E
SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÃO - Regras portuguesas de catalogação. Lisboa:
Instituto Português do Património Cultural. Departamento de Bibliotecas,
Arquivos e Serviços de Documentação, 1984, p. 82, F.C. 1.2.1.1.
Forma autorizada do nome: Lamas, Maria Conceição Vassalo e Silva. 1893-1983
Forma normalizada do nome de acordo com outras regras: Lamas, Maria. 1893-1983
Regras e/ou convenções: Utilizadas na construção da Forma normalizada do nome de
acordo com outras regras- INSTITUTO PORTUGUÊS DO PATRIMÓNIO CULTURAL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÃO
-Regras portuguesas de catalogação. Lisboa: Instituto Português do Património
______________________________________________________________________________________
222 Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras
Autoridades arquivísticas – Zona da Identificação
______________________________________________________________________________________
Cultural. Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação,
1984, p. 82, F.C. 1.2.1.1.
Apresentação da informação
8.4.C1. As várias formas normalizadas do nome de acordo com outras regras
podem ser ordenadas alfabeticamente.
8.4.C2. As várias formas normalizadas do nome de acordo com outras regras
podem ser separadas por ponto e vírgula ( ; ).
Fontes de informação
8.4.D1. As fontes de informação para as formas normalizadas do nome de
acordo com outras regras são os instrumentos de descrição produzidos por
outros serviços.
8.4.D2. As fontes de informação para as formas normalizadas do nome de
acordo com outras regras podem ser registadas no elemento de informação
Fontes.
Exclusões
8.4.E1. Registar as normas utilizadas para a construção das formas normalizadas
do nome de acordo com outras regras no elemento de informação Regras e/ou
convenções.
______________________________________________________________________________________
Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras 223
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
8.5. Outras formas do nome
Objetivo
Registar qualquer outro nome ou nomes da pessoa coletiva, da pessoa singular
ou da família, não registados nos outros elementos de informação da Zona da
Identificação.
Comentário
Os outros nomes pelos quais a pessoa coletiva, a pessoa singular e a família são
conhecidas podem ser:
• Outras formas de um mesmo nome, como, por exemplo, siglas ou
acrónimos, nomes consagrados pelo uso, etc.;
• Nomes e títulos que antecedem ou se seguem aos nomes das pessoas
singulares e das famílias, como os títulos nobiliárquicos ou honoríficos;
• Diferentes nomes assumidos ao longo do tempo pelas pessoas coletivas e
singulares. Para estas últimas, podem corresponder aos nomes de solteiro
e de casado, cognomes, pseudónimos, alcunhas, entre outros;
• Outros nomes correspondentes a traduções das formas autorizadas do
nome da pessoa coletiva, da pessoa singular e da família, que não utilizem
o português como língua oficial.
Orientações gerais
8.5.A1. Outras do nome é um elemento de informação de preenchimento
opcional, de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de
preenchimento dos elementos de informação, apresentada na Introdução à II
Parte destas Orientações.
8.5.A2. Registar outros nomes pelos quais a pessoa coletiva, a pessoa singular
ou a família possam ser conhecidas.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministério do Reino. 1736-1910
Outras formas do nome: Secretaria de Estado dos Negócios do Reino (nome formal
no período 1736-1859)
Forma autorizada do nome: Real Junta do Comércio, Agricultura, Fábricas e
Navegação destes Reinos e seus Domínios. 1755-1834
Outras formas do nome: Junta do Comércio destes Reinos e seus Domínios (17551788); Junta do Comércio (nome consagrado pelo uso)
8.5.A3. Registar, se pertinente, o período cronológico correspondente a cada
uma das outras formas do nome.
______________________________________________________________________________________
224 Outras formas do nome
Autoridades arquivísticas – Zona da Identificação
______________________________________________________________________________________
Exemplos
Forma autorizada do nome: PIDE. 1933-1974
Outras formas do nome: Polícia de Vigilância e Defesa do Estado (1933-1945); PVDE;
Polícia Internacional de Defesa do Estado (1945-1969); Direção Geral de Segurança
(1969-1974; PIDE-DGS
8.5.A4. Registar, se pertinente, a que corresponde cada uma das outras formas
do nome: siglas ou acrónimos; nomes consagrados pelo uso; títulos
nobiliárquicos ou honoríficos; nomes anteriores e posteriores: de solteiro, de
casado, cognomes, pseudónimos, alcunhas; variantes ortográficas do nome;
nome completo ou abreviado, tendo em conta qual o nome escolhido para a
construção da forma autorizada, etc.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Borges, Rui da Silveira. 1953-1958, arquiteto
Outras formas do nome: Borges, Ruy da Silveira
Forma autorizada do nome: Avelar, António Maria de. 1854-1912
Outras formas do nome: António Maria de Avellar
Forma autorizada do nome: Ordem de São Jerónimo. Mosteiro de Santa Maria de
Belém. Lisboa. 1496-?
Outras formas do nome: Mosteiro de Belém; Mosteiro dos Jerónimos (nome
consagrado pelo uso)
Forma autorizada do nome: EPAC-Empresa para a Agroalimentação e Cereais, S.A.
1972-1999
Outras formas do nome: EPAC (sigla)
Forma autorizada do nome: Corte Real, José Luciano de Castro Pereira. 1834-1914,
político e jurisconsulto
Outras formas do nome: Castro, José Luciano de (nome consagrado pelo uso)
Forma autorizada do nome: Ribeiro, José Grácio. 1909-?, advogado
Outras formas do nome: Daniel Severino (pseudónimo)
Fontes de informação
8.5.C1. As fontes de informação para as outras formas do nome são a
documentação produzida, os textos ou documentos legais de criação,
organização ou funcionamento da pessoa coletiva, da pessoa singular e da
família, a história administrativa/biográfica, ou quaisquer outras fontes
consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
8.5.D1. Quando existirem várias formas do nome, podem ser ordenadas
alfabética ou cronologicamente.
8.5.D2. As várias formas do nome podem ser separadas por ponto e vírgula ( ; ).
______________________________________________________________________________________
Outras formas do nome
225
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
8.5.D3. As datas e outras especificações relativas a cada uma das outras formas
do nome podem ser apresentadas entre parênteses ( ( ) ).
______________________________________________________________________________________
226 Outras formas do nome
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
8.6. Identificadores para pessoas coletivas
Objetivo
Facultar qualquer identificador numérico ou alfanumérico usado para
identificar a pessoa coletiva.
Comentário
• Esta informação pode ser fornecida apenas para pessoas coletivas
contemporâneas.
Orientações gerais
8.6.A1. Identificadores para pessoas coletivas é um elemento de informação de
preenchimento opcional ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido
na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
8.6.A2. Registar, se pertinente, o Número de Identificação Fiscal (NIF) da
pessoa coletiva.
Fontes de informação
8.6.C2. As fontes de informação para os identificadores para pessoas coletivas
são a documentação produzida, ou qualquer outra fonte considerada fidedigna.
______________________________________________________________________________________
227 Identificadores para pessoas coletivas
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
9. ZONA DA DESCRIÇÃO
A Zona da descrição contém a informação relevante sobre a natureza, o
contexto e as atividades da pessoa coletiva, pessoa singular ou família descrita.
É composta pelos seguintes elementos de informação:
9.1. Datas de existência/atividade;
9.2. História;
9.3. Lugares;
9.4. Estatuto legal;
9.5. Funções, ocupações, atividades;
9.6. Mandatos/Fontes de autoridade;
9.7. Estruturas internas/Genealogia;
9.8. Contexto geral.
Comentário
• A informação correspondente aos elementos de informação que
constituem esta Zona pode ser registada de forma estruturada, através do
recurso aos diferentes elementos de informação acima referidos, ou
através de um único texto narrativo.
• No entanto, as datas de existência/atividade devem ser registadas como
um elemento de informação autónomo.
• Cabe a cada entidade detentora, serviço de arquivo, ou em especial ao
organismo de coordenação da política nacional de arquivos, a definição
do modelo a adotar na criação de registos de autoridade arquivística.
9.1. Datas de existência/atividade
Objetivo
Registar as datas de existência/atividade da pessoa coletiva, da pessoa singular
ou da família.
Comentário
Entende-se por:
• Datas de existência
• para as pessoas coletivas, as datas que se reportam à criação e
extinção;
• para pessoas singulares, as datas que se reportam ao nascimento e
morte;
• para famílias, as datas de aparecimento e desaparecimento.
• Datas de atividade, as datas que correspondem ao exercício de uma
atividade ou função, e utilizadas quando se desconhece a data de
existência. Geralmente, a data de atividade encontra-se espelhada na
_____________________________________________________________________________________
228 Datas de existência/atividade
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
documentação de arquivo produzida pela pessoa coletiva, pessoa singular
ou família.
Podem igualmente ser identificadas sob a designação de floruit.
As datas de existência e de atividade podem ser de vários tipos:
• Extremas, registando dois elementos cronológicos que delimitam a
existência /atividade da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família.
• Exatas, incluindo o ano, o mês e o dia.
As datas a utilizar podem ainda ser:
• Críticas, por vezes designadas por inferidas, quando a informação
cronológica é deduzida.
Devem ser registadas as que melhor se adaptam à pessoa coletiva, pessoa
singular ou família, sendo que para a pessoa coletiva e pessoa singular é
desejável registar as datas exatas de existência (criação / nascimento – extinção
/ morte), quando conhecidas.
Para a família, e uma vez que em princípio, não existem datas de criação e
extinção, são normalmente registadas as datas de atividade conhecidas e estas
são, normalmente, as que se espelham na documentação produzida. As datas
de atividade correspondem, de uma maneira geral, a datas extremas.
Orientações gerais
9.1.A1. Datas de existência/atividade é um elemento de informação de
preenchimento obrigatório, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à II Parte destas Orientações.
9.1.A2. As datas de existência/atividade devem ser registadas como um
elemento de informação autónomo.
9.1.A3. Registar as datas de existência/atividade da pessoa coletiva, da pessoa
singular ou da família descrita.
9.1.A4. Registar, de forma clara o tipo de data utilizado.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministério dos Negócios Estrangeiros. 1643Datas de existência: 1643Forma autorizada do nome: Infante D. Henrique. 1961-1977, navio
Datas de existência: 1961-1977
Forma autorizada do nome: Gama, António Saldanha da. 1778-1839, 1.º conde de
Porto Santo
Datas de existência: 1778-11-05-1839-07-23
_____________________________________________________________________________________
Datas de existência / atividade 229
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Família, fl. 1514-1926
Datas de atividade: 1514-1926
9.1.A5. Quando forem utilizados sistemas paralelos de datação, podem ser
registadas as equivalências, segundo convenções ou regras apropriadas.
Orientações específicas
Datas de existência/atividade para pessoas coletivas
9.1.B1. Registar, para as pessoas coletivas, as datas de existência,
nomeadamente as de criação e dissolução ou, quando estas são desconhecidas,
as datas de atividade das pessoas coletivas.
Datas de existência/atividade para pessoas singulares
9.1.B2. Registar, para as pessoas singulares, as datas de existência,
nomeadamente as de nascimento e morte, ou, quando estas são
desconhecidas, as datas de atividade, como datas exatas ou críticas.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Caetano, Marcelo José das Neves Alves. 1906-1980,
presidente do Conselho de Ministros
Datas de existência: 1906-08-17-1980-10-26
Forma autorizada do nome: Campos, Urbano Egídio da Costa. Fl. 1837-1869
Datas de atividade: 1837-1869
Datas de existência/atividade para famílias
9.1.B3. Registar, para as famílias, as datas de existência, nomeadamente as de
origem, e extinção ou, quando estas são desconhecidas, as datas de atividade,
como datas exatas ou críticas.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Noronha e Meneses. Família, fl. 1551-1905, condes de
Valadares
Datas de atividade: 1551-1905
Fontes de informação
9.1.C1. As fontes de informação para as datas de existência/atividade das
pessoas coletivas são a documentação produzida, os textos ou documentos
legais de criação, organização ou funcionamento, de dissolução, ou quaisquer
outras fontes consideradas fidedignas.
_____________________________________________________________________________________
230 Datas de existência/atividade
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
9.1.C2. As fontes de informação para as datas de existência/atividade das
pessoas singulares são a documentação produzida, os registos paroquiais ou
civis, ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
9.1.C3. As fontes de informação para as datas de existência/atividade das
famílias são a documentação produzida, ou quaisquer outras fontes
consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
9.1.D1. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601 102 .
Comentário
• As aplicações informáticas podem não permitir o registo das datas de
acordo com a norma ISO 8601. Nesses casos cabe a cada entidade
detentora ou serviço de a
• Considere-se a possibilidade de as aplicações informáticas não estarem
preparadas para aceitar o tipo de pontuação ou abreviaturas abaixo
indicadas. Nesses casos cabe a cada entidade detentora ou serviço de
arquivo a definição das orientações a usar.
Exemplos
Data: AAAA-MM-DD.
9.1.D2. O ano, o mês e o dia devem ser registados em algarismos árabes. Em
alternativa, o mês pode ser registado em letras, por extenso ou abreviado.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Gama, António Saldanha da. 1778-1839, 1.º conde de
Porto Santo
Datas de existência: 1778-11-05-1839-07-23
ou
Forma autorizada do nome: Gama, António Saldanha da. 1778-1839, 1.º conde de
Porto Santo
Datas de existência: 1778-Nov.-05-1839-Jul.-23
9.1.D3. As datas de existência/atividade devem ser expressas no sistema de
datação atual.
9.1.D4. Os elementos da data cronológica podem ser, preferencialmente,
separados por hífen (-). Caso tal não seja possível, tendo em conta a aplicação
informática adotada, utilizar a barra (/), a vírgula (,) ou o espaço ( ).
9.1.D5. A data provável pode figurar entre parênteses retos e interrogada ([
?]).
102
ISO 8601: 2004, Data elements and interchange formats - Information interchange representation
of dates and times. Geneva: International Standard Organization.
_____________________________________________________________________________________
Datas de existência / atividade 231
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
9.1.D6. A data aproximada deve ser registada. A pontuação e as abreviaturas a
utilizar variam de acordo com os casos a seguir apresentados:
9.1.D7. Entre parênteses retos, precedida da abreviatura de circa ([c.
9.1.D8. Entre parênteses retos, precedida das expressões ([antes de ]), ([ant. ]),
([posterior a ]) ou ([post. ]).
9.1.D9. Entre parênteses retos, separadas pela palavra ou, caso se trate de dois
anos possíveis ([ ou ]).
9.1.D10. Entre parênteses retos, precedida a primeira pela palavra entre,
separada da segunda pela palavra e, caso se trate de indicar um intervalo
possível entre duas datas ([entre e ]).
9.1.D11. Três dígitos entre parênteses retos seguidos de hífen, caso se trate de
década conhecida ([_ _ _-]).
9.1.D12. Três dígitos, entre parênteses retos, seguidos de ponto de
interrogação, caso se trate de década provável ([_ _ _?]).
9.1.D13. Dois dígitos seguidos de dois hífen, caso se trate de século conhecido
([_ _ --]).
9.1.D14. Dois dígitos seguidos de um hífen e de um ponto de interrogação,
caso se trate de século provável ([_ _ -?]).
_____________________________________________________________________________________
232 Datas de existência/atividade
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
9.2. História
Objetivo
Fornecer uma história concisa da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da
família.
Comentário
• Pode ser vantajosa a utilização de linguagens controladas no
preenchimento deste elemento de informação, com o objetivo de
permitir uma recuperação eficaz da informação pretendida.
Orientações gerais
9.2.A1. História é um elemento de informação de preenchimento opcional ou
obrigatório, de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de
preenchimento dos elementos de informação, apresentada na Introdução à II
Parte destas Orientações.
9.2.A2. Registar sucintamente os principais eventos, atividades, realizações
e/ou funções da pessoa coletiva, pessoa singular ou família.
9.2.A3. Registar, se pertinente, e caso se opte por um texto narrativo, a
totalidade de informação prevista pelo conjunto dos elementos de informação
da Zona (Lugares, Estatuto Legal, Funções, ocupações e atividades,
Mandatos/Fontes de Autoridade, Estruturas internas/Genealogia e Contexto Geral).
9.2.A4. Registar a informação, caso se opte por um texto estruturado, através
do recurso a cada um dos elementos da Zona, tendo em linha de conta o
princípio da não repetição da informação.
9.2.A5. Registar, sempre que possível e pertinente, as respetivas datas, como
parte integrante da descrição narrativa.
Orientações específicas
História para pessoas coletivas
9.2.B1. Registar a história para as pessoas coletivas, incluindo, sempre que
possível, informação sobre as circunstâncias de criação, modificações ou
reestruturações sofridas, dissolução, textos ou documentos legais
relacionados, pessoas coletivas precedentes ou sucessoras no exercício das
respetivas atividades e funções, fusões com outras pessoas coletivas, pessoas
singulares que se destacaram no desempenho de cargos e funções, etc.
Exemplos (textos narrativos):
_____________________________________________________________________________________
História 233
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Forma autorizada do nome:Cónegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do
Salvador de Grijó. Século X-1770; 1795-1833
História:O Mosteiro do Salvador de Grijó era masculino. Situava-se na antiga
Terra e Comarca da Feira. Aderiu à Ordem de Santo Agostinho. Esteve sujeito à
jurisdição ordinária do Porto. Aderiu à reforma do Mosteiro Santa Cruz de
Coimbra e foi unido à Congregação do mesmo nome.
Foi também designado por Mosteiro de Grijó (1452).
Dois irmãos de Nuno Soares, o Velho, fidalgo importante da Feira, chamados
Guterre Soares e Ausindo Soares, fundaram uma pequena igreja, "Ecclesiola" em
latim, em portu-guês Igrejó ou Igrijó, que evoluiu para Grijó, que dedicaram ao
Salvador do Mundo, recebendo do seu irmão o sítio para edificarem o mosteiro e
a igreja, numa quinta situada na terra e comarca da Feira, estando o mosteiro já
fundado no ano de 922. O seu primeiro abade foi Guterre Soares. Viviam
segundo a Regra do padre Santo Agostinho, chamada canónica.
A rainha D. Teresa, mulher do conde D. Henrique, fez importantes doações ao
mosteiro bem como Soeiro Fromariguez, filho de Nuno Soares, o Velho, e sua
mulher D. Elvira Nunes Áurea, cujo filho foi abade do mosteiro.
A reformação vivida em Santa Cruz com o padre D. Teotónio foi seguida muito
fielmente por Grijó, pelo seu abade D. Paio Soares, que recebeu como
reformadores, a seu pedido, D. João Peculiar e seu sobrinho D. Pedro Rabaldiz,
chegados a Grijó, em 21 de novembro de 1135. D. Paio rejeitou o governo do
mosteiro e o título de abade, tal como D. Teotónio, e mandou eleger o prelado
com o título de prior, sendo o primeiro eleito canonicamente, o padre D.
Trutesindo.
Em 1517, era prior de Grijó, D. João, bispo de Safim, provedor mor do Hospital
Real de Todos os Santos, reitor da Universidade de Lisboa, e do Desembargo
régio.
O prior do Mosteiro de Grijó aderiu à reforma do mosteiro de Santa Cruz,
cometida por D. João III a Frei Brás de Barros, da Ordem de São Jerónimo e a
Frei António, com início a 13 de outubro de 1527, sendo confirmada pelo papa
Paulo III, por bula de 26 de fevereiro de 1540. Esta reforma precedeu a
instituição da Congregação de Santa Cruz de Coimbra, pelo Papa Paulo IV, em
1556.
Foi iniciado o processo de mudança de lugar de Grijó para Vila Nova do Porto,
transferido temporariamente para o Mosteiro de Santo Agostinho da Serra do
Pilar, entre 1542 e 1566. O descontentamento de alguns cónegos vindo de Grijó,
levou-os a alcançar do papa Pio V, uma bula de separação entre os mosteiros
antigo e novo de Vila Nova do Porto, passada em 1566. Esta estabelecia que
fossem dois mosteiros distintos e que se dividissem as rendas.
Em 1770, por breve de Clemente XIV e beneplácito régio de 6 de setembro desse
ano, de que foi executor o Cardeal da Cunha, foi extinto com mais nove mosteiros
da Congregação e os seus bens foram anexados ao Mosteiro de Mafra para nele se
desenvolverem os estudos.
Foi vendido ao desembargador João Fernandes de Oliveira.
Em 1792, a bula "Expositum nobis", concedida pelo Papa Pio VI, em 3 de abril, a
instâncias da Rainha D. Maria I, foi executada por 3 sentenças de D. José Maria
de Melo, Bispo do Algarve e Inquisidor Geral. A primeira, dada em Lisboa a 10
de maio de 1792, mandou remover os Cónegos Regrantes do Mosteiro de Mafra
para outros mosteiros da sua Congregação, restituindo-o aos religiosos da
Província de Santa Maria da Arrábida. A terceira sentença, dada a 24 de
dezembro, estabeleceu os mosteiros que deviam integrar a Congregação dos
Cónegos Regrantes de Santo Agostinho, entre os quais figura o do Salvador de
Grijó, restituídos "in integrum" ao estado regular e conventual, com todos os
bens, rendimentos, privilégios, isentos e padroados de que eram possuidores ao
tempo da sua extinção. Foi-lhe prefixado o número de 30 cónegos. A Rainha
_____________________________________________________________________________________
234 História
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
mandou executar as sentenças por carta régia de 1 de janeiro de 1795. O prior
geral, comunicou-as à Congregação por carta patente datada de 9 de fevereiro do
mesmo ano.
Os cónegos D. Diogo da Assunção e D. Luís de Miranda Henriques, moradores
no extinto mosteiro, apresentaram-se, na cidade do Porto, à chegada do Exército
Libertador, onde permaneceram e foram agraciados pelo imperador do Brasil e
Duque de Bragança.
Em 1833, a 27 de agosto, os deputados da Comissão administradora dos bens dos
conventos extintos, ou Comissão administrativa dos bens dos conventos
abandonados, o abade António Manuel Lopes Vieira de Castro e Francisco da
Rocha Soares, na presença de D. Luís do Patrocínio de Nossa Senhora, cónego
regular de Santo Agostinho, do juíz imediato do couto de Grijó, e de outros
elementos, procederam à descrição e inventário dos objetos existentes no
Mosteiro, que incluía uma hospedaria, sendo escrivão, Nicolau Joaquim Pereira,
escriturário da Comissão.
Forma autorizada do nome: Instituto de Orientação Profissional. 1925História: O Instituto de Orientação Profissional foi fundado a partir de um legado
benemérito de D. Francisca Barbosa de Andrade à Provedoria da Assistência,
pelos Decretos n.º 10 986, de 31 de junho, e n.º 11.176, de 24 de outubro, de 1925.
Inicialmente, o Instituto dependeu da Assistência Pública, tendo transitado em
1928 para a tutela da Instrução Pública, data a partir da qual as suas funções
foram ampliadas e diversificadas. Passou a ser o organismo responsável pela
realização de exames de orientação profissional dos alunos das escolas
complementares e primárias de Lisboa, pela organização dos serviços de
orientação profissional, pela investigação de caráter psicológico e pedagógico
necessárias à prática da orientação e seleção profissionais, pela divulgação dos
objetivos e dos métodos da Psicotecnia, pelas atividades de seleção profissionais
para áreas específicas e pela divulgação de instrumentos de informação sobre a
orientação profissional de que o Boletim foi, sem dúvida, e durante longo período,
a publicação mais significativa e representativa da especialidade.
Entre 1939 e 1947, com a criação da figura do perito orientador, o Instituto
reforçou a orientação profissional nas escolas técnicas, mas a partir de 1955 foi
perdendo importância e o seus quadros técnicos foram sendo esvaziados,
sobretudo após a criação do psicólogo escolar orientador, na Faculdade de
Psicologia e Ciências da Educação.
Atualmente, mantém serviços de atendimento ao público e continua a realizar
exames de orientação e de seleção profissional.
História para pessoas singulares
9.2.B2. Registar a história para as pessoas singulares, incluindo informação
sobre a vida familiar (filiação, cônjuge, filhos e outros parentescos), a
escolaridade (estudos e formação obtida, respetivas instituições, diplomas), a
atividade social (participação em ações, eventos, atos cívicos, etc.) e
profissional (atividade, cargos), outros tipos de atividade (hobbies, interesses) e
outros aspetos relevantes para a caracterização da pessoa (convicções religiosas
ou políticas, etc.).
Exemplos (textos narrativos):
Forma autorizada do nome: Gama, António Saldanha da. 1778-1839, 1.º conde de
Porto Santo
_____________________________________________________________________________________
História 235
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
História: António Saldanha da Gama, 1.º Conde de Porto Santo, título que
recebeu por decreto de 26 de outubro de 1823 (D. João VI), nasceu a 5 de
novembro de 1778 e faleceu a 23 de julho de 1839. Era filho de Manuel Saldanha
da Gama, moço fidalgo e conselheiro do Ultramar, e de D. Francisca Joana Josefa
da Câmara.
Casou, em 1801, com D. Antónia Basília Herédia de Betencourt, dama das ordens
de Santa Isabel e de Maria Luísa, de Espanha, nascida na Madeira a 14 de junho
de 1837 e falecida a 4 de março de 1837. Era a herdeira do antigo morgado José
de Brito Heredia, casado com D. Joana de Brito Betencourt. Não tiveram
descendência, estando a representação colateral nos condes da Ponte.
António Saldanha da Gama foi chefe de esquadra da Armada Real; governador e
capitão general do Maranhão, em 1802; governador e capitão general do reino de
Angola em 1807, tendo contribuído para o desenvolvimento, comércio e
exploração geográfica daquela província; foi conselheiro do Ultramar em 1806;
conselheiro da Fazenda no Brasil em 1810; ministro plenipotenciário ao
Congresso de Viena em 1814; a São Petersburgo em 1815; a Madrid em 1820,
sendo promovido a embaixador da mesma corte em 1833; membro do governo
dos reinos de Portugal e Algarves por Decreto de 24 de maio de 1820; ministro e
secretário de estado dos Negócios Estrangeiros em 1825; par do reino em 1826 e o
primeiro presidente do município de Lisboa, em 1833.
Foi ainda grão cruz da Ordem de Torre e Espada e da de Carlos III de Espanha,
comendador de Avis, etc. Escreveu Memória sobre as colónias de Portugal situadas
na costa ocidental da África.
Forma autorizada do nome: Arruela, José de. 1881-1960, advogado
História:José de Arruela nasceu em Ovar, no largo de Arruela, a 5 de junho de
1881, e faleceu a 28 de julho de 1960. Era filho de Caetano Luís Basto Ferreira
(natural de Estarreja, jornalista, escrivão de Direito e, posteriormente, fundador,
diretor e gerente, em Lisboa, do Correio Nacional) e de Maria Cândida Homem de
Macedo da Câmara e Mota de Sousa Ribeiro Ferreira (de Águeda, prima coirmã do
Conde de Águeda).
Foi o pai, segundo informação do próprio José de Arruela, que decidiu dar-lhe este
último nome, com o qual permaneceu.
Casou com Ana Maria Pinheiro de Melo Arruela, filha de Bernardo Pinheiro de
Melo, 1.º conde de Arnoso. Teve vários filhos, entre os quais Maria José de Arruela
Azevedo Gomes e Maria Cândida de Arruela de Sousa Ribeiro.
Licenciou-se em Direito na Universidade de Coimbra, em 1906, e estabeleceu-se
como advogado em Lisboa. Conseguiu, através da intervenção desenvolvida
através do jornal O Século, uma amnistia para os marinheiros do couraçado Vasco
da Gama, que se revoltaram no ano de 1908.
Filiou-se no Partido Monárquico em 1913, tendo sido preso várias vezes por ações
desenvolvidas pelo partido. Foi presidente da Comissão de Organização Política da
Causa Monárquica, fundador do Centro Monárquico de Lisboa e diretor do Diário
da Manhã, jornal oficioso da Causa Monárquica. Dedicou-se à defesa, em tribunal,
de monárquicos (refira-se o julgamento no Tribunal das Trinas) e republicanos.
Acabada a 2.ª Guerra Mundial, seguiu os julgamentos de Nuremberga.
Realizou várias conferências, que decorreram no Instituto de Coimbra, em Lisboa,
no castelo de São Jorge e na sua própria residência.
Foi colaborador de jornais como o Século, Diário de Notícias, Época, Dia, Nação e
Voz, e diretor da revista A Voz do Direito. Desenvolveu ainda outra atividade
literária, tendo publicado A Monarquia e a República: o programa do Diário da
Manhã, de Lisboa, 1914; A tragédia nacional: Alemanha e Portugal, cuja segunda
edição é de Coimbra, 1940; Uma trepa … histórica, (polémica com o Dr. Alfredo
Pimenta), publicado em Coimbra, em 1942; O equilíbrio peninsular, publicado em
Coimbra, em 1944; O imperativo geográfico de uma aliança, publicado em Coimbra,
em 1945; publicou ainda dois livros de poesia: Contrastes e Convulsões da Pátria.
_____________________________________________________________________________________
236 História
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
História para famílias
9.2.B3. Registar a história para as famílias incluindo informação sobre a
origem, evolução, uniões familiares, apelidos (mudanças ou acréscimos e
respetivas datas), títulos de nobreza ou títulos honoríficos (respetivas datas e
diplomas de atribuição), membros que se destacaram, atividades e funções
desempenhadas (contexto e respetivas datas) e outros aspetos considerados
relevantes para a sua caracterização.
Exemplos (textos narrativos):
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Família, fl. 1514-1926
História: Família antiga de Portugal, encontra-se na ilha da Madeira desde os
inícios da colonização. Foi proprietária de várias honras na província do Minho,
entre as quais a de Dornelas, na freguesia de São Salvador Dornelas, distrito de
Braga. Álvaro Dornelas foi o primeiro que aí se estabeleceu. Cognominado de
“Grande”, esteve nas Ilhas Canárias, terra de origem de sua mulher, D. Elvira
Fernandes de Saavedra. O seu filho, Álvaro de Ornelas Saavedra, instituiu o
Morgado do Caniço e a Capela de Santo António da Sé do Funchal. Fruto da
união com outras linhagens instituiram o Morgado do Vale da Bica. Em 1591
Aires de Ornelas de Vasconcelos fundou, juntamente com a sua primeira mulher,
D. Maria Correia, a capela de Nossa Senhora da Consolação, no seu morgadio do
Caniço. A este sucedeu-lhe Agostinho de Ornelas de Moura, que aumentou
substancialmente o património da família, através da sua união com Brites
Mauriz, filha de Gaspar Fernandes Gondim, mercador na Rua Direita no
Funchal. Aires de Ornelas de Vasconcelos, que sucedeu a seu pai, edificou o
Palácio da Rua do Bispo no Funchal, que anexou ao morgadio do Caniço.
Salientam-se, como outras propriedades dos Ornelas, as seguintes: Palácio dos
Ornelas na Rua do Bispo e a Capela de São Luís de Tolosa, a casa da Rua dos
Ferreiros, a Quinta das Almas ou Quinta Ornelas na Camacha, a Capela de Santo
António da Sé do Funchal, entre outras.
Prestaram serviço à Coroa Portuguesa, desempenhando cargos nas províncias
ultramarinas, na administração pública e na vida política e diplomática.
Fontes de informação
9.2.C1. As fontes de informação para a história da pessoa coletiva, da pessoa
singular e da família são a documentação produzida, os textos ou documentos
legais de criação, organização ou funcionamento, de alteração ou dissolução,
os estudos institucionais, biográficos ou familiares e os instrumentos de
descrição, ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
9.2.D1. A história pode ser apresentada na forma de cronologia.
9.2.D2. A história deve ser registada de forma consistente. Recomendam-se os
seguintes critérios de redação:
• Evitar todo e qualquer tipo de juízo de valor sobre a pessoa coletiva, a
pessoa singular ou a família a descrever.
_____________________________________________________________________________________
História 237
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
•
•
•
•
Atualizar a grafia utilizada.
Evitar citações em português arcaico.
Utilizar o tempo verbal preferencialmente no passado.
Utilizar numeração árabe, exceto na indicação dos séculos ou nos
elementos numéricos distintivos dos nomes próprios de Reis e Papas.
• Utilizar abreviaturas de acordo com a NP ISO 832:2009 103 ou, caso esta seja
omissa, de acordo com um prontuário ortográfico.
• Utilizar maiúscula inicial segundo as situações estritamente exigidas pelas
normas ortográficas vigentes: antropónimos, topónimos, instituições,
corporações, repartições oficiais, diplomas legais.
• Utilizar minúscula inicial na menção de cargos de qualquer natureza, não
estando em causa usos ou exigências oficiais.
Exclusões
9.2.E1. As fontes de informação para a história devem ser registadas no
elemento de informação Fontes.
103
NP ISO 832:2009 Informação e documentação. Descrição e referências bibliográficas. Regras para
a abreviatura de termos bibliográficos. Lisboa: IPQ, 2009.
_____________________________________________________________________________________
238 História
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
9.3. Lugares
Objetivo
Indicar os lugares e/ou jurisdições predominantes onde a pessoa coletiva, a
pessoa singular ou a família tiveram a sua sede, residiram, desenvolveram ou
mantiveram atividades ou contactos.
Comentário
• Pode ser vantajosa a utilização de pontos de acesso normalizados para os
nomes geográficos, com o objetivo de permitir uma recuperação da
informação mais eficaz.
Orientações gerais
9.3.A1. Lugares é um elemento de informação de preenchimento opcional ou
obrigatório, de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de
preenchimento dos elementos de informação, apresentada na Introdução à II
Parte destas Orientações.
9.3.A2. Registar o nome dos lugares e/ou jurisdições predominantes em que a
pessoa coletiva, a pessoa singular ou a família tiveram a sua sede, residiram,
desenvolveram ou mantiveram atividades ou contactos.
9.3.A3. Registar, se pertinente, o nome dos lugares e/ou jurisdições de acordo
com as orientações relativas à Escolha e construção de pontos de acesso
normalizados para as entidades geográficas, III Parte destasOrientações.
9.3.A4. Registar a natureza da relação da pessoa coletiva, da pessoa singular ou
da família com os lugares e/ou jurisdições mencionados.
9.3.A5. Registar, sempre que possível, o período da relação da pessoa coletiva,
da pessoa singular ou da família com os lugares e/ou jurisdições mencionados.
Orientações específicas
Lugares para pessoas coletivas
9.3.B1. Registar, para as pessoas coletivas, os lugares de criação, sede, áreas de
jurisdição ou de atividade, filiais, etc.
Exemplos (Texto estruturado):
Forma autorizada do nome: Cónegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do
Salvador de Grijó. Século X-1770; 1795-1833
Lugares: Quinta situada na antiga terra e comarca da Feira.
Forma autorizada do nome: Real Fábrica de Chapéus da Gramela
Lugares: Pombal (freguesia, Pombal, Leiria, Portugal)
_____________________________________________________________________________________
Lugares 239
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Lugares para pessoas singulares
9.3.B2. Registar, para as pessoas singulares, informação sobre a nacionalidade
ou a cidadania, os principais lugares ou áreas de residência, de desempenho e
exercício de atividade profissional, científica, intelectual, política, etc.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Arruela, José de. 1881-1960, advogado
Lugares: Arruela (Largo, Ovar, Aveiro, Portugal) (nascimento).
Lugares para famílias
9.3.B3. Registar, para as famílias, informação sobre a nacionalidade ou a
cidadania, os principais lugares ou áreas de residência, a localização de
imóveis, direitos, jurisdições, ou interesses, etc.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Família, fl. 1514-1926
Lugares: Dornelas (honra, Amares, Braga); Ilhas Canárias (origem de Elvira
Fernandes de Saavedra); Ilha da Madeira (residência, desde o início da
colonização).
Fontes de informação
9.3.C1. As fontes de informação para os lugares são a documentação
produzida, os textos ou documentos legais,ou quaisquer outras fontes
consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
9.3.D1. A informação pode ser registada segundo um critério de ordenação
cronológico.
Exclusão
9.3.E1. Registar, se pertinente, as normas utilizadas para a construção das
formas autorizadas do nome dos lugares no elemento de informação Regras
e/ou convenções.
_____________________________________________________________________________________
240 Lugares
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
9.4. Estatuto legal
Objetivo
Indicar o estatuto legal da pessoa coletiva.
Comentário
• Pode ser vantajosa a utilização de uma linguagem controlada no
preenchimento deste elemento de informação, com o objetivo de
permitir uma recuperação eficaz da informação pretendida.
• Esta informação pode ser fornecida apenas para pessoas coletivas
contemporâneas.
Orientações gerais
9.4.A1. Estatuto legal é um elemento de informação de preenchimento
opcional ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à II Parte destas Orientações.
9.4.A2. Registar o estatuto legal (privado ou público) da pessoa coletiva.
9.4.A3. Registar alterações que o estatuto legal possa ter sofrido.
9.4.A4. Registar o período de vigência e/ou de alteração do estatuto legal.
9.4.A5. Registar, se apropriado, um termo que caracterize a pessoa coletiva.
Exemplos (texto estruturado):
Forma autorizada do nome: Conselho da Fazenda. 1591-1833
Estatuto legal: Organismo da administração central
Forma autorizada do nome: Cónegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do
Salvador de Grijó. Século X-1770; 1795-1833
Estatuto Legal: organismo privado
Forma autorizada do nome: Instituto do Vinho do Porto. 1933Estatuto legal: Instituto público, com autonomia administrativa e financeira
Fontes de informação
9.4.C1. As fontes de informação para o estatuto legal são a documentação
produzida, os textos ou documentos legais de criação, organização ou
funcionamento da pessoa coletiva ou quaisquer outras fontes consideradas
fidedignas.
_____________________________________________________________________________________
Estatuto legal 241
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Apresentação da informação
9.4.D1. Registar o estatuto legal através da utilização de uma terminologia
uniforme.
9.4.D2. A informação pode ser registada segundo um critério de ordenação
cronológico.
Exclusão
9.4.D3. Registar a referência a qualquer esquema de classificação usado para o
estatuto legal de pessoa coletiva no elemento de informação Regras e/ou
convenções.
_____________________________________________________________________________________
242 Estatuto legal
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
9.5. Funções, ocupações e atividades
Objetivo
Indicar as funções, ocupações e atividades desenvolvidas pela pessoa coletiva,
pela pessoa singular ou pela família.
Comentário
• Pode ser vantajosa a utilização de linguagens controladas no
preenchimento deste elemento de informação, com o objetivo de
permitir uma recuperação eficaz 104 .
Orientações gerais
9.5.A1. Funções, ocupações e atividades é um elemento de informação de
preenchimento opcional, obrigatório, ou obrigatório se aplicável, de acordo
com o definido na tabela de obrigatoriedade depreenchimento dos elementos
de informação, apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
9.5.A2. Registar as funções, ocupações e atividades desenvolvidas pela pessoa
coletiva, pessoa singular ou família.
9.5.A3. Registar a natureza das funções, ocupações ou atividades.
9.5.A4. Registar as datas de desempenho das funções, ocupações ou
atividades.
Orientações específicas
Funções, ocupações e atividades para pessoas coletivas
9.5.B1. Registar, para as pessoas coletivas, informação sobre a missão,
competências, funções, esfera de atividade, área de negócio, âmbito territorial,
etc.
9.5.B2. Registar quaisquer mudanças significativas nas funções, ocupações e
atividades e as respetivas datas.
9.5.B3. Registar os textos e documentos legais que as estabelecem ou alteram.
104
A escolha e construção de pontos de acesso normalizados, no âmbito da descrição das
funções, constitui um bom exemplo. Encontra-se já acessível uma norma internacional para a
descrição das funções, embora não forneça orientação para a criação dos pontos de acesso
normalizados. Cf. INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES – ISDF: International
Standard for Describing Functions. 1.ª ed. [em linha]. Dresden: ICA/CBPPS, 2007. Disponível
em WWW: <URL: http://www.ica.org/en/node/83/?filter4 =ISAF>.
_____________________________________________________________________________________
Funções, ocupações e atividades 243
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Funções, ocupações e atividades para pessoas singulares
9.5.B4. Registar, para as pessoas singulares, informação sobre as principais
atividades, funções e cargos desempenhados, relacionados ou não com a
carreira profissional, bem como empreendimentos ou realizações
significativas, ações que tenham merecido reconhecimento público, etc.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Gama, António Saldanha da. 1778-1839, 1.º conde de
Porto Santo
Funções, ocupações e atividades: Chefe de esquadra da Armada Real; governador e
capitão general do Maranhão (1802); governador e capitão general de Angola
(1807), tendo contribuído para o desenvolvimento, comércio e exploração
geográfica daquela província; conselheiro do Ultramar (1806); conselheiro da
Fazenda no Brasil (1810); ministro plenipotenciário ao Congresso de Viena (1814);
a São Petersburgo (1815); a Madrid (1820), promovido a embaixador da mesma
corte (1833); membro do governo dos reinos de Portugal e Algarves (1820);
ministro e secretário de estado dos Negócios Estrangeiros (1825); par do reino
(1826); primeiro presidente do município de Lisboa (1833).
Escreveu Memória sobre as colónias de Portugal situadas na costa ocidental da África.
Forma autorizada do nome: Arruela, José de. 1881-1960, advogado
Funções, ocupações e atividades: advogado; filiado no Partido Monárquico (1913);
presidente da Comissão de Organização Política da Causa Monárquica; fundador
do Centro Monárquico de Lisboa; diretor do Diário da Manhã; colaborador de
jornais como o Século, Diário de Notícias, Época, Dia, Nação e Voz, e diretor da
revista A Voz do Direito; atividade literária e poética.
Funções, ocupações e atividades para famílias.
9.5.B5. Registar, para as famílias, informação sobre as principais ocupações,
atividades, empreendimentos ou ações significativas.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Família, fl. 1514-1926
Funções, ocupações e atividades: Desempenho de cargos nas províncias
ultramarinas, na administração pública e na vida política e diplomática, ao serviço
da Coroa Portuguesa.
Fontes de informação
9.5.C1. As fontes de informação para as funções, ocupações e atividades das
pessoas coletivas, das pessoas singulares e das famílias são a documentação
produzida, ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
9.5.D1. A informação pode ser registada segundo um critério de ordenação
cronológico.
_____________________________________________________________________________________
244 Funções, ocupações e atividades
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
Exclusão
9.5.E1. Registar qualquer esquema de classificação usado para descrever as
funções, ocupações e atividades no elemento de informação Regras e/ou
convenções.
_____________________________________________________________________________________
Funções, ocupações e atividades 245
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
9.6. Mandatos/fontes de autoridade
Objetivo
Indicar as fontes de autoridade para a pessoa coletiva, para a pessoa singular
ou para a família, no que respeita aos seus poderes, funções,
responsabilidades ou esfera de atividades, inclusive territorial.
Orientações gerais
9.6.A1. Mandatos/fontes de autoridade é um elemento de informação de
preenchimento opcional ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido
na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
9.6.A2. Registar quaisquer documento, lei, diretiva ou estatuto que funcione
como fonte de autoridade para os poderes, funções, responsabilidades ou
jurisdição da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família a descrever.
9.6.A3. Registar as datas relativas a esses textos e documentos.
9.6.A4. Registar as datas relativas ao exercício ou modificação dos mandatos
ou fontes de autoridade.
Orientações específicas
Mandato/fontes de autoridade para pessoas coletivas
9.6.B1. Registar os textos ou documentos legais de criação, organização,
alteração ou funcionamento da pessoa coletiva.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Portugal-Frankfurt 97, S. A. - Sociedade Promotora da
Presença de Portugal na Feira do Livro de Frankfurt 97. 1996-1998
Mandatos/Fontes de Autoridade:Decreto-Lei n.º 177/96, de 21 de setembro
Mandato/fontes de autoridade para pessoas singulares
9.6.B2. Registar os textos ou documentos legais de nomeação para cargos,
funções ou responsabilidades da pessoa singular.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Gama, António Saldanha da. 1778-1839, 1.º conde de
Porto Santo
Mandatos/Fontes de Autoridade: Membro do governo dos reinos de Portugal e
Algarves (nomeado por Decreto de 24 de maio de 1820).
_____________________________________________________________________________________
246 Mandatos/fontes de autoridade
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
Mandato/fontes de autoridade para famílias
9.6.B3. Registar os textos ou documentos legais de aquisição, concessão e
doação de bens, direitos e prerrogativas, de nomeação para cargos e funções
ou responsabilidades da família.
Exemplos (textos estruturados)
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Família, 1514-1926
Mandatos/Fontes de Autoridade: Morgadio do Caniço:Testamento de Álvaro de
Ornelas Saavedra e Constança de Mendonça, 1499, in ARM, Governo Civil, liv.
985, f. 136. Registo dos títulos das propriedades vinculadas dos Ornelas
Vasconcelos, respetivas certidões de medição e avaliação: ARM, Registo Vincular
do Governo Civil, liv. 2 e 3, f. 135-146v. e f. 1-24, respetivamente. Registo vincular,
1863, Governo Civil, liv. 986, f. 2. Instrumento de anexação de vínculos, 1863 –
Ibidem, f. 11. Vinculação das casas da Rua do Bispo: Testamento de Aires de
Ornelas de Vasconcelos, in ARM, FOV, cx. 33, n.º 10.
Morgadio de Vale da Bica: Escritura de partilha de 12 de junho de 1522; Venda:
ARM, Registos Notariais, Tabelião Vicente Júlio Ferreira, Livros de Notas 49-64.
Registo vincular, Governo Civil, liv. 986, f. 5.
Fontes de informação
9.6.C1. As fontes de informação para os mandatos/fontes de autoridade das
pessoas coletivas, das pessoas singulares e das famílias, são a documentação
produzida ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
9.6.D1. A informação pode ser registada segundo um critério de ordenação
cronológico.
_____________________________________________________________________________________
Mandatos/fontes de autoridade 247
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
9.7. Estruturas internas/genealogia
Objetivo
Descrever e/ou representar as estruturas administrativas internas de uma
pessoa coletiva ou a genealogia de uma família.
Orientações gerais
9.7.A1. Estruturas internas/genealogia é um elemento de informação de
preenchimento opcional, obrigatório ou obrigatório se aplicável, de acordo
com o definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos
de informação, apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
9.7.A2. Registar a estrutura interna da pessoa coletiva ou da família, bem como
qualquer alteração por ela sofrida.
9.7.A3. Registar as datas relativas a essa estrutura ou às alterações por ela
sofridas.
Orientações específicas
Estruturas internas para pessoas coletivas
9.7.B1. Registar a estrutura interna da pessoa coletiva, bem como qualquer
mudança por ela sofrida e considerada significativa para a compreensão da
forma como conduziu os seus assuntos.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Cónegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do
Salvador de Grijó. Século X-1770; 1795-1833
Estruturas internas: Constituído pelo prior e pelo convento.
Forma autorizada do nome: Real Fábrica das Sedas e Obras de Águas Livres. 17341833
Estruturas internas: A Real Fábrica das Sedas manteve, sensivelmente, a mesma
estrutura ao longo dos tempos, podendo dividir-se em quatro grandes áreas:
administração, contabilidade, produção e venda. A cada uma destas áreas
corresponderam uma ou diversas repartições: Direção, Contadoria,
Administração da Seda Crua e Materiais, Administração da Seda Tinta,
Administração do Tirador e Galões e Administração da Venda.
Genealogia para famílias
9.7.B2. Registar a genealogia da família de forma a evidenciar as relações entre
os seus membros.
_____________________________________________________________________________________
248 Estruturas internas/genealogia
Autoridades arquivísticas – Zona da Descrição
_____________________________________________________________________________________
Fontes de informação
9.7.C1. As fontes de informação para estrutura interna das pessoas coletivas
ou genealogia das famílias, são a documentação produzida, ou quaisquer
outras fontes consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
9.7.D1 Registar a informação num texto narrativo ou gráfico, por exemplo
através de um organograma ou de uma árvore genealógica.
Exclusão
9.7.E1. Registar a informação genealógica das pessoas singulares nos
elementos de informação História e/ou na Zona das Relações.
_____________________________________________________________________________________
Estruturas internas/genealogia 249
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
9.8. Contexto geral
Objetivo
Fornecer informação significativa sobre o contexto geral (social, cultural,
económico, político e/ou histórico ou outro) no qual a pessoa coletiva, a
pessoa singular ou a família operou, viveu ou desenvolveu a sua atividade.
Orientações gerais
9.8.A1. Contexto geral é um elemento de informação de preenchimento
opcional, obrigatório ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na
tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
9.8.A2. Registar qualquer informação significativa sobre o contexto social,
cultural, económico, político, histórico ou outro no qual a pessoa coletiva, a
pessoa singular ou a família desenvolveram a sua atividade.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Cónegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do
Salvador de Grijó. Século X-1770; 1795-1833
Contexto Geral: Sociedade e regime senhoriais. A fundação fica a dever-se a uma
família de “ministeriais régios”, encarregues da administração dos bens da Coroa
na região de Grijó.
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Família, fl. 1514-1926
Contexto Geral: Antigo Regime
Fontes de informação
9.8.C1. As fontes de informação para o contexto geral são a documentação
produzida ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
250
Contexto geral
Autoridades arquivísticas – Zona das Relações
_____________________________________________________________________________________
10. ZONA DAS RELAÇÕES
A Zona das relações contém a informação destinada a descrever as relações
com outras pessoas coletivas, pessoas singulares ou famílias descritas noutros
registos de autoridade. É composta pelos seguintes elementos de informação:
10.1. Nome/Identificador da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da
família relacionada;
10.2. Tipo de relação;
10.3. Descrição da relação;
10.4. Datas da relação.
Comentário
• A compreensão do contexto de produção da documentação de arquivo
prende-se também com a identificação e a caracterização das relações
entre as diferentes pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias.
• Só devem, no entanto, ser registadas e descritas as relações entre as
diferentes pessoas coletivas, pessoas singulares e famílias que se
espelham na documentação produzida. A observação deste princípio tem
como objetivo assegurar a pertinência da informação recuperada.
• A informação correspondente aos elementos de informação que
constituem esta Zona pode ser registada de forma estruturada, através do
recurso aos diferentes elementos de informação acima referidos ou
através de um único texto narrativo.
• Cabe a cada entidade detentora, serviço de arquivo, ou em especial ao
organismo de coordenação da política nacional de arquivos, a definição
do modelo a adotar.
10.1. Nome/Identificador da pessoa coletiva, da pessoa singular ou
da família relacionadas
Objetivo
Indicar os nomes e quaisquer identificadores unívocos da entidade
relacionada e estabelecer uma ligação com o registo de autoridade para a
pessoa coletiva, para a pessoa singular ou família.
Comentário
• A forma autorizada do nome da pessoa coletiva, pessoa singular ou
família constitui o primeiro ponto de acesso normalizado à descrição
arquivística e é, enquanto tal, unívoca, pelo que deve ser a usada no
registo das entidades relacionadas. O objetivo é a recuperação de
informação pertinente.
_____________________________________________________________________________________
Nome/Identificador da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família relacionadas 251
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Orientações gerais
10.1.A1. Nome/Identificador da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da
família relacionadas é um elemento de informação de preenchimento opcional
ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à II Parte destas Orientações.
10.1.A2. Registar a forma autorizada do nome da pessoa coletiva, da pessoa
singular ou da família relacionada.
10.1.A3. Registar quaisquer identificadores unívocos relevantes, incluindo o
identificador do registo de autoridade da pessoa coletiva, da pessoa singular
ou da família relacionada.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Companhia Portuguesa de Transportes Marítimos.
1974-1985
Nome/Identificador da pessoa coletiva relacionada: Companhia Colonial de
Navegação. 1922-1974 (Identificador do registo de autoridade: PT-FNA180).
Forma autorizada do nome: Sampaio, Luís Teixeira de. 1875-1945, embaixador
Nome/Identificador da pessoa coletiva relacionada:Portugal. Ministério dos Negócios
Estrangeiros. 1643-(Identificador do registo de autoridade: PT-FNA125).
Forma autorizada do nome:Portugal. Ministério dos Negócios Estrangeiros. 1643Nome/Identificador da pessoa coletiva relacionada: Legação em Portugal em Paris. ?? (Identificador do registo de autoridade: PT-FNXXX).
Forma autorizada do nome: Almeida. Família, ?-?, marqueses de Alorna
Nome/Identificador da pessoa coletiva relacionada:Mascarenhas. Família, fl. 14721910, marqueses de Fronteira(Identificador do registo de autoridade: PTFNA057).
Fontes de informação
10.1.C1. A fonte de informação para o nome/identificador da pessoa coletiva,
da pessoa singular ou da família relacionada é o respetivo registo de
autoridade arquivística.
Apresentação da informação
10.1.D1. Registar os identificadores das pessoas coletivas, das pessoas
singulares ou das famílias relacionadas entre parênteses (()).
10.1.D2. Quando se estabelece mais do que uma relação, identificar e
descrever cada uma delas individualmente e numerá-las.
10.1.D3. Registar a informação organizada por tipos de entidades relacionadas
e/ou, dentro de cada um deles, de acordo com um critério cronológico.
_____________________________________________________________________________________
252 Nome/Identificador da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família relacionadas
Autoridades arquivísticas – Zona das Relações
_____________________________________________________________________________________
10.2. Tipo de relação
Objetivo
Identificar o tipo geral de relação entre a entidade descrita e outra pessoa
coletiva, pessoa singular ou família.
Comentário
As relações entre as pessoas coletivas, as pessoas singulares ou as famílias
podem ser, genericamente, de diferentes tipos:
• Hierárquica,quando existem relações de subordinante/subordinado,
controlador /controlado, proprietário/propriedade, etc. Numa relação
hierárquica uma entidade subordinante pode exercer autoridade e
controlo sobre as atividades de entidades subordinadas. Uma entidade
pode também estar subordinada a várias outras, tal como, por exemplo,
um comité associado ou uma organização cuja tutela mudou ao longo do
tempo.
• Cronológica, quando existem relações de predecessor/sucessor. Numa
relação temporal, uma entidade pode suceder ou preceder outras no
exercício de determinadas funções e atividades.
• Familiar, quando existem relações paternais/filiais, conjugais, etc. Numa
família uma pessoa pode ter um largo círculo de relações com outros
membros da família e com a família, enquanto entidade.
• Associativa, quando existem relações de fornecedor/cliente, parte/todo,
sócio, membro, amigo, etc.
• Pode ser vantajosa a utilização de uma linguagem controlada no
preenchimento deste elemento de informação, com o objetivo de
permitir uma recuperação eficaz da informação pretendida.
Orientações gerais
10.2.A1. Tipo de relação é um elemento de informação de preenchimento
opcional ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à II Parte destas Orientações.
10.2.A2. Registar o tipo geral da relação descrita.
10.2.A3. Registar, se pertinente, um termo que especifique a relação.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Companhia Portuguesa de Transportes Marítimos.
1974-1985
Nome da pessoa coletiva relacionada: Companhia Colonial de Navegação. 1922-1974
Tipo de relação: Cronológica
_____________________________________________________________________________________
Tipo de relação 253
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Forma autorizada do nome: Sampaio, Luís Teixeira de. 1875-1945, embaixador
Nome da pessoa coletiva relacionada:Portugal. Ministério dos Negócios
Estrangeiros.1643Tipo de relação: Associativa
Forma autorizada do nome:Portugal. Ministério dos Negócios Estrangeiros. 1643Nome da pessoa coletiva relacionada: Legação de Portugal em Paris. ?-?
Tipo de relação: Hierárquica
Forma autorizada do nome: Almeida. Família, ?-?, marqueses de Alorna
Nome da pessoa coletiva relacionada: Mascarenhas. Família, fl. 1472-1910,
marqueses de Fronteira
Tipo de relação:Familiar
Fontes de informação
10.2.C1. As fontes de informação para o tipo de relação são a documentação
produzida e quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
10.2.D1. Registar o tipo de relação através da utilização de uma terminologia
uniforme.
Exclusões
10.2.E1. Registar a referência a qualquer esquema de classificação usado para
o tipo de relação no elemento de informação Regras e/ou convenções.
10.2.E2. Descrever as relações entre as pessoas coletivas, pessoas singulares ou
famílias e a documentação produzida no capítulo Relações das pessoas coletivas,
pessoas singulares e famílias com a documentação de arquivo e outros recursos.
10.2.E3. Descrever as relações entre as pessoas coletivas, as pessoas singulares
ou as famílias e outros recursos no capítulo Relações das pessoas coletivas,
pessoas singulares e famílias com a documentação de arquivo e outros recursos.
_____________________________________________________________________________________
254 Tipo de relação
Autoridades arquivísticas – Zona das Relações
_____________________________________________________________________________________
10.3. Descrição da relação
Objetivo
Fornecer uma descrição específica da natureza da relação.
Comentário
• Pode ser vantajosa a utilização de uma linguagem controlada no
preenchimento deste elemento de informação, com o objetivo de
permitir uma recuperação eficaz da informação pretendida.
Orientações gerais
10.3.A1. Descrição da relação é um elemento de informação de preenchimento
opcional ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à II Parte destas Orientações.
10.3.A2. Registar uma descrição precisa da natureza da relação entre a pessoa
coletiva, pessoa singular ou família, descrita no registo de autoridade, e a
entidade relacionada, por exemplo: subordinante, subordinada, proprietário,
predecessor, sucessor, cônjuge, filho, primo, professor, aluno, colega de
trabalho, etc.
10.3.A3. Pode ser registada, neste elemento de informação, um texto narrativo
de descrição da história e/ou natureza da relação.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Companhia Portuguesa de Transportes Marítimos.
1974-1985
Nome da pessoa coletiva relacionada: Companhia Colonial de Navegação. 1922-1974
Descrição da relação: Entidade sucessora. A Companhia Portuguesa de
Transportes Marítimos resultou da fusão da Companhia Colonial de Navegação
com a Companhia Insulana de Navegação, realizada a 4 de fevereiro de 1974.
Forma autorizada do nome: Sampaio, Luís Teixeira de. 1875-1945, embaixador
Nome da pessoa coletiva relacionada: Portugal. Ministério dos Negócios
Estrangeiros. 1643Descrição da relação: Luís Teixeira de Sampaio foi embaixador e secretário-geral
do Ministério dos Negócios Estrangeiros, orientando todo o serviço diplomático
português.
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministério dos Negócios Estrangeiros. 1643Nome da pessoa coletiva relacionada: Legação de Portugal em Paris
Descrição da relação: Entidade subordinada.
Forma autorizada do nome: Almeida, Família, ?-?, marqueses de Alorna
Nome da pessoa coletiva relacionada: Mascarenhas. Família, fl. 1472-1910,
marqueses de Fronteira
_____________________________________________________________________________________
Descrição da relação 255
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Descrição da relação: Leonor Benedita de Oyenhausen e Almeida, filha de Carlos
Augusto, Conde de Oyenhausen e do Sacro Império Romano e da 4.ª marquesa
de Alorna, ela própria Condessa de Oyenhausen, casou com o 6.º marquês de
Fronteira, João José Luís Mascarenhas Barreto.
Fontes de informação
10.3.C1. As fontes de informação para o tipo de relação são a documentação
produzida e quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
Exclusão
10.3.E1. Registar a referência a qualquer esquema de classificação usado para
descrever a relação no elemento de informação Regras e/ou convenções.
_____________________________________________________________________________________
256 Descrição da relação
Autoridades arquivísticas – Zona das Relações
_____________________________________________________________________________________
10.4. Datas da relação
Objetivo
Indicar as datas de duração da relação com outras pessoas coletivas, pessoas
singulares ou famílias.
Orientações gerais
10.4.A1. Datas da relação é um elemento de informação de preenchimento
opcional ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à II Parte destas Orientações.
10.4.A1. Registar, se relevantes, as datas de início da relação ou da sucessão e,
se pertinentes, as datas do respetivo termo.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Companhia Portuguesa de Transportes Marítimos.
1974-1985
Nome da pessoa coletiva relacionada: Companhia Colonial de Navegação. 1922-1974
Datas da relação: 1974-02-04
Forma autorizada do nome: Sampaio, Luís Teixeira de. 1875-1945, embaixador
Nome da pessoa singular relacionada: Portugal.Ministério dos Negócios
Estrangeiros. 1643Datas da relação: 1929-05-02 (início; permanece no período que antecede a
Segunda Guerra Mundial)
Forma autorizada do nome: Portugal.Ministério dos Negócios Estrangeiros. 1643Nome da pessoa coletiva relacionada: Legação de Portugal em Paris
Datas da relação: 1668-1852 (atividade)
Forma autorizada do nome: Almeida. Família, ?-?, marqueses de Alorna
Nome da pessoa coletiva relacionada: Mascarenhas. Família, fl. 1472-1910,
marqueses de Fronteira
Datas da relação: 1799-11-10 (casamento)
Fontes de informação
10.4.C1. As fontes de informação para as datas da relação são a documentação
produzida e quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
10.4.D1. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601 105 .
105
ISO 8601: 2004, Data elements and interchange formats - Information intrechange: representation
of dates and times. Geneva: International Standard Organization.
_____________________________________________________________________________________
Datas da relação 257
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Comentário
• As aplicações informáticas podem não permitir o registo das datas de
acordo com a norma ISO 8601. Nesses casos cabe a cada entidade
detentora ou serviço de a
• Considere-se a possibilidade de as aplicações informáticas não estarem
preparadas para aceitar o tipo de pontuação ou abreviaturas abaixo
indicadas. Nesses casos cabe a cada entidade detentora ou serviço de
arquivo a definição das orientações a usar.
Exemplos
Data: AAAA-MM-DD.
10.4.D2. O ano, o mês e o dia devem ser registados em algarismos árabes. Em
alternativa, o mês pode ser registado em letras, por extenso ou abreviado.
Exemplo
Forma autorizada do nome: Gama, António Saldanha da. 1778-1839
Datas de existência: 1778-Novembro05-1839-Julho23
ou
Forma autorizada do nome: Gama, António Saldanha da. 1778-1839
Datas de existência: 1778-Nov.-05-1839-Jul.-23
10.4.D3. As datas de existência/atividade devem ser expressas no sistema de
datação atual.
10.4.D4. Os elementos da data cronológica podem ser, preferencialmente,
separados por hífen (-). Caso tal não seja possível, tendo em conta a aplicação
informática adotada, utilizar a barra (/), a vírgula (,) ou o espaço ( ).
10.4.D5. A data provável pode figurar entre parênteses retos e interrogada ([
?]).
10.4.D6. A data aproximada deve ser registada. A pontuação e as abreviaturas
a utilizar variam de acordo com os casos a seguir apresentados.
10.4.D7. Entre parênteses retos, precedida da abreviatura de circa ([c.
10.4.D8. Entre parênteses retos, precedida das expressões ([antes de ]), ([ant.
]), ([posterior a ]) ou ([post. ]).
10.4.D9. Entre parênteses retos, separadas pela palavra ou, caso se trate de
dois anos possíveis ([ ou ]).
10.4.D10. Entre parênteses retos, precedida a primeira pela palavra entre,
separada da segunda pela palavra e, caso se trate de indicar um intervalo
possível entre duas datas ([entre e ]).
10.4.D11. Três dígitos entre parênteses retos seguidos de hífen, caso se trate
de década conhecida ([_ _ _-]).
_____________________________________________________________________________________
258 Datas da relação
Autoridades arquivísticas – Zona das Relações
_____________________________________________________________________________________
10.4.D12. Três dígitos, entre parênteses retos, seguidos de ponto de
interrogação, caso se trate de década provável ([_ _ _?]).
10.4.D13. Dois dígitos seguidos de dois hífen, caso se trate de século
conhecido ([_ _ --]).
10.4.D14. Dois dígitos seguidos de um hífen e de um ponto de interrogação,
caso se trate de século provável ([_ _ -?]).
_____________________________________________________________________________________
Datas da relação 259
Orientações para a Descrição em Arquivística
_____________________________________________________________________________________
11. ZONA DO CONTROLO
A Zona do controlo contém a informação destinada a identificar, de forma
unívoca, o registo de autoridade arquivística e a registar como, quando e por
que serviço de arquivo o registo de autoridade arquivística foi criado e
mantido. É composta pelos seguintes elementos de informação:
11.1. Identificador do registo de autoridade;
11.2. Identificadores da instituição;
11.3. Regras e/ou convenções;
11.4. Estatuto;
11.5. Nível de detalhe;
11.6. Datas de criação, revisão ou eliminação;
11.7. Idiomas e escritas;
11.8. Fontes;
11.9. Notas de manutenção.
11.1. Identificador do registo de autoridade
Objetivo
Identificar, de forma unívoca, o registo de autoridade arquivística no contexto
em que será usado.
Comentário
O identificador do registo de autoridade arquivística pode ainda:
• Servir como meio de controlo do registo de autoridade arquivística;
• Ser utilizado na recuperação do registo de autoridade arquivística;
• Ser utilizado para a elaboração das referências ao registo de autoridade
arquivística.
Orientações gerais
11.1.A1. O identificador do registo de autoridade é um elemento de
informação de preenchimento obrigatório, de acordo com o definido na tabela
de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
11.1.A2. O identificador do registo de autoridade deve integrar os seguintes
elementos, na sequência indicada:
• Código do país ou da organização internacional;
• Identificador do ficheiro de autoridades;
• Número sequencial de registo.
_____________________________________________________________________________________
260 Identificador do registo de autoridade
Autoridades arquivísticas – Zona do Controlo
_____________________________________________________________________________________
Código do país ou da organização internacional
11.1.A3. O código do país é obrigatório para a troca de informação
internacional.
11.1.A4. Se o criador do registo de autoridade arquivística for uma
organização internacional, fornecer o respetivo identificador, e não o código
do país.
Identificador do ficheiro de autoridades
Comentário
• Pode ser vantajosa a criação de um ficheiro nacional de autoridades
arquivísticas, que possibilite a partilha de descrições e garanta a
univocidade dos registos de autoridade arquivística e a consistência e
coerência global do ficheiro.
• Cabe ao organismo de coordenação da política nacional de arquivos, a
definição do modelo a adotar na criação do ficheiro nacional de
autoridades arquivísticas.
11.1.A5. O identificador do ficheiro de autoridades deve ser constituído por
uma sigla que o identifique de forma unívoca.
Exemplos
PT/FNA
Portugal, Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas
Número sequencial de registo
11.1.A6. O número deve ser sequencial.
Exemplos
Identificador do registo de autoridade: PT-FNA1
Portugal, Ficheiro Nacional de autoridades arquivísticas, n.º 1
Identificador do registo de autoridade: PT-FNA2
Portugal, Ficheiro Nacional de autoridades arquivísticas, n.º 2
Identificador do registo de autoridade: PT-FNA3
Portugal, Ficheiro Nacional de autoridades arquivísticas, n.º 3
_____________________________________________________________________________________
Identificador do registo de autoridade 261
Orientações para a Descrição em Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Fonte de informação
11.1.C1. A fonte de informação para o código de referência do país é a ISO
3166 106 :
•
•
•
•
•
•
•
PT = Portugal
AO = Angola
BR = Brasil
CV = Cabo Verde
GW = Guiné Bissau
MZ = Moçambique
TL = Timor Leste
Apresentação da informação
11.1.D1. O identificador do ficheiro de autoridade pode ser precedido de um
hífen ( - ).
11.1.D2. O número sequencial pode ser registado na sequência da sigla
correspondente ao tipo de registo, sem qualquer separação.
106
ISO 3166:1997 - Codes for the representation of names of countries, alpha-2 code. Geneve:
International Standard Organization.
_____________________________________________________________________________________
262 Identificador do registo de autoridade
Autoridades arquivísticas – Zona do Controlo
_____________________________________________________________________________________
11.2. Identificadores da instituição
Objetivo
Identificar os serviços responsáveis pela criação do registo de autoridade.
Comentário
• A criação de um ficheiro nacional de autoridades arquivísticas pressupõe
a centralização no controlo da univocidade dos registos e da consistência
e coerência global do ficheiro, mas implica uma colaboração partilhada
por todas as entidades detentoras ou serviços de arquivo que integrem a
rede.
• Cabe ao organismo de coordenação da política nacional de arquivos, a
definição do modelo de colaboração a adotar.
• Pode ser vantajosa a utilização de pontos de acesso normalizados para as
entidades detentoras ou serviços de arquivo, com o objetivo de permitir
uma recuperação eficaz da informação pretendida 107 .
Orientações gerais
11.2.A1. Identificadores da instituição é um elemento de informação de
preenchimento opcional ou obrigatório, de acordo com o definido na tabela
de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
11.2.A2. Registar, de forma completa, o nome do serviço responsável pela
criação do registo de autoridade arquivística.
Exemplos
Identificador da instituição: PT/DGARQ
Identificador da instituição: PT/AHM
11.2.A3. Registar, em alternativa, o código dos serviços responsáveis pela
criação do registo de autoridade arquivística.
Exemplos
Identificador da instituição: PT/TT
Identificador da instituição: PT/AHU
107
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES – ISIAH: International Standard for
Institutions with Archival Holdings: Draft: Developed by the Committee on Best Practices and
Professional Standards, Madrid, Spain, May 2007. [em linha]. Disponível em WWW: <URL:
http://www.ica.org/s
_____________________________________________________________________________________
Identificadores da instituição 263
Orientações para a Descrição em Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Exclusão
11.2.E1. Registar a referência a quaisquer sistemas de identificação ou
codificação usados para os serviços responsáveis pela criação do registo de
autoridade arquivística no elemento de informação Regras e/ou convenções.
_____________________________________________________________________________________
264 Identificadores da instituição
Autoridades arquivísticas – Zona do Controlo
_____________________________________________________________________________________
11.3. Regras e/ou convenções
Objetivo
Identificar as convenções ou regras, nacionais e internacionais, aplicadas na
criação do registo de autoridade arquivística.
Orientações gerais
11.3.A1. Regras e / ou convenções é um elemento de informação de
preenchimento opcional ou obrigatório, de acordo com o definido na tabela
de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
11.3.A2. Registar as referências bibliográficas das convenções ou regras
aplicadas na criação do registo de autoridade arquivística.
Exemplos
Regras e/ou convenções: Registo de autoridade elaborado de acordo
comDIRECÇÃO
GERAL
DE
ARQUIVOS
–
PROGRAMA
DE
NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO; GRUPO DE TRABALHO
DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Orientações para a
descrição arquivística: parte 2: autoridades arquivís-ticas; parte 3: escolha e construção
de pontos de acesso normalizados. 2.ª v. Lisboa: DGARQ, 2007. ISBN 978-972-810791-8.
11.3.A3. Registar as regras aplicadas para a construção da Forma autorizada do
nome.
Exemplos
Regras e/ou convenções: Forma autorizada do nome construída de acordo
comDIRECÇÃO
GERAL
DE
ARQUIVOS
–
PROGRAMA
DE
NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO; GRUPO DE TRABALHO
DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Orientações para a
descrição arquivística: parte 2: autoridades arquivísticas; parte 3: escolha e construção de
pontos de acesso normalizados. 2.ª v. Lisboa: DGARQ, 2007, ISBN 978-972-8107-918.
11.3.A4. Registar as regras aplicadas para a construção da Forma paralela do
nome.
11.3.A5. Registar as regras aplicadas para a construção da Forma autorizada do
nome de acordo com outras regras.
11.3.A6. Registar as regras aplicadas para a construção das formas autorizadas
do nome dos Lugares.
_____________________________________________________________________________________
Regras e/ou convenções 265
Orientações para a Descrição em Arquivística
_____________________________________________________________________________________
11.3.A7. Registar a referência a qualquer esquema de classificação usado para
o Estatuto legal.
11.3.A8. Registar a referência a qualquer esquema de classificação usado para
o Tipo de relação.
11.3.A9. Registar a referência a qualquer esquema de classificação usado para
a Descrição da relação.
Apresentação da informação
11.3.C1. A informação relativa às regras e/ou convenções pode ser apresentada
de forma coerente, apresentando a informação referente a um mesmo
elemento de informação, explicitando qual.
11.3.C2. A informação relativa às regras e /ou convenções deve ser apresentada
de acordo com as seguintes normas: NP 405-1 108 , NP 405-2 109 , NP 405-3 110 , NP
405-4 111 .
108
NP 405-1. 1994, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos impressos.
Lis-boa: IPQ; CT7. 49 p.
109
NP 405-2. 1998, Informação e documentação - Referências bibliográficas: material não livro.
Lisboa: IPQ; CT7. 27 p.
110
NP 405-3. 2000, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos não publicados. Lisboa: IPQ; CT7. 15 p.
111
NP 405-4. 2002, Informação e documentação – Referências bibliográficas: documentos electrónicos.
Lisboa: IPQ; CT7. 26 p.
_____________________________________________________________________________________
266 Regras e/ou convenções
Autoridades arquivísticas – Zona do Controlo
_____________________________________________________________________________________
11.4. Estatuto
Objetivo
Indicar o estado de elaboração do registo de autoridade arquivística, para que
o utilizador possa perceber o seu estatuto corrente.
Comentário
• A descrição é uma atividade dinâmica, suscetível de contínua atualização,
à medida que aumenta o conhecimento e a compreensão da
documentação e do respetivo contexto de produção.
• Assim, cada registo de autoridade arquivística pode ser alvo de revisões e
atualizações. Pode existir provisoriamente, numa fase de teste, antes de
se tornar definitivo, ser eliminado, ou rejeitado enquanto autoridade
arquivística. Sendo o ficheiro de autoridades arquivísticas um
instrumento de trabalho e de referência, a eliminação de um registo deve
sempre ser assinalada.
Orientações gerais
11.4.A1. Estatuto é um elemento de informação de preenchimento opcional
ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à II Parte destas Orientações.
11.4.A2. Registar o estatuto corrente do registo de autoridade arquivística,
indicando se corresponde a uma versão provisória, definitiva, revista ou
eliminada.
Exemplos
Estatuto: Versão definitiva
11.4.A3. Registar o motivo que levou à eliminação de uma autoridade
arquivística.
_____________________________________________________________________________________
Estatuto 267
Orientações para a Descrição em Arquivística
_____________________________________________________________________________________
11.5. Nível de detalhe
Objetivo
Indicar se o nível de detalhe do registo de autoridade arquivística é mínimo,
parcial ou máximo.
Comentário
Os registos de autoridade arquivística podem corresponder a diferentes níveis
de detalhe:
• Mínimo, quando constituídos apenas pelos quatro elementos de
informação essenciais dos registos de autoridade construídos segundo a
ISAAR (CPF) 2: Tipo de entidade; Formas autorizadas do nome; Datas de
existência; Identificador do registo de autoridade.
• Médio, quando constituídos pelos elementos considerados obrigatórios
(O) e obrigatórios se aplicáveis (OA) de acordo com o definido na tabela
de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
• Máximo, quando completos, fornecendo informação, quando existente,
para todos os elementos de informação previstos para a descrição dos
produtores.
• Os diferentes níveis de detalhe prendem-se com as características da
pessoa coletiva, pessoa singular ou família a descrever, com a relação que
têm com a documentação de arquivo e com a política de descrição
adotada.
• Cabe a cada entidade detentora, serviço de arquivo e, em especial ao
organismo de coordenação da política nacional de arquivos, a definição
do nível de detalhe exigido para os registos de autoridade arquivística.
Orientações gerais
11.5.A1. Nível de detalhe é um elemento de informação de preenchimento
opcional ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à II Parte destas Orientações.
11.5.A2. Registar se o registo de autoridade arquivística corresponde a um
nível mínimo, parcial ou máximo de detalhe.
Exemplos
Nível de detalhe: Máximo
_____________________________________________________________________________________
268 Nível de detalhe
Autoridades arquivísticas – Zona do Controlo
_____________________________________________________________________________________
11.6. Datas de criação, revisão ou eliminação
Objetivo
Indicar quando o registo de autoridade arquivística foi criado, revisto ou
eliminado.
Orientações gerais
11.6.A1. Datas de criação, revisão ou eliminação é um elemento de informação
de preenchimento opcional ou obrigatório, de acordo com o definido na
tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
11.6.A2. Registar a data em que o registo de autoridade arquivística foi criado.
11.6.A3. Registar as datas de quaisquer revisões do registo de autoridade
arquivística.
11.6.A4. Registar a data de eliminação de um registo de autoridade
arquivística.
Exemplos
Datas de criação: 2005-07-28
Datas de criação e revisão: Criado em 2005-07-28; revisto em 2006-01-27
Data de eliminação: 2006-01-31
Apresentação da informação
11.6.D1. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601 112 , na
versão atualizada de 2004, e a correspondente NP EN 28601 113 .
11.6.D2. Os diferentes tipos de datas registadas podem ser separadas por
ponto e vírgula (;).
112
ISO 8601: 2000, Data elements and interchange formats - Information intrechange: representation
of dates and times. Geneva: International Standard Organization.
113
NP EN 28601: 1996, Dados e formatos de troca. Troca de informação: representação de datas e
horas. Lisboa: Instituto Português da Qualidade, 1996.
_____________________________________________________________________________________
Datas de criação, revisão ou eliminação 269
Orientações para a Descrição em Arquivística
_____________________________________________________________________________________
11.7. Idiomas e escritas
Objetivo
Indicar os idiomas e escritas utilizados para criar o registo de autoridade
arquivística.
Comentário
• Pode ser vantajoso o registo de informação sobre os idiomas e escritas do
registo de autoridade arquivística com o objetivo da troca de informação
a nível internacional.
Orientações gerais
11.7.A1. Idiomas e escritas é um elemento de informação de preenchimento
opcional ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à II Parte destas Orientações.
11.7.A2. Registar os idiomas e/ou escritas do registo de autoridade
arquivística.
Exemplo
Línguas e escritas: Português
11.7.A3. Opcionalmente registar os correspondentes códigos ISO para idiomas
e escritas:
ISO 639-2 114 :
•
•
•
•
•
•
•
ara = árabe
ben = bengali
cpp = crioulo – baseado no português
lat = latim
mal = malayalam
mwl = mirandês
tet = tetum
ISO 15924 115 :
•
•
•
•
•
Arab = árabe
Beng = bengali
Brai = braille
Latn = latim
Mlym = malayalam
114
ISO 639-2: 1998, Codes for the representation of names of languages, Alpha – 3 code. Geneve:
International Standard Organization, 1998.
115
ISO 15924: 2001, Codes for the representation of names of scripts. Geneve: International
Standard Organization, 2001.
_____________________________________________________________________________________
270 Idiomas e escritas
Autoridades arquivísticas – Zona do Controlo
_____________________________________________________________________________________
11.8. Fontes
Objetivo
Indicar as fontes consultadas para a criação do registo de autoridade
arquivística.
Orientações gerais
11.8.A1. Fontes é um elemento de informação de preenchimento opcional,
obrigatório ou obrigatório se aplicável, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação, apresentada
na Introdução à II Parte destas Orientações.
11.8.A2. Registar as fontes consultadas para a elaboração do registo de
autoridade arquivística, como documentação de arquivo,publicações, sítios
web, referências e/ou informações em qualquer suporte, fornecendo todos os
elementos necessários à sua recuperação.
Apresentação da informação
11.8.D1. A informação relativa às fontes pode ser apresentada de forma
coerente, apresentando a informação referente a um mesmo elemento de
informação, explicitando qual.
11.8.D2. A informação relativa às fontes deve ser apresentada de acordo com
as seguintes normas: NP 405-1 116 , NP 405-2 117 , NP 405-3 118 , NP 405-4 119 .
Exemplos
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos, família
Fontes: FERREIRA, Maria Fátima Araújo de Barros – Arquivo da família Ornelas
Vasconcelos: instrumentos descritivos. In Arquivo Histórico da Madeira. (21) 1998.
Funchal: Secretaria Regional do Turismo e Cultura – DRAC- ARM. ISSN 08739048.
116
NP 405-1. 1994, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos impressos.
Lisboa: IPQ; CT7. 49 p.
117
NP 405-2. 1998, Informação e documentação - Referências bibliográficas: material não livro.
Lisboa: IPQ; CT7. 27 p.
118
NP 405-3. 2000, Informação e documentação - Referências bibliográficas: documentos não
publicados. Lisboa: IPQ; CT7. 15 p.
119
NP 405-4. 2002, Informação e documentação – Referências bibliográficas: documentos electrónicos.
Lisboa: IPQ; CT7. 26 p.
_____________________________________________________________________________________
Fontes 271
Orientações para a Descrição em Arquística
_____________________________________________________________________________________
11.9. Notas de manutenção
Objectivo
Descrever como foi criado e mantido o registo de autoridade arquivística.
Orientações gerais
11.9.A1. Notas de manutenção é um elemento de informação de
preenchimento opcional, obrigatório ou obrigatório se aplicável, de acordo
com o definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos
de informação, apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
11.9.A2. Registar informação pertinentes sobre a criação e manutenção do
registo de autoridade arquivística, como, por exemplo, os nomes das pessoas
responsáveis.
Exemplos
Notas de manutenção: Elaborado por...
Apresentação da informação
11.9.D1. Registar, de forma clara e sem recurso a abreviaturas, o nome ou
nomes dos responsáveis pela criação e manutenção do registo de autoridade
arquivística.
_____________________________________________________________________________________
272 Notas de manutenção
Autoridades Arquivísticas – Relações com a documentação de arquivo e outros recursos
_____________________________________________________________________________________
12. RELAÇÕES DAS PESSOAS COLETIVAS, DAS
PESSOAS SINGULARES E DAS FAMÍLIAS COM A
DOCUMENTAÇÃO DE ARQUIVO E OUTROS
RECURSOS
A secção das relações das pessoas coletivas, das pessoas singulares e das
famílias com a documentação de arquivo e com outros recursos, contem
orientações para proceder à ligação dos registos de autoridade arquivística
com as descrições dos documentos produzidos pelas referidas pessoas
coletivas, pessoas singulares e famílias, bem como com outros recursos de
informação, sobre elas ou por elas produzidos. É composta pelos seguintes
elementos de informação:
12.1. Identificadores e títulos dos recursos relacionados;
12.2. Tipos de recursos relacionados;
12.3. Natureza das relações;
12.4. Datas dos recursos relacionados e/ou das relações.
Comentário
• A informação correspondente aos elementos de informação que
constituem esta secção pode ser registada de forma estruturada, através
do recurso aos diferentes elementos de informação acima referidos, ou
através de um único texto narrativo.
• Cabe a cada entidade detentora, serviço de arquivo, ou em especial ao
organismo de coordenação da política nacional de arquivos, a definição
do modelo a adotar na criação de registos de autoridade arquivística.
• A criação e a descrição das relações entre a descrição das autoridades e a
descrição da documentação por elas produzida são sempre obrigatórias.
12.1. Identificadores e títulos dos recursos relacionados
Objetivo
Identificar, de forma unívoca, os recursos relacionados e/ou estabelecer a
ligação entre o registo de autoridade e a descrição dos recursos relacionados,
quando existam.
Orientações gerais
12.1.A1. Identificadores e títulos dos recursos relacionados é um elemento de
informação de preenchimento opcional ou obrigatório, de acordo com o
definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de
informação, apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
12.1.A2. Registar os identificadores unívocos dos recursos relacionados.
_____________________________________________________________________________________
Identificadores e títulos dos recursos relacionados 273
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
12.1.A3. Registar o tipo de identificador utilizado (código de referência,
número de inventário, etc.).
12.1.A4. Registar os títulos ou qualquer outra designação, controlada ou não,
dos recursos relacionados.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Companhia Portuguesa de Transportes Marítimos.
1974-1985
1.º recurso relacionado:
Identificadores e títulos do recurso relacionado: Companhia Portuguesa de
Transportes Marítimos (Código de referência: PT-TT-CTM)
Forma autorizada do nome: Real Fábrica das Sedas e Obras de Águas Livres. 17341833
1.º recurso relacionado:
Identificadores e títulos do recurso relacionado: Real Fábrica das Sedas e Fábricas
Anexas (Código de referência: PT-TT-RFS)
2.º recurso relacionado:
Identificadores e títulos do recurso relacionado: Fábrica das Sedas / Edifício da antiga
Fábrica dos Tecidos de Seda / Museu Arpad Szenes – Vieira da Silva (Número no
Inventário do Património Arquitetónico: 1106460150)
Forma autorizada do nome: Delgado, Humberto da Silva. 1906-1965, general
1.º recurso relacionado:
Identificadores e títulos do recurso relacionado: Humberto Delgado (Código de
referência: PT-TT-HD)
2.º recurso relacionado:
Identificadores e títulos do recurso relacionado: Fundação Humberto Delgado
(<http//www.humbertodelgado.pt>)
Forma autorizada do nome: Corte Real, José Luciano de Castro Pereira. 1834-1914,
político
1.º recurso relacionado:
Identificadores e títulos do recurso relacionado: José Luciano de Castro (Código de
referência: PT-TT-JLC)
2.º recurso relacionado:
Identificadores e títulos do recurso relacionado: José Luciano de Castro:
correspondência política (1858-1911) (ISBN 972-564-290-2)
Forma autorizada do nome: D. Carlos. 1863-1908, rei de Portugal
1.º recurso relacionado:
Identificadores e títulos do recurso relacionado: Documentos de D. Carlos, D. Amélia
e D. Manuel (Código de referência: PT-TT-CAM)
2.º recurso relacionado:
Identificadores e títulos do recurso relacionado: Barco com dois mastros (Museu do
Chiado, n.º de inventário: 2195)
Fontes de informação
12.1.C1. As fontes de informação para os identificadores e títulos dos recursos
relacionados são os instrumentos de descrição, ou quaisquer outras fontes
consideradas pertinentes.
_____________________________________________________________________________________
274Identificadores e títulos dos recursos relacionados
Autoridades Arquivísticas – Relações com a documentação de arquivo e outros recursos
_____________________________________________________________________________________
Apresentação da informação
12.1.D1. Registar, a seguir ao título, entre parênteses (( )), o identificador do
recurso relacionado.
12.1.D2. Se o registo de autoridade identificar e descrever mais do que um
recurso relacionado, descrever cada um deles individualmente e numerá-los.
12.1.D3. Registar a informação organizada por tipos de recursos relacionados
e ou, dentro de cada um deles, de acordo com um critério de ordenação
cronológico.
_____________________________________________________________________________________
Identificadores e títulos dos recursos relacionados 275
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
12.2. Tipo de recursos relacionados
Objetivo
Identificar o tipo dos recursos relacionados referenciados.
Comentário
• Um registo de autoridade arquivística deve estabelecer relações entre as
pessoas coletivas, as pessoas singulares e as famílias com a documentação
de arquivo, por elas produzida, acumulada ou utilizada.
• Um registo de autoridade arquivística pode estabelecer relações entre as
pessoas coletivas, as pessoas singulares e as famílias com outros recursos.
• Pode ser vantajosa a utilização de uma linguagem controlada no
preenchimento deste elemento de informação, com o objetivo de
permitir uma recuperação eficaz da informação pretendida.
Orientações gerais
12.2.A1. Tipo de recursos relacionados é um elemento de informação de
preenchimento opcional ou obrigatório, de acordo com o definido na tabela
de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
12.2.A2. Estabelecer uma relação entre a pessoa coletiva, a pessoa singular ou
a família, e a documentação de arquivo (fundos, secções, séries, etc.).
12.2.A3. Estabelecer uma relação entre a pessoa coletiva, a pessoa singular ou
a família, e outro tipo de recurso.
12.2.A4. Identificar o tipo dos recursos relacionados, como, por exemplo,
recurso arquivístico, bibliográfico, audiovisual, fotográfico, fonográfico,
arqueológico, etnológico, espécie artística, etnográfica, científica, técnica, ou
outro bem móvel; ou monumento, conjunto ou sítio, ou outro bem imóvel,
classificado ou não.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Companhia Portuguesa de Transportes Marítimos.
1974-1985
1.º recurso relacionado:
Tipo de recurso relacionado: Fundo documental
Forma autorizada do nome: Real Fábrica das Sedas e Obras de Águas Livres. 17341833
1.º recurso relacionado:
Tipo de recurso relacionado: Fundo documental
2.º recurso relacionado:
Tipo de recurso relacionado: Património edificado
_____________________________________________________________________________________
276Tipos de recursos relacionados
Autoridades Arquivísticas – Relações com a documentação de arquivo e outros recursos
_____________________________________________________________________________________
Forma autorizada do nome: Delgado, Humberto da Silva. 1906-1965, general
1.º recurso relacionado:
Tipo de recurso relacionado: Fundo documental
2.º recurso relacionado:
Tipo de recurso relacionado: Sítio web
Forma autorizada do nome: Corte Real, José Luciano de Castro Pereira. 1834-1914,
político, jurisconsulto
1.º recurso relacionado:
Tipo de recurso relacionado: Fundo documental
2.º recurso relacionado:
Tipo de recurso relacionado: Monografia
Forma autorizada do nome: D. Carlos. 1863-1908, rei de Portugal
1.º recurso relacionado:
Tipo de recurso relacionado: Fundo documental
2.º recurso relacionado:
Tipo de recurso relacionado: Pintura
Fontes de informação
12.2.C1. As fontes de informação para o tipo de recurso relacionado são o
próprio recurso e quaisquer outras consideradas pertinentes.
Apresentação da informação
12.2.D1. Registar o tipo de recurso relacionado através da utilização de uma
terminologia uniforme.
Exclusão
12.2.E1. Registar qualquer referência a listas de termos ou vocabulários
controlados utilizados para descrever o tipo dos recursos relacionados no
elemento de informação Regras e/ou convenções 120 .
120
Alguns organismos trabalham já com instrumentos de trabalho desta natureza. É o caso da
Direção Geral de Edifícios e Monumentos Nacionais, do Instituto Português de Museus, entre
outros.
_____________________________________________________________________________________
Tipos de recursos relacionados 277
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
12.3. Natureza das relações
Objetivo
Identificar a natureza das relações entre a pessoa coletiva, a pessoa singular ou
a família e os recursos relacionados.
Comentário
• Quando tais ligações são estabelecidas, é importante descrever a natureza
da relação entre a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a família e o
recurso relacionado.
Orientações gerais
12.3.A1. Natureza das relações é um elemento de informação de
preenchimento opcional ou obrigatório, de acordo com o definido na tabela
de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informação,
apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
12.3.A2. Descrever a natureza das relações entre a pessoa coletiva, a pessoa
singular ou a família e o recurso relacionado, como por exemplo, produtor,
autor, detentor da custódia, detentor dos direitos de autor, administrador,
proprietário, assunto, etc.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Companhia Portuguesa de Transportes Marítimos.
1974-1985
1.º recurso relacionado:
Natureza da relação: Produtor
Forma autorizada do nome: Real Fábrica das Sedas e Obras de Águas Livres. 17341833
1.º recurso relacionado:
Natureza da relação: Produtor
2.º recurso relacionado:
Natureza da relação: Proprietário
Forma autorizada do nome: Delgado, Humberto da Silva. 1906-1965, general
1.º recurso relacionado:
Natureza da relação: Produtor
2.º recurso relacionado:
Natureza da relação: Assunto
Forma autorizada do nome: Corte Real, José Luciano de Castro Pereira. 1834-1914,
político
1.º recurso relacionado:
Natureza da relação: Produtor
2.º recurso relacionado:
Natureza da relação: Autor; Assunto
_____________________________________________________________________________________
278Natureza das relações
Autoridades Arquivísticas – Relações com a documentação de arquivo e outros recursos
_____________________________________________________________________________________
Forma autorizada do nome: D. Carlos. 1863-1908, rei de Portugal
1.º recurso relacionado:
Natureza da relação: Produtor
2.º recurso relacionado:
Natureza da relação: Autor
Fontes de informação
12.3.C1. As fontes de informação para o tipo de recurso relacionado são as
consideradas pertinentes. Podem estar acessíveis em diferentes tipos de
suporte.
Apresentação da informação
12.3.D1. Registar a natureza das relações através da utilização de uma
terminologia uniforme.
Exclusão
12.3.E1. Registar qualquer referência a listas de termos ou vocabulários
controlados utilizados para descrever a natureza das relações no elemento de
informação Regras e/ou convenções.
_____________________________________________________________________________________
Natureza das relações 279
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
12.4. Datas do recurso relacionado e/ou das relações
Objetivo
Fornecer quaisquer datas relevantes para os recursos relacionados e/ou as
datas da relação entre a pessoa coletiva, a pessoa singular ou a família e o
recurso relacionado. Indicar o significado dessas datas.
Orientações gerais
12.4.A1. Datas do recurso relacionado e/ou das relações é um elemento de
informação de preenchi-mento opcional ou obrigatório, de acordo com o
definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de
informação, apresentada na Introdução à II Parte destas Orientações.
12.4.A2. Registar
relacionados.
quaisquer
datas
relevantes
relativas
aos
recursos
12.4.A3. Registar quaisquer datas relevantes para a relação entre a a pessoa
coletiva, a pessoa singular ou a família descrita e o recurso relacionado.
12.4.A4. Registar o significado dessas datas.
Exemplos (textos estruturados):
Forma autorizada do nome: Companhia Portuguesa de Transportes Marítimos.
1974-1985
1.º recurso relacionado:
Datas do recurso relacionado: 1871-1985 (datas de produção da documentação)
Forma autorizada do nome: Real Fábrica das Sedas e Obras de Águas Livres. 17341833
1.º recurso relacionado:
Datas do recurso relacionado: 1751-1835 (datas de produção da documentação)
2.º recurso relacionado:
Datas do recurso relacionado: Séculos XVIII-XIX
Forma autorizada do nome: Delgado, Humberto da Silva. 1906-1965, general
1.º recurso relacionado:
Datas do recurso relacionado: 1928-1965 (datas de produção da documentação)
2.º recurso relacionado:
Datas do recurso relacionado: --Forma autorizada do nome: Corte Real, José Luciano de Castro Pereira. 1834-1914,
político
1.º recurso relacionado:
Datas do recurso relacionado: 1858-1918 (datas de produção da documentação)
2.º recurso relacionado:
Datas do recurso relacionado: 1858-1911 (data de produção da correspondência);
1998 (data de edição da monografia)
_____________________________________________________________________________________
280Datas do recurso relacionado e/ou das relações
Autoridades Arquivísticas – Relações com a documentação de arquivo e outros recursos
_____________________________________________________________________________________
Forma autorizada do nome: D. Carlos. 1863-1908, rei de Portugal
1.º recurso relacionado:
Datas do recurso relacionado: 1893-1910 (datas de produção da documentação)
2.º recurso relacionado:
Datas do recurso relacionado: Séculos XIX – XX (datas de produção da pintura)
Apresentação da informação
12.4.D1. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601 121 , na
versão actualizada de 2004, e a correspondente NP EN 28601 122 .
12.4.D5. Registar o significado das datas do recurso relacionado entre
parênteses (()).
121
ISO 8601: 2004, Data elements and interchange formats - Information intrechange: representation
of dates and times. Geneva: International Standard Organization.
122
NP EN 28601: 1996, Dados e formatos de troca. Troca de informação: representação de datas e
horas. Lisboa: Instituto Português da Qualidade, 1996.
_____________________________________________________________________________________
Datas do recurso relacionado e/ou das relações 281
III Parte
ESCOLHA E CONSTRUÇÃO
DE PONTOS DE ACESSO NORMALIZADOS
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados - Introdução
______________________________________________________________________________________
INTRODUÇÃO
Objetivos:
Os objetivos da III Parte destas Orientações para a descrição arquivística: escolha e
construção de pontos de acesso, consistem em:
• Determinar como proceder à escolha dos pontos de acesso a utilizar;
• Controlar a construção de pontos de acesso normalizados.
Comentário
Entende-se por:
• ponto de acesso, o nome, termo, palavra-chave, expressão ou código
utilizado para identificar, pesquisar, ou localizar descrições arquivísticas, o
que inclui a descrição da documentação de arquivo e a do respetivo
contexto de produção e utilização dos documentos, concretizada nos
registos de autoridade arquivística.
• Os pontos de acesso classificam-se segundo diferentes tipologias:
- nominais, quando se reportam a pessoas coletivas, pessoas singulares,
famílias ou entidades geográficas.
- Estes podem ser considerados principais, quando se reportam a um
produtor de documentação de arquivo: pessoa coletiva, pessoa
singular ou família.
- Podem também ser considerados secundários, quando se reportam
a uma pessoa coletiva, pessoas singulares ou família com outro tipo
de relação com a documentação de arquivo: autor, colecionador,
custodiante, assunto 123 , etc.; quando se reportam a entidades
geográficas; quando correspondem a pontos de acesso não nominais.
- não nominais, quando se reportam a assuntos, eventos, títulos, cargos, etc.
• Os pontos de acesso têm como finalidade permitir aos utilizadores
pesquisar e localizar a informação pertinente para dar resposta às suas
necessidades específicas, pelo que devem ser selecionados e construídos
de forma a garantir a sua consistência e univocidade, ou seja, cada pessoa
coletiva, pessoa singular, família, ou nome geográfico dispõem de uma
única forma autorizada do nome, que não se repete, não se confunde com
nenhum outra, é selecionada e construída segundo critérios uniformes e,
como tal, previamente definidos.
• Podem ser utilizados para registar informação num conjunto muito
alargado de elementos de informação, cabendo ao órgão de coordenação
da política nacional de arquivos ou a cada entidade detentora ou serviço
de arquivo a definição da política a adotar.
123
Uma pessoa coletiva, uma pessoa singular ou uma família podem ser o assunto de uma
unidade de descrição.
______________________________________________________________________________________
283
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
Princípios:
As presentes Orientações assumem como princípios:
• A descrição da documentação de arquivo e das autoridades arquivísticas
baseia-se na criação e utilização de pontos de acesso normalizados;
• A descrição da documentação de arquivo e das autoridades arquivísticas,
embora mantida separadamente, é complementar e interativa,
constituindo os pontos de acesso normalizados uma das formas de garantir
essa interatividade;
• A descrição das autoridades arquivísticas permite a sua ligação a outros
recursos que não apenas a documentação de arquivo, constituindo os
pontos de acesso uma das chaves para o controlo da criação de relações
pertinentes e para posterior recuperação da informação.
Regras:
As regras aplicadas na descrição multinível aplicam-se também à criação de
pontos de acesso:
• Criação de pontos de acesso do geral para o particular;
• Criação dos pontos de acesso apropriados ao nível de descrição: fundo e
suas subdivisões, secção e suas subdivisões, série e suas subdivisões,
documentos.
• Não repetição de informação, com o objetivo de evitar a redundância em
descrições hierarquicamente relacionadas.
• Criação apenas dos pontos de acesso emergentes da descrição que a ela se
reporta.
• Clarificação do tipo de ponto de acesso estabelecido em cada caso.
Âmbito de aplicação:
Nas presentes Orientações serão contemplados os critérios para a escolha e
construção de pontos de acesso nominais:
• Pessoas coletivas;
• Pessoas singulares;
• Famílias.
Serão igualmente contemplados os pontos de acesso para as entidades
geográficas.
Não serão contemplados, nesta versão das Orientações, outros pontos de acesso
relativos a assuntos, eventos, títulos, cargos, tipologias documentais, etc.
______________________________________________________________________________________
284
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados - Introdução
______________________________________________________________________________________
Descrição da documentação
No âmbito da descrição da documentação, as formas normalizadas dos pontos
de acesso nominais podem ser utilizados em qualquer nível de descrição, tendo
em conta as características da documentação, dos respetivos produtores e a
política de descrição adotada pela entidade detentora ou serviço de arquivo. A
informação registada nalguns elementos deve, no entanto, ser apresentada sob
a forma de ponto de acesso normalizado.
A utilização dos pontos de acesso pode ser sistematizada de acordo com as
seguintes tabelas:
• Obrigatório (O)
• Obrigatório se aplicável (OA)
• Opcional (OP)
1. Zona de identificação
1.1. Código de referência
1.2. Título
1.3. Datas
1.4. Nível de descrição
1.5. Dimensão e suporte
(quantidade, volume ou
extensão)
2. Zona do contexto
2.1. Nome do Produtor
2.2. História
administrativa/biográfica/familiar
2.3. História custodial e
arquivística
2.4. Fonte imediata de
aquisição ou transferência
3. Zona do conteúdo e
estrutura
3.1. Âmbito e conteúdo
3.2. Avaliação, seleção e
eliminação
3.3. Ingressos adicionais
3.4. Sistema de organização
4. Zona das condições de
acesso e utilização
Fundo e
subfundo
Secção e
subsecção
Doc.
Série e
subsérie composto
Doc.
simples
Unid. de
instalação
---------
---------
---------
---------
---------
---------
---
---
---
---
---
---
O
OP
OA
OP
OA
OP
OA
OP
OA
OP
OA
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
Nomes
do autor
intelect
ual e
material
OP
OP
---
OP
---
OA
---
OP
---
OP
---
OP
---
OP
______________________________________________________________________________________
285
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
4.1. Condições de acesso
4.2. Condições de
reprodução
4.3. Idioma/Escrita
4.4. Características físicas e
requisitos técnicos
4.5. Instrumentos de
descrição
5. Zona da documentação
associada
5.1. Existência e localização
de originais
5.2. Existência e localização
de cópias
5.3. Unidades de descrição
relacionadas
5.4. Nota de publicação
6. Zona das notas
6.1. Notas
7. Zona do controlo da
descrição
7.1. Nota do arquivista
7.2. Regras ou convenções
7.3. Data da descrição
Fundo e
subfundo
OP
OP
Secção e
subsecção
OP
OP
Doc.
Série e
subsérie composto
OP
OP
OP
OP
Doc.
simples
OP
OP
Unid. de
instalação
OP
OP
-----
-----
-----
-----
-----
-----
---
---
---
---
---
---
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
---
---
---
---
---
---
OP
OP
OP
OP
OP
OP
-------
-------
-------
-------
-------
-------
Descrição das autoridades arquivísticas
No âmbito da descrição das autoridades arquivísticas, as formas normalizadas
dos pontos de acesso nominais podem ser utilizados para qualquer tipo de
entidade, tendo em conta a política de descrição adotada pela entidade
detentora ou serviço de arquivo. A informação registada nalguns elementos
deve, no entanto, ser apresentada sob a forma de ponto de acesso normalizado.
A utilização dos pontos de acesso pode ser sistematizada de acordo com as
seguintes tabelas:
• Obrigatório (O)
• Obrigatório se aplicável (OA)
• Opcional (OP)
Produtores, Autores
Colecionadores
8. Zona da identificação
8.1. Tipo de entidade
8.2. Formas autorizadas do nome
Outras entidades
----O
O
Nomes das pessoas coletivas, pessoas singulares
______________________________________________________________________________________
286
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados - Introdução
______________________________________________________________________________________
8.3. Formas paralelas do nome
8.4. Formas autorizadas do nome de acordo com
outras regras
8.5. Outras formas do nome
8.6. Identificadores para pessoas coletivas
9. Zona da descrição
9.1. Datas de existência / atividade
9.2. História
9.3. Lugares
9.4. Estatuto legal
9.5. Funções, ocupações e atividades
9.6. Mandatos/Fontes de autoridade
9.7. Estruturas internas/Genealogia
9.8. Contexto geral
Produtores, Autores Outras entidades
Colecionadores
e famílias
O
O
Nomes das pessoas coletivas, pessoas singulares
e famílias
O
O
Nomes das pessoas coletivas, pessoas singulares
e famílias
OP
OP
Nomes das pessoas coletivas, pessoas singulares
e famílias
--------OP
OP
OP
OP
Entidades geográficas
------------OP
OP
Nomes das pessoas coletivas, pessoas singulares
e famílias
OP
OP
Nomes das pessoas coletivas, pessoas singulares
e famílias
10. Zona das relações
10.1. Nome/Identificador da pessoa coletiva, da
O
O
pessoa singular ou da família relacionadas
Nomes das pessoas coletivas, pessoas singulares
e famílias
10.2. Tipo de relação
----10.3. Descrição da relação
----10.4. Datas da relação
----11. Zona do controlo
11.1. Identificador do registo de autoridade
----11.2. Identificadores da instituição
OP
OP
11.3. Regras e/ou convenções
----11.4. Estatuto
----11.5. Nível de detalhe
----11.6. Datas de criação, revisão ou eliminação
----11.7. Idioma/Escrita
----11.8. Fontes
----11.9. Notas de manutenção
----12. Relações das pessoas coletivas, pessoas
singulares e famílias com documentação de
arquivo/outros recursos
12.1. Identificadores e títulos dos recursos
----relacionados
12.2. Tipos de recursos relacionados
----12.3. Natureza das relações
----12.4. Datas do recurso relacionado e/ou das
----relações
______________________________________________________________________________________
287
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
Estrutura
Esta III Parte das Orientações relativa à escolha e construção de pontos de
acesso normalizados encontra-se estruturada em quatro partes: pessoas
coletivas, pessoas singulares, famílias e entidades geográficas.
As partes encontram-se numeradas de 13. a 16., na sequência das Zonas que
constituem a II Parte destas Orientações.
Cada parte começa por indicar o respetivo objetivo.
Seguem-se os comentários, não numerados, onde são enumerados e definidos
os conceitos a ter em consideração na escolha e construção dos diferentes tipos
de pontos de acesso, para além de clarificarem e explicitarem os diferentes
componentes das formas autorizadas dos nomes das pessoas coletivas, pessoas
singulares, famílias e entidades geográficas, definindo o grau de
obrigatoriedade de cada um deles.
Cada parte encontra-se estruturada em:
ABCDE-
Orientações gerais
Orientações específicas
Fontes de informação
Apresentação da informação
Exclusões
Cada orientação corresponde a uma indicação única e apresenta uma
numeração correlativa, correspondendo o primeiro algarismo à parte em que se
integra e a letra maiúscula ao tipo de orientação, combinada com um algarismo
sequencial dentro de cada tipo.
A numeração destina-se a facilitar a consulta e a apreensão da estrutura das
Orientações. Pode ainda ser utilizada para fins de citação.
A necessidade de delimitar, de forma tão clara quanto possível, a informação a
registar num ponto de acesso normalizado, evitando repetições, garantindo o
registo consistente da informação pertinente, e apenas essa, leva a que se tenha
optado pela inclusão de exclusões.
Cada orientação é, na medida do possível, ilustrada por exemplos. Estes são
ilustrativos e não prescritivos.
______________________________________________________________________________________
288
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
13. PESSOAS COLETIVAS
Objetivo
Construir um ponto de acesso normalizado que identifique, de forma unívoca, a
pessoa coletiva.
Comentário
Entende-se por:
• Nome da pessoa coletiva, o nome completo dado a um organismo ou
grupo de pessoas identificado por um nome próprio e que age, ou pode
agir, como uma entidade.
• As pessoas coletivas podem ser de vários tipos: organismos oficiais de
caráter executivo, legislativo e judicial, de âmbito nacional, regional e
local, organismos ou instituições religiosos, empresas, associações,
fundações, etc. Também podem ser consideradas como pessoas coletivas,
os navios, os congressos, as exposições, os festivais, e outras reuniões
similares.
• O ponto de acesso normalizado do nome da pessoa coletiva deve ser
unívoco e dispor das subdivisões e dos qualificativos necessários para uma
identificação inequívoca.
• O ponto de acesso normalizado do nome de uma pessoa coletiva é o
resultado da combinação de componentes obrigatórios (O), obrigatórios se
aplicáveis (OA) e opcionais (OP), de forma a permitir a identificação e
distinção clara de pessoas com nomes semelhantes.
• Num ponto de acesso normalizado do nome de pessoa coletiva podem
figurar os seguintes componentes:
Subdivisões do nome
• nome da pessoa coletiva (O);
• nome de uma jurisdição (OA);
• nome da pessoa coletiva tutelar ou subordinante (OA).
Qualificativo, o termo ou frase adicionados a um nome para ajudar a
identificação, compreensão e/ou utilização da informação facultada.
Corresponde a qualquer complemento do nome de uma pessoa coletiva,
com o objetivo de a identificar e distinguir de outras usando nomes
semelhantes. A forma autorizada do nome de uma pessoa coletiva pode ter
os qualificativos necessários a uma identificação inequívoca. Os
qualificativos para as pessoas coletivas podem ser:
• data (O);
• nome da entidade geográfica (OA);
• estatuto, função, ou esfera de atividade (OA);
______________________________________________________________________________________
Pessoas colectivas 289
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
• Uma das características das pessoas coletivas consiste nas suas constantes
mutações, no que respeita ao nome, mas também aos objetivos
prosseguidos, funções e estrutura interna. É necessário ter em
consideração a natureza destas mudanças e as suas implicações
arquivísticas, com o objetivo de definir se determinam a continuidade da
pessoa coletiva ou se, pelo contrário, determinam o seu fim e a criação de
uma nova pessoa coletiva.
• Cabe a cada entidade detentora ou serviço de arquivo, ou ao órgão
coordenador de um ficheiro nacional de autoridades arquivísticas a adotar
por uma Rede Portuguesa de Arquivos, a definição dos critérios que
devem estar na base do reconhecimento de uma nova pessoa coletiva.
Orientações gerais
13.A1. Escolher, para cada pessoa coletiva, um único ponto de acesso
normalizado.
13.A2. Escolher o último nome, formal ou legal, da pessoa coletiva 124 .
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Portugal-Frankfurt 97, S. A. - Sociedade Promotora da
Presença de Portugal na Feira do Livro de Frankfurt 97. 1996-1998
13.A3.Escolher o nome predominante ou o nome consagrado pelo uso, quando
não existir concordância entre as diferentes fontes de informação.
13.A4. Utilizar todos os componentes do nome necessários a uma identificação
inequívoca, quando o nome não transmite a ideia de pessoa coletiva, ou quando
existem pessoas coletivas com nomes iguais ou similares.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: A Barraca II, Atividade teatral, Ld.ª. 1977 ?Ponto de acesso normalizado: Xutos e & Pontapés, Produções musicais, Ld.ª. 1978-
124
Veja-se os Decretos-Lei n.º 129/98 de 13 de maio, Decreto-Lei n.º 12/2001 de 25 de janeiro e
o Decreto-Lei n.º 323/2001 de 17 de dezembro, que estabelece o Regime Jurídico do Registo
Nacional de Pessoas Coletivas, e onde estão estabelecidas as regras para as denominações das
pessoas coletivas. Veja-se <http://www.dgrn.mj.pt/rnpc/compfirm.asp#13>.
______________________________________________________________________________________
290 Pessoas colectivas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
Orientações específicas
Pessoa coletiva com mudança do nome 125
13.B1. Quando uma pessoa coletiva muda de nome, sem que se verifique
nenhuma outra alteração significativa, escolher e construir um novo ponto de
acesso normalizado, substituindo o ponto de acesso normalizado anterior. Neste
caso, quando o ponto de acesso normalizado constitui a Forma autorizada do
nome,integrada num registo de autoridade arquivística, registar o nome anterior
no elemento de informação Outras formas do nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Arquivo Nacional da Torre do Tombo. Ant. 1378Outras formas do nome: Real Arquivo da Torre do Tombo (ant. 1378-1911); Arquivo
Nacional da Torre do Tombo (1911-1992); Arquivos Nacionais / Torre do Tombo
(1992-1997); Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (1997-2007)
13.B2. Quando uma pessoa coletiva muda de nome, de natureza ou de estatuto,
correspondendo a uma nova pessoa coletiva, escolher e construir um novo
ponto de acesso normalizado, mantendo o ponto de acesso normalizado
anterior. Neste caso, quando o ponto de acesso normalizado constitui a Forma
autorizada do nome, registar uma nova Forma autorizada do nome, integrada num
novo registo de autoridade arquivística.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministério do Reino. 1736-1910
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministério do Interior. 1910-1974
Pessoa coletiva com variantes do nome
Comentário
• Consideram-se variantes do nome da pessoa coletiva as diferentes formas
do nome por ela usadas em simultâneo.
• Quando a variação do nome da pessoa coletiva ocorre ao longo do tempo,
deve ser considerada como mudança de nome.
13.B3. Escolher como ponto de acesso normalizado, quando existem variantes
do nome, o nome legal ou formal da pessoa coletiva, que conste nos textos e
125
Veja-se, a respeito das reestruturações sofridas pelas pessoas coletiva,INSTITUTO DO
ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –Orientações para a gestão de documentos de
arquivo no contexto de uma reestruturação da Administração Central do Estado. Lisboa: IAN/TT,
2006. <Disponível em WWW: <URL:
http://www.iantt.pt/instituto.html?menu=closed&conteudo=arq_reestruturacao_ap&conteudo_n
ome=Arquivos%20e%20Reestruturação%20da%20Administração%20Pública>.
______________________________________________________________________________________
Pessoas colectivas 291
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
documentos legais de criação, organização ou funcionamento da pessoa
coletiva.
13.B4. Escolher como ponto de acesso normalizado, quando são utilizados mais
do que um nome formal, o nome formal da pessoa coletiva predominante na
documentação por ela produzida.
Pessoa coletiva com nomes consagrados pelo uso
13.B5. Escolher, como ponto de acesso normalizado, o consagrado pelo uso,
quando utilizado pela própria pessoa coletiva, mesmo que não corresponda ao
último nome legal ou formal.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: PIDE. 1933-1974
Outras formas do nome: Polícia de Vigilância e Defesa do Estado (1933-1945); PVDE;
Polícia Internacional e de Defesa do Estado (1945-1969); Direção Geral de
Segurança (1969-1974); PIDE-DGS
Pessoa coletiva associada a uma jurisdição
Comentário
As pessoas coletivas associadas a uma jurisdição podem ser de vários tipos:
• Oficiais de caráter executivo, de âmbito nacional, regional ou local;
• Judiciais, com jurisdição nacional, regional ou local;
• Legislativas, com jurisdição nacional, regional;
13.B6. Quando uma pessoa coletiva está associada a uma jurisdição nacional,
correspondendo a um órgão de soberania 126 ou a uma instituição de topo da
administração central, e o nome dessa jurisdição não integra o respetivo nome,
o primeiro elemento a constar no ponto de acesso normalizado deve ser o nome
formal da jurisdição, seguido do nome da pessoa coletiva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Assembleia da República
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministério da Administração Interna
Ponto de acesso normalizado: Biblioteca Nacional de Portugal
Outras formas do nome: Portugal. Biblioteca Nacional
126
São considerados órgãos de soberania o Presidente da República, a Assembleia da
República, o Governo e os Tribunais. Cf. Constituição da República Portuguesa, [em linha].
Disponível em WWW <URL: http://www.parlamento.pt/const_leg/crp_port/>.Acedido em maio
de 2007; Portal do Governo, Órgão de soberania. Disponível em WWW: <URL:
http://www.portugal.gov/Portal/PT/Directorio/OrgaosSobe-rania>. Acedido em maio de 2007.
______________________________________________________________________________________
292 Pessoas colectivas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
Ponto de acesso normalizado: Serviços Municipalizados de Água e Saneamento do
Montijo
Ponto de acesso normalizado: Consulado Geral de Portugal em São Paulo. Brasil
13.B7. Quando uma pessoa coletiva está associada a uma jurisdição nacional e o
nome dessa jurisdição não integra o respetivo nome, e quando as respetivas
datas de existência são anteriores a 1834, o nome da jurisdição não deve constar
no ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Desembargo do Paço. Ant. 1521-1833
Ponto de acesso normalizado: Mesa da Consciência e Ordens. 1532-1833
13.B8. Quando uma pessoa coletiva está associada a uma jurisdição regional ou
local, e o nome dessa jurisdição não integra o respetivo nome, sendo necessário
para distinguir pessoas coletivas com nomes idênticos, o primeiro elemento a
constar no ponto de acesso normalizado deve ser o nome formal da jurisdição,
seguido do nome da pessoa coletiva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Região Autónoma dos Açores. Direção Regional de
Solidariedade e Segurança Social
Ponto de acesso normalizado: Região Autónoma da Madeira. Laboratório Regional de
Engenharia Civil
Ponto de acesso normalizado: Assembleia Legislativa Regional dos Açores
13.B9. Escolher o nível de jurisdição mais apropriado à pessoa coletiva:
internacional, nacional, regional ou local.
13.B10. Quando uma pessoa coletiva estrangeira se encontra associada a uma
jurisdição, e essa jurisdição não integra o respetivo nome, o primeiro elemento
a constar no ponto de acesso normalizado deve ser o nome do país.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Reino Unido. War Office
Ponto de acesso normalizado: Brasil. Arquivo Nacional. 1838Ponto de acesso normalizado: Biblioteca Nacional de França
Outras formas do nome: Biblioteca Nacional de Paris
Pessoa coletiva subordinada
13.B11. Quando uma pessoa coletiva subordinada dispõe de nome próprio,
unívoco, bem como de autonomia face à pessoa coletiva subordinante, deve
______________________________________________________________________________________
Pessoas colectivas 293
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
dispor de um ponto de acesso normalizado individualizado, da qual conste
apenas o seu próprio nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Arquivo Distrital da Guarda
13.B12. Quando a pessoa coletiva subordinada dispõe de nome próprio e
autonomia face à pessoa coletiva subordinante, mas não dispõe de um nome
unívoco ou apresenta um nome genérico, insuficiente para a sua compreensão
ou insuficiente para a compreensão de que se trata de uma pessoa coletiva, o
primeiro elemento do ponto de acesso normalizado deve ser o nome da pessoa
coletiva subordinante, seguido do nome da pessoa coletiva subordinada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Universidade de Coimbra. Faculdade de Letras
Ponto de acesso normalizado: Universidade de Lisboa. Faculdade de Letras
13.B13. Quando necessários à identificação da pessoa coletiva, podem utilizarse, no ponto de acesso normalizado, para além do nome da pessoa coletiva
subordinante, os nomes relativos à hierarquia intermédia necessários à
identificação precisa e unívoca da pessoa coletiva subordinada, seguido do
nome da pessoa coletiva subordinada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministério do Ambiente. Intervenção
Operacional do Ambiente
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministério da Justiça. Gabinete de Estudos e
Planeamento
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministério da Educação. Direção Regional de
Ensino do Alentejo. Direção de Serviços de Recursos Humanos
13.B14. Quando o nome da pessoa coletiva denota subordinação (direção,
divisão, departamento, secção, gabinete, etc.) ou corresponde a uma sub-divisão
(geográfica ou outra) de outra pessoa coletiva, o primeiro elemento do ponto de
acesso normalizado deve ser o nome da pessoa coletiva subordinante, seguido
do da pessoa coletiva subordinada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Instituto Português do Património Cultural.
Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação
Ponto de acesso normalizado: Legião Portuguesa. Comando Distrital de Aveiro
Ponto de acesso normalizado: Mocidade Portuguesa. Delegação Provincial da
Estremadura
Ponto de acesso normalizado: Associação Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas
e Documentalistas. Delegação dos Açores
______________________________________________________________________________________
294 Pessoas colectivas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
Pessoa coletiva com nome em língua estrangeira, mas com forma
portuguesa
13.B15.Quando a pessoa coletiva tem um nome em língua estrangeira para o
qual existe uma forma portuguesa, escolher a forma portuguesa para o ponto de
acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Conselho Internacional de Arquivos
Formas paralelas do nome: International Council on Archives; Conseil International
des Archives
Ponto de acesso normalizado: Banco Central Alemão
Formas paralelas do nome: Deutsch Bundesbank
Pessoa coletiva com nome em diferentes idiomas ou escritas
13.B16. Quando a pessoa coletiva tem um nome em língua estrangeira para o
qual não existe uma forma portuguesa, escolher, para ponto de acesso
normalizado, o nome no idioma oficial da pessoa coletiva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Reino Unido. War Office
Ponto de acesso normalizado: BBC
Outras formas do nome: British Broadcasting Corporation
13.B17. Quando o nome de uma pessoa coletiva aparece em diferentes idiomas,
deve usar-se, para ponto de acesso normalizado, o nome no idioma oficial da
pessoa coletiva.
13.B18. Quando o nome de uma pessoa coletiva aparece em diferentes idiomas
e a pessoa coletiva dispõe de vários idiomas oficiais, escolher, para ponto de
acesso normalizado, o idioma oficial predominante.
13.B19. Quando existe mais do que um idioma oficial, sem que se verifique a
predominância de nenhum deles, escolher, para ponto de acesso normalizado,
o nome da pessoa coletiva a usar pela seguinte ordem de preferência: inglês,
francês, castelhano 127 .
127
Alterou-se, nas presentes Orientações, a ordem de preferência indicada in INSTITUTO
PORTUGUÊS DO PATRIMÓNIO CULTURAL – DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS;
ARQUIVOS E SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÂO - Regras portuguesas de catalogação. Lisboa:
Instituto Português do Património Cultural. Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Serviços
de Documentação, 1984, p. 90, F.C.2.1.1.
______________________________________________________________________________________
Pessoas colectivas 295
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
13.B20. Escolher, alternativamente, como ponto de acesso normalizado do
nome da pessoa coletiva, oidioma mais familiar aos utilizadores.
13.B21. Quando o nome de uma pessoa coletiva figura num alfabeto diferente
do latino, deve proceder-se à sua transliteração. Para o efeito, recorrer às Regras
Portuguesas de Catalogação 128 , ou às normas ISO 129 .
Pessoa coletiva cujos nomes correspondem a abreviaturas, siglas ou
acrónimos
13.B22. Quando o nome de uma pessoa coletiva surge abreviado, proceder ao
seu desenvolvimento no ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sociedade Filarmónica União Artística Piedense
Outras formas do nome: Soc. Fil. União Artística Piedense; SFUAP
Ponto de acesso normalizado: Futebol Clube do Porto
Outras formas do nome: FCP
13.B23. Quando uma pessoa coletiva é legal e formalmente conhecida por uma
sigla ou acrónimo, ou por uma designação que os contenha, escolhê-los para
ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: ONU
Formas paralelas do nome: United Nations Organisation; Organisation des Nations
Unies
128
Idem. Ibidem. P.91, F.C.2.1.2.
ISO 9: 1995 – Transliteration of Cyrillic characters into Latin characters.Slavic and non Slavic
languages. Geneve: International Standard Organization; ISO 233: 1984 – Documentation –
Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Geneve: International Standard
Organization; ISO 233-2: 1993 – Information and documentation – Transliteration of Arabic
characters into Latin characters. Part 2: Arabic languages – Simplified transliteration. Geneve:
International Standard Organization; ISO 233-3: 1999 – Information and documentation –
Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Part 3: Persian language – Simplified
transliteration. Geneve: International Standard Organization; ISO 259: 1984 – Documentation –
Transliteration of Hebrew characters into Latin characters. Geneve: International Standard
Organization; ISO 259-2: 1994 – Information and documentation – Transliteration of Hebrew
characters into Latin characters. Part 2 – Simplified transliteration. Geneve: International Standard
Organization; ISO 9984: 1996 - Information and documentation – Transliteration of Georgian
characters into Latin characters. Geneve: International Standard Organization; ISO 9985: 1996 Information and documentation – Transliteration of American characters into Latin characters.
Geneve: International Standard Organization; ISO 11940: 1998 - Information and documentation –
Transliteration of Thai. Geneve: International Standard Organization; ISO/TR 11941: 1996 Information and documentation – Transliteration of Korean script into Latin characters. Geneve:
International Standard Organization; ISO 15919: 2001 - Information and documentation –
Transliteration of Devanagari and related scripts into Latin characters. Geneve: International
Standard Organization.
129
______________________________________________________________________________________
296 Pessoas colectivas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
Outras formas do nome: Organização das Nações Unidas.
Ponto de acesso normalizado: UNICEF
Outras formas do nome: United Nations Children’s Fund
Ponto de acesso normalizado: INEM
Outras formas do nome: Instituto Nacional de Emergência Médica
Ponto de acesso normalizado: ICEP Portugal, Instituto das Empresas para os
Mercados Externos. 1982Outras formas do nome: ICEP - Instituto de Comércio Externo Português (19821992); ICEP - Investimentos, Comércio e Turismo de Portugal (1992-2000); ICEP
Portugal - Investimentos, Comércio e Turismo de Portugal (2000-2003); ICEP
Portugal (2003-2005)
Pessoa coletiva com nome de pessoa singular ou nome de pessoa
singular abreviado
Comentário
• Atualmente, e segundo a legislação em vigor 130 , quando o nome de uma
pessoa singular é utilizado para o nome de uma pessoa coletiva, deve ser
acrescido de alusão expressiva do tipo de atividade.
13.B24. Quando o nome de uma pessoa coletiva corresponde ao nome de uma
pessoa singular, constituído por nome próprio seguido de apelido, escolher a
forma direta, sem inverter a ordem de apresentação dos elementos, para ponto
de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Valentim de Carvalho, Lojas, Fonogramas e
Videogramas, S.A.
13.B25. Quando o nome de uma pessoa coletiva corresponde ao nome de uma
pessoa singular, constituído por nome próprio e este se apresenta formalmente
abreviado, correspondendo a iniciais, devem ser mantidas as iniciais no
respetivo ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: J. B. Fernandes, SGPS, S.A.
130
Veja-se os Decretos-Lei n.º 129/98 de 13 de maio, Decreto-Lei n.º12/2001 de 25 de janeiro e o
Decreto-Lei n.º 323/2001 de 17 de dezembro, que estabelece o Regime Jurídico do Registo
Nacional de Pessoas Coletivas, e onde estão estabelecidas as regras para as denominações das
pessoas coletivas. Veja-se <http://www.dgrn.mj.pt/rnpc/compfirm.asp#13>.
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Pessoas colectivas 297
Orientações para a Descrição Arquivística
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Empresas
13.B26. Quando o nome legal ou formal de uma empresa inclui um termo ou
uma abreviatura ou contração desse termo que especifica o seu estatuto, deve
ser mantido no respetivo ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Banco Brandão & C.ª
Ponto de acesso normalizado: Casa Bancária Pinto & C.ª , Ld.ª
Ponto de acesso normalizado: Nestlé Portugal S.A.
Organismos ou instituições da Igreja Católica
13.B27. Quando a pessoa coletiva se insere na Igreja Católica, correspondendo
a um organismo eclesiástico secular, e de estatuto não inferior ao de diocese 131 ,
o primeiro elemento do ponto de acesso normalizado deve ser a expressão
“Igreja Católica”, seguido do nome de pessoa coletiva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Igreja Católica. Conferência Episcopal Portuguesa
Ponto de acesso normalizado: Igreja Católica. Cúria Patriarcal. Lisboa
Ponto de acesso normalizado: Igreja Católica. Diocese de Viseu
13.B28. Quando a pessoa coletiva se insere na Igreja Católica, correspondendo
a um organismo eclesiástico secular e de estatuto inferior ao de diocese 132 , o
primeiro elemento do ponto de acesso normalizado deve ser o nome da pessoa
coletiva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Colegiada de São João da Praça. Lisboa
Ponto de acesso normalizado: Cabido da Sé de Lamego
Ponto de acesso normalizado: Paróquia de São Lourenço de Carnide. Lisboa
13.B29.Quando a pessoa coletiva se insere na Igreja Católica, correspondendo a
um organismo eclesiástico regular, o primeiro elemento do ponto de acesso
normalizado deve ser a ordem religiosa, seguido do tipo de pessoa coletiva, da
131
Incluem-se, neste caso, a diocese, o patriarcado e o arcebispado e, eventualmente, o cabido.
Incluem-se, neste caso, a colegiada, a paróquia e, eventualmente, o cabido.
Como fonte para o nome formal das paróquias cf. Anuário Católico. Disponível em WWW:
<URL: http://www.agencia.eclesia.pt/anuario/default.asp>.
132
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298 Pessoas colectivas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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invocação e, como qualificativos, o nome geográfico, caso este não faça parte do
nome, e as datas deexistência.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Ordem dos Pregadores. Colégio de São Tomás.
Coimbra
Ponto de acesso normalizado: Ordem de Santa Clara. Convento de Nossa Senhora da
Assunção. Bragança
Outras formas do nome: Convento de Santa Clara de Bragança
Ponto de acesso normalizado:Ordem dos Eremitas de Santo Agostinho. Convento de
Nossa Senhora dos Anjos de Montemor-o-Velho. 1494-1833
Organismos ou instituições deoutras igrejas ou comunidades
religiosas
13.B30. Quando a pessoa coletiva corresponde a um organismo de outras
igrejas ou comunidades religiosas, o primeiro elemento do ponto de acesso
normalizado deve ser o nome da igreja ou da comunidade religiosa, seguido do
nome da pessoa coletiva e, como qualificativo, caso não integre o nome da
pessoa coletiva, o nome geográfico e as datas de existência.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Igreja de Jesus Cristo dos Santos do Últimos Dias.
Missão Portugal Lisboa Sul
Ponto de acesso normalizado: Comunidade Israelita de Lisboa
Ponto de acesso normalizado: Comunidade Ismaelita de Lisboa
Navios
13.B31. Quando o nome dos navios corresponde ao nome de pessoas singulares
ou a nomes geográficos, o ponto de acesso normalizado deve incluir os
qualificativos necessários para os distinguir, nomeadamente as datas de
existência e o tipo de navio.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sagres. 1962- , navio escola
Outras formas do nome: Sagres II
Ponto de acesso normalizado: Infante Dom Henrique. 1961-1977, navio de
passageiros
Ponto de acesso normalizado: Jeanne d’Arc. 1964- , porta helicópteros, França
13.B32. Quando o tipo de navio consta do nome, deve ser mantido no respetivo
ponto de acesso normalizado.
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Pessoas colectivas 299
Orientações para a Descrição Arquivística
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Congressos, exposições, festivais e outras reuniões similares
13.B33. Escolher o nome formal dos congressos, exposições, festivais e outras
reuniões similares para ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Festival Internacional de Gastronomia de Santarém
Ponto de acesso normalizado: Exposição Internacional de Lisboa de 1998
Outras formas do nome: Expo 98
13.B34. Registar, a seguir ao nome dos congressos, exposições, festivais e outras
reuniões similares, os qualificativos relativos ao número, frequência, local ou
data de realização, segundo a ordem indicada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Congresso da União Latina. 2.º, Madrid, 1954
Ponto de acesso normalizado: Exposição Europeia de Arte, Ciência e Cultura. 17.ª,
Lisboa, 1983
Pessoa coletiva com ordinal no nome formal
13.B35. Quando a pessoa coletiva partilha o mesmo nome com outra pessoa
coletiva, apresentando um número distintivo no nome formal, o número deve
ser registado a seguir ao nome, como ordinal.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Cartório Notarial de Barcelos, 1.º
Outras formas do nome: Primeiro Cartório Notarial de Barcelos (nome formal
constante no RNPC)
Ponto de acesso normalizado: Cartório Notarial do Funchal, 1.º
Outras formas do nome: 1 Cartório Notarial do Funchal (nome formal constante no
RNPC)
Ponto de acesso normalizado: Cartório Notarial de Lisboa, 28.º
Outras formas do nome: Vigésimo oitavo Cartório Notarial de Lisboa (nome formal
constante no RNPC)
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300 Pessoas colectivas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da
pessoa coletiva
Comentário
• Atualmente, e segundo a legislação em vigor 133 , os nomes das pessoas
coletivas devem conter, formalmente, elementos de distinção entre
pessoas coletivas com nomes semelhantes.
13.B36. Escolher os qualificativos mais apropriados e significativos para a
pessoa coletiva e que facilitem a sua identificação.
O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da
pessoa coletiva
Comentário
As datas podem corresponder a:
• Anos de existência (0000-0000);
• Período aproximado da atividade desenvolvida (floruit).
• Período aproximado de existência (circa)
Podem ser de vários tipos:
• Singulares, quando é registado apenas um elemento cronológico.
• Extremas, quando são registados dois elementos cronológicos que
delimitam um período temporal variável (existência, exercício de
atividade).
• Críticas, por vezes designadas por inferidas, quando a informação
cronológica é deduzida.
13.B37. O qualificativo data enquanto componente do ponto de acesso
normalizado do nome da pessoa coletiva éobrigatório.
13.B38. Quando duas pessoas coletivas partilham o mesmo nome, mas as suas
datas de existência diferem, o qualificativo data deve ser registado a seguir ao
nome
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Casa da Índia. Séc. C. 1500-1833
Outras formas do nome: Casa da Mina e Índia; Casa da Guiné, Índia e Mina
Ponto de acesso normalizado: Casa da Índia, Ld.ª. Séc. XX
133
Veja-se os Decretos-Lei n.º 129/98 de 13 de maio, Decreto-Lei n.º 12/2001 de 25 de janeiro e
o Decreto-Lei n.º 323/2001 de 17 de dezembro, que estabelece o Regime Jurídico do Registo
Nacional de Pessoas Coletivas, e onde estão estabelecidas as regras para as denominações das
pessoas coletivas. Veja--se <http://www.dgrn.mj.pt/rnpc/compfirm.asp#13>.
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Pessoas colectivas 301
Orientações para a Descrição Arquivística
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O qualificativo Nome geográfico no ponto de acesso normalizado do
nome da pessoa coletiva
13.B39. O qualificativo nome geográfico enquanto componente do ponto de
acesso normalizado do nome da pessoa coletiva é obrigatório se aplicável.
13.B40. Quando duas pessoas coletivas partilham o mesmo nome, o
qualificativo nome geográfico deve ser registado a seguir ao nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Junta de Freguesia da Sé. Évora
Ponto de acesso normalizado: Junta de Freguesia da Sé. Angra do Heroísmo
Ponto de acesso normalizado: Confraria de Nossa Senhora da Assunção. Alcabideche,
Cascais
O qualificativo Estatuto, função, ou esfera de atividade no ponto de
acesso normalizado do nome da pessoa coletiva
13.B41. O qualificativo estatuto, função, ou esfera de atividade enquanto
componente da ponto de acesso normalizado do nome da pessoa coletiva é
obrigatório se aplicável.
13.B42. Quando duas pessoas coletivas partilham o mesmo nome, o
qualificativo estatuto, função, ou esfera de atividade deve ser registado a seguir
ao nome.
Fontes de informação
13.C1. As fontes de informação para a escolha do ponto de acesso normalizado
do nome da pessoa coletiva são a documentação produzida, os respetivos textos
ou documentos legais de criação, organização ou funcionamento, o Registo
Nacional de Pessoas Colectivas 134 , as obras de referência ou os estudos
institucionais sobre a pessoa coletiva, instrumentos de descrição, guias de
remessa, ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
13.C2. As fontes de informação para os qualificativos são a documentação
produzida, as obras de referência, os estudos institucionais e os instrumentos
de descrição.
134
Conservatória do Registo Geral de Pessoas Colectivas, da Direcção Geral dos Registos e do
Notariado. Cf. <http://www.rnpc.mj.pt>.
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302 Pessoas colectivas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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Apresentação da informação
13.D1. Registar o nome da pessoa coletiva na ordem direta.
13.D2. Registar as palavras que constituem o nome da pessoa coletiva com letra
inicial maiúscula, com exceção das partículas de ligação, como artigos e
preposições.
13.D3. Registar o nome da pessoa coletiva com a grafia atualizada.
Comentário
• A atualização da grafia tem a vantagem de permitir a recuperação da
informação em texto livre, em suporte informático. No entanto, e porque a
atualização de antropónimos pode por problemas, cabe ao órgão
coordenador da política de descrição a adotar por uma Rede Portuguesa
de Arquivos a definição dos critérios a adotar.
13.D4. Registar o nome da jurisdição antes do nome da pessoa coletiva e dele
separado por um ponto (.).
13.D5. Registar o nome da pessoa coletiva subordinante antes do nome da
pessoa coletiva subordinada e dele separado por um ponto (.).
13.D6. Os nomes das pessoas coletivas subordinantes relativos à hierarquia
intermédia necessários à identificação precisa e unívoca da pessoa coletiva
subordinada devem ser separados por ponto (.).
13.D7. Registar os qualificativos do nome a seguir ao nome da pessoa coletiva, e
dele separados por um ponto (.).
13.D8. Apresentar os qualificativos do nome separados entre si por vírgula (,).
13.D9. Quando for necessário utilizar mais do que um qualificativo no ponto de
acesso normalizado do nome da pessoa coletiva, a ordem de apresentação
recomendada é a seguinte:
• data;
• nome geográfico;
• estatuto, função, ou esfera de atividade.
13.D10. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601 135 , na
versão atualizada de 2000, e a correspondente NP EN 28601 136 .
135
ISO 8601: 2004, Data elements and interchange formats - Information intrechange: representation of
dates and times. Geneva: International Standard Organization.
136
NP EN 28601: 1996, Dados e formatos de troca. Troca de informação: representação de datas e
horas. Lisboa: Instituto Português da Qualidade, 1996.
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Pessoas colectivas 303
Orientações para a Descrição Arquivística
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Comentário
• As aplicações informáticas podem não permitir o registo das datas de
acordo com a norma ISO 8601. Nesses casos cabe a cada entidade
detentora ou serviço de a
Exemplos
Data: AAAA
13.D11. A data deve ser expressa no sistema de datação atual, devendo ser
convertidas as que se encontram noutros sistemas (eras, períodos cronológicos
e estilos, reinados, períodos históricos, etc.).
13.D12. Cada ano deve corresponder a 4 dígitos, não se devendo abreviar anos
que se reportam à mesma década.
Comentário
• Considere-se a possibilidade de as aplicações informáticas não estarem
preparadas para aceitar o tipo de pontuação ou abreviaturas abaixo
indicadas.
13.D13. Registaros anos de desenvolvimento da atividade utilizando a
abreviatura de floruit (fl.)
13.D14. Registar uma data aproximada utilizando a abreviatura de circa (c.).
13.D15. Registar uma data provável ou desconhecida utilizando o ponto de
interrogação (?).
Exclusões
Comentário
• Estas exclusões aplicam-se quando o ponto de acesso normalizado
correspondente ao nome da pessoa coletiva constitui a Forma autorizada
no nome, integrada no respetivo registo de autoridade arquivística (II Parte
das presentes Orientações).
13.E1. Registar o nome formal da pessoa coletiva quando este não foi escolhido
como ponto de acesso normalizado a constar na Forma autorizada do nome, no
elemento de informação Outras formas do nome.
13.E2. Quando se proceder à atualização da grafia, registar a forma não
atualizada no elemento de informação Outras formas do nome.
13.E3. Registar os nomes anteriores ou os não selecionados como ponto de
acesso normalizado a constar na Forma autorizada do nome, no elemento de
informação Outras formas do nome.
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304 Pessoas colectivas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministério do Reino. 1736-1910
Outras formas do nome: Secretaria de Estado dos Negócios do Reino
Ponto de acesso normalizado: PIDE. 1933-1974
Outras formas do nome: Polícia de Vigilância e Defesa do Estado (1933-1945); PVDE;
Polícia Internacional e de Defesa do Estado (1945-1969); Direção Geral de
Segurança (1969-1974); PIDE-DGS
13.E4. Registar as variantes do nome da pessoa coletiva no eleme
13.E5. Registar a forma desenvolvida da sigla ou acrónimo do nome da pessoa
coletiva, quando não selecionada como ponto de acesso normalizado a constar
na Forma autorizada do nome, no elemento de informação Outras formas do nome.
13.E6. Registar a relação cronológica entre as duas pessoas coletivas (a
antecessora e a sucessora) nos respetivos registos de autoridade, utilizando os
elementos de informação da Zona das relações.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministério do Reino. 1736-1910
Nome/identificador da pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família relacionada:
Ministério do Interior. 1910-1974
13.E7.Registar a relação hierárquica entre duas pessoas coletivas (a
subordinante e a subordinada) nos respetivos registos de autoridade, utilizando
os elementos de informação da Zona das relações.
13.E8. Registar a relação da pessoa coletiva com a pessoa singular que com ela
partilha o nome nos elementos de informação da Zona das relações.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Maurício José Cremer Van Zeller e Herdeiros
Nome/identificador da pessoa singular relacionada: Van Zeller, Maurício José Cremer
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Pessoas colectivas 305
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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14. PESSOAS SINGULARES
Objetivo
Escolher e construir um ponto de acesso normalizado que identifique de forma
unívoca a pessoa singular.
Comentário
Entende-se por:
• Nome da pessoa singular, o nome completo dado a um indivíduo ou o
nome pelo qual ele é conhecido.
• O nome da pessoa singular deve ser unívoco e dispor das subdivisões e
qualificativos necessários para uma identificação inequívoca.
• O nome de uma pessoa singular é o resultado da combinação de
componentes obrigatórios (O), obrigatórios se aplicáveis (OA) e opcionais
(OP), por forma a permitir a identificação e distinção clara de pessoas com
nomes semelhantes.
Num ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular podem
figurar os seguintes componentes:
Subdivisões do nome
• Apelido ou nome de família (O), normalmente partilhado por um
grupo de indivíduos ligados por laços de família e transmitido de
geração em geração.
• Nome próprio (OA), o componente do nome atribuído a uma pessoa,
para além do apelido, e que corresponde normalmente ao nome de
batismo, podendo ser simples ou composto.
• Patronímico (OA), antropónimo derivado do nome dos pais, comum a
todos os descendentes de uma pessoa; nome que designa uma filiação
ou uma linhagem de sangue ou de adoção.
• Toponímico (OA), nome derivado de um topónimo.
Qualificativo, otermo ou frase adicionados a um nome para ajudar a
identificação, compreensão e/ou utilização da informação facultada.
Corresponde a qualquer complemento de um nome próprio de uma
pessoa singular com o objetivo de a identificar e distinguir de outras
usando nomes semelhantes. A forma autorizada do nome de uma pessoa
singular pode ter os qualificativos necessários a uma identificação
inequívoca. Os qualificativos para as pessoas singulares podem ser:
• Pré-título (OA), correspondendo a um título que precede o nome
próprio, podendo corresponder a um tratamento de cortesia. Em
Portugal existem, como pré-títulos, Dom, que precede os nomes dos
reis, príncipes, infantes, alto clero e nobreza e Dona.
• Datas (O);
• Título (OA; OP):
- nobiliárquico, correspondendo a uma qualificação atribuída pelo
monarca para galardoar serviços, vitalício e frequentemente
transmissível à descendência. Os títulos nobiliárquicos portugueses
______________________________________________________________________________________
Pessoas singulares 306
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
•
•
são: duque, marquês, conde, visconde e barão. Pode ainda
considerar-se o de Senhor.
- honorífico, correspondendo a uma qualificação atribuída por uma
entidade como reconhecimento de serviços, feitos ou mérito, com
caráter pessoal e intransmissível. Os graus das Ordens honoríficas
portuguesas atuais são, genericamente: grã-cruz, grande-oficial,
comendador, oficial, cavaleiro ou dama.
- académico, correspondendo a graus atribuídos por escolas
superiores. Podem ser: bacharel, licenciado, pós-graduado, mestre,
doutor, etc.
Epíteto (OA; OP), palavra ou frase que se junta a um nome para o
qualificar ou realçar a sua significação, descrevendo:
- o estatuto ou posição;
- a ocupação, profissão ou cargo, incluindo as patentes militares e
navais, os religiosos, etc;
- a sigla de ordem religiosa;
- a característica;
- a nacionalidade, local de nascimento, residência ou atividade;
- nome alternativo, como pseudónimos, alcunha, diminutivo;
- relação com outra pessoa.
Outros qualificativos
O nome da pessoa singular inclui mudanças oficiais ou não oficiais de qualquer
dos seus elementos.
Orientações gerais
14.A1. Escolher, para cada pessoa singular, um único ponto de acesso
normalizado.
14.A2. Escolher o último nome, formal ou legal, da pessoa singular.
14.A3. Escolher o nome predominante ou o nome consagrado pelo uso, quando
não existir concordância entre as diferentes fontes de informação em relação ao
nome da pessoa singular.
14.A4. Quando existem dúvidas quanto à aplicabilidade, a uma pessoa singular,
de um ponto de acesso normalizado já construído, deve optar-se pela
construção de outro, contendo um elemento distintivo em relação ao anterior.
Orientações específicas
Pessoa singular com um só apelido
14.B1. Quando o apelido é constituído por uma única palavra, colocá-lo como
primeiro elemento do ponto de acesso normalizado.
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Pessoas singulares 307
Orientações para a Descrição Arquivística
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Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Rosa, Augusto. 1852-1918, ator de teatro
Pessoa singular com mais do que um apelido
14.B2. Quando o apelido é constituído por mais de uma palavra, utilizar a
última como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado. Os restantes
apelidos devem ser apresentados a seguir ao nome próprio.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Silva, Luís Augusto Rebelo da. 1822-1871, político
Pessoa singular com apelido composto
Comentário
• Os apelidos compostos, para serem considerados como tal, devem ser
devidamente comprovados.
• Consideram-se apelidos compostos, entre outros: Corte Real, Espírito
Santo, Paço de Arcos 137 .
• Os apelidos hifenados nem sempre são compostos.
14.B3. Quando o apelido é composto, o primeiro elemento do ponto de acesso
normalizado corresponde ao primeiro nome do apelido composto.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Castelo Branco, Hermano Anselmo José Braamcamp
de Almeida. 1775-1846, 1.º conde de Sobral
Pessoa singular com apelidos com prefixos separados
14.B4. Quando o apelido inclui prefixos separados, utilizar a última palavra
como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Gama, António Saldanha da. 1778-1839, 1.º conde de
Porto Santo
137
Cf., para os apelidos compostos, o definido in INSTITUTO PORTUGUÊS DO
PATRIMÓNIO CUL-TURAL - DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E
SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÂO - Regras portuguesas de catalogação. Lisboa: Instituto
Português do Património Cultural. Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Serviços de
Documentação, 1984, p. 83.
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308 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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Pessoa singular com apelidos formados por um elemento que indica
relação familiar com o apelido
14.B5. Quando o apelido inclui um elemento que indica relação familiar,
utilizar o apelido como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado,
seguido do elemento que indica a relação familiar, como é o caso de Junior,
Neto, Sobrinho, Filho.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Cartaxo Júnior, António dos Santos
Ponto de acesso normalizado: Lopes Júnior, Frederico
14.B6. Quando a palavra que indica uma relação familiar é um apelido, deve ser
utilizada como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Neto, António Pinto Lino
Pessoa singular com títulos nobiliárquicos
14.B7. Quando a pessoa singular é detentora de um título nobiliárquico, utilizar
o apelido como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado e o título
nobiliárquico como qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Ávila, António José de. 1806-1881, 1.º duque de Ávila e
Bolama
Pessoa singular com mudanças de apelido e de nome próprio
14.B8. Quando uma pessoa singular muda de nome, construir um novo ponto
de acesso normalizado e escolher o último apelido adotado, ou o mais recente,
para primeiro elemento desse novo ponto de acesso normalizado. O ponto de
acesso anterior pode ser registado no elemento de informação Outras formas do
nome.
Pessoa singular com variantes e formas pouco usuais do nome
próprio
Comentário
• Consideram-se variantes do nome da pessoa singular as formas do nome
por ela usadas em simultâneo.
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Pessoas singulares 309
Orientações para a Descrição Arquivística
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• Podem corresponder a traduções dos nomes originais (resultantes de
naturalização), a nomes adicionais ou adotados (nomes religiosos ou
nomes substitutos, como alcunhas ou diminutivos).
14.B9. Escolher,quando existem variantes do nome, o nome legal ou formal da
pessoa singular.
Pessoa singular casada que não adota o apelido do cônjuge ou se
divorcia
14.B10. Quando a pessoa singular casadanão adota o apelido do cônjuge ou se
divorcia, escolher o apelido de solteira como primeiro elemento do ponto de
acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Silva, Maria Helena Vieira da. 1908-1992, pintora
Pessoa singular casada que usa o apelido de solteira e o do cônjuge
14B11. Quando uma pessoasingular portuguesa, casada, usa o apelido de
solteira e o do cônjuge em simultâneo, escolher como primeiro elemento do
ponto de acesso normalizado o apelido do cônjuge.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Vasconcelos, Carolina Michaelis de. 1851-1925, filóloga
Ponto de acesso normalizado: Tremoceiro, Paulo Manuel Lamúria Cascalheira. 1965, arquivista
Outras formas do nome: Paulo Manuel Lamúria Cascalheira (nome de solteiro).
14.B12. Quando uma pessoa singular checa, francesa, húngara, italiana ou
espanhola, casada, usa o apelido de solteira e o do cônjuge em simultâneo,
escolher como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, o apelido de
solteira, seguido do do cônjuge.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Molína y Vedia de Bastianini, Delfina
Pessoa singular casada mais do que uma vez, que adotou sempre os
apelidos dos cônjuges
14.B13. Quando uma pessoa singular, casada mais do que uma vez, adotou
sempre os apelidos dos cônjuges, escolher como primeiro elemento do ponto
de acesso normalizado o apelido do último cônjuge.
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310 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Onassis, Jacqueline Lee Bouvier Kennedy. 1929-1994
Outras formas do nome: Jacqueline Lee Bouvier; Jacqueline Lee Bouvier Kennedy,
Jacqueline Onassis.
Pessoa singular que utiliza pseudónimo ou heterónimo
Comentário
Entende-se por:
• Pseudónimo, o nome adotado por um autor ou responsável por uma obra
que não usa o seu nome civil verdadeiro ou o seu nome consuetudinário,
por modéstia ou conveniência ocasional ou permanente, com ou sem real
encobrimento da sua pessoa;
• Heterónimo, o nome imaginário de um criador identificado como autor
das suas obras e que, ao invés do pseudónimo, designa alguém com
qualidades e tendências marcadamente diferentes das desse criador.
14.B14. Quando umapessoa singular utiliza pseudónimos ou heterónimos,
escolher preferencialmente, para ponto de acesso normalizado, o nome formal.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Rocha, Adolfo Correia. 1907-1995, médico e escritor
Outras formas do nome: Miguel Torga (pseudónimo).
Ponto de acesso normalizado: Cunhal, Álvaro Barreirinhas. 1913-2005, político
Outras formas do nome: Manuel Tiago(pseudónimo).
Ponto de acesso normalizado: Pereira, José Maria Reis. 1901-1969, escritor
Outras formas do nome: José Régio (pseudónimo).
Ponto de acesso normalizado: Pessoa, Fernando António Nogueira de Seabra. 18881935, poeta
Outras formas do nome: Fernando Pessoa (nome consagrado pelo uso); Ricardo Reis,
Alberto Caeiro e Álvaro de Campos (heterónimos).
14.B15. Escolher, se pertinente, um dos pseudónimos ou heterónimos como
epíteto.
Pessoa singular que utiliza pseudónimo ou nome artístico de forma
permanente
14.B16. Quando uma pessoa singular utiliza um pseudónimo ou nome artístico
de forma permanente, funcionando como uma mudança do nome, escolher
paraponto de acesso normalizado o pseudónimo ou nome artístico.
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Pessoas singulares 311
Orientações para a Descrição Arquivística
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Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Lenine. 1860-1924, político russo
Outras formas do nome:Vladimir Ilitch Ulianov.
Ponto de acesso normalizado: Burton, Richard, 1925-1984, ator britânico
Outras formas do nome: Richard Walter Jenkins.
Pessoa singular sem apelido, com nomes próprios desconhecidos ou
iniciais
14.B17. Quando o apelido da pessoa singular é desconhecido ou não
identificável, utilizar o nome próprio como ponto de acesso normalizado.
14.B18. Quando são conhecidas apenas as iniciais do nome da pessoa singular e
não é possível desdobrá-las, a letra inicial pode ser usada como nome próprio.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: A. C. de M.
Outras formas do nome: M., A. C. de
Ponto de acesso normalizado: C., abade de
Outras formas do nome: Abade de C.
Ponto de acesso normalizado: Pereira, J. A.
14.B19. Quando uma pessoa é identificada apenas pelas iniciais do cônjuge,
usar um travessão (–) no lugar do nome próprio.
Pessoa singular com nome em língua estrangeira
14.B20. Quando a pessoa singular tem um nome em língua estrangeira para o
qual existe uma forma portuguesa, escolher a forma portuguesa para o ponto de
acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Tolstoi, Leão. 1828-1910, escritor russo
Outras formas do nome: Lev Nicolaevich Tolstoi
14.B21. Quando a pessoa singular tem um nome em língua estrangeira para o
qual não existe forma portuguesa, construir o ponto de acesso normalizado
segundo as convenções e as regras do respetivo país de origem.
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312 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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Pessoa singular com nome europeu
14.B22. Quando a pessoa singular tem um nome numa língua europeia atual,
escolher, como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, a última
palavra do apelido, ou o seu equivalente.
Pessoa singular com nome não europeu escrito em alfabeto latino
14.B23. Quando uma pessoa singular tem um nome não europeu escrito em
alfabeto latino, para o qual existe uma forma portuguesa, escolher a forma
portuguesa, de preferência à forma transliterada, para o ponto de acesso
normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Ibn Battutah. 1304-1377?, explorador berbere
Outras formas do nome: Abu ´Abd Allah Muhammad ibn; ´Abd Allah al-Lawati alTanji ibnBattutah; Abu Abdullah Muhammad Ibn Battuta
Ponto de acesso normalizado: Imran Khan. 1952- , político paquistanês
Outras formas do nome: Imran Ahmad Khan Niazi
14.B24. Quando apessoa singular apresenta um nome não europeu escrito em
alfabeto latino, incluindo apelido, nome de família ou nome hereditário como
último elemento do nome, escolhê-lo como primeiro elemento do ponto de
acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Gandhi, Mohandas Karamchand. 1969-1948, político
indiano
Outras formas do nome: Mahatma Gandhi
14.B25. Quando não for identificável um apelido, nome de família ou nome
hereditário da pessoa singular, ou quando a tradição do país de origem for a de
colocar primeiro o nome de família, como acontece com os nomes chineses, o
nome deve ser apresentado na ordem direta, correspondendo o primeiro nome
ao primeiro elemento do ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sukarno. 1901-1970, presidente da Indonésia
Ponto de acesso normalizado: Chiang Kai-Shek. 1887-1975, presidente da China
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Pessoas singulares 313
Orientações para a Descrição Arquivística
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Pessoa singular com nome não europeu escrito em alfabeto não
latino
14.B26. Quando a pessoa singular tem um nome europeu escrito em alfabeto
não latino, escolher a forma romanizada em língua portuguesa para ponto de
acesso normalizado.
14.B27. Quando não existe forma do nome da pessoa singular em alfabeto
latino, em língua portuguesa, escolher a forma mais frequente numa das
seguintes línguas, pela seguinte ordem de preferência: inglês, francês,
castelhano, italiano, alemão, latim 138 .
14.B28. Quando não existem formas do nome da pessoa singular em alfabeto
latino, optar pela transliteração. Para o efeito recorrer às Regras Portuguesas de
Catalogação 139 e às normas ISO 140 .
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sakharov, Andrei Dmitrievich. 1921-1989, físico
nuclear soviético
Outras formas do nome: André Sakharov
138
Foi alterada a ordem de preferência indicada in INSTITUTO PORTUGUÊS DO PATRIMÓNIO
CULTURAL - DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIÇOS DE
DOCUMENTAÇÂO - Regras portuguesas de catalogação. Lisboa: Instituto Português do Património Cultural.
Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação, 1984, p. 90, F.C. 2.1.1.
139
Idem – Ibidem, p. 91, F.C. 2.1.2.
140
ISO 9: 1995 – Transliteration of Cyrillic characters into Latin characters.Slavic and non Slavic
languages. Geneve: International Standard Organization; ISO 233: 1984 – Documentation –
Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Geneve: International Standard
Organization; ISO 233-2: 1993 – Information and documentation – Transliteration of Arabic
characters into Latin characters. Part 2: Arabic languages – Simplified transliteration. Geneve:
International Standard Organization; ISO 233-3: 1999 – Information and documentation –
Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Part 3: Persian language – Simplified
transliteration. Geneve: International Standard Organization; ISO 259: 1984 – Documentation –
Transliteration of Hebrew characters into Latin characters. Geneve: International Standard
Organization; ISO 259-2: 1994 – Information and documentation – Transliteration of Hebrew
characters into Latin characters. Part 2 – Simplified transliteration. Geneve: International Standard
Organization; ISO 9984: 1996 - Information and documentation – Transliteration of Georgian
characters into Latin characters. Geneve: International Standard Organization; ISO 9985: 1996 Information and documentation – Transliteration of American characters into Latin characters.
Geneve: International Standard Organization; ISO 11940: 1998 - Information and documentation –
Transliteration of Thai. Geneve: International Standard Organization; ISO/TR 11941: 1996 Information and documentation – Transliteration of Korean script into Latin characters. Geneve:
International Standard Organization; ISO 15919: 2001 - Information and documentation –
Transliteration of Devanagari and related scripts into Latin characters.Geneve: International
Standard Organization.
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314 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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Pessoa singular com nome latino
Comentário
Os nomes latinos subdividem-se em:
• Praenomen, que corresponde ao nome próprio, individual, que distingue
os membros da mesma família;
• Nomen, que indica a gens, e por isso diz-se gentílico. Inclui todas as
famílias originárias da mesma estirpe, os seus libertos e clientes e, como
tal, é hereditário.
• Cognomen ou sobrenome, que começou por ser pessoal, reportando-se a
qualquer qualidade distintiva do indivíduo (origem, qualidades físicas ou
morais, feitos, etc.), e se tornou hereditário. Distingue os diferentes ramos
ou famílias dentro de uma gens.
A estes podiam juntar-se os nomes dos pais ou senhores, da tribo, ou outros 141 .
14.B29. A pessoa singular com nome latino deve ter,como primeiro elemento
do ponto de acesso normalizado, o nomen.
Pessoa singular com nome grego
14.B30. A pessoa singular com nome grego deve ter, como ponto de acesso
normalizado, a forma portuguesa do nome, quando conhecida.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Homero. Fl. séc. VIII a.C., poeta grego
Ponto de acesso normalizado: Píndaro. Fl. 518 a.C.-438 a.C., poeta grego
14.B31. Quando não for conhecida a forma portuguesa do nome da pessoa
singular com nome grego, escolher, para ponto de acesso normalizado, a forma
latina.
14.B32. Quando são desconhecidas as formas portuguesa e latina do nome da
pessoa singular com nome grego, deve optar-se pela transliteração.
Pessoa singular com nome medieval
Comentário
• Os nomes medievais são normalmente constituídos, em Portugal, por um
nome próprio, seguido de um segundo nome que pode corresponder a um
141
COSTA, Avelino de Jesus da – “Nome”. In Enciclopédia Verbo Luso-Brasileira de Cultura. Ed.
Século XXI. Lisboa: Ed. Verbo. 2001.ISBN 972-22-2092-6. V. 21, col. 129-130.
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Pessoas singulares 315
Orientações para a Descrição Arquivística
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patronímico, a um toponímico, a uma alcunha, profissão, eventualmente a
um apelido 142 .
14.B33. Quando a pessoa singular tem um nome medieval em latim ou
vernáculo, escolher, para ponto de acesso normalizado, a língua em que o nome
se encontra na fonte de informação.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Petrus Pelagii de Buila
Ponto de acesso normalizado: Gil Guedaz de Arões. Séc XIII
14.B34. Quando a pessoa singular tem um nome medieval em português, em
latim e/ou em vernáculo, escolher para ponto de acesso normalizado a forma
portuguesa.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Desidério Erasmo. 1466-1536, humanista
Outras formas do nome: Desiderius Erasmus; Erasmo de Roterdão
14.B35. Quando a pessoa singular tem um nome medieval em mais do que uma
língua, não existindo forma portuguesa, escolher o nome, para o ponto de
acesso normalizado, segundo a seguinte ordem de preferência: a língua da
pessoa a quem se reporta o nome; a língua mais apropriada à nacionalidade da
pessoa ou ao seu lugar de residência; a língua comummente usada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Gottfried von Strasburg. ?-c. 1210, escritor
Outras formas do nome: Godefroy de Strasbourg
Ponto de acesso normalizado: Groote, Geert. 1340-2384, religioso
Outras formas do nome: Gerardus Magnus
Ponto de acesso normalizado: Saxo Grammaticus. C. 1150-1220
Outras formas do nome: Saxo Grammaticus
Ponto de acesso normalizado: Pierre d’Auriol. C. 1280-1322, filósofo
Outras formas do nome: Petrus Aureolus; Petrus Aureoli
14.B36. Quando apessoa singular tem um nome medieval constituído apenas
por nome próprio, utilizá-lo como primeiro elemento do ponto de acesso
normalizado, complementado por uma outra subdivisão do nome (patronímico,
toponímico, epíteto, etc.) e/ou qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Pero Vaz de Caminha. 1450-1500
142
BOBONE, Carlos Lourenço – “Apelidos em Portugal”. In Raízes e Memórias. Lisboa:
Associação Portuguesa de Genealogia.P. 88-90.
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316 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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14.B37. Quando apessoa singular tem um nome próprio medieval, escolher a
forma atual do nome próprio.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: João
Outras formas do nome: Ioham ou Joham
14.B38. Quando existem variantes do nome próprio medieval da pessoa
singular, escolher, se possível, a forma mais comum, ou a consagrada pelo uso.
14.B39. Quando não existe forma atual do nome próprio medieval da pessoa
singular, utilizar a coeva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Tutadomna. Condessa
Ponto de acesso normalizado: Ximena. Mulher de João Gondesendes
Ponto de acesso normalizado: Ebrarbo. Cavaleiro franco
14.B40. Quando o nome próprio medieval da pessoa singular é complementado
por um topónimo, utilizar a forma atual do nome do topónimo, precedido da
partícula “de”.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: António de Portalegre
Ponto de acesso normalizado: Pedro da Covilhã
14.B41. Quando o nome próprio medieval da pessoa singular é complementado
por um epíteto relativo a um atributo físico, à nacionalidade, ou de outra
natureza, escolher como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, o
nome próprio da pessoa singular, a forma consagrada ou a preferida pelos
estudiosos.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Egas Moniz. ?-1146, o Aio
Ponto de acesso normalizado: Gonçalo Mendes da Maia. 1079?-?, o Lidador
Ponto de acesso normalizado: Geraldo Geraldes. Fl. 1169-?, o Sem Pavor
Outras formas do nome: Geraldo, o Sem Pavor
14.B42. Quando o nome próprio da pessoa singular é complementado por um
patronímico, indicando a filiação pela parte do pai, escolher como primeiro
elemento do ponto de acesso normalizado o nome próprio da pessoa singular,
na forma comummente utilizada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sancha Henriques. 1147-1163, filha do conde D.
Henrique
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Pessoas singulares 317
Orientações para a Descrição Arquivística
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Pessoa singular com nome de santo ou de beato
14.B43. Quando osanto ou beato é conhecido pelo nome próprio, deve
escolher-se, como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, o nome
próprio, na sua forma portuguesa, se conhecida.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: António de Lisboa, Santo. 1190?-1231
Outras formas do nome: António de Pádua; Bulhões, Fernando de
Ponto de acesso normalizado: Jacinta de Jesus Marto, Beata. 1910-1920
Outras formas do nome: Marto, Jacinta de Jesus
14.B44. Quando osanto ou beato é comummente conhecido pelo apelido, deve
escolher-se, como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, o
apelido.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Becket, Thomas, Santo. 1118-1170
Outras formas do nome: Thomas of London
Pessoa singular com nome religioso
Comentário
• Um nome religioso, embora sem validade legal, corresponde a uma
mudança formal do nome, sendo, portanto, um nome autorizado.
14.B45. Quando a pessoa singular é conhecida por um nome religioso, escolher
o último nome religioso, ou o mais recente, para ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sousa, Luís de, Frei. 1555-1632
Outras formas do nome: Coutinho, Manuel de Sousa
Ponto de acesso normalizado: Lúcia, Irmã. 1907-2005
Outras formas do nome: Lúcia de Jesus dos Santos; Irmã Lúcia do Coração
Imaculado
Pessoa singular com nome real
Comentário
Entende-se por:
• Nome real, o que se reporta a soberanos e respetivos consortes, filhos,
filhas, irmãos, irmãs, tios e tias paternos, netos pela linha masculina e
______________________________________________________________________________________
318 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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bisnetos por via do filho mais velho, usando o título de rei, rainha,
príncipe, princesa, duque, infante e infanta, etc.
As subdivisões do nome real podem corresponder a:
• Nome próprio (O)
• Ordinal (OA)
Os qualificativos do nome real podem corresponder a:
• Datas de nascimento e/ou morte (O)
• Título (O)
• Relação com o soberano (OP)
14.B46. O primeiro elemento do ponto de acesso normalizado do nome dos
soberanos e elementos das respetivas famílias, enquanto pessoas singulares,
deve corresponder ao nome próprio.
Exemplos:
Ponto de acesso normalizado: D. Afonso V. 1432-1481, rei de Portugal
Ponto de acesso normalizado: D. João VI. 1767-1826, rei de Portugal
Outras formas do nome: O Clemente
14.B47. Um soberano estrangeiro deve ter,como ponto de acesso normalizado, a
forma portuguesa.
14.B48. Quando não for conhecida uma forma portuguesa, o ponto de acesso
normalizado do nome do soberano estrangeiro deve corresponder ao nome na
língua oficial do respetivo país.
14.B49. O ponto de acesso normalizado do nome do soberano estrangeiro deve
incluir o nome do país, bem como o nome de família, caso se inclua no nome
habitual do soberano.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Isabel I. 1533-1603, rainha de Inglaterra e Irlanda
Ponto de acesso normalizado: Krum. ?-814, rei da Bulgária
14.B50. Os consortes dos reis ou rainhas devem ter, como primeiro elemento
do ponto de acesso normalizado, o nome próprio.
14.B51. Deve acrescentar-se, ao ponto de acesso normalizado do nome dos
consortes de reis ou rainhas o epíteto “consorte de”, seguido do nome do rei ou
rainha em questão.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: D. Amélia. 1865-1951, rainha consorte do rei D. Carlos
I
Ponto de acesso normalizado: D. Isabel de Portugal. 1503-1539, consorte de Carlos V
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Pessoas singulares 319
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
14.B52. O ponto de acesso normalizado do nome dos príncipes e princesas
estrangeiros deve incluir o nome do respetivo país.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: D. Carlos Maria Isidro. 1788-1855, infante de Espanha
14.B53. Outras pessoas relacionadas com soberanos devem ter, como primeiro
elemento do ponto de acesso normalizado, o nome próprio, seguido de
qualificativos como o título, opcionais, explicando a relação existente.
Pessoa singular com nome papal
Comentário
Entende-se por:
• Nome papal, o usado por um papa enquanto chefe da Igreja Católica
Romana, ou o de um antipapa.
São componentes do nome papal:
• Nome papal (O)
• Ordinal (O)
Os qualificativos do nome papal podem corresponder a:
• Datas de nascimento e/ou morte (O)
• Epíteto Papa ou Antipapa (O)
14.B54. A pessoa singular com nome papal deve ter, como primeiro elemento
do ponto de acesso normalizado, o nome próprio.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado:João XXI. 1215-1277, papa
Outras formas do nome: Pedro Julião; Pedro Hispano; Johannes PP. XXI
Ponto de acesso normalizado: Clemente VII. ?-1394, antipapa
Outras formas do nome: Roberto de Genebra.
14.B55. A pessoa singular com nome papal deve ter, como ponto de acesso
normalizado, a forma usual do nome em português.
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da
pessoa singular
14.B56. Escolher os qualificativos mais apropriados e significativos para a
pessoa singular e que mais facilmente a identificam.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Rocha, Adolfo Correia. 1907-1995, médico e escritor
Outras formas do nome: Miguel Torga (pseudónimo)
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320 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da
pessoa singular
Comentário
As datas podem corresponder a:
• Ano de nascimento e de morte (0000-0000);
• Período aproximado da atividade desenvolvida (floruit).
• Período aproximado de existência (circa)
Podem ser de vários tipos:
• Singulares, quando é registado apenas um elemento cronológico.
• Extremas, quando são registados dois elementos cronológicos que
delimitam um período temporal variável (vida, exercício de um cargo ou
atividade).
• Críticas, por vezes designadas por inferidas, quando a informação
cronológica é deduzida.
14.B57. O qualificativo data enquanto componente do ponto de acesso
normalizado do nome da pessoa singular éobrigatório.
O qualificativo Título no ponto de acesso normalizado do nome da
pessoa singular
14.B59. O qualificativo título nobiliárquico, enquanto componente do ponto de
acesso normalizado do nome da pessoa singular éobrigatório, quando utilizado
por direito próprio e de forma sistemática.
Ponto de acesso normalizado: Lencastre, D. Leonor Almeida Lorena e. 1750-1839, 4.ª
marquesa de Alorna
Outras formas do nome: Condessa de Oeynhausen; Alcipe
14.B60. O qualificativo título nobiliárquico, enquanto componente do ponto de
acesso normalizado do nome da pessoa singular, éopcional quando não é usado
por direito próprio (recebido através do casamento), de forma sistemática, ou é
renunciado.
14.B61. Quando uma pessoa singular recebe um título nobiliárquico através do
casamento, deve ser referida, no ponto de acesso normalizado, como cônjuge
do titulado.
14.B62. Quando existem vários títulos nobiliárquicos, deve ser selecionado o
último, o mais recente ou o mais elevado para constar no ponto de acesso
normalizado.
______________________________________________________________________________________
Pessoas singulares 321
Orientações para a Descrição Arquivística
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Ponto de acesso normalizado: Melo, Sebastião José de Carvalho e.16991782,marquês de Pombal
Outras formas do nome:Conde de Oeiras
Ponto de acesso normalizado: Gama, Vasco. 1469-1524, vice-rei da Índia
Outras formas do nome: 1.ºconde da Vidigueira
14.B63. Os qualificativos título honorífico e académico são opcionais.
O qualificativo Pré-título no ponto de acesso normalizado do nome
da pessoa singular
14.B64. O qualificativo pré-título, enquanto componente do ponto de acesso
normalizado do nome da pessoa singular, éobrigatório, se aplicável.
14.B65. O qualificativo pré-título, enquanto componente do ponto de acesso
normalizado do nome da pessoa singular, deve ser registado antes do nome, na
sua forma abreviada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: D. Filipa de Lencastre. 1360-1415, rainha consorte de
D. João I
Ponto de acesso normalizado: Meneses, D. Luís de. 1632-1690, 3.º conde da Ericeira
O qualificativo Epíteto no ponto de acesso normalizado do nome da
pessoa singular
14.B66. O qualificativo epíteto, enquanto componente do ponto de acesso
normalizado do nome da pessoa singular, é obrigatório, se aplicável.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Reis, Joaquim José de Sousa. ?-1838, o Remexido
14B67. Selecionar um epíteto específico em detrimento de um mais genérico,
como major e não oficial do exército, padre ou bispo e não religioso, etc.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Egas Gomes. Fl. 1071-1072, abade de Paço de Sousa,
14.B68. Quando o epíteto corresponde a um cargo inserido numa determinada
hierarquia, selecionar o último, o mais recente ou mais elevado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Crescónio. Fl. 1092-1098, bispo de Coimbra
______________________________________________________________________________________
322 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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Ponto de acesso normalizado: Coutinho, Carlos Viegas Gago. 1869-1959, almirante
Ponto de acesso normalizado: Braga, Teófilo. 1843-1924, presidente da República
14.B69. Quando se registar mais do que um epíteto,escolher os mais
apropriados e significativos para a pessoa singular, e que mais facilmente a
identificam.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Figueiredo, António Pereira de. 1725-1797, padre e
teólogo
Comentário:
• Os epítetos têm, como objetivo principal, permitir a rápida e eficaz
identificação de pessoas singulares com nomes idênticos. Assim, devem
ser selecionados tendo em conta este objetivo, sendo desaconselhado o
uso de mais de dois epítetos, no mesmo ponto de acesso normalizado.
14.B70. Quando oepíteto corresponde à relação de uma pessoa singular com
uma pessoa mais conhecida, ou cujo ponto de acesso normalizado já foi
construído, deve ser usado apenas quando não existirem epítetos alternativos, e
ser autoexplicativo, sendo de evitar termos como “irmã do poeta”, “filho do
escritor”, etc.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Fernando Afonso. 1169-1173, filho bastardo de D.
Afonso Henriques
Fontes de informação
14.C1. As fontes de informação para a escolha do nome da pessoa singular a
utilizar na construção do ponto de acesso são a documentação por ela
produzida, os registos paroquiais (nascimento, batismo, casamento, óbito) ou
civis (nascimento, filiação, casamento, adoção, etc.), os documentos de
identificação pessoais (cédula pessoal, bilhete de identidade, passaporte, etc.),
as obras de referência ou estudos monográficos sobre a pessoa singular, os
instrumentos de descrição, ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
Apresentação da informação
Redação e ortografia
14.D1. Registar o nome da pessoa singular na ordem inversa, ou seja,
começando pelo apelido, como primeiro elemento do ponto de acesso
normalizado, exceto orientação específica em contrário.
14.D2. Registar, a seguir ao apelido, como segundo elemento do ponto de
acesso normalizado, o nome próprio e restantes apelidos, na sua totalidade.
______________________________________________________________________________________
Pessoas singulares 323
Orientações para a Descrição Arquivística
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Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Castelo Branco, Hermano Anselmo José Braamcamp
de Almeida. 1775-1846, 1.º conde de Sobral
14.D3. Registar, como terceiro elemento do ponto de acesso normalizado, os
qualificativos necessários à identificação inequívoca da pessoa singular.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Pires, Diogo. O Moço
Ponto de acesso normalizado: Pires, Diogo. O Velho
14.D4. Registar as palavras que constituem o nome com letra inicial maiúscula,
com exceção das partículas de ligação, como artigos e preposições.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Melo, Sebastião José de Carvalho e. 1699-1782,
marquês de Pombal
14.D5. Registar o nome da pessoa singular com a grafia atualizada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Meneses, D. Jerónimo de. Fl. 1545, capitão-mor de
Baçaim
Outras formas do nome: Menezes, D. Jeronymo de
Comentário
• A atualização da grafia tem a vantagem de permitir a recuperação da
informação em texto livre, em suporte informático. No entanto, e porque a
atualização de antropónimos pode por problemas, cabe ao órgão
coordenador da política de descrição a adotar por uma Rede Portuguesa
de Arquivos a definição dos critérios a adotar.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Carneiro, Pedro de Alcáçova
Outras formas do nome:Carneyro, Pero d’Alcaçoua
14.D6. O ponto de acesso normalizado para pessoa singular medieval tendo
como segundo componente do nome um patronímico, toponímico, epíteto, etc.,
deve corresponder ao nome na ordem direta.
14.D7. Quando o nome próprio de uma pessoa singular medieval é
complementado por um topónimo, este deve ser precedido da partícula de.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Pedro da Covilhã
Outras formas do nome:Pero da Covilhã
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324 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
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14.D8. O ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular medieval
tendo como segundo componente do nome um apelido resultante da evolução
de um patronímico, toponímico, epíteto, etc., deve corresponder ao nome na
ordem inversa.
14.D9. Quando for necessário utilizar mais do que um qualificativo no ponto de
acesso normalizado do nome da pessoa singular, a ordem de apresentação
recomendada é a seguinte:
• Pré-título
• Datas
• Título
• Epítetos: estatuto ou posição; ocupação, profissão ou cargo; sigla de ordem
religiosa; características; nacionalidade, residência ou atividade; alcunha
ou diminutivo; relação com outra pessoa
14.D10. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601 143 , na
versão atualizada de 2000, e a correspondente NP EN 28601 144 .
Comentário
• As aplicações informáticas podem não permitir o registo das datas de
acordo com a norma ISO 8601. Nesses casos cabe a cada entidade
detentora ou serviço de arquivo a definição das orientações a usar.
Exemplos
Data: AAAA
14.D11. A data deve ser expressa no sistema de datação atual, devendo ser
convertidas as que se encontram noutros sistemas (eras, períodos cronológicos
e estilos, reinados, períodos históricos, etc.).
14.D12. Cada ano deve corresponder a 4 dígitos, não se devendo abreviar anos
que se reportam à mesma década.
Comentário
• Considere-se a possibilidade de as aplicações informáticas não estarem
preparadas para aceitar o tipo de pontuação ou abreviaturas abaixo
indicadas.
14.D13. Registaros anos de desenvolvimento da atividade utilizando a
abreviatura de floruit (fl.)
14.D14. Registar uma data aproximada utilizando a abreviatura de circa (c.).
143
ISO 8601: 2004, Data elements and interchange formats - Information intrechange: representation of
dates and times. Geneva: International Standard Organization.
144
NP EN 28601: 1996, Dados e formatos de troca. Troca de informação: representação de datas e
horas. Lisboa: Instituto Português da Qualidade, 1996.
______________________________________________________________________________________
Pessoas singulares 325
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
14.D15. Registar uma data provável ou desconhecida utilizando o ponto de
interrogação (?).
Pontuação
14.D15. Registar os componentes do nome separados entre si por vírgula (,).
14.D16. Registar os qualificativos a seguir ao nome da pessoa singular, e dele
separados por um ponto (.).
14.D17. Registar os qualificativos separados entre si por vírgula (,).
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Almeida, José Valentim Fialho de. 1857-1911, escritor
Ponto de acesso normalizado: Sampaio, Luís Teixeira de. 1875-1945, embaixador
14.D18. Os títulos nobiliárquicos hereditários devem ser numerados, através do
recurso a numeração árabe.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Meneses, D. Luís de. 1632-1690, 3.º conde da Ericeira
14.D19. A primeira letra do título deve ser maiúscula.
14.D20. A palavra santo ou beato deve ser separado do nome da pessoa singular
através de uma vírgula (,).
14D21. As letras iniciais dos epítetos devem ser minúsculas, a menos que
correspondam a designações formais.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Figueiredo, António Pereira de. 1779-1858, oficial da
Secretaria de Estado dos Negócios do Reino
Ponto de acesso normalizado: Melo, Sebastião José de Carvalho e. 1699-1782,
marquês de Pombal
Exclusões
Comentário
• Estas exclusões aplicam-se quando o ponto de acesso normalizado
correspondente ao nome da pessoa coletiva constitui a Forma autorizada
no nome, integrada no respetivo registo de autoridade arquivística (II Parte
das presentes Orientações).
14.E1. As variantes e as formas anteriores do nome da pessoa singular não
selecionadas para ponto de acesso normalizado podem ser registadas no
elemento de informação Outras formas do nome.
______________________________________________________________________________________
326 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Cabral, António Bernardo da Costa. 1803-1889, 1.º
conde de Tomar
Outras formas do nome: Costa Cabral, António Bernardo
Ponto de acesso normalizado: Queirós, José Maria Eça de. 1845-1900, escritor
Outras formas do nome: Queirós, Eça de; Eça de Queirós, José Maria
Ponto de acesso normalizado: Silva, Luís Augusto Rebelo da. 1822-1871, político
Outras formas do nome: Rebelo da Silva, Luís Augusto
Ponto de acesso normalizado: Castilho, António Feliciano de. 1800-1875, 1.º conde de
Castilho
Outras formas do nome: Feliciano de Castilho, António
14.E2. Registar os nomes com os apelidos dos cônjuges anteriores no elemento
de informação Outras formas do nome.
14.E3. Registar os pseudónimos ou heterónimos no elemento de informação
Outras formas do nome.
14.E4. O nome formal ou nomes anteriores devem ser registados no elemento
de informação Outras formas do nome.
14.E5. Registar as alternativas do nome da pessoa singular, inclusivamente as
diferentes grafias, no elemento de informação Outras formas do nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Mao Zedong. 1893-1976, político chinês
Outras formas do nome: Mao Tsé-Toung; Mao Tsé-Tung
14.E6. As formas alternativas do nome da pessoa singular com nome de santo
ou beato devem ser registadas no elemento de informação Outras formas do
nome.
14.E7. As formas alternativas da pessoa singular com nome religioso devem ser
registadas no elemento de informação Outras formas do nome.
14.E8. Registar os cognomes no elemento de informação Outras formas do nome.
14.E9. Registar outros títulos do nome do soberano nos elementos de
informação Outras formas do nome ou História biográfica.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: D. João IV. 1604-1656, rei de Portugal
Outras formas do nome: D. João. 8.º duque de Bragança, o Afortunado
14.E10. Quando o consorte real é conhecido sob um nome de família, este
nome deve ser registado no elemento de informação Outras formas do nome.
______________________________________________________________________________________
Pessoas singulares 327
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
14.E11. Registar as menções aos territórios ultramarinos contidos na intitulação
no elemento de informação História biográfica.
Exemplos:
Ponto de acesso normalizado: D. Manuel I. 1469-1521, rei de Portugal
Outras formas do nome: O Venturoso
História biográfica: D. Manuel I intitulou-se, até 1498, rei de Portugal e dos
Algarves, de aquém e de além mar em África e senhor da Guiné. Entre 1498 e 1499
intitulou-se rei de Portugal e dos Algarves, de aquém e de além mar em África,
príncipe de Castela, de Leão, de Aragão, de Sicília, de Granada e senhor da Guiné.
A partir de 1499, intitulou-se rei de Portugal e dos Algarves, de aquém e de além
mar em África, senhor da Guiné e da conquista, navegação, e do comércio da
Etiópia, Arábia, Pérsia e Índia.
14.E12. Quando um soberano estrangeiro é igualmente conhecido pelo nome
na sua língua de origem, pode registar-se essa forma no elemento de
informação Outras formas do nome.
Exemplos:
Ponto de acesso normalizado: João Carlos I. 1938- , rei de Espanha
Outras formas do nome: Juan Carlos I; Juan Carlos Alfonso Victor Maria de Borbón
y Borbón
14.E13. Registar os apelidos e demais nomes próprios da pessoa singular com
nome papal, caso se trate de um papa conhecido por esses nomes, no elemento
de informação Outras formas do nome.
Exemplos:
Ponto de acesso normalizado: João XXI. 1210?-1277, papa
Outras formas do nome: Pedro Hispano; Pedro Julião; Johannes PP XXI.
14.E14. Registar os aspetos da vida da pessoa singular, como a sucessão de
cargos, funções ou atividades desempenhados, no elemento de informação
História biográfica.
14.E15. Os epítetos não selecionados para constar no ponto de acesso
normalizado do nome da pessoa singular podem ser registados, quando
considerados pertinentes, nos elementos de informação Outras formas do nome
e História biográfica.
14.E16. Os epítetos que correspondem a nomes alternativos, não selecionados
para constar no ponto de acesso normalizado do nome dapessoa singular,
devem ser registados no elemento de informação Outras formas do nome.
Ponto de acesso normalizado: Gonçalo Anes. 1500?-1556, o Bandarra
Outras formas do nome: Bandarra, sapateiro de Trancoso
Ponto de acesso normalizado: Kennedy, John Fitzgerald. 1917-1963, presidente dos
Estados Unidos da América
Outras formas do nome: J. F. K.
______________________________________________________________________________________
328 Pessoas singulares
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
14.E17. Quando a atualização da grafia do nome de uma pessoa singular
resultar diferente, pode registar-se a forma não atualizada no elemento de
informação Outras formas do nome.
______________________________________________________________________________________
Pessoas singulares 329
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
15. FAMÍLIAS
Objetivo
Construir um ponto de acesso normalizado que identifique, de forma unívoca, a
família.
Comentário
Entende-se por:
• Nome defamília ou apelido, o nome partilhado por um grupo de
indivíduos ligados por laços de família.
• O ponto de acesso normalizado do nome de uma família é o resultado da
combinação de componentes obrigatórios (O), obrigatórios se aplicáveis
(OA), e opcionais (OP), de forma a permitir a identificação e a distinção
clara de famílias com nomes semelhantes.
Num ponto de acesso normalizado do nome de família podem figurar os
seguintes componentes:
• nome de família ou apelido (O)
Qualificativo, otermo ou frase adicionados a um nome para ajudar a
identificação, compreensão e/ou utilização da informação facultada.
Corresponde a qualquer complemento de um nome de uma família com o
objetivo de identificar e distinguir a família de outras, usando nomes
semelhantes. A forma autorizada do nome de uma família pode ter os
qualificativos necessários a uma identificação inequívoca. Os qualificativos
para as famílias podem ser:
• datas (O);
• títulonobiliárquico (OA; OP), correspondendo a uma qualificação
atribuída pelo monarca para galardoar serviços, vitalício e
frequentemente transmissível à descendência. Os títulos
nobiliárquicos portugueses são: duque, marquês, conde, visconde e
barão.
• epíteto, palavra ou frase que se junta a um nome para o qualificar ou
realçar a sua significação:
- epíteto “família” (O);
- ocupação ou atividade (OP);
- designação territorial: nacionalidade, local de residência ou
atividade (OP).
• O conceito de família tem variado ao longo do tempo. É necessário ter em
consideração as variações do conceito e as suas implicações arquivísticas,
com o objetivo de definir se determinam a continuidade da família ou se,
pelo contrário, determinam o seu fim e o aparecimento de uma nova
família.
______________________________________________________________________________________
Famílias
330
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
Orientações gerais
15.A1. Escolher, para cada família, um único ponto de acesso normalizado.
15.A2. Escolher o último nome, formal ou legal, da família, sempre que possível
confirmado nas obras de referência existentes ou na documentação produzida.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Távora. Família
15.A3. Escolher o nome predominante ou o nome consagrado pelo uso da
família, quando não existir concordância entre as diferentes fontes de
informação.
Orientações específicas
Família com variantes do nome
Comentário
• Consideram-se variantes do nome da família as formas do nome por ela
usadas em simultâneo.
15.B1. Quando existem variantes do nome da família, escolher, como ponto de
acesso normalizado, o nome formal da família, que conste nos textos e
documentos legais relativos à família e aos seus elementos.
15.B2. Quando são utilizados mais do que um nome formal da família, escolher,
como ponto de acesso normalizado, o predominante na documentação por ela
produzida.
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da
família
15.B3. Escolher os qualificativos mais apropriados e significativos para a família
e que facilitam a sua identificação.
O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da
família
Comentário
As datas podem corresponder a:
• Datas de existência
• Período aproximado da atividade desenvolvida (floruit).
______________________________________________________________________________________
Famílias
331
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
• Período aproximado de existência (circa)
Podem ser de vários tipos:
• Singulares, quando é registado apenas um elemento cronológico.
• Extremas, quando são registados dois elementos cronológicos que
delimitam um período temporal variável (existência, exercício de
atividade).
• Críticas, por vezes designadas por inferidas, quando a informação
cronológica é deduzida.
15.B4. O qualificativo data enquanto componente do ponto de acesso
normalizado do nome da família éobrigatório se aplicável.
15.B5. Quando duas famílias partilham o mesmo nome, mas as suas datas de
existência diferem, o qualificativo data deve ser registado a seguir ao nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Meneses. Família, fl. séc. XV-XVII, marqueses de Vila
Real
Ponto de acesso normalizado: Meneses. Família, séc. XVIII-XIX, marqueses de
Abrantes
O qualificativo Título nobiliárquico no ponto de acesso normalizado
do nome da família
15.B6. O qualificativo título nobiliárquico enquanto componente do ponto de
acesso normalizado do nome da família éobrigatório se aplicável.
15.B7. Quando a família é detentora de um título nobiliárquico, utilizar o nome
de família como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado do nome
da família e o título nobiliárquico como qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado:Sousa Holstein. Família, fl. 1286-1989, duques de
Palmela
Ponto de acesso normalizado: Vasconcelos. Família, fl. sécs. XVI-XX, condes de
Castelo Melhor
O qualificativo Epíteto no ponto de acesso normalizado do nome da
família
15.B8. O qualificativo epíteto ‘família’, enquanto componente do ponto de
acesso normalizado do nome da família, éobrigatório.
______________________________________________________________________________________
332
Famílias
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
15.B9. Os qualificativos ocupação ou atividade, e designação territorial,
enquanto componente do ponto de acesso normalizado do nome da família, são
opcionais.
15.B10. Quando a família aparece associada a uma ocupação ou atividade
durante várias gerações, registar o epíteto ocupação ou atividade como
qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Fugger. Família, mercadores
Ponto de acesso normalizado: Rothschild. Família, banqueiros
15.B11.Quando duas famílias partilham o mesmo nome, mas estão associadas a
locais diferentes, o epíteto designação territorial deve ser registado a seguir ao
nome, como qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Magalhães. Família, de Alvelos
15.B12. Quando a designação territorial faz parte do título nobiliárquico, usar a
palavra de e o nome do local a seguir ao título.
Fontes de informação
15.C1. As fontes de informação para a escolha do ponto de acesso normalizado
do nome da família são a documentação produzida, os registos paroquiais
(nascimento, batismo, casamento, óbito) ou civis (nascimento, filiação,
casamento, adoção, etc.), os documen-tos de identificação pessoais (cédula
pessoal, bilhete de identidade, passaporte, etc.), as obras de referência ou
estudos monográficos sobre a família, instrumentos de descrição, ou quaisquer
outras fontes consideradas fidedignas.
15.C2. As fontes de informação para os qualificativos são a documentação
produzida, as obras de referência, os estudos monográficos e os instrumentos
de descrição.
Apresentação da informação
15.D1. Registar o nome da família na ordem direta, ainda que o apelido seja
composto ou constituído por várias palavras.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Ornelas Vasconcelos. Família
Ponto de acesso normalizado: Pinto Basto. Família
______________________________________________________________________________________
Famílias
333
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
Ponto de acesso normalizado: Pacheco Pereira. Família
15.D2. Registar o epíteto “família” a seguir ao nome de família, e dele separado
por um ponto (.).
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Burnay. Família
15.D3. Registar, a seguir ao epíteto “família”, os outros qualificativos, e dele
separados por vírgula (,).
Exemplos
Ponto de acesso normalizado:Cunha. Família, fl. 1430-1904, condes de Povolide
Exemplos
Ponto de acesso normalizado:Oliveira e Sousa. Família, fl. século XVIII-XIX, condes
de Rio Maior
15.D4. Registar as palavras que constituem o nome com letra inicial maiúscula,
com exceção das partículas de ligação, como artigos e preposições.
15.D5. Registar o nome da família com a grafia atualizada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Magalhães. Família, de Alvelos
Outras forma do nome:Magalhães, de Alvellos
Comentário
• A atualização da grafia tem a vantagem de permitir a recuperação da
informação em texto livre, em suporte informático. No entanto, e porque a
atualização de antropónimos pode por problemas, cabe ao órgão
coordenador da política de descrição a adotar por uma Rede Portuguesa
de Arquivos a definição dos critérios a adotar.
15.D6. Quando for necessário utilizar mais do que um qualificativo no ponto de
acesso normalizado do nome da família, a ordem de apresentação recomendada
é a seguinte:
• Epíteto “família”
• Datas
• Título nobiliárquico
• Epítetos: ocupação ou atividade, nacionalidade, local de residência ou
atividade.
15.D7.As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601 145 , na
versão atualizada de 2000, e a correspondente NP EN 28601 146 .
145
ISO 8601: 2004, Data elements and interchange formats - Information intrechange: representation of
dates and times. Geneva: International Standard Organization.
______________________________________________________________________________________
334
Famílias
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
Comentário
• As aplicações informáticas podem não permitir o registo das datas de
acordo com a norma ISO 8601. Nesses casos cabe a cada entidade
detentora ou serviço de a
Exemplos
Data: AAAA
15.D8.A data deve ser expressa no sistema de datação atual, devendo ser
convertidas as que se encontram noutros sistemas (eras, períodos cronológicos
e estilos, reinados, períodos históricos, etc.).
15.D9.Cada ano deve corresponder a 4 dígitos, não se devendo abreviar anos
que se reportam à mesma década.
15.D10.Registaros anos
abreviatura de floruit (fl.)
de
desenvolvimento
da
atividade
utilizando
a
15.D11. Registar uma data aproximada utilizando a abreviatura de circa (c.)
15.D12. Registar uma data provável ou desconhecida utilizando o ponto de
interrogação (?).
Exclusão
Comentário
• Estas exclusões aplicam-se quando o ponto de acesso normalizado
correspondente ao nome da pessoa coletiva constitui a Forma autorizada
no nome, integrada no respetivo registo de autoridade arquivística (II
Parte das presentes Orientações).
15.E1. As variantes não selecionadas como ponto de acesso normalizado a
constar na Forma autorizada do nome, devem ser registadas no elemento de
informação Outras formas do nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Alão de Morais. Família
Outras forma do nome: Família Alão de Morais Pimentel; Família Alão de Moraes
Pimentel
15.E2.Quando a atualização da grafia resultar diferente, registar a forma não
atualizada no elemento de informação Outras formas do nome.
15.E3. Registar os aspetos da vida da família, como evolução, as atividades e
funções desempenhadas, no elemento de informação História.
146
NP EN 28601: 1996, Dados e formatos de troca. Troca de informação: representação de datas e
horas. Lisboa: Instituto Português da Qualidade, 1996.
______________________________________________________________________________________
Famílias
335
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Oliveira e Sousa. Família, fl. século XVIII-XIX, condes
e marqueses de Rio Maior
História familiar: O 1.º conde de Rio Maior foi João Vicente de Saldanha Oliveira e
Sousa Juzarte Figueira (1746-1804) (...) Foi 4.º conde e 1.º Marquês António José
Luís de Saldanha Oliveira Juzarte Figueira e Sousa (1836-1891), (...).
______________________________________________________________________________________
336
Famílias
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
16. ENTIDADES GEOGRÁFICAS
Objetivo
Construir um ponto de acesso normalizado que identifique, de forma unívoca,
uma entidade geográfica.
Comentário
Entende-se por:
• Nome geográfico, o nome dado a uma entidade geográfica, ou o nome pelo
qual ela é conhecida.
• As entidades geográficas podem ser de vários tipos:
• entidade geográfica jurisdicional, que corresponde a níveis ou áreas
de competência administrativa, ou nelas se incluem (país, estado,
província, condado, região, distrito, município, freguesia, cidade,
vila, aldeia, rua, bairro, quinta, etc.);
• entidade geográfica ou jurisdição desaparecida ou antiga, que perdeu
a sua função jurisdicional e não tem entidade territorial atual
(império, reino e principado histórico, capitania, comarca, termo,
cidade e vila antiga ou que deixou de existir);
• entidade fisiogeográfica natural, que corresponde a acidentes ou
regiões geográficas (montanha, serra, gruta, deserto, rio, lago,
oceano, ilha, arquipélago, etc.).
• O ponto de acesso normalizado do nome de uma entidade geográfica é o
resultado da combinação de componentes obrigatórios (O), obrigatórios se
aplicáveis (OA), e opcionais (OP), de forma a permitir a identificação e a
distinção clara de entidades geográficas com nomes semelhantes.
Num ponto de acesso normalizado da entidade geográfica podem figurar
os seguintes componentes:
• nome geográfico (O)
Qualificativo, o termo ou frase adicionados a um nome para ajudar a
identificação, compreensão e/ou utilização da informação facultada.
Corresponde a qualquer complemento de um nome de uma entidade
geográfica com o objetivo de a identificar e distinguir de outras, usando
nomes semelhantes. A forma autorizada do nome de uma entidade
geográfica pode ter os qualificativos necessários a uma identificação
inequívoca.
Os qualificativos para as entidades geográficas podem ser:
• tipo de entidade geográfica (OA; OP)
• tipo de jurisdição (OA)
• jurisdiçãosubordinante (OA)
______________________________________________________________________________________
Entidades geográficas 337
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
Orientações gerais
16.A1. Construir, para cada entidade geográfica, um único ponto de acesso
normalizado.
16.A2. Escolher o último nome, formal ou legal, da entidade geográfica.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Montijo (Setúbal, Portugal)
Outras formas do nome: Aldeia Galega do Ribatejo
Ponto de acesso normalizado: Maputo (Moçambique)
Outras formas do nome:Lourenço Marques.
Ponto de acesso normalizado: Governo de Andorra
Outras formas do nome: Andorra
Ponto de acesso normalizado: Reino de Marrocos
Outras formas do nome: Marrocos
Ponto de acesso normalizado:República Popular de Angola
Outras formas do nome: Angola
Ponto de acesso normalizado:República Popular daChina
Outras formas do nome: China
16.A3. Escolher o nome formal predominante ou o nome consagrado pelo uso,
quando não existir concordância entre as diferentes fontes de informação.
Orientações específicas
Entidade geográfica com nome em língua estrangeira
16.B1. Escolher a forma portuguesa do nome da entidade geográfica com nome
em língua estrangeira, caso exista e esteja consagrada pelo uso.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Antuérpia (Bélgica)
Outras formas do nome: Anvers, Antwerpen
Ponto de acesso normalizado: Nova Iorque (Estados Unidos da América)
Outras formas do nome: New York
16.B2. Escolher a forma consagrada pelo uso, quando existir mais do que uma
forma portuguesa do nome da entidade geográfica com nome em língua
estrangeira.
______________________________________________________________________________________
338 Entidades geográficas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
16.B3. Escolher o nome na língua original, quando não existir forma portuguesa
do nome da entidade geográficacom nome em língua estrangeira, ou quando
esta não for a consagrada pelo uso.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Buenos Aires (Argentina)
Ponto de acesso normalizado: San Sebastian (Espanha)
Outras formas do nome: Donostia.
16.B4.Optar pela transliteração quando não existem formas do nome da
entidade geográfica em alfabeto latino. Para o efeito, recorrer às Regras
Portuguesas de Catalogação 147 , ou às normas ISO 148 .
Entidade geográfica associada a uma jurisdição
Comentário:
• Os qualificativos relativos às jurisdições subordinantes variam de país para
país. Em Portugal, a divisão administrativa do território corresponde à
freguesia, ao município e ao distrito ou à região autónoma. Existem, no
entanto, outros tipos de jurisdições: judicial, militar, económica, etc.
16.B5.Quando a entidade geográfica está associada a uma jurisdição cujo tipo
corresponde a uma cidade, aum município, a um distrito ou a uma região,
construir o ponto de acesso normalizado sem incluir, no nome da entidade
147
INSTITUTO PORTUGUÊS DO PATRIMÓNIO CULTURAL - DEPARTAMENTO DE
BIBLIOTE-CAS; ARQUIVOS E SERVIÇOS DE DOCUMENTAÇÂO - Regras portuguesas de
catalogação. Lisboa: Instituto Português do Património Cultural. Departamento de Bibliotecas,
Arquivos e Serviços de Docu-mentação, 1984, p. 91, F.C.2.1.2.
148
ISO 9: 1995 – Transliteration of Cyrillic characters into Latin characters.Slavic and non Slavic
languages. Geneve: International Standard Organization; ISO 233: 1984 – Documentation –
Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Geneve: International Standard
Organization; ISO 233-2: 1993 – Information and documentation – Transliteration of Arabic
characters into Latin characters. Part 2: Arabic languages – Simplified transliteration. Geneve:
International Standard Organization; ISO 233-3: 1999 – Information and documentation –
Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Part 3: Persian language – Simplified
transliteration. Geneve: International Standard Organization; ISO 259: 1984 – Documentation –
Transliteration of Hebrew characters into Latin characters. Geneve: International Standard
Organization; ISO 259-2: 1994 – Information and documentation – Transliteration of Hebrew
characters into Latin characters. Part 2 – Simplified transliteration. Geneve: International Standard
Organization; ISO 9984: 1996 - Information and documentation – Transliteration of Georgian
characters into Latin characters. Geneve: International Standard Organization; ISO 9985: 1996 Information and documentation – Transliteration of American characters into Latin characters.
Geneve: International Standard Organization; ISO 11940: 1998 - Information and documentation –
Transliteration of Thai. Geneve: International Standard Organization; ISO/TR 11941: 1996 Information and documentation – Transliteration of Korean script into Latin characters. Geneve:
International Standard Organization; ISO 15919: 2001 - Information and documentation –
Transliteration of Devanagari and related scripts into Latin characters. Geneve: International
Standard Organization.
______________________________________________________________________________________
Entidades geográficas 339
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
geográfica, os termos genéricos relativos ao tipo de jurisdição. Esses termos
podem ser utilizados como qualificativos.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Lisboa (município, Lisboa, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Lisboa (distrito, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Lisboa (área metropolitana, Portugal)
16.B6.Construir o ponto de acesso normalizado para as entidades geográficas
associadas a uma jurisdição utilizando como qualificativos todas as jurisdições
subordinantes necessárias à sua clara identificação.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Padre Cruz (bairro, Carnide, Lisboa, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Sé (freguesia, Bragança, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Sé (freguesia, Lisboa, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Sé (freguesia, Angra do Heroísmo, Açores, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Nazaré (freguesia, Nazaré, Leiria, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Nazaré (município, Leiria, Portugal)
16.B7.Quando o nome da entidade geográfica integra o respetivo tipo de
jurisdição, este deve ser mantido, no ponto de acesso normalizado, no nome, e
não como qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Vila Nova de Cerveira (freguesia, Vila Nova de Cerveira,
Viana do Castelo, Portugal)
Entidade geográfica desaparecida ou antiga
16.B8. Quando as entidades geográficas mudaram de nome ao longo do tempo,
não existindo correspondência de limites geográficos ou jurisdicionais com a
entidade geográfica atual, escolher, para a construção do ponto de acesso
normalizado, o nome antigo, e registar, como qualificativo, o tipo de entidade.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Conímbriga (localidade antiga, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Vilarinho das Furnas (localidade extinta, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Alcobaça (coutos, jurisdição antiga, Portugal)
______________________________________________________________________________________
340 Entidades geográficas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
Ponto de acesso normalizado: Entre Douro e Minho (comarca, jurisdição antiga,
Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Maranhão (capitania, jurisdição antiga, Brasil,)
Ponto de acesso normalizado: República Democrática da Alemanha (jurisdição antiga)
Ponto de acesso normalizado: União das Repúblicas Socialistas Soviéticas (jurisdição
antiga)
Entidade fisiogeográfica natural
16.B8.Construir o ponto de acesso normalizado paraa entidade fisiogeográfica
natural incluindo, no nome, o tipo de entidade.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Mar Mediterrâneo
Ponto de acesso normalizado: Oceano Atlântico
Ponto de acesso normalizado: Ilha da Madeira
Ponto de acesso normalizado: Arquipélago da Madeira
Ponto de acesso normalizado: Baía de Cascais (Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Serra da Estrela (Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Costa do Malabar
16.B10.Construir o ponto de acesso normalizado paraa entidade fisiogeográfica
natural situada num ou vários países, utilizando como qualificativos os nomes
do país ou países.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Rio Tejo (Espanha e Portugal)
16.B11.Construir o ponto de acesso normalizado paraa entidade fisiogeográfica
natural situada numa área jurisdicional específica utilizando como qualificativos
os nomes da jurisdição subordinante e o nome do país.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Colina de São Jorge (Lisboa, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Île de la Cité (Paris, França)
______________________________________________________________________________________
Entidades geográficas 341
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado da entidade
geográfica
16.B12. Escolher os qualificativos mais apropriados e significativos para a
entidade geográfica e que facilitam a sua identificação.
O qualificativo Tipo de entidade no ponto de acesso normalizado da
entidade geográfica
16.B13. O qualificativo tipo de entidade enquanto componente do ponto de
acesso normalizado da entidade geográfica éobrigatório se aplicável,para evitar
a repetição e a proliferação dos qualificativos no ponto de acesso normalizado
(quando o nome da freguesia, do município e do distrito coincidem, por
exemplo).
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Ponta Delgada (cidade, Região Autónoma dos Açores,
Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Ponta Delgada (município, Região Autónoma dos
Açores, Portugal)
16.B14. O qualificativo tipo de entidade enquanto componente do ponto de
acesso normalizado da entidade geográfica éobrigatório se aplicável quando as
entidades geográficas partilham o mesmo nome.
Ponto de acesso normalizado: Minho (comarca, jurisdição antiga, Potugal)
Ponto de acesso normalizado: Minho (província, Portugal)
16.B15. O qualificativo tipo de entidade enquanto componente do ponto de
acesso normalizado da entidade geográfica éobrigatório se aplicável, quando
essencial para a sua identificação clara.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Quinta Grande (bairro, Alfragide, Amadora, Lisboa,
Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Quinta Grande (freguesia, Câmara de Lobos, Região
Autónoma da Madeira)
Ponto de acesso normalizado: Quinta do Anjo (freguesia, Palmela, Setúbal, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Quinta da Alorna (propriedade, Almeirim, Santarém,
Portugal)
16.B16.Quando uma entidade geográfica tem o nome de uma pessoa singular, o
qualificativo tipo de entidade deve ser registado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Fernão Ferro (freguesia, Seixal, Setúbal, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Pero Pinheiro (freguesia, Sintra, Lisboa, Portugal)
______________________________________________________________________________________
342 Entidades geográficas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
16.B17. Quando o tipo de entidade faz parte do nome da entidade geográfica,
deve ser mantido enquanto tal.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Aldeia Viçosa (freguesia, Guarda, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Vila Viçosa (Évora, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Aldeia do Bispo (Sabugal, Guarda, Portugal)
O qualificativo Tipo de jurisdiçãono ponto de acesso normalizado
da entidade geográfica
16.B18. O qualificativo tipo de jurisdição enquanto componente do ponto de
acesso normalizado da entidade geográfica éobrigatório se aplicável.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Maranhão (capitania, jurisdição antiga, Brasil)
Ponto de acesso normalizado: Maranhão (estado, Brasil)
Ponto de acesso normalizado: Minho (comarca, jurisdição antiga, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Minho (província, Portugal)
O qualificativo Jurisdição subordinante no ponto de acesso
normalizado da entidade geográfica
16.B19. O qualificativo jurisdição subordinante enquanto componente do ponto
de acesso normalizado da entidade geográfica éobrigatório se aplicável ou
opcional.
16.B20. O qualificativo jurisdição subordinante só deve ser usado para
entidades geográficas inferiores a países.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Madrid (Espanha)
Ponto de acesso normalizado: Santa Maria da Feira (freguesia, Beja, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Santa Maria da Feira (Aveiro, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Pero Moniz (Cadaval, Lisboa, Portugal)
16.B21. Registar os qualificativos jurisdição subordinante do particular para o
geral.
______________________________________________________________________________________
Entidades geográficas 343
Orientações para a Descrição Arquivística
______________________________________________________________________________________
Fontes de informação
16.C1. As fontes de informação para a escolha do ponto de acesso normalizado
da entidade geográfica são a documentação de arquivo, as obras de referência
ou estudos monográficos em que a entidade geográfica surge referenciada, ou
quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
16.C2. As fontes de informação para os qualificativos são as obras de referência,
os estudos monográficos,ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
16.C3. A fonte de informação para os qualificativos das entidades geográficas
portuguesas associadas a uma jurisdição, relativas à divisão administrativa
(freguesia, município, distrito ou região) é a Codificação do nome dos municípios e
freguesias 149 .
Apresentação da informação
16.D1. Registar o nome da entidade geográfica na ordem direta, ainda que seja
constituído por várias palavras.
Exemplos:
Ponto de acesso normalizado: Santa Maria da Feira (freguesia, Beja, Portugal)
16.D2. Registar os qualificativos entre parenteses curvos(( )), separados por
vírgula (,).
16.D3. Registar as palavras que constituem o nome da entidade geográfica com
letra inicial maiúscula, com exceção das partículas de ligação, como artigos e
preposições.
16.D4. Registar o nome da entidade geográfica com a grafia atualizada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: República Federativa do Brasil
Outras formas do nome: Brazil; Brasil.
Comentário
• A atualização da grafia tem a vantagem de permitir a recuperação da
informação em texto livre, em suporte informático. No entanto, e porque a
atualização de antropónimos pode por problemas, cabe ao órgão
coordenador da política de descrição a adotar por uma Rede Portuguesa
de Arquivos a definição dos critérios a adotar.
16.D5. Registar o nome da entidade geográfica ou qualquer dos seus
qualificativos, sem recurso a abreviaturas.
149
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO; PROGRAMA DE
NORMALI-ZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM ARQUIVO – Codificação do nome dos municípios e das
freguesias. 3.ª v. Lisboa: IANTT, 2006.
______________________________________________________________________________________
344 Entidades geográficas
Escolha e construção de pontos de acesso normalizados
______________________________________________________________________________________
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Santa Maria da Feira (Aveiro, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Washington (District of Columbia, Estados Unidos da
América)
16.D6. Quando for necessário utilizar mais do que um qualificativo no ponto de
acesso normalizado do nome da entidade geográfica, a ordem de apresentação
recomendada é a seguinte:
• tipo de entidade geográfica;
• tipo de jurisdicão;
• jurisdições subordinantes.
______________________________________________________________________________________
Entidades geográficas 345
Apêndice 1
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Exemplos completos
Por opção do grupo de trabalho este apêndice será completado após a fase de comentários
públicos
_____________________________________________________________________________________
348 Fundos e respectivos produtores
Apêndice 2
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Glossário
O presente glossário constitui um repositório sistemático dos termos
utilizados ao longo das três partes que constituem as Orientações para a
Descrição Arquivística.
No corpo das Orientações, a definição desses termos é apresentada nos
Comentários ao elemento ou elementos de informação específicos com os quais
diretamente se relacionam, ou em nota de rodapé. Considera-se, no entanto,
de utilidade e relevância que possam ser reunidos e autonomizados, com o
objetivo de facilitar a consulta, a clarificação e o controlo da terminologia
utilizada.
O controlo da terminologia utilizada é tanto mais importante quanto a
definição dos termos difere do estabelecido na NP 4041 150 e no Dicionário de
terminologia arquivística 151 , tendo em conta que estes ainda não contemplam
um conjunto de instrumentos de trabalho já consolidados na comunidade
arquivística portuguesa e que, como tal, não podem ser ignorados.
As definições a seguir apresentadas foram construídas com base nos seguintes
instrumentos de trabalho: ISAD(G) 2 152 ; ISAAR(CPF) 2 153 ; Dicionário de
terminologia arquivística 154 ; NP 4041 155 ; Manual para a gestão de documentos 156 ;
Orientações técnicas para avaliação de documentação acumulada 157 ; Projet de
dictionnaire de terminologie archivistique 158 ; A glossary of archival and records
150
NP 4041: 2005, Informação eDocumentação – Terminologia arquivística: conceitos básicos. Lisboa:
IPQ; CT7. 29 p.
151
ALVES, Ivone; RAMOS, Margarida Maria Ortigão; GARCIA, Maria Madalena; PEREIRA,
Maria Olinda Alves; LOMELINO, Maria Paula; NASCIMENTO, Paulo Coelho - Dicionário de
terminologia arquivística. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993
152
ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística: adoptada pelo Comité de Normas
de Descrição, Estocolmo: Suécia, 19-22 de Setembro de 1999. Conselho Internacional de Arquivos;
Trad. Grupo de Trabalho para a Normalização da Descrição em Arquivo. 2ª ed. Lisboa:
IAN/TT, 2004, p. 15-16. ISBN: 972-8107-69-2. Também disponível em WWW: <URL:
http://www.iantt.pt/instituto.html?me
nu=menu_organizar_arquivos&conteudo_nome=Descrição%20e%20acesso&conteudo=descric
ao_acesso>.
153
ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivística para Pessoas Colectivas,
Pessoas Singulares e Famílias. Conselho Internacional de Arquivos; trad. Grupo de Trabalho
para a Normalização da Descrição em Arquivo. 2ª ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos
Nacionais/ Torre do Tombo, 2004, p. 13. Disponível em WWW: <URL:
http://www.iantt.pt/instituto.html?menu=menu_
organizar_ar
quivos&conteudo=descricao_acesso&conteudo_nome=Descrição%20e%20acesso>
154
Cf. nota 2.
155
Cf. nota 1.
156
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO – Manual para a gestão
de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998, p. A-1-A-8. ISBN 972-8107-38-2.
157
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO – Orientações técnicas
para avaliação de documentação acumulada. Lisboa: IAN/TT, 1999, p. 53-57. ISBN 972-8107-48X.
158
ARCHIVES DE FRANCE – Projet de dictionnaire de terminologie archivi-stique. Disponível
em WWW: <URL: http//www.archivesdefance.culture.gouv. fr/fr/archi /DAF termin
projetdictionnaire.htm> Acedido em 30 de Novembro de 2004.
_____________________________________________________________________________________
350
Apêndice 2 - Glossário
_____________________________________________________________________________________
terminology 159 ; Les instruments de recherche dans les archives 160 ; Dicionário do
livro 161 ; Verbo: Enciclopédia Luso-Brasileira de Cultura 162 , Dicionário Houaiss da
língua portuguesa 163 .
As definições agora apresentadas resultam da análise comparativa e da
articulação das definições neles apresentadas.
Acesso– Possibilidade de utilizar documentação de um fundo, geralmente
sujeita a regras e condições.
Acrónimo – Palavra formada pela letra ou letras iniciais de cada uma das
partes sucessivas do nome de uma organização, grupo ou termo.
Alcunha – Epíteto, por vezes depreciativo, atribuído a uma pessoa, geralmente
derivado de uma particularidade física, moral, profissional, etc.
Apelido – Nome normalmente partilhado por um grupo de indivíduos ligados
por laços de família, normalmente transmitido de geração em geração. O
mesmo que nome de família.
Assinatura – Marca pessoal autógrafa, constituída pelo nome da pessoa (ou
uma parte dele) geralmente seguido de uns traços, sempre igual a si mesma,
pela qual o signatário toma a responsabilidade do documento no qual está
aposta
Assunto – Síntese do ato ou ação que se encontra na base do documento.
Assinatura a rogo – Aposta por uma pessoa num documento a que é estranha,
a pedido do interessado, por este não saber ou não lhe ser possível assinar.
Assinatura de caderno – Numeração colocada na parte inferior da primeira
página de cada caderno, à direita ou à esquerda, ou apenas na primeira folha
de cada caderno. Os manuscritos ocidentais mais antigos tinham a assinatura
(signatura) dos cadernos na última página de cada um, sob forma numérica ou
alfabética, por vezes precedida de Q (quaternion). Esta numeração tinha o
propósito de assegurar que os textos que os constituíam não se misturavam e
eram apresentados na ordem correcta. No século XII, os copistas adoptaram
os reclamos, a palavra ou parte da palavra no canto inferior da última página
de cada caderno, a fim de se fazer a ligação com a primeira palavra do caderno
159
THE SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS – A glossary of archival and records
terminology. Chicago: Society of American Archivists: 2004. Acessível em WWW: <URL:
http://www.archi-vists.org/glossary> Acedido em 29 de Novembro de 2004.
160
NOUGARET, Christine; GALLAND, Bruno – Les instruments de recherche dans les archives.
Paris: Directiondes Archivesde France, 1999, p. 217-225. ISBN 2-911601-13-0.
161
FARIA, Maria Isabel; PERICÃO, Maria da Graça – Dicionário do livro: terminologia relativa
ao suporte, ao texto, à edição e encadernação, ao tratamento técnico, etc. Guimarães: Guimarães
Ed., 1988.
162
Verbo: Enciclopédia Luso-Brasileira de Cultura162, 1ª ed. Lisboa: Verbo, imp. 1963-1986. 21 v.
163
HOUAISS, António; VILLAR, Mauro de Salles. Dicionário Houaiss da língua portuguesa.
Lisboa: Temas e Debates, 2003. 3 v. ISBN 972-759-664-9.
_____________________________________________________________________________________
351
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
seguinte
Assinatura de fascículo – Assinatura no verso da última folha de cada
fascículo, em códices manuscritos, em especial nos mais antigos, expressa
geralmente em números romanos ou letras
Assinatura digital – Processo de assinatura electrónica baseado num sistema
criptográfico assimétrico composto de um algoritmo ou série de algoritmos
que permitem gerar um par de chaves assimétricas exclusivas e
interdependentes, uma privada e outra pública. A utilização da chave privada
permite ao seu titular declarar a autoria do documento electrónico e a
concordância com o seu conteúdo. A chave pública permite ao declaratário
verificar se a assinatura foi criada mediante o uso da correspondente chave
privada, bem como se o documento electrónico foi alterado depois de aposta a
assinatura.
Assinatura electrónica – Assinatura de uma publicação, base de dados, etc.,
feita através de uma rede, em que os dados são fornecidos em suporte
electrónico. Resulta de um processamento electrónico de dados susceptível de
constituir objecto de direito individual e exclusivo e de ser utilizado para dar a
conhecer a autoria de um documento electrónico ao qual seja aposta, de modo
a que permita identificar, de forma unívoca, o titular como autor do
documento; a sua aposição ao documento dependa apenas da vontade do
titular; permita detectar toda e qualquer alteração superveniente do conteúdo
deste.
Atributo – Propriedade que caracteriza um elemento ou subelemento de
informação.
Autoexplicatividade – No contexto do presente documento, e de acordo com a
lógica da descrição preconizada pela ISAD (G), a autoexplicatividade consiste
no facto de cada um dos elementos de informação a utilizar, e tendo em conta
o seu objectivo específico, contribuir para a representação da unidade de
descrição como um todo. É da articulação da informação registada no
conjunto dos elementos de informação utilizados, que decorre a
autoexplicatividade da descrição efectuada.
O facto de a referida unidade de descrição se situar numa hierarquia de níveis,
tem ainda como consequência que a autoexplicatividade da descrição que se
lhe reporta só seja obtida através da conjugação com a informação registada
nos níveis que lhe são superiores.
Autor– pessoa competente para a produção do documento de arquivo, e por
ordem de quem, ou em nome da qual, o documento é produzido (o testador
num testamento, o rei numa carta patente, etc.). O autor de um documento de
arquivo pode ou não coincidir com o autor da ação da qual decorre o referido
documento. Não confundir com produtor.
_____________________________________________________________________________________
352
Apêndice 2 - Glossário
_____________________________________________________________________________________
Avaliação – Determinação dos valores primário e secundário dos documentos
de um arquivo, com vista à fixação dos prazos de conservação em fase ativa e
semiativa,, e do destino final (conservação permanente em arquivo definitivo
ou eliminação). A avaliação deve basear-se na consideração das funções dos
documentos (função de prova legal, financeira e /ou administrativa, função de
testemunho patrimonial) e das relações entre uns e outros. O estado de
organização e de conservação deve também ser considerado, nomeadamente
quando esteja em causa a avaliação de documentação acumulada.
Base de Dados – Unidade de instalação onde é armazenada informação
estruturada e relacionada com determinado assunto ou finalidade de forma a
permitir a sua consulta, atualização e outros tipos de operações processadas
por via de um programa de gestão do sistema.
Base de Dados ativa – A que continua a admitir adições ou incorporações
periódicas de dados, sendo constituída por ficheiros relacionados com
colecção de dados de um período específico.
Base de Dados inativa – Conjunto de dados tabulares recolhidos durante um
período específico de tempo e removido de um Sistema de Gestão de Base de
Dados, no âmbito da conclusão de um projeto único.
Catálogo – Instrumento de descrição que descreve, até ao nível do documento,
a totalidade ou parte de um fundo ou de uma coleção.
Campo – Características definidaspara cada uma das entidades ou o elemento
constituinte de uma tabela, cuja função é a de especificar os diversos tipos de
dados;cada campo corresponde a uma coluna da tabela.
Cardinalidade – Definição do número de ocorrências numa relação.
Chave primária – Campo selecionado de uma tabela de Base de Dados para
servir de identificador de cada um dos registos de forma unívoca; geralmente
este campo é indexado.
Classificação – Componente intelectual da organização, que consiste na
elaboração e/ou aplicação de um quadro ou plano de classificação.
Cognomen – Nos nomes latinos, corresponde ao sobrenome, que começou por
ser pessoal, reportando-se a qualquer qualidade distintiva do indivíduo
(origem, qualidades físicas ou morais, feitos, etc.), e se tornou hereditário.
Distingue os diferentes ramos ou famílias dentro de uma gens.
Colaborador – Pessoa que participa num processo de formação documental
visando a função de validar a forma intelectual do documento e de garantir
que o mesmo foi produzido de acordo com o estabelecido e assinado pelas
_____________________________________________________________________________________
353
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
pessoas apropriadas.
Coleção – Conjunto de documentos reunidos artificialmente em função de
qualquer característica comum, independentemente da sua proveniência. Não
confundir com fundo. Podem existir coleções a diferentes níveis de descrição,
nomeadamente a nível do fundo e da série.
Colecionador – Pessoa coletiva, pessoa singular ou família responsável pela
reunião artificial de documentos em função de qualquer característica comum,
independentemente da sua proveniência. Não confundir com produtor.
Compra – Aquisição de documentos de arquivo mediante o seu pagamento em
dinheiro.
Cópia – Documento resultante da reprodução, simultânea ou não, total ou
parcial, de um original, obtida direta ou indiretamente e, em regra, definida
pela sua função (cópia de arquivo, cópia de complemento, cópia de consulta,
cópia de referência, cópia de segurança, cópia de substituição, etc.), pelo
processo de obtenção (cópia manuscrita, fotocópia, microcópia, etc.) ou pela
autenticidade (cópia autêntica por oposição a fac-simile, por exemplo). V.
Reprodução
Cópia autêntica – Cópia validada por autoridade competente para esse efeito.
A cópia autêntica tem o mesmo valor legal que o original.
Cópia de arquivo – Cópia de um documento expedido, arquivada pela
entidade produtora, para efeito de prova. A cópia de arquivo tem valor de
original.
Cópia de complemento – Cópia de documentos custodiados por outra
entidade, destinada a completar e/ou complementar os fundos de uma
entidade detentora ou serviço de arquivo.
Cópia de consulta – Cópia destinada a substituir o original na comunicação, a
fim de o preservar de um excessivo manuseamento e/ou outros fatores de
deterioração.
Cópia de referência – Cópia destinada a servir de
correspondente original (ex. copiador de correspondência).
referência
ao
Cópia de segurança – Cópia destinada a conservar a informação contida no
original, caso estes se perca ou deteriore. Em princípio, o original e a cópia de
segurança não deverão estar armazenados no mesmo depósito.
Cópia de substituição – Cópia, geralmente em microforma, destinada a
substituir, para todos os efeitos, originais eliminados. O recurso às cópias de
substituição tem por base razões de gestão de espaço ou de conservação.
Cópia em pública-forma – Cópia autêntica (de teor, integral ou parcial) de um
_____________________________________________________________________________________
354
Apêndice 2 - Glossário
_____________________________________________________________________________________
documento textual, reconhecida ou autenticada por autoridade competente.
Tem o mesmo valor legal que o original.
Cópia figurada – Cópia que imita o original, tanto na disposição do texto como
nos carateres extrínsecos, mas sem qualquer valor jurídico, a menos que tenha
sido validada por autoridade competente. Se se trata de um cópia exata e
integral, designa-se cópia fac-similada ou fac-símile. Um fac-símile obtido por
processo fotográficos é também chamado reprodução anastática.
Cópia paleográfica – Transcrição literal de um texto anterior. Na transcrição
poder-se-ão desenvolver as abreviaturas que não levantem dúvidas de
interpretação, atualizar o desenho das letras e ignorar as variantes originais ou
individuais dos fonemas.
Custódia – A responsabilidade pela conservação de documentos de arquivo,
baseada na sua guarda física. A custódia nem sempre implica a propriedade
legal ou o direito de controlar o acesso aos documentos.
Dação – Entrega de documentos e/ou conjunto orgânico de documentos,
independentemente da sua forma e suporte material, produzidos ou recebidos
por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou por um organismo público
ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de prova ou
informação, em pagamento de uma dívida.
Datas de acumulação – Correspondem às datas em que os documentos da
unidade de descrição foram reunidos, acumulados, mantidos e usados por um
produtor, enquanto todo, no decurso das suas atividades e funções, todas
inter-relacionadas. Distinguem-se das datas de produção individual dos
documentos, embora, frequentemente, possam coincidir com elas. Assim,
alguns documentos podem ter sido produzidos antes de acumulados pelo
produtor do fundo em que estão inseridos e do qual fazem parte. Por exemplo
um processo judicial pode incluir, como elemento de prova, documentação
produzida anteriormente à data de abertura do processo.
Datas arquivísticas – V. Datas críticas
Datas críticas –Registam informação cronológica não retirada diretamente das
unidades de descrição, mas antes deduzida do seu conteúdo ou de fontes
externas.
Datas exatas – Incluem o ano, o mês e o dia.
Datas extremas – Registam dois elementos cronológicos que delimitam a
unidade de descrição.
Registam dois elementos cronológicos que delimitam a existência/atividade da
pessoa coletiva, da pessoa singular ou da família.
Datas inferidas – V. Datas críticas
Datas predominantes – Registam, para além das datas extremas, as datas
_____________________________________________________________________________________
355
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
preva-lecentes.
Data de atividade Correspondem ao exercício de uma atividade ou função, e
utilizadas quando se desconhece a data de existência. Geralmente, a data de
atividade encontras-se espelhada na documentação de arquivo produzida pela
pessoa coletiva, pessoa singular ou família. Podem igualmente ser
identificadas sob a designação de floruit.
Datas de existência –Para as pessoas coletivas, as datas que se reportam à
respetiva criação e extinção; para pessoas singulares, as datas que se reportam
ao nascimento e morte; para famílias, as datas de aparecimento e
desaparecimento.
Datas de produção – Correspondem às datas em que os documentos da
unidade de descrição foram produzidos. Podem ser as datas em que uma carta
foi escrita, em que uma fotografia foi tirada, em que uma planta foi desenhada.
Datas singulares – Registam apenas um elemento cronológico.
Destinatário – Pessoa à qual é dirigido o documento de arquivo. O
destinatário não é necessariamente a pessoa a quem o documento de arquivo é
entregue ou transmitido.
Diagrama de relações – Representação diagramática das relações entre as
tabelas, associada à descrição textual, para efeitos de melhor visualização e
clarificação.
Doação – Aquisição, a título gratuito, de documentos e/ou arquivos privados,
por vezes acompanhada de certas obrigações, tendo o organismo beneficiário a
faculdade de a recusar. A doação implica mudança de propriedade.
Depósito – Mudança de custódia de documentos, a título precário, sujeita a
condições
previamente
acordadas,
normalmente
quanto
à
sua
comunicabilidade. A documentação depositada fica sob custódia de outra
entidade, mas não muda de proprietário.
Descrição arquivística – Elaboração de uma representação exata de uma
unidade de descrição e das partes que a compõem, caso existam, através da
recolha, análise, organização e registo de informação que sirva para identificar,
gerir, localizar e explicar a documentação de arquivo, assim como o contexto e
o sistema de arquivo que a produziu. Este termo também se aplica ao
resultado desse processo.
Diminutivo – Designação de uma pessoa num contexto afetivo ou familiar.
Direito de autor – Instituto legal que define a propriedade intelectual de um
documento e regulamenta as prerrogativas e obrigações do detentor dessa
propriedade na sua difusão, nomeadamente publicação, tradução, venda ou
_____________________________________________________________________________________
356
Apêndice 2 - Glossário
_____________________________________________________________________________________
reprodução.
Documento – Informação registada num suporte, independentemente das
características deste. (Ver tb. Documento de arquivo).
Documento audiovisual – Documento no qual a informação é veiculada
através de um código de imagens, fixas ou móveis, e de sons, carecendo de
equipamento apropriado para ser visto e ouvido.
Documento cartográfico – Documento no qual a informação é veiculada por
um código de imagens que, sob a forma gráfica ou fotogramétrica, representa
a superfície terrestre ou um corpo celeste, como mapas, plantas, globos, atlas,
cartas topográficas e hidrográficas, cartogramas, mapas em relevo e fotografias
aéreas.
Documento composto – Unidade organizada de documentos, agrupados quer
para uti-lização corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organização
arquivística, por se referirem a um mesmo assunto, atividade, transação ou
tramitação própria. São documentos compostos os processos (cíveis, crime,
orfanológicos, de habilitação, de pessoal, de obras, entre outros), os dossiers
informativos, os documentos não lineares, etc.
Documento de arquivo – Informação de qualquer tipo, registada em qualquer
suporte, produzida ou recebida e conservada por uma instituição ou pessoa no
exercício das suas competências, ou atividades.
Documento iconográfico – Documento no quala informação é veiculada
essen-cialmente através de um código de imagens (a duas ou aparentemente a
três dimensões), como desenhos, pinturas, gravuras, fotografias.
Documento inserto – Transcrição total ou parcial de um documento anterior
no corpo de um documento novo, detentor de individualidade própria e valor
probatório e que é o documento principal.
Documento não linear – Documento que congrega em si diferentes tipos de
objetos digitais, ou comportam links dinâmicos com outros documentos de
diferente natureza, podendo conter som, imagem, texto, hipertexto. Os
documentos não lineares podem corresponder a documentos multimedia,
bases de dados, etc.
Documento simples – Amais pequena unidade arquivística intelectualmente
indivisível, por exemplo: carta, memorando, relatório, fotografia, registo
sonoro.
Documento sonoro – Documento no qual a informação é veiculada através de
um có-digo de sons que necessita de equipamento apropriado para ser ouvido.
Documento técnico e arquitetónico – Documento no qual a informação é
veiculada por um código de imagens, tais como desenhos de conceção,
esquissos, imagens fotorealistas de modelos (rendering), desenhos de trabalho,
_____________________________________________________________________________________
357
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
desenhos de pormenor, publicados ou por publicar, desenhos originais e
reproduções, bem como maquetas tridimensionais. Os desenhos
arquitetónicos incluem plantas de redes mecânicas, de águas e esgotos, de
aquecimento, elétricas, design de interiores, mobiliário e artes decorativas. Os
desenhos técnicos incluem os planos de construção de estruturas fixas, tais
como pontes, canais, barragens, ou móveis, tais como equipamento,
maquinaria, navios, ferramentas, veículos, armas, etc.
Documento textual – Documento no qual a informação é veiculada através da
escrita (manuscritos, datilografados, impressos, apresentação (display) de
dados), legíveis com ou sem intervenção de máquina.
Elemento de informação – Num registo de descrição arquivística consiste no
conjunto de carateres que representam uma unidade de informação e que
forma toda uma zona de descrição ou parte dela. Pode subdividir-se em
subelementos de informação.
Eliminação – Destruição de documentos de arquivo que, na avaliação, foram
considerados sem valor arquivístico e / ou histórico que justificasse a sua
conservação permanente.
Entidade detentora – Qualquer entidade (pessoa coletiva, pessoa singular ou
família) que detenha custódia sobre documentação de arquivo. Inclui as
instituições ou serviços de arquivo responsáveis pela custódia, conservação e
comunicação de documentos de arquivo.
Entidade fisiogeográfica natural – Entidade geográfica que corresponde a que
corresponde a acidentes ou regiões geográficas (regiões geográficas,
montanhas, serras, grutas, desertos, rios, lagos, oceanos, ilhas, arquipélagos,
etc.)
Entidade geográfica jurisdicional – Entidade geográfica que corresponde a
níveis ou áreas de competência administrativa ou nela se incluem (países,
estados, províncias, condados, regiões, distritos, municípios, cidades, vilas,
aldeias, ruas, bairros, quintas, freguesias, etc.).
Entidade geográfica desaparecida – Entidade geográfica que perdeu a sua
função jurisdicional e não tem entidade territorial atual (impérios, reinos e
principados históricos, cidades e vilas antigas, ou que deixaram de existir).
Epíteto – Palavra ou frase que se junta a um nome para o qualificar ou realçar
a sua significação, descrevendo o estatuto ou posição, ocupação, profissão ou
cargo, sigla de ordem religiosa, característica, nacionalidade, local de
nascimento, residência ou atividade, podendo também corresponder a nomes
alternativos, como alcunha, diminutivo, e relação com outra pessoa.
Estrutura lógica da Base de Dados – Informação referente à estrutura interna
dos conjuntos tabulares, constituída por: tabelas, campos, tipo de dados e
relações existentes entre tabelas e campos. – Detalhe adotado na descrição.
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358
Apêndice 2 - Glossário
_____________________________________________________________________________________
Prende-se, por um lado, com o número de elementos de informação nela
utilizados que pode ser mínimo ou máximo, bem como pelo grau de
pormenorização da informação registada em cada um deles.
Exaustividade – Detalhe adoptado na descrição. Prende-se, por um lado, com
o número de elementos de informação nela utilizados que pode ser mínimo ou
máximo, bem como pelo grau de pormenorização da informação registada em
cada um deles.
Família – Conjunto de pessoas que vivem em comum, que são do mesmo
sangue ou parentes por afinidade, e que age, ou pode agir, como uma
entidade, podendo partilhar apelidos. Pode ainda corresponder a linhagem ou
descendência. Normalmente detém um património comum, qualquer que seja
o seu tipo (bens móveis e imóveis, cargos, direitos e prerrogativas, etc.). O
significado do conceito tem variado muito ao longo do tempo e este é um
aspeto determinante a ter em linha de conta para a descrição.
Ficheiro de autoridade – Conjunto organizado de registos de autoridade.
Fundo–Conjuntode documentos de arquivo, independentemente da sua forma
ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma
pessoa singular, família ou pessoa coletiva, no decurso das suas atividades e
funções.
Fundo aberto – Fundo ainda suscetível de crescimento orgânico
Fundo fechado – Fundo sem crescimento orgânico, em consequência seja da
supressão ou reestruturação do respetivo produtor, seja da alteração da
organização arquivística.
Grupo de fundos – Conjunto de fundos de natureza idêntica ou referentes a
matéria análoga, provenientes de administrações idênticas ou afins. Constituise para efeitos de avaliação ou descrição ou, de um modo genérico, gestão de
arquivos.
Guia – Instrumento de descrição que descreve um ou mais acervos
documentais, ao nível do(s) fundo(s) ou núcleo(s) (historial da entidade
produtora, estrutura interna da documentação, instrumentos de descrição
documental disponíveis, bibliografia, etc.) ou da(s) coleção(ões), fornecendo
ainda informação de caráter geral e sumário sobre as respetivas entidades
detentoras.
Guia de remessa – Relação dos documentos enviados a um arquivo e
preparada pela entidade que os remete, para fins de identificação e controlo,
podendo ser usada como instrumento de descrição, nomeadamente nos
arquivos intermédios.
Herança – Aquisição feita pelo Estado, na qualidade de único herdeiro ou de
co-herdeiro, dauniversalidade ou de uma parte dos bens, cujo proprietário
tenha morrido sem parentessucessíveis até ao quarto grau colateral e não
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359
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
tenha disposto dos seus bens por via testamentária.
Heterónimo – Nome imaginário de um criador identificado como autor das
suas obras e que, ao invés do pseudónimo, designa alguém com qualidades e
tendências marca-damente diferentes das desse criador.
Incorporação – Aquisição gratuita e a título definitivo de documentos de
arquivo por uma instituição ou serviço responsável pela aquisição e
comunicação dos documentos de arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdição
plena. Em princípio, a incorporação e as condições a que obedece são
definidas por via legislativa ou regulamentar.
Índice – Documento que regista, de acordo com uma ordenação préestabelecida (sequencial ou sistemática), os descritores, designações ou títulos
de um documento, acompanhados das correspondentes referências de
localização ou cotas.
Ingresso adicional – Aquisição de documentos de arquivo complementares de
uma unidade de descrição já custodiada por um serviço de arquivo.
Inscrição – O que está escrito num suporte, qualquer que ele seja, para ser
lido pelo público. Como exemplos de inscrições podem mencionar-se as que
se incluem nos selos dos documentos; as dedicatórias, em documentos
impressos ou manuscritos; as inscrições de ex libris, que correspondem a
registos que assinalam a inclusão de um documento, impresso ou manuscrito,
em determinada entidade, evidenciando a sua proveniência
Instrumento de descrição – Termo genérico que se aplica a qualquer
instrumento que descreve e/ou referencia as unidades arquivísticas, quantifica
as respetivas unidades de instalação, com vista ao controlo administrativo ou
intelectual dos documentos de arquivo, podendo ser elaborado pelo produtor
da documentação ou por uma entidade detentora ou serviço de arquivo.
Inventário – Instrumento de descrição que descreve um fundo até ao nível da
série, referindo e enumerando as respetivas unidades de instalação,
apresentando o quadro de classificação que presidiu à sua organização.
Legado – Forma de aquisição de documentos de arquivo por uma instituição
ou serviço responsável pela aquisição e comunicação dos documentos de
arquivo por disposição testamentária, sujeita ou não a certas condições e
obrigações, como bens destacados do património do testador, sendo a
instituição ou serviço responsável pela aquisição e comunicação dos
documentos de arquivo livre de aceitar ou recusar o legado. Este implica
mudança de propriedade.
Lista de unidades de instalação – Instrumento de descrição que relaciona,
para fins de descrição e controlo, as unidades de instalação, existentes num
arquivo, de acordo com critérios cronológicos, alfabéticos, temáticos ou
outros.
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360
Apêndice 2 - Glossário
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Marca de água – Desenho ou inscrição que aparece em claro numa folha de
papel olhado à transparência. Formado pelo fio de cobre no fundo da forma
que servia para o fabrico do papel à mão.
Marca de água digital – Sistema por meio do qual se gravam, num objeto
digital, os dados identificadores ou marcas do seu proprietário, com a
finalidade de evitar o seu plágio.
Marca de biblioteca / arquivo – Carimbo de instituição, que funciona como
distintivo identificador da mesma.
Marca de fogo – Armas e siglas estampadas com ferros quentes nos cortes dos
livros, que funcionam como marca de propriedade de um particular ou de
uma instituição.
Marca de posse – Elemento que identifica o possuidor do livro ou do
documento.
Marca de propriedade – Carimbo, etiqueta, selo branco ou outro distintivo,
que identifica um documenro como pertença de um determinado particular
ou instituição.
Marca de registo – Caracter convencional usado para assinalar o fim de um
registo num ficheiro legível por máquina.
Marca do autor – Símbolos (letras, figuras ou outros sinais) usados para
representar, de forma abreviada, o nome do autor, e permitir individualizar
obras que têm a mesma classificação, assunto ou cota na tabela, com vista a
simplificar a arrumação e as entradas do catálogo.
Marca tipográfica – Sinal convencional, número, monograma ou vinheta
gravados, que o impressor ou livreiro adota como marca comercial e que
imprime no livro, quer no rosto quer no final.
Minuta – Redação preparatória de um documento textual administrativo. A
desig-nação aplica-se aos sucessivos projetos de redação, desde o rascunho
inicial ao texto definitivo.
Modelo de dados – Modelo utilizado na criação de Base de Dados, baseado em
objetos ou em registos , sendo que os tipos de modelos mais vulgares são o
hierárquico, em rede e o relacional.
Monograma – Figura emblemática, frequentemente constituída por iniciais
entrelaçadas, como se se tratasse de apenas uma letra ornamentada, em geral
as sprimeiras do nome e apelido da pessoa ou instituição. São por vezes
utilizados pelos gravadores para assinar as suas obras, pelos impressores nas
suas marcas tipográficas e pelos possuidores de livros para personalizar as suas
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361
Orientações para a Descrição Arquivística
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encadernações ou exlibris.
Nível de descrição – Posição de uma unidade de descrição na hierarquia de
um fundo.
Nome de família – V. Apelido
Nome de pessoa coletiva – Nome completo dado a um organismo ou grupo de
pessoas identificado por um nome próprio e que age, ou pode agir, como uma
entidade.
Nome de pessoa singular – Nome completo dado a um indivíduo ou o nome
pelo qual ele é conhecido.
Nome geográfico – Nome dado a uma entidade geográfica, ou o nome pelo
qual ela é conhecida.
Nomen – Nos nomes latinos, indica a gens, e por isso diz-se gentílico. Inclui
todas as famílias originárias da mesma estirpe, os seus libertos e clientes e,
como tal, é here-ditário.
Nome próprio – Componente do nome atribuído a uma pessoa, para além do
apelido, e que corresponde normalmente ao nome de batismo, podendo ser
simples ou composto.
Nome real – O que se reporta a soberanos e respetivos consortes, filhos, filhas,
irmãos, irmãs, tios e tias paternos, netos pela linha masculina e bisnetos por
via do filho mais velho, usando o título de Rei, Rainha, Príncipe, Princesa,
Duque, Infante e Infanta, etc.
Nome papal – Nome usado por um papa enquanto cabeça da Igreja Católica
Romana, ou o de um antipapa.
Organização – Conjunto de operações intelectuais e físicas que consistem na
análise, estruturação e ordenação dos documentos de arquivo, e seu resultado.
Ordenação – Sequência cronológica, numérica, alfabética, temática,
hierárquica, etc., atribuída a dados, informação, documentos de arquivo ou
outras unidades arquivísticas ou de instalação, para efeitos de arquivagem, de
registo ou de descrição.
Original – Documento onde é consignada pela primeira vez, sob forma
definitiva, a vontade expressa do seu autor, conservado no suporte e formato
em que foi emitido e com os devidos sinais de validação. Podem considerar-se
também documentos originais os autógrafos, os heterógrafos, os hológrafos e
os originais múltiplos.
Patronímico – Antropónimo derivado do nome dos pais, comum a todos os
des-cendentes de uma pessoa; nome que designa uma filiação ou uma
linhagem de sangue ou de adoção.
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362
Apêndice 2 - Glossário
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Permuta – Troca de documentos entre duas entidades, com a correspondente
mudança de propriedade e/ou custódia.
Pessoa coletiva– Organismo ou grupo de pessoas identificado por um nome
próprio e que age, ou pode agir, como uma entidade 164 . Pode incluir
indivíduos agindo enquanto pessoas coletivas. Normalmente detém poderes e
mandatos bem definidos, um determinado nível de responsabilidade e
suficiente autonomia funcional que lhe confere poder de decisão na área das
suas competências. Pode, no entanto, constituir-se de forma mais informal.
Pessoa singular – Indivíduo identificado por um nome.
Plano de classificação – Documento de arquivo que regista o sistema de
classes pré-definidas e as respetivas notas de aplicação, nomeadamente quanto
ao âmbito das classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por
cada uma, de modo a determinar toda a estrutura do arquivo.
Ponto de acesso – Nome, termo, palavra-chave, expressão ou código utilizado
para identificar, pesquisar, ou localizar descrições arquivísticas, o que inclui a
descrição da documentação de arquivo e a do respetivo contexto de produção
e utilização dos documentos, concretizada nos registos de autoridade
arquivística.
Praenomen– Nos nomes latinos corresponde ao nome próprio, individual, que
distingue os membros da mesma família.
Pré-título – Título que precede o nome próprio, podendo corresponder a um
tratamento de cortesia.
Produtor – Pessoa coletiva, família ou pessoa singular que produziu, acumulou
e/ou conservou documentos de arquivo no decurso da sua atividade.
Profundidade – Os níveis utilizados na descrição, que pode efetuar-se apenas
ao nível do fundo, ou descer aos níveis subsequentes
Proveniência – Relação entre os documentos de arquivo e as pessoas coletivas
ou singulares que os produziram, acumularam e/ou conservaram e os
utilizaram no decurso das suas atividades.
Pseudónimo – Nome adotado por um autor ou responsável por uma obra, que
não usa o seu nome civil verdadeiro ou o seu nome consuetudinário, por
modéstia ou conveniência ocasional ou permanente, com ou sem real
encobrimento da sua pessoa.
Quadro de classificação – Documento de arquivo que regista o esquema de
164
O termo pessoa coletiva pode, no contexto dos registos de autoridade, ser aplicado a um
vasto grupo de entidades, incluindo governos, ministérios e outros organismos
governamentais, embaixadas, consulados, tribunais, organismos militares e religiosos,
empresas, sociedades, organizações não lucrativas, conferências e exposições, festivais, grupos
artísticos e intelectuais, navios, etc.
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363
Orientações para a Descrição Arquivística
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organização de um acervo documental, estabelecido de acordo com os
princípios da proveniência e do respeito pela ordem original, para efeitos de
descrição e/ou instalação.
Qualificativo – Termo ou frase adicionados a um nome para ajudar a
identificação, compreensão e/ou utilização da informação facultada.
Rascunho – Documento textual numa fase preliminar de redação, ainda
sujeito a alterações e correções. Em princípio, eliminado após a produção do
original, poderá excecionalmente ser conservado para efeitos de contraprova.
Registo – Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e
descrição da documentação produzida e/ou recebida por uma administração
de um arquivo (registo de correspondência, registo de entrada, etc.).
Registo de autoridade arquivística – Forma autorizada do nome de uma entidade combinada com outros elementos de informação que identificam e
descrevem essa entidade, podendo remeter para outros registos de autoridade
relacionados.
Registo de Base de Dados – Sequência de dados relacionados
bidimensionalmente ; cada linha de uma tabela corresponde a um registo; em
termos arquivísticos a um documento simples.
Reintegração – Entrega de documentos deslocados a uma instituição ou
serviço responsável pela aquisição e comunicação dos documentos de arquivo
que legalmente detém a sua custódia.
Relação – Associação estabelecida entre campos comuns de duas ou mais
tabelas, permitindo o processamento de informação, a visualização e
impressão da mesma.
Reprodução – Ato ou efeito de produzir um novo exemplar de um documento
a partir de uma matriz. Frequentemente empregado como sinónimo de cópia.
Restituição – Devolução de documentos de arquivo e/ou arquivos da custódia
física e legal de um arquivopara a entidade de origem ou uma sua sucessora.
Secção – Subdivisãode um fundo ou de um subfundo contendo um conjunto
de documentos relacionados que corresponde a subdivisões administrativas
não autónomas da entidade produtora ou, quando tal não se verifica/é
possível, correspondendo a uma divisão geográfica, cronológica, funcional, a
rubricas ou classes de um plano/quadro de classificação ou a agrupamentos
similares dos próprios documentos.
Seleção – Operação que decorre da avaliação e que consiste em separar os
documentos de arquivo de conservação permanente dos que deverão ser
eliminados.
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364
Apêndice 2 - Glossário
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Selo–Sinal de validação , de autenticação e de segurança de um documento,
resulta da impressão de uma matriz sobre um suporte, geralmente de cera,
lacre ou metal.
Selo de chapa – Aposto diretamente sobre o suporte de um ato, constituído
pela impressão da matriz sobre uma fina camada de cera, papel ou outro
material dúctil.
Selo pendente – Suspenso do documento, por fitas ou cordões de materiais
apropriados.
Selo branco – Específico de uma pessoa coletiva e aplicado no papel.
Série – Conjunto de documentos organizados de acordo com um sistema de
arquivagem e conservados como uma unidade, por resultarem de um mesmo
processo de acumulação, do exercício de uma mesma atividade, por terem
uma tipologia particular, ou devido a qualquer outro tipo de relação resultante
do processo de produção, receção ou utilização.
Sigla – Designação atribuída à letra ou letras iniciais que funcionam como
abreviatura de uma ou mais palavras ou ao conjunto das iniciais de várias
palavras que forma uma nova denominação.
Sistema de armazenamento – Dispositivo ou conjunto de dispositivos
utilizados para armazenar os dados e a informação produzida.
Sistema de Gestão de Base de Dados (SGBD) –Programa que permite criar e
gerir Bases de Dados, sendo que os dados são estruturados com
independênciarelativamenteao programade aplicação que os gere e manipula.
Subfundo – Subdivisãode um fundo que corresponde a subdivisões
administrativas ou familiares da entidade produtora, com um elevado grau de
autonomia.
Subsecção – Subdivisão da secção.
Subsérie – Subdivisão da série.
Suporte – Material adequado ao registo de informação. Os documentos de
arquivo podem encontrar-se em diferentes suportes: pedra, argila, papiro,
papel, metal, pergaminho, tecido, madeira, película fotosensível, poliéster, fita
ou disco magnético, disco ótico, etc. O suporte pode apresentar diferentes
formatos (A4, A5, ¾ de polegada, NAS, etc.) e qualidades (seda, papel vegetal,
cartolina, etc.). Em ambiente digital o suporte é independente do conteúdo
documental. Ao contrário do ambiente analógico, em que a forma do material
em que a informação é inscrita, influencia ou molda a estrutura com que essa
mesma informação é inscrita.
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365
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Tabela – Uma das componentes integrante da estrutura das Bases de dados
relacionais que é utilizada para armazenar dados relativos a um assunto
especifico.
Tabela de seleção – Documento que regista o resultado da avaliação,
apresentando-se como uma relação dos documentos de arquivo de um
organismo ou administração que fixa os respetivos prazos de conservação em
fase ativa, semiativa e destino final. Este pode implicar a eliminação ou a
conservação permanente. As decisões que estão na base do resultado da
avaliação e dos prazos de conservação devem constar das tabelas de seleção,
bem como as respetivas justificações, já que assumem toda a relevância para
os serviços de arquivo que incorporam regularmente documentação de
diferentes proveniências.
Tipo de relação – Representação da forma como duas ou mais entidades se
relacionam entre si. Existem três tipos de relações entre entidades: um-paraum; um-para-muitos; muitos-para-muitos.
Tipologia documental – Conjunto de elementos formais que caracterizam um
docu-mento de acordo com as funções a que se destina. No âmbito dos
documentos eletrónicos, às características funcionalmente relacionadas é
associada a natureza infor-mática específica do documento, derivada do tipo
de aplicação ou aplicações infor-máticas que deram origem ao documento
eletrónico, atribuindo-lhe especificidades que contribuem para determinar a
sua tipologia (por exemplo, folhas de cálculo, bases de dados, documento
multimédia).
Título – Palavra, frase, caracter ou grupo de carateres que designa uma
unidade de descrição.
Título atribuído – Títulodado por um arquivista à unidade de descrição que
não dispõe de título formal, ou cujo título formal não é fidedigno, induzindo
em erro em relação à unidade de descrição a que se reporta.
Título controlado – Título elaborado segundo regras ou convenções
específicas. Facilita o acesso à informação e a troca de descrições relativas a
documentação de produtores com características comuns.
Título formal – Título que corresponde ao nome oficial ou legal de uma
unidade de descrição, ou que nela aparece proeminente ou explicitamente,
transcrito sem modificações substanciais.
Título académico – Graus atribuídos por escolas superiores. Podem ser:
bacharel, licenciado, pós-graduado, mestre, doutor, etc
Título honorífico – Qualificação atribuída por uma entidade como
reconhecimento de serviços, feitos ou mérito, com caráter pessoal e
intransmissível. Os graus das Ordens honoríficas portuguesas atuais são,
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366
Apêndice 2 - Glossário
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genericamente: grã-cruz, grande-oficial, comen-dador, oficial, cavaleiro ou
dama.
Título nobiliárquico – Qualificação atribuída pelo monarca para galardoar
serviços, vitalício e frequentemente transmissível à descendência. Os títulos
nobiliárquicos portugueses são: duque, marquês, conde, visconde e barão.
Pode ainda considerar-se o de senhor.
Título paralelo – Título formal que se encontra noutro idioma na fonte
principal de informação.Não deve ser confundido com a tradução, no âmbito
da descrição, de um título de um documento que se encontar numa outra
língua que não o português.
Toponímico – Relativo à toponímia, ou seja, conjunto de topónimos ou estudo
da etimologia e explicação dos topónimos
Tradição documental – Caracterização de um ato segundo a sua autenticidade
ou originalidade, a partir da análise de elementos formais determinantes.
Transferência – Mudança de documentos de arquivo de um depósito para
outro, com ou sem alteração de custódia.
Unidade binária – Unidade de medida de quantidade destinadas a representar
grandezas de informação digital. Obedecem à seguinte escala, por ordem
crescente de grandeza:Bit = equivale a 1 ou 0; Byte = conjunto de 8 bits, mais
ouo menos equivalente a um caractere; Kilobyte = 1024 bytes, mais ou menos
equivalente a meia página de texto; Megabyte = 1024 Kilobytes, mais ou
menos equivalente a 100 páginas de texto; Gigabyte = 1024 Megabytes;
Terabyte = 1024 Gigabytes; Petabyte = 1024 Terabytes; Exabyte = 1024
Petabytes.
Unidade de descrição – Documento ou conjunto de documentos, sob
qualquer forma física, tratado como um todo e que, como tal, serve de base a
uma descrição singular.
Unidade de instalação – Qualquer estrutura, independentemente do seu nível
de complexidade, criada com o propósito específico de armazenar e
salvaguardar informação, qualquer que seja o seu suporte. Não corresponde a
uma unidade intelectual. São unidades de instalação caixas, maços, livros,
rolos, cadernos, pastas, disquetes, bobinas, cassetes, capa ou dossier, disco
ótico, bases de dados, volume, etc.
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Apêndice 3
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Bibliografia
Normas de descrição em arquivo: internacionais
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Apêndice 2 - Bibliografia
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CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. COMITÉ DAS
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Normas e orientações de descrição em arquivo: estrangeiras
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BONAL ZAZO, José Luis; GENERELO LANASPA, Juan José;
TRAVESÍ DE DIEGO, Carlos - Manual deDescripción Multinivel:
propuesta de adaptación de las normas internacionales de descripción
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COMISIÓN DE NORMAS ESPAÑOLAS DE DESCRIPCIÓN
ARCHIVÍSTICA - Modelo conceptual de descripción archivística y requisitos
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funciones. Parte 1: Tipos de entidad. Borrador final de la CNEDA. [Em
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371
Orientações para a Descrição Arquivística
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COMMONWEALTH OF AUSTRALIA. NATIONAL ARCHIVES OF
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description procedures for the CRS system.
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recordkeeping/control
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DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE – Géonomenclature
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Catalunya, 2007. [Consult. Mar. 2011]. Disponível em WWW: <URL:
http://cultura.gencat.net/arxius/nodac.htm>. ISBN84-393-7446-6
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ARANOR: Norma aragonesa para a descripción de autoridades de archivos.
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Disponível
em
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<http://www.anabad.org/admin/archivo/docdow.php?id=506>
Gobierno de Aragón. Departamento de Educación, Cultura y Deporte,
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ARAGÓN - GEODARA: Norma aragonesa para la creación de descriptores
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Disponível em WWW: <URL: http://www.sipca.es> e < URL:
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MINISTERIO DE CULTURA, GRUPO DE TRABAJO ESTATAL DE
NORMAS -Norma española de descripción archivística (NEDA). [Em
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Disponível
em
WWW:
<URL:
http://www.aefp.org.es/NS/Servicios/Documentos.html>.
MINISTERIO DE CULTURA, SUBDIRECCIÓN GENERAL DE LOS
ARCHIVOS ESTATALES, GRUPO DE TRABAJO DE INDIZACIÓN
DE LOS ARCHIVOS ESTATALES – Norma para la elaboración de
pontos de accesso normalizados de instituciones, personas, famílias, lugares y
matérias en el sistema de descripción archivística de los Archivos Estatales.
[Em linha]. Julio de 2010. [Consult. Mar. 2011]. Disponível em WWW:
<URL:
http://www.mcu.es/archivos/Novedades/novedades_Puntos_Acceso_Nor
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MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO E ORÇAMENTO; FUNDAÇÃO
INSTITUTO BRASILEIRO DE GEOGRAFIA E ESTATÌSTICA –
Nomes geográficos: normas para indexação. Rio de Janeiro: MPO; IBGE,
1996. ISSN 0104-5342.
NATIONAL COUNCILON ARCHIVES – Rules for the construction of
personal, place and corporate names. [Em linha]. United Kingdom: NCA,
1997. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW: <URL:
http://anws.llgc.org.uk/ncarules/title.htm>.
_____________________________________________________________________________________
372
Apêndice 2 - Bibliografia
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PROCTER, Margaret; COOK, Michael – Manual of archival description.
3.rd ed. Aldershot: Gower, 2000. 300 p. ISBN 0-566-08258-6.
SEPIADES: recommendations for cataloguing photographic collections.
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http://www.knaw.nl/ECPA/sepia/workinggroups/wp5/sepiadestool/sepia
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THE SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS – Describing archives: a
content standard. Chicago: Society of American Archivists, 2004. ISBN
1-931666-08-3.
Normas e orientações técnicas de descrição em arquivo: portuguesas
•
•
•
•
•
•
•
•
ARQUIVO DISTRITAL DO PORTO – Os Tribunais Judiciais de 1.ª e 2.ª
instância: estudos institucionais e aplicação do Arqbase à descrição de fundos
judiciais. [S.d.]. Acessível na Biblioteca da Torre do Tombo.
GONÇALVES, Orlando – Descrição arquivística multinível de documentos
audiovisuais. Lisboa: RTP. Subdivisão de Arquivos, 2004. [Não
publicado].
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
Projecto de Regras Portuguesas de Descrição em Arquivística: baseadas na
ISAD (G). Junho 1999.
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
Projecto de Regras para a construção de um Ficheiro Nacional de Autoridade
Arquivística (FNAA). Fevereiro de 2000.
INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO–
PRO-GRAMA DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM
ARQUIVO – Codificação do nome dos municípios e das freguesias. 3.ª v.
Lisboa: IANTT, 2006. Trata-se de uma adaptação de Codificação
normalizada para os fundos paroquiais, notariais e judiciais, de câmaras
municipais e misericórdias, elaborada pelo Instituto Português de
Arquivos, entre 1988 e 1992.
INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO–
PRO-GRAMA DE NORMALIZAÇÃO DA DESCRIÇÃO EM
ARQUIVO – Lista-gem dos códigos de referência dos fundos, subfundos e
colecções da Torre do Tombo. Lisboa: IAN/TT, Janeiro de 2006.
INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
MIP: metainformação para interoperabilidade. V 0.12. [Em linha]. Lisboa:
IAN/TT, 2006. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW: <URL:
http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-dedocumentos/>.
DIRECÇÃO GERAL DE ARQUIVOS – Governo electrónico e
interoperabilidade: documento metodológico para a elaboração de um
esquema de metainformação para a interoperabilidade (MIP) e uma
macroestrutura funcional (MEF). V. 2.0. [Em linha]. Lisboa: DGARQ,
2008. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW: <URL:
http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-dedocumentos/>
_____________________________________________________________________________________
373
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
•
•
•
•
•
•
•
•
DIRECÇÃO GERAL DE ARQUIVOS – Arquivos em linha: Rede
Portuguesa de Arquivos (RPA): fundamentos para o seu
desenvolvimento e gestão: Módulo 1: Modelo Conceptual. V. 2.0. [Em
linha]. Lisboa: DGARQ, 2008. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em
WWW: <URL: http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-enormativos/lista-de-documentos/>.
DIRECÇÃO GERAL DE ARQUIVOS –Arquivos em linha: Rede
Portuguesa de Arquivos (RPA): fundamentos para o seu
desenvolvimento e gestão: Módulo 2: Modelo Lógico. V. 1.0. [Em linha].
Lisboa: DGARQ, 2008. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW:
<URL:
http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-enormativos/lista-de-documentos/>.
DIRECÇÃO GERAL DE ARQUIVOS – Modelo para um Ficheiro
Nacional de Autoridades Arquivísticas (FNAA). V. 1.0. [Em linha].
Lisboa: DGARQ, 2008. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW:
<URL:
http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-enormativos/lista-de-documentos/>.
MARIZ, José – Organização de Arquivos Municipais. Lisboa: Instituto
Português de Arquivos, 1989. Elaborado no âmbito de uma acção de
formação.
MARIZ, José – Quadro de classificação dos Arquivos Municipais. Lisboa:
Instituto Português de Arquivos, 1989. Acessível na Biblioteca da Torre
do Tombo.
MARIZ, José –Tabeliães e notários: orientações para a organização e descrição dos fundos notariais. Lisboa: IPA, 1989. Acessível na Biblioteca da
Torre do Tombo.
MATTOSO, José – Quadro de classificação para documentação eclesiástica.
Entre 1988 e 1992. Elaborado no âmbito dos trabalhos desenvolvidos
pelo IPA.
PEIXOTO, Pedro Abreu –Arquivos de família: orientações para
organização e descrição dos fundos dos arquivos de família. Lisboa: IPA,
1990. Acessível na Biblioteca da Torre do Tombo.
Normas e orientações técnicas de gestão de arquivo: internacionais
•
•
INTERNACIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. COMMITTEEON
ELECTRONIC RECORDS – Guide for managing electronic records from
an archival perspective. Paris: ICA, 1997. ISBN 0-9682361-0-3.
NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA – Digital recordkeeping:
Guidelines for creating, managing and preserving digital records. [Em linha].
Canberra: National Archives of Australia, 2004. [Consult. Mar. 2011].
Acessível em WWW: < URL: http://www.naa.gov.au/recordsmanagement/publications/digital-recordkeeping-guidelines.aspx>.
ISBN 1 920807 08 X.
_____________________________________________________________________________________
374
Apêndice 2 - Bibliografia
_____________________________________________________________________________________
Normas e orientações técnicas de gestão em arquivo: portuguesas
•
•
•
•
•
•
•
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. ISBN 9728107-38-2.
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
Orien-tações técnicas para avaliação de documentação acumulada. Lisboa:
IAN/TT, 1999. ISBN 972-8107-48-X.
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO;
INSTI-TUTO DE INFORMÁTICA–Recomendações para a gestão de
documentos de arquivo electrónicos. 1.º vol.: Contexto de suporte. Lisboa:
IAN/TT, 2000. ISBN 972-8107-59-5
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO,
ET. AL.–Recomendações para a gestão de documentos de arquivo
electrónicos. 2.º vol.: Modelo de Requisitos para a Gestão de Arquivos
Electrónicos. Lisboa: IAN/TT, 2002. ISBN 972-8107-59-5
INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
Orien-tações para a gestão de documentos de arquivo no contexto de uma
reestruturação da Administração Central do Estado. [Em linha]. Lisboa:
IAN/TT, 2006. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW: <URL:
http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-dedocumentos/>.
DIRECÇÂO GERAL DE ARQUIVOS – Tabela de selecção das funçõesmeio. [Em linha]. Lisboa: DGARQ, 2007. [Consult. Mar. 2011]. Acessível
em WWW: <URL: http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-enormativos/lista-de-documentos/>.
DIRECÇÃO GERAL DE ARQUIVOS – Recomendações para a
produção de planos de preservação digital. V. 02. [Em linha]. Lisboa:
DGARQ, 2010. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW: <URL:
http://dgarq.gov.pt/servicos/documentos-tecnicos-e-normativos/lista-dedocumentos/>.
Normas e orientações de descrição de património: internacionais
•
•
•
INTERNATIONAL COUNCIL OF MUSEUMS; CIDOC – Definition of
the CIDOC conceptual reference model: v. 5.0.2. [Em linha]. [S.l.:
ICOM/CIDOC, 2010. [Consult Mar. 2011]. Disponível em WWW:
URL:< http://www.cidoc-crm.org/>.
INTERNATIONAL FEDERATION OF LIBRARY ASSOCIATIONS
AND INSTITUTIONS – International standard bibliographic description
(ISBD): preliminary consolidated edition.[Em linha]. [S.l.]: K. G. Saur,
2007.
[Consult
21
Jul
2009].
Disponível
em
WWW:
URL:http://www.ifla.org/VII/s13/pubs/ISBD_consolidated_2007.pdf.
IFLA Study Group on the Functional Requirements for Bibliographic
Records - Requisitos funcionais dos registos bibliográficos: relatório
final. Trad. Fernanda Maria Guedes de Campos; rev. técnica Maria Inês
Cordeiro, Fernanda Maria Guedes de Campos, Rosa Maria Galvão.
Lisboa: Biblioteca Nacional de Portugal, 2008. ISBN 978-972-565-435-4.
_____________________________________________________________________________________
375
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Normas e orientações de descrição de património: portuguesas
•
•
•
•
•
•
•
•
INSTITUTO PORTUGUÊS DE MUSEUS –Normas de inventário:
Arqueologia: Normas gerais. 1.ª ed. [Em linha]. Lisboa: IPM, 2000.
[Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW <URL: http://www.imcip.pt/ptPT/patrimonio_movel/inventario_digitalizacao/ContentDetail.aspx>.
ISBN 972-776-065-1.
INSTITUTO PORTUGUÊS DE MUSEUS – Normas de inventário:Artes
plásticas:Normas gerais. 2.ª ed. Lisboa: IPM, 2000. ISBN 972-776-038-4.
INSTITUTO PORTUGUÊS DE MUSEUS. DIRECÇÃO DE
SERVIÇOS DE INVENTÁRIO – Normas de inventário: Alfaia agrícola:
Etnologia. 1.ª ed. [Em linha]. Lisboa: IPM, 2000. [Consult. Mar. 2011].
Acessível
em
WWW
<URL:
http://www.imc-ip.pt/ptPT/patrimonio_movel/inventario_digitalizacao/ContentDetail.aspx>ISB
N 972-776-050-3.
INSTITUTO PORTUGUÊS DE MUSEUS. DIRECÇÃO DE
SERVIÇOS DE INVENTÁRIO – Normas de inventário: Mobiliário: Artes
plásticas e artes decorativas. 1.ª ed. [Em linha]. Lisboa: IPM, 2004.
[Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW <URL: http://www.imcip.pt/ptPT/patrimonio_movel/inventario_digitalizacao/ContentDetail.aspx>.ISB
N 972-776-186-0.
INSTITUTO PORTUGUÊS DE MUSEUS. DIRECÇÃO DE
SERVIÇOS DE INVENTÁRIO – Normas de inventário: Escultura: Artes
plásticas e artes decorativas. 1.ª ed. [Em linha]. Lisboa: IPM, 2004.
[Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW <URL: http://www.imcip.pt/ptPT/patrimonio_movel/inventario_digitalizacao/ContentDetail.aspx>.
ISBN 972-776-727-9.
INSTITUTO DOS MUSEUS E DA CONSERVAÇÃO – Normas de
inventário: Cerâmica: Artes plásticas e artes decorativas. 1.ª ed. [Em linha].
Lisboa: IMC, 2007. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW <URL:
http://www.imc-ip.pt/ptPT/patrimonio_movel/inventario_digitalizacao/ContentDetail.aspx>.ISB
N 978-972-776-327-6.
INSTITUTO DOS MUSEUS E DA CONSERVAÇÃO - Normas de
inventário: Cerâmica utilitária: Arqueologia. 1.ª ed. [Em linha]. Lisboa:
IMC, 2007. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW <URL:
http://www.imc-ip.pt/ptPT/patrimonio_movel/inventario_digitalizacao/ContentDetail.aspx>.ISB
N978-972-776-332-0.
INSTITUTO DOS MUSEUS E DA CONSERVAÇÃO – Normas de
inventário: Pintura: Artes plásticas e artes decorativas. 1.ª ed. [Em linha].
Lisboa: IMC, 2007. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW <URL:
http://www.imc-ip.pt/ptPT/patrimonio_movel/inventario_digitalizacao/ContentDetail.aspx>.ISB
N 978-972-776-356-6.
_____________________________________________________________________________________
376
Apêndice 2 - Bibliografia
_____________________________________________________________________________________
•
•
•
•
INSTITUTO PORTUGUÊS DE MUSEUS. DIRECÇÃO DE
SERVIÇOS DE INVENTÁRIO –Normas de inventário: Tecnologia têxtil:
Etnologia. 1.ª ed. [Em linha]. Lisboa: IPM, 2007. [Consult. Mar. 2011].
Acessível
em
WWW
<URL:
http://www.imc-ip.pt/ptPT/patrimonio_movel/inventario_digitalizacao/ContentDetail.aspx>.ISB
N 978-972-776-326-9.
INSTITUTO
DOS
MUSEUS
E
DA
CONSERVAÇÃO.
DEPARTAMENTO DE PATRIMÓNIO IMATERIAL – Normas de
inventário: Espólio documental: Artes plásticas e artes decorativas. [Em
linha]. Lisboa: IMC, 2009. [Consult. Mar. 2011]. Acessível em WWW
<URL:
http://www.imc-ip.pt/ptPT/patrimonio_movel/inventario_digitalizacao/ContentDetail.aspx>.ISB
N 978-972-776-357-3.
INSTITUTO PORTUGUÊS DO PATRIMÓNIO CULTURAL –
DEPARTA-MENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIÇOS
DE DOCU-MENTAÇÂO - Regras portuguesas de catalogação. Lisboa:
Instituto Português do Património Cultural. Departamento de
Bibliotecas, Arquivos e Serviços de Documentação, 1984.
SIPORBASE: sistema de indexação em português: manual. 3.ª ed. revista e
aumentada. Lisboa: Biblioteca Nacional, 1998. ISBN 972-565-154-5.
Normas ISO: informação e documentação
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ISO 259: 1984 – Documentation – Transliteration of Hebrew characters into
Latin characters. Geneve: International Standard Organization.
ISO 233: 1984 – Documentation – Transliteration of Arabic characters into
Latin characters. Geneve: International Standard Organization.
ISO 11940: 1998 – Information and documentation – Transliteration of Thai.
Geneve: International Standard Organization.
ISO 233-2: 1993 – Information and documentation – Transliteration of
Arabic characters into Latin characters. Part 2: Arabic languages –
Simplified transliteration. Geneve: International Standard Organization.
ISO 259-2: 1994 – Information and documentation – Transliteration of
Hebrew characters into Latin characters. Part 2 – Simplified transliteration.
Geneve: International Standard Organization.
ISO 9: 1995 – Information and documentation - Transliteration of Cyrillic
characters into Latin characters. Slavic and non Slavic languages. Geneve:
International Standard Organization.
ISO 9984: 1996 – Information and documentation – Transliteration of
Georgian characters into Latin characters. Geneve: International Standard
Organization.
ISO 9985: 1996 – Information and documentation – Transliteration of
Armenian characters into Latin characters. Geneve: International
Standard Organization.
ISO/TR 11941: 1996 – Information and documentation – Transliteration of
Korean script into Latin characters. Geneve: International Standard Organization.
_____________________________________________________________________________________
377
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ISO 15919: 2001 – Information and documentation – Transliteration of
Devanagari and related scripts into Latin characters. Geneve: International
Standard Organization.
ISO 233-3: 1999 – Information and documentation – Transliteration of
Arabic characters into Latin characters. Part 3: Persian language –
Simplified transliteration. Geneve: International Standard Organization.
ISO 639-2: 1998 – Codes for the representation of names of languages, Alpha
– 3 code. Geneve: International Standard Organization, 1998.
ISO 690:1987 – Documentation - Bibliographic references - Content, form
and structure. Geneve: International Standards Organization 165 .
ISO 999:1996 – Information and documentation - Guidelines for the content,
organization and presentation of indexes. Geneve: International Standards
Orga-nization 166 .
ISO 2788: 1986 – Documentation - Guidelines for the establishment and
development of monolingual thesauri. Geneve: International Standards
Organi-zation 167 .
ISO 3166:1997 –Codes for the representation of names of countries, alpha-2
code. Geneve: International Standard Organization.
ISO 5963:1985 – Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms. Geneve: International
Standards Organization 168 .
ISO 5964:1985 – Documentation - Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri. Geneve: International Standards
Organization.
ISO 8601:2004– Data elements and interchange formats - Information
intrechange: representation of dates and times. Genevea: International
Standard Organization.
ISO 15489:2001 – Information and documentation - Records management,
parts 1 and 2. Geneve: International Standards Organization.
ISO 15511:2002 – Information and documentation – International standard
identifier for libraries and related organizations. Geneve: International
Stan-dards Organization.
ISO 15924: 2004 – Codes for the representation of names of scripts. Geneve:
International Standard Organization, 2001.
Normas portuguesas: informação e documentação
•
•
•
NP 405-1: 1994, Informação e documentação – Referências bibliográficas:
documentos impressos. Lisboa: IPQ; CT7. 49 p.
NP 405-2: 1998, Informação e documentação – Referências bibliográficas:
material não livro. Lisboa: IPQ; CT7. 27 p.
NP 405-3: 2000, Informação e documentação – Referências bibliográficas:
documentos não publicados. Lisboa: IPQ; CT7. 15 p.
165
NP 405-1.
NP 739.
167
NP 4036.
168
NP 3715.
166
_____________________________________________________________________________________
378
Apêndice 2 - Bibliografia
_____________________________________________________________________________________
•
•
•
•
•
•
NP 405-4: 2002, Informação e documentação – Referências bibliográficas:
documentos electrónicos. Lisboa: IPQ; CT7. 26 p.
NP 739: 1969, Índices de publicações. Lisboa: IPQ.
NP ISO 832: 2009, Informação e documentação – Descrição e referências
bibliográficas: regras para a abreviatura de termos bibliográficos. Lisboa:
IPQ, 2009.
NP 4036: 1992, Documentação–Tesauros monolingues: Directivas para a sua
construção e desenvolvimento. Lisboa: IPQ.
NP 4041: 2005, Informação eDocumentação – Terminologia arquivística:
conceitos básicos. Lisboa: IPQ; CT7.29 p.
NP 3715: 1989, Documentação–Métodos para a análise de documentos,
determinação do seu conteúdo e selecção de termos de indexação. Lisboa:
IPQ.
Dicionários e glossários de terminologia arquivística
•
•
•
•
•
•
•
•
•
AFNOR –Vocabulaire des Archives. Paris: Tour Europe, 1986. 118 p.
ISBN 2-12-484211-0
ALVES, Ivone; RAMOS, Margarida Maria Ortigão; GARCIA, Maria
Madalena; PEREIRA, Maria Olinda Alves; LOMELINO, Maria Paula;
NASCIMENTO, Paulo Coelho–Dicionário de terminologia arquivística.
Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993.
ARCHIVES DE FRANCE – Projet de dictionnaire de terminologie archivistique.
Disponível
em
WWW:
<URL:
http//www.archivesdefance.culture.gouv. fr/fr/archi /DAF termin
projetdictionnaire.htm> Acedido em 30 de Novembro de 2004.
ARQUIVO NACIONAL (BRASIL) - Dicionário Brasileiro de terminologia
arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. ISBN: 85-7009-0757.
ASSOCIAÇÃO
PORTUGUESA
DE
BIBLIOTECÁRIOS,
ARQUIVISTAS E DOCUMENTALISTAS. GRUPO DE TRABALHO
DE ARQUIVOS AUDIO VISUAIS – Terminologia audiovisual.
Cadernos BAD [CD-ROM]. Lisboa: BAD. 2001. ISSN 1645-2895
COMMISSION INTERNATIONALE DE DIPLOMATIQUE –
Vocabulaire International de laDiplomatique. Maria Milagros Cárcel Ortí,
ed. 2.ª ed. corr. València: Universitat de València, 1997.
INTERPARES 2 PROJECT – Dictionary(Current as of March09, 2011).
[Em linha]. Vancouver: InterPARES 2 Project, 2004. [Consult Mar.
2011].
Disponível
em
WWW:
<URL:http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_dictionar
y.pdf&CFID=671501&CFTOKEN=40068204>.
INTERPARES 2 PROJECT – Glossary (Current as of March 10, 2011).
[Em linha]. Vancouver: InterPARES 2 Project, 2004. [Consult Mar.
2010]. Disponível em WWW: <URL:
http://www.interpares.org/ip2/display_file.cfm?doc=ip2_glossary.pdf&C
FID=671501&CFTOKEN=40068204>.
PREMIS DATA DICTIONARY FOR PRESERVATION METADATA: v.
2.0. [Em linha]. [S.l.]: [Library of Congress], 2008. [Consult 21 Jul 2009].
Disponível em WWW: <URL:
http://www.loc.gov/standards/premis/v2/premis-dd-2-0.pdf>.
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379
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
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THE SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS – A glossary of archival
and records terminology. [Em linha]. Chicago: Society of American
Archivists: 2004. [Consult Mar. 2011]. Disponível em WWW: <URL:
http://www.archivists.org/glossary>.
Instrumentos de descrição em arquivo
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
ARQUIVO DISTRITAL DO PORTO–Guia do Arquivo Distrital do Porto:
uma experiência de tratamento documental. Porto: Arquivo Distrital do
Porto, 1993. ISBN 972-95798-3-0.
ARQUIVO DISTRITAL DO PORTO – Fundos monásticos: inventários.
Porto: Arquivo Distrital, 1993. ISBN 972-95798-2-2.
ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO – Núcleo Antigo:
inventário. Elab. Maria do Carmo Jasmins Dias Farinha, Maria de
Fátima Ó Ramos. Lisboa: AN/TT, 1996. 360 p. ISBN 972-8107-20-X.
CASTRO, Maria da Conceição Cyrne – Arquivo Histórico da Paróquia de
Nossa Senhora da Purificação de Oeiras: inventário. Oeiras: Câmara
Municipal, 2002. ISBN 972-8508-74-3.
Documentos do Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Lisboa: I - Livros
de Reis. Lisboa: CML, 1957.
FERNANDES, Paula Sofia, et al. – Junta de Freguesia de Rio de Moinhos:
inventário do acervo documental. Penafiel: Câmara Municipal, 2002. ISBN
972-97863-1-3.
FERREIRA, Maria Fátima Araújo de Barros – “Arquivo da Família
Ornelas Vasconcelos: instrumentos descritivos”. In Arquivo Histórico da
Madeira: Boletim do Arquivo Regional da Madeira. Funchal: SRTCDRAC-ARM. ISSN 0873-9048. 21 (1998).
GONÇALVES, Manuel Silva; Guimarães, Paulo Mesquita – Arquivo do
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INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo: Instituições do Antigo Regime,
Administração central (2). Lisboa: IAN/TT, 1999. 513 p. ISBN 972-810743-3.
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo: Instituições do Antigo Regime,
Administração central (3). Lisboa: IAN/TT, 2000. 471 p. ISBN 972-810760-9.
_____________________________________________________________________________________
380
Apêndice 2 - Bibliografia
_____________________________________________________________________________________
•
•
•
•
•
•
•
•
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo: Administração periférica,
domínios, Casa Real e casas anexas. Lisboa: IAN/TT, 2002. 589 p. ISBN
972-8107-68-4.
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo: Instituições contemporâneas.
Lisboa: IAN/TT, 2004. 364 p. ISBN 972-8107-83-8.
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO –
Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo: colecções, arquivos de pessoas
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Secret-aria de Estado dos Negócios do Reino, Ministério do Reino: inventário.
Elab. Paulo Tremoceiro, Teresa Jorge.Lisboa: IAN/TT, 1999. 619 p.
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Instrumentos de pesquisa para a história dos organismos responsáveis pela
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Ministério da Agricultura, do Desenvolvimento Rural e das Pescas, s.d.
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Lisboa: DGARQ, 2008- . [Consult. 2011]. Disponível em WWW: <URL:
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VIEGAS, Inês Morais; Campos, Nuno; Tojal, Alexandre Arménio –
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Municipal (1873-1926). Lisboa: Câmara Municipal, 1999. ISBN 9728517-02-5.
Estudos, reflexões e relatórios sobre arquivo
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BONAL ZAZO, José Luis – La descriptión archivística normalizada:
origen, fundamentos, principios y técnicas. Gijón: Trea, 2001. ISBN 849704-010-4
BOBONE, Carlos Lourenço – Apelidos em Portugal. In Raízes e
memórias. Lisboa: Associação Portuguesa de Genealogia. N.º 3, (1988), p.
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COSTA, Avelino de Jesus da – “Nome”. In Enciclopédia Verbo LusoBrasileira de Cultura. Ed. Século XXI. Lisboa: Ed. Verbo. 2001.ISBN
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Disponível
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381
Orientações para a Descrição Arquivística
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DURANTI, Luciana – Diplomática: usos nuevos para una antiga ciência.
Carmona: S&C, 1996. 170 p. ISBN 84-92032-5.
DURANTI, Luciana – Registros documentais contemporâneos como
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HERNANDEZ, Michael J. - Database design for mere mortals: a handson guide to relational database design . Boston: Addison – Wesley,
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MACNEIL, Heather – “The context is all: describing a fonds and its
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Porto: Câmara Municipal, 1996. ISBN 972-605-041-3
_____________________________________________________________________________________
382
Apêndice 2 - Bibliografia
_____________________________________________________________________________________
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ROBERT, Mario –Les RDDA et l'élaboration du Guide des archives de la
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Québec. ISSN 0044-9423. Vol. 26, n.º 3 (1995), p. 57-66.
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol –Os fundamentos da
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STIBBE, Hugo –L' application de la notion de fonds. Archives. Québec:
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RUNA, Lucília e SOUSA, Joana Braga – “Normalizar a descrição em
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Associação
Portuguesa
de
Bibliotecários,
Arquivistas
e
Documentalistas. ISSN 0007-9421. 2 (2003), p. 80-108.
RUIZ GARCÍA, Elisa – Manual de codicologia. Salamanca; Madrid:
Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1988. ISBN 84-86168-33-3.
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TOGNOLI, Natália Bolfarini; GUIMARÃES, José Augusto Chaves – O
papel teórico de Luciana Duranti na Diplomática contemporânea: elementos
para uma reflexão sobre a organização da informação. [documento
electrónico].Relatório de pesquisa enviado à FAPESP – Universidade
Estadual Paulista, Marília, 2007.
Legislação relativa a arquivos
Condições de acesso:
•
•
•
•
•
•
DECRETO-LEI 16/93 de 23 de Janeiro, Art.º 17.º, n.ºs 2 e 3. Diário da
República, I Série A. 19 (1993-01-23) 264-270. Regime geral de arquivos e
do património arquivístico
LEI n.º 65/93, de 26 de Agosto. Diário da República, I Série A. 200 (199308-26) 4524-4527. Lei de acesso aos documentos da Administração
LEI n.º 94/99 de 16 de Julho. Diário da República, I Série A. 164 (199907-16) 4428-4433. Alteração à Lei de acesso aos documentos da
Administração.
LEI n.º 67/98 de 26 de Outubro. Diário da República, I Série A. 247
(1998-10-26) 5536-5546. Lei de protecção de dados pessoais.
RESOLUÇÃO DO CONSELHO DE MINISTROS n.º 50/88, de 3 de
Dezembro. Diário da República, I Série. 279 (1988-12-03) 4772-4800.
Instruções sobre a segurança de matérias classificadas (SEGNAC).
RESOLUÇÃO DO CONSELHO DE MINISTROS n.º 13/93, de 6 de
Março. Diário da República, I Série B. 55 (1993-03-06) 1022. Instruções
para a segu-rança nacional, salvaguarda e defesa das matérias
classificadas (SEGNAC 1).
_____________________________________________________________________________________
383
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
•
•
•
RESOLUÇÃO DO CONSELHO DE MINISTROS n.º 37/89, de 24 de
Outubro. Diário da República, I Série. 245 (1989-10-24) 4672-4698.
Normas para a segurança nacional, salvaguarda e defesa das matérias
classificadas, segurança industrial, tecnológica e de investigação
(SEGNAC 2).
RESOLUÇÃO DO CONSELHO DE MINISTROS n.º 5/90, de 28 de
Fevereiro. Diário da República, I Série A. 49 (1990-02-28) 806(2)-806(17).
Instruções sobre a segurança informática (SEGNAC 4).
RESOLUÇÃO DO CONSELHO DE MINISTROS n.º 16/94, de 22 de
Março. Diário da República, I Série B. 68 (1994-03-22) 1423-1426.
Instruções para a segurança das telecomunicações (SEGNAC 3).
Condições de reprodução - Direitos de autor e direitos conexos:
•
•
•
•
•
•
•
DECRETO-LEI n.º 63/85, de 14 de Março. Diário da República, I Série.
61 (1985-03-14) 662-689. Código do direito de autor e dos direitos
conexos.
LEI n.º 45/85, de 17 de Setembro. Diário da República, I Série. 214
(1985-09-17) 2970-2980. Alteração do Código dos direitos de autor e dos
direitos conexos.
LEI n.º 114/91, de 3 de Setembro. Diário da República, I Série A. 202
(1991-09-03) 4634-4637. Alteração do Código dos direitos de autor e dos
direitos conexos.
DECRETO-LEI n.º 332/97, de 27 de Novembro. Diário da República, I
Série A. 275 (1997-11-27) 6393-6394. Transpõe para a ordem jurídica
interna a Directiva 92/100/CEE, do Conselho, de 19 de Novembro de
1992, relativa ao direito de aluguer, ao direito de comodato, e a certos
direitos conexos ao direito de autor em matéria de propriedade
intelectual.
DECRETO-LEI n.º 334/97, de 27 de Novembro. Diário da República, I
Série A. 275 (1997-11-27) 6396-6398. Transpõe para a ordem jurídica
interna a Directiva 93/98/CEE, do Conselho, de 29 de Outubro, relativa
à harmonização do prazo de protecção dos direitos de autor e de certos
direitos conexos.
LEI n.º 50/2004, de 24 de Agosto. Diário da República, I Série A. 199
(2004-08-24) 5658-5666. Transpõe para a ordem jurídica interna a
Directiva 2001/29/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 22 de
Maio, relativa harmonização de certos aspectos do direito de autor e dos
direitos conexos na sociedade de informação.
LEI n.º 24/2006, de 30 de Julho. Diário da República, I Série A. 125
(2006-06-30) 4634. Transpõe para a ordem jurídica nacional a Directiva
n.º 2001/84/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de
Setembro, relativa ao direito de sequência em benefício do autor de
uma obra de arte original que seja objecto de alienações sucessivas no
mercado de arte, após a sua alienação inicial pelo seu autor, e altera o
Decreto-Lei n.º 332/97, de 27 de Novembro.
_____________________________________________________________________________________
384
Apêndice 2 - Bibliografia
_____________________________________________________________________________________
Avaliação, selecção e eliminação:
•
•
•
•
PORTARIA n.º 456/99, de 23 de Junho. Diário da República, I Série B.
144 (1999-06-23) 3730-3736. Regulamento de conservação arquivística
para os Governos Civis.
PORTARIA n.º 1003/99, de 10 de Novembro. Diário da República, I Série
B. 262 (1999-11-10) 7904-7911. Regulamento de conservação arquivística
para os Tribunais Judiciais.
PORTARIA n.º 247/2000, de 8 de Maio. Diário da República, I Série B.
106 (2000-05-08) 1937-1944. Regulamento de conservação arquivística
para os Hospitais e Serviços de Saúde.
PORTARIA n.º 412/2001, de 17 de Abril. Diário da República, I Série B.
90 (2001-04-17) 2243-2260. Regulamento de conservação arquivística
para as Autarquias Locais.
Registo Nacional de Pessoas Colectivas
•
•
•
•
•
Decreto-Lei n.º 129/98 de 13 de Maio. Diário da República, I Série A.
110 (1998-05-13) 2228-2242. Estabelece o regime jurídico do Registo
Nacional de Pessoas Colectivas.
Decreto-Lei n.º 12/2001 de 25 de Janeiro.Diário da República, I Série
A. 21 (2001-01-25) 358. Permite o pedido de certificados de
admissibilidade de firma ou denominação e de certidões de actos de
registos por via electrónica, altera o regime do Registo Nacional de
Pessoas Colectivas, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 129/98 de 13 de
Maio.
Decreto-Lei n.º 323/2001 de 17 de Dezembro. Diário da República, I
Série A. 290 (2001-12-17) 8288 - 8297. Procede à conversão de valores
expressos em escudos para euros em legislação da área da justiça.
Decreto-Lei n.º 111/2005 de 8 de Julho. Diário da República, I Série A.
130 (2005-07-08) 4198-4205. Cria a «empresa na hora», através de um
regime especial de constituição imediata de sociedades, alterando o
Código das Sociedades Comerciais, o regime do Registo Nacional
das Pessoas Colectivas, o Código do Registo Comercial, o DecretoLei n.º 322-A/2001 de 14 de Dezembro, o Regulamento
Emolumentar dos Registos e Notariado, o Decreto-Lei n.º 8-B/2002
de 15 de Janeiro, o Código do Imposto sobre o Rendimento das
Pessoas Colectivas e o Código do Imposto sobre o Valor
Acrescentado.
Decreto-Lei n.º 125/2006 de 29 de Julho. Diário da República, I Série
A. 124 (2006-06-29) 4602-4607. Cria a «empresa on-line», através de
um regime especial de constituição on-line de sociedades comerciais
e civis sob forma comercial, e cria a «marca na hora», alterando o
regime do Registo Nacional de Pessoas Colectivas, o Regulamento
Emolumentar dos Registos e do Notariado, o Decreto-Lei n.º 8B/2002 de 15 de Janeiro, e o Decreto-Lei n.º 111/2005 de 8 de Julho.
_____________________________________________________________________________________
385
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Bases de dados
•
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Projecto TTonline [Em linha]. Lisboa: IAN/TT, 2005- .[Consult. 2011].
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Lisboa: DGARQ, 2008- . [Consult. 2011]. Disponível em WWW: <URL:
http://digitarq.dgarq.gov.pt/
• UNITED KINGDOM. National Archives - National Register of Archives
[Em linha]. Kew: NA, s.d. [Consult. 2011]. Disponível em WWW:
<URL: <http://www.nra.nationalarchives.gov.uk>
• ESPAÑA. Mnistério de Cultura de España - Censo-guia de Archivos de
España e Iberoamérica [Em linha]. S.l.: MC, 2005- . [Consult. 2011].
Disponível
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WWW:
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Canberra: NAA, s.d. [Consult. 2011]. Disponível em WWW: <URL:
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Com-temporânea [Em linha]. Lisboa: BN, 2004. [Consult. 2011].
Disponí-vel em WWW: <URL: http://acpc.bn.pt>
PORTUGAL. Direcção Geral dos Edifícios e Monumentos Nacionais–
Sistema de Informação para o Património Arquitectónico (SIPA) [Em
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<URL: http://www.monumentos.pt/Site/APP_PagesUser/Default.aspx
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museus IPM [Em linha]. Lisboa: IPM, s.d. [Consult. 2011]. Disponível
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• PORTUGAL. Clube dos Oficiais da Marinha Mercante. Navios
Mercantes Portugueses. 1996- . [Consult. 2011]. Disponível em WWW:
<URL: http://navios.no.sapo.pt>
• PORTUGAL. Agência Ecclesia: Agência de Notícias da Igreja Católica
em Portugal - Anuário Católico [Em linha]. Lisboa: Agência Ecclesia,
s.d.-.
Consult.
2011].
Disponível
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http://www.portal.ecclesia.pt/anuario/default.asp
• <URL: http://portugal.veraki.pt>
Sítios web
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UNIÃO EUROPEIA – Europa: o portal da União Europeia. Sítio Web.
[Consult.
2011].
Disponível
em
WWW:
<URL:
http://europa.eu/index_pt.htm>
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Sítio Web. [Consult. 2011]. Disponível em WWW: <URL:
http://www.portugal.gov.pt/pt/GC18/Pages/Inicio.aspx
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Apêndice 2 - Bibliografia
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PORTUGAL.Direcção-Geral de Arquivos – Sítio Web. [Consult. 2011].
Disponível em WWW:URL: http://dgarq.gov.pt/
• PORTUGAL. Instituto dos Registos e do Notariado- Sítio Web.
[Consult. 2011]. Disponível em WWW: <URL:
http://www.irn.mj.pt/IRN/sections/inicio
PORTUGAL. Registo Nacional de Pessoas Colectivas – Sítio Web. [Consult.
2011]. Disponível emWWW:<URL:http://www.mj.gov.pt/sections/empresas-enegocios/dossie-de-empresa/index/.
• PORTUGAL. Universidadedo Minho; Universidade de Trás-os-Montes
e Alto Douro –Geira: serviços de informação multimédia sobre o
património científico, cultural e ambiental do norte de Portugal.Sítio
Web.
[Consult.
2011].
Disponível
em
WWW:
<URL:
http://www.geira.pt>
• PORTUGAL. Transinsular – Sítio Web. Disponível em WWW: <URL:
http:// www.transinsular.pt> ?
• PORTUGAL. Associação Nacional de Cruzeiros – Sítio Web. [Consult.
2005-2006]. Disponível em WWW: <URL: http://www.ancruzeiros.pt>
• VATICANO. Santa Sé – Sítio Web. [Consult. 2011]. Disponível em
WWW: <URL: http://www.vatican.va>
Dicionários de língua portuguesa:
• Dicionario da língua portuguesa 2011. Porto: Porto Editora, 2010. ISBN
978-972-0-01564-8.
• HOUAISS, António; VILLAR, Mauro de Salles –Dicionário Houaiss da
língua portuguesa. Lisboa: Temas e Debates, 2003. 3 vol. ISBN 972-759664-9.
_____________________________________________________________________________________
387
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Enciclopédias:
•
•
•
•
Grande Enciclopédia Portuguesa e Brasileira. Lisboa: Editorial
Enciclopédia, [1960- ]. 56 v.
Verbo: Enciclopédia Luso-Brasileira de Cultura. 1.ª ed. Lisboa: Verbo, imp.
1963-1986. 21 v.
Encyclopaedia Britannica Online [Em linha]. [Consult 2005-2006].
Acessível em WWW: <URL: http://www.britannica.com>.
Wikipédia: a enciclopédia livre. [Em linha]. [Consult 2005-2006].
Acessível em WWW: <URL: http://pt.wikipedia.org>.
Prontuários:
•
BERGSTRÖM, Magnus; REIS, Neves – Prontuário ortográfico e guia da
língua portuguesa. 50.ª ed. Lisboa: Casa das Letras, 2011. ISBN:
9789724620039.
Dicionários temáticos:
•
•
•
Dicionário jurídico da Administração Pública. José Pedro Fernandes (dir.);
Afonso Ribeiro Queiró (consultor de dir.). Lisboa: s.n., 1994, p. 337374.
FARIA, Maria Isabel; PERICÃO, Maria da Graça – Dicionário do Livro:
Da escrita ao Livro Electrónico – Coimbra: Almedina, 2008. ISBN 978972-40-3499-7.
FARIA, Maria Isabel; PERICÃO, Maria da Graça – Dicionário do livro:
terminologia relativa ao suporte, ao texto, à edição e encadernação, ao
tratamento técnico, etc. Guimarães: Guimarães Ed., 1988.
_____________________________________________________________________________________
388
Apêndice 4
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
Lista das abreviaturas utilizadas
ant.
Anterior
b
Bit
B
Byte
c.
circa
cad.
Caderno
CAS
Content-Addressable Storage
CD
Compact disk
Col. F
Coleção ao nível de fundo
Col. SR Coleção ao nível de série
cx.
caixa
DC
Documento composto
disq.
disquete
doc.
documento
doss.
dossier
DS
Documento simples
DVD
Digital video disk
Eb
Exabyte
F
Fundo
fl.
floruit
f.
folha ou fólio
FNAA
Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas
Gb
Gigabyte
Kb
Kilobyte
liv.
Livro
M
Madeira
Mb
Megabyte
_____________________________________________________________________________________
390
Apêndice 4 – Abreviaturas
_____________________________________________________________________________________
mç.
maço
mct.
macete
mf.
microfilme
mficha
microficha
m.l.
metros lineares
ms.
Manuscrito
NA
Não aplicável
NAS
Network Attached Storage
num.
numerado
O
Obrigatório
OA
Obrigatório quando aplicável
OP
Opcional
p
Página
P.
Papel
Pap.
Papiro
perg.
Pergaminho
Pb
Petabyte
post.
posterior
proc.
processo
pt.
pasta
reg.
registo
rl.
rolo
SAN
Storage Area Network
SC
Secção
s.d.
sem data
SF
Subfundo
_____________________________________________________________________________________
391
Orientações para a Descrição Arquivística
_____________________________________________________________________________________
s.l.
sem local
SR
Série
SSC
Subsecção
SSR
Subsérie
T
Têxtil
TB
Terabyte
u.i.
unidade de instalação (Dimensão e suporte (quantidade, volume ou
extensão))
_____________________________________________________________________________________
392