Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA232 A 01/07 Programa de Auditoria Interna do SGQVito Elaborado por: 21/08/2006 Silas Sampaio Moraes Junior – ASQ/MTZ Revisado por: 21/08/2006 Silas Sampaio Moraes Junior – ASQ/MTZ Aprovado por: 21/08/2006 Silas Sampaio Moraes Junior – ASQ/MTZ Objetivos: Determinar, através da realização de auditorias internas, se o SGQVito está em conformidade com as disposições planejadas, com os requisitos do padrão normativo aplicável e com os requisitos da qualidade estabelecidos pela Vito – se está mantido e implementado eficazmente. Documentação Referência: NBR ISO 19011 MQ-VITO EP-GQA000 EP-GQA200 a d a l o r t n o Diretrizes para auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental Manual da Qualidade – Sistema de Gestão da Qualidade VITO Especificação de Processo – Gestão da Qualidade – Planejamento Especificação de Processo – Gestão da Qualidade – Garantia da Qualidade Abrangência: Matriz e Filiais Responsável pela Execução: Coordenador do PAI, Equipe de Auditores Internos, Auditados e Gestores dos Processos do SGQVito, Representante da Direção (RD). Definições: C a i p ó C Para os propósitos deste documento, são aplicáveis as seguintes definições: • Evidência da auditoria: registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios de auditoria e verificáveis (abnt nbr iso 9000:2005). • Não-conformidade: não atendimento a um requisito (abnt nbr iso 9000:2005). • MAI – Matriz de Auditorias Internas: formulário que contém as programações das auditorias internas a serem realizadas nas áreas da Organização, referenciando e registrando os períodos nos quais as auditorias foram programadas e efetivamente realizadas. • RAI – Relatório de Auditorias Internas: formulário onde são registradas as observações e não-conformidades detectadas durante a execução de auditorias internas. Descrição das Instruções: Auditorias Internas da Qualidade são atividades indispensáveis para determinar se as atividades da qualidade e seus resultados estão de acordo com as disposições planejadas, ou seja, se os vários elementos do sistema da qualidade implementados são adequados, efetivos e eficazes para atingir os objetivos da qualidade estabelecidos. Elas geram informações para a alta administração da Organização sobre a eficiência e eficácia do sistema, se as suas políticas estão ou não sendo cumpridas e quais alterações podem ser necessárias, provendo oportunidades de melhoria no sistema e proporcionando meios para determinar, através da coleta e uso de evidências objetivas, a conformidade ou não-conformidade dos elementos do sistema da qualidade com os requisitos especificados. _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA232 A 02/07 Programa de Auditoria Interna do SGQVito Para se identificar a necessidade da realização de auditorias internas e a freqüência com que as mesmas são executadas, são levados em consideração alguns fatores e os critérios abaixo definidos: a) Complexidade dos processos e atividades realizadas nas gestões internas, b) números significativos de não-conformidades em auditorias anteriores, c) mudanças significativas que tenham sido efetuadas em áreas funcionais, por exemplo, reorganizações e revisões de documentos normativos pertencentes ao SGQVito. Freqüencia Gestão mínimo de exceção (*) contrato 1 vez ao ano nº de NC > 2 administrativa 1 vez ao ano nº de NC > 2 nº de NC > 3 qualidade 2 vezes ao ano transporte rodoviário cargas 2 vezes ao ano nº de NC > 4 logística EAB/MAD 2 vezes ao ano nº de NC > 4 pessoas 1 vez ao ano nº de NC > 2 a d a l o r t n o equipamentos da frota 1 vez ao ano nº de NC > 3 materiais & serviços 1 vez ao ano nº de NC > 2 (*) - registradas em auditorias internas ou externas anteriores No início de cada ano o Coordenador do Programa de Auditorias Internas do Sistema da Qualidade preenche o formulário MAI – Matriz de Auditorias Internas, registrando os períodos programados para a realização de auditorias internas, submetendo-o para a aprovação do Representante da Administração. A partir da aprovação, as informações são monitoradas, registrando-se também aquelas nas quais as auditorias foram efetivamente realizadas. Auditorias internas são programadas, planejadas e executadas para verificar se os vários elementos do sistema da qualidade são adequados e efetivos para atingir os objetivos da qualidade estabelecidos pela Organização, determinando a conformidade ou não-conformidade com os requisitos especificados na norma de referência NBR ISO 9001:2000, além de prover oportunidades de melhoria e correções no sistema através de ações corretivas, caso sejam identificadas nãoconformidades. Para que as auditorias atinjam todos os objetivos planejados, algumas fases que a antecedem e durante sua execução devem ser cumpridas: 1) C a Análise crítica preliminar dos documentos referentes aos requisitos a serem auditados: i p ó C Nesta fase o Coordenador do PAI disponibiliza os documentos do SGQVito referentes aos requisitos a serem auditados para as equipes de auditores. De posse dos documentos, as equipes de auditores fazem um estudo detalhado dos mesmos a fim de aprofundar os seus conhecimentos nos processos executados nas áreas a serem auditadas e elaboram, caso julguem necessário, um check-list (lista de verificação) para auxilia-los na condução da auditoria. O prazo para análise destes documentos depende diretamente da quantidade de material a ser analisado. 2) Comunicação da auditoria: Todas as Auditorias Internas do SGQVito a serem realizadas na Organização são comunicadas pelo Coordenador do PAI, verbalmente ou por email, para aos Gestores cujos processos serão auditados (ou aos seus representantes) e para o Representante da Direção (RD), com uma antecedência de, no mínimo, uma (01) semana. Nesta comunicação deve-se: a) registrar as datas, os horários, as áreas e as equipes de auditores que realizarão as auditorias, b) identificar os membros das equipes de auditores, c) relatar os objetivos da auditoria. Caso haja indisponibilidade dos auditados nas datas e horários programados, o Coordenador do PAI deve buscar uma negociação para se chegar a um consenso, alterando-se assim o programa definido anteriormente. _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA232 A 03/07 Programa de Auditoria Interna do SGQVito 3) Reunião com o Representante da Direção (RD): Todas as auditorias internas iniciam-se com uma reunião com o RD ou com os Gerentes das Filiais, os colaboradores da Assessoria da Qualidade, os responsáveis ou representantes das áreas que serão auditadas e os auditores. Nesta reunião são tratados assuntos tais como: a) b) c) d) e) 4) a importância do processo de auditoria, os processos e atividades (gestões) a serem auditadas, os requisitos a serem auditados, as datas e horários nos quais será realizada a auditoria, esclarecimentos de eventuais dúvidas. a d a l o r t n o Reunião de Abertura: Já em campo, o auditor-líder realiza, juntamente com os demais auditores integrantes da equipe, o responsável da área e auditados, uma reunião de abertura com os seguintes propósitos: a) b) c) d) 5) apresentar os membros da equipe de auditores para os responsáveis das áreas e auditados, esclarecer detalhes sobre o programa de auditoria (datas, horários, requisitos aplicáveis e os documentos utilizados para a elaboração do programa), o escopo e os objetivos para a realização da auditoria, informar as técnicas e métodos que serão utilizados durante a realização da auditoria, explicar que todas as informações e dados sigilosos serão tratados com confidencialidade. Coleta de dados – evidências objetivas: Após a reunião de abertura, as equipes de auditores iniciam as coletas de evidências objetivas através de entrevistas, exames de documentos e observação de atividades e condições nas áreas de interesse. C a As informações obtidas através de entrevistas devem ser comprovadas com informações relativas ao mesmo assunto de outras fontes independentes, tais como observações físicas, medições e registros. Caso seja detectada alguma não-conformidade no decorrer da auditoria, o auditor-líder deve interromper o processo de coleta de dados e relatar imediatamente ao auditado ou responsável pela área auditada a ocorrência da não-conformidade, buscando sempre um consenso com o mesmo. i p ó C Durante a auditoria, o auditor-líder pode fazer modificações referentes às atribuições dos auditores e ao programa de auditoria, desde que previamente aprovadas pelo responsável da área auditada. Todas as observações relevantes feitas durante a auditoria bem como as evidências objetivas de nãoconformidades são documentadas no formulário RAI – Relatório de Auditorias Internas. 6) Análise dos dados coletados: Depois de concluída a fase de coleta de dados, as equipes de auditores reúnem-se com o Coordenador do PAI e analisam criticamente todas as observações e não-conformidades documentadas ao longo da auditoria para verificar a existência de não-conformidades sistêmicas (evidenciadas em várias áreas da Organização). Caso isso ocorra, em conjunto devem decidir em qual área as mesmas deverão ser lavradas. As equipes de auditores devem certificar de que tudo está documentado de modo claro, conciso e comprovado por evidências objetivas e que: a) todas não-conformidades foram identificadas em função de requisitos específicos da norma de referência NBR ISO 9001:2000 ou documentos relacionados na auditoria, reconhecidos pelo responsável da área auditada, b) as observações devem ser reavaliadas pelo auditor-líder juntamente com o responsável da área auditada. _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA232 A 04/07 Programa de Auditoria Interna do SGQVito 7) Preparação do RAI – Relatório de Auditorias Internas: Realizada a análise dos dados coletados, a equipe de auditores se reúne para preparar o RAI – Relatório de Auditorias Internas. 8) Reunião de Encerramento: Todas as auditorias internas encerram-se com uma reunião com o RD ou com os Gerentes das Filiais, os colaboradores da Assessoria da Qualidade, os responsáveis ou representantes das áreas que foram auditadas e os auditores. a d a l o r t n o Nesta reunião os auditores-líder apresentam os resultados da auditoria, garantindo uma compreensão clara dos mesmos, levando-se em consideração o grau de relevância destes e os pareceres referentes à eficácia dos vários elementos do sistema da qualidade implementado. Quando solicitado, os auditores-líder devem revisar as não-conformidades identificadas e esclarecer eventuais dúvidas, dirimindo quaisquer dúvidas que possam ainda existir. Após a reunião, O Coordenador do PAI deve providenciar e enviar o RAI – Relatório de Auditorias Internas para o auditado para que ele aprove o conteúdo, devendo posteriormente ser enviado para o RD. Após colher as assinaturas, o documento original fica armazenado na Assessoria da Qualidade, que providencia cópias para os Gestores das áreas auditadas. 9) Registro de Ocorrências – não-conformidades e observações de auditorias: Todas as não-conformidades evidenciadas e registradas nos RAI – Relatório de Auditorias devem, necessariamente, ser registradas no formulário ROC – Registro de Ocorrências, devendo ser estudadas para identificar suas causas básicas para proposição de ações corretivas e/ou preventivas visando melhorias contínuas nos processos executados internamente e no sistema da qualidade, conforme descrito na IT-GQA151. C a i p ó C Observações registradas em auditorias, desde relevantes e que suas correções possam acarretar melhorias nos processos ou evitar que resultados de processos não-conformes sejam detectados pelos clientes, podem também ser registradas no formulário ROC – Registro de Ocorrências. O Coordenador do PAI pode, a seu critério, programar uma Auditoria de Acompanhamento para verificar a efetiva implementação e eficácia das ações corretivas adotadas. Registros da Qualidade: Identificação MAI - Matriz de Auditoria Interna RAI - Relatório de Auditoria Interna Armazenamento pasta suspensa (meio físico) pasta suspensa (meio físico) Proteção armário fechado acesso restrito armário fechado acesso restrito Recuperação ordem cronológica ordem numérica Tempo de Retenção Disposição ativo: permanente passivo: nenhum não aplicável ativo: permanente passivo: nenhum não aplicável _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA232 A 05/07 Programa de Auditoria Interna do SGQVito Anexos: a d a l o r t n o C a i p ó C _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA232 A 06/07 Programa de Auditoria Interna do SGQVito a d a l o r t n o C a i p ó C _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade. Instrução de Trabalho Identificação Rev Pág IT-GQA232 A 07/07 Programa de Auditoria Interna do SGQVito a d a l o r t n o C a i p ó C _______________________________________________________________________________________________ (A) - alteração (I) - inclusão (E) - exclusão Este documento é parte integrante do Sistema de Gestão da Qualidade da Vito Transportes Ltda., não podendo ser reproduzido no todo ou em parte sem prévia autorização do Centro de Documentação - Assessoria da Qualidade.
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