GIAE – INSTRUÇÕES PARA FECHO DO ANO LETIVO 2014/2015
Terminados que estejam todos os lançamentos relativos ao ano letivo 2014/2015,
proceda ao Fecho de Ano antes de iniciar os movimentos do próximo ano escolar.
Nota: Considera-se como data para encerramento do ano letivo o dia 31 de agosto. A
escola não está impedida de o fazer antes, desde que não ocorram movimentos após o
fecho do ano e o dia 1 de setembro. Se forem feitos movimentos nesse período serão
considerados no novo ano letivo.
Caso o Fecho de Ano seja efetuado após o dia 31 de agosto, não deverão ser efetuados
movimentos entre o dia 1 de setembro e o momento do fecho de ano, sob pena destes
movimentos ficarem associados ao ano anterior.
A opção para este procedimento encontra-se disponível no GestorGIAE.
1. ANTES DE EXECUTAR O FECHO DE ANO TENHA EM ESPECIAL ATENÇÃO:
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Atualize a cópia de segurança para guardar em arquivo.
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O programa JPM – ALUNOS já deverá estar a funcionar no ano letivo
2015/2016 com as turmas criadas e os alunos inscritos.
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No programa JPM – GPV já deverá estar preenchido o campo “Cessou
Funções” para os funcionários que não vão permanecer na escola.
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No GestorGIAE – TAREFAS - ACTUALIZAÇÃO DE DADOS indicar apenas o
caminho para a pasta do programa de ALUNOS. O mesmo deve ser feito
para o programa GPV.
Exemplo: c:\programas\jpm\alunos
c:\programas\jpm\gpv-eur
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Verifique se mais nenhum terminal está a utilizar qualquer aplicação da
JPM.
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No SERVIDOR caso tenha algum anti-vírus a correr proceda também ao seu
encerramento. Após o Fecho de Ano volte a carregá-lo em memória.
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Para proceder ao Fecho de ANO no GestorGIAE clique na opção “FECHAR
ANO”. Esta operação pode ser demorada, aguarde até que seja concluída.
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O FECHO DE ANO deve ser efetuado obrigatoriamente na v2.5.1.
Se ocorrer alguma anomalia durante o processo, NÃO REPITA a operação sem primeiro
contatar os nossos serviços de apoio técnico.
2. APÓS O FECHO DE ANO
Depois de encerrado o ano, são transferidos para a pasta do novo ano (2015) um
conjunto de ficheiros e tabelas de continuidade, bem como saldos de cartões,
produtos em stock, atualização do ficheiro de utentes, etc…
A maioria destes movimentos transita para o novo ano com a data de 31/08/2015, ou
seja, a data imediatamente anterior ao primeiro dia do novo ano escolar.
No caso das existências, para além de transitarem com a data de 31/08/2015, no
número de fatura é apresentado o INIC (Existência Inicial).
Considere ainda:
De acordo com as disposições a vigorar em cada escola, se pretender transferir para o
Orçamento Privativo (OCR / FoFi123) os saldos transitados nos cartões genéricos
a900000000, f900000000 ou c900000000, bem como os saldos de outros cartões que
não foram reclamados, deverá proceder da seguinte forma:
a) Entre na opção CAIXA – MAPAS e selecione SALDOS NÃO RECLAMADOS. Esta
opção, encontra-se disponível no módulo MULTIUSOS e no módulo do POS.
CAIXA – MAPAS
b) Faça Imprimir. É apresentada uma listagem com o saldo de cartões cuja
validade terminou e o saldo dos utentes genéricos (a900000000, f900000000 e
c900000000).
Caso pretenda um extrato de saldos não reclamados, seleccione Imprimir.
NOTA: a impressão do extrato deve ser efetuada antes da devolução. Após a
devolução não é possível retirar o extracto.
Para proceder à transferência de saldos para o orçamento privativo (OCR / FF
123), coloque uma “ √ ” na coluna Devolver nos utentes para os quais deseja
proceder à devolução / transferência do saldo.
De seguida seleccione a opção Devolver. É apresentado um mapa comprovativo
dos saldos a transferir para o orçamento privativo (OCR / FoFi123).
Este mapa para além de servir de comprovativo da receita, deve ser anexado ao
Diário de Caixa do dia em que se procedeu à devolução/transferência de saldos
de forma justificar o valor apresentado nas devoluções de saldos.
c) Se por qualquer razão pretender corrigir o stock transitado para o ano seguinte,
faça uso da opção Entradas no módulo de MULTIUSOS.
d) Sempre que se justifique a consulta ou reimpressão de documentos relativos a
anos anteriores, está disponível no módulo MULTIUSOS – DIVERSOS –
ABERTURA DE ANOS, a opção que permite o acesso a esta funcionalidade. O
uso de Abertura de Ano deve revestir-se do máximo de cuidado e apenas para
consulta ou impressão de documentos.