I CINGEN- Conferência Internacional em Gestão de Negócios 2015
Cascavel, PR, Brasil, 16 a 18 de novembro de 2015
UNIOESTE-Universidade Estadual do Oeste do Paraná
CCSA-Centro de Ciências Sociais Aplicadas
Elaboração de uma proposta de manual de descrição de cargos para uma
empresa de embalagens
Alessandro Carlos Nardi (Unioeste) [email protected]
Mirian Lauriano Rodrigues Stábile (Unioeste) [email protected]
Resumo
O talento humano passou a ser tão importante quanto o próprio negócio, e ele é o elemento
essencial para sua preservação, consolidação e sucesso. Assim, cabe ao departamento de
recursos humanos promover ações para que os funcionários se sintam motivados desde o
momento em que se integram na organização. A partir do exposto, após observação na
empresa em estudo, constatou-se que devido ao fato de esta ser de pequeno porte, há
funcionários em certos cargos, que muitas vezes exercem funções, que não condizem com o
seu cargo. Também se percebeu que a empresa não dispõe de um documento que contenha
informações sobre requisitos e habilidades, atribuições ou tarefas, para executar um
determinado cargo, o que dificulta processos da gestão de pessoas como o recrutamento e
seleção, a avaliação de desempenho, a manutenção e remuneração de pessoas, entre outros.
Esta pesquisa, que teve como objetivo desenvolver uma proposta de um manual de descrição
de cargos para uma empresa de pequeno porte do ramo de embalagens, na cidade de
Cascavel-PR, caracteriza-se como uma pesquisa bibliográfica, descritiva, de campo e
pesquisa-ação. E para a coleta dos dados foram utilizadoso questionário e entrevista nãoestruturada. Através da realização deste estudo, foi possível compreender que um manual de
descrição de cargos para uma organização é uma ferramenta que auxilia diversos processos do
departamento de recursos humanos,definindo as atribuições, deveres e responsabilidades de
cada funcionário.
Palavras-chave: Descrição de cargos. Recursos humanos. Manual de cargos.
Área Temática: Áreas Afins das Ciências Sociais Aplicadas.
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Introdução
No mundo moderno, as organizações necessitam desenvolver esforços para
acompanhar um mundo globalizado e extremamente competitivo. Aprendizado constante e
foco em inovações são, então, termos frequentes no cotidiano das organizações (DUBRIN,
2001).
Segundo Dubrin (2001), é fato inquestionável que a vantagem competitiva das
organizações está na forma de utilizar o conhecimento das pessoas na busca de soluções para
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o alcance de seus objetivos. As organizações percebem a necessidade de descobrir as
potencialidades de cada indivíduo, pois dependem do desempenho de cada pessoa para obter
sucesso em seus empreendimentos.
As constantes modificações que ocorrem nas organizações requerem a contratação de
novos profissionais com as mais diversas funções, na maioria das vezes as efetivações ou
promoções ocorrem entre os próprios funcionários, de forma brusca e sem organização no que
tange às consequências que irão ocorrer no ambiente interno da organização. No entanto, isso
pode ocasionar elevadas disparidades, como por exemplo, o acúmulo de funções (TOLEDO,
2002).
Assim, surge a necessidade de se ter uma determinação precisa das atribuições dos
cargos, bem como as autoridades e responsabilidades respectivas. De acordo com Pacheco
(2014), o procedimento que busca elencar e enumerar as atribuições ou tarefas que fazem
parte e determinado cargo e que o tornam diferente de todos os demais que existem na
empresa é a descrição de cargos.
Segundo Sammartino (2002), além de relacionar as atribuições que compõe a função,
a descrição de cargos exibe a análise dos diversos requisitos exigidos pelo cargo, como:
experiência, escolaridade, responsabilidades, condições de trabalho, complexidade das tarefas,
conhecimentos, entre outros.
A partir disso, apresenta-se o seguinte problema de pesquisa: “Como elaborar um
manual de descrição de cargos para a organização que seja base para a implantação de um
método de avaliação de desempenho mais apropriado às necessidades da empresa? ”
Desta forma, buscou-se nessa pesquisa elaborar a descrição dos cargos da empresa
Alfa Embalagens (nome fictício) e propor um manual de cargos para a mesma, que
futuramente poderá ser tomado como base para o desenvolvimento de um formulário de
avaliação de desempenho e também pode ser utilizado nos processos de recrutamento e
seleção e na administração de cargos e salários.
O setor que a organização atua envolve embalagens, alimentícios, descartáveis,
decorações, artigos para festa e sazonais. Segundo informações fornecidas pela proprietária, a
empresa é considerada de porte médio.
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Fundamentação Teórica
O trabalho organizacional não é feito ao acaso. A maneira como as pessoas trabalham
nas organizações depende basicamente de como seu trabalho foi planejado, modelado e
organizado. Em suma, como feita a distribuição das tarefas (IVANCEVICH, 2008).
De acordo com Marras (2011), em geral, as tarefas estão contidas em cargos. A
estrutura de cargos é condicionada pelo desenho organizacional em que está contida. Os
cargos fazem parte integrante do formato estrutural da organização. Esse condiciona e
determina a distribuição, configuração e o grau de especialização dos cargos.
Para os autores clássicos, a estrutura organizacional nada mais é do que a arquitetura
de cargos e atividades disposta de uma maneira racional e lógica a fim de proporcionar uma
adequação entre a especialização vertical (níveis hierárquicos), de um lado, e a especialização
horizontal (departamentalização), de outro (DALLARI, 2013).
Segundo Paschoal (2007), cada departamento ou divisão é formado por um conjunto
de cargos. Para se analisar uma organização deve-se decompor cada órgão em seus cargos
constitutivos. Essa visão tradicional, linear e cartesiana está sendo substituída por uma visão
sistêmica e contingencial, que procura mais integrar e juntar do que em separar e fragmentar
as tarefas e atividades.
Segundo Oliveira et al., (2014), cargo é uma composição de todas as atividades
desempenhadas por uma pessoa que podem ser englobadas em um todo unificado e que figura
em certa posição formam do organograma da empresa.
De acordo com Carvalho e Nascimento (2006), cargo é um conjunto de funções
assemelhadas e/ou complementares, executadas por um ou mais indivíduos na instituição. O
cargo é plural, ou seja, para cada cargo pode haver uma ou várias pessoas numa mesma
empresa.
O conceito de cargo é um decorrência da divisão do trabalho imposta pelo tradicional
modelo burocrático. Da mesma forma que o velho organograma está sendo substituído por
novos formatos organizacionais, também os cargos estão sendo gradativamente transformados
em atividades conjuntas através de equipes (PACHECO, 2014).
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Ainda segundo Pacheco (2014), os cargos requerem maior flexibilidade e participação
das pessoas transformando-as em equipes multidisciplinares e mutáveis com o ambiente
interno e externo. O cargo analisa de uma maneira global onde todas as atividades são
executadas por um ocupante, o qual auxilia a empresa a alcançar seus objetivos
organizacionais.
Na perspectiva de Paschoal (2007), o mesmo afirma quea forma tradicional das
organizações ordenarem e agruparem as tarefas atribuídas às pessoas que as compõem em um
conjunto, mais ou menos formal, constituiu um fato organizacional ao que se convencionou
chamar de “cargo”.
Assim sendo, o cargo deve conter um valor salarial equilibrado, e a partir desse valor,
deve se estabelecer uma faixa de valores, com valores intermediários tanto para cima quanto
para baixo, para contemplar diferentes condições dos ocupantes (PASCHOAL, 2007).
Nesse sentido, Ribeiro (2006) descreve que a administração de cargos e salários tem
suas atividades desempenhadas como sendo: identificação, levantamento, descrição, análise
dos cargos, hierarquização dos cargos em classes ou níveis, processo de avaliação; dados
sobre o levantamento dos salários, benefícios e políticas de remuneração elaboradas pelo
mercado, análise e comparação com a situação da organização;
Ainda: o estabelecimento e atualização das faixas salariais e outros parâmetros de
remuneração; desenvolvimento, implementação, operacionalização e controle da política
salarial da organização; preparação de procedimentos de administração e controle da
movimentação salarial, implementação e operacionalização; participação em relação a
sindicatos, de forma direta ou proporcionando informações; interpretação, estudos e aplicação
da política nacional de salários e acordos coletivos; análise e parecer para solicitações de
aumento salariais e promoções; controle do custo de pessoal e estatística de movimentações
salariais (MINAMIDE, 2012).
Segundo Marras (2011), a execução do levantamento de dados para a realização da
análise de função deve contemplar as seguintes técnicas: observação in loco; entrevistas com
o ocupante do cargo; questionário a ser preenchido pelo ocupante; método combinado. O
analista de cargos e salários deve estar apto a utilizar todos os instrumentos acima, dominando
suas técnicas de aplicação, a fim de conseguir o máximo de informações na composição do
perfil de cada cargo da empresa.
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Assim, o processo de coleta de dados é a maneira utilizada para adquirir dados
suficientes para análise dos cargos. Normalmente são utilizados três métodos para obtenção
de dados a respeito dos cargos: observação, questionário e entrevista (TANURE, et al., 2010).
Na visão de Oltramari (2014), a descrição e análise de cargos é responsabilidade de
linha e função de staff, a responsabilidade pelas informações prestadas é unicamente dos
gerentes de linha, enquanto a prestação de serviços de obtenção e arranjo das informações é
responsabilidade dos especialistas em RH.
Cada vez mais os gerentes estão assumindo a responsabilidade de linha pela análise e
descrição dos cargos que lhe estão subordinados, a fim de redesenhá-los e adequá-los às
características de seus funcionários e, com isto, aumentar a eficácia e a satisfação das pessoas.
Para tanto, torna-se necessário conhecer os métodos de colheita de dados para a descrição e
análise de cargos (LEAL, 2014).
3
Método do relato, contexto da situação problema e intervenção realizada
Neste item é apresentada a caracterização da empresa, os métodos e técnicas utilizadas
na pesquisa e ainda a apresentação e análise das contribuições realizadas.
3.1
Caracterização da empresa
A empresa Alfa Embalagens (nome fictício) está localizada no centro da cidade de
Cascavel-PR. Segundo informações coletadas junto à proprietária da organização, verificou-se
que a organização em estudo é considerada de médio porte, e está há mais de 20 anos no
mercado, sendo uma das lojas mais tradicionais no ramo de embalagens na cidade. Além de
embalagens, a empresa também trabalha com produtos alimentícios, descartáveis, decorações,
artigos para festas e sazonais.
Inicialmente, a empresa atuava apenas com embalagens, revendendo sacolas e sacos
plásticos. Entretanto, ao longo do tempo, os consumidores começaram a sugerir a venda de
outros produtos. Assim, a empresa passou a vender também artigos decorativos, ampliando
sua linha de atuação e aumentando o mix de produtos.
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No início, a empresa contava com apenas três colaboradores, e com o passar do tempo,
aumentando o número de produtos e de clientes, houve a necessidade de contratação de mais
pessoas.
Foi fundada em 1992, e de lá para cá, está em crescimento constante e sempre
buscando e propondo melhorias na qualidade dos produtos e no atendimento ao consumidor.
Segundo informações coletadas do site da empresa, a mesma tem como missão
“atender os clientes com excelência e de maneira a satisfazê-los, tanto com a oferta de
produtos, quanto com o atendimento, e atender às necessidades dos colaboradores da
organização”.
A visão da empresa é “ser empresa de referência, por sua integridade em satisfazer as
necessidades dos clientes, colaborando com a sociedade”. A organização também apresenta
seus valores que são: responsabilidade social, inovação, melhoria e qualidade.
A empresa ainda não possui nenhum manual de descrição de cargos implantado, bem
como não realiza nenhum tipo de avaliação de desempenho ou feedback com os
colaboradores. Diante disso, sentiu-se a necessidade de elaborar uma proposta destas
ferramentas para auxiliar a organização nos processos de agregação, aplicação,
desenvolvimento, monitoramento e manutenção de pessoas.
3.2
Metodologia
Neste trabalho, o método de pesquisa utilizado foi o qualitativo. As pesquisas que se
utilizam da abordagem qualitativa possuem a facilidade de poder descrever a complexidade
de uma determinada hipótese ou problema, analisar a interação de certas variáveis,
compreender e classificar processos dinâmicos experimentados por grupos sociais, apresentar
contribuições no processo de mudança, criação ou formação de opiniões de determinado
grupo e permitir, em maior grau de profundidade, a interpretação das particularidades dos
comportamentos ou atitudes dos indivíduos, sendo esta última utilizada neste trabalho
(LAKATOS; MARCONI, 2005).
Para a execução e desenvolvimento deste trabalho foram utilizadas as pesquisas
bibliográfica, descritiva, de campo e pesquisa-ação.
A pesquisa bibliográfica é desenvolvida com base em material já elaborado,
constituído principalmente de livros e artigos científicos.
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A pesquisa descritiva tem como objetivo principal a descrição das características de
determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis.
Uma de suas características mais significativas está na utilização de técnicas padronizadas de
coleta de dados, tais como questionário e a observação sistemática, que, no caso, serão
utilizados no presente trabalho (LAKATOS; MARCONI, 2005).
Já a pesquisa de campo é desenvolvida por meio da observação direta das atividades
do grupo estudado e de entrevistas com informantes para captar suas explicações e
interpretações do que ocorre no grupo (RICHARDSON, 1999).
De acordo com Thiollent (1997), a pesquisa-ação pode ser definida como um tipo de
investigação social de cunho empírico, que busca principalmente relacionar a pesquisa e a
ação em um processo no qual os indivíduos e os pesquisadores se envolvem, participando de
forma que haja uma cooperação entre os envolvidos, elucidando a realidade em que estão
inseridos, não buscando identificar apenas os problemas coletivos como também procurando e
testando soluções em tempo real.
Logo, a pesquisa-ação é uma técnica que desenvolve o conhecimento e a compreensão
como parte da prática, procurando unir a pesquisa à ação ou prática (ENGEL, 2000).
A aplicação desta pesquisa ocorreu com todos os 24 colaboradores da empresa, os
quais são divididos nos seguintes cargos/funções: 10 vendedoras, 2 repositores de
mercadorias, 1 zeladora, 2 auxiliares de serviços gerais, 2 caixas, 1 contínuo, 1 auxiliar de
faturamento, 1 assistente de recursos humanos, 1 gerente administrativo-financeiro, 1 gerente
de vendas, 1 gerente de recursos humanos e 1 diretora geral.
Para a realização da descrição dos cargos e posterior criação do manual de cargos, foi
necessário o desenvolvimento da pesquisa de campo e descritiva aplicando-se o questionário
de pesquisa junto a todos os funcionários. Dessa forma, o presente estudo não definiu
amostragem.
As técnicas utilizadas nesta pesquisa foram a aplicação de questionário e a entrevista.
O questionário, segundo Gil (2001, p.128), pode ser definido “como a técnica de
investigação composta por um número mais ou menos elevado de questões apresentadas por
escrito às pessoas, tendo por objetivo o conhecimento de opiniões, crenças, sentimentos,
interesses, expectativas, situações vivenciadas etc.”.
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Já a entrevista foi utilizada pelo pesquisador, durante a análise das respostas dos
questionários, pois sentiu-se a necessidade de esclarecer alguns pontos que não ficaram claros
ou para confirmar alguma informação com a diretora geral da empresa em estudo.
Neste trabalho, foi utilizada a entrevista do tipo não estruturada. De acordo com
Richardson (1999), a entrevista não-estruturada caracteriza-se por ser totalmente aberta,
pautando-se pela flexibilidade e pela busca do significado, na concepção do entrevistado, ou
como afirma May (2004, p. 149) “permite ao entrevistado responder perguntas dentro da sua
própria estrutura de referências”.
3.3
Apresentação e análise das contribuições
Os questionáriosforam aplicados aos funcionários da empresa em estudo. A aplicação
dos questionários ocorreu por contato direto, isto é, foram entregues pessoalmente para cada
colaborador, por entender necessário explicar e discutir os objetivos da pesquisa e do
questionário. Os mesmos foram recolhidos posteriormente no prazo combinado, no mês de
julho de 2015, junto aos participantes da pesquisa.
No que tange ao processamento dos dados coletados, os mesmos foram analisados
qualitativamente e seus resultados foram transformados em quadros, utilizando-se o modelo
adaptado proposto por Chiavenato (2009), e apresentando-se de forma descritiva.
A entrevista foi realizada com a proprietária do estabelecimento nos dias 11 e 14 de
agosto de 2015, onde se buscou esclarecer os pontos que não ficaram claros nas respostas
obtidas pela aplicação dos questionários aos colaboradores.
A proprietária explicou ao pesquisador de forma mais detalhada as atribuições e
tarefas que cada colaborador executa na organização de forma cotidiana e esporádica.
A partir das respostas obtidas com base nos questionários aplicados, foi elaborado o
manual de descrição de cargos e apresentado à gestora da organização para sua possível
implantação.
Apesar de as informações referentes às descrições de cargos terem sido obtidas através
dos questionários com os funcionários, o que mais influenciou e contribuiu no resultado da
pesquisa foram as informações concedidas pela gerencia da organização, pois possui
informações mais precisas do que os funcionários devem fazer realmente.
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As especificações e os requisitos de cada cargo foram discutidos em conjunto com os
pesquisadores. A relevância das informações concedidas pela gestora de confirma na medida
em que alguns ocupantes podem estar realizando tarefas que não são referentes ao seu cargo,
ou então deixando de fazer outras necessárias.
O modelo do formulário de descrição de cargos foi desenvolvido baseado em
Chiavenato (2009), o qual é objetivo e detalhado. A empresa em estudo sendo pequena e com
poucos funcionários consentiu com o modelo que se adéqua as suas necessidades. O modelo
de descrição abrange grande parte das necessidades da organização, englobando as principais
características a serem pesquisadas e conhecidas.
O modelo de descrição de cargos utilizado é composto por vários itens que são: título
do cargo, data da primeira criação da descrição do cargo, data da última revisão do cargo, o
Código Brasileiro de Ocupações, o departamento à que o cargo pertence e a diretoria à qual o
cargo é subordinado diretamente, e ainda: descrição sumária e detalhada do cargo, as
competências pessoais necessárias para o exercício da função e as condições de trabalho as
quais o ocupante do cargo está sujeito.
O título do cargo segundo Lima et al., (2014), é o nome pelo qual é conhecido na
organização, estando de acordo com as normas e costumes já pré-estabelecidos, evitando
mudanças de títulos.
A descrição sumária de acordo com Lima et al., (2014), é um resumo que permite
compreender qual o objetivo de um cargo. Em geral é composta de apenas das principais
atividades, ou seja, o que o ocupante faz.
A descrição detalhada se faz necessária segundo Camps e Luna-Arocas (2012), para
que os detalhes auxiliem na solução de dúvidas que possam ocorrer sobre as tarefas que
compõem o cargo em questão, e deve ser clara e objetiva para que qualquer um tenha
capacidade de entender.
As competências das pessoas de acordo com Campos et al., (2014), dizem respeito a
critérios em termos de capacidades e requisitos necessários a execução do cargo. São
características que são exigidas para o bom desempenho do cargo.
As condições de trabalho abordam as condições do ambiente onde a função é
desenvolvida, verificando se é desagradável ou sujeito a riscos (FREITAS; JABBOUR,
2010).
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A pesquisa revelou que a organização em questão poderá padronizar os cargos e
renomeá-los com nomes mais apropriados às funções desempenhadas e de acordo com a
especificidade da empresa.
Segundo Amaral (2014), esse procedimento é a consequência mais comum de uma
descrição de cargo. O autor comenta que dar o nome adequado ao trabalho traz auto estima e
satisfação ao funcionário sem deixar de considerar que a futura classificação e avaliação de
cargos será muito mais justa remunerando o cargo com nome que se deve.
Sugere-se que as descrições realizadas neste trabalho sejam analisadas pelo menos
uma vez ao ano, para verificação de mudanças nas tarefas que compõem os cargos ou
inclusão de novos cargos ou tarefas.
De acordo com Mello (2010), deve haver comunicação ao setor de recursos humanos
se houver alguma mudança nas tarefas, porém, se isto não ocorrer, responsável pelas
descrições deve se informar se houve ou não alterações.
4
Considerações finais
Mesmo sendo uma parte mais técnica da Administração de Recursos Humanos, a
descrição de cargos continua sendo instrumento necessário para a estruturação e manutenção
do setor nas organizações. O perfeito desenvolvimento deste processo garante o sucesso no
momento de recrutar, selecionar, promover, treinar, avaliar e supervisionar e gerenciar
pessoas.
Na Alfa Embalagens, o primeiro benefício deste estudo será a estruturação da área de
recursos humanos. Também auxiliará no aperfeiçoamento do sistema de recrutamento e
seleção existente, o qual, a organização já havia demonstrado interesse na remodelagem.
Após, poderá servir como base para implantar um instrumento de avaliação de desempenho,
criação de plano de cargos e salários e ainda auxiliar nos processos de recrutamento, seleção e
treinamentos.
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