Monitoramento das licitações
metodologia
I Encontro dos Observatórios Sociais
do Estado do Rio de Janeiro
15 e 16 de julho de 2010
Monitoramento das licitações
Fase 1
• Análise do edital
• Divulgação do edital às empresas cadastradas
• Agendamento dos voluntários ou estagiários
que acompanharão o certame
• Acompanhamento do certame
• Registro de todas as informações e eventos no
SIM
Monitoramento das licitações
Fase 2
• Estudo das irregularidades encontradas no
edital ou no certame
• Elaboração de relatório
• Manifestação do OS ao órgão público
mediante ofício ao prefeito, ao secretário e
controle interno e à comissão de licitação
• Inclui seus desdobramentos
Monitoramento das licitações
Fase 3
• Acompanhamento da entrega do produto ou
serviço
• Agendamento com voluntários, estudantes e
ou com empresas concorrentes
• Registro de todos os eventos no SIM
Cadastro dos atores
(órgãos públicos, empresas e
observadores)
Análise do edital
Acompanhar as
publicações do
órgão público
Fazer o
agendamento dos
voluntários para o
Certame
Cadastrar no SIM
Verificar os editais na
Internet ou retirá-los
no órgão público
Há
Legalidade
no edital?
Fazer pesquisa de
mercado e análise
com base em check
list
Sim
Disparar e-mail
para os
fornecedores
cadastrados no SIM
Não
OS comunica a não
conformidade ao
Gestor, mediante
ofício
Ações administrativas
O Gestor
corrige?
Sim
Cadastrar no SIM,
gerar relatório e
analisa o novo
processo
Não
Enviar oficio à Câmara
A Câmara
atua
conforme
a Lei?
Sim
Cadastrar no SIM,
gerar
A relatório e
acompanhar o
processo no Legislativo
Cadastrar no SIM,
gerar relatório e
acompanhar o
processo na Justiça
Sim
Não
OS comunica o
Ministério Público
Cadastrar no SIM,
gerar relatório e
analisa o novo
processo licitatório
O MP questiona o
Gestor Público
O Gestor
corrige o
erro?
Não
O MP denuncia o
Gestor
Cadastro
Cadastro dos atores
(órgãos públicos, empresas e observadores)
•Instalado o SIM (Sistema Informatizado de Monitoramento) – cadastrar
todos os Entes públicos municipais (Prefeitura, Câmara, Autarquias,
Fundações, etc.)
•Almoxarifados, departamentos de estoques, etc.
•Cadastrar os colaboradores contratados, voluntários e especialistas
Toda a operação é feita através do sistema, de forma a manter
registro de todas as ações e gerar os relatórios quadrimestrais
para a prestação de contas do Observatório Social.
Acompanhar as
publicações do órgão
público
•É a fase de IMPORTÂNCIA VITAL para o andamento dos trabalhos do
Observatório Social, vez que é ela a responsável pelo acompanhamento
de uma licitação desde a publicação do Edital, fazendo uma breve
análise deste, divulgando às empresas para que estas participem do
processo de acordo com o objeto e acompanhamento presencial do
certame.
•Verificar pessoalmente o mural na Prefeitura onde conste os avisos de
abertura dos processos publicados – mural fechado com vidro.
Verificar os editais na
Internet e retirá-los
no órgão público
•Retirar os editais no Ente público, para lançamento no SIM e arquivo
físico.
•O banco de arquivo físico é determinante para futuras análise e
provas, pois não é incomum, alterações “não oficiais” efetuadas sem
publicidade, alterações que deixam de ser praticadas quando o OS
passa a arquivar cópia do processo licitatório.
Cadastrar no SIM
•Cadastro da licitação no SIM com base nos dados do Edital
•Neste momento todos os produtos que não constem no cadastro geral
do SIM, será acrescido pelo OSB, com base nos dados da licitação,
agregando ao banco de dados da REDE.
Fazer pesquisa de
mercado e análise
com base em check list
•
Fazer pesquisa de mercado, em pelo menos tres empresas, para avaliar se os
preços máximos da licitação estão dentro da realidade média do praticado pelo
mercado, evitando assim o superfaturamento.
• A maioria dos produtos que são adquiridos pela Ente público superfaturados
acontece porque o Ente estabeleceu preços tão altos que o fornecedor entende
que é possivel combinar entre si margens na apresentação de propostas que
permitam “pagar” taxas aos outros participantes.
Artigo 15º - § 1º - Preço Máximo deve ser estabelecido com ampla Pesquisa de
Mercado. LEI 8.666/93
Fazer pesquisa de
mercado e análise
com base em check list
•
As quantidades solicitadas são realmente necessárias? Como é feito o
levantamento da necessidade? Este produto será consumido dentro do prazo de
validade?
Estes questionamentos devem ser respondidos pelos responsáveis pela compra.
Há
Legalidade
no edital?
•
•
Se os preços estão fora da realidade de mercado, a licitação já está irregular,
portanto é motivo para a recomendação de suspensão do processo pelo OS.
PREÇO DE MERCADO, pode ser obtido através da média entre:
O resultante da média de orçamentos obtidos junto a empresas do
ramo estabelecidas na localidade da entidade promotora da licitação
(PELO MENOS TRÊS ORÇAMENTOS);
– a MÉDIA das três últimas contratações realizadas pelo Órgão;
– Os registrados em sites oficiais federais, estaduais, municipais
(COMPRASNET).
Importante que estas informações estejam juntadas ao processo.
• Lei 10.520/02 – Art. 3º, III
Há
Legalidade
no edital?
Se o processo não contemplar:
• TERMO DE REFERÊNCIA quando se tratar de Pregão – Lei 10520/02
• PROJETO BÁSICO nas demais modalidades de licitação – Lei 8666/93
O TERMO DE REFERÊNCIA ou PROJETO BÁSICO DEVERÁ
Art. 15º § 3 Lei 8.666/93 Art. 3º, inciso I e II – Lei 10.520/02
Decreto 1.255/02
EXPLICITAR todos detalhes que permitam aos LICITANTES compreender a
complexidade e volume dos bens e serviços que se pretende contratar. O OBJETO
DEVE SER PRECISO E CLARO, sem especificações excessivas, que possam limitar a
competição.
PONTO DE PARTIDA DE QUALQUER MODALIDADE DE LICITAÇÃO
Há
Legalidade
no edital?
Termo de Referencia ou Projeto Básico
• QUANTIDADES e UNIDADES:
Serão fixadas com base nos bens e serviços executados nos processos anteriores, no
controle de estoque e comprovação do consumo médio do período.
Importante que a planilha que serviu de base para a fixação das quantidade e
unidade, sejam anexadas ao processo, devidamente assinada pelo servidor
responsável.
Assinatura do servidor responsável pela sua elaboração; “DE ACORDO” do
Diretor responsável pela área; “APROVAÇÃO” do Secretário Municipal
correspondente.
Há
Legalidade
no edital?
Descritivo e especificação inadequada (EDITAL)
Artigo 15º - § 7º - Inciso I – Especificação completa do bem, sem identificação da
Marca. LEI 8.666/93
•
“”As principais fraudes em licitações estão relacionadas à má formulação de
editais. A corrupção nas licitações pode ser por má fé ou por desconhecimento
dos gestores da administração pública.”
SIMONE ZANOTELLO, consultora jurídica e especialista em licitações chefe da Divisão Técnica-Administrativa e
de Licitações da Prefeitura Municipal de Jundiaí, SP
Fazer o agendamento
dos colaboradores e
voluntários para o
Certame
•
Neste momento, define-se quem vai acompanhar o certame, levando em
consideração capacidade técnica para analise, check list das condições do
processo licitatório, etc.
A definição do acompanhamento do certame pode se dar pelo critério de valores
( ex. acima de R$ 50.000,00) ou pela “tradição” (ex. compras conhecidamente
viciadas) ou ainda pelo objetividade do objeto (ex. qualquer pessoa pode
mensurar os elementos exigidos)
Disparar e-mail para
os fornecedores
cadastrados no SIM
•
Ao encerrar a fase de cadastro da licitação no SIM, o sistema, automáticamente
dispara um e-mail para todas as empresas que foram cadastradas, por ramo de
atividade, aumentando assim, significativamente, a participação dos
concorrentes e consequentemente baixando preços e oxigenando o processo.
Esta ação também gera empatia no segmento empresarial, trazendo benefícios para o
Ambiente de Negócios e consequentemente gerando apoio ao trabalho dos
observadores.
Há
Legalidade
no edital?
•
Quando encontrado qualquer anomalia, irregularidade ou ilegalidade o OS emite
ofício ao Gestor (prefeito, presidente da Câmara, etc.) relacionando os fatos e
recomendando providencias.
O documento deve ser protocolado no ente público, pois passará a contar prazo para a
manifestação do Agente, prazo que está estabelecido na Lei Orgânica Municipal.
Independentemente da disciplina legal que estabelece prazos para manifestação sobre
atos licitatórios, o Observatório Social pode e deve, a qualquer tempo, informar o
Agente Público de possiveis ações que ferem a Lei, principalmente:
Art. 37 - “ A administração pública obedecerá.... Os princípios da Moralidade,
Legalidade, Impessoalidade, Publicidade e Eficiência”
CONSTITUIÇÃO FEDERAL – Art. 37,XXI
O Gestor
corrige?
•
Dentro do prazo estabelecido pela lei Orgânica do município, o gestor
corrige o processo, dando início a nova análise pelo OS.
O Observatório Social, cadastra as providencias na licitação, no SIM e se prepara para
o novo processo que se iniciará a partir das medidas tomadas pelo agente público.
Esta ação constará nos relatórios quadrimestrais, como manisfestação do OS.
O Gestor
corrige?
não
•
O Gestor
toma providências, ignorando a recomendação do OS, ou não se
manifesta dentro do prazo legal (Lei Orgânica):
O Observatório Social, emite ofício à Câmara de Vereadores, com cópia à todos os
vereadores, informando sobre as anomalias, anexando cópia do ofício enviado ao
Gestor e recomendando providenciais legais cabíveis.
•
Caso a Câmara
atue dentro do prazo legal, o Observatório Social, emite
ofício ao Ministério Público, comunicando o fato e anexando cópia dos ofícios
enviados ao Prefeito e à Câmara.
não
– Todos os procedimentos devem ser feitos através de protocolo, para que seja
observado o cumprimento dos prazos legais.
Cadastro dos atores
(órgãos públicos, empresas e
observadores)
Análise do edital
Acompanhar as
publicações do
órgão público
Fazer o
agendamento dos
voluntários para o
Certame
Cadastrar no SIM
Verificar os editais na
Internet ou retirá-los
no órgão público
Há
Legalidade
no edital?
Fazer pesquisa de
mercado e análise
com base em check
list
Sim
Disparar e-mail
para os
fornecedores
cadastrados no SIM
Não
OS comunica a não
conformidade ao
Gestor, mediante
ofício
Ações administrativas
O Gestor
corrige?
Sim
Cadastrar no SIM,
gerar relatório e
analisa o novo
processo
Não
Enviar oficio à Câmara
A Câmara
atua
conforme
a Lei?
Sim
Cadastrar no SIM,
gerar
A relatório e
acompanhar o
processo no Legislativo
Cadastrar no SIM,
gerar relatório e
acompanhar o
processo na Justiça
Sim
Não
OS comunica o
Ministério Público
Cadastrar no SIM,
gerar relatório e
analisa o novo
processo licitatório
O MP questiona o
Gestor Público
O Gestor
corrige o
erro?
Não
O MP denuncia o
Gestor
Acompanhamento do Certame
Elaborar Check list para
o certame
•
Um instrumento eficaz que ajuda durante a
conferência de toda a documentação para que
nenhum detalhe passe despercebido, é o CheckList.
Acompanhamento do Certame
OS analisa o rito e
faz registrar em ata
todas as possíveis
anomalias
•
É imperioso fazer constar em ata todas as coisas “estranhas” que forem
identificadas, para futuros questionamentos. Ex. documento com tipo de letra
idênticada, validade de certidões, razuras, ausências de algum documento, etc.
•
Conferir se os documentos exigidos do licitante para participar foram
apresentados corretamente no certame. De um modo geral, os textos dos editais
são quase sempre os mesmos, mas há casos em que são necessários documentos
adicionais, como certificados de qualificação técnica, termo de vistoria, entre
outros.
Acompanhamento do Certame
Há
Legalidade
no
certame
•
Quando encontrado qualquer anomalia, irregularidade ou ilegalidade o OS emite
ofício ao Gestor (prefeito, presidente da Câmara, etc.) relacionando os fatos e
recomendando providencias.
O documento deve ser protocolado no ente público, pois passará a contar prazo para a
manifestação do Agente, prazo que está estabelecido na Lei Orgânica Municipal.
Independentemente da disciplina legal que estabelece prazos para manifestação sobre
atos licitatórios, o Observatório Social pode e deve, a qualquer tempo, informar o
Agente Público de possiveis ações que ferem a Lei, principalmente:
Art. 37 - “ A administração pública obedecerá.... Os princípios da Moralidade,
Legalidade, Impessoalidade, Publicidade e Eficiência”
CONSTITUIÇÃO FEDERAL – Art. 37,XXI
Elaborar Check list
para o certame
Comissão de
licitações abre o
certame
Acompanhamento do certame
OS analisa o rito e
faz registrar em ata
todas as possíveis
anomalias
Há
Legalidade
no
certame
OS faz análise com
base em check list
Sim
Cadastrar o
resultado no SIM
Gerar relatório
Não
OS comunica a
não conformidade
ao Gestor,
mediante ofício
Ações administrativas
O Gestor
corrige?
Sim
Cadastrar no SIM,
gerar relatório e
analisar o novo
processo licitatório
Não
Enviar oficio à
Câmara
A Câmara
atua
conforme
a Lei
Cadastrar no SIM,
gerar relatório e
acompanhar o
processo no
Legislativo ou no MP
Sim
Sim
Não
OS envia ofício ao
Ministério Público
O MP questiona o
Gestor
O Gestor
Corrige o
erro
Não
O MP denuncia o
Gestor
Entrega e pagamento
Arquivar ata e fazer
Check list para a
conferencia da entrega
•
•
•
•
Memorial descritivo do Edital, amostra dos produtos, nota de empenho, notas
fiscais
No processo deverá constar a data que a empresa fornecedora, tomou ciência da
Nota de Empenho, para fins de contagem do prazo de entrega.
É acompanhada a entrega dos produtos, através das notas de empenho
confrontando com a nota fiscal.
Auditoria sobre o pagamento do produto
O Observatório Social estimula a participação de empresas no processo licitatório (muitas desconfiam
da idoneidade dos órgãos públicos quanto ao pagamento dos produtos ou serviços) por isso acompanha
se o pagamento esta ocorrendo dentro dos prazos estipulados.
Entrega e pagamento
Está de
acordo
com o
licitado?
•
Quando encontrado qualquer anomalia, irregularidade ou ilegalidade o OS emite
ofício ao Gestor (prefeito, presidente da Câmara, etc.) relacionando os fatos e
recomendando providencias.
O documento deve ser protocolado no ente público, pois passará a contar prazo para a
manifestação do Agente, prazo que está estabelecido na Lei Orgânica Municipal.
Independentemente da disciplina legal que estabelece prazos para manifestação sobre
atos licitatórios, o Observatório Social pode e deve, a qualquer tempo, informar o
Agente Público de possiveis ações que ferem a Lei, principalmente:
Art. 37 - “ A administração pública obedecerá.... Os princípios da Moralidade,
Legalidade, Impessoalidade, Publicidade e Eficiência”
CONSTITUIÇÃO FEDERAL – Art. 37,XXI
Arquivar ata e fazer
Check list para a
conferencia da entrega
Entrega e pagamento
Almoxarifado ou
setor recebe o
material/serviços
OS acompanha
o empenho para
conferir dados e
data de entrega
OS acompanha
entrega e confere
as especificações
do contrato
Está de
acordo com
o licitado?
Sim
Cadastrar no SIM
Não
OS verifica se há
fiscal de contrato
Ações administrativas
OS não aceita a entrega
e orienta a devolução do
material/serviço com as
penalidades do contrato
Órgão
público toma
as
providências
cabíveis?
Gerar relatório
Sim
Cadastrar no SIM,
gerar relatório e
acompanhar o
processo
Não
OS envia oficio à
Câmara
O MP denuncia o
Gestor e a empresa
Cadastrar no SIM,
gerar relatório e
acompanhar o
processo
Sim
A
Câmara
instala
CPI
Não
OS envia oficio ao
Ministério Público
O MP denuncia a
Câmara
Relatórios
Cadastrar no SIM,
gerar relatório
•
•
A cada fechamento de Mês, deve ser elaborado um relatório detalhado das
licitações que foram publicadas e certames realizados no período. O relatório deve
conter as quantidades de licitações realizadas, quantidades acompanhadas e
certames desertos, sendo estes separados por Modalidade, de forma que o
relatório se torne claro e de fácil compreensão.
A cada 4 meses, é apresentado à sociedade e ao OSB o Relatório Quadrimestral
das atividades do Observatórios Social