SPED
SPED 2.6
Sumário
 Objetivo
 Introdução
 Tipos de Usuários
 Menu Documentos
 Menu Cadastro
 Funcionalidades
 Fluxo do Documento
 Recomendações
 Dúvidas Frequentes
 Exercícios
Objetivo

Apresentar as funcionalidades do SPED
2.6.04
Introdução
O que é o Sistema de Protocolo Eletrônico de
Documentos (SPED)



Aplicação web para o controle de protocolo de documentos
eletrônicos
Surgiu para facilitar a troca de documentos, reduzindo o
uso do “papel“.
Sistema com concepção corporativa

Permite o envio de documentos:


intra

inter
Introdução

Caracterísiticas

Versão 2.6.04:

Inserção de assinatura digitalizada

Associação da conta temporariamente

Organização automatizada de documentos

Mudança da prioridade do documento

Melhor controle de despachos

Inclusão de editor interno

Inclusão de subpastas no menu

Adição de relacionamentos entre os documentos
Tipos de Usuários
O SPED é utilizado por 3 tipos de usuários:
- Administrador: usuário responsável pela administração do
sistema;
- Protocolista: usuário que inicia o processo de cadastro de
documentos no sistema para permitir as diversas
operações; ele expede e importa docs;
-
Convencional: Elabora, envia, recebe, encaminha e
despacha documentos. ,suas principais funções são:
Alterar sua própria senha;
Criar/Editar/Excluir seus próprios grupos de usuários;
pesquisar os documentos, dos quais participou do fluxo
documental;
visualizar os detalhes do documento;
redigir novos documentos;
Tipos de Usuários
- Convencional: Principais funções:
encaminhar/despachar documentos, (se possuir permissão
para tal);
aprovar (assinar e protocolar) documentos, (se possuir
permissão);
resolver providências em relação a despachos;
arquivar um documento, (se possuir permissão);
realizar anotações em documentos;
Editar documentos em elaboração;
Anexar arquivos;
Imprimir documentos elaborados (se possuir permissão);
Associar palavras-chave;
Excluir anexos;
Excluir documento (não assinado/protocolado).
Importante: Os tipos de usuário Administrador, Protocolista e
Convencional se referem às contas e não às pessoas;
Menu Documentos
CAIXA DE ENTRADA: ficam os documentos
recebidos.
Já Lidos: Documentos que são colocados na subpasta “Já lidos”.

PROVIDÊNCIA
RESOLVIDA:
ficam
os
documentos despachados que tiverem as
providências resolvidas pelo usuário logado, mas
permanecerão na caixa "Pendentes" dos demais
usuários que ainda não tenham resolvido suas
providências.

PENDENTES:
ficam
os
documentos
encaminhados ou despachados. Podem ser
editados e/ou excluídos, se ainda não foram
assinados.

Menu Documentos
REDIGIR DOCUMENTO: onde criam-se os
documentos:
 A ser confeccionado pelo SPED


A ser inserido no SPED
EM ELABORAÇÃO: ficam os documentos do
usuário depois de criados. Podem ser editados
e/ou excluídos.
PROTOCOLADOS: ficam os documentos já
protocolados. Não podem ser editados e/ou
excluídos, podem ser arquivados.
EXPEDIDOS - para
uso
exclusivo
dos
protocolistas
ACOMPANHAMENTO – é um marcador para que
o usuário acompanhe o documento. O documento
porém não sai da sua caixa original.
Menu Documentos
ARQUIVADOS: somente poderão ser arquivados
documentos protocolados. Uma vez arquivado um
documento, ele será arquivado para todos os
usuários.
 Despachos somente podem ser
arquivados depois de todas
providências terem sido tomadas.


Encaminhamento após 24hs do
recebimento.
INVALIDADOS:
protocolados.

lixeira
dos
documentos
Menu Documentos
PESQUISAR:
Pode-se
pesquisar
protocolados ou em elaboração.

docs
A pesquisa pode ser por assunto, palavra-chave,
Nº de Protocolo, Nº de Documento.
Acessa todos os docs encaminhados e
despachados ou elaborados pelo usuário tanto
para pesquisa quanto para a visualização de dados
de protocolo e anexos.
Menu Documentos
Menu Cadastro
PESSOAS: exibe o Nome Completo, a Conta e o
Perfil dos usuários do SPED.

CONTAS: exibe o Nome da Conta, o Nome
Completo e o Perfil dos usuários do SPED.

GRUPOS: Lista os grupos em que estão os usuários
e também permite uma nova criação.

SEÇÃO: exibe a organização de todos os usuários
do SPED.

WORKFLOW: exibe para quem o usuário tem
permissão de enviar documentos do SPED.

ALTERAR SENHA: onde o usuário pode trocar sua
senha de acesso ao SPED.

Funcionalidades



Elaborar documentos
 A ser confeccionado pelo SPED
 A ser inserido no SPED
Receber e Encaminhar documentos
 Fora da Empresa via protocolista;
 Internamente.
Despachar documentos
 Determinar e acompanhar providências
 Deve estar Protocolado
Funcionalidades
Verificar o Histórico
 Anexar arquivos em elaboração


O nome do arq anexo pode conter acentuação (ç, ~, '…)

Tamanho máximo de 4.5 Mb
Excluir documentos em elaboração
 Inserir Anotações nos documentos.
 Colocar assinatura digitalizada (Assinar e Protocolar)
 Arquivar documentos (somente protocolados)
 Associar pessoa a sua conta
 Alterar a senha do usuário

Funcionalidades
Adicionar Documento Relacionado: vincular documentos
relacionados ao atual. Apenas depois de protocolado.

Adicionar Documento Origem: vincular documento que
originou o atual. Apenas depois de protocolado.

Mostrar Relacionamentos: exibe os documentos relacionados
ao atual.

Fluxo do Documento
Adjunto elabora e encaminha documento para o Chefe assinar.
Verificar se no final
do Documento,
Encaminhado
Após assinatura
os dados do Chefe
Deve-se preencher
estão corretos.
3
1
o campo de Texto
Adjunto
Em Elaboração
Pendentes
do Encaminhamento
e depois selecionar
os destinatários.
Protocolados
Assinar e Protocolar
Chefe
2
Caixa de Entrada
Protocolados
Depois do Chefe Assinar e Protocolar, o documento também
vai para pasta Protocolados do Adjunto.
Fluxo do Documento
Auxiliar encaminha documento protocolado para Chefia que arquiva.
Encaminhado
Auxiliar
Chefe
Após arquivar
Deve-se preencher
1
o campo de Texto Pendentes
Caixa de Entrada
do Encaminhamento
e depois selecionar
Coloca-se uma
os destinatários.
Arquivar no
Anotação
documento.
2
Caixa de Entrada
3
Arquivados
Importante: Uma vez arquivado um documento, ele será
arquivado para todos os usuários.
Lembrar de verificar a pasta de Arquivados!
Arquivados
Fluxo do Documento
Chefe despacha documento para Adjunto tomar providência.
Chefe
Adjunto
Deve-se preencher o
Protocoladoscampo de Texto do Pendentes
Despacho e depois
selecionar os destinatários
e definir prazo.
Tomar providência
Muda a cor para
verde na pasta
Pendentes do
Chefe.
Já pode ser
arquivado.
Despachado
1) Anotar a providência
Providência
Caixa de Entrada
em “Providências tomadas“
Resolvida
2) Clicar no botão
“Prov. Resolvida“
Importante: Somente poderá ser arquivado o documento quando
todos os despachos forem providenciados.
Atribuição de conta
Seedorf (Chefe) atribui sua conta, temporariamente, a Batista (Adjunto)
Definir:
a Pessoa a ser associada,
Tipo da Associação: Temporário,
Data de Início e Data de Fim.
Seedorf
Chefe
Sem acesso
temporariamente
Chefe
Atribuir Pessoa
Chefe
Seedorf
Batista
Adjunto
Batista
Adjunto
Adjunto
Chefe
Batista
Chefe
Temporário
Recomendações
1) Trâmite de documentos:
Chefe – Subordinado:
Despacho x Encaminhamento
Despacho: quando subordinado tem que tomar
providência e dar o pronto ao chefe.
Encaminhamento: subordinado não precisa tomar
providência, apenas para conhecimento.
Subordinado – Chefe
Encaminhamento: quando doc será assinado pelo chefe.
Assinar e protocolar: quando doc é assinado pelo
subordinado.
Recomendações
2) Recebendo um Despacho:
Ao resolver um despacho recebido, o usuário deve
relatar as “Providências Resolvidas“ e clicar no
botão “Prov. Resolvida“ para o finalizar o
processo deste despacho.
Erro frequente: esquecer de clicar no botão “Prov.
Resolvida“, ficando o despacho pendente.
Dúvidas Frequentes
1) Quando um documento sai de Pendentes?
- Assinar e Protocolar -> Protocolado
- Despacho c/ Prov. Resolvida -> Providência Resolvida
- Arquivar Documento -> Arquivados
2) Quando um documento já pode ir para Arquivados?
- Caixa de entrada (Despacho/Encaminhamento recebido)
- Pendentes (Autor de Despacho - prov. já resolvida)
- Protocolados (Assinar e Protocolar)
OBS: Uma vez arquivado um documento, ele será arquivado
para todos os usuários.
Exercícios
1) Encaminhar/Assinar
A) Elaborar documento e encaminhar
B) Quem recebe, anota e assina
2) Despachar/Tomar Providência
A) Enviar despacho
B) Quem recebe, toma providência
3) Arquivar
A) Quem enviou o despacho Arquiva