Treinamento
CYRELA
PROCEDIMENTOS DO CONTAS A PAGAR - CAP
Grupo de mercadorias:
Antes de fazer a requisição é necessário saber o grupo de
mercadoria correto do serviço solicitado (lista de grupo de mercadoria
disponibilizada por tributos) no Cyliga Financeiro
Grupo de
Mercadoria;
•
Empresas optantes pelo simples devem ser lançadas no grupo de
mercadoria do serviço solicitado.
Ex: Serviços de assessoria de uma empresa optante pelo
simples não vai haver a retenção de IR e Retido (PIS/COFINS/CSLL)
mas deve ser lançado no grupo de mercadoria 235. Na hora de fazer
a miro o CAP faz as devidas alterações dos impostos e o fornecedor
deverá destacar na nota que é optante pelo Simples Nacional, e
enviar anexa a nota a declaração de optante pelo simples.
2
•
Alguns fornecedores optantes pelo simples possuem alíquota de ISS
diferenciada. Neste caso, a requisição deve ser feita no grupo de
mercadoria do serviço prestado e o CAP, na execução da miro,
alterará a alíquota deste fornecedor na planilha J1BTAX (cadastro de
impostos no SAP);
Segue o link para consulta de optante pelo simples:
http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Aplicacoes/
ATSHE/consultaOptantes.app/ConsultaOpcao.aspx
3
•
Digite no campo abaixo o CNPJ e a imagem que aparecer no campo
ao lado e em seguir consultar :
•
Logo em seguida abrirá a tela com a informação se o fornecedor é ou
não optante pelo simples conforme abaixo:
4
Como consultar de Grupo de Mercadoria
no SAP na requisição:
•
A consulta do grupo de mercadoria desejado pode ser feita no SAP
de diversas formas, mas uma forma bem mais pratica de consulta é a
“consulta de material grupo de mercadoria’.
•
Para as requisições para um centro de custo, os serviços sempre
devem começar com “CC”. (Pedido codificado). Neste caso
suprimentos não consegue alterar o grupo de mercadoria na
execução de pedido.
•
Em casos de materiais de obra (que foram extraídos do mosaico)
estão classificados “com letras e números” (é a mesma coisa que
C200);
Segue abaixo o exemplos:
5
Clique no em seguida clique em
consulta conforme abaixo:
para escolher a opção de
O forma mais simples de
consulta é a opção de consulta
de material por grupo de
mercadorias.
6
Ao digitar o grupo de mercadoria aparecerá os insumos cadastrados
no grupo de mercadoria solicitado, conforme abaixo:
7
Uma outra forma de consulta de material pelo texto breve e digitar
no campo abaixo o material que deseja consultar:
Aparecerá as informações referente aos materiais digitado no campo
anterior, conforme exemplo abaixo:
8
Pedido:
• Em pedidos de obra (Pedido Descritivo): Suprimentos altera o
grupo de mercadoria no momento em que é feito o pedido,
desde que seja informado o grupo de mercadoria correto no
FOR 184.
• No caso de pedidos de concreto a baixa deve ser feita no valor
correto da nota, os ajustes de valores entre material e MDO
podem ser feitas na miro, mas apenas entre os itens no limite
máximo de R$ 50,00 para mais ou para menos;
• Pedidos de escritório (centro de custo): Suprimentos não
consegue alterar o grupo de mercadoria na execução do
pedido, caso a requisição tenha sido gerada no grupo de
mercadoria incorreto deve ser estornado e feito novamente no
grupo de mercadoria certo;
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Ao receber a nota fiscal antes de prosseguir com o
lançamento no SAP as seguintes no documento fiscal
devem ser observados:
1.Data da nota: Não receber NF de serviços emitidas após o dia 20
devido ao vencimento dos impostos (ISS e INSS);
2.Dados para faturamento: Conferir razão social da SPE, CNPJ, e em
caso de obra conferir também o endereço da obra, CEI da obra, descrição
do serviço (de acordo com o contrato), tributos destacados (devem estar
de acordo com o contrato)
Notas fiscais com dados faltantes ou incorretos devem ser
devolvidas/informadas ao fornecedor, para que sejam canceladas e
reemitidas.
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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3. Descrição do serviço:
A descrição do serviço deve sempre começar com a palavra
“serviço de...”, e descrever qual foi exatamente o serviço
prestado.
Nunca mencionar o mês do serviço prestado no corpo da nota;
não aceitar em hipótese alguma descrições genéricas como
“serviços prestados” ou “conforme medição”. Notas com
descrições duvidosas são descartadas na hora da quitação do ISS,
gerando grande prejuízo para a Cyrela e parceiras.
4. Rasuras: Não aceitar notas rasuradas;
5. Valor Total: Valor do total da nota é o valor bruto sem descontos.
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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6. Recebimento das notas: as notas fiscais e os boletos devem ser
enviados somente para quem solicitou o serviço em caso de obras
(nunca para o escritório central).
7. GFIP: A nota fiscal de serviço deve vir SEMPRE acompanhada da
GFIP referente ao mês anterior. Não se deve aceitar em hipótese
alguma uma NF que não esteja acompanhada da GFIP do mês
anterior. (Principalmente obras)
8. Impostos a serem retidos: Verificar a descrição do serviço na nota
fiscal e conferir qual é o código correto na tabela de grupo de
mercadoria. Verificar quais os impostos devem ser retidos naquele
código.
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9. Impostos destacados na nota: no corpo da nota deverá estar
destacados os impostos que serão retidos pela Cyrela (que não
esteja faltando nenhum) e em caso de notas fiscais eletrônicas o ISS
também deverá destacar no rodapé da nota e no campo “outras
informações” deve conter a informação de que o ISS será retido pelo
tomador de serviço.
10. ISS não retido na fonte: Em alguns casos de serviços relacionados
a construção civil que o ISS é retido pelo prestador de serviço (e não
pelo tomador, no caso a Cyrela). Não se deve aceitar em hipótese
alguma uma NF destes fornecedores que não esteja acompanhada
da cópia da guia do mês anterior.
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Migo:
•
Para fazer a MIGO é necessário ter o pedido;
•
O requisitante fará tanto o recebimento físico (MIGO) como o
recebimento fiscal (MIRO);
•
Na migo devem preencher as seguintes informações: número da nota
fiscal
data de vencimento
ajustar o valor a ser baixado caso o pedido for um valor superior ao
valor da nota fiscal, deve baixar apenas o valor correspondente ao
documento fiscal
clicar em ok
e salvar .
•
Observe no exemplo abaixo que o valor do pedido é de R$ 5.000,00,
mas está sendo baixado apenas R$ 3.000,00, valor do documento
fiscal;
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MIRO
Ao fazer a validação dos impostos no sistema (MIRO), deve-se observar
todos os campos conforme o documento fiscal:
•Divisão (centro de custo): não alterar a divisão/centro de custo no
momento da MIRO;
•Fornecedor: Conferir sempre o CNPJ do fornecedor para evitar erros
entre nomes parecidos ou matriz e filial; Não se deve gerar contratos com
pessoas físicas.
•Tipo de documento: utilizar somente Z1(nota fiscal de serviço manual);
E1 (nota fiscal de venda); Z2 (nota fiscal eletrônica); Z3 (nota fiscal de
locação de equipamento); Z4 (recibo de pessoa física); Z5 (recibo de
pessoa jurídica).
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•
Valor: Sempre o bruto; se tiver desconto, lançar no campo a ele
destinado;
•
Data de Emissão: sempre a data do documento (e não do
lançamento), deve se atentar ao preencher esse campo, pois os
impostos são gerados com vencimento de acordo com a data
colocada no lançamento da nota no sistema.
•
Número da NF: tem que ser exatamente igual ao documento fiscal
(não deve ser utilizado nº de boleto, fatura, etc).
•
Grupo de Mercadoria: de acordo com o contrato e os serviços
executados, não se deve basear nos impostos que o fornecedor
destacou na nota, pois em alguns casos são destacados impostos
que serão retidos pelo prestador ou pode ter notas com
informações incorretas.
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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•
Prazo para pagamento: mínimo de 7 dias úteis após o
recebimento no CAP.
•
Dados bancários: Conferir sempre os dados bancários do
fornecedor em caso de pagamento através de DOC/TED.
•
Formas de pagamento:
- Boleto = F (boletos que não esteja vencidos ou boletos vencidos
atualizados para data do pagamento).
- DOC/TED = H (inclusive fundo fixo).
- Conta de consumo = K (água, Luz, telefone, pagamentos que
deve ser incluso o código de barras para pagamento eletrônico
pelo banco safra).
- Borderô = B (concessionárias de luz, água e telefone que não
são aceitos no safra e boletos vencidos do Itaú que não esteja
atualizados).
- Cheque = C (somente para concessionárias de luz e água de
outros Estados e boletos de outros bancos vencidos que não
esteja atualizados).
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Segue a tabela de Concessionárias e a forma de pagamento:
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•
Simular a MIRO: Verifique se os impostos retidos no sistema
estão de acordo com o grupo de mercadoria do serviço e estes
serão os mesmos destacados na nota fiscal. O PIS/COFINS e
CSLL devem ser conferidos no mesmo campo que é colocado
CFOP, ao simular a miro esses impostos não são visualizados.
•
Muita atenção, esta ação evita MUITOS dos erros que acabam
implicando devoluções de processos e evitando atrasos de
pagamentos, problemas com cartórios.
Seguem exemplos abaixo:
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Os impostos no momento da simulação da miro
Os impostos
no
devem ser exatamente iguais
os destacados
na NF
momento da simulação
da miro devem ser
exatamente iguais os
destacados na NF
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Os impostos no
momento da simulação
da miro devem ser
exatamente iguais os
destacados na NF
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Os impostos (PIS/COFINS E CSLL), podem ser conferidos, clicando
em nota fiscal (mesmo campo onde coloca o CFOP) na aba valores
totais (segunda aba).
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Não se deve fazer a MIRO de notas fiscais de empresas optantes
pelo simples nacional, mas somente nos casos que for necessário
alguma ajuste no imposto, caso contrario a miro deve ser feita
normalmente pela origem;
•
•
Miro de serviço podem ser estornadas somente dentro do mês de
lançamento, nunca estornar miro’s de serviço do mês anterior, se
isso for feito pagaremos impostos em duplicidade ou indevidamente.
Observações:
•
Não é permitido fazer pagamento de serviços com dinheiro do
caixinha;
•
Não fazemos pagamento de notas de pessoa jurídica em contas de
pessoa física, ou em conta poupança; somente na conta corrente
em nome da empresa que emitiu a NF.
•
Não emitimos cheque para pagamentos a fornecedores.
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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C- Envio de processos ao CAP
•
A primeira folha do processo sempre é a Autorização de
Pagamento (AP);
•
Em seguida a Nota Fiscal (original no caso de NF de material ou de
serviços que não tenham retenção de ISS nem de INSS, e em
casos que tenham a retenção de ISS e INSS uma cópia com o
carimbo abaixo:
•
A terceira folha é o relatório/planilha/boletos (ex. memória de
cálculo);
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Material ou
Serviços
sem
retenção de
ISS ou INSS
NF de serviços com
retenção de ISS e de INSS
AP
NF original
Medição/boleto
AP
NF –cópia
Medição/boleto
NF original
NF cópia
AP
NF –cópia
Medição/boleto
NF original
CAP
CAP
Tributos
(Alessandra)
CAP
Tributos
(Alessandra)
NF de serviço com
retenção de ISS ou de
INSS (apenas um desses
dois)
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Observações:
O processo do pagamento de conhecimento de transporte deve
vir acompanhado de uma cópia da nota fiscal de venda do material
que originou o frete; Se o transporte for entre obras da Cyrela, não
há necessidade da cópia da NF.
Deve-se anexar ao processo liminares (atualizadas) para isenção
de qualquer imposto gerado pelo código de serviço no sistema (Ex.
liminar para isenção da Cofins ou CSLL), tal como declaração de
optante pelo simples nacional:
http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/Aplicacoes/AT
BHE/ConsultaOptantes.app/ConsultarOpcao.aspx
( nestes casos as notas devem ser enviadas para CAP – São Paulo
fazer a miro).
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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ISS
•
ISS - IMPOSTO SOBRE SERVIÇO:
A alíquota de ISS varia de acordo com cada município;
•
O vencimento do ISS é sempre no mês subseqüente ao da emissão
da nota fiscal.
•
Não existe valor mínimo para retenção de ISS e sua base não é
cumulativa;
•
Em alguns municípios o ISS vence no dia 05 em outros o vencimento
é no dia 10 do mês subseqüente a emissão das notas,ou seja, todas
as notas fiscais com incidência de ISS emitidas no mês, devem ser
enviadas a tributos até o final do mês da emissão para que haja
tempo hábil para emissão das guias para pagamento. POR ISSO
NÃO SE DEVE RECEBER NF APÓS DIA 20 (para dar tempo da
apuração e recolhimento dos impostos).
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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•
Nos serviços relacionados a construção civil executados nos
municípios de: São Paulo, Serra, Vitoria, Recife e prestador for
sediado neste mesmo município o ISS não deve ser retido na fonte,
mas o lançamento deve ser feito no grupo de mercadoria do serviço
executado, e feita a solicitação para as pessoas abaixo para que
seja incluso na lista de exceção para não retenção do ISS.
TRIBUTOS:
[email protected] e [email protected]
telefone – (11) 5645-1095
CAP
[email protected] e [email protected]
telefone – (11) 4502-3090
Obs.:Para alteração são necessárias as seguintes informações:
Numero do Pedido e fornecedor;
Copia da NF digitalizada;
O prazo são de 2 a 3 dias no mínimo.
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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•
Nos demais serviços (vigilância, limpeza, locação de MDO
temporária) a retenção do ISS deve ser feita normalmente e em caso
de notas fiscais eletrônicas o fornecedor deve colocar o informação
de que o ISS deve ser retido pelo tomador de serviço;
•
Em caso de empresas optantes pelo simples a alíquota do ISS pode
ser diferenciada, neste caso as notas devem continuar sendo
enviadas ao CAP para que seja feita a miro.
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Exemplo de nota fiscal eletrônica da prefeitura de São Paulo com
retenção do ISS na Fonte:
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Exemplo de nota fiscal eletrônica da prefeitura de Sao Paulo sem
retenção do ISS na Fonte:
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Exemplo de nota fiscal eletrônica da prefeitura de São Paulo com
retenção do ISS na Fonte para fora do municipio de São Paulo:
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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INSS
•
Incidem sobre prestação de serviço de Mão de Obra com alíquota de
11%, a base de calculo sofre variação de acordo com o tipo de
serviço prestado.
•
O valor mínimo para recolhimento é de R$ 29,00, sua base de calculo
não é cumulativa.
•
O vencimento é sempre dia 20 do mês subseqüente a emissão da
nota fiscal, quando final de semana ou feriado antecipa.
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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•
Sempre que houver processos com retenção de INSS devemos tirar
uma cópia da nota fiscal para posteriormente encaminhar ao
departamento de tributos (A/C de Alessandra), quando houver a
retenção apenas no INSS deve ser enviada a tributos a nota fiscal
original.
•
Para prestação de serviço de locação de mão-de-obra (normalmente
serviços de limpeza, vigilância e locação de MDO temporária) que
houver dedução da base de cálculo o Vale Transporte e Vale
Refeição. lançar no grupo de mercadoria do serviço prestado e
enviar para o CAP – São Paulo Fazer a miro. As notas de MDO das
empresas: Caçapava, RJZ, Itaipava e Cyrela Construtora que
possuam a dedução de VT e VR as Miros também devem ser feitas
no CAP;
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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IR
•
O desconto do Imposto de Renda na fonte, é de 1,5% (um e meio por
cento) sobre os serviços prestados por pessoas jurídicas a outras
pessoas jurídicas.
•
Se o valor a ser recolhido for menor do que R$ 10,00, não haverá
retenção (mesmo se está destacado no corpo da nota).
•
Vence dia 20 do mês subseqüente a data de pagamento caso essa
data seja final de semana ou feriado, antecipa para o dia útil mais
próximo;
•
No caso de alguns serviços, como limpeza e conservação de imóveis,
segurança, vigilância, locação de mão-de-obra, a retenção de IRFonte segue alíquota de 1%.
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PIS COFINS e CSLL
•
Estão sujeitos à retenção das contribuições ao PIS, COFINS e CSLL,
mediante a alíquota de 4,65% ou em procedimento especial,os
pagamentos efetuados pelas pessoas jurídicas a outras pessoas
jurídicas pela prestação de serviços de:
•
•
•
•
•
•
•
•
I - limpeza,
II - conservação,
III - manutenção,
IV - segurança,
V - vigilância,
VI - transporte de valores
VII - locação de mão-de-obra,
VIII - prestação de serviços de assessoria creditícia, mercadológica,
gestão de crédito, seleção e riscos, administração de contas a pagar e
a receber.
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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•
É dispensada a retenção para pagamento de valor igual ou inferior a
R$ 5.000,00 (cinco mil reais), no mês. Porém, se a soma das notas
fiscais do mesmo fornecedor pagas durante o mesmo mês
ultrapassar este valor, o imposto é pago sobre o valor da soma dos
valores.
•
O valor da retenção da PIS/Pasep, Cofins e CSLL será determinado
mediante a aplicação, sobre o valor bruto da nota ou documento
fiscal, do percentual total de 4,65%, (quatro inteiros e sessenta e
cinco centésimos por cento), correspondente à soma das alíquotas
de 0,65%, 3% e 1%, respectivamente, e recolhido mediante o código
de arrecadação 5952.
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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Dicas importantes:
•
No momento da requisição atentar ao grupo de mercadoria do serviço
a ser lançado;
•
Boletos vencidos: Atualizados podem ser pagos normalmente como
forma de pagamento (F), caso contrario deve ser liberado como
cheque ou borderô dependendo do banco e boletos com diferenças
mesmo que seja de centavos devem ser ajustados e sempre se
atentar aos vencimentos para evitar protestos;
•
Sempre conferir os dados bancários do fornecedor;
•
Após a miro pronta conferir sempre o fornecedor, forma de
pagamento, data de pagamento, número do titulo e valor;
•
Em casos de optante pelo simples, as notas devem ser
encaminhadas ao CAP para devidas alterações
Contas a Pagar (CAP) - Cyrela
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•
Nunca aceite NF sem CEI;
•
Muita atenção na descrição do serviço na NF;
•
Não aceite NF sem apresentação da GFIP do mês anterior;
•
É de suma importância não contratar serviços de pessoas físicas não
cadastradas nos órgãos públicos. Além de onerar em 20% o valor do
serviço prestado , coloca a empresa sob risco de caracterizar vínculo
empregatício.
•
Simular sempre a miro antes de salvar e verificar se os impostos
foram retidos de acordo com o grupo de mercadoria do serviço, que
devem iguais aos destacados na nota fiscal.
•
Miro de serviço podem ser estornadas somente dentro do mês
de lançamento, nunca estornar miro’s de serviço do mês anterior, se
isso for feito pagaremos impostos em duplicidade ou indevidamente.
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