Café dos Gestores da CCCI Gestão de Processos Márcio Schünemann [email protected] (45) 9915-3840 08 de maio de 2011 Discernimentum – Foz do Iguaçu-PR Contextualização - Histórico As organizações, em geral, têm uma cultura que privilegia a coordenação funcional do trabalho. Contextualização - Histórico Tal cultura se consolidou ao longo do tempo pela reprodução sistemática de uma lógica de atuação com foco na especialização funcional, em que o desempenho, a resolução de problemas e o reconhecimento dos colaboradores derivam do sucesso e da importância desse para a unidade funcional. Modelo Funcional Características Indesejáveis Priorização das funções de cada departamento em detrimento dos processos essenciais. Falta de visão de conjunto. Competências dos indivíduos ultrapassam as fronteiras funcionais. não Modelo Funcional Características Indesejáveis Lógicas de mensuração de desempenho são definidas localmente. Os objetivos departamentais. são prioritariamente Problemas de falta de integração entre as áreas. Funções ou Processos? Toda organização tem um componente do trabalho que é funcional, ligado à especialidade técnica, e outro que é processual, ligado à sequência de atividades. O desafio das organizações é decidir qual eixo de coordenação priorizar: funções ou processos? Conceito - Processo Processo é um conjunto estruturado e lógico de atividades sequenciais, com o objetivo de produzir um resultado cosmoético, seja bem ou serviço, para atender as necessidades e expectativas de consciências “intermissivistas”. O processo é um conjunto de fluxos de atividades horizontais, que permeiam as funções organizacionais. Conceito - Processo O PROCESSO CADEIA DE VALOR PESQUISA DESENVOLV. CURSO DIVULGAÇÃO CURSO Intermissivista Voluntários Conhecimento Recursos INFORMAÇÃO A atividade deve agregar valor ao processo. Conceito – Gestão de Processos Gestão de Processos é um modelo de gestão organizacional em que não se enxerga a organização de uma maneira apenas funcional, departamentalizada, mas sim e prioritariamente de uma maneira horizontal, integrando os diversos processos transversais (interfuncionais). Processo ou Funcional? Em geral, instituições estruturadas por função apresentam dificuldades para ver os vários processos que são desenvolvidos para atender às necessidades dos “Clientes”. Visão de Processo Visão Funcional Comparação: Visão Funcional e Gestão por Processos Atributos Visão Funcional Gestão por Processos Orientação Hierárquica Processo Decisão Gerente Todos Relacionamento Primário Cadeia de comando Cliente Visão Por Função Sistêmica Sistema Gerencial Centralizado Descentralizado Fonte: Adaptado de PAIM et al (2009) Características - Processos • Multifuncionais. contribuem para a otimização de diversas funções que os permeiam. • Dependência. dependem do bom desempenho de todas as funções de que se servem. • Missão. objetivos identificam-se de forma mais direta com a Missão da Organização. Benefícios da Gestão de Processos Visão homogênea e compartilhada do objetivo da organização. Melhoria do fluxo de informações. Padronização criatividade. de processos, Aprendizagem organizacional gerando Benefícios da Gestão de Processos Aumento da compreensão teórica e prática sobre processos, ampliando as possibilidades de reflexão, diálogo e ação voltada ao desenvolvimento dos mesmos. Redução de retrabalho. Qualificação da comunicação. Gestão de Processos na Prática Gestão de Processos - Etapas Projetar Processos Gerenciar Processos Promover Aprendizado Processos • Os Processos de Negócio não são moldados e definidos em função das condições e necessidades das áreas, mas inversamente, as áreas servem e atendem aos processos, que por sua vez têm como foco principal o propósito da organização. Processo - Desdobramento PROCESSO SUB PROCESSO ATIVIDADE ATIVIDADE TAREFAS ATIVIDADE ATIVIDADE O Que Esperar da Gestão de Processos? Identificação de Pontos Críticos Clarificação das Operações e das Responsabilidades Monitoramento de Indicadores de desempenho Maior Agilidade nos Processos Eliminação de Situações de Retrabalho Construção da Memória Organizacional Eliminar Gargalos e Entraves do Processo Redução de Custos Gerente do Processo - Atribuições Ideal enxergar a floresta e não só as árvores A Quinta Disciplina Peter Senge Pensamento Sistêmico Domínio Pessoal Modelos mentais Visão Compartilhada Aprendizagem em Equipe Estruturação Transversal da Gestão de Processos Gestão por Processos Recursos Intermissivista Desenvolvimento do Curso Capacitação Indicadores Professor Controle Evento/Curso Mapeamento de Processos - Metodologia Descrição Objetivo Fluxograma Descrição das atividades Indicador de Resultado Integração Matriz de Responsabilidade Fatores Críticos Mapear Processos - Fluxograma Estabelecer Desenho do Produto Elaborar protocolo de verificação Inspecionar Produto Definir parâmetros de operação de equipamentos Elaborar Proc Interno Elaborar Inst. Trabalho Produzir Lote Piloto 3 Analisar criticamente NÃO Avaliar processo produtivo 3 Equipe Produção Definir critérios e especificações para manuseio e armazenagem Definir critérios e especificações para embalagem CQ Engenharia 1 Problemas? SIM Corrigir processo e alterar documentação Problemas? SIM Definir ações a serem tomadas 3 1 NÃO Validar Produto Controle de Documentos Desenvolvimento de Lote Comercial Ciclo PDCA Melhorar Manter PDCA na Melhoria dos Processos Melhorar Tratar as Anomalias Controlar Padronizar Definir Processos Mapear as falhas dos processos Registrar Definir prioridades Investigação Definir Objetivos e Metas Indicadores (mensuração) Criar Padrões de Trabalho Entender os processos Mapear através de fluxos OPDCA na melhoria de processos empresariais. Conclusões Obrigado pela atenção! Dúvidas? Márcio Schünemann [email protected] (45) 9915-3840 Referências CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia-a-Dia. Rio de Janeiro: Bloch, 1994. GONÇALVES, J E Lima, artigo “As empresas são grandes coleções de processos”, RAE – Revista de Administração de Empresas de jan/mar 2000. GONÇALVES, J E Lima, artigo “Processos, que processos”, RAE – Revista de Administração de Empresas de out/dez 2000. HAMEL, Gary; BREEN, Bill. O Futuro da Administração. Rio de Janeiro: Campus, 2007. OLIVEIRA, D.P.R. Administração de Processos: conceitos, metodologia e práticas. São Paulo: Atlas, 2006. PAIN, Rafael et al. Gestão de processos: pensar, agir e aprender. Porto Alegre: Bookman, 2009. Referências VIEIRA, Waldo. Enciclopédia da Conscienciologia: Verbete – Procedimento Técnico-Administrativo. VIEIRA, Waldo. Enciclopédia da Conscienciologia: Verbete – Macete Técnico-Administrativo.