Arquivar – Gestão de documentos
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Simplificação de processos
Otimização de resultados
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Arquivar – Gestão de documentos
Sobre a Arquivar:
A Arquivar oferece serviços e soluções
para armazenar, controlar e proteger os
documentos e informações do seu negócio.
Baseando-se em uma metodologia de análise
estratégica dos processos do seu negócio, a
Arquivar revolucionou a forma como as empresas
organizam seus documentos, oferecendo um
conjunto de serviços e soluções integradas para o
perfeito gerenciamento de suas informações
corporativas.
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Nossa Infraestrutura
Estrutura ampla e
especialmente adaptada
para a guarda de documentos, organização,
digitalização e gestão da
informação.
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1 - Organização de Documentos
São criados instrumentos de controle e monitoramento de todo o
armazenamento e tráfego de documentos na empresa. Os documentos são
indexados de forma que facilite a sua localização e armazenados em caixas
que garantem o seu bom estado de conservação.
2 - Digitalização de Documentos
A digitalização dos documentos possibilita o armazenamento
digital de grandes volumes de documentos na Web,
permitindo a consulta e a administração dos arquivos uma
forma rápida, organizada e segura.
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Benefícios da digitalização
 Facilidade de acesso e de distribuição dos documentos;
 Redução de tempo das atividades que requerem a análise de
documentos;
 Redução de custo com recuperação e duplicação;
 Preservação do arquivo físico;
 Integração de dados ativos e históricos.
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3 - Microfilmagem
Filme Fotográfico para reprodução de imagens a dimensões reduzidas. Base de
Poliéster, com emulsões de sais de prata suspensas numa camada gelatinosa.
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3 - Microfilmagem
A Microfilmagem possui amparo legal
Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968: Regula a
microfilmagem de documentos oficiais e estabelece
regras para tornar o microfilme válido juridicamente.
Decreto Nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996 :
Regulamenta a lei Nº 5.433 estabelecendo regras
quanto a qualidade, fidelidade, segurança,
armazenamento, responsabilidade, dentre outros.
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3 - Microfilmagem
RESOLUÇÃO CFM Nº 1.821/2007
Art.
6°
No
caso
de
microfilmagem,
os
prontuários
microfilmados poderão ser eliminados de acordo com a
legislação específica que regulamenta essa área e após análise
obrigatória da Comissão de Revisão de Prontuários da unidade
médico-hospitalar geradora do arquivo.
Art. 8° Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir
do último registro, para a preservação dos prontuários dos
pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados
eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.
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Processo de Microfilmagem
DIGITALIZAÇÃO
MICROFILMAGEM
FILME EXPOSTO
SEM REVELAÇÃO
FILME ORIGINAL
REVELADO
PROCESSAMENTO
Não
Cliente
FILME ORIGINAL DE
CÂMARA
PRATA E FILME CÓPIA
DIAZO
Sim
Não
Não
Sim
DUPLICAÇÃO
MICROFILME
CONFERÊNCIA
DA
RESOLUÇÃO
Sim
CONFERÊNCIA
VISUAL DA
QUALIDADE
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CONFERÊNCIA
DA DENSIDADE
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Benefícios da Microfilmagem

Evita a deterioração dos documentos e elimina o risco de perda do acervo;

Dificulta a ação de falsificadores;

Durabilidade garantida pelas normas ISO e ANSI de aproximadamente 500
anos.

O microfilme não é afetado pela obsolescência dos sistemas digitais, pois sua
imagem é analógica;

As imagens são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com alto padrão de
qualidade.
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Valor e serviços incorporados
R$ 0,32 por fotograma

Desmontagem

Higienização

Digitalização e indexação conforme projeto

Microfilmagem

Remontagem do documento conforme original enviado.
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6 – Microfilmagem X Guarda de
documentos na empresa
• Custo de guarda = (valor de sala comercial +
condomínio + IPTU + energia elétrica) / (capacidade
de armazenagem média de caixa box) x (tempo de
guarda do documento)
• Custo da microfilmagem = valor do fotograma
(imagem) X capacidade da caixa box padrão.
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7 – Microfilmagem X Guarda de
documentos na empresa - Exemplo
• Custo de guarda = (R$ 1.100,00 + R$ 430,00 + R$
50,00 + R$ 60,00)/ (800 caixas box em média) x
(240 meses) = R$ 492,00 por box ou R$ 393.600,00
para uma sala com 800 box
Obs: lembrando que o documento em 20 anos (240 meses) pela ação do tempo
pode não estar mais em bom estado de conservação
• Custo da microfilmagem = R$ 0,32 X 1.000
documentos = R$ 320,00 ou R$ 256.000,00.
Obs: A microfilmagem possui vida útil de 500 anos.
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8 – Microfilmagem X Guarda de
documentos na empresa - Exemplo
• Economia no projeto = R$ 137.600,00 ou ainda
uma economia de R$ 6.880,00 por ano.
• Observação:
• Não foram ainda considerado o custo de
manutenção da sala e mão de obra especializada
para gestão do arquivo.
• E quanto maior o tempo de guarda do documento
maior a diferença do benefício da microfilmagem.
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9 – Arquivo de segurança
O Arquivo de Segurança da Arquivar, oferece controle de
umidade e da temperatura do ambiente, sala protegida
contra incêndio, blindagem eletromagnética, controle de
acesso por meio de leitura biométrica e monitoramento
24h.
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10 – Custo do arquivo de segurança
e capacidade armazenagem
• Microfilme = 7.500 fotogramas;
• Gaveta = 80 microfilmes em média;
• Total de fotogramas = 600.000
• Valor da gaveta mensal =
• R$ 200,00
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