Classificação, Indexação, e
Localização das Microformas
Janaina Socolott
Monik Gomes
Samara Schneider
Sônia Sepulchro
A microfilmagem é um processo realizado mediante
captação da imagem por meio fotográfico ou
eletrônico, tendo como objetivos principais reduzir o
tamanho do acervo e preservar
os documentos originais.
Indexação das Microformas
Conceito de indexação
• É o entendimento concreto ou intrínseco de uma
unidade de informação independente de sua expressão
linguística. São extraídos, através da análise do
documento, isto é, o que representa o documento, e
depois traduzidos e registrados: como dados da
informação que serão organizados e armazenados
permitindo um fácil acesso na recuperação da mesma.
Indexação das Microformas
• Não havendo um preparo preciso, cuidadoso dos
documentos e uma clara e objetiva indexação, a
localização
e
recuperação
desses
documentos
armazenados será ineficaz, imperfeita, difícil e
demorada.
• Sem um apropriado e bem definido método de indexação
não poderemos usufruir do completo potencial da
microfilmagem.
Indexação das Microformas
As indexações das microformas serão feitas:
• nos próprios filmes;
• nas caixas que os envolvem;
• nos arquivos;
• nas listagens por computador.
Etapas da Indexação
1ª Etapa: Estabelecimento de conceitos tratados em um
documento, isto é, o assunto.
- Análise do Documento: compreensão, delimitação e
identificação das ideias nele contidas como um todo;
- Identificação dos conceitos: depois de analisar o
documento o indexador deve identificar os conceitos que
melhor expressam o assunto do mesmo.
Etapas da Indexação
- Seleção dos conceitos: a seleção relaciona-se com a
finalidade do índice ou o tipo de Sistema que está sendo
desenvolvido.
Etapas da Indexação
• Tipo de Documento:
- Documentos fundamentais – essenciais para a existência
da empresa; devem ser microfilmados e conservados os
originais.
- Documentos importantes – facilitam a rotina da
empresa; podem ser microfilmados para consulta e
transferidos para um lugar cujo centro de armazenamento
seja mais econômico;
Etapas da Indexação
- Documentos úteis - são de utilidade temporal; devem ser
microfilmados e destruídos posteriormente.
- Documentos não essenciais - podem ser destruídos
depois de serem usados e necessariamente não precisam
ser microfilmados.
Etapas da Indexação
2ª Etapa: Representação de conceitos em termos de uma
linguagem de indexação.
Há dois tipos de linguagem de indexação:
- Linguagem Natural;
- Linguagem Artificial.
Etapas da Indexação
Linguagem Natural: é a que aparece nos Documentos;
formada pela reunião de sinais utilizados e reconhecidos
pelo homem. O sinal é um símbolo convencional que se
destina a transmitir uma informação. Na linguagem
natural utilizamos Indexação por palavras, isto é,
indexamos documentos empregando simplesmente as
palavras
como
aparecem
no
texto.
Ex.: o Indice KWIC - Key Word in Context - palavras-chave
do título do texto aparece no centro com o restante do
título de ambos os lados.
Etapas da Indexação
Linguagem Artificial: elaborada de acordo com regras,
previamente estabelecidas, procurando adaptar-se às
necessidades específicas; utiliza-se a 1ndexação por
conceitos, isto é, reconhece-se os assuntos dos
documentos, sejam quais forem as palavras em que estão
expressos e então escolhe-se a palavra ou as palavras para
representá-los.
Classificação de Documentos
Segundo o Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ,
classificar é uma das atividades do processo de gestão de
documentos arquivísticos, que inclui procedimentos e
rotinas específicas que possibilitam maior eficiência e
agilidade no gerenciamento e controle das informações.
Classificação das Microformas
O documento para ser microfilmado
preparado.
•
Classificado e Ordenado.
precisa estar
Preparo para a Microfilmagem
Transformar uma massa documental que dispões de
diferentes espécies documentais, em uma sequência
microfilmável é a meta final desse preparo.
Cuidados para a Microfilmagem
• Garantir que a microfilmagem foi executada de acordo com
o Decreto no 1.799.
• Utilizar as instruções presente na Resolução nº10, D.O.U
22/12/1999.
Sob o amparo legal.
• Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968
• Decreto n° 1.799, de 30 de janeiro de 1996
Decreto no 1.799
- Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional,
autorizada pela Lei n° 5.433, abrange os documentos
oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer
suporte...
- Encontramos no Art. 7º, 8º e 9º atribuições que devem
estar presente no momento de abertura e encerramento da
microfilmagem.
Decreto no 1.799 Art. 7º
Na microfilmagem de documentos, cada série será
precedida de imagem de abertura, com os seguintes
elementos:
I - identificação do detentor dos documentos, a serem
microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de
documentos a serem microfilmados;
Decreto no 1.799 Art. 7º
VI - menção, quando for o caso, de que a série de
documentos a serem microfilmados é continuação da
série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da
unidade filmadora e do grau de redução;
Decreto no 1.799 Art. 7º
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for
o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem
microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
Decreto no 1.799 Art. 8º
No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida
a imagem de encerramento, imediatamente após o último
documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos
microfilmados;
II - informações complementares relativas ao inciso V
do artigo anterior;
III - termo de encerramento atestando a fiel
observância às disposições deste Decreto;
Decreto no 1.799 Art. 8º
IV - menção, quando for o caso, de que a série de
documentos microfilmados continua em microfilme
posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
Decreto no 1.799 Art. 9º
Os documentos da mesma série ou sequência,
eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou
aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por
falha de operação ou por problema técnico, serão
reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou
inserção no filme original.
Decreto no 1.799 Art. 9º
1° A microfilmagem destes documentos será precedida
de uma imagem de observação, com os seguintes
elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e
assinatura do responsável pela unidade, cartório ou
empresa executora da microfilmagem.
Decreto no 1.799 Art. 9º
2° É obrigatório fazer indexação remissiva para
recuperar as informações e assegurar a localização
dos
documentos.
3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de
qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa série de
documentos deverá ser repetida integralmente.
Resolução nº10, D.O.U 22/12/1999.
Art. 1º Adotar, no processo de microfilmagem
de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO 98
78/1990, anexo 1, e o roteiro de sinalétias, anexo 2.
Símbolos Utilizados – ISO 9878/1990
Anexo 01
Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:
Símbolos Utilizados – ISO 9878/1990
Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto
com os documentos, conforme a situação:
Símbolos Utilizados – ISO 9878/1990
Símbolos obrigatórios a serem microfilmados
com os documentos, conforme a situação:
junto
Símbolos Utilizados – ISO 9878/1990
Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os
rolos, caso a documentação tenha continuidade.
Símbolos Utilizados – ISO 9878/1990
Símbolos obrigatórios a serem microfilmados
com os documentos, conforme a situação:
junto
Símbolos Utilizados – ISO 9878/1990
Símbolos obrigatórios a serem microfilmados
com os documentos, conforme a situação:
junto
Símbolos Utilizados – ISO 9878/1990
Símbolos obrigatórios a serem microfilmados
com os documentos, conforme a situação:
junto
SÍMBOLOS UTILIZADOS – ISO 9878/1990
ANEXO 02
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Objetivos dos Símbolos
Oferecer informações adicionais de forma a proporcionar
maior qualidade informacional ao produto que está sendo
gerado, o rolo de microfilme e orientação para os leitores.
REFERÊNCIAS
https://www.editoraferreira.com.br/Medias/1/Media/Pro
fessores/ToqueDeMestre/WagnerRabello/Toq_02_Wagn
er_Rabello.pdf
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D
1799.htm
Indexacão de Microforma
CDD - 025.341794
CDU - 778.14:001.815
Doroty Francischelli Mattos
Bibliotecária CRB 8.a/808