FUNDAMENTOS BÁSICOS
EM
GERÊNCIA DE PROCESSOS
I
ABRIL 2014
GERÊNCIA DE PROCESSOS
 Método de trabalho cujo foco é deslocado
das tarefas individuais, para o fluxo de
trabalho como um todo. Da pessoa para o
método e das partes para o todo.
PESSOA
MÉTODO
PARTES
TODO
LINEAR
REDE
GERÊNCIA DE PROCESSOS
 Focaliza todas as etapas que constituem
a realização de um serviço ou a
produção de um bem.
 É uma metodologia dos Sistemas de
Gestão pela Qualidade Total.
PRESSUPOSTOS
Essa nova maneira de realizar um trabalho
implica em mudanças profundas:
 da visão sobre o trabalho;
 das atitudes;
 das formas de interação;
 dos valores e hábitos.
PRESSUPOSTOS
 Esse novo modo de realizar o trabalho
implica, necessariamente, na substituição do
individualismo pelo trabalho em equipe.
INDIVIDUALISMO
COOPERAÇÃO
ALICÉRCE
 A base da gerência de processos é o
conhecimento dos principais processos que
constituem a rede de trabalho desenvolvida
por uma organização, que agregado a um
sistema de TI, vai criar uma nova cultura de
trabalho.
FATORES IMPULSIONADORES
 Avanço da tecnologia, da ciência e do
conhecimento em geral;
 A sociedade denominada “do
conhecimento”, “da informação”;
 Características do mundo contemporâneo:
velocidade das mudanças, complexidade e
descontinuidade.
O QUE ESTÁ ACONTECENDO NO TJ/AL?
Para acompanhar as mudanças e continuar a
se desenvolver, o TJ/AL identificou a
necessidade de se profissionalizar:
* Capacitando seus servidores;
* Modernizando sua estrutura e seus
equipamentos;
* Revisando seus métodos de trabalho;
FATORES DE PRESSÃO
 Elevação do grau de exigência das pessoas;
 Fiscalização legal rigorosa;
 Exigências do CNJ;
 Imagem Institucional.
ÔNUS DO DESENVOLVIMENTO
 Exigência
de quebra de paradigmas e
conseqüente mudanças de atitudes;
 Quem não se adequar, por si só, passa a se
isolar (o sistema espontaneamente anula o
resistente);
 A mudança atinge a todos igualmente
(gestores, diretores, chefias e servidores).
 O insucesso afeta também a todos.
BÔNUS DO DESENVOLVIMENTO
A Instituição passa a produzir e se apropriar do
conhecimento;
 Eleva-se a auto-estima;
Aprende-se a trabalhar em equipe;
A organização ganha em profissionalismo,
velocidade e eficácia;
BÔNUS DO DESENVOLVIMENTO
Consequentemente, sua imagem torna-se
forte (referência);
 O compromisso é também com os
resultados e não apenas com as pessoas.
MAIOR GANHO
 No médio e longo prazo, havendo
persistência (constância de propósito),
surge uma nova cultura de trabalho. Novos
hábitos são incorporados às rotinas do diaa-dia, tornando-se naturais.
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
1- ESCOLHA DA ÁREA e DOS PARTICIPANTES
(Projeto Piloto)
 Objetivos: Definir uma área ou setor para dar início
ao processo.
 Ferramenta: discussão em grupo e consenso.
(costuma ser uma definição política/estratégica)
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
 2. CAPACITAÇÃO DE MULTIPLICADORES
 Objetivo: capacitar uma equipe inicial de pessoas
que possam replicar e disseminar o novo
conhecimento com os demais setores e pessoas da
instituição.
 Ferramentas: treinamento, aplicação e
assessoramento.
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
3. MAPEAMENTO DOS PROCESSOS
 Objetivo: conhecer todos os processos que
constituem a rede de trabalho do setor piloto. QUAIS
SÃO E QUANTOS SÃO.
 Ferramenta: trabalho em grupo para listar todos os
processos que constituem a rede de trabalho do setor
piloto.
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
4. ESCOLHA DOS PROCESSOS CRÍTICOS
 Objetivo: selecionar quais os processos mais críticos
para serem “enjaulados” ou controlados.
 Ferramentas: trabalho em grupo, tempestade de
idéias, consenso.
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
5. CONHECIMENTO DO PROCESSO
 Objetivo: conhecer, detalhadamente, como cada
processo crítico é feito pelos diversos setores/pessoas
por onde tramita.
 Ferramentas: planilha 3Q1POC (5W1H)
O QUE (what), QUEM (who), QUANDO (when),
POR QUE (why), ONDE (where), COMO (how).
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
6. DESENHO ou MODELAGEM DO PROCESSO E
VALIDAÇÃO
 Objetivo: permitir a visualização do caminho que o
processo segue em toda sua tramitação e confirmar
com os envolvidos se o fluxo está correto.
 Ferramenta: fluxograma e trabalho em equipe.
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
7. DOCUMENTAÇÃO

Objetivo: anotar os principais passos e elementos
vinculados ao processo, para facilitar sua consulta e
aplicação.

Ferramenta: escrever o POP (Procedimento
Operacional Padrão) e todos os formulários a ele
vinculados.
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
8. REGISTRO E CONTROLE
 Objetivo: criar um local real e virtual (escritório/
central / etc.) que armazene e garanta o padrão dos
processos modelados nos diversos setores, dando a
eles acessibilidade e viabilidade de rápida alteração,
sempre que necessário.
 Ferramenta: um sistema eletrônico de registro e
acesso (portal do servidor, work flow ou similar).
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
9. DISSEMINAÇÃO DO CONHECIMENTO e
CAPACITAÇÃO DOS USUÁRIOS
 Objetivo: sensibilizar e treinar todos os que vão, a
partir daí, utilizar os processos padronizados.
 Ferramenta: cartilhas, manuais e treinamento.
ETAPAS DE IMPLANTAÇÃO
10. INSTITUCIONALIZAÇÃO
 Objetivo: incorporar à cultura e às rotinas da
organização a nova forma de trabalho.
 Ferramenta: normatização, controle, avaliação e
correções necessárias e constantes.
INSTITUCIONALIZAÇÃO
Para Thomaz Wood Jr. (1999):
-”Dizer que um segmento da atividade humana foi
institucionalizado corresponde a afirmar que este
segmento foi submetido a controle social.”
INSTITUCIONALIZAÇÃO
 -”Uma das principais vantagens da
institucionalização é a de tornar a ação do outro
previsível, libertando o indivíduo de uma
considerável quantidade de tensão”.
INSTITUCIONALIZAÇÃO
 - “A partir do momento que a vida em grupo é
institucionalizada, define-se uma esfera de rotinas
supostamente naturais para todos os seus
membros.”