Aplicação da curva ABC para uma pequena empresa de serviços
Reginaldo Lima Cruz
Resumo
O Texto discute como a curva ABC pode ser empregada para estabelcer as priroridades de
gerencimaneto em um pequena empresa do setor de serviços. Essas prioridades envolvem a
seleção do ponto, valor reconhecido pelo cliente e o limite de capacidade para atender a
essas demandas.
Introdução
A administração de materiais é importante para o fluxo de estoques que, hoje, adotam
perspectivas estratégicas, por meio de estimativas que orientam a cadeia de negócios como um
todo. Sendo assim, a capacidade de antecipar e estimar a demanda permite orientar os gerentes
na identificação de prioridades, na correção de imperfeições e na adoção de um calendário
comum para as empresas envolvidas. A experiência tem comprovado que o fator abastecimento
(ou suprimento) constituiu-se em elemento de vital importância, capaz de determinar o sucesso
ou o insucesso de vários empreendimentos. Uma ferramenta para a gestão dos materiais é a
metodologia ABC — desenvolvida por Vilfredosociólogo e economista italiano no século XIX
hoje, essa metodologia define as prioridades a respeito dos materiais, vendedores e clientes.
Este trabalho aborda o emprego dessa metodologia em uma empresa de pequeno porte.
Demonstra também algumas particularidades de sua aplicação, em uma perspectiva exploratória,
por estudo de caso.
METODOLOGIA DE CÁLCULO DA CURVA ABC
A curva ABC é uma ferramenta utilizada para definir prioridades em situações nas quais
1
seja aplicável e necessário estabelecer níveis de importância entre itens (ou tarefas) que
apresentem maior relevância na execução, formando-se, assim, classes de uma curva. Depois de
ordenadas pela importância relativa, as classes de curva ABC podem ser definidas do seguinte
modo:
Classe A: grupo de itens mais importante, que devem ser tratados com atenção especial.
Os itens dessa classe implicam as primeiras decisões sobre os dados levantados e
correlacionados, em relação à sua importância monetária.
Classe B: grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C. Deverão ser
tratados logo após as medidas tomadas em relação aos itens da Classe A, sendo, portanto,
secundários também no aspecto monetário.
Classe C: grupo de itens menos importante, que exigem pouca atenção. Ainda que
volumosos (em quantidade), tais itens têm valor monetário reduzidíssimo, permitindo maior
disponibilidade de tempo para sua análise e tomada de ação. Deverão ser tratados somente após
os itens das classes A e B terem sido avaliados.
Os itens da classe A, embora representem apenas 5% dos itens em estoque, correspondem
a 75% do valor de todo o estoque. Os itens da classe B representam 25% dos itens em estoque,
porém apenas 20% do valor do estoque. Os itens da classe C, embora representem 70% em
estoque, correspondem a somente 5% do valor total do estoque.
Figura 4 – In: Viana, João José. Administração de Materiais. São Paulo: Atlas 2000,p. 65.
A interpretação objetiva do gráfico conduz ao seguinte resumo:
2
%
CLASSE
QUANTIDADE
DE
ITENS
% DE VALOR
A
5
75
B
20
20
C
75
5
Figura 5 – In: Viana, João José. Administração de Materiais. São Paulo: Atlas, 2000 p. 65.
Interpretando-se os resultados obtidos, pode-se afirmar que:
a) A classe A representa o grupo de maior valor de consumo e menor quantidade de itens,
bem como deve ser gerenciado com especial atenção;
b) A classe B representa o grupo intermediário, situado entre as classes A e B;
c) A classe C representa o grupo de menor valor de consumo e maior quantidade de itens;
portanto, financeiramente menos importante, o que justifica a menor atenção no gerenciamento
desse grupo.
PLANEJAMENTO
Para facilitar a montagem da curva ABC, utiliza-se um diagrama de bloco em que a
visualização de todos os aspectos considerados é possível, como segue:
Necessidade da Curva ABC
1
Discussão Preliminar
Definição de objetivos
Verificação de Técnicas para Análise
2
Tratamento de dados
Cálculo manual, mecanizado ou eletrônico.
Obtenção da Classificação A
3
Classe B e Classe C, sobre ordenação efetuada
Tabelas expositivas e traçado do gráfico ABC
4
Análise e Conclusões
5
Providências e decisões
Figura 6 - Baseada em: Dias, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: uma abordagem logística, ED. Atlas,
3
2010..
Estudo de Caso
A literatura sobre gestão de materiais, com enfoque na gestão de estoques, está voltada
para o chão da fábrica. O estudo de caso a seguir pretende mostrar que a metodologia de curva
ABC se aplica também aos serviços, tratando-se de uma ferramenta com ampla aplicabilidade,
auxiliando o administrador a tomar decisões, assim como ocorre com a curva XYZ. Com base
em dados da empresa C. S. Adventure Informática e Serviços Ltda., será realizada a
classificação de seus materiais; depois, serão elaboradas tabelas, necessárias para a montagem da
curva ABC, determinando-se, na sequência, as prioridades para a realização da atividade
profissional. Posteriormente, a curva XYZ será utilizada na análise daqueles itens que são
insubstituíveis.
O termo LAN surgiu das letras iniciais de "Local Area Network", que quer dizer "rede
local", referindo-se, assim, a uma loja ou local de entretenimento, com diversos computadores de
última geração, conectados em rede, de modo a permitir a interação de dezenas de jogadores.
LAN house é um estabelecimento comercial onde, à semelhança de um cyber café, as pessoas
pagam para utilizar um computador com acesso à Internet e a uma rede local, com a finalidade
de acessar informação pela rede ou mesmo de entretenimento, inclusive por jogos em rede ou
online.
No Brasil, o conceito inicial de LAN houses, trazido pela Monkey Paulista, foi baseado
no modelo de negócio utilizado em LANs sul-coreanas. A LAN house da Monkey Paulista foi
a primeira a existir no Brasil. Inaugurada em São Paulo, iniciou suas atividades em 1998,
encerrando-as em 20101. Exatamente uma semana depois, a empresa The @ Game Lan House
foi aberta, sendo hoje a mais antiga LAN house ainda em atividade no Brasil.
Histórico da Empresa
Em meados de 2003, na região do Autódromo de Interlagos, em São Paulo, três irmãos
tiveram a ideia de abrir um negócio em sociedade e explorar um mercado cheio de oportunidades
1
Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/LAN_house#cite_note-1, Acesso em:25/07/2010 .
4
no país: o de LAN Houses. O primeiro, o mais velho, casado, pai de uma filha,
microempresário, proprietário de uma loja de peças e acessórios para motocicletas, situada na
região do Grajaú, também em São Paulo. O segundo, casado, pai de uma filha, formado em
Ciências Contábeis e cursando Administração de Empresas, trabalhando em escritório de
Contabilidade, na região de Congonhas, São Paulo. O terceiro, mais jovem, estudante de
Educação Física e instrutor de treinamento em uma academia de ginástica, na área do Ibirapuera,
em São Paulo.
Além dessa breve descrição, cada um deles apresenta um perfil diferente. O mais velho, o
sobrevivente, adepto do lema “em time que está ganhando, não se mexe”; o contador, com um
perfil autossuficiente; e o instrutor de academia, com um perfil de sonhador.
Era uma novidade: um estabelecimento comercial, com computadores ligados em rede,
fornecendo acesso à Internet, a todo tipo de público, e com jogos disputados em rede. A Internet
era conhecida por muitos, mas ainda não se tinha acesso fácil a ela, em função dos altos custos.
No início, a conexão utilizava uma linha de telefone fixo, que era ocupada pelo período em que
se estivesse conectado à rede, aumentando consideravelmente o custo da conta telefônica. O
acesso era lento, por ser uma conexão discada. Em um segundo momento, chegou ao país a
conexão de banda larga, o que tornou o acesso à Internet mais rápido, liberou a linha de telefone
fixo para as chamadas habituais, e baixou os custos, otimizando o produto.
Os três sócios procuraram um ponto comercial na região de Interlagos (SP), para ficarem
próximos de suas respectivas residências. Eles acreditavam que seria mais fácil a gestão do
negócio se ele fosse mais perto de casa, uma vez que os três tinham outras atividades
profissionais.
O irmão mais velho foi incumbido de montar a estrutura do negócio, a compra e a
montagem dos equipamentos. O contador cuidou das questões burocráticas, do contrato social,
da abertura da empresa e do contrato de locação do imóvel. O instrutor de academia ficou
responsável por selecionar e contratar as pessoas que trabalhariam nesse novo empreendimento.
Após o cumprimento dessas etapas, chegou o dia da inauguração da loja, cujo nome
fantasia adotado foi Adventure Lan House, sendo oficialmente registrada como C. S.
Adventure Informática Ltda.
A Adventure Lan House iniciou suas atividades no mês de setembro de 2003, com
dezessete máquinas e um servidor, além de quatro funcionários, dois por turno (um operando o
caixa, e outro auxiliando os clientes que não tinham intimidade com os computadores,
principalmente com a Internet).
5
O negócio superou as expectativas e o retorno financeiro não demorou. Em
aproximadamente cinco meses, o capital investido já havia retornado aos sócios, o que lhes
despertou a vontade de expandir o negócio. Até porque o fluxo de clientes era maior do que a
capacidade de atendimento da loja naquele momento.
Firmaram um novo contrato de locação com o proprietário do imóvel, em que estava
prevista a ampliação do espaço físico, pela utilização de uma área vizinha, ainda não construída.
Isso melhorou o layout da loja. Mais máquinas foram adquiridas, totalizando vinte e seis, que
funcionavam com dois servidores. Essa reestruturação aproximou a oferta da prestação de
serviço e a demanda existente.
Não demorou, e os sócios decidiram abrir uma nova loja, agora para atender aos
consumidores de um bairro vizinho, sempre mantendo o pensamento que, quanto mais perto,
melhor a gestão.
A primeira loja estava indo muito bem, tinha uma carteira de clientes fiéis, e acabou por
se transformar num um ponto de encontro dos jovens da região. Dava ótimo retorno financeiro,
muito lucrativa, sendo desse lucro que, em meados de 2006, a segunda loja foi inaugurada, com
a mesma razão social, mas com o nome fantasia Virtual World. Com uma capacidade de
atendimento maior do que a da matriz, a filial foi um sucesso logo nos primeiros meses.
Após o período de sucesso, o perfil dos clientes da C. S. Adventure Informática Ltda.
foi mudando. Os jogos, que eram muito procurados pelos jovens, perderam espaço para o acesso
à Internet. No início, o que representava, aproximadamente, 60% de jogos e 40% de Internet,
passou a ser 90% de Internet e apenas 10% de jogos. Essa mudança foi fatal para o desempenho
do negócio, pois a estrutura montada não previa essa vertente mercadológica. Tudo fora
planejado para atender às condições do cenário inicial. O aparecimento de problemas foi
inevitável.
A ausência de um plano tático, com ações estratégicas para se adaptar às novas
características e à demanda dos clientes, ocasionou uma perda de mercado, porque os
concorrentes que vieram já surgiam nesse novo cenário e conseguiam atender as expectativas dos
clientes. Enquanto isso, a Adventure, que sempre foi referência de mercado na sua região,
perdeu espaço no mercado (market share) Os sócios, com negócios paralelos, não se atentavam
para a gestão de estoques na loja. Mesmo sendo uma prestadora de serviços, a administração dos
materiais deve ser eficiente e, no caso da Adventure, a mudança do perfil dos clientes exigia
isso. Porém, os irmãos não tiveram essa visão empresarial. A falta de gestão competente nesse
setor culminou no fechamento de uma das lojas da Adventure, em junho de 2009.
6
Poderiam ser apontados muitos aspectos que contribuíram para o fechamento, mas os
principais foram o equívoco na definição sobre a capacidade de atendimento e a falta de gestão
de materiais: os clientes passaram a ser mais exigentes, desenvolvendo o hábito de consumir
outros produtos, como refrigerantes, energéticos, salgadinhos, além de solicitarem a impressão
de documentos, a rapidez na reposição de peças das máquinas e, claro, o acesso contínuo à
Internet.
A gestão do estoque de materiais era mal administrada, de forma que não obedecia a uma
ordem para a regularidade dos pedidos, o que acarretou a diminuição da capacidade de
atendimento da Adventure. Tornou-se situação constante os clientes saírem da loja sem ter suas
necessidades atendidas, naquele momento, por falta de determinado material ou produto que, às
vezes, demorava até cinco dias para ser reabastecido.
Essa displicência foi minando a carteira de clientes, que iam pela primeira ou segunda
vez à loja, mas não retornavam uma terceira, por não terem sido atendidos nas vezes anteriores.
A outra loja, a Virtual World está se encaminhando para o mesmo final, mas para evitar
que tenha o mesmo desfecho, aos seus proprietários será proposta uma solução que prevê a
utilização de uma ferramenta da administração de materiais.
Solução proposta pela Curva ABC e pela determinação da capacidade de atendimento
Garantir o abastecimento constante dos produtos é algo fundamental para as empresas.
Organizar e separar o que é essencial do que é secundário possibilita tratamento diferenciado
para cada item. A curva ABC é uma ferramenta utilizada para definir prioridades em situações
nas quais seja aplicável e necessário o estabelecimento de níveis de importância, ou seja,
constatar que um item ou uma tarefa apresenta maior relevância na ordem de execução do que
outra.
Para a montagem da curva ABC da Adventure, a uniformidade dos dados coletados é
primordial para consciência das conclusões. A definição das classes A, B e C obedece a critérios
de bom senso dos controles a serem estabelecidos: de maneira genérica, a classe A corresponde a
20%, a classe B a 30%, e a classe C a 50%. Claro que não são números exatos, pois vão
depender ou variar, conforme as diferentes necessidades de tratamentos administrativos a serem
aplicados.
7
Nesta primeira tabela, são ordenados os materiais utilizados pela Adventure, no período
de um mês, por fornecedor2, consumo, preço unitário e valor total do consumo. Na última coluna
(valor de consumo mensal em R$), é feita a multiplicação do preço unitário de cada material pelo
número de vezes em que é utilizado pela Adventure.
TABELA MESTRA DOS MATERIAIS
FORNEC
EDOR
PRE
MATERIAL ÇO
VALOR DE
CONSUMO
UNIT
ARIO
MENSAL EM
UNIDADES
CONSUMO
MENSALL EM
UNIDADES
400.0
Telefônica
Banda Larga 0
1
400.00
Elma chps
Salgadinhos
0.90
30
27.00
0.30
80
24.00
Desinfetante
2.00
6
12.00
Chocolate
0.90
30
27.00
Açaí
10.00
3
30.00
Refrigerante
1.00
30
30.00
0.50
50
25.00
15.00
6
90.00
1
100.00
50.00
1
50.00
1.99
8
15.92
1.00
20
20.00
Papel
Manutan
Higiênico
F. N.
Limpeza
Sagat
Doces
Rei do
Açaí
Adega
Grajaú
Casa do
Mínimo
Água
Mineral
Japa
Papeis
Papel A4
100.0
Infor Jet
Tonner
0
A3
Informática
F. N.
Limpeza
A3
Informática
Jogos
Limpeza
multiuso
Mídias CDR
e DVDR
2
O dado fornecedor está sendo relacionado para uma melhor tomada de decisão, posto que o
conhecimento do perfil do parceiro comercial é muito importante na hora de uma negociação.
8
Japa
Papeis
Caneta
0.35
30
10.50
Depois de dispor os materiais utilizados pela Adventure na primeira tabela, relacionando
fornecedor, valor unitário, quantidade e valor de consumo mensal, é a hora de ordenar os
materiais de acordo com o grau, identificado pelo valor monetário, do maior para o menor. A
partir dessa ordenação, identifica-se o valor de consumo acumulado, que é encontrado pela soma
do valor de consumo da linha anterior, item por item.
Posteriormente, pela fórmula
.
VCA_ = _X_
TA
, em que VCA é o valor de
100
consumo acumulado, TA é o valor total do consumo acumulado, e X é o valor % a ser
calculado para cada material.
Na ultima coluna, a porcentagem encontrada sobre os valores dos materiais são somadas,
uma a uma, sempre fazendo a soma linha por linha, até se chegar a 100%.
TABELA DA DETERMINAÇÃO DO GRAU
G
CON
RAU
MATERIAL SUMO
CONSUMO
ACULULADO
VALOR
CONSUMO
DO
VALOR
DO
CONSUMO
ACUMULADO
400.0
1
Banda Larga 0
400.00
46,43%
46,43%
500.00
11.60%
58,03%
100.0
2
Tonner
0
3
Papel A4
90.00
590.00
10,44%
68,47%
4
Jogos
50.00
640.00
5.80%
74,27%
5
Refrigerante
30.00
670.00
3,48%
77,75%
6
Salgadinhos
30.00
700.00
3,48%
81,23%
7
Chocolate
27.00
727.00
3,13%
84,36%
27.00
754.00
3,13%
87,49%
25.00
779.00
2.90%
90,39%
24.00
803.00
2,78%
93,17%
Mídias CDR
8 e DVDR
0
9
Açaí
1
Água
Mineral
9
1
Limpeza
multiuso
1
20.00
823.00
2,32%
95,49%
15.92
838.92
1,84%
97,33%
12.00
850,92
1,39%
98,73%
10.50
861,42
1.21%
100%
1
2
Desinfetante
1
Papel
Higiênico
3
1
Caneta
4
Determinar as classes é o próximo passo. A maioria dos autores e consultores dizem que,
para a determinação das classes na curva ABC, deve-se adotar o seguinte critério: A = 20%; B =
30% e C = 50% dos itens. Mas isso são valores aproximados; não são, necessariamente, esses, tal
como demonstra a seguinte tabela de definição das classes:
TABELA DE DETERMINAÇÃO DAS CLASSES A, B, C
MATERI
AL
CUSTO
UNIDAES
CON
SUMO DE
VALOR
MÊS EM R$
MAT
R$
ERIAIS
PORCENTAGEM E
ACU
OTAL
Banda
Larga
SOBR
MULADO
ACU
TOTAL
MULADO
4
400.00
1
00.00
46,43
400.00
46,43%
%
58,03
Tonner
100.00
1
00.00
500.00
11.60%
%
68,47
Papel A4
15.00
6
0.00
590.00
10,44%
%
74,27
Jogos
50.00
1
0.00
640.00
5.80%
%
Refrigeran
te
77,75
1.00
30
0.00
670.00
3,48%
%
81,23
Açaí
10.00
3
0.00
700.00
3,48%
%
2
Chocolate
0.90
30
7.00
Salgadinh
os
727.00
3,13%
%
2
0.90
30
7.00
Água
Mineral
84,36
87,49
754.00
3,13%
%
2
0.50
50
5.00
90,39
779.00
2.90%
%
10
Papel
2
Higiênico
0.30
80
4.00
Mídias
93,17
803.00
2,78%
%
2
CDR e DVDR
1.00
20
0.00
95,49
823.00
2,32%
%
Limpeza
multiuso
97,33
1.99
8
5.92
838.92
1,84%
%
Desinfetan
te
Caneta
98,73
2.00
6
2.00
850,92
1,39%
0.35
30
0.50
861,42
1.21%
%
100%
Essa tabela estabelece as classes fundamentais para a montagem do gráfico abaixo:
Através da figura abaixo pode determinar as porcentagens em relação a quantidade com a
leitura do eixo das abscissas e com relação ao valor com a leitura do eixo das ordenadas com isso
chega –se a o seguinte resultado demonstrado na figura abaixo:
CLASSE A = 2,70 dos materiais correspondendo a 68,47% do valor total
CLASSE B =31,75 dos materiais correspondendo a 19,02 % do valor total
CASSE C = 65,54 dos materiais correspondendo a 12,51 % do valor total
Depois de passar por todas as etapas do método de calculo e pela montagem da curva
ABC, são constatados os seguintes resultados:
1.
Os itens banda larga, tonner e papel A4 são pertencentes à classe A. Como já
prevê o conceito da curva ABC, eles existem em menor quantidade de itens, porem são os
materiais de maior valor e, por isso, merecem a atenção prioritária da administração de materiais.
2.
Os itens jogos, açaí, refrigerante, salgados e chocolate, compõem a classe B.
11
Estando em uma situação intermediária, também merecem atenção da administração de
materiais, porém não tanto como os itens da classe A, que representam maior peso financeiro.
3.
Os itens água mineral, papel higiênico, mídias CDR e DVDR, limpeza multiuso,
desinfetante e caneta correspondem à classe C, representando maior quantidade de itens, porém
de menor valor em relação às classes A e B, mas, nem por isso, deixando de merecer igual
atenção dos administradores de materiais.
Conclusão
A gestão dos materiais pela C.S. Adventure Informática Ltda, utilizando as
ferramentas da curva ABC, conseguiu determinar as suas prioridades, estabelecendo os itens que
representavam maior valor monetário, mesmo sendo em menor quantidade do que os demais
componentes, bem como conseguiu reconhecer a igualdade da atenção a ser dispensada pelo
gestor em todas as aquisições.
A determinação dos diversos níveis de capacidade também contribui para que os sócios
possam projetar as demandas e as expectativas dos clientes, posto que o planejamento da
capacidade facilita a percepção do posicionamento da marca no mercado, aferindo-se tanto a
capacidade de atendimento quanto os riscos e os lucros que os sócios estão dispostos a suportar,
tendo em vista o porte da empresa que querem: se vai ser a empresa do segmento na sua região
que vai trabalhar com uma margem maior de lucro, majorando um pouco os preços, porém
oferecendo sempre seus serviços de maneira rápida e eficiente, praticando uma gestão de estoque
com uma boa margem de segurança e programação de pedidos, além de procurar estabelecer
uma relação de parcerias com os seus fornecedores; ou, se vai trabalhar sem estoques e vai
assumir mais riscos quanto ao não atendimento da demanda por falta de material, tornando-se
uma empresa comum no segmento e com forte tendência ao fechamento, o que é fato corrente
nas empresas neste segmento de mercado e na região onde ela está localizada. Com a curva
XYZ, os sócios têm conhecimentos sobre o essencial: os materiais críticos que nunca devem
faltar na empresa, porque a sua ausência resulta no travamento das atividades comerciais da C.S.
Adventure Informática Ltda.
Bibliografia
12
VIANA, João José. Administração de materiais. São Paulo: Atlas, 2000.
DIAS, Marcos Aurélio P. Administração de materiais: uma abordagem logística.
São
Paulo: Atlas, 2010, 5ª, edição.
13