REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Manual de
Procedimentos
ADE 2015, Ensino Primário
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Programa
Apoio Directo às Escolas
2015
Manual de Procedimentos
Ensino Primário
== Dezembro de 2014 ==
Ficha Técnica:
© 2014 Ministério da Educação, Moçambique
Título:
Texto:
Redacção:
Manual de Procedimentos
Programa de Apoio Directo às Escolas (ADE), 2015
Ensino Primário
Ministério da Educação
Ministério da Educação
Para esclarecimento de dúvidas resultantes da interpretação do presente manual e outros
aspectos inerentes ao programa, os intervenientes do processo educativo podem entrar em
contacto com as DPECs ou o MINED através do seguinte endereço:
Ministério da Educação
Programa de Apoio Directo às Escolas
Av. 24 de Julho, nº 167
Caixa Postal nº 34, Maputo, Moçambique.
Telefone:
21 480 700 / 21 491 314
Fax:
21 492 196 / 21 490 979 / 21 492 973
Email:
[email protected]
Website:
www.mined.gov.mz/PROGS/ADE
Tolerância Zero à Corrupção!
Alunos, Pais e Encarregados de Educação, Professores, Gestores
e todos os interessados numa educação justa e de qualidade:
Denuncie as irregularidades,
Garantimos confidencialidade.
Contactos:
Linha Verde (Gratuita): 800 480 700
Telefones: 21 480 700 / 21 490 268
Fax: 21 492 196 / 21 490 979
Cell: 82 305 5714
Email: [email protected]
Contactos das Inspecções Provinciais de Educação e Cultura:
Niassa
Cabo Delgado
Nampula
Zambézia
Tete
Manica
Sofala
Inhambane
Gaza
Maputo Província
Maputo Cidade
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
27 121 192
27 221 254 / 27 228 009
26 217 389
24 216 357
25 223 759
25 124 692
23 320 235
29 330 328
28 222 718
21 724 380
21 311 639 / 21 328 887
i
Índice
Introdução ........................................................................................................................ 1
1 Os objectivos do programa ADE.................................................................................... 3
1.1 Historial do programa .................................................................................................. 3
1.2 Tipo da despesa (o que se pode comprar) ................................................................... 3
1.2.1 Lista de materiais e serviços elegíveis ............................................................. 3
1.2.2 Aquisição ao critério das escolas (não mais do que 20%) ............................... 4
1.2.3 Despesas não elegíveis..................................................................................... 4
1.3 Aplicação dos fundos (o que será comprado) .............................................................. 4
1.4 Componente de protecção social................................................................................. 5
1.4.1 Despesas elegíveis para alunos vulneráveis .................................................... 5
1.4.2 Financiamento adicional para as escolas localizadas nos distritos com
elevadas taxas de prevalência de HIV e SIDA e de insegurança
alimentar .......................................................................................................... 5
2 Transferência dos fundos para as escolas ..................................................................... 9
2.1 Documentos de apoio .................................................................................................. 9
2.2 Alocação dos fundos para cada instituição envolvida ................................................. 9
2.3 Divulgação da informação .......................................................................................... 10
2.4 Entrega dos fundos às instituições (os desembolsos) ................................................ 10
2.4.1 Alguns aspectos que deverão ser observados na disponibilização de
fundos às escolas ........................................................................................... 11
2.5 Fundos não utilizados ................................................................................................. 12
3 Execução do programa ao nível da escola ................................................................... 13
3.1 Divulgação da informação .......................................................................................... 13
3.2 Comissões de gestão do ADE ..................................................................................... 13
3.3 As regras de aquisição ................................................................................................ 14
3.4 Pagamento criterioso das despesas ........................................................................... 14
3.5 Fixação do valor de transporte................................................................................... 15
3.6 Entrega dos materiais................................................................................................. 15
4 Instrumentos de gestão e controlo ............................................................................. 17
4.1 Mapas de entrega de valores (Mapas 1a, 1b e 2) ...................................................... 17
4.1.1 Mapa de entrega de valores às escolas (Mapa 1a) ........................................ 17
4.1.2 Mapa de descrição dos materiais e serviços elegíveis (Mapa 2) ................... 17
4.1.3 Mapa de entrega de valores aos Coordenadores das ZIPs (Mapa 1b) .......... 18
4.2 Mapas de prestação de contas (Mapas 3a, 3b, 3c, 3d, 3e, 4 e 5) .............................. 18
4.2.1 Ao nível da escola (Mapas 3a, 3b, 4 e 5) ........................................................ 18
4.2.2 Ao nível da ZIP (Mapa 3c)............................................................................... 19
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
i
4.2.3 Ao nível do SDEJT (Mapas 3d e 3e) ................................................................19
5 Prestação de contas dos fundos do programa ADE ..................................................... 21
5.1 Escolas .........................................................................................................................21
5.2 Os Coordenadores das ZIPs ........................................................................................22
5.3 Serviço Distrital de Educação, Juventude e Tecnologia (SDEJT) .................................22
5.4 Direcção Provincial de Educação e Cultura ................................................................23
6 Os papéis dos vários actores na gestão do ADE ........................................................... 25
6.1 Ministério da Educação (MINED) ................................................................................25
6.2 Direcções Provinciais de Educação e Cultura (DPECs) ................................................25
6.3 Serviços Distritais de Educação, Juventude e Tecnologia (SDEJTs) ............................25
6.3.1 Responsabilidades ..........................................................................................25
6.3.2 Existência do ponto focal distrital ..................................................................26
6.4 Zonas de Influência Pedagógica (ZIPs) ........................................................................26
6.5 Escolas .........................................................................................................................26
6.5.1 O papel do Conselho da Escola.......................................................................27
6.5.2 Comunidade ...................................................................................................27
Anexos ............................................................................................................................ 29
Mapa 1.a: Entrega de Valores às Escolas (Primeira Tranche)
Mapa 1.b: Entrega de Valores aos Coordenadores das ZIPs (Tranche Única)
Mapa 2: Descrição dos materiais e serviços elegíveis
Mapa 3.a: Registo dos materiais e serviços adquiridos e respectivo valor
Mapa 3.b: Registo das despesas ao critério das escolas (20%)
Mapa 3.c: Registo das despesas realizadas pelo Coordenador da ZIP
Mapa 3.d: Registo das despesas realizadas pelo SDEJT
Mapa 3.e: Registo dos valores devolvidos ao orçamento
Mapa 4: Lista comprovativa da distribuição de material aos alunos
Mapa 5: Mapa de controlo de stocks
ii
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Introdução
A educação é um direito humano e indispensável para o desenvolvimento do País e o combate à pobreza. A missão do Ministério da Educação (MINED) é a criação de um Sistema
Educativo justo, inclusivo, eficaz e eficiente, onde os alunos obtenham as competências fundamentais para o seu futuro desenvolvimento.
Foram registados grandes progressos: existem escolas em todos os pontos do País e, cada
ano, a quase totalidade das crianças entre os 6 e 12 anos matricula-se nas escolas. O grande
desafio de todos nós, políticos, administradores, educadores, pais e alunos, é assegurar que
as crianças não só ingressem na escola mas que também a frequentem todos os dias e
aprendam as competências cruciais de leitura, escrita e cálculo.
Para criar nas escolas as condições necessárias para um ambiente escolar propício para a
aprendizagem são disponibilizados, anualmente, professores, livros e recursos financeiros.
Através do Programa Apoio Directo às Escolas (ADE) são canalisados recursos financeiros
adicionais às escolas.
O primeiro objectivo do ADE é melhorar as condições de ensino e aprendizagem através da
disponibilização de fundos às escolas para a aquisição de materiais e serviços diversos com
enfoque no material didáctico para o aluno e para a escola. O segundo objectivo do ADE é
reforçar a gestão escolar através de um maior envolvimento da comunidade e dos Conselhos
de Escola na aplicação dos recursos da escola.
O ADE tem ainda por objectivo contribuir para a retenção dos alunos através do apoio aos
alunos mais carentes (material escolar, pastas, fardamento, etc.).
Os fundos do ADE abrangem todas as escolas primárias públicas e estão inscritos no orçamento do Serviço Distrital de Educação, Juventude e Tecnologia (SDEJT) ou da Direcção Provincial de Educação e Cultura (DPEC) para o caso das escolas das cidades capitais de província. Os fundos deverão ser movimentados do orçamento para a conta bancária do SDEJT e,
subsequentemente, canalizados às escolas e aos Coordenadores das Zonas de Influência
Pedagógica (ZIPs).
O valor para cada escola é determinado pelo número de alunos e de turmas existentes de
acordo com a informação estatística mais recente (2014). As escolas localizadas em distritos
com alta prevalência de HIV e SIDA e de alta insegurança alimentar recebem um valor adicional por aluno.
A utilização dos fundos e a prestação das contas é primeira responsabilidade do Director da
Escola. O Conselho de Escola, sendo um órgão importante para o correcto funcionamento da
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
1
escola, deve verificar e aprovar a lista de materiais e serviços a adquirir assim como os processos de prestação de contas, ou seja, a despesa.
As DPECs, os SDEJTs e os Coordenadores das ZIPs têm um papel importante no acompanhamento e monitoria do programa. Para facilitar este trabalho, cada Coordenador de ZIP e
SDEJT recebe um montante por escola na sua área respectiva.
Existem dois documentos orientadores para este Programa:
 O Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola, por província, onde são
listadas todas as instituições que beneficiam do programa e os respectivos valores
atribuídos;
 Este Manual de Procedimentos que apresenta os mecanismos e procedimentos sobre
a divulgação, aplicação, gestão e prestação de contas dos fundos alocados a cada instituição participante: Escolas, ZIPs, SDEJTs e DPECs.
Para o alcance dos objectivos pelos quais foi criado o programa, é importante que os gestores aos vários níveis (MINED, DPECs, SDEJTs, ZIPs e Escolas), e outros intervenientes no processo educativo sejam vigilantes e garantam a transparência na execução deste fundo.
Deste modo impõe-se a observância integral dos procedimentos contidos neste Manual de
Procedimentos como forma de evitar eventuais constrangimentos susceptíveis de comprometer o programa.
2
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
1 Os objectivos do programa ADE
1.1 Historial do programa
O programa ADE foi introduzido em 2003, com o objectivo principal de colocar fundos directamente nas escolas primárias do 1º grau (EP1) para a aquisição de materiais básicos de
apoio ao processo de ensino-aprendizagem, tais como lápis, esferográficas, cadernos, material de leitura complementar, etc..
Em 2004/2005, foi introduzido a componente de saúde escolar e HIV e SIDA e o projecto de
apoio às Crianças Órfãs e Vulneráveis com a perspectiva de evitar a exclusão dos alunos mais
vulneráveis em alguns distritos seleccionados.
O ADE foi a primeira experiência de descentralização de fundos e da sua gestão através dos
Conselhos de Escola, como responsável, a par do Director da Escola, pela boa aplicação e
utilização dos fundos.
Hoje em dia, o programa abrange todas as escolas primárias públicas (EP1, EP2 e EPCs), e a
lista de material elegível inclui materiais de apoio ao processo de ensino-aprendizagem, materiais de registo académico e administrativo, materiais para desporto escolar, apoio social
aos alunos desfavorecidos, material de higiene e limpeza e materiais para a manutenção da
escola em geral.
1.2 Tipo da despesa (o que se pode comprar)
Os fundos colocados nas escolas através do ADE têm como objectivo principal contribuir
para um ambiente seguro e saudável nas escolas, em que os alunos e professore têm vontade e oportunidade de aprender e ensinar.
Os fundos continuarão a ser usados recorrendo-se a duas modalidades, como sejam:
 Aquisição baseada na lista de material e serviços elegíveis (80% ou mais do valor total
alocado à escola);
 Aquisição ao critério das escolas (não mais do que 20% do valor total alocado à escola).
1.2.1 Lista de materiais e serviços elegíveis
O material da lista pré-definida (veja Tabela 1) enquadra-se nas seguintes categorias:
 Material escolar para os alunos;
 Material didáctico para a sala de aula;
 Material de registo académico e administrativo, incluindo a despesa com a realização
dos exames;
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
3







Material desportivo;
Material para a produção escolar;
Materiais de higiene e limpeza;
Materiais para pequenos reparos;
Mobiliário e equipamento;
Material de apoio social;
Serviços de Assistência Técnica e de Manutenção.
Em conformidade com o objectivo principal do ADE, o enfoque da lista é no material escolar
(material para os alunos, didáctico e de registo académico), incluindo materiais para desporto escolar e produção escolar.
Ao mesmo tempo, há outros aspectos que influenciam a aprendizagem na sala de aula como
por exemplo as condições físicas da escola. Para que os alunos possam aprender, um ambiente saudável e seguro é crucial. Neste contexto são igualmente listados materiais para manutenção, higiene e limpeza da escola.
1.2.2 Aquisição ao critério das escolas (não mais do que 20%)
Além da aquisição dos materiais da lista, as escolas podem utilizar até 20% do valor total
alocado à escola para o pagamento de despesas de forma livre. O objectivo desta modalidade é de permitir a inclusão de algumas necessidades não cobertas na lista de material elegível desde que tragam uma mais-valia para as instituições.
NB: Os valores disponibilizados pelo ADE não são suficientes para assegurar grandes investimentos, como por exemplo, para que as escolas tenham água potável. Mas, podem garantir o pagamento de pequenas despesas relacionadas com alguns materiais afins.
1.2.3 Despesas não elegíveis
É proibido usar os fundos do ADE para financiar as seguintes despesas:
 Despesas com pessoal;
 Encargos sociais, festividades e comemorações (escolares);
 Despesa de funcionamento (luz, telefone, aluguer de viaturas, taxas de qualquer natureza, combustíveis, materiais para a manutenção de veículos e transportes).
1.3 Aplicação dos fundos (o que será comprado)
As necessidades das escolas vão muito para além do que os fundos disponibilizados permitem realizar. Assim, é importante um processo transparente e participativo para definir o
que é mais importante e assegurar que as compras respondem a estas prioridades.
4
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Idealmente, o ponto de partida deve ser o plano de desenvolvimento da escola que define as
prioridades para os próximos anos. Na base desse plano, a escola deve elaborar um plano de
aquisições (uma lista de compras) que define as necessidades para o ano em curso para garantir a sua operacionalização.
Para assegurar a transparência e participação no processo, o plano de aquisições deve ser
apresentado e aprovado pelo Conselho da Escola.
1.4 Componente de protecção social
A pobreza tem sido uma das causas principais para a não participação ou retenção dos alunos nas escolas.
Assim, foi introduzido, a partir de 2011, um financiamento adicional para as escolas em alguns distritos do país com o objectivo principal de assegurar a participação dos alunos mais
vulneráveis na escola. As escolas, com este financiamento adicional, podem comprar mais
materiais para benefício dos alunos mais carentes, aliviando deste modo os pais ou encarregados de educação com a despesa indirecta da educação do seu filho, pelo menos parcialmente.
É importante referir que todas as escolas, e não só as escolas que recebem financiamento
adicional, podem usar os fundos do ADE para dar apoio social às crianças mais vulneráveis.
1.4.1 Despesas elegíveis para alunos vulneráveis
No contexto da componente de protecção social às crianças mais vulneráveis são autorizadas as seguintes despesa em benefício dos alunos mais carentes:
 Kit de material escolar (conjunto de materiais essenciais que o aluno deve ter, nomeadamente cadernos, lápis, lápis de cor, borracha, afiador, esferográfica, régua, esquadros, transferidor, etc., variando de acordo com a classe frequentada pelo aluno);
 Pasta escolar;
 Rede mosquiteira;
 Cantil e galão de água (20L);
 Calçado (sapatos ou sapatilhas);
 Uniforme escolar/roupa;
 Kit de higiene individual (pasta e escova de dentes, pente, sabão e pensos higiénicos).
1.4.2 Financiamento adicional para as escolas localizadas nos distritos com
elevadas taxas de prevalência de HIV e SIDA e de insegurança alimentar
Ainda, no contexto da componente de protecção social, alguns distritos que apresentam um
elevado índice de prevalência do HIV e SIDA e de alta insegurança alimentar, beneficiam de
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
5
financiamento adicional. Para as escolas localizadas nestes distritos, a alocação por aluno é
mais alta do que nas restante escolas.
Quadro 1: Distritos que recebem um valor adicional na base dos critérios de alta prevalência
de HIV e Sida e de alta insegurança alimentar
Província
Niassa
Cabo Delgado
Nampula
Zambézia
Tete
Manica
Sofala
Inhambane
Gaza
Maputo
6
Distritos
Cuamba, Mecula e Nipepe.
Ibo, Mocímboa da Praia e Palma.
Nacarôa, Malema e Memba.
Chinde, Lugela, Mopeia e Inhassunge.
Angónia, Cahora Bassa, Mágoé, Mutarara e Changara.
Guro, Tambara e Machaze.
Búzi, Caia, Chemba e Machanga.
Govuro, Mabote, Homoíne, Jangamo, Massinga, Funhalouro e Panda.
Guijá, Chibuto, Chicualacuala, Chókwe, Massingir, Chigubo, Mabalane e
Massangena.
Magude, Matutuíne e Moamba.
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Tabela 1: Lista de materiais e serviços elegíveis para aquisição
Material de registro
académico e administrativo
Lápis (de cor)
Papel de fotocópia
Borrachas
Papel químico
Afiadores
Pastas de arquivo
Esferográficas
Furadores
Réguas
Agrafadores
Cadernos (de exercício)
Agrafos
Sebentas
Fita-cola
Papel de lustro e vegetal
Carimbos
Cartolinas
Correctores
Tesouras
Livros de turma, de ponto
Cola / bostick
Processo do aluno
Tinha da china, aguarelas, guaches, Caderneta do aluno
pincéis
Caderneta de desempenho
Giz, apagadores, quadro preto
pedagógico
Livros de notas do
Regras, esquadros, transferidores e
professor
compassos para o quadro preto
Livro de matrícula
Despesa com a realização
Sólidos geométricos (caixa métrica)
dos exames
Gramáticas
Material de higiene e
limpeza
Dicionários (língua portuguesa e
inglesa)
Vassouras
Máquinas calculadores
Creolina
Globos
Baldes
Tabuadas
Mapas didácticos
Quadro silábico
Material didáctico
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Material desportivo
Bolas de diversas
modalidades
Rede de Voleibol
Apoio social
Kit de material escolar
Pasta escolar
Rede mosquiteira
Galão de água
Cantil de água
Sapatos/sapatilhas
Uniforme escolar e/ou
roupa
Kit de higiene individual
Material para pequenos
reparos
Lâmpadas e armaduras
Tomadas/fichas eléctricas
Interruptores
Pregos
Fechaduras
Dobradiças
Parafusos
Reguladores
Tranquetas
Vidros, massa para vidros
Redes mosquiteiras
Material para a
produção escolar
Enxadas
Sementes
Ancinhos
Regadores
Mangueiras
Pá
Agulhas para
crochet e tricô
Linha de crochet
Lã
Mobiliário, equipamento e
outros materiais/serviços
Rolos plásticos para a
cobertura de salas de aulas
Estantes para livros
Cacifos
Carteiras
Cadeiras
Bancos
Computadores
Assistência Técnica e
manutenção de equipamento
Máquina de escrever
Toner e tinteiros para
impressoras e fotocopiadoras
Esteiras para a sala de aula
Provisão de água potável
Despesa de deslocação
7
2 Transferência dos fundos para as escolas
2.1 Documentos de apoio
Para a implementação do programa ADE em 2015 foram produzidos dois manuais de apoio:
 O presente Manual de Procedimentos, que explica os procedimentos para o uso dos
fundos do ADE e inclui os formulários (mapas) para a sua gestão e prestação das contas;
 O Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola, por província, onde
consta a relação de todas as escolas públicas e os respectivos valores alocados, bem
como os valores atribuídos aos Coordenadores das ZIPs e aos SDEJTs para a divulgação, gestão, monitoria e supervisão do programa.
2.2 Alocação dos fundos para cada instituição envolvida
O MINED define um valor global para o programa ADE num determinado ano, em função dos
fundos disponíveis para o sector. Na base dos parâmetros reflectidos no Quadro 2, um valor
é alocado para cada escola, Coordenador de ZIP e SDEJT (para mais detalhes, veja o Manual
de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola).
Quadro 2: Os parâmetros para o ADE 2015, para as escolas do Ensino Primário (valores em
Meticais)
Valor base por aluno:
Valor adicional por aluno:
Valor base por turma:
Valor mínimo por escola:
Valor para a ZIP, por escola:
Valor para o SDEJT, por escola:
Valor total para o ADE (a desembolsar):
Valor (MT)
88,00
40,00
198,00
17.860,00
180,00
212,00
571.928.743,00
A alocação de valores por escola, ZIP e SDEJT é baseada na informação estatística sobre o
número de escolas e alunos em 2014. Para eventuais situações em que algumas escolas não
tenham sido contempladas por não terem preenchido e/ou entregue o mapa do 3 de Março
ou, tendo-o preenchido este não tenha sido processado, ou por as escolas serem novas em
2015, o distrito é encorajado a assegurar a alocação dos fundos do Orçamento de Estado de
2015 do SDEJT para estas escolas, e garantir a sua inclusão no exercício de 3 de Março de
2015 para evitar a repetição da mesma situação no próximo ano.
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
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2.3 Divulgação da informação
Os manuais de apoio do programa ADE foram canalizados pelo MINED às DPECs em formato
electrónico, por email. Cada DPEC deve imprimir, reproduzir e distribuir para cada SDEJT o
Manual de Procedimentos e o Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola
referente à sua província (incluir pelo menos a parte inicial do documento até à página 6
incluindo a capa, a mensagem sobre anticorrupção e a lista de escolas do distrito em causa).
Cada SDEJT deve produzir cópias da parte do Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola onde consta a relação das escolas do distrito (incluindo o texto resumo sobre
o ADE) assim como o Manual de Procedimentos e os formulários para prestação de contas
(Mapas 3a, 3b, 3c – este apenas para as escolas sede das ZIPs -, e os Mapas 4 e 5), e proceder à sua distribuição às escolas no seu distrito.
Cada Coordenador de ZIP deve assegurar a divulgação dos Manuais ao nível das escolas da
ZIP assim como dos mapas relevantes para a prestação de contas (Mapas 3a, 3b, 4 e 5).
Os SDEJTs são encorajados a colocar o Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por
Escola, pelo menos a parte referente ao distrito, assim como o Manual de Procedimentos na
sede distrital, nas sedes dos Postos Administrativos e das Localidades, tão próximo quanto
possível das escolas, para aumentar a transparência ao nível da comunidade e mobilizar os
possíveis fornecedores de materiais e serviços.
Por seu turno, cada escola, logo após ter recebido a informação sobre o programa através do
SDEJT, deve afixar nas vitrinas, na sala dos professores, na biblioteca e/ou noutros locais, de
acordo com as condições da escola, o valor recebido pela escola/ZIP e disponibilizar para
acesso ao público o Manual de Procedimentos (veja ainda o ponto 3.1.).
NB: O Manual de Procedimentos e os Manuais de Distribuição de Recursos Financeiros por
Escola, por província, assim como os diferentes formulários a preencher estão igualmente
disponíveis na página sobre o Programa de Apoio Directo às Escolas no website do Ministério da Educação (www.mined.gov.mz/PROGS/ADE) para consulta ou download por parte
do público em geral e das Escolas, ZIPs, SDEJTs e DPECs em particular.
2.4 Entrega dos fundos às instituições (os desembolsos)
O valor inscrito no orçamento do SDEJT é a soma dos valores alocados às escolas e ZIPs do
distrito e ao próprio SDEJT e deve, logo após a sua visualização no e-SISTAFE, ser transferido
por adiantamento de fundos para a conta bancária do SDEJT para facilitar os desembolsos,
por adiantamento ou transferência bancária, para as escolas e as ZIPs.
Cada SDEJT deve disponibilizar o valor às escolas em duas (2) tranches:
 O desembolso do 50% do valor total alocado à escola (1ª tranche) deve ser feito logo
após a transferência de fundos para a conta bancária do SDEJT. Deve-se assegurar
10
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS

que todas as Escolas Primárias recebam esta 1ª tranche até 25 de Fevereiro o mais
tardar, priorizando as Escolas Primárias Completas.
Importante: Apenas podem receber a 1ª tranche do ADE 2015 as escolas que prestaram contas sobre os desembolsos do ADE 2014. Isto significa que as escolas que não
prestaram contas sobre uma das tranches do ADE 2014 apenas poderão receber a 1ª
tranche de 2015 após a prestação de contas em falta. Os SDEJTs devem afixar em local público uma lista actualizada das escolas que não prestaram contas sobre os valores recebidos do ADE 2014.
O desembolso da 2ª tranche (os restantes 50% do valor alocado à escola) será feito
mediante a prestação de contas sobre a 1ª tranche, mas não antes do mês de Junho
de 2015.
As ZIPs, através dos seus coordenadores, devem receber os fundos numa única tranche,
também até 25 de Fevereiro o mais tardar.
NB: A transferência do orçamento para a conta bancária do SDEJT não é automática. Cada
SDEJT e DPEC devem, logo que visualizarem o valor orçamentado no e-SISTAFE, fazer a
programação financeira (PF) dos fundos necessários (no caso da 1ª tranche os fundos corresponderão a metade do valor alocado às escolas mais os valores para os Coordenadores
das ZIPs e para o próprio SDEJT). A autoridade competente fará a transferência do valor
solicitado para a conta do SDEJT devendo o SDEJT fazer a monitoria da sua conta bancária.
As DPECs deverão monitorar este processo e prestar toda a assistência que for necessária.
Em caso de dificuldades recomendamos o contacto imediato com a DPEC, ou com o
MINED, através dos endereços referidos no fim deste documento.
2.4.1 Alguns aspectos que deverão ser observados na disponibilização de
fundos às escolas
Para os casos das escolas que tenham conta bancária, o SDEJT deve transferir o valor para a
conta da escola ou emitir um cheque em nome da escola.
Nos casos das escolas que não possuem conta bancária, o SDEJT deve emitir um cheque a
favor de um membro da Comissão de Compras (veja 3.2), professor ou funcionário da secretaria da escola.
Em princípio o levantamento do cheque e, posteriormente, do dinheiro, deverá ser feito por
duas pessoas, membros da Comissão de Compras, um funcionário (ou professor) da escola e
um membro do Conselho da Escola.
Para os casos em que a movimentação de duas (2) pessoas ao SDEJT represente um custo
elevado, cada distrito deverá coordenar com a direcção da escola e a comunidade no sentido
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
11
de se encontrar um consenso para que o cheque seja levantado pelo funcionário (ou professor) da escola, sem que a comunidade se sinta excluída do processo.
O SDEJT deverá passar, em duas tranches, a totalidade dos recursos às escolas. A prática de
organização de processos de aquisição pelos SDEJTs que levam à selecção de fornecedores
onde as escolas deverão obrigatoriamente adquirir os materiais que pretendem, é desencorajada.
Quadro 3: Resumo das responsabilidades e prazos, relativamente à transferência dos fundos
Acção
Inscrição dos fundos no orçamento
dos SDEJTs
Desembolso dos
fundos para as
escolas (1ª tranche
– 50%)
Transferência dos
fundos dos SDEJTs
(2ª tranche – 50%)
Responsável
MINED/MF
Destino
SDEJT
Prazo
Já inscrito
Condição
Liquidez na Conta
Forex (FASE)
SDEJT
Escolas Primárias
ZIPs (Coordenadores das ZIPs)
Todas
Até 25 de
Fevereiro
Até 25 de
Fevereiro
A partir de 1
de Junho
Justificação sobre
os desembolsos do
ADE 2014 (1ª e 2ª
tranches)
Justificação da 1ª
tranche de 2015
pelas escolas
SDEJT
Escolas e
SDEJT
2.5 Fundos não utilizados
A base de dados utilizada para fazer a distribuição de recursos financeiros pode apresentar
algumas situações, nomeadamente:
 Existência de escolas encerradas ou paralisadas em 2015 mas que funcionavam em
2014;
 Existência de escolas repetidas, com diferentes códigos, mas com o mesmo número
de alunos;
 Existência de escolas elevadas para o outro nível de ensino mas que, em 2014, leccionaram classes do Ensino Primário.
O SDEJT não pode transferir ou usar os fundos alocados a estas escolas no Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola.
Os fundos do ADE não transitam de um ano para o outro. Assim, no fim do ano, no processo
de fecho de contas, o SDEJT deverá devolver ao orçamento os valores não gastos pelas escolas, ZIPs e pelo próprio SDEJT, em conformidade com os procedimentos orçamentais estabelecidos.
12
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
3 Execução do programa ao nível da escola
3.1 Divulgação da informação
A Escola, logo após ter recebido a informação sobre o programa através do SDEJT, deve comunicar ao Conselho da Escola tal facto e convocar uma reunião do Conselho para preparar
as condições para a implementação do programa em termos de criar um consenso sobre as
compras e a instalação das comissões de compras e de recepção dos materiais.
A escola deve afixar nas vitrinas, na sala dos professores, na biblioteca e/ou noutros locais,
de acordo com as condições da escola, cópia de toda a informação disponível relevante sobre o ADE, nomeadamente:
 O valor recebido através da 1ª tranche, e por receber na 2ª tranche, e a lista dos materiais e serviços elegíveis (Mapa 2);
 A proposta da lista de compras da escola para a 1ª e 2ª tranche;
 A acta da reunião do Conselho de Escola que instala a Comissão de Compras e a Comissão de Recepção das Aquisições, bem como a aprovação da lista de compras;
 A nota de entregue dos materiais pela Comissão de Compras à Comissão de Recepção de aquisições;
 Os mapas de prestação de contas relativos à aplicação dos fundos (Mapas 3a e 3b).
Deve-se ainda garantir a disponibilização do Manual de Procedimentos a todos os que manifestarem interesse em consultá-lo.
3.2 Comissões de gestão do ADE
Em todas as escolas devem existir duas comissões, sendo uma responsável pelas compras e
outra pela recepção dos materiais adquiridos.
A Comissão de Compras é responsável pela preparação da lista de compras, a sua aprovação
pelo Conselho da Escola, a aquisição dos materiais e serviços constantes da lista de compras
aprovada e em conformidade com as regras de aquisição.
A Comissão de Recepção das aquisições é responsável pela recepção e verificação dos materiais adquiridos e pelo uso dos materiais de acordo com a finalidade acordada.
Cada comissão deve ter pelo menos 3 elementos, um dos quais deve ser um representante
da comunidade, apontado pelo Conselho da Escola. O director da escola deverá fazer parte
da Comissão de Recepção das aquisições. Para as instituições de ensino que dispõem de
sector administrativo, é obrigatório a inclusão de um funcionário dessa área na Comissão de
Compras.
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
13
As comissões devem ser constituídas de forma criteriosa e aprovadas pelo Conselho da Escola e oficializadas por via de acta que deverá ser assinada pelo Presidente do Conselho da
Escola e pelo Director da Escola, antes do levantamento do cheque ou do dinheiro (veja 3.1).
3.3 As regras de aquisição
A comissão responsável pelas compras deve observar o Decreto 15/2010 de 24 de Maio e as
excepções que se aplicam no caso do ADE, que é financiado pelo Fundo de Apoio ao Sector
da Educação (FASE).
Isto implica que se deve obter, para cada processo de aquisição, pelo menos três (3) cotações. Na comparação e selecção de fornecedor, deve-se observar a oferta de menor custo,
sem prejuízo da qualidade do produto1. Neste contexto é muito importante que a descrição
(as especificações) dos itens que se pretende adquirir seja exacta (por exemplo “afiadores” é
diferente de “afiadores de plástico” ou de “afiadores metálicos”; “lápis HB” é diferente de
“lápis”; “baldes” é diferente de “baldes de plástico com pega” ou de “baldes metálicos com
pega”).
A impossibilidade de obtenção de um mínimo de 3 cotações deve ser fundamentada por
escrito e ser anexada aos justificativos da aquisição.
A Comissão de Compras é responsável por garantir que todos os documentos de suporte
reúnam requisitos fiscalmente válidos, sob pena de ser responsabilizada.
As aquisições a serem feitas devem respeitar a lista de compras aprovada pelo Conselho de
Escola, órgão responsável que aprova as prioridades para o uso dos recursos financeiros alocados à escola pelo ADE (veja ponto 1.3 e ponto 6.5.1).
O SDEJT tem a obrigação de dar todo o apoio necessário às escolas para que as compras sejam feitas de forma legal, transparente e eficiente.
3.4 Pagamento criterioso das despesas
As despesas devem ser realizadas de forma criteriosa e em conformidade com as prioridades
definidas por cada instituição de ensino e devem espelhar as reais necessidades destas. Por
outro lado, as escolas devem assegurar a aquisição de material de qualidade em estabelecimentos comerciais licenciados para a área de actividade comercial respectiva.
A Comissão de Compras, antes de proceder ao pagamento de qualquer despesa, é responsável por certificar-se da existência do material que pretende adquirir como forma de evitar a
imobilização de fundos e a inviabilização do processo de ensino-aprendizagem.
1
Especial atenção deve ser dada à qualidade do giz a adquirir, devendo-se optar por um giz que não
liberte pó, que não seja tóxico, de modo a não pôr em causa a saúde do professor.
14
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
3.5 Fixação do valor de transporte
O processo de aquisição de materiais inclui o pagamento de despesas de deslocação e a consequente existência de declarações que justificam o valor gasto em transporte. Para harmonizar este assunto e conferir legalidade às declarações emitidas, o SDEJT deve:
 Fixar e controlar o valor máximo que deverá ser usado pelas escolas através de alguns critérios como, por exemplo, a distância que separa a escola do distrito ou do
estabelecimento comercial, as quantidades ou o tipo de material a adquirir nesta fase, podendo ainda recorrer a outros critérios;
 Autenticar as declarações através de um visto e carimbo do SDEJT.
NB: Este procedimento é aplicável apenas para os casos em que não existem transportadores licenciados.
3.6
Entrega dos materiais
A entrega dos materiais adquiridos à Comissão de Recepção deverá ser feita mediante uma
nota com a indicação do tipo e das quantidades dos materiais adquiridos,
Esta nota deve ser assinada por todos os membros da Comissão de Recepção de materiais e
da Comissão de Compras, confirmando o acto de entrega e de recepção.
Cópia deste documento deverá ser afixada na escola em local acessível aos alunos, professores e à comunidade (veja também ponto 3.1).
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
15
4 Instrumentos de gestão e controlo
Para a gestão e monitoria do programa foram elaborados mapas ou instrumentos de controlo. Alguns destes mapas já foram referidos nos parágrafos anteriores.
Trata-se dos seguintes mapas que constam em Anexo a este documento:
 Mapas de entrega de valores às instituições (mapas 1a, 1b e 2);
 Mapas de prestação de contas (mapas 3a, 3b, 3c, 3d e 3e);
 Modelos de Mapas para utilização na escola (mapas 4 e 5).
4.1 Mapas de entrega de valores (Mapas 1a, 1b e 2)
4.1.1 Mapa de entrega de valores às escolas (Mapa 1a)
O SDEJT deve preparar o Mapa 1a para a entrega de valores às escolas, que deve ser assinado pelo técnico que o preparou e pelo Director do SDEJT (ou seu substituto). O documento
de base para a elaboração deste Mapa é o Manual de Distribuição de Recursos Financeiros
por Escola. O Mapa justifica a entrega e a recepção dos valores pelas escolas beneficiárias
devendo ser produzido um Mapa para a 1ª tranche e outro para a 2ª tranche.
O total do valor alocado à escola (a soma dos valores das duas tranches) deve ser igual ao
constante no Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por escola, exceptuando-se
apenas as situações de duplicação de valor decorrente de repetição de escolas na base de
dados (veja ponto 2.5). Os responsáveis pelo levantamento do cheque devem assinar de
forma legível no formulário de entrega de valores, confirmando a recepção dos mesmos.
O mapa deve ser guardado no SDEJT e é parte integrante do processo de prestação de contas do SDEJT (veja ponto 5.3).
4.1.2 Mapa de descrição dos materiais e serviços elegíveis (Mapa 2)
Este Mapa, a ser elaborado pelo SDEJT em 2 exemplares, informa sobre os fundos alocados à
escola, o valor de cada uma das tranches e descreve a relação de materiais e serviços que
podem ser adquiridos com este fundo.
Este Mapa assume a forma de um contrato em que a escola se compromete a respeitar os
procedimentos definidos no Manual de Procedimentos do ADE, e o SDEJT a entregar os valores em duas tranches à escola.
Um exemplar deste Mapa será entregue no momento de assinatura do Mapa 1a que confirma a entregue do valor da 1ª tranche à escola. O mapa deve ser assinado pelo Director do
SDEJT (ou seu substituto) e pelos membros da Comissão de Compras indicados para proce-
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
17
der ao levantamento do cheque (veja ponto 2.4.1), de forma a assegurar o compromisso de
todos os envolvidos na gestão do ADE ao nível da escola.
O Mapa entregue à escola deve ser arquivado na Escola em local seguro. Uma ou mais cópias deste Mapa deverão ser afixadas na escola em local público, acessível aos alunos, professores e a qualquer membro da comunidade.
NB: A partir do 2º trimestre a Inspecção da Educação, bem como o Tribunal Administrativo, irão verificar a entregue dos valores do ADE às escolas, no SDEJT e nas escolas. Assim,
é importante que os comprovativos de entrega e recepção dos fundos (Mapas 1a e Mapa
2) estejam arquivados em local acessível e seguro no SDEJT e nas escolas.
4.1.3 Mapa de entrega de valores aos Coordenadores das ZIPs (Mapa 1b)
Para a realização das actividades de apoio, monitoria e supervisão do ADE ao nível da ZIP são
disponibilizados 180,00 MT por escola para cada ZIP. Para a entrega desse valor, o SDEJT
deve elaborar o Mapa 1b. Os beneficiários devem assinar de forma legível.
O mapa deve ser arquivado no SDEJT e deverá fazer parte do processo de prestação das contas do SDEJT (veja ponto 5.1.2).
4.2 Mapas de prestação de contas (Mapas 3a, 3b, 3c, 3d, 3e, 4 e 5)
4.2.1 Ao nível da escola (Mapas 3a, 3b, 4 e 5)
Mapa de registo dos materiais e serviços adquiridos e respectivo valor (Mapas 3a e 3b)
Trata-se de mapas concebidos para registar as quantidades e o custo de cada material e/ou
serviço que tiver sido adquirido por cada escola.
No Mapa 3a apenas se regista a despesa com os materiais e serviços da lista de material elegível (veja Tabela 1). As despesas realizadas ao critério da escola (até um máximo de 20% do
valor total alocado à escola) são registadas no Mapa 3b.
Os mapas deverão ser devidamente assinados pelo Director da Escola (ou seu representante) e pelo Presidente do Conselho da Escola (ou seu representante). Todas as despesas devem ser devidamente justificadas e os documentos comprovativos anexados. Estes mapas
devem ser guardados na escola e fazem parte do processo de prestação de contas da escola
(veja ponto 5.1).
Lista comprovativa da distribuição de material aos alunos (Mapa 4)
No contexto do apoio social aos alunos, uma componente integral do programa ADE, é permitida a distribuição gratuita de diversos materiais aos alunos mais carentes (veja ponto
1.4.1). Os materiais para os alunos devem ser entregues aos pais ou encarrados da educa18
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
ção, e registada no Mapa 4, indicando o nome do aluno. O pai ou encarregado da educação
do aluno beneficiário deve assinar o mapa confirmando a recepção do material.
O mapa deve ser verificado pelo Director da Escola e guardado na escola em local seguro
para a verificação no contexto da supervisão ou inspecção da despesa do ADE.
Mapa de controlo de stocks (Mapa 5)
No âmbito de um controlo rigoroso sobre as existências dos materiais adquiridos com os
fundos do ADE, recomenda-se um registo permanente dos materiais existentes, adquiridos e
distribuídos, através do Mapa 5 ou mapa similar elaborado pela escola.
As escolas devem ter um controlo rigoroso sobre o uso dos materiais para que possam planificar melhor as despesas subsequentes com base no material remanescente da fase anterior.
4.2.2 Ao nível da ZIP (Mapa 3c)
Mapa de registo das despesas no âmbito do acompanhamento do programa (Mapa 3c)
Os coordenadores da ZIP devem, no Mapa 3c, registar as despesas realizadas no âmbito da
monitoria e supervisão ao nível da ZIP. Deve-se anexar ao Mapa 3c todos os documentos
comprovativos, incluindo Guias de Marcha devidamente averbadas e cópias dos relatórios
das visitas às escolas da ZIP. O Mapa deve ser assinado pelo Coordenador da ZIP e verificado
pelo SDEJT. O mapa deve ser arquivado na escola sede da ZIP em local seguro e faz parte do
processo de prestação de contas do Coordenador da ZIP.
4.2.3 Ao nível do SDEJT (Mapas 3d e 3e)
Mapa de registo das despesas no âmbito do acompanhamento do programa (Mapa 3d)
Para a realização da monitoria e supervisão do ADE ao nível do distrito, são disponibilizados
212,00 MT por escola para o SDEJT.
O SDEJT, através do Mapa 3d, deve registar as despesas realizadas no âmbito da gestão, divulgação, monitoria e supervisão do programa ao nível do distrito. Ao Mapa 3d devem ser
anexados todos os documentos comprovativos, incluindo Guias de Marcha devidamente
averbadas e cópias dos relatórios das visitas às escolas.
O documento deve ser aprovado pelo Director do SDEJT (ou seu substituto) e verificado pela
DPEC. O mapa deve ser arquivado no SDEJT e faz parte do processo de prestação de contas
do SDEJT (veja ponto 5.1.2) e da DPEC (veja ponto 5.4).
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
19
Registo dos valores não gastos (Mapa 3e)
O SDEJT regista no Mapa 3e, os valores não transferidos para as escolas, referindo as razões
da não transferência, por escola, bem como os valores não gastos pelas escolas, Coordenadores das ZIPs e pelo próprio SDEJT.
A soma total dos valores não gastos deve ser devolvida ao Orçamento (veja ponto 2.5).
O documento deve ser aprovado pelo Director do SDEJT (ou seu substituto) e verificado pela
DPEC. O mapa deve ser arquivado no SDEJT e faz parte do processo de prestação de contas
do SDEJT (veja ponto 5.1.2) e da DPEC (veja ponto 5.4).
20
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
5 Prestação de contas dos fundos do programa ADE
NB: A implementação do programa Apoio Directo às Escolas em 2015 é sujeita à inspecção
interna do Ministério da Educação (IGED) e externa (Tribunal Administrativo). Estas inspecções ocorrerão através de um processo contínuo ao longo do ano, a partir do 2º trimestre de 2015.
Todas as despesas realizadas com fundos do ADE devem ser devidamente justificadas com
documentos de suporte válidos em termos fiscais. A prestação de contas dos desembolsos
recebidos pelas escolas é condição para poderem aceder a novos desembolsos.
Abaixo são indicadas as responsabilidades de cada nível no que diz respeito à prestação de
contas:
5.1 Escolas
Ao nível das escolas, as Comissões de Compras e de Recepção de aquisições assumem uma
responsabilidade conjunta na preparação dos relatórios de prestação de contas incluindo os
documentos comprovativos fiscalmente válidos da realização da despesa, que devem ser
apresentados à Direcção da Escola e ao Conselho da Escola para a sua aprovação.
As escolas devem enviar ao SDEJT, até 30 de Maio de 2015 para a 1ª tranche, e até 28 de
Novembro de 2015 para a 2ª tranche, os seguintes documentos:
 Os documentos comprovativos originais (Facturas, Recibos e/ou Vendas a Dinheiro);
 Dois exemplares do registo dos materiais e serviços adquiridos (Mapa 3a);
 Dois exemplares do registo das despesas realizadas ao critério das escolas (até um
máximo de 20% do valor total alocado à escola) (Mapa 3b);
 Um exemplar da acta do encontro realizado pelo Conselho de Escola sobre (i) a instalação das comissões de compra e de recepção de materiais, e (ii) o consenso sobre a
lista das compras referentes à tranche referida.
Cada escola deve ter no seu arquivo todos os documentos enviados ao SDEJT, sendo que
alguns estarão em forma de cópia. Para além desses documentos deve arquivar em local
seguro:
 O mapa de controlo de stocks (Mapa 5 ou mapa similar elaborado pela escola);
 O mapa de distribuição dos materiais aos alunos (Mapa 4).
As escolas que não prestarem contas sobre qualquer desembolso do ADE não são elegíveis a
novos desembolsos, sem prejuízo de outras medidas aplicáveis aos respectivos Directores
das Escolas, salvo se entretanto fizerem a prestação de contas em falta.
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
21
5.2 Os Coordenadores das ZIPs
Cada Coordenador de ZIP deve enviar ao SDEJT, até ao dia 28 de Novembro de 2015:
 Justificativos originais das actividades realizadas de apoio, monitoria e supervisão designadamente relatórios e guias de marcha, sendo que as guias de marcha devem estar devidamente averbadas com a assinatura e o carimbo das escolas visitadas;
 Duas cópias do Mapa 3c referente ao registo das despesas realizadas pelo Coordenador da ZIP.
Cada Escola-sede da ZIP deve ter no seu arquivo todos os documentos enviados ao SDEJT,
sendo que alguns estarão em forma de cópia.
Os Coordenadores das ZIPs que não prestarem contas sobre qualquer desembolso do ADE
não são elegíveis para novos desembolsos, sem prejuízo de outras medidas, salvo se entretanto fizerem a prestação de contas em falta.
5.3
Serviço Distrital de Educação, Juventude e Tecnologia (SDEJT)
Uma das responsabilidades do SDEJT é garantir que as despesas sejam realizadas de acordo
com as orientações contidas no presente manual. O distrito, sendo o destinatário de todos
os documentos originais de suporte, deve proceder à sua verificação cuidadosa e recomendar, se necessário, a correcção de eventuais irregularidades neles presentes.
Para além dos documentos canalizados pelas escolas e Coordenadores das ZIPs (veja ponto
4.2.1 e 4.2.2), o processo de prestação de contas do distrito deve incluir no seu arquivo os
mapas de entrega de valores às escolas e aos Coordenadores das ZIPs, e os justificativos originais das despesas realizadas pelo SDEJT no contexto da gestão, divulgação, monitoria e
supervisão ao nível do distrito, incluindo os relatórios e guias de marcha, sendo que as guias
de marcha devem estar correctamente averbadas pelas escolas visitadas.
O SDEJT deve enviar à DPEC, até ao dia 15 de Dezembro de 2015, um relatório narrativo sobre a execução do programa ADE, com os seguintes anexos:
 Uma cópia dos mapas de entrega de valores (Mapas 1a e 1b) às escolas e aos Coordenadores das ZIPs ordenados por ordem cronológica da entrega dos valores, por
tranche;
 Uma cópia dos mapas descritivos dos materiais e serviços adquiridos por cada escola
(Mapas 3a e 3b);
 Uma cópia do mapa de registo das despesas realizadas pelos Coordenadores das ZIPs
(Mapa 3c);
 Uma cópia do mapa de registo das despesas realizadas pelo SDEJT (Mapa 3d);
 Um exemplar do mapa de registo dos valores devolvidos ao orçamento (Mapa 3e).
Nos termos de Lei, o Director do SDEJT é pessoalmente responsável pela boa gestão do orçamento alocado ao SDEJT em geral e dos fundos do ADE em particular.
22
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
5.4 Direcção Provincial de Educação e Cultura
A actuação da DPEC na utilização de todos os recursos financeiros alocados aos distritos deverá contribuir para a correcta aplicação e o cumprimento dos planos do sector da educação.
Por isso devem reforçar os seus níveis de monitoria e de fiscalização deste programa através
de um acompanhamento sistemático. A DPEC deve enviar ao MINED, até ao dia 23 de Dezembro de 2015, o relatório narrativo sobre a execução do ADE em 2015.
O relatório deve incluir informação sobre:
 O valor global alocado e justificado de cada um dos distritos;
 O resumo dos valores não executados referindo as razões da sua não execução;
 Assuntos observados nas visitas de supervisão ao nível dos distritos e a forma como
foram resolvidos;
 Propostas de melhoria do Programa ADE em todos os seus aspectos.
Quadro 4: Resumo das responsabilidades e prazos, relativamente à prestação das contas
Acção
Justificação da 1ª tranche
Justificação da 2ª tranche
Relatório da implementação
do ADE ao nível do distrito
Relatório da implementação
do ADE ao nível da província
Responsável
Escolas
Escolas/ZIPs
SDEJT
Destino
SDEJT
SDEJT
DPEC
Prazo
30 de Maio
28 de Novembro
15 de Dezembro
Requisitos
Veja 5.1
Veja 5.1
Veja 5.3
DPEC
MINED
23 de Dezembro
Veja 5.4
NB: A observância rigorosa das responsabilidades e prazos acima referidos será tomada
em conta na avaliação do desempenho de cada instituição e poderá influenciar a alocação
dos fundos no ano seguinte.
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
23
6 Os papéis dos vários actores na gestão do ADE
6.1 Ministério da Educação (MINED)
A responsabilidade do MINED é de definir os procedimentos para a execução do fundo através da elaboração de manuais e outros materiais informativos e assegurar a disponibilização
de fundos por via do orçamento dos SDEJTs para a sua disponibilização às escolas em tempo
útil (antes de 25 de Fevereiro de cada ano para o primeiro desembolso às escolas).
O MINED ainda acompanha a implementação do programa ao nível nacional através da verificação da informação prestada pelas escolas através dos SDEJTs e das DPECs (controlo interno e inspecção).
6.2 Direcções Provinciais de Educação e Cultura (DPECs)
As DPECs têm como papel:
 Fazer a divulgação do programa ao nível da província, usando todos os meios disponíveis (reuniões, jornais, rádios, televisões, etc.) com enfoque nos actores políticos e
junto dos fornecedores de bens e serviços do interesse das escolas de forma a mobilizá-los para que estes se instalem tão próximo das escolas quanto possível;
 Apoiar os distritos na execução do programa esclarecendo as dúvidas que surgirem
ao longo da implementação do programa;
 Fiscalizar regularmente a implementação do programa;
 Analisar e verificar os relatórios enviados pelos SDEJTs e solicitar as correcções pertinentes;
 Elaborar um relatório sobre a execução do programa a ser enviado ao MINED.
6.3 Serviços Distritais de Educação, Juventude e Tecnologia (SDEJTs)
6.3.1 Responsabilidades
Os SDEJTs representam a gestão do sistema ao nível dos distritos e têm uma relação directa
com as instituições do ensino. Por isso os SDEJTs têm a primeira responsabilidade de divulgar, monitorar e fiscalizar a implementação do programa nas escolas em termos de:
 Garantir a disponibilização dos fundos às escolas em tempo útil;
 Divulgar e distribuir o material do programa ADE até à escola, assegurando a transparência da informação (veja também ponto 2.3);
 Garantir a existência de plano de desenvolvimento da escola e a sua operacionalização que reflicta a contribuição dos fundos do ADE para o seu financiamento;
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
25






Assegurar a constituição oportuna dos Conselhos de Escola e monitorar o seu envolvimento na vida da escola de forma geral e na implementação do ADE de forma particular;
Apoiar as escolas e os Coordenadores das ZIPs na gestão eficaz, eficiente e transparente dos fundos;
Assegurar o envolvimento dos Coordenadores das ZIPs no acompanhamento do programa;
Verificar fisicamente os materiais adquiridos e o nível de cumprimento das orientações contidas no presente manual;
Verificar os relatórios e os documentos justificativos apresentados pelas escolas e pelos Coordenadores das ZIPs;
Compilar o relatório ao nível do distrito para ser submetido à DPEC.
6.3.2 Existência do ponto focal distrital
O ADE, sendo um programa descentralizado, exige uma articulação aos vários níveis do sector. Neste contexto, cada SDEJT deve indicar o ponto focal do programa ADE capaz de acompanhar o processo da implementação desta e das fases subsequentes. Sem afectar a segregação de funções ao nível do distrito, este técnico deverá ter maior protagonismo em assuntos ligados ao programa ADE e estar disponível para trabalhar com as equipas que visitarem
o distrito no âmbito do programa.
6.4 Zonas de Influência Pedagógica (ZIPs)
As ZIPs foram criadas para facilitar a monitoria e supervisão da implementação dos programas educativos nas escolas na sua zona, bem como para reforçar a capacidade das mesmas.
Neste perspectiva, a ZIP, através do seu Coordenador, tem um papel importante no apoio às
escolas na implementação do programa ADE, com o enfoque em:
 Divulgar a informação ao nível da comunidade servida pelas escolas da ZIP;
 Apoiar as escolas na elaboração do plano de desenvolvimento da escola;
 Reforçar o funcionamento do Conselho da Escola;
 Apoiar as escolas no processo de aquisição dos materiais;
 Apoiar as escolas na preparação da documentação para a prestação de contas;
 Prestar contas ao SDEJT relativamente ao apoio e supervisão das escolas.
6.5 Escolas
A escola, na pessoa do Director da Escola, é responsável pela gestão correcta, racional e
transparente dos fundos do ADE. Para este efeito, deve:
 Divulgar ao nível da escola e da comunidade servida pela escola todos os aspectos do
ADE;
26
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS




Elaborar o plano de desenvolvimento da escola que inclua a atribuição dos fundos do
ADE para a sua implementação;
Garantir a participação do Conselho de Escola na gestão dos fundos do programa
ADE e na sua fiscalização;
Proceder à aquisição dos materiais e serviços seleccionados;
Assegurar a prestação de contas em tempo útil e conforme as regras estabelecidas
neste Manual de Procedimentos.
6.5.1 O papel do Conselho da Escola
Sendo o Conselho de Escola o órgão máximo da escola e com uma actuação decisória na
gestão deste fundo, é importante que seja constituído em tempo oportuno e que assuma
cabalmente o seu papel na escola.
Relativamente ao ADE, o Conselho da Escola tem as seguintes responsabilidades:
 Definir e aprovar a lista de compras;
 Instalar as comissões de compra e de recepção dos materiais adquiridos;
 Verificar a recepção das compras;
 Aprovar o relatório de prestação de contas.
Todas as decisões tomadas por este órgão devem ser traduzidas em acta e arquivadas numa
pasta, em local seguro, para serem consultadas pelos agentes fiscalizadores do sector ou por
qualquer outra pessoa interessada.
6.5.2 Comunidade
A comunidade participa no processo de gestão do ADE através dos seus representantes no
Conselho da Escola. Para além disso a escola deverá sempre envolver na sua rotina os pais e
encarregados de Educação assim como as autoridades comunitárias.
Maputo, 26 de Dezembro de 2014.=
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
27
Anexos
Mapas de registo de entrega de valores,
de prestação de contas e de controlo
ADE 2015 – ENSINO PRIMÁRIO
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
29
SDEJT de
Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)
Mapa 1a: Entrega de Valores às Escolas
____ Tranche
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Ord.
Identificação da Escola beneficiária
Código
Designação da escola
Nome:
Elaborado por
Assinatura:
Valor total alocado
à escola
Data:
Nome:
Valor entregue Pessoa que recebeu
(____ Tranche) Nome
Data
Aprovado pelo Director do SDEJT (ou seu representante)
Assinatura:
Data:
Assinatura
Folha nº
de
Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)
Mapa 1b: Entrega de Valores aos Coordenadores das ZIPs
Tranche Única
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Identificação da Escola sede da ZIP
Ord
Código
Nome:
SDEJT de
Designação da escola
Elaborado por
Assinatura:
Número de
Valor total
Pessoa que recebeu (Coordenador da ZIP)
escolas na
entregue
Nome
Data
ZIP
(Tranche Única)
Data:
Nome:
Aprovado pelo Director do SDEJT (ou seu representante)
Assinatura:
Data:
Assinatura
Folha nº
de
SDEJT de
Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Mapa 2: Valor alocado à Escola e descrição
dos materiais e serviços elegíveis
Identificação da Escola
Código
Designação da escola
Valor total
Valor entregue Valor a entregar
alocado à Escola
1ª Tranche
2ª Tranche
O Ministério da Educação disponibilizou à escola o valor total acima indicado para o pagamento de despesas
com a aquisição de materiais e serviços diversos cuja relação consta abaixo tendo-lhe sido entregue o valor da
1ª Tranche.
Lista dos materiais e serviços elegíveis:
Lápis, borrachas, afiadores, lápis de cor, esferográficas
Cadernos, sebentas, cadernos de exercícios
Papel de fotocópia, papel químico, pastas de arquivo
Furadores, agrafadores, agrafos, fita-cola, carimbos, correctores, toner para impressoras e fotocopiadoras, tinteiros
para impressoras
Réguas, esquadros, transferidores, compassos
Computadores, máquinas de escrever e respectivas fitas
Papel de lustro, papel vegetal
Assistência técnica, serviços de manutenção de equipamento e de edifícios
Cartolina, tesouras, cola, bostick
Lâmpadas, tomadas, armaduras
Tinta de china, aguarelas, guaches, pincéis
Fichas eléctricas, interruptores, disjuntores
Giz, apagadores, quadro preto
Martelo, pregos, parafusos, fechaduras
Réguas, esquadros, transferidores e compassos para o qua- Fechaduras, cadeados, dobradiças, reguladores, tranquedro preto, tinta para a pintura do quadro preto
tas
Sólidos geométricos (caixa métrica)
Vassouras, creolina, baldes plásticos
Máquinas calculadoras
Vidros, massa para vidro
Gramáticas, tabuadas
Redes mosquiteiras
Dicionários de língua portuguesa e de língua inglesa
Rolos plásticos para a cobertura de salas de aulas
Globos, mapas didácticos, quadro silábico
Enxadas, sementes, ancinhos, regadores, mangueiras,
agulhas para crochet e tricô, linha de crochet e lã
Bolas de diversas modalidades, rede de voleibol
Esteiras para salas de aulas
Livros de turma, cadernetas do aluno, cadernetas de desem- Armários com fechaduras, estantes, cacifos, cadeiras,
penho pedagógico, livros de notas do professor
carteiras, bancos
Livros de ponto, livros de matrícula, processos dos alunos
Provisão de água potável
Despesa com a realização dos exames
Despesas de deslocação
Despesas ao critério das escolas (máximo de 20%)
Kit de material escolar, pasta escolar, rede mosquiteira, galão Sapatos/sapatilhas, uniforme escolar /roupa, kit de higiene
de água (20 litros), cantil de água
individual (pasta e escova de dentes, pente, sabão e pensos higiénicos)
A escola compromete-se a respeitar na íntegra os procedimentos definidos no Manual de Procedimentos do ADE
2015 nomeadamente no que respeita à divulgação, ao envolvimento do Conselho da Escola e da Comunidade, à
transparência dos processos de selecção, de aquisição e de recepção dos materiais na escola e aos processos
de prestação de contas.
A escola foi informada que terá acesso ao valor restante (2ª tranche) a partir do mês de Junho mediante a prestação de contas sobre o valor recebido nesta 1ª tranche.
Membros de Comissão de Compras
Representante da Escola
Representante da Comunidade
Data:
Data:
Director dos SDEJT
(ou seu representante)
Data:
Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SDEJT de
Mapa 3a: Registo dos materiais e
serviços adquiridos e respectivo valor
Identificação da Escola
Código
Designação da escola
Valor total
alocado à Escola
Valor da
1ª Tranche
Valor recebido pela escola e sobre o qual presta contas:
Referências do Cheque
Tranche
Valor
Banco
Número do cheque
Valor da
2ª Tranche
Data da recepção
dos fundos
Preencha este mapa em 3 exemplares indicando os materiais e serviços adquiridos com os valores recebidos na
1ª tranche ou na 2ª tranche conforme for o caso.
Liste todos os materiais e serviços adquiridos referindo as quantidades adquiridas e o valor da despesa com
cada material e serviço. As despesas realizadas no âmbito dos “20% ao critério da escola” são registadas no
Mapa 3b.
Preencha tantas folhas quantas as necessárias e numere-as sequencialmente no espaço previsto para tal no
canto inferior direito deste mapa. Anexe ao mapa todos os documentos comprovativos numerando-os sequencialmente conforme a ordem de inscrição na tabela abaixo.
Ordem Materiais e serviços adquiridos:
Quantidade
Custo Total
Valor total / Valor a transportar:
Director da Escola
(ou seu representante)
Presidente do Conselho da
Escola ou Representante da
Comunidade
SDEJT
Verificado por:
Folha
Número:
de
Data:
Data:
Data:
Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SDEJT de
Mapa 3b: Registo das despesas ao
critério das escolas
Identificação da Escola
Código
Designação da escola
Valor total
alocado à Escola
Valor gasto
1ª Tranche
Valor gasto
2ª Tranche
De acordo com o Manual de Procedimentos do ADE, a escola pode gastar até 20% do valor total alocado à escola na aquisição de materiais e/ou de serviços da sua livre escolha, isto é, em materiais e serviços não constantes
da lista de materiais e serviços elegíveis listados no Mapa 2.
A Escola poderá optar por realizar a totalidade da despesa com os fundos entregues na 1ª ou na 2ª tranche ou
distribuí-la pelas duas tranches (não necessariamente em partes iguais) devendo neste caso apresentar dois (2)
processos de contas, um relativo à 1ª tranche e o segundo relativo à 2ª tranche.
Preencha tantas folhas quantas as necessárias e numere-as sequencialmente no espaço previsto para tal no
canto inferior direito deste mapa. Anexe ao mapa todos os documentos comprovativos numerando-os sequencialmente conforme a ordem de inscrição na tabela abaixo.
Despesas ao critério das escolas com a aquisição de materiais e serviços:
Ordem Materiais e serviços adquiridos
Quantidade
Custo Total
Valor total / Valor a transportar:
Director da Escola
(ou seu representante)
Data:
Presidente do Conselho da
Escola ou Representante da
Comunidade
Data:
SDEJT
Verificado por:
Data:
Folha
Número:
de
Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Mapa 3c: Registo das despesas
realizadas pelo Coordenador da ZIP
Identificação da Escola sede da ZIP
Código
SDEJT de
Número de
Valor total
escolas na
entregue
ZIP
Designação da escola
Valor
justificado
Saldo
Ao Coordenador da ZIP foi entregue um valor numa única tranche, em função do número de escolas existentes
na ZIP, para financiar actividades de monitoria e de supervisão do ADE ao nível das escolas da sua ZIP.
Indique no mapa abaixo as actividades realizadas assim como os materiais e serviços adquiridos no contexto
das actividades de divulgação, apoio, monitoria e supervisão realizadas.
Preencha tantas folhas quantas as necessárias e numere-as sequencialmente no espaço previsto para tal no
canto inferior direito deste mapa. Anexe ao mapa todos os documentos comprovativos incluindo Guias de Marcha devidamente averbadas e cópia dos relatórios das visitas efectuadas às escolas da ZIP numerando-os sequencialmente conforme a ordem de inscrição na tabela abaixo.
Despesas realizadas no âmbito da monitoria e supervisão ao nível da ZIP:
Ordem Actividades, materiais e serviços adquiridos
Quantidade
Custo Total
Valor total / Valor a transportar:
Coordenador da ZIP
Verificado por (SDEJT)
Folha número:
de
Data:
Data:
Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SDEJT de
Mapa 3d: Registo das despesas
realizadas pelo SDEJT
Ao SDEJT foi alocado um valor em função do número de escolas primárias existentes no distrito para cobrir despesas com a gestão do programa ADE e para financiar actividades de divulgação, apoio, monitoria e supervisão.
É suposto que o SDEJT usará também outros recursos que tenha disponíveis ao nível do seu orçamento mas
neste mapa apenas deverá prestar contas sobre o valor alocado no âmbito do ADE.
Indique no mapa abaixo as actividades realizadas assim como os materiais e serviços adquiridos no contexto
das actividades de monitoria e supervisão realizadas.
Preencha tantas folhas quantas as necessárias e numere-as sequencialmente no espaço previsto para tal no
canto inferior direito deste mapa. Anexe ao mapa todos os documentos comprovativos incluindo Guias de Marcha devidamente averbadas e cópia dos relatórios das visitas efectuadas às escolas numerando-os sequencialmente conforme a ordem de inscrição na tabela abaixo.
Valor alocado ao SDEJT (conforme o Manual de Distribuição de Recursos):
Despesas realizadas no âmbito da gestão, divulgação, apoio, monitoria e supervisão ao nível do distrito:
Ordem Actividades realizadas, materiais e serviços adquiridos:
Quantidade
Custo Total
Valor total / Valor a transportar:
SDEJT
Elaborado por:
Aprovado pelo Director do
SDEJT
DPEC
Verificado por:
Folha
Número:
de
Data:
Data:
Data:
SDEJT de
Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Mapa 3e: Registo dos valores não
gastos
No caso em que haja escolas listadas no Manual de Distribuição de Recursos Financeiros por Escola que já não
funcionem ou que funcionam mas já não leccionam classes do Ensino Primário, o Manual de Procedimentos do
ADE orienta o SDEJT a não desembolsar estes fundos. Devem ser devolvidos ao orçamento os valores que até
ao fim do ano fiscal e após o fecho de contas, não tenham sido gastos pelas escolas, pelos coordenadores das
ZIPs e pelo SDEJT.
A devolução dos valores não gastos segue as regras de gestão financeira que se aplicam para o uso dos fundos
do Orçamento de Estado.
Liste no quadro abaixo todos os valores não gastos, por escola, ZIP ou pelo próprio SDEJT fazendo menção às
razões da não realização da despesa. Preencha tantas folhas quantas as necessárias e numere-as sequencialmente no espaço previsto para tal no canto inferior direito deste mapa. Anexe ao mapa os documentos comprovativos da transferência numerando-os sequencialmente conforme a ordem de inscrição na tabela abaixo.
Valores devolvidos:
Identificação da Instituição
Ord.
Código
Designação da Instituição
Valor total
alocado
Valor
devolvido
Motivo da devolução
Valor total / Valor a transportar:
SDEJT
Elaborado por:
Data:
Aprovado pelo Director do
SDEJT (ou seu representante)
Data:
DPEC
Verificado por:
Data:
Folha
Número:
de
Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Distrito de
Mapa 4: Lista comprovativa da
distribuição de material aos alunos
Identificação da Escola
Código
Designação da escola
Classe e
Turma
Ano lectivo
De acordo com o Manual de Procedimentos do ADE é permitida a distribuição gratuita aos alunos mais carentes
de diversos materiais, nomeadamente lápis, borrachas, afiadores, lápis de cor, esferográficas, cadernos, sebentas, cadernos de exercícios, régua, esquadro, transferidor, compasso, sacola ou pasta, rede mosquiteira, galão
de água, cantil de água, calçado/sapatilhas, roupa, kit de higiene individual, entre outros.
Liste no quadro abaixo os alunos beneficiários da distribuição gratuita do material adquirido com os fundos do
ADE, identificando claramente o aluno beneficiário e o material que lhe foi entregue. Elabore tantas listas quantas forem necessárias, por turma. Numere as páginas sequencialmente. Mantenha as listas guardadas em local
seguro, acessíveis a quem as pretender consultar.
Identificação do aluno
Nº Nome do aluno
Material entregue
Elaborado por
Qntdde
Assinatura e data
entregue Pai/Mãe ou Enc. de Educação
Verificado pelo Director da Escola
Folha número:
de
Data:
Data:
Apoio Directo às Escolas (Ensino Primário)
REPÚBLICA DE MOÇAMBIQUE
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
Distrito de
Mapa 5: Mapa de controlo de stocks
Identificação da Escola
Código
Designação da escola
Ano lectivo
O Manual de Procedimentos do ADE recomenda um controlo rigoroso sobre as existências dos materiais adquiridos no âmbito do ADE através do registo dos materiais existentes, adquiridos e distribuídos.
O presente mapa é um exemplo de um mapa simples de controlo de stocks que, se devidamente preenchido e
actualizado, permite um controlo sobre os materiais existentes e distribuídos.
Ord
Designação do material
Inicial
Elaborado por
Data:
Quantidades
Entradas Saídas
Verificado pelo Director da Escola
Data:
Saldo
Data
Folha número:
de