UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” EM GESTÃO PÚBLICA
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
A GESTÃO DOCUMENTAL DO PODER EXECUTIVO FEDERAL:
UMA ABORDAGEM INTERDISCIPLINAR DA ARQUIVOLOGIA E
DA DIPLOMÁTICA
Por: Leandro Pinheiro de Carvalho
Orientador
Prof. Fernando Alves
RIO DE JANEIRO
2010
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” EM GESTÃO PÚBLICA
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
A GESTÃO DOCUMENTAL DO PODER EXECUTIVO FEDERAL:
UMA ABORDAGEM INTERDISCIPLINAR DA ARQUIVOLOGIA E
DA DIPLOMÁTICA.
Apresentação
Candido
de
Mendes
monografia
como
à
requisito
Universidade
parcial
para
obtenção do grau de especialista em Gestão
Pública.
Por: Leandro Pinheiro de Carvalho
AGRADECIMENTOS
3
A Deus, pela oportunidade de cursar a Pós-Graduação “Lato-Sensu” em
Gestão Pública.
Aos profissionais da Companhia de Engenharia de Tráfego - CET-RIO; da
Prefeitura Municipal de Mesquita e da Universidade Federal do Rio de Janeiro
– UFRJ; com os quais tive o prazer de trabalhar e conviver.
Todos me auxiliaram de diversas formas durante este curso de pósgraduação, contribuindo para a minha formação pessoal e profissional.
Aos colegas da turma K-184, da Pós-Graduação “Lato-Sensu” em Gestão
Pública, pela convivência, amizade e interatividade.
Aos professores das disciplinas cursadas no curso de Pós-Graduação “LatoSensu” em Gestão Pública; pelo empenho na ministração das aulas, pelo
conhecimento teórico e empírico transmitidos. Em especial agradeço aos
professores William L. Rocha, Flávia Martins de Carvalho e Francisco Caldas
de Andrade Pinto.
À minha família, em especial à minha esposa Flávia; pela dedicação, paciência
e apoio nos bons e nos difíceis momentos.
DEDICATÓRIA
4
Dedico este trabalho ao meu pai, Élson (“in memoriam”);
à minha avó Elvina (“in memoriam”); à minha tia e mãe
de criação Hélia - pela formação moral e
ensinamentos
dados; à minha esposa Flávia - pela dedicação, carinho
e paciência; e a todos os que me “aguentam” nesta
difícil, mas prazerosa arte, que é a “arte de viver”.
RESUMO
Este trabalho acadêmico apresenta o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivos da Administração Pública Federal – SIGA,
analisando-o através de uma abordagem conceitual e técnica da Diplomática e
5
da Arquivística (ou Arquivologia). Aborda as técnicas, metodologias e
legislação utilizadas na gestão documental, com base nas áreas do
conhecimento da Arquivologia e da Diplomática. Demonstra a relação entre
essas duas áreas do conhecimento; aborda os conceitos e funções das duas
áreas. Apresenta as tipologias documentais e a análise tipológica de
documentos. Aponta a função crítica e jurídica da Diplomática com relação à
comprovação do valor probatório do documento. Conclui sobre a importância
de existir uma relação interdisciplinar entre a Diplomática e a Arquivologia no
tocante à estruturação e ao desenvolvimento dos sistemas de gestão de
documentos da esfera pública.
Palavras-chave: SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da
Administração
Pública
Federal.
Arquivística.
Arquivologia.
Diplomática.
Tipologia documental. Análise diplomática. Documento de arquivo. Crítica
documental.
METODOLOGIA
A metodologia utilizada neste trabalho de pesquisa foi a pesquisa
bibliográfica relativa ao SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos
da Administração Pública Federal, e às obras de referência que abordam as
técnicas da Arquivologia e da Diplomática utilizadas na gestão dos documentos
públicos. Foi realizada a análise da legislação arquivística brasileira referente à
6
gestão dos documentos públicos, elaborada pelo CONARQ (Conselho
Nacional de Arquivos, órgão vinculado ao Arquivo Nacional). Para apoio
técnico ao tema proposto, foram realizadas consultas aos professores João
Eurípedes Franklin Leal e Sérgio Conde de Albite Silva, ambos docentes da
Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro – UNIRIO, nas áreas de
Diplomática e Arquivologia, respectivamente.
A partir da leitura das obras de referência, da análise objeto de estudo
(o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da Administração Pública
Federal), e do resultado da discussão com os professores citados, procurou-se
explicitar a abordagem interdisciplinar da Arquivologia e da Diplomática frente
à gestão documental do Poder Executivo Federal.
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
08
CAPÍTULO I - O SIGA - SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
11
7
CAPÍTULO II – A CIÊNCIA DOCUMENTÁRIA DIPLOMÁTICA
22
CAPÍTULO III – OS FUNDAMENTOS DA ARQUIVÍSTICA
36
CAPÍTULO IV – A GESTÃO DE DOCUMENTOS DO PODER
EXECUTIVO FEDERAL SOB A PERSPECTIVA INTERDISCIPLINAR
DA ARQUIVÍSTICA E DA DIPLOMÁTICA
43
CONSIDERAÇÕES FINAIS
62
REFERÊNCIAS
64
INTRODUÇÃO
O tema deste trabalho surgiu durante o desenvolvimento da minha
atividade de Arquivista na Universidade Federal do Rio de Janeiro – UFRJ. Ao
ter que utilizar o SIGA - Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da
Administração Pública Federal, considerei ser de grande utilidade para a área
de gestão dos documentos públicos, mais especificamente a do Poder
Executivo Federal, a análise do SIGA a partir de uma abordagem
interdisciplinar da Arquivística e da Diplomática – as quais são duas ciências
documentárias presentes de forma substancial na gestão dos documentos
públicos.
8
Como em qualquer área do conhecimento, existem diferentes vertentes
ou linhas de pensamento entre os seus autores e profissionais. Dessa forma,
uma vertente analisa a Diplomática e a Arquivologia como sendo disciplinas
pertencentes a uma área do conhecimento (como a das Ciências Sociais
Aplicadas e a Ciência da Informação), não as classificando como ciências. Já
outra vertente utiliza uma abordagem diferente e as considera como ciências.
Esta última é a abordagem utilizada neste trabalho, já que é possível afirmar
que tanto a Diplomática quanto a Arquivologia possuem objetos delimitados de
estudo, métodos científicos para análise dos seus objetos e partilham da
possibilidade de verificação universal.
Analisando a formação da palavra, Diplomática quer dizer “ciência dos
Diplomas” e deriva do Latim diploma (diplós), que significa dobrado em dois.
Por sua vez, os diplomas significavam os documentos mais importantes,
emitidos por uma alta autoridade e com conteúdo de alta importância; como os
documentos régios ou os relativos à concessão de privilégios. Também
conhecida como Diplomatística, a Diplomática estabelece métodos analíticos
para verificar os caracteres externos (suporte, tinta, sinete, selos, carimbos) e
principalmente analisar os caracteres internos (idioma, teor, estilo, redação,
forma documental) dos documentos escritos com a finalidade de verificar sua
autenticidade. A Diplomática estuda a produção, a forma e a transmissão de
documentos arquivísticos, assim como a relação entre os fatos neles
representados e o seu criador.
A Arquivologia é a área do conhecimento responsável pelo estudo das
funções do arquivo, pelos princípios e técnicas a serem observados na
produção, organização, guarda, preservação e utilização dos documentos de
arquivo e do seu conteúdo informacional. Cabe aqui também a definição do
termo “Arquivística”: alguns autores o definem como o conjunto de
procedimentos e técnicas dentro da área de Arquivologia; porém, para a
maioria dos pares da área, o termo é utilizado como sinônimo de Arquivologia,
sendo esta última a abordagem utilizada neste trabalho. De acordo com a Lei
nº 8.159/91 (“Lei Geral dos Arquivos”), os arquivos são definidos como “os
conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do
9
exercício de atividades específicas, bem como pessoa física, qualquer que seja
o suporte da informação ou a natureza dos documentos”.
Em virtude da proximidade das duas áreas, constata-se que a ciência da
Diplomática pode ser de grande utilidade e importância para a Arquivística,
assim como para a gestão dos documentos públicos; pois estuda as fases de
elaboração e os modos de transmissão dos documentos; a estrutura formal do
documento; a tipologia e a espécie documental - procurando verificar a
veracidade e a autenticidade dos documentos, através da crítica documental.
Pretende-se neste trabalho demonstrar a aplicação dos métodos e
preceitos
da
Diplomática
na
Arquivística
e
a
consequente
relação
interdisciplinar entre as duas áreas do conhecimento frente à gestão dos
documentos públicos. Em função disso, é necessário que os sistemas
arquivísticos de gestão de documentos públicos sejam construídos utilizando os
conceitos, técnicas e métodos da Diplomática; principalmente no tocante à
verificação das características formais e aos procedimentos de criação de
documentos, conhecimento este que pode ser usado para a organização e
descrição documental, e também para a verificação do valor secundário/
probatório/ legal de um documento escrito e registrado em qualquer tipo de
suporte físico.
No primeiro capítulo, será apresentado o SIGA - Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal: o seu ato de criação
e legislação aplicável; a sua composição; suas funções e objetivos relativos à
gestão dos documentos do Poder Executivo Federal.
No segundo capítulo, será apresentada a ciência Diplomática. Serão
apresentados os conceitos e metodologias utilizadas pela Diplomática e as
suas diferentes abordagens. Sobre as metodologias, serão enfatizadas a
função classificadora e a função crítica da Diplomática frente aos documentos.
No terceiro capítulo serão apresentados os fundamentos da Arquivística,
as suas funções e técnicas utilizadas na gestão dos documentos públicos; o
que engloba todo o ciclo vital dos documentos – desde a sua produção até o
arquivamento em arquivo permanente (caso possuam valor probatório e/ ou
10
histórico para a instituição), ou eliminação (caso não mais possuam valor para
a instituição).
No quarto capítulo, será apresentada a relação interdisciplinar entre a
Arquivística e a Diplomática, explicitando as formas pelas quais as técnicas e
metodologias da Diplomática podem ser utilizadas na Arquivística e na análise
do SIGA, como por exemplo, na utilização da análise diplomática e tipológica
na gestão documental; e na verificação do valor probatório do documento
arquivístico.
Finalizando o trabalho, serão apresentadas as considerações finais,
reiterando a importância da Diplomática para a Arquivística e de uma relação
interdisciplinar entre as duas áreas do conhecimento no desenvolvimento dos
sistemas arquivísticos de gestão de documentos da esfera pública.
CAPÍTULO I
O SIGA - SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DE
ARQUIVOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
1.1 Histórico do SIGA
Na década de 1980, foi iniciado o Programa de Modernização do
Arquivo Nacional cujas ações permitiram planejar, ainda que de forma
simplista, uma política arquivística para o governo federal. Esse programa de
modernização promoveu o desenvolvimento de ações e programas de
assistência técnica; a publicação de manuais; o treinamento de recursos
humanos; a promoção de seminários e cursos; o recolhimento de documentos
públicos federais; e a implantação do Registro Geral de Entrada de Acervos
Arquivísticos no Arquivo Nacional.
11
Na década de 1990, foi criado o Sistema Federal de Arquivos do Poder
Executivo
–
SIFAR.
Nos
anos
de
2000
e
2001,
promoveu-se
o
aperfeiçoamento do SIFAR, que passou a ser denominado Sistema de Gestão
de Documentos de Informações – SGDI, do Poder Executivo Federal. E em
dezembro de 2003, o Decreto nº 4.915 criou o Sistema de Gestão de
Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal. Esse
decreto versa sobre a organização, sob a forma de sistema, das atividades de
gestão de documentos de arquivo no âmbito dos órgãos e entidades da
Administração Pública Federal.
O Decreto nº 4.915/03 também instituiu um sistema de informações,
com a finalidade de proceder à operacionalização do SIGA, com vistas à
integração dos serviços arquivísticos dos órgãos e entidades da Administração
Pública Federal.
1.2 A Composição do SIGA
Integram o SIGA o Arquivo Nacional; os órgãos setoriais (unidades
responsáveis pela coordenação das atividades de gestão de documentos de
arquivo nos Ministérios e órgãos equivalentes); e os órgãos seccionais
(unidades vinculadas aos Ministérios e órgãos equivalentes).
12
Figura 01 – Composição do SIGA.
Fonte: Dados da literatura levantada na pesquisa.
O Arquivo Nacional é o órgão central do SIGA, e, para auxiliá-lo, existe
uma Comissão de Coordenação. Esta é presidida pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional e integrada por representantes do Arquivo Nacional, dos
Ministérios e dos órgãos equivalentes. O Arquivo Nacional e a Comissão de
Coordenação são responsáveis pelo acompanhamento, pela coordenação,
pelo controle, pelas orientações e pela promoção da gestão de documentos de
arquivo na Administração Federal.
Na fig. 02 é demonstrada a estrutura do Arquivo Nacional – órgão
central do SIGA:
13
Figura 02 – Estrutura do Arquivo Nacional.
Fonte: ARQUIVO NACIONAL, 2010.
Com o objetivo de identificar as necessidades e harmonizar as
proposições a serem apresentadas à Comissão de Coordenação, os
Ministérios
e
Subcomissões
órgãos
de
equivalentes têm
Coordenação
do
a
SIGA;
responsabilidade
as
quais
de
devem
criar
reunir
representantes dos órgãos seccionais de seu âmbito de atuação. As normas
emanadas e deliberadas pela Comissão de Coordenação do SIGA serão
aprovadas pelo Ministro-Chefe da Casa Civil da Presidência da República.
A Comissão de Coordenação do SIGA é formada pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional (Presidente da comissão); por um representante do órgão
central, responsável pela coordenação do SIGA (designado pelo Diretor-Geral
do Arquivo Nacional); por um representante do Sistema de Administração dos
Recursos de Informação e Informática – SISP (indicado pelo Ministro de
14
Estado do Planejamento, Orçamento e Gestão); por um representante do
Sistema de Serviços Gerais – SISG (indicado pelo Ministro do Planejamento,
Orçamento e Gestão); e pelos coordenadores das subcomissões dos
Ministérios e órgãos equivalentes.
São competências específicas do Arquivo Nacional enquanto órgão
central do SIGA (normatizadas no Decreto nº 4.915/03):
Ø Acompanhar e orientar, junto aos órgãos setoriais do SIGA, a aplicação das
normas relacionadas à gestão de documentos de arquivos aprovadas pelo
Chefe da Casa Civil da Presidência da República;
Ø Orientar a implementação, coordenação e controle das atividades e rotinas
de trabalho relacionadas à gestão de documentos nos órgãos setoriais;
Ø Estimular e promover a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a
reciclagem dos servidores que atuam na área de gestão de documentos de
arquivo.
Com relação aos órgãos setoriais integrantes do SIGA, pode-se citar as
suas seguintes atribuições específicas:
Ø Implantar, coordenar e controlar as atividades de gestão de documentos de
arquivo, em seu âmbito de atuação e de seus seccionais, em conformidade
com as normas aprovadas pelo Chefe da Casa Civil da Presidência da
República;
Ø Implementar e acompanhar rotinas de trabalho desenvolvidas, no seu
âmbito de atuação e de seus seccionais, visando à padronização dos
procedimentos técnicos relativos às atividades de produção, classificação,
registro,
tramitação,
arquivamento,
preservação,
empréstimo,
expedição, avaliação, transferência e recolhimento
consulta,
ou eliminação de
documentos de arquivo e ao acesso e às informações neles contidas;
Ø Coordenar a elaboração do código de classificação de documentos de
arquivo, com base nas funções e atividades desempenhadas pelo órgão ou
entidade, e acompanhar a sua aplicação no seu âmbito de atuação e de seus
seccionais;
15
Ø Elaborar, por intermédio da Comissão Permanente de Avaliação de
Documentos e de que trata o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de
o
2002 (Regulamenta a Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre
a política nacional de arquivos públicos e privados), e aplicar, após aprovação
do Arquivo Nacional, a tabela de temporalidade e destinação de documentos
de arquivo relativos às atividades-fim.
1.3 Objetivos do SIGA
De acordo como Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, são
objetivos do SIGA:
Ø Garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da Administração Pública
Federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às
informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições
administrativas ou legais;
Ø Integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo
desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;
Ø Disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;
Ø Racionalizar a produção da documentação arquivística pública;
Ø Racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da
documentação arquivística pública;
Ø Preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública
federal;
Ø Articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na
gestão da informação pública federal.
1.4 Legislação e normas aplicáveis ao SIGA
16
O órgão responsável pela definição da legislação arquivística e pela
definição da política nacional de arquivos é o CONARQ - Conselho Nacional de
Arquivos. Este, por sua vez, é vinculado ao Arquivo Nacional e é o órgão
central do SINAR – Sistema Nacional de Arquivos.
1.4.1 Constituição da República Federativa do Brasil de 1988
(Excertos):
Ø Título II - DOS DIREITOS E GARANTIAS FUNDAMENTAIS – art. 5º e art.
23.
1.4.2 Leis:
Ø Lei nº 11.111, de 5 de maio de 2005 - regulamenta a parte final do disposto
no inciso XXXIII do caput do art. 5º da Constituição Federal e dá outras
providências;
Ø Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 – dispõe sobre a política nacional de
arquivos
públicos
e
privados
e
dá
outras
providências;
Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968 - regula a microfilmagem de documentos
oficiais e dá outras providências.
1.4.3 Medidas Provisórias (MPs):
Ø Medida Provisória n° 2.200-2, de 24 de agosto de 2001 - institui a InfraEstrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto
Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.
1.4.4 Decretos:
17
Ø Decreto n° 4.915, de 12 de dezembro de 2003 - dispõe sobre o Sistema de
Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal,
e dá outras providências;
Ø Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002 - dispõe sobre a salvaguarda
de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da
segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública
Federal, e dá outras providências;
Ø Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002 - regulamenta a Lei nº 8.159, de 8
de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados;
Ø Decreto nº 3.505, de 13 de junho de 2000 - institui a Política de Segurança
da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal;
Ø Decreto nº 1.799, de 30 de Janeiro de 1996 - regulamenta a Lei nº 5.433, de
8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá
outras providências.
1.4.5 Resoluções do CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos:
Ø Resolução n° 25, de 27 de abril de 2007 - dispõe sobre a adoção do Modelo
de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos - e-ARQ Brasil - pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema
Nacional de Arquivos – SINAR;
Ø Resolução n° 24, de 3 de agosto de 2006 - estabelece diretrizes para a
transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para
instituições arquivísticas públicas;
Ø Resolução n° 22, de 30 de junho de 2005 - dispõe sobre as diretrizes para a
avaliação de documentos em instituições de saúde;
Ø Resolução n° 21, de 4 de agosto de 2004 - dispõe sobre o uso da subclasse
080 - Pessoal Militar, do Código de Classificação de Documentos de Arquivo
18
para a Administração Pública: Atividades - Meio e da Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às
Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14,
de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ;
Ø Resolução n° 14, de 24 de outubro de 2001 - aprova a versão revisada e
ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o
Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração
Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos
correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos
na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública. Foi publicada no DOU
de 08/02/2002 e revoga as Resoluções nº 4/1996 e nº 8/1997;
Ø Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999 - dispõe sobre a adoção de
símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem
de documentos arquivísticos;
Ø Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997 - dispõe sobre os procedimentos
para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades
integrantes do Poder Público;
Ø Resolução n° 6, de 15 de maio de 1997 - dispõe sobre diretrizes quanto à
terceirização de serviços arquivísticos públicos;
Ø Resolução n° 5, de 30 de setembro de 1996 - dispõe sobre a publicação de
editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito
Federal, Estados e Municípios;
Ø Resolução n° 2, de 18 de outubro de 1995 - dispõe sobre as medidas a
serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos
documentais para instituições arquivísticas públicas;
Ø Resolução n° 1, de 18 de outubro de 1995 - dispõe sobre a necessidade da
adoção de planos e/ ou códigos de classificação de documentos nos arquivos
19
correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas
atividades e funções.
1.5 Instrumentais técnicos utilizados pelo SIGA na gestão dos
documentos públicos
De acordo com o art. 3º da Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991,
considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações
técnicas relativas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente. Esta mesma lei ordinária versa em seu art. 18, que
compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos
produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e
facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e
implementar a política nacional de arquivos.
1.5.1 Instrumentais Técnicos de Gestão de Documentos:
O SIGA utiliza alguns instrumentais técnicos na gestão dos documentos
do Poder Executivo Federal, dentre eles:
- Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo
Relativo às Atividades-Meio da Administração Pública: o Código de
classificação de documentos de arquivo para a administração pública atividades-meio e a Tabela básica de temporalidade e destinação de
documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública,
constituem elementos essenciais à organização dos arquivos correntes e
intermediários, permitindo acesso aos documentos por meio da racionalização
e controle eficazes das informações nele contidas.
- Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística: o Dicionário Brasileiro de
Terminologia Arquivística é um instrumento de fundamental importância para a
normalização conceitual das atividades inerentes ao fazer arquivístico.
20
- Recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de
Arquivo: as recomendações presentes neste documento têm como objetivo
possibilitar o planejamento de estratégias de guarda e de preservação de
documentos de arquivo, de acordo com a sua temporalidade e destinação.
- Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística
de Documentos - e-ARQ Brasil: neste documento é apresentado um Modelo
de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos - e-ARQ Brasil, elaborado no âmbito da Câmara Técnica de
Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos, no período de
2004 a 2006. A Resolução n° 25 do CONARQ, de 27 de abril de 2007, dispõe
sobre a adoção do e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
- Mensuração de documentos textuais: trata-se dos procedimentos para a
mensuração
de
documentos
textuais.
Considerando
os
documentos
acondicionados na posição vertical e horizontal (caixas de papelão ou de
plástico, pastas "A" a "Z" ou suspensas etc.), a metragem linear tem por base o
comprimento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de
aço. Para a documentação empacotada, amarrada ou amontoada utilizar-se-á
a metragem cúbica, ou seja: comprimento (x) altura (x) largura das pilhas de
documentos. Para conversão de metros cúbicos em metros lineares, deve-se
multiplicar o resultado obtido em metros cúbicos (m³) por 12 (doze).
Dentre os instrumentos técnicos citados, o de maior importância para a
gestão dos documentos públicos é a publicação “Classificação, Temporalidade
e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da
Administração Pública”. Essa obra possui o plano de classificação dos
documentos e a tabela de temporalidade dos documentos. Através do plano de
classificação, os documentos são organizados e classificados em função de
suas características em comum (constituindo as classes documentais), o que
se reflete em diferentes códigos de classificação para representar diferentes
atividades ou funções inerentes aos órgãos administrativos. A tabela de
temporalidade contém os mesmos códigos do plano de classificação, porém
ela serve para determinar os prazos de guarda (ou prazos de retenção) dos
documentos, isto é, por quanto tempo a administração deve armazenar e gerir
21
os documentos para fins administrativos, fiscais ou legais, até a sua destinação
final (que pode ser a eliminação, caso não possuam mais valor para a
instituição; ou a guarda permanente e preservação, quando possuem valor
probatório, histórico ou informativo para a instituição). Este importante
instrumento técnico de gestão dos documentos públicos do Poder Executivo
Federal será mais profundamente analisado no capítulo IV deste trabalho.
CAPÍTULO II
A CIÊNCIA DOCUMENTÁRIA DIPLOMÁTICA
2.1 A origem da Diplomática
A origem da Diplomática data da Alta Idade Média, durante o pontificado
do Papa Inocêncio III (1198-1216). Surgiu a partir da necessidade de se
constituírem regulamentos para se evitar a falsificação dos documentos da
Igreja, o que estava ocorrendo intensamente na Europa, nessa época. Em
função disso, pode-se dizer que a Diplomática surgiu relacionada ao Direito
Patrimonial e Eclesiástico; com a finalidade de comprovar a autenticidade dos
títulos de terras da Igreja.
22
Considerado o “Pai da Diplomática” por ter sido o primeiro a criar bases
científicas para a Diplomática, Jean Mabillon, líder dos monges beneditinos da
1
Abadia de Saint Denis, publica, em 1681, a obra De Re Diplomática, Libri VI .
2
Essa obra é considerada como um “Tratado de Paleografia e Diplomática” , e
serve como marco teórico-científico para o nascimento das duas ciências.
Nela, Mabillon indica as características diplomáticas que todo documento deve
possuir para ser considerado autêntico.
Os seguidores de Mabillon defendiam o argumento de que a
Diplomática deveria abranger a Paleografia, a Cronologia3, a Numismática4,
5
Sigilografia e as demais disciplinas ou ciências necessárias para se analisar a
veracidade dos atos registrados nos documentos.
No fim do século XVII e início do XVIII, a Diplomática ainda era muito
ligada ao Direito Eclesiástico. Tornou-se também uma ciência auxiliar da
História, passando a fazer parte do ensino nas universidades, cuja primeira de
que se tem registro é a Universidade de Bologna, na Itália.
No século XVIII, no período 1750-1765, os monges beneditinos René
Prosper e Charles Toustain reuniram documentos de várias partes da Europa,
usaram o método da comparação e concluíram que a mesma função ou
atividade gerava o mesmo documento, independentemente da localização; a
estrutura e a forma estabelecida para lidar com os atos sempre se repetia. O
resultado dessa pesquisa foi a publicação de um novo tratado de Diplomática,
denominado Nouveau Traité Diplomatique.
1
Trata-se de uma obra de referência para a Diplomática. De Re Diplomática significa sobre as
coisas diplomáticas, sendo uma obra dividida em seis partes. Contém matéria não somente de
Diplomática, mas também de Paleografia, Sigilografia, Cronologia e Numismática.
2
Paleografia é a ciência responsável pelo estudo técnico dos textos antigos, na sua forma
exterior (características extrínsecas: letras, números, abreviaturas, ligações), compreendendo o
conhecimento dos materiais e instrumentos usados para a escrita, a história da escrita e a
evolução das letras, objetivando sua leitura e transcrição. Embora a Paleografia e a Diplomática
trabalhem com textos, cabe aqui ressaltar a diferença entre elas: a Paleografia lê e decifra os
caracteres extrínsecos do texto; enquanto a Diplomática é responsável pela análise dos
caracteres intrínsecos do documento (idioma, teor, estilo, forma documental), verificando a sua
autenticidade.
3
Cronologia é ciência que estuda o tempo e suas divisões com o objetivo de distinguir a ordem
de ocorrência dos fatos; relaciona datas e acontecimentos históricos (baseia-se em Eras).
4
Numismática é a ciência que estuda as moedas e as medalhas.
5
Sigilografia é a parte da Diplomática e da Arqueologia que tem por objetivo o estudo dos
selos, sinetes, e lacres onde existe informação escrita.
23
Em 1796, foi a vez da Universidade de Coimbra, em Portugal, incluir a
cadeira de Diplomática em seus cursos, sob a responsabilidade e regência do
acadêmico João Pedro Ribeiro, o primeiro professor de Diplomática nas
universidades portuguesas. Ele publicou em 1798, a obra “Observações
Históricas e Críticas para servirem de Memórias ao Sistema da Diplomática
Portuguesa”, e é considerado como um dos criadores da Diplomática
portuguesa.
2.2 A afirmação da Diplomática como ciência autônoma
Avançando pelo século XIX, a Diplomática sofre influência da tradição
alemã e passa a focalizar a crítica dos atos escritos de conteúdo jurídico,
auxiliando a área do Direito na verificação da veracidade e legalidade dos
documentos oriundos dos tribunais e cartórios.
Com
o
crescimento
da
produção
documental
em
função
da
burocratização das atividades humanas, surge a Arquivologia, ainda no século
XIX, como uma ciência vinculada e derivada da Diplomática, com o objetivo de
aplicar métodos para organização e gerência da documentação.
Em 1960, durante a conferência de abertura do curso de Diplomática da
L’École de Chartes, o diplomatista francês Robert Henry Bautier propõe
“ampliar o objeto da Diplomática a todas as peças do arquivo, sem distinção de
língua, escrita, geografia e independente da época em que foram produzidos”
(BELLOTTO, 2002, p. 15); isto é, procura estabelecer uma identidade entre
documento diplomático e documento de arquivo. Proposta na qual teve o apoio
de outro estudioso francês, Georges Tessier. Bautier e Tessier deram novos
rumos e perspectivas possíveis para os estudos de Diplomática. Com a
mudança paradigmática proposta por estudiosos como Bautier e Tessier,
ocorreu o aprofundamento no estudo do conteúdo do documento e das suas
formas de criação, além do estabelecimento de nova metodologia de trabalho;
concretizando assim a Diplomática como ciência autônoma, e ao mesmo
tempo vinculada a outras ciências que atuam mutuamente como auxiliares;
como é o caso da Diplomática, da Arquivologia e da Paleografia.
24
A Diplomática moderna foi impulsionada por sua aplicabilidade na
Arquivística, e relacionado a esta matéria pode-se citar em destaque os
trabalhos da professora italiana Luciana Duranti, e do professor brasileiro João
Eurípedes Franklin Leal; dentre outros.
2.3 Conceitos, objetos e métodos da Diplomática
A Diplomática (ou Diplomatística) estabelece um método de crítica ou
análise documental para verificar os caracteres externos (como suporte –
papel, mídia magnéticas etc.) e analisar os caracteres internos (como a
redação – o texto – e a forma documental) dos documentos escritos.
Referindo-se às características dos documentos escritos, Piqueras Garcia
(1999 apud BELLOTTO, 2002, p. 18) define:
Todo documento escrito implica em: um suporte ou
veículo sustentador e transmissor da mensagem ou assunto
(texto);
um
conteúdo
textual
expresso
com
linguagem,
vocabulário, escrita, estilo, fórmulas peculiares de acordo com a
natureza e a importância do tema e em relação direta com a
época, chancelaria, tabelionato, lugar, ambiente cultural, autor
ou autores e destinatário; determinada finalidade e ideologia;
estruturação e formalidades variáveis e identificativas que lhe
servem de garantia.
Segundo Franklin (2005): “Diplomática é a ciência usada para explicar a
forma como são processados os documentos escritos, com o objetivo de
conhecendo-os, verificar se são falsos, falsificados ou autênticos”. Sobre essa
definição, cabe aqui ressaltar a diferença entre documentos falsos e
falsificados: falso é aquele documento que já foi elaborado para fins ilícitos,
registra um ato não verídico, já “nasceu” falso e, portanto, sem valor legal;
falsificado é quando se tem um documento original (autêntico, com valor legal)
e este é adulterado, também para fins ilegais.
Para os autores Bautier e Tessier, a essência do documento está na sua
condição de prova; sendo que a forma documental tem o conceito mais
25
importante dentro da Diplomática - pois se refere aos caracteres externos do
documento, à sua disposição material e à ordenação interna do texto, o que
designam como “discurso diplomático”. Para os autores, as metodologias de
descrição e explicação das formas em que se apresenta o documento escrito
não objetivam somente a análise da forma dos documentos já mencionada,
mas também a identificação das circunstâncias e dos procedimentos de
produção dos mesmos.
Para um claro entendimento dos objetos de estudo da Diplomática, é
necessário expor as definições e a relação existente entre espécie documental,
tipo documental e categoria documental; assim, segundo Camargo & Bellotto
(1996), e Franklin (2005):
Ø Espécie documental: é a configuração que assume um documento de
acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. A
espécie
documental
diplomática
é
aquela
que
obedece
a
fórmulas
normalmente estabelecidas pelo Direito Administrativo ou Notarial. Exemplos:
memorandos, atas, relatórios etc.
Ø Tipo documental: é a identificação do aspecto formal (estrutura, formato e
conteúdo) do documento, diretamente relacionado com a natureza jurídicoadministrativa do ato que lhe deu origem; é a configuração que assume a
espécie documental de acordo com as informações nela contidas e com a
atividade que representa, por exemplo: relatório financeiro, relatório de pessoal
etc. Os tipos documentais são estruturados em categorias documentais.
Ø Categorias documentais: correspondem à finalidade do tipo documental.
Dentro do contexto jurídico-administrativo, a categoria reflete o peso e a
hierarquia do conteúdo do documento (por exemplo: documentos normativos,
documentos de ajuste).
Dentre os tradicionais e modernos objetos de estudo da Diplomática,
podem ser relacionados:
Ø O documento diplomático: suas fases de elaboração, modos de transmissão
(original e cópia), e sua estrutura formal.
Entenda-se por documento
diplomático o documento escrito, produzido e redigido de acordo com regras
26
preestabelecidas, que se destinam a dar-lhe força probatória. O documento
diplomático é analisado isoladamente, enquanto documento singular (espécie
documental), relacionado somente ao ato jurídico ou administrativo de sua
criação.
Ø O documento arquivístico: considerado em seu conjunto, é o tipo
documental. O documento arquivístico deve possuir conteúdo, contexto e
estrutura suficientes para servir de evidência da atividade que representa,
servir como uma fonte de prova; atestando a relação orgânica entre seu
criador e o seu próprio conteúdo.
Analisada quanto ao seu objeto de estudo, a Diplomática possui as
seguintes classificações ou abordagens:
Ø Diplomática clássica ou tradicional: seu objeto é o documento diplomático,
analisado enquanto espécie documental (documento singular). Segundo
Bellotto (2001), a Diplomática clássica define os documentos diplomáticos
como sendo os de natureza jurídica que refletem no ato escrito as relações
políticas, legais, sociais e administrativas entre o Estado e os cidadãos, e cujos
elementos semânticos possuem fórmulas preestabelecidas. Tem como
princípio
metodológico
a
identificação
de
elementos
que
permitam
comparações, estuda a configuração interna do documento, faz o estudo
jurídico de suas partes e dos seus caracteres, para assim verificar a sua
autenticidade;
Ø Diplomática
contemporânea
–
Tipologia
Documental:
ampliação
da
Diplomática em direção à gênese documental e à Arquivística. Além de estudar
a forma e os caracteres do documento (como a Diplomática clássica) para a
verificação de sua autenticidade, a Diplomática contemporânea se destaca no
objetivo de analisar o contexto de produção e tramitação do documento - o que
envolve as atribuições, competências, funções e atividades da instituição
geradora/ acumuladora. Tem como objeto o documento de arquivo analisado
enquanto componente de conjuntos orgânicos.
2.3.1 Funções da Diplomática
27
De acordo com a abordagem clássica ou tradicional, a Diplomática
realiza três funções interdependentes na análise dos documentos: a função
classificadora, a função jurídica e a função crítica. A função classificadora
estabelece as classes documentais baseada na relação existente entre a
entidade produtora e a configuração das estruturas interna e externa do
documento, realiza a identificação do documento dentro do contexto tipologia –
categoria – espécie. A função jurídica é vinculada à função classificadora e
remete à determinação das classes ou tipos documentais dentro do contexto
jurídico, sendo utilizadas como instrumentos jurídicos que comprovem direitos
ou que façam parte de negócios jurídicos. A função crítica se ocupa da análise
da estrutura formal do documento, visando distinguir os documentos
autênticos, dos falsos e dos alterados (falsificados).
2.3.1.1 A Função Classificadora e Jurídica da Diplomática
De acordo com o seu conteúdo, a Diplomática classifica os documentos6
em graciosos, litigiosos ou legislativos. Documentos graciosos são os que
tratam da concessão de um benefício qualquer (uma carta patente, por
exemplo); os litigiosos tratam de divergências entre as partes envolvidas
(laudos de arbitragem, por exemplo) e os legislativos estabelecem normas e
decisões (leis em geral).
Quanto à qualificação da direção fluxo burocrático e documental, os
documentos
podem
ser verticais (ascendentes ou descendentes) ou
horizontais. Os documentos ascendentes são os que partem dos subordinados
a seus superiores; os descendentes partem dos superiores a seus
subordinados; e os documentos horizontais são os que tramitam em um
mesmo nível hierárquico da administração.
- Classificação das categorias documentais na esfera pública:
6
É importante ressaltar que as classificações abordadas nesta subseção do trabalho remetem
à área da Diplomática, e que, no caso da Arquivística, tais classificações podem ser diferentes;
conforme será abordado no capítulo seguinte.
28
Os tipos de documentos diplomáticos são estruturados em categorias
documentais, de acordo com o peso e a hierarquia dos seus conteúdos. As
categorias documentais dos documentos públicos e dos notariais são as
seguintes:
Ø Documentos dispositivos: são os documentos que exprimem atos ou
vontade de autoridades, e neles se enquadram os normativos, os de ajuste ou
pactuais e os de correspondência.
Ø Documentos testemunhais: são os documentos que surgem depois de um
ato dispositivo (atos emanados por autoridades). Podem ser de assentamento
ou comprobatórios:
Ø Documentos informativos: são os documentos opinativos, enunciativos,
capazes de esclarecer questões contidas em outros documentos, servindo de
fundamento para uma resolução.
Outra forma de classificação das categorias documentais é baseada nos
atos administrativos; a saber: atos normativos, atos de ajuste, atos de
correspondência, atos de assentamento, atos comprobatórios e atos
enunciativos.
- Classificação das espécies documentais:
O conhecimento das espécies documentais é de suma importância para
as
ciências
documentárias.
No
caso
específico
da
Arquivística,
tal
conhecimento é utilizado nas tarefas realizadas em um sistema de gestão
documental. Segue abaixo alguns exemplos de espécies documentais
utilizadas na Administração Pública e na área notarial:
Ø Lei: documento diplomático dispositivo normativo, descendente. É uma
norma jurídica, escrita, emanada do poder competente.
Ø Memorando: documento não-diplomático informativo. É uma forma de
correspondência interna de um órgão.
29
Ø Ofício: documento não-diplomático, mas de desenho mais ou menos
oficializado, informativo, ascendente ou horizontal. É uma correspondência de
caráter oficial, equivale à carta trocada ou enviada pelos órgãos públicos.
Ø Relatório: documento não-diplomático testemunhal de assentamento,
ascendente. É uma exposição de ocorrências, fatos, despesas, transações,
com a finalidade da prestação de contas aos superiores.
2.3.1.2 A Função Crítica da Diplomática
O objetivo principal da função crítica da Diplomática é o estudo da
estrutura, do aspecto formal do documento a partir do particionamento do
mesmo, para assim proceder à verificação da sua autenticidade. Em função
disso, também estabelece as funções, as formas de elaboração e as formas de
transmissão dos documentos.
- A Gênese Documental:
Considera-se
como
gênese
de
documentos
as
etapas,
os
procedimentos e as pessoas envolvidas na elaboração dos documentos.
A elaboração do documento envolve no mínimo duas pessoas (o autor e
o destinatário), e, às vezes, ocorre a necessidade de se ter uma terceira
pessoa (o rogatário ou o mandatário). Outorgante é a pessoa por ordem ou em
nome de quem se elabora o documento, tem que ser obrigatoriamente a
pessoa que assina o documento. A segunda pessoa envolvida na gênese dos
documentos é o destinatário ou outorgado, a pessoa a quem o documento é
destinado.
O processo da gênese documental requer a vontade de transformar
uma ação, um fato, em um ato jurídico; que, ao ser lavrado, adotará a forma
documental adequada (uma espécie documental). Envolve duas fases de
elaboração do documento: a actio e a conscriptio. Actio (ação, fato, ato) é a
ação ou atuação das partes interessadas na criação de um ato, de uma
30
situação jurídica. Conscriptio (consignar por escrito) ou lavratura: é o ato de
escrever, de redigir o documento por determinação da autoridade competente;
é o momento de materialização do documento, da transferência da informação
para um suporte e meio semântico juridicamente válido.
Levando-se em consideração mais especificamente o contexto jurídicoadministrativo da elaboração dos documentos públicos, pode-se relacionar as
seguintes
etapas
de
sua
gênese
documental:
identificação
jurídico-
administrativa do ato; seleção da espécie documental; preenchimento da
fórmula diplomática (que resultará na redação final do documento); tramitação/
destinação do documento; guarda e/ou destinação fixada em tabelas de
temporalidade.
- Tipos de formulários:
Formulários ou fórmulas são modelos de redação usados para facilitar a
lavratura e se evitar erros durante a feitura do documento. Podem ser de
quatro tipos: documento autógrafo (documento escrito por uma pessoa e
assinado por outra, quem assina o documento torna-se o seu autor perante a
lei); documento não-autógrafo (não foi escrito, nem assinado pelo autor, e, às
vezes, é cópia de outro documento); documento hológrafo (escrito e assinado
pelo autor); documento quirógrafo (documento manuscrito, escrito a mão).
- Tradição Documental:
É a parte da Diplomática que estuda as várias maneiras de transmissão
dos documentos no decorrer do tempo. O ato de passar documentos de uma
pessoa para outra pode ser feito através de duas formas: pelos originais ou
pelas cópias. O original conserva todos os caracteres internos e externos com
os quais foi emitido; possui o caráter de primeiro (matriz) e de documento
perfeito, acabado e limpo. É reconhecido e distinguido por conter as
assinaturas ou subscrições, os carimbos, os selos e outros sinais de validação
31
que lhe garantem valor jurídico. Um original é autógrafo quando contém a
assinatura do próprio autor e, heterógrafo, quando não a contém.
O pós-original é o último estágio na tradição documental e é
representado pelas cópias. Elas têm a finalidade de reproduzir o original,
embora não tenham o mesmo valor jurídico. O tipo de cópia de maior valor
perante a lei é a cópia autêntica, certificada ou autorizada, pois é a reprodução
do original autenticada por sinais públicos (carimbos, selos e assinaturas).
- A Análise Diplomática de Documentos:
A análise diplomática (ou crítica diplomática) realiza a crítica da forma
do documento, levando em consideração os seus caracteres externos (ou
extrínsecos), os caracteres internos (ou intrínsecos), a estrutura do formulário e
sua partição. A junção desses elementos internos e externos confere ao
documento a sua função, isto é, o aspecto correspondente à natureza
diplomática e jurídica para a qual foi elaborado; o que se pretende com a
produção do documento.
A metodologia utilizada na análise diplomática de documentos baseia-se
no reconhecimento e/ ou estabelecimento das seguintes características do
documento: a sua autenticidade (levando em consideração a espécie, o
conteúdo e a finalidade do documento); sua datação; sua origem ou
proveniência; suas formas de transmissão (tradição documental) e a fixação/
estrutura do seu texto.
Os caracteres externos (físicos, estruturais ou formais) são os que
fazem parte da estrutura física do documento e da sua forma de apresentação
(aparência), dentre eles: suporte (material onde a informação é registrada); o
formato (configuração física do suporte, por exemplo, o caderno); a forma de
transmissão do documento (minuta, original e cópia); o gênero (configuração
que assume o documento de acordo com a disposição dos códigos utilizados
para registrar a informação e transmitir o seu conteúdo, por exemplo, gênero
textual, sonoro, audiovisual, informático); os sinais de validação (como
assinaturas, selos e carimbos).
32
Por sua vez, os caracteres internos (substantivos) são os inseparáveis
7
do documento, os aspectos de origem filológica , relacionados ao conteúdo do
documento (ao texto), e revelam a forma do que o documento retrata; como
por exemplo: a língua na qual o documento foi registrado; a proveniência; o
teor do documento (assunto do qual trata); a data tópica (lugar onde o
documento está datado) e a data cronológica (no formato ano-mês-dia, que
juntamente com a data tópica, situa o documento no tempo e no espaço).
Referindo-se à partição analítica dos documentos realizada pela análise
diplomática, Duranti (1995) afirma que a “Diplomática é uma metodologia
analítica que categoriza tudo para estudar”. A Diplomática parte tudo, o mundo,
as palavras, assim como os documentos, em elementos internos e externos. A
primeira coisa que a Diplomática reparte é o formulário escrito. O método
diplomático é aplicável na verificação de qualquer coisa que seja um
documento. O documento pode ser particionado em três partes: o protocolo
inicial, o texto e o escatolo ou protocolo final. O protocolo (inicial) e o estacolo
são as partes externas do documento, isto é, o seu “invólucro”, o que dá ao
assunto do texto um poder legal através de assinaturas, datas e fórmulas de
legalização. Por sua vez, o texto é a parte interna do documento; o “corpo” ou
a essência do documento, que contém o núcleo principal da informação.
Nessas três partes são verificadas as fórmulas diplomáticas obrigatórias
próprias de cada espécie documental. O conhecimento da partição do
documento é importante para a análise do mesmo, para o estudo da sua
tipologia e para a futura constatação de sua falsidade ou autenticidade.
Abordando a técnica legislativa moderna, verifica-se que a partição
analítica do documento realizada pela Diplomática recebe uma nomenclatura
equivalente: o protocolo inicial é chamado de preâmbulo, e é composto pela
epígrafe, pela ementa, pelo título e pela autoria; o texto é composto pela
consideranta (exposição ou narração, no caso da Diplomática), pelo dispositivo
e pela corroboração (que inclui a cláusula de vigência e a cláusula
7
Filologia é a ciência que estuda a evolução da estrutura linguística de um idioma, através dos
documentos escritos que o compõem.
33
revogatória); e o escatocolo é chamado de encerramento, que é formado pelo
fecho e pelas assinaturas.
No capítulo IV, subtópico 4.2.1, será demonstrado um exemplo da
análise diplomática aplicada a documentos integrantes do Sistema de Gestão
de Documentos de Arquivos da Administração Pública Federal (SIGA).
- A Análise tipológica de Documentos e a Tipologia Documental:
Enquanto a análise diplomática atua na verificação da autenticidade do
documento levando em consideração a sua estrutura e a finalidade do seu ato
jurídico originário, tendo como objeto a espécie documental analisada
isoladamente; a análise tipológica atua levando em consideração a relação
existente entre os documentos e as suas atividades institucionais, e tem como
objeto a tipologia documental – a configuração que assume a espécie
documental de acordo com a sua atividade geradora.
Segundo Bellotto (2002): “A Tipologia Documental é ampliação da
Diplomática na direção da gênese documental e de sua contextualização nas
atribuições, competências, funções e atividades da entidade geradora/
acumuladora”. A Tipologia Documental analisa o documento como integrante
de conjuntos orgânicos, como integrante de uma mesma série documental. A
organicidade de uma série documental tem as seguintes características: a
reunião ou agrupamento dos documentos por representarem uma atividade em
comum; por possuírem a mesma construção diplomática em todos os
documentos do mesmo tipo e, por conseguinte, por cumprirem a mesma
função.
A metodologia da análise tipológica baseia-se no reconhecimento e/ ou
estabelecimento das seguintes características do documento: sua origem
(proveniência); sua vinculação à competência, funções e atividades da
instituição acumuladora (a relação orgânica entre o documento e sua
instituição acumuladora); a associação entre a espécie e o tipo documental
(análise do ato ou atividade geradora do documento); seu conteúdo e sua
datação. Quanto aos tipos documentais, não se pode fixar uma listagem geral
34
dos tipos mais usados nas áreas jurídica, administrativa e notarial, como no
caso das espécies documentais (na análise diplomática); isso porque a
tipologia documental depende da atividade de origem e a sua fixação é
complexa e vinculada a ramos específicos.
Segundo Rodrigues (2005), devem ser considerados os seguintes itens
na análise tipológica de documentos: o tipo documental (sua denominação a
ser verificada em manuais e glossários referentes às atividades específicas); o
seu conteúdo e seus caracteres externos; o código da série documental
(retirado do plano de classificação de documentos); a instituição produtora/
acumuladora; as atividades que geram o tipo documental; o destinatário (se o
tipo documental for remetido a outro órgão ou pessoa); a legislação da
instituição e a função/ atividade que originará a série; a tramitação (ações e
diligências pelas quais os tipos documentais passam até cumprir a sua função
e/ ou finalidade); e os prazos de tempo de vigência (prazos de tempo em que
são válidos os encargos e as disposições nele contidas; são prazos
estipulados na tabela de temporalidade de documentos referentes à
tramitação, arquivamento setorial, arquivamento permanente e eliminação dos
documentos).
No capítulo IV, subtópico 4.2.2, será demonstrado um exemplo da
análise tipológica aplicada a documentos integrantes do SIGA.
35
CAPÍTULO III
OS FUNDAMENTOS DA ARQUIVÍSTICA
Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (ARQUIVO
NACIONAL, 2005), Arquivologia ou Arquivística é “a área do conhecimento que
estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na
produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos”. O
objeto de estudo da Arquivística é o documento arquivístico, ou seja, o arquivo.
Define-se documento como a informação registrada em um suporte material,
físico (como o papel, fitas magnéticas, CDs, DVDs, microfilme, pergaminho
etc.). A já mencionada “Lei Geral dos Arquivos” – Lei nº 8.159/ 1991 – define
os arquivos como “os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por
órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em
decorrência do exercício de atividades específicas, bem como pessoa física,
qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos”. O
arquivo tem uma relação orgânica e natural com a sua instituição produtora ou
acumuladora, em função das atividades que representa.
Relativo à conceituação e caracterização do que é informação
arquivística, Lopes (1997) afirma que “a natureza das informações arquivísticas
é específica; trata-se de informações registradas em suporte definido,
acumuladas por um indivíduo ou por um organismo que é, ao mesmo tempo,
produtor e receptor”. A informação arquivística apresenta como características
a sua natureza orgânica (sua relação intrínseca com o produtor); originalidade;
a sua capacidade de ser avaliada em termos de idade e de utilização; e é fonte
primária para a tomada de decisão nas organizações.
A principal finalidade dos arquivos é servir à administração – servir de
fonte para a tomada de decisões – e, com o decorrer do tempo, passa também
36
a ser fonte de conhecimento da história; já a sua função básica (enquanto
órgão) é a conservação da documentação e a disponibilização das
informações contidas no acervo documental que o constitui.
A Arquivística é norteada por princípios fundamentais que a distingue
das outras ciências documentárias ou da área da informação, e que formam a
base de sua teoria. São os seguintes:
Ø Princípio da proveniência (princípio de respeito aos fundos): os arquivos
devem ser organizados obedecendo à competência e às atividades da
instituição ou pessoa responsável por sua produção, acumulação ou guarda de
documentos. Os arquivos originários de uma instituição ou pessoa devem
manter sua individualidade, não sendo misturados a outros de origem diversa.
Ø Princípio da organicidade: os arquivos refletem a estrutura, funções e
atividades da instituição produtora/ acumuladora em suas relações internas e
externas. A organicidade é a principal característica do arquivo, e designa uma
relação de interdependência entre os documentos, a informação registrada, a
atividade que representa e a estrutura organizacional da instituição.
Ø Princípio da unicidade: cada documento de arquivo (não obstante sua
forma, gênero, tipo ou suporte) conserva seu caráter único, em função do seu
contexto de produção.
Ø Princípio da indivisibilidade ou integridade arquivística: deriva do princípio da
proveniência e versa que os fundos de arquivo devem ser preservados sem
dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou acréscimo
indevido.
Ø Princípio da cumulatividade: o arquivo é uma formação progressiva, natural
e orgânica (difere da biblioteca, por exemplo, na qual a acumulação é
gradativa, conforme as aquisições).
Ø Princípio de respeito à ordem original: remete ao princípio da proveniência e
ao princípio da indivisibilidade, e versa que deve ser respeitada a ordem
original de organização dos documentos do arquivo.
37
Ø Princípio da territorialidade: originário da Arquivística canadense, se refere à
jurisdição a que pertence cada documento, de acordo com a área territorial, a
esfera do poder e o âmbito administrativo onde foi produzido e recebido.
Aplica-se a três níveis: nacional, regional e institucional.
- Classificação dos arquivos:
De acordo com as entidades mantenedoras, os arquivos podem ser:
públicos (arquivos de entidades de caráter público - na esfera federal,
estadual, distrital ou municipal); ou privados (de caráter particular - como os
institucionais, comerciais e familiares ou pessoais).
De acordo com os estágios de sua evolução, os arquivos são divididos
8
de acordo com a chamada “Teoria das três idades” (ou “ciclo vital dos
documentos”); conforme a seguir: arquivo de primeira idade ou corrente
(formado por documentos frequentemente consultados ou ainda em uso);
arquivo de segunda idade ou intermediário (formado por documentos menos
consultados, mas que necessitam ficar armazenados na instituição para que se
cumpra seu prazo de guarda ou servir de fonte para a resolução de um
problema novamente focalizado); arquivo de terceira idade ou permanente
(constituído
de
documentos
que
perderam
todo
valor
de
natureza
administrativa, e que são conservados em razão de seu valor histórico,
informativo). De acordo com essa classificação, cada idade corresponde a uma
maneira diferente de se tratar e organizar a documentação; e, observa-se que
na etapa da avaliação (dentro da gestão documental), os documentos têm a
sua valoração identificada como valor primário (valor administrativo ou
funcional - o valor que o documento possui para cumprir os objetivos de sua
criação); ou valor secundário (valor probatório, jurídico, informativo, histórico –
o valor que o documento assume diferente do objetivo original para o qual foi
produzido; o documento passa a ser considerado como fonte de pesquisa e
informação para a própria administração e para terceiros).
8
Alguns autores, como os canadenses Rousseau e Coutore (1998) propõem a chamada
“Arquivística integrada” no lugar da “Teoria das três idades”. A Arquivística integrada propõe a
união das três idades dos arquivos em um processo único de gestão da informação, sem tantas
diferenças entre as fases.
38
- Classificação dos documentos:
Sobre a classificação dos documentos, a teoria arquivística a determina
conforme as características, forma e conteúdo dos mesmos; originando
classificações quanto ao gênero e quanto à natureza dos documentos.
Quanto ao gênero, os documentos podem ser: escritos ou textuais;
cartográficos; iconográficos (fotografias e diapositivos); filmográficos; sonoros;
micrográficos;
e
informáticos
(documentos
produzidos,
tratados
ou
armazenados em computador).
No caso da documentação escrita ou textual, a Arquivística – embasada
na proveniência do documento e nas funções e atividades da entidade
produtora/ acumuladora – utiliza para os tipos documentais a mesma
classificação dada pela Diplomática às espécies documentais, só que
acrescida da sua atividade particular; como por exemplo: contratos (de
trabalho; nupcial etc.), relatórios (para compras de equipamentos; sobre gastos
orçamentários etc.), certidões (de registro civil; de nada consta etc.), dentre
outros.
Quanto à natureza do assunto, a Arquivística classifica os documentos
em ostensivos e sigilosos. Ostensivos são os documentos cuja divulgação não
prejudica a administração, podendo ser de conhecimento geral; já os
documentos sigilosos são os que, devido à sua natureza e conteúdo, devem
ser de conhecimento restrito, requerendo assim, medidas especiais de
salvaguarda para a sua custódia e divulgação, assim como uma legislação
própria. Os documentos sigilosos são classificados em quatro graus de sigilo:
ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados. Ultra-secretos são os
assuntos que requerem excepcional grau de segurança, como os relacionados
à política governamental de alto nível. Secretos são os assuntos que requerem
alto grau de segurança, podendo ser acessados por pessoas autorizadas
(como programas governamentais, por exemplo). Confidenciais são os
assuntos que não requerem alto grau de segurança, mas que não devem ser
conhecidos por pessoa não-autorizada (assuntos pessoais, por exemplo).
39
Reservados são os assuntos com o menor grau de sigilo, e que não devem ser
do conhecimento do público em geral (como parte de planos, por exemplo).
De acordo com o Decreto nº 5301, de 2004 (que alterou o Decreto nº
4553, de 2002), os prazos máximos de duração da classificação de sigilo para
os documentos sigilosos ficaram da seguinte forma; podendo ser prorrogados
uma única vez, por igual período: ultra-secretos: trinta anos; secretos: vinte
anos; confidenciais: dez anos; reservados: cinco anos.
- Gestão de documentos:
A gestão documental é definida pela Arquivística como “um conjunto de
procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 100). A gestão de documentos é
operacionalizada mediante o planejamento, a organização, o controle, dos
recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos; com o objetivo de
aperfeiçoar e simplificar o ciclo documental, fazendo com que os documentos
de arquivo sirvam de maneira eficiente às administrações das instituições.
Como descrito acima, as três fases básicas da gestão de documentos
são a produção, a tramitação ou utilização e a destinação. A fase da produção
envolve os procedimentos de elaboração dos documentos em decorrência das
atividades de um órgão ou setor. A fase da tramitação se refere ao fluxo
burocrático percorrido pelos documentos, que é necessário ao cumprimento de
sua função administrativa, como por exemplo, as atividades de protocolo
(recebimento, classificação, registro e distribuição). A fase da destinação é a
mais complexa dentro da gestão documental e envolve a análise e a avaliação
dos documentos acumulados nos arquivos, com a finalidade de estabelecer
seus prazos de guarda e a sua destinação final para eliminação ou guarda
permanente.
40
Dentre as funções ou tarefas arquivísticas realizadas sequencialmente,
que devem constar em um projeto de gestão documental, pode-se, de forma
resumida, relacionar:
Ø Estudo da instituição: estudo do organograma, do estatuto e regimento, das
atividades-meio e atividades-fim, com o objetivo de se conhecer a instituição.
Ø Levantamento documental: é a análise orgânico-funcional dos documentos
da instituição, isto é, que documentos são produzidos em cada setor; serve de
base para a classificação.
Ø Classificação: é a identificação das classes, isto é, o agrupamento dos
documentos com características comuns, dos tipos documentais; partindo
sempre do geral para o particular e respeitando-se a estrutura orgânica da
instituição. Tem como produto o Plano de Classificação de Documentos da
Instituição.
Ø Avaliação: é a identificação ou percepção do valor que o documento possui,
com o objetivo de proporcionar a sua destinação, racionalizando o ciclo vital
dos documentos. É a etapa mais importante dentro da gestão documental, pois
define quais documentos serão preservados e quais serão descartados. A
avaliação deve ser realizada por uma Comissão Interdisciplinar de Avaliação
de Documentos (composta por profissionais de diversas áreas, como o
Arquivista, o Jurista, o Administrador, um especialista/ técnico, dentre outros) e
tem como produto a Tabela de Temporalidade dos Documentos – um registro
esquemático que contém os prazos de guarda dos documentos e as suas
destinações finais.
Ø Seleção: é a separação física dos documentos a partir da sua destinação,
isto é, o que será eliminado, transferido ou recolhido para a guarda
permanente.
Ø Arranjo: é a classificação, a ordenação física e intelectual dos fundos de
arquivo. O fundo arquivístico é a unidade básica do arquivo permanente, e
corresponde ao conjunto de documentos de mesma origem e que foram
avaliados como possuidores de valor secundário, probatório; e que deverão,
nesta etapa, ser organizados de forma orgânica e natural com a estrutura da
41
instituição. Tem como produto o Quadro de Arranjo, uma representação gráfica
em forma de organograma, que representa o complexo de documentos e as
relações entre eles.
Ø Descrição: é a última função a ser realizada pelo Arquivista na gestão
documental, e revela, descreve o conteúdo e as características dos
documentos que estão no arquivo permanente. É a “ponte” entre o interior do
arquivo e a possibilidade do acesso, da pesquisa. Tem como produto os
Instrumentos de Pesquisa (guias, inventários, catálogos etc.) – uma obra de
referência que identifica o que está sendo descrito (fundo, série, subsérie e
unidade documental), resumindo e localizando em diferentes graus e
amplitudes os documentos de um fundo. A metodologia a ser usada na
descrição também deve partir do geral (do organograma) para o particular
(para a unidade documental, o menor nível).
Ø Acesso e/ ou possibilidade de pesquisa, consulta: corresponde ao ato de se
disponibilizar a documentação e a informação ao público.
Vale ressaltar que para uma gestão de documentos e da informação
eficientes, todas as funções arquivísticas mencionadas devem ser realizadas
de forma integrada e por profissionais capacitados, seguindo as normas
jurídicas e os procedimentos operacionais da instituição, assim como a
legislação arquivística em vigor.
CAPÍTULO IV
A GESTÃO DE DOCUMENTOS DO PODER EXECUTIVO
FEDERAL SOB A PERSPECTIVA INTERDISCIPLINAR DA
ARQUIVÍSTICA E DA DIPLOMÁTICA
A gestão dos documentos públicos, neste caso específico, do Poder
Executivo Federal (sistema SIGA) é uma atividade pertencente à área de
atuação da Arquivística. Portanto, a atuação interdisciplinar da Diplomática na
42
área da Arquivística tem como premissa o respeito aos princípios arquivísticos
citados no capítulo anterior; principalmente no que se refere à organicidade, à
proveniência, e à forma natural de produção/ acumulação dos documentos de
arquivo nas suas respectivas instituições.
Não se pretende neste capítulo analisar o SIGA enquanto sistema de
computador ou software, pois tal abordagem é responsabilidade da área de
Informática (Análise de Sistemas Informáticos). A abordagem aqui utilizada
analisa o SIGA como uma rede corporativa pública cujo órgão central é o
Arquivo Nacional. Essa rede corporativa é representada pelo conjunto de
instituições públicas do Poder Executivo Federal que integram o SIGA, seguem
sua normatização legislativa e orientações técnicas relativas à gestão dos
documentos públicos.
4.1 A utilização da Diplomática na verificação do valor
probatório do documento arquivístico público
Segundo Duranti (1994): “o documento arquivístico é fonte de prova (já
que todo registro documental atesta ações e transações) e não prova em si”;
pois o valor probatório do documento, assim como a sua veracidade, depende
das circunstâncias e do contexto de sua criação, tramitação e preservação, e
está relacionado às características do documento arquivístico, que são as
seguintes:
Ø Autenticidade: os documentos são autênticos porque são criados,
mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares
que podem ser comprovados, a partir de rotinas estabelecidas; e para o
cumprimento de determinada função.
Ø Fonte primária de informação: o documento de arquivo é uma fonte
primária de informação, um processo construtivo, com o maior grau de
fidelidade ao fato ocorrido; diferenciando-se das fontes secundárias (como o
livro, por exemplo), nas quais ocorre a interpretação de alguém sobre um
43
determinado fato, o que dá certo grau de subjetividade à informação
registrada.
Ø Imparcialidade: as razões pelas quais os documentos são produzidos (para
desenvolver atividades) e as circunstâncias de sua criação (rotinas
processuais) asseguram que os documentos não são escritos “na intenção ou
para a informação da posteridade”, nem com a expectativa de serem expostos
ou com o receio do olhar do público.
Ø Inter-relacionamento: os documentos estabelecem relações de acordo com
as suas tramitações; são ligados entre si por um elo que é criado no momento
em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela razão da sua
produção.
Ø Naturalidade: os documentos de arquivo não são coletados artificialmente,
e sim produzidos e acumulados de modo natural (de forma progressiva e
contínua) nas administrações, em função de seus objetivos práticos.
Ø Organicidade: o documento e a informação arquivística registrada têm uma
relação orgânica e interdependente com a estrutura organizacional da
instituição, com suas funções e atividades.
Ø Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura
documental do grupo a que pertence e no universo documental.
Sob a óptica da Diplomática, para que os documentos de arquivo sejam
considerados como provas dos fatos e ações dos quais se referem e resultam,
além de possuírem as características citadas anteriormente (organicidade,
autenticidade, unicidade, imparcialidade etc.), eles devem se subordinar a uma
das seguintes regras: regra da melhor prova, regra da autenticação e regra da
garantia circunstancial de prova. A regra da melhor prova exige que o
documento original seja sempre apresentado, pois o documento original é a
fonte mais fidedigna do conteúdo que contém ou ao qual se refere. A regra da
autenticação exige que a pessoa que apresenta o documento como prova de
um ato, apresente alguma outra prova exterior ao próprio documento, com a
finalidade de “autenticar” o documento. No caso dos documentos integrados ao
SIGA, eles são gerados por autoridades públicas, sendo considerados
44
automaticamente autenticados por sua origem. A regra da garantia
circunstancial de fidedignidade propõe que a adequação das circunstâncias, do
contexto de criação de um documento, seja um elemento de autenticação do
mesmo, em vez da utilização de testemunhas que possam atestar o fato. Toda
instituição pública deve ser administrada pelo princípio da responsabilidade,
devendo registrar o planejamento das atividades e a execução das ações
decorrentes do planejamento.
Os documentos preservados pelas instituições públicas integrantes do
SIGA (como os documentos integrantes de fundos documentais; os contratos
de doação e compra; planos de classificação; tabelas de temporalidade etc.)
servem para qualificá-las como locais de custódia natural e aceitável. E, como
os
documentos
de
arquivo
são
organizados
segundo
os
princípios
arquivísticos, e segundo procedimentos e trâmites estabelecidos na gestão
documental – sendo imparciais no que diz respeito à sua criação, autênticos
em relação aos procedimentos e inter-relacionados quanto ao seu conteúdo –
eles estão aptos a satisfazer os requisitos da legislação sobre seu valor
probatório, de prova documental.
4.2 A aplicação da Diplomática e da Tipologia Documental nos
sistemas públicos de gestão de documentos
Dentro do SIGA ou de outro sistema público de gestão de documentos
de arquivo, a primeira etapa do processamento documental em que se pode
utilizar os métodos da Diplomática é na elaboração dos documentos, através
da padronização e análise dos procedimentos relativos ao contexto de
produção dos mesmos. Cada órgão integrante da estrutura organizacional da
instituição deverá ter os seus procedimentos de produção de documentos
registrados em um manual e subordinados hierarquicamente às diretrizes
gerais estabelecidas pela administração da instituição. Como cada órgão ou
setor é responsável por um determinado conjunto de atividades, serão
produzidos os diversos tipos documentais referentes às mesmas. Através da
análise da forma/ estrutura de disposição da informação no tipo documental,
de sua proveniência, e de seu contexto de produção – o que caracteriza a
45
análise tipológica – será possível identificar a sua origem e a qual grupo ou
série de documentos ele pertence.
Sob a perspectiva da Diplomática, os procedimentos relativos ao trâmite
dos documentos também deverão ser registrados e padronizados; o
documento ao tramitar de um setor para outro poderá, por exemplo, ter esse
histórico de tramitação registrado no próprio documento (no verso de sua
última folha ou em folha anexada para este fim), através de sinais de validação
e/ ou identificação (carimbos, selos, rubricas, assinaturas etc.) referentes ao
setor da empresa por onde tramitou e ao seu responsável imediato. Com isso,
é possível refazer e verificar o trâmite do documento; o que facilita o
diagnóstico nos casos de extravio ou adulteração do documento original.
Do
mesmo
modo
que
a
Diplomática
classifica
as
categorias
documentais e os atos administrativos (conforme descrito no subtópico 2.3.1.1
deste trabalho), também classifica os procedimentos administrativos envolvidos
na gênese dos documentos, com a finalidade de identificar e analisar as
atividades envolvidas em cada procedimento. São quatro as categorias de
procedimentos: organizativos (relativos à estrutura e funcionamento dos
órgãos); instrumentais (relativos à expressão de opiniões); executivos (relativos
à transação dos atos dentro de normas estabelecidas); constitutivos (relativos
à criação, extinção ou modificação do exercício do poder na atividade
administrativa).
Os sistemas públicos de gestão de documentos visam tanto a gestão
dos documentos correntes (produzidos e utilizados nas ações cotidianas da
instituição) quanto os da fase intermediária e permanente. No ciclo de vida dos
documentos, os que alcançam a fase ou idade permanente por possuírem
valor histórico e probatório para a instituição formam o seu fundo documental.
A metodologia usada na Arquivística tradicional para o conhecimento do fundo
documental é a de que se deve partir do geral para o particular, isto é, do
órgão produtor para o documento de arquivo enquanto tipo documental,
integrante de uma série documental. Já a metodologia da Tipologia
Documental aplicada na gestão de documentos utiliza uma ordem inversa para
o tratamento dos fundos de arquivo, partindo do particular para o mais geral
(“de baixo para cima”): parte da compreensão e identificação dos tipos
46
documentais para assim determinar os procedimentos administrativos e o
contexto de elaboração dos documentos; ou seja, parte do estudo da forma
dos tipos documentais para recuperar a relação existente entre a proveniência
e a custódia dos documentos arquivísticos integrantes dos sistemas públicos
de gestão documental.
Segundo MacNeil (apud DURANTI, 1995):
As relações de proveniência e organicidade dos
documentos de arquivo e dos seus sistemas de gestão podem
ser identificadas e entendidas através da aplicação da análise
diplomática ”de baixo para cima”, analisando-se a gênese, a
forma e os modos de transmissão dos documentos (tradição
documental). Esta análise é fundamental para assegurar que
os documentos reflitam a verdade, exatamente e de modo
inteligível as funções, atividades, transações e regras de
procedimento que estiveram presentes em sua formação.
Utilizando os princípios da Diplomática, a corrente arquivística
espanhola (formada por arquivistas como Antonia Heredia Herrera, Vicenta
Cortes Alonso, e pelo Grupo de Arquivistas Municipais de Madrid) defende a
criação de uma nova etapa na gestão de documentos públicos – a
“identificação” ou “identificação de tipologias” – que, segundo sua linha de
pensamento, corresponde à primeira etapa da metodologia arquivística, uma
etapa intelectual que antecede e sustenta as demais; tendo como finalidade o
estudo do órgão produtor e dos documentos gerados em função de suas
atividades. Para a corrente arquivística brasileira que concorda com a proposta
espanhola, a identificação também remete ao controle físico dos arquivos, na
qual devem ser realizados a coleta de dados e o registro de informações
relativos à situação de acumulação dos documentos. De acordo com essa
visão, a identificação de tipologias documentais da esfera pública se
desenvolve em três níveis: órgão produtor, documentos e arquivos.
Segundo Rodrigues (2003), na etapa da identificação de tipologias
documentais dos sistemas públicos e privados devem ser realizadas as
seguintes operações técnicas de análise dos documentos com vistas à
formulação do plano de classificação de documentos:
Ø Leitura individual dos registros documentais;
47
Ø Identificação das espécies a partir de glossários de espécies documentais;
Ø Estabelecimento
dos
tipos
documentais
(relacionando
a
espécie
documental à sua atividade e ao seu contexto de produção), identificando no
texto do documento o verbo que se refere à ação administrativa
correspondente, limitando o contexto do documento. Por exemplo: Decreto
Legislativo – determinar; contrato – estabelecer acordo; formulário – registrar;
Ø Definição das séries documentais a partir da identificação de uma
sequência de tipos documentais;
Ø Ordenação de acordo com os critérios estabelecidos para a recuperação
das informações contidas nas séries documentais;
Ø Acondicionamento em unidades de arquivamento e atribuição da notação
ou código de referência;
Ø Definição preliminar da classificação a partir dos tipos documentais e das
competências dos órgãos ou setores componentes da estrutura institucional.
A contribuição da identificação de tipologias para a etapa da
classificação documental e, consequentemente, para todo o sistema ou
programa de gestão de documentos públicos reside no fato de que ela facilita o
entendimento da composição das séries documentais, pois realiza o estudo do
contexto de produção dos documentos. Isso proporcionará a produção de um
plano de classificação que reflita as circunstâncias de criação dos documentos
e relacionado com as competências dos órgãos produtores.
A avaliação de documentos é outra operação técnica da gestão
documental facilitada pela identificação das tipologias, porque a construção
das tabelas de temporalidade tem como ponto de partida a identificação das
funções e atividades refletidas nas séries documentais que serão avaliadas
(aquilo que justifica a produção do tipo documental, componente de uma
série); para assim atribuir valor aos documentos, definir seus prazos de guarda
e estabelecer a sua destinação.
Como etapa finalística de um sistema público de gestão documental, a
descrição documental também é otimizada através da identificação das
48
tipologias, já que tem como objetivo relatar os caracteres particulares e
atributos que caracterizam um tipo documental (e que se apresentam na
estrutura e no seu conteúdo), diferenciando-o dos outros. O conteúdo
informacional de um determinado tipo documental tem alguns dados que são
fixos e outros variáveis, de acordo com a atividade originária definida na etapa
da identificação, e cabe ao arquivista e aos outros utilizadores do sistema de
gestão proceder à sua descrição de forma a particularizá-lo dentro da série e
do fundo ao qual pertence, facilitando a consulta futura aos documentos.
4.2.1 Análise diplomática de documentos aplicada a documentos
públicos geridos pelo SIGA
Segue um exemplo de análise diplomática retirado da obra “Como Fazer
Análise Diplomática e Tipológica de Documento de Arquivo” (BELLOTO, 2002,
p. 42). Trata-se de um documento original impresso em papel, um documento
diplomático da espécie documental “Lei”, tipologia documental “Lei Federal”;
uma lei do governo federal de 1974 publicada pelo DOU (Diário oficial da
União), que dispõe sobre restrições a brasileiros naturalizados:
Ø Protocolo inicial:
O Presidente da República. Faço saber que o Congresso Nacional decreta e
eu sanciono a seguinte lei: (titulação e notificação).
Ø Texto:
Art. 1º - É vedada qualquer distinção entre brasileiros natos e naturalizados.
Art. 2º - A condição de “brasileiro nato”, exigida em leis ou decretos, para
qualquer fim, fica modificada para a de “brasileiro”.
Art. 3º - Não serão admitidos a registro os atos de constituição de sociedade
comercial ou civil que contiverem restrição a brasileiro naturalizado.
49
Art. 4º- Nos documentos públicos, a indicação da nacionalidade brasileira
alcançada mediante naturalização far-se-á sem referência a esta circunstância.
(dispositivo).
Art. 5º- A violação no disposto no art. 1º desta lei constitui contravenção penal,
punida com as penas de prisão simples de quinze dias a três meses e multa
igual a três vezes o valor do maior salário mínimo vigente no país. (sanção).
Art. 6º – Esta lei entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as
disposições em contrário. (corroboração).
Ø Protocolo final:
Ernesto Geisel. Presidente da República. (subscrição).
Armando Falcão (precação).
Dentre os benefícios da incorporação da análise diplomática aos sistemas
públicos de gestão de documentos pode-se citar a fato dela facilitar a
elaboração de descrições e de resumos de documentos. Isso que permite a
realização de uma leitura documental mais segura; permite a indexação e a
filtragem das informações dos documentos nos referidos sistemas e em seus
aplicativos eletrônicos. A análise diplomática também pode ser um prérequisito para a análise tipológica, embora ambas as análises possam ser
feitas de forma independente.
4.2.2 A análise tipológica de documentos aplicada a documentos
públicos geridos pelo SIGA
A análise tipológica a partir da abordagem da Arquivística também é
referenciada como “Diplomática Contemporânea”. Ela parte do geral para o
específico e tem como elemento de partida a instituição produtora do
documento, “o princípio da proveniência”, e as etapas seguintes serão: da sua
competência à sua estrutura; da sua estrutura ao seu funcionamento; do seu
funcionamento à atividade refletida no documento; da atividade ao tipo
documental; do tipo à espécie documental e da espécie ao documento. Nesta
50
abordagem é necessário ter um conhecimento da estrutura funcional
(organograma) da instituição acumuladora e de suas mudanças estruturais (as
mudanças
na
estrutura
da
instituição
geram
novas
atividades
e,
consequentemente, novas tipologias e séries documentais); assim como o
conhecimento das funções e competências definidas nos regulamentos
internos da instituição; e do fluxograma de tramitação dos processos da
instituição.
Segue um exemplo de análise tipológica citado por Bellotto (2002, p.
98). Trata-se da tipologia documental “Processos Curriculares” e da série
documental “Processos de Estrutura Curricular”, acumulada em um arquivo
setorial da USP (Universidade de São Paulo):
Ø Tipo: processos de estrutura curricular. Definição: unidade documental em
que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa, relativos à
estrutura dos currículos dos cursos de graduação da Universidade, no decurso
de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente
indivisível.
Caracteres externos: Gênero: textual; Suporte: papel; Forma:
original.
Ø Código: C55000.
Ø Entidade produtora/ acumuladora: Conselho de Graduação (COG).
Atribuição: estabelecimento de diretrizes para orientar a ação da Universidade
no ensino da graduação. Subdivisões: Câmara de Avaliação, Câmara
Curricular e Câmara do Vestibular.
Ø Atividade: estudar questões de estrutura curricular realizadas pelas
Comissões de Graduação, aprovando as modificações curriculares propostas
pelas Unidades.
Ø Destinatário: unidades de ensino.
Ø Legislação: estatuto da Universidade de São Paulo. Resolução 3461,
resolução COG 3732, resolução COG 4235, resolução 3765, resolução 4141,
resolução COG 3918 e resolução COG 3740.
51
Ø Tramitação: criação ou modificação de currículos elaborados pelos
professores dos Departamentos; apresentação às Comissões de Graduação
das unidades de ensino, museus ou institutos especializados, sua aprovação;
entrada no Protocolo da Reitoria para o Conselho de Graduação; sua inclusão
em pauta, discussão, anexação de pareceres e aprovação; subida às
instâncias superiores - Pró-Reitoria de Graduação, Conselho Universitário e
Reitor
–
para
homologação;
comunicação
à
unidade
interessada
e
arquivamento.
Ø Documentos que compõem o processo: proposta dos respectivos
departamentos de ensino, pareceres, currículos atuais e ofícios.
Ø Ordenação: alfabética de unidade de ensino, departamento, curso e
numérica (cronológica) dos processos.
Ø Conteúdo: cursos, disciplinas e políticas de ensino.
Ø Vigência: enquanto for adotada a estrutura curricular aprovada.
Ø Prazos: cinco anos ou vigência no arquivo setorial e preservação no arquivo
permanente.
Alguns autores, como Heredia Herrera (apud BELLOTTO, 2002, p. 19),
defendem a importância da Tipologia Documental para a Arquivística e para a
gestão documental da esfera pública, sob o argumento de que a análise
tipológica
atribui
maior
importância
ao
procedimento
administrativo,
privilegiando o conjunto orgânico ao qual o documento pertence e não
somente o discurso diplomático individual de cada espécie documental. A
análise tipológica é uma atividade facilitadora para as operações técnicas que
são aplicadas aos documentos de arquivo (como a identificação, a
classificação, a avaliação e a descrição documental).
As análises diplomática e tipológica não substituem a metodologia da
Arquivística na formulação e operação do SIGA e dos outros sistemas públicos
de gestão de documentos, mas podem funcionar como ferramenta auxiliar no
tratamento documental, pois ambas as técnicas não analisam somente os
órgãos produtores, mas também os procedimentos administrativos envolvidos
52
na criação e na tramitação dos documentos, sem desconsiderar as estruturas
organizacionais e suas competências administrativas; as quais se refletem na
organicidade dos documentos de arquivo. A utilização dos princípios da
Diplomática no tocante à padronização de procedimentos no tratamento
documental oferece a possibilidade de se ter práticas normalizadas de
planejamento
na
produção,
classificação,
avaliação
e
descrição
dos
documentos de arquivo; racionalizando e otimizando a gestão documental.
4.2.3 Análise do instrumento técnico “Classificação, Temporalidade
e Destinação de Documentos de Arquivo Relativo às AtividadesMeio da Administração Pública”
Dentro do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da
Administração
Pública
Federal
(SIGA),
a
publicação
“Classificação,
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativo às
Atividades-Meio da Administração Pública” é considerada o principal
instrumento técnico para a gestão dos documentos do Poder Executivo
Federal. É um referencial metodológico para as funções arquivísticas da
classificação e da avaliação documental. Objetiva a padronização dos códigos
de classificação de documentos, dos seus prazos de guarda ou retenção,
assim como da destinação final dos documentos produzidos e tramitados nas
entidades governamentais integrantes do SIGA.
Para que uma instituição governamental possa utilizar esse instrumento
técnico e obtenha apoio técnico do Arquivo Nacional na sua implantação e
manutenção, é necessário que ela se registre como integrante do SIGA. Para
isso, a instituição deve requerer o seu cadastro através de formulários
disponibilizados na sede e no site do Arquivo Nacional, recebendo em seguida
um código de cadastro como integrante do SIGA e como detentora de arquivos
públicos.
O instrumento de classificação e temporalidade nasceu na antiga
Secretaria de Planejamento da Presidência da República (SEPLAN), nos anos
de 1980, após a identificação de que até aquele momento não havia nenhuma
53
iniciativa de sistematização das metodologias de tratamento dos arquivos. A
elaboração baseou-se no Código Decimal de Dewey (elaborado pelo
bibliotecário norte-americano Melvil Dewey, em 1876, para a organização dos
livros em bibliotecas). O código de classificação do CONARQ possui a
estrutura baseada em dez grandes classes, cada uma por sua vez podendo
ser subdividida em outras tantas classes e assim sucessivamente. Possui um
nível de detalhamento satisfatório, flexibilidade, facilidade de inserção,
alteração e retirada de assuntos, atendendo às necessidades da SEPLAN na
época.
A base legal de criação do código de classificação, temporalidade e
destinação é a Resolução nº 4, do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ),
de 28 de março de 1996. Ocorreram-lhe três modificações: uma por meio da
Resolução do CONARQ nº 8, de 20 de maio de 1997; outra pela Resolução do
CONARQ nº 14, de 24 de novembro de 2001; e, por último, a modificação feita
pela Resolução nº 21, de agosto de 2004, que incluiu a subclasse 080 Pessoal Militar.
O código de classificação de documentos de arquivo é utilizado para
classificar todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão no
exercício de suas funções e atividades. Utiliza a classificação por assuntos,
com o objetivo de agrupar os documentos sob um mesmo tema, como forma
de agilizar sua recuperação e facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com
a avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses
documentos. A classificação define, portanto, a organização física dos
documentos arquivados, constituindo-se em referencial básico para sua
recuperação. No código de classificação, as funções, atividades, espécies e
tipos documentais genericamente denominados assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades
desempenhadas pelo órgão. Em outras palavras, os assuntos recebem
códigos numéricos, os quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida
através de classes, subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do
geral para o particular.
As dez classes principais são representadas por um número inteiro,
composto de três algarismos, conforme a seguir: classe 000; 100; 200; 300;
54
400; 500; 600; 700; 800 e 900. As classes principais correspondem às grandes
funções desempenhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e
estas, por sua vez, em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos
numéricos, seguindo-se o método decimal. Desta forma, utilizando-se como
exemplo a classe 000, tem-se:
Ø CLASSE ------- 000 - ADMINISTRAÇÃO GERAL;
Ø SUBCLASSE - 010 - ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO;
Ø GRUPO -------- 012 - COMUNICAÇÃO SOCIAL;
Ø SUBGRUPOS 012.1 - RELAÇÕES COM A IMPRENSA;
Ø ------------------- 012.11 - CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS.
O código de classificação de documentos de arquivo para as atividadesmeio da administração pública possui duas classes comuns a todos os seus
órgãos: a classe 000, referente aos assuntos de ADMINISTRAÇÃO GERAL e
a classe 900, correspondente a ASSUNTOS DIVERSOS. As demais classes
(100 a 800) destinam-se aos assuntos relativos às atividades-fim do órgão, isto
é, à área de especialização das instituições, correspondente à sua principal
atividade e à sua razão de existir. As atividades-fim das instituições
governamentais que integram o SIGA são diferentes, o que faz com que as
classes de 100 a 800 não sejam comuns, e, portanto, não possam ser
padronizadas (como acontece com as classes 000 e 900, referentes às
atividades-meio). Nesse caso, cabe às respectivas instituições governamentais
do Poder Executivo Federal a elaboração do plano de classificação e da tabela
de temporalidade de documentos relativos às atividades-fim, seguindo
orientações e pedindo a sua aprovação ao Arquivo Nacional.
Por sua importância para a administração das instituições, a seguir é
descrita a organização da classe 000 - ADMINISTRAÇÃO GERAL. Nesta
classe são classificados os documentos referentes às atividades relacionadas
à administração interna dos órgãos públicos, as quais viabilizam o seu
funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. A classe
000 é dividida nas seguintes subclasses:
55
Ø 010 – ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO: classificam-se os documentos
relativos à criação, estruturação, funcionamento e organização interna do
órgão.
Ø 020 – PESSOAL: nesta subclasse incluem-se os documentos relativos aos
direitos e obrigações dos servidores lotados no órgão, de acordo com a
legislação vigente, bem como os direitos e obrigações da instituição
empregadora no que tange à assistência, proteção ao trabalho e concessão de
benefícios.
Ø 030 – MATERIAL: são classificados os documentos referentes à
administração dos materiais do órgão, necessários ao desenvolvimento de
suas atividades, incluindo as formas de aquisição e alienação, o controle do
estoque e da distribuição, assim como a conservação e o reparo.
Ø 040 – PATRIMÔNIO: classificam-se os documentos referentes aos bens
patrimoniais imóveis, veículos e semoventes pertencentes ao órgão. Incluemse, neste caso, as formas de aquisição e alienação, bem como os serviços de
manutenção, limpeza e recuperação.
Ø 050 – ORÇAMENTO E FINANÇAS: classificam-se os documentos relativos
à previsão e execução orçamentária e às operações contábeis e financeiras
referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa.
Incluem-se, ainda, a movimentação de conta corrente, balanços e prestações
de contas aos tribunais de contas.
Ø 060 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: incluem-se nesta subclasse os
documentos referentes à publicação, produção editorial, preparo, impressão e
distribuição de matérias, bem como à aquisição, controle, distribuição e acesso
à documentação bibliográfica do órgão. Incluem-se, ainda, os documentos
referentes à produção, controle, avaliação, arquivamento e destinação de
documentos arquivísticos, como também os documentos relacionados com as
atividades de reprodução, conservação e informática.
Ø 070 – COMUNICAÇÕES: classificam-se os documentos relacionados com a
instalação, manutenção, operação e uso dos recursos e serviços postais, de
telecomunicações e de tecnologias da informação.
56
Ø 080 – (vaga): esta subclasse mantém-se vaga para possíveis expansões e
inserção de documentos referentes à ADMINISTRAÇÃO GERAL, que resultem
de novas atividades desenvolvidas pelo órgão.
Ø 090 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ADMINISTRAÇÃO GERAL:
incluem-se nesta subclasse documentos de caráter genérico relativos à
ADMINISTRAÇÃO GERAL. Utiliza-se, também, esta subclasse, como recurso
para inclusão de assuntos que não possuam classificação específica no código
de classificação de documentos de arquivo, bem como para evitar a
proliferação de subclasses que possam ser reservadas para possíveis
expansões. Entretanto, os documentos só poderão ser aqui classificados após
a verificação da inexistência de outras subclasses nas quais possam ser
inseridos. O mesmo se aplica aos últimos grupos:
Ø 019 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À ORGANIZAÇÃO E
FUNCIONAMENTO;
Ø 029 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A PESSOAL;
Ø 039 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A MATERIAL;
Ø 049 – OUTROS ASSUNTOS A PATRIMÔNIO;
Ø 059 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A ORÇAMENTO E FINANÇAS;
Ø 069 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES À DOCUMENTAÇÃO E
INFORMAÇÃO;
Ø 079 – OUTROS ASSUNTOS REFERENTES A COMUNICAÇÕES.
De acordo com as necessidades, as instituições poderão desenvolver os
grupos e subgrupos referentes a outros assuntos. Os itens criados, bem como
sua temporalidade e destinação, deverão ser encaminhados ao Arquivo
Nacional para aprovação.
A classe 900 – ASSUNTOS DIVERSOS – refere-se aos documentos de
caráter genérico que se relacionam com as diversas atividades desenvolvidas
pelo órgão. Tem como subclasses:
57
Ø 910 – SOLENIDADES. COMEMORAÇÕES. HOMENAGENS;
Ø 920 – CONGRESSOS. CONFERÊNCIAS. SEMINÁRIOS. SIMPÓSIOS;
ENCONTROS.
CONVENÇÕES.
CICLOS
DE
PALESTRAS.
MESAS;
REDONDAS;
Ø 930 – FEIRAS. SALÕES. EXPOSIÇÕES. MOSTRAS. CONCURSOS.
FESTAS;
Ø 940 – VISITAS E VISITANTES;
Ø 950 – (vaga);
Ø 960 – (vaga);
Ø 970 – (vaga);
Ø 980 – (vaga);
Ø 990 – ASSUNTOS TRANSITÓRIOS.
Além do código de classificação, o instrumento técnico aqui exposto
também contém a tabela de temporalidade e destinação dos documentos. A
tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação,
que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos,
com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua
estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais
produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os
prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final –
eliminação ou guarda permanente – além de um campo para observações
necessárias à sua compreensão e aplicação. Devido à grandiosidade do
instrumento técnico aqui analisado, são demonstradas a seguir a classificação,
a temporalidade e a destinação dos documentos pertencentes aos subgrupos
do grupo 023 – QUADROS, TABELAS E POLÍTICAS DE PESSOAL,
subdivisão da classe 020 – PESSOAL, que, por sua vez, integra a classe 000 –
ADMINISTRAÇÃO GERAL:
58
CÓDIGO DE
CLASSIFICAÇÃO
023
ASSUNTO
PRAZO DE
GUARDA FASE
CORRENTE
PRAZO DE
GUARDA –
FASE
INTERMEDIÁRIA
DESTINAÇÃO
FINAL
QUADROS, TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL
023.01
ESTUDOS E PREVISÃO DE
PESSOAL
05 anos
05 anos
023.02
CRIAÇÃO,
CLASSIFICAÇÃO,
TRANSFORMAÇÃO,
TRANSPOSIÇÃO E
REMUNERAÇÃO DE
CARGOS E FUNÇÕES
05 anos
05 anos
05 anos
47 anos
Eliminação
05 anos
47 anos
Eliminação
05 anos
47 anos
04 anos
05 anos
05 anos
47 anos
05 anos
47 anos
023.03
023.1
023.11
023.12
023.13
023.14
023.15
RESTRUTURAÇÕES E
ALTERAÇÕES SALARIAIS ASCENSÃO E
PROGRESSÃO
FUNCIONAL, AVALIAÇÃO
DE DESEMPENHO,
ENQUADRAMENTO,
EQUIPARAÇÃO, REAJUSTE
E REPOSIÇÃO SALARIAL,
PROMOÇÕES.
MOVIMENTOS DE
PESSOAL
ADMISSÃO.
APROVEITAMENTO.
CONTRATAÇÃO.
NOMEAÇÃO. READMISSÃO.
READAPTAÇÃO.
RECONDUÇÃO.
REINTEGRAÇÃO.
REVERSÃO.
DEMISSÃO. DISPENSA.
EXONERAÇÃO. RECISÃO
CONTRATUAL.
FALECIMENTO.
LOTAÇÃO. REMOÇÃO.
TRANSFERÊNCIA.
PERMUTA.
DESIGNAÇÃO.
DISPONIBILIDADE.
REDISTRIBUIÇÃO.
SUBSTITUIÇÃO.
REQUISIÇÃO. CESSÃO.
Guarda
permanente
Guarda
permanente
Eliminação
Eliminação
Eliminação
Eliminação
Tabela 01 – Classificação, temporalidade e destinação do grupo 023 - QUADROS,
TABELAS E POLÍTICA DE PESSOAL.
Fonte: ARQUIVO NACIONAL, 2001.
A utilização das técnicas da Diplomática e da Tipologia Documental de
forma interdisciplinar com a Arquivística na elaboração do plano de
classificação e da tabela de temporalidade de documentos das instituições
permite analisar as tipologias documentais (partindo do geral para o específico,
59
dos grandes conjuntos documentais para o item documental); identificar as
suas respectivas espécies documentais; montar um plano ou lista de assuntos
(relativos a cada atividade da instituição); elaborar um sistema de organização
dos documentos que reflita a estrutura hierárquica e administrativa da
instituição (arranjo documental), assim como as funções dos setores que a
integram. Todas as operações técnicas mencionadas são vitais para a
operação e manutenção do sistema de gestão de documentos das instituições
públicas integrantes do SIGA.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
A gestão documental aplicada às instituições governamentais tem como
objetivo gerenciar o controle e a disponibilidade das informações organizadas,
60
assim como evidenciar a transparência da administração pública. Contribui
para as funções dos arquivos públicos sob diversos aspectos, tais como:
garante que as políticas e atividades do Estado sejam documentadas
adequadamente; promove a seleção e a reunião dos documentos de valor
permanente, tentando diminuir ao máximo o número de documentos de valor
transitório (valor passageiro, eventual); garante a melhor organização desses
documentos; e inibe a eliminação de documentos de valor permanente. É
operacionalizada através do planejamento, da organização, do controle, da
coordenação dos recursos humanos, do espaço físico e dos equipamentos,
com o objetivo de racionalizar e simplificar o ciclo documental.
O SIGA (Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos da
Administração Pública Federal) foi planejado com a finalidade de aplicar
metodologias e procedimentos padronizados nos arquivos das instituições do
Poder Executivo Federal; para que a documentação seja organizada e
preservada
para
fins
administrativos,
fiscais,
legais
e
históricos.
O
planejamento e a implantação do SIGA pressupõe que as instituições realizem
algumas etapas anteriores à sua implantação, dentre elas: o levantamento e a
análise da realidade da documentação institucional (um diagnóstico do seu
acervo); o estabelecimento de diretrizes e procedimentos administrativos; a
designação de responsabilidades; o desenho do sistema de gestão
arquivística; elaboração de instrumentos e manuais; o registro no Arquivo
Nacional
como
instituição
integrante
(preferencialmente
através
administradores
documentalistas
e
de
concursos
do
SIGA;
públicos)
especializados na
a
contratação
de
arquivistas,
atividade-fim da
instituição; dentre outras.
A utilização interdisciplinar das técnicas da Diplomática e da Arquivística
no SIGA ou em outros sistemas públicos de gestão documental visa melhor
planejar e desenvolver as fases da gestão documental; facilitando a
identificação da tipologia de um documento, a sua classificação e a atribuição
ou não de valor probatório (secundário) ao mesmo (na etapa da avaliação
documental). Também visa a tentativa de padronização das formas de
produção dos documentos dentro das instituições – fato este que dificulta as
falsificações e facilita o tratamento documental. Uma documentação bem
61
gerenciada pelo sistema de gestão SIGA é preservada para todos que
necessitem da informação nela registrada; seja para fins particulares (na
comprovação de direitos), seja para fins institucionais (servindo de base para a
tomada de decisões na esfera pública).
De acordo com o conteúdo exposto neste trabalho acadêmico, verificase a importância da atuação do SIGA na gestão documental da esfera pública
e, consequentemente, no direito à informação por ele gerida. Tais fatos
consagram
os
princípios
Responsabilidade
e
o
da
Transparência
Administrativa nas instituições públicas.
REFERÊNCIAS
ANOTAÇÕES de aula. Curso da disciplina Diplomática, ministrado pelo
Professor João Eurípedes Franklin Leal, no 4º período do curso de
Bacharelado em Arquivologia. Rio de Janeiro, Centro de Ciências Humanas e
Sociais – CCHS – UNIRIO, 2005.
ANOTAÇÕES de aula. Curso “Diplomática aplicada a documentos
convencionais e digitais”, ministrado por Luciana Duranti. Rio de Janeiro,
62
Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos/ Conselho Nacional de Arquivos/
Arquivo Nacional, 2005.
______. Arquivística: objetos, princípios e rumos. São Paulo: Associação
de Arquivistas de São Paulo, 2002.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil) - Conselho Nacional de Arquivos.
Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo
relativos às atividades-meio da administração pública. Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2001.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia
Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 230 p.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Estrutura do Arquivo Nacional. Disponível
em:<http://portalan.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=24>
. Acesso em: 10 set. 2010.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Manual de identificação de acervos
documentais para transferência e/ou recolhimento aos arquivos público.
Publicação técnica nº 40, Arquivo Nacional, 1985.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Organograma do CONARQ. Disponível em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/organo/organograma_do_con
arq.pdf>. Acesso em: 10 set. 2010.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Sistema de Gestão de Documentos de
Arquivo - SIGA, da Administração Pública Federal. Disponível em:
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm>. Acesso
em: 07 set. 2010.
BELLOTO, Heloísa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental.
2 ª ed. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004. 320 p.
BELLOTO, Heloísa Liberalli. Como Fazer Análise Diplomática e Tipológica
de Documento de Arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial,
2002. 120 p.
BELLOTO, Heloísa Liberalli. O espaço da Diplomática no ensino de
Arquivologia. In: IV Congreso de Archivologia del Mercosur. 2001. Disponível
em <http://www.pmatozo.hostmidia.com.br>. Acesso em: 12 set. 2010.
BELLOTO, Heloísa Liberalli. Tipologia documental em arquivística. Revista
do Arquivo Municipal. São Paulo, v. 195, p. 9-17, jan./dez. 1988.
BERWANGER, Ana Regina; LEAL João Eurípedes Franklin. Noções de
Paleografia e Diplomática. 2ª ed. Santa Maria: Editora da UFSM, 1995. 96 p.
BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do
Brasil. Brasília, DF: Senado, 1988.
63
BRASIL. Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei
o
n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/d4073.htm>. Acesso em: 06
set. 2010.
BRASIL. Decreto nº 4.915 de 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o
Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração
pública federal, e dá outras providências. Disponível em:
<http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=84&
sid=50>. Acesso em: 06 set. 2010.
BRASIL. Lei nº 8.159 de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.
Disponível em: <http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/legisla/lei8159.htm>.
Acesso em: 20 ago. 2010.
CAMARGO, Ana maria de Almeida; BELLOTO, Heloísa Liberalli. Dicionário de
Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-RSP - Secretaria de Estado de
Estado da Cultura, 1996.
DURANTI, Luciana. Diplomática: usos nuevos para uma Antigua Ciência.
Tradução Manuel Váquez. S & C ediciones, Córdoba - Argentina: [s/ed], 1995.
170 p.
DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como prova
de ação. Estudos Históricos, Rio de Janeiro. Vol. 7, n. 13, 1994, p. 49-64.
LAROSA, Marco Antonio; AYRES, Fernando Arduini. Como produzir uma
monografia. Rio de Janeiro: Wak Editora, 7ª edição, 2008. 89 p.
LOPES, Luís Carlos. A gestão da informação: as organizações, os
arquivos e a informática aplicada. Rio de Janeiro: Arquivo Público do Estado
do Rio de Janeiro, 1997.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3ª ed. Rio de Janeiro:
Fundação Getúlio Vargas, 1991. 228 p.
RODRIGUES, Ana Célia. Diplomática e tipologia documental como método.
In:______. Tipologia documental como parâmetro para a gestão de
documentos de arquivo: um manual para o município de Campo Belo (MG).
2003. Dissertação (Mestrado em História Social). Faculdade de Filosofia,
Letras e Ciências Sociais da Universidade de São Paulo, 2003. Cadernos de
Estudos Municipais. Universidade do Minho (Portugal), v.17/18, n.jun a dez,
2005. p. 44-59.
ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTURE, Carol. Os Fundamentos da Disciplina
Arquivística. Portugal, Lisboa: Publicações Dom Quixote. 1998.
64
SCHELLEMBERG, T.R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Trad. Nilza
Teixeira Soares. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2004. p. 25-43, 7597, 162-226.
SILVA, Sérgio Conde de Albite (Org.). Repensando a Arquivística
contemporânea. Rio de Janeiro: Fundação Casa de Rui Barbosa, 2004.
(Papéis Avulsos, n. 48).