COMPRAS: NEGOCIAÇÃO, ESTRATÉGIA, REDUÇÃO DE CUSTOS SÃO
ELEMENTOS PARA AGREGAR EM SUA EMPRESA?
Cláudia de Oliveira
Unisalesiano
Juliana Jeronymo Jorvino
Unisalesiano
Profª Máris de Cássia Ribeiro
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RESUMO
Este artigo teve por objetivo apresentar os papéis e responsabilidades
desempenhadas pelas organizações de Compras nas empresas industriais e
verificar como estas organizações estão estruturadas. Para isso, foram identificadas
as atividades e responsabilidades exercidas por Compras, a estrutura organizacional
da função dá suporte ao exercício dessas atividades e os papéis do profissional de
Compras. As informações referentes a área de Compras inicia com a abordagem
introdutória das conexões existentes entre a Administração de Materiais e outras
áreas dentro das empresas modernas, já que áreas dentro das empresas modernas,
já que a função principal da pesquisa de Compras é suprir com informações e
orientação analítica os departamentos interessados. O principal foco é a otimização
da compra de materiais consiste em obter a melhor compra, que não é
necessariamente idêntica à compra de menor preço, mas considera o custo total
resultante.
Palavras-chave: Compras. Fornecedores. Negociação. Estratégia
1 INTRODUÇÃO
A fim de apoiar firmamente cada fase do sistema de suprimentos com um
máximo de eficiência de capital investido, a coordenação de suprimentos, produção,
embalagem, transporte, comercialização e finanças, os administradores estão
reconhecendo que a negociação com fornecedores através do setor de compras,
vem sendo o foco para um feedback positivo para diversas áreas vinculadas nas
atividades: administração de materiais e distribuição física, cada qual envolvendo o
controle da movimentação e a coordenação demanda-suprimentos.
A função do compras é um segmento essencial do departamento de Materiais
ou Suprimentos, que tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou
serviços, planejá-las quantitativa e satisfazê-la no momento certo com as
quantidades corretas, verificar se recebeu efetivamente o foi comprado e
providenciar o armazenamento. Compras é, portanto, uma operação da área de
materiais, muito importante, entre as que compõem o processo de suprimento.
Além do custo do produto, outros fatores, tais como os custos de transporte,
eventuais atrasos, perdas retrabalhos, também deve ser considerados funções do
compras atribuindo no custo do produto.
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A importância da função de comprar nas operações sempre foi reconhecida
pela alta administração. Contudo, a maneira como se organiza esta função, a política
de alocação de pessoal e a forma como a mesma é situada na estrutura
administrativa da empresa, algumas vezes denota uma certa negligência por parte
da cúpula administrativa.
De acordo com Leenders e Blenkhorn(1991) , tradicionalmente a função de
compras é vista como uma função burocrátrica em vez de estratégica e é assim que
são escolhidos seus funcionários. As próprias pessoas que ocupam funções no setor
de suprimentos, muitas vezes, não estão a par da contribuição em potencial que
poderiam dar.
Os pontos principais da Administração de materiais (estoque, planejamento,
cadastro, transporte, armazenagem, etc.), a importância da função Compras e suas
particularidades como a negociação e a qualificação dos compradores e termina
com um roteiro prático e objetivo sobre os trâmites que envolvem o setor de
suprimentos.
O artigo foi elaborado através da revisão bibliográfica, onde foram abordados
os seguintes autores: Ashford (1990) , Bernold & Treseler (1991), Cavinato (1991),
Dias (1993), Ellram (1991), Humphreys (2001), Leenders & Blenkhorn (1991),
Mendez e Pearson (1994), Pearson (1999).
2 PAPEL DE COMPRAS NA ORGANIZAÇÃO
Durante as últimas duas décadas, a função Compras tem sido vista de forma
diferente nas empresas. Segundo Humphreys (2001), a função tem deixado de ser
considerada uma atividade meramente tática e operacional, para ser vista como uma
fonte de grande contribuição estratégica para a empresa. A mudança do papel de
Compras tem ocorrido em resposta a uma série de exigências do mercado. A ênfase
na redução de custo e no aumento da qualidade representa algumas destas
exigências. Graças às pressões competitivas, as empresas vêm aumentando a
proporção de componentes e peças adquiridas de fornecedores e,
conseqüentemente, segundo Mendez e Pearson (1994), Compras tem exercido
maior influência sobre o custo e a qualidade dos produtos oferecidos aos clientes.
Em razão da necessidade de reduzir o tempo de ciclo de novos produtos, tem
crescido a participação de Compras em projetos de desenvolvimento de novos
produtos.
No intuito de desenvolver produtos de melhor qualidade, com menores custos
totais e em menor tempo, a função Compras tem desempenhado importante papel
em equipes, formadas também por membros de outras áreas, nas quais a expertise
de Compras contribui para o alcance dos objetivos do processo, conforme Mendez e
Pearson (1994). Outra razão para a mudança é a introdução de novas filosofias
gerenciais, que enfatizam o relacionamento mais próximo com fornecedores e com
as demais áreas da empresa. O sucesso de práticas just-in-time, por exemplo, é
resultado, principalmente, do relacionamento entre a empresa e seus fornecedores.
Esta perspectiva é corroborada por Cavinato (1991), para quem as mudanças
realizadas pelas empresas em resposta às novas exigências mercadológicas têm
provocado alterações nos papéis de Compras. Para as empresas, as tradicionais
decisões de Compras referentes a qual fornecedor selecionar e a que preço comprar
praticamente essas eram as questões a serem tratadas antigamente
têm sido
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expandidas para outras questões de maior complexidade e importância. Conforme
Canivato (1991), como exemplos, tem-se a integração de Compras com outros
departamentos da empresa e o estabelecimento de relacionamentos de longo prazo
com fornecedores, cujos resultados podem gerar grandes vantagens competitivas
para a empresa. O estabelecimento de alianças estratégicas com fornecedores
permite melhorias no serviço prestado por eles, maior qualidade dos produtos e
redução de custos, proporcionando uma elevação da competitividade da empresa.
Segundo Ellram (1991), as alianças com fornecedores permitem às empresas
aproveitarem seus ativos de forma mais eficiente e responderem às exigências do
mercado com maior rapidez.
3 PROCESSOS DAS ATIVIDADES DE COMPRAS
3.1 Administração de Compras
Toda atividade realizada em uma empresa, seja ela industrial, comercial ou
burocrática, necessita de matérias-primas, componentes, equipamentos e serviços
para ser executada. Portanto, a administração de compras é um elemento essencial
da área de materiais no alcance dos objetivos empresariais. Uma seção de compras
tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, realizar o
planejamento quantitativo e qualitativo, satisfazer as necessidades no momento
certo com quantidades corretas, bem como verificar todo o montante comprado,
providenciando o transporte, armazenamento e distribuição.
Segundo Dias (1993), podemos concluir que os objetivos básicos de uma
Seção de Compras seriam:
a) obter um fluxo contínuo de suprimentos, a fim de atender aos programas
de produção;
b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de
investimento que afete a operacionalidade da empresa;
c) comprar materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de
quantidade e qualidade definidos;
d) procurar sempre, dentro de uma negociação justa e honesta, as melhores
condições para empresa, principalmente em condições de pagamento.
A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os
empresários, juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e
de racionalizar o processo produtivo. Comprar bem é um dos meios que a empresa
deve usar para reduzir custos. Existem certos mandamentos que definem como
comprar bem e que incluem a verificação dos prazos, preços, qualidade e volume.
Mas manter-se bem relacionado com o mercado fornecedor, antevendo na medida
do possível eventuais problemas que possam prejudicar a empresa no cumprimento
de suas metas, é talvez o mais importante na época de escassez e altos preços. A
seleção de fornecedores é considerada igualmente ponto-chave do processo de
compras.
A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas
instalações e seus produtos, e isso é importante. O seu balanço deve ser
cuidadosamente analisado. Com um cadastro atualizado e completo de
fornecedores e com cotações de preços feitas semestralmente, muitos problemas
serão evitados.
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Independentemente do porte da empresa, os princípios básicos da
organização de compras constituem-se de normas fundamentais assim
consideradas:
a) autoridade para compra;
b) registro de compra;
c) registro de preço;
d) registro de estoque e consumo;
e) registro de fornecedores;
f) arquivo e especificações;
g) arquivo de catálogos.
Completando a organização, podemos incluir como atividade da seção de
compras:
a) Pesquisa dos fornecedores
Nesse item envolverá o estudo de mercado e dos materiais, análise de
custos, investigação das fontes de fornecimento e desenvolvimento de fontes de
materiais alternativos;
b) Aquisição
Ressaltando a importância da conferência de requisições, análise das
cotações, decisão de compra, entrevista a vendedores, negociação de contratos e
encomendas e acompanhamento do recebimento de materiais.
c) Administração
Envolvendo as funções de manutenção de estoques mínimos, transferências
de materiais, conferência sistemática para evitar excessos e obsolescência de
estoque, cuidando de relações comerciais recíprocas, padronização, entre outras
que for necessário.
Segundo Dias (1993), a pesquisa é o elemento básico para a própria
operação da seção de compras. A busca e a investigação estão vinculadas
diretamente às atividades básicas de compras: a determinação e o encontro da
qualidade certa, a localização de uma fonte de suprimento, a seleção de um
fornecedor adequado, o estabelecimento de padrões e análises de valores são
exemplos de pesquisas.
3.2 HABILIDADE DA EQUIPE DE COMPRAS
Atualmente o comprador é um elemento experiente e a função é tida e
reconhecida como uma das mais importantes em uma empresa. O padrão atual
exige que o comprador tenha ótimas qualificações e esteja preparado para usá-las
em todas as ocasiões. Para conduzir eficazmente suas compras, deve demonstrar
conhecimentos amplos das características dos produtos, dos processos e das fases
de fabricação dos itens comprados. Deve estar preparado para discutir em igual
nível de conhecimento com os fornecedores.
Outra característica do bom comprador é estar perfeitamente identificado com
a política e os padrões de ética definidos pela empresa, como, por exemplo, a
manutenção do sigilo nas negociações que envolvam mais de um fornecedor ou até
mesmo quando um só está envolvido.
As concorrências, as discussões de preços e a finalização da compra devem
ser orientadas pelos mais elevados níveis. O objetivo é obter dos fornecedores
negócios honestos e compensadores, sem que pairem dúvidas quanto à dignidade
daqueles que o conduziam.
Compradores com boa qualificação profissional fornecem às empresas
condições de fazer bons negócios; daí vem a maior responsabilidade, constituindo o
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comprador uma força vital, que faz parte da própria vida da empresa, pois o objetivo
é comprar bem e eficientemente, e com isso atender aos objetivos de lucro. E será
mais ainda um centro de lucro quando os fornecedores forem encorajados a
enfrentar novas idéias e novos projetos, dispondo-se a aproveitar a oportunidade de
fazerem novos negócios.
3.2.1 NEGOCIAÇÃO
Saber negociar é uma das habilidades mais exigidas de um comprador.
Negociação não é uma disputa em que uma das partes ganha e a outra tem
prejuízo. Podemos afirmar que houve uma boa negociação quando ambas as partes
saem ganhando.
A confiança presente no relacionamento dos negociadores é um fator
facilitador nesse processo. Gerar confiança é muito importante e existem alguns
procedimentos que devem ser evitados, como a impessoalidade, julgamentos
morais, preocupação com punições e prêmios, concentrar-se nas limitações das
pessoas, utilizar de terminologias de medo ou risco e o próprio modo de se
expressar.
Um bom negociador deverá ver a negociação como um processo contínuo, ter
mente aberta e ser flexível, estar alerta para suas necessidades pessoais (e da
empresa) bem como do seu oponente. Usar da colaboração para proporcionar um
clima agradável, propício para solução de problemas e não tentar convencer o seu
oponente de que o ponto de vista dele está errado e deve ser mudado.
3.3 RELACIONAMENTO COMPRADOR / FORNECEDOR
A eficiência de um Departamento de Compras está diretamente ligada ao
grau de atendimento e ao relacionamento entre o comprador e o fornecedor, que
devem ser os mais adequados e convenientes.
De acordo com Dias (1993), uma das grandes dificuldades encontradas pelo
departamento de compras em relação ao fornecedor é a consulta não
correspondida. Ocorrem diversos motivos que levam um comprador a não receber
propostas de fornecedores consultados, sendo os principais: desinteresse no
fornecimento, preço muito elevado, dificuldades no relacionamento ou na
comunicação, ou ainda, cotações com fornecedores inadequados e ineficientes.
Um dos documentos primordiais do Departamento de Compras é o cadastro
de fornecedores e materiais, para que exista condições de escolha do fornecedor ou
prováveis fornecedores de determinado material. Através desse cadastro é que se
realizará a seleção dos fornecedores que atendam às quatro condições básicas de
uma boa compra: preço, prazo, qualidade
e condições de pagamento.
Por isso, para se obter um cadastro de fornecedores eficiente, que atenda às
suas necessidades, deve-se elaborar formas de verificar e acompanhar o
desempenho desses fornecedores. Uma das forma de realizar sua atividade é
manter as informações sobre fornecedores e mercadorias atualizadas, retirando e
acrescentando informações continuamente, monitorando suas
respostas, e realizando um trabalho de compararão das consultas efetuadas com as
propostas obtidas.
4 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
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Atualmente uma empresa é bem sucedida na proporção de sua habilidade de
suprir, com a necessária segurança todo e qualquer material e/ou serviço, na
quantidade requerida, na qualidade adequada, no tempo oportuno, no local
determinado e nas condições mais econômicas. Em resumo, obter valor máximo a
cada real gasto.
Os principais objetivos aspirados pelo gerente de materiais são:
a) evitar a falta de produtos sazonais;
b) pontualidade no prazo de entrega por parte dos fornecedores;
c) buscar sempre o menor preço sem faltar com a qualidade.
Das funções da Administração de Materiais, considerada de suma
importância, a função Planejamento consiste em alocar os recursos para alcançar
objetivos preestabelecidos. Existem dois tipos de Planejamento: o Estratégico e o
Operacional. O primeiro exprime intenções da alta direção e é mais qualitativo. O
Planejamento Operacional é mais quantitativo e refere-se às operações de escalões
mais baixos. É este ultimo que realmente interessa para o nosso trabalho.
Os principais objetivos que devem ser alcançados pela área de Materiais são:
a) alto giro de estoque
b) consistência de qualidade
c) qualificação de pessoal
d) baixo Custo de aquisição e posse
e) continuidade de suprimento
Manter boas relações com fornecedores sempre foi um dos principais
objetivos da Administração de Materiais, pois é através deles que são adquiridos os
produtos que proporcionarão os lucros.
4.1 Distribuição e Transporte (Logísitica)
O sistema de distribuição de produtos de uma empresa sempre foi importante
e complexo, pois o transporte é um considerável elemento de custo em toda
atividade industrial e comercial.
A decisão entre frota própria, leasing ou transportadora de terceiros é bem
mais complexa do que parece. Cada situação tem características específicas e não
existem regras gerais que garantam o acerto da escolha.
É necessário examinar algumas particularidades do material a ser
transportado. Tal precaução é indispensável para atingir -se o aproveitamento ótimo
dos veículos em sua capacidade e, consequentemente, reduzir o custo operacional
e o custo do frete. Isso significa que, se o material oferecer condições para
aproveitamento ótimo, o custo fica menor no cômputo final.
Segundo Dias (1993), outro fator importante, para a análise de transportes,
são as compras realizadas pela empresa. Vários fatores influem na decisão de
operar as compras pelo sistema CIF (cost, insurance and freight
Custo da
mercadoria somado ao seguro e frete internacional) ou FOB (free on board Valor
do produto posto livre a bordo do návio),, e a tendência normal dos setores de
compra é optar pelo primeiro, isto é, receber a carga em seus depósitos, deixando
aos fornecedores a incumbência de escolher os meios de transporte para o
cumprimento dos prazos de entrega. Mas a elevação dos custos de transporte nos
últimos tempos vem pressionando a política de vendas com o objetivo de transferir
esses custos ao comprador, ou seja, os fornecedores procuram negociar FOB,
retirando essa parcela de custo do produto a ser vendido. Embora as duas
condições de compra continuem sendo praticadas, todos os negócios FOB trarão
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novo encargo para os responsáveis pela administração de materiais: a escolha do
transportador. Nas compras FOB, caberá aos comprador estabelecer uma política de
transporte que lhe permita manter custos adequados, ao mesmo tempo que terá de
responder pela eficiência da operação para que seus insumos cheguem ao destino
final (seja ele qual for) nos prazos estabelecidos. Com isso torna -se indispensável
estabelecer critérios básicos de transporte que lhe permitam a escolha das opções
mais condizentes com as suas necessidades.
4.2 MOVIMENTAÇÃO E ARMAZENAGEM
Uma análise dos sistemas e métodos para a Movimentação e Armazenagem
em uma empresa influencia diretamente sua estrutura de custos. Pode -se encontrar
a solução nas modernas técnicas de simplificação de trabalho; a armazenagem e
movimentação são segmentos da Administração de Materiais, onde as mudanças de
produtividade podem ser prontamente realizadas.
A eficiência dos sistemas de estocagem de cargas e do almoxarifado
dependem da escolha adequada do sistema, que deverá ser adaptado às condições
específicas da armazenagem e da organização. Os problemas e as características
desses sistemas estão relacionados com a natureza do material movimentado e
armazenado.
Pontos importantes com o estudo do Layout e tipos de embalagem devem ser
considerados, fazendo parte do sistema.
Os objetivos de uma análise do trabalho se traduzem em reduzir a
movimentação interna, localizar as atividades desnecessárias, encontrar tarefas que
podem ser combinadas e descobrir a sequência mais conveniente para aplicar ao
trabalho. Não existe regra geral para fixar os dados exigidos numa racionalização de
trabalho. Cada caso particular possui características próprias que influem no custo
total e no êxito da execução.
5 CONCLUSÃO
Constatamos a importância dessa obra que relata as principais funções da
Administração de Materiais e especificamente da função de Compras, relacionando
com um roteiro atual, prático e objetivo.
À partir dos pontos comentados neste trabalho, no qual o objetivo era
apresentar a área de Compras e toda sua complexidade, podemos concluir então
que os objetivos básicos de uma Seção de Compras seriam:
a) obter um fluxo contínuo de suprimentos a fim de atender aos programas de
produção;
b) coordenar esse fluxo de maneira que seja aplicado um mínimo de investimento
que afete a operacionalidade da empresa;
c) Compra de materiais e insumos aos menores preços, obedecendo padrões de
quantidade e qualidade definidos;
d) Procurar sempre dentro de uma negociação justa e honesta as melhores
condições para empresa, principalmente em condições de pagamento.
A necessidade de se comprar cada vez melhor é enfatizada por todos os
empresários juntamente com as necessidades de estocar em níveis adequados e de
racionalizar o processo produtivo.
Podemos concluir que conseguimos chegar ao nosso objetivo de demonstrar
que o setor Compras, vai muito além de comprar, mas sim que existem inúmeros
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fatores a serem respeitados, para que possa obter um feedback positivo, que inclui
redução de custos e um maior aproveitamento dos fatores de produção.
Comprar bem é um dos meios que a empresa deve usar para reduzir custos.
Existem certos mandamentos que definem como comprar bem e que incluem a
verificação dos prazos, preços, qualidade e volume. Mas manter-se bem relacionado
como mercado fornecedor, antevendo na medida do possível eventuais problemas
que possam prejudicar a empresa no cumprimento de suas metas de produção, é
talvez o mais importante na época de eficassez e altos preços.
6 REFERÊNCIAS
CAVINATO, J. L. Evolving procurement organizations: logistics implications, Journal
of Business Logistics, vol.13, n. 1, 1991.
DIAS, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: Uma abordagem logística. 4a
edição. São Paulo: Editora Atlas S. A. 1993.
ELLRAM, L. M. Supply chain management: the industrial organization perspective.
International Journal of Physical Distribution & Logistics Management, vol. 21, n. 1,
1991.
FARRELL, Stuart F. Heinritz & Paul V. Compras
edição. São Paulo: Editora Atlas S. A. 1983.
Princípios e aplicações. 1a
< www.centrodelogistica.com.br> acessado em 28/04/2007
< www.cpgec.ufrgs.br> acessado em 25/04/2007
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