Memorando sobre soluções para
geração de imagem e arquivamento
Digitalização de documentos em papel e
manuseio de documento digitalizado automático
Entre em contato
POLY IT SOLUTIONS
Rua Trípoli, 92 – 11º andar.
São Paulo / SP - Brasil
Tel.: +55 11 3845.4420
www.polyitsolutions.com.br
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
1.
Contexto
2.
O documento eletrônico: um meio de transmitir
informação
a. Valorização da informação
b. Implementação
c. Digitalização
d. Recuperação de repositórios de
documentos e criação de um sistema
de arquivamento
e. Leitura automática de documento
(ADR) e validação
3.
Estudo de caso: Gerenciamento de seguro, reivindicações
a. O desafio
b. Solução
c. Sinopse da aplicação
4.
Conclusão
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
1. Contexto
A troca de informações permite que a empresa se adapte a suas operações e organizações
de acordo com os requisitos dos usuários, clientes, membros, fornecedores e
gerenciamento.
Uma quantidade cada vez maior de informação é trocada diariamente, normalmente na
forma de documentos. Um documento contém informação. Normalmente está vinculado a
um produto com recursos para a escrita ou gravação e com a finalidade de comunicar ou
armazenar volumes de conteúdo. Pode ser utilizado para fins de consultas ou confirmações.
Existem de várias formas: como mídia de papel, eletrônica e de voz. Pode ser armazenado,
localizado, identificado e medido.
Ao ser criado, um documento apresenta um impacto apreciável em seu ambiente devido à
importância dada ao conteúdo que ele transmite, então, com o passar do tempo, ele vai se
tornando menos essencial e até obsoleto (p. ex., um memo).
A prioridade do documento eletrônico em uma empresa tornou-se tão evidente que levou a
um amento de volume de dados em circulação – tanto fora quanto dentro da empresa – e em
uma aceleração de trocas de dados.
Portanto, tornou-se mais difícil gerenciar documentos e as informações que eles contêm,
localizá-los, acessá-los, e não só isso, mas também verificar sua relevância.
Consequentemente, a distribuição de informações na empresa é um obstáculo real para a
eficiência do trabalho e competitividade.
Algumas estatísticas - (Fonte Capital Magazine):
O custo de arquivamento de documentos em papel varia de €0,46 a €1,53 (de $0,60 a $2,10)
e de sua busca de €4,60 a €305,30 (de $6,03 a $400,50), sendo que as empresas
produziram 172 bilhões de fotocópias em 2000.
O volume de documentos impressos pelas empresas está aumentando a um índice de 3 a
5% por ano e representa 90 a 95% das informações que circulam na empresa.
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
2. O documento eletrônico: um meio de transmitir informação
a. Valorização da informação
O documento apresenta diversas funções que, direta e simultaneamente, atendem aos
interesses das informações daqueles que as originaram e dos destinatários. Esse meio
possibilita transmissão rápida, distribuição mais ampla, custos reduzidos e permite obter
grande facilidade de operação e processamento.
Essas vantagens podem ser utilizadas pela empresa para aumentar sua produtividade, gerar
grandes economias e utilizar novas possibilidades oferecidas pela legislação (por exemplo: a
digitalização projetada de folhas pagas na França).
O documento eletrônico está assumindo a liderança como o meio de transmissão de
informação. No contexto de um arquivo simples, cuja consulta e acesso são regulamentados
e certificados*, a disponibilização em formato digitalizado de todos os documentos,
independentemente de seu meio original (analógico, microforma, fotografia, papel...) parece
ter se tornado uma necessidade.
Essa disponibilização é implementada pela utilização de tecnologias da Internet empresarial
que abre novas perspectivas de colaboração e compartilhamento de dados e conteúdo.
*cf: Memo de Posicionamento sobre Arquivamento Jurídico. Relatório Branco. 2006 - RSD
SA.
b. Implementação
A digitalização consiste de um processamento de meios físicos de modo a transformá-los em
documentos digitalizados.
São abrangidos diversos aspectos da produção de conteúdo:
O “gerenciamento de saída” consiste do gerenciamento de fluxo de documentos
produzidos por saídas de software. Atualmente é imperativo limitar a impressão
desses documentos e favorecer a distribuição na forma de documento eletrônico
por canais da Internet e e-mails… (p.ex., notas fiscais e extratos bancários). Essa
digitalização “na fonte” pode, no entanto, requerer que uma cópia de papel seja
gerada e mantida por um determinado número de documentos gerenciados.
O “gerenciamento de entrada” consiste da transformação da mídia, tal como notas
fiscais em papel e processos físicos, em seus equivalentes digitalizados.
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
2
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
O gerenciamento de entrada ou “geração de imagem” fica sujeito a certas restrições:
De fato, a digitalização de documentos de papel requer a implementação de procedimentos
associados com a preparação do documento. Trata-se de desfazer maços, remover
grampos, solucionar questões de formatos e gramatura, e organizar a preparação em lotes,
etc.
Isso também implica na disponibilização de métodos que permitam a integração rápida da
imagem digitalizada no repositório do documento com um mínimo de intervenção humana.
Além da infraestrutura de equipamentos, esses métodos são organizados com o auxílio de
software capaz de otimizar processamentos e atender aos requisitos de automação.
Essas soluções disponibilizam um serviço de leitura automática de documentos (ADR) –
leitura ótica de caracteres (OCR) tipo: áreas e textos completos, reconhecimento de formato,
código de barra, caixas de seleção, e/ou digitalização de empurrar e puxar (push/pull).
Essas tecnologias possibilitam uma indexação automatizada do documento de modo que
possa ser arquivado em termos de regras relevantes profissionais ou empresariais padrão;
elas podem ser também aplicadas para a extração de dados durante operações.
A metodologia em questão consiste em passar da fase de aquisição à recuperação com a
indexação do documento sendo uma etapa intermediária. Essa indexação pode ser feita
manualmente por volumes limitados ou documentos individuais.
Gerenciamento de entrada ou de geração de imagens representa a “fase” industrial da
digitalização de documentos arquivados pela empresa, ou enviados por ela, no formato de
papel. A integração automatizada do processo de indexação do documento de papel de
entrada (IM) é necessária para otimizar o gerenciamento. Por meio da extração do
documento de informações identificadas como “uma ocorrência única”, é então possível
associá-lo ao seu “contexto operacional”. Essa questão pode ser facilmente solucionada
utilizando tecnologias de reconhecimento de caractere datilografado ou manuscrito.
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
3
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
c. Digitalização
É necessário digitalizar documentos em papel “não estruturados” para convertê-los
em documentos eletrônicos de formato padrão (Tiff G4, JPEG, PDF e PDF/A, etc.)
de acordo com os requisitos da empresa.
Durante essa digitalização, diversos níveis de ajuste estarão disponíveis ao
operador:
Geral: tal como o tipo de digitalização (carregador automático com ou sem
separadores de páginas…)
No documento: o número de páginas por documento, detecção do
separador de documentos, eliminação de páginas em branco
Nos parâmetros do scanner: formato (A3, A4…), resolução (300, 600
dpi…), etc.
Nos parâmetros de captura: digitalização de frente/verso, pré-visualização
de imagem, visualização automática após a digitalização
Nos parâmetros da OCR: realinhamento de imagem, reconhecimento de
todo conteúdo da imagem ou de uma parte delineada exata do conteúdo da
imagem (indexação)
Após serem digitalizados, esses documentos são então classificados, gerenciados e
armazenados em diferentes tipos de mídia, tais como cartuchos, fita magnética, CD
e/ou DVD. Essas mídias são utilizadas principalmente no arquivamento de
documentos para períodos mínimos de consulta e ao mesmo tempo com alto custobenefício. Outra mídia menos padronizada pode ser utilizada, tal como disco óptico
digital, magneto-óptico, leitores zip, duplicador de imagem ou jukebox.
Quanto ao estabelecimento de uma forma de referência “ativa” (consulta, edição de
documentos arquivados, link com o arquivo), após os arquivos terem sido
digitalizados, eles podem ser recuperados em uma base de dados documentária por
meio de exportação ou coleta automática.
Benefícios:
Redução de estoque de papel e aumento de espaço útil
Custos reduzidos de armazenamento
Tempo de arquivamento e de consulta a arquivos reduzidos
Deixar a informação mais segura com a criação de nova forma de
armazenamento (em caso de roubo ou incêndio, por exemplo)
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
4
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
d. Recuperação de repositórios de documentos e criação de um sistema de
arquivamento
Para facilitar a utilização de todos seus arquivos, a empresa necessitará centralizálos, coletando-os em um único centro de referência.
A criação desse sistema de arquivamento - juntamente com a implementação de um
plano de arquivamento - permitirá que a empresa otimize a distribuição e utilização
de todos os conteúdos produzidos, recebidos e arquivados.
Com relação aos arquivos de “papel” a operação consiste em digitá-los
completamente e armazená-los em um “depósito” de documentos.
Ao associar esses documentos com o sistema de Gerenciamento de Conteúdo de
Empreendimento, a empresa desenvolve o valor de seu repositório de documento
pela disponibilização on-line desses conteúdos da mesma forma que seus dados,
sendo os dados “estruturados” ou “não estruturados”.
O desempenho das ferramentas de indexação permite uma velocidade considerável
tanto na recuperação quanto na consulta dos documentos armazenados nesse
repositório de documentos.
Além da habilidade de racionalizar, a operação de digitalização a empresa pode
manter o repositório de documentos em um servidor que permitirá aos usuários
arquivar, consultar ou distribuir os documentos pela Internet ou rede local. A
organização é também capaz de capturar e gerenciar todos os tipos de documentos
e dados em uma única localização (Documentos do Microsoft Office, Acrobat (PDF),
fotografias (Jpeg, Pcx), desenhos, e-mails e centenas de outros formatos.
Benefícios:
Redução de espaços de armazenamento
Facilidade de acesso a documentos e dados mantidos sob segurança
Gerenciamento dos dados mais utilizados na empresa
Criação de um único ponto de acesso para os dados da empresa
Agilização de operações de pesquisa
Compartilhamento simultâneo de informações por diversos terminais
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
5
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
e. Leitura automática de documento (ADR) e validação
A leitura automática de documento (ADR) é um sistema que permite que o conteúdo
seja reconhecido em uma página manuscrita ou digitada. Em comparação com o
reconhecimento de caractere óptico (OCR), que apenas identifica caracteres, o ADR
executa todo o processamento necessário para recuperar as informações da página.
Esse sistema de leitura tem como função principal processar os documentos que
entram na empresa, tais como formulários de pedidos, formulários de entregas,
notas fiscais, etc.
Com esse sistema, o processo de aquisição de dados é executado em diversas
etapas, que são independentes entre si:
Preparação e configuração dos formulários.
Digitalização e identificação do formulário.
Digitação manual de determinados caracteres não reconhecidos - apesar
de uma taxa de reconhecimento muito alta (100% das caixas de seleção e
98% de texto manuscrito) a digitação manual de alguns caracteres não
reconhecidos é, às vezes, necessária.
Exportação de dados interpretados para o sistema de IT selecionado para o
processamento de dados.
Uma vez concluído esse processo de aquisição e dependendo da natureza dos
documentos digitalizados, pode ser necessário implementar um processo de
validação (fluxo de trabalho) antes do arquivamento.
Nesse estágio, a validação não é técnica no sentido em que o procedimento não é
executado de acordo com os critérios de qualidade do documento. Trata-se de uma
fase operacional importante baseada em informações (metadados ou índice)
permitindo uma correspondência do documento com uma ação ou outro conteúdo.
De forma correspondente, no caso de notas fiscais de fornecedores, a ADR permite
que informações sejam recuperadas com relação ao originador, quantidade, tipo de
documento, etc. e o documento seja integrado no sistema de referência da empresa
perfeitamente de acordo com o sistema de arquivamento.
Por meio da ferramenta de fluxo de trabalho, o intervalo de validação permitirá que
informações sejam utilizadas para finalidade de processamento: por exemplo,
validação e implementação de um processo englobando pagamento de nota fiscal,
integração de contabilidade, arquivamento do documento, etc.
Benefícios:
Retorno bem rápido de investimento (economia de tempo, portanto,
economia de recursos financeiros)
Processamento de todos os tipos de formulários
Menos erros de entrada manual
Integração automática de dados com diferentes programas de
processamento
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
6
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
3. Estudo de caso: Gerenciamento de seguro, reivindicações
a. O desafio
O gerenciamento de reivindicações de seguro (sinistros) é uma área chave para a
proteção de assegurados.
Do ponto de vista das seguradoras, é um fator determinante de concorrência entre
as empresas e para o refinamento da imagem da indústria de seguros.
Esse é o motivo pelo qual a OECD*, em suas recomendações preparadas pelo
Comitê de Seguro da OECD e adotadas pelo Conselho da OECD em 24 de
Novembro de 2004, solicita às seguradoras e autoridades públicas dos países
membros da OECD para assegurarem a existência de um gerenciamento eficaz e
equitativo das reivindicações de seguro, levando em consideração o código de boa
prática anexada nessa recomendação.
O tratamento de uma reivindicação envolve diversos processos, que incluem as
seguintes fases:
Declaração da reivindicação (abertura de um processo)
Recebimento da solicitação de compensação (documento em papel ou em
formato eletrônico)
Emissão do processo
O processo preparado pela seguradora envolve o seguinte:
o número de registro da reivindicação
o número da apólice o nome do titular da apólice de seguro /
reclamante / beneficiário
um documento resumindo o desenvolvimento e estado da
inspeção do processo
o tipo de seguro
a data da abertura do processo
a data da reivindicação
a data da notificação
a descrição da reivindicação
dados dos reclamantes
data da avaliação dos danos
se necessário, a cópia em papel e/ou em formato eletrônico dos
relatórios por especialistas e investigadores
identificação do especialista
custo estimado dos danos
data dos pagamentos e seus respectivos valores
se aplicável, a data da recusa
se aplicável, os nomes de intermediários
a data de fechamento do processo
os documentos de reconstituição (remontagem) entre a seguradora e o
titular da apólice do seguro / reclamante / beneficiário
*OECD boa prática no gerenciamento de reivindicações de seguro – 2004
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
7
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
Avaliação dos danos (o documento que foi utilizado como a base para o
estabelecimento do valor da compensação)
As seguradoras também devem ser responsáveis pelo atendimento aos limites de
tempo com relação a solicitações de compensação de possíveis petições e quanto
ao acordo de disputas durante a execução de verificações internas de serviços de
solução de reivindicações.
Para responder às previsões de empresas nesse setor da economia, e permitir que
elas atendam a essas recomendações, será necessário estar apto a:
“Acompanhar um arquivo (processo) do cliente completamente durante sua fase
operacional, relacionar esse arquivo com os arquivos relativos às políticas que o
cliente retirou, mas também relacionar esse arquivo ou esses arquivos com
possíveis processos de reivindicações e fornecer o histórico caso venha a ser
comprovadamente necessário (AUDITORIA)”.
b. Solução
O primeiro requisito é o de digitalizar as declarações de reivindicações (formulários
de solicitação de compensação adaptados ao tipo de seguro em questão e
fornecidos pelas seguradoras) preenchidas pelos titulares da apólice do seguro. A
imagem dessa declaração é o elemento chave da criação automática ou manual do
próprio arquivo (processo) de reivindicação relacionado com o arquivo do titular da
apólice do seguro e/ou do seguro em questão.
O executivo de TI da organização e seus associados encarregados de identificar
uma solução eficaz para o gerenciamento de documentos eletrônicos fazem uma
escolha estratégica para aperfeiçoar o gerenciamento, consulta, rastreabilidade e
preservação de seus arquivos de titulares de apólice de seguros.
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
8
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
c. Sinopse da aplicação
Quando a declaração chega por e-mail, ela é digitalizada e registrada no sistema de
IT da empresa por meio de inclusão na solução de gerenciamento de documentos
utilizada como base para a aplicação do gerenciamento de reivindicações.
Quando uma declaração for feita em um formato eletrônico o documento é incluído
como o mencionado acima.
A inserção do documento eletrônico pode ser automatizada até o ponto em que o
módulo de inserção possa extrair informação de indexação do conteúdo do
documento.
O registro do documento é acompanhado de seu arquivamento manual (se colocado
em uma cesta) ou automático e atua como um gatilho para o início do procedimento
de gerenciamento da reivindicação em questão.
Então, o arquivo é criado e seu conteúdo aumentará à medida que a solução da
reivindicação for avançando.
Sua acessibilidade é possível por todos envolvidos: pelo cliente, o ajustador da
apólice ou de reivindicações (mesmo pelo próprio cliente) é um dos valiosos
aspectos adicionais da solução com as quais a digitalização, ingestão e
gerenciamento de documentos eletrônicos estão associados.
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
9
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
Sinopse de gerenciamento de reivindicações
1.
2.
3.
4.
5.
Criação de um arquivo de reivindicação logo que a declaração for recebida
Digitalização dos documentos do cliente
Captura automática dos documentos produzidos no contexto do gerenciamento
da reivindicação e arquivamento no arquivo do titular da apólice do seguro
Digitalização de documentos complementares necessários para o
processamento
Monitoramento de acesso a informações (gerentes, agentes...) e
disponibilização dos resultados por meio de um portal seguro da Internet
O sistema e a digitalização de itens intensificam a rastreabilidade e segurança do
processamento e gerenciamento de arquivos, pois oferecem uma forma simples e
eficaz de assegurar a recuperação imediata de qualquer item que constitui a fase
pré-analítica de um arquivo e uma redução considerável no volume de fotocópias.
Benefícios:
Colocação de todos os documentos em um formato digital digitalizando o
arquivo do cliente
Assegurar um acesso seguro ao documento – ou todas as partes do
arquivo podem ser acessadas pelos gerentes autorizados envolvidos
Desmaterialização do arquivo, garantindo a relevância e integridade das
informações que ele contém
Centralização de informações e garantia de sua segurança
Colaboração, redução de espaço de armazenamento em escritórios, nível
de serviço fornecido ao cliente, produtividade, etc.
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
10
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
Declaração
recebida
Digitalização e inserção do
documento estabelecendo o
documento de reivindicação
Início do procedimento de
gerenciamento da
reivindicação
Link com o arquivo do titular
da apólice do seguro e/ou
apólice do seguro
AGENTE
AGENTE E/OU DESPACHANTE DO
TITULAR DA APÓLICE DO
SEGURO
Criação de um arquivo de
reivindicação e arquivamento
do documento
SIM
Proposta de
acordo
(solução)
NÃO
Discussão e novos
documentos do titular da
apólice do seguro
Nova
proposta de
acordo
NÃO
Arquivado em uma pasta de
Litígio
AUDITOR
SIM
Fechamento da reivindicação
e atualização do arquivo do
titular da apólice do seguro
Direitos Autorais © RSD 2007. Todos os direitos reservados.
11
Memorando sobre soluções para geração de imagem e arquivamento
4. Conclusão: digitalização, uma preocupação comum em empresas de
todos os portes
O interesse em solução para digitalização tem aumentado desde a legislação
relativa à responsabilidade das empresas no contexto de suas operações ter se
estendido a todas as organizações e empresas.
Na verdade, os requisitos de atendimento com relação à aplicação do tipo Sarbanes Oxley,
Basel II ou IAS/IFRS, as regulamentações não são mais aplicáveis somente a empresas
reconhecidas como de grande porte, sendo que um número cada vez maior de pequenas
e médias empresas / pequenas e médias empresas industriais estão também adquirindo
gerenciamento, monitoração e desempenho-controle satisfatórios.
No contexto de utilização desses pacotes de firmware específicos, o processamento
documentário eletrônico também deve estar associado a procedimentos
relacionados com conformidade. Dessa forma, as empresas estão também
interessadas em saber se as soluções de nova geração disponíveis no mercado são
direcionadas somente para grandes organizações, emitindo e recebendo um volume
considerável de documentos e e-mails.
Hoje em dia, estão todos enfrentando a realidade de uma economia baseada em
uma circulação de aumento constante de documentos. As informações são trocadas
em mídia de papel e em formatos eletrônicos, independentemente do tamanho da
empresa.
Portanto, está se tornando crítico integrar o aspecto de papel no fluxo de trabalho
eletrônico para centralizar as operações de gerenciamento e aumentar a
produtividade e eficiência de relacionamentos com clientes e ao mesmo tempo
reduzir custos operacionais. Essas preocupações não são mais prerrogativas de
empresas grandes. Empresas pequenas e médias são também afetadas pelo
volume de troca global de informações e estão sendo desafiadas quanto à
conformidade com os requisitos.
Ao mesmo tempo, uma característica do mundo das empresas pequenas e médias é
que possuem recursos limitados de informática e nem sempre têm o conhecimento
necessário para instalar e manter soluções dedicadas.
Nesse contexto, o aspecto técnico é apenas um estágio em uma estratégia de
gerenciamento documentário. Soluções homogêneas, integradas muito
provavelmente constituem uma resposta mais adequada aos requisitos de empresas
pequenas e médias e de grandes cadastros contábeis.
Os pontos-chave dessa integração são:
Convergência entre gerenciamento de saída e entrada em uma única
solução
Exclusividade no sistema de arquivamento
Sistema de arquivamento robusto
Padronização e atendimento com normas técnicas
Acesso seguro
Longevidade satisfatória
Arquitetura em aberto (por termo indeterminado)
Alto grau de disponibilidade independentemente dos volumes manuseados
Direitos Autorais © RSD, 2007. Todos os direitos reservados. Todos os nomes de produtos mencionados nessa publicação são marcas comerciais ou
marcas registradas de seus respectivos proprietários
www.rsd.com | [email protected]