Kofax for
Business Process
Outsourcing
O desafio:
Aumentar a flexibilidade e a escalabilidade
operacional
“Nós continuamos ganhando
clientes. Agora o tamanho dos
trabalhos que chegam vão de
25.000 páginas por mês a 250.000
páginas por mês. Isso tudo vai para
um sistema Kofax, que alimenta
os diferentes fluxos de trabalho.
É ótimo ter uma única plataforma!”
— ADP
“Conhecemos e confiamos na
Kofax porque eles possuem
recursos poderosos, testados
e comprovados, que tornam
a automação do processo de
negócios realmente viável.”
— TransFingo
“Nossa equipe está se adaptando
muito bem a este software. A
produtividade aumentou em 40%
em relação ao sistema anterior.”
— Papierservice Britanniahütte
Os desafios econômicos globais estão fazendo com que as empresas
estejam mais abertas à terceirização de seus processos de negócios
internos. Essas empresas estão acelerando a adoção de processos
de negócios terceirizados (BPO, business process outsourcing) para
transformar seus projetos caros de custo fixo em despesas operacionais
de custo variável, resultando em gastos menores e melhores margens
de valores operacionais.
Para atender à crescente demanda, os fornecedores de BPO devem
automatizar processos de negócios complexos e fornecer soluções
escalonáveis, passíveis de repetição e serviços de melhores práticas
a seus clientes. Esses fornecedores já não podem contar apenas com
a mão-de-obra barata como estratégia competitiva. É necessário que
forneçam suporte a processos especializados e, portanto, precisam
investir em ferramentas específicas, experiência e recursos que o
mercado requer. Os fornecedores de BPO precisam de um modelo
padronizado, unificado e global, além da melhor tecnologia disponível
para oferecer a flexibilidade e a escalabilidade operacionais necessárias.
A oportunidade:
Automatizar processos de negócios baseados em
documentos
Os documentos são a base das interações de negócios como
reclamações, pedidos de vendas, comprovantes de entrega, aprovações,
notas de recebimento, confirmações, alertas e esclarecimentos. Manter
e melhorar a qualidade e a velocidade dessas interações é o que causa
mais impacto na retenção de clientes, em sua lealdade e na continuação
do negócio. Para fornecedores de BPO, a automação de processos
de negócios que contenham muitos documentos representa uma
oportunidade de atender à crescente demanda de serviços por:
• Fornecer uma captura de documentos escalonável e flexível, que
suporta o processamento de qualquer tipo de documento a partir de
scanners de mesa, impressoras multifuncionais e scanners de alto
volume de maneira integrada.
• Transformar os documentos de negócios em informações eletrônicas
estruturadas, classificando automaticamente documentos e extraindo
dados de formulários, faturas, cheques, correspondências e qualquer
outro tipo de documento escrito com letra de forma, tudo em uma
única plataforma.
• Coordenar e trocar informações automaticamente integrando os canais
de comunicação de entrada e saída, vinculando praticamente todos
•
•
•
•
os dispositivos, como impressoras multifuncionais e sistemas
telefônicos, e tipos de mídia, como e-mail, fax, SMS, MMS e
correios de voz.
Fornecer monitoramento e medições de desempenho em
tempo real sobre os recursos operacionais do sistema de
captura, além do gerenciamento remoto e em tempo real do
desempenho do sistema a fim de atender aos requisitos de
rendimento.
Integrar com uma ampla variedade de fluxos de trabalho e
aplicativos de gerenciamento de conteúdo, incluindo ERP,
SCM, CRM, aplicativos de gerenciamento de registros e de
arquivamento.
Incorporar uma plataforma modular que possa atender às
necessidades de captura de informação de um departamento
específico e que possa se expandir para atender aos requisitos
complexos de uma empresa com muitos documentos e
todos eles importantes; que possa se adaptar a milhares
de documentos por dia e que possa operar em ambientes
centralizados ou altamente distribuídos.
Fornecer alta disponibilidade e recursos de recuperação em
caso de desastre para implementações vitais.
Kofax para fornecedores de BPO
A Kofax possibilita que fornecedores de BPO processem
formulários, faturas, pedidos de venda, correspondências e
quase todos os tipos de documentos, estruturados ou não,
usando o conjunto mais completo tecnologias de classificação
e extração disponível atualmente. Há integração com mais de
140 sistemas de terceiros, incluindo ECM e ERP, e atualização
contínua, para que o investimento do fornecedor esteja
garantido. O suporte a vários processadores e o processamento
paralelo permite que grandes volumes de documentos possam
ser processados, sem necessidade de alterar o hardware
disponível. As licenças e os preços são flexíveis, e possibilitam
que só se adquiram os recursos e volumes necessários
atualmente. E, se for necessária a atualização, será fácil obtê-la.
Uma plataforma de captura para vários processos
de negócios
• Documentos financeiros, de RH, de CRM, correspondências,
procurações, reclamações, contratos, entre outros.
Escalabilidade e flexibilidade
• Capacidade de direcionamento entre vários centros de
processamento.
• Suporte a processos combinados.
• Capacidade para milhões de documentos.
• Integração fácil com mais de 140 sistemas empresariais.
• Integração flexível com sistemas proprietários.
• Fornecimento de dados para processos de fluxos de trabalho,
CRM, ERP e sistemas BPM relevantes.
Aumento da segurança, da qualidade dos dados e
da disponibilidade das informações
• Captura automatizada de dados de qualquer formato,
centralizados e distribuídos.
• Extração automatizada de dados de negócios a partir de
documentos estruturados e desestruturados.
• Detecção e correção automatizada de problemas de qualidade
de dados, incluindo comunicação automatizada.
Melhores gerenciamento de risco e conformidade
• Monitoramento e geração de relatórios.
• Automação e transparência da geração de dados e
transferência a cada ponto de manuseio.
Custos reduzidos
• Redução do tempo de entrada automática e manual de dados.
• Retorno do investimento em aproximadamente 12 meses.
• Implementação em até 3 meses.
Fornecimento e suporte globais
• A Kofax fornece vendas em vários idiomas e empresas de
serviços em 60 países.
Implementações de BPO com sucesso
Os fornecedores de BPO e seus clientes relataram sucessos
notáveis:
• Um líder em fornecimento de BPO ajuda seus clientes
a processar milhões de páginas por mês, oferecendo
serviços que incluem gerenciamento de correspondências,
processamento de formulários, captura automatizada de dados,
indexação de imagens, digitalização de correspondências,
processamento de dados de contas a pagar e a receber. Ao
definir, automatizar e simplificar os processos de negócios, e
padronizar com base em um sistema de captura Kofax para
a empresa, esta empresa fornecedora de BPO ajudou seus
clientes a aumentar significativamente a eficiência, a reduzir
custos, a gerenciar riscos, a estar em conformidade com
normas internas e externas (como Basel II, HIPAA e SarbanesOxley) e a ter uma vantagem competitiva em seus mercados.
• Uma líder global de telecomunicações simplificou e
automatizou seu processamento de faturas e reclamações,
eliminando o risco de perda de dados e o custo com envio
de documentos, e, ao mesmo tempo, conseguiu acelerar os
processos de negócios. Ao terceirizar também os processos
de RH e financeiros, os recursos existentes agora estão
disponíveis para serem utilizados em outras atividades de
geração de renda e a contratação de novos funcionários não é
mais necessária.
Sobre a Kofax
A Kofax plc (LSE: KFX) é a principal fornecedora de soluções de
automação de processos comerciais baseados em documentos.
Há mais de 20 anos, a Kofax fornece soluções premiadas, que
facilitam o fluxo de informações dentro de uma organização,
por meio do gerenciamento da captura, transformação e troca
de informações empresariais críticas em papel, fax e formatos
eletrônicos de uma maneira mais precisa, ágil e econômica.
Essas soluções proporcionam um rápido retorno do investimento
a milhares de clientes dos setores de serviços financeiros,
administração pública, terceirização de processos de negócios,
saúde, cadeia de suprimentos e outros.
O Kofax oferece escalabilidade desde sistemas departamentais
a sistemas empresariais, desde implantações locais a
implantações globais, desde aplicativos de linha de frente a
aplicativos de retaguarda. Nossa tecnologia líder de mercado
fornece uma sólida plataforma do tamanho da empresa, na qual
são padronizados todos os processos de captura de documentos
e de formulários.
A Kofax fornece essas soluções por meio de suas próprias
organizações de vendas e serviços e por meio de uma rede
global de mais de mil parceiros autorizados em mais de 60
países nos cinco continentes.
Para mais informações, visite www.kofax.com.
© 2010 Kofax, Inc. Todos os direitos reservados. Kofax e o logotipo da Kofax são marcas ou marcas registadas de Kofax, Inc. nos Estados Unidos da América e em outros países. (02.2010)