Pontifícia Universidade Católica
Instituto de Educação Continua
Curso: Gestão de arquivos e documentos
Como organizar acervos de
guarda permanente
Ana Márcia Lutterbach Rodrigues
2009
I. Análise documental
O quadro de arranjo será elaborado a
partir do formato do sistema de código
de notação de arranjo já estabelecido
I. Análise documental
1. Exame das leis, regulamentos, normas e manuais
internos;
• Identificação dos órgãos, funções e atividades
desempenhadas por cada um deles.
• Histórico do organograma
I. Análise documental
2. Exame da lista de recolhimento
quando houver e de amostragem
de documentos
•
•
Identificação de tipologias - espécies
por função
Identificação de pontos de acesso
importantes
Amostragem
As embalagens devem estar numeradas. (relatório do processo).
1ª Etapa: reconhecimento amplo
– Retirar 1 documento de aproximadamente 0,5% do total de embalagens
e identificar sua tipologia (espécie documental e origem) em uma
tabela.
– Estimar a multiplicidade de tipologias e distribuição.
2ª Etapa (apenas no caso de acervos gigantescos)
– Dividir o acervo em partes de modo que cada uma tenha no máximo
3000 embalagens.
– Trabalhar a 3ª etapa em cada uma dessas partes separadamente
3ª Etapa: exame mais detalhado
– Examinar o conteúdo de 3 a 10% das embalagens com base no exame
geral (quanto maior a multiplicidade de tipologias encontrada na 1ª
etapa, maior o índice percentual da amostragem de acordo com a
distribuição dos tipos)
– Estabelecer critérios para a seleção do acervo (Ex: para o exame de
3% tomar 1 embalagens de + 30 em 30 ou 2 de 60 em 60 e retirar 3%
dos documentos de cada uma para exame)
– Anotar em uma tabela o número da embalagem, a função e/ou órgão
que gerou o documento, a tipologia, a data e os pontos de acesso
possíveis, além de documentos não-arquivísticos encontrados.
Comparar os dados recolhidos com o dados referentes à estrutura
organizacional e funções tiradas das leis e normas.
Análise documental
3. Reuniões e entrevistas com os atores
envolvidos no processo de produção dos
documentos na atualidade
–
–
–
Levantamento do processo de trabalho e
identificação das atividades que geram documentos
Histórico do setor
Identificação da origem de documentos
encontrados na amostragem dos quais não se
identificou a atividade que o gerou.
ACERVO RECOLHIDO
PBH/Mendes
Junior - Barreiro
Especial BH da
Gente /
Assessoria de
Comunicação da
PBH
Solenidades
feitas pelo
cerimonial
Dossiês
Registro de
eventos - VHS
Registro de
eventos e
entrevistas
Fita cassete
Clippings
eletrônicos
VHS e Fita
cassete
Peças
publicitárias
Releases
Fotos
negativos
e papel
Clippings
de papel
(papel)
Peças
publicitárias
de agências
(papel e VHS)
Periódicos
Horizonte Aberto, Cidade
Viva, Revista Em Casa,
Ponto final, Jornal do
ônibus
DOMs
- Quem produziu esses documentos e a partir de quais atividades?
II. O Arranjo
• Identificação de fundos
• Estrutura hierárquica
Fundo (órgão)
Seção (departamento)
Subfundo (departamento)
Subseção (setor)
Série (função)
Subsérie (atividade ou tipologia)
Dossiê (tipologia)
Tema (períodos, eventos, locais, autores, pessoas)
DECRETO Nº 12.007 DE 29 DE MARÇO DE 2005
•x
I - Gerência de Publicidade e Propaganda, de 1º nível;
III - Gerência de Integração e Imagem Institucional, de 1º nível;
V - Gerência de Redação e Publicações, de 1º nível:
V.1 - Gerência de Atendimento à Imprensa, de 2º nível;
VI - Gerência de Produção Visual, de 1º nível;
VII - Gerência de Planejamento e Coordenação de Publicações Oficiais, de 1º nível.
•x
Art. 3º - À Gerência de Publicidade e Propaganda compete:
II - gerenciar e intermediar os contatos com as agências de publicidade,
acompanhando todas as fases do desenvolvimento das campanhas
institucionais e publicitárias da PBH;
Art. 10 - À Gerência de Produção Visual compete:
II - criar, adequar e aprovar todas as peças gráficas produzidas
internamente, destinadas à divulgação das ações de todos os órgãos que
compõem a Administração Municipal;
V - acompanhar a produção gráfica do clipping diário;
•x
Art. 5º - À Gerência de Integração e Imagem Institucional compete:
I - promover a integração com os diversos setores da Administração
Municipal por meio de ações de comunicação;
II - unificar e potencializar a imagem institucional da Prefeitura,
desenvolvendo e implementando ações da política de comunicação junto às
Secretarias e aos órgãos públicos municipais;
III - coordenar e acompanhar eventos promovidos pela PBH, buscando
fortalecer sua imagem e unidade;
Art. 7º - À Gerência de Redação e Publicações compete:
I - fazer a cobertura diária, jornalística e fotográfica das atividades do
Gabinete do Prefeito e dos compromissos externos do Prefeito, visando a
divulgação interna e externa;
II - produzir regularmente material de divulgação das atividades da PBH
para as diversas mídias;
III - acompanhar as notícias relacionadas à Prefeitura, visando subsidiar
ações de comunicação que possam divulgar a posição da Administração
Pública;
IV - apresentar à mídia sugestões de pautas e entrevistas de agentes do
Governo, visando divulgar as ações relevantes da PBH;
V - assessorar e acompanhar a cobertura jornalística sobre a Prefeitura;
VI - gerenciar os serviços de fotografia, vídeo e rádio;
Apresentação da proposta de arranjo para o fundo ASCOM
Ana Márcia e Vilma - 20/04/2009 - Afonso Pena 1212, 4º andar
Presentes: José Geraldo, Janina Marteleto, Marcelo
•O acompanhamento da produção de clippings eletrônicos e gravação de eventos
com a presença do prefeito é feito pela gerência de integração e imagem
institucional.
•As publicações periódicas não são produzidas pelo jornalismo, mas são revisadas
e aprovadas, sendo o próprio órgão administrativo que as produz. Marcelo sugeriu
que sua organização seja feita pelo órgão administrativo produtor.
•A terminologia solicitada ao Lalado ficou a seguinte: Folheto e não panfleto; flyer
para folhetos de 10 x 15 cm, peça gráfica ou peça gráfica publicitária e não peça
promocional.
•Marcelo informou que Francisco Brant era o assessor chefe e o documento da
rádio Itatiaia pode ter sido mandado para ele acompanhar.
•As publicações cujo expediente traz a própria Assessoria, reunir no dossiê
Gabinete do assessor. Os Balanços da PBH que são encaminhados para a
Câmara são produzidos pelo Gabinete também.
•Marcelo informou que o documento principal do jornalismo hoje
é “BH notícias” produzido em meio digital e que anteriormente
era o “Prefeitura informa” também digital.
•O portifólio eletrônico com vinhetas de patrocinadores seria do
dossiê da Cultura pois a Assessoria não trabalha com
patrocinador.
•Propagandas de São Paulo e 15 anos do Jornal de Casa
devem ser descartadas.
•A fita produzida pela CDL/BH seria do dossiê Gabinete do
Assessor.
•As fitas referentes à campanha política podem ficar no
gabinete. Não são das funções da Assessoria.
•Como nomear o órgão solicitante quando a peça é de
abordagem geral? Gabinete do assessor
II. O Arranjo
• Estudar a indicação de criação de Comissão de Avaliação
• Comissão formada por técnicos relacionados às
atividades que geraram os documentos (contador,
médico, engenheiro, advogado, etc.), além de um
historiador e um arquivista.
• O papel do arquivista na comissão será o de defender
a organicidade do fundo.
II. O Arranjo
• Apresentação da proposta de quadro de arranjo ao
funcionário que possui maior discernimento da missão
da entidade e colher suas opiniões para reformulação.
• Proceder o arrolamento do acervo e codificação de cada
um dos itens de acordo com o quadro de arranjo.
Conserva-se a ordem em que os documentos se
encontram.
• Controlar o vocabulário
Obs.: Um item documental pode ter muitas peças (folhas
de papel, por exemplo)
II. O Arranjo
O arrolamento será feito em uma planilha com os campos:
(algumas tipologias podem ser apenas contadas quando não há recursos
para o exame item a item, ou descreve-se apenas uma parcela)
– Nº da embalagem (endereçamento topográfico)
– Código de arranjo do conjunto documental ao qual o item pertence
– Número atribuído ao item
– Título do documento
– Data
– Notas
– e campos específicos. Exs.:
»
»
»
»
»
»
Suporte e dimensões
Endereço
Nome do cliente
Número da nota fiscal
CPF
Nome do produto
III. Descrição
Inventário sucinto ou analítico e índices
ISAD(G)
Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística
•
Do geral para o particular
• Contexto de criação do documento e inter-relação
dos documentos
• Evitar redundância
IV. Indexação
• A partir do arrolamento analisam-se os
interesses para o acesso:
– o código de arranjo (origem e função)
– a data
– e/ou os campos específicos daquela
documentação
SUMÁRIO
Apresentação
4
Introdução
5
Glossário
7
Descrição
Fundo Secretaria Municipal Adjunta de Regulação Urbana - AJ.00.00.00
Diagrama da Estrutura de Arranjo
8
11
Subfundo Gabinete do Secretário - AJ.01.00.00
12
Subfundo Gerência Administrativo-Financeira - AJ.02.00.00
12
Subfundo Gerência de Patrimônio Histórico Urbano - AJ.08.00.00
12
Série Identificação do Patrimônio Histórico - AJ.08.01.00
Subsérie Registros Documentais de Patrimônio Cultural - AJ.08.01.01
Série Promoção do Patrimônio Histórico - AJ.08.02.00
Subfundo Gerência de Licenciamento Urbanístico - AJ.19.00.00
Série Parcelamento do Solo - AJ.19.01.00
13
14
14
15
16
Subsérie Plantas de Parcelamento do Solo - CPs - AJ.19.01.01
16
Subsérie Plantas sem Código do CP - AJ.19.01.02
17
Série Exame e Aprovação de Projetos de Edificações - AJ.19.02.00
Subsérie Projetos Arquitetônicos Recebidos - AJ.19.02.01
Referências Bibliográficas
18
18
21
Arranjo
22
Índices - Documentos ordenados por:
23
Índice Cadastral
24
Proprietário do imóvel
41
Logradouro
54
Bairro Oficial
70
Entidade que o imóvel abriga
80
Autor do projeto arquitetônico - AJ.19.02.01
90
Código do CP - AJ.19.01.00
94
Data - AJ.01.00.00
99
AJ.02.00.00
100
AJ.08.01.01
101
AJ.08.02.00
113
AJ.19.01.00
114
AJ.19.02.01
123
INTRODUÇÃO
A prioridade na descrição arquivística deste acervo deve-se ao seu
volume e à riqueza de seus documentos. Ele foi recolhido dos órgãos
responsáveis pela regulação urbana de Belo Horizonte à Divisão de
Arquivos Permanentes, contendo os projetos arquitetônicos e plantas
de parcelamento do solo que podem informar como se deram a
construção e a expansão da cidade. Ademais, era necessária a
definição do destino de documentos em depósitos inadequados na
secretaria de origem e na PRODABEL, empresa responsável pelas
microfilmagens em um dado período.
Esse trabalho também está vinculado à construção de um sistema de
acesso automatizado que é parte do Projeto de Preservação e Difusão
da Memória Arquitetônica de Belo Horizonte (1894 – 1980) aprovado
pela Caixa Econômica Federal em 2006. A fragilidade e dimensões das
pranchas em papel que fazem parte do acervo demandam sua
digitalização para o acesso; e o volume documental gera grande
quantidade de informações arquivísticas que exigem uma
informatização.
O acervo foi acumulado nos nossos depósitos sem que trouxesse da
origem um plano de classificação. O recurso adotado para a
identificação do motivo da sua criação, do trajeto percorrido pelos
documentos, do sistema de acesso adotado na origem e do conteúdo
manuscrito foi a colaboração dos atuais produtores das tipologias
documentais que o compõem - os funcionários da SMARU Secretaria Municipal Adjunta de Regulação Urbana, da PRODABEL Empresa de Processamento de Dados de Belo Horizonte e da
GEARQUI - Gerência de Arquivos da Secretaria Municipal de
Administração. O cronograma dessa pesquisa foi o seguinte:
Nov/2006: reunião no Arquivo da Cidade com um funcionário da
GEARQUI, visita à GEARQU, visita ao departamento de
geoprocessamento da PRODABEL e visita ao arquivo de microfilmes na
PRODABEL;
Dez/2006: visita à GELED – Gerência de Licenciamento de Edificações da
SMARU e visita ao depósito de projetos arquitetônicos na SMARU;
Jan/2007: ex-funcionário da Gerência de Licenciamento de Edificações da
SMARU trabalha na identificação de assinaturas de arquitetos nos
projetos arquitetônicos recolhidos;
Jul/2007: visita à Gerência de Parcelamento do Solo da SMARU.
Em outubro de 2006, a Fundação Municipal de Cultura criou a Comissão de
Avaliação do Acervo de Plantas Arquitetônicas e Cálculos Estruturais do Arquivo Público
da Cidade de Belo Horizonte. Esta comissão é composta por arquitetos, historiadores,
funcionários da Gerência de Patrimônio Histórico Urbano e Gerência de Licenciamento
Urbanístico da Secretaria Municipal Adjunta de Regulação Urbana, e funcionários do
Arquivo da Cidade. A Comissão avaliou a indicação de guarda permanente ou
eliminação das cópias de projetos arquitetônicos, heliográficas em sua grande maioria.
Elas foram recebidas pela Secretaria Municipal Adjunta de Regulação Urbana para
compor processos de licenciamento, de renovação de alvará, de baixa ou de habite-se e
transferidas para o nosso Arquivo Intermediário.. A decisão final da Comissão foi o
descarte da maioria dessas cópias. Preservaram-se apenas as referentes à zona fiscal
001, que serviriam de base para construção de um banco de dados para o acervo de
plantas arquitetônicas da cidade, previsto no Projeto de Preservação e Difusão da
Memória Arquitetônica de Belo Horizonte. Essa mesma Comissão avaliou e definiu,
ainda, o destino dos microfilmes considerados de segurança, que se encontravam na
PRODABEL, bem como o recolhimento do acervo de originais de projetos
arquitetônicos depositados na própria SMARU. Suas resoluções constam da descrição
que se segue neste instrumento de pesquisa e estão registradas em atas.
O sistema de arranjo deste fundo levou em consideração, além da origem e
do motivo da criação dos documentos, o seu volume documental. Alguns documentos
originários de uma mesma gerência em quantidade muito pequena, foram reunidos
diretamente no nível de subfundo, aguardando novos recolhimentos para que se
definam agrupamentos em níveis de série e subsérie, evitando-se assim a criação de
um subnível com apenas um ou dois itens documentais. O fundo é aberto e portanto
continua a recolher novos documentos. Esse inventário refere-se aos documentos
recolhidos até setembro de 2007.
Na construção dos índices para consulta aos itens
documentais, buscou-se priorizar o ponto de acesso utilizado na
origem e foram acrescentados alguns outros considerados relevantes,
tais como: os nomes das instituições que o imóvel abriga ou abrigou,
os nomes dos proprietários, o endereço, a zona ou o bairro do imóvel,
os nomes dos autores do projeto arquitetônico e a data de sua
produção. Ao final deste instrumento de pesquisa encontram-se os
índices que dão acesso aos itens já descritos.
A administração municipal adota hoje três diferentes nomes e
códigos de identificação dos bairros e zonas da cidade. Sua unificação
está sendo trabalhada pelos órgãos envolvidos, mas por ora buscou-se
priorizar o acesso pelo índice cadastral utilizado no IPTU.
A elaboração da descrição que se segue observou as normas
ISAD(G) e NOBRADE publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivos
que preconiza a descrição multinível partindo-se do geral para o
particular. Os termos destacados ao longo deste inventário, podem
ser encontrados no Glossário.
Vilma Camelo Sebe
Chefe de Divisão de Arquivos Permanentes do Arquivo da Cidade
SUBFUNDO
GERÊNCIA ADMINISTRATIVO-FINANCEIRA
Código de referência - BR.APCBH//AJ.02.00.00
Data limite - 1901-1988
Âmbito e conteúdo - 1 livro de matrícula de profissionais de obras, 1
livro de registro de engenheiros, 15 POPs - Programa Ordinário de
Pavimentação, 1 exemplar da Lei de uso e ocupação do solo urbano, 2
planos de obras e 1 livro de registro das jurisdições escolares.
Dimensões e suporte - 3 livros e 20 encadernações. Dentre esses
últimos, os POPs medem 30 x 43 cm.
SUBFUNDO
GERÊNCIA DE PATRIMÔNIO HISTÓRICO URBANO
Código de referência - BR.APCBH//AJ.08.00.00
Data limite - 1995 – 2006
Dimensões e suporte – 424 dossiês textuais em papel, 3 artefatos em
papel cartão, 2 artefatos decorativos com ímãs e 1 fita VHS.
Âmbito e conteúdo - Registros documentais de Patrimônio Cultural e artefatos
de promoção do patrimônio.
História administrativa - Em 1983, é criada a Secretaria Municipal de Cultura e
Turismo onde ficou locada a Seção de Patrimônio Histórico e Cultural, depois
denominada Departamento de Memória e Patrimônio Cultural até 2001. A partir
dessa data, as funções desse Departamento foram transferidas para a Secretaria
Municipal de Regulação Urbana juntamente com a documentação acumulada.
Os documentos reunidos nesse subfundo foram recolhidos de duas gerências
da Secretaria Municipal Adjunta de Regulação Urbana - SMARU: Gerência de
Identificação e Documentação do Patrimônio Histórico e Gerência de Proteção e
Promoção do Patrimônio Histórico.
A Gerência de Identificação e Documentação do Patrimônio Histórico[1] tem
como competência prestar assessoria técnica ao Conselho Deliberativo do
Patrimônio Cultural do Município através de elaboração de pareceres e dossiês
de tombamento; coordenar a implementação de inventário do patrimônio
histórico; coordenar a guarda, o acesso e atualização da documentação e acervo
sobre os bens e áreas inventariadas que compõem o patrimônio histórico urbano
do município; coordenar as vistorias para emissão de carta com grau de proteção
do patrimônio histórico e coordenar aprovação de projetos em área de proteção
do patrimônio histórico.
[1] Criada no âmbito da lei 9.011 de 01 de janeiro de 2005, conjugada com o decreto n.
11.918 de mesma data.
A Gerência de Proteção e Promoção do Patrimônio Histórico, criada oficialmente
em janeiro de 2005[2], tem como competências coordenar a elaboração e
acompanhamento de projetos de restauração em imóveis tombados e reabilitação
em áreas protegidas pelo patrimônio histórico; coordenar o atendimento para
informações técnicas e administrativas aos proprietários de imóveis tombados;
coordenar a elaboração de laudo técnico para isenção do Imposto sobre a
Propriedade Predial e Territorial - IPTU e sobre a utilização da Transferência do
Direito de Construir - UTDC; coordenar o monitoramento do estado de conservação
dos imóveis tombados; coordenar a análise e aprovação dos projetos de engenhos
de publicidade, de intervenção nas calçadas e no mobiliário urbano nas áreas de
proteção de patrimônio histórico; coordenar e desenvolver projetos de educação
patrimonial junto aos órgãos afins e coordenar a elaboração de material
promocional do patrimônio histórico de Belo Horizonte.
A partir da publicação da Lei n. 9.549, as competências relativas ao Patrimônio
Histórico Urbano foram transferidas para a Fundação Municipal de Cultura. Isso
significa que os documentos gerados a partir dessa data dentro das atividades
relativas ao patrimônio histórico e aqueles transferidos da Secretaria Adjunta de
Regulação Urbana para a Fundação Municipal de Cultura, ao serem recolhidos ao
Arquivo da Cidade, serão reunidos no Fundo AP.12.00.00 - Fundação Municipal de
Cultura.
Sistema de arranjo – Este subfundo reúne documentos, até o momento, em
duas séries: Série Identificação do Patrimônio Histórico e Série Promoção do
Patrimônio Histórico.
[2] Pelo decreto n. 11.918 de 01 de janeiro de 2005.