Insper Instituto de Ensino e Pesquisa
Certificate in Business Administration – CBA 52
Anderson Luís da Silva
MELHORIAS DE PROCESSO NA ÁREA CONTÁBIL DE UMA
EMPRESA DE PORTE MÉDIO
São Paulo
2012
Anderson Luís da Silva
Melhorias de processo na área contábil de uma empresa de
porte médio
TCC apresentado ao curso
CBA, como requisito parcial
para a obtenção do Grau de
Especialista em Gestão de
Negócios.
Orientador: Prof. Dr. Alexandre
Jorge Chaia
São Paulo
2012
Resumo
SILVA, Anderson Luís da. Melhorias de processo na área contábil de uma empresa
de porte médio. São Paulo, 2014. TCC – Certificate in Business Administration. CBA.
Insper Instituto de Ensino e Pesquisa.
Levando-se em conta que a terceirização da contabilidade de uma determinada
empresa de porte médio não vem promovendo resultados satisfatórios o objetivo do
estudo foi indicar subsídios para a internalização da contabilidade da referida
empresa. Os resultados obtidos demonstram que a contabilidade da empresa é
terceirizada, cuja assessoria não vem cumprindo os prazos estabelecidos e
apresentando demonstrações contábeis em desacordo com os pronunciamentos
contábeis e falta de padronização, o que dificulta a análise e o entendimento, forçando
o gerente contábil controlar de forma gerencial. Assim sendo, por meio de uma
pesquisa bibliográfica e estudo de caso foi possível alcançar o objetivo proposto, cuja
conclusão demonstra que obter as demonstrações contábeis, de forma mais precisa,
respeitando os pronunciamentos contábeis e cumprindo os prazos estabelecidos pode
conferir resultados positivos para a empresa em questão.
Palavras-chave: Contabilidade. Finanças. Controle das informações contábeis.
SUMÁRIO
1 – Introdução ...............................................................................................
05
2 – Fundamentação teórica .........................................................................
06
2.1. Aspectos contábeis e gestão financeira ...................................................
06
2.2. O departamento financeiro ........................................................................
07
2.3. Governança corporativa/relacionamento com interessados ...................... 08
2.4. Tecnologia da Informação e Comunicação e contabilidade/finanças ......
09
3– Estudo de caso ..........................................................................................
10
3.1.Caracterização da empresa .......................................................................
10
3.2. Descrição e análise do processo atual ......................................................
11
4 – Proposta de melhoria ..............................................................................
17
4.1. Motivação para a melhoria proposta .......................................................... 17
4.2. Análise de desempenho do processo atual versus proposta de melhoria
17
4.3.Análise do desempenho atual ....................................................................
20
4.4.Proposição do novo processo ....................................................................
20
4.5.Soluçõespropostas ....................................................................................
21
4.6.Desempenho esperado ..............................................................................
24
Conclusão.......................................................................................................
25
Referências......................................................................................................
26
5
1 – Introdução
A contabilidade é uma área que necessita de aprimoramento contínuo, cujos
conhecimentos obtidos devem ser aplicados no dia-a-dia para que a empresa possa
responder de maneira positiva às exigências de cunho tributário assim como as
administrativas e gerenciais, fornecendo informações a vários grupos de pessoas
interessadas, tais como empreendedores, acionistas, fornecedores, etc.
A terceirização da contabilidade é uma alternativa que vem sendo utilizada
pelas empresas com a finalidade de readaptar-se ao ambiente de maior
competitividade e necessidade de redução de custos.
No entanto, em alguns casos, os resultados não atendem as necessidades da
empresa contratante, como por exemplo, não há eficiência quanto ao recolhimento de
impostos com diferença de alíquotas, o que prejudica o relacionamento com
fornecedores, muitas horas de trabalho para a checagem de documentos fiscais com
os pedidos de compras aprovados, digitalização e envio para a empresa terceirizada,
dentre outras questões que serão expostas no decorrer do estudo.
Assim sendo, inicialmente foi elaborada uma pesquisa bibliográfica cujos
resultados são apontados no tópico denominado fundamentação teórica. Em seguida,
são apresentados dados sobre uma empresa, objeto do estudo de caso, cujos
resultados indicam os problemas identificados. Com base na pesquisa bibliográfica e
estudo de caso, foi apresentada uma proposta de melhoria relacionada à área contábil
da empresa em questão.
Finalizando, apresenta-se a conclusão do estudo e a lista de todas as fontes
citadas.
6
2 – Fundamentação teórica
2.1. Aspectos contábeis e gestão financeira
De acordo com Schmidt (2000) a contabilidade tem a função de captar,
registrar, acumular, resumir e interpretar os fenômenos que afetam as situações
patrimoniais, financeiras e econômicas de qualquer indivíduo, tendo como missão
fornecer informações a vários grupos de pessoas interessadas primariamente na
rentabilidade e segurança de seus investimentos, as quais muitas vezes se mantêm
afastadas da direção das empresas e necessitam de informações resumidas.
Segundo Iudícibus (2004) foi necessário que os primeiros contadores fizessem
algumas opções, que acabaram sendo adotadas pelos demais colegas, sendo
inseridas como regras a serem seguidas e aceitas por todos. Ou seja, a base teórica
que sustenta toda a contabilidade são as regras básicas adotadas e denominadas de
princípios contábeis.
Portanto, de acordo com Iudícibus (2004), o objetivo da contabilidade é
apresentar informações estruturadas do patrimônio da entidade aos usuários, as
devem permitir a avaliação da sua situação econômica e financeira, bem como de
suas mudanças, permitindo previsão e planejamento futuros. Para isso, os Princípios
Contábeis devem ser utilizados como guia.
Schmidt (2000) destaca que a Contabilidade não se limita apenas a simples
escrituração e sim é composta de um conjunto de conhecimentos e operações com o
objetivo de controlar a gestão.
Pagnani e Olivieri (2004) consideram que a gestão financeira de qualquer
empresa consome dados fornecidos pela contabilidade, ou seja, precisa utilizar e
confiar nos referidos dados, sendo que a diferença mais característica entre a visão
contábil e a visão financeira dos dados financeiros pode ser resumida na expressão
Lucro versus Fundos. Na Contabilidade, um dos interesses que predomina é de
desenvolver e aplicar um procedimento coerente, lógico, para estimar lucro de um
período escolhido arbitrariamente. Financeiramente, falando, lucro é conceituado
como o valor que pode ser retirado da firma num período, sem prejudicar os
financiadores da firma.
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2.2. O departamento financeiro
Nesse sentido, Gitman (2010) aponta que a Gestão Financeira se relaciona
com o processo de tomada de decisões, envolvendo questões relacionadas a três
áreas básicas, ou seja, investimentos, financiamento e utilização do lucro (ou política
de dividendos), como por exemplo, decidir sobre o financiamento de suas operações
onde figura a estrutura de capitais como uma das áreas mais complexas na tomada
de decisão financeira, em função do seu inter-relacionamento com outras variáveis de
decisões financeiras.
Assim sendo, o administrador financeiro tem suas atividades relacionadas às
demonstrações financeiras básicas da empresa, sendo que as principais são: realizar
análise e planejamento financeiro; e, tomar decisões de investimento e financiamento.
Cabe assinalar aqui que para Hoji (2004) o departamento financeiro é
responsável pelos compromissos financeiros da empresa, o que envolve entrada e
saída de dinheiro (caixa) e transações bancárias, bem como a sua aplicação; cuidar
de todas as contas a pagar e receber, bem como das cobranças; fazer os lançamentos
contábeis nos diversos livros, além de elaborar Balancetes de Verificação, Balanço
Patrimonial e o Imposto de Renda.
Hoji (2004) refere ainda que o referido departamento é responsável pelas
análises financeiras, possibilitando o controle e planejamento financeiro através de
análises gerenciais, por natureza de despesas e receitas e por centro de custos,
permitindo o controle completo da situação econômica e financeira da empresa,
comparando os resultados realizados com o orçamento planejado. Desempenha
ainda as atividades relacionadas a contas a pagar envolve o controle de todos os
compromissos a pagar, elaborando um fluxo de caixa automático, fornecendo análises
por fornecedores, vencimento, natureza de despesas, emissão de cheques e também
a geração de arquivos para autorização de débitos junto a instituições financeiras e
fornecer inúmeras análises estatísticas de vendas por cliente, produto/serviço, região,
representante, operação fiscal, comissões são atividades da área denominada
faturamento.
Ou seja, Marion (2003) salienta que a Contabilidade Financeira tem o objetivo
de emitir relatórios contábeis para atendimento dos acionistas, da legislação fiscal e
das auditorias externas. A Contabilidade Gerencial, por seu lado, é a demanda por
informações sobre as operações e resultados internos à empresa, que se utiliza,
8
dentre outras fontes, da Contabilidade Financeira e da Contabilidade de Custos, para
subsidiar as decisões gerenciais da empresa.
Abreu Filho et al (2008) ponderam que para tomar as decisões financeiras
ótimas, é necessário identificar, inicialmente, os aspectos relevantes, as relações risco
versus retorno envolvidas e os fluxos de caixa dos ativos, o que permitirá avaliar e
analisar os ativos, para finalmente tomar as decisões de investimento.
O exposto indica que a administração financeira relaciona-se estreitamente
com Economia e Contabilidade, apesar de Gitman (2010) referir que uma área é bem
diferente da outra em determinadas questões.
Ou seja, o administrador financeiro analisa os demonstrativos contábeis,
desenvolvendo dados adicionais e tomando decisões, baseando-se nas avaliações
acerca dos riscos e retornos inerentes, ao passo que o contador busca coletar e
apresentar dados financeiros. Com isto, o contador fornece dados consistentes e de
fácil interpretação sobre as operações passadas, presentes e futuras da empresa. E,
o administrador financeiro utiliza esses dados, na forma como se apresentam ou após
realizar alguns ajustes, e os toma como importante insumo ao processo de tomada de
decisão.
2.3. Governança Corporativa/relacionamento com interessados
Sabe-se que atualmente um dos fatores responsáveis pelo sucesso da
empresa depende do relacionamento adequado com todos os interessados no
negócio, ou seja, acionistas, fornecedores e clientes. As empresas tanto de capital
aberto quanto fechado devem proporcionar segurança aos investidores, acionistas,
clientes internos (colaboradores) e externos (fornecedores).
Para Calvo (2005) Governança Corporativa é um termo utilizado pelos
economistas para definir a ação dos gestores no que se refere à proteção dos
interesses dos proprietários. O referido termo é usado para designar o sistema de
relacionamento entre acionistas, auditores independentes e executivos de empresas,
liderados pelo Conselho de Administração.
Ribeiro (2003) indica que no mercado financeiro a transparência da gestão no
que diz respeito à rentabilidade e redução de riscos maiores para os investidores
garantem um retorno satisfatório para as aplicações, atraindo assim investidores
nacionais e internacionais.
9
Para Lark (2004) captar recursos é necessário para a expansão da empresa e
a implantação de uma política sólida de governança é a melhor maneira de crescer
com sustentabilidade. No momento em que a empresa opta pela governança
corporativa, assume o compromisso de evitar erros em gestão e fraudes,
comprometendo-se assim a atingir um grau de transparência fornecendo balanço
detalhado aos investidores, e assim aumentar gradativamente os valores agregados
a suas ações.
2.4. Tecnologia da Informação e Comunicação e contabilidade/finanças
O avanço rápido das novas tecnologias tem permitido às empresas
encontrarem subsídios para a solução de vários problemas.
Para Padoveze (2003) os atuais softwares quando integrados em rede
permitem aumentar a velocidade das informações gerenciais, o que por sua vez,
fornece condições para a rápida e correta tomada de decisões.
O ERP (Enterprise Resource Planning), segundo a Deloitte Consulting (1998),
por exemplo, é definido como um pacote de software de negócios que fornece
subsídios para a empresa automatizar e integrar a maioria de seus processos de
negócio, compartilhar práticas e dados comuns através de toda a empresa e produzir
e acessar informações em um ambiente de tempo real. Existem módulos para serem
utilizados pelo Departamento de Contabilidade, Financeiro, Recursos Humanos, etc.
10
3 – Estudo de caso
3.1. Caracterização da empresa
Trata-se de uma organização com o objetivo de oferecer cessão de uso de suas
infraestruturas (aluguel de torres), para clientes de telecomunicações como:
operadoras de telefonia, rádio e televisão. Atualmente faz parcerias (fornecedores e
prestadores de serviços), para a construção das infraestruturas como: torres, antenas,
postes e distribuição das instalações internas.
As torres são estruturas metálicas construídas, comumente, à beira de rodovias
podendo atingir 100 metros de altura; as antenas são estruturas metálicas construídas
em cima de prédios; os postes são estruturas de concreto com 30 metros de altura; e,
a quanto à distribuição das instalações internas refere-se ao cabeamento com pontos
de antenas internas em shoppings, metrôs e estádios.
A empresa iniciou suas atividades em dezembro/2012 formando o quadro de
dirigentes de acordo com o organograma abaixo:
PRESIDENTE
Diretor
Financeiro
Diretor
Comercial
Assessoria
Terceirizada
Diretor
Juridico
Diretor
Operações
Gerente de
Projetos
Gerente de
Compras
Figura 1 – Organograma da empresa
Fonte: próprio autor
A meta traçada foi de entregar quarenta infraestruturas/mês, sendo que o
processo de construção das referidas infraestruturas devem passa por três etapas,
descritas a seguir:
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- Aquisição: busca de candidatos de aluguel de terrenos e estudo dos solos
(fundações);
- Licenciamentos: licenças ambientais e alvarás de obras, também projetos
estruturais;
- Construção: todo o processo de serviços de obra, materiais e transportes.
O processo de construção é lançado pela Contabilidade no item Imobilizado em
andamento, sendo que após a conclusão da construção, o mesmo passa a ser um
ativo fixo para a organização.
3.2. Descrição e análise do processo atual
A empresa foi constituída em 2012 com a meta para construir quarenta
infraestruturas/mês, a qual não estava sendo cumprida até o ano de 2013. No entanto,
em meados de fevereiro/2013, com o início, de fato, das operações, foi gerado um
grande volume de transações financeiras, entradas de documentos fiscais,
pagamentos e suas contabilizações.
O diretor financeiro é responsável pela função de receptor dos documentos
fiscais. Solicitava aos fornecedores e prestadores de serviços o envio para o seu email corporativo e as reenviavas para assessoria contábil.
A assessoria e consultoria, contratada, executa as seguintes atividades:
- análise de documento fiscal: baseado em lei 10833 de 2003, refere-se a
obrigação dos tomadores de serviços a reter impostos (não adentrará no regulamento
tributário);
- apuração do valor líquido a pagar para fornecedores;
- gerar guias de recolhimentos de impostos;
- contabilização das transações de atividades da organização;
- gerenciar ativo fixo e as depreciações;
- gerar folha de pagamentos dos colaboradores;
- apuração do lucro.
A assessoria contábil é responsável pela geração dos relatórios de acordo com
o Comitê dos Pronunciamentos Contábeis (CPC), tais como:
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- Razão analítico mensal (relatório demonstra todo o registro de documentos
fiscais, impostos retidos, fornecedores a pagar e pagamentos realizados);
- Balancete de verificação (uma foto da situação de investimentos (Ativo) e seus
financiamentos (Passivo)); e
- Relatório de fluxo de caixa (entrada e saída de dinheiro).
O custo para a referida assessoria é estimado em R$ 160,00 por hora.
Estimativa de horas por mês: 220 horas. Uma média de R$ 30.000,00/mês. No
entanto, a organização está arcando com um custo de aproximadamente R$
47.000,00 devido aos retrabalhos como será demonstrado adiante.
Mediante o aumento do volume de documentos fiscais, análise das transações
contábeis e faturamento, tornou-se inviável para o diretor financeiro executar toda
atividade, resultando na contratação de um gerente contábil, gerente tesouraria e um
analista contábil júnior.
Nesse caso, o objetivo do diretor financeiro foi distribuir as atividades para obter
melhor suporte no gerenciamento das informações financeiras, cujo organograma
atual está representado conforme figura a seguir:
DIRETOR
FINANCEIRO
Gerente
Tesouraria
Parceira
terceirizada
Gerente
Contábil
Analista
Contábil Junior
Figura 2 – Organograma atual do setor financeiro
Fonte: próprio autor
Conforme mencionado a meta estabelecida não estava sendo alcançada, o que
ocorreu após as medidas acima mencionada, ou seja a empresa passa a entregar
cerca de 40 infraestruturas mês. Porém, o diretor financeiro não previu que em média
receberia aproximadamente 22 documentos fiscais por cada construção, ou seja,
cerca de 880 documentos fiscais por mês.
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Diante disso, o analista júnior, está gastando muito tempo para checar os
documentos fiscais com os Pedidos de Compras aprovados (para atestar
autenticidade dos documentos), digitalizar e enviar para assessoria contábil.
A assessoria não consegue atender a demanda de documentos fiscais. A
atividade de analisar dos documentos (referente à retenção de impostos), não está
eficiente, efetuando recolhimento de impostos com diferença de alíquotas. Conforme
lei complementar 116 de 2003, toda prestação de serviço com característica de obra
civil, o tomador de serviço deverá reter e recolher o ISS para o município de onde foi
executada a obra, restando então, documentos fiscais em inadimplência com o
recolhimento de ISS, onde assessoria alega não obter contato com órgão responsável
em emitir a guia.
Ainda com relação à assessoria, cabe destacar que não está em conformidade
com o princípio da competência (CPC 01), ou seja, não está respeitando o fato que
incorreu a prestação de serviço. Sendo assim, está contabilizando de acordo com o
pagamento que ocorre 30 dias após a emissão do documento. Adotando este método,
obriga o gerente contábil a produzir controle extra para apurar o custo das
infraestruturas e reportar ao diretor financeiro.
O gerente contábil se dispõe a contatar os municípios de realização de obras,
na tentativa de obter as guias de recolhimento de ISS em atraso. O objetivo é diminuir
a inadimplência com o não recolhimento dos impostos e devolver a diferença (caso a
retenção tenha sido em uma alíquota superior do que a devida) para o fornecedor.
A análise de custos, processamento da depreciação e apuração das provisões
contábeis, está ocorrendo com muito atraso, pois a assessoria disponibiliza
informações contábeis do período 3 meses depois.
Diante disso, o gerente financeiro, passou a receber telefonema dos
prestadores de serviços, alegando divergência com alíquota de retenção do imposto,
não conferindo com a alíquota informada pelos municípios.
O diretor financeiro faz apresentação mensal para o corpo diretivo sobre as
informações financeiras que não contém padrão e conformidade, dificultando análise
para apurar o crescimento da organização e os custos (saída de dinheiro) por
construção.
Diante deste cenário temos:
14
Figura 3 – Stakholders do processo
Fonte: próprio autor
Durante as reuniões trimestrais, para o conselho, a apresentação dos dados
financeiros não proporciona conforto para assembleia, gerando questionamentos e
críticas sobre as informações financeiras apresentadas.
Ainda com relação à análise e descrição do processo atual cumpre destacar
que como se trata de uma organização S/A de capital fechado, patrocinada por uma
empresa investidora, neste cenário, potencializa ainda mais as informações das
demonstrações contábeis, porque os investidores desejam obtê-las como instrumento
para medir o desempenho da organização.
Ocorre que o gerente contábil está reproduzindo informações mediante controle
gerencial, porque assessoria contábil não está cumprindo os prazos de apresentação
trimestral dos relatórios contábeis como: razão contábil e balancete de verificação.
Portanto, apurar os custos das infraestruturas, está sendo ponto relevante em
pauta nas reuniões trimestrais, porque o diretor de operações e a gerente de projetos
estão sendo pressionados a formar parceria com fornecedores que ofereçam custos
menores, mas a contabilidade não demonstra tal apuração de custos em tempo hábil,
tornando-se crítico para operação.
Os parceiros de construções das infraestruturas (fornecedores e prestadores
de serviços) estão estreitando o relacionamento com a organização, alegando que
estão sofrendo retenções com alíquotas superiores a exigida por lei pelos municípios
de localizações das obras. Assim, também está estreitando o relacionamento com os
fornecedores atuais.
15
Ou seja, está sendo crítico para missão da organização em trabalhar com
assessoria contábil (terceirização), porque para os investidores as informações
contábeis não padronização e o controle é apresentado em formato gerencial.
Para o público interno está ocorrendo: estreitamento do relacionamento com
atuais fornecedores; não há possibilidade de apurar os custos de construção; e, inibe
a contratação de novos fornecedores com objetivo de obter custos menores.
Assim sendo, foi elaborado o mapeamento do processo (AS IS), exposto a
seguir.
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FORNECEDORES
TESOURARIA
CONTAIBIL
ASSESSORIA
Emissão de
documentos fiscais
Emissão de
documentos fiscais
Cancelamento de
documentos fiscais
Checar com
POs
Digitalização
de
documentos fiscais
Envio assessoria
terceirizada
Pedir cancelamento
de documentos
fiscais
Recebimento
de
documentos fiscais
Análise
Tributaria
Não
Sim
Rentenções
de
impostos e valor a
pagar fornecedores
Inserir
no sistema
bancario
Envio para
pagamentos
Aprovação
de pagto
Conferencia
bancario
Extrato
Reclamações
de
Diferenças de pagtos
Solicitação
de
verificação de
retenções
Conferencia
para assessoria
e envio
Verifica
analise
e reprocessa
Informações
inseridas controle
gerencial
Cobrança
clinete
junto ao
Confirmação
via
extrato bancario
Emissão
de
faturamento
conforme contrato
com cliente
Aging
de clientes
Análise
e checagem
das informações
contábeis
Gera
Solicita
recalssificações
contábeis
Reprocessa
conforme solicitado
Análise
e checagem
das informações
contábeis
Gera
Prepara
provisões
contábeis
Análise
e checagem
das informações
contábeis
Gera relatórios
conforme solicita os
investidores
Apresenta
CFO
para o
Fim
Figura 4 – Fluxograma atual da empresa
Fonte: próprio autor
Inserir
em sistema
interno da assessoria
relatorios
relatorios
Executa
os
lançamentos
contábeis
Gera
relatorios
17
4 – PROPOSTA DE MELHORIA
Diante do exposto, propõe-se a internalização da contabilidade utilizando os
meios de: compra de sistema TOTVS, módulo financeiro (contas a pagar, contas a
receber, fiscal e contábil) e o aumento do quadro de colaboradores, o que pode
conferir resultados positivos com relação à eficiência dos processos e qualidade das
informações financeiras, através das demonstrações contábeis.
4.1. Motivação para a melhoria proposta
A motivação para esta melhoria baseada na relevância e impactos do processo
na organização se devem ao fato de:

Obter trimestralmente as Demonstrações Contábeis, conforme o Comitê de
Pronunciamentos Contábeis (CPC), para que a assembleia possa avaliar o
desempenho e crescimento;

Apurar os custos e poder barganhar custos menores de construção da
infraestrutura, para maximizar o retorno sobre investimento; e

Controle das informações contábeis em sistema de dados para agilizar a
elaboração de relatórios que servirá de suporte para decisões.
4.2. Análise de desempenho do processo atual versus proposta de melhoria
O desempenho do processo será avaliado por indicador financeiro e não
financeiro, como segue:
Indicador
1 – Horas para digitalização
Descrição do Indicador
Horas analista júnior na
digitalização de documento
fiscal
ao Quantidade de ligações de
fornecedores para a gerente
de tesouraria
Formula de cálculo
(Hora de digitalização / hora
mensal) x 100
2
– Atendimento
fornecedor
(Estimativa
hora
de
atendimento ao fornecedor /
hora mensal) x 100
18
3 – Quantidade de período Período de atraso dos (Períodos de atraso + Período
em atraso
relatórios contábeis para atual )
apresentação trimestral
4 – Financeiro
Adquirir sistema TOTVS
(Custo com assessoria (custo
de aquisição de software +
contratados) / Custo de
aquisição de software +
contratados) x 100
Tabela 1: Indicadores de desempenho atual
Com base nos indicadores acima expostos, se propõe como meta de melhoria:
Indicador 1 – Horas para digitalização: Horas analista júnior na digitalização de
documento fiscal
Atualmente os colaboradores da empresa em estudo, cumprem uma carga
horária de 44 horas semanais, uma média de 190 horas mensais. O analista júnior
gasta 230 horas para validar os documentos fiscais com os pedidos de compras e
com a digitalizações desses documentos, para envio a assessoria.
A meta com a internalização da contabilidade para este analista júnior, a partir
de jan-15 é zerar (0) horas de digitalizações e envios para assessoria, alocando-o
como receptor destes documentos e inserir as informações dos documentos fiscais
no sistema ERP (TOTVS). Agregando valor ao trabalho do analista júnior e
qualificando demonstrações contábeis.
Indicador 2 – Atendimento ao fornecedor: Quantidade de ligações de
fornecedores para a Gerente de Tesouraria
A gerente de tesouraria apontou para o diretor financeiro que gasta cerca 55
horas mensais atendendo fornecedores, devido a divergência do líquido a pagar
referente ao pagamento realizado. Gerando, portanto, um retrabalho.
A meta com a internalização da contabilidade em jan-15 é que a gerente de
tesouraria receba os documentos fiscais com as devidas alíquotas de impostos
retidos, conforme legislação vigente. Assim sendo, reduziria a quase zero (0), o
atendimento ao fornecedor e então, passaria exercer sua função de gerenciar o caixa
da organização.
19
Indicador 3 – Quantidade de período em atraso: Período de atraso dos relatórios
contábeis para apresentação trimestral
Atualmente a contabilidade tem recebido os relatórios com uma média de 2 a 3
meses de atraso. Dificultando análise das construções e obrigando o gerente contábil
a controlar de forma gerencial as informações para apresentação das demonstrações
financeiras.
A meta com a internalização para início em jan-15, é que o gerente tenha
relatórios de fechamentos das informações contábeis de forma on line, ou seja,
consiga fazer uma leitura das informações contábeis em tempo real.
Indicador 4 - Financeiro: Adquirir sistema ERP (Enterprise Resource Planning)
TOTVS
Este é um indicador financeiro, que medirá o retorno do investimento.
Atualmente a assessoria contábil efetua sua cobrança através de R$ 160,00 por hora.
A organização tem um gasto aproximadamente de 293 horas ao custo de R$
47.000,00/mês (sendo R$ 564.000,00 no ano).
Em consulta a TOTVS, o orçamento para adquirir o sistema, implementar
módulo financeiro, contábil e fiscal (extrair arquivos para obrigações acessórias),
cerca de R$ 300.000,00 mais as licenças. As licenças custarão cerca R$ 1.500,00 por
usuário.
O gerente contábil solicitou também mais 3 analistas para compor o quadro de
colaboradores como segue:
CARGOS
SALARIOS E ENCARGOS
Analista Pleno Fiscal
R$ 4.500,00
Analista Pleno Contábil
R$ 4.500,00
Analista Junior Contábil
R$ 4.000,00
TOTAL
R$ 13.000,00
Tabela 2: Cargos e Salários projetados
Assim, a quantidade de licenças a ser usadas, serão de 6 usuários, sendo um
custo de R$ 9.000,00 mês. Assim um custo inicial na implantação de R$ 322.000,00.
Portanto, espera-se recuperar o valor investido no período de 2 anos.
20
4.3. Análise do desempenho atual
Valores de referência:
Indicadores
Atual
1 – Horas para 121%
Meta
Período de meta
0%
Fev-15
5%
Fev-15
15 dias
Mar-15
R$ 322.000
Dez-15
digitalização
2 – Atendimento 28%
ao fornecedor
3 – Quantidade 90 dias
de
período
em
atraso
4 – Financeiro
R$ 564.000
Tabela 3: Valores de referência de internalização da contabilidade
4.4. Proposição de novo processo
As causas raiz e seus efeitos no desempenho assim como a identificação da
causa-efeito são expostas no diagrama abaixo:
Figura 5: Diagrama de causa-efeito
Fonte: próprio autor
21
As respostas para as questões constantes do Diagrama de Causa e Efeito e
consideradas como problemas são apresentadas a seguir:
Porque?
Os investidores estão
insatisfeitos devido a dificil
análise para medir o crescimento
da organização
Porque?
Porque as Demonstrações
Contábeis entregues não condiz
com a realiadade da organização
Porque?
O gerente contábil está
controlando em formato
gerencial as demonstrações
contábeis
Porque?
Porque estão sendo entregues
com atrasos por assessoria
contábil contratada
Porque?
Porque falta qualidade técnica da
equipe da assessoria contábil em
análisar as informações recebidas
Porque o volume de informações
aumentou e não destinaram mais
recursos pessoal
Porque estão usando um
software ultrapassado
Figura 6 – Respostas/problemas
Fonte: próprio autor
4.5. Soluções propostas
Para obter as demonstrações contábeis em tempo hábil e com qualidade de
informação, é preciso internalizar a contabilidade e adquirir o software TOTVS, que
abrange os módulos: Conta a pagar; Contas a receber; Fiscal; e Contabilidade.
Dessa forma, a contabilidade possuirá total domínio em gerenciar as atividades
que produzem alterações nas demonstrações contábeis. O software será
determinante para qualificar os controles interno de toda área contábil e financeira.
Assim, o procedimento de digitalização e envio através de e-mail de toda
documentação suporte das transações contábeis e financeira e envio de papeis de
trabalho para evidenciar controles e como forma de checagem, será cancelada.
Ficando a cargo do gerente contábil e sua equipe.
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O aumento da equipe através de contratações de analistas (colaboradores) tem
o objetivo de potencializar a conformidade das informações, dando suporte ao volume
de recebimento de documentos fiscais.
Com base no exposto, pode-se verificar:
RESPONSÁVEIS
ATIVIDADES
Enviar as Demonstrações Contábeis
dentro dos prazos estabelecidos
Gerente Contábil
Assegurar a qualidade e conformidade
das Demonstrações Contábeis
Gerencia o controle interno da equipe
Análisar a evolução de contas contábeis
Analista Pleno Contábil
efetuando apontamento de saldo
Análisar os documentos fiscais e efetuar
as retenções de impostos
Analista Pleno Fiscal
Enviar as obrigações acéssorias para
órgãos responsáveis
Recepetor de documentos fiscais e
Analista Junior Contabil
inserir informações em software
Recepetor de documentos fiscais e
Analista Junior Contabil
inserir informações em software
Figura 7 – Responsáveis/atividades com a adoção da proposta de melhoria
Fonte: próprio autor
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FORNECEDORES
CONTAS A PAGAR
CONTAIBIL
CONTAS A RECEBER
Recebimento de
documentos fiscais
Emissão de
documentos fiscais
Cancelamento de
documentos fiscais
Não
Checar com
POs
Sim
Não
Análise
Tributaria
Sim
Rentenções de
impostos e valor a
pagar fornecedores
Inserir no sistema
bancario
Inserir informações
no sistema TOTVS
Aprovação
de pagto
Ba ixa de pagamento
em sistema TOTVS
Fi m
Emissão de
faturamento
conforme contrato
com cliente
Inserir em sistema
TOTVS
Cobrança junto ao
clinete
Checagem módulo
contas a pagar,
contas a receber vs
modulo contábil
Análise de Balancete
de verificação da
contabilidade
Prepara provisões
contábeis e inserir
módulo contábil
sistema TOTVS
Prepara provisões e
inserir modulo
contábil
Análise de Balancete
de verificação da
contabilidade
Gera relatórios
conforme solicita os
investidores
Apresenta para o
CFO
Fi m
Figura 8 - Mapeamento do processo proposto (SHOULD BE)
Fonte: próprio autor
Baixa de
recebimento de
fatura em sistema
TOTVS
Fi m
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4.6. Desempenho esperado
A adoção do processo de melhoria proporcionará condições para que sejam
disponibilizadas informações financeiras de acordo com os padrões e conformidade
exigidos.
É preciso considerar que o custo com a utilização do processo atual é de R$
13.000,00, conforme exposto no estudo, e com a internalização passará a ser de R$
23.500,00.
No entanto, a Contabilidade poderá cumprir os prazos de apresentação
trimestral dos relatórios contábeis.
Haverá ainda a possibilidade de apurar os custos relacionados às
infraestruturas proporcionando formar parceria com fornecedores que ofereçam
custos menores, além de melhorar o relacionamento com os atuais, abrindo espaço
para maximizar o retorno dos investimentos.
Quanto aos riscos, cabe assinalar que serão os mesmos, ou seja, rotatividade
de colaborador; dificuldade para operar (utilizar) o sistema TOTVS; processos
trabalhistas; falta de qualificação da mão de obra, etc.
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Conclusão
Levando-se em conta o objetivo do estudo, isto é, identificar subsídios para a
internalização da contabilidade da empresa objeto do estudo de caso, conclui-se que
o mesmo foi alcançado, uma vez que foi possível demonstrar que a promoção de um
novo processo (proposta de melhoria) pode conferir resultados positivos e eliminar
e/ou minimizar os problemas identificados.
A terceirização embora seja uma alternativa viável e econômica para as
empresas, para a empresa em questão não apresenta resultados positivos. Sendo
assim, concluiu-se que a aquisição do sistema TOTVS, módulo financeiro irá conferir
eficiência dos processos contábeis e gerenciais, assim como qualidade das
informações financeiras, o que pode conferir resultados positivos para a empresa,
como um todo, ou seja, para os acionistas, fornecedores, clientes internos (recursos
humanos) e externos (prestadores de serviços).
Nesse caso, cabe considerar que os riscos como:

Falta de treinamento do sistema TOTVS;

Rotatividade de colaboradores; e

Processos trabalhistas.
Podem ser assumidos mesmo com o aumento nos custos, pois, assumir os riscos
quando uma atividade é feita internamente versus uma terceirização, apesar do
aumento dos custos a tendência é eliminar os riscos, teoricamente.
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Referências
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Danilo Amerio; CURY, Marcus Vinicius Quintella. Finanças corporativas. Rio de
Janeiro: FGV Editora, 2008.
DELOITTE CONSULTING. ERPs second wave: maximizing the value of ERP. São
Paulo: Relatório de pesquisa, 1998.
GITMAN, Lawrence J. Princípios de Administração Financeira. São Paulo: Pearson
Education, 2010.
HOJI, Masakazu. Administração financeira: uma abordagem prática. São Paulo:
Atlas, 2004.
IUDÍCIBUS, Sérgio. Teoria da contabilidade. São Paulo: Atlas, 2004.
PADOVEZE, Clóvis Luís. Controladoria estratégica e operacional: conceitos,
estrutura e aplicação. São Paulo: Thomson, 2003.
PAGNANI, Eolo Marques; OLIVIERI, F. Instrumentos de Avaliação do Desempenho e
Risco no Mercado Acionário brasileiro: estudo de anomalias de mercado na Bolsa de
Valores de São Paulo. Revista Brasileira de Gestão de Negócios, São Paulo, v. 16,
p. 29-42, 2004.
SCHMIDT, Paulo. História do Pensamento Contábil. Porto Alegre: Bookman, 2000.
SILVA, Luiz Ivan dos Santos. Contabilidade: objeto, objetivos e funções. Feira de
Santana/BA: Sitientibus, n. 38, p. 79-101, jan/jun. 2008.