III Congresso Consad de Gestão Pública
AÇÕES COMPARTILHADAS
Maria Concepcion Fraguas Umia
Eduardo Ferreira Eleotério
Maria Stella M. Uchoa do Amaral
Luciene Ribeiro Soares
Painel 31/120
Botando a máquina para funcionar: PNAGE em ação
AÇÕES COMPARTILHADAS
Maria Concepcion Fraguas Umia
Eduardo Ferreira Eleotério
Maria Stella M. Uchoa do Amaral
Luciene Ribeiro Soares
RESUMO
Este trabalho tem como objetivo principal fazer relato da experiência do Grupo de
Trabalho Ações Compartilhadas (GTAC) no âmbito do Programa Nacional de Apoio
à Modernização da Gestão e do Planejamento dos Estados e do Distrito Federal
(PNAGE). O Grupo de Trabalho Ações Compartilhadas, originário do Conselho
Nacional de Secretários de Estado da Administração (CONSAD), foi instituído junto
ao PNAGE para discutir as estratégias e o modelo de ação compartilhada bem
como, compartilhar problemas e soluções comuns aos Entes da Federação. Neste
processo são atores os Estados, o Distrito Federal, o Conselho Nacional de
Secretários de Estado da Administração (CONSAD), o Conselho Nacional de
Secretários Estaduais de Planejamento (CONSEPLAN), a Direção Nacional do
PNAGE (DNP/MP), a Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI/MP).
E ainda nos assuntos relacionados a tecnologia da informação conta-se com o apoio
e colaboração da Associação Brasileira de Entidades Estaduais de Tecnologia da
Informação e Comunicação (ABEP). O trabalho foi conduzido de forma a possibilitar
ao leitor entender, através do tópico contextualização, onde está inserida a ação e o
porque da necessidade de implementar o processo de cooperação e
compartilhamento de soluções e produtos entre os entes da federação. Apresenta a
metodologia adotada para a execução dos trabalhos do grupo e dos membros do
Colegiado Técnico Consultivo (CTC) do PNAGE, bem como detalha as
competências dos atores envolvidos no processo de compartilhamento. Na
sequência são descritos os produtos e resultados obtidos no I e II Seminário
Nacional de Ações Compartilhadas, realizados em parceria com o Programa de
Modernização do Sistema de Controle Externo dos Estados e Municípios Brasileiros
(PROMOEX), bem como detalha o instrumento denominado Matriz de Soluções e
sua atualização e complementação pelas Unidades de Coordenação Estaduais do
PNAGE. O trabalho é concluído com o registro das dificuldades e sugestões para a
continuidade das atividades do grupo. E ainda, objetiva orientar os atores envolvidos
com o PNAGE para manutenção das ações compartilhadas, e obtenção de
resultados mais eficazes e efetivos deste que se instale uma mudança de cultura
com ênfase na cooperação entre as Unidades da Federação.
SUMÁRIO
1 CONTEXTUALIZAÇÃO........................................................................................... 03
2 OBJETIVOS............................................................................................................ 09
3 CONCEITOS E MODALIDADES............................................................................ 10
4 A EXPERIÊNCIA DO COMPARTILHAMENTO NO PNAGE.................................. 12
4.1 I Seminário Nacional de Ações Compartilhadas.................................................. 12
4.2 Matriz de Soluções............................................................................................... 13
4.3 Aquisição de equipamentos e apoio jurídico........................................................ 15
4.4 Questionário complementar da Matriz de Soluções............................................ 16
4.5 II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas................................................. 18
5 PERSPECTIVAS PARA O COMPARTILHAMENTO.............................................. 21
6 CONCLUSÃO......................................................................................................... 23
ANEXO I..................................................................................................................... 25
3
1 CONTEXTUALIZAÇÃO
O Programa Nacional de Apoio à Modernização da Gestão e do
Planejamento dos Estados e do Distrito Federal (PNAGE) tem como objetivo geral
modernizar a Administração Pública do Distrito Federal e dos Estados Brasileiros,
mediante a integração das funções planejamento, orçamento e gestão, visando
minimizar custos e melhorar a prestação de serviços públicos para atender às
demandas da sociedade. O propósito do Programa é aumentar a eficácia e a
transparência institucional das administrações públicas estaduais, com o fim de
obter uma maior eficiência de gastos. Tal programa conta com a participação do
Ministério de Planejamento, Orçamento e Gestão (MP) e dos 26 Estados brasileiros
e o Distrito Federal, tendo o Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) como
entidade financiadora.
Esse objetivo geral é apoiado por meio da consecução de seis objetivos
específicos:
a) Fortalecer a capacidade de planejamento e de gestão de políticas
públicas
(capacidade
institucional
das
unidades
estaduais
de
planejamento), a fim de aumentar a eficácia das políticas públicas;
b) Desenvolver as políticas e a capacidade de gestão de recursos
humanos
(capacidade
institucional
das
unidades
estaduais
de
administração de recursos humanos), com vistas à transformação de
seu modelo de gestão;
c) Modernizar
as
estruturas
organizacionais
e
os
processos
administrativos, a fim de melhorar a eficácia e a eficiência das ações de
gestão e controle;
d) Fortalecer os mecanismos de transparência administrativa e de
comunicação social, para que os mesmos ajudem a promover e
aperfeiçoar, no âmbito interno, as normas de conduta de alto valor
ético; e no âmbito externo, os mecanismos de consulta e participação
do cidadão nos processos de elaboração do orçamento e prestação de
serviços públicos;
4
e) Modernizar a gestão de informações e a integração dos sistemas de TI,
a fim de melhorar a qualidade das informações e a efetividade das
informações, segundo as prioridades das unidades de planejamento e
administração
dos
governos
estaduais
em
relação
a
essas
informações; e
f) Desenvolver mecanismos para promover e implantar uma cultura de
mudança institucional, com o desenvolvimento de habilidades de
liderança e consenso, com vistas à promoção e implantação de uma
mudança institucional nas unidades de planejamento e administração
dos governos estaduais.
A fim de promover a redução de disparidades de gestão entre os Estados,
mas sempre respeitando as necessidades específicas de cada Estado, o Programa
apóia, ainda, a busca estratégica de soluções comuns, a serem compartilhadas em
escala interestadual ou ainda no desenvolvimento de novas soluções em conjunto e
na replicação de soluções bem sucedidas já existentes, que tenham sido executadas
em outros Estados.
Nesse sentido, a modernização institucional no âmbito do PNAGE é
tratada com uma visão sistêmica, transversal e integrada do ciclo da gestão pública,
com o incentivo para o compartilhamento de soluções de modernização em nível
das administrações estaduais e também entre diferentes estados.
Como
primeira
etapa
para
a
implementaçao
do
programa,
foi
desenvolvido um diagnóstico, estabelecendo os cenários da situação das
administrações estaduais, e com o objetivo de oferecer um marco lógico sobre
determinados assuntos relacionados à gestão. O diagnóstico considerou também a
premissa adotada no PNAGE sobre compartilhamento como estratégia para ampliar
a sua área de atuação, atender aos interesses comuns dos Estados e aproveitar o
máximo dos recursos disponibilizados.
Como um dos resultados do diagnóstico, constatou-se que os Estados e o
Distrito Federal necessitam melhorar a eficiência de suas respectivas gestões. O
processo de desenvolvimento de soluções de Tecnologia da Informação (TI), no
âmbito do programa, deverá ser orientado e suportado por uma metodologia no
sentido de maximizar a utilização dos recursos financeiros a serem empregados,
permitindo e incentivando que os produtos gerados ao longo do processo, por
intermédio do compartilhamento de soluções já existentes ou da concepção de
novos sistemas, sejam disponibilizados aos participantes do programa.
5
O Compartilhamento de Soluções é parte do processo de construção do
PNAGE, desde a elaboração do programa, no ano de 2003. Assim, foi instituído o
Grupo de Trabalho de Ações Compartilhadas (GTAC) para discutir as estratégias e o
modelo de ação compartilhada bem como compartilhar problemas e soluções
comuns aos Entes da Federação.
Com vistas à implementação das ações de cooperação e de
compartilhamento, o grupo de Trabalho produziu documento norteador de sua
atuação, com os principais conceitos sobre o tema, com destaque para os atores e
responsabilidades do compartilhamento no âmbito do Pnage.
Neste processo são atores os Estados, o Distrito Federal, o Conselho
Nacional de Secretários de Estado da Administração (CONSAD), o Conselho
Nacional de Secretários Estaduais de Planejamento (CONSEPLAN), a Direção
Nacional do PNAGE (DNP/MP), a Secretaria de Logística e Tecnologia da
Informação (SLTI/MP). E ainda nos assuntos relacionados a tecnologia da
informação conta-se com o apoio e colaboração da Associaçao Brasileira de
Entidades Estaduais de Tecnologia da Informaçao e Comunicação (ABEP).
Ao Ministério do Planejamento, Oçamento e Gestão neste contexto
compete:
a) Coordenação do processo participativo de formulação das políticas de
compartilhamento;
b) Articulação das ações de implementação do compartilhamento, junto
aos Estados e Distrito Federal;
c) Execução de ações de compartilhamento corporativas (ex.: armazém
de soluções, compras conjuntas).
O
Colegiado
Técnico
Consultivo
(CTC/PNAGE),
formado
pelos
coordenadores estaduais do programa, formado pelos coordenadores estaduais do
PNAGE, nesta ação de compartilhamento, dentre outras ações, compete:
a) Definir prioridades nas propostas de políticas de compartilhamento,
com base nas diretrizes apresentadas pelo GT/AC;
b) Validar propostas de ações de compartilhamento sugeridas pelos
Grupos Temáticos;
c) Encaminhar as ações de compartilhamento validadas para as
respectivas UCEs e a DN/MP para implementação.
6
O Grupo de Trabalho Ações Compartilhadas (GTAC), na atualidade
formado por representantes dos Estados do Amapá, Minas Gerais, Paraná, Rio de
Janeiro e Rio Grande do Norte, compete:
a) Garantir a continuidade efetiva do processo, através da identificação
de mecanismos que viabilizem o compartilhamento;
b) Propor diretrizes para o compartilhamento ao CTC/PNAGE;
c) Identificar
grupos
técnicos
específicos
para
viabilização
do
compartilhamento;
d) Propor ações comuns de compartilhamento ao CTC/PNAGE, visando
racionalizar processos, obtenção de ganhos em escala, prazo e
investimento.
Para implementar as ações de compartilhamento entre as Unidades da
Federação se estabeleceu a formação dos Grupos Temáticos, das Câmaras
Técnicas e dos Grupos Técnicos.
Os Grupos Temáticos, nesta metodologia representam as áreas de:
Planejamento e Gestão de Políticas Públicas; Política e Gestão de Recursos
Humanos; Estrutura Organizacional e Processos Administrativos; Transparência
Administrativa e Comunicação; e Promoção e Implantação de Mudanças
Institucionais, que tem por finalidade:
a) Identificar as oportunidades de compartilhamento dentro da sua área
temática;
b) Instituir Câmaras Técnicas, dentro da sua área de atuação;
c) Consolidar as propostas geradas pelas Câmaras Técnicas;
d) Submeter as propostas de compartilhamento ao CTC/PNAGE para
validação; e
e) Acompanhar e aprimorar as ações de compartilhamento desenvolvidas.
Por consequência as Câmaras Técnicas têm por finalidade a discussão
de temas específicos e apresentar propostas de compartilhamento para o seu
respectivo Grupo Temático (ex.: No Grupo Temático Política e Gestão de Recursos
Humanos poderão ser abertas as Câmaras de capacitação, de avaliação de
desempenho, entre outras).
Os Grupos Técnicos serão constituídos para apoiar os Grupos Temáticos
em questões transversais às ações de compartilhamento.
7
Para alavancar, politicamente, culturalmente e tecnicamente as ações
compartilhadas, decidiu-se por lançar o I Seminário Nacional de Ações
Compartilhadas, em maio de 2005, cujo objetivo era promover a discussão sobre o
tema, bem como, propiciar a identificação da realidade de cada ente federativo e
suas principais necessidades. Este Seminário, trouxe como primeiro resultado
prático a identificação das soluções passíveis de compartilhamento. Com o material
produzido no seminário consolidou-se a Matriz de Soluções, que serve até os dias
atuais como material de apoio para diversas atividades do GTAC e do próprio
CTC/PNAGE.
Como o retorno dos trabalhos foram praticamente nulos, resolveu-se
mudar a estratégia. Consultados os documentos resultantes das atividades
preliminares de levantamento e análises das informações apresentadas pelos
participantes do Seminário, e principalmente pela ABEP, os membros do
CTC/PNAGE priorizaram dentre essas informações a ação que seria a primeira
experiência de compartilhamento no âmbito do PNAGE. Neste processo e
considerando o inicio do programa aptou-se pela aquisição compartilhada de
equipamentos de informática (estações de trabalho).
Neste momento surgiu a discussão sobre a forma jurídica adequada para
viabilizar aquisições, contratações de serviços, entre outros, de forma compartilhada
e cooperada entre os entes da federação.
Ações essas que também não avançaram na forma e velocidade
requeridas, e mais uma vez, adotamos a Matriz de Soluções, visando ampliar a troca
de informações, experiências e principalmente as soluções já existentes nos
Estados, com possibilidade de Compartilhamento. Surgiu neste momento a
possibilidade de realização do II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas, que
teria como principal objetivo a apresentação de Soluções e a possibilidade de
contratar, através das mesas de negociações, soluções de interesses entre as
Unidades Federativas. Com esse intuito, para subsídiar o II Seminário passou-se ao
detalhamento das soluções passíveis de compartilhamento existentes na Matriz de
Solução, através de um questionário repassado a todas as Unidades de
Coordenação Estaduais (UCE) do PNAGE.
8
Como resultado desta ação, o MP, solicitou uma reunião com o GTAC,
para conhecer a amplitude do trabalho e propor atividade para viabilizar o
compartilhamento das principais solucções apontadas pelas UCEs. Unindo os
interesses comuns, viabilizou-se a realização do II Seminário, no 2o semestre de 2009.
O sucesso do II Seminário pode ser medido pela participação de cerca de
400 servidores públicos. A avaliação dos resultados, as estratégias e as ações de
continuidade estão sendo discutidas internamente ao GTAC para validação próxima
pelo CTC/PNAGE.
9
2 OBJETIVOS
O objetivo principal do compartilhamento de soluçoes é a racionalização
das ações dos projetos estaduais para otimização dos recursos do PNAGE e,
estímulo à cooperação federativa, visando graus de padronização e redução de
custos. Para atingir o objetivo principal foram definidos os objetivos específicos,
quais sejam:
a) Disseminar
os
conceitos
norteadores
do
processo
de
compartilhamento;
b) Estabelecer os modelos de gestão aplicáveis ao processo de
compartilhamento;
c) Estabelecer requisitos e padrões de tecnologia de gestão para o
compartilhamento de soluções;
d) Ampliar as realizações cooperadas e compartilhadas no âmbito da
federação; e
e) Reduzir custos no âmbito da execução dos projetos do PNAGE.
Foram estabelecidas condições importantes para atingir os objetivos
propostos, tais como:
a) O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP) é o
coordenador do processo;
b) Existe a aceitação do estabelecimento das soluções validadas pelo
Colegiado Técnico-Consultivo (CTC);
c) O Compartilhamento das soluções conduz à redução de custos e
aumento da eficiência na aplicação dos recursos;
d) Os atores estão predispostos à mudança para as melhores práticas
aplicáveis;
e) Os atores estão fortemente comprometidos com as ações de
Compartilhamento; e
f) O
processo
de
Compartilhamento
atenderá
interoperabilidade estabelecidos na norma e-PING.
os
padrões
de
10
3 CONCEITOS E MODALIDADES
Para uniformizar os entendimentos entre todos os atores envolvidos,
convém esclarecer os conceitos importantes relacionados ao tema. Tais conceitos
foram amplamente discutidos e validados pelo CTC e ABEP.
Assim, o termo COMPARTILHAMENTO, utilizado neste artigo e no
contexto do PNAGE, é entendido como englobando tanto os conceitos de
compartilhamento quanto de cooperação. Assim, entende-se por:
a) Cooperação:
i) Permuta de Soluções – a disponibilização de soluções existentes,
que não necessitem agregação de esforço para sua utilização;
ii) Permuta de Soluções com desenvolvimento: Disponibilização de
soluções existentes, que necessitem agregação de esforço para sua
utilização geral.
b) Compartilhamento:
i) Soluções com Desenvolvimento Conjunto – realização de demandas
de soluções não existentes, a serem desenvolvidas de forma
compartilhada;
ii) Soluções com Aquisição Conjunta – aquisição de solução a partir de
uma especificação conjunta e com distribuição descentralizada.
É
importante
conceituar
as
tecnologias
de
gestão,
objeto
do
compartilhamento e da cooperação. Considera-se tecnologia de gestão as soluções
existentes ou passíveis de desenvolvimento nas áreas temáticas do PNAGE que
aumentam
a
eficácia,
eficiência,
efetividade
e
economicidade
da
gestão
governamental, como por exemplo: Sistemas de Informação, Modelos Conceituais,
Programas de Capacitação, entre outros.
No que diz respeito às soluções disponíveis pelos Estados para o
compartilhamento, pode-se considerar os seguintes conceitos:
a) Soluções
implantadas:
Soluções
existentes
no
âmbito
da
administração estadual e federal que aumentam a eficácia, eficiência,
efetividade e economicidade, modernidade da gestão governamental,
as quais a Unidade da Federação se dispõe a ceder para outra(s)
unidade(s).
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b) Necessidade de recebimento de solucao: Solução identificada por uma
Unidade da Federação, existente ou em fase de implantação em
outra(s) Unidade(s), que possa atender as metas de soluções na
implementação do projeto estadual.
c) Soluções em fase de implantação: Soluções em desenvolvimento no
âmbito da administração estadual, sobre o qual a Unidade da
Federação se dispõe a ceder para outra(s) unidade(s) ou, em caso de
a fase de desenvolvimento exceder o início da efetividade do PNAGE,
contar com parceria para o desenvolvimento de parte da solução.
d) Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado: Soluções a
serem desenvolvidas no âmbito da administração estadual para o
atendimento das metas do projeto estadual, sobre o qual a Unidade da
Federação se dispõe a desenvolver de forma compartilhada com
outra(s) Unidade(s) da Federação.
Outro conceito utilizado no compartilhamento, principalmente no que se
refere a tecnologia da informação e a interoperabilidade, que e entedida como a
habilidade dos sistemas (computadores, meios de comunicação, redes, software e
outros componentes de tecnologia da informação) de interagir e de intercambiar
dados de acordo com os padrões definidos pela norma e-PING, de forma a obter os
resultados esperados. A norma e-PING define o conjunto de padrões de
interoperabilidade de governo eletrônico no Brasil.
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4 A EXPERIÊNCIA DO COMPARTILHAMENTO NO PNAGE
4.1 I Seminário Nacional de Ações Compartilhadas
Para dar sustentabilidade ao I Seminário de Ações Compartilhadas foi
utilizado um instrumento de coleta de informações sobre as soluções de gestão,
para ser preenchidos pelos Estados e Distrito Federal. Deste formulário (modelo em
anexo I), foi criado a Matriz de Soluções e a partir desta Matriz, foram criados um
Grupo Técnico e 4 Grupos Temáticos com suas respectivas Câmaras Técnicas:
a) Planejamento e Gestão de Políticas Públicas;
b) Política e Gestão de RH;
c) Estrutura Organizacional e Processos Administrativos;
d) Transparência
Administrativa
e
Comunicação;
e
Promoção
e
Implantação de Mudanças Institucionais;
e) Tecnologia da Informação (Grupo Técnico).
Como produto do I Seminário, a partir de reuniões com Grupos de
Estados, com interesse em determinados temas, resultou um documento que
determinava um processo de continuidade, com atividades junto a estes Estados.
Decorrido o período de aproximado de um ano, apenas o Grupo Técnico
de Tecnologia e Informação, apoiada pela Associação Brasileira de Entidades
Estaduais de Tecnologia da Informação e Comunicação (ABEP), apresentou
resultados com o objetivo de apoiar o compartilhamento e o desenvolvimento
cooperado em TI.
O documento apresentado por esse grupo, contém modelos, ferramentas,
padrões e políticas das melhores práticas em cada área, que são as seguintes:
a) Grupo 1: Modelo de Gestão de TI – apresenta um questionário com o
objetivo de inventariar a aplicação das melhores práticas para
governança de TI nos Estados, e posteriormente, estabelece
mecanismos de compartilhamento e cooperação, baseado no COBIT;
b) Grupo 2: Política de Segurança da Informação – apresenta aplicação
utilizada pelo Estado do AM;
c) Grupo 3: Gestão de Recursos Tecnológicos – apresenta proposta de
modelo de gerenciamento de infraestrutura de TI, baseado em ITIL;
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d) Grupo 4: Política para Utilização de Software Livre – apresenta um
conjunto de princípios diretivos que orientam a utilização de software
livre a ser utilizado por todos os Estados;
e) Grupo 5: Padronização de Equipamentos – estabelece requisitos
mínimos
a
serem
considerados
para
aquisição
de
hardware
objetivando aquisições em escala e a compatibilidade entre os
equipamentos;
f) Grupo 6: Tecnologia de Comunicação – apresenta instrumento para
avaliação dos recursos tecnológicos de comunicação buscando a
integração entre as redes estaduais;
g) Grupo 7: Plataforma de Software – apresenta sugestão de padrão
tecnológico de plataforma visando orientar os Estados para adoção de
arquitetura capaz de suportar aplicativos compatíveis e escaláveis;
h) Grupo 8: Metodologia de Desenvolvimento Compartilhado – definição
de artefatos, padrões de documentação, métodos, técnicas e
ferramentas para produção de soluções de software compartilhado
incluindo gerenciamento de projetos;
i) Grupo 9: Interoperabilidades de Sistemas (e-PING) – apresenta
proposta de divulgação das diretrizes e padrões definidos na norma ePING para garantir a interoperabilidade de soluções;
j) Grupo 10: Metodologia de Avaliação de Software Aplicativo –
disponibiliza
uma
metodologia
para
avaliação
de
aplicativos
identificando o grau de aderência ao negócio.
4.2 Matriz de Soluções
Apresenta as informações sobre as necessidades e as solução existente
nos Estado, trazendo subsídios para o levantamento e divulgação do perfil dos
produtos existentes nos diversos Estados.
A Matriz de Soluções é o instrumento, apesar de ter sido criado em 2005,
que reflete as necessidades e desejos dos entes federativos. Ela é utilizada em
quase todas as ações de compartilhamento. Está dividida por Grupo Temático e
dentro dos Grupo Temáticos, por Câmara Técnica, como segue:
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a) Grupo Temático: Planejamento e Gestão de Políticas Públicas,
composto pelas seguintes Câmaras Técnicas:
Modelo de Planejamento Orçamento e Gestão;
Sistema Integrado Informatizado de Planejamento Orçamento e
Gestão;
Modelo de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliação;
Sistema de Informações Gerenciais.
b) Grupo Temático: Política e Gestão de RH, composto pelas seguintes
Câmaras Técnicas:
Modelo de Gestão e Legislação
Modelo de Carreira e Remuneração
Modelo de Plano de Desenvolvimento e Capacitação
Modelo de Avaliação de Desempenho
c) Grupo
Temático:
Estrutura
Organizacional
e
Processos
Administrativos, composto pelas seguintes Câmaras Técnicas:
Gestão de Frota
Compras
Controle de Viagens E Diárias
Patrimonio – Bens Móveis
Patrimonio – Bens Imóveis
Gestão por Custos
d) Grupo
Temático:
Estrutura
Organizacional
e
Processos
Administrativos, composto pelas seguintes Câmaras Técnicas:
Racionalização de Processos Administrativos
Memória Administrativa
Controle Interno e Externo
Avaliação de Desempenho Institucional
Modelo de Gestão de TI
Gestão de Recursos Tecnológicos
e) Grupo Temático: Transparência Administrativa e Comunicação; e
Promoção e Implantação de Mudanças Institucionais, composto pelas
seguintes Câmaras Técnicas:
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Ouvidoria e Instrumentos de Transparência
Comunicação e Governança
Política de Gestão de Mudanças Institucionais
Essa matriz preenchida responde três perguntas básicas, a saber:
a) A UF tem soluções implantadas ou em implantação passíveis de
compartilhamento?
b) A UF tem interesse no produto desta Câmara Técnica?
c) A UF quer participar das discussões desta Câmara Técnica?
Manter a Matriz de Soluções atualizada é um dos nossos grandes desafios,
pois depende da conscientização e comprometimento de todos os atores envolvidos
na mudança de cultura. Esta matriz atualizada encontra-se para consulta no site
www.planejamento.gov.br, programas – PNAGE no acesso Compartilhamento.
4.3 Aquisição de equipamentos e apoio jurídico
Com a definição do CTC/PNAGE quanto a priorização da aquisição
compartilhada de equipamentos de informática, para os entes da federação, durante o
segundo semestre de 2006, foram identificadas as necessidades quantitativas, bem
como, qualitativas dos Estados. Esse material foi tabulado e com o auxilio da SLTI/MP
foram descritas as especificações básicas das estações de trabalho a serem
adquiridas e a minuta de edital para a realização do procedimento licitatório. Depois
de várias discussões com o DNP/PNAGE houve a proposta de se adotar o Sistema de
Registro de Preços, com objetivo de agilizar a execução da aquisição pretendida.
Contudo ainda, pairava a dúvida do processo jurídico mais adequado
para o compartilhamento, qual seria o instrumento de adesão dos Estados
interessados, entre outras dúvidas. Diante da situação houve várias tentativas de
obter essa análise jurídica, num primeiro momento o MP resolveu terceirizar essa
prestação de serviços jurídicos. Contudo, com a mudança de Governo em 2007, os
trabalhos foram interrompidos e a prioridade inicialmente apontada para essa
aquisição perdeu seu objetivo, pois a maioria das UCEs já haviam efetuado as
respectivas aquisições.
As especificações técnicas das estações de trabalho que resultaram
desse trabalho, vem sendo atualizadas e complementadas pela SLTI/MP e
encontram-se disponíveis no site: www.planejamento.gov.br.
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Quanto a questão jurídica apontada nas discussões do GTAC e o
DNP/MP, como não tinha solução de continuidade optou-se por uma nova solução,
onde se utilizaria advogados das Unidades Federativas. A seleção deveria recair em
pessoas com conhecimento da matéria, que estejam inteiradas com as questões do
PNAGE, das legislações pertinentes e dos procedimentos que envolvem o Programa
como um todo. Assim, para dar início a esse trabalho foi elaborado um termo de
referência que detalhava as atividades a serem excutadas. Esse termo foi repassado
aos advogados selecionados para o trabalho.
Contudo, novamente os trabalhos não tiveram continuidade, em parte
face a dificuldade de reunir este grupo de especialistas.
4.4 Questionário complementar da Matriz de Soluções
Os membros do GTAC perceberam a necessidade de aprofundar o
detalhamento das informações contidas na Matriz de Soluções, incluindo detalhes
sobre cada produto de forma que os Estados interessados tivessem maior facilidade
no julgamento sobre o interesse em compartilhar cada um dos produtos
especificamente.
Com o objetivo de complementar as informações constantes da Matriz de
Soluções, foi aplicado novo questionário (cópia em anexo) para identificação das
soluções existentes nos Estados,de forma a trazer novos elementos e subsídios
para o levantamento e divulgação do perfil dos produtos existentes e passíveis de
compartilhamento. As Unidades de Coordenação Estaduais do PNAGE foram
novamente acionadas para obter junto aos seus pares o detalhamento necessário
dos produtos apontados para compartilhamento.
Este questionário serviu de base para avaliação e apoio na realização do
II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas, e traz as seguintes informações:
a) Se a solução é um Modelo de Gestão e/ou Sistema Informatizado?
b) Em que situação encontra-se o produto em seu Estado? Em
contratação, ou em construção, ou em desenvolvimento, ou em
implantação, ou em produção, ou em funcionamento.
c) Se em produção ou funcionamento, há quanto tempo? Com a seguinte
distribuição de pesquisa: Menos de 2 anos; De 2 a 4 anos; De 4 a 6
anos; De 6 a 10 anos; ou Acima de 10 anos.
17
d) Qual o escopo do produto?
e) Descrever o que foi e o que não foi realizado.
f) Descrição dos principais objetivos.
g) Descrever o que se pretende em termos de benefícios com o produto,
sua solução e a mudança após a sua conclusão.
h) Quais os principais produtos obtidos com a implantação do produto?
i) Quais as dificuldades encontradas durante a implantação do produto?
j) Qual a tecnologia ou metodologia foi utilizada para o desenvolvimento
deste produto?
k) Descrever as linguagens de programação utilizadas, qual a tecnologia
de banco de dados utilizada, e outros dados técnicos relevantes para
entendimento técnico do produto ou descrever os métodos e práticas
utilizadas no desenvolvimento do Modelo de Gestão.
l) Este produto está inserido em qual ambiente tecnológico?
m) Descrever
os
requisitos
de
hardware
necessários
para
o
processamento dos programas de computador do produto.
n) Existem outros sistemas que fazem interface com este produto?
o) Descrever se existe relacionamento ou dados compartilhados com
outros sistemas de seu ambiente informatizado.
p) Quais as funcionalidades existentes no produto?
q) Descrever, as principais funções existentes no produto, mostrando a
abrangência e o alcance funcional do produto.
r) Este produto pode ser disponibilizado para outros Estados? A resposta
foi formatada para as seguintes respostas: Sim, sem custo e está com
licença pública; ou Sim, sem custo; ou Sim, com custo, e a licença
pertence ao Estado; ou Sim, com custo, e a licença pertence a
Terceiros; ou Não pode ser disponibilizado.
s) Neste momento há Estados interessados neste produto? Com as
seguintes opções de resposta: NÃO; ou SIM, estamos negociando
com os seguintes Estados; ou SIM, já negociou e recebeu dos
seguintes Estados; ou SIM, já negociou e não recebeu a solução dos
seguintes Estados.
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O resultado da aplicação dos questionários foi surpreendente pela
qualidade das informações obtidas. Esse material foi consolidado e entregue a
DNP/MP para dar embasamento para a realização do II Seminário Nacional de
Ações Compartilhadas.
A Direção Nacional do PNAGE verificou a necessidade de apoiar as
ações do GTAC através de mecanismos de disseminação de tais informações e
para isso, decidiu realizar um seminário técnico para divulgação das soluções
identificadas pelo grupo de compartilhamento.
4.5 II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas
O II Seminário, trouxe a perspectiva de unir os interesses do PNAGE,
PROMOEX e do MP, para alavancar as ações de compartilhamento, teve o intuito
de divulgar e mostrar para todos os entes federativos, as soluções existentes nos
Estados, trazidos pelos seus usuários, mostrando a realidade de cada um deles. A
metodologia de escolha dos temas, veio de três fontes: a Matriz de Soluções, de
observações e avaliações do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e
das necessidades apontadas pelo PROMOEX.
Esse Seminário teve por objetivo propiciar ambiente para a formação de
parcerias, com vistas à disseminação de informações e ao compartilhamento de
soluções e modelos de gestão desenvolvidos pelos Estados e Tribunais de Contas.
Atualmente os Estados encontram dificuldade de compartilhar soluções,
muitas vezes esta dificuldade existe pelo desconhecimento de onde se encontram
produtos (sistemas informatizados e modelos de gestão) já em execução. O
seminário de melhores práticas justifica-se como uma ferramenta de difusão do
conhecimento e permitirá maior eficiência na cooperação entre Estados e no
compartilhamento de soluções, gerando economia aos cofres públicos.
Foi estruturado em três Grupos Temáticos – GT, cada qual com painéis
específicos relativos aos temas propostos, assim distribuídos:
a) GT – Planejamento e Gestão de Políticas Públicas têm como objetivo
promover a troca de experiências contribuindo para o fortalecimento da
capacidade institucional da Administração Pública para melhorar a
efetividade do sistema de planejamento, avaliação e controle das
políticas públicas. Este GT contou com os seguintes painéis:
19
(i) Modelos de Planejamento, Orçamento e Gestão;
(ii) Sistemas Integrados Informatizados de Planejamento, Orçamento e
Gestão; e
(iii) Modelos de Acompanhamento, Monitoramento e Avaliação.
b) GT – Política e Gestão de Recursos Humanos: tem como objetivo
compartilhar experiências e projetos nas áreas de RH, a fim de
desenvolver gestão de pessoas mais eficiente e participativa na esfera
pública, proporcionando ambiente mais harmonioso e profissional.
Este GT contou com os seguintes painéis:
i)
Políticas de Recursos Humanos;
ii) Modelos de Planos de Desenvolvimento e Capacitação;
iii) Interação de Dados de Pessoal – União e Estados;
iv) Modelos de Avaliação de Desempenho; e
v) Gestão Por Competência.
c) GT – Estrutura Organizacional e Processos Administrativos: seu
objetivo é compartilhar soluções para a melhoria dos processos de
gestão e controle da Administração Pública. Este GT contou com os
seguintes painéis:
i)
Avaliação de Desempenho Institucional;
ii) Racionalização de Processos Administrativos;
iii)
Gestão de Patrimônio – Bens Imóveis;
iv) Preços Referenciais;
v) Gestão de Frotas;
vi) Serviço de Atendimento e Comunicação ao Cidadão; e
vii) Gestão de Serviços e Materiais.
No II Seminário Nacional de Ações Compartilhadas – PNAGE/PROMOEX,
realizado no período de 16 a 19 de novembro de 2009, em cada painel houveram
apresentações de soluções construídas pelos Estados e Tribunais de Contas,
passíveis de serem compartilhadas, de forma a racionalizar, aperfeiçoar e dinamizar
as ações dos programas supracitados e, conseqüentemente ter uma melhor
aplicação de recursos.
20
Em paralelo, foi disponibilizado um espaço denominado “mesas de
negociações” que foram utilizados pelos Estados e Tribunais de Contas para
exporem e detalharem as soluções apresentadas e outras soluções que porventura
não puderam ser apresentadas. Este espaço também serviu para as negociações
entre os Estados interessados e os que estavam disponibilizando suas soluções.
Este Seminário atendeu plenamente as expectativas dos atores
envolvidos, levou as salas de discussão e as mesas de negociações cerca de 55
soluções e produtos, além de um público próximo de 400 pessoas.
21
5 PERSPECTIVAS PARA O COMPARTILHAMENTO
Em que pese as dificuldades de cunho cultural e motivacional o
processo de compartilhamento tem que ser visto como uma forma de atingirmos
sucesso em nossas ações, com significativa redução de custos, principalmente
para as áreas de planejamento e gestão que na grande maioria dos governos não
é foco de investimento, pois não tem os clamores dos cidadãos, por caracterizar-se
como ação meio e não finalísticas, com resultados mensuraveis e visíveis a
maioria da população.
Diante da explanação deste relato o processo de compartilhamento de
soluções e produtos entre os entes da federação somente se concretizará quando a
idea for absorvida pelos dirigentes dos órgãos e entidades públicas como alternativa
para a redução de custos e atingimento da eficiência de suas ações.
Neste sentido faz-se necessária a retomada das negociações com a
Direção Nacional do PNAGE para a para contratação de prestadores de serviços de
consultoria especializada para elaboração das fundamentações jurídicas necessárias
a consolidação das ações de compartilhamento e de sustentação a prática de
compartilhamento entre as Unidades Federativas, pelo menos no âmbito do PNAGE.
Este respaldo jurídico quebra um dos paradigmas apontados pelos servidores
públicos, como limitador do compartilhamento entre as partes interessadas.
Ressalte-se que este trabalho poderá ser patrocinado pelo Ministério do
Planejamento para fomentar o compartilhamento de soluções e/ou aquisições entre
os Projetos Estaduais, com vistas a maximizar a eficiência e efetividade dos
recursos do financiamento e contrapartida, através da alocação de recursos do
PNAGE, previstos no componente 7, de aplicação exclusiva pelo DNP/PNAGE.
Junto as Unidade de Coordenação Estaduais do PNAGE deverá ser
implementada uma cultura de efetiva colaboração, de forma que cada UCE se sinta
comprometida com o processo de cooperação e compartilhamento de soluções e
produtos, de forma mais ativa e participativa. Para tanto, o espaço de manifestação
do GTAC conquistado nas reuniões do CTC/PNAGE deverá ser mantido e reforçado
por ações mais direcionadas as necessidades dos atores principais do Programa.
22
O fortalecimento das ações de compartilhamento dar-se-á através,
seguramente, da atualização e manutenção da Matriz de Solução, complementada
pelas informações prestadas pelas Coordenações Estaduais do PNAGE de produtos
elaborados e em elaboração, conforme modelo do questionário disponibilizado no
site do Planejamento/PNAGE.
Com o material produzido no II Seminário grupos de interesse comum
deverão ser formados e disponibilizados espaço, inclusive virtuais, para a realização
de debate sobre soluções, metódos e metodologias aplicaveis a área de
planejamento e gestão. Esta é outra ação primordial para o fortalecimento do
compartilhamento no âmbito do PNAGE.
O site de compartilhamento com informações padronizadas, confiáveis e
resultantes das demandas das UCEs terá por finalidade consolidar a atuação já
existente na rede do PNAGE.
23
6 CONCLUSÃO
É necessário e urgente o estabelecimento de regras e sistematização dos
instrumentos legais que dêem sustentação as ações compartilhadas entre as
Unidades da Federação, frente aos procedimentos do Sistema de Registro de
Preços, relativos à aquisição de bens ou de produtos, de desenvolvimento
cooperado de soluções, a disponibilizações de soluções existentes, da participação
conjunta em eventos de capacitação, dos direitos autorais e registros e da
contratação de serviços e consultoria do PNAGE, com o objetivo de não só
uniformizar entendimentos relacionados à legislação aplicável à matéria, através de
manifestações juridicamente fundamentadas, visando sanar eventuais divergências
a respeito do processo compartilhado a ser realizado, como também para propor
atos, procedimentos e instrumentos, relativo às ações compartilhadas, utilizando
como principal insumo as normas específicas do BID, ao Contrato de Empréstimo e
a legislação nacional de licitações.
Apesar da autonomia de cada Estado e das dificuldades encontradas, foi
possível avançar na proposta de promover uma maior cooperação entre os Estados
e de desenvolver um papel de facilitador na difusão de uma nova prática e cultura
política e administrativa de negociação para a promoção de ações compartilhadas.
É importante ressaltar que para se efetivar o compartilhamento de uma
solução exige todo um processo anterior de debate, articulação e negociação
técnica e política. O primeiro passo foi dado ao se identificar o interesse comum e os
produtos disponibilizados pelos Estados. O próximo passo será definir a melhor
forma deste produto, já disponibilizado, ser implementado e financiado.
Entendemos que parte dos objetivos, traçados inicialmente pelo Grupo de
Trabalho Ações Compartilhadas foram atingidos, mesmo que não de uma forma
ampla e conjunta. Os processos de aquisição e consultoria se tornaram mais ágeis e
as falhas reduzidas devido à propagação da informação e cooperação técnica entre
os Estados.
Mantém-se a expectativa de que com um maior engajamento dos atores
envolvidos no compartilhamento, mediante medidas de facilitação na obtenção de
resultados para efetivar as contratações conjuntas e a sistematização dos
instrumentos legais que dêem sustentação as ações compartilhadas, as metas para
o compartilhamento de soluções entre as Unidades da Federação serão alcançados.
24
___________________________________________________________________
AUTORIA
Maria Concepcion Fraguas Umia – Atua como Coordenadora Geral da Unidade de Coordenação
Estadual do Programa Nacional de Apoio à Modernização Nacional da Gestão e do Planejamento
(PNAGE) no Paraná e membro e coordenadora do Grupo de Trabalho de Ações Compartilhadas do
mesmo programa.
Filiação Institucional: Secretaria de Estado do Planejamento e Coordenação Geral – SEPL.
Endereço eletrônico: [email protected]
Eduardo Ferreira Eleotério – Atua como Coordenador Técnico da Unidade de Coordenação Estadual
do Programa Nacional de Apoio à Modernização Nacional da Gestão e do Planejamento (PNAGE) no
Paraná e membro do Grupo de Trabalho de Ações Compartilhadas do mesmo programa.
Filiação Institucional: Secretaria de Estado do Planejamento e Coordenação Geral – SEPL.
Endereço eletrônico: [email protected]
Maria Stella M. Uchoa do Amaral – Atua como Coordenador Técnico da Unidade de Coordenação
Estadual do Programa Nacional de Apoio à Modernização Nacional da Gestão e do Planejamento
(PNAGE) no Rio de Janeiro e membro do Grupo de Trabalho de Ações Compartilhadas do mesmo
programa.
Filiação Institucional: Secretaria de Planejamento e Gestão.
Endereço eletrônico: [email protected]
Luciene Ribeiro Soares – Atua como Coordenador Técnico da Unidade de Coordenação Estadual
do Programa Nacional de Apoio à Modernização Nacional da Gestão e do Planejamento (PNAGE)
em Minas Gerais e membro do Grupo de Trabalho de Ações Compartilhadas do mesmo programa.
Filiação Institucional: Secretaria de Planejamento e Gestão.
Endereço eletrônico: [email protected]
25
ANEXO I
Formulário para coleta de dados sobre soluções de Gestão, passíveis de cooperação e de
compartilhamento1
1. Conceitos utilizados para fins de preenchimento deste formulário:
Cooperação Técnica: Disposição por parte de um Ente Federativo em ceder, de forma não
onerosa uma solução de tecnologia de gestão para outra(s) Unidade(s) da Federação.
Compartilhamento: Divisão por mais de uma Unidade da Federação no processo decisório
de desenvolvimento de uma solução comum de tecnologia de gestão a dois ou mais Entes
Federativos.
Desenvolvimento Compartilhado: Divisão do processo de desenvolvimento/aquisição de
uma solução de tecnologia de gestão por dois ou mais Unidades da Federação.
Tecnologias de Gestão:
Soluções encontradas ou passíveis de desenvolvimento nas
quatro áreas temáticas do PNAGE que aumentam a eficácia, eficiência, efetividade e
economicidade da gestão governamental.
Áreas Temáticas: Áreas de intervenção do programa para atendimento do(s) macro(s)
objetivo(s) do PNAGE. São quatro as áreas temáticas: (i) Planejamento e Gestão de
Políticas Públicas; (ii) Política e Gestão de Recursos Humanos (iii) Estrutura Organizacional
e Processos Administrativos (iv) Transparência Administrativa e Comunicação; e Promoção
e Implantação de Mudanças Institucionais.
2. Situações Identificadas:
2.1 – Soluções implantadas: Soluções existentes no âmbito da administração estadual que
aumentam a eficácia, eficiência, efetividade e economicidade da gestão governamental,
sobre as quais uma Unidade da Federação se dispõe a ceder para outra(s) unidade(s).
2.2 – Soluções em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE:
Soluções em desenvolvimento ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE, sobre as
quais a Unidade da Federação se dispõe a ceder para outra(s) unidade(s) ou, em caso de a
fase de desenvolvimento exceder o início da efetividade do PNAGE.
2.3 – Necessidade de recebimento de solução (Cooperação): Soluções que a Unidade da
Federação deseja receber de outra(s) Unidade(s), que possa atender às metas de soluções
na implementação do projeto estadual.
1 No âmbito do PNAGE considera-se a relação da União com os Estados e o Distrito Federal, por
intermédio do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, para fins de cooperação e de
compartilhamento de soluções.
26
2.4 – Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado (Compartilhamento): Soluções
passíveis de serem desenvolvidas no âmbito da administração estadual para o atendimento
das metas do projeto estadual, sobre as quais a Unidade da Federação se dispõe a
desenvolver de forma compartilhada com outra(s) Unidade(s) da Federação.
3. Formulário a ser preenchido
Áreas Temáticas
Planejamento e Gestão de Políticas Públicas
Soluções implantadas:
1)
2)
Soluções em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE
1)
2)
Necessidade de recebimento de solução (Cooperação):
1)
2)
Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado (Compartilhamento):
1)
2)
Áreas Temáticas
Política e Gestão de Recursos Humanos
Soluções implantadas:
1)
2)
Soluções em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE
1)
2)
Necessidade de recebimento de solução (Cooperação):
1)
2)
Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado (Compartilhamento):
1)
2)
Áreas Temáticas
Soluções implantadas:
1)
2)
Estrutura Organizacional e Processos administrativos
27
Soluções em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE
1)
2)
Necessidade de recebimento de solução (Cooperação):
1)
2)
Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado (Compartilhamento):
1)
2)
Áreas Temáticas
Transparência Administrativa e Comunicação, e Promoção e
Implantação de Mudanças Institucionais.
Soluções implantadas:
1)
2)
Soluções em fase de implantação ou a ser iniciada antes da execução do PNAGE
1)
2)
Necessidade de recebimento de solução (Cooperação):
1)
2)
Soluções passíveis de desenvolvimento compartilhado (Compartilhamento):
1)
2)
Observação: Abrir quantos itens necessários por situação identificada.
4. Instruções de Preenchimento
4.1. Para soluções implantadas (2.1), e em fase de implantação ou a ser iniciada antes da
execução (2.2): Informar o título da solução; Indicar a tipologia da solução, informando se
esta é um sistema informatizado, um modelo, um programa de capacitação etc.; Informar o
órgão/entidade da administração estadual responsável pela solução; Fazer breve descrição
da solução (em até 7 linhas), indicando o objetivo principal da solução; Descrever
sucintamente principais benefícios auferidos ou previstos para serem alcançados pela
solução;Caso a solução envolva processo de aquisição (licitação) de todo ou parte desta,
informar a situação de propriedade; Informar o custo estimado de desenvolvimento da
solução, discriminando, caso possível, o custo de implantação.