FEUP | MIEEC | Ano letivo 2011/12
Sistemas de Qualidade e Fiabilidade
Análise e Modelação detalhadas dos Processos
(v1, 4 mar 2012)
José A. Faria, [email protected]
Departamento de Engenharia e Gestão Industrial
Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto
Março 2012
-- 1 --
Introdução
A análise e modelação detalhadas de um processo de negócio
envolve 3 atividades principais, que serão analisadas de
seguida:
1. Caraterização global (ou Elaboração da ficha do processo)
2. Elaboração do modelo detalhado do fluxo
3. Elaboração das instruções de trabalho
-- 2 --
1. Caraterização global do processo
-- 3 --
Ficha do processo (caraterização global)
A ficha de um processo contém a sua caraterização global e
pode incluir os seguintes elementos:
• Designação
• Objetivos
• Âmbito
• Entradas e saídas
• Partes interessadas (clientes, fornecedores e parceiros)
• Principais atividades
• Interações com outros processos
-- 4 --
Caraterização global do processo
•
Destes elementos, os mais importantes (pelo menos na
fase inicial da análise) e que devem estar sempre
presentes são 3 os seguintes:
Elementos
fundamentais
Designação
Objectivos
Âmbito
os quais serão analisados de seguida.
-- 5 --
Designação dos processos
•
Sempre que possível, as designações dos processos
devem ser do tipo verbo+objecto, por exemplo:
•
Registar encomenda
•
Processar factura
•
Emprestar livro
•
Adquirir livro
•
Catalogar livro
o que, note-se, está de acordo com a ideia de “resultado
contável”.
-- 6 --
Designação dos processos
•
Já designações do tipo:
•
Controlar expedição
•
Gerir encomendas
•
Gerir livros
devem ser evitadas por serem demasiado vagas.
•
Note-se que, no caso destas designações, é difícil
identificar:
•
qual o evento inicial que dispara o processo
•
qual o resultado que se pretende alcançar
-- 7 --
Designação dos processos
•
Por vezes, é difícil evitar o tipo de designações
anteriores.
•
Nesses casos, é fundamental especificar com mais rigor
o âmbito do processo adotando, para esse efeito, as
orientações apresentadas mais à frente.
-- 8 --
Objectivos dos processos | Exemplo
•
Os objectivos do processo especificam aquilo que se
pretende alcançar ou garantir através do processo,
como no exemplo seguinte relativo ao processo
Publicar obra.
()
-- 9 --
Exemplo | Processo Publicar Obra da FEUPedições
• O processo Publicar Obra é o processo central da editorial
da FEUP e desenrola-se em 3 fases principais.
Avaliar e
aprovar obra
Preparar
obra
Produzir
obra
-- 10 --
Exemplo | Processo Publicar Obra da FEUPedições
• Cada uma das fases desdobra-se em várias actividades
(ver exemplo modelo disponível na página da disciplina)
-- 11 --
Exemplo | Objectivos do processo Publicar obra
•
Assegurar que as obras publicadas respeitam os
padrões de qualidade técnico-científica e gráfica
estabelecidos.
•
Assegurar a viabilidade financeira das obras.
•
Assegurar que a documentação relevante associada às
obras publicadas é gerida (isto é, arquivada e de fácil
acesso para consulta).
-- 12 --
Objectivos dos processos
• Os objectivos dos processos são normalmente expressos
através de frase iniciadas por “Assegurar que …”.
• Este é um ponto importante pois o objectivo do processo
anterior não é apenas o de “publicar obras”, mas sim
assegurar as obras são publicadas de acordo com os
parâmetros de qualidade e rentabilidade pretendidos.
• É por esse motivo que o processo inclui actividades de
avaliação do valor técnico-científico e da viabilidade
financeira da obra, que não seriam imprescindíveis se se
tratasse apenas de ”publicar a obra”.
-- 13 --
Objectivos dos processos
• Muitas vezes, os objectivos de um processo são
confundidos com a designação desse processo.
• Por exemplo, em manuais de sistemas de gestão da
qualidade é frequente encontrar-se um processo Gestão
de recursos humanos cujo objectivo é Gerir os recursos
humanos, ou Assegurar a gestão dos recursos humanos.
• Este tipo de objectivos deve ser evitado porque não
“acrescentar valor” à própria designação do projecto.
-- 14 --
Exemplo / Exercício
Considere-se processo Candidaturas a Curso de Ensino
Superior.
Tendo presente a orientação anterior:
Quais são, em seu entender, os
objetivos deste processo?
-- 15 --
Âmbito dos processos
•
O outro elemento fundamental na caracterização global
dos processos é a definição do âmbito do processo.
•
A âmbito deve ser especificado de forma tão precisa
quanto possível segundo duas perspectivas
complementares:
•
o domínio de aplicação e
•
os limites do processo.
-- 16 --
Âmbito  Domínio de aplicação dos processos
O domínio de aplicação especifica as situações em que o
processo se aplica.
Exemplo | Processo Publicar obra
O processo aplica-se a todas as obras publicadas
pela Editora excepto E-books e Actas de
conferências.
-- 17 --
Âmbito  Limites dos processos
•
O âmbito do processo também pode ser especificado em
termos dos seus limites, i.e., da fronteira entre as
actividades que pertencem ao processo e aquelas
que não pertencem.
•
Essa fronteira pode ser definida de duas formas:
•
Indicando o início e o fim de processo
•
Enumerando as grandes actividades incluídas (ou
não incluídas) no processo.
-- 18 --
Exemplo | Limites do processo Publicar obra
A fronteira do processo Publicar obra pode ser especificada
como:
O processo inicia-se quando o autor
submete uma proposta de obra a publicar.
O processo termina depois de estar
seleccionada a gráfica e validadas as
provas de impressão.
-- 19 --
Exemplo | Limites do processo Publicar obra
Alternativamente, a fronteira do mesmo processo pode ser
especificada como:
O processo inclui a análise e aprovação
técnico-científica e financeira, a concepção
gráfica, a negociação com as gráficas, e a
revisão de provas.
A impressão, a divulgação, a comercialização
e a gestão de stocks estão fora do âmbito do
processo.
-- 20 --
Âmbito  Limites dos processos
• Conforme o exemplo anterior mostra, para eliminar
possíveis ambiguidades, pode ser importante explicitar
aquilo que está fora do âmbito do processo.
• Nuns casos, será mais simples definir os limites do
processo através da enumeração das actividades, noutros
através da indicação do início e do fim do processo e,
noutros ainda, combinando os dois métodos.
• O fundamental é que limites do processo estejam
claramente definidos, quando se inicia a sua análise.
-- 21 --
Exemplo / Exercício
Considerando de novo o processo Candidaturas a Curso
de Ensino Superior.
Tendo presentes as orientações anteriores:
Como poderia ser definido o
âmbito deste processo?
-- 22 --
2. Modelação detalhada do fluxo
-- 23 --
Modelação detalhada do fluxo dos processos
•
Já se viu que a modelação gráfica (ou representação) do
fluxo dos processos é um elemento fundamental na
análise e melhoria dos processos.
•
De facto, é muito mais fácil analisar um dado processo
(organizar a documentação, perceber como pode ser
melhorado, definir os indicadores de desempenho) a
partir do momento em que existe uma representação
gráfica do processo.
-- 24 --
Representação dos processos
•
Existem vários métodos e ferramentas de
modelação de processos, muitos deles utilizados nos
exemplos apresentados antes.
•
Os métodos e ferramentas mais adequados em cada
caso dependem de factores como:
• as características do processo
• o conhecimento das pessoas
• os objectivos da análise
-- 25 --
Representação dos processos
•
De seguida, serão apresentados alguns dos métodos e
ferramentas mais habituais.
•
Serão também apresentadas recomendações e
orientações de ordem prática sobre as situações em que a
utilização de cada método é mais, ou menos,
aconselhável.
-- 26 --
Modelos do tipo swimlane
-- 27 --
Modelos Swimlane
•
Os modelos do tipo swimlane constituem uma
alternativa flexível e intuitiva para a elaboração desses
modelos.
•
Nestes modelos, a cada actor do processo corresponde
uma pista (“lane”), conforme o exemplo seguinte.
-- 28 --
Modelos Swimlane
Nos modelos swimlane, existe uma pista para cada actor do
processo onde são colocadas as tarefas a executar por esse actor.
-- 29 --
Processo: Aprovar e Publicar Novos Planos de Estudo
Este processo tem início com a proposta de criação/alteração de plano de estudo de licenciatura e termina quando o novo plano é inserido no GAU
Fases
Análise e aprovação interna do plano de estudos
Actores
Submeter ao Conselho
Cientifico proposta de
criação ou alteração de
plano de estudo
Proponente/
Director do
curso
Inserir em agenda da
Receber proposta
Coordenadora do
de curso/alteração
Conselho Cientifico a
curricular
proposta
SERAC
Receber a decisão da
Coordenadora e encaminhar
processo para Presidente do
C. Directivo
SERAC/CICA
Pronunciar-se sobre
criação, suspensão ou
extinção de cursos e
alteração curricular
Conselho
Cientifico
Conselho
Directivo
…
Emitir parecer
sobre plano de
estudo
Conselho
Pedagógico
Accionar anualmente
indicação de criação de
curso ou alteração de plano
de estudos
Aprovar
regulamento
de Licenciatura
Reitoria Senado
DGES
Legislação
Aplicável
Prazos
Deliberação 897/2005 de
30 de Junho
15-Sep
30 Nov.
Estatutos FEUP
30 Nov.
1ª semana de Dez.
-- 30 --
1ª semana de Dez.
Deliberação
897/2005 de 30
de Junho artº
Estatutos FEUP
3º
1ª semana de Dez.
1ª semana de Dez.
Modelos Swimlane
•
Se é relativamente simples interpretar um bom modelo
swimlane, já não é tão fácil elaborá-lo.
-- 31 --
Modelos Swimlane
Uma das principais dificuldades na modelação de processo
prende-se com o grau de detalhe dos modelos. Deve-se:
•
procurar representar todos os detalhes, correndo o risco
de eternizar a fase de modelação e dar origem a modelos
ilegíveis de tão complexos?
•
representar apenas o essencial, correndo o risco de
omitir aspectos importantes?
-- 32 --
Modelos Swimlane
•
Uma solução possível para lidar com este problema,
consiste na utilização de modelos com 2 ou mais níveis
de detalhe, conforme ilustrado pelo modelo do processo
Publicar Obra (fornecido em anexo).
•
Outra solução, consiste na utilização de modelos
swimlane do tipo hands–off, conforme analisado de
seguida.
-- 33 --
Modelos Hands-off e Fluxo
•
•
Na modelação por swimlane, podem ser considerados 2
tipos de modelos correspondendo a diferentes níveis de
detalhe:
•
Modelo dos Hands–off
•
Modelo detalhado do Fluxo
Nos 2 casos, trata-se de modelos swimlane mas com ênfase
em aspectos diferentes.
-- 34 --
Modelos Hands-off e Fluxo
Hands-off
A ênfase deste modelo está nos actores
envolvidos no processo e nas transferências de
responsabilidade (hands-off) entre eles.
Fluxo
Neste modelo, a ênfase está na representação do
fluxo de trabalho. O seu principal objectivo é
compreender as actividades chave que determinam o
desempenho do processo.
-- 35 --
Modelos Hands-off
•
No modelo hands-off, cada intervenção no processo de
um actor, por mais complexa que seja, é representada
por uma única tarefa.
•
Essa tarefa será, posteriormente, detalhada nos modelos
de Fluxo e de Tarefas.
-- 36 --
Modelos Hands-off | Exemplo Processar pedido de crédito
…
-- 37 --
Modelos Fluxo
O modelo de fluxo detalha as actividades do modelo
hands-off.
()
-- 38 --
Modelos Fluxo| Exemplo Processar pedido de crédito
Modelo Hands-off
Modelo Fluxo
-- 39 --
Lançar Classificações (Hands-off)
Secretaria
Secretaria
Central
Central
Afixar e Arquivar
Preencher Pauta
Imprimir 3 cópias
Afixar vitrina
Lançar Livro de
Termos
Arquivar no
dossier disciplina
Secretaria
Secretaria
Central
Central
Secretaria
Secretaria
Departamento
Departamento
Docente
Docente
Lançar Classificações (Fluxo)
Preencher Pauta
Secretaria
Secretaria
Departamento
Departamento
Docente
Docente
Outro exemplo
Avisar alunos
Levar à secretaria
central
Lançar Livro de
Termos
-- 40 --
Modelos Hands-off e Fluxo
Cada um dos modelos:
•
além de corresponder a um nível de detalhe diferente,
•
coloca a ênfase sobre aspectos distintos do processo:
Hands-off  Actores e Responsabilidades
Fluxo

Dinâmica do processo
-- 41 --
Modelos Hands-off
Dos 2 modelos, normalmente, o mais importante é o
modelo hands-off porque:
()
-- 42 --
Modelos Hands-off: Comentários
O modelo hands-off:
•
mostra quem e quando está envolvido no processo (daí
que também seja designado por diagrama de
Envolvimento).
•
cada transferência de responsabilidade (hands-off) é uma
causa potencial de atraso na execução do processo.
•
os hands-off aparecem neste como linhas de fluxo que
atravessam uma swimlane, o que torna imediatamente
visíveis as situações do tipo “yo-yo”.
-- 43 --
Modelos Swimlane | Notação
Ao contrário doutras metodologias, na notação aqui
apresentada para os swimlane:
•
é utilizado um único símbolo para as tarefas e
•
além desse símbolo, existem apenas 2 outros símbolos:
•
a nuvem para caracterizar aspectos
do processo que ainda não são
conhecidos e que serão analisados mais tarde,
•
O relógio para especificar regras ou
restrições na execução dos
processos relacionadas com o tempo
-- 44 --
Modelos Swimlane | Exemplo
-- 45 --
Modelos Swimlane| Notação

Representação
de caminhos
alternativos
e paralelos
-- 46 --
Modelos Swimlane | Notação

Representação de tarefas em cuja execução intervêm
vários actores.
()
-- 47 --
Modelos Swimlane | Exemplo
Representação incorrecta,
não mostra que o Cliente e
que o Assistente Técnico
colaboram no registo da
reclamação
Representação
correcta
-- 48 --
Limitações dos modelos Swimlane
• Os modelos swimlane são muito intuitivos mas também
apresentam algumas limitações que impedem (ou
pelo menos dificultam) a sua utilização em certas
situações, conforme os exemplos seguintes
demonstram.
-- 49 --
Modelos do tipo fluxograma
-- 50 --
Limitações dos modelos Swimlane
• Os modelos do tipo
swimlanes não são
uma boa solução
quando os processos
contém múltiplas
decisões do tipo:
não
Se condição
então ação
senão ação alternativa
-- 51 --
condição
sim
Limitações dos modelos Swimlane
…
pois a representação do fluxo
torna-se pouco intuitiva,
…
-- 52 --
não
condição
sim
Limitações dos Swimlane
… como acontece neste exemplo
retirado do processo
Mobilidade de alunos IN.
-- 53 --
Modelos do tipo Fluxograma
• Nestes casos, os modelos do tipo fluxograma serão,
provavelmente, uma alternativa preferível pois permitem
uma maior liberdade na disposição gráfica das
actividades no modelo.
-- 54 --
Símbolos
utilizados
nos
Fluxogramas
-- 55 --
Exemplo 1
Modelo Fluxograma
-- 56 --
Exemplo 2 | Modelo Fluxograma
-- 57 --
Exemplo 3
Modelo Fluxograma
-- 58 --
Modelos do tipo Fluxograma
• Nos modelos do tipo fluxograma, não é tão evidente
“quem faz o quê” como nos swimlanes.
• A utilização de um código de cores (por exemplo, uma
cor para cada actor) pode contribuir para tornar os
fluxogramas mais intuitivos ...
-- 59 --
Modelos do tipo Fluxograma
-- 60 --
Modelos do tipo Fluxograma
... excepto quando o processo contém actividades em que
participam mais de 2 actores.
-- 61 --
Modelos do tipo matriz de responsabilidade
-- 62 --
Limitações dos modelos Swimlane
• Quando, na execução da mesma atividade, participam
vários atores, os modelos do tipo swimlane também não
permitem uma representação intuitiva.
• Nesse tipo de situações, os modelos do tipo matriz de
responsabilidades podem constituir uma melhor solução.
-- 63 --
Exemplo 1 | Modelo do tipo Matriz
Encomenda
de Cliente
Pré-Análise
Análise
Desenho
Implement.
Testes
Aceitação
(B100-B130)
(B130-B200)
(B200-B300)
(B300-B400)
(B400-B600)
(B600-B700)
DD
PLM
PM
PL
TSR
APS-C
RTAC
SE
SWD
Responsável
Participa
-- 64 --
Exemplo 2 | Modelo do tipo Matriz
Fases
Preparar obra
Avaliar e aprovar obra
Actividades
Submeter
proposta
Criar
dossier
de obra
Avaliar
proposta
Efectuar
Aprovar
estudo
publicação
financeiro
+
Actores
+
+
Fornecer
dados,
Contrainform. e
Planear
tualizar elementos
trabalhos publicação carácter
editorial
e/ou
gráfico
FEUP Edições
Conselho Editorial
Conselho Directivo
Autores
Fornecedores
Patrocinadores
Legenda:
Responsável
Colabora
-- 65 --
Produzir obra
Rever a
obra
Rever
provas
Receber
obra
Elaborar
relatório
de fecho
Modelos Matriz
Os modelos do tipo matriz são, sobretudo, adequados nas
situações em que:
• A sequência de actividades é linear
• Em cada actividade há vários intervenientes com
diferentes graus de responsabilidade.
-- 66 --
Modelos Matriz | Níveis de responsabilidade
• Além dos níveis de responsabilidade considerados nos
modelos anteriores (responsável / colaborador), é
frequente considerarem-se os seguintes 4 níveis de
responsabilidade:
…
-- 67 --
Modelos Matriz | Níveis de responsabilidade
•
Responsável: pessoa que responde pela obtenção dos
resultados pretendidos
•
Executante: pessoa ou grupo que vai executar a tarefa
•
Informado: pessoa ou grupo que é mantida informada do
avanço e dos resultados do processo.
•
Consultor: pessoa ou grupo a quem é pedido parecer
relativamente a aspectos específicos do processo.
-- 68 --
Exemplo | Níveis de responsabilidade no software iGrafx
Responsible
Accountable
-- 69 --
Consultancy
Informed
Combinação de vários tipos de modelos
Na modelação de processos complexos, é normalmente
necessário combinar vários tipos de modelos. Por
exemplo:
• um modelo global de 1º nível representa as grandes
atividades ou fases do processo,
• as tarefas de cada uma dessas atividades são descritas
através de modelos de 2º nível mais detalhados.
-- 70 --
Modelos hierárquicos
Modelo de
1º nível
Modelos de
2º nível
-- 71 --
Nível de detalhe do modelo
Nestes casos, uma solução conveniente ilustrada pelo
exemplo seguinte pode ser a combinação de:
• modelos do tipo matriz para o modelo global do
processo (pois, em cada macro-actividade, participam
vários actores)
• diagramas swimlanes para os modelos detalhados de
baixo nível (quando pois cada tarefa é executada por um
único actor).
-- 72 --
Modelo global do processo Publicar obra
Fases
Preparar obra
Avaliar e aprovar obra
Actividades
Submeter
proposta
Criar
dossier
de obra
Avaliar
proposta
Efectuar
Aprovar
estudo
publicação
financeiro
+
Actores
+
+
Fornecer
dados,
Contrainform. e
Planear
tualizar elementos
trabalhos publicação carácter
editorial
e/ou
gráfico
FEUP Edições
Conselho Editorial
Conselho Directivo
Autores
Fornecedores
Patrocinadores
Legenda:
Responsável
Colabora
-- 73 --
Produzir obra
Rever a
obra
Rever
provas
Receber
obra
Elaborar
relatório
de fecho
Modelo do subprocesso actividade Avaliar proposta
Actores
FEUP edições
Pesquisar
obras
semelhantes
Apresentar
dossier da
proposta ao CE
Emitir
parecer
Conselho Editorial
Documentos
e registos
associados
Receber e
comunicar
parecer ao autor
Relatório de
Mercado
Acta de
reunião de
entrega de
proposta ao
CE
Dossier de
Proposta (?)
-- 74 --
Parecer do
Director da
Colecção
Pareceres dos
avaliadores
Dados
administrativos
dos avaliadores
Acta de
reunião de
comunicação
do Parecer ao
Autor
Modelo do subprocesso Efectuar estudo financeiro
Actores
Fornecedores
FEUP edições
Orçamentar
projecto gráfico
e obter caderno
de encargos
Orçamentar
impressão
Elaborar relatório
financeiro
Autores
Angariar
patrocínios
Patrocinadores
Pedido de orçamento
de projecto gráfico
Documentos
e registos
associados
Orçamento de
projecto gráfico
Pedido de
orçamento de
impressão
Carta de pedido
de apoio
Orçamento de
impressão
Carta de
agradecimentos
Pedido de caderno de
encargos de
impressão e
acabamentos
Caderno de encargos
de impressão e
acabamentos
-- 75 --
Relatório
Financeiro
Matrizes de responsabilidades
• De notar que a modelação em 2 níveis só é eficaz quando
a cada macro-atividade corresponde a uma baseline e não
existam ligações entre os modelos do 2º nível
(assinalados a veremlho na figura).
-- 76 --
Matrizes de responsabilidade
• Apesar da sua aparente simplicidade, os modelos do tipo
matriz são um instrumento poderoso de análise de
processos.
• Além de fornecerem um primeiro nível para a organização
da informação e da documentação sobre o processo, a
eleboração de um modelo matriz leva a analisar o
processo numa perspetiva “mais estratégica”.
• Evitando que o analista do processo se distrai com
aspectos de detalhe (como muitas vezes acontece na
modelação detalhada)e se concentre nos aspetos
essenciais do processo.
-- 77 --
Matrizes de responsabilidade
• Por isso, mesmo quando é necessário analisar em detalhe
do processo, é sempre recomendável:
• começar por identificar as fases principais e os
respetivos baselines e
• construir o modelo matriz,
• antes de se abordar a modelação detalhada do
processo.
-- 78 --
Exemplo / Exercício
• Considerando novamente o processo Tratar Candidaturas
a curso,
Quais são as fases deste
processo?
Qual a baseline correspondente a
cada fase?
-- 79 --
Síntese
-- 80 --
Métodos de modelação | Síntese
Modelos do tipo Matriz:
• Permitem associar vários actores a cada actividade.
• Apenas permitem representar fluxos de actividades
lineares. Não permitem representar decisões, ciclos, nem
actividades executadas em paralelo ou em alternativa.
• São adequados para modelos de alto nível onde, em cada
actividade, participam vários actores.
-- 81 --
Métodos de modelação | Síntese
Modelos do tipo Swimlane:
• São modelos intuitivos que permitem ver facilmente as
intervenções de cada actor ao longo do processo.
• São adequados quando o fluxo é relativamente simples,
existindo um fluxo principal linear e um nº limitado de
decisões, retornos, …
• São adequados para modelos detalhados em que é
possível associar cada actividade a um único actor.
-- 82 --
Métodos de modelação | Síntese
Modelos do tipo Fluxograma:
• Permitem uma maior liberdade na disposição dos
elementos gráficos do modelo.
• São, por isso, adequados quando o fluxo do processo é
complexo, isto é, quando contém decisões, ciclos,
actividades em paralelo e alternativas, …
-- 83 --
3. Documentação dos processos
-- 84 --
Documentação dos processos
• Conforme foi já referido, o terceiro elemento dos modelos
dos processos consiste na documentação detalhada
sobre o modo de execução de cada uma das suas
actividades, através da elaboração das respectivas
instruções de trabalho.
Modelo de
=
Processo
Caracterização global
+
Modelo do fluxo
+
Documentação das actividades
+
Indicadores de desempenho
-- 85 --
Instruções de trabalho
 Tal como vimos num
exemplo inicial, os
modelos gráficos dos
processos (por ex.,
swimlane ou fluxograma),
proporcionam uma visão
de conjunto dos
processos
-- 86 --
Instruções de trabalho
 mas devem ser complementados por informações
adicionais, designadas por Instruções de Trabalho,
necessárias a quem executa as actividades do processo.
-- 87 --
Instruções de trabalho
• Tal como os exemplos seguintes ilustram, conforme as
características de cada processo, poderá ser mais adequado:
• Apresentar as IT’s junto ao modelo do processo
• Reunir todas as IT’s num único documento separado do
modelo do processo,
• Elaborar um documento autónomo para cada IT.
• Adoptar uma solução mista, em que as instruções mais
simples são reunidas no mesmo documento e, para cada IT
mais complexa, é elaborado um documento autónomo.
-- 88 --
Documento e IT’s no mesmo documento
Modelo +
Instruções
de trabalho
-- 89 --
Modelo + Documento único contendo todas as IT’s
1. Modelo
…
-- 90 --
Modelo + Documento único contendo todas as IT’s
2. Instruções
…
…
-- 91 --
Modelo + Documento único contendo todas as IT’s
1. Modelo
Área de actividade: Aprovar e Publicar Planos de Estudo
Processo: Criar Novo Curso
Fases
A.1. Elaboração e aprovação interna do novo curso
Actividades
A.1.1. Elaborar e
submeter proposta
A.1.2. Elaborar e
submeter regulamento
A.1.3. Aprovar
proposta
A.1.4. Aprovar
regulamento
A.1.5. Enviar proposta
e regulamento para a
reitoria
Decreto-Lei n.º 74/2006,
Despacho n.º 7287-C/2006 2.ª série,
Decreto-Lei n.º 42/2005,
Deliberação n.º 896/2005 e
Deliberação n.º 897/2005
Deliberação n.º 897/2005 Despacho (extracto) n.º
e Regulamentos gerais da 2016/2001 (2.ª série)
UP
Actores
Proponentes
Proponentes
Conselho Cientifico,
Conselho Pedagógico e
Conselho Directivo da
FEUP
Conselho Cientifico e
Conselho Directivo da
FEUP
SERAC e Director da FEUP
Prazos
15 de Setembro
15 de Setembro
Início de Outubro
Início de Outubro
Até final de Outubro
Legislação
aplicável
Despacho (extracto) n.º
2016/2001 (2.ª série)
...
-- 92 --
Modelo + Documento único contendo todas as IT’s
2. Instruções
Área de actividade: Aprovar e Publicar Planos de Estudo
Processo: Criar Novo Curso
Fase: Elaboração e aprovação interna do novo curso
Actividade
Tarefa
A.1.1.1. Elaborar
proposta
Actor
Proponente
A.1.1. Elaborar e
submeter
proposta
Descrição/Observações/Legislação aplicável
Elaborar a proposta de criação do tendo em atenção a seguinte legislação:
- Deliberação n.º 897/2005 de 30 de Junho;
- Capítulo II do Decreto-Lei n.º 42/2005 de 22 de Fevereiro e Deliberação n.º 896/2005 de
30 de Junho - atribuição de créditos;
- Art.º 68.º do Decreto-Lei n.º 74/2006 de 24 de Março - documentos que têm de constar
na instrução do processo;
- Despacho n.º 7287-C/2006 de 31 de Março (2.ª série) - normas de organização do
processo de criação.
Minutas a preencher:
- Formulário para a descrição da estrutura curricular e plano de estudos;
- Ficha curricular do docente.
Proponentes
A.1.1.2. Emitir
(Comissão Científica Pronunciar-se sobre as propostas de organização dos planos de estudo, incluindo os
parecer sobre a
conteúdos programáticos das disciplinas (alínea b no n.º 2 do art.º 6.º da Deliberação n.º
do Curso proposta
897/2005 de 30 de Junho).
provosória)
A.1.1.3.
Submeter
proposta
Proponente
Submeter a proposta de criação do curso à aprovação da Direcção da FEUP (alínea c no n.º
2 do art.º 5.º da Deliberação n.º 897/2005 de 30 de Junho) e das restantes Instituições
Parceiras, no caso de cursos conjuntos, em parceria ou em colaboração.
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Modelo + 1 documento para cada IT
1. Modelo
URL
-- 94 --
...
Modelo + 1 documento para cada IT
2. Instruções
...
URL
-- 95 --
Documentação mista
1. Modelo + instruções simples
-- 96 --
Exemplo | Documentação mista
2. Instruções
de maior
complexidade
...
URL
-- 97 --
Estrutura das Instruções de Trabalho
• O elemento principal de uma IT é o Modo de proceder na
execução da tarefa.
• Além do modo de proceder, as IT’s também devem
especificar:
• o Âmbito, isto é, em que situações se aplica
• os Contactos a que será possível recorrer no caso de
surgirem dúvidas na sua interpretação
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Estrutura das Instruções de Trabalho
Muitas vezes, também é muito útil incluir nas IT’s:
• uma secção alertando para os Erros mais comuns na
execução da tarefa (se possível ilustrados com imagens)
e/ou
• uma secção contendo eventuais Recomendações e
chamadas de atenção,
tal como no exemplo seguinte ().
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Recomendações e erros a evitar
...
URL
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Manual de Instruções (ou Base de conhecimento) do processo
 No seu conjunto, os 3 elementos do modelo do processo
constituem uma “espécie” de manual de instruções
para quem tem de executar as tarefas do processo
 No caso da documentação dos processos ser
continuamente aperfeiçoada com a experiência adquirida
através da execução do processo, o modelo evoluirá
para uma verdadeira base de conhecimento sobre o
processo.
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