Funções do
Administrador
Leonel Fonseca Ivo
Pedro Augusto Estevão de Souza
Pedro Henrique Doffemond Costa
Ricardo Antônio Damaso de Oliveira
Livro Texto
Administração, 5ª edição.
Stephen Robbins e Mary Coulter.
Funções do Administrador




Planejamento
Organizando
Liderando
Controlando
As Bases do Controle
 Administração de Operações
 Ferramentas e Técnicas de Controle

Controle
As Bases do Controle


Definição: Controle pode ser definido como o processo
de monitorar as atividades para se certificar de que elas
estejam sendo feitas conforme o planejado e de corrigir
quaisquer desvios significativos.
Todos os administradores deveriam estar envolvidos na
função do controle para poderem avaliar se suas
unidades estão tendo uma performance adequada através
da comparação do desempenho atual com o padrão
desejado.
Controle
As Bases do Controle

3 abordagens para projetar sistemas de controle:



Controle de mercado: Enfatiza o uso de mecanismos
externos de mercado para estabelecer os padrões utilizados
no sistema de controle.
Controle burocrático: Enfoca a autoridade organizacional e se
baseia em mecanismos hierárquicos e administrativos.
Controle de clã: Regula os comportamentos dos empregados
através dos valores compartilhados, normas, tradições, rituais,
crenças e outros aspectos da cultura organizacional.
Controle

As Bases do Controle
Importância do controle
 O controle é importante porque monitora se
os objetivos estão sendo atingidos de acordo
com o planejado e fornece um mecanismo de
feedback através do qual pode-se monitorar se
a autoridade que foi delegada não está sendo
usada de forma abusiva.
Controle

As Bases do Controle
Processo de controle
 Medir o desempenho real
 Comparar o desempenho real com os padrões
 Empreender ações administrativas para
corrigir eventuais desvios ou padrões
inadequados
Controle

As Bases do Controle
Tipos de controle
Controle antecipado: Acontece antes da atividade
real. Voltado para o futuro e previne problemas
previstos.
 Controle simultâneo: Ocorre enquanto uma
atividade está acontecendo.
 Controle em feedback: Ocorre após a atividade ser
feita.

Controle

As Bases do Controle
Qualidades de um sistema de controle eficaz
Precisão
Tempo certo
Critérios razoáveis
Ênfase em questões estratégicas
Economia
Ênfase nas exceções
Flexibilidade
Critérios múltiplos
Facilidade de compreensão Ações corretivas
Controle

As Bases do Controle
O lado disfuncional dos controles

Os controles podem se tornar disfuncionais quando
dirigem o comportamento para longe dos objetivos
da organização. Isto pode ocorrer como resultado de
padrões pouco razoáveis ou inflexíveis. Além disso,
quando existem recompensas em jogo, as pessoas
têm maior tendência a manipular os dados para que
seu desempenho seja visto de forma favorável.
Controle

As Bases do Controle
3 questões éticas atuais no controle
 Privacidade no local de trabalho
 Monitorização do trabalho dos empregados
por computadores
 Controle do comportamento dos empregados
fora do trabalho
Controle

Administração de Operações
Definição: Administração de operações referese ao projeto, operação e controle do processo
de transformação, que toma os insumos, entre
eles as pessoas e os materiais, e atua sobre eles
transformando-os em bens e serviços acabados.
Isto se aplica a empresas de serviços, assim
corno de bens manufaturados.
Controle
Administração de Operações
Administrando a produtividade

Os administradores de vários lugares do mundo estão cada vez
mais preocupados com o aumento da produtividade, que por sua
vez refere-se à razão entre bens ou serviços produzidos e os
insumos necessários para gerá-los. A forma como as pessoas são
integradas no sistema geral de operações determina o quanto
uma organização será produtiva. Fatores como tamanho e
disposição das instalações de layout, utilização de capacidade, uso
de estoque e controles de manutenção são conceitos da
administração de operações que têm um impacto fundamental
sobre a produtividade geral.
Controle

Administração de Operações
Processos de reengenharia do trabalho


A reengenharia dos processos de trabalho inclui um projeto
totalmente novo das operações de uma empresa. Isto significa
começar a pensar e rearrumar a forma como as coisas são
feitas na organização a partir do zero.
No sistema de operações, os insumos e o processo de
transformação são inteiramente reprojetados à medida que os
administradores redefinem os processos de trabalho da
organização.
Controle

Administração de Operações
Administração estratégica de operações

Uma ênfase na fabricação acrescentada à estratégia
organizacional leva importantes decisões de
produção para o topo da organização. Ela admite
que a estratégia geral de uma organização deveria
refletir diretamente suas capacidades e limitações e
deveria compreender objetivos e estratégias de
operações.
Controle

Administração de Operações
Decisões estratégicas de operações


Capacidade: Avaliação da capacidade que um sistema de
operações tem de produzir um número desejado de unidades
para cada tipo de produto em um dado período futuro.
Localização de instalações: Projeto e escolha de uma
instalação baseados nos fatores que causam o maior impacto
nos custos totais de produção e distribuição.
Controle

Administração de Operações
Decisões estratégicas de operações


Processo: Determinação da forma como um produto ou
serviço será produzido, o que compreende a avaliação dos
métodos de produção disponíveis e a seleção daqueles que
irão melhor alcançar os objetivos da operação.
Layout de instalações: Avaliação e seleção de um arranjo
físico (de equipamentos e postos de trabalho, entre outros)
que irá facilitar a eficiência da produção e que também será
atraente para os empregados ou consumidores.
Controle

Administração de Operações
Decisões táticas de operações
Plano agregado: Determina o plano de produção
geral.
 Cronograma principal: Determina a quantidade e o
tipo cada item a ser produzido.
 Plano de necessidades de material: Diz quais
materiais e peças que serão necessários para
satisfazer o cronograma principal.

Controle

Administração de Operações
Controle de manutenção (3 abordagens)




preventiva: feita depois que uma falha ocorre.
corretiva: feita quando o equipamento quebra.
condicional: resposta a uma inspeção.
Quanto maior o custo em termos de dinheiro, tempo,
responsabilidade e satisfação do consumidor, maiores
os benefícios de manutenção preventiva.
Controle
Administração de Operações
Questões atuais

A experiência mostra que a aplicação de determinados conceitos
de TQM (gestão de qualidade total ou total quality management)
deveria refletir o fato de a organização ter uma performance alta,
média ou baixa. As empresas de baixa performance, por
exemplo, deveriam estimular a criação de equipes e diminuir o
benchmarking e o empowerment. As empresas de alta
performance deveriam, por outro lado, incentivar o
benchmarking e o empowerment, desestimulando as equipes
departamentais.
Controle
Administração de Operações
Questões atuais

Os sistemas de estoque just-in-time (JIT) procuram diminuir os
estoques, diminuir o tempo de preparação, melhorar o fluxo de
trabalho, encurtar o tempo de fabricação, diminuir a ocupação de
espaço e aumentar a qualidade da produção coordenando a
chegada dos itens de estoque com a sua demanda no processo de
produção. No entanto, é necessária uma coordenação precisa;
caso isso não ocorra, a fluente e contínua operação do sistema de
produção pode estar ameaçada.
Controle
Administração de Operações
Questões atuais

Um sistema flexível de fabricação pode representar uma
vantagem competitiva para urna organização, permitindo que ela
produza uma variedade mais ampla de produtos a um custo mais
baixo e em um período de tempo menor do que o dos
competidores.
Controle
Administração de Operações
Questões atuais

Para uma empresa que se encontra em um ambiente
extremamente complexo e dinâmico, a rapidez pode ser uma
forte vantagem competitiva. Ao reduzir o tempo necessário para
conceber e fazer seus produtos, as organizações podem manter
uma distância com relação a seus competidores no mercado.
Controle
Ferramentas e Técnicas de Controle
Comunicação Formal vs Informal

Formal: Segue a cadeia de comando oficial ou é
parte da comunicação necessária para completar o
trabalho de um indivíduo.
 Informal: Surge para atender necessidades não
satisfeitas pela comunicação formal, como a
interação social entre empregados e melhoria do
desempenho da organização através de canais de
comunicação alternativos.

Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Direção do fluxo de comunicação




De cima para baixo: Flui de um administrador no sentido
descendente da hierarquia ou cadeia de comando.
De baixo para cima: Flui dos subordinados para os
administradores de níveis mais elevados.
Lateral: Se dá entre qualquer pessoal horizontalmente
equivalente.
Diagonal: Passa por cima de funções e níveis em uma
organização.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Redes de comunicação
 As dimensões vertical e horizontal nas
comunicações organizacionais podem ser
combinadas em cinco formas de rede de
comunicação: a cadeia, o Y, a roda, o circulo
e todos os canais. As redes em Y e de todos
os canais facilitam a ação rápida, a cadeia e a
roda favorecem a precisão, a roda favorece o
surgimento de um líder, e as redes em
círculo e de todos os canais estimulam o alto
moral.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Corredor: rede de comunicação informal


O telefone sem fio (cada um fala com o outro de forma
sequencial) é a forma através da qual a maioria das pessoas
vê a conversa de corredor, mas pesquisas indicam que o
grupo (algumas poucas pessoas são comunicadoras ativas) é
o padrão mais frequente.
O corredor age tanto como um filtro como um mecanismo
de feedback, selecionando questões que os empregados
consideram relevantes e plantando mensagens que estes
querem passar para a administração de topo.
Controle
Ferramentas e Técnicas de Controle
• Sistema de informação gerencial (SIG)
–
O propósito de um SIG é o de dar aos administradores
informações precisas e atuais para a tomada de decisão e
controle.
• Dados vs Informação
–
Dados são fatos brutos, não-analisados, como números,
nomes ou quantidades. As informações são os dados
analisados, processados e organizados de uma maneira que
passam a ter significado e relevância para uso da
administração.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Concebendo um SIG
 Analisar o sistema decisório
 Analisar as necessidades de informação
 Agregar as decisões
 Conceber o processamento de informações
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Implementando o SIG






Faça o pré-teste do sistema antes da instalação;
Prepare os usuários com treinamento adequado;
Prepare-se para a resistência à mudança;
Envolva os usuários na concepção e implementação do
SIG;
Verifique a segurança das informações no SIG;
Faça revisões das informações e do sistema com
regularidade.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Mudanças trazidas pelo SIG para o
trabalho do administrador
 Os administradores possuem um maior
envolvimento direto, sua capacidade de
tornada de decisão é desenvolvida, as
estruturas organizacionais se tornam mais
achatadas e orgânicas, e o poder inerente ao
acesso à informação está mais
descentralizado.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Mudanças trazidas pelo SIG na
comunicação organizacional
 Os padrões dos fluxos de informação não
são mais principalmente verticais; já que um
SIG permite que aconteça mais
comunicação diagonal e lateral, a sobrecarga
de informação é diminuída; e a comunicação
frente a frente adquire um papel mais
simbólico.
Controle
Ferramentas e Técnicas de Controle
• Controles financeiros: orçamentos
– Os orçamentos dão aos administradores
padrões quantitativos com os quais
estabelecer comparações e medir o consumo
de recursos. Ao apontar os desvios entre o
consumo padrão e o real, eles servem como
ferramentas de controle.
Controle
Ferramentas e Técnicas de Controle
• Controles financeiros: análise de índices
– Os índices de liquidez medem a capacidade de uma
organização de atender a suas obrigações correntes. Os
índices de endividamento examinam a forma como uma
organização usa as dívidas para financiar seus ativos e se ela é
capaz de fazer frente ao pagamento dos juros inerentes. Os
índices de atividade medem a eficácia com que a firma usa
seus ativos. Finalmente, os índices de lucratividade medem a
eficiência e eficácia com que a firma está utilizando seus
ativos para gerar lucro.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Controles de operações

Os gráficos de controle da TQM são ferramentas
de controle dos administradores que mostram os
resultados de medições em um determinado
período de tempo com limites inferiores e
superiores determinados estatisticamente. Eles
fornecem uma maneira visual de determinar se um
processo específico está dentro de limites
predefinidos.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Controles de operações


O modelo da quantidade do lote econômico equilibra os
custos de pedir e manter itens no estoque. Para calcular a
quantidade ótima, é preciso saber qual é a demanda prevista
para o item durante um período específico, o custo de
realizar cada pedido, o valor ou preço de compra do item e
o custo de manter o estoque.
Note, entretanto, que este modelo supõe uma demanda e
um tempo de entrega conhecidos e constantes, o que limita
sua aplicabilidade.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Controles de comportamento
 Supervisão direta: Os administradores
verificam o trabalho dos empregados e
corrigem os erros à medida que eles ocorrem.
 Avaliação de desempenho: Avaliações
sistemáticas e mais formais que servem de
feedback ao funcionário.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Controles de comportamento: métodos de
avaliação de desempenho



ensaios escritos: descrições por escrito dos pontos fortes e
fracos de um empregado, seu desempenho passado, potencial
e áreas nas quais precisa se desenvolver.
incidentes críticos: listas dos comportamentos chaves que
diferenciam o desempenho eficaz do ineficaz.
escalas gráficas de avaliação: avaliação de fatores de
desempenho em uma escala incremental.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Controles de comportamento: métodos de
avaliação de desempenho



escalas de avaliação baseadas no comportamento (EABC):
avaliar os empregados no que diz respeito aos
comportamentos específicos derivados das dimensões de
desempenho do trabalho;
comparações com diversas pessoas: comparar uns
indivíduos com os outros;
objetivos: avaliar os empregados com relação a objetivos
tangíveis, verificáveis e mensuráveis.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Controles de comportamento
 Disciplina: Referente às ações tomadas pelo
administrador para manter os padrões e
regulamentos de uma organização. Ela deve
ter como características resposta imediata,
advertência antecipada, coerência e natureza
impessoal.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Controles de comportamento: Habilidades
disciplinares eficazes







enfrentar o empregado de uma maneira calma, objetiva e
séria;
enunciar o problema de forma específica;
manter a discussão impessoal;
permitir que o empregado explique sua posição;
manter o controle da discussão;
obter concordância a respeito da forma como os erros
podem ser evitados no futuro;
escolher ações disciplinares progressivas, considerando
circunstâncias atenuantes.
Controle

Ferramentas e Técnicas de Controle
Controles comportamentais indiretos
 Processo de seleção do empregado;
 Cultura organizacional;
 Grau de formalização organizacional;
 Treinamento dos empregados.