PROCESSUALIDADE EM GESTÃO DOCUMENTAL EM
ACERVOS PESSOAIS/INSTITUCIONAIS DE DOCENTES DA
FACULDADE DE CIÊNCIAS MÉDICAS
E. B. Oliveira1, I. L. M. F. Amaral2 , A. A. F. Alday3 , C. M. Pavanati3
1 - gerente do Centro de Memória e Arquivo (CMA/FCM) e-mail: [email protected]
2 - técnico (CMA/FCM), 3 - estagiária (CMA/FCM)
Resumo
Na marca dos 47 anos de fundação da Faculdade de Ciências Médicas (FCM), verifica-se que seus docentes produziram uma quantidade significante
de documentos relacionados ao desenvolvimento de pesquisas. Estes materiais representam a evolução do conhecimento, da história das ciências da
saúde e de parte da Instituição, mas, em decorrência de desinformação e ações do tempo, provocam uma amnésia histórica. Com a fundação do
Centro de Memória e Arquivo FCM (CMA/FCM) em 2008 e consequentemente a intensificação dos trabalhos de gestão documental desenvolvidos por
seus técnicos, cria-se condições para o resgate e a destinação corretos deste rico patrimônio.
Introdução
Através de manifestação formal e constatada a necessidade de uma
gestão documental nos acervo pessoal e ou institucional do docente já
desligados ou na ativa da Instituição, é iniciado o processo de gestão
que passa por etapas distintas, e que em sua finalização é produzido
um parecer de destinação do referido conjunto documental. Durante
este processo se resgata documentos científicos, administrativos que
farão parte de um acervo pessoal dentro do CMA/FCM e servirão como
documentação primária de pesquisa.
Figura 01 – Mapa de gestão de arquivos pessoais de docentes
Metodologia
Anteriormente
à destinação ao acervo, faz-se
necessária a
manifestação de interesse do detentor da documentação por meio de
ofício à Diretoria da FCM que instaura uma comissão de avaliação
documental, composta por docentes, técnicos do CMA/FCM, do
Arquivo Central e de bibliotecário especialista em obras raras da
Biblioteca Central. Na finalização do processo, expede-se um parecer
que será encaminhado para a Diretoria da FCM, sugerindo destinação
para o conjunto documental. Nos pareceres favoráveis à destinação
ao CMA/FCM, o conjunto é processado tecnicamente e
disponibilizado ao pesquisador e nos casos não favoráveis são
sugeridos possíveis destinação para o conjunto. A metodologia
aplicada foi: 1. Recebimento pela Diretoria da FCM de um ofício com
intenção de doação da documentação pelo proprietário do acervo, 2.
Convocação de Técnicos: CMA, Obras Raras (Biblioteca Central),
Grupo de Estudos História das Ciências da Saúde, Arquivo
Central/Siarq 3. Abertura de Processo, 4. Avaliação Documental, 5.
Parecer e Relatório Técnico, 6. Encaminhamento do Processo ao
Diretor da Faculdade, 7. Recolhimentos para o CMA, 8.
Processamento Técnico da Documentação, 9. Disponibilização para
consulta através do Banco de Dados – PESQUISARQH, 10.
Digitalização – acervos judicialmente possibilitados.
Resultados e Discussão
A observação deste processo de avaliação documental tem
contribuído para a promoção da melhoria quanto à avaliação e
destinação de acervos permanentes pessoais/institucionais de
docentes da Faculdade, servem como testemunho documental da
forma organizacional presente em seus arquivos; instrumentos de
pesquisa; resgate da memória das ciências da saúde. Após análise de
toda atividade e concretização do mapa de gestão houve a
possibilidade da realização de melhoria do gerenciamento desta
competência do CMA/FCM, possibilitando uma padronização do
sistema de trabalho e o acréscimo do mesmo no manual do Centro.
Figura 02 – Reunião Técnica de Avaliação
Figura 03 –
Arquivos Pessoais
de Docentes antes
da Avaliação
Figura 04 - Avaliação Técnica
Conclusão
O Trabalho de gestão Documental nos acervos pessoais e institucionais
possibilitam salvaguardar as atividades desenvolvidas pelos docentes em
seu vinculo com a instituição. O resgate de trabalhos originais servem com
fonte de novas pesquisas e a preservação da memória das ciências da
saúde. Observou-se também que houve um ganho a partir do inicio dos
estudos dessa processualidade e do entendimento de sua dinâmica. Tem
se firmado como ferramenta importante na preservação da memória
científica da Unidade, graças aos acervos pessoais de docentes tais como:
Prof. Dr. José Lopes de Faria, Prof. Dr. Oswaldo Vital Brazil, dentre outros.
Referências
MARTINEZ, Maria Helena de Souza; ESTEVES, Suely Bonilha. Programa de
Desenvolvimento Gerencial – Disciplina Gestão por Processos. Campinas,
Unicamp.
SANTOS, Paulo Roberto Elian dos. Arquivos de Cientistas Gênese
Documental e Procedimentos. São Paulo: Associação de Arquivistas de São
Paulo, 2005.
CAMARGO, Ana Maria de Almeida; GOULART, Silvana. Tempo e
Circunstância: A Abordagem Contextual dos Arquivos Pessoais. São Paulo:
Instituto Fernando Henrique Cardoso, 2007.