Gestão Documental
CONCEITOS
Informação
• A informação é um conjunto organizado de
que constitui uma mensagem
g
sobre
dados, q
um determinado fenômeno ou evento.
• Leia mais: Conceito de informação ‐ O que é, Definição e Significado
http://conceito.de/informacao#ixzz3AsQIWfUA
Informação
• Informação é o resultado do processamento,
p ç e organização
g
ç de dados, de tal
manipulação
forma que represente uma modificação
(quantitativa ou qualitativa) no conhecimento
do sistema (pessoa, animal ou máquina) que a
recebe.
recebe
Origem: Wikipédia.
Informação
• A informação
i f
ã é um elemento
l
f d
fundamental
l no
processo da comunicação como um todo, já
que tem um significado para o que a receba
que significa que vai entender e compartilhar,
digamos,o mesmo código que quem lhe envia.
Esta ação não acontece somente no processo
social, senão também no mundo da
informática.
Fonte: http://queconceito.com.br/informacao
Informação
• A informação é um conjunto de dados organizados que
fazem referencia a um acontecimento, um fato ou um
fenômeno,, q
que no seu contexto tem um determinado
significado, cujo fim é reduzir a incerteza ou
incrementar o conhecimento sobre algo, em outras
palavras: a comunicação ou a aquisição de
conhecimentos sobre uma determinada matéria em
particular o precisar o que já se possui.
possui
• Artigo: http://queconceito com br/informacao#ixzz3BVI4Sllh
http://queconceito.com.br/informacao#ixzz3BVI4Sllh
Informação
•
•
•
•
•
Elemento referencial,
Elemento
referencial,
noção, idéia ou mensagem
ou mensagem contidos num documento
Conhecimento
• Conhecimento é o ato ou efeito de conhecer,, é
ter ideia ou a noção de alguma coisa.
• É o saber, a instrução e a informação.
É o saber a instrução e a informação
Fonte:
Fonte: http://www.significados.com.br/conhecimento/
Conhecimento
• O conhecimento é a soma das representações
p
ç
abstratas que se possui sobre um aspecto da
realidade. O conhecimento é uma reunião de
informações reunidas na mente humana.
Artigo: htt //
http://queconceito.com.br/conhecimento#ixz
it
b/ h i
t #i
z3BVMUyXm1
Conhecimento
• Conhecimento é tudo aquilo
q
que adquirimos
q
q
nossa interação com o entorno é o resultado da
experiência organizada e na mente do indivíduo
de uma forma que é única para cada pessoa
• Artigo: http://queconceito.com.br/conhecimento#ixzz3B
j
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Documento
• Do latim documentum, um documento é uma
p
ou um escrito
que
q
carta, um diploma
reproduz um acontecimento, uma situação ou
uma circunstância.
circunstância
Leia mais: Conceito de documento ‐ O que é, Definição e Significado
Definição e Significado http://conceito.de/documento#ixzz3CAQyblnT
Documento
• Também
bé se trata de
d um texto que apresenta
dados susceptíveis de serem utilizados para
comprovar algo.
l
P
Por
exemplo:
l
“T h um
“Tenho
documento que prova o desvio de verbas que o
governador fez”,
fez” “Esta carta não constitui um
documento que atesta a sua inocência”.
Leia mais: Conceito de documento ‐ O que é, Definição e Significado http://conceito.de/documento#ixzz3CAQyblnT
Documento
• Conjunto constituído por um suporte e pela
i f
informação
ã que ele
l contém.
é
U ili á i para
Utilizáveis
efeitos de consulta ou como prova.
Documento
• Unidade de registro de informações, qualquer
que seja
j o suporte ou formato.
f
Dossiê
• Conjunto de documentos relacionados entre si
por assunto ((ação,
p
ç
evento, p
pessoa, lugar,
g
projeto), que constitui uma unidade de
arquivamento.
arquivamento
Item Documental
Item Documental
• Menor unidade documental, intelectualmente
indivisível, integrante de dossiês ou processos.
• Unidade documental fisicamente indivisível. Também chamada peça.
Folha
• Pedaço de papel com formato definido,
composto de
d duas
d
f
faces
(
(verso
e anverso),
)
cuja numeração, se efetuada, em ordem
crescente, determinada pelo anverso.
Gênero Documental
Gênero Documental
• Reunião de espécies documentais que se
assemelham
lh
por seus caracteres essenciais,
i i
particularmente o suporte e o formato;
Gênero Documental
Gênero Documental
EExigem
i
processamento
t técnico
té i
específico
ífi
e, por
vezes, mediação técnica para acesso de
documentos:
• Audiovisuais;
• Bibliográficos;
• Cartográficos;
• Eletrônicos;
El t ô i
• Filmográficos;
• Iconográficos; áf
• Micrográficos;
• Textuais.
Espécie Documental
Espécie Documental
• Divisão de gênero documental que reúne tipos
d
documentais
i por seu formato.
f
Espécie Documental
Espécie Documental
São exemplos de espécies documentais:
• Ata;
• Carta;
• Decreto;;
• Disco;
• Filme;
• Folheto;
• Fotografia;
• Memorando;
M
d
• Ofício;
• Planta;
• Relatório.
Tipo Documental
Tipo Documental
• Divisão de espécie documental que reúne
documentos por suas características comuns
no que diz respeito à fórmula diplomática1,
natureza de conteúdo ou técnica do registro.
1 ‐ Disciplina que tem como objeto o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos.
Tipo Documental
Tipo Documental
•
•
•
•
•
•
•
São exemplos de tipos documentais
Cartas precatórias;
Cartas precatórias;
Cartas régias;
Cartas‐patentes;
Decretos sem número;
Decretos sem número;
Decretos‐leis;
Decretos legislativos.
Arquivo
• Instalações onde funcionam arquivos.
Arquivo
• Móvel destinado à guarda de documentos.
Arquivo
• Instituição ou serviço que tem por finalidade a
processamento técnico, a
custódia, o p
conservação e o acesso a documentos.
Arquivo
• Conjunto de documentos produzidos e
acumulados por uma entidade coletiva,
pública ou privada,
privada pessoa ou família,
família no
desempenho
de
suas
atividades,
independentemente da natureza do suporte.
Ver também fundo.
Fundo
• Conjunto de documentos de uma mesma
proveniência.
iê i Termo
T
que equivale
i l a arquivo.
i
Acervo
• Documentos de uma entidade produtora ou
de uma entidade custodiadora.
Arquivamento
• Seqüência de operações intelectuais e físicas
que visam à guarda ordenada de documentos.
• Ação pela qual uma autoridade determina a ç p q
guarda de um documento, cessada a sua tramitação
Arquivista
• Profissional de nível superior, com formação
q
g
em arquivologia.
Sistema de arquivamento
Sistema de arquivamento
• Conjunto de rotinas, procedimentos e
métodos de arquivamento compatíveis entre
si tendo em vista a organização e a
si,
preservação de documentos ou arquivos, bem
como o acesso às
à informações
f
neles
l contidas.
Sistema de Arquivos
Sistema de Arquivos
• Conjunto
de
arquivos
que,
independentemente da posição que ocupam
nas respectivas estruturas administrativas,
administrativas
funcionam de modo integrado e articulado na
persecução de objetivos
b
comuns
Tramitação
• Curso do documento desde a sua produção ou
recepção até o cumprimento de sua função
administrativa.
administrativa
• Também chamado movimentação ou trâmite.
Acesso
• Possibilidade de consulta a documentos e
informações.
• Função
ç
arquivística
q
destinada a tornar
acessíveis os documentos e a promover sua
utilização.
utilização
Acessibilidade
• Condição ou possibilidade de acesso a
serviços
i
d
de
referência,
f ê i
iinformação,
f
ã
documentação e comunicação.
Gestão da Informação
Gestão da Informação
• Administração do uso e circulação da
i f
informação,
ã com base
b
na teoria
i ou ciência
iê i da
d
informação.