Guia de Consulta
Rápida
Agenda Hoken
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Sumario:
Cadastros Clientes............................................................................. Página 03
Relatórios Clientes ............................................................................ Página 05
Cadastros Categorias ........................................................................ Página 08
Cadastros Produtos........................................................................... Página 09
Cadastros Usuários ........................................................................... Página 11
Cadastros Metas ............................................................................... Página 12
Cadastros Regiões............................................................................. Página 14
Agenda – Visão Geral ........................................................................ Página 16
Inclusão de Agenda........................................................................... Página 18
Relatórios da Agenda........................................................................ Página 19
Fixar Data .......................................................................................... Página 21
Ocorrência......................................................................................... Página 21
Atendimentos ................................................................................... Página 22
Estatísticas ........................................................................................ Página 28
Análise de Índices ............................................................................. Página 30
Sincronismo ...................................................................................... Página 30
Catálogo Telefônico .......................................................................... Página 31
Ordem de Serviço ............................................................................. Página 32
Romaneio.......................................................................................... Página 37
Utilitários .......................................................................................... Página 39
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Cadastro
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a opção Clientes
Nesse módulo você encontra todas as informações referentes aos clientes como: dados pessoais,
produtos, atendimentos realizados, seus agendamentos, ordens de serviços, enfim todas as
informações que se referem ao cliente estão aqui disponíveis para consulta.
na seqüência será apresentada a tela
Para incluir um novo cliente CLIQUE EM
com os dados de IDENTIFICAÇÃO PESSOAL, OUTROS DADOS PESSOAIS, OBERVAÇÕES e RECADOS.
Informações Adicionais: É extremamente importante incluir o CPF e RG sendo que não é possível
encerrar uma Ordem de Serviço sem a documentação, basta digitar o Cep que o sistema busca a
localidade. A categoria tem por finalidade identificar os clientes em relação à troca do cartucho.
Clientes Ativos são os que estão efetuando troca, e Inativos os que não possuem mais o aparelho
e/ou não foi possível localizá-los.
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A opção de
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Alteração é para alterar os dados cadastrais já inclusos no
cadastro.
No menu Excluir podemos apagar um cadastro desde que
o mesmo não possua movimentação, efetuar a transferência, ou unificação de dois cadastros, para
isso basta utilizarmos a opção TRANSFERIR HISTÓRICO/ MOVIMENTAÇÃO, onde serão escolhidos os
dois cadastros a serem unificados.
A
pesquisa é utilizada para localizar um cliente de forma mais ampla, ou
seja através de informações especificas como mostramos na tela abaixo:
A opção Início, Meio e Fim refere-se à procura do Nome.
Existe também a opção de consulta rápida por telefone, CPF, Nome e Código, que é visualizada na
tela principal do módulo, conforme segue abaixo:
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Os
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Relatórios são utilizados para conferência e análise das informações
contidas no cadastro e se dividem nas seguintes opções:
Relatório Cadastral – De acordo com a necessidade de informação, marque a opção
desejada. Um dos itens mais importantes desse relatório refere-se às SITUAÇÕES ESPECÍFICAS nas
quais podemos identificar as possíveis inconsistências na base de dados.
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Relatório de Produtos: Com esse relatório é possível visualizar a relação dos produtos
que pertencem aos seus respectivos clientes:
Relatório de Aniversariantes: Informe o período desejado para obter a listagem dos
aniversariantes.
Relatório de Estatística: São listados os Clientes dentro do filtro escolhido e o número
de atendimentos mensais com a função de acompanhamento dos atendimentos realizados ao
cliente.
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Relatório Por Motivo de Atendimento:
Nesse relatório são obtidas
informações referentes e ao atendimento realizado pela atendente de acordo com o tipo de
ligação, conclusão e motivo.
Relatório de Etiquetas: Essas etiquetas são retiradas para adiantar ou alertar o cliente
sobre algumas situações, e podem ser impressas na impressora Laser ou Jato de tinta. Também
existem 3 tipos de etiquetas que podem ser adquiridas para melhor impressão, sendo:
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Relatório de Recusados em Sincronismo: Nesse Relatório podemos conferir o
resultado do sincronismo efetuado de acordo com o motivo de recusa:
Clique no menu Cadastro a opção Categorias
Nesse módulo você encontra as informações referentes a distinção entre os clientes por grupo.
Na instalação da Agenda, o banco de dados vem com um pré-cadastro de categoria, mas nada
impede que sejam cadastradas novas categorias.
Inclui uma nova Categoria sendo visualizada e inclusa no cadastro do cliente.
Altera uma categoria já existente.
Exclui uma categoria.
Imprime uma relação das categorias cadastradas.
Existe também a pesquisa rápida para localizar uma categoria através da tela abaixo:
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Clique no menu
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Cadastro
a opção
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Produtos
Esse módulo é o responsável pelas informações de periodicidade e refis que devem ser trocados
em cada produto acabado.
Para incluir um novo produto CLIQUE EM INCLUIR
onde será apresentada a
tela com as informações a serem preenchidas como Código do produto (código da Hoken),
descrição, Grupo onde os Cartuchos devem estar no grupo CARTUCHO para que aja o tramite de
periodicidade, e valores de custo e venda.
Importante 1 : O
processador
deve
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estar no Grupo Produto Acabado, e o refil no grupo Cartucho. O produto cadastrado com cartucho
deve ter preenchido o campo Periodicidade com o prazo em Dias.
Importante 2 : Ao cadastrar um produto do tipo PRODUTO ACABADO, temos que cadastrar o
cartucho em que está conectado esse produto acabado, só assim será efetuado todo o processo
de agendamento com base no processador. Lembrando que um processador tem o seu cadastro, e
dentro desse cadastro insere-se os refis que são trocados nele.
Altera um produto já existente.
Exclui um produto.
Imprime uma relação dos produtos por Tipo e seus vínculos.
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Clique no menu Cadastro a opção Usuários
Esse módulo é o responsável pelas permissões de uso do sistema, bem como as solicitações de
senhas e suas devidas permissões de acordo com o cadastro de cada usuário, sendo que usuário
são todos as pessoas que utilizam o sistema Agenda Hoken.
É utilizado para cadastrar um usuário do sistema, através do botão INCLUIR digitase os dados desse usuário como Nome, Departamento, se ele terá meta a cumprir, quais os dias de
trabalho a serem desconsiderados, qual é o tipo de usuário desse cadastro, se é pago um bônus
por valores de troca de cartucho. Esse usuário está ativo ou não no sistema, e por último, qual será
o Login e Senha escolhido para esse usuário.
Importante 1 : Mesmo que o técnico não
utiliza o sistema, deverá ser cadastrado
como tipo técnico, para que seja visualizado
seu nome na Ordem de Serviço.
Importante 2 : Nunca cadastrar um
Telemarketing com o tipo Gestor, pois esse
tipo traz alguns privilégios para efeito de
relatório.
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Altera um usuário já existente, não existe na Agenda Hoken a opção de excluir
usuário, pois não deve-se apagar o nome de usuário, para que não seja excluído do histórico do
cliente, se for efetuada a troca de funcionários, deve-se alterar esse usuário para situação Ativo
NÃO e na sequência o sistema irá transferir os lançamentos futuros para um usuário de sua
escolha.
Imprimir uma relação dos usuários e as tarefas que executaram no sistema,
lembrando que se o sistema não for configurado com senhas, não há como pesquisar quem fez
uma determinada tarefa.
Importante 3 : Ao escolher a
impressão da relação de uso
do sistema, é possível efetuar
os filtros por área, usuário,
tarefa e complemento sendo
que
complemento
é
necessário digitar o código do
que se procura.
Na opção METAS iremos cadastrar a meta de troca de cartucho mensal da
Franquia e a meta individual do técnico e telemarketing.
Para incluir as metas, basta clicar na grade no campo Incluir e inserir as informações conforme
solicitado, com o período inicial, final e a meta mensal da Franquia, e os dias uteis que possui o
mês que está inserindo.
Observação: Não existe uma botão gravar nesse módulo, basta inserir a meta e no teclado usar a
tecla <Enter> para alterar para a próxima linha.
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Serão disponibilizadas na seqüência, as metas individuais de técnico e telemarketing que deverão
ser preenchidas com as metas individuais por mês
Nessa função será determinado em qual local do sistema será necessário o uso
de senhas. Existe uma relação de todas as telas de senhas do sistema para que seja habilitado ou
desabilitado de acordo com a necessidade da franquia.
Importante 1 : Para alterar
a situação “Pedir Senha” para
“não”, basta dar um duplo
clique no campo SIM ou NÃO.
Após a formatação das tarefas do sistema e o cadastro de usuários, devemos efetuar os cadastros
das permissões do sistema de acordo com cada usuário, para isso deve-se pesquisar o usuário a ser
ajustado e efetuar as permissões
Após a pesquisa do usuário, vamos efetuar as liberações ou bloqueio no campo “Permissão”
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Cadastro Regiões/Bairros
Esse módulo é utilizado par separar os clientes por regiões e mapear a área de
abrangência da franquia.
Primeiro deve-se mapear a cidade de acordo com a área de atendimento, com as
áreas definidas. Deve-se nomear os nomes das regiões e os bairros e/ou cidades que
irão compor os Dados.
De acordo com a tela abaixo no campo REGIÃO, digite o nome
escolhido para a região, em CIDADE o nome da cidade que compõe a região, na
sequência serão listados os bairros que compõem essa região, basta marcar quais
são os bairros, caso algum bairro não seja listado digite o nome do bairro e clique em
e por fim clique em GRAVAR.
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Altera uma região já existente.
Exclui uma região já criada.
Imprimir relação das informações referentes a região como:
Na opção CLIENTES POR REGIÃO será listado um totalizador dos clientes por região.
Na segunda opção BAIRROS E CIDADES NÃO PERTENCENTES NAS REGIÕES
mostrará quais foram as cidades ou bairros que não foram inclusos nas regiões.
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Agenda
De uma forma bem ampla, através da tela da Agenda podemos obter todas as
informações referentes ao cliente, e com essas informações efetuar o atendimento, a
abertura de Ordem de Serviço, a alteração de dados Cadastrais. É nesse módulo que
as atendentes irão trabalhar, sem ter necessidade de abrir outras telas do sistema.
Funcionamento do Módulo Agenda
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No campo
Período é onde se definem os
agendamentos que efetuaremos, ou melhor, a data que trabalharemos com as
ligações. Esse período pode ser definido pela quantidade de dias que o gestor definir.
O campo
Atendente
irá trazer na tela da
Agenda somente os contatos que foram efetuados para a atendente selecionada
(lembrando que não existe um bloqueio em relação a uma Atendente só pode abrir os
seus atendimentos (Isso existe somente na tela de Reagendamento)).
A
Situação se refere ao status dos agendamentos que
se classificam por ABERTO, ATENDENDO, CONCLUIDO ou CANCELADO.
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Região, Cidade E Bairro
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são filtros
para facilitar as ligações a serem
efetuadas.
Incluir - Esse botão irá criar um agendamento para o cliente sendo que através dele
definem-se os seguintes parâmetros:
Data e horário do Agendamento
Tipo de agendamento (sendo que o tipo é configurável através do botão
onde o tipo cartucho exige produto no campo Produtos/Cartucho e assunto do
atendimento.
Importante1: Na operação normal da Agenda não é necessário incluir um
agendamento, pois esse ocorre automaticamente quando o cliente é incluso na base
de dados com o seu devido produto cadastrado, mas nada impede que seja incluso
um atendimento com o tipo diferente de cartucho para as situações de recebimento ou
outras.
Altera um agendamento já existente.
Cancela
um agendamento mas solicita a descrição do motivo do
cancelamento já que esse processo pausa todo o ciclo de agendamento dos
cartuchos.
Pesquisa um cliente na agenda para possível atendimento.
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Os
Relatórios
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referentes a Agendamentos. Essa opção está
disponível também no Menu Estatísticas.
Relatórios de Atendimentos
Relatórios de Agendamentos – Esse relatório vai mostrar o que consta na Agenda para ser
efetuado. Pode ser escolhido um filtro por Atendentes, Regiões, Tipo, Período, etc. Também
pode-se escolher os agendamentos que tiveram a sua data de agendamento alterado.
Relatórios de Atendimentos – Dividido em:
Analítico – Serão visualizados os atendimentos realizados com as informações de
data, resultado da ligação e tempo da ligação;
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Estatística de Atendimento – Aqui visualizará como foram os atendimentos do
período escolhido, quais foram os motivos e tipos de ligações, quais resultaram em
Ordem de Serviço e qual foi o desempenho individual e global de cada atendente.
Clientes por Conclusão de Ligação – Tem a finalidade de identificar quais foram os
clientes que aceitaram ou rejeitaram a troca do produto através do tipo de conclusão
de ligação.
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Relatório de Etiquetas de Endereçamento – Essas etiquetas tem por finalidade um
acompanhamento ou informação do cliente referente a vencimento de cartucho, data
do agendamento ou inclusão de novo cliente.
Essas etiquetas podem ser impressas em impressora Laser ou Jato de Tinta e o
modelo de etiquetas que deve ser adquirido nas papelarias são: PIMACO – 6280,
COLACRIL – 4005 ou APLI PAPER – 01272.
É utilizado para alterar os dados que estão na Agenda, pois através do
fixar data altera-se a data original de uma agendamento .
A
Ocorrência
deve ser utilizado quando a franquia recebe uma
ligação externa, pois quando clica-se no botão ocorrência é visualizado o botão de
pesquisa com a intenção de localizar o cliente para proceder com o atendimento,
segue tela de ocorrência abaixo:
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A pesquisa de ocorrência pode se dar através do Nome, Telefone, Documentos
Pessoais, Cep, Endereço, Bairro e Região.
Importante1: Quando efetua-se uma ocorrência o sistema retira o cliente do
agendamento do dia e traz para o dia em que foi feita a ocorrência.
A ocorrência também é muito utilizada para atendimentos das ligações do Hoken SAC.
o
Atendimento é onde inicia o processo de ligação ao cliente,
quando uma Telemarketing vai efetuar o contato com o cliente ela deve clicar no botão
atendimento. Trataremos em uma seção específica a explicação de cada função
dentro do atendimento ( Tela de Atendimento).
Na
aba
Agendamentos,
se
encontram
os
agendamentos originais, ou seja, os que não foram efetuados nenhuma ligação, o
primeiro contato com o cliente referente a troca do cartucho do processador.
Reagendamento,
se concentram os agendamentos
que já foram efetuados contato uma primeira vez, já houve uma negociação com o
cliente e o mesmo reagendou o contato em um segundo momento.
A
Estatística
trará as informações em formato de
relatórios dos atendimentos realizados e da agenda a realizar, bem como a previsão
de cartuchos a serem comprados para concluir uma agenda e o índice de aceitação ou
traço de cartucho de um determinado
período.
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clientes
iremos visualizar toda a ficha cadastral,
No botão
atendimentos, agendamentos, produtos e Ordens de Serviços do cliente que está
selecionado na grade.
Na
Ordem
seleciona-se como visualizar na
tela as
informações referentes a agenda do período selecionado.
Rodapé da tela de Agendamento
1 – Exibir um resumo do atendimento selecionado onde:
Dt/Hr – refere-se a dados do agendamento de Data e Hora;
Dt. Original: mostra o dia original do agendamento, já que esse atendimento pode ser
alterado através do botão Fixar Data;
O S – A última ordem de serviço trocada.
2 – Quando é utilizada a senha do Gestor, o sistema apresenta nesse campo um
resumo dos atendimentos / OS encerradas e OS em aberto da Franquia em tempo
real, se a senha logada for do tipo Atendente, ela irá visualizar somente a sua
performance, agora ainda com a senha do Gestor podemos escolher as informações
de que atendente queremos visualizar.
3 – Produtos do Agendamento – Informa qual o produto que o cliente possui e
identifica qual deve ser trocado através do campo Sim ou Não.
4 – Produtos do Cliente – são visualizados os produtos que o cliente possui.
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Legenda das Cores – Informar de forma visual o quanto o cartucho está vencido ou a
vencer de acordo com a sinalização abaixo: Para visualizar esse gráfico no seu micro
basta clicar sobre a opção
.
Com o agendamento em tela
o processo de
Atendimento
se
inicia. Na tela de atendimentos temos todas as informações referentes ao cliente que
está sendo atendido, segue explicação das informações em tela conforme legenda
numérica:
10
2
1
3
4
5
6
7
9
8
1 – Nome do Atendente logado no sistema;
2 – Data e hora do Atendimento;
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3 – Cliente que foi selecionado ou estava na grade de agendamento;
4 – Produtos e refis do cliente, opção Sim ou Não indica a qual cartucho esse
atendimento se refere;
5 – Botões de alteração de dados ou migração de tela;
6 – Telefone do Cliente;
7 – Atendimentos já realizados para o cliente sendo que na esquerda o resumo por
data e na direita a conclusão do atendimento;
8 – Aba com as informações referentes a produtos, Ordens de
Agendamentos;
Serviços e
9 – Informações cadastrais;
10 – Tempo gasto, cronometrando o tempo exato de cada atendimento realizado.
Importante 1: As informações referentes
ao cadastro e ao produto do cliente podem
ser alteradas na tela de atendimento
quando seleciono o botão referente a
alteração.
As ligações se dividem em:
Ligação sem sucesso, quando não houve contato com o cliente. Ligação com sucesso,
quando houve contato.
O próximo passo é a conclusão que pode ser :
Ligações sem sucesso:
Sem sucesso ou Seja Bem vindo.
Importante 2: O Seja Bem vindo é uma ligação de boas vindas do cliente, na base de
dados geralmente é usado com os clientes que chegam na base através do
sincronismo.
E o motivo da sem sucesso.
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Já as ligações com sucesso podem se dividir em:
A conclusão 001- O.S Aberta vai chamar o módulo de Ordem de Serviço
Nas visitas rejeitadas serão escolhidos os motivos e gerado um novo atendimento
Importante 3: Todo o atendimento se baseia no tipo de Ligação, Conclusão e Motivo.
E a partir dessas informações o sistema efetuará
atendimento.
a renovação do ciclo de
Ao escolher a combinação de LIGAÇÃO / CONCLUSÃO / MOTIVO
dois caminhos:
o sistema tem
1) Abrir uma Ordem de Serviço.
2) Abrir uma Nova Agenda para o contato futuro.
Situação 1 – Com a Conclusão O S. Aberta será chamado o módulo de Ordem de
serviço.
Importante: Podem ser abertas OS de vários motivos como REPOSIÇÃO (padrão),
ASSISTÊNCIA TÉCNICA. Etc.
Ao gravar o atendimento, será aberto a tela de OS conforme figura abaixo:
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A explicação da tela de Ordem de Serviço será visualizada no módulo da Ordem de
Serviço.
Situação 2 – É aberto o sistema de Agenda após a gravação do Atendimento para um
novo contato.
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Estatísticas
Estatística – Este menu é composto pelos relatórios de acompanhamento do desempenho da
Franquia.
Acompanhamento de Metas - Com as metas criadas no
módulo de usuários, você pode tirar esse relatório que vai comparar a meta estipulada com os
Cartuchos encerrados e mostrar em uma tela de fácil compreensão como está a Atendente ou
o técnico em relação a meta estipulada para o período.
Acompanhamento de Atendimento
Atendente – Nessa opção
o sistema irá listar os
atendimentos do período e quais foram seus resultados,
mostrará também tempo, um totalizador do desempenho das atendentes.
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Técnico – Serão listadas as Ordens de Serviços por Objeções e Cancelamento.
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Acompanhamento de Ordem de Serviço –
As mesmas opções que temos no relatório de OS, mas com algumas restrições, basicamente
nesse relatório iremos listar as Ordens de Serviços de acordo com: Tipo, Período, Atendente,
Técnico e período, o período pode ser encerramento técnico, financeiro ou data início.
Importante: Se
selecionarmos alguma
opção, o sistema vai
montar o relatório com
esse filtro, quando não
selecionado a opção, o
sistema irá trazer todas
as informações que se
tem daquela situação.
Análise de Índice é um relatório que mostra a visão
macro da franquia com todos os dados de Cadastro, Atendimento, Agendamento e Ordens de
Serviços. Para mais detalhes dessas informações basta retirar uma página explicativa do
relatório.
Sincronismo – É o processo de troca de informações entre a franquia e a Hoken
Indústria, esse processo se dá através da internet (porta tipo FTP 21) é obrigatório para todas
as franquias, ao clicar no menu Sincronismo é visualizado a tela abaixo e na sequência a tela de
sincronismo.
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Onde se deve apenas clicar no botão Conectar e aguardar.
O processo de sincronismo é executado apenas em uma máquina, de preferência a de melhor
desempenho dentro da Franquia, e no final ela trará em forma de relatório o que foi recebido.
Importante: Os dados recebidos e enviados através do sincronismo são de responsabilidade da
Hoken Indústria.
Catálogo – No catálogo escolhe-se a opção Incluir,
cadastra-se o telefone e dados
necessários, para pesquisa basta utilizar o campo Localizar ou clicar no rodapé da página na
letra correspondente.
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Ordem de Serviço
Com a conclusão do Atendimento OS Aberta, o sistema vai automaticamente abrir o
modulo de Ordem de Serviço. É nesse módulo que iremos marcar com o cliente o dia
e hora da troca de Cartucho e fazer a impressão do documento para que o técnico
efetue a visita, ainda no módulo de ordem de serviço o sistema irá abrir a
possibilidade de fazer o Romaneio.
Inclusão de Ordem de Serviço - Esse botão deve ser utilizado
para abrir uma Ordem de Serviço que não seja de reposição, pois quando a Ordem
vem de um atendimento não é necessário inclusão, a opção é automática.
Vamos explicar abaixo o significado dos campos de uma Ordem de Serviço:
1
2
3
4
5
6
7
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1 – Refere-se aos dados do cliente e ao atendente que está abrindo a Ordem de
Serviço, um item bem importante é o TIPO:
E a SITUAÇÃO
Importante1: O tipo Reposição será usado quando a Ordem se refere a uma troca de
Cartucho convencional, aquela troca que estava na Agenda e que foi gerada através
do Motivo OS Aberta, os outros tipos estão entendidos pelo próprio nome.
Importante2: Sempre ao abrir uma Ordem de Serviço, a situação será ABERTA e essa
situação só será alterada no retorno dessa ordem, onde IR RECEBER é usado
quando for feita a troca de Cartucho e só faltará o recebimento e RETORNO quando
não houve nenhum tipo de contato de troca.
2 - Mostra à atendente todas as informações referentes ao cadastro como endereço,
telefone, referência, se houver necessidade através dos botões
os dados do cliente.
pode-se alterar
3 – Visualizaremos o produto acabado e o cartucho que se refere a Ordem de Serviço,
se houver mais de um Produto será visualizado nesse campo, a Ordem de serviço
refere-se ao produto que estiver marcado com .
4 – Nessa grade são visualizados os cartuchos a serem trocados, lembrando que o
sistema não permite a inclusão de um produto que não esteja vinculado ao produto
acabado (Cadastro / Produto), é permitido a inclusão de peças ou produtos do tipo
serviço nessa tela. Para excluir um produto da grade basta clicar sobre a linha que se
deseja excluir e teclar CTRL Delete.
Na alteração da Ordem de Serviço deve-se ser digitar o Tipo onde VD se refere a
Venda, GR Garantia e CR Cortesia, e preencher o campo Enc. Financeiro, onde será
inserido a data em que foi efetuado o pagamento do refil.
5 – Os dados referentes a data e hora da troca de Cartucho. Período do melhor dia
para a visita, Início é o dia da troca e horário. O Encerramento Técnico na inclusão
sempre ficará em branco, pois esse campo só é preenchido na Alteração da Ordem de
Serviço.
6 – Parecer
do Atendente, Técnico e Objeções.
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O Parecer do Atendente deve ser usado como
uma campo para digitação de informações importantes referente ao atendimento,
informações necessárias ao técnico durante o atendimento. É importante ficar atento
com o que for digitado, pois as informações no Parecer do Atendimento serão
impressas na Ordem de Servico, esse campo deve ser preenchido na inclusão da
Ordem, já o campo Parecer técnico deve ser usado na alteração da Ordem com as
informações importantes que o técnico observou.
O campo OBJEÇÕES é utilizado quando a situação da Ordem de Serviço for
RETORNO, pois para isso é obrigatório uma objeção conforme a relação abaixo:
Importante: Em qualquer situação
de Retorno/Objeção será aberto
uma tela de atendimento para que
seja agendado um próximo contato
com o cliente.
7 – Formas de Pagamento, também deve ser utilizado na alteração da Ordem e
quando a ordem tem SITUAÇÃO encerrada digita-se na grade de produtos a data do
encerramento financeiro e no fechamento como ela foi paga, sendo permitido incluir
mais de uma forma de pagamento.
Alteração de Ordem de Serviço
– A alteração será utilizada
quando a Ordem retornar do cliente, esse processo é de extrema importância para
finalizar o ciclo de troca de cartucho e reinício da troca futura, na alteração da Ordem
devem ser alterados os seguintes campos.
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Os campos marcados em vermelho devem ser preenchidos ao finalizar a Ordem de
Serviço, pois é através desses campos que a o sistema Agenda Hoken efetua o
próximo agendamento e gera informações financeiras e técnicas, o campo Próxima
Troca não será preenchido, pois ao gravar uma Ordem de Serviço o sistema
automaticamente preenche a data da próxima troca e insere na Agenda conforme a
periodicidade do produto/cartucho.
Cancelamento de Ordem de Serviço – A Ordem de serviço
não deve ser Cancelada, ocorre de o técnico não efetuar a troca do cartucho por
objeções e sim alterar a situação para retorno. Caso seja necessário cancelar uma
ordem de Serviço deve-se justificar o motivo do cancelamento através da tela abaixo.
Após finalizar o cancelamento será aberto uma tela com a possibilidade de fazer uma
novo contato com o cliente para efetuar a troca não realizada.
Quando a ordem de serviço for cancelada com Motivo Y – Outros Motivos será
obrigatória a digitação da observação do motivo, ao gravar o cancelamento, o sistema
abre a opção para reagendamento do contato.
Se a Ordem de Serviço for cancelada por motivo Plano Fidelidade, o sistema irá
Inativar esse cadastro por motivo Fidelidade.
Pode ser impresso uma única Ordem de Serviço (a que está selecionada
antes do clique no menu) ou fazer a impressão das ordens em série.
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Relatórios:
Ordens de Serviços – Através desse relatório pode se obter todas as informações das
Ordens de Serviços, basta escolher um dos filtros e efetuar as combinações de dados de
acordo com a informação desejada.
Comissão –
O relatório é
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o mesmo da Ordem de Serviço só muda o filtro que vem com as informações referentes às
comissões.
Relatório de Produtos – Lista os clientes e o produtos acabados que eles possuem.
Retorno de Sincronismo – Após escolher o período que se deseja consultar o sistema mostrará
os dados recebidos do sincronismo e as informações de produtos recebidos.
Romaneio
No módulo de Romaneio é onde tirar se desenvolverá o trajeto do técnico com
as ordens liberadas no dia, no qual tirar cada técnico terá o seu Romaneio e para cada dia será
feito um Romaneio.
Para Incluir um Romaneio basta clicar no botão Romaneio no qual será visualizada a tela
abaixo:
Romaneio: É um número de sequência que na inclusão deve-se passar o campo com Enter e
na Alteração é só digitar o número de um Romaneio já existente que a mesma será mostrada.
Data: É a data de trabalho do técnico do Romaneio.
Técnico: É o técnico responsável pelo Romaneio.
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Fixar Técnico para todas as Ordens: Serve para alterar o técnico que está gravado na Ordem de
Serviço.
Número O . S.: Pode-se digitar o número das Ordens que vão compor o Romaneio ou utilizar a
tela da pesquisa.
Pesquisar OS para inserir no Romaneio: Será visualizada a tela abaixo para o filtro de pesquisa
para inserir OS no Romaneio.
Onde:
Período: é a data que se deseja pesquisar as Ordens.
Considerar Data: refere-se às data da Ordem de Serviço a ser pesquisada.
Além desses filtros podemos efetuar várias combinações conforme mostra a tela acima.
Após a escolha dos filtros deve-se clicar em
, com as Ordens listadas na tela
iremos escolher as ordens de acordo com o roteiro do técnico e clicar em
.
O sistema vai voltar na tela anterior onde será gravado o Romaneio e na sequência imprimir o
Lote de Ordens e o Romaneio.
Voltando no módulo de Ordens de Serviços, temos para finalizar os botões abaixo:
será visualizada a informação referente ao cliente e ao botão
selecionado.
Na pesquisa de OS
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Data Emissão: É a data em que a Ordem foi aberta.
Data Início: O dia agendado pela Atendente para executar a Os.
Enc. Técnico: A data que o serviço foi executado.
Pesquisa Rápida: por número de OS, por nome do cliente ou número de Romaneio.
Usuário: que se deseja consultar.
Situação: Aberta, ir receber, retorno, encerrada, cancelada.
No rodapé do módulo de Ordem de Serviço temos as informações referentes a Ordem
selecionada.
Utilitários
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Cópia de Segurança – Esse procedimento é
solicitado no início do dia, ou pode ser solicitado através desse menu. Para fazer a cópia em
Pen-Drive ou HD Externo basta alterar o caminho para a letra do Pen-Drive ou HD. Para a
opção de restauração entre em contato com a Mega.
Ajuste de bairros e cidades é utilizado para corrigir
a grafia dos Bairros e Cidades no Cadastro de
Clientes.
Para o ajuste basta escolher a cidade
ou bairro que se deseja alterar,
marcar a seleção e digitar o nome
corretamente no campo Substituir
por. Pode ser selecionado mais de
uma opção ao mesmo tempo, mas se
assim fizer, as opções selecionadas
serão substituídas pela digitada.
Ajuste de Produtos é utilizado para retirar um produto do cadastro e substituir por outro, essa
opção deve ser executada quando no cadastro de produtos existem vários cadastros para o
mesmo produto.
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Ajuste de Categorias – Utilizado para migrar os clientes de uma categoria para outra
previamente cadastrada.
Trocar Skin – Muda a cor de fundo do sistema, se
executada essa opção, e a cor não for alterada siga para a tela principal da agenda e tecle F12,
em seguida execute e escolha as opções de cores.
Configurações – Essa opção é de uso exclusivo da Mega pois através dela efetuaremos a
alteração de dados da franquia e configuração do sistema.
Formas de Atendimento – é utilizado para programar os
agendamentos ou reagendamentos do sistema, de acordo com o Atendimento (Ligação,
Conclusão e Motivo) através das formas de atendimento que será formatado o retorno do
agendamento, em que prazo que será efetuado e para qual usuário. Exemplo ao efetuar uma
ligação com sucesso. Visita rejeitada, alteração da data de troca será configurado um novo
compromisso na Agenda ou no Reagendamento, para o Gestor ou para Atendente, e em que
data será esse retorno.
Mostra uma relação das máquinas que já utilizaram o
sistema Agenda Hoken.
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Gerenciar Sincronismo – Nessa opção serão visualizados
os dados referentes aos sincronismos realizados.
Operações realizadas – Mostram os sincronismos realizados organizados por data.
Dados recusados do sincronismo vai mostrará o que não foi possível importar no sincronismo e
motivo.
Retorno de Sincronismo CEAV – Através do sincronismo efetuado, o sistema vai listar o que foi
enviado e qual o status dos produtos.
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Definir Layout de Impressão- Utilizado para quem quer imprimir a
OS na Impressora térmica não fiscal.
Visualizar Novidades – Mostra o site da Mega.
Instalar Coletor – Ferramenta utilizada pela Hoken Indústria.
Site Agenda Hoken:
www.megaonline.com.br/hoken
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Av. Saudade, 2617 – Bairro: Cidade Nova
Votuporanga – SP CEP: 15501-405
Telefone: 17- 3426.5560 Celular Plantão:17- 9772.2301
Twitter: @megaagendahoken