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AVISO
O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA
Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio.
Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer
forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas.
As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em
capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas
informações se aplicadas a outros fins.
Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do GVcollege,
versão 3.6.5. Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e
processos de instituições de ensino.
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Sumário
1.
Convenções .........................................................................Erro! Indicador não definido.
2.
Cadastros.............................................................................Erro! Indicador não definido.
2.1
Cadastro de tipo de tributação ............................................. Erro! Indicador não definido.
2.2
Cadastro de Fornecedor ........................................................ Erro! Indicador não definido.
2.3 Dados da pessoa .................................................................... Erro! Indicador não definido.
2.4 Dados do Fornecedor ............................................................ Erro! Indicador não definido.
2.5
Cadastro de Tipo de Liquidação ............................................ Erro! Indicador não definido.
2.6
Cadastro de Tipo de Ocorrência ............................................ Erro! Indicador não definido.
2.7
Histórico Financeiro ............................................................... Erro! Indicador não definido.
3.
Parâmetros..................................................................................................................... 16
3.1
4.
Parâmetros Financeiros ..................................................................................................... 16
Manutenção ........................................................................Erro! Indicador não definido.
4.1
Manutenção de Títulos a Pagar ........................................................................................ 20
4.2
Inclusão .............................................................................................................................. 21
4.2.1 Não permite Inclusão de tributos ......................................... Erro! Indicador não definido.
4.2.2 Código de barras na guia avulsa............................................ Erro! Indicador não definido.
4.3
Edição ................................................................................................................................. 24
4.4
Exclusão.............................................................................................................................. 24
4.5
Consulta ............................................................................................................................. 24
4.6
Botão Operações ............................................................................................................... 25
4.7 Liquidar .................................................................................. Erro! Indicador não definido.
4.8 Cancelar.............................................................................................................................. 26
4.9 Liberar Pagamento ............................................................................................................ 26
4.11 Estornar .............................................................................................................................. 27
5.
Retirar título de Remessa .................................................................................................. 27
6.
Emissão de CPCI ................................................................................................................. 27
7.
Emitir Comprovante de Pagamento.................................................................................. 28
8.
Emitir 2ª via DARF/GPS ..................................................................................................... 28
9.
Manutenção de Adiantamentos ....................................................................................... 29
10.
Manutenção do Diário Contábil ........................................................................................ 36
11.
Emissão de Cheque ao Fornecedor ................................................................................... 37
12.
Manutenção de cheques a pagar ...................................................................................... 40
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Convenções
Os botões a seguir serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema
GVcollege, e serão tratados conforme a descrição da lista abaixo:
Combo Box: exibe uma listagem com as opções disponíveis para o campo.
Checkbox: quando selecionado torna a afirmação relacionada a ele ativa, ou
verdadeira.
Abrir cadastro: exibe a tela de origem do cadastro exibido do campo,
possibilitando a visualização completa e edição dos dados. No caso do campo estar vazio,
possibilita o cadastro do mesmo.
Limpar campo: para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta
pressionar a tecla “Esc” do teclado, ou clicar neste botão.
Incluir, Editar, Excluir.
Incluir vários: possibilita incluir vários cadastros sem a necessidade de utilizar o
Incluir a cada inclusão.
Localizar: permite pesquisar um valor/texto de um determinado campo.
Consulta cadastro:
cadastro exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras
que tenham vínculo com ela.
Carregar:
Carregar permite carregar informações ainda não listadas na tela.
“Selecionar tudo ”.
“Selecionar”.
“Desfazer seleção ”.
”Desfazer seleção de tudo ”.
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Cadastro de Fornecedor
FIN_CadFornecedor.dll
Permite o registro de informações comerciais, contábeis, contratuais e informações
referentes a tributos do fornecedor. O cadastro é dividido em duas abas onde é possível
cadastrar os dados da pessoa, e, a outra, para o cadastro de dados de fornecedores.
Os campos referentes aos dados cadastrais do fornecedor são alterados conforme o
tipo de pessoa selecionado, pessoa jurídica ou pessoa física. Abaixo será apresentada uma
breve descrição dos dados que podem ser utilizados no cadastro de um fornecedor pessoa
jurídica:
Dados de Pessoa\Endereço Contato, informe endereço do fornecedor e contatos
existentes no fornecedor.
Dados de Pessoa\Dados Adicionais, relacione as contas contábeis que este fornecedor
possui.
É obrigatório selecionar a conta bancária principal deste fornecedor caso o pagamento
do mesmo seja por deposito, DOC ou TED. Caso o fornecedor utilize “Enquadramento
tributário”, informe no respectivo campo o enquadramento correspondente.
Na aba “Informações Comerciais”, informe o “CNPJ” e a “Inscrição estadual”. Também
é possível utilizar o “Tipo de empresa” (desde que esteja previamente cadastrado) para
classificar os fornecedores e utilizar esta informação em relatórios, por exemplo.
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1.2 Dados do Fornecedor
Em
Dados
do
Fornecedor,
é
possível
alterar
a
situação
do
fornecedor
(Ativo/Bloqueado), a forma de pagamento padrão utilizada. Também é possível selecionar
uma “Ocorrência Sefip”.
Ocupação, Descrição, Categoria, Enquadramento tributário, Observações.
A sub-aba “Contratos” é utilizada para armazenar informações de contratos vinculados
ao fornecedor. Informe o “Número do contrato”, a “Data da criação” do cadastro (data atual),
a “Data inicial”, a “Data final” do “Período de vigência” do contrato e a situação.
“Contabilização” é uma sub-aba em que é configurado se os movimentos do
fornecedor serão contabilizados. Para indicar que o fornecedor será contabilizado, selecione
o parâmetro “Contabiliza”.
Também pode ser indicada uma conta única para títulos e para
adiantamentos do fornecedor.
“Tributos” devem ser utilizados no caso onde a conta contábil de determinado imposto,
INSS, por exemplo, seja por fornecedor. Para inserir esta informação, clique sobre o botão
“Novo” e relacione o tributo com uma conta contábil.
“Tributação” lista as informações de tributos relacionados ao fornecedor.
Em “Saldo Contábil” podem ser visualizadas as informações sobre o saldo contábil do
fornecedor em cada unidade da instituição de ensino.
Para fornecedores de Imposto (Receita Federal, Ministério da Previdência, Prefeitura
Municipal) é obrigatório informar a Forma de Pagamento Padrão. Sem esta informação o
sistema não registrará o título de imposto.
Caso a conta contábil seja única por fornecedor, é necessário configurar a conta nos
“Parâmetros Financeiros”. No caso de existir contas por fornecedor, a mesma deverá ser
informada neste programa.
É necessário relacionar o enquadramento tributário ao qual o fornecedor pertence.
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1.3 Cadastro de Tipo de Liquidação
FIN_CadTipoLiquidacao.dll
Esta tela tem como finalidade criar um cadastro que permita, na liquidação do titulo,
informar um tipo de liquidação. Seguem três exemplos:
Liquidação Total: todos os títulos pagos de forma manual, cheque ou remessa bancária
podem usar este tipo;
Devolução: liquidações por devolução são os casos em que a nota fiscal de mercadoria
ou serviço chega à instituição e por qualquer motivo não é aceita. Neste caso, o procedimento
correto, é liquidar o titulo selecionando o tipo adequado para esta situação (Devolução), sendo
que, contabilmente é realizado um lançamento de cancelamento. Para isto, o parâmetro
“Requer banco” deve estar desmarcado, informando a conta, débito ou crédito e histórico
para a operação.
Lucros e Perdas: refere-se aos títulos pendentes em que a empresa fornecedora não
existe mais, contabilmente precisa ser lançado, eliminando estas notas fiscais da posição de
títulos pendentes.
Além da descrição, é necessário informar a qual módulo o tipo de liquidação pertence
(módulo Contas a Pagar ou Contas a Receber). Se o tipo de liquidação deverá obrigar a
informação de uma conta bancária, selecione a opção “Requer Banco”.
Selecione o parâmetro “Contabiliza contra partida” para contabilizar o movimento de
liquidação. Informe a “Conta contábil” onde os movimentos serão registrados, e o “Histórico
inclusão” e “Histórico exclusão” para os movimentos.
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1.4 Cadastro de Tipo de Ocorrência
FIN_CadTipoOcorrencia.dll
Esta tela tem como finalidade cadastrar os tipos de ocorrências que o sistema irá
utilizar no pagamento.
Tipos de Pagamento:
•
Parcial: além de informar a descrição deste tipo de ocorrência, indique se ele
“Requer banco” e/ou “Usa adiantamento”, e neste caso, que pertence ao
módulo “Contas a pagar”. Caso este tipo de ocorrência deva ser contabilizado
informe o parâmetro “Contabiliza”, a “Conta contábil” que receberá os
movimentos, os “Históricos de inclusão e exclusão” e se ele “Lança
contrapartida”.
•
Informação: indica que a ocorrência é simplesmente informativa, não irá alterar
o saldo do título no momento do pagamento.
•
Adicional: Uma ocorrência “Adicional” é aquela que deve acrescentar ao valor
do título; uma ocorrência.
•
Previsão: Para cadastrar uma ocorrência de previsão, deve ser escolhido o tipo
de pagamento “Previsão”. Quando marcado, sistema habilita a caixa de seleção
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“Efetivar com a ocorrência” onde o usuário poderá, então, escolher em qual
ocorrência será efetivada determinada ocorrência.
Ao realizar o cadastro de uma previsão, deve-se antes ter uma ocorrência de
efetivação cadastrada e ser do tipo de pagamento “adicional”.
O tipo “Parcial” é a que deve deduzir o valor do título e a do tipo ocorrência
“Informação” é somente uma informação que deve ser inserida no título.
A opção Débito/crédito é a forma como esta ocorrência deve ser considerada para
movimentos contábeis.
A opção “Requer banco”, indica que sempre que a ocorrência for selecionada, o usuário
deverá relacionar uma conta do banco. “Exibir na Liquidação” indica que esta ocorrência será
exibida nos movimentos de liquidação. O parâmetro “Usa adiantamento” exige que o usuário
relacione a ocorrência a um adiantamento de fornecedor. Observação obrigatória pode ser
usada quando o lançamento da ocorrência exigir uma observação.
“Considerar na remessa como” é um campo que funciona junto com as opções
Débito/Crédito da tela, habilitado quando o usuário selecionar o tipo de pagamento “Adicional”.
Dependendo da escolha do usuário, débito ou crédito, os valores deste campo modificam-se.
Utilize o quadro “Contabilidade” para informar os dados necessários para
contabilização da ocorrência, quando necessário. Para configurar a contabilização deste tipo
de ocorrência selecione a caixa de seleção “Contabiliza” e os demais campos são habilitados.
Para a opção “Lança contrapartida”, o sistema possui um conceito de que toda partida
deve estar vinculada a um fornecedor, sendo a contrapartida qualquer outro lançamento que
não passar pela conta do fornecedor.
Selecione a “Conta contábil” que receberá os lançamentos efetuados com o tipo de
ocorrência que está sendo cadastrado.
Caso a conta contábil selecionada possua um “Centro de custo” vinculado, selecioneo para que este receba os lançamentos.
Informe também um “Histórico inclusão” e um “Histórico exclusão” para inclusão e
exclusão de lançamento, respectivamente, nesta conta contábil quando este tipo de ocorrência
for selecionado.
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Histórico Financeiro
FIN_CadHistorico.dll
O módulo financeiro permite que o usuário configure os históricos para cada
movimento e parametrize os complementos que devem ser utilizados. Neste programa são
cadastrados os históricos. Para associá-los ao movimento, utilize o cadastro de “Histórico de
operações” descrito no próximo item.
Em descrição informe um nome que seja de fácil associação ao movimento onde esse
histórico será associado. No campo Histórico, digite a parte que é fixa do histórico para
informar o complemento, e clique com o botão direito do mouse no local onde deve ser
inserido o complemento selecionando uma das opções disponíveis (macros).
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2.1 Histórico de Operações
FIN_CadHistoricoOperacao.dll
Permite relacionar os históricos criados com os movimentos possíveis no sistema.
Na coluna Descrição são listados os movimentos existentes no sistema. Esta coluna é
fixa, não é de controle do usuário. Selecione o movimento ao qual o histórico deve ser
associado e clique no botão “Abrir Cadastro” para selecionar o histórico.
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Tipos de Tributação
PAD_CadTipoTributacao.dll
Permite incluir, editar, excluir, pesquisar, visualizar todos os impostos existentes que
incidem sobre os serviços tomados pela instituição sejam eles municipais, estaduais ou federais
como, por exemplo, ISSQN, IRRF, COFINS, PIS, CSLL, INSS. Além de controlar a forma
correta de retenção e recolhimento dos devidos impostos e contribuições como também
realizar o registro da contabilização do tributo caso seja necessário.
Quando nos “Parâmetros do financeiro” estiverem configurados para não usar o
módulo de Contabilidade, o grupo "Contabilidade" permanecerá desabilitado. Caso contrário,
o grupo permanece habilitado.
Informe a “Descrição” e “Descrição reduzida”, ou seja, o nome do imposto que está
sendo cadastrado.
Indique se ele “Deduz valor”, defina se o imposto será dedutível do valor do título.
Em “Forma de apuração (Base de cálculo)”, é indicada como deverá ser formada a
base de cálculo para cadastro do imposto de acordo com as opções: Unidade e Geral.
“Regra de vencimento” deverá conter o critério para o vencimento do título de imposto
que poderá ser através do “Dia vencimento fixo”, “Conforme número de dias”, “Último dia da
semana subseqüente”, “Última quinzena da semana subseqüente”.
“Dia vencimento” indica o dia fixo de vencimento do imposto. Esse campo deverá ser
preenchido quando na regra de vencimento do imposto for escolhidas as opções “Dia
vencimento fixo” ou “Conforme o número de dias”.
“Forma de recolhimento” indica se o recolhimento considera fornecedor e/ou unidade
para recolhimento do imposto, ou seja, se será gerado um título por fornecedor ou um título
por unidade considerando todas as retenções independentes do fornecedor definido nas
opções:
“Geral”,
“Unidade”,
“Fornecedor”,
“Unidade/Fornecedor”,
“Devedor”,
“Devedor/Fornecedor”.
“Usa calendário:” Caso esteja marcado, o sistema deverá usar o calendário
considerando os feriados cadastros (consultar tela Cadastro de Feriados).
“Antecipa vencimento:” Caso esteja marcado, o sistema deverá antecipar o vencimento,
caso o mesmo seja em um dia não útil.
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“Período de recolhimento” indica se a apuração do imposto é mensal, quinzenal ou
semanal.
“Momento recolhimento:” Poderá escolher o fato gerador do imposto que ocorre a
partir da data de emissão, entrada ou pagamento do título.
“Guia de recolhimento:” escolherá se o tributo a ser recolhido será uma DARF ou uma
GPS.
“Valor Mínimo:” Poderá informar o valor mínimo para emissão da “Guia de
recolhimento” selecionada.
Na aba “Geral” são informados os dados gerais referentes a fornecedor e contabilização
do tributo.
“Fornecedor:” Poderá informar o fornecedor para o título do imposto (Receita Federal,
Prefeitura, Previdência Social, por exemplo), ou escolher o fornecedor através do botão “Abrir
Cadastro” caso o mesmo esteja cadastrado.
“Contabilidade:” Através desse grupo de opções poderá ser definido se o imposto deve
ser contabilizado. Será necessário inserir conta contábil e os históricos para o lançamento
integrado.
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Na aba “Por empresa e unidade” são informados os dados específicos referentes a
fornecedor e contabilização do tributo por empresa e unidade.
Para incluir é necessário clicar sobre o botão “Incluir”.
Nessa tela deverá ser informada a empresa, unidade, fornecedor e conta contábil do
tributo. Assim, facilita que um mesmo tributo contabilize em contas diferentes de acordo com
a empresa/unidade.
IMPORTANTE: essa informação é utilizada para o cálculo de impostos do módulo
Financeiro e do módulo Suprimentos. No Financeiro, incide diretamente no momento do
cálculo de tributos. Já no Suprimentos, essa tela ficará vinculada a tela de “Registro de
movimento” ao realizar o cálculo dos impostos. Caso o imposto calculado não esteja
cadastrado na “Manutenção de alíquotas”, nem no enquadramento tributário do fornecedor,
o sistema buscará a informação dos tipos de tributação para realizar o cálculo dos impostos.
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Parâmetros
4.1 Parâmetros Financeiros
FIN_ParametrosFinanceiros.dll
Na tela de parâmetros financeiros, o usuário poderá configurar o comportamento
padrão do módulo do financeiro. Esta tela é dividida em três abas: a geral, contas a pagar e
de período.
Geral
Nos quadros Desdobramento de Títulos e Retorno Bancário Crédito, na aba Geral,
informamos os tipos de liquidação que devem ser utilizados nos movimentos de liquidação,
sendo que existe a opção de desdobrar títulos de unidades diferentes, bastando marcar a
opção. No quadro liberação de cheque, o usuário deve selecionar um tipo de liquidação a ser
usado na hora da liberação de um cheque.
IMPORTANTE: Ao optar por usar desdobramento de títulos de unidades diferentes,
pode haver impactos na contabilidade visto que ao desdobrar não é realizado contabilização
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e a apropriação contábil vai continuar no título de origem na unidade de origem. Portanto
essa questão deve ser muito bem avaliada.
No quadro “Tributação Pessoa Física”, no campo “Tipo tributação INSS”, deve ser
selecionado para definir qual será o INSS considerado para abater o valor do IRRF definido,
no campo “Tipo tributação IRRF”.
No campo “Tipo tributação IRRF” é exibido o imposto que será considerado quando
houver redução da base de cálculo para o IRRF (Imposto de Renda).
O campo “Tipo tributação Contribuição Patronal” é o tributo de responsabilidade da
empresa tomadora do serviço. Este tributo deve ser adicionado ao valor total da nota, ou seja,
não é deduzido.
Em “Tipo Tributação IRRF” o imposto a ser informado será considerado na emissão
da DARF.
Utilize o campo “Opções” para definir se o fornecedor irá utilizar contabilidade, se usa
contra partida, se permite a alteração de título quando esse faz parte de uma remessa
bancária, e as opções de confirmação da contabilização e adiantamento quando da liquidação
em lote. A opção capa contábil pode ser preenchida e será usada pelo sistema da contabilidade.
Contas a pagar
Na aba de Contas a Pagar podem ser definidas as parametrizações das origens
tributárias, a contabilização de adiantamentos, dos títulos e se na remessa deve-se utilizar a
conta bancária principal do fornecedor.
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A opção “Liberação para pagamento de título” pode ser utilizada quando o usuário
desejar que um título não possa ser liquidado antes de ser liberado para tal. Caso esteja
marcada, o sistema bloqueia a opção de liquidação do título selecionado na manutenção de
títulos a pagar.
Os campos de seleção do grupo “Origens tributárias”, determinam os valores padrão
que serão usados exibidos pelo sistema em cada origem tributária.
Para a contabilização do contas a pagar, existem três opções de contabilização para o
adiantamento e para os títulos. Caso o usuário selecionar a opção “conta única”, sistema
habilitará a caixa de seleção “Conta contábil única”. Além da opção “conta única”, sistema
disponibiliza ainda as opções: “Conta por fornecedor” e “Forma analítica.
No grupo “Ocorrências para emissão de pagamento de tributos”, são exibidos dois
campos: “Ocorrência multa” e “Ocorrência juros”. A seleção do campo “Ocorrência multa”
indica qual ocorrência de previsão será incluída ao gerar um título de tributo com multa. A
seleção do campo “Ocorrência juros” indica qual ocorrência de previsão será incluída ao gerar
um título de tributo com juros.
Se a opção do campo “Remessa” estiver marcada, sistema buscará a conta bancária
informada como principal no cadastro de fornecedor.
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Período
Na aba de período, serão exibidas todas as unidades da empresa cadastradas e seus
respectivos períodos. O usuário poderá, nesta aba, realizar a parametrização dos períodos de
uma unidade, ou de todas, a fim de controlar para que os lançamentos contábeis não sejam
inseridos fora do período determinado. Caso o usuário realizar um lançamento fora do período
contábil, configurado nesta tela, o sistema exibirá uma mensagem de alerta com o nome da
unidade e a indicação do período disponível para lançamentos.
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Manutenção de Títulos a Pagar
FIN_ManContasPagar.dll
Este programa é usado para o registro de títulos a pagar, cadastro de ocorrências,
concessão de descontos, registro de multa/juros, liquidação parcial ou total e compensação
com adiantamentos.
Essa tela dispõe de três filtros para consulta rápida onde podem ser listados somente
os títulos, somente os adiantamentos ou ambos.
O botão operações contém as opções de operação dos títulos, permitindo ao usuário
fazer desde o pagamento do título até a visualização da contabilização do mesmo.
NOTA: Nessa tela também serão apresentados os títulos de reembolso, ou seja,
devoluções feitas aos alunos através do contas a pagar, remessa bancária, caixa e até mesmo
cheque a pagar. Os títulos de reembolso são aqueles que são de origem “Acadêmico” e espécie
“Títulos de reembolso”.
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5.1 Inclusão de títulos
Nesta tela informe os dados referentes ao título, como número, fornecedor, valor e
data de vencimento. Para a inclusão, utilize o botão “Incluir título” e após informe os dados
referentes ao título, como número, fornecedor, valor, data de entrada, data de emissão e data
de vencimento.
NOTA: Caso as datas informadas sejam sábado, domingo ou um feriado (deverá estar
previamente cadastrado na tela de Cadastro de feriados), o sistema irá avisar o usuário no
momento que salvar o título.
Também é necessário que seja preenchido o campo Banco portador, trata-se do banco
ao qual o título pertence, e não o banco que será utilizado para o pagamento.
Caso o título tenha código de barras e o usuário do sistema possua uma leitora de
código de barras, ela poderá ser utilizada para adicionar o título.
Na aba “Adiantamentos Vinculados” são listados os detalhes do adiantamento
relacionado ao título quando ocorre uma compensação pelo valor total. Adiantamentos devem
ser incluídos diretamente nos títulos (consultar o item Manutenção de Adiantamentos, desse
manual).
Na guia “Ocorrência”, é possível relacionar as ocorrências que fazem parte do título.
Para o lançamento da ocorrência é necessário que seja informado o seu tipo, o número
do documento e % valor título ou o valor da ocorrência. Esses últimos dois campos trabalham
juntos e quando preenchido o % valor título o sistema automaticamente preenche o campo
valor e vice versa.
O sistema apresenta as observações e o usuário responsável pelo lançamento da
ocorrência. Destaca-se que as observações serão obrigatórias caso o parâmetro “Informação
obrigatória” estiver marcado na tela de “Cadastro de ocorrências”.
Estará apenas disponível em modo de edição do título.
O usuário deve selecionar corretamente a origem do título. Somente será calculado
imposto se a origem selecionada estiver indicada para utilizar enquadramento tributário.
O sistema não permite que títulos de tributo sejam incluídos manualmente, a sua
criação deverá se dar através da tela de “Emissão de pagamento de tributos”, através da opção
de “Guia avulsa”.
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Ao salvar um título de origem “Serviço”, o sistema verificará, internamente, se no
sistema existe uma regra ativa que permita o usuário cadastrar movimentos somente entre
os dias 1º e 25 de cada mês. Caso exista essa regra ativa, então será realizada uma validação
entre o período (1º a 25) e “Data do vencimento”. Caso a “Data do vencimento” não estiver
dentro do período, será apresentada uma mensagem ao usuário e não permitirá prosseguir.
Sendo necessário incluir movimento nessas condições, é preciso que seja cadastrada uma
liberação de movimentos.
No menu opções, além de opções padrões, sistema disponibiliza a opção de liberação
de movimentos. Esta opção estará habilitada somente se o usuário tiver permissão de acesso.
O sistema também irá validar se a “Data de vencimento” é dez dias maior que a data
de entrada do título. Caso não seja, será apresentada uma mensagem na tela, informando
essa situação ao usuário.
NOTA: é na origem do título que é definido se haverá contabilização.
A aba “Nota fiscal” carrega as informações da nota fiscal relacionada ao título.Na aba
“Impostos” são exibidos os impostos que foram calculados para este título. Ao lançar nota
fiscal de serviço (fornecedor com enquadramento) o sistema salva e calcula os impostos
conforme a parametrização (pela entrada) e o usuário pode alterar as informações. Na
manutenção de títulos, caso perceba que alguma informação do imposto esteja faltando ou
com erro, é possível incluir, alterar e excluir. Para isso, o título deverá estar em modo de
edição. Ao salvar as alterações o sistema apresenta um resumo das notas fiscais inseridas no
mês/ano, para que o usuário confira a movimentação do período.
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A aba “Pagamento” lista as informações do pagamento do título
O “Adiantamento” é a guia que lista o adiantamento relacionado ao título quando
ocorre uma compensação pelo valor total. Adiantamentos podem ser cadastrados pelo
cadastro de adiantamentos.
Na aba “Contabilização” são listados os débitos e créditos contábeis do registro do título
bem como ocorrências inseridas.
Na aba “Remessa” ficam gravadas as informações da remessa do título, situação do
título no banco (se aceito ou rejeitado).
O campo para digitação de texto livre na guia “OBS” (Observações) deve ser utilizado
quando for necessário inserir observações sobre o título que devem ficar disponíveis para
todos que possuem permissão de acesso à tela de manutenção de títulos.
Na inclusão de títulos não é permitido que títulos de tributos sejam incluídos
manualmente, pois os mesmos devem ser incluídos através da emissão de pagamento de
tributos, na opção de guia avulsa (consultar item geração de DARF-GPS desse manual).
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5.2 Edição de títulos
Algumas informações do título podem ser alteradas, desde que o ele não esteja
liquidado. Outras como: data de entrada, número do título e fornecedor; não podem ser
alteradas, pois isto afetaria a contabilização da apropriação deste título. Para alterar tais
informações é necessário excluir o título e cadastrá-lo novamente.
Para alterar um título, selecione-o e clique sobre o botão “Editar”.
Existem alterações que podem solicitar contabilização, por exemplo, a alteração de um
valor, para mais ou para menos precisa ser contabilizada. Podem solicitar também que haja
históricos cadastrados para os movimentos de alteração de valor para mais ou para menos.
Sistema poderá realizar validações sobre a data de vencimento dentro das regras
descritas na inclusão de título.
5.3 Exclusão de títulos
Utilize essa opção quando houver a necessidade de excluir um título cadastrado.
Apenas os títulos que não estão liquidados podem ser excluídos. Para este processo, é
necessário ter um histórico relacionado ao movimento de exclusão.
Utilize o botão “Excluir” para excluir o título do Contas a pagar.
5.4 Consulta de títulos
Também é possível utilizar a tela de Manutenção do Título para consultar títulos que
estão registrados no sistema, independente da sua situação.
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Botão Operações
Na tela de manutenção de títulos, através do botão operações, é possível realizar as
movimentações dos títulos. A seguir são apresentadas cada uma delas.
5.5 Liquidação de Títulos
Permite realizar a liquidação manual de um título, informando qual o tipo de liquidação
e conta bancária será utilizada para o pagamento. Caso haja despesa bancária e ocorrência
marcada para solicitar na liquidação, informe o valor da despesa que deverá ser acrescentada
ao título.
Este movimento exige que exista histórico para a liquidação configurado no sistema,
conta contábil relacionada à conta bancária que o usuário está utilizando para a liquidação.
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5.6 Cancelamento de títulos
Esta opção é utilizada para cancelamento de títulos no módulo Contas a pagar.
5.7 Liberação/Restrição de Pagamento
Caso o cliente utilize o controle de pagamento de títulos, o sistema exige que se faça
a liberação/restrição de um título antes do pagamento. Para isto, deve haver parâmetros
configurados no módulo financeiro que indicam a utilização deste serviço e também ter acesso
restrito ao processo de liberação de pagamento. Isso vale também para os adiantamentos.
Para efetuar a liberação, selecione o título que deseja liberar pagamento e escolha a
opção “Liberar pagamento”. Nessa situação o preenchimento do campo “Motivo da liberação”
é opcional.
Para efetuar a restrição, selecione o título que deseja restringir pagamento e escolha
a opção “Restringir pagamento”. É importante salientar que ao restringir pagamentos, é
obrigatório o preenchimento do campo “Motivo da restrição”.
NOTA:
NOTA essa rotina é habilitada na tela de “Parâmetros do Financeiro”, aba de “Contas
a Pagar”, parâmetro de “Liberação para pagamento de títulos”. Caso a instituição utilize essa
rotina, é necessário que os usuários tenham permissão a ela e aos sub-programas de “Liberar
pagamento” e “Restringir pagamento”.
5.8 Efetivar título provisionado
Esta opção é utilizada quando há um título provisionado e se deseja efetivá-lo. Esta
opção estará disponível somente se o título selecionado estiver em situação “Provisionado”.
Títulos provisionados não fazem parte da contabilização efetiva. Também não podem
ser liquidados, liquidados com cheque, emitido DARF e usados em remessas.
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5.9 Estorno de títulos
Esta opção deve ser utilizada quando for necessário estornar uma liquidação. Para este
processo é necessário ter configurado um histórico para estorno de liquidação.
IMPORTANTE:
IMPORTANTE O sistema possibilita que títulos que estejam vinculados a uma
remessa bancária sejam estornados, porém ao realizar essa operação o título será
automaticamente desvinculado da remessa bancária.
5.10
Desdobrar título
Esta opção deve ser utilizada quando for necessário desdobrar um título em mais
títulos. Somente será possível desdobrar títulos que estejam em situação pendente. Após o
desdobramento, o título desdobrado é liquidado e sua situação é alterada para Liquidado –
Desdobrado.
5.11
Retirar título de Remessa
Ao relacionar um título a uma determinada Remessa para Pagamento Eletrônico, o
sistema consiste que não se faça alteração e/ou liquidação manual neste título. Para poder
liquidar ou alterar um título que está relacionado a uma remessa bancária, primeiro
precisaremos excluir este título da remessa.
5.12
Emitir CPCI
Para emitir CPCI pelo sistema, selecione um título de origem CPCI e escolha a opção
Emissão CPCI. Utilize o Gerenciador de Relatórios para configurar modelos de relatório.
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5.13
Emitir Comprovante de Pagamento
Esta opção permite que o usuário emita comprovante de pagamento.
5.14
Emitir 2ª via DARF/GPS
Para emitir uma segunda via o título selecionado deve ser de origem tributos, caso
contrário sistema exibirá uma mensagem não permitindo a geração de guia.
5.15
Visualizar histórico de operações do titulo
Permite que o usuário visualize o histórico do título no que diz respeito às operações
realizadas e seus detalhes.
Nessa tela são disponibilizadas informações de data e hora, usuário, situação do título
e um histórico descritivo da operação realizada.
NOTA: as rotinas que gerão históricos informativos são inclusão de títulos (inclusão
pelo financeiro, pelo suprimentos, pela integração com acadêmico, pela integração com folha
de pagamento), restrição/liberação de pagamento, cancelamento de títulos e liquidação de
títulos (liquidação normal, por remessa bancária, por cheque e por caixa).
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5.16
Manutenção de Adiantamentos
Este cadastro é utilizado para que se possa registrar a inclusão de adiantamentos para
fornecedores Um adiantamento pode ser utilizado, por exemplo, quando o usuário liquidar
títulos na manutenção de títulos a pagar. Para exibir a tela de cadastro de adiantamentos,
clique sobre o botão “Incluir”.
IMPORTANTE:
IMPORTANTE é necessário que haja cadastrada uma origem tributária em que o
“Tipo de título” seja igual a “Adiantamento”. Essa informação é de extrema importância, pois
todos os títulos de adiantamento serão vinculados a essa origem.
Para a inclusão de títulos de adiantamento é necessário estar na tela de “Manutenção
de títulos a pagar” e clicar sobre o botão de inclusão de títulos.
Deve-se informar a unidade, origem tributária, datas, valor e contas bancárias para
registro do adiantamento.
Na guia “Detalhes Adiantamentos” podemos verificar o saldo do título que ainda não
foi alocado, a data de previsão de uso (que deverá ser informada pelo usuário) e os títulos
que foram utilizados para compensação do adiantamento selecionado.
IMPORTANTE: na tela de Manutenção de títulos, o que diferencia um título normal
de um título de adiantamento é a origem tributária. Ao incluir um título de origem
“Adiantamento”, o sistema habilitará a aba “Detalhes do adiantamento”.
Na aba pagamento, é possível consultar os detalhes do pagamento do título de
adiantamento.
IMPORTANTE: todo título de adiantamento, precisa estar liquidado para que possa ser
utilizado o seu adiantamento em outros títulos do mesmo fornecedor. A liquidação de títulos
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de adiantamento pode ser feita através de liquidação manual, liquidação via caixa, liquidação
por remessa, liquidação por cheque.
Na aba “Contabilização”, são exibidos os históricos dos movimentos contábeis gerados
para o adiantamento selecionado.
Na aba remessa são apresentados os detalhes da remessa onde o título de
adiantamento foi incluído.
Alterar imagem para não aparecer os dados do cliente
Após o cadastro de um adiantamento e sua liquidação, o título fica disponível para ser
utilizado no momento da liquidação de um título normal do mesmo fornecedor. Dessa forma,
ao liquidar um título normal do mesmo fornecedor, o sistema apresentará a tela demonstrada
abaixo ao usuário. Nela, são listados os títulos de adiantamento com o valor e o saldo disponível
para que possa ser usado ou não no pagamento do título.
NOTA: fica a critério do usuário escolher qual adiantamento quer utilizar no pagamento
do título.
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Utilizando adiantamento no pagamento de título normal do mesmo fornecedor, o
sistema irá fazer o vínculo entre esses dois títulos da seguinte forma:
No título normal
Aba
Dados
Adiantamentos vinculados
Apresentará os dados do título de
adiantamento que foi utilizado
No título de adiantamento
Detalhes do adiantamento
Apresentará os dados do título de
normal ao qual está vinculado
Emissão de Pagamento de Tributos
FIN_EmissaoPagamentoTributo.dll
A tela de emissão de pagamento tributo permite realizar a emissão de guias de
pagamento de impostos tal como DARF/GPS onde a guia poderá ser avulsa ou originária de
algum título. Nessa opção são gerados os títulos de imposto a pagar, conforme parametrização
realizada no sistema.
Selecione o imposto que deverá gerar título e período de apuração. A data de
vencimento e período de apuração são gerados automaticamente pelo sistema, a partir da
parametrização feita no imposto selecionado (ver iten 2.1 Tipo tributação, desse manual).
Este programa permite a emissão de DARF e Guias (GPS), a partir de títulos
registrados no sistema ou avulsos. Aqui, será demonstrado o processo de emissão a partir de
títulos.
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Selecione a unidade que deseja utilizar para emissão do título de imposto e clique
sobre o botão Avançar.
Na tela a seguir o sistema apresenta os títulos que não tiveram seus valores de imposto
gerado. Clique no botão “Avançar” para prosseguir.
IMPORTANTE:
IMPORTANTE para as guias avulsas o sistema dispõe da opção de incluir informações
através da leitora de código de barras.
A tela abaixo demonstra o título que será gerado referente ao imposto. A quantidade
de títulos de imposto gerado. Está relacionada aos parâmetros de apuração do cadastro do
imposto (Geral, Fornecedor, Unidade).
O sistema ainda dispõe da rotina de agrupamento/desagrupamento de guias de
recolhimento. Proporcionando que seja emitida uma única guia de recolhimento a um mesmo
fornecedor.
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Preparação da Remessa
FIN_PreparacaoRemessaCred.dll
Para que a remessa de títulos para Pagamento Eletrônico seja feita, é necessário gerar
a preparação da remessa anteriormente. Siga os passos do assistente realizando as filtragens
para selecionar os títulos que deverão ser vinculados à remessa bancária.
IMPORTANTE: a remessa bancária pode ser composta também por títulos de tributos
(gerados a partir de DARF/GPS) e títulos de adiantamentos.
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7.1 Liberação/Cancelamento da Remessa
FIN_LiberacaoRemessaCred.dll
Através desta tela, podemos liberar ou cancelar um arquivo de remessa. Selecione a
remessa gerada na “Preparação da Remessa” (ver item preparação da remessa do manual) e
clique sobre o botão “liberar” ou com o botão direito sobre a mesma. Selecione a opção
desejada.
7.2 Geração de Arquivo de Remessa
FIN_GeracaoRemessaCred.dll
Após liberar e preparar o arquivo de remessa, utilize esta tela para realizar a geração
do arquivo. Neste momento, algumas consistências serão feitas, tais como:
É neste momento que a conta bancária que será utilizada para o pagamento dos
títulos é informada;
É obrigatório ter o cadastro de banco/agência e conta no cadastro do fornecedor ou
ter um código de barras relacionado ao título.
Caso esteja configurado no cadastro do Banco o caminho para gerar arquivo de
remessa e retorno, o sistema irá sugerir este caminho como local para salvar o arquivo de
remessa.
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Caso o título estando vinculado a uma remessa bancária, não será possível que se faça
manutenção do título ou liquidação manual. Caso seja necessário, utilize a opção Retirar Título
Remessa existente na Manutenção do Título.
7.3 Retorno da Remessa
FIN_RetornoRemessaCred.dll
É através do processamento da remessa nessa tela que é possível identificar se o título
foi liquidado pelo banco ou não. Caso a liquidação tenha sido rejeitada, é neste processo que
iremos identificar o motivo da rejeição.
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Manutenção do Diário Contábil
FIN_ManDiario.dll
Todo movimento de contabilização que é gerado pelo sistema é armazenado na tabela
do Diário Contábil. Este programa existe para realizar a manutenção (alterações) nos
lançamentos do módulo contas a pagar antes que eles sejam integrados com a contabilidade.
O acesso a este programa deve ser restrito e concedido somente para pessoas com
conhecimento contábil.
Alguns possíveis problemas que podem ocorrer se o movimento for alterado de forma
incorreta:
Caso o vínculo de um título seja alterado para um movimento contábil, não será
possível excluí-lo ou cancelá-lo, visto que a informação da contabilização da entrada é utilizada
para gerar a contabilização dos movimentos de estorno, cancelamento e exclusão.
Algumas alterações podem trazer diferenças entre a movimentação do fornecedor no
sistema contas a pagar e a movimentação da conta contábil do fornecedor na contabilidade.
Se for necessário alterar valor ou data de algum título, o procedimento a ser adotado é gerar
cancelamento/estorno através do sistema.
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Emissão de Cheque ao Fornecedor
FIN_EmissaoChequeFornecedor.dll
O sistema permite emissão de cheques nas impressoras Pertocheck e Chronos.
Para realizar a emissão do cheque, selecione o período de vencimento do(s) título(s)
que devem ser considerados para emissão do cheque ou adiantamento.
Em seguida, selecione a(s) origem(s) que serão usadas para seleção dos títulos, çogo
após as unidades.
Na próxima etapa, selecione o(s) fornecedor (es) que deve(m) ser considerado(s) para
seleção dos títulos.
Selecione também, a condição de pagamento e o banco portador para seleção dos
títulos, clique sobre o botão avançar. Após a seleção do tipo de tributação.
Na tela abaixo, selecione a conta bancária, verifique o número do cheque e informe
como deve ser gerado o portador do título. A informação inserida no campo Histórico é
impresso no verso do cheque.
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Alguns parâmetros podem ser necessários para emissão do cheque. Clicando sobre o
botão “Configurar...” pode ser selecionada a impressora que será utilizada, a porta e a
velocidade para a comunicação (geralmente esta informação está disponível no próprio
software da impressora de cheque). Para imprimir verso e cópia, selecione as “Opções de
impressão” correspondentes.
Após a seleção dos filtros serão apresentados títulos correspondentes a pesquisa.
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Ao avançar o sistema apresenta a tela de impressão com as devidas opções.
Após fazer a impressão o sistema apresenta a mensagem “Confirma atualização dos
cheques?”. É importante salientar que o cheque somente será atualizado na tela de
“Manutenção de cheques a pagar” no momento em que clicar na opção “Sim” da mensagem.
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Manutenção de cheques a pagar
CHQ_ManChequePagar.dll
Acesse essa tela para incluir, excluir, realizar a liberação, compensação, cancelamento,
anulação, estorno, visualização do histórico do cheque, visualização da contabilização e
emissão de recibos.
Utilize o botão Pesquisar para selecionar o cheque que deseja movimentar
selecionando os devidos filtros.
10.1 Liberação de cheques
Após a emissão do cheque, sempre é necessário que se faça a liberação do mesmo.
O processo de liberação faz a contabilização do movimento e liquida também o título no
contas a pagar.
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10.2 Compensação de cheques
Selecione esta opção para realizar a compensação de cheques que somente estejam
em situação “Liberados”.
10.3 Cancelamento de cheques
Para realizar o cancelamento de cheque, selecione um cheque na lista que esteja
somente com situação “Liberado” ou “Emitido”. O número não poderá ser usado mais.
10.4 Anulação de cheques
Para realizar o cancelamento de cheque, selecione um cheque na lista. A anulação
é somente permitida para cheque com situação “Liberado” ou “Emitido”. O numero do cheque
poderá ser reaproveitando.
10.5 Estornar compensação
Para realizar o estorno de compensação de cheque, selecione um cheque na lista. O
estorno é somente permitido para cheque com situação “Compensado”.
10.6 Visualização de histórico
Para visualizar a movimentação envolvendo um cheque, o usuário deve acessar a
visualização de histórico para acompanhar a situação do cheque, bem como quem realizou a
movimento de determinado cheque.
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10.7
Contabilização e composição do cheque
Para visualizar a contabilização, o usuário deve acessar a visualização de contabilização.
10.8 Emissões de Recibo
Para emitir um recibo, o usuário deve selecionar um cheque e, através do botão
“Operações”, clicar no item “Emissão de recibo”.
10.9 Cheque Avulso
O sistema permite que se possa inserir um cheque avulso ao portador. Para isso, o
usuário deve acessar a tela de manutenção de cheques a pagar e clicar no botão “Incluir”. A
tela de inclusão de cheque será aberta. Devem ser preenchidos os campos para emissão.
Assim que os dados são validados, abre-se a tela de impressão de cheque.
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Relatórios
A respeito dos relatórios, os seguintes cuidados devem ser tomados: a configuração
dos modelos de relatório está fortemente ligada ao filtro ao qual é relacionada. Por exemplo,
em um modelo de relatório para Títulos Pendentes, se um modelo de relatório que filtra pela
Data de Vencimento for configurado, o mesmo modelo não estará disponível caso seja feito
em um segundo momento um filtro pela Data de Entrada.
Relação de Contratos por Fornecedor
FIN_RelContratosFornecedor.dll
Através desse relatório será possível listar todos os contratos dos fornecedores
cadastrados onde poderá ser filtrado o fornecedor desejado, o período do contrato como
também a sua situação “Ativos”, “Cancelados”, “Encerrados”.
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Relação de Títulos a Pagar
FIN_RelTitulosPagar.dll
Através desse relatório será possível listar a relação de títulos a pagar do financeiro
como “Títulos”, “Adiantamentos”, etc. e suas situações caso forem provisionados, aguardando
liberação, pendentes, liquidados ou cancelados.
O relatório poderá ser filtrado pela unidade do título, origem do título que poderá ser
pelo financeiro, integração com acadêmico, pela emissão DARF/GPS, integração com
suprimentos, Integração com folha de pagamento, origens tributárias.
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Relatório Diário Contábil
FIN_RelDiarioContabil.dll
Através desse relatório será possível listar todos os lançamentos contábeis realizados
no financeiro inclusive a distribuição nos centros de custos e/ou lançamentos provisionados,
filtrando por partida, contra partida, débito ou crédito ou por operações tais como entrada de
título, cancelamentos, estornos, exclusão de título, liquidação de títulos, pagamento parcial, etc.
Relatório Razão Auxiliar de Fornecedores
PAT_RelRazaoAuxiliar.dll
Através desse relatório será possível listar os lançamentos dos títulos no financeiro
exibindo a contabilização atual dos saldos com base nos lançamentos de débito e crédito
filtrando pelo período dos lançamentos, consolidado por unidade, por unidade e por
fornecedor.
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Relatório de Impostos Retidos
FIN_RelImpostosRetidos.dll
Através desse relatório será possível listar todas as retenções realizadas onde é exibido
os valores, percentuais dos impostos, valores retidos e data que o mesmo foi emitido ou
liquidado do título do fornecedor sendo filtrado por unidade e por tipo de tributação disponível,
por período de apuração e a situação do imposto tais como “Não emitidos”, “Emitidos”, “Pagos”
ou “Apenas impostos recolhidos”.
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